Ish xatini yozish misoli. Ish xati namunasi. Xat yozish bo'yicha ko'rsatmalar

Tadbirkor ham mansabdor shaxslar (masalan, davlat idoralari vakillari), ham “yarim rasmiylar” – hamkorlar, pudratchilar, mustaqil mutaxassislar va boshqalar bilan faol yozishmalarni olib borishi kerak. Malaka yozma aloqa U juda tez ishlab chiqilishi mumkin, lekin dastlab siz juda ko'p xatolarga yo'l qo'yishingiz va qabul qiluvchilarda unchalik yoqimli taassurot qoldirishingiz mumkin. Ushbu maqolada biz oddiy ish xatlarini (qog'ozda) va elektron xabarlarni yozish xususiyatlari haqida gapiramiz.

Xat shakli va dizayni

O'zingizning kompaniya blankangizni ishlatganingizga ishonch hosil qiling. Bu har doim taassurot qoldiradi va "suhbatdoshlar" ning sodiqligini oshiradi. Shakllarning turi, ularni to'ldirish standartlari va dizayn elementlari tashkilot uchun buyurtmada (yoki ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda) ko'rsatilishi kerak. Ish xati shakllariga qo'yiladigan asosiy talablarni GOST 2003 "Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" da topish mumkin.

Kompaniya haqidagi asosiy ma'lumotlarni quyidagi shaklda "siqish" tavsiya etiladi:

• nomi (va qisqartirilgan nomi);
• haqiqiy va pochta manzillari;
• E-pochta manzili;
• aloqa raqamlari;
• sayt manzili.

Bu kerakli ma'lumotlar ro'yxati emas, balki faqat namunaviy ro'yxat. Agar xohlasangiz, biror narsani qo'shishingiz yoki chiqarib tashlashingiz mumkin.

Umumiy talablar Xatning shakli quyidagicha ko'rinadi:

• minimal chekinish - o'ngda 10 mm va chapda, yuqorida va pastda 20 mm;
• agar xat ikki yoki undan ortiq varaqlarda yozilgan bo'lsa, ularning har biri yuqoridan o'rtada raqamlangan bo'lishi kerak;
• Har bir ariza alohida raqamlangan;
• yuqori chap burchakda xatning chiquvchi raqami ko'rsatilgan (uni hujjatni ro'yxatga olish jurnaliga yozishni unutmang);
• yuqori o'ng burchakda tashkilotning nomi, qabul qiluvchining lavozimi va familiyasi bosh harflari bilan ko'rsatilgan;
• pastki chap burchakda - sizning lavozimingiz, familiyangiz bosh harflar va imzo bilan;
• Pastki qismida xat yozilgan sanani qo'yganingizga ishonch hosil qiling.

Biroq, GOST 2003 shakllardan nafaqat burchakli, balki tafsilotlarni uzunlamasına joylashtirish bilan ham foydalanishga imkon beradi (ular markazda ko'rsatilganda). Burchak tartibi yanada tanish ko'rinadi va o'qish osonroq, shuning uchun bu variantni tanlash yaxshidir.

Umumiy yozish qoidalari

Ish xati matnining klassik tuzilishi uchta elementni o'z ichiga oladi:

• kirish qismi (xat yozilayotganining sabablari, maqsadi haqida qisqacha bayon);
• mazmuni (vaziyatning tavsifi, echimlar taklifi, xulosalar va tavsiyalar bayoni);
• xulosa qismi (siz qabul qiluvchidan nimani kutayotganingiz aniq ko'rsatilgan qisqacha xulosa).

Siz har doim xat yozayotgan maqsadingizni tushunishingiz kerak. Hamkorlikni taklif qilmoqchimisiz? Shikoyatlaringizni ayting? Taqdimot yoki boshqa tadbirga taklif qilasizmi? Faqat bu haqda yozing va bu masalaga aloqador bo'lmagan uzoq dalillar va taxminlar bilan chalg'itmang.

Har bir ish maktubining o'ziga xos maqsadi bo'lishi kerak. Agar siz unda bir nechta masalalarga to'xtalib o'tsangiz, ular bir-biri bilan chambarchas bog'liq bo'lishi kerak. Agar siz bir xil tashkilotga bir nechta turli mavzularda murojaat qilishingiz kerak bo'lsa, ularning har biri uchun alohida xat yozish yaxshiroqdir.

Yozish tili

Ishbilarmonlik yozishmalarining uslubi "engil" rasmiy biznesdir. Bu iboralarni standartlashtirish, ba'zi klişe va klişelardan foydalanish mumkin va kerak, ammo bularning barchasini quruq byurokratiyaga kamaytirish tavsiya etilmaydi. "Tirik" til har doim oson va ijobiy qabul qilinadi. Albatta, ishbilarmonlik yozuvlari odob-axloq me'yorlariga mos kelishi kerak (bu haqda quyida muhokama qilinadi), ammo masalaning mohiyati aniq va aniq bayon qilinishi kerak.

Ba'zi amaliy maslahatlar:

• foydalanish oddiy so'zlar: "aqlli" atamalar yomon qabul qilinadi va ko'pincha ularni o'qishga va ochishga majbur bo'lgan odamni g'azablantiradi;
• fe'llarni ko'proq va sifatlarni kamroq ishlating;
• O'z fikrlaringiz hamma joyda sarson bo'lishiga yo'l qo'ymang - faqat o'ziga xosliklar va faqat doirada berilgan mavzu, ko'p tafsilotlar va ahamiyatsiz tafsilotlarsiz;
• uzoq gaplardan saqlaning, iloji bo'lsa, ishtirokchi va bo'lakli iboralarni ishlatmang;
• maxsus yozing: turli "bu haqida", "ular / u / u" qabul qilinishi mumkin emas;
• mantiqiy nomuvofiqliklardan va bir semantik blokdan ikkinchisiga keskin o'tishdan qochish;
• quloq bilan yozilgan hamma narsani tekshiring: nutq xatolari deyarli har bir tahrirlanmagan matnda topilgan.

Ish xatlarini yozishning asosiy qoidalaridan biri: xabar savodli va stilistik jihatdan to'g'ri bo'lishi kerak.

Qabul qiluvchiga murojaat qilish xususiyatlari

Qoida tariqasida, adresatga bir marta, xat boshida murojaat qilinadi. Buni uchta usulda amalga oshirish mumkin.

1. Agar siz birinchi marta odamga murojaat qilsangiz (yoki siz va qabul qiluvchi o'rtasida sof rasmiy munosabatlar o'rnatilgan bo'lsa), ma'lum masofani ko'rsatadigan manzildan foydalanishingiz kerak. Misol: "Hurmatli janob Ivanov!"
2. Agar siz uzoq vaqtdan beri ishonchli biznes aloqalarini o'rnatgan odamga murojaat qilsangiz, uni ismi va otasining ismi bilan chaqirganingiz ma'qul. Misol: "Hurmatli Yekaterina Leonidovna!"
3. Guruhga murojaat qilayotganda standart iborani ishlating: "Azizlar!"

Yakuniy qismda siz yakunlovchi iborani ishlatishingiz kerak. Bu erda ko'proq variantlar mavjud:

• "Hurmat bilan", "Hurmat bilan";
• "BILAN eng yaxshi tilaklar»;
• “Davomli hamkorlik umidi bilan”;
• "Biz har doim sizga xizmat ko'rsatishdan xursandmiz";
• va hokazo.

Bir so'z bilan aytganda, oxirgi iborani tanlash ta'mga bog'liq.

Biznes yozish etikasi

Hatto ish maktubidagi yashirin nafrat ham e'tibordan chetda qolmaydi. Albatta, bu holda siz endi o'zingizga nisbatan ijobiy yoki hatto teng munosabatda bo'la olmaysiz. Xulosa aniq: his-tuyg'ularga berilmang va qabul qiluvchi sizni chindan ham bezovta qilsa ham, o'zingizni chegaralar ichida saqlang. Har doim xabarning ohangiga e'tibor bering.

Rad etishni o'z ichiga olgan xatni tuzishda ayniqsa ehtiyot bo'lishingiz kerak. Bunday xabarni u yoki bu shaklda "yo'q" bilan boshlash juda oqilona emas - bu odamda uni shunchaki yuborilgandek his qiladi. Avval ishonchli (noto'g'ri emas) tushuntirishlar berishga harakat qiling. Rad etish sabablarini qisqacha bayon qilib, uning bayonotiga silliq o'tish kerak. Bunday holda siz quyidagi formulalardan foydalanishingiz mumkin:

• "Afsuski, biz sizning so'rovingizni qondirishning hech qanday usulini ko'rmayapmiz";
• “Sizning so‘rovingizni quyidagi sabablarga ko‘ra qondirib bo‘lmaydi...”;
• "Biz chuqur afsusdamiz, lekin biz sizning taklifingizni rad etishga majburmiz."

Ideal holda, rad etishni asoslashdan oldin - xatning boshida - siz qabul qiluvchining so'rovini qisqacha takrorlashingiz kerak. U siz uning iltimosini yoki taklifini diqqat bilan o'qib chiqqaningizni tushunadi va ehtimol u buni qadrlaydi. Ehtimol, kelajakda siz yana birga ishlaysiz - nega darhol salbiyni efirga uzatasiz va odamni haddan tashqari qattiqqo'llik bilan qo'rqitasiz?

Hech qachon boshqa ekstremalga bormang. Xushomadgo'ylik va samimiy mehrning ko'plab kafolatlari nosamimiylikning aniq belgilaridir. Nosamimiylik har doim rad etishga sabab bo'ladi.

Elektron pochta xabarlarini yozish

Qog'ozdagi xabarlar allaqachon eskirgan. Albatta, "qog'oz" yozishmalar hech qachon butunlay yo'q bo'lib ketmaydi, biroq bir necha yil ichida klassik blankada yozilgan xatlar kamdan-kam uchraydi. Muzokaralar tobora kuchayib bormoqda elektron format. Zamonaviy tadbirkor endi oddiy pochtadan ko'ra ko'proq elektron pochta orqali xat yuboradi.

Elektron pochta orqali yuborilgan ish xatlari bir xil umumiy qoidalarga muvofiq yoziladi. Til, uslub va ohangga qo'yiladigan talablar, odob-axloq me'yorlariga rioya qilish - bu barcha majburiy elementlar o'zgarmaydi. Biroq, elektron xabarlar ham o'ziga xos xususiyatlarga ega.

