Milliseid dokumente peaks personaliosakond alles hoidma? Ettevõtte personaliosakonnas koostatud kohustuslikud personalidokumendid. Nõuded personalispetsialistile

Personalijuhtimine on protseduuride kompleks dokumentatsioon töösuhted. Personaliga suhtlemise võtmehetked - töölevõtmine ja vallandamine, üleviimine ja lähetusse saatmine, premeerimine ja distsiplinaarkaristus - kaasnevad teatud formaalsustega. Kõik palgatööjõudu kasutavad tööandjad on kohustatud läbi viima personalidokumentide haldamise-2019: uued nõuded lihtsustavad seda üksikettevõtjate ja mikroettevõtete jaoks mõnevõrra, kuid ei vabasta neid sellest täielikult.

Personaliarvestust võib pidada üks personalispetsialist või terve personaliosakond. Kõik sõltub ettevõtte suurusest ja selle struktuuri keerukusest. Mida suurem on personal, seda soliidsem on dokumendivoog, millega personaliametnik peab tegelema, seda keerulisem on tal üksi hakkama saada. Personaliosakonda tuleb laiendada. Ja väikestes organisatsioonides, kus töötab kokku 10-20 inimest, saab kõiki personaliga seotud küsimusi otsustada ainult juht. Ideaalis nõuab see vastavat kvalifikatsiooni, kuid väikese töömahuga võimaldab isegi nullist omandatud mannekeenide personalidokumentide haldamine sellega normaalselt toime tulla.

Kohustuslikud personali dokumendid

SITi inspektoritel, prokuratuuri inspektoritel, pensionifondi esindajatel on õigus nõuda kontrollimiseks dokumente ... Isegi ühe kohustusliku dokumendi puudumine tekitab tõsiseid probleeme. Selle eest saab vastutada nii tööandja kui ka ametnik, kelle tööülesannete hulka kuulub organisatsioonis personaliarvestus: dokumendid personaliarvestus peaks alati korras olema, see määrab personaliga tehtava töö kvaliteedi. Veenduge, et ettevõttel on olemas kõik nõutavad dokumendid tööõigus.

Dokumendi tüüp	Eesmärk	Seda ette nähtud reegel
Sisemised tööeeskirjad	Nendega määratakse kindlaks töötajate töölevõtmise ja vallandamise kord, töö- ja puhkerežiim, rakendatavad distsiplinaarmeetmed, poolte õigused ja kohustused jne.	Art. 189 Vene Föderatsiooni töökoodeks
Puhkuse ajakava	Kehtestab iga-aastase tasustatud puhkuse andmise tingimused	Art. 123 Vene Föderatsiooni töökoodeks
personali komplekteerimine	Kinnitab struktuuri, töötajate arvu ja koosseisu, ametinimetused	Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 57
Töökaitse õpetuse ajakiri	Kinnitab, et töötajad on edukalt läbinud tööohutuse ja tööohutuse koolituse	Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 212
Töökaitsejuhised	Kehtestada töökohal ohutusstandardid	Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 212
Ajaleht	Arvestab töötajate tegelikult töötatud aja ja on palgaarvestuse aluseks	Venemaa riikliku statistikakomitee määrus nr 1, 01.05.2004
Määrused töötajate isikuandmete kohta	Reguleerib isikuandmete koosseisu, töötlemise ja säilitamise korda, nende kolmandatele isikutele edastamise tingimusi, töötlemiseks nõusoleku saamist	Art. 88 Vene Föderatsiooni töökoodeks
Määrused töötasude ja lisatasude kohta	Korrastab tööandja poolt valitud tasustamise (sh ületunnitöö) ja töötajate soodustuste süsteemi	Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 135
Tööraamatute ja nendes olevate lisade liikumise arvestusraamat	Kajastab andmeid töötajatelt laekumise ja täidetud tööraamatute väljastamise kohta
Tulu- ja kuluraamat tööraamatute vormide ja nendes olevate lisade arvestuseks	Kajastab andmeid tühjade vormide laekumise ja kulutamise kohta	Venemaa Tööministeeriumi määrus nr 69 10.10.2003

See on miinimum, mille eest personalijuht peaks hoolitsema. Niipea kui töötajad organisatsiooni ilmuvad, laieneb kohustuslik nimekiri individuaalset laadi dokumentidega: töölepingud, töökorraldused, isiklikud kaardid. Kui seadus nõuab personali saatmist tervisekontrolli, alustatakse uuringute registriga, kui mõnel ametikohal on täielik rahaline vastutus, tuleks see fikseerida lepingute vormistamisega.

Osa dokumentidest – näiteks sisemised tööeeskirjad (PWTR) või reguleerivad eeskirjad teatud aspekte suhted personaliga - arendatakse üks kord ja rakendatakse aastast aastasse. Muudatusi tehakse ainult vastavalt vajadusele. Teised koostatakse teatud regulaarsusega uuesti: puhkuste ajakava - iga-aastane, töögraafik - igakuine, vahetuste ajakava - arvestusperioodi lõpus jne.

Kursused, mis aitavad teil oma paberimajandust parandada

Täiendavad personali dokumendid

See tähendab, et nende puudumise eest tööandjat ei trahvita, küll aga võib kannatada personaliga töötamise efektiivsus. See kategooria on esindatud kollektiivleping, atesteerimise määrused ja erialane ümberõpe töötajad, arhiiviga töötamise reeglid, individuaalset laadi dokumendid: töötamise käigus täidetud ankeedid, töötajate avaldused, materiaalse abi osutamise korraldused jne.

Täiustage neid vastavalt vajadusele.

HR-dokumentide haldamine nullist: samm-sammult juhised-2019

Seega peate personalidokumentide haldamise looma nullist. Kuidas seda teha ja kust alustada? Ka ilma kindla töökogemuseta saad korda seada iga ettevõtte – tegutseva, reorganiseeritava või alles avatava – personaliasjad. Uus personalidokumentide haldamise juhend aitab selles vaevarikkas ülesandes vigu vältida.

1. samm. Õppige põhitõed personali kontoritöö . Teil on vaja spetsiaalset kirjandust: käsiraamatuid, määrused valdkonnas tööõigus kommentaaridega. Hoidke alati käepärast Töökoodeks Vene Föderatsioon praeguses väljaandes: see sisaldab vastuseid paljudele igapäevaeluga seotud küsimustele personalitöö. Tööseadusandluse normide mittetundmine muutub tööandja jaoks sageli trahvideks.

2. samm: uurige, milliseid arvutiprogramme saate kasutada. Paljud organisatsioonid loovad spetsialiseerunud tarkvara, mis hõlbustab tööd dokumentidega ja optimeerib rutiinseid personaliprotsesse. Näiteks reaalselt töötatud tundide arvestus, puhkuste ajakava koostamine, mallitellimuste ja juhiste koostamine.

Samm 3. Lugege läbi ettevõtte asutamisdokumendid. HR protsessid tuleb koostada nii, et ei tekiks vastuolusid harta ja muude asutamisdokumentide sätetega. Hartas on ette nähtud ettevõtte esimeste isikute töölevõtmise ja töötasustamise kord, personali kinnitamise skeem ja muud olulised nüansid, mida peate teadma.

4. samm. Vaadake üle kohalikud eeskirjad. Vaadake, kas kõik nõutavad dokumendid on olemas, ja kontrollige kindlasti nende vastavust kehtivatele õigusaktidele. Kui mõni normatiivakt kohustuslikust loetelust puudub (või on olemas, kuid on koostatud vigadega), võidakse ettevõtet trahvida.

Näpunäiteid, kuidas trahve vältida:

• Tehke nimekiri puuduvatest sätetest ja reeglitest.
• Puuduvad dokumendid töötage välja iseseisvalt või kaasates teiste talituste ja osakondade spetsialiste.
• Projektide kooskõlastamine juhtkonnaga ja tellimuste kinnitamine.

5. samm. Kujundage mall tööleping, mida hiljem kasutad töötajatega suhete vormistamiseks. Dokumendi sisu ei tohiks olla vastuolus Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikliga 57. Lisage lepingusse kindlasti kõik nõutavad tingimused.

6. samm. Looge standardsete personaliprotseduuride jaoks vormide komplekt. Nende hulka kuuluvad vallandamine, üleviimine ja töölevõtmine, puhkus, ärireisid, lisatasud jne. Tänapäeval on äristruktuuridel valida: kasutada ühtsed vormid tellida või välja töötada oma vorme. Teise võimaluse valimisel kinnitage uued vormid kirjalikult.

Samm 7. Hankige logid. See oluline punkt sisaldab kõiki personalidokumentide haldamise juhiseid. Lisaks tühjade ja täidetud tööraamatute vormide arvestuse raamatutele tuleks pidada veel vähemalt viit ajakirja.

Nende hulgas:

1. Kontrolli- ja järelevalveorganite poolt läbiviidud kontrollide arvestus.
2. Tööõnnetuste registreerimine.
3. Registreerides juhised. Sissejuhatav, töökoht ja tuleohutus - iga liigi kohta peetakse eraldi logi.

Vajadusel käivitage teisi ajakirju. Seadus ei nõua korralduste registreerimist personalile, töölähetusse lahkuvatele või väljastavatele töötajatele Rasedus-ja sünnituspuhkus, sissetulev kirjavahetus ja puudetunnistused. Kuid see aitab personalitöös.

Samm 8. Kontrollige, kas töösuhted töötajatega on korrektselt vormistatud. sealhulgas koos tegevdirektor: kahjuks võetakse ettevõtete esimesed isikud sageli tööle rikkumistega. Erilist tähelepanu pöörama tähelepanu lepingutes ettenähtud tingimustele (kehtivusaeg, töötamise test, vastutus jne). Likvideerida kõik tuvastatud puudused, sõlmides töölepingutele lisakokkulepped.

Samm 9. Korraldage tööd tööraamatutega. Minu tööline töölevõtmise staadiumis üle personaliosakonda. Sellest hetkest kuni omaniku vallandamiseni säilitab dokumenti tööandja. Tööraamatute täitmise, hoidmise ja väljastamise eest vastutav isik määratakse ettevõtte juhi korraldusega. Need kohustused, nagu ka täismahus personalihaldus, on tavaliselt usaldatud personaliametnikule.

