Kodu › Hüpoteek › Peadirektori isikliku abistaja ametijuhendid. Peadirektori assistendi (assistendi) ametijuhend, peadirektori assistendi (assistendi) tööülesanded, assistendi (assistendi) ametijuhendi näidis

Peadirektori isikliku abistaja ametijuhendid. Peadirektori assistendi (assistendi) ametijuhend, peadirektori assistendi (assistendi) tööülesanded, assistendi (assistendi) ametijuhendi näidis

Peadirektori abi ametijuhend
(peadirektori abi ametijuhend)

KINNITA
tegevdirektor
Perekonnanimi I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Üldsätted

1.1. Peadirektori assistent (assistent) kuulub spetsialistide kategooriasse.
1.2. Peadirektori assistent (assistent) nimetatakse ametikohale ja vabastatakse sellest ettevõtte peadirektori korraldusega.
1.3. Peadirektori assistent (assistent) allub otse ettevõtte peadirektorile.
1.4. Peadirektori assistendi (assistendi) äraoleku ajal lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule, mis tehakse teatavaks organisatsiooni korralduses.
1.5. Peadirektori assistendi (assistendi) ametikohale määratakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgem või mittetäielik kõrgharidus, sarnase töö kogemus aastast, teadmised kontoritehnikast (faks, koopiamasin, skanner, printer) , Microsoft Office programmid (Word, Excel), kontoritöö.
1.6. Peadirektori assistent (assistent) juhindub oma tegevuses:
- Vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
— ühingu põhikiri, sisemised tööeeskirjad, muud äriühingut reguleerivad aktid;
- juhtkonna korraldused ja käskkirjad;
- see ametijuhend.

Peadirektori assistendi (assistendi) töökohustused

Peadirektori assistent (assistent) täidab järgmisi ülesandeid:
2.1. Planeerib tegevjuhi tööpäeva (koosolekud, kõned, vastuvõtud jne).
2.2. Pakub tehnilist tuge peadirektori tegevuseks (transpordi, piletite tellimine, koosolekute, läbirääkimiste korraldamine jne)
2.3. Käib tegevjuhiga kaasas koosolekutel, väljasõitudel jne.
2.4. Osaleb läbirääkimistel, ärikohtumistel, erivastuvõttudel; säilitab koosolekute ja läbirääkimiste käiku ja tulemusi dokumenteerivaid protokolle ja muid dokumente.
2.5. Peadirektori ülesandel kooskõlastab ta teatud küsimused struktuuriüksuste töötajatega, toob neile juhi korraldused ja korraldused; kontrollib juhiste ja korralduste täitmist.
2.6. Kogub kokku peadirektori nõutud materjalid ja informatsiooni, koostab analüütilisi, info-, teatme- ja muid materjale ning esitab need juhatajale.
2.7. Teostab bürootööd, võtab vastu peadirektori poolt läbivaatamiseks esitatud kirjavahetust, võtab vastu peadirektorile allkirja andmiseks dokumente ja isiklikke väljavõtteid, peab arvestust ja registreerimist ning annab need üle juhatajale.
2.8. Peab juhatajaga kohtumist, korraldab külastajate vastuvõttu.
2.9. Peadirektori nimel koostab ta kirju, taotlusi ja muid dokumente.
2.10. Teostab töid peadirektori poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, koosoleku toimumise aja ja koha, päevakorra osalejate teavitamine, nende registreerimine), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.
2.11. Täidab peadirektori individuaalseid ametiülesandeid.

3. Peadirektori assistendi (assistendi) õigused

Peadirektori assistendil (assistendil) on õigus:
3.1.

Saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, ulatuses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.
3.2. Anda juhtkonnale ettepanekuid oma ja ettevõtte töö parandamiseks.
3.3. Nõuda isiklikult või juhi nimel ettevõtte allüksustelt ja teistelt spetsialistidelt tema tööülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente.
3.4. Nõuda juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevusest tulenevate dokumentide ohutuse tagamiseks.
3.5. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.