1. Sizning loginingiz mustahkam yoki hech bo'lmaganda etarli ko'rinishiga ishonch hosil qiling. [elektron pochta himoyalangan]- Yaxshi, [elektron pochta himoyalangan]- Yomon.
2. Har doim Mavzu maydonini to'ldirish juda muhimdir. Aynan shu qator odam kiruvchi xabarni ochish-ochmasligini aniqlaydi. Agar siz tanimagan odamga yozayotgan bo'lsangiz, qiziqarli sarlavha topishga harakat qiling. Lekin haddan ortiq ko'tarmang - kabi mavzular "Shoshilinch!!! Noyob taklif, hozir oching!” Ular faqat yuqoridagi axlat qutisi belgisini tezda bosishni xohlashadi. Sarlavha 3-5 so'zdan iborat bo'lishi va xabarning mazmunini aks ettirishi kerak.
3. Agar siz oluvchi bilan tanish bo'lmasangiz, kimligingizni va u haqida qanday bilganingizni qisqacha aytib bering. Ushbu zaruriy kirish bo'lmasa, xabar spam deb hisoblanishi va darhol o'chirilishi mumkin.
4. Sozlamalarda iqtibos keltirishni o'chirib qo'ymang - oldingi yozishmalar quyida, kesim ostida ko'rsatilsin.
5. Ekrandan o'qish - shubhali zavq. Qog'oz xatni olish mumkin va shuning uchun u elektron xatdan ko'ra behush darajada jiddiyroq qabul qilinadi. Buni hisobga oling.
6. Elektron pochta xabari qanchalik qisqa bo'lsa, unga tezroq javob beriladi.
7. Faqat standart shriftlardan foydalaning.
8. Matnni ta'kidlashni ortiqcha ishlatmang - eng muhim fikrlar uchun "qalin" dan foydalanishingiz mumkin, ammo turli xil ranglardan foydalanish qabul qilinishi mumkin emas.
9. Katta harflar yoʻq. Hech qachon. Hatto kichik sarlavhalarda ham. Xuddi shu narsa takrorlanadigan tinish belgilariga ham tegishli.
10. Matningizni paragraflarga bo'ling, ular orasida bo'sh joy qoldiring (faqat bo'sh qator qoldiring).
11. Siz elektron pochtaga rasm yoki matnli fayllarni qo'shishingiz mumkin. Qo'shimcha materiallar va tushuntirishlar, sharhlar, kengaytirilgan batafsil tavsiflar- bularning barchasi biriktirilgan fayllarda bo'lishi kerak, lekin xatning asosiy qismida emas.
12. Ishonchli munosabatlar o'rnatgan odamlar bilan biznes yozishmalarida (ishonchli sheriklar, ishonchli pudratchilar haqida gapiramiz) siz vaqti-vaqti bilan kulgichlardan foydalanishingiz mumkin. Bu muloqotni "jonlantiradi" - ekrandagi kulgichlar (hatto biznes xabarida ham) juda ijobiy qabul qilinadi. Albatta, ularni "qog'oz" harflarda ishlatib bo'lmaydi.
13. Imzolashga ishonch hosil qiling. Elektron pochta xabarlarida odatda 3-6 qatordan iborat bo'lib, jo'natuvchining ismi va familiyasi, uning lavozimi, kompaniya nomi, veb-sayt manzili va aloqa telefon raqamini o'z ichiga oladi.

Imzo namunasi:

Hurmat bilan,

Ivan Ivanov

[elektron pochta himoyalangan]

http://site.com.

Sizga biznes xati namunasini taklif etamiz.

Xulosa qilish

Hamma narsa juda oddiy bo'lsa-da, to'g'ri yozilgan ish xatlarining misollari unchalik ko'p emas. Tadbirkorlar muntazam ravishda dizaynda chalkashib ketishadi, mutlaqo to'g'ri bo'lmagan manzillardan foydalanadilar va muhim nuanslarni unutishadi.

Keling, yaxshi biznes xabarlarining asosiy xususiyatlarini sanab o'tamiz:

• ob'ektivlik;
• qisqalik (xat bir sahifadan ko'p bo'lmasligi tavsiya etiladi);
• taqdimotning neytral ohangi;
• mulohaza yuritmaslik, bayon etish, ortiqcha tafsilot;
• hissiy baholarning yo'qligi;
• matn qismlari va alohida iboralar o'rtasidagi aniq mantiqiy munosabat.

Bu siz avval tekshirishingiz mumkin bo'lgan nazorat ro'yxatining bir turi. Yuzlab biznes xabarlari tuzilgan va yuborilgandan so'ng, bunga ehtiyoj qolmaydi. Yuqorida aytib o'tilgan qoidalarni e'tiborsiz qoldirmang va esda tuting: ishbilarmonlik yozishmalarining "ko'tarilgan" ko'nikmalari sizning obro'ingizni va shunga mos ravishda kompaniyaning obro'sini sezilarli darajada yaxshilaydi.

Nutq jargon va adabiy so'zlarga bo'linganligi uzoq vaqtdan beri hech kimga sir emas. To'g'ri nutq nafaqat og'zaki, balki yozma bo'lishi kerakligi juda mantiqiy. Har bir ziyoli kishi malakali yozish madaniyatini egallashi kerak. Va bundan ham ko'proq, yozishmalar orqali rasmiy biznesda faol muloqot qiladiganlar uchun. Harflar qanday?

Odob nima

Biznes yozish haqida gapirishdan oldin, avvalo, etiket nima ekanligini esga olishimiz kerak. Bu jamiyatda o‘rnatilgan xulq-atvor tartibi, odob-axloq qoidalari, odob-axloq qoidalari majmui bo‘lib, har bir ziyoli, odobli kishi madaniyatsiz, degan tamg‘a qo‘ymaslik uchun amal qilishi shart. Bu tarixan belgilangan qoidalar jamiyat hayotining ajralmas qismidir.

Yozuv madaniyati: umumiy xususiyatlar

Albatta, bu nafaqat ish xatlariga tegishli. Yozma muloqotning ko'plab turlari va usullari mavjud. Ularning barchasi bir-biridan farq qiladi, har birining o'ziga xos xususiyatlari bor, lekin ular ham bor umumiy xususiyatlar. Ular orasida quyidagilar mavjud:

• kitobdan tashqari lug'atni hisobga olgan holda standartlashtirilgan kitob tiliga tayanish;
• murakkab sintaktik tuzilmalardan foydalanish;
• gapdagi so‘zlarning qat’iy tartibi;
• aniq matn tuzilishi;
• yuqori savodxonlik.

Ish maktubi etiketi

Qanday hollarda bizdan ish xatini yozish talab qilinishi mumkin? Albatta, agar biz tashkilotlar va/yoki jismoniy shaxslar bilan har qanday biznes yuritsak. Hamkorlarimizga, hamkasblarimizga, mijozlarimizga yozganimiz, xatimizni qanday formatlashimiz kompaniyamizning yuziga aylanadi va bizni qulay yoki unchalik qulay bo'lmagan holda taqdim etadi. Albatta, biz ish xatlarini yozish odob-axloq qoidalariga ega bo'lmasak. Yuzni yo'qotmaslik uchun siz quyidagi hikmatni o'rganishingiz kerak. Aytgancha, bunday bilimga ega bo'lish ham foydalidir, chunki eng kichik xatolik, qoidalar bilan kichik nomuvofiqlik biznes xatini qonuniy nuqtai nazardan noqonuniy bo'lgan xatga aylantirishi mumkin.

Ishbilarmonlik munosabatlarining o'ziga xos xususiyatlari

Harflar haqida to'g'ridan-to'g'ri gapirishdan oldin, ular umuman qanday farq qilishini, ularni tavsiflovchi xususiyatlarini, ularning xususiyatlari nimada ekanligini tushunishingiz kerak. Ish munosabatlarining asosiy xususiyati - bu munosabatlarda shaxsiy aloqaning yo'qligi (to'liq yoki deyarli to'liq). Qoidaga ko'ra, ishda har birimiz juda yig'ilganmiz, xotirjammiz, xushmuomalamiz - masalan, kimdir daf bilan raqsga tushishi yoki do'stlar davrasida juda mantiqiy bo'lgan boshqa harakatlarni bajarishi dargumon, lekin ular uchun juda kulgili. ish muhiti. Aytgancha, bu nafaqat harakatlarga, balki his-tuyg'ularga ham tegishli - siz o'zingizga kulishingiz yoki tabassum qilishingiz yoki hatto g'azabning ozgina namoyon bo'lishiga ruxsat berishingiz mumkin, ammo gomerik kulgi, isterika, ko'z yoshlar va shunga o'xshash narsalar juda noo'rin ko'rinadi (bularning barchasi faqat ishdagi his-tuyg'ularga taalluqlidir). Ishda biz odatda mashg'ulot, vazminlik va xotirjamlikni namoyish qilib, niqob kiyamiz.

Ishbilarmonlik muloqoti siz xohlagan vaqtda tugamaydi. Agar muhim uchrashuv o'rtasida biz to'satdan turib, tomoshabinni tark etsak, biznes sherigi yoki mijozi tushunmaydi. Siz suhbatdoshingizni e'tiborsiz qoldirolmaysiz, qo'ng'iroqlarga yoki xatlarga javob bera olmaysiz. Bu xususiyatlarning barchasi birgalikda qanday bo'lishi kerakligini yaxshiroq tushunishga yordam beradi nutq odobi ish xati.

Umumiy talablar

Xat olganimizda birinchi navbatda qog'ozga e'tibor beramiz. Ishbilarmonlik maktubi odob-axloq qoidalariga ko'ra, uning uchun qog'oz har doim tiniq va hech qanday holatda ajin bo'lmasligi kerak. Xabarning qabul qiluvchilari bo'ladi eng yaxshi tajriba tashkilot haqida, agar xat kompaniya logotipi bilan blankada yozilgan bo'lsa. Birinchi sahifa raqamlanmagan; qolganlari arab raqamlari bilan belgilangan.

Yana bir juda bor muhim nuqta ish yozishmalari odobida. Biznes yuqori savodxonlikni va imlo xatolarining yo'qligini nazarda tutadi. Shuning uchun, agar sizning rus tili grammatikasi bo'yicha bilimingizda bo'shliqlar mavjud bo'lsa, yozishmalarni yuborishga shoshilmaslik, balki uni yuzaga kelishi mumkin bo'lgan kamchiliklar uchun ikki marta tekshirish tavsiya etiladi.