Nii et juhtkonnal ega GIT-l pole tööraamatute kvaliteedi kohta kaebusi, juhinduge nõuetest:

• Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklid 66;
• juhised, mis on kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi 10.10.2003 määrusega nr 69;
• eeskirjad, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta määrusega nr 225.

Samm 10. Hankige kõigile töötajatele isiklikud kaardid. Sealhulgas "hooajatöötajad", kodutöölised ja osalise tööajaga töötajad. Erandiks on tsiviilõiguslike lepingute alusel töövõtjad, kelle puhul kaarte ei käivitata. Kasutage vormi nr T-2 või selle kohalikku ekvivalenti.

Samm 11. Korraldage sõjaväeline registreerimine. Väikestes ettevõtetes, kus puudub eraldi sõjaväeline registreerimislaud, usaldatakse see funktsioon tavaliselt personaliohvitserile. Anda korraldus sõjaväelise registreerimise eest vastutava isiku määramiseks, koostada iga-aastane tööplaan ja kooskõlastada see sõjaväelise registreerimise ja värbamisametiga, kanda sõjaväepiletitelt ja muudelt dokumentidelt andmeid sõjaväeline registreerimine esitatakse töötamise ajal, töötajate isiklikel kaartidel. Koos plaani ja korraldusega esitada sõjaväelise registreerimise ja värbamise büroosse aruanne vormil nr 6 ja organisatsiooni registreerimiskaart vormil nr 18 (vt Kultuuriministeeriumi kirjad nr 125-01-16 / 24 3. novembrist 2003 ja nr 2015).

Samm 12. Esitage vastuvõetavate säilitustingimustega dokumendid. Vormid range vastutus Näiteks töövihikute originaale ja nende lisasid (nii valmis kui ka uusi) tuleks hoida väljaspool piirkonda avalik juurdepääs. Näiteks seifis või kindlalt lukustatud tulekindlas kapis. Kalendriaasta lõpus kanda kantseleitöös valminud dokumendid organisatsiooni arhiivi. Erinevate kategooriate dokumentide arhiivisäilitamise tingimusi otsige Venemaa Kultuuriministeeriumi 25.08.2010 korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjast.

Aja jooksul suureneb personalidokumentatsiooni maht oluliselt. Olge selleks valmis ja mõelge eelnevalt läbi tellimuste nummerdamise loogika. Sel juhul pole selgeid juhiseid, juhinduge tervest mõistusest. Kui tellimusi on vähe, saab kasutada pidevat nummerdamist, kui neid on palju, jagada need rühmadesse ja segaduse vältimiseks kasutada täiendavaid täheindekseid.

Personalitöötajad oma tegevuse käigus arendavad, koostavad, koostavad erinevaid dokumente: tööandja kohalikud eeskirjad, lepingud (töö, täis vastutust jne) ja lepingud töötajatega, korraldused, teated, ettepanekud, aktid, tõendid, ajakirjad. Nad töötavad ka muude dokumentidega.

Saab eristada kolm dokumentide rühma :

• kohustuslikud - dokumendid, mille kohta on seadusega kehtestatud nõue, et need peavad tööandjal olema, et need peavad olema aktsepteeritud, sõlmitud, vormistatud, allkirjastatud (neid dokumente uurivad kontrollimise korral eriti hoolikalt riikliku tööinspektsiooni töötajad) ,
• dokumendid, mis muutuvad teatud tingimustel kohustuslikuks,
• valikulised dokumendid.

Loetletud siduvad dokumendid Anname ka mõned tööseadusandluses nimetatud raamatupidamisdokumendid, mida nõutakse Riikliku Tööinspektsiooni kontrollide käigus, mille koostamisel ja läbiviimisel on sageli kaasatud personalitöötajad.

Kui teie ettevõte on mikroettevõte, siis vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku punktile 309.2 ei tohi te mõnda dokumenti koostada:

"Tööandja on väikeettevõtja, mis on klassifitseeritud mikroettevõtteks, on õigus täielikult või osaliselt keelduda kohalike eeskirjade vastuvõtmisest mis sisaldavad tööõiguse norme (töösiseste eeskirjade reeglid, töötasu reguleerimine, lisatasude, vahetuste ajakava ja teised). Samas peab tööandja - väikeettevõtja, mis on klassifitseeritud mikroettevõtteks, töösuhete ja nendega otseselt seotud suhete reguleerimiseks lisama töötajatega sõlmitud töölepingutesse küsimusi reguleerivad tingimused, mis vastavalt tööseadusandluse ja muude tööõiguse norme sisaldavate normatiivsete õigusaktidega tuleks reguleerida kohalike eeskirjadega..."

Tööandja järgib tööseadusi, personali dokumendid saab kontrollida Riiklikus Tööinspektsioonis.

Samuti peab ettevõte registrit juriidilise isiku, üksikettevõtja kontrollide kohta, mida teostavad riiklikud kontrolli- (järelevalve)organid, munitsipaalkontrolliorganid. Vastavalt artikli lõikele 8 26. detsembri 2008. aasta föderaalseaduse N 294-FZ (muudetud kujul) artikkel 16 "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli teostamisel" juriidilised isikud, üksikettevõtjad on õigus pidada ülevaatuste päevikut standardvorm valitsuse volitatud föderaalse täitevorgani poolt Venemaa Föderatsioon. Selle ajakirja vorm kiideti heaks Vene Föderatsiooni Majandusarengu Ministeeriumi 30. aprilli 2009. aasta korraldusega N 141. See ajakiri kajastab koos teiste ettevõttes teostatavate kontrollidega ka tööinspektsioonide inspektsioone.

Riiklikku Tööinspektsiooni kontrollides võib tööandjalt nõuda ka asutamisdokumente.

Ülaltoodud dokumentide loetelu ei saa nimetada ammendavaks – teatud asjaoludel võivad kohustuslikuks muutuda ka muud dokumendid.

• Tööraamatute ja nendes olevate lisade liikumise arvestusraamat, Töövihiku blankettide arvestuse tulude-kulude raamatu ja selle sissekande ning teiste raamatupidamis- ja registreerimispäevikute saate tellida siit >>

Valikulised dokumendid

Valikulised dokumendid hõlmavad ametijuhendeid, kohalikke eeskirju struktuurijaotused, mõned memod, teatud tüüpi raamatupidamispäevikud jne.

Selle materjali kordustrükkimise reeglid

Selle materjali kordustrükkimisel teisel saidil on kohustuslik enne materjali (alguses!) märkida allikas ja link sellele järgmisel kujul -

Personaliosakond on struktuur organisatsioonis, mis tegeleb personalijuhtimisega.

Personaliosakond ei ole ainult funktsionaalne üksus, see on ka ettevõtte nägu, kuna just personaliosakonnas hakkab iga taotleja organisatsiooniga tutvuma.

HR eesmärk

Personaliosakonna eesmärk on aidata kaasa ettevõtte (organisatsiooni) eesmärkide saavutamisele, tagades ettevõttele vajaliku personali ja tõhus kasutamine töötajate potentsiaali.

Töötajate valik toimub spetsiaalselt välja töötatud strateegiate abil: vabade töökohtade kohta teabe esitamine meediale ja tööturuasutustele, valikumeetodite rakendamine, testimine, spetsialistide kohandamise protseduurid ja sellele järgnev täiendõpe.

Personaliosakonna ülesanded

Personaliosakonna põhiülesanne on korrektselt töötajate tööga arvestamine, tööpäevade, nädalavahetuste ja tööpäevade arvu määramine. haiguspäevad palkade, puhkuste arvutamiseks ja teabe esitamiseks organisatsiooni raamatupidamisosakonnale.

Personaliosakonna peamised ülesanded on:

vajaliku kvalifikatsiooniga ja mahus personali valiku, värbamise ja palkamise korraldamine. Töötajate valimine toimub spetsiaalselt välja töötatud strateegiate abil: alates vabade töökohtade kohta teabe esitamisest meediale ja tööturuasutustele kuni valiku, testimise, spetsialistide kohanemisprotseduuride ja hilisema täiendõppe rakendamiseni;

looming tõhus süsteem meeskonna liikmed;

töötajate karjääriplaanide koostamine;

personalitehnoloogiate arendamine.

Lisaks peab personaliosakond esitama teabe töötajate kohta Vene Föderatsiooni pensionifondile, Kindlustusfirmad, Maksu- ja migratsiooniteenistus.

Personaliosakonna ülesanded

Personaliosakonna põhiülesanne ettevõttes on personali valik.

Personaliosakonna põhifunktsioonid ettevõttes hõlmavad järgmist:

organisatsiooni personalivajaduste väljaselgitamine ja personali valik koos osakonnajuhatajatega;

personali voolavuse analüüs, meetodite otsimine suure voolavusega toimetulemiseks;

tööjõu motivatsioonisüsteemide juurutamine;

ettevõtte personali komplekteerimise ettevalmistamine;

töötajate isikutoimikute registreerimine, töötajate nõudmisel tõendite ja dokumentide koopiate väljastamine;

toimingute tegemine tööraamatutega (dokumentide vastuvõtmine, väljastamine, täitmine ja säilitamine);

puhkuste arvestuse pidamine, puhkuse ajakava ja registreerimine vastavalt kehtivale tööseadusandlusele;

töötajate atesteerimise korraldamine;

personali arengukavade koostamine.

HR struktuur

Ettevõtte personaliosakonna struktuuri ja selle arvu määrab iga ettevõtte direktor, sõltuvalt töötajate koguarvust ja tegevuse omadustest.

AT väikesed ettevõtted(kuni 100 töötajat) piisab ühest või kahest personalitöötajast.

Samal ajal ei pruugi väikeettevõtetes olla üksikut töötajat ja siis teeb seda tööd pearaamatupidaja või peadirektor.

Keskmise suurusega organisatsioonides (alates 100 töötajast kuni 500 inimeseni) on soovitatav luua personaliosakond kolmest kuni neljast personalispetsialistist.

Peal suurettevõtted kus töötab 500 või enam inimest, võib personaliosakonnas olla 7–10 töötajat.

