Tashkilot rahbari kotibining lavozim majburiyatlari. Menejer kotibining ish tavsifi: uni qanday tuzish kerak? I. Umumiy qoidalar
















MEN MASLAHAT ETDIM

Bosh menejer

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib-referent mutaxassislar toifasiga kiradi.
1.2. kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib yordamchisi bevosita hisobot beradi.
1.4. Kotib-referent yo'qligida uning huquq va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Kotib yordamchisi lavozimiga quyidagi talablarga javob beradigan shaxs tayinlanadi: oliy maʼlumot, shu kabi ishlarda kamida bir yillik ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa koʻchirish, skaner, printer), Microsoft Office dasturlarini (Word, Excel), ofis ishlari, ingliz tili.
1.6. Kotib-referent o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

— jamiyat ustavi, ichki mehnat qoidalari va jamiyatning boshqa me’yoriy hujjatlari;

2. Kotib yordamchisining lavozim vazifalari

Kotib yordamchisi quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Kerakli hujjatlarni tayyorlaydi, hujjatlarni qabul qilish, hisobga olish, ro‘yxatga olish, bajarilishini nazorat qilish, axborot-ma’lumotnoma xizmatlari va hujjat ma’lumotlarini saqlashni ta’minlaydi.
2.2. Korxona rahbariyatiga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarni tayyorlash sifati, to'g'ri rasmiylashtirilishi, kelishilishi va tasdiqlanishini nazorat qiladi.
2.3. Hujjatlar va rahbariyatning ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qiladi, ularning o'z vaqtida va sifatli bajarilishiga qaratilgan tezkor choralarni ko'radi.
2.4. Tayyorgarlik, qarorlar qabul qilish va ularni bevosita ijrochilarga yetkazishni tashkil qiladi. Rahbariyatga taqdim etilgan sertifikatlar va hisobotlarni tahlil qiladi va ular bo'yicha vakolatli xulosalar beradi.
2.5. Mehmonlarni qabul qiladi.

2.7. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.8. O'zining bevosita rahbarining boshqa rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

3. Kotib yordamchisining huquqlari

Referent-kotib quyidagi huquqlarga ega:


3.3. Funktsional xizmatlardan zarur materiallarni, shuningdek, rahbariyatdan topshiriq va ko'rsatmalarni bajarishda kechikish sabablarini tushuntirishni talab qiling.

4. Kotib yordamchisining javobgarligi

Kotib yordamchisi quyidagilar uchun javobgardir:


BOSHQARM QABUL KOTIBINI ISH TA’RIFI

ma'qullayman

_________________________________ (familiyasi, bosh harflari)

(tashkilot nomi, uning ________________________________

tashkiliy-huquqiy shakli) (direktor; vakolat berilgan boshqa shaxs).

ish tavsifini tasdiqlash)

——————————————————————-

(muassasa nomi)

00.00.201_g. №00

1. Umumiy qoidalar

1.1. Ushbu lavozim tavsifi boshliqning (keyingi o'rinlarda - korxona) huquqlari, majburiyatlari va lavozim majburiyatlarini belgilaydi. Tashkilot nomi

1.2. Menejer qabulxonasi kotibi lavozimiga oliy kasbiy ma’lumotga (ish stajiga talablar yo‘q) yoki o‘rta maxsus ma’lumotga va profil bo‘yicha kamida 2 yillik ish stajiga ega bo‘lgan shaxs tayinlanadi.

1.3 Qabul kotibi ___________________________________ga bo'ysunadi.

1.4. Mudirning qabulxona kotibi o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

Tegishli masalalarni tartibga soluvchi qonunchilik va me'yoriy hujjatlar;

Korxona rahbarining (bevosita rahbarining) buyruqlari bilan;

Mehnat gigienasi qoidalari va qoidalari, mehnat qoidalari;

uning faoliyati masalalariga oid uslubiy materiallar;

Korxona ustavi;

Ushbu ish tavsifi.

1.5 Menejerning qabulxona kotibi bilishi kerak:

Tashkilot faoliyati va ish yuritish bilan bog'liq normativ-huquqiy hujjatlar, boshqa ko'rsatmalar va uslubiy materiallar;

interkomlardan foydalanish qoidalari;

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari;

Standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari;

Etika va estetika asoslari;

Tashkilot va uning bo'linmalarining tuzilishi va rahbariyati;

Ofis ishini tashkil etish;

Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari;

Arxiv ishi;

Matn yozuvi;

Ishbilarmonlik aloqalari qoidalari;

Mehnatni tashkil etish va boshqarish asoslari;

Kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari;

Ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari;

Ichki mehnat qoidalari;

Mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari.

1.6. Rahbarning qabulxona kotibi bo'lmagan davrda uning vazifalari belgilangan tartibda tayinlangan, ularning to'g'ri bajarilishi uchun to'liq javobgar bo'lgan o'rinbosariga yuklanadi.

2. Funksiyalar

Menejerning qabul bo'limi kotibiga quyidagi funktsiyalar yuklangan:

2.1.Menejerning telefon suhbatlarini tashkil etish.

2.2.Yig‘ilish va konferensiyalarni tashkiliy tayyorlash.

2.3.Tashkilot rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash.

2.4 Ish yuritish.

2.5 Xodimlar tomonidan chiqarilgan buyruq va ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish.

2.6.Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritish.

2.7.Ziyoratchilarni qabul qilishni tashkil etish.

3. Mehnat majburiyatlari

Qabul kotibi quyidagilarga majbur:

3.1 Hujjatlar va shaxsiy arizalarni tashkilot rahbari tomonidan imzolash uchun qabul qilish.

3.2 Rahbarning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlang.

3.3.Tuzilmaviy bo‘linmalar va aniq ijrochilar tomonidan ijroga qabul qilingan hujjatlarning o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishi va taqdim etilishini nazorat qilish, rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan tayyorlangan hujjatlar loyihalari to‘g‘riligini tekshirish va ularning sifatli tahrir qilinishini ta’minlash.

3.4 Rahbarning telefon orqali suhbatlarini tashkil etish, uning yo‘qligida olingan ma’lumotlarni yozib olish va uning mazmunini uning e’tiboriga yetkazish, qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va h.k.), shuningdek, telefon xabarlarini uzatish va qabul qilish; uning e'tiboriga aloqa kanallari orqali olingan axborot ma'lumotlari.

3.5 Tashkilot rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshirish.

3.6. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qilish, uni tuzilmaviy bo'linmalarga yoki aniq ijrochilarga ish jarayonida foydalanish yoki javoblar tayyorlash uchun topshirish.

