ปัญหาการตรวจสอบในแผนกทรัพยากรบุคคล การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลแบบ Do-it-yourself: คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

ค้นหาวิธีลดความเสี่ยงที่จะถูกฟ้องหรือปรับเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด กฎหมายแรงงาน- ปัดเข้าไปข้างใน การตรวจสอบเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ และหลีกเลี่ยงการเรียกร้องจากสำนักงานตรวจภาษีของรัฐ

รายละเอียดงานแม้ว่าจะไม่ใช่หนึ่งในนั้นก็ตาม เอกสารบังคับมักถูกร้องขอในระหว่างการตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบ GIT และมีความสำคัญในการทำงานด้านบุคลากร ดังนั้นชุดคิท รายละเอียดงานสำหรับทุกตำแหน่งที่รวมอยู่ในตารางการรับพนักงานจะเป็นการดีกว่าที่จะพัฒนาและพิมพ์สำเนาหลายชุด: สำหรับนายจ้างสำหรับลูกจ้างและสำหรับจัดเก็บในที่ทำงาน

ขั้นตอนที่ 3 ดำเนินการตรวจสอบเอกสารที่มีอยู่- หลังจากการกระทบยอดแล้ว ให้วิเคราะห์เนื้อหาของเอกสารที่จัดเก็บไว้ในฝ่ายบุคคลและความถูกต้องของการดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการกระทำ สัญญา และข้อตกลงในท้องถิ่นไม่ทำให้สถานการณ์ของคนงานแย่ลงเมื่อเทียบกับกฎหมายแรงงาน ตรวจสอบความเกี่ยวข้อง โต๊ะพนักงานและตารางวันหยุด ดูว่าพนักงานลงนามในเอกสารที่พวกเขาควรทำความคุ้นเคยหรือไม่

ให้ความสนใจกับการกรอกบัตรส่วนบุคคลและสมุดงานบุคลากรที่ถูกต้อง หากข้อมูลล้าสมัย ให้อัปเดต สมุดงานที่ได้รับจากพนักงานควรได้รับการลงทะเบียน และควรสร้างแบบฟอร์มหรือส่วนแทรกใหม่ตามใบสมัครที่เป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงาน บันทึกการลงทะเบียนทั้งหมดที่ดูแลโดยฝ่ายบริการบุคลากรจะต้องเย็บและติดหมายเลข และหนังสือสำหรับบันทึกสมุดงานในรูปแบบเปล่าและที่สมบูรณ์และส่วนแทรกในนั้นจะต้องปิดผนึกหรือปิดผนึกด้วยตราประทับขี้ผึ้ง แบบฟอร์ม การรายงานที่เข้มงวดซึ่งรวมทั้งสมุดงานที่เสร็จแล้วและยังไม่ได้ใช้ควรเก็บไว้ในที่ที่เข้าถึงได้จำกัด เช่น ในตู้เซฟหรือตู้ล็อค

ตรวจสอบเอกสารการบริหาร คำสั่งสำหรับบุคลากรจะต้องเก็บแยกจากคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก หากนายจ้างใช้แบบฟอร์มของตนเองแทนแบบฟอร์มมาตรฐาน ควรมีคำสั่งแยกต่างหาก

ขั้นตอนที่ 4: เตรียมรายงานผลการสอบเป็นลายลักษณ์อักษร- แสดงรายการข้อผิดพลาดและปัญหาที่ระบุทั้งหมด สรุปเกี่ยวกับความเสี่ยงที่มีอยู่และสถานะของบันทึกบุคลากรโดยทั่วไป จัดทำรายการข้อเสนอแนะเพื่อจัดการกับความเสี่ยงเหล่านี้ เพื่อความสะดวกสามารถแบ่งผลการตรวจออกเป็น 2 ช่วงได้ ขั้นแรกให้อธิบายผลการตรวจสอบเอกสารบังคับ ส่วนที่สองประกอบด้วยผลการตรวจสอบเอกสารของพนักงานแต่ละคนแยกกัน เช่น เขาคุ้นเคยกับท้องถิ่นหรือไม่ กฎระเบียบและคำสั่งว่าสัญญาจ้างเป็นไปตามลำดับหรือไม่, รายการในสมุดงานและบัตรประจำตัวถูกต้องหรือไม่ เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 5 พัฒนาและอนุมัติเอกสารที่ขาดหายไป- ออกคำสั่งแยกต่างหาก แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ กำหนดเส้นตายการพัฒนาที่ชัดเจน ซึ่งจะทำให้ควบคุมกระบวนการได้ง่ายขึ้น

น่าเสียดายที่แม้แต่ในองค์กรที่ประสบความสำเร็จก็มีการตรวจสอบ เอกสารบุคลากรมักแสดงข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญ ข้อบกพร่องที่พบบ่อยที่สุดซึ่งนายจ้างจำนวนมากได้จ่ายค่าปรับแล้วคือนโยบายที่ไม่ระมัดระวังเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลและการขาดความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรในการประมวลผล

ข้อผิดพลาดและปัญหาอื่นๆ อีก 10 รายการ

• ตารางวันหยุดไม่ถูกต้องหรือหายไปเลย
• เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบยังไม่ได้รับการตรวจสอบการตัดสิทธิ์
• สมุดงานของพนักงานกรอกไม่ถูกต้อง - ไม่มีบันทึกการโอน, บันทึกการจ้างงานล่าช้า, ข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของไม่ได้รับการอัปเดต, รวมลิงก์ไปยังบทความไม่ถูกต้อง รหัสแรงงานรฟ.
• กรอกสัญญาการจ้างงานไม่ถูกต้อง - ข้อมูลหนังสือเดินทางของพนักงานและ TIN ของนายจ้างหายไปและไม่ได้ลงทะเบียน ข้อกำหนดเบื้องต้นโดยไม่ได้ระบุวันจ่ายเงินเดือนที่แน่นอน
• รายละเอียดของงานที่ระบุไว้ในสัญญาจ้างงานยังไม่ได้รับการพัฒนา
• ไม่มีเอกสารยืนยันว่าพนักงานมีความคุ้นเคยกับกฎระเบียบ คำสั่ง และข้อตกลงในท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานของพวกเขา
• ไม่มีการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาหรือสมุดบันทึก/หนังสือ
• บัตรส่วนบุคคลไม่สมบูรณ์ สูญหาย หรือมีข้อมูลที่ล้าสมัย
• การกระทำในท้องถิ่นบางส่วนจากรายการบังคับไม่ได้รับการพัฒนา
• ตารางการรับพนักงานไม่ได้รับการอนุมัติหรือล้าสมัย

ตามที่แสดงการปฏิบัติ การตรวจสอบภายในเอกสารบุคลากรในหลายองค์กรจำเป็นต้องมีขั้นตอนดังกล่าวเนื่องจากสถานะของนายจ้างไม่ค่อยสมบูรณ์แบบ บทความนี้จะช่วยให้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและทนายความชี้แจงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่มีการละเมิดกฎระเบียบและข้อห้าม กำหนดขึ้นตามมาตรฐานกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

ในสหพันธรัฐรัสเซียไม่มีข้อบังคับ การกระทำทางกฎหมายควบคุมขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบบุคลากรภายใน (ตรงข้ามกับการตรวจสอบบัญชี) ในเรื่องนี้จำเป็นต้องเข้าใจคำถามบางประการ:

การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในคืออะไร?

