Uy › Meros va xayriya › Hujjatlar aylanishi bo'yicha mutaxassis: ish majburiyatlari va huquqlari. Kotibning ish tavsifi Maxfiy xodimning ish tavsifi

Hujjatlar aylanishi bo'yicha mutaxassis: ish majburiyatlari va huquqlari. Kotibning ish tavsifi Maxfiy xodimning ish tavsifi

Ushbu ish tavsifi avtomatik ravishda tarjima qilingan. E'tibor bering, avtomatik tarjima 100% aniq emas, shuning uchun matnda kichik tarjima xatolar bo'lishi mumkin.


Lavozim uchun ko'rsatmalar " Kotib", veb-saytda taqdim etilgan hujjat talablariga javob beradi - "Ukraina Maxsus aloqa va axborotni muhofaza qilish davlat xizmatining oddiy va qo'mondonlik xodimlarining namunaviy lavozimlarining kasbiy malaka tavsiflari ma'lumotnomasi" tomonidan tasdiqlangan va kuchga kirgan. Ukraina Maxsus aloqa va axborotni muhofaza qilish davlat xizmati ma'muriyatining buyrug'i 08.08.2009 yil 171-son. Ukraina Mehnat va ijtimoiy siyosat vazirligi tomonidan 2009 yil 10 iyulda kelishilgan. Hujjat holati "haqiqiy".

Ish tavsifiga so'zboshi

0.1. Hujjat tasdiqlangan paytdan boshlab kuchga kiradi.

0.2. Document developer: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,3. The document has been approved: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Ushbu hujjatni davriy tekshirish 3 yildan ortiq bo'lmagan vaqt oralig'ida amalga oshiriladi.

1. Umumiy qoidalar

1.1. "Klerk" lavozimi "Texnik xodimlar" toifasiga kiradi.

1.2. Malakaviy talablar - kichik mutaxassisning ta'lim va malaka darajasidagi tegishli kadrlar tayyorlash sohasida to'liq bo'lmagan oliy ma'lumot. Ish tajribasi talab qilinmaydi.

1.3. Biladi va amalda qo'llaydi:
- Ukraina Konstitutsiyasi, davlat maxsus aloqa organining xizmati va faoliyatiga taalluqli qonun hujjatlari, intizom nizomi, boshqa normativ hujjatlar, ish yuritishni tashkil etish va boshqarish bo'yicha uslubiy va boshqa yo'l-yo'riq materiallari;
- o'z vakolatiga kiruvchi masalalar bo'yicha qonun hujjatlarini qo'llash amaliyoti;
- ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar;
- tashkiliy va ma'muriy hujjatlar tizimi uchun normativ standartlar;
- rasmiy hujjatlar va materiallarning o'tishini nazorat qilish tartibi;
- davlat boshqaruvi va huquq asoslari;
- hisobot turlari va shakllari;
- rasmiy odob-axloq qoidalari;
- professional vazifalarga mos keladigan dasturiy vositalar;
- mehnatni muhofaza qilish va yong'indan himoya qilish qoidalari. Davlat tilini bilishi kerak.

1.4. Kotib tashkilot (korxona/muassasa) buyrug‘i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.

1.5. Kotib bevosita _ _ _ _ _ _ _ _ _ ga hisobot beradi.

1.6. Kotib _ _ _ _ _ _ _ _ _ ishini boshqaradi.

1.7. Yo'q bo'lganda, kotib o'rniga belgilangan tartibda tayinlangan, tegishli huquqlarga ega bo'lgan va o'ziga yuklangan vazifalarning lozim darajada bajarilishi uchun javobgar bo'lgan shaxs tayinlanadi.

2. Ishning xususiyatlari, vazifalari va mehnat majburiyatlari

2.1. Ko'proq malakali shaxsning nazorati ostida Davlat maxsus aloqa organida ro'yxatga olingan hujjatlarni qayta ishlash bilan bog'liq ishlarni amalga oshiradi.

2.2. Xatlarni qabul qiladi va ro'yxatga oladi.

2.3. Rahbariyat qarorlari va buyruqlariga binoan hujjatlarni ijroga topshiradi.

2.4. Ro'yxatdan o'tgan hujjatlar bo'yicha zarur sertifikatlar beradi.

2.5. Qabul qiluvchilarga tegishli hujjatlarni yuboradi.

2.6. Qabul qilingan va yuborilgan yozishmalarning hisobini yuritadi, hujjatlarni tizimlashtiradi va joriy arxivda saqlaydi.

2.7. Tegishli hujjatlarni tayyorlaydi va arxivga topshiradi, arxivga saqlash uchun kelib tushgan ishlarning inventarini tuzadi.

2.8. Rasmiy hujjatlarni saqlash uchun javobgar.

2.9. Kompyuter uskunalarida ma'lumotlar bazasi operatsiyalarini bajaradi va uning ishlashga tayyorligini ta'minlaydi.

2.10. Vazifalarga (matn va grafik hujjatlarni tayyorlash, jadvallar, ro'yxatlar, ro'yxatlar va boshqalarni hisoblash) muvofiq periferik uskunalarning ish rejimlarini ishlaydi.

