Участие в зарубежной выставке. Что дает международная выставка

Выставка обычно рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводи­мое обычно в одном и том же месте, в рамках которого зна­чительное число фирм (экспонентов) различных стран с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют новые то­вары, идеи или услуги одной или нескольких отраслей для информирования потенциальных потребителей о сво­ей фирме и ее продукции в целях содействия продажам. Международная ярмарка (торговая яр­марка или ярмарка-выставка) рассматривается как крат­ковременное мероприятие, периодически проводимое, как правило, в одном и том же месте, в целях привлечения значительного числа фирм (экспонентов) разных стран од­ной или нескольких отраслей, представляющих образцы своих товаров (экспонатов) для их демонстрации, озна­комления и заключения торговых сделок.

Основной задачей выставки является демонстра­ция достижений в одной или нескольких областях челове­ческой деятельности.

Вместе с тем можно привести множество примеров, когда выставка проводится как престижное мероприятие, по своим целям ничем не отличающееся от ярмарки. Поэтому обычно делают акцент не на различии международ­ных выставок и ярмарок, а на тех общих возможностях, которые предоставляются фирме благодаря ее участию в их работе. Здесь имеется в виду наличие определенных возможностей, которые предоставляются на международ­ных ярмарках и выставках эффективно решать маркетин­говые проблемы, стоящие перед фирмой, и прежде всего проблемы, относящиеся к обоснованию эффективной то­варной и ценовой политики, политики распределения и продвижения на внешних рынках. Данные задачи можно успешно решать, если тщательно обосновать необходи­мость участия в тех или иных ярмарках и выставках, на должном уровне организовать подготовку и участие в их работе, а также эффективно использовать результаты, по­лученные во время ярмарок и выставок.

Основными целями участия в ярмарках и выставках могут быть:

 создание высокого имиджа товара;

 активизация использования отдельных инструмен­тов политики продвижения;

 создание высокого имиджа фирмы.

Каждая фирма может участвовать в работе выбранной международной ярмарки или выставки либо в качестве са­мостоятельного экспонента, либо в рамках создаваемого несколькими фирмами совместного стенда или экспозиции.

При самостоятельном участии фирмы в работе между­народной ярмарки или выставки она создает собственный стенд, обеспечивает на должном уровне его работу и несет полную ответственность за конечные результаты участия в работе данной ярмарки или выставки. В этом случае фирма, как правило, берет на себя все расходы за подго­товку и участие в работе выставки или ярмарки. Частично или полностью указанные расходы могут быть компенси­рованы государством. Участие в работе международной ярмарки или выставки имеет непосредственное отноше­ние к созданию и поддержанию имиджа государства.

Безусловно, самостоятельное участие фирмы в работе международной ярмарки или выставки является более эффективным. Во время работы международной ярмарки или выстав­ки экспонент реализует все имеющиеся у него возможнос­ти для достижения ранее сформулированных им целей. Для этого он прежде всего использует имеющийся у него стенд, а также осуществляет действия и мероприятия, вы­ходящие за пределы стенда и необходимые для обеспече­ния эффективного участия в данной ярмарке или выставке.

После завершения работы каждой международной яр­марки или выставки следует подвести итоги участия фир­мы в ее работе. Прежде всего необходимо ознакомить ра­ботников фирмы с первыми результатами участия в яр­марке или выставке. В частности, необходимо проинфор­мировать о:

 количестве посетивших ярмарку или выставку и про­исшедших изменениях по сравнению с предыдущими го­дами;

 приемлемости местоположения стенда;

 обоснованности архитектурных решений по стенду;

 правильности выбора экспонатов;

 затраченных средствах на подготовку и участие в яр­марке или выставке;

 проведенных маркетинговых исследованиях;

 контактах с посетителями ярмарки или выставки;

 работе со средствами массовой информации;

 сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки и др.

