Optima töövoog, mille on välja töötanud Optima. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide "Boss referent" ja "Directum" võrdlev analüüs Süsteemi bossi referendi funktsionaalne struktuur

EDMS on keskendunud selle osa vajadustele kommerts- ja valitsusorganisatsioonid kes valivad EDMSi ennekõike regulatsioonide juurutamiseks ja toetamiseks, mis tagavad kiire otsustamise ja kontrolli nende rakendamise üle.

Selliste organisatsioonide juhid peavad EDMSi rakendamist kui vajalik tingimus: a) organisatsioonide juhitavuse suurendamine, b) organisatsiooni terviklikkuse säilitamine äritegevuse kasvu ja laienemise tingimustes, c) organisatsioonidele võimaluse andmine kiiresti muutuda vastavalt välisnõuetele ja lahendada sisemised ülesanded arengut.

Projekti tulemused

EDMS BOSS-Referenti juurutamise projektide käigus lahendatakse järgmised põhiülesanded:

• Organisatsioonis vastuvõetud dokumendivoo regulatsiooni analüüs ja selgitamine. Regulatsioonide puudumisel töötatakse need välja.
• Kinnitatud kontoritöö ja dokumendivoo eeskirjade rakendamine EDMS-is.
• Kirjavahetuse automatiseerimine.
• Toimivusdistsipliini jälgimise protseduuride väljatöötamine ja rakendamine.
• Lõppkasutajate koolitamine EDMS-is töötamiseks vastavalt eeskirjadele.
• Kliendi spetsialistide koolitamine regulatsioonide seadistamisel, kohandamisel ja väljatöötamisel elektrooniline dokumendihaldus.

BOSS-Referent EDMS-i kasutuselevõtu tulemusena saavad organisatsioonid juhtimisstruktuuridena võimaluse muutuda oluliselt kontrollitavamaks, kohanemisvõimelisemaks ja seeläbi konkurentsivõimelisemaks.

Rõhk juhtimisel

BOSS-Referent EDMS, millel on pikaajaline kasutuskogemus riigiasutustes, sisaldab täiustatud funktsioone kirjavahetuse ja tellimustega töötamiseks. Seetõttu pandi uue, kolmanda versiooni väljatöötamisel rõhku dokumentide otsustusprotseduuride automatiseerimisele.

Need jõupingutused on rakendatud süsteemi kahes uues moodulis: "Otsuste tegemise seadistamine" ja "Otsuste tegemine", kasutades töövoomehhanisme. Esimene neist võimaldab kiiresti luua ja muuta dokumentidega töötamise elektroonilisi eeskirju, teine ​​annab lõppkasutajatele nende kallal tööd.

Uued BOSS-Referent EDMS-i moodulid hõlmavad kolme dokumentidega töötamise protsessi:

• dokumendi koostamine (loomine ja kinnitamine), s.o otsuse koostamine, mis fikseeritakse dokumendis;
• reaalne dokumendi kohta otsuse tegemine (allkirjastamine, kinnitamine).
• dokumendis sisalduva otsuse täitmine (dokumendi registreerimine, adressaadile saatmine, juhiste vormistamine, tutvumine, levitamine).

See lähenemine tagab võimaluse jälgida organisatsiooni tulemuslikkust kõikidel vastuvõtmise ja rakendamise etappidel. juhtimisotsused, sealhulgas geograafiliselt hajutatud struktuurides.

Kohandatud lahendus ja konstruktor

BOSS-Referent v.3 EDMS on kombinatsioon valmis kohandatud lahendusest ja konstruktorist, mis võimaldab projekti käigus automatiseerida sellele kliendile omaseid töövooprotseduure.

• EDMS BOSS-Referenti kohandatava tuuma moodustavad põhivarustus süsteemid standardsed elektroonilised eeskirjad üldiste haldusdokumentide töövoo jaoks: lepingud, märgukirjad, taotlused, kirjad ning korraldus- ja haldusdokumendid.
• Süsteemi kohandamine kliendi eripäraga arvestamiseks seisneb spetsiaalsete dokumentide standardsete töövoo reeglite kujundamises süsteemi valmisplokkidest - dokumentide edastamise etapid (koostamine, kinnitamine, registreerimine jne), kinnitamise plokid (paralleelsed). , järjestikune, üleminekutega vastavalt tingimustele) ja kaardidokumendid. Disain teostatakse IBM toodete abil - Lotus Domino Designer ja Lotus Workflow Architect.

Kliendi spetsialistid (kui neil on vajalik kvalifikatsioon) saavad muuta sisseehitatud töövoo protseduure ja luua uusi eriprotseduure või kohandatud arendus– Aplana ja selle sertifitseeritud partnerite töötajad.

1.2 Bossi referents-EDMS-i kirjeldus

EDMS-i BOSS-Referenti kasutamine juhtimisprotsess toob kaasa ettevõtte dokumentide liikumise optimeerimise, organisatsiooni juhtkonna otsuste tegemise kiirendamise ja juhtimise kvaliteedi paranemise, juhtimisdistsipliini ja personali efektiivsuse paranemise. Boss-Referenti elektrooniline dokumendihaldussüsteem tasub end ära 6 kuu kuni 2 aasta jooksul.

Programm BOSS-Referent aitab korraldada dokumendivoogu vastavalt kvaliteedijuhtimissüsteemi standarditele ning on usaldusväärne abiline juhtimisülesannete lahendamisel.

Süsteemi kasutamine:

Võimaldab maksimaalselt keelduda pabertöövoost;

Aitab optimeerida tööd lepingute, rakendustega;

Korraldab tõhus juhtimine projektid;

Parandab kontrolli ülesannete ja juhtkonna juhiste täitmise üle.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi BOSS-Referent juurutamisel riigi- ja võimustruktuurides luuakse alus väliskasutajatega teabevahetuse loomiseks vastavalt tüübile " e-valitsus» ja portaalide töö korraldamine avalikke teenuseid. Tarkvaratoode BOSS-Referent tagab tegevuse läbipaistvuse ja tõstab riigi pakutavate teenuste kvaliteeti. Süsteem võimaldab vähendada eelarvelisi kulutusi valitsusasutuste ülalpidamiseks, tõsta juhtimise tootlikkust ja efektiivsust ning paremini kontrollida täidesaatvat distsipliini. Eraorganisatsioonides tõstab süsteemi loomine juhtimisotsuste efektiivsust, personali tootlikkust, vähendades dokumendi menetlemiseks ja vajaliku info otsimiseks kuluvat aega.

