Rahbar kotibining ish tavsifi. Kotibning ish tavsifi, kotibning lavozim vazifalari, kotibning ish tavsifi namunasi Korxonada kotibning ish tavsifi
Oddiy namuna
MEN MASLAHAT ETDIM
______________________________________ (bosh harflar, familiya)
(tashkilot nomi, oldindan ________________________
qabul qilish va boshqalar, uning tashkiliy (direktor yoki boshqa mansabdor shaxs)
yuridik shakl) rasmiy shaxs, vakolatli
nimani ta'kidlash kerak
ko'rsatmalar)
"" ____________ 20__
Ish tavsifi
Bosh kotibi
______________________________________________
(tashkilot, korxona va boshqalar nomi)
" " ______________ 20__ N________
Ushbu ish tavsifi tomonidan ishlab chiqilgan va tasdiqlangan
bilan tuzilgan mehnat shartnomasi asosida __________________________________________
(u shaxsning lavozimi nomi
________________________________________________________________ va muvofiq
bu ish tavsifi tuzilgan)
rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining qoidalari va boshqa me'yoriy hujjatlar
Rossiya Federatsiyasida mehnat munosabatlarini tartibga soluvchi hujjatlar.
I. Umumiy qoidalar
1.1. Menejerning kotibi texnik toifaga kiradi
ijrochilar.
1.2. ega bo'lgan odam
oliy kasbiy ta'lim, tajriba talablarisiz
ish, yoki o'rta kasb-hunar ta'limi va ish tajribasi
kamida __________ yil mutaxassisligi.
1.3. Rahbar kotibi lavozimiga tayinlash va ishdan bo'shatish
undan taqdimnoma bo'yicha korxona rahbarining buyrug'i bilan amalga oshiriladi
1.4. Kotib bilishi kerak:
- qarorlar, ko'rsatmalar, buyruqlar, boshqa boshqaruv va
yuqori va boshqa organlarning normativ hujjatlari
korxona faoliyati;
- yuritish bo'yicha qoidalar, ko'rsatmalar, boshqa me'yoriy hujjatlar
ofis ishi;
- korxona va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi;
- korxona ustavi;
- ish yuritishni tashkil etish;
- hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari;
- arxiv ishi;
- yozuv yozish;
- interkomlardan foydalanish qoidalari;
- yagona tashkiliy-ma'muriy tizim standartlari
hujjatlar;
- standart blankalardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari;
- etika va estetika asoslari;
- biznes aloqa qoidalari;
- kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari;
- ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari;
- ichki mehnat qoidalari;
- mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari, xavfsizlik choralari;
sanoat sanitariyasi va yong'indan himoya qilish;
1.5. Kotib bevosita menejerga hisobot beradi
________________________________________________________________________.
(korxona, tarkibiy bo'linma)
1.6. Kotib yo'qligida (ta'til, kasallik va boshqalar), uning
vazifalarni belgilangan tartibda tayinlangan shaxs bajaradi;
tegishli huquqlarga ega bo'ladi va javobgar bo'ladi
o'ziga yuklangan vazifalarni to'g'ri bajarish.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Ish majburiyatlari
Kotib:
2.1. Tashkiliy-texnik ta'minot bo'yicha ishlarni amalga oshiradi
menejerning ma'muriy va ma'muriy faoliyati.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun taqdimnomani qabul qiladi
yozishmalar, qabul qilingan qarorga muvofiq uni topshiradi
foydalanish uchun tuzilmaviy birliklar yoki muayyan ijrochilar
ish jarayoni yoki javoblarni tayyorlash.
2.3. Ofis ishlarini olib boradi, bilan turli operatsiyalarni bajaradi
yig'ish, qayta ishlash va uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalanish
qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni taqdim etish.
2.4. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.5. Ish uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi
yetakchi.
2.6. O'z vaqtida ko'rib chiqish va topshirishni ta'minlaydi.
tarkibiy bo'linmalar va hujjatlarning aniq ijrochilari;
menejerga imzolash uchun taqdim etiladi, ularning sifatini ta'minlaydi
tahrirlash.
2.7. Rahbar bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi,
o‘zi yo‘qligida olingan ma’lumotlarni qayd qiladi va uning e’tiboriga havola etadi
orqali axborot uning mazmuni, uzatadi va oladi
qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek
telefon xabarlari, ma'lumotlarni o'z vaqtida uning e'tiboriga etkazish;
aloqa kanallari orqali qabul qilinadi.
2.8. Menejer nomidan xatlar, so'rovlar va boshqalarni tuzadi.
hujjatlar, xatlar mualliflariga javoblar tayyorlaydi.
2.9. Uchrashuvlar va konferentsiyalarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi,
menejer tomonidan amalga oshiriladi (kerakli materiallarni to'plash, bildirishnoma
ishtirokchilar yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida),
majlislar va konferentsiyalarning bayonnomalarini yuritadi va tayyorlaydi.
2.10. Korxona xodimlari tomonidan bajarilishini nazorat qiladi
berilgan buyruqlar va ko'rsatmalar, shuningdek, belgilangan muddatlarga rioya qilish
rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish, nazoratga olish.
2.11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.
2.12. Rahbarning ish joyini kerakli narsalar bilan ta'minlaydi
tashkiliy jihozlar, ofis jihozlari,
rahbarning samarali faoliyat yuritishi uchun sharoit yaratadi.
2.13. Rahbar ko'rsatmasi bo'yicha rasmiy materiallarni chop etadi,
uning ishlashi uchun zarur bo'lgan yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi.
2.14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, ish samaradorligini oshiradi
xodimlarning so'rov va takliflarini ko'rib chiqish.
2.15. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq ishlarni shakllantiradi;
ularning saqlanishini ta’minlaydi va o‘z vaqtida arxivga topshiradi.
2.16. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Huquqlar
Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Korxona rahbariyatining qarorlari loyihalari bilan tanishish,
faoliyati bilan bog'liq.
3.2. Rahbariyat ko'rib chiqish uchun takliflar yuboring
nazarda tutilgan vazifalar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish
ushbu ko'rsatma.
3.3. O'z vakolatlaringiz doirasida darhol xabardor qiling
ularni bajarish jarayonida aniqlangan barcha kamchiliklar to'g'risida menejerga
lavozim majburiyatlari va ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritish.
3.4. Shaxsan yoki kompaniya rahbariyati nomidan so'rov yuboring
tarkibiy bo'linmalar va mutaxassislarning ma'lumotlari va hujjatlari,
o'z vazifalarini bajarish uchun zarur.
3.5. Korxona rahbariyatidan yordam ko'rsatishni talab qiling
o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarish.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Mas'uliyat
Kotib javobgardir:
4.1. O'z vazifalarini lozim darajada bajarmaganligi yoki bajarmaganligi uchun
ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan vazifalar,
Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.
4.2. O'z vazifalarini bajarish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun
faoliyati - ma'muriy, jinoiy va tomonidan belgilangan chegaralar doirasida
rossiya Federatsiyasi fuqarolik qonunchiligi.
4.3. Moddiy zarar etkazganlik uchun - belgilangan chegaralarda
Rossiya Federatsiyasining mehnat va fuqarolik qonunchiligi.
Ish tavsifi ________________ ga muvofiq ishlab chiqilgan
(Ism,
_____________________________.
hujjat raqami va sanasi)
Strukturaviy bo'linma boshlig'i (bosh harflar, familiya)
_________________________
(imzo)
" " _____________ 20__ yil
KUZILGAN:
Yuridik bo'lim boshlig'i
(bosh harflar, familiya)
_____________________________
(imzo)
" " ________________ 20__
Men ko'rsatmalarni o'qib chiqdim: (bosh harflar, familiya)
_________________________
(imzo)
Har bir korxona o'z faoliyatini amaldagi qonunchilik normalariga muvofiq tuzilgan mahalliy normativ hujjatlar asosida amalga oshiradi. Va har bir kompaniya alohida organizm bo'lgani uchun u uyg'un ishlashi kerak.
Korxona mutaxassislarining faoliyati asos bo'lgan muhim hujjatlardan biri bu ish tavsifi. Bu ma'lum bir yo'nalish yoki mutaxassislik bo'yicha xodimning funktsional majburiyatlarini belgilaydigan hujjatdir. Xodimlarni nafaqat ularning majburiyatlari, balki huquqlari, vakolatlari va funktsiyalari bilan ham har tomonlama tanishtirish kerak.
