Главная › Уcлуги ЖКХ › Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения документов). Ексд - заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законны

Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения документов). Ексд - заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законны

I. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее

4. Заведующий архивом должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.

4.4. Структуру предприятия.

4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.

7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

11. Составляет установленную отчетность.

12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права

Заведующий архивом вправе:

1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.

3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:

5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.

5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

начальника архивного отдела администрации Инжавинского района

1. Общие положения

1.1 Муниципальный служащий – Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Инжавинский район (далее – начальник Отдела) является муниципальным служащим и осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящей должностной инструкцией .

1.2 Начальник Отдела назначается на должность по итогам конкурса и освобождается от должности муниципальной службы распоряжением главы муниципального образования района. Начальник Отдела непосредственно подчиняется главе района и заместителю главы администрации, курирующего исполнение.

2. Квалификационные требования

2.1. Для замещения должности начальника Отдела устанавливаются следующие требования:

2.1.1 наличие высшего профессионального образования;

2.1.2 наличие не менее четырех лет стажа муниципальной (гражданской) службы или не менее пяти лет стажа работы по специальности;

2.2 наличие профессиональных знаний, навыков включая знание Конституции Российской Федерации , указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации,

Правил работы Архивов, утвержденных Федеральным Законом от 01.01.2001 «Об архивном деле в РФ», устава Тамбовской района, Закона Тамбовской области «О муниципальной службе в Тамбовской области», Закона «Об архивном фонде Тамбовской области»,

3.8.4. Использует документы в социально-экономических и культурно-

просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в печати, в

установленном порядке представляет документы архива учреждениям и

гражданам с целью их научного и практического использования.

3.8.5. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу.

3.8.6. Ведет по фондовый статистический учет документов учреждений.

3.8.7. Вносит на рассмотрение органа местного самоуправления предложения

по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве.

3.8.8. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат

к хранящимся документам.

3.8.9. Обеспечивает сохранность документов в архиве, систематически

проводит проверки наличия дел.

3.8.10. выдает в установленном порядке документы во временное пользование;

3.8.11. Рассматривает предложения и жалобы, относящиеся к компетенции отдела, проводит прием граждан, ведет журнал входящей, исходящей документации.

3.8.12. Информирует орган местного самоуправления архивный орган о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном фонде и архиве.

3.8.13. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПК архивного отдела

поступление от учреждений описи дел.

3.8.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов,

организации документов в делопроизводстве учреждений.

3.8.15. Проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство и архив.

3.8.16. Представляет сведения о работе архивного отдела в Управление культуры и архивного дела области, администрации муниципального образования; готовит информацию для размещения на сайте архивного отдела администрации района; следит за своевременным размещением информации, касающейся работы архивного отдела, за достоверностью и полнотой размещаемой информации.

3.9. надлежащим образом исполняет обязанности муниципального служащего, установленные в соответствии с федеральным и областным законодательством;

3.10. соблюдает установленные федеральными законами запреты и

ограничения, связанные с прохождением муниципальной службы;

3.11. бережет и рационально использовать муниципальное имущество,

предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;

3.12. принимает участие в профилактике терроризма и экстремизма, а так же минимизации и (или) ликвидации последствий проявления терроризма и экстремизма на территории района;

3.13. оказывает методическую, консультативную, информационную помощь главам сельсоветов и поссовета района в пределах компетенции;

3.14. осуществлять иные полномочия, установленные федеральным и областным законодательством.

3.15. уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы

прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений в соответствии с федеральным законом от 01.01.01 года «О противодействии коррупции».

3.16. Начальник Отдела в соответствии со статьей 12 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее – Федеральный закон о муниципальной службе) обязан:

3.16.1. соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав Тамбовской области, законы Тамбовской области, иные нормативные акты тамбовской области, Устав Инжавинского района и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение;

3.16.2. исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;

3.16.3. соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;

3.16.4 . соблюдать установленные в администрации района правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;

3.16.5. поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

3.16.6. представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения , об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах , об имуществе и обязательствах имущественного характера);

3.16.7. соблюдает Кодекс этики служебного поведения муниципальных

служащих администрации района.

4 Права начальника архивного отела администрации района

Основные права начальника отдела определены статьей 11 Федерального

закона от 01.01.01 года «О муниципальной службе в

Российской федерации».

Исходя из установленных полномочий, начальник отдела имеет право на:

4.1.реализацию установленных федеральными законами основных прав муниципального служащего;

4.2. основные и дополнительные гарантии, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

4.3. ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе;

4.4. обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

4.10. защиту своих персональных данных;

4.11. ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений;

4.12. рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством, защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений;

6.1.7. с учреждениями, предприятиями, организациями и иными структурами, а также гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с действующим законодательством.

6.2. поручения и указания начальнику отдела даются вышестоящими руководителями или лицом, исполняющим его обязанности в письменной форме;

6.3. объяснительные и докладные записки, иные заявления на имя вышестоящего руководителя начальник отдела представляет в письменной форме;

6.4. начальник отдела вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам компетенции отдела представителям организаций и гражданам только по поручению вышестоящего руководителя.

7. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

Эффективность профессиональной служебной деятельности начальника Отдела оценивается по следующим показателям:

выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

своевременности и оперативности выполнения планов, поручений;

качеству предоставляемых услуг;

качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время , расставлять приоритеты;

творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий , способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознанию ответственности за последствия своих действий.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):__________________________________

31.2 Кб
скачать

119-р от 27.04.2017

АДМИНИСТРАЦИЯ

муниципального района «Мещовский район»

Калужской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении должностной инструкции

«Мещовский район»

Утвердить должностную инструкцию начальника отдела архивного дела

администрации муниципального района «Мещовский район» (прилагается).

Признать утратившим силу распоряжение администрации от 10.12.2013 № 785-р «О должностной инструкции начальника отдела архивного дела администрации МР«Мещовский район».
Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации С.В. Ловакову.

Главы администрации В.Г. Поляков

Приложение

к распоряжению администрации

муниципального района

«Мещовский район»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

начальника отдела архивного дела

администрации муниципального района

«Мещовский район» Калужской области

Общие положения

1.1. Должность начальника отдела архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район» является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность начальника отдела архивного дела относится к ведущей группе должностей (пункт 1.3., подраздела ведущая группа должностей, раздела должности категории «специалисты» Реестра муниципальных должностей, муниципальных должностей муниципальной службы в Калужской области (Закон Калужской области от 26 апреля 2012 г. № 272-ОЗ).

1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее - область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: управление в сфере архивного дела муниципального образования.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее - вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: формирование и содержание архивных фондов муниципального образования (п. 16 ч.1 ст. 15 Федерального закона № 131-ФЗ от 26.04.2012; п.3, п.4 ст.4, п. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004) .

1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность начальника отдела архивного дела: организация и содержание отдела архивного дела; обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей начальника отдела архивного дела: обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению; предоставление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов Калужской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка, предоставление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе; организационно-

методическое руководство деятельностью ведомственных архивов; информационное обеспечение органов местного самоуправления; организация использования архивных документов; удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

1.7. Начальник отдела архивного дела назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации муниципального района «Мещовский район» по согласованию с Управлением по делам архивов Калужской области.

1.8. Начальник отдела архивного дела непосредственно подчинен управляющему делами администрации муниципального района «Мещовский район».

Квалификационные требования

Для замещения должности начальника отдела архивного дела устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела, должен иметь высшее профессиональное образование -бакалавриат.

2.1.2. Для замещения должности начальника отдела архивного дела установлено требование о наличие не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее четырех лет стажа работы по специальности, направлению подготовки.

2.1.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми знаниями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

в) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

г) законодательства о противодействии коррупции.

2.1.4. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми умениями:

Эффективного управления персоналом;

Планирования работы и контролирования ее выполнения;

Оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; прогнозирования последствий принятых решений;

Ведения деловых переговоров с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;

Подготовки и ведения деловой переписки;

Соблюдение этики делового общения при взаимодействии с гражданами;

Владения компьютерной и другой оргтехникой, необходимым программным

обеспечением;

Работы в сети «Интернет» и информационно-правовых системах.

2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.

2.2.1. Начальник отдела архивного дела, должен иметь:

а) высшее профессиональное образование по специальности, направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», «Историко-архивоведение».

2.2.2. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Приказа Министерства Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения»;

Приказа Министерства Российской Федерации от 03.06.2011 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;

Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;

Устав муниципального района «Мещовский район» Калужской области утвержден решением Районного Собрания муниципального района «Мещовский район» от 26.05.2011 № 131;

Положения об администрации муниципального района «Мещовский район»;

Положения об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район»;

Методов проведения деловых переговоров, методов управления аппаратом органа местного самоуправления, муниципального органа;

Правил делового этикета;

Правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, внутреннего трудового распорядка органа местного самоуправления, муниципального органа, порядка работы со служебной информацией;

Понятие, сущность, цели архивного дела;

Организация работы архивных учреждений;

Порядок приема, регистрации, систематизации, хранения и использования архивных документов;

Порядок формирования и содержания муниципального архива.

2.2.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими

умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

Проводить экспертизу ценности документов, осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы;

Составлять установленную отчетность по архивному делу.

Должностные обязанности

Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район», на начальника отдела возлагаются следующие должностные обязанности:

3.1. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами.

3.2. Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

3.3. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя.

3.4. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности.

3.5. Соблюдать установленный служебный распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерации и муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.

3.6. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды.

3.7. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

3.8. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

3.9. В соответствии с возложенными на отдел функциями и задачами, начальник отдела архивного дела исполняет обязанности:

Общее руководство деятельностью отдела;

Обеспечение повышения уровня развития архивного дела в муниципальном районе;

Планирование работы, составление отчетов о работе отдела;

Разработка и внесение на утверждение Главе администрации

муниципального района «Мещовский район» Положение об отделе;

Обеспечение в отделе соблюдений Правил внутреннего трудового распорядка, Должностной инструкции;

Разработка номенклатуры дел отдела, обеспечение хранения дел и документов отдела, подготовка и направление дел постоянного хранения в архив;

Подготовка справочных, информационных, аналитических, методических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

Разработка и представление на рассмотрение в установленном порядке проектов нормативных правовых актов администрации муниципального района в пределах компетенции отдела;

Обеспечение реализации нормативных правовых актов в пределах своих полномочий;

Разработка и систематические уточнения списков предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив;

Обеспечение в архивохранилище охраны и противопожарный режим;

Организация отбора и приема документов от предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов - источников комплектования муниципального архива;

Проведение проверки наличия документов по фондам;

Проведение экспертизы ценности документов:

Организация контроля за исполнением входящих документов;

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц в установленном порядке.

Права

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» начальник отдела архивного дела имеет право:

4.1. Запрашивать от должностных лиц федеральных органов государственной власти и их территориальных органов, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.2. Привлекать в установленном порядке для подготовки проектов документов, разработки и осуществления мероприятий, проводимых отделом архивного дела, работников структурных подразделений администрации муниципального района «Мещовский район».

4.3. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.

4.4. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей, а также внесение предложений о совершенствовании деятельности отдела.

4.5. Повышать квалификацию за счет средств местного бюджета.

Ответственность

Начальник отдела архивного дела несет установленную законодательством ответственность:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

6.1. Начальник отдела архивного дела в соответствии со своей компетенцией вправе или обязан самостоятельно принимать решения в виде таких документов как:

План работы отдела;

Отчет о работе отдела;

Показатели основных направлений и результатов деятельности отдела;

Должностная (служебная) записка.

6.2. Перечень вопросов, по которым начальник отдела архивного дела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения:

Проверка представленных документов на соответствие требованиям законодательства, их достоверности и полноты сведений, указанных в документах;

Выдача копий архивных документов, информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами;

Выбор метода выполнения поставленных задач.

Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

Начальник отдела архивного дела в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, и в случае служебной необходимости принимает участие в подготовке:

7.1. Нормативных правовых актов и (или) проектов нормативных правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности в сфере архивного дела муниципального образования.

Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Калужской области, администрации муниципального района «Мещовский район».

Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

Начальник отдела архивного дела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно распорядительными документами взаимодействует с:

9.1. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов.

9.2. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;

9.3. Организациями и гражданами.

Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

В соответствии с замещаемой должностью начальника отдела архивного дела и в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, начальник отдела архивного дела оказывает муниципальные услуги гражданам и организациям:

10.1. Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей в муниципальном образовании.

10.2. Информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами.

Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности начальник отдела архивного дела определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:

11.1. Качество деятельности (соответствие подготовленных документов предъявленным требованиям, полнота и логичность в изложении материала, точность, другое).

11.2. Своевременность исполнения поставленных задач.

11.3. Организация труда (производительность, результативность, соблюдение дисциплины)

11.4. Мотивация (заинтересованность в выполняемой работе, использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач).

11.5.Профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).

Управделами администрации муниципального

района «Мещовский район»

Начальник отдела организационно-контрольной работы

________________ _______________ ______________________

Дата Личная подпись Расшифровка подписи

Начальник правового отдела

________________ _______________ ______________________

Дата Личная подпись Расшифровка подписи

С должностной

инструкцией ознакомлен(а) ________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Управления

Карачаево-Черкесской

Республики по делам архивов

Утверждаю

Глава администрации ___________________

Ф.И.О.

"____" ________________ 20___ г.

Примерная должностная инструкция
начальника архивного отдела администрации
_________________________________________________
муниципального района (городского округа)

I. Общие положения

1.1. Должность начальника архивного отдела относится в Реестре должностей муниципальной службы Карачаево-Черкесской Республики к группе "главная".

1.2. Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется _________________________________________________________________.

1.3. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности главой администрации.

1.4. В подчинении начальника находится (заместитель начальника, ведущий специалист, специалист).

1.5. Начальника архивного отдела в период его отсутствия замещает (заместитель начальника, ведущий специалист).

1.6. Начальник архивного отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Карачаево-Черкесской Республики, Законом Карачаево-Черкесской Республики от 15.11.2007 г. N 75-РЗ "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 марта 2009 N 5-РЗ "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 ноября 2006 г. N 85-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", иными нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики.

II. Квалификационные требования к должности начальника архивного отдела

2.1. К образованию: наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: государственное и муниципальное управление, юриспруденция, историк-архивист, подтвержденного документом об образовании и квалификации.

2.2. К стажу работы: не менее трех лет стажа муниципальной службы или не менее трех лет стажа работы по специальности;

2.3. К уровню профессиональных знаний и навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей:

Знание и умение применять в своей деятельности федеральное и республиканское законодательство;

Способность поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

Знание аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

Наличие навыков работы с базами данных, хранилищами информации, внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе в Интернете, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, по подготовке презентаций, графическими объектами, графическими объектами в электронных документах;

Умение работать с людьми.

III. Должностные обязанности, права и ответственность начальника архивного отдела

3.1. Должностные обязанности начальника архивного отдела:

3.1.1. Руководит работой архивного отдела администрации муниципального района (городского округа) (далее - архив).

3.1.2. Разрабатывает программы развития и планы работы архива.

3.1.3. Руководит подготовкой проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность архива.

3.1.4. Организует разработку методических документов с целью совершенствования работы архива, контролирует их внедрение в практику.

3.1.5. Ведет основные учетные документы архива.

3.1.6. Организует и координирует работу специалистов архива по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению.

3.1.7. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов архива.

3.1.8. Проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения.

3.1.9. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявление и учет особо ценных документов.

3.1.10. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.

3.1.11. Ведет переговоры с федеральными территориальными, республиканскими органами, негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования архива.

3.1.12. Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве организаций - источников комплектования архива.

3.1.13. Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение.

3.1.14. Организует работу экспертной комиссии.

3.1.15. Организует отбор и передачу документов на постоянное хранение.

3.1.16. Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования архива.

3.1.17. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в организациях - источниках комплектования архива.

3.1.18. Участвует в заключении договоров между организациями - источниками комплектования архива и отделом научно-технической обработки документов, содержащийся за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности Республиканского государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики" (далее - РГБУ "ГА КЧР") об упорядочении документов и оказании им платных услуг.

3.1.19. Участвует в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации муниципального района (городского округа) и Управления Карачаево-Черкесской Республики в области архивного дела.

3.1.20. Обеспечивает заключение трехсторонних соглашений о сотрудничестве в области архивного дела между администрацией муниципального района (городского округа), Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и организациями федеральной собственности, собственности Карачаево-Черкесской Республики и частной собственности, являющимися источниками - комплектования архива.

3.1.21. Организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных.

3.1.22. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архива.

3.1.23. Организует и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.1.24. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий.

3.1.25. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.

3.1.26. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.

3.1.27. Обеспечивает использование документов архива, в том числе исполняет поступающие в архив запросы различного характера.

3.1.27. Организует выставки документов.

3.1.28. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации.

3.1.29. Организует работу читального зала архива.

3.1.30. Взаимодействует с музеями муниципального района (городского округа) в проведении информационных мероприятий краеведческого характера.

3.1.31. Участвует в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.

3.1.32. Способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок.

3.2. Начальник отдела имеет право на:

3.2.1. Ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.

3.2.2. Обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.2.3. Оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством , законодательством о муниципальной службе и служебным контрактом.

3.2.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.

3.2.5. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.

3.2.6. Участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы.

3.2.7. Повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета.

3.2.8. Защиту своих персональных данных.

3.2.9. Ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.

3.2.10. Объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.

3.2.11. Рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством , защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений.

3.2.12. Проведение по его заявлению служебной проверки.

3.2.13. Медицинское страхование в соответствии с федеральным законом об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации.

3.2.14. Пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.15. Иные права, которыми в пределах своей компетенции обладает начальник архивного отдела при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.

3.3. Ответственность начальника архивного отдела:

3.1. Несет ответственность, установленную законодательством, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за не сохранение государственной тайны , а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

3.2. Несет материальную ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;

IV. Порядок служебного взаимодействия в связи с исполнением должностных обязанностей с муниципальными служащими того же муниципального органа, муниципальными служащими иных муниципальных органов, государственными органами, другими гражданами, а также организациями

4.1. Служебное взаимодействие осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", Положением об архивном отделе, а также указаниями и резолюциями руководителя.

4.2. Поручения и указания начальнику даются главой администрации, куратором архивного отдела в устной или письменной форме по вопросам деятельности архивного отдела.

4.3. В целях исполнения служебных обязанностей и поручений начальник отдела вправе обращаться к другим специалистам архивного отдела, РГБУ "ГА КЧР", работникам иных государственных органов, органов местного самоуправления, гражданам и в организации.

4.4. Начальник архивного отдела осуществляет взаимодействие с начальниками архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, директорами РГБУ "ГА КЧР" и его филиалов, территориальными органами федеральной и республиканской власти по решению вопросов, относящимся к его компетенции.

V. Перечень государственных, муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

5.1. Начальник в соответствии с административным регламентом "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, находящимся на временном хранении в архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики" и Положением об архивном отделе оказывает гражданам и организациям следующие услуги:

5.1.1. Предоставление гражданам, организациям архивных справок, архивных копий, выписок из архивных документов.

5.1.2. Проведение консультаций, разъяснения по вопросам, относящимся к его компетенции.

VI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего

6.1. При оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности начальника архивного отдела учитываются следующие показатели:

Планирование работы (расстановка приоритетов в работе, порядок в документации);

Выполняемый объем работы (количество завершенной и текущей работы вне зависимости от качества);

Качество выполненной работы (тщательность и аккуратность, независимо от количества);

Ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля);

Самостоятельность (способность выполнять задания без жесткого контроля);

Дисциплина (соблюдение служебного распорядка и сроков выполнения работы).

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего архивом, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция заведующего архивом должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.

В должностной инструкции заведующего архивом должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего архивом

1) Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Заведующий архивом должен знать

2) Заведующий архивом при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего архивом

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Заведующий архивом принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий архивом должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
Единую государственную систему делопроизводства;
порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
структуру предприятия, учреждения, организации;
основы организации производства, труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

законодательством РФ,
Уставом организации,
приказами и распоряжениями директора организации,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .

7. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего архивом

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

11. Составляет установленную отчетность.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты,.обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

15. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего архивом

Заведующий архивом имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего архивом

Заведующий архивом несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего архивом - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.