4. Peadirektori abi (assistendi) vastutus

Peadirektori assistent (assistent) vastutab:
4.1. Oma kohustuste mittetäitmise ja/või mitteõigeaegse, hooletu täitmise eest.
4.2. Kehtivate juhiste, korralduste ja ärisaladuse ja konfidentsiaalse teabe säilitamise korralduste eiramise eest.
4.3. Töösisekorraeeskirjade, töödistsipliini, ohutus- ja tuleohutuseeskirjade rikkumise eest.

Kui te ei saanud pärast selle artikli lugemist lõplikku vastust, otsige kiiret abi:

1. Üldsätted

1.1. Peadirektori assistent kuulub juhiassistentide kategooriasse.

1.2. Kvalifikatsiooninõuded:
Kutsealane kõrgharidus ilma töökogemuse nõudeid esitamata või mittetäielik kutsekõrgharidus ja töökogemus ettevõtte profiilile vastavas tööstusharus vähemalt 1 aasta.

1.3. Peadirektori assistent peaks teadma:
- ettevõtte finants- ja majandustegevusega seotud kõrgemate asutuste otsused, korraldused, korraldused, muud juht- ja reguleerivad dokumendid;
- ettevõtte profiil, spetsialiseerumine ja struktuuri omadused, selle arenguväljavaated;
— ettevõtte tootmisvõimsused ja inimressursid; ettevõtte tootmistehnoloogia;
- ettevõtte tootmis-, majandus- ja finants- ja majandustegevuse äriplaanide koostamise ja kooskõlastamise kord;
- sidevahendid, arvuti- ja organisatsiooniseadmed;
– majandus- ja finantslepingute sõlmimise ja täitmise kord;
- aruandluse kord ja ajastus;
— käsitsitöö mehhaniseerimise vahendid;
– seadmete, mööbli, inventari, kirjatarvete soetamise ja teenuste eest tasumise vormistamise kord;
— majanduse, töökorralduse, tootmise ja juhtimise alused;
— tööseadusandlus;
- sisemised tööeeskirjad;
- Töökaitse reeglid ja normid.

1.4. Peadirektori assistendi ametikohale nimetamine ja ametist vabastamine toimub peadirektori korraldusega.

1.5. Peadirektori assistent annab aru otse peadirektorile.

1.6. Peadirektori abi äraoleku ajal (lähetus, puhkus, haigus jne) täidab tema ülesandeid selleks ettenähtud korras määratud isik. See isik omandab vastavad õigused ja vastutab talle pandud ülesannete mittenõuetekohase täitmise eest.

2. Töökohustused

Peadirektori assistent:

– korraldab saabuvate kaupade, dokumentide ja kirjavahetuse vastuvõtmise, töötlemise, sihtkohta saatmise tööd, tagades nende ohutuse ja õigeaegse kättetoimetamise adressaatidele;
- jälgib vajalike transpordiliikide olemasolu, transpordi nõuetekohase korraldust;
- võtab kasutusele meetmed veoplaani täitmiseks, autojuhtide vahetusülesannete täitmiseks;
- täidab, väljastab ja aktsepteerib saatelehti ja konossemente;
– registreerib reisidokumente ja fikseerib sõidukite käitamise;
- kontrollib spidomeetri näitude arvestuse õigsust ning kütuste ja määrdeainete (kütus ja määrdeained) kättesaamist;
- tuvastab saatelehes juhtide poolt toime pandud liikluseeskirjade rikkumised ja teatab neist juhtkonnale;
- võrdleb saadud andmeid vahetustega igapäevaste tööülesannetega sõidukite käitamise kohta, tuvastab kõrvalekalded ja nende põhjused;
- jälgib sõidukijuhtide liiklusdistsipliinist kinnipidamist, peab arvestust sõidukite käitamise üle;
– teatab saajatele kauba nende aadressile saabumise aja.

2.3. Osaleb jooksva ja kapitaalremondi plaanide väljatöötamises ning ettevõtlusega seotud kulude kalkulatsiooni koostamises.

2.4. Korraldab ruumide remonti, jälgib remonditööde kvaliteeti.

2.5. Lahendab kontoritarvete, vajalike majapidamistarvete, seadmete ja inventari soetamise ja ladustamisega seotud küsimusi, varustab nendega struktuuriüksusi, samuti peab arvestust nende kulutamise ja kehtestatud aruannete koostamisega.