3.7. Ish yuritish, qarorlar tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni yig'ish, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajarish.

3.8.Raxbar nomidan xatlar, so‘rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtirish, xat mualliflariga javoblar tayyorlash.

3.9 Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash (kerakli materiallarni to'plash, yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritish va rasmiylashtirish.

3.10. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, ofis jihozlari bilan ta'minlash va uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratish.

3.11.Raxbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan rasmiy materiallarni chop etish yoki ma'lumotlar bankiga joriy ma'lumotlarni kiritish.

3.12. tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashish.

3.13.Hujjatlarni shaxsiy nusxa ko'chirish mashinasida nusxalash.

3.14. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantirish, ularning saqlanishini ta’minlash va belgilangan muddatlarda arxivga topshirish.

3.15 Tashkilot xodimlari tomonidan berilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek tashkilot rahbarining ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qilish.

3.16.Nazorat va ro'yxatga olish faylini saqlash.

Rahbarning qabulxona kotibi quyidagi huquqlarga ega:

4.1.Belgilangan tartibda malakangizni oshiring.

4.2 Rahbariyatdan o'z vazifalarini bajarishda yordam ko'rsatishni talab qilish.

4.3 Ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan vazifalar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish bo'yicha takliflar kiritish.

4.4 Vazifalaringizni sifatli bajarish uchun zarur bo'lgan tegishli hujjatlar va ma'lumotlar bilan tanishing.

5. Mas'uliyat

Menejerning qabulxona kotibi quyidagilar uchun javobgardir:

5.1. Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligida belgilangan doirada ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan mehnat vazifalarini bajarmaslik (noto'g'ri bajarish).

5.2. Rossiya Federatsiyasining ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan doirada o'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar.

5.3 Rossiya Federatsiyasining mehnat, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan doirada moddiy zarar etkazish.

Strukturaviy bo‘linma boshlig‘i: _____________ __________________

(imzo) (familiyasi, bosh harflari)

Men ko'rsatmalarni o'qib chiqdim,

bir nusxasi olingan: _____________ ______________________

(imzo) (familiyasi, bosh harflari)

KOTIBNING ISH TA’RIFI

MEN MASLAHAT ETDIM

Bosh menejer
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib bevosita Bosh direktorga hisobot beradi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquqlari va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Quyidagi talablarga javob beradigan shaxs kotib lavozimiga tayinlanadi: ma’lumoti – oliy, to‘liq bo‘lmagan oliy yoki o‘rta maxsus, shu kabi ishlarda kamida olti oy ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa ko‘chirish, skaner, printer), Microsoft Ofis dasturlari (Word, Excel).
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari;
— , Ichki mehnat qoidalari, kompaniyaning boshqa me'yoriy hujjatlari;
— rahbariyatning buyruq va ko‘rsatmalari;
- bu ish tavsifi.

2. Kotibning lavozim majburiyatlari

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, uni tuzilmaviy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun qabul qilingan qarorga muvofiq yuboradi.
2.3. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.4. Telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni yozib oladi va uzatadi, menejer bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi.
2.5. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.
2.6. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
2.7. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.
2.8. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
2.9. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.
2.10. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.11. : avia va poyezd chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.
2.12. O'zining bevosita rahbari tomonidan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.

3. Kotibning huquqlari

Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni oling.
3.2. Ishingizni va kompaniyangizni yaxshilash bo'yicha rahbariyatga takliflar yuboring.
3.3. Shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
3.4. Rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish va kompaniya faoliyati natijasida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qiling.
3.5. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.

4. Kotibning javobgarligi


4.1. O'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalarini, mehnat intizomini, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

KOTIBNING ISH TA’RIFI

MEN MASLAHAT ETDIM

______________________________________ (bosh harflar, familiya)

(tashkilot nomi, oldindan ___________________________________

qabul qilish va boshqalar, uning tashkiliy (direktor yoki boshqa mansabdor shaxs)

yuridik shakl) rasmiy shaxs, vakolatli

nimani ta'kidlash kerak

ko'rsatmalar)

» » ____________ 20__

Ish tavsifi

menejerning kotibi

______________________________________________

(tashkilot, korxona va boshqalar nomi)

» » ______________ 20__ N________

Ushbu ish tavsifi tomonidan ishlab chiqilgan va tasdiqlangan

bilan tuzilgan mehnat shartnomasi asosida __________________________________________

(u shaxsning lavozimi nomi

Va shunga muvofiq

bu ish tavsifi tuzilgan)

rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining qoidalari va boshqa me'yoriy hujjatlar

Rossiya Federatsiyasida mehnat munosabatlarini tartibga soluvchi hujjatlar.

I. Umumiy qoidalar

1.1. Menejerning kotibi texnik toifaga kiradi

ijrochilar.

1.2. ega bo'lgan odam

oliy kasbiy ta'lim, tajriba talablarisiz

ish, yoki o'rta kasb-hunar ta'limi va ish tajribasi

kamida __________ yil mutaxassisligi.

1.3. Rahbar kotibi lavozimiga tayinlash va ishdan bo'shatish

undan taqdimnoma bo'yicha korxona rahbarining buyrug'i bilan amalga oshiriladi

1.4. Kotib bilishi kerak:

- qarorlar, ko'rsatmalar, buyruqlar, boshqa boshqaruv va

yuqori va boshqa organlarning normativ hujjatlari

korxona faoliyati;

— nizomlar, koʻrsatmalar, yuritish boʻyicha boshqa normativ hujjatlar

ofis ishi;

— korxona va uning bo‘linmalarining tuzilishi va boshqaruvi;

— korxona ustavi;

— ish yuritishni tashkil etish;

— hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari;

- arxiv ishi;

- yozuv yozish;

— interkomlardan foydalanish qoidalari;

— yagona tashkiliy-maʼmuriy tizim standartlari

hujjatlar;

— standart blankalardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari;

— etika va estetika asoslari;

— ishbilarmonlik muloqoti qoidalari;

— kompyuter texnikasidan foydalanish qoidalari;

— maʼmuriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari;

— ichki mehnat qoidalari;

- mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari, xavfsizlik choralari;

sanoat sanitariyasi va yong'indan himoya qilish;

1.5. Kotib bevosita menejerga hisobot beradi

________________________________________________________________________.

(korxona, tarkibiy bo'linma)

1.6. Kotib yo'qligida (ta'til, kasallik va boshqalar), uning

vazifalarni belgilangan tartibda tayinlangan shaxs bajaradi;

tegishli huquqlarga ega bo'ladi va javobgar bo'ladi

o'ziga yuklangan vazifalarni to'g'ri bajarish.