Участие в работе каждой конкретной международной ярмарки или выставки не всегда позволяет достичь сфор­мулированных целей. То, что результаты участия в ярмарке или выставке оказались хуже предполагаемых, является следствием це­лого ряда причин:

 неконкретно сформулированные цели участия фир­мы в работе ярмарки или выставки;

 некачественно представленная и оформленная экспо­зиция фирмы;

 неосведомленность потенциальных посетителей яр­марки или выставки об участии фирмы в ее работе;

 неподготовленность персонала фирмы;

 использование не в полной мере возможностей прове­дения маркетинговых исследований существующих проб­лем продвижения товара;

 не вполне обоснованно проведенный анализ участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки.

Из перечисленных выше причин неудач видно, что ус­пех фирмы в работе международной ярмарки или выстав­ки зависит не только от работников, непосредственно участвующих в их работе, но и от работы фирмы в целом и ее высшего руководства.

Какая польза от участия в международных выставках?

Участие в выставках требует серьезной самоотдачи: это касается планирования бюджета, кадровых, информационных и других ресурсов.

Тем не менее, столь ответственные и хлопотные мероприятия оправдывают себя, способствуя укреплению бренда, расширению его влияния, увеличению клиентской базы и росту продаж. Занимая все более уверенные позиции на рынке товаров и услуг, имеет смысл принять участие в выставках различного уровня: поначалу регионального, затем – федерального, и в итоге – международного.

На сегодняшний день вопрос о том, стоит или не стоит участвовать в выставках, уже не ставится. Но пока еще не все компании могут позволить себе решиться на международный уровень мероприятий.

Что дает международная выставка

Выставка международного статуса позволяет расширить влияние компании, найти зарубежных инвесторов, партнеров, клиентов. Успешное выступление на таком мероприятии может принести гораздо большие преимуществ, чем несколько лет плодотворной работы.

Запад или Восток: в каком направлении двигаться

При выборе мероприятия встает резонный вопрос: куда стоит направить свои силы и где искать поддержки? Российский и европейские рынки активно взаимодействуют: страны Евросоюза обретают все более тесные экономические связи с Россией.

Перспективным направлением является Восток – это Китай, Индия, Турция и другие государства. Экономическое сотрудничество с этими странами также стремительно нарастает.

В меньшей степени российские бизнесмены имеют контакты с Австралией и странами американского континента. Это определяется, прежде всего, значительной территориальной удаленностью, ведь транспортные и другие расходы в этом случае будут очень существенными.

Затраты на международную выставку

Затраты на участие в международной выставке ощутимы для любой компании, даже самой крупной и уверенно стоящей на ногах. Потому такое важное мероприятие обычно планируют заранее, выделяя под это существенную часть годового бюджета. И дело здесь не только в территориальной удаленности места проведения выставки.

Международное мероприятие потребует более мощного юридического сопровождения, .

Строительство стендов и оформление экспозиции также имеет немало дополнительных сложностей, связанных с транспортировкой, монтажом и демонтажом оборудования. Конечно, легче доставить относительно небольшой стенд и взять с собой минимум экспозиционного материала. Некоторые компании именно так и поступают – берут на выставку только самое необходимое. Другие же экспоненты, напротив, стремятся произвести впечатление масштабностью и привлекательностью экспозиции, потому оплачивают доставку громоздких конструкций, что обходится недешево. В этом они видят особую закономерность – чем выше статус мероприятия, тем больше и заметнее должен быть стенд и его наполнение. И с этим трудно поспорить, поскольку в условиях жесткой конкуренции именно способна выделить компанию, привлечь внимание посетителей.

Какие могут возникнуть сложности

Для участия в международных выставках неизбежно потребуется оформление виз, прохождение таможни, перелет и доставка экспонатов. Кроме того, необходимо заблаговременно решить все организационные, юридические и финансовые вопросы с организаторами мероприятия. Потому компаниям-экспонентам необходимо иметь собственных юристов и менеджеров для подготовки к мероприятию, либо обратиться за помощью к специальным службам.

Важно наладить работающий коммуникационный канал, который позволит обеспечить мобильную и on-line связь между стендистами и представителями компании-экспонента.

Определенную проблему представляет языковой барьер. Чтобы успешно преодолеть его, стоит обратиться к услугам профессиональных переводчиков. С их помощью необходимо перевести на иностранный язык все промо-материалы и документы. Обычно переводы делают на английский, поскольку он является языком международного общения. Кроме того, материалы переводят на язык того государства, в котором проходит выставка. Участие переводчиков требуется не только на этапе подготовки мероприятия, но и в период его проведения. Переводчики непременно должны входить в штат стендистов. Важно подобрать персонал, который не только владеет иностранным языком, но и понимает специфику работы на стенде, а также может представить экспонента в выгодном свете. Помимо знания разговорного языка, необходимо понимание и уважение традиций той страны, с представителями которой планируется диалог.

Еще на этапе подготовки выставки следует обратить внимание на правила и регламенты работы, которые касаются иностранных граждан. Они могут иметь отличия от условий, распространяющихся на представителей своих государств.

Могут возникнуть и еще менее предсказуемые моменты: например, иное напряжение в электросети, что приведет к нестабильной работе техники. Стоит выяснить и правила , чтобы исключить недоразумения организационного порядка. Особое внимание следует уделить поведению в чрезвычайных ситуациях – правила по этой части в разных государствах также имеют отличия.

Таким образом, участие в международных выставках таит целый ряд трудностей для экспонентов. И это не только территориальная удаленность и языковой барьер, но и иной порядок проведения мероприятий, а также различия менталитета. Однако при планомерной, целенаправленной и профессиональной подготовке все эти и другие сложности вполне преодолимы. Тем более что резонанс и выгода от такого рода мероприятий покрывает все издержки и компенсируется многочисленными дивидендами.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Выставочные мероприятия, их классификация и значение для туристского и гостиничного бизнеса. Процесс участия туристического предприятия в выставке, особенности подготовки к ней, рекомендации по проведению и размещению рекламы, оценка ее эффективности.

курсовая работа , добавлен 13.11.2009


Структурирование современного спорта, его профессионализация и коммерциализация, прогнозирование развития и организация целевой подготовки спортсменов. Правовое решение финансового обеспечения участия спортсмена-любителя в международных соревнованиях.

статья , добавлен 18.03.2010


Международные туристические выставки, продвижение национального туристского продукта. Процесс участия фирмы в работе выставки в городе-курорте Геленджике. Работа персонала фирмы по оформлению выставочного стенда. Анализ затрат на оформление выставки.

контрольная работа , добавлен 11.08.2009


Значение международных выставочных мероприятий для продвижения национального туристского продукта на внешнем туристском рынке. Рассмотрение крупнейших мировых общих туристических и гостиничных выставок, передовой опыт организации туризма и его рекламы.

доклад , добавлен 08.02.2010


Организация международного туризма в Республике Казахстан (РК). Национальные туристские ярмарки. Формы участия туристских предприятий РК в международных туристских ярмарках. Специальные нормативные документы, регулирующие туристскую деятельность.

реферат , добавлен 24.11.2010


курсовая работа , добавлен 24.11.2013


Географическое положение, политическое устройство и народонаселение Чехии. Природно-рекреационные и экономические условия развития туризма. Индустрия спорта, здравоохранения, образования. Музеи, галереи, выставочные залы и культовые памятники страны.

курсовая работа , добавлен 07.12.2013


Принципы активности участия молодежи в туризме. Предоставление льгот при совершении путешествий, приобретение международных студенческих и молодежных карт ISIC и Go25. Развитие федеральной целевой программы "Молодежь России" и проблемы туризма.

Участие в зарубежных выставках является непременной составной частью инструментария международного маркетинга любой компании. Такие выставки служат достижению самых разнообразных предпринимательских целей.

Едва ли какой-нибудь другой из инструментов маркетинга обладает присущей им способностью представить во всей полноте предприятие и его продукцию, одновременно предоставляя возможность личного контакта с клиентами. Личные доверительные отношения между деловыми партнерами становятся сегодня самым весомым фактором для принятия решений, близость к покупателю как стратегический фактор успеха -- ключевой позицией и в международной, и во внутренней конкуренции. Зарубежные выставки могут к тому же дать множество необходимых отправных точек для осуществления предпринимательской политики. Для того чтобы участвовать в международных выставках с максимальным эффектом, необходимо выполнять достаточно очевидные приемы и правила.

Уникальность участия в зарубежной выставке как элемента маркетинговой политики компании состоит в том, что оно позволяет вести свою игру на чужой территории. Вы привозите свою экспозицию, но не разыскиваете клиента по местам его «дислокации» -- ваши потенциальные потребители сами приходят на выставку и посещают ваш стенд, хотя уговорить их стать вашими клиентами совсем не просто. Но именно в этом и заключается искусство успешного участия в выставке.

На выставке, как нигде, можно «обкатать» новую идею или новую продукцию. Образец, еще не запущенный в производство, по вызванному им интересу составит ваше представление о его рыночном потенциале. При этом не потребуется нанимать команду специалистов, чтобы спрогнозировать его покупательную способность.

Успех выставки для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов.

Примерно 50% успеха зависит от правильной подготовки к выставке, а 25% - от грамотной послевыставочной проработки обозначившихся во время мероприятия возможностей.

Многие участники выставок жалуются, что отдача от мероприятия даже не компенсирует затраты на его проведение. Практика показывает, что это в немалой степени объясняется недооценкой многих факторов и ошибочными представлениями, которые питают участники на предварительной стадии.

Выставки -- не инструмент маркетинга, а его самая сложная форма. Хорошо подготовленный экспонент должен располагать всем арсеналом необходимых инструментов: почтовыми рассылками, маркетингом в СМИ, торговой рекламой, связями с общественностью и многими другими. Чем полнее этот арсенал, тем выше потенциал отдачи.

Самые большие затраты в бюджете, как правило, приходятся на выставочное оборудование, хотя наибольшей отдачи все ждут от выставочной рекламы и других инструментов маркетинга.

Успех не всегда зависит от величины и размеров экспозиции. Порой посетителю не хватает духа обойти огромный стенд супергиганта, зато он с удовольствием посещает два-три небольших стенда.

Ежегодно во всем мире проводится множество выставок, и очень трудно решить, в какой из них участвовать. Некоторым отраслям промышленности в ряде выставок участвовать просто необходимо. Весьма трудно составить себе представление о выставке, ни разу ее не посетив, и поэтому необходимо использовать каждую возможность для посещения различных выставок -- как в своей стране, так и за рубежом.

Желательно знать действительные масштабы выставки, число участников, тип посетителей. Необходимо сравнить эту выставку с другими, сходными по тематике и направлению, которые проводятся в вашей стране и за рубежом. Решая вопрос об участии в выставке, нужно посоветоваться с отделом реализации, у которого могут быть свои соображения.

Многие компании при выборе выставки совершают одну и ту же ошибку -- решение участвовать в ней принимается только потому, что там будут и другие. Дальновидные компании всегда сначала проводят тщательные исследования, прежде чем потратить время и деньги на участие в конкретной выставке. Они выдвигают ряд критериев успеха выставки в свете общих планов компании, которые также используются при оценке уже проведенных выставок. Времена и тенденции меняются. Выставка, принесшая удачу компании пять лет назад, на этот раз может оказаться неудачной и бесперспективной.

На этом этапе поможет изучение материалов, предоставленных фирмой, организующей зарубежные выставки (разделы выставки, состав участников, предполагаемые мероприятия и т. д.). Выставочная фирма сможет подсказать прогнозируемую численность и профиль ожидаемой аудитории, а также ответить на все дополнительные вопросы. Изучить время проведения (оно не должно совпасть с праздником или крупным событием) и другие подобные позиции.

Стоимость экспозиции обычно оценивается в долларах или евро за квадратный метр. Сюда входят стоимость оборудования стенда, стоимость аренды, страховки, перевозки и зарплата работников стендов. Стоимость сооружения стенда может колебаться в значительных пределах, хотя престижные экспозиции требуют, как правило, лучшего оформления, а чисто торговые могут быть проще или размещены в витринах или на стендах, предлагаемых устроителями выставки. Обычно подрядчик сооружает стенд с таким расчетом, чтобы он прослужил до конца выставки, а затем разбирает его и забирает себе все, что еще может пойти в дело (это не относится к моделям, фотографиям, слайдам и т.д., которые можно использовать и в дальнейшем). Это, безусловно, самый простой способ сооружения стендов, но непрофессионалы часто возражают против него. Самая распространенная идея заключается в том, чтобы создать стенд, который можно использовать неоднократно. Это имело бы смысл, если бы все стенды были одной формы и размера.

Сегодня в выставочном деле используются специальные выставочные элементы и конструкции, производимые многими фирмами и позволяющие быстро и надежно собрать стенды любой конфигурации и назначения. Выставочные элементы и конструкции (включая электрооборудование, подиумы, витрины и т.д.) легко разбираются и собираются, транспортируются и используются многократно.

Существуют специальные фирмы, включая многие выставочные центры, которые имеют в своей собственности необходимое выставочное оборудование, позволяющее им монтировать стенды на заказ по проектам, разработанным организаторами выставок или экспонентами.

Приняв решение, следует подумать о форме экспозиции. Успешными бывают, как правило, экспозиции, где выставлены объемные экспонаты, которые можно рассмотреть со всех сторон. Фотографии, диаграммы, иллюстрации и текстовый материал можно эффективно использовать в поддержку объемного основного экспоната, но сами по себе они не имеют необходимой притягательной силы.

Сегодня, наряду с известными техническими средствами -- мультфильмы, звуковые записи, телефоны, по которым можно прослушать пояснения на нескольких языках, -- широко используются видеотехника и возможности виртуальной реальности для показа реальных возможностей техники, товаров и услуг, технологий и ноу-хау, производимых или предлагаемых экспонентом. Все более и более на выставках начинается использование всемирной сети Интернет. Кроме того, современные выставочные конструкции позволяют, по желанию экспонента, придавать стенду необходимую привлекательность и «индивидуальность». Грамотное использование существующего выставочного оборудования дает возможность придавать каждому стенду на выставке особые индивидуальные черты и, в то же время, создавать единый выставочный архитектурный ансамбль без излишеств.

Нужно заказывать выставочные услуги только у специализированной или у рекламной фирмы, имеющей в своем составе выставочное подразделение. Сотрудничество с выставочной фирмой дает такие преимущества, как снижение затрат при более высоком качестве, исполнение всего спектра выставочных услуг в срок.

Поэтому при реализации выставочного бюджета логично подходить к подбору выставочной фирмы, которая в первую очередь осваивает его главные составляющие: затраты на аренду выставочной площади и строительство стенда. А если фирма выполняет сервис полного цикла -- предоставляет выставочные площади, строит стенд, бронирует гостиницу, принимает стендистов, оформляет визы, организует презентации, делает полиграфические работы и сувениры, то это является дополнительным преимуществом.

Решение вопроса о подготовке рекламного материала и о том, раздавать ли его бесплатно всем посетителям или только избранным, зависит от типа выставки. Часто для свободного распространения издается небольшой проспект, а для специального -- более детальная брошюра. Рекомендуется подготавливать рекламный материал под каждую конкретную выставку. Весь рекламный материал должен содержать логотип выставки. Если выставка проводится за рубежом, то очень важно указать на печатной продукции страну издания, а в некоторых странах приходится платить налог на ввоз литературы, даже если удается доказать, что она будет распространяться бесплатно. Могут возникнуть и проблемы с языком. Особое внимание следует обращать на точность переводов на иностранные языки.

Организаторы выставки, как правило, приглашают представителей прессы в день открытия или накануне, и поэтому крайне важно быть готовыми к приему корреспондентов у вашего стенда. Желательно также за несколько дней до открытия провести отдельную пресс-конференцию, на которой вы сможете дать информацию о вашей экспозиции. Иногда экспозицию, подготовленную для престижной зарубежной выставки, представляют перед отправкой за рубеж местной прессе.

На большинстве выставок работает пресс-центр, где участники могут распространять пресс-релизы и рекламные материалы. В этом случае следует постоянно следить за наличием материалов и по необходимости их пополнять.

Руководство экспозицией должен осуществлять один человек, имеющий надежного заместителя. Им может быть организатор выставки, поскольку он знаком со всеми деталями.

В условиях кризиса рост конкуренции на промышленных рынках заставляет компании искать новые рынки сбыта. Часто такой рынок находится за рубежом. При этом, чтобы найти потребителей вне пределов своей страны, необходимо принимать участие в зарубежных выставочных мероприятиях, конференциях и пр.

Зарубежные выставки мало чем отличаются от выставок в России. Однако экспоненту придется позаботиться о наличии необходимого количества переводчиков или изначально набирать сотрудников в команду стендистов со знанием языка. Также трудности могут возникнуть с демонстрационным оборудованием – при пересечении границы в декларации указывается цель перевозки машин и станков, так что реализовать такое оборудование прямо на выставке не удастся.

Деловой этикет на зарубежных выставках

Пренебрежение деловым этикетом со стороны стендистов является одной из самых распространенных ошибок, которые приводят к провалу участия в выставке. При этом вина может лежать как на организаторе обучения специалистов во время подготовительного периода, так и на самих сотрудниках, которые не игнорируют эти правила по различным причинам.

Для начала необходимо досконально изучить со стендистами деловой этикет и национальные особенности общения, характерные для страны, в которой проводится выставка. Такие нюансы касаются приветствия, обмена визитными карточками, вручения промо-сувениров и т.д. В большинстве случаев это не составляет проблемы.

Что касается самих стендистов, то еще до выставки необходимо отдельно оговаривать такие вещи как недопустимые позы, положение рук, ног – некоторые привычные в повседневном поведении вещи могут отпугивать потенциальных посетителей стенда, особенно это касается молодых людей, которым присуща развязная манера поведения.

В перечень самых распространенных ошибок в поведении стендистов является принятие пищи на рабочем месте. У каждого сотрудника должны быть перерывы на отдых и еду. Часто стендисты ограничиваются на стенде только напитками, но при этом оставляют на видном месте чашки – стенд моментально превращается в гибрид рабочего кабинета и кухни, что также не прибавляет солидности ни стенду, ни бренду. На стенде не должно быть никаких посторонних запахов, мусора, одежды, сумок и пр. Также стоит избегать посторонних разговоров – все внимание должно быть сосредоточено на целевых посетителях. В идеале на стенде должно быть огороженное место для переговоров с важными клиентами – чтобы обсуждать условия деловой сделки, стоит создать для этого необходимый антураж и позаботиться о сохранении коммерческой тайны.

Обеспечить выполнение всех требований к стендистам возможно только постоянным контролем. Именно поэтому необходимо назначить человека, который будет осуществлять руководство экспозицией, во время его отсутствия на стенде его обязанности должны выполнять назначенные заместители. Только личная ответственность и четкое распределение обязанностей позволит обеспечить требуемый уровень работы сотрудников на стенде.

Широкое распространение получило мнение о том, что на стенде обязательно должна быть красивая женщина – это привлекает внимание мужчин к стенду. Это утверждение весьма спорное, поскольку внимание привлекает сама симпатичная представительница слабого пола. В любом случае все сотрудники на стенде должны иметь высокую квалификацию, достойный уровень знания иностранного языка. Как вариант, технических специалистов, которые не владеют иностранным языком, должны сопровождать квалифицированные переводчики. Кстати, поиск переводчиков со знанием тематики выставки стоит поискать на самом выставочном мероприятии. Переводчик без знания технических терминов на выставке – не лучшее решение, поскольку такой непрофессионализм снижает уровень компании в глазах посетителей стенда.

Как показывает практика, организация международных выставок и завоевание доли иностранного рынка представляет собой не менее сложное занятие, чем продвижение товаров и конкурентная борьба на промышленном рынке России. Именно поэтому для успешного проведения выставки и нахождения заказчиков стоит тщательно продумать свои конкурентные преимущества, которые смогут заинтересовать иностранных заказчиков.