Suhe personaliosakondade ja teiste osakondade vahel

Et oma ülesandeid tõhusalt täita personaliteenus On vaja pidevalt ja tihedalt suhelda ettevõtte teiste osakondadega:

Suhtlemine organisatsiooni raamatupidamisosakonnaga

Personaliosakond suhtleb tasustamisega seotud küsimuste lahendamiseks organisatsiooni raamatupidamisosakonnaga.

Niisiis esitab personaliosakond organisatsiooni raamatupidamisosakonnale dokumendid ja koopiad töötajate vallandamise, töölevõtmise, lähetuste, puhkuse, stiimulite või karistuste kohta.

Suhtlemine juriidilise osakonnaga

Õigusosakond annab personalitöötajatele teavet selle kohta viimased muudatused praegustes õigusaktides, pakub igakülgset õigusabi.

Suhtlemine ettevõtte teiste osakondadega

Kõrval personaliküsimused personaliosakond suhtleb pidevalt ettevõtte kõigi struktuuriüksustega.

Kas teil on endiselt küsimusi raamatupidamise ja maksude kohta? Küsige neilt foorumist "Palk ja personal".

Personaliosakond: andmed raamatupidajale

• Töötaja muutis uues kohas töötamise osas meelt? Kuidas töölepingut ja töösuhet üles öelda

  00 minutit. Meie, allakirjutanud personaliosakonna juhataja O. N. Volkova, Pearaamatupidaja... 06.2019 nr 24-k. Saatke teade personaliosakonna spetsialistile Gordeeva M.V. ... selle korralduse määramiseks personaliosakonna juhatajale Volkova O.N. Põhjendus: ... Personaliosakonna juhataja Volkova O.N. 24. aasta memorandum ... Iljini juhataja personaliosakonna Volkova, O. N. Volkova 26 ... vajadus hankida munitsipaalasutuse “Gorvodokanal” personaliosakonnast tööraamat. Sina ka...

• Vallandamine töölt puudumise tõttu: vastuolulised punktid

  Kolleegid) ei andnud tulemust. Personaliosakonna juhataja Ivanova S. N. Usaldusväärsus ... L. Järgmised inimesed on korraldusega tuttavad: - Personaliosakonna juhataja Ivanova S. N.; - terapeutilise ... puudumine. Palume esitada seletuskiri personaliosakonna juhatajale Ivanova S.N. Kui kirjalik ... viia läbi siseaudit. Koostanud: personaliosakonna juhataja Ivanova S.N. juuresolekul ... töötaja keeldus ka temast. Personaliosakonna juhataja Ivanova S. N. Usaldusväärsuse...

• Möödasõiduleht: rakenduspraktika

  Ta ei esita raamatupidamisosakonnale (personaliosakond) allkirjastatud möödasõidulehte. Selles osas ... ta ei esita raamatupidamisosakonnale (personaliosakond) allkirjastatud möödaviigulehte. Kui palju antud ... võlgu väljastamata raamatute pealt; personaliosakonnas VHI poliisi kättetoimetamise kohta; aastal ... hõlmavad selliseid osakondi nagu raamatupidamine, personaliosakond, ladu jne. Üldjuhul ... riigiteenistuja vallandamise avaldused väljastab personaliosakond vallandatule möödaviigulehe (avaldus ...

• Mida teha, kui töötaja kaob?

  2019 Meie, allakirjutanu: personaliinspektor Petrova Jelena Dmitrijevna, sekretär Mišina... . Akti koostanud isikute allkirjad: personaliosakonna inspektor Petrova E. D. Petrova sekretär ...

• Kuidas teha osalise tööajaga töötajast põhitöötaja?

  Töökoht Personaliosakonnas olemasoleva teabe kohaselt lahkusite põhitöökohalt ... Vene Föderatsiooni kood nr 20. Personalispetsialist Koneva Osaühing... Vene Föderatsiooni kood nr 20. Personalispetsialist Koneva Osaühing... Vene Föderatsiooni kood nr 20. Personalispetsialist Koneva Osaühing...

09/06/2018 esitada tõend personaliosakonda raviasutus kinnitades asjaolu ... usaldada korralduse täitmine personaliosakonna juhatajale Egorova V. D. Põhjus: isiklik ... .) (allkiri) (täisnimi) Personaliosakonna juhataja Egorova V. D. __________ /___________________________ .. . verd loovutama ja pöördus personaliosakonda küsimusega, millise ...

• Lepingujuhi ametikohale määrame ja registreerime korrektselt

  12.12.2019 nr 55. Personalispetsialisti ettevalmistamine täiendav kokkulepe tööjõule ... käesoleva korraldusega määrata personaliosakonna juhatajaks Maškova S.S. Juhataja Dmitrijev ... . Dmitriev Tutvus korraldusega: personaliosakonna juhataja Maškova, S. S. Maškova 10 ...

Raamatupidamisdokumentatsiooni grupp täidab personaliarvestuse funktsiooni ja on käigus saadud isikuandmete hoidla esmane registreerimine ja sellele järgneva vajaliku teabe töötlemine personali koosseisu ja liikumise kohta.

Raamatupidamisdokumentatsioonis töötajate registreerimise ja volituste kogumise järjestuse seisukohalt saab eristada kahte alamrühma:

1) raamatupidamise esmased dokumendid;

2) tuletiste (teiseste) raamatupidamisdokumendid.

Raamatupidamise esmased dokumendid sisaldavad esialgset teavet ja täidetakse töötajate poolt tööle kandideerimisel esitatavate isiklike dokumentide alusel.

Nende hulka kuuluvad: isikutoimik, personaliarvestusleht, isikliku kaadriarvestuslehe lisa.

Eraäri.

Isikutoimik - dokumentide kogum, mis sisaldab töötaja isikuandmeid ja muud tema töötegevusega seotud teavet.

Isikutoimik ei ole personalidokumentatsiooni osana kohustuslik.

Reeglina aetakse isiklikke asju mitmel viisil valitsusorganid, ja eraettevõtlussektoris - töötajate, spetsialistide, rahaliselt vastutavate isikute juhtkonnal. Tööandjal on kaasaegse personalidokumentide haldamise tingimustes õigus iseseisvalt otsustada isikutoimikute asutamise vajadus. Samas kajastuvad olenemata tööandja valikust kõik vajalikud isikuandmed iga töötaja kohta isikukaardil (ühtne vorm nr T-2).

Isikutoimikutega töötamise korda seadusandja ei reguleeri, millega seoses otsustavad tööandjad iseseisvalt nende moodustamise ja säilitamise küsimusi.

Erandiks on riigiteenistujate isikutoimikud.

Föderaalametnike isikutoimikutega tegelemist reguleerib Vene Föderatsiooni presidendi 1. juuni 1998. a määrus nr 640 „Vene Föderatsiooni avalikel ametikohtadel töötavate isikute isikutoimikute pidamise korra kohta ametisse nimetamise järjekorras ja föderaalse avaliku teenistuse avalikud ametikohad”.

Vene Föderatsiooni riigiteenistujate isikutoimikutega tegelemist reguleerib Vene Föderatsiooni presidendi 30. mai 2005. a määrus nr 609 „Vene Föderatsiooni riigiteenistuja isikuandmete määruse kinnitamise kohta ja tema isikutoimiku käitumine”.

Isiklik toimik vormistatakse pärast tööleasumise korralduse väljastamist. Algselt koondatakse töölevõtmise korda koostavad dokumendid isiklikku toimikusse ja seejärel kõik peamised perioodi jooksul tekkinud dokumendid. töötegevus töötaja juures see tööandja.

Tuginedes personalidokumentide haldamist käsitlevate normatiivaktide analüüsile ja eelkõige föderaalse arhiivi poolt 6. oktoobril 2000 kinnitatud „Organisatsioonide tegevuses loodud standardsete juhtimisdokumentide loetelu, milles on märgitud nende säilitusajad” punktile 337, võib järeldada, et isikutoimik sisaldab järgmisi dokumente:

Ø isikutoimikus olevate dokumentide sisemine inventuur;

Ø küsimustik või isiklik leht personaliarvestuse kohta;

Ø CV või CV;

Ø haridust tõendavate dokumentide koopiad;

Ø ametikohale kinnitamise dokumentide koopiad (seaduses sätestatud juhtudel);

Ø tööavaldus;

Ø personaliarvestuse isikulehe lisamine;

Ø töölevõtmise, üleviimise, vallandamise korralduste koopiad (või väljavõtted neist);

Ø sertifikaadid ja muud sellega seotud dokumendid see töötaja.

Vastavalt punktile 6.2.10. Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korraldus nr 536 "On standardjuhend kontoritöö sisse föderaalorganid täitevvõim” isikutoimikutes olevad dokumendid tuleks järjestada nende kättesaamisel kronoloogilises järjekorras.

Isikutoimikus leiduvate dokumentide sisemine loend peaks sisaldama teavet kohtuasja dokumentide järjekorranumbrite, nende registrite, kuupäevade, pealkirjade ja kohtuasja lehtede numbrite kohta, millel iga dokument asub. Eraldi nummerdatakse isikliku toimiku ja selle siseinventari lehed.

Isikutoimiku dokumentide siseinventuurile kirjutab alla koostaja, näidates ära allkirja dekodeerimise, asukoha ja inventari koostamise kuupäeva.

Isiklik personaliarvestusleht sisaldab eluloolisi andmeid töötaja, tema hariduse, varasemate töökohtade kohta karjääri algusest, perekonnaseisu ja muu kohta.

Töötaja ise täidab tööle kandideerides isikliku lehe käsitsi. Selle täitmisel kasutatakse järgmisi dokumente:

Ø pass;

Ø tööraamat;

Ø sõjaväe ID;

Ø haridust tõendav dokument (diplom, tunnistus, tunnistus, tunnistus, tunnistus), kõrgkooli dokumendid Sertifitseerimiskomisjon(VAK) teaduskraadi ja akadeemilise nimetuse (diplom ja tunnistus) andmise kohta;

Ø olemasolevate leiutiste dokumendid.