1.7. ______________________________________________________________.

II. Ish majburiyatlari

Kotib:

2.1. Tashkiliy-texnik ta'minot bo'yicha ishlarni amalga oshiradi

menejerning ma'muriy va ma'muriy faoliyati.

2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun taqdimnomani qabul qiladi

yozishmalar, qabul qilingan qarorga muvofiq uni topshiradi

foydalanish uchun tuzilmaviy birliklar yoki muayyan ijrochilar

ish jarayoni yoki javoblarni tayyorlash.

2.3. Ofis ishlarini olib boradi, bilan turli operatsiyalarni bajaradi

yig'ish, qayta ishlash va uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalanish

qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni taqdim etish.

2.4. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.

2.5. Ish uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi

yetakchi.

2.6. O'z vaqtida ko'rib chiqish va topshirishni ta'minlaydi.

tarkibiy bo'linmalar va hujjatlarning aniq ijrochilari;

menejerga imzolash uchun taqdim etiladi, ularning sifatini ta'minlaydi

tahrirlash.

2.7. Rahbar bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi,

o'zi yo'qligida olingan ma'lumotlarni qayd qiladi va uning e'tiboriga havola etadi

orqali axborot uning mazmunini, uzatadi va oladi

qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek

telefon xabarlari, ma'lumotlarni o'z vaqtida uning e'tiboriga etkazish;

aloqa kanallari orqali qabul qilinadi.

2.8. Menejer nomidan xatlar, so'rovlar va boshqalarni tuzadi.

2.9. Uchrashuvlar va konferentsiyalarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi,

menejer tomonidan amalga oshiriladi (kerakli materiallarni to'plash, bildirishnoma

ishtirokchilar yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida),

majlislar va konferentsiyalarning bayonnomalarini yuritadi va tayyorlaydi.

2.10. Korxona xodimlari tomonidan bajarilishini nazorat qiladi

berilgan buyruqlar va ko'rsatmalar, shuningdek, belgilangan muddatlarga rioya qilish

rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish, nazoratga olish.

2.11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.

2.12. Rahbarning ish joyini kerakli narsalar bilan ta'minlaydi

tashkiliy jihozlar, ofis jihozlari,

rahbarning samarali faoliyat yuritishi uchun sharoit yaratadi.

2.13. Rahbar ko'rsatmasi bo'yicha rasmiy materiallarni chop etadi,

uning ishlashi uchun zarur bo'lgan yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi.

2.14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, ish samaradorligini oshiradi

xodimlarning so'rov va takliflarini ko'rib chiqish.

2.15. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq ishlarni shakllantiradi;

ularning saqlanishini ta’minlaydi va o‘z vaqtida arxivga topshiradi.

2.16. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

2.17. _____________________________________________________________.

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

3.1. Korxona rahbariyatining qarorlari loyihalari bilan tanishish,

faoliyati bilan bog'liq.

3.2. Rahbariyat ko'rib chiqish uchun takliflar yuboring

nazarda tutilgan vazifalar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish

ushbu ko'rsatma.

3.3. O'z vakolatlaringiz doirasida darhol xabardor qiling

ularni bajarish jarayonida aniqlangan barcha kamchiliklar to'g'risida menejerga

lavozim majburiyatlari va ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritish.

tarkibiy bo'linmalar va mutaxassislarning ma'lumotlari va hujjatlari,

o'z vazifalarini bajarish uchun zarur.

3.5. Korxona rahbariyatidan yordam ko'rsatishni talab qiling

o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarish.

3.6. ______________________________________________________________.

IV. Mas'uliyat

Kotib javobgardir:

4.1. O'z vazifalarini lozim darajada bajarmaganligi yoki bajarmaganligi uchun

ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan majburiyatlar

Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

4.2. O'z vazifalarini bajarish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun

faoliyati - ma'muriy, jinoiy va tomonidan belgilangan chegaralar doirasida

rossiya Federatsiyasi fuqarolik qonunchiligi.

4.3. Moddiy zarar etkazganlik uchun - belgilangan chegaralarda

Rossiya Federatsiyasining mehnat va fuqarolik qonunchiligi.

Ish tavsifi ________________ ga muvofiq ishlab chiqilgan

(Ism,

_____________________________.

hujjat raqami va sanasi)

Tarkibiy bo'lim boshlig'i (ism-sharif, familiya)

_________________________

(imzo)

» » _____________ 20__

(bosh harflar, familiya)

_____________________________

(imzo)

» » ________________ 20__

Men ko'rsatmalarni o'qib chiqdim: (bosh harflar, familiya)

_________________________

(imzo)

» » _____________ 20__


Vladimir Novojilov WiseAdvice Internet-marketing bo'limi boshlig'i Vladimir Novojilov, WiseAdvice Internet-marketing bo'limi boshlig'i, agar kompaniyada kuchli HR brendi yoki ish haqi bilan shug'ullanish imkoniyati bo'lmasa, murakkab vakansiyalarni qanday to'ldirish kerakligini aytadi...
Ish tavsifi yuklab olish
menejerning kotibi
(.doc, 90KB)

I. Umumiy qoidalar

  1. Menejerning kotibi texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
  2. Menejer kotibi lavozimiga ish stajiga yoki o'rta-maxsus ma'lumotga talablarsiz oliy kasbiy ma'lumotga va mutaxassislik bo'yicha kamida 2 yil ish tajribasiga ega bo'lgan shaxs tayinlanadi.
  3. Kotib lavozimiga tayinlash va undan bo'shatish korxona direktorining taqdimnomasiga binoan buyrug'i bilan amalga oshiriladi.
  4. Menejerning kotibi bilishi kerak:
    1. 4.1. Yuqori va boshqa organlarning korxona faoliyatiga taalluqli qarorlari, ko'rsatmalari, farmoyishlari, boshqa boshqaruv va me'yoriy hujjatlari.
    2. 4.2. Ish yuritish bo'yicha nizomlar, ko'rsatmalar, boshqa normativ hujjatlar.
    3. 4.3. Korxona va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi.
    4. 4.4. Ofis ishini tashkil etish.
    5. 4.5. Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari.
    6. 4.6. Arxiv ishi.
    7. 4.7. Matn yozuvi.
    8. 4.8. Interkomlardan foydalanish qoidalari.
    9. 4.9. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari.
    10. 4.10. Standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari.
    11. 4.11. Etika va estetika asoslari.
    12. 4.12. Ishbilarmonlik aloqalari qoidalari.
    13. 4.13. Kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari.
    14. 4.15. Ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari.
    15. 4.16. Ichki mehnat qoidalari.
    16. 4.17. Mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik, sanoat sanitariyasi va yong'indan himoya qilish qoidalari va qoidalari.
  5. Rahbarning kotibi yo'qligida (kasallik, ta'til va h.k.) uning vazifalari belgilangan tartibda tayinlangan, tegishli huquqlarga ega bo'lgan va o'ziga yuklangan vazifalarning lozim darajada bajarilishi uchun javobgar bo'lgan shaxs tomonidan amalga oshiriladi.

