Управление материальными ресурсами проекта. Планирование ресурсов. IV. группа: Социально-психологические факторы
Управление поставками материальных ресурсов в проектной среде Содержание
Введение. 4
Глава 1. Теоретические основы управления материальным обеспечением проекта 7
1.1.Проект и фазы жизненного цикла проекта. 7
1.2. Основы планирование проекта. 12
1.3. Понятие ресурс. Виды ресурсов. 17
1.4. Управление материально-техническими ресурсами проекта. 22
1.5. Методы планирования материально-технического обеспечения в проектной среде 24
Выводы по главе I 26
Глава 2. Управление материальными ресурсами проекта (на примере -Партнер») 27
2.1. Резюме проекта. 27
2.2. Потребность проекта в материально-техническом обеспечении. 28
2.3. Календарный план проекта и план управления поставками. 33
Выводы по главе II 49
Заключение. 51
Список использованной литературы.. 54
Введение
В современных представлениях об управлении любой комплекс мероприятий, в результате которого к заданному сроку должна быть достигнута некоторая цель, при ограниченных ресурсах, рассматривается как проект. Управление проектами, как методология управления является методической основой разумной реализации мероприятий административного, промышленного, экономического, военного и т. д. характера.
В настоящее время в России формируются условия и предпосылки широкого применения методов управления проектами. В связи с этим, на многих предприятиях управление проектами должно представлять основную форму планирования и контроля текущей деятельности.
Практически каждый менеджер должен планировать деятельность своих подчиненных на основе проекта. Методы управления проектами позволяют точно знать менеджеру что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного завершения отдельных операций проекта.
Управление проектами - синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные инновационные, экологические, исследовательские, организационные). Общие закономерности, присущие проектам во всех областях деятельности, охватываются такими дисциплинами как теория вероятностей, методы анализа сетей, исследование операций, логистика, прикладные программные средства, бизнес-план, стратегическое планирование, финансовое моделирование, технологии управления .
Планирование и управление – это не только составление, опимизация и отслеживание календарных планов , но и управление ресурсами, необходимыми для реализации проекта. При этом управление временем
Глава 1. Теоретические основы управления материальным обеспечением проекта
1.1.Проект и фазы жизненного цикла проекта
В различных источниках можно найти разнообразные определения понятия «проект»; в целом, они не противоречат, а дополняют друг друга. Проект (англ. project)– это :
¾ что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие (Толковый словарь Webster);
¾ некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (Кодекс знаний об управлении проектами);
¾ уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствии конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам (ISO/TR 10006:1997(Е));
¾ группа работ/задач, которые необходимо выполнить в заданный период для достижения поставленных целей (Project Management Handbook, Cleland, King);
¾ временная структура для создания уникального продукта, услуги (PMBoK, Project Management Institute).
Ключевыми особенностями проекта являются :
¾ строгие и обоснованные цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований;
¾ наличие внутренних и внешних взаимосвязей операций, задач и ресурсов, которые требуют четкой координации при выполнении проекта, что создает возможность представления в виде комплекса взаимоувязанных работ;
1.2. Основы планирование проекта
Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы .
В зависимости от уровня выделяются :
· концептуальный план;
· стратегический план реализации проекта;
· тактические (детальные, оперативные) планы.
Планирование и перепланирование проекта осуществляется в течение всего срока реализации проекта.
Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые события (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимозависимость.
Именно на этом этапе используются системы календарного планирования, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, гистограммы потребности проекта в ресурсах и финансировании.
Обобщенно алгоритм процесса планирования представлен на рисунке 1.3.
Ключевые результаты процесса планирования :
1. Определение целей проекта.
2. Структура работ проекта.
3. План управления затратами.
4. План управления изменениями.
5. Потребность в ресурсах.
6. План коммуникаций.
7. Бюджет.
8. Финансовый план.
1.3. Понятие ресурс. Виды ресурсов
Значимость процессов управления ресурсами проекта столь велика, что самые совершенные программные средства не могут быть применены без надлежащей серьезной предварительной работы руководителя и/или менеджера проекта.
Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах. Каждая временная оценка базируется на допустимом использовании определенного количества ресурсов, и, следовательно, рассчитывая вначале продолжительность проекта, мы можем загодя рассчитывать наперед использование ресурсов (рис. 1.4)
Рис. 1.4. График ресурса «рабочая сила»
В данном примере перегрузка происходит в дни с пятого по восьмой: следовательно, если мы не передадим эту работу кому-то еще или не привлечем дополнительные ресурсы (персонал), то мы не может ожидать выполнения нашего проекта в заданные сроки, оставшаяся альтернатива в изменении расписания некоторых работ, которые составляют перегрузку. Мы можем, например, задержать работы на три дня и избежать ресурсной перегрузки.
1.4. Управление материально-техническими ресурсами проекта
Управление ресурсами – одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. В рамках календарного планирования работ по проекту описываются потребности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.
Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и потому основными задачами управления ресурсами являются:
Реконструируемое здание предполагается расположить на арендуемом в настоящее время участке (Постановление администрации г. Клин № 000 от 01.01.2001г.) в Центральном округе, в центральной части г. Клин. Проектом также предусмотрен выкуп данного земельного участка в собственность.
На участке предусматривается завершение строительства комплекса 5-этажного жилого дома с пристроенными помещениями сберегательной кассы по ул. Л. Толстого, запроектированного «Клингражданпроект» в 1989г. Жилой дом был сдан в эксплуатацию в 1995-96гг. Строительство пристройки было прекращено в1996г.
Реконструируемая пристройка, площадью застройки 537,27 м2, имеет угловое решение в плане.
Благоустройство территории участка разработано в пределах отведенных границ. Кроме того, проектом предусмотрено дополнительное благоустройство участка. Открытая автостоянка для легковых автомашин предусмотрена со стороны ул. Л. Толстого, с устройством кармана вдоль проезжей части в границах красной линии и в увязке с планировочным решением участка незавершенного строительством комплекса школы комсомольского актива.
2.3. Календарный план проекта и план управления поставками
Срок реализации проекта – 14 месяцев.
Поэтапный календарный план-график намеченных мероприятий представлен в таблице 2.3.
2.4. Рекомендации к процессу управления материальными ресурсами проекта
Непрерывное усложнение процесса материально-технического снабжения требует все увеличивающихся затрат труда на его осуществление. В то же время напряженный баланс трудовых ресурсов в стране не позволяет решать усложняющиеся проблемы обеспечения строительства средствами производства средствами производства экстенсивным путем, т. е. за счет увеличения количества работников и массы потребляемых ресурсов. Их можно и нужно решать только путем интенсификации процесса обеспечения строительства материальными ресурсами, разработки и осуществления мероприятий по повышению эффективности и качества всех сторон деятельности органов снабжения. Применительно к процессу материально-технического снабжения эффективность и качество означают наиболее полное, своевременное, качественное, а также с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов выполнения всех функций этого процесса.
Непрерывное совершенствование обеспечения производства продукцией производственно-технического назначения оказывает влияние на улучшение экономических показателей производства. Пути улучшения обеспеченности материальными ресурсами отражены на рисунке 2.2.
 |
Заключение
Таким образом, в ходе написания выпускной квалификационной работы на тему «Управление поставками материальных ресурсов в проектной среде» мы определили, что управление ресурсами – одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью.
Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах.
Выделяют невоспроизводимые и воспроизводимые виды ресурсов.
Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.
Управление материальными ресурсами проекта начинается по сути на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
Рациональное использование материалов и применение прогрессивных технологий позволяют уменьшить стоимость израсходованных материалов, сократить время их обработки, а значит снизить себестоимость проекта.
В качестве объектов управления в строительстве могут выступать процессы осуществления строительных программ или в отдельности ИСП, а в строительном производстве - производственные процессы их реализации.
Исходя из продолжительности цикла управления методы управления могут быть стратегическими, рассчитанными на текущий год или на оперативный и краткосрочный периоды . В основе этих методов лежат планы:
Список использованной литературы
1. ANSI/PMI Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBooK)
3. Виханский управление: Учебник. – М.: Экономистъ, 2009. – 396 с.
4. Воробович, модели, методы и алгоритмы решения задач календарного планирования в управлении строительными проектами / . - Красноярск: Изд-во КрасГАУ, 201с.
5. Современные методы Управления портфелями проектов и Офис управления проектами: Максимизация ROI Пер. с англ. - М.: , 20с.