3. Õigused

Peadirektori asetäitjal on õigus:

3.1. Andke ettevõtte struktuuriüksustele, üksikutele spetsialistidele ja teistele töötajatele täitmiseks kohustuslikud juhised.

3.2. Ettevõttes sisekorra rikkumiste avastamisel asuda tegutsema ja anda süüdlased vastutusele.

3.3. Nõuda ja saada struktuuriüksustelt teavet, viiteid ja muid materjale ettevõtte tegevuse kohta.

Tutvuda dokumentidega, mis määratlevad tema õigused ja kohustused ametikohal, ametiülesannete täitmise kvaliteedi hindamise kriteeriumid.

3.5. Esitada ettepanekuid peadirektori kaalumiseks käesolevas juhendis sätestatud tööülesannetega seotud töö parandamiseks.

4. Vastutus

Peadirektori assistent vastutab:

4.1. Käesolevas ametijuhendis sätestatud ametiülesannete ebaõige täitmise või täitmata jätmise eest - Vene Föderatsiooni kehtivate tööseadustega kehtestatud piirides.

4.2. Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - Vene Föderatsiooni kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilseadustega kehtestatud piirides.

4.3. Ettevõttele materiaalse kahju tekitamise eest - Vene Föderatsiooni kehtivate töö- ja tsiviilseadustega kehtestatud piirides.

Osta HR raamatuid

	Personaliametniku käsiraamat (raamat + diskM) Käesolev väljaanne annab praktilisi soovitusi personaliteenistuse töö korraldamiseks ja personalidokumentide haldamiseks. Materjal on selgelt süstematiseeritud ning sisaldab suurel hulgal konkreetseid näiteid ja näidisdokumente. Raamatuga on kaasas ketas dokumentide vormide ja eeskirjadega Garant süsteemis, mis reguleerivad erinevaid töösuhete ja personalitöö küsimusi. Raamat on kasulik paljudele lugejatele, personaliametnikele, ettevõtete ja igasuguste omandivormide organisatsioonide juhtidele.
	Kas olete tööinspektori saabumiseks valmis? (2013) Autor selgitab üksikasjalikult, mis on tööinspektsioon ja millised on selle volituste piirid, kuidas toimub tööseaduste täitmise kontrollimine ja kuidas see lõppeda võib, milliste rikkumiste eest võib määrata rahatrahvi ja millised töölt kõrvaldamise. organisatsiooni juht. Raamat sisaldab praktilisi soovitusi tööandjatele-organisatsioonidele ja üksikettevõtjatele, mis aitavad vältida tööinspektorite pretensioone. Raamatu koostamisel võeti arvesse kõiki viimaseid seadusandluse muudatusi. Autor: Jelena Karsetskaja Raamat on adresseeritud igasuguste omandivormide organisatsioonide juhtidele, personaliteenuste töötajatele, raamatupidajatele, üksikettevõtjatele, aga ka kõigile, kes on huvitatud tööseaduste täitmisest.
	Ametikirjelduste kogu Kogumik sisaldab ametijuhendeid, mis on koostatud vastavalt Venemaa Tööministeeriumi 21. augusti 1998. a määrusega nr 37 kinnitatud juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohtade kvalifikatsiooninäitajate kataloogis, samuti nagu vastavalt muudele tariifi- ja kvalifikatsiooniomadusi (nõudeid) käsitlevatele määrustele. Kogu koosneb kahest sektsioonist: esimene sisaldab kogu valdkonda hõlmavaid ametijuhendeid juhtidele, spetsialistidele, tehnilistele tegijatele, teine - tööstusharude (toimetamine ja kirjastamine, transport, pangandus, kaubandus, teadustegevus, haridus, tervishoid) ametijuhendid. Organisatsioonide juhtidele, personali- ja õigusteenistuse töötajatele.

Juhiabi ametijuhend luuakse töösuhete korrastamiseks. Dokumendis on välja toodud töötaja funktsionaalsed kohustused, kohustused, õigused.

"Juhataja abi" ametikohta erinevates organisatsioonides võib nimetada erinevalt: direktori isiklik assistent, juhataja assistent, sekretär.