II. Ish majburiyatlari

Kotib:

  1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
  2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, uni tuzilmaviy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun qabul qilingan qarorga muvofiq yuboradi.
  3. Ofis ishlarini olib boradi, qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajaradi.
  4. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
  5. Rahbarning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi.
  6. Rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarning tarkibiy bo‘linmalar va aniq ijrochilar tomonidan o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishi va taqdim etilishini nazorat qiladi, ularning sifatli tahrirlanishini ta’minlaydi.
  7. Rahbar bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi, uning yo'qligida olingan ma'lumotlarni yozib oladi va uning mazmunini uning e'tiboriga etkazadi, qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek telefon xabarlari orqali ma'lumotlarni uzatadi va oladi, unga ma'lumotlarni yetkazadi. e'tiborni o'z vaqtida , aloqa kanallari orqali qabul qilish.
  8. Menejer nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tuzadi va xatlar mualliflariga javoblar tayyorlaydi.
  9. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
  10. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.
  11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.
  12. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
  13. Rahbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan rasmiy materiallarni chop etadi yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi.
  14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.
  15. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
  16. O'zining bevosita rahbari tomonidan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.

III. Huquqlar

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

  1. Korxona rahbariyatining faoliyatiga oid qarorlar loyihalari bilan tanishish.
  2. Ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan majburiyatlar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish bo'yicha takliflar kiriting.
  3. O'z vakolatlari doirasida o'zingizning xizmat vazifalaringizni bajarishda aniqlangan barcha kamchiliklar to'g'risida bevosita rahbaringizni xabardor qiling va ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiriting.
  4. Shaxsan yoki korxona rahbariyati nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
  5. Korxona rahbariyatidan o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarishda yordam ko'rsatishni talab qilish.

IV. Mas'uliyat

Kotib javobgardir:

  1. Ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan mehnat majburiyatlarini lozim darajada bajarmaganlik yoki bajarmaganlik uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.
  2. O'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.
  3. Moddiy zarar etkazilganligi uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

Kotibning ish tavsifi xodimning malakasiga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga oladi, unga bo'ysunish, lavozimga tayinlash va ishdan bo'shatish tartibini belgilaydi. Hujjatda xodimning funktsional majburiyatlari, huquqlari va uning majburiyatlari tavsiflanadi. Kotibning vakolatlari tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi.

Menejer kotibi uchun odatiy ish tavsifi namunasi

I. Umumiy qoidalar

1. Kotib "texnik ijrochilar" toifasiga kiradi.

2. Kotib to'g'ridan-to'g'ri bosh direktorga / tarkibiy bo'linma rahbariga hisobot beradi.

3. Kotibni tayinlash yoki lavozimidan ozod qilish bosh direktorning buyrug'i bilan amalga oshiriladi.

4. Kotib lavozimiga kamida o‘rta ma’lumotli va shu kabi lavozimda kamida bir yillik ish stajiga ega bo‘lgan shaxs tayinlanadi.

5. Kotib yo'q bo'lganda, tashkilot uchun buyruqda ko'rsatilgandek, funktsional majburiyatlar, huquqlar va majburiyatlar boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.

6. Kotib bilishi kerak:

  • tashkiliy tuzilma;
  • ishbilarmonlik muloqoti va odobi normalari;
  • ish yuritishni tashkil etish;
  • rossiya Federatsiyasi fuqarolik va mehnat qonunchiligining asoslari;
  • tashkiliy va kompyuter uskunalarini ishlatish qoidalari;
  • amaliy dasturlar (Word, Excel va boshqalar);
  • yozuv yozuvi;
  • mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik, yong'indan himoya qilish qoidalari.

7. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

  • Tashkilot ustavi;
  • rossiya Federatsiyasi qonunchiligi;
  • ichki mehnat qoidalari, tashkilotning boshqa boshqaruv hujjatlari;
  • rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari;
  • ushbu ish tavsifi.

II. Kotibning lavozim majburiyatlari

Kotib quyidagi funktsional vazifalarni bajaradi:

1. Tashrif buyuruvchilarni qabul qiladi.

2. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni qabul qiladi va menejerga imzolash uchun taqdim etadi.

3. Ko'rib chiqish uchun menejerga yuborilgan yozishmalarni oladi. Qabul qilingan qarorga muvofiq, u o'z ishlarida foydalanish uchun tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq shaxslarga yuboriladi.

4. Aloqa vositalaridan foydalangan holda muloqotni amalga oshiradi, ro'yxatga oladi va boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni uzatadi.

5. Rahbarning ishini texnik va tashkiliy ta'minlash bilan bog'liq faoliyatni amalga oshiradi.

6. Rahbar nomidan so‘rovlar, xatlar va boshqa hujjatlarni tuzadi.

7. Menejer tomonidan tashkil etilgan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlashda ishtirok etadi. Kerakli ma'lumotlarni to'playdi, ro'yxatga oladi, ishtirokchilarni yig'ilish joyi, vaqti va kun tartibi to'g'risida xabardor qiladi. Yig'ilishlarga rahbarlik qiladi va bayonnomalarini tayyorlaydi.

8. Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: chiptalar sotib oladi, transport, binolarni ijaraga oladi.

9. Xodimlar tomonidan rahbariyatning ko'rsatmalari va farmoyishlarini tashkil etishning bajarilishini nazorat qiladi.

10. Fayllarni shakllantiradi, hujjatlarning saqlanishini ta'minlaydi, ularni o'z vaqtida arxivga topshiradi.

11. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

III. Huquqlar

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

1. O'z vakolatlari doirasida mustaqil qarorlar qabul qilish.

2. Agar hayot yoki sog'liq uchun xavf mavjud bo'lsa, o'z vakolatlaringizni amalga oshirishni boshlamang.

3. Rahbariyatga o‘z xizmat vazifalarini bajarishi, moddiy boyliklar va hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratish bo‘yicha talablar qo‘yish.

