Какие интерактивности применить на велком тренинге. Семь welcome-приемов для адаптации новичка. Вхождение в должность: три месяца

Два рычага, которыми можно двигать людей, это страх и личный интерес (с)

Наполеон I Бонапарт

Энтузиазм нового сотрудника, недавно устроившегося на работу, сравним с бурной рекой, впадающей в море отчетности и рутинной работы истончившимся ручейком, требующим поддержки и внимания. В компании или подразделении где больше 20 работников, менеджер по персоналу не является экспертом в профессиональной подготовке кадров, необходима четко продуманная и подготовленная стратегия, в рамках которой проводится адаптация нового персонала.

Электронные технологии для повышения адаптивности в коллективе

Традиционная система обучения принятого на работу персонала представляет прохождение стажировки и прохождение формального или неформального собеседования перед утверждением в должности. Занятые работники отдела или подразделения не горят желанием уделять время новичку, который быстро потеряется в непрерывном потоке информации и максимум что успеет сделать за время стажировки — это перебрать ворох документов и узнать где в здании столовая.

Ситуацию поможет исправить welcome тренинг, простой и действенный инструмент, не отрывающий человека от ознакомительной стажировки, но позволяющий быстро и просто разобраться в нюансах рабочего процесса. Специально подготовленный курс, включенный в электронную систему обучения необходим для разгрузки тренеров и сокращения финансирования, используемого для квалификационной подготовки вновь принятых новичков, которым в минимальные сроки необходимо усвоить максимум информации.

Стратегия электронного обучения: возможности создания необходимого контента

Продуманная и тщательно реализованная это первый и серьёзный шаг в направлении формирования работоспособного и объеденного одной целью коллектива, в котором каждый сотрудник нацелен на достижение общего результата. И не стоит забывать о коллегах новичка, которым не нужно тратить личное или рабочее время на ознакомительные и вводные речи, эта перспектива обеспечивает возможность бесперебойной работы компании, пополнившейся новым работником.

Презентационный велком тренинг это комплекс информации и данных, касающихся истории компании и ее основных достижений за время работы на рынке, перечисление миссии и целей, основ корпоративной культуры и ценностей. В каждой организации есть свои «правила игры в бизнес», философия развития и концепция достижения успеха, и ознакомление с ними новичка помогает ему стать частью коллектива, адаптироваться в новых условиях и стать частью большого механизма, задать себе цели и выработать путь к их достижению.

Цели и задачи велком тренинга: зачем нужен электронный курс

Правильно подготовленный и наполненный необходимой и важной информацией welcome тренинг для сотрудников решает сразу несколько задач, основные из них можно определить в трех положениях:

• адаптация с возможностью почувствовать свою сопричастность к единому и большому делу;
• передача знаний и их накопление, усвоение важных данных о традициях и миссии организации;
• мотивация и стимулирование желания стать частью большого и дружного коллектива.

Итоговое тестирование в ознакомительном тренинге это не просто аналитический отчет для отдела кадров или менеджера по персоналу, дополнив его анкетированием можно выявить узкие места и ненужные блоки информации.

Использование современных форматов обучения открывает уникальные и практичные возможности, которые позволяют не переманивать опытных специалистов у конкурирующих фирм, а самими подготовить и удержать квалифицированный и профессиональный персонал.

Когда менеджер по персоналу Алена Н., после посещения очередного эйчаровского семинара вдохновенно сообщила, что компании не хватает мероприятия, которое способствовало бы адаптации сотрудников, она столкнулась с искренним недоумением руководителя и начальников отделов. «Зачем это нужно, ведь мы и так нормально встречаем новичков», «это для крупных компаний, с большой «текучкой», а у нас раз в два месяца кто-то приходит», «вот только этого нам не хватало» - раздался в ответ недовольный ропот.

Однако, не желая подрезать на корню инновационные идеи инициативного менеджера, руководство согласилось на эксперимент. С условием, что это нововведение не потребует от них материальных и временных затрат. Через неделю план welcome-мероприятий был разработан, а еще несколько месяцев спустя «протестирован» на нескольких новичках. По их мнению, а также по мнению присоединившихся к «экскурсии» любопытствующих старожилов, выбранный формат мероприятия оказался весьма удачным.