2.11. Kompyuter texnikasining belgilangan ish standartlaridan aniqlangan og'ishlar to'g'risidagi hisobotlar.

2.12. O'z faoliyatiga oid amaldagi me'yoriy hujjatlarni biladi, tushunadi va qo'llaydi.

2.13. Mehnatni muhofaza qilish va atrof-muhitni muhofaza qilish bo'yicha normativ hujjatlarning talablarini biladi va ularga rioya qiladi, ishlarni xavfsiz bajarish normalari, usullari va usullariga rioya qiladi.

3. Huquqlar

3.1. Kotib har qanday qoidabuzarliklar yoki nomuvofiqliklar holatlarining oldini olish va bartaraf etish choralarini ko'rishga haqli.

3.2. Kotib qonun hujjatlarida nazarda tutilgan barcha ijtimoiy kafolatlarni olish huquqiga ega.

3.3. Kotib o'z xizmat vazifalarini bajarishda va huquqlarini amalga oshirishda yordam talab qilishga haqli.

3.4. Kotib o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan tashkiliy-texnik shart-sharoitlarni yaratishni, zarur jihozlar va inventarlarni ta'minlashni talab qilishga haqli.

3.5. Kotib o'z faoliyatiga taalluqli hujjatlar loyihalari bilan tanishish huquqiga ega.

3.6. Kotib o'z vazifalarini va boshqaruv buyruqlarini bajarish uchun zarur bo'lgan hujjatlar, materiallar va ma'lumotlarni so'rash va olish huquqiga ega.

3.7. Kotib o'zining kasbiy malakasini oshirish huquqiga ega.

3.8. Kotib o'z faoliyati davomida aniqlangan barcha huquqbuzarliklar va nomuvofiqliklar to'g'risida xabar berishga va ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritishga haqli.

3.9. Kotib egallab turgan lavozimining huquq va majburiyatlarini, xizmat vazifalarini bajarish sifatini baholash mezonlarini belgilovchi hujjatlar bilan tanishish huquqiga ega.

4. Mas'uliyat

4.1. Kotib ushbu lavozim tavsifida yuklangan vazifalarni bajarmaganligi yoki o'z vaqtida bajarmaganligi va (yoki) berilgan huquqlardan foydalanmaganligi uchun javobgardir.

4.2. Xodim ichki mehnat qoidalari, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik qoidalari, ishlab chiqarish sanitariyasi va yong'indan himoya qilish qoidalariga rioya qilmaslik uchun javobgardir.

4.3. Kotib tashkilot (korxona/muassasa) toʻgʻrisidagi tijorat siri boʻlgan maʼlumotlarni oshkor qilish uchun javobgardir.

4.4. Kotib tashkilotning (korxona/muassasa) ichki me'yoriy hujjatlari talablarini va rahbariyatning qonuniy buyruqlarini bajarmaganligi yoki lozim darajada bajarmaganligi uchun javobgardir.

4.5. Kotib o'z faoliyati davomida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunlarida belgilangan doirada javobgar bo'ladi.

4.6. Kotib tashkilotga (korxona/muassasa) moddiy zarar yetkazganlik uchun amaldagi ma’muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida javobgar bo‘ladi.

4.7. Kotib berilgan mansabdorlik vakolatlaridan qonunga xilof ravishda foydalanish, shuningdek ulardan shaxsiy maqsadlarda foydalanish uchun javobgardir.

5. Mutaxassislik

5.1. Huquqlarga ega: xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni belgilangan tartibda olishga; tegishli ishlarni takomillashtirish bo‘yicha takliflarni rahbariyat ko‘rib chiqishi uchun kiritish; o'z vakolatiga kiruvchi masalalar bo'yicha yig'ilishlarda, yig'ilishlarda, seminarlarda qatnashish.

Katta kompaniya hujjatlarning yaxshi tashkil etilgan va tartibga solinadigan aylanishiga muhtoj, ya'ni aniq ish tavsifi kerak kotib- ushbu ish sohasi uchun javobgar bo'lgan shaxs. Kotibning lavozim majburiyatlari kompaniyaning kattaligi, uning tuzilishi, ofis xodimlari va boshqalarga qarab farq qilishi mumkin.Biz sizga asosiy vazifalari kiruvchi yozishmalar bilan ishlash va ichki hujjatlar aylanishini nazorat qilish bo'lgan xizmatchi uchun ish tavsifi namunasini taklif qilamiz. kompaniyaning.

Kotibning ish tavsifi

MEN MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib to'g'ridan-to'g'ri bosh direktorga / tashkilotning hujjatlar bilan ta'minlash bo'limi boshlig'iga / idora boshlig'iga hisobot beradi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquq va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tadi.
1.5. Ishchi lavozimiga quyidagi talablarga javob beradigan shaxs tayinlanadi: ma'lumoti - oliy, to'liq bo'lmagan oliy yoki o'rta maxsus, shu kabi ishlarda kamida olti oy ish tajribasi, ish yuritish, Microsoft Office dasturlarini bilish.
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- korxonada ish yuritish bo'yicha normativ-huquqiy hujjatlar, nizomlar, yo'riqnomalar, boshqa yo'l-yo'riq materiallari va hujjatlar;
- korxonada ish yuritish va arxiv ishlari bo'yicha ko'rsatmalar;
- Kompaniya Ustavi, Ichki mehnat qoidalari;
- rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari;
- bu ish tavsifi.