4. O'z vakolatlarini bajarish uchun rasmiy ma'lumotlarni to'liq olish.

5. Tashkilot faoliyatini va o'z ishini yaxshilash uchun rahbariyatga ratsionalizatorlik takliflarini yuborish.

6. Tashkilot faoliyatida aniqlangan kamchiliklar haqida menejerni xabardor qilish, ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritish.

7. Tarkibiy bo‘linmalar xodimlaridan topshiriqlar va rahbariyat ko‘rsatmalarini bajarish muddatlari va sifati buzilishi sabablari bo‘yicha zarur materiallar va tushuntirishlarni olish.

IV. Mas'uliyat

Kotib quyidagilar uchun javobgardir:

1. Tashkilot manfaatlarini ruxsatsiz vakillik qilish va yig'ilishlarni o'tkazish.

2. Qabul qilingan qarorlar natijalari, o'z harakatlari.

3. Xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaslik.

4. Tashkilotning boshqaruv hujjatlari talablarini buzish.

5. Shaxsiy ma'lumotlar bilan noqonuniy ishlash, maxfiy ma'lumotlarni, tijorat sirlarini uzatish.

6. Tashkilotga, uning xodimlariga, pudratchilarga yoki davlatga zarar etkazish.

7. Mehnat intizomi talablarini, ichki mehnat qoidalarini, xavfsizlik standartlarini va yong'indan himoya qilishni buzish.

8. Odob va ishbilarmonlik muloqoti me'yorlarini buzish.

Sud majlisining kotibi

Sud kotibi davlat xizmatchisi bo'lib, faqat sudlarda ishlaydi. U sudyaning hujjatli ishini, sud jarayonlarini ta'minlaydi, yig'ilishlarda qatnashadi. Ushbu mansabdor shaxs quyidagi funktsional majburiyatlarni bajaradi:

1. Sud majlisida ko'rib chiqish uchun ish materiallarini to'playdi va tayyorlaydi.

2. Sud majlisining bayonnomasini yuritadi.

3. Chaqiruv qog'ozlarini tayyorlaydi va yuboradi, ishtirokchilarni yig'ilishga chaqiradi.

4. Sud ishlarini qonun talablariga muvofiq tayyorlaydi.

Kotib kotibi

Kotib kotibi tashkilotning hujjat aylanishini boshqaradigan mansabdor shaxsdir. Uning vazifalariga quyidagilar kiradi:

1. Telefon suhbatlarini o'tkazish va mijozlar bilan ishlash.

2. Hujjatlarda qayd etilgan majburiyatlarning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish.

3. Xat yozishni rasmiylashtirish va qayta ishlash.

4. Hujjat va yozishmalarni chet tilidan tarjima qilish.

5. Hujjatlar arxivini yuritish.

Hujjat: Kotib nima qila olishi kerak

Kotib nima qila olishi kerak

Ko'proq yoki kamroq jiddiy kompaniyaning biron bir menejeri kotibsiz ishlay olmaydi. Unda axborotning eng muhim oqimlari birlashadi va zamonaviy dunyoda raqobatda birinchi navbatda axborot oqimlarini samaraliroq boshqaradigan korxonalar g'olib chiqadi. Shunday qilib, bu kamtarona xodim odatdagidan ko'ra muhimroq rol o'ynaydi va qaysidir ma'noda butun korxona taqdiri uchun hal qiluvchi rol o'ynaydi.

Zamonaviy kotib nafaqat xo'jayinning qahvasiga vaqti-vaqti bilan xizmat qiladigan "telefondagi qiz" emas, balki u butun korxonaning haqiqiy dispetcheridir. U ko'plab faktlar va raqamlarni xotirasida saqlashi, o'zining va menejerning (ko'pincha uning o'rinbosarlarining) ish vaqtini oqilona rejalashtirishi va ofis ishlarini malakali bajarishi kerak. Bundan tashqari, turli xil odamlar bilan suhbatda to'g'ri yondashuv va to'g'ri intonatsiyani topish qobiliyati - oddiy mehnatkashdan (uning so'z boyligi o'nlab so'zlar bilan cheklangan, ulardan faqat yarmini xushmuomala jamiyatda talaffuz qilish mumkin) do'stona tadqiqot institutidan aqlli professor.

Shu bilan birga, siz har doim nafis, maftunkor va do'stona bo'lishingiz kerak: axir, kotib kompaniyaning yuzidir.

Kotib lavozimi an'anaviy ravishda ayollardir, garchi tarix bizga ko'plab afsonaviy erkak kotiblar haqida ma'lumot olib kelgan bo'lsa ham (masalan, Stalin davridagi davlat arboblarining hech biri o'z xotiralarida Stalinning shaxsiy kotibi Poskrebishev figurasini chetlab o'tmagan). To'g'ri, endi erkaklar bu lavozimda tobora ko'proq topilmoqda, ammo to'liq "gender tengligi" hali uzoqda. Ochig'ini aytganda, ayollar o'zlarining aqli va fe'l-atvorining o'ziga xos xususiyatlaridan kelib chiqib, sekretarlik funktsiyalarini bajarish uchun ko'proq mos keladi.

Kotib nimani bilishi va nima qila olishi kerak? Biroq, bu ikkinchi savol. Birinchidan, ushbu ishga murojaat qilgan shaxs qanday shaxsiy fazilatlarga ega bo'lishi kerakligi haqida o'ylashingiz kerak. Keling, ideal kotibning tasvirini chizishga harakat qilaylik. Shunday qilib, u (u) quyidagi fazilatlarga ega bo'lishi juda ma'qul:

Yaxshi xotira;

Diqqatni tezda o'zgartirish qobiliyati;

Mustaqil qaror qabul qilish qobiliyati;

Stressga chidamlilikning yuqori darajasi;

Vaqtinchalik;

Monoton ishlarni bajarish qobiliyati;

Ishlash;

Aniqlik;

Ish vaqtini rejalashtirish va vazifalarni ustuvorlik qilish qobiliyati;

Do'stona munosabat (ishonavering, bu muhim fazilat: siz telefonda gaplashayotganda ham nosamimiy tabassumni "eshitishingiz" mumkin);

Turli ijtimoiy guruhlardagi odamlar bilan muloqot qilish qobiliyati;

Psixologning qobiliyatlari, "xo'jayinlik hissi".