«Разумеется, пока мы не можем отследить долгосрочные результаты. Но предварительный анализ свидетельствует о том, что новички действительно быстрее влились в коллектив и более эффективно адаптировались. Определить это удалось благодаря тому, что уже несколько лет, по истечении месяца работы в компании, новые сотрудники заполняли анкету, в которой они указывали, с какими сложностями им пришлось столкнуться в процессе адаптации, какой информации им не хватало. Те, кто участвовал в welcome-тренинге, отметили меньше таких «белых пятен», - поведала Алена Н.

Между скукой и бесполезностью

Разумеется, на предприятиях, где количество сотрудников не превышает нескольких сотен, проводить двух-трехдневные welcome-тренинги, как это делают иногда в крупных компаниях, нецелесообразно. С другой стороны, сводить все к сбивчивому рассказу кого-либо из непосредственных начальников или коллег, который, похлопав новичка по плечу, советует ему «осмотреться» и «самому во всем разобраться» - тоже не лучший вариант. Именно поэтому лучше проводить знакомство с компанией по определенному плану.

При разработке welcome-тренинга эксперты советуют руководствоваться такими принципами, как практичность предоставляемой информации, ее полезность и применимость. Иногда для рядового сотрудника может быть важнее вовремя узнать, где можно пообедать, а не какой-то факт из биографии заокеанского президента компании, которого он вряд ли когда-нибудь увидит. Человек должен почувствовать, что ему оказан радушный прием. И из этого нужно исходить, разрабатывая структуру тренинга.

Также следует избегать двух крайностей: с одной стороны - излишней формальности, напыщенности и помпезности, с другой - фамильярности. Впрочем, первая крайность встречается значительно чаще. Никак не способствует представлению о радушном приеме и появившаяся в последнее время тенденция тестировать сотрудников на предмет усвоения ими информации с тренинга.

«На семинарах, посвященных разработке welcome-тренинга, мне часто задавали подобные вопросы - «как проверить, что новички усвоили информацию», «а как провести тестирование по результатам тренинга». Меня всегда удивляло такое рвение, и я просила ответить на вопрос, «зачем?». В ответ обычно раздавалось нечто нечленораздельное в стиле «ну как же, ну ведь они должны знать»… Разумеется, такой школярский подход полностью дискредитирует саму идею тренинга, который должен подчеркнуть, что в компании рады новому сотруднику», - поделилась Лия Фафолтова, бизнес-тренер (Москва).

Штучный продукт

Чтобы избежать формализма, наполнение каждого информационного блока, которые традиционно включает в себя welcome-тренинг, должно быть тщательно продумано.

Так, представители компании-работодателя совершают ошибку, когда включают в блок, который должен содержать информацию о компании, презентации, разработанные для клиентов. Ведь таким образом сотруднику демонстрируется, что с ним готовы делиться лишь внешней, «причесанной» и «приглаженной» стороной жизни компании. К тому же такие презентации, очень редко радуют действительно креативным подходом. Так же важно не «перегрузить» новичка излишней информацией. Ведь нередко компании грешат тем, что на сотрудника выливается огромный поток сведений об истории компании, легенды об учредителях, их приветственные речи и прочие атрибуты нудных и мучительных «обязаловок».

Следует учитывать и объем информации в блоке, знакомящем с продукцией либо услугами компании.

Рассказывая о корпоративной культуре и политике в сфере персонала, не стоит упоенно цитировать слоганы с корпоративного сайта или вдаваться в те подробности карьерного роста топ-менеджеров, которые вряд ли могут когда-нибудь пригодиться рядовому бухгалтеру.

В то же время наиболее ценной и важной для новичка информацией является представление о правилах трудового распорядка и взаимодействия внутри компании, нюансах работы с основными информационно-коммуникативными системами.

Организационные моменты

Считается, что welcome-тренинг должен проводить человек, который хорошо знает организацию и лоялен к ней. Это позволяет не только ответить на возникающие вопросы, но и лучше передать корпоративный дух компании.

В крупных компаниях welcome-тренинги проводятся обычно раз в месяц, а в небольших - по необходимости, иногда - персонально для каждого сотрудника.