2. Kotibning lavozim majburiyatlari

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Xat-xabarlarni qabul qiladi va ro'yxatdan o'tkazadi va tarkibiy bo'linmalarga yuboradi.
2.2. Korxona rahbariyatining qaroriga muvofiq, u hujjatlarni ijro uchun topshiradi, ro'yxatga olish kartalarini chiqaradi yoki ma'lumotlar bankini yaratadi.
2.3. Hujjatli materiallarning o'tishini hisobga olish uchun kartoteka yuritadi, ularning bajarilishi ustidan nazoratni amalga oshiradi va ro'yxatga olingan hujjatlar bo'yicha zarur sertifikatlar beradi.
2.4. Tugallangan hujjatlarni oluvchilarga yuboradi.
2.5. Qabul qilingan va yuborilgan yozishmalarning hisobini yuritadi, hujjatlarni tizimlashtiradi va joriy arxivda saqlaydi.
2.6. Hujjatlarni qulay va tez qidirishni ta'minlaydi.
2.7. Ish yuritish, ro'yxatga olish kartotekalari yoki kompyuter ma'lumotlar banklari bilan to'ldirilgan hujjatli materiallarni tayyorlaydi va korxona arxiviga topshiradi, arxivga saqlash uchun topshirilgan ishlarning ro'yxatini tuzadi.
2.8. Hujjatlarni idora boshlig'i / hujjatlar bilan ta'minlash bo'limi boshlig'i tomonidan imzolash uchun qabul qiladi, ularning tayyorlanishi va rasmiylashtirilishining to'g'riligini tekshiradi.
2.9. Davom etilayotgan rasmiy hujjatlarning xavfsizligini ta'minlaydi.
2.10. O'zining bevosita rahbaridan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.

3. Kotibning huquqlari

Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Korxona rahbariyatining faoliyatiga oid qarorlar loyihalari bilan tanishish.
3.2. Ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan majburiyatlar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish bo'yicha takliflarni rahbariyatga ko'rib chiqish uchun taqdim etish.
3.3. Shaxsiy yoki bevosita rahbaringiz nomidan bo'lim boshliqlari va mutaxassislaridan o'z vazifalaringizni bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rang.
3.4. Korxona rahbariyatidan o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarishda yordam ko'rsatishni talab qilish.

4. Kotibning javobgarligi

Kotib quyidagilar uchun javobgardir:
4.1. O'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalarini, mehnat intizomini, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Kotib uchun ish tavsifi namunasi

Namunaviy ish tavsifi professional standartni hisobga olgan holda tuziladi

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib mutaxassislar toifasiga kiradi.

1.2. Quyidagilarga ega bo'lgan shaxs:

1) o'rta bo'g'in mutaxassislarini tayyorlash dasturlari bo'yicha o'rta kasb-hunar ta'limi, maxsus dasturlar bo'yicha qo'shimcha kasbiy ta'lim;

1.3. Kotib bilishi kerak:

1) tashkiliy tuzilma, tarkibiy bo'linmalarni boshqarish;

2) hujjatlar bilan ishlashning zamonaviy axborot texnologiyalari;

3) hujjatlar bilan ishlash tartibi;

4) hujjat aylanishi sxemalari;

5) kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlar bilan ishlash qoidalari;

6) tashkilotda hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishni tashkil etish qoidalari va shakllari;

7) hujjatlarni rasmiylashtirishning odatiy muddatlari;

8) vaqt kartalari fayllari bilan ishlash tamoyillari;

9) joriy va profilaktika monitoringining maqsadi va texnologiyasi;

10) hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha tahliliy hisobotlarni tuzish qoidalari;

11) tashkilot faoliyatini hujjatlashtirish qoidalari;

12) hujjatlar turlari, ularning maqsadi;

13) normativ hujjatlar va davlat standartlariga muvofiq hujjatlarga qo'yiladigan talablar;

14) axborot, ma'lumotnoma, tashkiliy, boshqaruv hujjatlarini tayyorlash va rasmiylashtirish qoidalari;

15) tashkilotda rasmiy hujjatlarning ma'lumotlar bazalarini yaratish va yuritish qoidalari;

16) elektron hujjat aylanish tizimlari;

17) chiquvchi hujjatlarni jo‘natish qoidalari va muddatlari;

18) mehnatni muhofaza qilish talablari;

19) boshqaruvni hujjatlashtirish tartibini belgilovchi normativ-huquqiy hujjatlar, normativ-uslubiy hujjatlar, davlat standartlari;

20) nomenklatura turlari, nomenklaturaga qo'yiladigan umumiy talablar, uni tuzish va rasmiylashtirish usullari;

21) ishlar nomenklaturasini idoraviy arxivlar va ekspert komissiyasi bilan muvofiqlashtirish qoidalari;

22) ishlarni shakllantirish va rasmiylashtirish tartibi, ayrim toifadagi ishlarni shakllantirishning o'ziga xos xususiyatlari;

23) fayllarni, shu jumladan kirish huquqi cheklangan hujjatlarni saqlash qoidalari;

24) tuzilgan ishlar bo'yicha hujjatlarni berish va ulardan foydalanish qoidalari;

25) hujjatlarni ulardagi ma'lumotlarning qiymatiga qarab guruhlarga bo'lish mezonlari;

26) hujjatlarning qiymatini tekshirishda saqlash muddatlarini belgilash, hujjatlarning namunaviy yoki idoraviy ro'yxatlaridan foydalanish tartibi;

27) ekspert komissiyasini tuzish, tashkil etish va ishini hujjatlashtirish tartibi;

28) ekspert komissiyasi ishining bayonnomasini tuzish va tasdiqlash qoidalari;

29) saqlanishi shart bo'lmagan hujjatlarni ajratish to'g'risidagi dalolatnomani tuzish va tasdiqlash qoidalari;

30) doimiy va vaqtincha saqlash muddati bo'lgan fayllarni texnik qayta ishlash va to'liq ro'yxatga olish qoidalari;

31) amaldagi me'yoriy-uslubiy hujjatlarga muvofiq doimiy va vaqtincha saqlash muddatlari uchun fayllar ro'yxatini tuzish qoidalari;

32) ishlarni tashkilot arxiviga o'tkazish qoidalari;

33) ……… (boshqa hujjatlar, materiallar va boshqalar)

1.4. Kotib quyidagilarni bilishi kerak:

1) tashkilotning barcha axborot va hujjat resurslari bilan ishlash;

2) ma'lumotlar bazalaridan, shu jumladan masofaviy ma'lumotlardan foydalanish;

3) ma'lumot va huquqiy tizimlardan foydalanish;

4) tashkilot hujjatlari bilan ishlashda avtomatlashtirilgan hisobga olish, ro‘yxatga olish, nazorat qilish va axborot-ma’lumotnoma tizimlaridan foydalanish;

5) hujjatlar bilan ishlashda, shu jumladan, uni optimallashtirish va samaradorlikni oshirishda zamonaviy axborot-kommunikatsiya texnologiyalarini qo‘llash;

6) joriy ish yuritish hujjatlarini hisobga olish, saqlash va tegishli tarkibiy bo‘linmaga o‘tkazish bo‘yicha ishlarni tashkil etish;

7) tashkilotda ish yuritishga uslubiy rahbarlikni amalga oshiradi, ishlarning to'g'ri shakllanishi, saqlanishi va arxivga topshirilishini nazorat qiladi;

8) tarkibiy bo‘linma ishlarining ro‘yxatini ishlab chiqadi;

9) tashkilot tuzilmasini o'rganish va ishlar inventarlarini tuzishda ishlar nomenklaturasidan foydalanish;

10) tashkilot ishlarining tasdiqlangan nomenklaturasiga muvofiq ishlarni shakllantirish bo'yicha ishlarni tashkil etish;

11) ishlarning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda hujjatlarni to'g'ri va o'z vaqtida tayyorlash;

12) ish doirasidagi hujjatlarni tizimlashtirish;

13) tashkilot hujjatlarining saqlanishi va himoya qilinishini ta'minlash;

14) hujjatlar ro'yxatidan foydalanish va ularni saqlash muddatlarini belgilashda mavjud bo'lgan hujjatlarning haqiqiy mazmunini tahlil qilish;

15) ekspert komissiyasining hujjatlarini tuzadi;

16) davlat standartlari talablariga muvofiq doimiy va vaqtinchalik saqlash muddatlari uchun fayllarning muqovalarini tuzish;

17) ishlarni xronologik va tarkibiy tizimlashtirishni amalga oshiradi;

18) doimiy va vaqtincha saqlash muddatlari uchun fayllarni texnik qayta ishlash va to'liq ro'yxatga olishni amalga oshirish;

19) amaldagi me'yoriy-uslubiy hujjatlarga muvofiq doimiy va vaqtincha saqlash muddatlari bo'yicha ishlarning ro'yxatini tuzadi;

20) ……… (boshqa ko‘nikma va qobiliyatlar)

1.5. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

1) ……… (ta’sis hujjatining nomi)

2) ……… to‘g‘risidagi Nizom (tarkibiy bo‘linmaning nomi)

3) ushbu lavozim tavsifi;

4) ……… (lavozim bo'yicha mehnat funktsiyalarini tartibga soluvchi mahalliy normativ hujjatlarning nomlari)

1.6. Kotib to'g'ridan-to'g'ri ……… ga hisobot beradi (menejer lavozimining nomi)

1.7. ……… (boshqa umumiy qoidalar)

2. Mehnat funktsiyalari

2.1. Tashkilot faoliyatini hujjatlar bilan ta'minlash:

1) hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish;

2) hujjatlarning joriy saqlanishini tashkil etish;

3) keyinchalik saqlash uchun ishlarni qayta ishlashni tashkil etish.

2.2. ……… (boshqa funksiyalar)

3. Mehnat majburiyatlari

3.1. Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:

3.1.1. Mehnat funktsiyasining bir qismi sifatida hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish:

1) kiruvchi hujjatlarni qabul qiladi va dastlabki ishlov beradi;

2) hujjatlarni ro'yxatga olingan va ro'yxatdan o'tmaganlarga dastlabki ko'rib chiqish va saralashni amalga oshiradi;

3) kiruvchi hujjatlarni rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun tayyorlaydi;

4) kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga oladi;

5) hujjatlarni ijrochilarga yetkazishni tashkil qiladi;

6) tashkilot hujjatlari ma'lumotlar bazasini yuritadi;

7) axborot-ma'lumotnoma ishlarini olib boradi;

8) chiquvchi hujjatlarni qayta ishlaydi va jo‘natadi;

9) joriy ish yuritish hujjatlarini rasmiylashtirish, hisobga olish, saqlash va tegishli tarkibiy bo‘linmalarga topshirish bo‘yicha ishlarni tashkil etish;

10) tashkilotda hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni amalga oshiradi;

3.1.2. Mehnat funktsiyasining bir qismi sifatida hujjatlarning joriy saqlanishini tashkil etish:

1) tashkilot ishlarining ro'yxatini ishlab chiqadi;

2) hujjatlarning to'g'riligini tekshiradi va ularni keyinchalik saqlash uchun faylga tuzishdan oldin ularning rasmiylashtirilganligi to'g'risida qaydlar kiritadi;

3) ishlarning nomlarini shakllantiradi va ularni saqlash muddatlarini belgilaydi;

4) ishlarni tuzadi;

5) hujjatlarning to'g'ri va o'z vaqtida taqsimlanishi va ish yuritishda topshirilishini nazorat qiladi;

3.1.3. Mehnat funktsiyasining bir qismi sifatida, keyinchalik saqlash uchun ishlarni qayta ishlashni tashkil etish:

1) hujjatlarni saqlash muddatlarini tekshiradi, hujjatlarni saqlashga tayyorlash bo'yicha ekspert komissiyasi ishining bayonnomasini, saqlanishi shart bo'lmagan hujjatlarni yo'q qilishga ajratish to'g'risida dalolatnoma tuzadi;

2) alohida qimmatli hujjatlar uchun fayllarning ichki inventarini tuzadi;

3) fayllarni doimiy, uzoq muddatli saqlash muddatlariga ro'yxatga olishni amalga oshiradi;

4) doimiy, uzoq muddatli saqlash uchun fayllar qopqog'ini loyihalashtiradi;

5) doimiy, uzoq muddatli saqlash uchun fayllar ro'yxatini tuzish;

6) ishlarni tashkilot arxiviga topshiradi;

3.1.4. O'z vazifalarini bajarish doirasida u bevosita rahbarining ko'rsatmalarini bajaradi.

3.1.5. ……… (boshqa majburiyatlar)

3.2. ……… (ish majburiyatlari bo'yicha boshqa qoidalar)

4. Huquqlar

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

4.1. Qarorlar loyihalarini muhokama qilishda, ularni tayyorlash va amalga oshirish bo'yicha yig'ilishlarda qatnashish.

4.2. Ushbu ko'rsatmalar va tayinlangan vazifalar bo'yicha bevosita rahbaringizdan tushuntirishlar va tushuntirishlarni so'rang.

4.3. To'g'ridan-to'g'ri rahbar nomidan tashkilotning boshqa xodimlaridan topshiriqni bajarish uchun zarur bo'lgan zarur ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash va olish.

4.4. U bajaradigan funktsiyaga oid boshqaruv qarorlari loyihalari, uning lavozimi bo'yicha huquq va majburiyatlarini belgilovchi hujjatlar, mehnat funktsiyalarini bajarish sifatini baholash mezonlari bilan tanishing.

4.5. O'zlarining mehnat funktsiyalari doirasida ishni tashkil etish bo'yicha takliflarni bevosita rahbariga ko'rib chiqish uchun kiritish.

4.6. Bajarilgan vazifalar bilan bog'liq masalalarni muhokama qilishda ishtirok etish.

4.7. ……… (boshqa huquqlar)

5. Mas'uliyat

5.1. Kotib javobgarlikka tortiladi:

Ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan mehnat majburiyatlarini lozim darajada bajarmaganligi yoki bajarmaganligi uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan tartibda;

Mehnat faoliyati davomida sodir etilgan huquqbuzarliklar va jinoyatlar uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi ma'muriy va jinoiy qonunchiligida belgilangan tartibda;

Tashkilotga etkazilgan zarar uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan tartibda.

5.2. ……… (boshqa javobgarlik qoidalari)

6. Yakuniy qoidalar

6.1. Ushbu ish ta'rifi Rossiya Federatsiyasi Mehnat va aholini ijtimoiy muhofaza qilish vazirligining 2015 yil 6 maydagi 276n-sonli buyrug'i bilan tasdiqlangan "Kasbiy standart" asosida ishlab chiqilgan ......... (mahalliy qoidalarning tafsilotlari) tashkilot)

6.2. Xodim ushbu ish tavsifi bilan ishga qabul qilinganda (mehnat shartnomasini imzolashdan oldin) tanishadi.

Xodimning ushbu lavozim tavsifi bilan tanishganligi ……… (ushbu yo'riqnomaning ajralmas qismi bo'lgan tanishish varaqasidagi imzosi bilan (lavozim yo'riqnomalari bilan tanishish jurnalida)); ish beruvchi tomonidan boshqa usulda saqlanadigan ish tavsifi;

6.3. ……… (boshqa yakuniy qoidalar).