I. Üldsätted

1. Juhataja abi nimetatakse ametikohale ja vabastatakse sellest organisatsiooni juhi korraldusega.

2. Juhataja abi allub otse ettevõtte juhile.

3. Abijuhataja äraoleku ajal lähevad tema õigused ja ülesanded üle teisele ametnikule vastavalt organisatsiooni korraldusele.

4. Juhatajaabi ametikohale nimetatakse kõrgharidusega ja üheaastase sarnase töökogemusega isik.

5. Juhiabi juhindub oma tegevuses:

Vene Föderatsiooni õigusaktid;
Ettevõttesisesed tööeeskirjad, põhikiri ja muud ettevõtte normatiivaktid;
juhtkonna korraldused ja käskkirjad;
see ametijuhend.

6. Juhatajaabi peab teadma:

organisatsioonis dokumentide käsitlemise kehtestatud kord;
ärisuhtluse ja etiketi reeglid;
aruandlusdokumentatsiooni pidamise kord;
kontoritehnika, sidevahendite kasutamise eeskirjad;
tekstiredaktoris töötamise põhitõed, tabelid;
kontoritöö põhitõed;
ettevõtte organisatsiooniline struktuur;
lepingute sõlmimise ja täitmise kord.

ІІ.
Juhatajaassistendi töökohustused

Juhatajaassistendil on järgmised kohustused:

1. Juhataja tööpäeva planeerimine: koosolekute, visiitide, kõnede, vastuvõttude ja muude toimingute ajakava väljatöötamine ja kooskõlastamine.

2. Juhataja isiklik saatmine koosolekutel, vastuvõttudel, väljasõitudel.

3. Juhataja töö tehniline tugi: piletite tellimine, transport; läbirääkimiste, koosolekute korraldamine.

4. Protokollite ja muude koosolekute, koosolekute, läbirääkimiste kulgu ja tulemusi fikseerivate dokumentide pidamine.

5. Juhiste, juhtkonna korralduste ja nende täitmise kontrolli korraldamise struktuuriüksuste töötajate tähelepanu juhtimine.

6. Teabe kogumine, analüütiliste, informatiivsete, referents- ja muude aruannete koostamine ja esitamine juhtkonnale.

7. Arvepidamine, juhatajale saadetud kirjavahetuse vastuvõtmine.

8. Külastajate registreerimine isiklikule kohtumisele juhatajaga, nende vastuvõtu korraldamine.

Juhataja allkirja dokumentide ja avalduste vastuvõtmine, nende arvelevõtmine, arvestus ja juhatajale üleandmine.

10. Juhtkonna nimel kirjade, taotluste, muude dokumentide vormistamine.

11. Juhataja poolt peetavate koosolekute, koosolekute, koosolekute ettevalmistamine. Vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine toimumise ajast, kohast, päevakorrast.

12. Juhataja ametlike juhiste täitmine.

III. Õigused

Juhatajaassistendil on õigus:

1. Saada teavet ülesannete täitmiseks vajalikus mahus.

2. Saada juhtkonnale ettepanekuid nende töö parandamiseks ja ettevõtte tegevuse ratsionaliseerimiseks.

3. Saatke organisatsiooni osakondadele (juhataja nimel või isiklikul algatusel) taotlused tema tööülesannete täitmiseks vajalike dokumentide saamiseks.

4. Nõuda asutuse juhtkonnalt oma ametiülesannete täitmiseks vajalike tingimuste loomist.

5. Teha iseseisvaid otsuseid oma pädevuse piires.

6. Juurdepääs konfidentsiaalsele teabele ärilise vajaduse korral.

IV. Vastutus

Juhataja assistent vastutab:

1. Organisatsiooni töötajatele valeandmete esitamine.

2. Ametiülesannete ebaõige täitmine.

3. Organisatsioonile, riigile, selle vastaspooltele, töötajatele materiaalse kahju tekitamine.

4. Ülesannete täitmise tähtaegade rikkumine.

5. Organisatsiooni juhtdokumentide, otsuste, määruste sätete rikkumine.

6. Ärisaladuse, isikuandmete, konfidentsiaalse teabe avaldamine.