"Küsimustik" - "Isikuandmete lehe" sarnane dokument, mida mõnikord kasutatakse tööle kandideerimisel. Erinevalt isikulehest allkirjastab küsimustiku mitte ainult töölevõetav, vaid ka personaliteenistuse spetsialist.

Mõnikord palutakse palgataval töötajal esitada "Autobiograafia" või "Resume".

Isikutoimiku moodustamisel pannakse sellesse ühiskondlikult olulisi fakte kinnitavate dokumentide koopiad (haridust tõendavad dokumendid - tõend, diplom, tõend, lapse sünnitunnistus, lahutustunnistus jne). Tuleb meeles pidada, et lisaks dokumentide koopiatele tuleb veenduda ka vastavate dokumentide originaalide olemasolus.

Ametikohtade kinnitamise dokumentide koopiad paigutatakse juhtide isikutoimikutesse (juhatuse või ettevõtte asutajate koosoleku protokolli koopia, protokolli koopia üldkoosolek aktsionärid).

Kui tööle kandideerimisel iseloomustavad või soovituskirjad, vormistas töötaja tööleasumise avalduse, siis kantakse need ka töötaja isikutoimikusse.

Töötajaga sõlmitud töölepingud võivad olla osaks isikutoimiku dokumentidest või moodustatud eraldi toimikuteks.

Isiklik toimik võib sisaldada selliseid dokumente nagu leiutiste loendid, teadusartiklid ja palju muud.

Personaliarvestuse lehe lisa on personaliarvestuslehe suhtes kõrvaldokument, sellel on kirjas ainult töötaja töötegevuses ja isiklikus elus toimunud muudatused. See dokument sisaldab: töötaja täisnime ja jaotisi, mis on ette nähtud muudatuste ja täienduste tegemiseks. Reeglina koostatakse selline dokument tabeli kujul.

Esimeses jaotises on kirjas teave töö, üleviimiste, ametikoha nimetuse, struktuuriüksuse ja muu sellise kohta, viidates personalitellimuse kuupäevale ja numbrile.

Teises jaotises on andmed muutuste kohta töötaja töö- ja isiklikus elus (näiteks muutused perekonnaseisus, alalise sissekirjutuse koht), hariduses, täiendõppes, võõrkeelte oskuses jms.

Isikuandmete muudatused ja täiendused tehakse personali korralduste ja töötajate esitatud dokumentide (abielutunnistused, diplomid jne) alusel. Töötaja suuline avaldus ei ole nende muudatuste tegemise aluseks. Uued dokumendid tehtud muudatuste ja täiendustega paigutatakse isikutoimikusse koos varem esitatutega.

Organisatsioonide personaliteenuste praktikas on tavaks lisada isikutoimikusse korralduste (või nende väljavõtete) koopiad teisele tööle üleviimise, vallandamise, ergutamise, määramise ja tagandamise kohta. distsiplinaarkaristus, perekonnanimede muutmine ja muud. Kuid kogu see teave sisaldub "Isikliku arvestuslehe lisal". Sellega seoses võib soovitada neid dokumente isikutoimikusse mitte lisada.

Elukoha tervisetõendeid, möödasõidulehti jms ei tohi isiklikesse toimikutesse lisada, kuna nende teave edastatakse "Isikliku personali registreerimislehe lisasse". Vajadusel vormistatakse need iseseisvateks failideks ja säilitatakse kolm aastat.

Tuleb meeles pidada, et vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku (edaspidi Vene Föderatsiooni tööseadustik) artiklile 65 on tööle kandideerimisel keelatud nõuda saabuvalt isikult dokumente. mida seadus ette ei näe.

Kõik isikutoimikuga seotud dokumendid kantakse nende kättesaamisel kausta. Korpuse lehed nummerdatakse korpuse vormistamise käigus. Uue dokumendi paigutamisel isiklikku toimikusse kantakse selle kohta algselt andmed juhtumi inventarinimestikusse, seejärel nummerdatakse dokumendi lehed ja alles pärast seda arhiveeritakse.

Isikutoimiku kaas, samuti alalise ladustamise juhtumite kaaned koostatakse ja vormistatakse GOST 17914-72 "Pikaajalise ladustamise juhtumite kaaned" kehtestatud vormis. Tüübid, sordid, tehnilised nõuded"(Sissejuhatus NSV Liidu Riikliku Standardikomitee 17. juuli 1972. a otsusega nr 1411).

Isikutoimiku kaanele märgitakse täielikult: organisatsiooni nimi, juhtumi pealkiri, töötaja perekonnanimi, nimi, isanimi nimetavas käändes, juhtumi register, seerianumber juhtumi kohta (reeglina personalinumber) on kinnitatud.

Selle numbri all registreeritakse isiklik toimik "Isiklike asjade raamatupidamise raamatus (ajakirjas)", mis sisaldab järgmisi veerge: seerianumber, perekonnanimi, eesnimi, töötaja isanimi, juhtumi registreerimise kuupäev ja registrist kustutamise kuupäev.

Isiklikke toimikuid hoitakse seifis, metallkappides või spetsiaalsed ruumid, mis võimaldab tagada nende ohutuse range vastutuse dokumentidena, eraldi tööraamatutest. Vastutus nende hoidmise eest lasub personalidokumentatsiooni haldavatel isikutel.

Isikutoimikutesse kuuluvate dokumentidega töötades tuleb silmas pidada, et need puudutavad töötaja isikuandmeid, mis on kaitstud vastavalt isikuandmetele. kehtivad õigusaktid.

Selleks et piirata volitamata juurdepääsu töötajate isikuandmetele, peab kõik isikutoimikute kujundamise, moodustamise, hooldamise ja säilitamise toimingud tegema üks personaliosakonna töötaja, kes vastutab isiklikult toimikutes olevate dokumentide ohutuse eest ning juurdepääs teiste töötajate failidele. Isikutoimikute moodustamise ja säilitamise dokumendid annab talle allkirja vastu üleandmispäevikus üle töötajaga töösuhete dokumenteerimise eest vastutav töötaja.

Tööandja korraldusega tuleks kehtestada töötajate isikutoimikute väljastamise, nendega tutvumise kord ja isikute ring, kellel on õigus isikutoimikuid kasutada, seda saab teha ka töötajate isikuandmete määruses. Dokumendi isikutoimikust väljavõtmise korral tehakse juhtumi kokkuvõttesse märge, milles näidatakse selle toimingu alus (korraldus, juhataja luba) ja dokumendi uus asukoht. Vastavalt punktile 3.2.3. NSVL Peaarhiivivalitsuse korraldus 25. mai 1988 nr 33 " Riigikord dokumentatsiooni tugi juhtimine. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele”, tehakse arestitavast dokumendist koopia, mis esitatakse arestitud dokumendi asemele. Inventuuris olev märk ja koopia on kinnitatud personaliosakonna töötaja allkirjaga.

Isiklikud asjad välja andmata töötajate kätte, kelle peale nad likvideeritakse. Töötajal on personaliteenistuse ruumides õigus tutvuda ainult oma isikutoimikuga. Asja inventuuris fikseeritakse ka isikutoimikuga tutvumise fakt.

Ajutiseks kasutamiseks väljaantud isikutoimikuga töötamisel on keelatud teha parandusi varem tehtud kannetes, teha sinna uusi kandeid, isikutoimikust dokumente välja võtta või sinna uusi paigutada ning selles sisalduvaid konfidentsiaalseid andmeid avalikustada. Isiklikes failides teevad muudatusi ainult nende hooldamise eest vastutavad isikud.

Juhtumi tagastamisel kontrollitakse hoolikalt dokumentide ohutust, kahjustuste puudumist, muude dokumentide kaasamist asjasse või dokumentide asendamist.

Personalibüroo säilitab ainult töötavate töötajate isikutoimikuid. Isiklikke toimikuid saab järjestada töötajate nimede järgi numbrite või tähestiku järjekorras.

Pärast töötaja vallandamist eemaldatakse tema isiklik toimik kaustast ja vormistatakse üleandmiseks arhiivihoidla. Koondatud töötajate isikutoimikuid, mis vastavad föderaalarhiivi poolt 6. oktoobril 2000 kinnitatud "Organisatsioonide tegevuses koostatud standardsete juhtimisdokumentide loetelule, milles on märgitud säilitusperioodid", säilitatakse 75 aastat. Juhtide isiklikke toimikuid säilitatakse alaliselt. Hoiustamiseks kasutatakse lukustatavaid metallist seife ja kappe, et tagada dokumentide täielik ohutus.

Töötaja isiklik kaart.

Isiklik kaart (vorm nr T-2) täidetakse kõikide kategooriate töötajatele, sh rendi- ja hooajatöötajatele, põhi- ja osalise tööajaga töötajatele. Isiklik kaart on personaliarvestuse põhidokument.

See viiakse läbi kogu töötaja tööperioodi jooksul selle tööandja juures, alates töölevõtmisest, ja suletakse alles vallandamisel. Tsiviilõiguslike lepingute alusel palgatud töötajatel isiklikke kaarte ei säilitata.

Isiklik kaart nr T-2 kuulub personali kohustuslike dokumentide hulka. Isikliku kaardi vorm on ühtne ja viitab tööjõu ja selle maksmise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni süsteemile, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta määrusega nr 1 "Kinnitamise kohta". raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsed vormid tööjõu ja selle tasumise arvestamiseks."

Teatud töötegevuse valdkondade eripära tõttu kiideti Vene Föderatsiooni Goskomstati 5. jaanuari 2004. aasta dekreediga nr 1 "Tööarvestuse ja selle maksmise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta" heaks veel kaks raamatupidamise vormid: nr T-2GS (MS) ja nr T-4.

Riigi (valla)ametniku isikukaarti (vorm nr T-2GS (MS)) kasutatakse riigi (omavalitsuse) avaliku teenistuse ametikohtadel töötavate isikute registreerimiseks. Läbi viidud vormi nr T-2 asemel, on sarnase sisuga.