Shuningdek umumiy tavsiya qog'oz va elektron pochta uchun ham, istak foydalanish emas yozish murakkab tuzilmalar - bu faqat huquqiy hujjatlarda mos keladi. Qisqartmalardan foydalanmaslik kerak - faqat umumiy qabul qilinganlar. Ammo ishbilarmonlik odob-axloq me'yori turli xil klişelarni va argot - professional jargonni o'z ichiga oladi. Hujjatning barchasi rasmiy holatda saqlanadi biznes uslubi.

Maktubdan o'qilishi mumkin bo'lgan yana bir muhim nuqta: u iloji boricha muloyim va do'stona bo'lishi kerak. Hech qanday xushmuomalalik yoki qo'pollik haqida gap bo'lishi mumkin emas. Bundan tashqari, biznes maktubi aniqlik va fikrlaringizning aniq taqdimotini talab qiladi.

Agar xat oluvchi rus tilini bilmasa, xabar matni uning tilida yoki xalqaro ingliz tilida yozilishi kerak. Aytgancha, bunday hujjat faqat varaqning bir tomoniga, ikkinchisiga yozilishi kerak majburiy toza qoladi.

Hujjatlarni tayyorlashda siz o'tkazmalarning yo'qligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Matnning o'zi bir yarim-ikki oraliqda yozilishi kerak, chap tomonda ikki santimetr kenglikdagi chekka.

Nuanslar

Ish xati o'zining aniq, maxsus tuzilishiga ega. Shu bilan birga, qog'oz hujjatlarni tayyorlashning yagona standarti yo'q: turli kompaniyalar farqlar bo‘lishi mumkin. Ular faqat xat qismlarining ma'lum bir tarkibiga rioya qilishadi: ular albatta "sarlavha", salomlashish, asosiy qism va xayrlashuvni o'z ichiga olishi kerak. Xat oxirida shaxsiy imzongizni unutmang.

Aytgancha, xabarning ramkasi - boshlang'ich va yakuniy iboralar - yorliq ramkasi deb ataladi. Aynan u qabul qiluvchi bilan kerakli munosabatlarni o'rnatishga yordam beradi. Bundan tashqari, ish xatlari uchun odob-axloq qoidalari va ularni yozish misollari xabarlarda turli xil nutq klişelaridan foydalanishni ko'rsatadi (ular quyida muhokama qilinadi).

Ish xatini yozishning muhim jihati bu manzildan to'g'ri foydalanishdir. Inqilobdan oldin mamlakatimizda "janob" yoki "xonim" manzili ishlatilgan: u universal deb hisoblangan, ular har qanday odamni shunday chaqirishgan. Hozirgi kunda bunday universal manzil yo'q, garchi "janob" yoki "xonim" so'zlari ko'pincha ish xatlarida uchraydi - ilgari mashhurligini yo'qotgan bo'lsa-da, u asta-sekin qayta ishlatilmoqda. Siz biznes hamkoringiz bilan quyidagi tarzda bog'lanishingiz mumkin: rasmiy, lekin mijoz yoki hamkasbga emas.

Hozirgi kunda eng keng tarqalgan va universal manzil "Hurmatli" yoki "Hurmatli janob" manzili hisoblanadi, lekin aslida u ham emas. Xuddi shunday, masalan, siz VIP deb ataladigan shaxslarga murojaat qila olmaysiz - ayniqsa, gubernatorlar, merlar va prezidentlar hisoblangan muhim shaxslar. Bunday holda, siz xatingizni "Azizlar" manzili bilan boshlashingiz kerak bo'ladi (boshqa variant - "Juda hurmatli").

Agar xabar bir vaqtning o'zida bir necha kishiga qaratilgan bo'lsa va ularning barchasi bir kasb vakillari bo'lsa, "Hurmatli hamkasblar" kabi manzildan foydalanish maqsadga muvofiq bo'ladi (agar barcha murojaat qiluvchilar ayollar bo'lsa, "Aziz xonimlar" deb yozish joizdir. ”; agar erkaklar, keyin “Hurmatli janoblar”). Agar xat bir kishiga qaratilgan bo'lsa, ism yoki familiyani ishlatmaslik qat'iyan man etiladi. Bunga faqat yuqoridagi holatda (adresat bir guruh shaxslar bo'lsa) yoki yuridik shaxs bilan o'zaro aloqada bo'lganda ruxsat etiladi.

Xabarning oxiriga kelsak, esda tutishingiz kerak: bu boshidan kam emas. Maktubning oxirida muammoning muvaffaqiyatli va/yoki tez hal etilishiga ishonch bildiriladi va shu kabilar. Bu erda siz avvalgi qiyinchiliklarni ham ko'rsatmasligingiz kerak - masalan, javob berishdagi kechikishlar yoki umuman qabul qilinmaslik. Ushbu iboralar ishbilarmonlik xati odob-axloqining salbiy belgilari hisoblanadi va munosabatlarni davom ettirishni istamaslik, shuningdek, suhbatdoshga hurmatsizlik sifatida qabul qilinadi. Bu qabul qilinishi mumkin emasligini tushunish muhimdir.

Elektron pochta: Biznes odob-axloq qoidalari

Xat yozish uchun ikkinchi variant - elektron pochta orqali. Bu erda ham bir qator o'ziga xosliklar mavjud. Masalan, agar qabul qiluvchi xabarni birinchi marta olsa, uni o'z kompaniyangiz bilan tanishtirish, faoliyatingiz tavsifi va bajarilishi kutilayotgan vazifalar bilan boshlash kerak. Uzoq muddatli yozishmalar paytida o'tmishdagi harflar tarixini saqlab qolish kerak, buning asosida har bir keyingi xabar asoslanadi.

Birinchi maktubda salomlashish va manzil bo'lishi kerak. Keyingi holatlarda, agar tezkor javob zarur bo'lsa, apellyatsiya qoldirilishi mumkin (agar kerak bo'lsa). Onlayn muloqotda ko'p odamlar tinish belgilaridan foydalanishni shart deb bilishmaydi, shuningdek, bosh harflarsiz yozishadi. Bu biznes elektron pochta odob-axloqida qabul qilinishi mumkin emas.

Elektron pochta hajmi juda katta bo'lmasligi kerak - qoida tariqasida, u qog'oz hamkasbining yarmiga teng. Xuddi shu holatda, agar siz qabul qiluvchiga katta hajmdagi ma'lumotlarni etkazishingiz kerak bo'lsa, xatning matn qismida faqat qisqacha qo'shimcha eslatma ko'rsatilishi kerak va materialning o'zi Word yoki boshqa faylga ilova sifatida ilova qilinishi kerak. - bu elektron pochta orqali ish xatining odob-axloq qoidalariga muvofiq talab qilinadi. Bunday xabarga misol bo'lishi mumkin: “Xayrli kun, aziz janob Ivanov! Biz sizga reklama broshyuralarimiz namunalarini yuboramiz. Ularni ilovada ko‘rishingiz mumkin...”

Imzoga kelsak, u erda bo'lishi kerak. Siz har bir harfning oxirida imzo qo'yishingiz mumkin yoki avtomatik imzo qo'yishingiz mumkin, u avtomatik ravishda qo'yiladi. Ushbu parametr ko'pincha vakillar tomonidan qo'llaniladi yirik kompaniyalar. Imzoda ismingiz, familiyangiz, lavozimingiz, bog'lanish uchun ma'lumot, ish joyi. U yetmishta belgiga sig'adigan va besh-olti qatordan ko'p bo'lmagan holda formatlanishi kerak.

Xabarga javob haqida bir necha so'z aytish kerak. Ishbilarmonlik odobi Elektron pochta xabarga ikki kun ichida javob olishni talab qiladi - ortiq emas. Agar ko'proq vaqt kerak bo'lsa, bu haqda suhbatdoshingizni xabardor qilishingiz kerak. Barcha xabarlarga javob kompaniya yoki tadbirkorning obro'sini saqlaydi. Xat qabul qiluvchiga yetib kelganligini aniq bilish uchun siz kvitansiyani bildirish funksiyasidan foydalanishingiz mumkin - yetkazib berishni tasdiqlash avtomatik ravishda yuboriladi. Bundan tashqari, nazorat qo'ng'irog'ini qilish taqiqlangan emas.

Nutq formulalari yoki klişelar

Klishelar, nutq formulalari, nutq klişelari - nima desangiz ham, u biznes yozishmalarining ajralmas qismi bo'lib qoladi. Maktab kursidan biz eslaymizki, klişelar to'plam ifodalari deb ataladi. Ularning soni unchalik ko'p emas:

• Taassufni quyidagi iboralar yordamida ifodalash mumkin: “Afsuski, biz kelisha olmadik...”, “Biz xabar berganimizdan afsusdamiz...”, “Afsuski, biz xabardor qilishimiz kerak...” va hokazo.
• Minnatdorchilik: “Rahmat aytsam...”, “Rahmat...”, “Hissangizni hisobga olib...” kabi klişelar bilan ifodalanadi.
• Qabul qiluvchini ma'lum bir tadbirga shtamplardan foydalanib taklif qilishingiz mumkin: "Biz sizni taklif qilish sharafiga egamiz ...", "Sizning roziligingizga umid qilamiz ...", "Sizni taklif qilishdan mamnunmiz ...", "Biz sizni ko‘rganimdan xursand bo‘laman...” va shu kabilar.
• Maktubni quyidagi jumlalar bilan yakunlashingiz mumkin: “Biz sizdan yangi g'oyalarni kutamiz...”, “Sizga muvaffaqiyatlar tilaymiz...”, “Bundan keyin ham samarali hamkorlikka umid qilamiz...”.

Ish yozishmalarining oltin qoidalari

Ish yozishmalarida keng tarqalgan xatolar

Bir nechta kichik ko'rinadigan narsalar mavjud bo'lsa-da, ular halokatli bo'lishi mumkin biznes aloqasi. Ko'pincha bu o'zaro manfaatli munosabatlarning to'xtatilishiga, bitimlarning to'xtatilishiga va shunga o'xshash noxush narsalarga olib keladigan bu kichik narsalar. Dushmanni ko'zdan bilish kerak!

