Когда утверждать план закупок на год. Инструкция: заполняем план-график. Правовые нормы, регламентирующие план закупок

План закупок на 2018–2020 годы надо составлять по новой форме. Также чиновники рекомендуют скорректировать и текущий план. Покажем, какие новшества учесть при составлении плана или внесении изменений.

Изменены требования к плану закупок

Учреждениям надо представить учредителям планы закупок на 2018–2020 годы летом. Для федеральных заказчиков основной документ – постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 552. А для региональных и муниципальных заказчиков – постановление Правительства РФ от 21 ноября 2013 г. № 1043.

Эти акты скорректировали, так что план закупок на 2018–2020 годы придется составить по-новому. Теперь по новым требованиям указывают объем финансирования и данные об особых закупках. Причем Минэкономразвития рекомендует привести в соответствие еще и действующие планы.

Новые требования к форматам и формам плана закупок – в постановлении Правительства РФ от 25 января 2017 г. № 73. Рекомендации Минэкономразвития – в письме от 7 марта 2017 г. № Д28и-1089

Объем финобеспечения в планах закупок на 2018-2020 годы

Объем финансового обеспечения теперь укажите в рублях. В эти суммы приведены в тысячах. Если решите внести изменения, поправьте этот показатель (образец).

Информацию об объеме финобеспечения по соглашению о предоставлении субсидии не отражайте. Это уточнили в сносках к новым формам планов закупок.

Объем финансового обеспечения – это не начальная (максимальная) цена контракта (НМЦК), как ошибочно думают сотрудники контрактной службы.

Сведения об особых закупках в плане закупок

Особые закупки – это ограниченный перечень и закупок, проведенных через запрос предложений. В плане их указывают одной строкой. Теперь перечень таких закупок расширили.

До сих пор отдельной строкой указывали закупки, которые предусмотрены пунктом 7 части 2 статьи 83 и пунктами 4, 5, 26 и 33 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ. То есть закупки:

• лекарственных препаратов;
• до 100 тыс. руб. и до 400 тыс. руб.;
• услуг для и фестивалей, концертов, представлений и подобных культурных мероприятий на основании приглашений на посещение;
• услуг физлиц – преподавателей и экскурсоводов.

Графы для особых закупок

По особым закупкам заполняйте графы:

• идентификационный код закупки;
• наименование объекта закупки;
• объем финансирования.

Информацию по каждому объекту закупки укажите одной строкой без разбивки на коды бюджетной классификации (КБК) в сумме годового объема финансирования. Как наименование объекта закупки укажите положения Закона № 44-ФЗ. Например, так: «Товары, работы или услуги на сумму, не превышающую 100 000 руб. (п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ)» (образец 3).

Идентификационный код закупки (ИКЗ) нельзя менять до завершения периода хранения информации и документов. Поэтому в действующем плане закупок наименование объекта закупки и ИКЗ оставьте без изменения, а объем финансирования переведите в рубли.

Что еще учесть федеральным заказчикам в плане закупок на 2018 год

Федеральные заказчики информацию о закупках, сведения о которых составляют государственную тайну, включают в приложение к плану закупок на финансовый год и на плановый период. Для приложения устанавливают гриф секретности (п. 3, 3 (1)постановления № 1043).

Обратите внимание: когда чиновники вносили изменения, то в приложении к плану закупок в столбце 14 указали: «Сведения об обязательном общественном обсуждении». Вероятно, это ошибка и должно быть: «Обоснование внесения изменений», как в приложении к плану закупок для региональных и муниципальных нужд. Ведь закупки с гостайной не размещают в ЕИС и не направляют на общественное обсуждение (ч. 9 ст. 17 и ст. 20 Закона № 44-ФЗ) (образец 4).

В августе этого года Федеральный закон №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» подвергся редакции. Теперь предприятия должны будут не только вести строгую отчетность, призванную обезопасить общегосударственную экономическую систему от проникновения в нее коррупционных схем, но и по-новому оформлять план закупок. Что же еще изменится в 2018 году?

44-ФЗ обяжет регистрировать все планы закупок на 2018 год в Единой информационной системе (ЕИС), доработка которой все еще продолжается. Представители Минэкономразвития и Федерального казначейства уверены, что так им удастся:

• исключить монополизм, при котором превалирующая часть товаров и услуг приобретается у единственного зарегистрированного поставщика;
• обеспечить достойный уровень конкуренции участникам тендеров;
• сделать систему купли-продажи намного прозрачнее.