Чаще всего эту функцию берет на себя менеджер по персоналу. Однако более действенным вариантом становится предоставленная сотруднику возможность задать вопросы уже после того, как он ознакомится с информацией, подготовленной специально для новых работников. (О том, как составить справочник для новичка см. ). «Такой подход дает возможность уточнить некоторые моменты. Тогда сотрудники чувствуют, что компания заинтересована помочь им включиться в общие процессы максимально быстро. И важно, что отработанная процедура welcome-тренинга позволяет сотрудникам отдела по поиску персонала взять на себя часть функций линейных руководителей. При этом адаптация новичков не пускается на самотек, потому что иногда бывает так, что непосредственный начальник может просто не иметь времени, чтобы рассказывать о базовых вещах. В свою очередь и сам новый сотрудник чувствует себя более самостоятельным, и это, конечно же, влияет на эффективность и производительность его работы.

С этим мнением согласны и другие наши эксперты, подтверждающие, что внимание, оказанное новичку, вознаградится сторицей, ведь именно в первые дни работы сотрудник больше всего нуждается в поддержке.

Как представить?

Для того чтобы представить нового сотрудника коллегам, эксперты советуют составить информационное письмо, которое включало бы:

• фамилию, имя, отчество нового сотрудника;
• должность;
• краткие сведения - какой вуз окончил, где работал ранее и на какой должности;
• какие функции будет выполнять;
• фамилию, имя и отчество непосредственного руководителя и подчиненных;
• номера телефонов, рабочий e-mail.

Welcome-тренинг – презентуйте компанию правильно

Одним из самых важных адаптационных мероприятий является Welcome-тренинг. Этот инструмент уже взяли на вооружение большинство российских компаний, даже те, в которых по каким-либо причинам пока нет четко прописанной системы адаптации.

Welcome-тренинг – презентация для новых сотрудников компании, в которой рассказывается вводная, необходимая информация о самой организации, ее истории, продукте/услуге, корпоративной культуре, структуре фирмы и т.д.

Проводит такой тренинг, как правило, менеджер по персоналу или специалист по обучению, они также могут привлечь к проведению мероприятия руководителей отделов и других сотрудников для того, чтобы более интересно и живо презентовать свою компанию.

Какие элементы должны быть в тренинге:

1. Сведения о компании: важные даты, история становления, первые лица компании и их фото. Структура компании, описание того, как компания помогает своим клиентам улучшить качество жизни, благодаря ее продукции/услугам, опишите портрет среднего покупателя. Главное, не превращайте эти слайды в собрание скучной информации, пестрящей многочисленными датами. Используйте больше фотографий и схем, минимум текста;
2. Продукты/услуги компании. Включите в эти слайды информацию и фото самых продаваемых товаров, информацию о дилерах или собственном производстве компании. О профиле деятельности компании должны знать не только специалисты отдела продаж и специалисты по работе с клиентами, но и офис-менеджеры, специалисты по подбору персонала и др. Не давайте в этом блоке углубленную информацию, т.к. в полном объеме она нужна специалистам далеко не на всех должностях. Тем, кто непосредственно работает с товарами, более детально о них расскажут руководители отделов;
3. Корпоративная культура. Включите в этот блок правила трудового распорядка, информацию о корпоративных мероприятиях, традициях компании, дресс-коде. Этот раздел лучше сделать не таким серьезным и формальным, как предыдущие. Например, вы можете изобразить всю нужную информацию в картинках: изобразить «неправильного» сотрудника и показать, какие «неправильные» действия он совершает – опаздывает на работу, одевается не по дресс-коду, небрежно говорит с клиентами, не сдает отчетность, оставляет бардак на рабочем столе и т.д.;
4. Мероприятия компании для сотрудников. Здесь вы можете кратко рассказать про этапы адаптации, тренинги, которые компания проводит для своих работников. Опишите, как проходит обучение, у кого можно получить необходимую литературу (может быть, у вас есть полка/шкаф с профессиональной литературой в общем доступе?);
5. Покажите фильм о компании. Будет здорово и полезно, если вы попросите каждый отдел компании или всех сотрудников снять небольшой фильм о работе в отделе/организации. Пусть он будет яркий и шуточный. Важно, чтобы он отражал действительность и мотивировал новых сотрудников.