1. Ishdan tashqari ish haqida yoza olmaysiz (va qo'ng'iroq qiling ham!)! Biz qanchalik tez-tez ertalabgacha kutishni istamay, hamkorlarimizni, mijozlarimizni, hamkasblarimizni kechqurun to'qqiz, o'n, hatto o'n birlarda bezovta qilamiz. Bizningcha, hamma narsa bir kechada yo'q bo'lib ketadi, qulab tushadi, barbod bo'ladi va endi vaziyatni saqlab qolishning iloji bo'lmaydi. Va ertalabgacha ushlab turishga qodir bo'lgan noyob namunalar, negadir, ertalabki olti muloqot uchun to'g'ri vaqt ekanligiga ishonishadi. Axir, agar men uxlamasam, unda hech kim uxlamaydi. Afsuski, bunday xatti-harakatlar bizni faqat g'azablantiradi va o'zimizga qarshi qiladi.
2. Bu allaqachon bilvosita aytib o'tilgan, ammo shunga qaramay, tanish bo'lishi mumkin emas! Ishda muloqot faqat "siz"da sodir bo'ladi (bosh V harfi bilan, bu xushmuomalalik va hurmatni anglatadi).
3. Haddan tashqari yoqimli almashish ham zarar keltirishi mumkin. Birinchidan, bu qimmatli vaqtni oladi, ikkinchidan, u biroz zerikarli va zerikarli ko'rinadi. Qattiq urinish kerak emas.

Hozirgi kunda adabiyot shunchalik ko'pki, ba'zida odamning ko'zlari katta. Shuningdek, nutq madaniyati, jumladan, yozishga oid ko‘plab kitoblar mavjud.

Bu sohada bilim olishni xohlovchilar uchun maslahat beramiz quyidagi ishlar: Oleg Davtyanning "Ishbilarmonlik maktubi odob-axloqi", Tatyana Degterevaning "Yozma nutq madaniyati", Natalya Formanovskaya va Alla Akishinaning "Rus maktubi odob-axloqi", Elena Berning "Ishbilarmonlik odob-axloqi", Nataliya Formanovning "Ruscha nutq odobi" va boshqalar.

1. Ish xati odob-axloqi alohida ma'no berish uchun manzil oxirida undov belgisidan foydalanishni talab qiladi. bu masala yoki odam.
2. Qabul qiluvchiga ism bilan murojaat qilish yaqinroq va uzoq muddatli munosabatlardan dalolat beradi, adresatga ism bilan murojaat qilish esa masofani ta'kidlaydi.
3. Rossiyada ishbilarmonlik maktublarining odob-axloqi genderni neytrallash bilan tavsiflanadi, chunki ko'pchilik kasblar ko'pincha erkaklarga xosdir.

Ish yozishmalari qoidalariga rioya qilish unchalik qiyin emas, chunki ularning soni unchalik ko'p emas. Ularni eslab qolish kichik bir ilmdir. Ammo boshqalarning nazarida ish maktublari odob-axloqini biladigan odam har doim odobli va madaniyatli, biznes qilish yoqimli bo'lgan odam bo'ladi.

Ish xati(keyingi o'rinlarda DP) - tadbirkorlik sub'ektlari (biznes hamkorlari) va kompaniya xodimlari o'rtasidagi rasmiy yozishmalarni nazarda tutuvchi biznes sohasidagi ofis yozishmalarining bir turi.

DP yordamida ishbilarmonlik takliflari, rasmiy so'rovlar va da'volar almashiladi, ziddiyatli vaziyatlarga oydinlik kiritiladi va hal qilinadi.

Ishbilarmonlik uslubidagi rasmiy xat boshqa xat turlaridan quyidagi xususiyatlar bilan ajralib turadi:

• Maktub muallifining fikrlarini bayon qilish uslubi va uslubi.
• Xatning leksik mazmuni va mazmuni, bu hissiyotsizlik va talaffuz qilingan hissiy iboralar va jumlalarning yo'qligi bilan ajralib turadi.
• Tegishli rekvizitlar bilan kompaniyaning rasmiy blankida rasmiylashtirish va ro'yxatdan o'tkazish.
• Standart shrift, xatning butun matni uchun bir xil.
• Chop etilgan matnning bir sahifasidan oshmaydigan kichik hajm.
• Qat'iy rasmiy muvofiqlashtirish va xat yozish va yuborishda belgilangan qoidalarga majburiy rioya qilish.

Ish xatini qanday yozish va javob olish - ushbu videoni tomosha qiling:

DP ning asosiy turlari

Amaldagi tasniflash mezonlariga qarab, barcha DPlar quyidagi asosiy turlarga bo'linadi, ular quyida qisqacha tavsif bilan muhokama qilinadi.

Qabul qiluvchidan javob talab qilmaydigan DPlar:

1. Muayyan majburiyatlarning bajarilishini ta'minlaydigan kafolatlar (masalan,).
2. Hujjatlar paketiga va boshqa rasmiy xatlarga ilova qilinadigan hujjatlar.
3. Ma'lumot uchun ma'lum ma'lumotlarni o'z ichiga olgan ma'lumot.
4. Qabul qiluvchilarga muhim ma'lumotlar va faktlarni etkazadigan eslatmalar. Shartnomani bekor qilish to'g'risidagi bildirishnomani qanday qilib to'g'ri tuzishni o'rganasiz.
5. Ogohlantirish, agar u xat jo'natuvchi oldidagi majburiyatlarini bajarmasa, oluvchi uchun har qanday salbiy oqibatlar haqida eslatishni o'z ichiga oladi.
6. Xatlarni oluvchilarni o'z majburiyatlari va kompaniya bilan ilgari tuzilgan shartnomalar to'g'risida xabardor qiladigan eslatmalar.

Qabul qiluvchilardan javob talab qiladigan bir qator DPlar ham mavjud.

Bunday xatlar odatda o'z matnida oluvchi shaxsga qandaydir murojaat (masalan, biron bir rasmiy harakatni amalga oshirish to'g'risidagi iltimos), taklif bilan hujjatlar (masalan, hamkorlik, shartnomalar tuzish, rasmiy tadbirlarni o'tkazish to'g'risida), so'rov (ma'lumot, rasmiy hujjatlar taqdim etish), majburiyat va kelishuvlarni bajarishni talab qiluvchi xat, so'rov xati yoki iltimosnoma.

Notijorat xarakterdagi DPlar quyidagi asosiy turlarga bo'linadi:

• Odamlarni rasmiy tadbirga, taqdimotga, korporativ tadbirga taklif qilish.
• Kompaniya xodimlariga, hamkor kompaniyalar direktorlariga yaqinlari va qarindoshlarining vafoti munosabati bilan hamdardlik bildirgan hujjatlar.
• Rahmat sizga DP.
• DP muhim voqea haqida xabar beradi.
• Tavsiya hujjatlari. Tavsiya xatini tuzish qoidalari va tamoyillari batafsil muhokama qilinadi.
• Kafolat DP.
• Yukni qabul qilish va xizmatlar ko'rsatishni tasdiqlovchi xatlar.
• Har qanday bayram yoki maxsus voqea munosabati bilan tabrik xatlari.
• Murojaat xatlari, unda jo'natuvchi oluvchidan unga biron bir xizmat ko'rsatishni yoki jo'natuvchi uchun muhim bo'lgan harakatlarni bajarishni so'raydi.
• Ko'rsatmalar ro'yxati bilan xatlar.
• Qo'shimcha hujjatlar.

Tijoriy xususiyatga ega bo'lgan DP odatda ishlatiladi dastlabki bosqich Har qanday shartnomani tuzish va ilgari imzolangan shartnomaning amal qilish muddati davomida bunday xatlarga quyidagilar kiradi:

• Ma'lumotlar yoki mahsulotlar uchun so'rov.
• Hamkor kompaniyaning so'roviga javob.
• Bitim yoki bitim tuzish bo'yicha tijorat taklifini o'z ichiga olgan xatlarni taklif qiling.
• Da'vo va eslatma xatlari.
• Tomonlar tomonidan majburiyatlarning buzilganligi, ilgari tuzilgan shartnomalar bekor qilinganligi yoki oluvchi tomon o'z majburiyatlarini bajarishi zarurligini ko'rsatadigan ogohlantirish xatlari.

Tarkibiy jihatdan barcha turdagi ish xatlarini quyidagi hujjatlarga bo'lish mumkin:

1. Erkin shaklda taqdim etilgan muallif matnini o'z ichiga oladi.
2. Belgilangan shablon yoki shaklga muvofiq mualliflik huquqidan chetlanishlarsiz yozilgan.

Qabul qiluvchilarga qarab, DPlar:

• Circular (bir vaqtning o'zida bir nechta oluvchilarga yuboriladi).
• Standart (bitta muallifdan faqat bitta oluvchiga yuboriladi).
• Kollektiv xarakterga ega (bunday xat faqat bitta oluvchiga ega, lekin bir vaqtning o'zida bir nechta jo'natuvchi bor).

Biznes uchun minnatdorchilik xati namunasi. Foto: www.nevagazservis.ru

Shakl ish yozishmalar Bo'lishi mumkin:

• Faks.
• Elektron (bunday xatlar rasmiy veb-saytga yoki rasmiyga yuboriladi elektron pochta oluvchi kompaniya).
• Pochta (standart sifatida konvertlarda pochta orqali yuboriladi).
• Qo'lda yozilgan (odatda bu tabriklar yoki hamdardliklarni o'z ichiga olgan xatlar).

Qanday qilib xatni to'g'ri yozish va formatlash

DP standart ravishda kirish, asosiy va yakuniy qismlarga bo'linadi, ular bir-biri bilan mantiqiy bog'liq bo'lishi kerak.

Kirish DPni yozish uchun asos bo'lgan ma'lumotlar va faktlarni o'z ichiga oladi, asosiy qismida esa maktubning mazmuni va asosiy matni mavjud. Yakuniy qismda xat yozish natijasi va u nima uchun yozilganligi - so'rov, da'vo, rad etish, minnatdorchilik izhori va boshqalarni o'z ichiga oladi.

Har qanday ish xatini yozishda siz quyidagi asosiy fikrlar va qoidalarga e'tibor berishingiz kerak, ular quyida matnda batafsil muhokama qilinadi.

Stilistik dizayn

DP faqat biznes uslubida, elementlarsiz yozilishi kerak suhbat uslubi, ishbilarmonlik yozishmalarida nomaqbul bo'lgan jarangli iboralar, kamaytiruvchi va boshqa elementlar.