Перемены также коснутся и самой документации. С наступающего года некоторые положения необходимо будет прописывать отдельной строкой без указания каких-либо дополнительных сведений. Речь идет про:

1. Продукты, услуги и медикаментозные средства стоимостью до 100 тыс. руб.
2. Найм физического лица – экскурсовода или преподавателя.
3. Трудоустройство работников, задействованных в социологических опросах, исследованиях или переписях населения.
4. Приобретение товаров на сумму свыше 400 тыс. руб.
5. Содержание помещений из нежилого фонда или проведение мероприятий по ремонту.
6. Запрос на получение доступа к заграничным информационным объектам.

С 2018 года другими станут и сроки, которые допустимы для указания в плане закупок. Теперь фирме, желающей заключить сотрудничество по поставкам с другой компанией сразу на 3 года, придется подтверждать наличие финансирования на все время действия соглашения.

Например, для утверждения планирования на период с 2018 по 2020 год руководству недавно учрежденного предприятия нужно будет предоставить информацию и о текущем финансировании, и о плановых поступлениях в бюджет вплоть до того момента, пока работы по конкретному направлению не будут завершены.

Если какие-либо положения в будущем понадобится изменить (добавить или убрать аукцион, конкурс, котировку и т.п.), сделать это можно будет только в случае изменения:

• цены объекта торга;
• закона (нормативного акта) о бюджете;
• формата тендера, сроков его проведения, сути разыгрываемых работ, товаров и услуг или их цен.

Другие ситуации внесения правок в утвержденные планирования рассматриваются в индивидуальном порядке. Поэтому основные статьи расходов рекомендуется рассчитать как можно точнее, опираясь на предыдущие отчетные периоды.

Подробнее о сроках

Если план относится к категории графиков, то он должен охватывать годовой период, в то время как обычную смету разрешено составлять на срок до 3 лет. Вне зависимости от своей формы, влияющей лишь на сроки и детальность указанных сведений, отчет сдается в первые 6 месяцев. На утверждение документации отводится максимум 10 рабочих суток, причем их отсчет начинается только после принятия общей концепции развития учреждения и ПФХД (плана финансово-хозяйственной деятельности).

Важно! Обязательным пунктом является размещение заполненной формы и всей информации о деятельности предприятия на сайте государственных закупок (www.zakupki.gov.ru) спустя 3 суток после утверждения плана. Войти в закрытую систему могут только официально подтвержденные юридические лица, имеющие доступ к программному обеспечению «КриптоПро CSP» (версия 3.6.1 или 4.0).

Министерство торговли и антимонопольного контроля намерено пересмотреть и процедуру по оформлению самих закупок. Уже сегодня тендеры по своей длительности не могут затягиваться более чем на 15 суток, а все ценовые вопросы должны решаться лишь за 5 суток.

Образец заполнения

В 2018 году вопрос о том, как же правильно заполнить план закупок, может возникнуть даже у опытных бухгалтеров, ведь теперь создание документа потребует куда большей кропотливости и подсчетов. Из обязательной информации в нем понадобится указать:

• идентификационный код заказа;
• название объекта;
• цель;
• количество средств, выделенных на приобретения;
• данные о специализированных единицах (см. раздел 1);
• сведения об общественном обсуждении (при необходимости);
• периодичность проведения аналогичных мероприятий.

Для упрощения заполнения плановой документации существует 2 способа. Можно:

1. Самостоятельно вписать все сведения в форму, которая находится в свободном доступе в Интернете.
2. Использовать приложение, которое автоматически расставит информацию, заданную пользователем, в имеющиеся поля. Вариаций таких программ сегодня существует множество: в формате «онлайн» или для скачивания на компьютер, бесплатные демоверсии или лицензированные пакеты и т.д.

Например, после заполнения пустого бланка формы таблицу можно проверить на наличие ошибок с помощью бесплатной утилиты «Эконом-Эксперт».

Видео-пример по заполнению

Повышение эффективности работы организаций требует от них тщательного планирования, потому что именно данный факт позволяет оптимизировать финансовые ресурсы и свести коррупцию в производственной сфере деятельности к возможному минимуму. В связи с этим возникает вопрос о том, когда размещать план закупок на 2018 год и планируются ли какие-либо изменения в данном вопросе. И обсудить здесь есть что, потому что еще два года назад россияне обязаны были составлять такой план закупок, где отражалась бы вся необходимость предприятий в тех или иных товарах, но сегодня пример заполнения плана закупок на 2018 год говорит о том, что в силу вступило поэтапное планирование, в соответствии с которым заказчики должны формировать перечень по установленным требованиям и критериям.