Ish ta'rifi - bu har bir xodimning egallab turgan lavozimiga va bajarilgan ish funktsiyasiga qarab huquq va majburiyatlarini belgilaydigan mahalliy hujjat.
Ushbu hujjat HR mutaxassislari tomonidan huquqshunoslar bilan birgalikda ishlab chiqilgan. Ko'rsatmalar, agar u bunday vakolatga ega bo'lsa, ish beruvchi yoki yollangan menejer tomonidan tasdiqlanadi.
Ish beruvchi mehnat shartnomasini imzolashdan oldin arizachini ish tavsifi bilan tanishtirishi shart. Agar bu bajarilmasa, ish beruvchi o'z xizmat vazifalarini bajarmaganligi uchun xodimni intizomiy javobgarlikka torta olmaydi.
Hujjatda ishning o'ziga xos xususiyatlariga qarab kotibning ish vazifalari batafsil tavsiflanishi kerak. Ushbu majburiyatlar qanchalik batafsil bo'lsa, xodim va ish beruvchi o'rtasidagi sudgacha va sud nizolarini hal qilish osonroq bo'ladi.
Nima uchun sizga ish tavsifi kerak?
Ushbu hujjatni tuzishda mas'ul shaxs amaldagi federal, mintaqaviy va mahalliy darajadagi me'yorlarga tayanishi kerak. Korxona rahbari hujjat aylanishini to'g'ri boshqarish uchun mas'ul shaxs sifatida ushbu muvofiqlikni tekshirishi kerak. Bundan tashqari, xodimlar bo'limi menejeri ko'rsatmalarning amaldagi qonunchilikka muvofiqligini ham bilishi kerak.
U bir xil pozitsiyalar guruhi uchun yoki ma'lum bir alohida pozitsiya uchun tuzilgan. Xodim imzoga qarshi hujjat bilan tanishishi kerak. Bu ish uchun ariza berishda amalga oshirilishi kerak. Agar u to'g'ri tuzilmagan bo'lsa, unda xodim va menejer o'rtasida mehnat taqsimoti va xodim tomonidan bajariladigan funktsiyalar bo'yicha kelishmovchiliklar va ziddiyatli vaziyatlar yuzaga keladi.
Lavozim ta'riflarini to'g'ri tuzishda rahbariyat aniq maqsadlarga intilishi va quyidagi vazifalarni hal qilishi kerak:
- o'xshash lavozimdagi xodimlar o'rtasida mehnat majburiyatlarini to'g'ri taqsimlash. Eng foydali natijaga erishish uchun ularning harakatlarini aniq muvofiqlashtirish kerak;
- jamoada psixologik iqlimni yaxshilash, atrof-muhitni yaxshilash. Mojarolar ehtimolini imkon qadar kamaytirish kerak;
- bir darajadagi mutaxassislarning huquq va majburiyatlarini aniq belgilab qo'yish, ularning vakolatlari bo'yicha aniq ma'lumotlarni berish va har birining majburiyatlarini aniq belgilash. Agar kerak bo'lsa, mutaxassisga o'z vazifalarini e'tiborsiz qoldirganlik uchun javobgarlik shaklida qo'llanilishi mumkin bo'lgan intizomiy jazolarga alohida e'tibor qaratishingiz mumkin;
- bir nechta lavozimlarni birlashtirishga majbur bo'lgan xodimlarga psixologik va ish joylarida yordam berish. Ularni oddiygina tushirish etarli emas, bu yukni to'g'ri va teng ravishda taqsimlash kerak;
- psixologik va moddiy rag'batlantirish va rag'batlantirish tizimini yaratish;
- menejerlar o'rtasida mas'uliyatni to'g'ri taqsimlash.
Lavozim ta'rifi yordamida korxona rahbariyati boshqaruv apparati va xodimlar o'rtasidagi o'zaro munosabatlarning barcha jihatlarini amalga oshiradi. Ammo maksimal mumkin bo'lgan natijaga erishish har doim ham mumkin emas. Shuning uchun siz ish tavsiflarini tuzish uchun mas'ul bo'lgan shaxsni to'g'ri tanlashingiz va tayinlashingiz kerak.
Kompaniyaning kattaligiga va yollangan xodimlar soniga qarab, bir xil lavozimlar guruhi uchun standart yo'riqnoma tuziladi. Agar kerak bo'lsa, ma'lum bir pozitsiya uchun tuzatishlar kiritilishi mumkin. Agar kompaniya kichik bo'lsa, atigi 25-50 kishi bo'lsa, unda hujjat har bir lavozim uchun alohida tuziladi. Mas'ul shaxs - kadrlar bo'limi xodimi.
Kotib uchun ish tavsifini tuzishning asosiy qoidalari
Kotib kabi lavozim uchun (u tarkibiy bo'linma rahbari kotibidan tortib xolding yoki konsern rahbari kotibigacha ko'p darajali bo'lishi mumkin) ish tavsifining ishlab chiqilgan yagona shakli mavjud emas. Shuning uchun har bir korxona hujjatni qanday rasmiylashtirishni tanlash huquqiga ega.
Hujjatni rasmiylashtirishda mas'ul xodim ma'lum bir korxona faoliyatining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olish kerakligini yodda tutishi kerak. Har xil turdagi kompaniyalarda kotiblar turli funktsiyalar va majburiyatlarni bajarishlari mumkin. Buni kompilyatsiya qilishda hisobga olish kerak.
Siz umumiy qabul qilingan shablonga ishonishingiz mumkin. Har bir ish tavsifi quyidagi qoidalarni o'z ichiga olishi kerak:
Agar kerak bo'lsa, kotibning ish tavsifiga qo'shimcha bo'limlar qo'shilishi mumkin:
- "ish sharoitlari". Bu erda siz kotibning ish vaqtini aniqlash uchun ichki qoidalarga murojaat qilishingiz mumkin. Agar menejerga xizmat safarlarida hamrohlik qilish zarurati tug'ilsa, bu nuance bu erda ham aks ettirilishi mumkin;
- "imzolash huquqi" Kotib o'z vakolatlari doirasida hujjatlarni imzolashi mumkin.
Kadrlar bo'limining mas'ul xodimi tomonidan tuzilgan ish tavsifi kadrlar bo'limi boshlig'i bilan tasdiqlash tartibidan o'tishi kerak. Bundan tashqari, kotibning o'zi imzoga qarshi u bilan tanishishi kerak.
Kotib uchun ish tavsifini tuzish
Hujjat bir nusxada tuziladi. Uni diqqat bilan o‘qib, o‘rganib, kotibning o‘zi imzolaydi. Agar korxonada bir nechta kotiblar bo'lsa, unda siz kotib "biriktirilgan" rahbarning lavozimiga qarab har biriga alohida o'zgartirishlar kiritib, bir nechta nusxalarni chop etishingiz mumkin.
Agar kotibning o'zi shaxsiy foydalanish uchun qo'shimcha nusxaga muhtoj bo'lsa, u allaqachon imzolagan ish tavsifining nusxasini yaratishi mumkin. Bu taqiqlanmagan!
Hujjatni to'g'ri rasmiylashtirish uchun siz ba'zi qoidalarga amal qilishingiz kerak. Xususan, yuqori o'ng burchakda "sarlavha" bo'lishi kerak. Bu butun korxona rahbari tomonidan ko'rsatmalarni tasdiqlash uchun joy. Bu erda siz bir nechta qatorlarni to'ldirishingiz kerak:
- "tasdiqlash" so'zi bo'lishi kerak;
- Keyinchalik, menejerning lavozimi ko'rsatiladi. Masalan, "bosh direktor" yoki "direktor";
- Rahbarning to'liq ismi;
- menejerning imzosi.
Keyin varaqning o'rtasida siz hujjatning nomini ko'rsatishingiz kerak. Bu "kotibning ish tavsifi". Shundan keyingina barcha asosiy fikrlar yoziladi.