Axborot va ma'lumotlarni taqdim etish tartibi

Ishbilarmonlik yozishmalarida taqdim etilgan ma'lumotlar va ma'lumotlar quyidagi talablarga muvofiq topshirilishi kerak, agar sizning maqsadingiz to'g'ri va malakali ish xatini yaratish bo'lsa, bajarilishi majburiydir:

• Taqdim etilgan faktlar va ma'lumotlarning dolzarbligi va ishonchliligi, ular xat yozilgan sanada tekshirilishi kerak va kompaniyadagi ishlarning hozirgi holatiga mos keladi.
• Manzillilik (xat ma'lum bir shaxsga yoki shaxslar guruhiga yuborilishi va yuborilishi kerak).
• Ko'rsatilgan talab va da'volarning asosliligi.
• Ob'ektivlik va xolislik.
• Taqdim etilgan ma'lumotlarning to'liqligi, uning asosida oluvchi shaxs ob'ektiv qaror qabul qilishi mumkin va sizning kompaniyangizdan qo'shimcha ma'lumotlarni olish yoki so'rashga hojat qolmaydi.

Kompaniya shaklining mazmuni va dizayniga qo'yiladigan talablar

DP barcha kerakli ma'lumotlar bilan kompaniya blankida tuzilishi kerak. Ushbu shaklga qo'yiladigan talablar quyidagilar:

• Standart format - A4.
• DPni hujjatlar bilan topshirish va uni arxivga o'tkazish uchun siz kamida 3 santimetr chap chetni qoldirishingiz kerak.
• Tashkilot nomi, haqiqiy va yuridik manzillari, aloqa ma'lumotlari, elektron pochta manzillari va veb-sayt ko'rsatilgan.
• At elektron ro'yxatga olish Harflar uchun standart shriftdan foydalanish tavsiya etiladi - Times New Roman 12 o'lchamli.
• DP nafaqat kompaniyaning blankida, balki oddiy qog'oz varag'ida ham tuzilishi mumkin, ammo bu holda barcha ma'lumotlar blanka belgilanishi kerak.
• Agar bunday hujjat matnida oshkor etilishi qabul qilinishi mumkin bo'lmagan va kompaniya obro'siga putur etkazishi mumkin bo'lgan yirik bitimlar, muhim maxfiy hujjatlar, xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari to'g'risidagi maxfiy ma'lumotlar mavjud bo'lsa, DPni faks yoki elektron pochta orqali yuborishga yo'l qo'yilmaydi.

DP raqamlash qoidalari va paragraflarni taqsimlash

Bir vaqtning o'zida bir nechta bosma varaqlardan iborat hujjatni raqamlash standart sifatida ikkinchi varaqdan boshlanadi va raqamlar varaqning eng yuqori burchagida arab raqamlari bilan varaq raqami yonida nuqtasiz yozilishi kerak.

Qabul qiluvchining o'qishi va tushunishi uchun xat matnini iloji boricha osonlashtirish uchun uni paragraflarga bo'lish kerak. Ushbu bo'linish o'quvchiga bir tezis qayerda tugashini va boshqasi qaerdan boshlanishini tushunishga yordam beradi.

Xat matnidagi tuzatishlar

DP matnida o'chirish, matn terish xatolari, grammatik, tinish belgilari va stilistik xatolar mavjudligi nomaqbul va qabul qilinishi mumkin emas. Maktub matni 1,5-2 qatorlar orasidagi interval bilan savodli va to'g'ri bo'lishi kerak.

Ish xatini yozishga misol.

DP matnida majburiy tafsilotlar

Maktubda bo'lishi kerak bo'lgan asosiy tafsilotlar quyidagilar:

• Bo'sh qog'ozning o'rtasida joylashgan va davlat organlari va tashkilotlari uchun majburiy bo'lgan Rossiya gerbi.
• Qisqartmalarsiz to'liq kompaniya nomi.
• Aloqa ma'lumotlari (statsionar va mobil telefon raqamlari, faks).
• Bank hisob raqamlari.
• DP manzili to'g'risidagi ma'lumotlar (xatni qabul qiluvchi kompaniyaning nomi nominativ holatda ko'rsatilishi kerak, qabul qiluvchining to'liq ismi va lavozimi esa dativ holatida ko'rsatilgan).
• Unvon yoki ilmiy darajaga ega bo'lgan (fan doktori, fan nomzodi) adresatning to'liq ismidan oldin ularni ko'rsatish kerak.
• DP matnidagi barcha tafsilotlar yangi qatordan bosh harf bilan yozilishi kerak.

Ish uchrashuvidan keyin qanday qilib xat yozish va yuborish kerak

Raqobatchi kompaniya vakillari va biznes sheriklari bilan uchrashuv o'tkazish keyingi ish yozishmalarini o'z ichiga oladi. Ish uchrashuvidan keyin xat yozishning xususiyatlari quyidagilardan iborat:

• Hujjatning eng boshida, agar ular tashkil etilganidan bir yoki ikki kun o'tgan bo'lsa ham, ish uchrashuvi yoki konferentsiyasining vaqti va sanasi ko'rsatiladi.
• Xat iloji boricha qisqacha yozilishi va biznes sheriklaringizga nima qilishni xohlayotganingizni aniq ko'rsatishi kerak, buta atrofida urmasdan.
• Xat matnida yig‘ilishda qanday masalalar muhokama qilingani, qanday masalalar ko‘tarilgani va siz va xat oluvchi qanday qarorga kelganingiz haqida qisqacha to‘xtalib o‘tish joiz.
• Xatni oluvchi DP javobida oldingi yig'ilish bo'yicha o'z fikrini yoki qarorini bildirishni istashi va munozarali masalalar unga kim ko'tarilgan.
• Javob berish mumkin bo'lgan aniq sana va vaqt haqida yozing biznes uchrashuvi, konferentsiya, biznes telefon suhbati.
• DP oluvchiga kelgusidagi biznes hamkorlik va shartnomalar tuzish bo'yicha niyatlaringiz haqida xabar bering.
• DPni muloyim va tasodifiy tarzda tugating, masalan, "Sizga eng yaxshi tilaklar ...".

Elektron DPlarni loyihalash xususiyatlari

Elektron formatdagi xatlar endi faks yoki pochta orqali yozishmalarga qaraganda ancha tez-tez beriladi, chunki bunday xat tezroq yetkaziladi va shunga mos ravishda jo'natuvchi kompaniya o'z DPga tezroq javob oladi.

Elektron DPni tayyorlash va bajarish juda oddiy, uni tayyorlash uchun asosiy talablar qog'oz biznes xatlari bilan bir xil. Kichik dizayn xususiyatlari quyidagilardan iborat:

• Qabul qiluvchi uni sheriklari va raqobatchilaridan kiruvchi yozishmalar oqimida yo'qotmasligi uchun DP mavzusini yoki sarlavhasini ko'rsatish.
• DPga javob olganingizda mavzuni yoki sarlavhani o'zgartirmasligingiz kerak, bu kelajakda xat almashinuvini sezilarli darajada osonlashtiradi va ushbu mavzu bo'yicha oldingi xatlarni tezda ko'rish imkonini beradi.
• Xat yaratish uchun siz standart dasturiy ta'minotdan foydalanmasligingiz kerak, chunki elektron pochta xabari yangi dasturlar bilan jihozlanmagan qabul qiluvchining kompyuterida ochilmasligi mumkin;
• Kulgichlar va boshqa norasmiy elementlar elektron pochta yozishmalari Matnda DP ishlatilmasligi kerak.

Qabul qilingan xatga javob berish muddatlari

Hamkorlik to'g'risidagi taklif matni, da'volar, talablar va javob talab qiladigan boshqa elementlarni o'z ichiga olgan DP quyidagi muddatlarda ko'rib chiqilishi va javob berilishi kerak:

• Qabul qiluvchi uch kun ichida so'rov xatini olganligini tasdiqlashi kerak va bunday so'rovga bir oy ichida javob berilishi mumkin.
• Yaqin kishining yoki kompaniya xodimining qarindoshining vafoti haqidagi ta'ziya xati qayg'uli voqea sodir bo'lgan kundan boshlab o'n kun ichida yuborilishi kerak.
• Tabriknomalar maxsus tadbir o'tkazilgan kundan boshlab sakkiz kun ichida yuboriladi.
• Umumiy qoidalarga ko'ra, barcha rasmiy ish hujjatlari ko'rib chiqiladi va xat olingan kundan boshlab etti kun ichida ularga javob yuboriladi.

Xatni tugatish qoidalari

DPning yakuniy qismida yuqorida ko'rsatilgan barcha asosiy qismning natijasi bo'lishi kerak, u natijalarni umumlashtirishi va aniq takliflar yoki xulosalar berishi kerak. Bunday holda, yakuniy qism imkon qadar qisqa, aniq va ixcham bo'lishi kerak.

Rasmiy yozishmalar sohasida DP matnini tugatishning muvaffaqiyatli variantlariga misollar:

• Ko'rsatilgan e'tibor yoki yordam uchun muloyim minnatdorchilik.
• Kelgusida hamkorlik qilish istagini bildirish, hamkor kompaniya bilan shartnomalar tuzishga umid qilish.
• Xatni qabul qiluvchiga biror narsa haqida ishonch hosil qilish (keyingi yozishmalar, shartnoma tuzish va hamkorlik qilish).
• Biror narsa qilish so'rovini bildirish (natijalarni yozish, har qanday bayonot haqida xabar berish).
• Iltimos, tashvish va noqulaylik uchun uzr so'raymiz.

Maktubning oxirida siz muvaffaqiyatlar tilashingiz, eng yaxshi tilaklarni bildirishingiz yoki xatni oluvchiga hurmat ko'rsatishingiz mumkin.

Ingliz yoki boshqa chet tilida DP

Ko'pgina ishbilarmonlar nafaqat Rossiya Federatsiyasida joylashgan mahalliy kompaniyalar bilan, balki xorijiy kompaniyalar, shuningdek, Rossiyada joylashgan xorijiy kompaniyalarning filiallari yoki vakolatxonalari bilan ham yozishma va hamkorlik qiladi.