6. Корпоративный и проектный менеджмент: толковый англо – русский словарь справочник. , –М., Омега-Л, 2009.
7. Корпоративный менеджмент. Справочник для профессионалов / , и др. –М., Высшая школа 2008. – 219 с.
8. Пособие по управлению проектами / , и др. –М., Омега-Л 2004.
9. , Primavera в управлении проектами. Практическое пособие. М.: Издательство, 2009. - 315 с.
10. Управление проектами: международный подход. Справочник для профессионалов / , - М., Омега-Л 2012.
11. Управление проектами. Справочник для профессионалов, изд. 2-е доп., испр. / , и др. –М., Омега-Л 2009.
Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом, которая включает процессы планирования, закупки, поставки, распределения, учета и контроля ресурсов.
Понятие «ресурс» в методологии управления проектами трактуется как все, что имеет в своем распоряжении проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительность, сроки ограничения), информация, знания и технологии.
Основная цель управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и поэтому основными задачами управления ресурсами являются:
Оптимальное планирование ресурсов;
Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:
Управление закупкой ресурсов;
Управление поставками ресурсов;
Управление запасами;
Управление распределением ресурсов по видам работ. Закупка ресурсов является центральным элементом системы управления ресурсами.
Под закупками понимают меры, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть, имуществом (товарами), выполнением работ (услуг).
Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.
Управление закупками или материально-техническим обеспечением проекта - это подсистема управления проектом, включая процессы приобретения товаров, продукции и услуг для проекта от внешних организаций-поставщиков.
Данная подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключение договоров и их ведения, обеспечения поставок, закрытие договоров.
Управление поставками выделяется как самостоятельная подсистема рядом с управлением закупками, которая включает:
Планирование поставок;
Организацию бухгалтерского учета;
Доставку, приемку и хранение товара;
Учет и контроль поставок.
Основные принципы планирования ресурсов проекта
На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплекса работ и ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту является основой их формирования во времени и определения возможности обеспечения ресурсами для подписания договоров купли ресурсов, планирования поставки ресурсов, а также распределения уже купленных ресурсов с проектными работами.
Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает:
Разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;
Разработку системы распределения ресурсов и назначения ответственных исполнителей;
Контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и разработка корректирующих действий.
Есть два основных метода планирования ресурсов проекта:
Планирование при ограничении по времени;
Планирование при ограниченных ресурсах.
Первый подход - ресурсное планирование при ограниченном времени, предусматривает фиксированную дату окончания проекта и назначения на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.
Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах, предусматривает, сначала заданное количество доступных ресурсов, не может быть изменена.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта должен перейти к следующей фазе управления ресурсами -организации закупок и поставок.
Управление закупками ресурсов
Основная задача проектно-закупочной деятельности проекта -обеспечить поставку оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Данный процесс можно разделить на две части:
Закупку ресурсов и услуг на конкурсной основе;
Поставка на место выполнения проекта.
Материально-техническое обеспечение проектов происходит по следующим шагам:
1. Подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин, механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг.
2. Планирование и организация процесса закупок.
3. Изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками.
4. Предварительный отбор участников торгов.
5. Подготовка документов для торгов.
6. Проведение торгов и принятия решения о заключении контрактов с заявителями, которые выиграли торги.
7. Размещение заказа, включая переговоры о поставках.
8. Контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений.
9. Решение конфликтов.
10. Взаиморасчеты.
11. Наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов.
12. Планирование поставок.
13. бухгалтерского учета
14. Доставка, прием и хранение товара.
15. Учет и контроль поставок.
Последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, который называют поставками. Все остальные работы относят к закупок. Такое деление не случайно, поскольку закупки осуществляет заказчик, а поставки - поставщик.
В проектном менеджменте определяют два основных типа договоров, на основе которых организуют закупки - договор поставки (материально-технические ресурсы) и договор подряда (услуги).
Договор поставки - это договор, по которому поставщик обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение или в оперативное управление) покупателю товар, а покупатель - принимать товар и уплатить за него определенную цену.
Договор подряда регулирует закупки, связанные с выполнением определенной работы по проекту.
Различают следующие организационные формы закупок:
- Прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предшествуют прямым закупкам, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;
- Посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, то есть лицом, способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;
- Биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет, или от имени клиента и за его счет, либо от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, биржи, не являющиеся членами и имеют право на осуществление биржевых операций.