7. Teod, mis väljuvad tema pädevusest.

8. Töödistsipliini, ohutuseeskirjade, töösisekorraeeskirja, tulekaitse rikkumine.

9. Ärietiketi rikkumine, äripartnerite, külastajate, organisatsiooni töötajate ebaviisakas kohtlemine.

Töökirjeldus

Ametikirjeldus Üldasjade direktori assistent

Ava WORD-vormingus

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Käesolev ametijuhend määratleb üldasjade asedirektori tööülesanded, õigused ja kohustused.

1.2. Direktori abi üldküsimustes nimetatakse ametikohale ja vabastatakse ametist kehtiva tööseadusandlusega kehtestatud korras ettevõtte direktori korraldusega.

1.3. Üldasjade direktori abi allub otse ettevõtte peadirektorile.

1.4. Üldasjade abidirektor peab teadma:

- haldus- ja majandusteenustega seotud kõrgemate asutuste otsused, korraldused, korraldused, muud juht- ja regulatiivdokumendid; ettevõtte, asutuse, organisatsiooni struktuur ja selle arenguväljavaated; sidevahendid, arvuti- ja organisatsiooniseadmed; aruandluse kord ja tähtajad; käsitsitöö mehhaniseerimise vahendid; seadmete, mööbli, inventari, kirjatarvete soetamise ja teenuste eest tasumise vormistamise kord; majanduse, töökorralduse, tootmise ja juhtimise alused; tööseadusandlus; Sisemised tööeeskirjad; töökaitse eeskirjad ja eeskirjad.

1.6. Üldasjade abidirektori ajutise äraoleku ajal on tema ülesanded pandud büroojuhatajale.

2. FUNKTSIOONILISED KOHUSTUSED

Üldasjade direktori assistent:

2.1. Viib läbi ja kontrollib meetmete rakendamist, mis tagavad organisatsiooni maanteetranspordi ratsionaalse kasutamise, samuti:

· Korraldab saabuvate kaupade, dokumentide ja kirjavahetuse vastuvõtmise, töötlemise, sihtkohta saatmise tööd, tagades nende ohutuse ja õigeaegse kättetoimetamise adressaatidele.

· Kontrollib vajalike transpordiliikide olemasolu, korraliku transpordi korraldust.

Võetakse kasutusele meetmed transpordiplaani täitmiseks, autojuhtide vahetuste ülesanded

· Täidab, väljastab ja aktsepteerib saatelehti ja konossemente.

· Teostab reisidokumentide registreerimist ja sõidukite ekspluatatsiooni arvestust.

· Kontrollib spidomeetri näitude ning kütuste ja määrdeainete (kütuse ja määrdeainete) vastuvõtmise õigsust.

· Tuvastab saatelehtedel juhtide poolt toimepandud liikluseeskirjade rikkumised ja teatab nendest juhtkonnale.

· Võrdleb saadud andmeid vahetustega igapäevaste tööülesannetega sõidukite käitamise kohta, tuvastab kõrvalekalded ja nende põhjused.

· Jälgib sõidukijuhtide liiklusdistsipliinist kinnipidamist, peab arvestust sõidukite käitamise üle.

· Teatab kauba saajatele nende aadressile kauba saabumise ajast.

2.2. Tagab hoolduse ja korraliku seisukorra vastavalt ettevõtte bürooruumide asukohaks oleva hoone tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse eeskirjadele ja eeskirjadele, samuti jälgib seadmete (valgustus, küte, ventilatsioonisüsteemid jne) töökõlblikkust.

2.2. Osaleb jooksva ja kapitaalremondi plaanide väljatöötamises ning ettevõtlusega seotud kulude kalkulatsiooni koostamises.

2.3. Korraldab ruumide remonti, jälgib remonditööde kvaliteeti.

Lahendab kontoritarvete, vajalike majapidamistarvete, seadmete ja inventari soetamise ja ladustamisega seotud küsimusi, varustab nendega struktuuriüksusi, samuti peab arvestust nende kulutamise ja kehtestatud aruannete koostamisega.