Teadus-, teadus- ja pedagoogilise töötaja registreerimiskaart (vorm nr T-4) täidetakse paralleelselt vormiga nr T-2 aastal tegutsevates teadus-, teadus-, teadus- ja tootmisorganisatsioonides, haridus- ja muudes asutustes ja organisatsioonides. hariduse, teaduse ja tehnoloogia valdkond teadustöötajate arvel. See täidetakse vastavate dokumentide (doktori ja teaduste kandidaadi diplom, dotsendi ja professori tunnistus jms), samuti töötaja enda kohta antud andmete alusel.

Isikliku kaardi tähendus seisneb selles, et tööraamatu kaotamise korral on see ainus dokument, mis otseselt kinnitab töötaja töökogemust.

Ärge ajage isiklikku kaarti nr T-2 segi selliste dokumentidega, nagu näiteks isiklik personaliarvestusleht või küsimustik, mis on osa isiklikust toimikust. Need dokumendid täidab töötaja ise, vormistatakse mis tahes vormis ja need võivad puududa, kui tööandjal ei ole kinnitatud isikutoimikute menetlemise korda.

Isikukaarti täidab ainult personaliteeninduse spetsialist kõigi töölevõtmise korralduse (juhendi) (vorm nr T-1 või nr T-1a) alusel tööle võetud isikute kohta. Isiklikke kaarte hoitakse seifis, moodustades töötajate nimede järgi tähestikulises järjekorras eraldi kartoteegi.

Isikliku kaardi täitmisel kasutatakse teavet järgmistest dokumentidest, mille töötaja esitas tööle kandideerimisel (vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklile 65):

passid;

haridusdokument, kvalifikatsiooni või eriteadmiste olemasolu kohta - eriteadmisi või eriväljaõpet nõudvale tööle kandideerimisel;

Tööraamat (osalise tööajaga töötajatele - tööraamatu koopiad);

kindlustustunnistus riiklik pensionikindlustus;

Maksuhalduris registreerimise tõendid;

Sõjaväelise registreerimise dokumendid (väeteenistuskohustuslastele).

Täites kasutatakse ka isiklikku kaarti Lisainformatsioon teatas töötaja.

Märge!

Mõnel juhul võib tööandja töö spetsiifikat arvestades nõuda (töötaja nõusolekul) töölepingu sõlmimisel täiendavate dokumentide esitamist. Samal ajal ei koosta tööandja iseseisvalt täiendavate dokumentide loetelu ja nende esitamise vajadus peab olema vahetult kehtestatud normatiivaktiga: Vene Föderatsiooni töökoodeks, muud föderaalseadused, Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid ja Vene Föderatsiooni valitsuse määrused.

Kõigil muudel juhtudel on keelatud nõuda tööle kandideerijalt lisaks seaduses sätestatule täiendavaid dokumente.

Selliste lisadokumentide hulka kuuluvad reeglina: lapse sünnitunnistus, abielutunnistus, naise rasedustunnistus, dokumendid puude, Tšernobõli tuumaelektrijaama avarii tõttu kiirgusmõjutsoonis viibimise kohta jm.

Aga töökohale astujalt nõuda nimetatud dokumentide esitamist ebaõnnestumata tööandjal pole õigust. Samas on nende dokumentide esitamine töötaja enda huvides, sest vastasel juhul ei ole tööandjal võimalik töötajale seaduses nõutud hüvesid ja tagatisi pakkuda.

Isikukaardi nr T-2 ühtne vorm koosneb neljast lehest ja sisaldab järgmisi jaotisi:

mina." Üldine informatsioon»;

II. "Teave sõjaväelise registreerimise kohta";

III. "Töötamine ja üleviimised teisele tööle";

IV. "Atesteerimine";

V. "Professionaalne areng";

VI "Ametialane ümberõpe";

VII. "Autasud (ergutus), aunimetused";

VIII. "Puhkus";

IX. «Sotsiaaltoetused, millele töötajal on seaduse kohaselt õigus»;

x." Lisainformatsioon»;

XI. "Töölepingu ülesütlemise (vallandamise) alus".

Jaotises I "Üldteave" tuleks töötaja kohta teabe täpsustamisel juhinduda järgmistest reeglitest:

1. Perekonnanimi, nimi, isanimi märgitakse passi alusel ning kirjutatakse üles täielikult ja loetavalt.

Samal ajal täidetakse ka teabe kodeerimise tsoonid vastavalt ülevenemaalistele klassifikaatoritele: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Märge.

OKATO - "Haldusterritoriaalse jaotuse objektide ülevenemaaline klassifikaator" OK 019-95, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi 31. juuli 1995 dekreediga nr 413;

OKIN - “Ülevenemaaline elanikkonna teabe klassifikaator. OK 018-95”, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi määrusega 31. juulist 1995 nr 412;

OKSO - "Ülevenemaaline hariduse erialade klassifikaator. OK 009-2003”, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi 30. septembri 2003. a määrusega nr 276-st;

OKPDTR - Vene Föderatsiooni riigistandardi 26. detsembri 1994. a määrus nr 367 "Vastuvõtmise ja jõustumise kohta ülevenemaalisest klassifikaatorist töötajate elukutsed, töötajate ametikohad ja tariifikategooriad OK 016-94".

2. Sünniaeg ja -koht tehakse kindlaks passi või muu isikut tõendava dokumendi alusel ning märgitakse täismahus, näiteks: "12. detsember 1964." Vastavalt sellele on kood näidatud järgmiselt: 12/12/1964.

3. Kodakondsus registreeritakse ilma vähendamiseta. Kodakondsuse kirje ja selle kodeerimine tehakse vastavalt OKIN-ile, need võivad olla järgmised:

Vene Föderatsiooni kodanik - 1;

Vene Föderatsiooni ja välisriigi kodanik - 2 (topeltkodakondsuse korral märgitakse, millise riigi kodakondsus on);

välisriigi kodanik (milline riik on märgitud) - 3;

kodakondsuseta isik - 4.

4. Keeleoskuse aste vormi nr T-2 punkti 5 "Võõrkeele oskus" I jaotise täitmisel märgitakse järgmiselt: "Räägin soravalt" (OKIN-kood - 3), "Ma loen ja oskan ennast seletada" (OKIN-kood - 2) , "Loen ja tõlgin sõnastikuga" (OKIN-kood - 1).

5. Kogu teave hariduse kohta (kvalifikatsioon, suund või eriala) kehtestatakse haridust käsitleva dokumendi alusel.

Haridus salvestatakse ja kodeeritakse vastavalt OKIN-ile ja OKSO-le.

OKIN-i järgi on haridus kodeeritud järgmiselt:

Alg(üld)haridus - 02;

põhilised Üldharidus - 03;

keskharidus (täielik) üldharidus - 07;

· kutsealane esmaharidus - 10;

keskeriharidus - 11;

mittetäielik kõrgharidus - 15;

kõrgharidus - 18;

Kraadiõpe - 19.

Läbinud kolm kõrgemat kursust haridusasutus viidata isikutele, kellel on mittetäielik (puudulik) kõrgem kutseharidus.

Vormil nr T-2 on ette nähtud kaks õppeveergude plokki hariduse teabe täitmiseks, et näidata teavet teise õppeasutuse lõpu kohta.

6. Kutse (põhi) märgitakse täies mahus koosseisu nimekirja ja töölevõtmise korralduse (juhendi) alusel. Teine elukutse - teise hariduse, eriala omandamist kinnitavate dokumentide alusel. Kodeeritud vastavalt ülevenemaalisele töötajate kutsealade, töötajate ametikohtade ja palgakategooriate klassifikaatorile OK-016-94, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni riigistandardi 26. detsembri 1994. aasta dekreediga nr 367 “Vastuvõtmise kohta ja ülevenemaalise töötajate ametite, töötajate ametikohtade ja palgakategooriate klassifikaatori OK-016-94 (edaspidi OKPDTR) rakendamine.

7. Tööstaaž (üldine, pidev, õiguse staažitoetusele, mis annab õiguse muudele selle tööandja kehtestatud hüvitistele) arvutatakse töötaja tööraamatu kannete ja (või) muude dokumentide alusel. kinnitades vastava tööstaaži, märgitud päevades, kuudes, aastates.

8. Abielus olek salvestatakse ja kodeeritakse vastavalt järgmistele võimalikele väärtustele vastavalt OKIN-ile:

Pole kunagi olnud (ei olnud) abielus - 1;

on registreeritud abielus - 2;

· on registreerimata abielus - 3;

lesk (lesk) - 4;

lahutatud (lahutatud) - 5;

hajutatud (hajutatud) - 6.

9. Perekonna koosseisus on märgitud ainult pereliikmed, märkides sugulusastme.

Praegune seadusandlus seda ei tee üldine kontseptsioon"perekond", tuginedes siiski Vene Föderatsiooni perekonnaseadustiku artikli 2 ja artikli 1142 normide analüüsile. Tsiviilkoodeks Vene Föderatsioonis kuuluvad pereliikmete ringi: abikaasad, vanemad ja lapsed (sealhulgas lapsendajad ja lapsendatud lapsed).

10. Passi andmed märgitakse ranges kooskõlas passiga.

11. Elukoht (passi järgi) märgitakse passi alusel, tegelik - vastavalt töötajale. Elukohakoodi määrab OKATO.

Dokumendid, mille alusel täidetakse II jaotis "Teave sõjaväelise registreerimise kohta" on:

sõjaväetunnistus (või sõjaväetunnistuse asemel välja antud ajutine tunnistus) - reservis olevatele kodanikele;

· ajateenistuskohustusliku kodaniku tunnistus - ajateenistuskohustuslikul kodanikul.