Buning uchun, albatta, vakillik ko'rinishi bilan birlashtirilgan malakali og'zaki va yozma muloqotni qo'shishingiz kerak. Agar kompaniya tashqi iqtisodiy faoliyat bilan faol shug'ullansa, kotibning zaruriy fazilatlari korxonaning o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadigan darajada chet tilini (tillarini) bilishni o'z ichiga olishi kerak.

Ko'rib turganingizdek, kotib lavozimiga munosib nomzodni topish oson ish emas. Har kim ham kotiblik bilan shug'ullana olmaydi: ba'zilar biron bir xo'jayinning tanbehidan butunlay bezovta bo'lishadi, ba'zilari o'z-o'zini hurmat qilishni aniq oshirib yuborgan va o'z ishini yaxshilik deb bilishadi va ko'plab abituriyentlar borki, ular kotiblikning barcha vazifalari vaqti-vaqti bilan xizmat qilish uchun tugashiga qat'iy aminlar. xo'jayin qahva va "qulay sharoit yaratish".

Albatta, kerakli malakalar tajriba bilan olinadi, shuning uchun nufuzli korxonalar kotib bo'sh ish o'rinlari uchun reklama berishda ko'pincha ariza beruvchilarning yoshini cheklaydi (masalan, 30-35 yoshdan kichik emas). Ammo bu erda yana bir xavf bor: 20 yoshli qizni "noldan" o'rgatishdan ko'ra, katta tajribaga ega bo'lgan yangi xodimni qayta tayyorlash qiyinroq bo'lishi mumkin.

Ammo munosib odam topildi va endi uni ishning nozik tomonlariga boshlash kerak. Kotibning asosiy vazifalari ish yo'riqnomasida qayd etilgan (namunasi quyida keltirilgan). Shuningdek, u malaka va sof texnik ko'nikmalarga (masalan, kompyuterda ishlash, faks va boshqa orgtexnika vositalari bilan ishlash, diktant ostida tez terish va h.k.) talablarni belgilaydi.

Biroq, kotibning ishi ish yo'riqnomasida yozib bo'lmaydigan ko'plab xususiyatlarga ega. O'zaro haqorat va noloyiq tanbehlarga yo'l qo'ymaslik uchun darhol kotibga bunday xususiyatlar haqida ko'rsatma berish tavsiya etiladi. Masalan, uning bilishi foydali bo'ladi:

1. Telefon orqali o'zingizni qanday tanishtirasiz? Odob qoidalariga ko'ra, kompaniya nomini aytib, keyin salomlashish odat tusiga kiradi, lekin amalda ko'plab menejerlar xavfsizlik nuqtai nazaridan kompaniya nomini aytishga ruxsat bermaydilar.

2. Korxonada xodimlarning rasmiy va haqiqiy ierarxiyasi qanday? Boshqa xodimlarning ko'rsatmalarini bajarishim kerakmi va agar shunday bo'lsa, qanday tartibda?

3. Telefon qo'ng'iroqlarini qanday "filtrlash" mumkin? Istalgan vaqtda kim bilan bog'lanishingiz kerak va kim bilan hech qachon bog'lanmasligingiz kerak?

4. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilish tartibi qanday? Menejerga kim istalgan vaqtda, uchrashuvsiz va hisobotsiz kira oladi?

5. Choy va qahva berishning “marosim”i nima? Menejer nimani va qachon afzal ko'radi? Qachon tashrif buyuruvchilarga bir chashka choy yoki kofe taklif qilish kerak?

6. Rahbarning taxminiy ish kuni va hafta jadvali qanday?

7. Kotibning ishi aslida qachon tugaydi - qat'iy belgilangan vaqtda yoki menejer ketganidan keyinmi?

Haftalikimizning navbatdagi sonlarida biz kotiblik ishining “texnologiyasi” ning ayrim nuanslari haqida batafsilroq gaplashamiz. Va endi - ish ko'rsatmalari. Sizga shuni eslatib o'tamizki, bu shunchaki namuna bo'lib, siz etishmayotgan fikrlarni qo'shib, keraksizlarini kesib tashlash orqali o'zingizning xohishingiz bilan o'zgartirishingiz mumkin. Va kotibingizni imzoga qarshi ushbu ko'rsatmalar bilan tanishtirishni unutmang.

Alena Myshkina,
huquqshunos; advokat

Sergey Koval,
huquqshunos; advokat

"Ma'qullayman"
__________________ (_________________)
(imzo) (to'liq ism)
Direktor
_____________________________________
(korxona, tashkilot nomi)
“____” ____________ 200__

Menejer kotibi uchun ish yo'riqnomasi

I. Umumiy qoidalar

1. Ushbu ish yo'riqnomasi rahbar kotibining (keyingi o'rinlarda kotib deb yuritiladi) funktsional majburiyatlari, huquqlari va majburiyatlarini belgilaydi.

2. Kotib Ukraina Mehnat kodeksi va amaldagi mehnat qonunchiligi talablariga rioya qilgan holda korxona rahbarining buyrug'i bilan ishga qabul qilinadi va ishdan olinadi.

3. Kotib bevosita korxona rahbariga hisobot beradi.

II. Malakaviy talablar

Kotib bilishi kerak:

1. Korxona va uning bo'linmalarini boshqarish.

2. Korxona direktori ishini tashkil etish va mazmuni.

3. Ish yuritish bo'yicha qarorlar, ko'rsatmalar, buyruqlar, nizomlar, ko'rsatmalar va boshqa materiallar.

4. Standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini yozish qoidalari.

5. Og'zaki va yozma (hujjatli) axborotni qayta ishlash qoidalari.

6. Kompyuter texnikasi va aloqa tizimlarining ishlash qoidalari.

7. Axborotni qayta ishlashning texnologik jarayonlari, ish ko'rsatmalari, dasturlari, sxemalari, kompyuter tizimlarida (tarmoqlarida) operatsiyalarning texnikasi va ketma-ketligi bo'yicha me'yoriy-uslubiy materiallar.

8. Magnit va lazer disklari, foydalaniladigan boshqa saqlash vositalari, qog'oz, printer va faks uchun sarflanadigan materiallarga texnik talablar.