Во время презентации вы вполне можете вовлекать слушателей в игру/обсуждения. Попросите их рассказать свое видение того, что такое миссия, корпоративная культура? Пусть они расскажут о самом-самом первом впечатлении о компании: увиденной на сайте вакансии, первом посещении офиса, собеседовании, просмотре сайта или группы в социальных сетях.

В конце Welcome-тренинга подарите новым сотрудникам красочные раздаточные материалы — «книгу новичка компании». В ней должны быть: телефоны отделов/необходимых для работы новичка сотрудников компании, информация о трудовом распорядке (время прихода на работу и уходя с нее, режим отдыха, обеденный перерыв), мероприятия компании (празднование Дней Рождений, Нового года, спортивные мероприятия, коллективный просмотр фильмов и т.д.), традиции компании, миссия компании, цитаты «старожилов» компании о работе в ней.

Первое впечатление о чем или ком-либо — наиболее важное для каждого человека. Сделайте так, чтобы изначальное впечатление о вашей компании было очень позитивным у всех новых сотрудников. Зажгите их своими идеями, расскажите обо всех плюсах работы в компании (помните, никакой лжи, она раскрывается уже в первую неделю работы и влечет за собой серьезные последствия для репутации организации). Welcome-тренинг – простой инструмент для долгосрочного результата.

Татьяна Щербакова, Ведущий эксперт SKV Business

При приеме нового сотрудника на работу этап адаптации очень важен, но часто недооценивается руководителями.

Для каждого человека, переход на новое рабочее место является стрессом: необходимо привыкнуть к новым правилам, познакомиться с людьми, узнать поведенческие нормы компании.

Чтобы сократить процесс адаптации и помочь сотруднику начать работать с максимальной эффективностью как можно скорее, руководству необходимо уделять немало внимания на процедуру адаптации.

Цель тренинга

Научить руководителей адаптировать новичков и показать ценность процедуры.

Аудитория

Группа менеджеров до 20 человек, планирующих проводить найм или систематически нанимающих персонал.

Формат

Сначала передается теоретическая база, потом отработки на практике.
Результат: сотрудники уходят с тренинга со знанием технологии и умением ее реализовать.

Выгоды от проведения мероприятия

— Снижение текучести работников: если новички ощущают себя некомфортно на новой работе и не осознают своей важности, то они увольняются;

— Сокращение времени: быстрая адаптация сотрудника – быстрый финансовый результат;

— Снижение степени неопределённости: формирование выгодных целей у персонала;

— Умение формировать позитивное отношение к работе: удовлетворенность работой.

Заказать бесплатную консультацию по организации и проведению тренингов по адаптации, тимбилдингу, коммуникациям, менеджменту, продажам для персонала.

Подготовка к тренингу

Помимо презентации и обучающих материалов, необходимо подготовить список проблем, выясняемых у новобранца на индивидуальной встрече по итогам первого дня.

Пример:не уверен, что это мое; слишком долго будет маленькая заработная плата; для меня эта должность шаг назад; так много информации сразу; слишком долгое обучение; я не готов делать домашние задания во время обучения; переживаю, что не сдам аттестацию; слышал у вас большая текучка и тому подобное. Количество заготовок равно количеству участников.

Брифинг

Цель: зарядить положительными эмоциями и мотивацию на изучение темы и показать ее проблематику.
Проводится в виде интерактива, участники отвечают на наводящие вопросы ведущего.

Примеры вопросов:
— Что такое адаптация?
— Почему новички уходят от нас?
— Почему эта тема важна для компании?

Результат: менеджеры хотят погрузиться в тему и понимают ее ценность для себя.

Вводная теория

Цель: дать общее понимание основы для тренинга.
Ключевые моменты:
1. Определение адаптации
2. Цели адаптации персонала
3. Инструменты адаптации

Результат: единое информационное поле по ключевым понятиям тренинга.

Блок теории «Составляющие процедуры адаптации»

Цель: передать технологию адаптации

1. Подготовка к приходу новичка.

Цель : заранее предусмотрено все, что может понадобиться для начала работы сотруднику; подготовка плана действий для руководителя.
— организация рабочего места;
— написание плана обучения;
— организация рабочего расписания (своего и сотрудника);
— подтверждение выхода сотрудника.