MEN MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib to'g'ridan-to'g'ri bosh direktorga / tashkilotning hujjatlar bilan ta'minlash bo'limi boshlig'iga / idora boshlig'iga hisobot beradi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquq va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tadi.
1.5. Ishchi lavozimiga quyidagi talablarga javob beradigan shaxs tayinlanadi: ma'lumoti - oliy, to'liq bo'lmagan oliy yoki o'rta maxsus, shu kabi ishlarda kamida olti oy ish tajribasi, ish yuritish, Microsoft Office dasturlarini bilish.
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
— korxonada ish yuritish bo'yicha normativ-huquqiy hujjatlar, nizomlar, yo'riqnomalar, boshqa yo'l-yo'riq materiallari va hujjatlar;
— Korxonada ish yuritish va arxiv ishlari bo'yicha yo'riqnoma;
— Kompaniya ustavi, ichki mehnat tartib qoidalari;
— rahbariyatning buyruq va ko‘rsatmalari;
- bu ish tavsifi.

2. Kotibning lavozim majburiyatlari

Ish yuritish, ro'yxatga olish kartotekalari yoki kompyuter ma'lumotlar banklari bilan to'ldirilgan hujjatli materiallarni tayyorlaydi va korxona arxiviga topshiradi, arxivga saqlash uchun topshirilgan ishlarning ro'yxatini tuzadi.
2.8. Hujjatlarni idora boshlig'i / hujjatlar bilan ta'minlash bo'limi boshlig'i tomonidan imzolash uchun qabul qiladi, ularning tayyorlanishi va rasmiylashtirilishining to'g'riligini tekshiradi.
2.9. Davom etilayotgan rasmiy hujjatlarning xavfsizligini ta'minlaydi.
2.10. O'zining bevosita rahbaridan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.

3. Kotibning huquqlari

3.1. Korxona rahbariyatining faoliyatiga oid qarorlar loyihalari bilan tanishish.
3.2. Ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan majburiyatlar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish bo'yicha takliflarni rahbariyatga ko'rib chiqish uchun taqdim etish.
3.3. Shaxsiy yoki bevosita rahbaringiz nomidan bo'lim boshliqlari va mutaxassislaridan o'z vazifalaringizni bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rang.
3.4. Korxona rahbariyatidan o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarishda yordam ko'rsatishni talab qilish.

4. Kotibning javobgarligi

4.1. O'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalarini, mehnat intizomini, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Agar ushbu maqolani o'qib chiqqandan so'ng siz aniq javob olmasangiz, tez yordam so'rang:

Tashkilot nomi

Tasdiqlayman: Ish tavsifini tasdiqlovchi rahbarning lavozimi: __________________ To'liq ismi-sharifi. "__" _____________ 200_ yil

Kotibning ish tavsifi

1. Umumiy qoidalar

1.1. Ushbu lavozim tavsifi kotibning majburiyatlari, huquqlari va majburiyatlarini belgilaydi.

1.2. Ish stajiga qoʻyiladigan talablarsiz boshlangʻich kasb-hunar maʼlumotiga yoki belgilangan dastur boʻyicha kamida 3 oy davomida oʻrta (toʻliq) umumiy taʼlim va maxsus tayyorgarlikka ega boʻlgan, ish stajiga qoʻyiladigan talablarsiz xodim lavozimga tayinlanadi.

1.3. Kotib xodimlar toifasiga kiradi, tashkilot bosh direktorining buyrug'i bilan amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan tartibda ishga olinadi va ishdan olinadi.

1.4. Kotib o'z faoliyatida Rossiya Federatsiyasining amaldagi qonunchiligiga, tashkilot ustaviga, ushbu lavozim tavsifiga, tashkilotning yuqori rahbariyatining nizomlari, buyruqlari va ko'rsatmalariga amal qiladi.

1.5. Kotib o'z faoliyatida bevosita ma'muriy-xo'jalik ta'minoti bo'limi boshlig'iga bo'ysunadi va operativ jihatdan ofis menejeriga bo'ysunadi.

1.6. Kotib yo'q bo'lganda (xizmat safari, ta'til, kasallik) uning vazifalarini belgilangan tartibda tayinlangan, tegishli huquqlarga ega bo'lgan va o'ziga yuklangan vazifalarning lozim darajada bajarilishi uchun javobgar bo'lgan shaxs bajarishi mumkin.