Yuqorida kotibning ko'rsatmalari bo'lishi kerak bo'lgan bo'limlar aytib o'tilgan. Ular bajariladigan vazifalar to'g'risidagi nizomga muvofiq belgilanadi. Masalan, bo'lim boshlig'i oldidagi kotibning funktsional majburiyatlari butun korxona boshlig'i yordamchisining vazifalariga qaraganda biroz "torroq" bo'lishi mumkin.
Ko'rsatmalar tuzilgandan so'ng, ular kotibiyat uchun mas'ul bo'lgan xodim bilan kelishilgan bo'lishi kerak. Bu tegishli tarkibiy bo'linmaning boshlig'i bo'lishi mumkin. Agar shtatda bunday shaxs bo'lmasa, u holda kadrlar xizmati boshlig'i yoki vazifalariga muvofiqlashtirishni o'z ichiga olgan boshqa xodim bilan.
Hujjatning oxirida tasdiqlash belgisi qo'yiladi. Siz bir nechta qatorlarni to'ldirishingiz kerak:
- "kelishilgan" so'zini ko'rsatishni unutmang;
- lavozim - bu shaxsning javobgarligi;
- kompaniyaning qisqartirilgan nomi;
- Ushbu xodimning to'liq ismi;
- tasdiqlash uchun kalendar sanasi;
- ko'rsatmalarni tasdiqlagan shaxsning imzosi.
Shundan so'ng siz hujjatni kotibning o'ziga ko'rib chiqish uchun topshirishingiz kerak. Bundan tashqari, bir nechta qatorlarni to'ldirishingiz kerak:
- "Men ko'rsatmalarni o'qib chiqdim" iborasini ko'rsatish kerak;
- shtat jadvalida ko'rsatilgan kotib lavozimi;
- kompaniyaning qisqartirilgan nomi;
- Ushbu xodimning to'liq ismi;
- pasport ma'lumotlari. Agar kerak bo'lsa, siz kotibning shaxsiy ma'lumotlari ko'rsatilgan pasport sahifasining nusxasini yaratishingiz mumkin. Belgilangan ma'lumotlarning tasdig'i sifatida ko'rsatmalarga nusxasini ilova qiling;
- tasdiqlash uchun kalendar sanasi;
- xodimning imzosi, bu uning ish tavsifini haqiqatda o'qiganligini tasdiqlaydi.
Hujjatni diqqat bilan o'qimay turib, uni "sug'irmaslik" kerak. Ehtiyotkorlik bilan tanishish - bu uning o'z vazifalarini to'g'ri bajarishi va boshqa xodimlar uchun ishlamasligi kafolati. Agar kotib o'z funktsional vazifalaridan chetga chiqsa yoki ularni bajarmasa, u javobgarlikka tortiladi.
Aksincha, agar u bajarilmaganligi uchun javobgarlikka tortilsa, u har doim ko'rsatmalarga murojaat qilishi va rahbariyatning intizomiy jazo qo'llash haqidagi buyrug'iga e'tiroz bildirishi mumkin. Bu, shuningdek, mehnat inspektsiyasiga shikoyat qilish yoki sudga da'vo arizasi berishda yordam beradi. Shuning uchun siz ehtiyot bo'lishingiz kerak!
Kotibning lavozim majburiyatlari
Har qanday tashkilotga kotib kerak. Shuning uchun bunday xodimning ish tavsifi har bir kompaniya uchun foydali bo'ladi. Kotib yoki korxona rahbari yoki tarkibiy bo'linma boshlig'i bo'lishi mumkin. Kotibning ish vazifalari bunga bog'liq.
Kotibning vazifalariga quyidagilar kiradi:
- boshliq uchun olingan yozishmalarni qabul qilish va saralash;
- bo'lim yoki tarkibiy bo'linma faoliyati doirasida ish yuritish;
- xo'jayinning imzosi uchun xodimlarning shaxsiy bayonotlarini qabul qilish;
- xo'jayinga ish uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlash;
- kompyuter, nusxa ko'chirish va boshqa ofis uskunalari bilan ishlash;
- nazorat va ro'yxatga olish fayllarini yuritish;
- xo'jayinga ish uchun kerak bo'lgan hujjatlarni chop etish;
- turli yig'ilishlar, sessiyalar va boshqa yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni bajarish;
- bunday uchrashuvlar uchun zarur hujjatlarni tayyorlash va chop etish;
- tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish;
- kiruvchi va chiquvchi hujjatlar reestrini yuritish;
- telefonda muloyim muloqot;
- bo'lim yoki tarkibiy bo'linmaning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq bo'lgan boshqa vazifalar.
Rahbar kotibining ish tavsifi
Rahbarning kotibi ham ish tavsifiga ega. Menejer kotibining vazifalariga quyidagilar kiradi:
- menejer faoliyatini texnik ta'minlashni tashkil etish bo'yicha ishlarni amalga oshirish;
- menejer nomiga kelgan barcha yozishmalarni qabul qilish va saralash;
- agar bunday ehtiyoj mavjud bo'lsa, barcha yozishmalarni tarkibiy bo'linmalarga ajratish va ushbu yozishmalarni tegishli tarkibiy bo'linmalarga etkazib berishni tashkil etish;
- menejer bilan telefon suhbatlarini tashkil etish;
- rahbar yo'qligida kiruvchi ma'lumotlarni qabul qilish va qayd etish;
- ofis jihozlari bilan ishlash;
- yig'ilishlar, konferentsiyalar va sessiyalarni tashkil etish;
- uchrashuvlar uchun zarur materiallarni tayyorlash va chop etish;
- menejerning individual ko'rsatmalarini bajarish.
Yuklab oling
Kotib uchun ish tavsifi namunasini .doc formatida yuklab olishingiz mumkin
Kotib har qanday tashkilotga kerak, shuning uchun kotibning ish tavsifi har bir kompaniya uchun foydali bo'ladi. Kotibning qo'ng'iroqlarni qabul qilish va shirin tabassumlar bilan cheklanmagan ish vazifalarini aniq ko'rsatish muhimdir. Sizga menejerning kotibi - bosh direktor, bo'lim boshlig'i, filial direktori va boshqalar uchun ish tavsifi namunasini taklif qilamiz.
Kotibning ish tavsifi
MEN MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Umumiy qoidalar
1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib to'g'ridan-to'g'ri kompaniyaning tarkibiy bo'linmasi bosh direktori / rahbariga hisobot beradi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquqlari va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Quyidagi talablarga javob beradigan shaxs kotib lavozimiga tayinlanadi: ma’lumoti – oliy, to‘liq bo‘lmagan oliy yoki o‘rta maxsus, shu kabi ishlarda kamida olti oy ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa ko‘chirish, skaner, printer), Microsoft Ofis dasturlari (Word, Excel).
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari;
- jamiyat ustavi, ichki mehnat qoidalari va jamiyatning boshqa me'yoriy hujjatlari;
- rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari;
- bu ish tavsifi.
2. Kotibning lavozim majburiyatlari
Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, uni tuzilmaviy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun qabul qilingan qarorga muvofiq yuboradi.
2.3. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.4. Telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni yozib oladi va uzatadi, menejer bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi.
2.5. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.
2.6. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
2.7. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.
2.8. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
2.9. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.
2.10. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.11. Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: avia va poezd chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.
2.12. O'zining bevosita rahbaridan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.
3. Kotibning huquqlari
Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni oling.
3.2. Ishingizni va kompaniyangizni yaxshilash bo'yicha rahbariyatga takliflar yuboring.
3.3. Shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
3.4. Rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish va kompaniya faoliyati natijasida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qiling.
3.5. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.
4. Kotibning javobgarligi
Kotib javobgardir:
4.1. O'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalarini, mehnat intizomini, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.
MEN MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
1. Umumiy qoidalar
1.1. Kotib-referent mutaxassislar toifasiga kiradi.
1.2. kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib yordamchisi bevosita hisobot beradi.
1.4. Kotib-referent yo'qligida uning huquq va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Kotib yordamchisi lavozimiga quyidagi talablarga javob beradigan shaxs tayinlanadi: oliy maʼlumot, shu kabi ishlarda kamida bir yillik ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa koʻchirish, skaner, printer), Microsoft Office dasturlarini (Word, Excel), ofis ishi, ingliz tili.