2. Выход новичка (первый рабочий день).

Цель: дать базовую информацию, позволяющую новичку убедиться в надежности компании и возможностях развития в ней; получить данные для связи.
— рассказ о компании и отделе (цели, задачи, миссия, ценности);
— рассказ о себе, как руководителе (история успеха, ценности);
— сбор данных с новичка (контакты и дополнительная информация).

3. Презентация должности.

Цель: продать вакансию повторно, замотивировать на обучение.

4. Рассказ плана работы.

Цель: сотрудник понимает, что его ждет, настроен на это и чувствует себя комфортно.
— обучение (цели, сроки, этапы);
— аттестация (сроки, критерии оценки, важность этапа для каждого участника);
— как выглядит рабочий день (цель: новичок четко понимает ради чего ему предстоитобучаться и уверен в том, что правильно выбрал должность).

5. Презентация компании.

Цель: сотрудник понимает, где находятся ключевые отделы, необходимы ему в работе, знает все места общего пользования.

6. Обучение сотрудника.

Цель: новичок понимает, как реализовывать поставленные задачи.

7. Индивидуальная встреча в конце дня.

Цель: взять обратную связь с сотрудника, сверить ожидания и отработать возможный негатив.

Результат : сотрудники понимают этапы адаптации и осознают значимость каждого этапа.

Ключевые правила успешной адаптации

Цель: заострить внимание на важных принципах адаптации, без которых результат не будет достигнут.

Важные элементы блока:
1. Ежедневное планирование новых сотрудников.
2. Ежедневное подведение итогов дня с новичками.
3. Постоянная моральная поддержка.
4. Ровный темп обучения (подчиненныйне перегружен, но всегда занят).
5. Контроль наличия перерывов и обеда.
6. Подведение итогов недели (новобранец понимает чего достиг и куда продвинулся, знает оценку себя руководителем).
7. Индивидуальные встречи перед выходными.

Результат: менеджеры понимают как организовать работу по адаптации персонала.

Типичные ошибки руководителя во время адаптации

Цель: дать перечень роковых ошибок, чаще всего приводящих к прощанию по инициативе сотрудника.
Результат: заранее предусмотрены риски, менеджеры не наступают на любимые грабли.

Практика «Подготовка к адаптации»

Цель: подготовка успешных скриптов, составить план действий.

Задание:
— Написать скрипты (или структуру): рассказа о компании и отделе; рассказа о себе, как руководителе.
— Прописать структуру разговора по итогам дня, подготовить перечень вопросов, необходимых для обсуждения с пояснением посему это важно.
— Время на выполнение 25 минут.

Обратная связь по завершении задания:
— что вызвало наибольшие затруднения при подготовке?
— как удалось это решить?

Результат: менеджеры имеют готовые, написанные скрипты и готовы к их применению.

Практика «Проведение адаптации»

Цель: закрепить теорию, отработать правильный алгоритм действий.

Задание:
Разбиться по тройкам: 1 — новый сотрудник (цель: оценить насколько комфортно работать с руководителем, есть ли желание работать в компании и достигать целей, применить использовать кейс на итоговой беседе), 2 – менеджер (цель: адаптировать новичка), 3 – супервизор (цель: оценить использование технологии и того, что удалось успешно, а где необходима доработка).

Отработать первую встречу:
Приветствие, рассказа о компании и отделе; рассказа о себе, как руководителе.
Отработать встречу по итогам дня.
Время на выполнение 60 минут.
Каждый участник должен побывать во всех ролях.
После каждой отработки краткая обратная связь внутри тройки: что удалось, а что нет.

Обратная связь по завершении задания на всех участников:
Каждая группа высказывается о выводах, которые для себя сделали.

Результат: руководители умеют реализовывать ключевые этапы адаптации, понимают свои зоны роста.

Дебрифинг

Участники по очереди высказываются, отвечая на вопросы:
— какие ключевые моменты вынесли с тренинга?
— что необходимо дополнительно обдумать?
— что больше всего понравилось?

Задание после тренинга:
1. Подготовить детальный план обучения на должность в своем отделе, опираясь на изученную теорию.
2. Составит рабочее расписание новичка на первые две недели работы.
Выполнение задания контролируют непосредственные руководители менеджеров.