9. Imlo va tinish belgilarining qoidalari (rus va ukrain tillari uchun), yuqori tezlikda yozish mahoratiga ega.

10. Ish uchun zarur bo'lgan darajada ingliz* tili.

11. Ishbilarmonlik nutqi va rasmiy munosabatlar etikasi.

12. Ichki mehnat qoidalari.

13. Mehnat qonunchiligi asoslari, mehnatni tashkil etish.

14. Mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari.

III. Vazifalar va mas'uliyat

Kotib majburdir:

1. Korxona rahbarining ishini ta'minlash va ta'minlash uchun texnik funktsiyalarni bajarish.

2. Tuzilmaviy bo‘linmalarning rahbariyati, boshqaruvi va o‘zaro hamkorligi uchun zarur bo‘lgan axborot va hujjatlar bilan ishlash.

3. Bo'limlardan yoki ijrochilardan menejer uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni oling va uning ko'rsatmasi bo'yicha xodimlarni chaqiring.

4. Rahbarning ish joyini ofis anjomlari bilan ta'minlash va uning samarali ishlashi uchun qulay shart-sharoitlarni yaratish.

5. Ma'lumotni faks, elektron pochta va boshqalar orqali yuborish va qabul qilish.

6. Rahbarning telefon suhbatlarini tashkil qilish, telefon xabarlarini qabul qilish va uzatish, rahbar yo'qligida olingan xabarlarni yozib olish va ularning mazmunini uning e'tiboriga etkazish.

7. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarga tayyorgarlik ko'rishni tashkil etish (kerakli materiallarni to'plash, yig'ilish yoki yig'ilish o'tkaziladigan vaqt, joy va kun tartibi to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish, ro'yxatga olish va h.k.), bayonnomalar tuzish.

8. Ish yuritish, rahbar nomiga kelib tushgan yozishmalarni qabul qilish, uni korxonada qabul qilingan tartib asosida tizimlashtirish va rahbar tomonidan ko‘rib chiqilgandan so‘ng bo‘limlarga yoki aniq ijrochilarga topshirish.

9. Nazoratga olingan buyruqlar ijrosining borishini kuzatib borish, ularning o‘z vaqtida bajarilmaslik sabablarini aniqlash va bu haqda doimiy ravishda rahbarni xabardor qilib borish.

10. Kompaniyaning boshqaruv mansabdor shaxslari va boshqa asosiy xodimlarning joylashgan joyini biling (ro'yxat bo'yicha).

11. Rahbarning ko'rsatmalariga muvofiq, xizmat avtomashinalarining ishini tashkil etish, kerak bo'lganda uchinchi shaxslarning transportiga buyurtma berish, shuningdek, korxona rahbariyati uchun poezdlar, samolyotlar va boshqalar uchun chiptalar tartibini ta'minlash. ish safari.

12. Hujjatlarni va xodimlarning shaxsiy bayonotlarini menejer tomonidan imzolash uchun qabul qiling.

13. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish, xodimlarning ariza va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashish.

14. Fayllarni shakllantiring, ularning saqlanishini va belgilangan muddatlarda arxivga topshirilishini ta’minlang.

15. Kompyuter xavfsizligining zaruriy talablariga rioya qiling. Antivirus ma'lumotlar bazalarini o'z vaqtida yangilang, ish paytida barcha kiruvchi fayllarni viruslarga tekshiring va virusga qarshi dastur yoqilmagan holda Internetda yoki mahalliy kompyuter tarmog'ida ishlashga ruxsat bermang.

16. Litsenziyasiz dasturiy ta'minot yoki xizmat vazifalarini bevosita bajarish bilan bog'liq bo'lmagan har qanday dasturlarni kompyuterga o'rnatishga yo'l qo'ymang. Har qanday dasturni o'rnatishga korxona rahbari yoki kompyuter tarmog'ining tizim ma'muri ruxsat berishi kerak.

17. Mas'ul xodimga kompyuter texnikasi ishlashida aniqlangan barcha og'ishlar, aniqlangan viruslar, shuningdek, kotib yo'qligida kompyuterda ruxsatsiz o'rnatilgan dasturlar haqida xabar bering.

18. Tijorat sirlarini saqlash va ularni himoya qilish choralarini ko'rish:

18.1. Har qanday hujjatlarni, shu jumladan magnit va lazerli tashuvchilardagilarni qarovsiz qoldirmang, rahbarning ruxsatisiz ularni korxonadan olib tashlamang, boshqa shaxslarga bermang, keraksiz nusxa ko'chirmang.

18.2. Ishchi hamkasblarga ularning mas'uliyati bilan bevosita bog'liq bo'lmagan ma'lumotlarni oshkor qilmang.

18.3. Axborotni qayta ishlash va saqlashning texnik vositalari, shu jumladan kompyuterlar (parollar, kodlar, fayllar va kataloglarning nomlari va joylashuvi, ularning mazmuni) haqidagi maʼlumotlarni oshkor qilmang hamda ularga kirish huquqiga ega boʻlmagan shaxslar va notanish shaxslarga kirishiga yoʻl qoʻymang.

19. Doimiy ravishda malaka va mehnat odatlarini takomillashtirib boring.

20. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajarish.

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

1. Korxona rahbarining uning faoliyatiga oid qarorlari loyihalari bilan tanishish.

2. Korxona rahbariyatiga ko'rib chiqish uchun uning vazifalari bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish bo'yicha takliflar kiritish.

3. Korxona faoliyatida aniqlangan barcha kamchiliklar haqida korxona rahbarini xabardor qilish va ularni bartaraf etish yuzasidan takliflar kiritish.

4. Shaxsan yoki korxona direktori nomidan tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari va mutaxassislardan zarur ma’lumotlar va hujjatlarni talab qilish va olish.

5. Korxona rahbariyatidan xizmat vazifalarini bajarishda yordam talab qilish.

V. Mas'uliyat

Kotib javobgardir:

1. Ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan o'z xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaganligi yoki bajarmaganligi uchun - Ukrainaning amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

2. O'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun - Ukrainaning amaldagi fuqarolik, ma'muriy va jinoiy qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

3. Korxonaga moddiy zarar yetkazganlik uchun - Ukrainaning amaldagi fuqarolik qonunchiligi va mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

4. Tijorat sirlarini oshkor qilganlik uchun - San'at bo'yicha jinoiy javobgarlik. Ukraina Jinoyat kodeksining 232-moddasi.

VI. Aloqalar

1. Kotib yo‘qligi davrida uning vazifalarini belgilangan tartibda tayinlangan shaxs bajaradi. Ushbu shaxs tegishli huquqlarga ega bo'ladi va o'ziga yuklangan vazifalarni lozim darajada bajarmaganligi uchun javobgar bo'ladi.

2. Vazifalarni bajarish va huquqlarni amalga oshirish uchun kotib o'zaro hamkorlik qiladi:

2.1. Savollar uchun _____________________ dan: ______________________

2.2. Savollar uchun _____________________ dan: ______________________

Strukturaviy birlik boshlig'i.

Kotibning ish vazifalarini aniq belgilash uchun siz aynan kim haqida gapirayotganimizni bilishingiz kerak. Axir, uni bir necha tomondan ko'rish mumkin. Masalan, ofis xodimi sifatida kotib yordamchisi, ma'lum bir tashkilot rahbari (rahbari) sifatida Bosh kotib, davlat xizmatchisi sifatida davlat kotibi, diplomatik shaxs sifatida kotib, menejer kotibi sifatida tanilgan. xodim va boshqa variantlar. Ko'pincha, ushbu lavozimni eslatganda, ular korxona direktorining ham, uning tarkibiy bo'linmalarining alohida rahbarlarining ham topshiriqlarini (topshiriqlarini) bajaradigan xodimni nazarda tutadi. Ma'lum bo'lishicha, bu holda kotibning vazifalari tashkiliy va texnik muammolarni hal qilish uchun bir martalik topshiriqlarni bajarishga qisqartiriladi.

Kotib nimani bilishi va qilishi kerak

Har kuni kotib quyidagi funktsiyalarni bajarishi kerak:

  1. Menejerga etkazish uchun bo'ysunuvchilardan ma'lumot oling.
  2. Menejer uchun telefon aloqalarini tashkil qilish. U yo'q bo'lganda, ma'lumot oling va keyin uni direktorning e'tiboriga etkazing.
  3. Telefon xabarlarini qabul qilish va yozib olish.
  4. Menejerning normal ishlashi uchun sharoit yarating: ish yuritish va ofis jihozlariga bo'lgan ehtiyojni kuzatib boring.
  5. Ishlab chiqarish yig'ilishlari va yig'ilishlarini tashkil qilishda yordam berish. Ishtirokchilarga tadbirning sanasi, joyi va vaqti haqida xabar bering. Kerakli materiallarni to'plang, hozir bo'lganlarning ishtirokini ta'minlang va yig'ilish bayonnomasini oling.
  6. Korxonada ofis ishlarini olib borish. Buning uchun kotib kiruvchi yozishmalarni qabul qilishi, tizimlashtirishi va rahbariyat ko‘rib chiqishi uchun taqdim etishi kerak. Keyin, belgilangan viza asosida, hujjatlarni imzo bilan ijrochilarga topshiring. Kotib ularning bajarilishining borishi, muddatlari va natijalari ustidan nazoratni ham o'z ichiga oladi.
  7. Hujjatlarni chop etish va ko'paytirishni amalga oshirish.
  8. Korxona rahbariga tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qilish va iloji bo'lsa, muammolarni tezda hal qilish uchun sharoit yaratish.

Kotibning oddiy ko'rinadigan ish vazifalarini bajarish uchun xodim quyidagilarni bilishi kerak:

  • korxona va uning tarkibiy bo'linmalarining butun rahbariyati;
  • korxona ustavi, shtatlari va tuzilmasi, uning profili, rivojlanish istiqbollari va ixtisoslashuvi;
  • hujjatlarni to'g'ri yuritish uchun normativ hujjatlar;
  • orgtexnika va aloqa vositalaridan foydalanish qoidalari;
  • VTR, OSH, yong'in xavfsizligi va sanoat sanitariyasi qoidalari;
  • ish joyida mehnatni tashkil etish qoidalari;
  • bajarilgan ishlarni rejalashtirish, hisobga olish va sifatini boshqarish bo'yicha normativ-huquqiy hujjatlar, buyruqlar, qarorlar, nizomlar.

Kotibning o'ziga xos xususiyatlari

Agar biz aniqroq, tor mutaxassislik haqida gapiradigan bo'lsak, unda vaziyat biroz boshqacha. Masalan, ish nomining o'zi bajarilayotgan ishning jihatini aniq belgilaydi. Odatda, har bir korxonada allaqachon ish tavsifi mavjud bo'lib, unda ofis boshqaruvi bo'yicha mutaxassisning faoliyat sohalari ko'rsatilgan. Agar bunday ko'rsatma bo'lmasa, uni yaratish yaxshiroqdir. Buning uchun siz taxminiy namunalarni o'z ichiga olgan malaka katalogidan foydalanishingiz kerak. Shundan so'ng, standart versiya o'ziga xos xususiyatlar va ichki xususiyatlarni hisobga olgan holda ma'lum bir tashkilot uchun o'zgartirilishi kerak. Umuman olganda, kotib-kotibning vazifalari aniq uchta asosiy yo'nalishni o'z ichiga olishi kerak:

  1. Xat yozish bilan ishlash. Uni zamonaviy usullar yordamida qabul qilish, qayta ishlash va o‘z vaqtida jo‘natish.
  2. Ichki hujjatlarni to'g'ri saqlash.
  3. Hujjatlarni ro'yxatga olish, qat'iy hisobga olish va arxivga saqlash uchun topshirish.

Referent ishining o'ziga xos xususiyatlari

Ba'zi korxonalar mas'uliyatning keng doirasini o'z ichiga olgan lavozimni joriy qilishadi: "axborot stoli" dan "direktor yordamchisi"gacha. Bunday mutaxassis ko'p qirrali bilimga va vaziyatni yaxshi bilishi kerak. Vakolatlarning ortishi munosabati bilan kotib yordamchisining lavozim vazifalari biroz kengaytirildi. Umuman olganda, bu kotibning odatiy ishi, ammo "referent" so'zi standart ro'yxatga ba'zi qo'shimchalar kiritadi. Xususan, kotib yordamchisi tashrif buyuruvchilarni muayyan masalalar bo'yicha mustaqil ravishda qabul qilishi mumkin. Muayyan ma'lumotlarga ega bo'lgan holda, u mustaqil ravishda qaror qabul qila oladi. Bundan tashqari, yordamchi tashkilotning (korxonaning) iqtisodiy faoliyati bo'yicha menejerning mas'uliyatli ko'rsatmalarini bajaradi. Ba'zida kotib yordamchisiga vazifalar yuklanadi, bu faqat ishning umumiy hajmi unga qo'shimcha vazifalarni bajarishga imkon berganda amalga oshiriladi.




Yuqori