Vastavalt taotlemise ja esmase raamatupidamisdokumentatsiooni vormide täitmise juhendile tööjõu arvestamiseks ja selle maksmiseks reservis olevatele kodanikele:

punkt 3 "Koosseis (profiil)" - täidetakse ilma lühenditeta (näiteks "käsk", "meditsiin" või "sõdurid", "madrused" jms);

punkt 4 "VUS-i täielik kooditähis" - registreeritakse täielik tähis (kuus numbrit, näiteks "021101" või kuus numbrit ja tähestik, näiteks "113194A");

punkt 5 "Sõjaväeteenistuskõlblikkuse kategooria" - kirjutatud tähtedega: A (sobib ajateenistuseks), B (sobib ajateenistuseks väiksemate piirangutega), C (sobib ajateenistuseks piiratud) või G (ajutiselt ajateenistuseks kõlbmatu) ) . Kui sõjaväe ID-dokumendi vastavates lõigetes pole sissekandeid, lisatakse kategooria "A":

punktis 7 täidetakse (lihtsa pliiatsiga) "Ta on sõjaväes registreeritud":

rida a) - mobilisatsioonikäsu ja (või) templi olemasolul mobilisatsioonikäskude väljaandmisel ja tagasivõtmisel;

rida b) - organisatsiooni jaoks mobilisatsiooniperioodiks ja sõjaajaks broneeritud kodanikele.

Kodanike jaoks, kes on kohustatud ajateenistusse astuma:

lõige 2 "Sõjaväeline auaste" - tehakse kanne "ajateenistuskohustuslik";

punkt 5 "Sõjaväeteenistuskõlblikkuse kategooria" - kirjutatud tähtedega: A (sobib ajateenistuseks), B (sobib ajateenistuseks väiksemate piirangutega), C (sobib ajateenistuseks piiratud), G (ajutiselt ajateenistuseks kõlbmatu) ) või D (väeteenistuseks kõlbmatu). See täidetakse ajateenistuskohustusliku kodaniku tunnistusele tehtud kande alusel.

Juhendis täpsustamata punktide täitmine toimub loetletud dokumentide teabe alusel.

Reservis olemise vanusepiirangusse jõudnud kodaniku või tervislikel põhjustel ajateenistuseks kõlbmatuks tunnistatud kodaniku isikukaardi II jao lõikes 8 tehakse vabasse reale märge „eemaldatud sõjaväelisest registreeringust vanuse tõttu” või „riigi tervise tõttu sõjaväelisest arvelt eemaldatud”.

Pärast vormi nr T-2 teise lehe allosas oleva II jaotise “Teave sõjaväelise registreerimise kohta” täitmist peab personaliohvitser kinnitama näidatud andmed oma isikliku allkirjaga, märkides allkirja asukoha ja dekodeerimise. Töötaja kirjutab alla ka vormi nr T-2 teisele lehele ja märgib selle täitmise kuupäeva. Töötaja isiklikku allkirja sisaldav rida on allkirja näidis, mille alusel talle töötasu makstakse.

Märge!

Töötaja kohta käivate andmete muutumisel kantakse tema isikukaardile vastavad isikuandmed (näiteks muutus perekonnaseisus, elukohas, hariduses, täiendõppes, võõrkeelte oskuses jne), mida tõendab personaliametniku allkiri. Muudatused ja täiendused tehakse personalitellimuste ja töötajate esitatud dokumentide (abielutunnistused, diplomid jne) alusel. Töötaja suuline avaldus ei ole nende muudatuste tegemise aluseks, välja arvatud ebaolulised andmed (näiteks telefoninumbri kohta).

Olulisemad on andmed jaotises III „Töötamine ja teisele tööle üleviimised“ ja XI „Töölepingu ülesütlemise (vallandamise) alused“.

Kanded nendesse jagudesse tehakse töölevõtmise korralduse (juhendi) (vormid nr T-1 ja T-1a) ning teisele tööle üleviimise korralduse (juhendi) (vorm nr T-5) ja korraldus (juhend) töötajaga töölepingu lõpetamiseks (lõpetamiseks) (vormid nr T-8, T-8a).

Seda teavet tuleb täita eriti hoolikalt, kuna need on sageli aluseks töötaja töökogemuse kinnitamisel.

Jaotises “Töötamine ja teisele tööle üleviimine” sisestab ta andmed selle kohta, et töötaja töötab organisatsioonis ja peab vastama tööraamatu kannetele, korrates kuupäeva, töölevõtmise korralduse numbrit, töötaja üleviimist, ametikoha, struktuuriüksuse nimetus. Lisaks kantakse isikukaardi III jaotise iga kande lõppu töötaja allkiri selle kohta, et ta on oma tööraamatusse tehtud kandega tuttav.

Isikukaardi XI viimase jaotise "Töölepingu ülesütlemise (vallandamise) alus" täidab personaliteenistuse töötaja töötajaga töösuhte lõppemisel. Töölepingu ülesütlemise (vallandamise) aluseks on ülesütlemise põhjuse sõnastus Vene Föderatsiooni tööseadustiku vastava artikli alusel, korrates täielikult töötaja tööraamatu sissekannet. Vallandamise kuupäev on töötaja viimane tööpäev. Selle jaotise täitmise aluseks oleva tellimuse üksikasjad (kuupäev ja number) märgitakse samuti rangelt kooskõlas tööraamatu kandega. Vallandamise protokollid on kinnitatud personaliteenistuse töötaja ja töötaja allkirjaga.

Täiendus- ja ametialase ümberõppe andmed fikseeritakse töötaja poolt esitatud või personalikoolituse osakonnast saadud dokumentide (tunnistus, tunnistus) alusel.

VII jaotise "Autasud (stiimulid), aunimetused" täitmisel tuleb märkida töötajale kohaldatavate stiimulite tüübid (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 191 ja kohalike eeskirjade kohaselt) ning riiklikud autasud. loetleda tuleks ka antud aunimetused.

VIII jagu. "Puhkus" kajastab kõiki töötajale antud puhkuse liike selle tööandja juures töötamise perioodil. Kannete tegemise aluseks on puhkuse andmise korraldused.

IX jaos täpsustatakse sotsiaaltoetused millele on töötajal seadusest tulenevalt õigus.

Jaotises "Lisainfo" saab tasuta ridu täita andmetega tööandja äranägemisel. Näiteks registreeritakse andmed kõrg- ja keskeriõppeasutuste osakoormusega (õhtuse), kirjavahetuse, eksternõppe osakondade õppurite kohta (õppeasutuse nimi, vastuvõtu kuupäevad). haridusasutus ja selle lõpp) või töötava puudega isiku kohta (arsti- ja sotsiaalekspertiisi komisjoni (edaspidi MSEK) tõendi alusel), puudegrupp, puude raskusaste ja selle kehtestamise kuupäev, SMEK järeldus tingimuste kohta. ja töö iseloom).

Vallandatud töötajate isiklikud kaardid moodustatakse iseseisvaks failiks tähestikulises järjekorras. Enne juhtumi arhiivi esitamist tuleb kõik kaardid koostada vastavalt föderaalarhiivi nõuetele ja säilitada arhiivis 75 aastat.

Teisesed raamatupidamisdokumendid tuletisinstrumentide aluseks on esmaste raamatupidamisdokumentide alginformatsioon. Selle dokumentide alamrühma loomise peamised eesmärgid on:

Info täielikkuse, usaldusväärsuse ja dünaamilisuse tagamine töös personaliga;

Personalidokumentide operatiivse säilitamise tagamine;

Turvalisus tõhus otsing personali dokumendid.

Raamatupidamise teisesed dokumendid on: töötaja isikukaart (ühtsed vormid nr T-2, nr T-2GS (MS), nr T-4), dokumentatsioon tööaja arvestuse ja personaliga arveldamise kohta ning erinevad raamatupidamise registreerimisvormid. teavet.

Personalidokumentide salvestamiseks säilitatakse registreerimisvorme.

Registreerimisvormid on järgmist tüüpi:

Registreerimis- ja kontrollkaardid (RKK);

Registreerimisajakirjad (raamatud);

Ekraanivormid (arvutitehnoloogia kasutamisel).

Mõnede ajakirjade ja raamatute vormid kinnitavad ametlikud organid. Näiteks tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamatu vorm on kinnitatud Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta määrusega nr 69 „Täitmisjuhiste kinnitamise kohta tööraamatud”. Kuid enamik vorme kujundatakse tööandja äranägemisel.

Föderaalarhiivi poolt 6. oktoobril 2000 kinnitatud "Organisatsioonide tegevuses loodud standardsete juhtimisdokumentide loendis, milles on märgitud säilitusperioodid", määrati kindlaks järgmised peamised arvestusvormid ja nende säilitamise perioodid:

Artikli number	Dokumendi tüüp	Dokumentide säilitamise tähtaeg<*>	Märge
PERSONAL
Töötajate vastuvõtt, ümberpaigutamine (üleviimine), vallandamine
	Raamatud, ajakirjad, raamatupidamiskaardid:		Pärast vallandamist
	a) töötajate vastuvõtmine, liikumine (üleviimine), vallandamine
	b) töölähetustele saadetud töötajad
	c) ajateenijad
	d) pühad
	e) isikutoimikud, isikukaardid, töölepingud (lepingud), töölepingud
	f) tööraamatute ja nende lisade väljastamine
	g) töötasu, staaži, töökoha kohta tõendite väljastamine
	h) reisitunnistuste väljastamine

Võttes arvesse kohaliku tasandi töökorralduse eripära, saab luua ka järgmist:

osalise tööajaga töötajate register;

Preemiate ja karistuste ajakiri;

Õppepuhkuse korralduste registreerimise päevik, lahkumine salvestamata palgad ja muud;

Haiguslehtede register ja muu.

Vastavalt ENSV Peaarhiivivalitsuse 25. mai 1988 korraldusele nr 33 „Riiklik juhtimisdokumentide toetamise süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele” kuuluvad registreerimisele kõik dokumendid, mis nõuavad arvestust, täitmist ja võrdluseesmärkidel kasutamist (haldus-, planeerimis-, aruandlus-, raamatupidamis-, statistika-, raamatupidamis-, finants- jne), nii loodud kui ka kasutatavad dokumendid. organisatsioon ja saadetakse teistele organisatsioonidele; tulevad kõrgematelt, alluvatelt ja muudelt organisatsioonidelt ja isikutelt. Registreerimisel kehtivad nii traditsioonilised masinakirjas (käsitsi kirjutatud) kui ka arvutitehnoloogia abil loodud dokumendid (masinloetavad, masinakirjad) (punkt 3.2.1.2. nõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele).

Samuti selgitatakse, et:

« dokumentide registreerimine - see on dokumendi loomise või vastuvõtmise fakti fikseerimine, lisades sellele registri, millele järgneb registreerimisvormidele dokumendi kohta vajaliku teabe salvestamine».