Основные нововведения

Составлять документ сегодня придется по правилам 44-ФЗ, который обязывает россиян с нового года записывать все планы в Единой информационной системе (ЕИС), которая на сегодняшний день все еще находится на стадии доработки. Данное нововведение по словам специалистов Минэкономразвития позволит свести к минимуму монополизацию, при которой основная масса товаров закупается у одного поставщика, а также обеспечить нормальный уровень конкуренции в государстве, что должно положительно сказаться на состоянии работы экономической системы.

О чем стоит знать?

Нужно сказать о том, что скачать бланк план закупок на 2018 год по 44 ФЗ можно на государственном портале о закупках, и при этом не стоит забывать о том, что обычно формируется он сроком на три года, а отражаются в нем все тендеры, необходимые для функционирования организации. В документе должны быть отображены также и любые формы товаров, в обратном случае данное изменение будет считаться нарушением.

Отчет о составлении плана сдается по плану и утвердить данную документацию необходимо в течение 10 рабочих дней после начала принятия общей концепции населения.

Сегодня проблемы с правильным оформлением данного документа могут возникнуть у любого опытного бухгалтера, поскольку данный пункт требует кропотливости и тщательно продуманных действий. Официальный пример обоснования плана закупок на 2018 год позволит заполнить документ максимально грамотно, но стоит знать, что особенное внимание в нем необходимо уделить информации об идентификационного кода заказа о плане покупок, цели и названия документа и данных о специализированных единицах.

Сакцентировать внимание стоит еще и на том, что существует два способа заполнения документации подобной документации:

можно самостоятельно заполнить форму, скачанную в интернете;
а можно использовать с данной целью приложение, которое самостоятельно сможет вписать все необходимые данные в форму (приложение находится в свободном для скачивания доступе).

Отдельным преимуществом в данном случае может стать то, что после заполнения формы проверить ее на наличие ошибок можно с помощью еще одной установленной программы – «Эконом-Эксперт».

О каких ошибках стоит знать?

Составление плана покупок является достаточно трудоемкой задачей, справиться с которой не всегда помогает даже образец заполненного плана закупок на 2018 год, поэтому стоит уделить некоторое внимание ошибках, которые иногда возникают при его заполнении. Особенное внимание стоит уделять тому, что иногда заказчики указывают неверную НМЦК, что может стать причиной несостоявшегося торга и отрицательно повлиять на пункты графика.

Некоторые заказчики неверно указывают даты тендера, что приводит к путанице в документации без четкого обоснования причин. Более того, нужно сказать о том, что заказчики иногда включают в график товары стоимостью менее 100 000 рублей, а это является ошибкой, потому что в плане должны быть зафиксированы все торги, проводимые за отчетный период.

Как заполнить план-график на 2019 год, кто этим занимается и должен разместить документ в ЕИС, в какой срок и что учесть при внесении изменений. Об этом читайте в статье. Также скачайте образец формы для федеральных и региональных, муниципальных заказчиков на 2019 г.

Кто заполняет план-график по 44-ФЗ

Титульный лист содержит в себе :

• штамп утверждения документа, в котором прописывается должность, фамилия и инициалы должностного лица, который будет утверждать документ;
• дату формирования;
• название госзаказчика, его форму собственности и организационно-правовую форму. Например: Федеральное казенное учреждение «___», Федеральное государственное казенное учреждение, федеральная собственность.
• ИНН, КПП, статистические коды;
• адрес и другие контакты госзаказчика;
• вид документа.

Таблица состоит из 33 граф, в которые необходимо занести соответствующие сведения, например:

• идентификационный код закупки;
• объект закупки (при разбивке на лоты, объект закупки прописывается отдельно по каждому из лотов);
• начальную цену госконтракта;
• размер аванса (при наличии) и т.д.

Как подготовить план-график расскажет эксперт в пошаговой инструкции

Все правила подготовки теперь в одном материале. Смотрите, кто и в какие сроки составляет документ, как заполнить каждую из граф отдельным заказчикам – федеральным, муниципальным и региональным. Тут же правила, по которым заказчики обосновывают закупки и подборка рабочих ситуаций.

Как заполнить план-график на 2019 год

Укажите информацию обо всех закупках, запланированных в течение года, на который утверждается документ. Также укажите информацию о закупках у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя). Если период осуществления закупки превышает срок, на который утверждается ПГ, то также включите сведения о закупке на весь срок исполнения контракта.