1.6. Kotib-referent o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
— jamiyat ustavi, ichki mehnat qoidalari va jamiyatning boshqa me’yoriy hujjatlari;
2. Kotib yordamchisining lavozim vazifalari
Kotib yordamchisi quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Kerakli hujjatlarni tayyorlaydi, hujjatlarni qabul qilish, hisobga olish, ro‘yxatga olish, bajarilishini nazorat qilish, axborot-ma’lumotnoma xizmatlari va hujjat ma’lumotlarini saqlashni ta’minlaydi.
2.2. Korxona rahbariyatiga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarni tayyorlash sifati, to'g'ri rasmiylashtirilishi, kelishilishi va tasdiqlanishini nazorat qiladi.
2.3. Hujjatlar va rahbariyatning ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qiladi, ularning o'z vaqtida va sifatli bajarilishiga qaratilgan tezkor choralarni ko'radi.
2.4. Tayyorgarlik, qarorlar qabul qilish va ularni bevosita ijrochilarga yetkazishni tashkil qiladi. Rahbariyatga taqdim etilgan sertifikatlar va hisobotlarni tahlil qiladi va ular bo'yicha vakolatli xulosalar beradi.
2.5. Mehmonlarni qabul qiladi.
2.7. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.8. O'zining bevosita rahbarining boshqa rasmiy topshiriqlarini bajaradi.
3. Kotib yordamchisining huquqlari
Referent-kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.3. Funktsional xizmatlardan zarur materiallarni, shuningdek, rahbariyatdan topshiriq va ko'rsatmalarni bajarishda kechikish sabablarini tushuntirishni talab qiling.
4. Kotib yordamchisining javobgarligi
Kotib yordamchisi quyidagilar uchun javobgardir:
BOSHQARM QABUL KOTIBINI ISH TA’RIFI
ma'qullayman
_________________________________ (familiyasi, bosh harflari)
(tashkilot nomi, uning ________________________________
tashkiliy-huquqiy shakli) (direktor; vakolat berilgan boshqa shaxs).
ish tavsifini tasdiqlash)
——————————————————————-
(muassasa nomi)
00.00.201_g. №00
1. Umumiy qoidalar
1.1. Ushbu lavozim tavsifi boshliqning (keyingi o'rinlarda - korxona) huquqlari, majburiyatlari va lavozim majburiyatlarini belgilaydi. Tashkilot nomi
1.2. Menejerning qabulxona kotibi lavozimiga oliy kasbiy ma’lumotga (ish stajiga talablar qo‘yilmaydi) yoki o‘rta maxsus ma’lumotga va profil bo‘yicha kamida 2 yillik ish tajribasiga ega bo‘lgan shaxs tayinlanadi.
1.3 Qabul kotibi ___________________________________ga bo'ysunadi.
1.4. Mudirning qabulxona kotibi o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
Tegishli masalalarni tartibga soluvchi qonunchilik va me'yoriy hujjatlar;
Korxona rahbarining (bevosita rahbarining) buyruqlari bilan;
Mehnat gigienasi qoidalari va qoidalari, mehnat qoidalari;
uning faoliyati masalalariga oid uslubiy materiallar;
Korxona ustavi;
Ushbu ish tavsifi.
1.5. Menejerning qabulxona kotibi bilishi kerak:
Tashkilot faoliyati va ish yuritish bilan bog'liq normativ-huquqiy hujjatlar, boshqa ko'rsatmalar va uslubiy materiallar;
interkomlardan foydalanish qoidalari;
Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari;
Standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari;
Etika va estetika asoslari;
Tashkilot va uning bo'linmalarining tuzilishi va rahbariyati;
Ofis ishini tashkil etish;
Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari;
Arxiv ishi;
Matn yozuvi;
Ishbilarmonlik aloqalari qoidalari;
Mehnatni tashkil etish va boshqarish asoslari;
Kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari;
Ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari;
Ichki mehnat qoidalari;
Mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari.
1.6. Rahbarning qabulxona kotibi bo'lmagan davrda uning vazifalari belgilangan tartibda tayinlangan, ularning to'g'ri bajarilishi uchun to'liq javobgar bo'lgan o'rinbosariga yuklanadi.
2. Funktsiyalar
Menejerning qabul bo'limi kotibiga quyidagi funktsiyalar yuklangan:
2.1.Menejerning telefon suhbatlarini tashkil etish.
2.2.Yig‘ilish va konferensiyalarni tashkiliy tayyorlash.
2.3.Tashkilot rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash.
2.4 Ish yuritish.
2.5 Xodimlar tomonidan chiqarilgan buyruq va ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish.
2.6.Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritish.
2.7.Ziyoratchilarni qabul qilishni tashkil etish.
3. Mehnat majburiyatlari
Qabul kotibi quyidagilarga majbur:
3.1 Hujjatlar va shaxsiy arizalarni tashkilot rahbari tomonidan imzolash uchun qabul qilish.
3.2 Rahbarning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlash.
3.3.Tuzilmaviy bo‘linmalar va aniq ijrochilar tomonidan ijroga qabul qilingan hujjatlarning o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishi va taqdim etilishini nazorat qilish, rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan tayyorlangan hujjatlar loyihalari to‘g‘riligini tekshirish va ularning sifatli tahrir qilinishini ta’minlash.
3.4 Rahbarning telefon orqali suhbatlarini tashkil etish, uning yo‘qligida olingan ma’lumotlarni yozib olish va uning mazmunini uning e’tiboriga yetkazish, qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va h.k.), shuningdek, telefon xabarlarini uzatish va qabul qilish; uning e'tiboriga aloqa kanallari orqali olingan axborot ma'lumotlari.
3.5 Tashkilot rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshirish.
3.6. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qilish, qabul qilingan qarorga muvofiq uni tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq ijrochilarga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun topshirish.
3.7. Ish yuritish, qarorlar tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajarish.
3.8.Raxbar nomidan xatlar, so‘rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtirish, xat mualliflariga javoblar tayyorlash.
3.9 Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash (kerakli materiallarni to'plash, yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritish va rasmiylashtirish.
3.10. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, ofis jihozlari bilan ta'minlash va uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratish.
3.11.Raxbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan rasmiy materiallarni chop etish yoki ma'lumotlar bankiga joriy ma'lumotlarni kiritish.
3.12. tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashish.
3.13.Hujjatlarni shaxsiy nusxa ko'chirish mashinasida nusxalash.
3.14. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantirish, ularning saqlanishini ta’minlash va belgilangan muddatlarda arxivga topshirish.
3.15 Tashkilot xodimlari tomonidan berilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek tashkilot rahbarining ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qilish.
3.16.Nazorat va ro'yxatga olish faylini saqlang.
Rahbarning qabulxona kotibi quyidagi huquqlarga ega:
4.1.Belgilangan tartibda malakangizni oshiring.
4.2 Rahbariyatdan o'z vazifalarini bajarishda yordam ko'rsatishni talab qilish.
4.3 Ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan vazifalar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish bo'yicha takliflar kiritish.
4.4 Vazifalaringizni sifatli bajarish uchun zarur bo'lgan tegishli hujjatlar va ma'lumotlar bilan tanishing.
5. Mas'uliyat
Menejerning qabulxona kotibi quyidagilar uchun javobgardir:
5.1. Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligida belgilangan doirada ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan mehnat vazifalarini bajarmaslik (noto'g'ri bajarish).
5.2. Rossiya Federatsiyasining ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan doirada o'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar.
5.3 Rossiya Federatsiyasining mehnat, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan doirada moddiy zarar etkazish.
Strukturaviy bo‘linma boshlig‘i: _____________ __________________
(imzo) (familiyasi, bosh harflari)
Men ko'rsatmalarni o'qib chiqdim,
bir nusxasi olingan: _____________ ________________________________
(imzo) (familiyasi, bosh harflari)
KOTIBNING ISH TA’RIFI
MEN MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Umumiy qoidalar
1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib bevosita Bosh direktorga hisobot beradi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquqlari va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Quyidagi talablarga javob beradigan shaxs kotib lavozimiga tayinlanadi: ma’lumoti – oliy, to‘liq bo‘lmagan oliy yoki o‘rta maxsus, shu kabi ishlarda kamida olti oy ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa ko‘chirish, skaner, printer), Microsoft Ofis dasturlari (Word, Excel).
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari;
— , Ichki mehnat qoidalari, kompaniyaning boshqa me'yoriy hujjatlari;
— rahbariyatning buyruq va ko‘rsatmalari;
- bu ish tavsifi.
2. Kotibning lavozim majburiyatlari
Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, uni tuzilmaviy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun qabul qilingan qarorga muvofiq yuboradi.
2.3. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.4. Telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni yozib oladi va uzatadi, menejer bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi.
2.5. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.
2.6. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
2.7. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.
2.8. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
2.9. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.
2.10. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.11. : avia va poyezd chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.
2.12. O'zining bevosita rahbaridan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.
3. Kotibning huquqlari
Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni oling.
3.2. Ishingizni va kompaniyangizni yaxshilash bo'yicha rahbariyatga takliflar yuboring.
3.3. Shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
3.4. Rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish va kompaniya faoliyati natijasida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qiling.
3.5. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.
4. Kotibning javobgarligi
4.1. O'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalarini, mehnat intizomini, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.
KOTIBNING ISH TA’RIFI
MEN MASLAHAT ETDIM
______________________________________ (bosh harflar, familiya)
(tashkilot nomi, oldindan ________________________
qabul qilish va boshqalar, uning tashkiliy (direktor yoki boshqa mansabdor shaxs)
yuridik shakl) rasmiy shaxs, vakolatli
nimani ta'kidlash kerak
ko'rsatmalar)
» » ____________ 20__
Ish tavsifi
menejerning kotibi
______________________________________________
(tashkilot, korxona va boshqalar nomi)
» » ______________ 20__ N________
Ushbu ish tavsifi tomonidan ishlab chiqilgan va tasdiqlangan
bilan tuzilgan mehnat shartnomasi asosida __________________________________________
(u shaxsning lavozimi nomi
Va shunga muvofiq
bu ish tavsifi tuzilgan)
rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining qoidalari va boshqa me'yoriy hujjatlar
Rossiya Federatsiyasida mehnat munosabatlarini tartibga soluvchi hujjatlar.
I. Umumiy qoidalar
1.1. Menejerning kotibi texnik toifaga kiradi
ijrochilar.
1.2. ega bo'lgan odam
oliy kasbiy ta'lim, tajriba talablarisiz
ish, yoki o'rta kasb-hunar ta'limi va ish tajribasi
kamida __________ yil mutaxassisligi.
1.3. Rahbar kotibi lavozimiga tayinlash va ishdan bo'shatish
undan taqdimnoma bo'yicha korxona rahbarining buyrug'i bilan amalga oshiriladi
1.4. Kotib bilishi kerak:
- qarorlar, ko'rsatmalar, buyruqlar, boshqa boshqaruv va
yuqori va boshqa organlarning normativ hujjatlari
korxona faoliyati;
— nizomlar, koʻrsatmalar, yuritish boʻyicha boshqa normativ hujjatlar
ofis ishi;
— korxona va uning bo‘linmalarining tuzilishi va boshqaruvi;
— korxona ustavi;
— ish yuritishni tashkil etish;
— hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari;
- arxiv ishi;
- yozuv yozish;
— interkomlardan foydalanish qoidalari;
— yagona tashkiliy-maʼmuriy tizim standartlari
hujjatlar;
— standart blankalardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari;
— etika va estetika asoslari;
— ishbilarmonlik muloqoti qoidalari;
— kompyuter texnikasidan foydalanish qoidalari;
— maʼmuriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari;
— ichki mehnat qoidalari;
- mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari, xavfsizlik choralari;
sanoat sanitariyasi va yong'indan himoya qilish;
1.5. Kotib bevosita menejerga hisobot beradi
________________________________________________________________________.
(korxona, tarkibiy bo'linma)
1.6. Kotib yo'qligida (ta'til, kasallik va boshqalar), uning
vazifalarni belgilangan tartibda tayinlangan shaxs bajaradi;
tegishli huquqlarga ega bo'ladi va javobgar bo'ladi
o'ziga yuklangan vazifalarni to'g'ri bajarish.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Ish majburiyatlari
Kotib:
2.1. Tashkiliy-texnik ta'minot bo'yicha ishlarni amalga oshiradi
menejerning ma'muriy va ma'muriy faoliyati.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun taqdimnomani qabul qiladi
yozishmalar, qabul qilingan qarorga muvofiq uni topshiradi
foydalanish uchun tuzilmaviy birliklar yoki muayyan ijrochilar
ish jarayoni yoki javoblarni tayyorlash.
2.3. Ofis ishlarini olib boradi, bilan turli operatsiyalarni bajaradi
yig'ish, qayta ishlash va uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalanish
qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni taqdim etish.
2.4. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.5. Ish uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi
yetakchi.
2.6. O'z vaqtida ko'rib chiqish va topshirishni ta'minlaydi.
tarkibiy bo'linmalar va hujjatlarning aniq ijrochilari;
menejerga imzolash uchun taqdim etiladi, ularning sifatini ta'minlaydi
tahrirlash.
2.7. Rahbar bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi,
o‘zi yo‘qligida olingan ma’lumotlarni qayd qiladi va uning e’tiboriga havola etadi
orqali axborot uning mazmuni, uzatadi va oladi
qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek
telefon xabarlari, ma'lumotlarni o'z vaqtida uning e'tiboriga etkazish;
aloqa kanallari orqali qabul qilinadi.
2.8. Menejer nomidan xatlar, so'rovlar va boshqalarni tuzadi.
2.9. Uchrashuvlar va konferentsiyalarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi,
menejer tomonidan amalga oshiriladi (kerakli materiallarni to'plash, bildirishnoma
ishtirokchilar yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida),
majlislar va konferentsiyalarning bayonnomalarini yuritadi va tayyorlaydi.
2.10. Korxona xodimlari tomonidan bajarilishini nazorat qiladi
berilgan buyruqlar va ko'rsatmalar, shuningdek, belgilangan muddatlarga rioya qilish
rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish, nazoratga olish.
2.11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.
2.12. Rahbarning ish joyini kerakli narsalar bilan ta'minlaydi
tashkiliy jihozlar, ofis jihozlari,
rahbarning samarali faoliyat yuritishi uchun sharoit yaratadi.
2.13. Rahbar ko'rsatmasi bo'yicha rasmiy materiallarni chop etadi,
uning ishlashi uchun zarur bo'lgan yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi.
2.14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, ish samaradorligini oshiradi
xodimlarning so'rov va takliflarini ko'rib chiqish.
2.15. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq ishlarni shakllantiradi;
ularning saqlanishini ta’minlaydi va o‘z vaqtida arxivga topshiradi.
2.16. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.
2.17. _____________________________________________________________.
Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Korxona rahbariyatining qarorlari loyihalari bilan tanishish,
faoliyati bilan bog'liq.
3.2. Rahbariyat ko'rib chiqish uchun takliflar yuboring
nazarda tutilgan vazifalar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish
ushbu ko'rsatma.
3.3. O'z vakolatlaringiz doirasida darhol xabardor qiling
ularni bajarish jarayonida aniqlangan barcha kamchiliklar to'g'risida menejerga
lavozim majburiyatlari va ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritish.
tarkibiy bo'linmalar va mutaxassislarning ma'lumotlari va hujjatlari,
o'z vazifalarini bajarish uchun zarur.
3.5. Korxona rahbariyatidan yordam ko'rsatishni talab qiling
o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarish.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Mas'uliyat
Kotib javobgardir:
4.1. O'z vazifalarini lozim darajada bajarmaganligi yoki bajarmaganligi uchun
ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan vazifalar,
Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.
4.2. O'z vazifalarini bajarish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun
faoliyati - ma'muriy, jinoiy va tomonidan belgilangan chegaralar doirasida
rossiya Federatsiyasi fuqarolik qonunchiligi.
4.3. Moddiy zarar etkazganlik uchun - belgilangan chegaralarda
Rossiya Federatsiyasining mehnat va fuqarolik qonunchiligi.
Ish tavsifi ________________ ga muvofiq ishlab chiqilgan
(Ism,
_____________________________.
hujjat raqami va sanasi)
Strukturaviy bo'linma boshlig'i (bosh harflar, familiya)
_________________________
(imzo)
» » _____________ 20__
(bosh harflar, familiya)
_____________________________
(imzo)
» » ________________ 20__
Men ko'rsatmalarni o'qib chiqdim: (bosh harflar, familiya)
_________________________
(imzo)
» » _____________ 20__
Lavozim tavsifi kotibning faoliyatini tartibga soluvchi, uning huquqlarini, tashkilotdagi lavozimlarini va ishining mohiyatini belgilaydigan asosiy tashkiliy-huquqiy hujjatdir. Kotib xodimlar bilan munosabatlarida ushbu hujjatga tayanadi.
Har bir muassasada kotib bor. Ammo, yuqorida aytib o'tilganidek, kotib lavozimi ko'plab darajalarga ega. Kichik tashkilotda (yoki kompaniyada) faqat bitta yordamchi kotib (kotib) bo'ladi. Kattaroq tashkilotlarda menejer va uning o'rinbosarlari har bir tarkibiy bo'linmada kotiblarga ega bo'lishi mumkin. Kengash kotiblari, ilmiy kengashlarning ilmiy kotiblari va boshqalar bor. Har bir kotib har doim tashkilot faoliyatining hajmi va o'ziga xos xususiyatlaridan, menejerning talablaridan va uning kotibga bo'lgan ishonchidan kelib chiqqan holda, o'ziga xos mas'uliyat va huquqlar doirasiga, ijodiy, mantiqiy va texnik ish turlarining turli kombinatsiyalariga ega. Shu bilan birga, barcha kotiblar tomonidan amalga oshiriladigan hujjat va hujjatsiz xizmatlar bo'yicha boshqaruv operatsiyalarining standart to'plami mavjud.
Muayyan kotib bajarishi kerak bo'lgan majburiyatlar, huquqlar va ish turlari, uning kasbiy bilimlari va ko'nikmalariga qo'yiladigan talablar uning lavozim tavsifida belgilanadi.
Agar bo'sh kotiblik lavozimiga ish tavsifi mavjud bo'lsa, ish uchun ariza topshirgan shaxs undan nima talab qilinishini darhol bilib oladi va uning imkoniyatlarini talablar bilan bog'laydi.
Agar ishchi kotib hali ish tavsifiga ega bo'lmasa, u mas'uliyat doirasini belgilash va barcha turdagi ishlar uchun "qo'ng'iroq" bo'lmaslik, huquqlarni ta'minlash, munosabatlarni o'rnatish, boshqa xodimlar bilan almashish uchun tuzilishi kerak. yo'q bo'lganda yoki vaqtinchalik ortiqcha yuk tufayli.
Ish ta'rifi mustahkam hujjat bo'lib, yangi ish tavsifi bilan almashtirilgunga qadar ishlatiladi. Shuning uchun uni tayyorlashga katta mas'uliyat bilan yondashish kerak. Ish tavsifida nima yozilgan bo'lsa, nima so'raladi. Unda qanday huquqlar berilsa, sizda bor.
Lavozim tavsifini tuzishni boshlaganingizda, avvalambor, yangi "Menejerlar, mutaxassislar va boshqa xodimlar lavozimlarining malaka ma'lumotnomasi" dan foydalanishingiz kerak. U Mehnat instituti tomonidan ishlab chiqilgan va Rossiya Federatsiyasi Mehnat va ijtimoiy rivojlanish vazirligining 1998 yil 21 avgustdagi (37-son) qarori bilan tasdiqlangan. Ma'lumotnoma me'yoriy hujjat bo'lib, darhol ta'kidlash kerakki, yangi malaka tavsiflari mulkchilik va tashkiliy-huquqiy shakllaridan qat'i nazar, iqtisodiyotning turli sohalaridagi korxonalar, muassasalar va tashkilotlarda foydalanish uchun tavsiya etiladi.
Ma'lumotnomaning maqsadi juda aniq ifodalangan: "Ushbu malaka ma'lumotnomasi menejerlar, mutaxassislar va boshqa xodimlar (texnik ijrochilar) lavozimlari uchun mehnatni oqilona taqsimlashni ta'minlash, funktsiyalar, vakolatlar va majburiyatlarni belgilashning samarali mexanizmini yaratish, bozor munosabatlari rivojlanishining zamonaviy sharoitida xodimlarning mehnat faoliyatini aniq tartibga solish”.
Ma'lumotnomada, avvalgi "Xodimlarning umumiy tarmoq lavozimlari uchun tarif va malaka tavsiflari to'plami" dan farqli o'laroq, bitta juda muhim o'zgarish mavjud - unda yagona tarif jadvali bo'yicha ish haqi toifalari ko'rsatilmagan va "Umumiy Nizomlar” bo‘limida “Mutaxassislarning mehnatiga haq to‘lash bo‘yicha malaka toifalari korxona, muassasa, tashkilot rahbari tomonidan belgilanadi, bunda xodimning mehnat majburiyatlarini bajarishdagi mustaqillik darajasi, qabul qilingan qarorlar uchun javobgarligi hisobga olinadi. ishga munosabat, ish samaradorligi va sifati, shuningdek, mutaxassislik bo'yicha ish staji bilan belgilanadigan kasbiy bilim, amaliy tajriba va boshqalar."
Shunday qilib, kotibning ish haqi, birinchi navbatda, uning bilimi, malakasi, ish sifati va mas'uliyatiga bog'liq. Bu menejerga xodimning ishini aniq natijalarga ko'ra baholash imkonini beruvchi muhim o'zgarishdir.
Malakaviy xususiyatlardan siz "Ish majburiyatlari" va "Bilish kerak" bo'limlaridan to'liq foydalanishingiz mumkin.
Agar tashkilot (kompaniya) kichik bo'lsa va kotib (referent kotib) yolg'iz o'zi barcha tashkiliy va hujjatlashtirish xizmatlarini olib boradi, ya'ni. aslida idoraning funktsiyalarini bajaradi, lekin kamroq darajada siz idora boshlig'ining malakaviy xususiyatlaridan foydalanishingiz mumkin; Uning ish majburiyatlari quyidagilardan iborat:
Kiruvchi va chiquvchi yozishmalarning o‘z vaqtida qayta ishlanishi va belgilangan manzilga yetkazilishini ta’minlaydi.
Hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlari va ularning to'g'ri rasmiylashtirilishini nazorat qiladi.
Joriy ish yuritish hujjatlarini, shu jumladan rahbariyatning buyruq va ko‘rsatmalarini hisobga olish, hisobga olish, saqlash va tegishli tarkibiy bo‘linmaga topshirish bo‘yicha ishlarni tashkil etadi.
Ishlarni shakllantirish va saqlash uchun topshirish ishlarini tashkil qiladi.
Korxona, muassasa, tashkilotda ish yuritish bo‘yicha yo‘riqnomalar ishlab chiqadi va ularning bajarilishini tashkil qiladi.
Xodimlarni zarur o'quv va ma'lumotnoma materiallari, shuningdek inventar, asbob-uskunalar, boshqaruv ishlarini mexanizatsiyalash va avtomatlashtirish vositalari bilan ta'minlash choralarini ko'radi.
Bo‘limlarda ish yuritishni tashkil etish, ishlarning to‘g‘ri shakllantirilishi, saqlanishi va arxivga o‘z vaqtida topshirilishini nazorat qilish, hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlariga rioya qilish to‘g‘risida ma’lumotnomalar tayyorlashga uslubiy rahbarlik qiladi.
Rasmiy hujjatlarni chop etish va ko'paytirishni ta'minlaydi.
Rahbariyat tomonidan chaqiriladigan yig'ilishlarni tayyorlashda ishtirok etadi va ularni texnik ta'minlashni tashkil qiladi.
Sayohat hujjatlarini tayyorlashni, tashkilotga xizmat safari bilan kelgan xodimlarni hisobga olishni tashkil qiladi.
U bilishi kerak;
■ yuqori turuvchi organlarning ish yuritishni tashkil etishga oid qarorlari, ko'rsatmalari, farmoyishlari, boshqa boshqaruv va me'yoriy hujjatlari;
■ boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi;
■ tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari;
■ korxona, muassasa, tashkilot tuzilmasi;
■ ish yuritishni tashkil etish;
■ hujjat aylanishi sxemalari;
■ ishlar nomenklaturasini, doimiy va vaqtincha saqlanadigan ishlar inventarlarini, belgilangan hisobotlarni tuzish tartibi;
■ fayllarni arxivga topshirish muddatlari va tartiblari;
■ hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish tizimlari;
■ orgtexnika va boshqaruv ishining boshqa texnik vositalari;
■ iqtisodiyot asoslari, ishlab chiqarishni tashkil etish, mehnat va boshqaruv;
■ mehnat qonunchiligi;
■ ichki mehnat qoidalari;
■ mehnat xavfsizligi qoidalari va qoidalari8. .