Dokumendiregister koosneb registreeritud dokumentide massiivi sees olevast järjekorranumbrist, mida otsinguülesannete põhjal täiendatakse juhtumite nomenklatuuri, korrespondentide, esitajate jm klassifikaatorite indeksitega.

Dokumendiregister järgib selle järgmist (või vastupidist) järjestust koostisosad: seeria registreerimisnumber, indeks juhtumite nomenklatuuri järgi, indeks kasutatud klassifikaatori järgi. Indeksi komponendid eraldatakse üksteisest kaldkriipsuga.

Märge!

Raamatupidamisdokumentide peamine eesmärk on anda neile juriidiline jõud ja teabe dubleerimine.

Teabe dubleerimine raamatupidamisvormides suurendab selle ohutuse taset ja hõlbustab otsingut vajalikud dokumendid.

Registreerimisnumbri ja registreerimiskuupäevaga dokumendi arvestamine annab sellele juriidilise jõu (tõendite jõu), mis võib olla oluline töötajaga töövaidluse korral.

Tuginedes Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korralduse nr 536 "Bürootöö tüüpjuhiste kohta föderaalsetes täitevorganites" dokumentide registreerimise sätete analüüsile, võib soovitada. järgides reegleid dokumentide registreerimine ja indekseerimine:

1. Dokumendid registreeritakse üks kord: sissetulevad - vastuvõtmise päeval, loodud - allkirjastamise või kinnitamise päeval.

2. Nimelise dokumendi ühest allüksusest teise üleviimisel seda ümber ei registreerita.

3. Dokumentide registreerimine toimub rühmadesiseselt, olenevalt dokumendi liigi nimetusest, autorist ja dokumendi sisust (näiteks põhitegevuse korraldused, personali korraldused, aktid, ettepanekud, avaldused jm. registreeritakse eraldi).

4. Iga registreeritud rühma piires antakse dokumentidele järjekorranumbrid.

5. Dokumendi registreerimise koht fikseeritakse bürootöö juhendis või muus kohalikus normatiivaktis.

6. Kehtestatakse järgmine registreerimisandmete kohustuslik koosseis: autor (korrespondent), dokumendiliigi nimetus; dokumendi kuupäev, dokumendi register (sissetulevate dokumentide puhul dokumendi kättesaamise kuupäev ja register), teksti või selle pealkiri kokkuvõte, resolutsioon (täitja, tellimuse sisu, autor, kuupäev), dokumendi täitmise tähtaeg, märge dokumendi täitmise kohta (sisuotsuse lühiülevaade, tegeliku täitmise kuupäev ja indeks vastusdokumendi kohta) ja saata see asjasse nr.

Märge.

Vastavalt punktile 3.2.1.4. ENSV Peaarhiiviameti korraldus 25. mai 1988 nr 33 „Juhtimise dokumentaalse toe riiklik süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele, kohustuslike rekvisiitide koosseisu saab vajadusel täiendada muude detailidega: täitjad, täituri kviitung dokumendi kättesaamise kohta, täitmise käik, taotlused jm. Registreerimislehtedel olevate andmete paiknemise ning registreerimis- ja kontrollkaartide tagakülje kasutamise järjekorra määrab tööandja iseseisvalt.

Pärast raamatupidamise päeviku (raamatu) viimase lehekülje täitmist kantakse selle kaanele lõppkuupäev ja ajakiri (raamat) vormistatakse arhiivi esitamiseks. Peamiste registreerimisvormide jaoks, nagu me juba mainisime, on föderaalarhiiv määranud säilitustähtajad, ülejäänud osas määrab tööandja säilitamisperioodi iseseisvalt.

Tööaja arvestuse dokumenteerimise ja vastava töö tasu arvestamise käigus moodustatakse dokumentatsiooni grupp tööaja arvestuseks ja personaliga arveldamiseks.

See rühm dokumendid koosnevad ühtsetest vormidest, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta määrusega nr 1 “Tööarvestuse ja selle tasumise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta”, käsitleme neid rohkem detaile.

Vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklile 91 tööaeg - see on aeg, mille jooksul töötaja peab vastavalt organisatsiooni sise-eeskirjale ja töölepingu tingimustele täitma töökohustused, samuti muud ajavahemikud, mis vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustikule, teistele föderaalseadustele ja muudele Vene Föderatsiooni normatiivaktidele viitavad tööajale.

Seadusandja paneb tööandjale kohustuse pidada arvestust iga töötaja poolt tegelikult töötatud aja üle.

Tööaja kasutamise arvestus on vajalik järgmistel eesmärkidel:

Kontrolli tagamine töödistsipliin, tööaja kasutamise osas (õigeaegne tööle saabumine, hilinejate ja mitteilmunute väljaselgitamine; personali tööajal töökohtadel viibimise kontroll, samuti töötajate õigeaegse töölt lahkumise fikseerimine);

reaalselt töötatud tundide, seisakuaegade, haiguste, puhkuste ja muude tööaja kasutamise vormide arvestus, mis on töötasu arvestamise aluseks;

koostamine statistiline aruandlus tööjõu järgi.

Iga töötaja poolt tegelikult töötatud ja (või) mittetöötatud aja fikseerimiseks kasutatakse: Tööaja- ja palgaleht (vorm nr T-12) ja Tööajaleht (vorm nr T-13).

Nende dokumentide kujunduse eripära on tingitud sellest, et tegemist on esmaste raamatupidamisdokumentidega, mille alusel seda peetakse.

Kehtivate õigusaktide kohaselt koostatud tööaja arvestuse dokumentide puudumist, samuti kohustuslike andmete puudumist raamatupidamise esmastes dokumentides võib kvalifitseerida tööjõukulude põhjendamatuks kaasamiseks kulude koosseisu. mis vähendavad maksustamisbaasi, mis toob kaasa organisatsiooni kaasamise Vene Föderatsiooni maksuseadustiku 3. osas kehtestatud vastutusesse.

Tööaja tabeli pidamisel on soovitatav juhinduda järgmistest reeglitest:

· Tööaja kasutamise arvestust saab läbi viia nii organisatsiooni kui terviku või struktuuriüksuste lõikes eraldi;

· Töötaja Tööajaarvestusse arvamine ja sealt väljaarvamine toimub tööandja vastava korralduse (juhise) alusel;

· Tööajaleht vormistatakse ühes eksemplaris, millele kirjutavad alla struktuuriüksuse juht, personaliteenistuse töötaja ja antakse üle raamatupidamisele.

· Märkused Tööajaarvestusse tehakse ainult nõuetekohaselt vormistatud dokumentide alusel tööl mitteilmumise, osalise tööajaga või töötaja või tööandja algatusel väljaspool tavapärast tööaega töötamise, lühendatud tööaja ja muu põhjuste kohta. Sellised dokumendid on töövõimetuslehed, riiklike või avalike ülesannete täitmise tõendid, kirjalik hoiatus seisaku kohta, osalise tööajaga töötamise avaldus, töötaja kirjalik nõusolek ületunnitöö tegemiseks seadusega kehtestatud juhtudel ja muud dokumendid.

Vormide nr T-12 ja nr T-13 täitmisel kasutatakse järgmisi tähiseid:

Osaliselt tasustatud lapsehoolduspuhkus

Lastehoiutöötajale antud tasustamata puhkus

Töötajale administratsiooni loal antud palgata puhkus

Palgata lahkuda seaduses sätestatud juhtudel

Ajutine töövõimetus (välja arvatud T-koodiga ettenähtud juhud) ning töövõimetuslehtedega väljastatav puhkus patsiendihoolduseks ja karantiiniks

Tasustamata puue seaduses sätestatud juhtudel (koduvigastuste, põetamise ja karantiini tõttu, väljastatud meditsiiniasutuste tõenditega jne)

Töötundide vähendamine töötajatele ja töötajate vastu fikseeritud kestus tööpäev seaduses sätestatud juhtudel

Seisakud töötaja süül

Kogupäevane töölt puudumine koos töötasu säilitamisega seaduses sätestatud juhtudel (riiklike või avalike ülesannete täitmine, likvideerimine hädaolukorrad, loodusõnnetuste tagajärgede likvideerimine)

töölt puudumine (töökohalt mõjuva põhjuseta puudumine kogu tööpäeva (vahetuse) kestusest sõltumata, samuti mõjuva põhjuseta töökohalt puudumine tööpäeva jooksul rohkem kui neli tundi järjest (vahetus)), haldusarest haldusõiguserikkumiste eest, kainestuspunktis viibimine, ebaseaduslikuks tunnistatud streik ja muu põhjuseta puudumine)

Administratsiooni algatusel osalise tööajaga töötamise tõttu töötamata tunnid

Puhkepäevad (iganädalaseks puhkuseks) ja pühad

Streik (seaduses ettenähtud tingimustel ja viisil)

Seletamatutel põhjustel puudumine (kuni asjaolude selgumiseni)

Lisateave vormindusküsimuste kohta esmased dokumendid, leiate CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" autorite raamatust "Esmased dokumendid".

Lisateavet personalidokumentide haldamisega seotud küsimuste kohta leiate CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" autorite raamatust "Personali dokumentide haldamine".

KOHUSTUSLIKUD KOHALIKUD MÄÄRUSED

Kõigepealt peate meeles pidama, et kehtiv Vene Föderatsiooni tööseadustik (edaspidi Vene Föderatsiooni töökoodeks) nõuab organisatsioonis mitmete kohalike (st kohalike) regulatiivsete dokumentide loomist.

Kohustuslikud kohalikud eeskirjad on järgmised:

• Töösiseste tööeeskirjade reeglid (PWTR).
• Määrus (või juhend) töötaja isikuandmete kaitse kohta.
• Ohutusjuhised.
• Personalilaud (ühtne vorm T-3).

Kõik need dokumendid kehtivad kuni uutega asendamiseni.