นี่คือชุดของมาตรการที่รวมถึงการวินิจฉัยความถูกต้องทางกฎหมายและเสมียนของการร่างกฎระเบียบท้องถิ่น (LNA) และเอกสารบุคลากรของนายจ้าง การให้คำแนะนำ และหากจำเป็น ปฏิบัติงานเพื่อกำจัดข้อผิดพลาดในเอกสารบุคลากร

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของการฝึกคือเพื่อปรับปรุงกิจกรรม การบริการบุคลากรและการย่อให้เล็กสุด ความเสี่ยงที่เป็นไปได้นายจ้าง การติดตามความเสี่ยงที่นายจ้างอาจเผชิญในระหว่างกระบวนการตรวจสอบภายนอก หน่วยงานภาครัฐและ/หรือความละเอียดที่เกิดขึ้น ข้อพิพาทด้านแรงงานกับพนักงานถือเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายใน

การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในดำเนินการในกรณีใดบ้าง?

1. เมื่อเปลี่ยนพนักงานที่รับผิดชอบดูแลรักษา การจัดการบันทึกบุคลากร(ต่อไปนี้เรียกว่า KDP): ไล่ออก โอนไปยังตำแหน่ง/แผนกอื่น
2. เมื่อได้รับคำสั่งจาก การตรวจสอบแรงงานเกี่ยวกับที่กำลังจะมาถึง การตรวจสอบตามกำหนด.
3. หากมีภัยคุกคามจากการตรวจสอบหลังจากการเลิกจ้างพนักงานที่ถูกกระทำผิด: การไม่ชำระเงินหรือการชำระเงินล่าช้าตรงเวลา ค่าจ้างโบนัส การเลิกจ้างตามความคิดริเริ่มของนายจ้าง ฯลฯ ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้ดำเนินการตรวจสอบบุคลากรที่ไม่ได้กำหนดไว้

โปรดทราบ

การตรวจสอบบุคลากรภายในสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องรอคำแนะนำจากหน่วยงานกำกับดูแลเกี่ยวกับการตรวจสอบตามกำหนดที่จะเกิดขึ้น หลังจากวันหยุดปีใหม่ จะมีการโพสต์แผนการตรวจสอบรวมสำหรับปีบนเว็บไซต์ของสำนักงานอัยการสูงสุดแห่งสหพันธรัฐรัสเซียหรือสำนักงานอัยการของหน่วยงานที่มีส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องของสหพันธรัฐรัสเซีย และแผนการตรวจสอบของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบ ไว้บนเว็บไซต์ของสำนักงานตรวจแรงงานแห่งรัฐ ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าองค์กร/ผู้ประกอบการแต่ละรายอยู่ภายใต้การตรวจสอบหรือไม่ และเพื่อเตรียมพร้อมล่วงหน้า

การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในมีประเภทใดบ้าง?

1. เต็ม (สำหรับทุกพื้นที่ของศูนย์ควบคุมการตรวจสอบ)
2. คัดเลือก.

ในระหว่างการตรวจสอบแบบสุ่ม จะมีการตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

• พื้นที่แยกต่างหากสำหรับการดำเนินการควบคุม
• หรือเอกสารบน พนักงานแต่ละคน;
• หรือทุกด้าน การทำงานของบุคลากรโดยใช้ตัวอย่างเอกสารที่เป็นตัวแทน

กรอบเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการดำเนินการตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในคือเมื่อใด

คำตอบขึ้นอยู่กับประเภทของการตรวจสอบที่นายจ้างต้องการดำเนินการ: เต็มรูปแบบหรือแบบเลือกสรร

ขอแนะนำให้ดำเนินการตรวจสอบบุคลากรภายในในช่วงสามปีที่ผ่านมา เนื่องจากตามแนวทางปฏิบัติที่แสดงให้เห็น สำนักงานภาษี, FSS ของรัสเซีย, กองทุนบำเหน็จบำนาญของรัสเซียตรวจสอบนายจ้างในช่วงสามปีที่ผ่านมาของกิจกรรม

เวลาที่เหมาะสมที่สุด เต็มการตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในจะใช้เวลา 7 ถึง 14 วันทำการ เลือกสรร— จาก 5 ถึง 7 วันทำการ รวมถึงเวลาที่ใช้ในการรวบรวมรายงานการตรวจสอบและส่งให้นายจ้างด้วย

โปรดทราบ

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรที่ดำเนินการไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้นายจ้างต้องเสียค่าปรับทางปกครองในภายหลัง

นายจ้างควรทำอย่างไรหลังจากได้รับรายงานการตรวจสอบ?

หากพนักงานที่รับผิดชอบศูนย์ควบคุมระบุข้อผิดพลาดจำนวนมาก จำเป็นต้องค้นหาสาเหตุที่เกิดขึ้น และพนักงานเข้าใจหรือไม่ว่าสิ่งนี้อาจนำไปสู่ผลที่ตามมาหรือไม่ นายจ้างจะต้องตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ส่งพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลมาเรียน
• ให้โอกาสในการแก้ไขข้อผิดพลาดและควบคุมช่วงระยะเวลาหนึ่งว่าเขาจะทำใหม่หรือไม่
• ย้ายไปทำงานอื่น
• ส่วนหนึ่งกับพนักงาน

ใครควรเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบภายในด้านทรัพยากรบุคคล?

สำหรับ ปกติสามารถสร้างการตรวจสอบบุคลากรภายในได้ หน่วยพิเศษหรือคุณสามารถมอบหมายงานนี้ให้กับทนายความในเจ้าหน้าที่ได้ (เฉพาะในกรณีที่เขา เชี่ยวชาญตามกฎหมายแรงงาน และไม่ได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมตามสัญญาทางเศรษฐกิจเป็นหลัก) หากนายจ้างตัดสินใจที่จะสร้างบริการควบคุมภายในเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบบุคลากรภายในอย่างสม่ำเสมอ จำเป็นต้องจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎระเบียบ คำสั่ง ฯลฯ

ครั้งเดียวการตรวจสอบด้านทรัพยากรบุคคลดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่คนใหม่ที่เข้ามาดูแลกิจการ หรือโดยการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญภายนอก

คุณสามารถทำข้อตกลงในการให้บริการกับผู้เชี่ยวชาญหรือกับองค์กรที่เชี่ยวชาญด้านการตรวจสอบบุคลากร

การตรวจสอบบุคลากรภายในควรดำเนินการโดยผู้ที่มีประสบการณ์ในด้านบุคลากรและมีประสบการณ์ในการผ่านการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีการศึกษาด้านกฎหมาย

จะเริ่มดำเนินการตรวจสอบภายใน HR ได้ที่ไหน?