В заголовке укажите:

• полное наименование;
• местонахождение, телефон и адрес электронной почты государственного заказчика, действующего от имени субъекта РФ (далее – государственный заказчик), муниципального заказчика, действующего от имени муниципального образования (далее – муниципальный заказчик), или юридического лица, осуществляющего формирование, утверждение и ведение графика закупок;
• ИНН и КПП;
• код по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований, идентифицирующий: субъект РФ (первый и второй знаки кода) – в отношении закупок для обеспечения нужд субъекта РФ; муниципальное образование – в отношении закупок для обеспечения муниципальных нужд;
• код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
• код по Общероссийскому классификатору организационно-правовых форм;
• совокупный годовой объем закупок. Укажите сумму на основании информации, которая доведена главным распорядителем.

В таблице укажите:

Номер закупки : укажите порядковый номер закупки.

Идентификационный код - представляет 36-значный код. Как его составить,

Также отдельными строками указывается:

• общая начальная стоимость госконтрактов, которые оформляются по итогам проведения конкурентной процедуры в форме запроса котировок;
• объем финобеспечения, направляемый на оформление госконтрактов с единственным поставщиком.

Объект закупки : укажите наименование объекта и опишите его.

Если в закупке выделены лоты, объект закупки укажите раздельно по каждому лоту. Когда будете описывать объект закупки, укажите его функциональные, технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики.

Начальная (максимальная) цена контракта, цена контракта, заключаемого с единственным поставщиком: Укажите НМЦК, цену контракта, заключаемого с едпоставщиком.

Размер аванса : если установлен аванс, укажите его в процентах от начальной (максимальной) цены контракта. Устанавливать или нет аванс в контракте – это право заказчика.

Планируемые платежи : укажите общую сумму, а также сумму на текущий финансовый год, на будущий период: на первый год и на второй год, последующие годы.

Когда публиковать извещение после изменений в план-график по новым правилам: умные календари для всех случаев закупок

Составляя план-график, вы не можете знать наверняка, что закупка пройдет именно так, как вы хотели. Если что-то идет не по схеме, вы сначала меняете плановые документы и только потом размещаете новое извещение. Между двумя этими событиями нужно выдержать паузу, иначе оштрафуют на 30 тысяч. А правила работы с этой паузой недавно поменялись.
Читайте, что сложного в подсчете дней, что учитывать уже с 1 января 2019 года. А в умных календарях смотрите самые безопасные варианты расчета сроков для всех способов закупок.
Из статьи вы узнаете:
✔ Что изменилось в конце лета в работе с плановыми документами;
✔ В чем загвоздка с отсчетом сроков публикации извещения;
✔ Как безопасно рассчитать сроки размещения извещения: умные календари для конкурентных закупок;
✔ Как правильно работать с изменениями при закупках у едпоставщика: умные календари.

Приложения, которые должен иметь план-график 2019

План-график на 2019 год должен иметь обязательные приложения:

• обоснование начальной цены госконтракта или цены контракта, оформляемого с единственным поставщиком по каждому объекту закупки, включенному в план;
• обоснование указанного в плане способа определения поставщика, а также обоснование дополнительных требований, предъявляемых к участникам конкурентной процедуры, если они установлены.

Форма обоснования утверждена постановлением Правительства РФ от 05.06.2015 № 555.

В отношении приобретения лекарств на основании п. 7 ч. 2 ст. 83 44-ФЗ обоснование производится в соответствии с решением, принятым врачебной комиссией. Для минимальных закупок (до 100 и 400 тысяч), а также при закупке услуг, предоставляемых командированному сотруднику, услуг гида и преподавательских услуг, оказываемых физлицами, обоснованию подлежит объем таких закупок за год.

В какой срок размещается план-график по 44-ФЗ

В течение трех рабочих дней с даты, когда утвердили или внесли правки, документ размещается в ЕИС. Публикуется без сведений, которые составляют государственную тайну, так как информацию о секретных закупках обнародовать нельзя.

Вложенные файлы

• Образец плана-графика по 44-ФЗ.xlsx

Процесс составления документов планирования закупок заказчиков, которые работают по 44-ФЗ, заключается в том числе и в правильном оформлении плана заказов и плана-графика. В этом деле незаменима подробная инструкция по заполнению плана-графика 2019 года, потому что форма документа достаточно сложная и объемная. Когда-то она состояла из 14 столбцов, а теперь работникам нужно заполнить 32 или 33, в зависимости от типа заказчика. Мы проведем вас по всем ячейкам, а в конце дадим заполненный план-график на 2019, пример.