Menejer kotibining malaka tavsiflari yangi. Keling, ko'rib chiqaylik.
Ish majburiyatlari.
♦ Korxona rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshirish.
♦ Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, qabul qilingan qarorga muvofiq tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq ijrochilarga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun yuboradi.
♦ Ofis ishlarini olib boradi, qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajaradi.
♦ Korxona rahbari tomonidan imzolash uchun hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni qabul qiladi.
♦ Rahbarning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi.
♦ Tuzilmaviy bo'linmalar va aniq ijrochilar tomonidan ijroga kelib tushgan hujjatlarning o'z vaqtida ko'rib chiqilishi va taqdim etilishini nazorat qiladi.
♦ Rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan tayyorlangan hujjatlar loyihasining to'g'riligini tekshiradi va ularning sifatli tahrirlanishini ta'minlaydi.
♦ Rahbarning telefon orqali suhbatlarini tashkil qiladi, u yo'qligida olingan ma'lumotlarni yozib oladi va uning mazmunini uning e'tiboriga etkazadi, interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek telefon xabarlari orqali ma'lumotlarni uzatadi va oladi, uning e'tiboriga zudlik bilan yetkazadi. aloqa kanallari orqali olingan axborot ma'lumotlari.
♦ Rahbarning ko'rsatmasi bo'yicha u xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tuzadi va xatlar mualliflariga javoblar tayyorlaydi.
♦ Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash (zaruriy materiallarni to'plash, yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritish va rasmiylashtirish bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
♦ Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek korxona rahbarining ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya qilinishini nazoratga oladi. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.
♦ Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta'minlaydi va uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
♦ Rahbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan rasmiy materiallarni chop etadi yoki joriy ma'lumotlarni bank ma'lumotlariga kiritadi.
♦ tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so'rov va takliflarini tezkor ko'rib chiqishga yordam beradi.
♦ Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta'minlaydi va o'z vaqtida arxivga topshiradi.
♦ Hujjatlarni shaxsiy nusxa ko'chirish mashinasida ko'chiradi.
Bilish kerak:
♦ korxona faoliyati va ish yuritish bilan bog'liq qarorlar, buyruqlar, buyruqlar va boshqa yo'l-yo'riq materiallari va me'yoriy hujjatlar;
♦ korxona va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi;
♦ ish yuritishni tashkil etish;
♦ hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari;
♦ arxiv ishi;
♦ mashinkada yozish;
♦ interkomlardan foydalanish qoidalari;
♦ etika va estetika asoslari;
♦ ishbilarmonlik aloqalari qoidalari;
♦ mehnatni tashkil etish va boshqarish asoslari;
♦ kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari;
♦ ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari;
♦ mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari9.
Yuqoridagi malaka xususiyatlaridan ko'rinib turibdiki, menejer kotibiga ham bilim va ko'nikmalar, ham u bajaradigan ishlar doirasi bo'yicha ancha yuqori talablar qo'yiladi. Bu kompyuter texnologiyalarida ravonlikni, rahbarning topshirig'iga binoan hujjatlarni mustaqil ravishda tayyorlashni, qabul qilingan hujjatlar loyihalarini tahrirlashni, bajarilishini nazorat qilishni va hokazolarni nazarda tutadi. Ushbu talablar va ko'plab ijodiy ish turlarini o'z ichiga olgan mas'uliyat doirasi oliy kasbiy ta'limga bo'lgan ehtiyojni oldindan belgilaydi, ammo ish tajribasi mavjud bo'lsa, o'rta kasb-hunar ta'limiga ham ruxsat beriladi.
Mashinist-kotibning va stenograf kotibining malaka ma’lumotnomasida berilgan malaka tavsiflari xuddi shu tarzda, faqat mashinist-kotib uchun terish ishi va kotib-stenograf uchun stenografiya qo‘shilgan holda belgilanadi. Shuning uchun, ish tavsifini ishlab chiqishda, ushbu malaka xususiyatlaridan birini qo'llash kifoya.
Masalan, mashinist kotibining ish vazifalari quyidagicha berilgan:
> Korxona rahbari yoki uning bo'linmalari ishini ta'minlash va ta'minlash uchun texnik funktsiyalarni bajaradi.
> Bo'limlar yoki ijrochilardan menejer uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni oladi, uning ko'rsatmasi bo'yicha xodimlarni chaqiradi.
> Menejer bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi, telefon xabarlarini qabul qiladi va uzatadi, u yo‘qligida olingan xabarlarni yozib oladi va ularning mazmunini menejer e’tiboriga yetkazadi.
> Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarga tayyorgarlik ko'rish (kerakli materiallarni to'plash, yig'ilish yoki yig'ilish vaqti, joyi, kun tartibi to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish, ularni ro'yxatga olish), bayonnomalarni yuritish va rasmiylashtirish bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
> Menejerning ish joyini ofis jihozlari, tashkiliy jihozlar bilan ta'minlaydi va menejerning yanada samarali ishlashi uchun qulay shart-sharoitlarni yaratadi.
> Qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (teleks, faks, telefaks va boshqalar) orqali ma'lumotlarni uzatadi va oladi.
> Supervayzer ko'rsatmasi bo'yicha turli materiallarni chop etadi.
> Ish yuritadi, rahbar nomiga xat-xabarlarni qabul qiladi, uni korxonada qabul qilingan tartibda tashkil qiladi va uni rahbar tomonidan ko'rib chiqilgandan so'ng bo'limlarga yoki muayyan ijrochilarga ish jarayonida foydalanish yoki ularni tayyorlash jarayonida foydalanish uchun topshiradi. javob.
> Rahbarning nazoratga olingan buyruqlarini bajarish muddatlarini nazorat qiladi.
> Hujjatlarni menejer tomonidan imzolash uchun qabul qiladi.
> Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga yordam beradi.
> Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
> Hujjatlarni nusxalash uskunasida ko'paytirish uchun tayyorlaydi, shuningdek hujjatlarni shaxsiy nusxa ko'chirish mashinasida nusxalaydi.
Bilish kerak:
♦ qoidalar, yo'riqnomalar, boshqa yo'l-yo'riq materiallari va normalari
ish yuritish bo'yicha moddiy hujjatlar;
♦ korxona va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi; : yozuv yozuvi;
♦ imlo va tinish belgilarining qoidalari;
♦ turli hujjatlarni chop etishda materiallarni joylashtirish tartibi;
♦ standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari;
♦ yozuv mashinkalari, ovoz yozish, magnitafonlarni ishlatish qoidalari
♦ interkomlardan foydalanish qoidalari;
♦ tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari;
♦ mehnatni tashkil etish asoslari;
♦ mehnat qonunchiligi asoslari;
♦ ichki mehnat qoidalari;
♦ mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari10.
Berilgan lavozim tavsiflari kotibning funktsiyalarini, uning bilimlariga qo'yiladigan talablarni etarlicha batafsil tavsiflaydi va ma'lum bir ish tavsifining bo'limlarini yozishda hech narsani o'tkazib yubormaslikka yordam beradi.
Ish ta'rifi birlashtirilgan shaklga va belgilangan matn tuzilishiga ega bo'lgan hujjatlarni anglatadi:
■ Umumiy qoidalar
■ Funktsiyalar
■ Ish majburiyatlari
■ Mas'uliyat
Lavozim tavsifidagi umumiy qoidalar quyidagi ma'lumotlar to'plamini o'z ichiga oladi: lavozim, bo'ysunish va kim rahbarlik qilishi to'g'risidagi umumiy ma'lumotlar, ma'lumotga (oliy yoki o'rta) va amaliy tajribaga (mutaxassislik bo'yicha ish tajribasi) qo'yiladigan talablar, tayinlash tartibi va ishdan bo'shatish, yo'qligida almashtirish.
Bugungi kunda ko'pincha oliy yoki o'rta maxsus ma'lumotga ega, chet tilini biladigan, kompyuterda ishlaydigan va ma'lum miqdordagi ish tajribasiga ega bo'lgan kotib-referentlar va kotiblar talab qilinadi.
Ushbu talablar, qoida tariqasida, yirik kompaniyalarning kotib-yordamchisi (kotibi) lavozim tavsifida yoziladi. Kotiblar odatda menejerga hisobot berishadi. Yirik tashkilotlarda kotiblar ikki tomonlama bo'ysunadilar - bevosita rahbarga va maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati rahbariga.
Lavozim ta'rifining ushbu bo'limining oxirgi bandida kotibni o'z ishida boshqaradigan asosiy qonunchilik, normativ, uslubiy, tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bo'yicha ko'rsatmalar mavjud. Umumlashtirilgan shaklda ushbu aktlar yuqorida keltirilgan malaka tavsiflarida ko'rsatilgan*. Bo'limning ushbu bandi Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasi, Mehnat kodeksi, federal qonunlar bilan boshlanishi kerak, Hukumat qarorlari, hujjatlarni qayta ishlash tartibini belgilaydigan GOSTlar, standart ko'rsatmalar va qoidalar, vaqt standartlari ko'rsatilishi kerak. Paragraf bosh tashkilot va o'z tashkilotining (kompaniyasining) tashkiliy-ma'muriy hujjatlarini ko'rsatish bilan tugaydi: nizom, tarkibiy bo'linmalar to'g'risidagi nizom, buyruqlar va ko'rsatmalar, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar, ushbu lavozim tavsifi.
Keyingi bo'lim "Funksiyalar". U faoliyatning asosiy yo'nalishlarini ko'rsatadi va "Ish majburiyatlari" bo'limida ular allaqachon ushbu funktsiyalarning bajarilishini ta'minlaydigan muayyan ish turlarini sanab o'tadi. Ko'pincha bu bo'limlar birlashtiriladi - "Funktsiyalar va lavozim mas'uliyati" (yoki "Asosiy vazifalar va mas'uliyat"). Ushbu bo'lim imkon qadar batafsil tavsiflangan bo'lishi kerak. Ushbu bo'limni tuzishda ko'plab so'zlar malakaviy xususiyatlardan olinishi mumkin, chunki ularda ish majburiyatlari etarlicha batafsil sanab o'tilgan. Bo'limda nafaqat nima, balki kotib tashkilotning hujjatlar bilan ishlash texnologiyasiga muvofiq ma'lum operatsiyalarni qanday bajarishi qanchalik ko'p bo'lsa, ish tavsifi shunchalik qimmatli bo'ladi. Bu erda almashinish qobiliyati ham ko'rsatilgan.
"Huquqlar" bo'limi kotib uchun juda muhimdir. O'z vakolatiga kiruvchi masalalarni mustaqil hal qilish bo'yicha uning vakolatlarini belgilaydi. O'ng bu erda yozilgan:
Hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish va ularning qaysi biri rahbarni chetlab o'tib, ijrochilarga berilishi mumkinligini aniqlash;
> tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish va qabul qilish ustuvorligini aniqlash;
Telefon qo'ng'iroqlarini "filtrlash" ni amalga oshiring;
> rahbarning ko'rsatmalari va hujjatlarni bajarish muddatlari bajarilishini nazorat qilish;
> hujjatlarni rahbarga imzolash uchun topshirish va yuborishdan oldin ularning to'g'ri rasmiylashtirilishini nazorat qilish;
Axborotdan foydalanish imkoniyati;
> menejerdan ma'lumot va hujjatlarni so'rash;
> tashkilotingizni taqdim eting va hokazo.
"Ma'suliyat" bo'limi umumiy shaklda yozilishi mumkin, masalan, "Xodim qonun hujjatlarida va ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan majburiyatlarni bajarmaganligi va huquqlardan foydalanmaganligi uchun javobgardir" yoki batafsilroq tavsiflangan bo'lishi mumkin. mas'uliyat nuqtalari. Masalan, javobgarlik: rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarni noto'g'ri rasmiylashtirish, ularning GOST R 6.30-97 talablariga mos kelmasligi; doimiy hujjatlarni arxivga o‘z vaqtida topshirmaganlik uchun va hokazo.
Javobgarlik ma'muriy, intizomiy, moddiy va hatto jinoiy bo'lishi mumkin. Ushbu bo'limda ishlayotganda, javobgarlik qat'iy qonunga muvofiq belgilanishini unutmaslik kerak. Shunday qilib, San'atga muvofiq. Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksning 15-moddasida "Mansabdor shaxslar ma'muriy tartibni, davlat va jamoat tartibini muhofaza qilish sohasidagi belgilangan qoidalarga va boshqa qoidalarga rioya qilmaslik bilan bog'liq ma'muriy huquqbuzarliklar uchun ma'muriy javobgarlikka tortiladilar. ularning rasmiy vazifalari." Mehnat intizomini buzganlik uchun intizomiy jazo choralari qo'llaniladi (Mehnat kodeksining 135-moddasi). San'atga muvofiq tashkilotga etkazilgan zarar uchun moliyaviy javobgarlik bo'lgan taqdirda. Mehnat kodeksining 121-moddasi, xodim moddiy javobgarlikni o'z zimmasiga oladi, ya'ni. xarajatlarni qoplaydi.
"Aloqalar" bo'limi (lavozim bo'yicha munosabatlar) ham kotibning ishini tashkil qilish uchun juda muhimdir. Odatda kotib o'z ishida ma'lumot va hujjatlarni to'plash, qayta ishlash va uzatishda barcha xodimlar yoki tarkibiy bo'linmalar bilan o'zaro aloqada ekanligini ko'rsatadi. Ammo bu bo‘limda qaysi bo‘limlar yoki xodimlar bilan aloqada bo‘lishi, qaysi masalalar bo‘yicha va qaysi hujjatlarni qachon va qanday shaklda olishi aniq ko‘rsatilsa, kotibning ishlashi ancha osonlashadi. Masalan, rahbariyatga taqdim etish uchun buxgalteriya bo'limidan kompaniyaning moliyaviy holati to'g'risidagi haftalik hisobotlar. Ushbu bo'limni jadval shaklida taqdim etish tavsiya etiladi, unda kotib kimdan qabul qilishi, kim bilan kelishish, hujjatlarni kimga topshirishi va qaysi muddatda aniq ko'rsatilgan.
Yaqinda ko'plab ish ta'riflarida "Ish baholash" bo'limi qo'shildi. Asosiy mezonlar: ishning o'z vaqtida bajarilishi va uning sifati.
Siz ish tavsifini boshqa bo'limlar bilan to'ldirishingiz mumkin, masalan, ish joyini tashkil etish, ish jadvali va boshqalar.
Ko'rsatmalar odatda uni qayta ko'rib chiqish tartibi to'g'risidagi band bilan tugaydi. Bu shunday yozilishi mumkin: "Yangisi almashtirilgunga qadar" yoki "Kotibning funktsiyalari o'zgarganda ko'rsatmalar qayta ko'rib chiqilishi kerak". Oldindan belgilangan almashtirish muddati, masalan, har 5 yilda bir marta belgilanishi mumkin. Ammo ish tavsifini qayta ko'rib chiqish shartlarini batafsilroq sanab o'tish yaxshiroqdir: tashkilot tuzilmasini o'zgartirish, shtat jadvalini o'zgartirish va mas'uliyatni qayta taqsimlash, ish xarakterini o'zgartiradigan yangi texnologiyalarni joriy etish va hk.
Eslatib o'tamiz, ish tavsifi umumiy shakl sifatida tuziladi, rahbar tomonidan tasdiqlanadi va xodimga beriladi.
Tasdiqlash shtampi
YoAJ biznes maktabi
"Intel-Sintez"
ISH TAVSIFI
[Kotib I
Matn tuzilishi
■ Umumiy qoidalar
■ Funktsiyalar
Sh Lavozimiy mas'uliyat
■ Mas'uliyat
■ Aloqalar (lavozim bo'yicha aloqalar)
Lavozim imzosi imzo nusxasi
Imzoning shifrini ochish bo'yicha ko'rsatmalarni o'qib chiqdim