• Puhkuste ajakava (ühtne vorm T-7) koostatakse vastavalt tööseadustiku artiklile 123 igal aastal, hiljemalt kaks nädalat enne kalendriaasta algust ja on dokument, mis on kohustuslik nii tööandjale. ja töötaja (välja arvatud privilegeeritud töötajate kategooriad) .
• Vahetuste graafik on vajalik nendes organisatsioonides, kus kasutatakse vahetustega tööd.
• Töönormide reguleerimise määrus ja tootmisstandardite määrus tuleks koostada nendes organisatsioonides, kus kasutatakse töötajate tükitöötasu vormi.

VALIKULISED KOHALIKUD MÄÄRUSED

Lisaks loetletud dokumentidele võib organisatsioon omal äranägemisel luua muid dokumente - valikulisi kohalikke eeskirju. Eelkõige võivad need olla:

• organisatsiooni direktori kinnitatud struktuuriüksuste eeskirjad;
• töötajate ametijuhendid ja töötajate töö- (või töö)juhendid;
• personalidokumentide haldamise juhendamine on personaliametniku ülesandeid täitva töötaja jaoks väga kasulik tööriist, kuna see hõlbustab oluliselt tema suhtlemist liini- ja funktsionaaljuhtidega;
• Personalidokumentide vormide album;
• sertifitseerimise määrus – kui organisatsioon viib läbi perioodilist sertifitseerimist või testimistulemuste põhjal sertifitseerimist;
• personalieeskirjad;
• kollektiivleping.

Kõik need dokumendid kehtivad ka kuni uutega asendamiseni.

TÖÖTAJATEGA SUHTEID MOODUSTAVAD JA NENDE KOHTA TEAVE SISALDAVAD DOKUMENDID

Need dokumendid hõlmavad järgmist:

• esiteks on see tööleping, mis on koostatud vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklitele 57 ja 67 kirjutamine, kahes eksemplaris. Töölepingu üks eksemplar väljastatakse töötajale kättesaamise vastu ning teine ​​eksemplar jääb tööandjale - kas töötaja isikutoimikus või toimikus "Töölepingud töötajatega";
• seejärel väljastatakse igale töötajale isiklik kaart (ühtne vorm T-2). Isiklikke kaarte saab hoida ainult eraldi failis;
• töötajate isiklikke toimikuid ei nõuta, kuid kuna see on iga töötaja jaoks väga mugav toimik, koostab enamik personaliametnikke need. Kordame üle, et meil ei ole kohustust hoida isikutoimikuid, kuid kui selline otsus tehakse, siis on vaja neid hoida vastavalt isikutoimikute menetlemisel sätestatud rangetele reeglitele. Personaliametniku mugavuse huvides saate aga lihtsalt iga töötaja jaoks faile või kaustu korraldada. Need kaustad sisaldavad kõigi konkreetsete töötajatega seotud dokumentide koopiaid;
• tööraamatud töötajad on range arvestuse ja aruandluse dokumendid, mistõttu tuleb neid hoida seifis, võtmega püsivalt lukustatuna. Tööraamatud koostatakse rangelt ja rangelt kooskõlas Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta määrusega nr 2003 kinnitatud tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatute vormide koostamise ja tööandjatele nendega varustamise reeglitega. nr 69.

PERSONALI TELLIMUSED

Personalidokumentide haldamise eest vastutav töötaja on kohustatud koostama personali korralduste eelnõud ja korraldama nende kinnitamise vastavate ametnike poolt ja allkirjastamise organisatsiooni juhi poolt. Personalikorraldusi tuleb hoida ja registreerida personalitellimustest eraldi. Nende hulka kuuluvad tellimused, mille jaoks on riikliku statistikakomitee välja töötanud ühtsed vormid:

• töötaja palkamisel - vorm T-1;
• töötajate palkamise kohta - vorm T-1a;
• töötaja üleviimise kohta teisele tööle - vorm T-5;
• Töötajate teisele tööle üleviimise kohta - vorm T-5a;
• töötajale puhkuse andmise kohta - vorm T-6;
• töötajatele puhkuse andmise kohta - vorm T-6a;
• töötajaga töölepingu lõpetamise (lõpetamise) kohta (vallandamisel) - vorm T-8;
• töötajatega töölepingu lõpetamisel (ülesütlemisel) (vallandamisel) - vorm T-8a;
• töötaja lähetusse saatmise kohta - vorm T-9;
• töötajate lähetusse saatmise kohta - vorm T-9a;
• töötaja edutamise kohta - vorm T-11;
• töötajate soodustuste kohta - vorm T-11a.

Lisaks nendele korraldustele peavad personaliametnikud koostama mis tahes vormis (või looma neile oma ühtsed vormid) järgmist tüüpi tellimusi:

• ametikohtade (ametite) ühendamise kohta;
• ajutiselt puuduva töötaja asendamise kohta ilma põhiülesannetest vabastamata;
• karistuste määramise kohta;
• karistuste ennetähtaegse tühistamise kohta;
• muudatuste kohta töötaja isikuandmetes;
• auastme määramise kohta;
• ligitõmbamise kohta ületunnitöö;
• nädalalõppudel (pühadel) töötamise huvides;
• kohustusest;
• isiklike toetuste määramise või äravõtmise kohta;
• töörežiimi muutmise kohta.

PÕHITEGEVUSTE KOHTA TELLIMUSED JA MUUD DOKUMENTID

Eelkõige tahan öelda, et personaliohvitserid peavad oma põhitegevuseks koostama mitmeid korraldusi. Loomulikult registreeritakse ja säilitatakse need tellimused koos teiste selle kategooria tellimustega, kuid nende ettevalmistamine ja edasine töö nendega on personaliametniku vastutusel. Need on eelkõige tellimused:

• personalitabeli kinnitamise kohta;
• personalitabeli muudatuste kohta;
• puhkuse ajakavas muudatuste (täienduste) tegemise kohta;
• kohalike eeskirjade muudatuste (täienduste) kohta;
• personali kohta ebaseaduslikult või ekslikult antud korralduste tühistamise kohta jne.

Oleme juba nimetanud mõned personalidokumentide ühtsed vormid, mis peaksid olema igas organisatsioonis. (Pange tähele, et personalitööga tegelevatele lugejatele suunatud artiklis me palgaarvestusdokumente ei arvesta. See on raamatupidajatega vestlusteema). Kuid lisaks neile peaks iga personaliametnik suutma koostada

• reisitunnistus - vorm T-10;
• tööülesanne - vorm T-10a;
• töötajale puhkuse andmise märkus-arvestus - vorm T-60 (esikülg);
• märkus-arvestus töötajaga töölepingu lõpetamisel (lõpetamisel) (vallandamisel) - vorm T-61 (esikülg);
• teatud töö ajaks sõlmitud töölepingu alusel tehtud töö vastuvõtmise akt - vorm T-73 (selline tähtajaline tööleping on äärmiselt haruldane, seetõttu on sageli isegi kogenud personaliametnikud, kellel on mitmeaastane töökogemus ei pidanud vormi T-73 käsitlema).

DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

Hetkel on registreerimiseks kolm võimalust:

• kõige lihtsam - ajakirjades;
• täiuslikum - failikapi abil;
• ja kõige täiuslikum, mugavam, kiirem – vastavate arvutiprogrammide abil.

Sekretäridel on vabadus valida igal konkreetsel juhul neile sobivaim, ettevõtte põhitegevusega seotud dokumentide registreerimisviis. Kuid personalidokumente saab registreerida ainult ajakirjade abil. Töövaidluse korral kohtu arvutiregistreerimine või riiklik kontroll tööd ei pruugita tunnustada. Kuid on vaja tõestada, et see või teine ​​dokument loodi tõesti "kuupäeva" rekvisiidis märgitud päeval! Sellest sõltub juhtumi tulemus.

Niisiis, millised personalidokumentide registreerimise registrid peavad organisatsioonis olema:

• Töölepingute registreerimise päevik (mida saab registreerida tellimustena - kalendriaasta jooksul, alates uuest aastast, alustades uuesti numeratsiooni. Või saab registreerida näiteks personalitabelid - kogu organisatsiooni tegevusperioodiks, s.o kõige esimesest töölepingust, mis sõlmiti üks kord esimese töötajaga, ja kuni viimaseni, mis sõlmitakse kunagi ilmselt vahetult enne ettevõtte likvideerimist);
• isikukaartide register (T-2);
• töötajate isikutoimikute register (kui neid peetakse);
• logid tellimuste registreerimiseks (logide arv määratakse olenevalt personali töövoo suurusest. Kõik personalitellimused saab registreerida ühes või mitmes logis – kuni registreerimiseni erinevad tüübid tellimused, saab kasutada erinevaid ajakirju);
• aktide registreerimise päevik (dokumentidega tutvumisest keeldumise, töölt puudumise, töösiseste tööeeskirjade rikkumiste jms kohta);
• tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamat (seda hoitakse nagu tööraamatuid seifis).

Valikuliselt (kuid see on tõendamise seisukohalt väga kasulik) peetakse logisid töötajate personalitööga seotud avalduste, märgukirjade ja seletuskirjade registreerimiseks.

Arveraamatud on vajalikud, et salvestada:

• ületunnitöö;
• iga-aastase tasulise puhkuse kasutatud ja kasutamata päevad
• töötajatele võimaldatud vaba aeg jne.

Hoiatuste kartoteek

Paljudel juhtudel nõuab tööseadustik töötajate õigeaegset hoiatamist teatud sündmuste toimumise eest. Seetõttu on äärmiselt kasulik hoida hoiatuste faili (paberil või sees elektroonilisel kujul) nende sündmuste kohta:

• testiperioodi lõppemine (testi mitteläbinud töötajate vallandamine on võimalik ainult siis, kui neid hoiatati sellest kirjalikult, märkides põhjused vähemalt kolm päeva ette - Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 71);
• töölepingu lõppemine (samuti on vaja töötajat kirjalikult teavitada vähemalt kolm päeva enne vallandamist - Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 79);
• iga-aastane tasustatud puhkus (puhkuse algusaeg tuleb töötajale teatada hiljemalt kaks nädalat enne selle algust - Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 123);
• lisaks saate töö mugavuse huvides teha "meeldetuletusi" mistahes muudest sündmustest (töötajate sünnipäevad jne).