มีความจำเป็นต้องตรวจสอบการมี (ไม่มี) เอกสารประจำตัวส่วนบุคคลที่นายจ้างและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ นายจ้างใดๆ ก็ตาม โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมาย รวมถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ จะต้องมี LNA พร้อมใช้งาน

ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการไม่มีอำนาจทางการเงินบางประการ

หลักเกณฑ์การจ่ายค่าตอบแทน

เอกสารนี้ไม่ใช่เอกสารบังคับสำหรับนายจ้าง ในการคำนวณค่าจ้าง ก็เพียงพอที่จะมีสัญญาจ้างงานกับพนักงานและคำสั่งที่เกี่ยวข้อง (ในการจ้างงาน โอนไปทำงานอื่น ฯลฯ)

อย่างไรก็ตามศิลปะ มาตรา 135 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดข้อกำหนดตามระบบค่าตอบแทนของ ของนายจ้างรายนี้ได้รับการจัดตั้งขึ้นโดยข้อตกลงร่วม ข้อตกลง หรือ แอลเอ็นเอ.

ด้วยเหตุนี้ ระบบค่าตอบแทน (แม้จะเป็นเพียงเงินเดือนล้วนๆ ก็ตาม) ควรปรากฏขึ้น ข้อตกลงร่วมกันหรือใน LNA: PVTR (ในส่วน “ค่าตอบแทนคนงาน”) หรือกฎระเบียบอิสระ (เมื่อระบบค่าตอบแทนมีความซับซ้อนมากขึ้น)

ขึ้นอยู่กับความพร้อมในการให้บริการ ระบบค่าจ้างโบนัสข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทนและโบนัสสำหรับพนักงานเป็นเอกสารควบคุม:

• หลักการจัดระบบค่าตอบแทน
• ขั้นตอนการคำนวณค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงินในการทำงาน
• หลักเกณฑ์และวิธีการประเมินผลงาน

เมื่อพูดถึงค่าตอบแทนของพนักงานคุณควรใส่ใจ สลิปการจ่ายเงิน.

แบบฟอร์มของเอกสารนี้จะต้องได้รับการอนุมัติจากนายจ้างแต่ละรายใน บังคับ.

สารสกัดจากประมวลกฎหมายแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซีย

มาตรา 136 วิธีการ สถานที่ และเงื่อนไขการจ่ายค่าจ้าง

ในการจ่ายค่าจ้างนายจ้างมีหน้าที่ต้องแจ้งให้ทราบ ในการเขียนพนักงานแต่ละคน:

1) โอ ส่วนประกอบค่าจ้างที่ต้องชำระในช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง

2) จำนวนเงินอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นกับพนักงานรวมถึงค่าตอบแทนทางการเงินสำหรับการละเมิดกำหนดเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจ่ายค่าจ้างค่าจ้างวันหยุดการเลิกจ้างและ (หรือ) การจ่ายเงินอื่น ๆ ที่เกิดจากพนักงาน

3) เกี่ยวกับจำนวนเงินและเหตุผลในการหักเงิน

4) เกี่ยวกับจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ

แบบฟอร์มสลิปเงินเดือนได้รับการอนุมัติจากนายจ้างโดยคำนึงถึงความคิดเห็นของตัวแทนของพนักงานในลักษณะที่กำหนดโดยมาตรา 372 ของประมวลกฎหมายนี้เพื่อการยอมรับกฎระเบียบท้องถิ่น

ขั้นตอนการออกสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานไม่ได้กำหนดไว้ตามกฎหมาย ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียไม่ได้ระบุโดยตรงว่าลูกจ้างจะต้องลงนามในใบเสร็จรับเงินหรือไม่ อย่างไรก็ตามโดยไม่ต้องมี หลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรการออกสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน นายจ้างจะพิสูจน์การปฏิบัติตามภาระผูกพันได้ยาก

ในกรณีที่ไม่มีหรือไม่ได้ออกสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน (รวมถึงการไม่มีคำสั่งอนุมัติแบบฟอร์มสลิปเงินเดือน) นายจ้างอาจต้องรับผิดทางการบริหารภายใต้มาตรา 5.27 ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย

สังเกต

งานของผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรคือไม่เพียงแต่สามารถจัดทำเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังต้องพัฒนา LNA ตามกฎหมายแรงงานด้วย

โต๊ะพนักงาน

ในกรณีของมาตรการในการลดจำนวนและ/หรือพนักงานของพนักงาน เช่นเดียวกับเมื่อพิจารณาข้อพิพาทระหว่างพนักงานและนายจ้างในกรณีที่มีการเลิกจ้างพนักงานตามข้อ 2 ของส่วนที่ 1 ของศิลปะ มาตรา 81 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย หนึ่งในเอกสารหลักคือตารางการรับพนักงาน - เก่า (ก่อนงาน) และใหม่ (เปลี่ยนแปลง)

ตารางการรับพนักงานใช้เพื่อจัดโครงสร้างระดับการรับพนักงานและการรับพนักงานของนายจ้าง จำเป็นต้องมีรายการตำแหน่งพนักงาน (มาตรา 15, 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) อาจมีรายการ การแบ่งส่วนโครงสร้าง, อาชีพของคนงาน, ข้อมูลจำนวนหน่วยพนักงานและเงินเดือน, อัตราภาษีและเบี้ยเลี้ยง การเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงานเป็นไปตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากเขา

การปฏิบัติด้านตุลาการ

ลูกจ้างยื่นฟ้องนายจ้างให้ประกาศขั้นตอนการเลิกจ้างผิดกฎหมายและเก็บค่าจ้างตามระยะเวลา ถูกบังคับให้ขาดงานและการชดเชยความเสียหายทางศีลธรรม เพื่อสนับสนุนข้อเรียกร้องดังกล่าว เธอชี้ให้เห็นถึงข้อกล่าวหาเรื่องการลดจำนวนพนักงาน ศาลพิจารณาคำสั่งนายจ้างให้เปลี่ยนตารางอัตรากำลังแล้วสรุปว่าขั้นตอนการลดอัตราและคำสั่งแก้ไขตารางอัตรากำลังดังกล่าวผิดกฎหมาย การวิเคราะห์เปรียบเทียบการจัดพนักงานและ ความรับผิดชอบในงานพนักงานของแผนกที่ถูกยกเลิกและสร้างแสดงให้เห็นว่าองค์ประกอบการทำงานของแผนกที่ระบุไม่มีการเปลี่ยนแปลง แต่มีเพียงชื่อเท่านั้นที่เปลี่ยนไป ฟังก์ชั่นแรงงานโจทก์ก็ยังคงเหมือนเดิม เมื่อคำนึงถึงสิ่งข้างต้น ศาลเห็นด้วยกับข้อโต้แย้งของพนักงานว่าขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนนั้นมีลักษณะที่เป็นทางการ และประกาศว่าขั้นตอนการลดจำนวนพนักงาน เท่าที่โจทก์เกี่ยวข้องนั้นผิดกฎหมาย พนักงานได้รับค่าจ้างต่ำกว่าค่าจ้างและค่าชดเชยความเสียหายทางศีลธรรม