Основные требования к управлению закупками и поставками:
Закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;
Графики разрабатываются во взаимосвязи с общим планом проекта и учитывают продолжительность всех его фаз;
План должен охватывать весь проект в целом;
Выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
В плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию поставки.
Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования проекта, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
Основная задача управления материальными ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом - формирования результата проекта с запланированными показателями.
Управление материальными ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.
На схеме изображена структурная модель процессов управления ресурсами. Эти процессы подразделяются на три группы - процессы планирования, регулирования и контроля.
Рис. 3.1.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и потому основными задачами управления материальными ресурсами являются:
- управление закупками ресурсов;
- управление снабжением, включающее в себя:
- - управление поставками ресурсов;
- - управление запасами ресурсов;
- - управление распределением ресурсов по работам проекта.
Основной результат процесса планирования - разработка
плана снабжения (Procurement Plan), который дает ответы на следующие вопросы.
- Что и в каких количествах покупать?
- Когда покупать?
- Как покупать? (Определение типов контрактов)
- Круг потенциальных поставщиков.
На рис. 3.2 представлена структура материально-технического обеспечения проектов, которое подразделяется на процесс закупки ресурсов и процесс управления снабжением.
Закупки ресурсов - центральный элемент системы управления материальными ресурсами проекта. Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют особо тщательной проработки.
Управление закупками и в целом материально-техническое обеспечение проекта - подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций (поставщиков). Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.
Рис. 3.2.
Закупка. В западной методологии управления проектами центральным в рассматриваемой области является термин «Procurement» - приобретение, закупка, снабжение, получение, материальное обеспечение. В широком смысле это - процесс закупок оборудования, сырья и других видов ресурсов, необходимых для создания объекта, строительства. В отношении проекта это - обеспечение закупок оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. В управлении проектом выделяются: закупки работ, закупки материалов и оборудования, закупки консультантов. В свою очередь, закупки материалов и оборудования подразделяются: на закупки материалов, закупки оборудования и закупки услуг (в контексте управления проектами сюда входят услуги трудовых ресурсов, осуществляющих реализацию проекта, услуги проектных, ремонтных и прочих организаций). В зарубежной практике в рамках материально-технической подготовки проектов отдельно выделяются процессы поставки ресурсов и услуг по проекту и, соответственно, управление поставками.
Под закупками и поставками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки - часть хозяйственных отношений; основной правовой формой регулирования отношений при осуществлении закупок, поставок и подрядов является контракт, договор. Роль контракта заключается в правовом закреплении отношений между субъектами закупок, установлении обязательств между ними, исполнение которых защищается законодательством.
Управление поставками иногда выделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками и включает:
- планирование поставок;
- организацию бухгалтерского учета;
- доставку, приемку и хранение товара;
- учет и контроль доставки.
Планирование и организация закупок и поставок - первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоят из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.
Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Размещение заказов - совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.
Среда, влияющая на закупки, - сочетание внутренних и внешних сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, способствующие или препятствующие достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.
Стратегия закупок по проекту - система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.
Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта - формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.
Планирование закупок по контракту - процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.
Рассмотрение стоимости закупок - рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.
Оценка выполнения закупок по проекту - система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью будущих применений в других проектах.
Управление снабжением включает в себя следующие процессы, обеспечивающие выполнение проекта.
Планирование снабжения (Procurement Planning) - определение потребностей проекта (что и когда приобретать).
Планирование поставок (Solicitation Planning) - определение потенциальных поставщиков и подготовка документов для обеспечения закупок.
Получение предложений (Solicitation) - процесс получения информации от предполагаемых поставщиков.
Выбор поставщиков (Source Selection) - анализ полученных предложений и применение оценочных критериев для выбора поставщика.
Администрирование контрактов (Contract Administration) - процесс удостоверения в том, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным требованиям.
Завершение контрактов (Contract Closeout) - процесс административного завершения контрактов.
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Сценарий управления ресурсами
- Определение количества типов ресурсов . Менеджер по ресурсам совместно с командой проекта назначают типы ресурсов. Ресурсы назначаются как группами для выяснения количества типов ресурсов необходимых для реализации проекта.