2. Malakaviy xarakteristikalar

2.1. Kotib bilishi kerak:

— korxonada ish yuritish bo'yicha normativ-huquqiy hujjatlar, nizomlar, yo'riqnomalar, boshqa yo'l-yo'riq materiallari va hujjatlar;

— ish yuritishning yagona davlat tizimining asosiy qoidalari;

— korxona va uning bo‘linmalarining tuzilishi;

— tashkiliy-maʼmuriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari;

— rasmiy hujjatlar va materiallarning o‘tishini nazorat qilish tartibi;

— mehnatni tashkil etish asoslari;

— kompyuter va ofis texnikasidan foydalanish qoidalari;

— mehnat qonunchiligi asoslari;

— ichki mehnat qoidalari;

- mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari, xavfsizlik choralari, ishlab chiqarish sanitariyasi va yong'in xavfsizligi.

2.2. Kotib quyidagilarni bilishi kerak:

- axborotni qayta ishlashning zamonaviy texnik vositalari, aloqa va aloqa, kompyuter texnologiyalaridan foydalanish.

3. Mehnat majburiyatlari

3.1. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga majburdir:

3.2. 1.4-bandda ko'rsatilgan me'yoriy hujjatlarga rioya qiling.

3.3. Mehnatni muhofaza qilish bo'yicha qonunlar va boshqa huquqiy hujjatlar bilan belgilangan mehnatni muhofaza qilish talablariga, shuningdek mehnatni muhofaza qilish qoidalari va ko'rsatmalariga rioya qilish.

3.4. Odamlarning hayoti va sog'lig'iga tahdid soladigan har qanday vaziyat, ishda sodir bo'lgan har qanday baxtsiz hodisa yoki sog'lig'ingizning yomonlashuvi haqida darhol yoki yuqori darajadagi menejeringizni darhol xabardor qiling.

3.5. Rahbaringizning rasmiy topshiriqlarini aniq va o'z vaqtida bajaring.

3.6. Xat-xabarlarni qabul qilish va ro‘yxatdan o‘tkazish hamda tarkibiy bo‘linmalarga yuborish.

3.7. Korxona rahbarlarining qaroriga binoan hujjatlarni rasmiylashtirish uchun taqdim eting, ro'yxatga olish kartalarini chiqaring yoki ma'lumotlar bankini yarating.

3.8. Hujjatli materiallarning o'tishini hisobga olish faylini yuritish, ularning bajarilishini nazorat qilish, ro'yxatdan o'tgan hujjatlar bo'yicha zarur sertifikatlar berish.

3.9. To'ldirilgan hujjatlarni qabul qiluvchilarga yuboring.

3.10. Qabul qilingan va yuborilgan yozishmalarning hisobini yuritish, hujjatlarni tizimlashtirish va joriy arxivda saqlash.

3.11. Hujjatlar uchun ma'lumotnoma apparatini yaratish, ularni qulay va tezkor qidirishni ta'minlash ustida ishlash.

3.12. Ish yuritish, ro'yxatga olish fayllari yoki kompyuter ma'lumotlar banklari bilan to'ldirilgan hujjatli materiallarni tayyorlang va korxona arxiviga topshiring, arxivga saqlash uchun topshirilgan ishlarning ro'yxatini tuzing.

3.13. Davom etilayotgan rasmiy hujjatlarning xavfsizligi va maxfiyligini ta'minlash.

Kotib kim? Xodimning majburiyatlari

Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etish, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashish.

3.15. Ofisda tartibni ta'minlash, xodimlardan tartib va sukunatni ta'minlashni talab qilish.

3.16. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantirish, ularning saqlanishini ta’minlash va belgilangan muddatlarda arxivga topshirish.

3.17. Ish uchun zarur bo'lgan hujjatlarni nusxalash.

4. Huquqlar

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

4.1. O'z vazifalari doirasida bevosita rahbardan ishlash uchun sharoit yaratishni va o'z vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan hamma narsani ta'minlashni talab qilish.

4.2. Korxona rahbariyatining uning faoliyatiga oid qarorlari bilan tanishing.

4.3. Ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan majburiyatlar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish bo'yicha takliflarni rahbariyatga ko'rib chiqish uchun taqdim etish.

4.4. Tarkibiy bo'linmalar rahbarlaridan, mutaxassislardan o'z vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni olish.

4.5. Korxona rahbariyatidan o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarishda yordam ko'rsatishni talab qilish.

5. Mas'uliyat

Kotib quyidagilar uchun javobgardir:

5.1. Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan mehnat vazifalarini bajarmaganligi (loyiq bajarmaganligi) uchun.

5.2. Uning oldiga qo'yilgan maqsad va vazifalarni amalga oshirish uchun.

5.3. Yuqori rahbariyatning o'ziga tegishli buyruqlari, ko'rsatmalari va ko'rsatmalariga rioya qilmaganligi uchun.

5.4. Rossiya Federatsiyasining amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida o'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida huquqbuzarlik sodir etganlik uchun.

5.5. Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat, jinoiy va fuqarolik qonunlarida belgilangan chegaralarda moddiy zarar etkazilganligi uchun.

5.6. Tijorat sirlarini oshkor etmaslik uchun.

5.7. Rahbariyatga noto'g'ri ma'lumot berganligi uchun.

6. Kotib faoliyatining samaradorligi mezonlari

6.1. Bo'limlarga va uchinchi shaxslarga yozishmalarni o'z vaqtida qabul qilish va jo'natish.

6.2. Mehnat vazifalarini sifatli bajarish.

7. Aloqalar

Kotib:

7.1. O'z vakolatiga kiradigan masalalar bo'yicha tashkilotning barcha xodimlari, bo'linmalari rahbarlari va rahbariyati bilan o'zaro hamkorlik qiladi.

7.2. O'z vakolatiga kiruvchi masalalar bo'yicha begona korxonalar, tashkilotlar, muassasalar vakillari bilan o'zaro hamkorlik qiladi.

Ishlab chiquvchi: Lavozim nomi _____________________ To'liq ismi-sharifi imzo kelishilgan:

Ko'rsatmani tasdiqlash uni kim ma'qullaganiga bog'liq. Agar DI bosh direktor tomonidan tasdiqlangan bo'lsa, u holda, qoida tariqasida, u kadrlar bo'limi boshlig'i bilan kelishilgan bo'lishi mumkin;

Men yo'riqnomani o'qib chiqdim: Kotib: ___________________ /To'liq ism/ "__" _____________ 200_ yil imzosi

Sharhlar:

Kotibning kasbi kompaniyaning hujjat aylanishini ta'minlashdir.

Ofis boshqaruvi bo'yicha mutaxassis uchun ishlang

Har kuni ko'plab hujjatlar mutaxassisning qo'lidan o'tadi, ular tahlil qilinishi, qayta ishlanishi va kerak bo'lganda qabul qiluvchiga yuborilishi kerak. Ba'zi kompaniyalarda kotib lavozimi kotib yoki ofis menejerining vazifalarini o'z ichiga olishi mumkin - rahbariyatning shaxsiy so'rovlari, qo'ng'iroqlar qilish, mijozlar bilan ishlash, yozishmalarni olib borish va hatto xorijiy tillardan hujjatlarni tarjima qilish.

Bu kasb, qoida tariqasida, faqat yirik kompaniyalarda istiqbolli, chunki bu erda jiddiy kotibiyat xizmatlari mavjud.

Ish joylari

Kotiblar har qanday yirik korxona, arxiv, ta’lim yoki madaniyat muassasasi, ma’lumotnoma xizmati, shuningdek, boshqa ko‘plab tashkilotlarga kerak.

Kasbning tarixi

Qadimda kotiblar va kotiblar ish yuritish bilan shug'ullangan va faqat o'tgan asrning oxirida kotiblik kasbi paydo bo'lgan. Hozirgi zamonda hujjatlar bilan ishlash juda ko‘p, hozirda hatto oliy o‘quv yurtlarida hujjat aylanishi va arxiv ishi bo‘yicha mutaxassislar tayyorlaydigan kafedralar mavjud.

Kotibning majburiyatlari

Kotibning mehnat majburiyatlari ish beruvchi kompaniyaning faoliyat sohasi va hajmiga bog'liq bo'lib, asosiy funktsiyalari quyidagilardan iborat:

kompaniyaning hujjat aylanishini ta'minlash;
yozishmalarni ro'yxatga olish va qayta ishlash;
telefon suhbatlarini o'tkazish va mijozlar bilan ishlash;
hujjatlarning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish;
hujjatlar arxivini yuritish;
Yagona davlat ish yuritish tizimining (Yagona davlat ish yuritish tizimi) asosiy qoidalarini va muayyan tashkilotda hujjatlarni yuritish qoidalarini o'z ichiga olgan normativ hujjatlarni bilish;

Ba'zi kompaniyalarda kotib yozishmalar va hujjatlarni ingliz tilidan rus tiliga va aksincha tarjima qilish uchun javobgardir.

Kotibga qo'yiladigan talablar

Kotibga qo'yiladigan asosiy talablarga quyidagilar kiradi:

oliy ma'lumot (afzal: iqtisod, hujjat aylanishi, arxiv ishi);
Kompyuter va ofis jihozlarini bilish;
hujjatlar bilan ishlash qobiliyati (ro'yxatga olish, registrlarni yuritish, arxivlash va boshqalar);
mijozlar bilan muloqot qilish qobiliyati;
Shunga o'xshash yoki shunga o'xshash lavozimda kamida 1 yil ish tajribasi.

Kasbiy mahoratdan tashqari, kotib toza, ehtiyotkor va tirishqoq bo'lishi kerak.

Ba'zi kompaniyalar ham ingliz tilini bilishni talab qiladi.

Namuna rezyume

Kotibi rezyume namunasi.

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin

Katta kompaniyada kotib lavozimiga ega bo'lish uchun siz oliy ma'lumotga ega bo'lishingiz va 1 yildan ortiq ish tajribasiga ega bo'lishingiz kerak.

Bundan tashqari, kompyuter kurslarini yakunlash foydali bo'ladi, chunki mutaxassisning vazifalari shaxsiy kompyuterlar va ofis jihozlari bilan ishlashni o'z ichiga oladi.

Kotibning ish haqi

Kotibning ish haqi ish tajribasiga bog'liq va oyiga 15 dan 50 ming rublgacha bo'lishi mumkin. Daromad, shuningdek, ish hududiga, ish beruvchi kompaniyaning hajmiga va uning faoliyatining o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Kotibning o'rtacha ish haqi 25 ming rublni tashkil qiladi.