คำตัดสินของศาลแขวง Leninsky แห่ง Smolensk ลงวันที่ 23 พฤษภาคม 2555 ในคดีหมายเลข 2-984/12

กฎระเบียบเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

นายจ้างทุกคนต้องมีเอกสารควบคุมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล แม้ว่าพนักงานจะประกอบด้วยพนักงานสามคนก็ตาม

ในระหว่างปี 2554 Roskomnadzor ดำเนินการตรวจสอบ 1,743 ครั้ง โดยในจำนวนนี้มี 954 ครั้งตามกำหนด และ 789 ครั้งไม่ได้กำหนดไว้ ในด้านข้อมูลส่วนบุคคล การละเมิดกฎหมายที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• ความล้มเหลวของผู้ปฏิบัติงานในการใช้มาตรการเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลและไม่รวม การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตสำหรับพวกเขา;
• การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในกรณีที่กฎหมายไม่ได้กำหนดไว้โดยไม่ได้รับความยินยอมจากอาสาสมัคร
• ความคลาดเคลื่อนระหว่างข้อมูลที่ระบุในประกาศเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลและกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริง

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

LNA บังคับ ส่วนที่ 3 ของศิลปะ มาตรา 189 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งกำหนดตารางการทำงานโดยกฎเกณฑ์แรงงานภายใน เพราะฉะนั้น, ไม่มี PVTRจะถือว่า การละเมิดกฎหมายแรงงานและนายจ้างอาจต้องรับผิดทางการบริหารตามมาตรา 5.27 ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย

เอกสารอื่นๆ

ตารางวันหยุดตามคำบอกเล่าของซีซี 1 และ 2 ช้อนโต๊ะ มาตรา 123 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ลำดับความสำคัญของการอนุญาตให้ลาพักร้อนจะพิจารณาเป็นประจำทุกปีตามตารางวันหยุดที่ได้รับอนุมัติจากนายจ้าง ตารางวันหยุด ที่จำเป็นทั้งสำหรับนายจ้างและลูกจ้าง

กำหนดการกะ- หากนายจ้างได้เข้ามาแล้ว โหมดกะทำงานแล้วจึงกำหนดกะ โดยไม่ล้มเหลวจะต้องมี (มาตรา 103 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ใบบันทึกเวลา- ภาระผูกพันของนายจ้างในการเก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของพนักงานแต่ละคนระบุไว้ในส่วนที่ 4 ของศิลปะ 91 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เวลาจริงที่พนักงานทำงานจะถูกบันทึกไว้ในใบบันทึกเวลา

ข้อบังคับการส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ (หรือส่วนที่เกี่ยวข้องใน PVTR)- ดูเหมือนว่าปัญหาทั้งหมดจะถูกควบคุมโดยกฎระเบียบเฉพาะของการส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 13 ตุลาคม 2551 ฉบับที่ 749 (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2558) และ จำนวนข้อบังคับอื่น ๆ ที่ควบคุมปัญหาการเดินทางเพื่อธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม ตามมาตรา 4 ของมาตรา มาตรา 168 ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย นายจ้างที่ไม่ใช่รัฐทั้งหมดจะต้องมีข้อตกลงร่วมหรือ LNA ที่ควบคุมขั้นตอนและจำนวนการชดใช้ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

การชดเชยค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยพนักงานในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจสามารถถือเป็นค่าใช้จ่ายขององค์กรตามรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียเฉพาะในกรณีที่ระบุไว้ในข้อตกลงร่วมหรือ LNA หากข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายขององค์กร (เช่น การชำระค่าแท็กซี่จากบ้านไปสนามบิน จากสนามบินไปยังจุดหมายปลายทาง) ไม่ได้สะท้อนให้เห็นใน LNA ที่ควบคุมปัญหาการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือในข้อตกลงร่วม จำนวนเงินเหล่านี้จะได้รับการชำระคืนจาก กำไรสุทธิองค์กรต่างๆ

นายจ้างจะต้องได้รับการอนุมัติเอกสารประจำตัวส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องหากงานนั้นเป็นงานเดินทางหรือดำเนินการแบบหมุนเวียน ตัวอย่างเช่น: กฎระเบียบเกี่ยวกับลักษณะการเดินทางไปทำงานและ กฎระเบียบว่าด้วย วิธีการกะ - ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะของงานยังสะท้อนให้เห็นในสัญญาจ้างงานกับพนักงานด้วย

โปรดทราบ

หากนายจ้างใช้เอกสารการบัญชีหลักในรูปแบบท้องถิ่น แบบฟอร์มเอกสารที่พัฒนาจะต้องได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของนายจ้างและมีรายละเอียดที่แสดงอยู่ในมาตรา 9 กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 เลขที่ 402-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 4 พฤศจิกายน 2557)

ส่วนหนึ่งของงานประเภทนี้มีการตรวจสอบกฎระเบียบท้องถิ่นหลักของบริษัท (ข้อบังคับแรงงานภายใน, ข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทน, ข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน, ข้อบังคับท้องถิ่นเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน, ความพร้อมใช้งาน สัญญาจ้างงานฯลฯ) และการสมัคร

ราคา - จาก 40,000 ถู

ดำเนินการตรวจสอบตามตัวอย่างเอกสารบุคลากร พื้นฐานและขนาดของตัวอย่างจะพิจารณาจากผลการวิเคราะห์ปัญหาของลูกค้า โดยเฉลี่ยเพื่อทำความคุ้นเคยกับบันทึกบุคลากรขององค์กรและระบุจุดอ่อน จะมีการตรวจสอบเอกสารบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับ 20% ของพนักงานที่ดำรงตำแหน่งที่แตกต่างกัน (ตั้งแต่พนักงาน "ธรรมดา" ไปจนถึงผู้จัดการ) อย่างไรก็ตาม ขนาดตัวอย่างเฉพาะจะถูกกำหนดเสมอในระหว่างการโต้ตอบกับลูกค้า ขึ้นอยู่กับความต้องการของเขา

ตัวอย่างสถานการณ์ที่อาจดำเนินการตรวจสอบแบบสุ่ม:

1. มีความจำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับ “เขตความเสี่ยงสูง” นั่นคือพื้นที่กิจกรรมขององค์กรที่การละเมิดเกิดขึ้นบ่อยที่สุด โซนดังกล่าวสามารถระบุได้หลังจากการสนทนาเบื้องต้น ผู้ตรวจสอบบัญชีมืออาชีพกับลูกค้า
   ตัวอย่างพื้นที่เสี่ยงสูง:การลงทะเบียน แรงงานสัมพันธ์รวมถึงชาวต่างชาติด้วย การลงทะเบียนความสัมพันธ์กับพนักงานที่รับผิดชอบทางการเงิน ขั้นตอนการชำระหนี้กับพนักงาน ฯลฯ
2. มีการวิเคราะห์กฎระเบียบท้องถิ่นขององค์กร
3. มีการตรวจสอบการใช้กฎระเบียบท้องถิ่นกับพนักงานที่ได้รับการคัดเลือก
4. เอกสารบุคลากรอื่นๆ จะได้รับการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับพนักงานหนึ่งคนหรือหลายคน (ตามคำขอของนายจ้าง) เช่น สัญญาจ้าง บัตร T-2 สมุดงาน คำสั่งบุคลากร ใบบันทึกเวลา ฯลฯ
5. สถานการณ์อื่นๆ เมื่อองค์กรจำเป็นต้องตรวจสอบบันทึกบุคลากรแยกส่วน