- Оптимизация загрузки типов ресурсов . Менеджер ресурсов разделяет группы типов ресурсов и оптимизирует их загрузку по всей длительности проекта.
- Назначение ресурсов на типы ресурсов . На этапе реализации проекта менеджер по ресурсам назначает сотрудников компании на типы ресурсов на период от одной до двух недель.
- Оптимизация загрузки ресурсов . После перепланирования сроков проекта менеджер по ресурсам оптимизирует их загрузку на назначаемый период.
- Анализ результативности управления ресурсами . На этапе завершения проекта менеджер по ресурсам проводит анализ результативности управления ресурсами. Результаты данного анализа попадают в отчет о реализации проекта.
- Документом регламентирующий данный процесс является регламент по управлению ресурсами .
Определение ролей и типов ресурсов проекта
Процесс определение и назначение ресурсов процесс итерационный. В зависимости от задач, которые запланированы в проекте, определяется перечень необходимых ресурсов. Вы можете использовать несколько сценариев назначение ресурсов:
- Назначение ресурсов компании прямо на задачи проекта. Для реализации данного сценария задачи проекта должны быть типовыми и ресурсы должны точно знать, как реализовывать назначенные задачи. Детализировать проекта до уровня типовых задач, это усложняет процесс планирования задач и при этом упрощает процесс назначения ресурсов.
- Использование шаблонов проекта. Разработанные шаблоны проектов содержать уже назначенные роли и типы ресурсов. Заменяя роли и типы ресурсов, имеющимися на данный момент ресурсами компании Вы сокращаете путь назначения ресурсов. Остается только решить ресурсные конфликты.
- Назначение ролей и типов ресурсов на задачи проекта. Для проектов с высокой уникальность для которых не разработаны шаблоны проекта используется самый длинный путь назначения ресурсов. Графическое представление данной метода представлены ниже.
| Роли в проекте | Задачи проекта | Навыки |
|---|---|---|
| Монолитчики | Срубка свай | срубка свай |
| Армирование ростверка | армирование ростверка | |
| Бетонирование ростверка | бетонирование ростверка | |
| Каменщики | класть каменную кладку | |
| Фасадчики | Утепление фасада и грунтовка | утепление фасада |
| Декторативная штукатурка фасада | штукатурка | |
| Установка молдинга | установка молдинга | |
| Покраска фасада | покраска стен | |
| Облицовка рваным камнем | облицовка рваным камнем | |
| Разнорабочие | Бетонирование ростверка | |
| Заполнение оконных проемов | установка окон |
Первым шагом планирования ресурсов есть назначение ролей на работы проекта. Для реализации работ проекта ресурсам необходимо обладать определенным перечнем навыков. После назначения ресурса на работу есть возможность сгруппировать все назначенные работы и сформировать список навыков, которыми должны обладать специалисты, назначенные на роли. Используя навыки можно подобрать для каждой роли перечень специалистов, которые могут выполнять данные работы.
Основные типы ресурсов
Выделяются пять основных группы ресурсов:
Трудовые ресурсы - это люди и оборудование, которые выполняют работу, необходимую для завершения задач проекта. Трудовые ресурсы потребляют время (в часах или в днях) для выполнения задач. Трудовые ресурсы характеризуется максимальным количеством единиц ресурса (Макс. единиц), доступным для одновременного использования в проекте. Под количеством единиц ресурса понимается количество рабочего времени ресурса. Например, если в проекте будет задействован один программист, то для соответствующего ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 100%, в случае с двумя программистами максимальное количество единиц ресурса будет равняться 200% и т.п. Если же будет задействован только один программист, который сможет уделить проекту только половину своего рабочего времени, то для такого ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 50%.
Материальные ресурсы - это различные материалы, комплектующие и другие предметы потребления, используемые для выполнения задач проекта. При использовании материальных ресурсов в проекте затрачивается не рабочее время ресурса, а сам ресурс. Материальные ресурсы характеризуются единицей измерения количества ресурса (Material Label - Единицы измерения материалов), например, шт., м 3 и т.п. Для материального ресурса нельзя указать его максимальное количество.
Затратные ресурсы - этот тип ресурсов позволяет описать различные пути финансирования или расхода финансовых средств проекта. Данный ресурс часто используется для описания подрядных организаций либо инвесторов проекта. Объемы финансирования указываются при назначении ресурса на работу проекта.
Денежные ресурсы - ресурсы типа Cost (Стоимость). Эти ресурсы могут назначаться на задачи проекта и имеют финансовое измерение (в денежных единицах).
Использование ресурсов при планировании проекта позволяет:
- Отслеживать количество работы, выполняемой людьми и оборудованием, а также количество материалов, расходуемых для выполнения задач;
- Гарантировать более высокую степень учета и понимания плана проекта.
- Повысить точность расчета деталей графика проекта;
Для того чтобы адекватно определить потребности в ресурсах, необходимо учесть следующие факторы:
- Содержание проекта.
- Типы задач, которые необходимо будет выполнять.
- Количество и объем задач проекта.
- Навыки необходимые для выполнения задач.
- Количество ресурсов, необходимое для своевременного выполнения каждой задачи.
- Возможность одновременного использования ресурса в нескольких задачах.
Информация о том, как добавлять ресурсы в план-график MS Project Professional 2013, представлена в материале «Описание ресурсов »
Определите в Вашем проекте перечень ресурсов согласно приведенным ниже данным:
| Название ресурса | Тип | Единица измерения | RBS | Стоимость |
|---|---|---|---|---|
| Монолитчики | Материальный | Бригады | $5 тип А - срубка свай $10 тип В - армирование ростверка $20 тип С - битонирование ростверка |
|
| Каменщики | Материальный | пачка | Бригады | $300 за пачку |
| Фасадчики | Материальный | Бригады | $5 тип А - утепление фасада $6 тип В - декоративная штукатурка фасада $7 тип С - установка молдинга $4 тип D - покраска фасада $8 тип F - облицовка рваным камнем |
|
| Разнорабочие | Трудовой | Бригады | $6 тип A - битонирование ростверка $7 тип B - установка окон |
|
| Сваи | Материальный | шт. | Материалы | $250 |
| Арматура | Материальный | пачка | Материалы | $270 |
| Бетон | Материальный | куб. | Материалы | $65 |
| Кирпич | Материальный | пачка | Материалы | $150 |
| Раствор | Материальный | куб. | Материалы | $20 |
| ЖБИ | Материальный | шт. | Материалы | $1 200 |
| Окна | Материальный | шт. | Материалы | $800 |
| Грунтовка | Материальный | куб. | Материалы | $40 |
| Пенополистирол | Материальный | пачка | Материалы | $160 |
| Молдинг | Материальный | шт. | Материалы | $20 |
| Рванный камень | Материальный | шт. | Материалы | $40 |
| Штукатурка | Материальный | кг. | Материалы | $80 |
| Краска | Материальный | кг. | Материалы | $10 |
| Сваебойка | Трудовой | Механизмы | $20,00/ч | |
| Автокран | Трудовой | Механизмы | $50,00/ч | |
| Компрессор | Трудовой | Механизмы | $1 730,00/мес | |
| Юрист | Трудовой | Сотрудники | $800,00/мес |
Ресурс (Resource) - Квалифицированный персонал, оборудование, расходные материалы, сырье, материальные средства, бюджет или денежные средства. Идентификация ресурсов: материальные ресурсы, человеческие ресурсы, доступность ресурсов, назначение ресурсов на операции проекта, выравнивание загрузки ресурсов.
Определение того, какие ресурсы (люди, материалы, оборудование) и в каком количестве будут использованы в проекте.
На данном этапе планирования ресурсов теми материальных ресурсов заменяются на те, которыми обладает компания на данный момент. Не исключено что при данном планировании будет уточнены все ресурсы необходимые для реализации проекта.
Планирование материальных ресурсов проекта
Планирование материальных ресурсов проекта осуществляется назначением ресурсов на работы проекта. При начальном планирование ресурсов проекта назначаются только типы ресурсов, которые должны быть использованы в проекте. После детального уточнения содержания проекта проходит и детальное уточнение типов ресурсов. После назначения ресурсов на работы осуществляется детальное планирование ресурсов по временной шкале проекта. Планирование ресурсов в рамках всех проектов портфеля позволяет уточнить потребность в ресурсах все компании и спланировать закупку и поставку необходимых ресурсов.
Планирование трудовых ресурсов на данном этапе состоит в назначении специалистов на роли и решение ресурсных конфликтов возникающих при этом.
Ресурсные конфликты возникают из-за того что количество квалифицированных специалистов в компании всегда ограничено и обеспечить все проекты квалифицированными кадрами бывает довольно сложно. Существует пять методов решения ресурсных конфликтов:
1. Добавление ресурсов.
2. Увеличение длительности работ.
3. Сдвиг работ по времени.
4. Перераспределение времени загрузки.
5. Перераспределение времени загрузки между несколькими однотипными ресурсами.
Выбор того или иного методы решения ресурсных конфликтов зависит от ситуации.
Информация о том, как назначать ресурсы на задачи в плане-графике MS Project Professional 2013, представлена в материале «Назначение ресурсов »
Назначьте ресурсы на задачи Вашего проекта в плане-графике. Условия назначения приведены ниже:
| СДР | Название задачи | Ресурсы |
|---|---|---|
| Дог | Разработка и подписание договора на строительство коттеджа | Юрист |
| Фун.1 | Погружение свай | Сваи;Автокран;Сваебойка |
| Фун.2 | Срубка свай | Компрессор;Монолитчики |
| Фун.3 | Армирование ростверка | Арматура;Монолитчики |
| Фун.4 | Бетонирование ростверка | Бетон;Монолитчики;Автокран;Разнорабочие |
| Кар.1 | Кладка из кирпича под плиту перекрытия | Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран |
| Кар.2 | Монтаж плит перекрытия 1 этаж | ЖБИ;Автокран |
| Кар.3 | Кладка стен и перестенков 1-го этажа | Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран |
| Кар.4 | Монтаж плит перекрытия 2 этаж | ЖБИ;Автокран |
| Кар.5 | Кладка стен и перестенков 2-го этажа | Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран |
| Кар.6 | Монтаж плит прикрытия между вторым этажам и чердаком | ЖБИ;Автокран |
| Кар.7 | Кладка парапета и вентиляционных шахт | Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран |
| Кар.8 | Разработка и заключение договора на изготовление окон | Юрист |
| Кар.10 | Заполнение оконных проёмов | Окна;Разнорабочие |
| Кр.1 | Разработка и утверждение коммерческого предложения (Кровля) | Юрист |
| Фас.1 | Утепление фасада и грунтовка | Пенополистирол;Фасадчики;Грунтовка |
| Фас.2 | Декоративная штукатурка фасада | Фасадчики;Штукатурка;Грунтовка |
| Фас.3 | Установка молдинга | Молдинг;Фасадчики |
| Фас.4 | Покраска фасада | Грунтовка;Фасадчики |
| Фас.5 | Облицовка рванным камнем | Рванный камень;Фасадчики |
| Бл.1 | Разработка и подписание договору по благоустройству | Юрист |
Правила планирования ресурсов
- На суммарные задачи реальные ресурсы не назначаются. На суммарные задачи технологического плана могут быть назначены только роли или типы ресурсов. После декомпозиции задачи перенесите ресурсы на задачи нижнего уровня.
- На работы оперативного плана желательно назначать по одному исполнителю. Материальные ресурсы могут быть назначены без ограничения.
- Если на задачу нужно назначить несколько исполнителей разделите задачи на несколько отдельных независимых задач.
- Только один ответственный может быть назначен на обычную задачу и на суммарную.
- Ответственный, может быть назначен как на работу, так и на задачу.
- Указывайте ответственных отдельно от ресурсов и исполнителей.
Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах.
Классификация ресурсов, их планирование и управление ими
Как описывалось выше (см. рис. 4), в ходе операции входные ресурсы превращаются в выходные товары и/или услуги. Обычно в общем виде для операции требуются следующие входные ресурсы:
· оборудование,
· материалы,
· энергия,
· информация.
Полезная классификация входов процессов преобразования предложена Слаком. Выделяются два класса ресурсов:
1. Ресурсы, которые подвергаются преобразованиям и входят в выходные продукты. В качестве примеров можно назвать:
· материалы - например, глина для производства кирпичей, почтовые поступления в почтовой службе или пищевые продукты в ресторане;
· информация - например, деловая информация, обрабатываемая в консультационной фирме по менеджменту, или сообщения, передаваемые телекоммуникационной компанией;
· потребители - например, пациенты дантиста или посетители ресторана.
2. Ресурсы, необходимые для процесса преобразования, но не являющиеся частью выходных ресурсов. В качестве примеров можно назвать:
· основные средства - обычно заводы, машины, оборудование, здания, земля;
· расходные материалы - это безвозмездно расходуемые ресурсы, которые могут требовать больших затрат (например, энергоносители для обжига кирпичей в печах) или незначительных затрат средств (например, авторучки для консультантов по менеджменту или вода для кухни ресторана);
· люди - в последнее время часто именуемые человеческими ресурсами. Трудно представить себе операцию, не требующую участия людей, обычно являющихся наемными работниками организации, осуществляющими операцию. Этот вид ресурсов используется во всех приведенных примерах процессов преобразования.
Планирование входных ресурсов и управление ими является, по-видимому, основной заботой большинства операционных менеджеров. Поскольку входные ресурсы весьма разнообразны по своей природе, операционные менеджеры должны применять при управлении ими разные подходы.
· Люди в процессе преобразования - это либо персонал, либо потребители. Планирование персонала и управление им в операциях представляет собой обширное поле для исследования и предмет самостоятельной научной дисциплины, обозначаемой термином «управление человеческими ресурсами». Планирование человеческих ресурсов занимает львиную долю рабочего времени операционных менеджеров и составляет их главную заботу. Здесь имеются в виду: наем, обучение, мотивация, вознаграждение, проектирование рабочих заданий, организация работы и все другие виды деятельности, необходимые для управления человеческими ресурсами. В индустрии сервиса потребители сами являются частью процесса преобразования. Прохождение потребителей через процесс преобразования во многих отношениях подобно обработке материалов. Однако материалы не могут пожаловаться и обратиться за нужной им услугой в другое место, если их заставляют долго ждать или обслуживают не так, как им того хочется. Об этом необходимо помнить, особенно при планировании потребителей, обслуживаемых по очереди, и управление ими. Скорость поступления потребителей на вход операционного процесса - параметр, во многом зависящий от организации, предоставляющей услугу. Дисциплина, занимающаяся этими вопросами, называется «управление спросом».
· Материалы могут либо обрабатываться, либо использоваться в операционном процессе. В отличие от потребителей материалы не жалуются, если их перед употреблением долго держат на складах. Однако создание запасов материалов приводит к росту затрат. Многие организации ищут способы сокращения этих затрат и в последнее время достигли существенного прогресса. Другой особенностью материалов является то, что они поступают в организацию от поставщиков. Природа отношений между поставщиком и потребителем материалов в последнее время является предметом интенсивных дискуссий в западной литературе.
· Информация - ресурс, который может либо использоваться в том виде, в котором поступил, либо преобразовываться в операционном процессе. Внедрение информационных технологий (ИТ) существенно расширило возможности применения информации обоими способами.
· Оборудование, как и другие капитальные средства производства, являются основными средствами, которые не истрачиваются полностью немедленно, а служат долгие годы. Оборудование обычно является главным фактором, определяющим производственные возможности организации. Заменить его непросто, и на это требуется много времени. Следовательно, временные масштабы планирования оборудования и управления им велики по сравнению с другими видами входных ресурсов.
Совершенствование структурной схемы проектного уровня показало, что наиболее важная роль в структуре принадлежит распределению ресурсов. Одна из возможных схем процесса распределения ресурсов приведена на рис. 22.
Основы распределения ресурсов. Составление планов и графиков их реализации предполагает распределение ресурсов по заданиям, а это само по себе часто становится довольно-таки сложной задачей. В большинстве случаев имеет смысл доставлять график работ и график расходования тех ресурсов, которые нужны для этих работ. Обычно формируют несколько графиков соответствующих ресурсов:
· График последовательности заданий. Здесь показывается порядок следования заданий с указанием времени их начала и окончания, а также используемых процессов. При этом для наглядности часто применяют диаграммы Ганта.
· График использования человеческих ресурсов. На нем показывают ту работу, которую каждый из сотрудников будет делать в конкретный день или неделю.
· График работы оборудования. На нем обозначается, до какой степени функциональные возможности каждого компонента в комплексе технологического оборудования будут задействованы на текущем интервале времени.
· График расходования материалов. Он показывает, какие материалы потребуются. Управление расходованием и пополнением запасов будет более подробно рассмотрено в подразделе 3.6.