Бланк формы плана-графика 2019 года

Формы плана-графика, утвержденные на 2019 год, выглядят так. Для федеральных заказчиков:

Для муниципальных заказчиков:

Правила заполнения плана-графика на 2019 год

Прежде чем рассказать, как заполнить план-график на сайте госзакупок, разберемся с требованиями к нему. Они изложены в следующих нормативно-правовых актах:

• в отношении федеральных бюджетных учреждений — ППР от 05.06.2015 № 553;
• в отношении субъектов РФ, муниципальных заказчиков — ППР от 05.06.2015 № 554, а также в актах субъекта РФ и местных администраций.

Акты разрабатываются с соблюдением требований Постановлений Правительства Российской Федерации. Так, например, ПП ЯНАО от 14.11.2014 № 892-П «Об утверждении Порядка формирования, утверждения и ведения планов-графиков заказа товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Ямало-Ненецкого автономного округа».

Наконец перейдем к тому, какие есть позиции плана-графика, как заполнять их. Документ разбит на колонки, а также имеет верхнюю часть с основной информацией, обязательную для заполнения. В ней указывается:

• наименование и уровень заказчика — государственный, муниципальный, бюджетное учреждение или унитарное предприятие;
• организационно-правовая форма;
• местонахождение;
• контактные данные (электронная почта и телефон);
• совокупный годовой объем заказов.

Пошаговая инструкция по заполнению

Приводим пошаговое заполнение плана-графика на 2019 год.

1. Самая простая часть — заполнение шапки. Нужно указать всю информацию об учреждении, год, на который составляется документ, и дату заполнения.

2. Таблица заполняется по столбцам (отличие графика для федеральных заказчиков от муниципальных заказчиков заключается в наличии седьмого).

Первый столбец не заполняется. ИКЗ присваивается для каждой позиции, формируется из соответствующего объекта закупки, указанного в документах планирования.

3. В наименовании указывается предмет договора планируемой закупки, а в скобках — филиал. В описании — краткое содержание заказа, которое описывает суть предмета договора.

4. Указывается начальная (максимальная) цена контракта в тысячах рублей.

5. Указывается в процентах размер авансового платежа, предусмотренного в документации и проекте договора.

6. Здесь указывается объем предусмотренных денежных средств на данный заказ. Столбец № 7 содержит объем денег на 2019 год, № 8 и 9 — на 2019-2020 гг., № 10 — на 2021 и последующие годы одной суммой.

7. Указывается единица измерения закупаемой продукции и ее код по классификатору ОКЕИ.

8. В следующем блоке графика — объем (количество) закупаемых товаров, работ, услуг. Столбец № 13 содержит общий объем, № 14 — предусмотренный объем на 2019 год, № 15 и 16 — на 2019-2020 гг., № 17 — на 2021 и последующие годы.

9. Указываются сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг на квартал, год (с разбивкой: еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, по мере необходимости и т. д.).

10. Указывается размер обеспечения при проведении конкурсов и аукционов (0,5-5 % от НМЦК). Обратите внимание, что при проведении аукционов с преимуществами (ст. 28, 29, 30 № 44-ФЗ) размер не должен превышать 2 % от НМЦК. Поле не заполняется в случае проведения закупки у единственного поставщика, путем или на основании ч. 2 ст. 83 44-ФЗ.

12. Указывается месяц и год, когда планируется объявить закупки (например 09.2018).

13. Указывается месяц и год, когда планируется окончание исполнения заказа (например 12.2018).

17. В этом столбце показана информация о запретах и(или) ограничениях на заказы товаров иностранного производства — ст. 14 44-ФЗ (утверждено в Постановлениях ПП РФ: № 9 от 14.01.2017, № 656 от 14.07.2014, № 791 от 11.08.2014, № 102 от 05.02.2015, № 1289 от 30.11.2015, № 126н от 04.06.2018, № 832 от 22.08.2016, № 1072 от 05.09.2017).

18. Указывается информация о , которые предъявляются в случае проведения аукциона или конкурса с ограниченным участием. Требования указаны в ПП РФ № 99 от 04.02.2015.

19. В столбце № 29 указывается, что необходимо проводить при проведении закупок — ст. 20 44-ФЗ.

20. Заполняется, чтобы указать необходимость , случаи предусмотрены ст. 35 44-ФЗ и ПП РФ № 963 от 20.09.2014.

21. В данный столбец вносится информация в случае . Ситуации, когда можно внести изменения, перечислены в ч. 13 ст. 21 44-ФЗ и п. 8 ППР от 05.06.2015 № 553.

22. Указывается информация об органе, на которого возложены полномочия в соответствии с ч. 1 ст. 25 44-ФЗ.

23. Данный столбец заполняется в случае проведения