EDMS BOSS-Referentil on mitmeid vaieldamatuid eeliseid, nimelt:

Ühtse infovälja loomine laia harustruktuuriga organisatsioonides;

Kiire juurutamine koos kohandamisega organisatsiooni nõuetele koos kliendispetsialistide kaasamisega nende küsimuste lahendamisse;

Mugav ja juurdepääsetav liides võimaldab organisatsiooni töötajatel lühike aeg valdama tööd süsteemis;

Kasutajate tõhus töö toimub kliendi Lotuse ja veebi kaudu;

Süsteemi töökindel töö, tugi ja haldus kõigis filiaalides ühest keskusest ööpäevaringselt;

Liikluse vähendamine hajutatud keskkonnas töötamisel;

Laialdased võimalused süsteemi kasvuks kasutajate arvu, dokumenditüüpide, saitide osas;

Kõrge infoturbe tase;

Rikkalik ja edukas juurutamiskogemus, arendajate professionaalsus;

Atraktiivne ja taskukohane hind juures kõrge kvaliteet süsteemi toimimine.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi loomine ettevõttes sisaldab ostu nõutav summa litsentsid, töö süsteemi formuleerimisel ja juurutamisel, personali koolitus, süsteemi toe ja hoolduse korraldamine. BOSS-Referent partnerid müüvad litsentse lõppkasutajatele. Vajalik on osta programmi BOSS-Referent litsentsid ja IBM Lotus Notes/Domino platvormi litsentsid vastavalt süsteemi kasutajate arvule.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtu tulemusena saab organisatsioon võimaluse dokumendivoos korda seada, vähendada dokumentide menetlemiseks kuluvat aega ning parandada kontrolli dokumentide täitmise üle. Ettevõtte juhtkonna otsuste tegemise efektiivsus tõuseb tänu kiirele vajaliku info otsimisele. Konkurentsis on oluline aspekt teabe turvalisus, mida BOSS-Referent EDMS pakub täies mahus. Ühtse inforuumi loomine parandab ametiasutuste omavahelist suhtlust, muudab riigistruktuuride tegevuse läbipaistvamaks.

Süsteemi baasil üles ehitatud elektrooniline dokumendihaldussüsteem dokumentatsiooni tugi BOSS-Referendi haldust saab tinglikult kujutada mitme kihi kombinatsioonina.

BOSS-Referent süsteem koosneb järgmistest moodulitest:

Serveri riistvara, klienditööjaamad, kohtvõrgud, modemid, printerid, skannerid, katkematu toiteallikad ja muud tehnilised vahendid.

Joonis 1 - Haldusdokumentatsioonisüsteemi BOSS-Referent kihid

Operatsioonisüsteem: võrgu operatsioonisüsteem Windows, Linux ja muud transpordiprotokollid, mis ühendavad kogu riistvara üheks kompleksiks.

Lotus Notes/Domino on rakendustarkvara platvorm, mis on võrgu operatsioonisüsteemi lisandmoodul ja sisaldab tööriistu dokumentide salvestamiseks, andmete paljundamiseks (sünkroonimiseks), täistekstiotsinguks, Meil ja muud olulised mehhanismid.

BOSS-Referent - rakendatakse omavahel ühendatud tarkvara moodulid töötades Lotus Notes/Domino keskkonnas ning toetades juhtimis- ja osaliselt ka funktsionaalse töövoo äriprotsesse.

Organisatsiooniline ja regulatiivne tugi: eeskirjad, tööreeglid, juhised kasutajatele ja süsteemiadministraatoritele jne.

BOSS-Referent sisaldab komplekti omavahel ühendatud alamsüsteeme, mis on loodud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi ja kontoriautomaatika loomiseks.

Joonis 2 - Elektroonilise dokumendihalduse "BOSS-Referent" struktuur

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem BOSS-Referent on suurepärane näide sellest, kuidas kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistid neile pandud ülesannetele lähenevad. Selle töötas välja BOSS-Referent haldustöövoo ja kontoritöö automatiseerimiseks. 1996. aastal asutatud EDMS BOSS-Referent on täna üks juhtivaid ettevõtteid. Venemaa turg ECM klassi lahendused (Enterprise Content Management). Kõigist 2008. aastal installitud EDMS-i töökohtadest rakendati 25%, st iga neljas, süsteemis BOSS-Referent (vastavalt DSS Consultingu avaldatud EDMS-i turu-uuringu andmetele).

BOSS-Referenti platvormil ehitati föderaalriigis Venemaa suurim EDMS maksuteenus RF (FTS) - rohkem kui 85 000 kasutajat ja MTS ettevõttes - süsteem ühendab rohkem kui 25 000 töötajat.

Ülaltoodud faktid selgitavad üsna täielikult, miks Internetist otsides on sõna "boss-referent" peaaegu kohe pärast referendi või abisekretäri elukutse kirjeldust ja sõna "boss" tekkelugu möödas. koos artiklitega nende samade ülemustega suhtlemise kohta ametialane tegevus, leiate selle toote linke.

Põhiekraan annab kasutajale visuaalselt ettekujutuse asjade hetkeseisust. Töötajal on lihtne hinnata vahetute tööülesannete arvu ja olemust, tema poolt menetlemiseks saabunud posti ja dokumentide mahtu ning soovi korral liikuda edasi konkreetse dokumendi, kirja või ülesande juurde. Uued ülesanded ei jäta töötajat üksi enne, kui need on lõpetatud.

Joonis 3 – programmi põhiekraan

Programmi üks eesmärke on hoida töökoht puhtana ja korras. Tavaliselt töötab kasutaja mitmekümne dokumendiga. Kuvatavate dokumentide arvu piiramiseks kasutatakse koos töötavaid raadionuppe, mis ei muuda kardinaalselt konteksti, vaid viimistlevad dokumentide loendi hetkevaadet.

Joonis 4 – Tellimiskuva

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi BOSS-Referent kasutajad on osariigi föderaal- ja piirkondlikud ametiasutused ühtsed ettevõtted, äriettevõtted, sealhulgas nii suure harustruktuuriga osalused kui ka väikesed organisatsioonid.

Dokumendihalduse automatiseerimine BOSS-Referenti abil toob kaasa töötajate tootlikkuse tõusu, hõlbustades juurdepääsu teabele juhtimisotsuste tegemiseks, parandades tulemuslikkust ja sellest tulenevalt ka juhtimiskvaliteedi üldist paranemist.

EDMS BOSS-Referenti lahendatud haldusülesanded:

Korraldada tõhus töö lepingutega;

Muuta ettevõtte sisemine dokumendivoog võimalikult paberivabaks;

Automatiseerida föderaal- või piirkondlike ametiasutuste töövoogu;

Tagada kvaliteedikontroll juhtide juhiste täitmise üle;

Tõsta rakendustega töötamise efektiivsust;

Luua kvaliteedijuhtimissüsteemis dokumendihaldus.

Pole üllatav, et sageli sisestatakse "boss referent" päringud otsingumootorid esindajatele meeldib äriorganisatsioonid ja jõustruktuurid.

EDMS BOSS-Referenti rakendamine annab järgmised tulemused:

Avalike teenuste kvaliteedi parandamine;

Tulemusdistsipliini parandamine, juhitavuse suurendamine;

Tegevuse läbipaistvuse ja avatuse suurendamine;

Valitsusorganite töö tagamise kulude vähendamine;

Integreeritud aluse loomine infosüsteem"elektroonilise valitsemise" tüüp (osakondadevaheline dokumendihaldus, EAR-id, arhiivid, avalike teenuste portaalid).

Süsteemi tasuvusaeg on kuus kuud kuni 2 aastat.

Personali olemasolu ja liikumise arvestuse automatiseerimine

Juhtimine mis tahes tõhusalt tegutsev ettevõte pöörab märkimisväärset tähelepanu personalipoliitika. Personaliarvestus ja planeerimine on lahutamatud lahutamatu osaühtne ettevõtte juhtimisprotsess...

Automatiseeritud infosüsteemid ettevõtte personalijuhtimiseks

Kahtlemata üks levinumaid kodumaiseid tooteid Venemaa turul automatiseeritud süsteemid personalijuhtimine on BOSS-Kadrovik, mille on välja töötanud ja edukalt edendanud IT...

Rakendamine infotehnoloogiad organisatsiooni juhtimisprotsessis

Kompleksse integreeritud juhtimissüsteemi BOSS funktsionaalsus hõlmab kõiki organisatsiooni peamisi äriprotsesse: - juhtimist ja raamatupidamist - finantsjuhtimist - personalijuhtimist - logistikat - turundust ja ...

Sekretär-referendi tegevus aastal kaasaegne organisatsioon

Naine ja äri

Ideaalse naise portreed kujutasid M. Hening ja A. Jardin. See on särav isiksus, ta on naiselik, mitte julm ja mitte külm, intellektuaalselt ja füüsiliselt aktiivne, ta teeb ise otsuseid ...

IT Co. Group ja selle partnerid on ellu viinud märkimisväärse hulga projekte BOSS-Referenti platvormil põhinevate elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide loomiseks erinevate tegevusalade, mastaapide ja omandivormide ettevõtetes...

Boss-Referent elektrooniline dokumendihaldussüsteem

Föderaalne kinnisvarakatastri agentuur (Rosnedvizhimost) on föderaalne agentuur täitevvõim...

Strateegiline juhtimine organisatsioon Ernst & Youngi näitel

Ernst&Young on nüüdseks ülemaailmne riiklike audiitorfirmade partnerlus. Suurim neist tegutseb USA-s. Ettevõttel on 709 esindust 140 riigis üle maailma...

Elukutse olemus "referent"

1.1 Spіvvіdnoshnja ponyattya "sekretär", "sekretär-referent" ja "tuttav kerіvnik" Nahatööstuses, organisatsioonides, ettevõtetes tegeleb sekretär haldustegevuse dokumenteerimisega, dokumentaalmassiivide korraldamisega...

Elukutse olemus "referent"

Elukutse olemus "referent"

Praktikutele ja sekretäridele-referentidele endile, kes voldivad ja koostavad teenistusdokumente, on oluline: teadmine ettevõtluse normatiivaluste kohta. Järgmine määramine...

Kasutades arendajate ametlike veebisaitide süsteemide dokumentatsiooni, on võimalik neid programme omaduste järgi võrrelda.

Üldine informatsioon programmid on toodud tabelis 1.

Tabel 1. Üldine teave programmide "Boss Referent" ja "Directum" kohta

Võrdlusvalikud	Programm "Boss Referent"	Programm "Directum"	Lisainformatsioon
1. Serveri operatsioonisüsteem	Windows Server (2000, 2003),	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Parem bossi referent
2. Kliendi operatsioonisüsteem	Windows (2000, XP, Vista, 7), Linux, MacOS	Windows (XP, Vista, 7)	Parem bossi referent
3. Töötamise vahendid mobiilseadmed			Parem Directum
4. Integratsiooni võimalus	1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory, Open Office	Parem Directum
5. Demoversioon			Parem bossi referent

Esimesed kaks võrdlusvõimalust on serveri operatsioonisüsteem ja kliendi operatsioonisüsteem. EDMS "Directum" ühildub erinevalt EDMS-ist "Boss-Referent" väiksema arvu operatsioonisüsteemidega.

Kolmas parameeter "Tööriistad mobiilseadmetega töötamiseks" kinnitab "Directum" EDMS-i eelist tänu võimalusele kasutada programmi Mobiiltelefonid, tahvelarvutid jne, kuid ei ole dokumendihalduse jaoks piisavalt oluline funktsioon.

Neljas parameeter "Integratsioonivõimalus" näitab, et mõlemal süsteemil on võimalus integreerida erineva suurusega ettevõtetes laialdaselt kasutatavate kolmandate osapoolte programmidega, nagu MS Office ja 1C, kuid Directum EDMS-i saab integreerida suure programmide arv.

Programmide demoversioon (parameeter nr 5) on olemas ainult EDMS-is "Boss-referent".

Tabel 2. Programmide "Boss-Referent" ja "Directum" tehnoloogilised võimalused

Võrdlusvalikud	Programm "Boss Referent"	Programm "Directum"	Lisainformatsioon
1. Dokumentide registreerimine
2. Loo dokumente olemasolevate põhjal
3. Registreerimine meililt
4. Dokumentide registreerimine MS Office'ist
5. Registreerimine skannerist
7. Töö mustanditega
8. Töötamine dokumentidega Off-Line režiimis.
9. Kaugjuurdepääs
11. Volituste delegeerimine (alaline või ajutine)

Nende programmide tehnoloogiliste võimaluste võrdlemisel valiti võrdluseks välja 11 parameetrit.

Dokumentide registreerimine mis tahes töövoosüsteemi põhifunktsioonina on olemas mõlemas programmis.

Teine parameeter võrdluseks - "Olemasolevate põhjal dokumentide loomine" puudub mõlemas EDMS-is, mis on programmide oluline puudus.

Dokumentide registreerimine meili teel on mugav funktsioon, mis säästab aega ja on saadaval mõlemas programmis.

Neljas parameeter "Skannerilt registreerimine" on mõlemas EDMS-is vaid osaliselt olemas.

Võrdlusparameeter nr 5 "Dokumentide registreerimine MS Office'ist" on "Directum" EDMS-is osaliselt olemas, mis annab siinkohal eelise.

Meililisti moodustamine on olemas nii EDMS-is "Boss Referent" kui ka "Directumis", mis hõlbustab kontaktide loendi koostamist ja hõlbustab sõnumite saatmist inimrühmadele. erinevaid märke klassifikatsioon.

Töö mustanditega on täielikult tagatud mõlemas võrreldavas EDMS-is.

Off-Line toimimine näib olevat võimalik ainult "Directumis". See funktsioon on eriti oluline ja lihtne kasutada, kuna. pakkuja ei garanteeri alati katkematut juurdepääsu Internetile ja tänu sellele võimalusele on dokumendid alati redigeerimiseks saadaval.

Parameeter "Kaugjuurdepääs" on jälle olemas ainult EDMS-is "Directum". See funktsioon on suur eelis esinejatele, kasutades kaugjuurdepääs EDMS-ile saab kasutaja saada ajakohast teavet igal ajal ja igal pool.

Volituste delegeerimine (alaline või ajutine) on olemas mõlemas EDMS-is, kuid piiratud ulatuses. Sellel funktsioonil on suur tähtsus: võimaldab teil määrata esinejate kontodele juurdepääsuõigused, hõlbustab teabe edastamist, kui töötaja läheb puhkusele või kui ta vallandatakse.

Tabel 3. Programmide "Boss-Referent" ja "Directum" teenindusvõimalused

Kõigi kolme võrdlusparameetri puhul näitasid mõlemad programmid samu tulemusi, mis näitab, et nende EDMS-i teenindusvõimalustes pole põhimõttelisi erinevusi. Mõlemal süsteemil on otsing atribuutide ja muude parameetrite järgi, võimalus kombineerida erinevat tüüpi otsinguid ühes otsingupäringus, otsingutulemuste eksportimise funktsioon kolmandate osapoolte rakendustesse.

Tabel 4. Programmide "Boss-Referent" ja "Directum" turvafunktsioonid

Õiguste määramine kasutaja poolt ja õiguste määramine kasutajarühmade kaupa on olemas mõlemas programmis.

"Ajutiste õiguste väljastamine" on osaliselt saadaval EDMS-is "Boss-Referent" ja täielikult võimalik "Directumis".

Tööriistad süsteemi protsesside jälgimiseks on olemas mõlemas programmis, kuid süsteemis pole "Directum" demoversioonis saadaval.

"Saadaval tarkvara tööriistad dokumentide terviklikkuse kontroll" puudub mõlemas süsteemis, mis on oluliseks puuduseks turvalise töövoo tagamisel.

Süsteemi BOSS-Referent eesmärk

BOSS-Referent süsteem on loodud juhtimise töövoo ja kontoritöö automatiseerimiseks. Selle tarbijad on äriettevõtted, föderaalriigi ühtsed ettevõtted, valitsusorganid ametiasutused.

Süsteemi juurutamise peamised tulemused on:

• - Organisatsiooni juhitavuse suurendamine. Esinemisdistsipliini uus tase.
• - Ettevõttesisese suhtluse eeskirjade toetamine. Otsuste tegemise kiiruse suurendamine.
• - Tingimuste loomine teadmiste ja teabe vahetamiseks. Organisatsiooni protsesside, toodete ja teenuste täiustamine.

BOSS-Referent süsteemi eelised

• - vahendid ühtse teabe- ja haldusruumi loomiseks mis tahes keerukusega organisatsioonidele: hajutatud, mitmetasandiline, funktsionaalne ja disainitud.
• - Keeruliste dokumentide kinnitamise marsruutide tugi.
• - Lahenduse väljatöötamine. Automatiseerige kiiresti äriprotsesse sisseehitatud dokumentide töövoogudega, mis on kohandatavad ja kohandatavad.
• - Usaldusväärne töö, kõrge jõudlus, lihtne haldus ja skaleerimine, juurdepääs veebile.
• - Infoturbe tööriistade olemasolu. Juriidiliselt olulise elektroonilise dokumendihalduse süsteemi ülesehitamise võimalus BOSS-Referendi baasil.
• - Kasutajate arendamise lihtsus.
• - Süsteemi edukas kasutamine Venemaa juhtivate ettevõtete ja organisatsioonide poolt.

Süsteemi funktsionaalsus

Süsteem BOSS-Referent pakub protsesside automatiseerimist:

• - dokumentatsiooni toetamine otsuste tegemisel, sh dokumendi kavandi koostamine, selle kinnitamine, kooskõlastamine ja arhiivi saatmine;
• - täidesaatva distsipliini, sealhulgas juhiste moodustamise protsesside ja nende täitmise kontrollimise kontroll;
• - Sissetulevate ja väljaminevate kirjadega tegelemine.

Neid funktsioone saab rakendada organisatsioonides ja ettevõtetes, millel on mitmetasandiline, geograafiliselt jaotatud ja funktsionaalne disainistruktuur.

Automatiseeritud funktsioonid

• - Dokumentatsiooni tugi otsuste tegemisel:
• - Kinnitatud määruste automatiseerimine ja nende muudatuste haldamine.
• - Lõppkasutajate töö korrashoid vastavalt eeskirjadele.
• - reeglite alamjada nende kasutamise ajal "lennult".
• - Dokumentide läbimise kontroll vastavalt määrustele: kuupäevad, viisad, dokumentide versioonid ja muudatused.
• - Komplekssete sobitusskeemide tugi: paralleelne, jada, üleminekutega tingimuste järgi.
• - Töötamine dokumentide versioonide ja redaktsioonidega.
• - Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide töötlemine:
• - aastal saabunud kirjavahetuse registreerimine erinevat tüüpi. Dokumentide sidumine "küsimuse järgi".
• - Otsuste kehtestamine. Dokumentide edastamine organisatsioonisiseselt kohandatavate marsruutide kaudu.
• - Komplekssete registreerimisnumbrite tugi.
• - Mitme büroo töö tagamine.
• - distsipliini täitmise kontroll.
• - Kiire juurdepääs uute ja varem loodud tellimustega seotud dokumentidele.
• - Käskude vormistamine, täitjate nimekirja ja korralduste täitmise tähtaegade korrigeerimine.
• - Ajastuse jälgimine ja juhiste täitmisega seotud töö.
• - Tellimuste täitmise ja dokumentide menetlemise seire ja statistika.
• - Kompleksi tugi organisatsioonilised struktuurid ettevõtted ja organisatsioonid.
• - Andmete säilitamine organisatsioonide alluvate ettevõtete, allüksuste ja töötajate kohta.
• - Toetus usaldusisiku mehhanismidele, volituste delegeerimisele ja kombinatsioonidele.
• - Töötajate õiguste haldamine dokumentide koostamiseks, kinnitamiseks, allkirjastamiseks, registreerimiseks jne.

Funktsionaalne struktuur BOSS-Referent süsteemid

Lisafunktsioonid

Raport "sMani aruannete generaator

Aruanne "sMani aruannete generaator Lotus Notes'i jaoks (arendatud Aplana) võimaldab koostada keerulisi aruandeid mis tahes Lotus Notesi rakenduste kasutajatele ja eriti elektroonilise dokumendihaldussüsteemi BOSS-Referenti kasutajatele.

Aruande "sMani saab ühendada mis tahes kujundusega Lotus Notesi andmebaasiga. See töötab aruannete koostamisel suvaliste parameetritega ja teostab makrode automaatset töötlemist. Aruandegeneraator võimaldab salvestada näidisaruandeid nende hilisemaks taaskasutamiseks, samuti eksportida aruandeid MS Excel, MS Word, HTML ja tavaline tekst.

Programmi Report "sMan" potentsiaalsetele partneritele ja kasutajatele annab Aplana võimaluse testimisrežiimis töötada ühe kuu jooksul.

Skaneerimis- ja tekstituvastussüsteemid

BOSS-Referent süsteem on integreeritud ABBYY FineReaderi (versioon 4.0 või SE 7.0) ja CuneiFormi (versioon 10 ja uuem) skaneerimis- ja tekstituvastussüsteemidega. Integratsiooni olemasolu võimaldab teil korraldada dokumentide kiire automaatse teisendamise paberilt elektrooniline vorm ja lihtne süsteemi siseneda.

BOSS-Referent pakub kolme võimalust skannimisvahendite kasutamiseks elektroonilistes dokumendihaldus- ja kontoriautomaatikasüsteemides:

• - Töölauaskanneri kasutamine üksikute skaneeringute korraldamiseks. Soovitatav on kasutada organisatsioonides, kus on vähe sissetulevaid dokumente.
• - Võrguskannerite kasutamine töörühmade jaoks
• - Voogedastusliini kasutamine, mis tagab dokumentide kiire automaatse teisendamise pidevas voogesituse režiimis elektrooniliseks vormiks. Selline skaneerimine toimub vöötkooditehnoloogia abil ja seda soovitatakse kasutada suure sissetuleva kirjavahetusega organisatsioonides, mille juhtimisaparaadi struktuur on geograafiliselt jaotatud, ministeeriumide ja osakondade keskasutustes.

Faksiserver Lisafaks

Süsteemi BOSS-Referent integreerimine ExtraFax faksiserveriga (firma Extracomm Technologies Inc.) annab võimaluse saata ja vastu võtta fakse ja e-kirju, suunata sissetulevaid sõnumeid, arvutada liikluskulusid sisseehitatud arveldussüsteemi abil ja ka teostada palju kasulikke funktsioone faksidega töötamiseks.

Kasutajad pääsevad juurde ExtraFaxi serverile tavalise Lotus Notesi kliendi, mis tahes veebibrauseri kaudu või "printida dokumente faksimiseks" mis tahes Windowsi rakendusest, kasutades ExtraFax Print-to-Fax draiverit.

Kliendi saidi seaded, mida saab teha standardse Notesi kliendi ja Interneti kaudu, võimaldavad teil valida faksipäiseid ning saata sõnumeid ajastatud ja prioriteedi alusel. Windowsi rakendustest dokumentide printimisel saab sihtkoha valimiseks kasutada Domino serveri aadressiraamatuid.

Väga kasutajasõbralik: ühtne mehhanism fakside ja e-kirjade saatmiseks, võimalus saata Windowsi keskkonnast dokumente faksile ühe hiire parema nupu klõpsuga, samuti automaatselt saadetud teated fakside saatmise tulemuste kohta. Sissetulevate sõnumite suunamine, individuaalsete ja kollektiivsete faksipäiste seadistamine ning sisseehitatud arveldussüsteem võimaldavad korraldada grupitööd faksidega. Programm annab võimaluse eristada faksidega juurdepääsuõigusi - faksidega töötamiseks (loomiseks, lugemiseks, kustutamiseks, edastamiseks jne) ning fakside saatmiseks kaug- või rahvusvaheliste liinide kaudu.

Süsteemi koostis

BOSS-Referendi baasil ehitatud elektroonilist dokumendihaldussüsteemi saab tinglikult kujutada mitme kihi kombinatsioonina:

• - "riistvara" (serverid, klienditööjaamad, võrgud jne) ja platvorm (võrgu operatsioonisüsteem Windows/Linux/Sun ja transpordiprotokollid), mis ühendab kogu "riistvara" üheks kompleksiks
• - IBM Lotuse tehnoloogia – tehnoloogiline platvorm, mis on "lisand" üle võrgu operatsioonisüsteemi
• - süsteem BOSS-Referent, mis on Lotus Domino rakendus, mis koosneb nsf-vormingus andmebaasidest.

Tehnoloogilised omadused

1. Geograafiliselt hajutatud organisatsioonide töö toetamine

Süsteemi arhitektuur võimaldab teil süsteemi juurutada mitmel Lotuse serverite sõltumatul struktuuril ja eelkõige korraldada tööd Lotus Domino R6.5X serverite kõige keerukama konfiguratsiooniga - "kahetasemelise tärni" topoloogias. Kaks radiaalset serverit, mis kuuluvad samale vanemserverile ja "näevad" seda, saavad teabepakette otse vahetada.

2. Reaalse levitamise toetus

Süsteemi eripäraks on geograafiliselt hajutatud organisatsioonide töövoo haldamise ja kontoritöö protseduuride toetamine.

• - Süsteem saadab automaatselt: a) kõigile kooskõlastusprotsessis osalejatele kokkulepitud dokumendi kavandi koopia, b) dokumendi koostamise (otsuse tegemise) eest vastutavale isikule viisad ja kooskõlastusel osalejate kommentaarid, lisadokumendid.
• - Pärast kinnitamise lõpetamist uuendab süsteem dokumendi olekut ja teavitab sellest kõiki kooskõlastusprotsessis osalejaid.
• - Tutvumise etapp lõpeb dokumendi (ja kõigi selle koopiate) automaatse saatmisega arhiivibaasidele.

Kõikidel mustandi kallal töötavatel töötajatel on igal ajal selle kehtivad koopiad, neil on info dokumendi oleku kohta ning samuti on võimalik vaadata teemaga seotud infot - kooskõlastamise käigus tekkinud kommentaare, juhiseid jms.

3. Andmeedastuse tõhusus ja usaldusväärsus

Andmete edastamisel hajutatud struktuuris kasutatakse põhimõtteliselt uusi mehhanisme erinevatele territooriumidele (serveritele) installitud süsteemikonfiguratsioonide interaktsiooniks. BOSS-Referenti versioonis 3 kasutatakse replikatsioonimehhanismi ainult viite- ja sõnastikuandmete sünkroonimiseks. Funktsionaalsete andmete edastamiseks, mis moodustavad sageli dokumendikimpe (räägime konkreetse dokumendikaardiga seotud failide komplektist, juhistest, kinnitusviisadest, tutvustusest jne), kasutatakse otse andmeedastusmehhanismi pistikupesa ühenduse kaudu. XML-pakett.

See mehhanism, mis on hajutatud keskkonnas dokumentide kinnitamise ja tutvumise protsesside aluseks, tagab: 1) garanteeritud ja ökonoomse dokumendipakettide kohaletoimetamise (ainult vajalikesse serveritesse) kõigile dokumendiga töötamisel osalejatele, 2) vähendades andmeedastuskanalite koormus ja 3) oluliselt lihtsustatud süsteemihaldus: serveri juurdepääsuõiguste ja replikatsiooni seadistuste jaoks pole vaja teha keerukaid seadistusi.

4. Keeruliste organisatsiooniliste struktuuride tugi

Süsteem toetab läbimõeldud mehhanisme ametikohtade kombineerimiseks, volituste delegeerimiseks ja asendusteks. Ametikohtade ühendamise mehhanism on võtmeks EDMS-i kasutamisel organisatsioonides, kus lisaks funktsionaalsetele üksustele on ka disainikoosseisud. Iga töötaja jaoks on määratud dokumentide töötlemise rollide loend (kinnitamine, kooskõlastamine jne), samas kui kasutajal võivad olla erinevad rollid funktsionaalüksuses, kus ta töötab, ja projektides, milles ta osaleb. Konkreetse dokumendi töötlemisel võtab kasutaja vastu ja töötleb dokumente vastavalt oma rollile dokumendis märgitud osakonnas.

5. Töötamine dokumentide versioonide ja redaktsioonidega

Dokumendikaardid ja lisatud failid on salvestatud erinevatesse andmebaasidesse. See võimaldas rakendada dokumentide versioonide ja redaktsioonidega töötamise mehhanismi, mida kasutatakse laialdaselt dokumentide kinnitamise, allkirjastamise ja kinnitamise etapis.

6. Süsteemi paindlikkus

Süsteemi tööriistad, sealhulgas töövoomehhanism, võimaldavad teil kiiresti muuta olemasolevaid dokumendivoo mustreid, samuti kiiresti rakendada töövoogu uutele dokumentide töötlemisega seotud äriprotsessidele. Süsteemi ehitusplokkidega on võimalik kiiresti ellu viia näiteks läbiviimise otstarbekuse üle otsustamiseks vajalike dokumentide menetlemine. tutvustusi, laenu eraldamine (pankades) jne.

7. Vastupidavus

BOSS-Referent toetab tööd Domino tarkvaraklastris, mis koosneb kahest serverist – põhi- ja varuserverist. Peaserveri, milles kasutajad töötavad, rikke korral lülitatakse nad automaatselt ümber varuserverile (kui andmebaasid uuesti avatakse). Kui esmane server on taastatud, vahetab administraator kasutajad tagasi.

8. Esitus

Süsteemi kõrge jõudluse andmemahtude dünaamilise kasvu olukorras tagab arhiveerimismehhanism, mis edastab dokumendi selle serveri arhiivi, kus see loodi, salvestades samal ajal arhiivikoopia automaatselt teistesse serveritesse. Suur jõudlus saavutatakse ka tänu "kergete" dokumendikaartide ja neile lisatud failide eraldi hoidmisele ning juurdepääsule uusimatele tarkvaratööriistadele.

9. Veebijuurdepääs

Organisatsioonide jaoks, kes ei kasuta Lotust ettevõtte standardina, on alternatiivne juurdepääs funktsionaalsust süsteemid - kasutades Internet Exploreri versiooni 5 ja uuemat. Need organisatsioonid peavad süsteemiadministraatorite tööjaamadesse installimiseks ostma ainult Lotus Notesi CAL-id.

10. Manustamise lihtsus

Lotus Domino/Notesi platvorm võimaldab teil süsteemi samaaegselt täiustada ja seda organisatsiooni alamstruktuuridesse kopeerida. On olemas mehhanismid, mis võimaldavad teil süsteemi üleöö värskendada kõigis geograafiliselt hajutatud organisatsiooni kontorites. Töötajate nimekirjade haldamise hõlbustamiseks on süsteem integreeritud LDAP kataloogidega.

EDMS Boss-Referendi kirjeldus

BOSS-Referent EDMS-i kasutamine juhtimisprotsessis toob kaasa ettevõtte dokumentide liikumise optimeerimise, organisatsiooni juhtkonna otsuste tegemise kiirenemise ja juhtimise kvaliteedi paranemise, juhtimisdistsipliini paranemise personalitöö efektiivsus. Boss-Referenti elektrooniline dokumendihaldussüsteem tasub end ära 6 kuu kuni 2 aasta jooksul.

Programm BOSS-Referent aitab korraldada dokumendivoogu vastavalt kvaliteedijuhtimissüsteemi standarditele ning on usaldusväärne abiline juhtimisülesannete lahendamisel.

Süsteemi kasutamine:

Võimaldab maksimaalselt keelduda pabertöövoost;

Aitab optimeerida tööd lepingute, rakendustega;

Korraldab efektiivse projektijuhtimise;

Parandab kontrolli ülesannete ja juhtkonna juhiste täitmise üle.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi BOSS-Referent juurutamisel riigi- ja valitsusstruktuurides luuakse alus väliskasutajatega infovahetuse loomiseks "elektroonilise valitsemise" liikide kaupa ning avalike teenuste portaalide töö korraldamiseks. Tarkvaratoode BOSS-Referent tagab tegevuse läbipaistvuse ja tõstab riigi pakutavate teenuste kvaliteeti. Süsteem võimaldab vähendada eelarvelisi kulutusi valitsusasutuste ülalpidamiseks, tõsta juhtimise tootlikkust ja efektiivsust ning paremini kontrollida täidesaatvat distsipliini. Eraorganisatsioonides tõstab süsteemi loomine juhtimisotsuste efektiivsust, personali tootlikkust, vähendades dokumendi menetlemiseks ja vajaliku info otsimiseks kuluvat aega.

EDMS BOSS-Referentil on mitmeid vaieldamatuid eeliseid, nimelt:

Ühtse infovälja loomine laia harustruktuuriga organisatsioonides;

Kiire juurutamine koos kohandamisega organisatsiooni nõuetele koos kliendispetsialistide kaasamisega nende küsimuste lahendamisse;

Mugav ja ligipääsetav liides võimaldab organisatsiooni töötajatel lühikese aja jooksul stressivabalt süsteemis tööd hallata;

Kasutajate tõhus töö toimub kliendi Lotuse ja veebi kaudu;

Süsteemi töökindel töö, tugi ja haldus kõigis filiaalides ühest keskusest ööpäevaringselt;

Liikluse vähendamine hajutatud keskkonnas töötamisel;

Laialdased võimalused süsteemi kasvuks kasutajate arvu, dokumenditüüpide, saitide osas;

Kõrge infoturbe tase;

Rikkalik ja edukas juurutamiskogemus, arendajate professionaalsus;

Atraktiivne ja taskukohane hind koos kõrge süsteemi kvaliteediga.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi loomine ettevõttes hõlmab vajaliku arvu litsentside ostmist, tööd süsteemi seadistamisel ja juurutamisel, personali koolitamist, süsteemi toe ja hoolduse korraldamist. BOSS-Referent partnerid müüvad litsentse lõppkasutajatele. Vajalik on osta programmi BOSS-Referent litsentsid ja IBM Lotus Notes/Domino platvormi litsentsid vastavalt süsteemi kasutajate arvule.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtu tulemusena saab organisatsioon võimaluse dokumendivoos korda seada, vähendada dokumentide menetlemiseks kuluvat aega ning parandada kontrolli dokumentide täitmise üle. Ettevõtte juhtkonna otsuste tegemise efektiivsus tõuseb tänu kiirele vajaliku info otsimisele. Konkurentsis on oluline aspekt teabe turvalisus, mida BOSS-Referent EDMS pakub täies mahus. Ühtse inforuumi loomine parandab ametiasutuste omavahelist suhtlust, muudab riigistruktuuride tegevuse läbipaistvamaks.

Haldusdokumendihaldussüsteemi BOSS-Rererent baasil ehitatud elektroonilist dokumendihaldussüsteemi saab tinglikult kujutada mitme kihi kombinatsioonina.

BOSS-Referent süsteem koosneb järgmistest moodulitest:

Serveri riistvara, klienditööjaamad, kohtvõrgud, modemid, printerid, skannerid, katkematu toiteallikad ja muud tehnilised vahendid.

Joonis 1 - Haldusdokumentatsioonisüsteemi BOSS-Referent kihid

Operatsioonisüsteem: võrgu operatsioonisüsteem Windows, Linux ja muud transpordiprotokollid, mis ühendavad kogu riistvara üheks kompleksiks.

Lotus Notes/Domino on rakendustarkvara platvorm, mis on võrguoperatsioonisüsteemi lisand ja sisaldab tööriistu dokumentide salvestamiseks, andmete paljundamiseks (sünkroonimiseks), täistekstiotsinguks, e-postiks ja muudeks olulisteks mehhanismideks.

BOSS-Referent – ​​rakendatud omavahel ühendatud tarkvaramoodulid, mis töötavad Lotus Notes/Domino keskkonnas ja toetavad äriprotsesse juhtimise ja osaliselt ka funktsionaalse töövoogu.

Organisatsiooniline ja regulatiivne tugi: eeskirjad, tööreeglid, juhised kasutajatele ja süsteemiadministraatoritele jne.

BOSS-Referent sisaldab komplekti omavahel ühendatud alamsüsteeme, mis on loodud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi ja kontoriautomaatika loomiseks.

Joonis 2 - Elektroonilise dokumendihalduse "BOSS-Referent" struktuur

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem BOSS-Referent on suurepärane näide sellest, kuidas kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistid neile pandud ülesannetele lähenevad. Selle töötas välja BOSS-Referent haldustöövoo ja kontoritöö automatiseerimiseks. 1996. aastal asutatud BOSS-Referent EDMS on tänapäeval üks ECM (Enterprise Content Management) klassi lahenduste turuliidreid Venemaa turul. Kõigist 2008. aastal installitud EDMS-i töökohtadest rakendati 25%, st iga neljas, süsteemis BOSS-Referent (vastavalt DSS Consultingu avaldatud EDMS-i turu-uuringu andmetele).

Venemaa suurim EDMS ehitati Vene Föderatsiooni föderaalse maksuteenistuse (FTS) platvormile BOSS-Referent - rohkem kui 85 000 kasutajat ja MTS-i ettevõttes - süsteem ühendab enam kui 25 000 töötajat.

Ülaltoodud faktid selgitavad üsna täielikult, miks otsides Internetist sõnade kombinatsiooni "boss referent" peaaegu kohe pärast referendi või abisekretäri elukutse ja sõna "boss" tekkeloo kirjeldamist koos artiklitega. selle kohta, kuidas nende samade ülemustega kutsetegevuses suhelda, leiate selle toote linke.

Põhiekraan annab kasutajale visuaalselt ettekujutuse asjade hetkeseisust. Töötajal on lihtne hinnata vahetute tööülesannete arvu ja olemust, tema poolt menetlemiseks saabunud posti ja dokumentide mahtu ning soovi korral liikuda edasi konkreetse dokumendi, kirja või ülesande juurde. Uued ülesanded ei jäta töötajat üksi enne, kui need on lõpetatud.

Joonis 3 – programmi põhiekraan

Programmi üks eesmärke on hoida töökoht puhtana ja korras. Tavaliselt töötab kasutaja mitmekümne dokumendiga. Kuvatavate dokumentide arvu piiramiseks kasutatakse koos töötavaid raadionuppe, mis ei muuda kardinaalselt konteksti, vaid viimistlevad dokumentide loendi hetkevaadet.

Joonis 4 – Tellimiskuva

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi BOSS-Referent kasutajad on föderaal- ja piirkondlikud ametiasutused, osariigi ühtsed ettevõtted, äriettevõtted, sealhulgas nii suure harustruktuuriga osalused kui ka väikesed organisatsioonid.

Dokumendihalduse automatiseerimine BOSS-Referenti abil toob kaasa töötajate tootlikkuse tõusu, hõlbustades juurdepääsu teabele juhtimisotsuste tegemiseks, parandades tulemuslikkust ja sellest tulenevalt ka juhtimiskvaliteedi üldist paranemist.

EDMS BOSS-Referenti lahendatud haldusülesanded:

Korraldada tulemuslikku tööd lepingutega;

Muuta ettevõtte sisemine dokumendivoog võimalikult paberivabaks;

Automatiseerida föderaal- või piirkondlike ametiasutuste töövoogu;

Tagada kvaliteedikontroll juhtide juhiste täitmise üle;

Tõsta rakendustega töötamise efektiivsust;

Luua kvaliteedijuhtimissüsteemis dokumendihaldus.

Pole üllatav, et päringuid "boss referent" sisestavad otsingumootoritesse sageli nii äriorganisatsioonide kui ka valitsusstruktuuride esindajad.

EDMS BOSS-Referenti rakendamine annab järgmised tulemused:

Avalike teenuste kvaliteedi parandamine;

Tulemusdistsipliini parandamine, juhitavuse suurendamine;

Tegevuse läbipaistvuse ja avatuse suurendamine;

Valitsusorganite töö tagamise kulude vähendamine;

Aluse loomine integreeritud infosüsteemile nagu "elektrooniline valitsus" (osakondadevaheline dokumendihaldus, EAR-id, arhiivid, avalike teenuste portaalid).

Süsteemi tasuvusaeg on kuus kuud kuni 2 aastat.

EDMS BOSS-Referenti eelised ja puudused

Kasu äriettevõtetele:

Parem juhitavus;

Kiire reageerimine muutustele;

Ettevõtte konkurentsivõime tõstmine turul.

BOSS-Referent EDMS-i eelised määravad IBM Lotuse platvormi laialdased võimalused, kõrgtehnoloogiline arhitektuur ja rikkalik juurutamiskogemus. Võrreldes konkurentidega saab eristada järgmisi lahenduse eeliseid:

Eelised:

Dokumenditöötlusprotsesside kiire juurutamine ja kiire automatiseerimine;

Kasutajate lihtne õppida süsteemiga töötamise põhitõdesid tänu sellele, et liides on mugav ja intuitiivne;

Kasutajate täieliku töötamise võimalus süsteemiga nii Lotuse kliendi kui ka veebi kaudu;

Laialdased võimalused süsteemi kohandamiseks organisatsiooni vajadustele, sh kliendi spetsialistide poolt;

Võimalus ehitada üles tõeliselt ühtne inforuum organisatsioonides, millel on geograafiliselt hajutatud struktuur;

Liikluse vähendamine hajutatud keskkonnas töötamisel, rakendades põhimõtet "dokument toimetatakse ainult sinna, kus seda tööks vaja läheb";

Süsteemi töökindluse ja tõrketaluvuse tagamine 24 tundi 7 päeva nädalas;

Süsteemi lihtne hooldus ja võimalus hallata EDMS-i kõigis harudes ühest punktist;

Andmeturbe kõrge taseme tagamine;

Üks neist parimad pakkumised turul hinna ja kvaliteedi suhte osas;

Süsteemi tõhusust ja eeliseid kinnitavad paljude edukate juurutuste kogemused.

Puuduste hulgas võib märkida võrguühenduseta töö puudumist ja pisut vananenud liidest. Kasutajate suhtumine platvormi on erapoolik. Äärmiselt ebamugav dokumentidele juurdepääsuõiguste haldamine normaalse kaadri voolavuse tingimustes, grupi juurdepääsuõiguste puudumine. Probleemid uute tarkvaraversioonide väljaandmisega, kehv garantiitugi.