2.6. Kontrollib materjalide ja majanduslikuks otstarbeks eraldatud vahendite ratsionaalset kasutamist.

2.7. Jälgib büroo territooriumi heakorrastamise töid, samuti jälgib mööbli seisukorda ja õigeaegset remonti.

2.8. Tagab tulekustutusmeetmete rakendamise ja tuletõrjetehnika korrashoiu.

3. ÕIGUSED

Üldasjade asedirektoril on õigus:

3.1. Anda alluvatele töötajatele ja teenistustele juhiseid, ülesandeid mitmesugustes tema tööülesannete hulka kuuluvates küsimustes.

3.2. Kontrollida ülesannete ja töö täitmist, talituse ja temale alluvate töötajate individuaalsete korralduste ja ülesannete õigeaegset täitmist.

3.3. Nõuda ja saada ülddirektori abi tegevusega seotud vajalikke materjale ja dokumente.

3.4. Asutage suhteid kolmandate osapoolte organisatsioonide osakondadega, et lahendada tootmistegevuse operatiivküsimusi, mis kuuluvad ülddirektori abi pädevusse.

4. VASTUTUS

Üldasjade abidirektor vastutab:

4.1. Tootmistegevuse tulemused ja efektiivsus.

4.2. Suutmatus tagada oma funktsionaalsete kohustuste täitmine, samuti töötulemuste eest.

4.3. Ebatäpne teave tehtava töö oleku kohta.

4.4. Ettevõtte direktori korralduste, juhiste ja juhiste täitmata jätmine.

4.5. Abinõude võtmata jätmine tuvastatud ohutusnõuete, tuleohutuse ja muude eeskirjade rikkumiste tõrjumiseks, mis ohustavad ettevõtte, selle töötajate tegevust.

4.6. Osakonna töötajate töö- ja tulemusdistsipliini täitmata jätmine.

5. TÖÖTINGIMUSED

5.1. Ülddirektori abi tööaeg määratakse vastavalt ettevõttes kehtestatud töösisekorraeeskirjale.

5.2. Tegevusküsimuste lahendamiseks osakonna tootmistegevuse tagamiseks juhib transporti üldküsimuste asedirektor.

Juhatuse assistent on eliithalduspersonal. Suurettevõtte direktor vajab vastutustundlikku ja usaldusväärset abilist, kes viib läbi kogu korraldus- ja teabetöö. Nii lõpetab juht ebaratsionaalse aja raiskamise, askeldamise ja pisiasjadega tegelemise. Assistent omandab ettevõttes eristaatuse, sest ta on direktori usaldusisik.

Tööülesannete tõhusaks täitmiseks ei piisa algteadmiste ja oskuste omamisest, vaid teatud inimlikud omadused. Peate olema täpne, heatahtlik, isemajandav, taktitundeline, pühendunud ettevõtte huvidele. Samas tuleb valmistuda olema alluval positsioonil, suutma kohaneda olude ja ülemuse iseloomuga.

Esiteks tuleb osata austada nii juhti ennast kui ka teisi. Peate valdama juhtimise ja korralduste andmise oskust, sest teile usaldatakse lihtsate projektide järelevalve. Tööd tuleb võtta täie vastutustundega ja seda mitte karta. Kasutage oma initsiatiivi ja ärge kartke öelda ülemusele oma arvamust, kui arvate, et teil on õigus.

Hea juhiabi peamised tööülesanded on: töö dokumentatsiooniga ja korraldustöö. Teabe- ja dokumenteerimisteenused hõlmavad järgmist:
1. Koostatud dokumentide kavandite vastuvõtmine ja kontrollimine, mis antakse ülemusele allkirjastamiseks, toimetamiseks ja viimistlemiseks.
2. Ettevõtte aadressile saabuva kirjavahetuse vastuvõtmine ja edastamine vastavatele struktuuriüksustele ja konkreetsetele töötajatele. Vastuste ettevalmistamine ja saatmine.
3. Kirjade, taotluste, aruannete, aruannete ja muu juhi poolt nõutava dokumentatsiooni koostamine.
4. Arhiividokumentide pidamine ja failide turvaline säilitamine.
5. Ettevõtte töötajate töö kontrollimine, tähtaegade jälgimine.
6. Registreerimistoimiku pidamine.

Dokumentideta teenus hõlmab muid kohustusi:
1. Sõnumite vastuvõtmine ja edastamine erinevate sidekanalite kaudu.
2. Sissetulevate telefonikõnede kontrollimine, ettevõtte "nägu" vestluses klientidega, kiirete otsuste tegemine kõne tähtsuse osas.
3. Juhi töö tagamine tema töölaua korrastamisega.
4. Ülemuse koosolekute ja muude asjade ratsionaalne planeerimine.
5. Volikogude, koosolekute, koosolekute ettevalmistamine (osalejate ja dokumentide kogumine). Nende koosolekute protokollide pidamine.
6. Firmaesitluste korraldamine.
7. Juhataja isiklike soovide ja juhiste täitmine.

Nende kohustuste ulatus sõltub ettevõtte ulatusest, juhtkonnast. Suure firma direktoril on mitu abilist, kelle tööülesanded on kitsamad, kuid mitte vähem.

Juhatuse assistent on suurepärane võimalus juhtimisoskuste õppimiseks. See ametikoht võib olla teie karjääri järgmine samm.

Ettevõtte tegevjuhil on palju kohustusi. Organisatsiooni kasvades see vastutusala laieneb. Väga palju on "pööret", mille peal peab juht otseselt ettevõtte arengule suunatud probleemide lahendamise asemel aega kulutama. See vähendab spetsialisti efektiivsust. Osa ülesandeid, mis ei nõua kõrget kvalifikatsiooni, saab delegeerida peadirektori assistendile.

Tegevjuhi assistent Amet: põhifunktsioonid

Peadirektori assistendi ametikohale on raske teatud tunnuseid anda. Fakt on see, et selle spetsialisti ülesanded määratakse kindlaks tegevjuhi vajadustest lähtuvalt. Töötaja tegevus saab keskenduda ühele aspektile. Mõelge ametikohtadele, kus assistendid praktikas töötavad:

Ametnik. See spetsialist vastutab dokumentidega töötamise eest. Tema vastutusalasse kuuluvad kõned, erinevad igapäevased toimingud.
Isiklik assistent. Spetsialiseerunud tegevjuhi tööpäevade, ärikohtumiste ja konverentside korraldamisele. Spetsialist on juhiga kaasas ka töölähetustel.
peadirektori asetäitja. Töötajal on õigus teha otsuseid piiratud küsimustes.

Reeglina ühendab assistent tegelikult mitme spetsialisti funktsioone. Suurtes ettevõtetes võib tegevjuhil olla kaks abilist. Näiteks üks korraldab juhi tööaega, teine tegeleb paberimajandusega.

Assistent kuulub juhtide kategooriasse. Ta annab aru otse tegevjuhile. Nõuded, mis tavaliselt esitatakse töötajale:

Kõrgharidus vastavas valdkonnas (näiteks juriidiline).
Töökogemus kolm aastat.

Üldjuhul alluvad teised töötajad peadirektori assistendile. Tal on laialdased volitused: alates korralduste andmise õigusest kuni kontrollini erinevate osakondade töö üle.

TÄHTIS! Assistendi määramine pole sugugi liialdus. See meede võimaldab juhil keskenduda kõrget professionaalsust ja loovust nõudvate probleemide lahendamisele. “Kirik” on delegeeritud assistendile. See tõstab oluliselt nii tegevjuhi kui ka ettevõtte enda efektiivsust.

Õiguslik regulatsioon

Peadirektori abi tegevust reguleerib alljärgnev määrus:

metoodilisi soovitusi.
Harta.
Tööleping.
Juhi korraldused.
Tööjuhend.

Millised on peadirektori abi kohustused?

Tegevjuhi assistendi tööülesanded varieeruvad olenevalt ettevõtte suurusest. Väikestes ettevõtetes kontrollivad töötajad kullerite, juhtide tööd ja kontori eluhoidjat. Suurtes organisatsioonides on tegevjuhil tavaliselt kaks abilist. Üks isiklik abistaja korraldab juhi tööpäeva, teine ajab kõik muud asjad korda. Spetsialisti ülesannete loetelu võib oluliselt erineda. Igal juhul tuleks kohustused ametijuhendis kirjas olla. Mõelge näidisloendile:

Läbirääkimiste korraldamine, sh telefoni teel.
Kirjavahetuse vastuvõtt.
Koosolekute ja koosolekute korraldamine: seonduvate materjalide koostamine, määruste täitmise kontroll, protokollide registreerimine, stenogramm.
Kontroll peadirektori juhiste täitmise üle.
Paberite andmine juhatajale allkirja andmiseks.
Peadirektori külastajate vastuvõtt.
Tööreiside korraldamine (näiteks tubade broneerimine, piletite tellimine).
Tegevjuhi tulemuslikkuse tagamine.
Päevaplaani koostamine.
Tegevjuhi infotugi.
Osalemine koosolekutel ja ärikohtumistel.
Ärikohtumiste korraldamine.
Esitluste korraldamine.
Kuluaruannete koostamine.
Isiklike tellimuste täitmine.
Andmebaaside loomine, virtuaalsed esitlused arvuti abil.

Assistent on tegevjuhile lähim inimene. Tihti pole tema tööpäev normeeritud. Töötaja lahendab väga erinevaid ülesandeid, seega peavad tal olema vastavad isikuomadused.

Töötaja õigused

Peadirektori asetäitjal on järgmised õigused:

Tutvumine juhi projektide ja otsustega assistendi tegevuse kohta.
Õigus saada vajalikku teavet.
Õigus teha otsuseid ametivolituste piires.

Peadirektori abile võib anda suured volitused. Näiteks võib töötajal olla dokumentidele allkirjaõigus.

Assistendi vastutus

Assistendile määratud vastutus tuleks ametijuhendis välja tuua. Töötaja vastutab järgmise eest:

Tööjuhiste eiramine.
Tegevused, mis rikuvad Vene Föderatsiooni seadusi.
Kahju tekitamine.

Kui assistent on toime pannud üleastumise, viiakse enne vastutuse võtmist läbi uurimine. On vaja kindlaks teha süü aste. Uurimisse on kaasatud ettevõtte võtmetöötajad. Selle tulemusena koostatakse dokument. Sõltuvalt süü astmest võidakse töötajale määrata karistus. Assistendi võib ka vallandada.

Milliseid isikuomadusi assistendilt nõutakse?

Isiklikule abistajale määratakse kõige laiem valik ülesandeid. Mõned spetsialistid töötavad ühes suunas, kuid see ei kehti assistendi kohta. See nõuab multitegumtöötlust, mitmekülgsust. Mõelge isikuomadustele, mida tegevjuhi assistent peab omama:

Proaktiivne, ennetav.
Oskus ette näha tulevasi arenguid.
Tüsistuste ennetamine.
Mitmekülgsus.
Kohanemine kiiresti muutuva keskkonnaga.
Ühe või mitme võõrkeele valdamine.
Oskus töötada infovoogudega.
Oskus säilitada konfidentsiaalsust.
Oskus olukorda süstemaatiliselt analüüsida.
Võimalus pakkuda mitut lahendust korraga.
PC-oskus kesk- kuni kõrgtasemel.
Ajajuhtimise põhitõdede tundmine.
Võimalus koordineerida mitme töötaja tegevust.
Diplomaatia.
Suhtlemisoskus ja oskus konflikte lahendada.
Operatiivne töö suurte teabemahtudega.
Hea mälu.
Prioriteedi seadmise oskus.

Assistent peab olema pädev, stressile vastupidav. Soovitav on lähedaste erialade tundmine (näiteks õigusteaduse aluste tundmine).

Millal vajab tegevjuht isiklikku abistajat?

Assistent palgatakse, kui tegevjuhil on suur kohustuste loetelu. Isegi kui juht saab käsil olevate ülesannetega hakkama, võib suurem osa "kärbist" tööd aeglustada. Just igapäevaste asjadega tegelemiseks palgatakse assistent. Reeglina kutsutakse neid töötajaid suurettevõtetesse. Väikeste organisatsioonide tegevjuhid saavad kogu tööga ise hakkama.