ราคา - จาก 95,000 ถู

เกี่ยวข้องกับการทบทวนเอกสารบุคลากรทั้งหมดขององค์กรอย่างครอบคลุมตลอดจนระบบขององค์กร การไหลของเอกสารบุคลากรโดยทั่วไป. เป็นผลให้ผู้ตรวจสอบได้รับภาพรวมของบันทึกบุคลากรขององค์กรและจัดเตรียมไว้ให้ คำแนะนำโดยละเอียดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพบันทึกบุคลากรและกำจัดการละเมิดที่ระบุ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในระหว่างการตรวจสอบแบบเต็ม จะมีการตรวจสอบเอกสารต่อไปนี้:

1. ข้อบังคับท้องถิ่น (ข้อบังคับภายในด้านแรงงาน ข้อบังคับเกี่ยวกับค่าจ้าง ข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ข้อบังคับท้องถิ่นเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ความพร้อมของสัญญาการจ้างงาน ฯลฯ)
2. สัญญาการจ้างงาน สมุดงาน ตารางการรับพนักงาน รายละเอียดงาน บัตรส่วนตัวของพนักงาน และเอกสารอื่น ๆ ที่จะจัดทำขึ้นเกี่ยวกับพนักงาน
3. คำสั่งบุคลากร (คำแนะนำ) (ในการจ้างพนักงาน, การย้ายพนักงาน, การบอกเลิกสัญญาจ้าง, การส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ ) รวมถึงเหตุผลในการสั่งซื้อ (ใบสมัคร บันทึกช่วยจำ เอกสารอื่น ๆ )
4. ข้อตกลงความรับผิด
5. นิตยสารและสมุดทะเบียน
6. เอกสารบุคลากรอื่นๆ

ในระหว่างการตรวจสอบบุคลากรเต็มรูปแบบ ไม่เพียงแต่จะมีการตรวจสอบการมีอยู่ของเอกสารบุคลากรและการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ในการจัดเตรียมเท่านั้น แต่ยังได้รับการตรวจสอบด้วย การฝึกอบรมคนงานอย่างเหมาะสมพร้อมเอกสารบังคับการปฏิบัติตาม กฎการจัดเก็บและบันทึกเอกสารและอื่น ๆ ประเด็นการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

ราคา - จาก 95,000 ถู(ขึ้นอยู่กับจำนวนบุคลากรของบริษัทที่สั่งบริการ)

ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ เรามีการตรวจสอบบุคลากร 3 ประเภทแก่ลูกค้าของเรา

1. การตรวจสอบท้องถิ่น

มีการสุ่มตัวอย่างเอกสารบุคลากรในพื้นที่เพื่อระบุข้อผิดพลาดของระบบในบันทึกบุคลากร เอกสารบังคับทั้งหมดที่มีอยู่จริงกับนายจ้างจะได้รับการวิเคราะห์โดยคัดเลือกเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

การตรวจสอบนี้ช่วยให้เราสามารถประเมินสถานการณ์ทั่วไปกับระบบการจัดการบันทึกบุคลากร (HRR) ในบริษัทได้ รายงานการตรวจสอบประกอบด้วยข้อบ่งชี้การละเมิดทั้งหมดที่ระบุและการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อกำจัดการละเมิดเหล่านั้น

โดยปกติแล้วลูกค้าของเราจะเลือกการตรวจสอบประเภทนี้เมื่อพวกเขาต้องการให้แน่ใจว่า วิธีการทั่วไปเพื่อดำเนินการบันทึกบุคลากรในบริษัทของตนให้ถูกต้องและบรรจุหีบห่อ เอกสารที่จำเป็นครบถ้วนและเรียบเรียงอย่างถูกต้อง ในเวลาเดียวกัน การระบุข้อผิดพลาดในท้องถิ่นของผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษา CDP นั้นไม่สำคัญต่อลูกค้า

2. การตรวจสอบอย่างเต็มรูปแบบ

เอกสารแต่ละฉบับได้รับการวิเคราะห์เพื่อระบุข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างการจัดการบันทึกด้านทรัพยากรบุคคล เอกสารบุคลากรที่มีอยู่ในบริษัททั้งหมดได้รับการวิเคราะห์อย่างครบถ้วน เอกสารบุคลากรของพนักงานแต่ละคนจะได้รับการตรวจสอบให้สอดคล้องกัน อยู่ระหว่างการพัฒนา คำแนะนำส่วนบุคคลเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด

การตรวจสอบนี้ช่วยให้เราสามารถให้ การประเมินเต็มรูปแบบคุณภาพของการจัดการ KDP ในบริษัท และขจัดข้อผิดพลาดที่มีอยู่ทั้งหมด รายงานการตรวจสอบประกอบด้วยข้อบ่งชี้การละเมิดทั้งหมดที่ระบุและการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อกำจัดการละเมิดเหล่านั้น

โดยปกติแล้ว ลูกค้าของเราเลือกการตรวจสอบประเภทนี้เมื่อพวกเขาต้องการให้แน่ใจว่าตนได้เตรียมพร้อมอย่างเต็มที่สำหรับการตรวจสอบใดๆ โดยหน่วยงานตรวจสอบ และจะไม่มีปัญหาหรือความยากลำบากในการขอเอกสารใดๆ ในระหว่างการตรวจสอบ

3. การตรวจสอบระบบ

เอกสารบุคลากรทั้งหมดได้รับการตรวจสอบ (“การตรวจสอบเต็มรูปแบบ”) + วิเคราะห์ระบบการไหลของเอกสารบุคลากร ระบุพื้นที่ปัญหาของระบบ

การตรวจสอบนี้ทำให้คุณสามารถดูการจัดการบันทึกบุคลากรในบริษัทอย่างเป็นระบบ รายงานการตรวจสอบไม่เพียงแต่มีคำแนะนำในการกำจัดการละเมิดที่ตรวจพบทั้งหมดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลงระบบงานในด้านการจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลอย่างเหมาะสมที่สุดอีกด้วย

ลูกค้าของเราที่เลือกการตรวจสอบประเภทนี้ไม่เพียงต้องการความมั่นใจในความถูกต้องและแม่นยำของบันทึกการจัดการเท่านั้น แต่ยังต้องการการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของการขนส่งทรัพยากรบุคคลในบริษัทด้วย

ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบทรัพยากรบุคคล (ราคาทั้งหมดไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)

ประเภทของการตรวจสอบ	จำนวนหน่วยพนักงาน มากถึง 10	จำนวนหน่วยพนักงาน จาก 11 ถึง 25	จำนวนหน่วยพนักงาน จาก 26 ถึง 50	จำนวนหน่วยพนักงาน จาก 51 ถึง 90	จำนวนหน่วยพนักงาน จาก 90 เป็น 200	จำนวนหน่วยพนักงาน จาก 201 ถึง 400	จำนวนหน่วยพนักงาน มากกว่า 400
ประเภทของการตรวจสอบ	จำนวนหน่วยพนักงาน
	มากถึง 10	จาก 11 ถึง 25	จาก 26 ถึง 50	จาก 51 ถึง 90	จาก 90 เป็น 200	จาก 201 ถึง 400	มากกว่า 400
การตรวจสอบท้องถิ่น	900 รูเบิล / หน่วย แต่ไม่น้อยกว่า 5,000 รูเบิล	850 ถู./ยูนิต	800 รอบ/ยูนิต	750 ถู./ยูนิต	700 ถู./หน่วย	650 ถู./ยูนิต	หารือเป็นรายบุคคลกับลูกค้า
การตรวจสอบเต็มรูปแบบ	1,300 รูเบิลต่อหน่วย แต่ไม่น้อยกว่า 7,000 รูเบิล	1,250 ถู./หน่วย	1,200 ถู./หน่วย	1150 รอบ/ยูนิต	1100 ถู./หน่วย	1,150 ถู./หน่วย
การตรวจสอบระบบ	1,600 รูเบิล/หน่วย แต่ไม่น้อยกว่า 13,500 รูเบิล	1,550 ถู./หน่วย	1,500 ถู./หน่วย	1,450 ถู./หน่วย	1400 รอบ/ยูนิต	1350 รอบ/ยูนิต

การเก็บบันทึกบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทใดๆ และเกี่ยวข้องกับการพัฒนาเอกสารจำนวนมาก เอกสารบุคลากรทั้งหมดจะต้องอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ ในกรณีนี้ บริษัทไม่กลัวความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดกฎหมายแรงงาน เช่น การตรวจสอบของรัฐบาล ค่าปรับ การระงับกิจกรรม การถูกตัดสิทธิ์ และข้อพิพาทด้านแรงงานกับพนักงาน แต่ไม่ใช่นายจ้างทุกคนที่ให้ความสำคัญกับความถูกต้องของการจัดการบันทึกบุคลากรและคุณภาพของเอกสารบุคลากรซึ่งส่งผลให้เอกสารเป็นระเบียบ การตรวจสอบบุคลากรจะช่วยระบุข้อผิดพลาดในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรและจัดวางเอกสารตามลำดับ

การตรวจสอบบุคลากรเป็นขั้นตอนในการประเมินระบบการไหลของเอกสารบุคลากรที่พัฒนาขึ้นระหว่างการบำรุงรักษาบันทึกบุคลากร รวมถึงการตรวจสอบความพร้อมของเอกสารบุคลากรที่จำเป็นทั้งหมด และตรวจสอบเอกสารประกอบบุคลากรเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด กฎหมายปัจจุบันสหพันธรัฐรัสเซีย เพื่อลดความเสี่ยงของการลงโทษที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน ตลอดจนความเสี่ยงของข้อพิพาทด้านแรงงานและการร้องเรียนของพนักงาน

การตรวจสอบบุคลากรจะต้องดำเนินการในกรณีต่อไปนี้:

• ในระหว่างการตรวจสอบของรัฐที่กำลังจะมาถึง
• เมื่อเปลี่ยนผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล
• หากมีการคุกคามของการตรวจสอบหลังจากการเลิกจ้างของพนักงานที่ถูกกระทำผิด (การไม่จ่ายค่าจ้าง, โบนัสตรงเวลา, การเลิกจ้างตามความคิดริเริ่มของนายจ้าง)
• เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการบริหารงานของบริษัท
• เมื่อกฎหมายเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถดำเนินการตรวจสอบบุคลากรด้วยตนเองหรือมอบหมายให้บุคคลที่สามก็ได้ มีบริษัทเฉพาะทางที่ดำเนินการตรวจสอบบุคลากร โดยจะทำการตรวจสอบและเขียนรายงานโดยละเอียดซึ่งจะระบุข้อผิดพลาดและการละเมิด ตลอดจนคำแนะนำในการกำจัด แต่บริการของพวกเขามีราคาแพง ดังนั้นไม่ใช่ผู้จัดการทุกคนที่จะตกลงที่จะหันไปหาบริษัทดังกล่าว

ในกรณีนี้ การดำเนินการตรวจสอบเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรด้วยตนเองจะช่วยได้ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องออกคำสั่งให้ดำเนินการตรวจสอบ กำหนดเป้าหมายและกำหนดเวลา และลงทะเบียนบุคคลที่จะดำเนินการตรวจสอบบุคลากรด้วย

หลังจากออกคำสั่งแล้วจำเป็นต้องกำหนดขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบบุคลากร จากคำจำกัดความของการตรวจสอบบุคลากร ขั้นตอนแรกคือการตรวจสอบความพร้อมของเอกสารด้านบุคลากรที่จำเป็นทั้งหมด และขั้นตอนที่สองคือการตรวจสอบการปฏิบัติตามเอกสารด้านบุคลากรตามกฎหมายปัจจุบัน มาดูการตรวจสอบบุคลากรแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียดยิ่งขึ้น

การตรวจสอบความพร้อมของเอกสารบุคลากรที่จำเป็น

นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในกรณีที่ไม่มีเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรที่จำเป็นซึ่งกำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ดังนั้นเมื่อดำเนินการตรวจสอบบุคลากร ขั้นตอนแรกคือการกำหนดรายการเอกสารดังกล่าวและตรวจสอบความพร้อมในบริษัท

เอกสารบุคลากรภาคบังคับสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:

• เอกสารที่จำเป็นสำหรับทุกบริษัท โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทางกฎหมายและสาขากิจกรรม
• เอกสารที่บังคับใช้ภายใต้เงื่อนไขบางประการ

กลุ่มแรกประกอบด้วยเอกสารที่บังคับใช้ในกฎหมายแรงงาน เช่น ข้อบังคับท้องถิ่นซึ่งนายจ้างแต่ละรายพัฒนาขึ้นอย่างเป็นอิสระและสะท้อนถึงสภาพการทำงานในองค์กรที่กำหนด รายการเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในกลุ่มนี้แสดงไว้ในตารางที่ 1

ตารางที่ 1 เอกสารบุคลากรที่จำเป็นสำหรับนายจ้างทุกคน

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน	ศิลปะ. 189, 190 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
คำชี้แจงเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล	ข้อ 8 ข้อ 86 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
คำแนะนำการคุ้มครองแรงงาน	ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 212 ของสหพันธรัฐรัสเซีย
หลักเกณฑ์การจ่ายค่าตอบแทน	ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 135 ของสหพันธรัฐรัสเซีย
ตารางวันหยุด	ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 123 ของสหพันธรัฐรัสเซีย
โต๊ะพนักงาน	ศิลปะ. 57 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
ใบบันทึกเวลา	ศิลปะ. 91, 99 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
คำสั่งกิจกรรมหลัก	คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม T-3 ของมติ Goskomstat หมายเลข 132 ลงวันที่ 25 ธันวาคม 2541 "ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบันทึกการดำเนินการทางการค้า" วรรค 45 ของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียมติหมายเลข 225 ลงวันที่เดือนเมษายน 16 ต.ค. 2546 “เรื่องหนังสืองาน” ฯลฯ .
หนังสือความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น
สมุดใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายสำหรับการบัญชีแบบฟอร์มสมุดงานและเอกสารแทรกในนั้น	ข้อ 40, 41 แห่งพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 "ในหนังสืองาน"
สมุดจดรายการต่างสำหรับการจบการฝึกอบรมความปลอดภัยแรงงาน	ข้อ 2.1.3 แห่งมติของกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและกระทรวงศึกษาธิการของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 12 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2546 ฉบับที่ 1 “ เมื่อได้รับอนุมัติขั้นตอนการฝึกอบรมด้านการคุ้มครองแรงงานและการทดสอบความรู้เกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ข้อกำหนดสำหรับพนักงานขององค์กร”
บันทึกการควบคุม	ตอนที่ 8 ศิลปะ 16 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 26 ธันวาคม 2551 ฉบับที่ 294-FZ "เรื่องการคุ้มครองสิทธิ นิติบุคคลและ ผู้ประกอบการแต่ละรายในการใช้อำนาจควบคุมของรัฐ (การกำกับดูแล) และการควบคุมของเทศบาล"
สัญญาจ้าง	ศิลปะ. 56, 57, 67 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
สมุดงาน	ศิลปะ. 65, 66 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
บัตรประจำตัว	ข้อ 12 ของพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 "ในหนังสืองาน"
คำสั่งสำหรับบุคลากร	ศิลปะ. 62, 68, 84.1 ฯลฯ
คำชี้แจงของพนักงาน	ศิลปะ. 80, 127, 128, 255 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ฯลฯ

กลุ่มที่สองประกอบด้วยเอกสารที่มีผลบังคับใช้หากมี เงื่อนไขบางประการซึ่งอาจถูกกำหนดโดยข้อมูลเฉพาะขององค์กร หรือหากเอกสารเหล่านี้อ้างอิงในสัญญาจ้างงาน ข้อบังคับท้องถิ่น หรือเอกสารอื่นๆ รายการเอกสารดังกล่าวแสดงไว้ในตารางที่ 2

ตารางที่ 2 เอกสารที่อาจมีผลบังคับใช้หากตรงตามเงื่อนไขบางประการ

เอกสาร	เงื่อนไขที่เอกสารมีผลผูกพัน
รายละเอียดงาน
กฎระเบียบเกี่ยวกับโบนัส	หากไม่ได้ระบุระบบสิ่งจูงใจที่เป็นสาระสำคัญไว้ในสัญญาจ้าง ข้อตกลงร่วม ระเบียบว่าด้วยค่าตอบแทนหรือระเบียบแรงงานภายใน
รายชื่อตำแหน่งคนงานที่มีชั่วโมงทำงานไม่ปกติ	หากองค์กรมีรูปแบบการดำเนินงานดังกล่าว
กำหนดการกะ	หากองค์กรได้แนะนำงานกะ
หลักเกณฑ์การไม่เปิดเผยความลับทางการค้า	หากสัญญาจ้างกำหนดให้พนักงานต้องรักษาความลับทางการค้า
ข้อตกลงร่วมกัน	หากมีการตกลงกันเรื่องนี้ระหว่างลูกจ้างกับนายจ้าง
ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดร่วมกัน	หากองค์กรดำเนินงานตามรายการงานในระหว่างการปฏิบัติงานซึ่งอาจมีการแนะนำความรับผิดทางการเงินแบบกลุ่ม (ทีม) เต็มรูปแบบ
ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดชอบทางการเงินส่วนบุคคลเต็มรูปแบบ	หากองค์กรมีพนักงาน-ผู้รับผิดชอบทางการเงิน

นายจ้างยังสามารถอนุมัติกฎระเบียบท้องถิ่นอื่นๆ ได้ ซึ่งข้อบังคับดังกล่าวไม่ได้ระบุไว้ในกฎหมายแรงงาน แต่สามารถช่วยในการทำงานได้อย่างมาก เช่น กฎระเบียบของแผนก บุคลากร การรับรอง ฯลฯ

การดำเนินการขั้นสุดท้ายของขั้นตอนแรกของการตรวจสอบบุคลากรคือการกระทบยอดเอกสาร - มีเอกสารใดบ้างและต้องได้รับการพัฒนา เพื่อความสะดวกสามารถสรุปผลการกระทบยอดเป็นตารางได้ (ตารางที่ 3)

ตารางที่ 3 การกระทบยอดเอกสาร

การตรวจสอบเอกสาร

หลังจากที่เราได้พิจารณารายการเอกสารที่จำเป็นและตรวจสอบความพร้อมแล้ว ก็จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการตลอดจนการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ดังนั้นในขั้นตอนนี้จึงมีการตรวจสอบเนื้อหาของเอกสารบุคลากร ตรวจสอบเอกสารทั้งหมดที่บริษัทมี

เมื่อทบทวนกฎระเบียบท้องถิ่น จำเป็นต้องตรวจสอบว่าไม่ทำให้สถานการณ์ของคนงานแย่ลงเมื่อเปรียบเทียบกับกฎหมายแรงงาน และเปิดเผยสภาพการทำงานของบริษัท พนักงานทุกคนจะต้องคุ้นเคยกับกฎระเบียบท้องถิ่นเกี่ยวกับการลงนาม เมื่อตรวจสอบกฎระเบียบท้องถิ่นจำเป็นต้องใช้บทความที่เกี่ยวข้องของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

พนักงานแต่ละคนจะต้องลงนามยินยอมในการประมวลผลและถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลของเขา หากมีการออกใบรับรองให้กับพนักงานตามคำร้องขอของเขา พนักงานจะต้องเขียนหนังสือยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลของเขาไปยังบุคคลที่สาม

ตารางวันหยุดจะต้องระบุไม่เพียง แต่วันหยุดพักผ่อนที่วางแผนไว้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงบันทึกเกี่ยวกับวันหยุดพักผ่อนจริงและการเลื่อนวันหยุดพักผ่อนด้วย พนักงานจะต้องได้รับแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรถึงวันเริ่มลาล่วงหน้าสองสัปดาห์

องค์กรจะต้องมีตารางการรับพนักงานที่ทันสมัย ​​ซึ่งได้รับการอนุมัติตามคำสั่ง หากมีการเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงาน จะต้องออกคำสั่งให้แก้ไขตารางการรับพนักงาน

เอกสารบันทึกเวลาต้องเป็นข้อมูลในแต่ละเดือน เอกสารบันทึกเวลาจะต้องแสดงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานทุกคน (วันหยุด การลาป่วย การขาดงาน ฯลฯ)

เมื่อตรวจสอบเอกสารการบริหารจำเป็นต้องตรวจสอบว่าคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรถูกจัดเก็บแยกต่างหากจากคำสั่งซื้อสำหรับกิจกรรมหลัก หากบริษัทไม่ได้ใช้ แบบฟอร์มรวมเอกสารแต่ได้พัฒนาและใช้แบบฟอร์มของตนเองแล้วแบบฟอร์มเอกสารเหล่านี้ต้องได้รับอนุมัติตามคำสั่งของหัวหน้าบริษัท

เมื่อตรวจสอบบันทึกการทำงานจำเป็นต้องตรวจสอบการมีอยู่ของคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักที่แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน สมุดงานทั้งหมดจะต้องลงทะเบียนในสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น ต้องมีหนังสือทุกเล่มและรายการทั้งหมดจะต้องทำในนั้น (การรับ การโอน รางวัล) ส่วนแทรกจะต้องเย็บเป็นสมุดงาน . นายจ้างจะต้องซื้อแบบสมุดงานและแทรกด้วยตนเองและบันทึกไว้ในสมุดใบเสร็จรับเงินและรายจ่ายสำหรับการบัญชีแบบสมุดงานและแทรกในนั้น แบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกจะต้องเก็บไว้ในแผนกบัญชีซึ่งดูแลสมุดรายรับและรายจ่าย การโอนแบบฟอร์มไปยังฝ่ายบุคคลจะดำเนินการตามบันทึกภายในหรือการร้องขอจากผู้รับผิดชอบในการดูแลสมุดงาน สมุดงานและส่วนแทรกใหม่จะออกให้กับพนักงานตามใบสมัครของพวกเขา

สัญญาการจ้างงานจะต้องสรุปกับพนักงานแต่ละคนเนื้อหาของสัญญาการจ้างงานจะต้องเป็นไปตามมาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียนั่นคือสัญญาการจ้างงานอย่างน้อยจะต้องระบุข้อมูลและเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในนี้ บทความ.

ใส่ใจกับการกรอกบัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกต้อง ต้องมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ต้องมีบัตรสำหรับพนักงานแต่ละคน บัตรส่วนบุคคลจะต้องระบุรหัสและพนักงานจะต้องคุ้นเคยกับข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการรับเข้าและการโอนตามลายเซ็น

ทะเบียนบุคลากรทั้งหมดจะต้องมีหมายเลข เย็บ และปิดผนึกด้วยตราประทับและลายเซ็นของหัวหน้าบริษัท และสมุดบันทึกการเคลื่อนย้ายสมุดงานและใบแทรกในนั้น และสมุดใบเสร็จรับเงินและรายจ่ายสำหรับการบัญชีรูปแบบสมุดงานและ ส่วนแทรกในนั้นถูกปิดผนึกหรือปิดผนึกด้วยตราประทับขี้ผึ้ง

การลงทะเบียนผลการตรวจสอบบุคลากร

จากผลการตรวจสอบบุคลากรบุคคลที่ดำเนินการตรวจสอบจะจัดทำรายงานผลการตรวจสอบ รายงานการตรวจสอบด้านทรัพยากรบุคคลจะแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุและมาตรการที่จำเป็นในการกำจัดข้อผิดพลาดเหล่านี้ สรุปผลเกี่ยวกับสถานะของบันทึกด้านทรัพยากรบุคคล และความเสี่ยงที่บริษัทเผชิญ

รายงานสามารถแบ่งออกเป็นสองช่วงตึก

ในบล็อกแรก อธิบายผลลัพธ์ของการตรวจสอบเอกสารบุคลากรบังคับสำหรับบริษัท (กฎระเบียบท้องถิ่น คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก ตารางการรับพนักงาน ตารางวันหยุด ฯลฯ)

ในบล็อกที่สอง ให้จดผลการตรวจสอบเอกสารในกรณีของพนักงานแต่ละคน (สัญญาจ้าง บัตรประจำตัว การทำความคุ้นเคยกับกฎระเบียบท้องถิ่น สมุดงาน)

กรณีศึกษา:

จากผลการตรวจสอบบุคลากรที่เราดำเนินการกับลูกค้าของบริษัทของเรา มีการระบุการละเมิดบันทึกบุคลากรและสถานการณ์ความเสี่ยงบางประการ:

• ไม่มีข้อบังคับท้องถิ่นบังคับ
• ไม่มีเอกสารบนโต๊ะพนักงาน
• ไม่มีตารางวันหยุด
• ไม่มีใบบันทึกเวลา
• ไม่มีบันทึกบุคลากรที่บังคับ
• ไม่มีคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักของบันทึกบุคลากร
• ไม่มีคำสั่งให้บุคลากร
• ไม่มีบัตรพนักงานส่วนบุคคล
• ไม่มีเอกสารยืนยันความคุ้นเคยกับกฎระเบียบท้องถิ่น
• ไม่มีความยินยอมในการประมวลผลและถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคล
• ไม่มีคำอธิบายลักษณะงานที่กำหนดไว้อย่างถูกต้องสำหรับพนักงาน แม้ว่าสัญญาจ้างงานจะอ้างอิงถึงลักษณะงานก็ตาม
• ผู้รับผิดชอบของบริษัทยังไม่ได้รับการตรวจสอบการตัดสิทธิ์
• เกิดข้อผิดพลาดในเนื้อหาของสัญญาจ้างงาน เช่น ไม่มีรายละเอียดหนังสือเดินทางของพนักงานและ TIN ของนายจ้าง ไม่มีข้อกำหนดสำหรับ ประกันภาคบังคับพนักงานไม่ระบุความถี่และวันที่จ่ายค่าจ้างและไม่ระบุวันเริ่มงาน
• บันทึกการทำงานของคนงานได้รับการดูแลอย่างไม่ถูกต้อง กล่าวคือ ในหลาย ๆ หนังสืองานยังไม่มีการรับสมัครและการโอน รายการเข้าในหนังสือไม่ถูกต้อง

เพื่อกำจัดการละเมิดเหล่านี้ เราได้เขียนรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับผลการตรวจสอบบุคลากรและให้คำแนะนำในการแก้ไขสำหรับการละเมิดแต่ละครั้ง เป็นผลให้ลูกค้าจัดเอกสารได้อย่างรวดเร็วตามคำแนะนำโดยละเอียด

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการตรวจสอบบุคลากรเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดบันทึกบุคลากร ผู้จัดการหลายคนเชื่อว่าการตรวจสอบบุคลากรเป็นขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและมีราคาแพง แต่นี่เป็นความเห็นที่ผิด เนื่องจากการดำเนินการตรวจสอบบุคลากรจะช่วยระบุสถานะที่แท้จริงของกิจการ ระบุการละเมิดและข้อผิดพลาด การเปลี่ยนแปลงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกฎหมายแรงงาน ความซับซ้อนของการบังคับใช้ที่ถูกต้อง การตรวจนายจ้างโดยพนักงานตรวจแรงงานและหน่วยงานกำกับดูแลอื่น ๆ บ่อยขึ้น ความรับผิดที่เข้มงวดมากขึ้นสำหรับการละเมิด สิทธิแรงงานพนักงานระบุถึงความจำเป็นในการตรวจสอบบุคลากร การตรวจสอบบุคลากรสามารถดำเนินการได้ด้วยตัวเอง และบทความนี้จะอธิบายขั้นตอนการดำเนินการ