Bunday holda, DPning qat'iy belgilangan shakli mavjud emas, DPni chet tilida tuzish tartibi rasmiy hujjatning maqsadi va shakliga bog'liq bo'ladi; DPni tuzishda siz quyidagilarga e'tibor qaratishingiz kerak umumiy qoidalar va rasmiy yozishmalar sohasida tavsiyalar:

• DPni tayyorlash sanasi. Hujjatni Amerikaga jo'natishda siz avval oyni raqamli shaklda kiritishingiz kerak, shundan keyingina oy va yilning joriy kunini ko'rsatishingiz kerak. Agar siz Angliyaga xat yuborayotgan bo'lsangiz, u holda sana Rossiyada bo'lgani kabi standart sifatida kiritiladi, ammo tushunmovchiliklarga yo'l qo'ymaslik uchun oyni xat shaklida ko'rsatish yaxshidir.
• Chet ellik qabul qiluvchining tafsilotlari. Xatga murojaat qilishda siz standart shakllardan (janob, xonim, miss) va undan keyin xatni oluvchining familiyasidan foydalanishingiz kerak.
• Elektron pochtani qabul qiluvchining manzili. Uni ko'rsatish tartibi Rossiyadagi standartdan farq qiladi. Avval xorijiy kompaniyaning ofis raqamini, so'ngra ofis joylashgan uyning raqamini yoki ofis binosining raqamini, ko'cha nomini, pochta indeksi raqamlarini, Birlashgan Millatlar Tashkilotiga xat yuborishda davlat nomini ko'rsatishingiz kerak. Davlatlar, okrug nomi, agar xatning manzili Angliyada yoki G'arbiy Evropaning boshqa mamlakatlarida bo'lsa, mamlakat.
• Xat mavzusi (yoki uning sarlavhasi) ko'rsatilishi kerak, bu qabul qiluvchiga sizning xatingizga e'tibor berish imkonini beradi, aks holda u xorijiy kompaniyaning kiruvchi yozishmalari qatorida yo'qolishi mumkin.
• DPning asosiy qismi paragraflarga bo'linishi kerak yoki o'qish qulayligi uchun har bir yangi jumla yangi satrda yozilishi mumkin.
• Yakuniy qism. DPning eng oxirida Ingliz e'tibor uchun oluvchiga minnatdorchilik bildirishingiz va umid bildirishingiz kerak keyingi hamkorlik va firmalaringiz o'rtasida biznes aloqalarini o'rnatish.
• Hujjatdagi imzo zudlik bilan vidolashuv bilan jumla (paragraf) ostiga qo'yiladi, siz to'liq ismingizni, kompaniyadagi lavozimingizni va xatni yuborgan kompaniyaning nomini ko'rsatishingiz kerak;
• Hujjatga qo'shimchalar va boshqa qo'shimchalar ro'yxatga olinishi va DPning eng oxirida ko'rsatilishi kerak, bu yuborilganda ularning yo'qolishining oldini oladi va qabul qiluvchining e'tiborini ularning mavjudligiga va qo'shimchalarni ham o'rganish kerakligiga qaratadi. xatga javob yozishda.
• Chet tilidagi DP matnida quyidagilar katta harflar bilan yozilishi kerak: bosh harflar, xodimlarning to'liq ismlari. xorijiy kompaniya, tumanlar, shaharlar, shtatlar, mamlakatlar nomlari, kompaniyalardagi lavozimlar, maktubdagi boshlang'ich manzil va xat oxirida vidolashuv iborasida paydo bo'lgan birinchi so'zlar.

Biznes sohasida to'g'ri va malakali tuzilgan ish xati samarali vosita, bu sizga foydali va istiqbolli munosabatlarni o'rnatishga imkon beradi biznes sohasi, xato yoki matn terish xatolari bilan noto'g'ri tuzilgan DP sheriklar yoki raqobatchilar bilan keyingi barcha munosabatlarni bekor qilishi mumkin.

Shuning uchun siz DP matnini tuzishga imkon qadar mas'uliyat bilan yondashishingiz, yuqorida keltirilgan qoidalar va tavsiyalarni, shuningdek namunaviy hujjatlarni o'rganishingiz kerak.

Vakolatli ish xatini tayyorlash qoidalari bu erda muhokama qilinadi:

16aprel

Salom! Ushbu maqolada biz biznes xatlari haqida gapiramiz.

Bugun siz quyidagilarni o'rganasiz:

1. Nima uchun biznes yozishmalari o'z ahamiyatini yo'qotmadi;
2. Ish xatlarining qanday turlari bor va ular qanday formatlanadi;
3. Qanday qilib biznes xatini to'g'ri yozish kerak.

Endi bizning derazalarimiz tashqarisida vaqt keldi yuqori texnologiya va Internet. Lekin ishbilarmonlik yozishmalari o‘z ahamiyatini va dolzarbligini yo‘qotgani yo‘q, u shunchaki boshqa ommaviy axborot vositalariga o‘tdi. Keling, bugun biznes maktublarini yozish va formatlash nega muhimligi haqida gapiraylik.

Nima uchun sizga biznes yozishmalari kerak?

Bu, birinchi navbatda, xodimlar yoki biznes hamkorlar bilan fikr, taklif va fikr almashish imkoniyatidir. Yozuvlar yordamida ular shikoyatlar, so'rovlar bayon qiladilar, kompaniyalar o'rtasidagi tushunmovchiliklarga oydinlik kiritadilar.

Ish yozishmalari rasmiy yozishmalar turlaridan biridir.

Ish xatlari va boshqalar o'rtasidagi farqlar

Asosiy farqlar quyidagilardan iborat:

• Taqdimot stilistikasi;
• Tuyg'ularni aniq ifodalashga imkon bermaydigan lug'at;
• Kompaniyaning rasmiy blankida tuzilgan;
• Shrift juda kichik emas, lekin katta emas va butun matn bo'ylab bir xil;
• Kamdan-kam hollarda 1 dan ortiq sahifani egallaydi;
• Qattiq rasmiy buyruqlar zanjirining mavjudligi.

Ish xatlarining turlari

Barcha ish xatlarini bir necha guruhlarga bo'lish mumkin. Biz har biriga batafsil to'xtalib, qisqacha tavsif beramiz.

Javob berish kerak bo'lmagan xatlar.

• Kafolat xati;
• hamrohlik qiluvchi;
• Axborot;
• Ogohlantirish xati;
• Eslatma xati.

Javobni talab qiladigan xatlar.

• Apellyatsiya;
• Taklif;
• So'rov;
• Talab;
• Ariza.

Tijorat bo'lmagan xatlar.

• Taklif xati;
• hamdardlik bildirgan xatlar;
• Minnatdorchilik bildiruvchi xatlar;
• Biror narsa haqida xabar beruvchi xatlar;
• Tavsiyalarni o'z ichiga olgan xatlar;
• Kafolat xatlari;
• Tovar qabul qilinganligi, xizmat ko'rsatilganligi va hokazolarni tasdiqlovchi xatlar;
• Turli vaziyatlarda tabrik xatlari;
• Talabnoma;
• Yo'riqnomalar;
• Yopuvchi harflar.

Tijorat xatlari.

Ular odatda shartnoma tuzishdan oldin, shuningdek, shartnomaning amal qilish muddati davomida qo'llaniladi.

Bularga quyidagilar kiradi:

• so'rovlarga javob xatlari;
• To'g'ridan-to'g'ri so'rov;
• – maktub, ki dar oid ba peshnihod namudani bitim yo shartnomai shartnomai;
• Talab;
• Eslatma;
• Shartnomalarni bekor qilish yoki majburiyatlarni bajarish zarurati to'g'risida ogohlantirishni o'z ichiga olgan xat va hokazo.

Agar tuzilma bo'yicha tasniflash haqida gapiradigan bo'lsak, biznes xatlarining 2 turi mavjud:

• Muallif matnini o'z ichiga olgan va erkin shaklda yozilgan;
• Qattiq naqsh bo'yicha tuzilgan.

Qabul qiluvchi tomonidan.

• Circular - bir nechta adresatlarga yuboriladigan xat;
• Muntazam - bir shaxs nomidan bitta oluvchiga yuboriladi;
• Kollektiv - bitta oluvchiga yuboriladi, lekin bir nechta shaxslardan.

Xatlar yuborilgan shaklga ko'ra ham bo'linadi:

• Faks xabari sifatida yuborilgan;
• Elektron pochta orqali yuborilgan;
• Oddiy konvertlarda yuborilganlar.

Xatlarning shunday turlari borki, ular axloqiy sabablarga ko'ra bosma emas, balki qo'lda yozilishi kerak. Bu ta'ziya va tabriklarga tegishli.

To'g'ri dizayn sirlari

Xat matni kirish, asosiy va yakuniy qismlarga bo'lingan. Ular bir-biri bilan mantiqiy bog'langan. Kirish qismi maktubning yaratilishiga sabab bo'lgan holatlarni o'z ichiga oladi va asosiy qism mazmunning o'zini ifodalaydi. Yakuniy qismda so'rov, rad etish va hokazolarni ifodalovchi natijalar umumlashtiriladi.

Umuman olganda, barcha mas'uliyat bilan ishbilarmon yozishmalarni san'at deb atash mumkin, chunki uni barcha talablarga rioya qilgan holda qanday qilib to'g'ri olib borishni o'rganish kerak. Axir, ko'pincha biz faqat aniq taqdim etilgan ma'lumot haqida o'ylaymiz va xatni kompaniyaning yuzi deb hisoblash mumkinligini unutamiz.

Stilistika.

Har bir xat rasmiy hujjatlarga xos bo'lgan nutq vositalaridan foydalangan holda qat'iy ishbilarmonlik uslubida saqlanadi.

Axborotni taqdim etishga qo'yiladigan talablar.

Maktubda keltirilgan barcha ma'lumotlar quyidagicha ko'rsatilgan:

• Muayyan shaxs uchun mo'ljallangan, manzilli;
• Barcha ma'lumotlar yozilish sanasida dolzarb bo'lishi kerak;
• Ishonchli;
• xolisona;
• asosli;
• Iloji boricha to'liq, shuning uchun uning asosida qaror qabul qilinishi mumkin.

Shakl.

Avvalo, xat kompaniyaga tegishli bo'lgan firma blankida tuziladi.

• Ish xatini yozish uchun A4 o'lchamdagi varaqlardan foydalaniladi;
• Shaklning chap cheti kamida 3 sm bo'lishi kerak, chunki bir muncha vaqt o'tgach ular faylga yuboriladi;
• Kompaniyaning nomi, uning yuridik va haqiqiy manzili, elektron pochta manzili ko'rsatilgan;
• Standart Times New Roman shriftidan foydalangan ma'qul, o'lcham 12. U eng maqbul va o'qish oson;
• Ish xatlarini blankadan foydalanmasdan rasmiylashtirishga ruxsat beriladi, ammo keyin siz hali ham shakldagi ma'lumotlarni taqdim etishingiz kerak.

Agarda xat keladi haqida gapiramiz yirik bitimlar moliyaviy yoki boshqa xarakterdagi maxfiy ma'lumotlar bilan bog'liq bo'lsa, bunday xatlarni faks orqali yuboring yoki elektron shakl tavsiya etilmaydi. Oddiy qog'oz konvertda eski uslubda yaxshiroq.

Raqamlash.

Agar xat bir necha sahifadan iborat bo'lsa, ular ikkinchisidan boshlab raqamlanadi. Raqamlar o'rtada yuqorida joylashgan Arab raqamlari. Raqamning yonida nuqta yo'q.

Qismlarga bo'linish.

Bu xatni paragraflarga bo'lish demakdir. Matn uzluksiz oqimda oqmasligi kerak, aks holda u shunchaki idrok etilmaydi. Paragraflarga bo'linish tufayli siz bir fikr qaerda tugashini va boshqasi qaerdan boshlanishini ko'rishingiz mumkin.

Tuzatishlar mavjudligi.

Tuzatishlar, matn terish xatolari yoki oʻchirishga ruxsat berish tavsiya etilmaydi. Xat to'g'ri yozilishi kerak va matn 1,5 - 2 oraliqda chop etilishi kerak.

Ishlatilgan tafsilotlar.

Biz faqat asosiylarini ko'rsatamiz, chunki biz ular haqida biroz oldinroq gaplashdik:

• Agar korxona davlat mulki bo'lsa, Rossiya Federatsiyasining Gerbi ishlatiladi. U rasmiy shaklning o'rtasida joylashgan;
• To'liq kompaniya nomi;
• Faks va telefon raqamlari;
• Bank hisob raqami;
• Qabul qiluvchi - va oluvchining nomi nominativ holatda, oluvchining lavozimi va familiyasini ko'rsatish uchun ishlatiladi;
• Qabul qiluvchining ilmiy darajasi yoki unvoni bo'lsa, uni shaxsning familiyasidan oldin ko'rsating;
• Har qanday tafsilotlar yangi satrda va bosh harf bilan yoziladi.

Uchrashuvdan keyin ish xati

Siz biznes uchrashuvini o'tkazdingiz, qandaydir istiqbol bor edi. Buni maktubda qanday aks ettirishni batafsil muhokama qilamiz.

1. Avvalo, xatning boshida, uchrashuvdan bir necha kun o'tgan bo'lsa ham, potentsial hamkoringiz bilan muloqot qilish sanasi va vaqtiga murojaat qiling.
2. Xatolar yoki o'ta murakkab iboralardan saqlaning: xatni qisqa va tushunarli qilib qo'ying, lekin qabul qiluvchi uni o'qishni xohlaydigan tarzda.
3. Suhbat nima haqida bo'lganini ayting. Masalan: " Biz venetsiya uslubidagi vaza qancha turishini muhokama qildik”.
4. Xatni oluvchining uchrashuv mavzusi bo'yicha o'z fikrini bildirishiga ishonch hosil qiling.
5. Telefon orqali muloqot qilishingiz yoki shaxsan uchrashishingiz mumkin bo'lgan vaqtni ko'rsating.
6. Qabul qiluvchiga u bilan ishlashni intiqlik bilan kutayotganingizni bildiring: " Siz bilan kelajakdagi biznes aloqalarini orziqib kutaman«.
7. Maktubingizni quyidagi yoki shunga o'xshash ibora bilan tugating: " Sizga eng yaxshi tilaklar...».

Elektron biznes xatlar

Ularning dizayniga qo'yiladigan talablarni e'tiborsiz qoldirib bo'lmaydi, chunki endi qog'oz ko'rinishida emas, balki elektron shaklda ko'proq xatlar chiqarilmoqda. Axir, bu 21-asr.

Elektron ish xatini tayyorlash qiyin emas, formatlash talablari an'anaviy harflar bilan bir xil. Bitta narsa shundaki, bunday xat har doim hujjat oqimida yo'qolib qolmasligi uchun sarlavhaga (yoki mavzu qatoriga) ega bo'lishi kerak.

Bundan tashqari, bunday xatga javob berilganda, xatning mavzusini o'zgartirmaslik yaxshiroqdir, shuning uchun siz ko'p elektron pochta xabarlarini olsangiz, nima deyilganini tezda tushunasiz.

Bundan tashqari, bunday harflarga qo'shimchalar yaratishda siz eng zamonaviy dasturiy ta'minotdan foydalanmasligingiz kerak, bu sizning qabul qiluvchingiz ham xuddi shunday. Agar u erda bo'lmasa, xat shunchaki ochilmaydi.

Ish xatini elektron shaklda yozishda kulgichlardan foydalanmang. Texnologiya ajoyib, lekin yozayotganda uni ishbilarmonlik kabi saqlang.

Xatga javob berish muddati qancha?

Agar xat javobni talab qiladigan deb tasniflangan bo'lsa, unda qachon javob berish xatdagi ma'lumotlarga bog'liq:

• Agar so'rov olsangiz, uni olganingizdan keyingi uch kun ichida olinganligini tasdiqlang. Va yakuniy javob bir oy ichida berilishi mumkin;
• Agar ta'ziya haqida gapiradigan bo'lsak, u qayg'uli voqea sodir bo'lganidan keyin o'n kun ichida yuborilishi mumkin;
• Maxsus sana haqida bilganingizdan keyin 8 kun ichida tabriklarni yuborishga ruxsat beriladi;
• Agar gaplashsak umumiy qoidalar yaxshi odob, yetti kun ichida xatlarga javob berish yaxshiroqdir.

Ish xatini qanday yozish kerak: murakkab narsalar haqida oddiy tilda

Ish xati va shaxsiy yozishmalarni farqlang. Bu farqlar nima ekanligi haqida bugun biz bir necha bor gaplashdik, ular haqida unutmasligimiz kerak. Keling, bosqichma-bosqich xat yozishni ko'rib chiqaylik.

1-bosqich.

Biz qabul qiluvchini ko'rsatamiz.

Shaklning yuqori o'ng burchagida biz xat yozayotgan shaxsning familiyasini, bosh harflarini va lavozimini yozamiz. Agar qabul qiluvchi tashkilot bo'lsa, uning yuridik manzilini ko'rsating.

2-bosqich.

Apellyatsiya.: Biz uni shaklning o'rtasiga joylashtiramiz. U hurmatli tarzda, qisqartirishlar va o'chirishlarsiz amalga oshiriladi. Misol

Hurmatli (ismi, otasining ismi)!

Maktubning maqsadi, mohiyati va asosiy fikrlarini tushuntiring. Bu qism asosiy hisoblanadi. Aytmoqchi bo'lgan narsangiz haqida yozing, murojaatingizga nima sabab bo'lgan. Lekin rasmiy va neytral uslub haqida unutmang.

4-bosqich.

Takliflar va tavsiyalar berish.

Deyarli har qanday ish xati qabul qiluvchining unga javob berishini anglatadi. Bu, odatda, faqat axborot xarakteridagi xatlar uchun talab qilinmaydi. Shuning uchun, nafaqat muammoni tasvirlab bering, balki uni qanday hal qilish mumkinligini ham taklif qiling.

Agar siz shikoyat qilsangiz, hamkorlik qilishni taklif qilsangiz, qanday imkoniyatlar mavjudligini ayting.

Oddiy qilib aytganda, xatni olgan kishi nafaqat undan nimanidir xohlashlarini, balki buni qanday amalga oshirish mumkinligini ham tushunishi kerak.

Ish xatini qanday tugatish kerak

Ish xati mukammal tarzda yozilishi kerak. Agar yozish qoidalariga rioya qilinmasa, bu kompaniyaning umumiy obro'siga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin. Shuning uchun, endi biz biznes xatining yakuniy qismini loyihalash haqida batafsilroq to'xtalishni taklif qilamiz.

Xat oxirida avval muhokama qilingan hamma narsani umumlashtiring. Ammo xulosalaringizni 10 ta jumlaga cho'zmasligingiz kerak, chunki ish xatlarida qisqalik va ixchamlik qadrlanadi. O'zingizni oddiy iboralar bilan cheklash yaxshiroqdir.

Biz tugatishni 2 ko'rsatkichga asoslaymiz: u iloji boricha muloyim va to'g'ri bo'lishi kerak. Uni qanday qurish bo'yicha turli xil variantlar mavjud.

• Mana bir nechta misollar: E'tiboringiz yoki yordamingiz uchun tashakkur:
• Rahmat! (Rahmat aytsam...); Kelajakka umidingizni bildiring:
• Biz o'zaro manfaatli hamkorlikka umid qilamiz (Yaqin kelajakda javob olamiz degan umiddamiz...); Siz oluvchini biror narsaga ishontirish uchun iborani yaratishingiz mumkin:
• Siz bilan hamkorlik qilishdan xursand bo'lamiz; So'rov yuboring:
• Natijalar haqida xabar berishingizni so'raymiz; Har qanday noqulaylik uchun uzr so'raymiz:

Materialni to'lashda kutilmagan kechikish uchun uzr so'rayman.

Qabul qiluvchi bilan qanday xayrlashish kerak.

Yozuvlar rasmiy bo'lishiga qaramay, siz turli yo'llar bilan xayrlashishingiz mumkin.

• Mana bir nechta variant:
• Sizga hurmat bilan...;
• Muvaffaqiyat tilab...;

Eng yaxshi tilaklar…

Biz to'g'ri imzolaymiz. Xatga imzo chekayotganda lavozimingizni, ismingizni va familiyangizni ko'rsating. Agar siz quyidagi iboraning to'g'riligiga shubha qilsangiz: " Samimiyat ila" -

shunchaki foydalanmang.

Imzoda kontaktlaringizni, qo'shimcha telefon raqamingizni yoki elektron pochta manzilingizni ko'rsatishingiz mumkin, shuning uchun siz oluvchiga u bilan muloqot qilish va hamkorlik qilishga tayyor ekanligingizni ko'rsatasiz.

Ingliz tilida biznes xatlar

Bunday harflarni yozish uchun tartibga solinadigan shakl yo'q. Har bir narsa xatning maqsadiga va uning manzili kimligiga bog'liq bo'ladi. Bu erda loyihalash bo'yicha qisqacha tavsiyalar mavjud.

Yozilgan sana.

Agar biz AQShda yozayotgan bo'lsak, sanani ko'rsatayotganda birinchi navbatda oyni, keyin kunni va faqat keyin yilni qo'yamiz. Agar Buyuk Britaniyaga bo'lsa, sana Rossiya Federatsiyasidagi kabi kiritiladi. Bunday holda, chalkashmaslik uchun oyni harflar bilan yozing.

Qabul qiluvchi tafsilotlari.

• Agar siz erkakka yozsangiz, u bilan quyidagi tarzda bog'laning: Mr (familiyasini kiriting);
• Agar turmush qurgan ayol: Mrs (familiyasini kiriting);
• Turmushga chiqmagan ayolga: Miss (familiyasini ko'rsating);
• Agar siz ayolning holatini bilmasangiz: Ms (familiyani kiriting).

Manzilni belgilash.

Buyurtma Rossiya Federatsiyasida qabul qilinganidan teskari: ofis, uy raqami, ko'cha nomi, pochta indeksi, davlat nomi (agar AQShda yozilgan bo'lsa), okrug nomi va mamlakat nomi (Agar Buyuk Britaniyada yozilgan bo'lsa).

Qabul qiluvchi bilan qanday bog'lanish kerak.

Standart qo'ng'iroqlar:

• Hurmatli xonim;
• Hurmatli janob;
• Hurmatli janob yoki xonim;
• Hurmatli xonim;
• Azizim.

Manzildan keyin vergul (Agar Buyuk Britaniyaga yozilsa) yoki ikki nuqta (AQShga yozilsa) qo'yamiz. Undov belgisini qo'yish odatiy hol emas.

Mavzu.

Rossiya Federatsiyasidagi kabi xat mavzusini ko'rsatishni unutmang.

Asosiy matn.

Uni paragraflarga ajrating. Yoki har bir jumlani yangi qatorga yozing.

Qanday qilib xayrlashish kerak.

Masalan, bu kabi: " Yordam uchun rahmat, biz sizniki bo'lib qolamiz"- Rahmat, mening sodiqim..., ehtimol kamroq rasmiy bo'lsa ham.

Imzoni ro'yxatdan o'tkazish.

Biz vidolashuv bandiga imzo qo'yamiz, ism va familiyamiz, kompaniya nomi va lavozimimizni ko'rsatamiz.

Ilovalar dizayni.

Agar biron bir hujjatni ilova qilayotgan bo'lsangiz, iltimos, xat oxirida buni ko'rsating: " Enc.” va ilovalar ro'yxati.

Bosh harf bilan nima yozish kerak.

• Familiyalar va bosh harflar;
• Kompaniya nomlari;
• Shaharlar, shtatlar va boshqalar nomlari;
• egallab turgan lavozimni ko'rsatadigan har qanday so'zlar;
• Vidolashuvning birinchi so'zlari;
• Ochilish manzillari.

Suhbatni yakunlashdan oldin, rus va ingliz tillarida ishbilarmonlik xatlarining bir nechta namunalari.

Rus va ingliz tillarida ish xatlar namunalari

Xulosa

Xulosa qilib aytmoqchimanki, ish xati har qanday faoliyat sohasida muloqot qilish vositasidir. Agar u to'g'ri yozilgan bo'lsa, u albatta sizning kompaniyangizni ijobiy tomondan taqdim etadi.

Boshqa tomondan, beparvo va xatolar bilan yozilgan xat eng ko'pini butunlay yo'q qilishi mumkin istiqbolli biznes. Harflarni to'g'ri yozing va biz buni qanday qilishni sizga aytib berishga harakat qildik.

Ushbu maqolada siz biznes aloqalarida tez-tez uchraydigan qiyin harflar bilan ishlash bo'yicha ma'lumot topasiz, shuningdek, ish xatlarining namunalarini ko'rasiz. Bu xatlar, yozish zarurati tadbirkorlik manfaatlarini buzgan holda yuzaga keladi: so'rov va da'vo xati.

Vaziyatning o'zi juda qiyin bo'lganligi sababli, bunday vaziyatda xat yozish juda muhim masala bo'lib, unda muallifning malakali, muloyim, to'g'ri bo'lishi va shu bilan birga o'z biznesini qat'iy himoya qila olishi muhimdir. manfaatlar.

"Qiyin" harflarning murakkabliklarini muvaffaqiyatli hal qilishga yordam bering:

• O'zaro munosabatlarda vakolatli munosabat: sheriklikka qat'iy, ammo to'g'ri munosabat
• Tegishli yozish uslubini tanlash (rasmiy biznes yoki maxfiy biznes
• Faktlarni malakali va mantiqiy boshqarish

Ish xatlar namunalari.

(munosabat - sheriklik, uslub - rasmiy ish, faktlarni ishonchli hal qilish)

Hurmatli hamkasblar!

Optika instituti tomonidan 1992 yildan buyon ishlab chiqarilgan KIP-12 qurilmasining ish sharoitlarida sifati va ishonchliligini ta'minlash choralarini ko'rish uchun sizga quyidagi iltimos bilan murojaat qilamiz: Optika institutini operatsion tizim haqida ma'lumot bilan ta'minlash imkoniyatini ko'rib chiqing. qurilmaning parametrlari real sharoitlar operatsiya (batafsil ma'lumotlar ilovada). Siz yuborgan ma'lumotlar institutga tahlil qilish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni to'plash, monitoring o'tkazish imkonini beradi va KIP-12 qurilmasining sifati va ishonchliligini oshirish masalalarini tezroq hal qilishga yordam beradi.

Iltimos, bizga yordam berish qaroringiz haqida javob xatingizda bizga xabar bering. Agar kerak bo'lsa Qo'shimcha ma'lumot, siz qaror qabul qilishingiz kerak bo'lgan, iltimos, javob xatingizda bu haqda bizga xabar bering.

Hurmat bilan,

Texnik byuro jamoasi

Optika instituti

Ish xati. Ariza xati namunasi(munosabat - sheriklik, uslub - maxfiy va ishbilarmonlik, faktlarni ishonchli hal qilish)

Hurmatli hamkasblar!

Biz 1992-yildan buyon ishlab chiqarilayotgan va 1995-yildan buyon korxonangiz faoliyatida mustahkam qo‘llanilayotgan KIP-12 qurilmasining sifati va ishonchliligini oshirishdan juda manfaatdormiz. Shuning uchun ushbu iltimos bilan sizga murojaat qilamiz.

KIP-12 qurilmasining sifati va ishonchliligini oshirish uchun biz ushbu qurilmaning ish sharoitida ishlashi haqida batafsil ma'lumotlarga muhtojmiz. Ushbu vazifani amalga oshirishda biz sizning yordamingiz va bevosita ishtirokingizga ishonamiz. Kompaniyalarimizning uzoq muddatli va ijobiy hamkorligini hisobga olib, sizga qurilmaning ishlashi bo'yicha statistik ma'lumotlarni to'plash va taqdim etishda yordam berish uchun iltimos - taklif bilan murojaat qilamiz. Belgilangan parametrlar bo'yicha biz uchun statistik ma'lumotlarni to'plash imkoniga ega bo'lsangiz, biz minnatdor bo'lamiz (ilovadagi tafsilotlar). Bu bizga qurilmaning samaradorligini nazorat qilish va uning ishlash sifati va ishonchliligini oshirish choralarini tezda ko'rish imkonini beradi.

Iltimos, bizga printsipial jihatdan yordam berishga tayyormisiz, bizga xabar bering. Agar sizga qo'shimcha sharhlar kerak bo'lsa yoki qaror qabul qilish uchun savollaringiz bo'lsa, biz ularga javob berishga tayyormiz.

Javobingiz uchun minnatdormiz.

Hurmat bilan,

Ivan Ivanov

Texnik byuro boshlig'i

Optika instituti

Ish xati. Talabnoma namunasi va da'vo xati namunasi.

Xat - so'rov (munosabat - sheriklik; uslub - maxfiy va ishbilarmonlik; faktlarni ishonchli hal qilish)

Xat - shikoyat (munosabat - sheriklik; uslub - rasmiy ish; faktlarni ishonchli hal qilish)

Hurmatli Andrey Ivanovich! Sizga ABS loyihasini amalga oshirishda yuzaga kelgan vaziyatni bartaraf etish iltimosi bilan murojaat qilamiz. Hozirgacha kompaniyangiz bilan o'zaro munosabatlarda hech qanday muammo bo'lmagan, Shartnomada ko'rsatilgan barcha kelishuvlar bajarilgan; Ishonchimiz komilki, hozirgi vaziyat hali ham tuzatilishi mumkin. ABS loyihasining muvaffaqiyati kompaniyamiz uchun juda muhim. Shuning uchun sizdan 08.06.2010 yilgacha so'raymiz. nazorat namunalarini yuborish to'g'risida ma'lumot berish. Umid qilamizki, sizning javobingiz vaziyatga oydinlik kiritadi va loyihaning muvaffaqiyati haqidagi xavotirlarimizni engillashtiradi. Hurmat bilan,

Hurmatli Andrey Ivanovich! "Rosstans" OAJ rahbariyati nomidan sizga ABS loyihasini amalga oshirishda yuzaga kelgan vaziyatni hal qilish zarurati munosabati bilan yozyapman. Bu holat bizni haddan tashqari tashvishga solayotgani haqida xabar berishga majburman. 02.07.2010 yildagi A-122-sonli shartnoma shartlariga muvofiq. 4.3-band. Rejalashtirilgan mahsulotlarni yetkazib berish boshlanishidan 60 kun oldin "Star" MChJ mahsulotlarning nazorat namunalarini "Rosstance" OAJga jo'natish fakti to'g'risida xabar berib, "Rosstance" OAJga yuborishi kerak. Jadvalga ko'ra (2010 yil 02-07-sonli A-122-sonli shartnomaga 03.11.2010 yildagi 1-sonli qo'shimcha kelishuv) rejalashtirilgan mahsulotlarni etkazib berishning boshlanish sanasi 10.01.2010 yil. Nazorat namunalarini jo'natishning oxirgi muddati - 2010 yil 8-maydan kechiktirmay. Bugun - 08.04.2010. Ayni paytda biz nazorat namunalarini yuborish haqida ma'lumot olmadik. Bunday vaziyatda "Star" MChJning o'z majburiyatlarini bajarish qobiliyati "Rosstance" OAJ uchun jiddiy tashvish tug'diradi va uni 7.2-bandda nazarda tutilgan jazo choralarini qo'llash haqida o'ylashga majbur qiladi. 08.07.2010 yildagi A-122-sonli shartnoma. Buning oldini olish uchun sizga 08.06.2010 yilgacha taklif qilamiz. mahsulotlarning nazorat namunalarini yuborish bilan bog'liq vaziyat haqida bizga xabar bering. Hurmat bilan,

Bizning ma'lumotlarimizga e'tibor bering va biz "qiyin xatlar" yozish masalasi siz uchun ancha kam mehnat talab qilishiga aminmiz.

Tamara Vorotyntseva

Biznes yozishmalar bo'yicha o'quv dasturlarimizga e'tibor bering: