นายจ้างได้สูญเสียสัญญาจ้างลูกจ้าง วิธีคืนสัญญาหากสูญหาย กฎหมายใดบ้างที่ควบคุมการจัดเก็บบันทึกแรงงาน?

สัญญาจ้างงาน คือ ข้อตกลงระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างตามที่นายจ้างตกลงให้ลูกจ้างทำงานตามหน้าที่แรงงานที่กำหนด เพื่อให้แน่ใจว่าสภาพการทำงานที่กำหนดไว้สำหรับ กฎหมายแรงงานและการกระทำอื่นที่มีบรรทัดฐาน กฎหมายแรงงาน, ข้อตกลงร่วมกัน,ข้อตกลงท้องถิ่น กฎระเบียบและข้อตกลงนี้อย่างทันท่วงทีและใน ขนาดเต็มจ่ายเงินเดือนให้พนักงานและเขาปฏิบัติตามเงื่อนไขของข้อตกลงนี้เป็นการส่วนตัว ฟังก์ชั่นแรงงานปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านแรงงานภายในที่บังคับใช้ ของนายจ้างรายนี้(มาตรา 56 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ข้อสรุปบังคับ สัญญาจ้างงานที่กำหนดไว้ในมาตรา 16, 56, 57, 67 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
ขั้นตอนการคืนสัญญาจ้างงานไม่ได้กำหนดขึ้นตามข้อบังคับ ดังนั้น เราเชื่อว่าหากสัญญาจ้างงานถูกเก็บรักษาไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องออกสัญญาจ้างงานซ้ำกัน ในกรณีนี้ เอกสารที่ซ้ำกันจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดในการจัดทำสัญญาจ้างงาน และต้องเหมือนกับสำเนาสัญญาจ้างงานที่สูญหาย
ถ้า แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ไม่มีสัญญาจ้างงาน เราแนะนำให้ทำสัญญาจ้างใหม่ ในกรณีนี้ ให้ระบุวันที่ปัจจุบันของการสรุปสัญญาและวันที่เริ่มต้น แรงงานสัมพันธ์- เมื่อพนักงานได้รับการว่าจ้างจากองค์กร นอกจากนี้เราขอแนะนำให้ระบุในข้อความของสัญญาจ้างว่าได้ข้อสรุปเพื่อทดแทนอันที่สูญหายเนื่องจากไฟไหม้

ความแตกต่างและรายละเอียดปลีกย่อย ปัญหาด้านบุคลากรองค์กร: วิธีที่นายจ้างสามารถดำเนินการกู้คืนเอกสารบุคลากรได้อย่างถูกต้องหากสูญหาย - อ่านบทความ

คำถาม:พนักงานคนนี้ทำงานในบริษัทของเรามาตั้งแต่ปี 2547 ในขณะนี้ มีการค้นพบว่าเอกสารสำคัญของเราไม่มีข้อตกลงการจ้างงานและคำสั่งจ้างพนักงานรายนี้ (อาจสูญหายไป) บอกฉันว่าจะทำอย่างไรในสถานการณ์เช่นนี้? กู้คืนเอกสารหรือสร้างเอกสารใหม่?

คำตอบ:ศิลปะ. 8 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

อเล็กซานเดอร์ โซโรคิน ตอบว่า

คำแนะนำ ".

หากสัญญาการจ้างงานสูญหายคุณสามารถออกสำเนาได้ - สำเนาเอกสารต้นฉบับซ้ำ (GOST R 7.0.8-2013) ในกรณีนี้จำเป็นต้องระบุตามเอกสารที่จัดทำขึ้นอย่างไรและภายในกรอบเวลาใดที่จะแล้วเสร็จ ตัวอย่างเช่น นายจ้างอาจกำหนดว่าสำเนาสัญญาจ้างงานที่สูญหายจะได้รับการกู้คืนโดยอิงจากสำเนาของลูกจ้าง หากพนักงานไม่มีสำเนาสัญญาจ้างงาน คุณมีสิทธิ์จัดทำและสรุปสัญญาจ้างงานฉบับใหม่กับพนักงาน แทนที่จะทำสำเนา เราขอแนะนำให้คุณรวมไว้ในข้อความของข้อมูลสัญญาฉบับใหม่ที่สรุปเพื่อทดแทนสัญญาที่สูญหาย

หากพนักงานได้รับเงินเดือน ก็หมายความว่าอย่างน้อยที่สุดจะมีการออกคำสั่งจ้างงานในโปรแกรม คุณต้องพิมพ์ออกมา ลงนามกับผู้จัดการ จากนั้นกับพนักงานเอง (มาตรา 84.1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ควรระบุวันที่ทำความคุ้นเคยกับเอกสารจริงมากกว่า

เหตุผล

จะทำอย่างไรถ้าคุณสูญเสียสัญญาจ้างงาน? จะออกสำเนาหรือทำซ้ำได้อย่างไร?

นายจ้างจะคืนสัญญาจ้างงานได้อย่างไรหากสัญญาจ้างสูญหายไปจำนวนมาก?

องค์กรของเราได้ย้ายไปที่สำนักงานอื่น ในระหว่างการย้ายเอกสารบุคลากรจำนวนมากสูญหาย โดยเฉพาะสัญญาจ้างงานทั้งหมด พวกเขาจะคืนค่าได้อย่างไร?

กฎหมายแรงงานไม่ได้กำหนดขั้นตอนการคืนสถานะสัญญาจ้างงาน ในเรื่องนี้นายจ้างควรพัฒนาอย่างอิสระเช่นเพิ่มส่วนที่เกี่ยวข้องในกฎเกณฑ์แรงงานภายในหรือคำแนะนำในการบริหารงานบุคคลหรือจัดทำพระราชบัญญัติกำกับดูแลท้องถิ่นแยกต่างหากสำหรับปัญหานี้ (มาตรา 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของ สหพันธรัฐรัสเซีย)

ดังนั้นจึงสามารถระบุได้ว่าในกรณีที่สัญญาการจ้างงานสูญหายจะมีการร่างสำเนาที่ซ้ำกัน - สำเนาเอกสารต้นฉบับซ้ำ (GOST R 7.0.8-2013) ในกรณีนี้จำเป็นต้องระบุตามเอกสารที่จัดทำขึ้นอย่างไรและภายในกรอบเวลาใดที่จะแล้วเสร็จ

ตัวอย่างเช่น นายจ้างอาจกำหนดว่าสำเนาสัญญาจ้างงานที่สูญหายนั้นจะได้รับการกู้คืนโดยอิงจากสำเนาของลูกจ้าง ในการดำเนินการนี้ เขามีสิทธิ์ขอสัญญาจ้างงานจากพนักงานภายในสามวันทำการนับจากเวลาที่ตรวจพบการสูญเสีย* ตามสัญญาเหล่านี้ นายจ้างจะต้องจัดทำสำเนากระดาษและส่งสำเนาให้กับลูกจ้าง เพื่อดำเนินการดังกล่าว เขาสามารถกำหนดระยะเวลา เช่น ห้าวันทำการ

หากนายจ้างโอนสำเนาสัญญาจ้างเพิ่มเติมไปที่ มุมมองอิเล็กทรอนิกส์เขาสามารถกำหนดสิ่งที่อยู่บนพื้นฐานของสิ่งเหล่านี้ในกฎหมายท้องถิ่นได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีการจัดทำสำเนาสัญญากระดาษขึ้นมา ในกรณีนี้ ไม่จำเป็นต้องขอสำเนาสัญญาที่พนักงานถือไว้ ซึ่งหมายความว่าสามารถหลีกเลี่ยงได้ ปริมาณที่เพิ่มขึ้นการไหลของเอกสาร

จะออกสัญญาจ้างซ้ำได้อย่างไร?

สัญญาจ้างงานทั้งสองฉบับสูญหาย ในเรื่องนี้มีการตัดสินใจที่จะออกสำเนาซ้ำ ทำอย่างไรให้ถูกต้อง?

ความสนใจ!

กำหนดเวลาในการจัดทำสัญญาจ้างงานซ้ำไม่ได้ระบุไว้ในกฎหมายแรงงานดังนั้นจึงเป็นอะไรก็ได้ สิ่งสำคัญคือมันสมเหตุสมผลและไม่ลากไปเป็นเวลาหลายเดือน

ขั้นตอนการลงทะเบียนสำเนาสัญญาจ้างงานไม่ได้ถูกกำหนดไว้ในกฎหมาย ดังนั้นนายจ้างมีสิทธิที่จะกำหนดขั้นตอนนี้ด้วยตนเองเช่นโดยการประดิษฐานไว้ในกฎหมายท้องถิ่น (มาตรา 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เมื่อกำหนดขั้นตอนการประมวลผลรายการที่ซ้ำกัน นายจ้างควรคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้ เนื่องจากสัญญาจ้างงานได้สรุปแล้วใน ในการเขียนในสองชุดซึ่งแต่ละฉบับลงนามโดยทั้งสองฝ่าย (ส่วนหนึ่งของมาตรา 67 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) จากนั้นสำเนาที่สูญหายจะต้องดำเนินการในรูปแบบเดียวกัน กล่าวคือนายจ้างควรทำสำเนาสองรายการเข้ามา แบบฟอร์มกระดาษโดยแต่ละอันระบุรายละเอียดของคุณและรายละเอียดของพนักงาน สำเนาทั้งสองฉบับจะต้องลงนามโดยทั้งสองฝ่าย นอกจากนี้ ลูกจ้างจะต้องลงลายมือชื่อเพิ่มเติมในสำเนาของนายจ้าง เพื่อยืนยันการรับสำเนาของเขา*

นอกจากนี้ต้องจำไว้ว่าเนื้อหาของสำเนาจะต้องเหมือนกันกับเนื้อหาของสัญญาจ้างที่สูญหาย กล่าวคือต้องมีข้อมูลและเงื่อนไขเหมือนกับต้นฉบับ ขอให้เราระลึกว่าข้อมูลและเงื่อนไขที่ต้องระบุในสัญญาจ้างมีระบุไว้ในมาตรา 57 รหัสแรงงาน.

แต่นายจ้างสามารถรับข้อมูลและเงื่อนไขนี้ได้ที่ไหน? นายจ้างสามารถเรียกคืนได้ตามคำสั่งการจ้างงานและการโอน ข้อตกลงเพิ่มเติมในสัญญาจ้าง สมุดงาน บัตรประจำตัวของพนักงาน และเอกสารอื่น ๆ ที่มีอยู่*

เป็นไปได้ไหมที่จะสรุปสัญญาจ้างงานอีกครั้ง?

ไม่พบสำเนาสัญญาจ้างงานกับพนักงานในบุคลากร พนักงานก็ไม่มีสำเนาด้วย เป็นไปได้ไหมที่จะไม่ร่างสัญญาจ้างงานซ้ำ แต่ต้องสรุปอีกครั้ง*

ใช่คุณสามารถ เนื่องจากกฎหมายไม่ได้กำหนดขั้นตอนในการคืนสัญญาจ้างงานซึ่งหมายความว่านายจ้างมีสิทธิ์เลือกได้อย่างอิสระว่าจะทำอย่างไรหากสูญหาย ดังนั้นหากสูญหายทั้งสองฉบับนายจ้างมีสิทธิจัดทำและทำสัญญาจ้างฉบับใหม่กับลูกจ้างได้แทนการทำสำเนา* ในกรณีนี้เขาจะต้องคำนึงถึงเงื่อนไขและข้อมูลที่ระบุไว้ในต้นฉบับ สัญญาการจ้างงาน (มาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

สำหรับวันที่สรุปสัญญาควรระบุวันที่ลงนามจริงและควรระบุวันที่จ้างพนักงานเพิ่มเติมเป็นย่อหน้าแยกต่างหาก นอกจากนี้ เราขอแนะนำให้ข้อความในสัญญาฉบับใหม่รวมข้อมูลที่สรุปไว้เพื่อทดแทนสัญญาที่สูญหาย*

วิธีการคืนค่า การจัดการบันทึกบุคลากรหลังจากรุ่นก่อน

วิธีการกู้คืนเอกสารที่หายไป

หากคุณไม่พบเอกสารที่จำเป็นบนกระดาษ อาจเป็นไปได้ว่าเอกสารเหล่านั้นอยู่ในคอมพิวเตอร์ มิฉะนั้น กรณีที่หายไปจะต้องได้รับการกู้คืนตั้งแต่ต้น เป็นไปได้ว่ากระดาษที่ถูกดึงออกจากการหมุนเวียนบุคลากรถูกทำลาย ในกรณีนี้ให้จัดทำการทำลายเอกสารโดยมีระยะเวลาการจัดเก็บที่หมดอายุ ด้วยวิธีนี้ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบจะมีเหตุผลน้อยลงในการทำให้องค์กรต้องรับผิดชอบ ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเฉพาะสำหรับการกู้คืนเอกสารแต่ละฉบับมีดังต่อไปนี้

สัญญาการจ้างงานหากไม่ได้สรุปเป็นลายลักษณ์อักษร สัญญาจะต้องจัดทำเป็นสองชุด ซึ่งหนึ่งในนั้นจะต้องมอบให้กับพนักงาน (มาตรา 67 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ระบุวันที่สรุปปัจจุบัน ณ เวลาที่ลงนามในสัญญาและระบุวันที่เริ่มต้นงานจริงในข้อความของเอกสาร

หากมีการสรุปสัญญาการจ้างงานเมื่อมีการว่าจ้างและเงื่อนไขของสัญญาเปลี่ยนไป แต่ไม่ได้บันทึกไว้ที่ใดก็จำเป็นต้องสะท้อนการเปลี่ยนแปลงในข้อตกลงเพิ่มเติม ระบุว่าข้อกำหนดใหม่เริ่มมีผลบังคับใช้เมื่อใด

คำสั่งจ้างและเลิกจ้างหากพนักงานได้รับเงินเดือน ก็หมายความว่าอย่างน้อยที่สุดจะมีการออกคำสั่งจ้างและเลิกจ้างในโปรแกรม คุณต้องพิมพ์ออกมา ลงนามกับผู้จัดการ จากนั้นกับพนักงานเอง (มาตรา 84.1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) การกำหนดวันที่จริงในการทำความคุ้นเคยกับเอกสารนั้นถูกต้องมากกว่า * หากพนักงานลาออกแล้วหรือปฏิเสธที่จะลงนามในคำสั่งให้สะท้อนสิ่งนี้ในการกระทำที่เหมาะสม จดบันทึกคำสั่งด้วยว่าไม่สามารถรับลายเซ็นของพนักงานได้

อเล็กซานเดอร์ โซโรคิน ตอบว่า

รองหัวหน้าแผนกควบคุมการปฏิบัติงานของ Federal Tax Service แห่งรัสเซีย

“ระบบการชำระด้วยเงินสดควรใช้เฉพาะในกรณีที่ผู้ขายจัดเตรียมแผนการผ่อนผันหรือผ่อนชำระให้กับผู้ซื้อ รวมถึงพนักงานของผู้ซื้อเพื่อชำระค่าสินค้า งาน และบริการ ตามข้อมูลของ Federal Tax Service เป็นกรณีเหล่านี้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาและการชำระคืนเงินกู้เพื่อชำระค่าสินค้างานและบริการ หากองค์กรออกเงินกู้เงินสด ได้รับการชำระคืนเงินกู้ดังกล่าว หรือตนเองได้รับและชำระคืนเงินกู้ อย่าใช้เครื่องบันทึกเงินสด เมื่อคุณจำเป็นต้องเจาะเช็คจริงๆ ให้ดูที่

สาระสำคัญของปัญหา:

ลูกจ้างและนายจ้างสูญเสียสำเนาสัญญาจ้างงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งสรุปในปี 2548 ทั้งสองฉบับ มีเพียงข้อตกลงเพิ่มเติมในสัญญาจ้างงานเท่านั้น

คำถามเกิดขึ้น:

สัญญาจ้างที่เสียไปจะคืนมาได้อย่างไร และจำเป็นหรือไม่?

คำตอบ: (วัสดุที่จัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญ ACG "Panacea PROF" L.V. Popov)

คู่สัญญา (นายจ้างและลูกจ้าง) ต้องใช้มาตรการที่เป็นไปได้เพื่อเรียกคืนสำเนาสัญญาการจ้างงานที่สูญหาย
ขั้นตอนในการเรียกคืนสัญญาการจ้างงานที่สูญเสียไปโดยทั้งสองฝ่ายไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมายปัจจุบัน หากทั้งสองฝ่ายสูญเสียต้นฉบับของสัญญาจ้างงานนายจ้างมีสิทธิที่จะออกสำเนาได้

เหตุผล: สัญญาจ้างงานเป็นข้อตกลงระหว่างนายจ้างและลูกจ้างตามที่นายจ้างรับหน้าที่จัดหางานให้ลูกจ้างตามหน้าที่แรงงานที่ระบุ เพื่อจัดให้มีสภาพการทำงานตามที่กฎหมายแรงงานกำหนดและกฎหมายอื่น ๆ ที่มีกฎหมายแรงงานกำหนด บรรทัดฐาน ข้อตกลงร่วม ข้อตกลง ข้อบังคับท้องถิ่น และข้อตกลงนี้ จ่ายเงินให้พนักงานตรงเวลาและเต็มจำนวน ค่าจ้างและพนักงาน - เพื่อปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานที่กำหนดโดยข้อตกลงนี้เป็นการส่วนตัวเพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบด้านแรงงานภายในที่บังคับใช้สำหรับนายจ้างรายนี้ (มาตรา 56 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับรูปแบบของสัญญาจ้างงานระบุไว้ในส่วนที่ 1 ของมาตรา 67 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย: นี่คือบทสรุปของสัญญาการจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษรในเอกสารอย่างน้อยสองชุดที่ลงนามโดยทั้งสองฝ่ายเกี่ยวกับความสัมพันธ์ด้านแรงงาน
ภาระผูกพันที่จะต้องมีสัญญาจ้างงานระบุไว้ในมาตรา ศิลปะ. 16, 56, 57, 67 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

จากคำถามนี้ สำเนาสัญญาการจ้างงานทั้งสองฉบับจะสูญหายไป มีเพียงข้อตกลงเพิ่มเติมเท่านั้น ในประเด็นนี้ เราเชื่อว่าทั้งสองฝ่าย (นายจ้างและลูกจ้าง) ควรใช้มาตรการที่เป็นไปได้เพื่อเรียกคืนสำเนาสัญญาจ้างงานที่สูญหาย
ขั้นตอนในการเรียกคืนสัญญาการจ้างงานที่สูญเสียไปโดยทั้งสองฝ่ายไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมายปัจจุบัน
หากสำเนาต้นฉบับของสัญญาจ้างงานสูญหาย (สูญหาย) จะถูกแทนที่ด้วยสำเนา นั่นคือสำเนาที่สองของเอกสารที่มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับต้นฉบับ (ข้อ 28 ส่วนที่ 2.1 “ข้อกำหนดที่เป็นมาตรฐานพร้อมคำจำกัดความ แนวคิดทั่วไป" มาตรฐานของรัฐ สหพันธรัฐรัสเซีย GOST R 51141-98 "การจัดการและการเก็บถาวรสำนักงานข้อกำหนดและคำจำกัดความ" ได้รับการอนุมัติโดยมติมาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 N 28)

ไม่มีขั้นตอนที่กำหนดไว้ตามกฎหมายในการออกสำเนาสัญญาจ้างงานในทางตรงกันข้ามกับขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการออกสำเนาสมุดงานที่สูญหาย (ข้อ 31, 33, 34 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บ บันทึกการทำงานการผลิตแบบฟอร์มสมุดงานและจัดเตรียมให้กับนายจ้างซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 N 225)
ตามกฎแล้ว องค์กรที่ออกต้นฉบับหรือผู้สืบทอดตามกฎหมายจะทำและออกสำเนาที่ซ้ำกัน ในกรณีนี้ เอกสารที่ซ้ำกันจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดในการจัดทำสัญญาจ้างงาน และต้องเหมือนกับสำเนาสัญญาจ้างงานที่สูญหาย

สัญญาการจ้างงานที่สูญหายโดยทั้งสองฝ่ายสามารถเรียกคืนได้บนพื้นฐานของคำสั่งการจ้างงานโดยคำนึงถึงสิ่งที่มีอยู่ ข้อตกลงเพิ่มเติมรายการในสมุดงานในบัตรส่วนตัวของพนักงานและเอกสารอื่น ๆ ก็ถูกนำมาพิจารณาด้วย
ดังนั้นหากทั้งสองฝ่ายสูญเสียต้นฉบับของสัญญาจ้างงานนายจ้างก็มีสิทธิที่จะออกสำเนาได้

นี้และการให้คำปรึกษาอื่น ๆ เกี่ยวกับ ประเด็นเฉพาะคุณจะพบใน ธนาคารข้อมูล“คำถามและคำตอบ” ของระบบ “ConsultantPlus”

คำถาม

ที่ การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลปรากฎว่านายจ้างและลูกจ้างไม่มีสัญญาจ้างงานฉบับเดียวที่ลงนามกับลูกจ้าง วิธีที่ถูกต้องในการเรียกคืนเอกสารด้านบุคลากรในขณะนี้และสรุปสัญญาจ้างงานและคำสั่งจ้างงานกับทุกคนคืออะไร?

คำตอบ

ขั้นตอนการคืนสถานะสัญญาจ้างงานไม่ได้กำหนดไว้ในข้อบังคับ

ขอแนะนำให้ทำสัญญาจ้างใหม่ ในกรณีนี้ ให้ระบุวันที่ปัจจุบันของการสรุปสัญญา และวันที่เริ่มต้นของความสัมพันธ์ในการจ้างงาน - เมื่อองค์กรจ้างพนักงาน ในการเรียกคืนเอกสาร แนะนำให้นายจ้างออกคำสั่งเกี่ยวกับการสูญหายของเอกสาร รายการเอกสารที่สูญหาย ระยะเวลาในการเรียกคืน และระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการกู้คืนเอกสารด้านบุคลากร คำสั่งนี้สามารถออกได้ตามสำนักงานหรือรายงานของผู้รับผิดชอบซึ่งบันทึกข้อเท็จจริงของการไม่มีสัญญาจ้างงาน

เหตุผล

ปัญหาในการจัดการจัดเก็บ การได้มา การบัญชี และการใช้เอกสารได้รับการควบคุมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 22 ตุลาคม 2547 N 125-FZ (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 18 มิถุนายน 2560) “ว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย” กฎระเบียบทางกฎหมายขั้นตอนและเงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารบุคลากรดำเนินการตามรายการการจัดการมาตรฐาน เอกสารสำคัญสร้างขึ้นในกระบวนการของกิจกรรม หน่วยงานภาครัฐ,อวัยวะ รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 N 558 ส่วนที่ 8 "การจัดหาพนักงาน" ของรายการที่ระบุประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลรวมถึงสำเนาคำสั่งของพนักงาน องค์กรมีหน้าที่ต้องรับรองความปลอดภัยของเอกสารเก็บถาวรรวมถึงเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรในช่วงระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนดโดยกฎหมายของรัฐบาลกลาง การดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซีย รวมถึงรายการเอกสารที่ระบุไว้ในศิลปะ 23 กฎหมายของรัฐบาลกลางเอ็น 125-FZ. เอกสารเหล่านี้มีอายุการเก็บรักษา 75 ปี ระยะเวลาการจัดเก็บ 1 ปีถูกกำหนดไว้สำหรับตารางวันหยุดและ 3 ปีสำหรับเอกสารวันหยุดอื่นๆ

ดังนั้นในกรณีที่เอกสารบุคลากรที่มีลายเซ็นของพนักงานสูญหาย นายจ้างควรเรียกคืนเอกสารดังกล่าวตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา กฎหมายปัจจุบันกำหนดภาระผูกพันแก่นายจ้างในการรับรองความปลอดภัยของเอกสารบุคลากร

ขั้นตอนการคืนสถานะสัญญาจ้างงานไม่ได้กำหนดไว้ในข้อบังคับ

ในการเรียกคืนเอกสารแนะนำให้นายจ้างออกคำสั่งเกี่ยวกับสาเหตุของการสูญหายของเอกสารรายการเอกสารที่สูญหายกรอบเวลาในการเรียกคืนและระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการกู้คืนเอกสารด้านบุคลากร คำสั่งนี้สามารถออกได้ตามสำนักงานหรือรายงานของผู้รับผิดชอบซึ่งบันทึกข้อเท็จจริงของการไม่มีสัญญาจ้างงาน (และหากเป็นไปได้เหตุผลของการสูญเสีย)

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญจากหน่วยงานกำกับดูแล (ดู คำถาม: มีเหตุเพลิงไหม้ในสำนักงานของเรา ก็แค่นั้นแหละ เอกสารบุคลากรสูญหาย. ด้วยการเรียกคืนบันทึกการทำงาน เราได้แก้ไขปัญหานี้แล้ว เราไม่รู้วิธีเรียกคืนสำเนาสัญญาจ้างงาน สถานการณ์มีความซับซ้อนมากขึ้นจากการสูญเสียสำเนาสัญญาจ้างงานของพนักงานบางคน จะทำอย่างไรในสถานการณ์เช่นนี้? (“ฝ่ายทรัพยากรบุคคล องค์กรการค้า", 2014, N 2) (ที่ปรึกษาพลัส)) หากบันทึกสัญญาจ้างงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะต้องออกสัญญาจ้างงานซ้ำ ในกรณีนี้ เอกสารที่ซ้ำกันจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดในการจัดทำสัญญาจ้างงาน และต้องเหมือนกับสำเนาสัญญาจ้างงานที่สูญหาย หากไม่มีสัญญาการจ้างงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาแนะนำให้ทำสัญญาจ้างฉบับใหม่ ในกรณีนี้ ให้ระบุวันที่ปัจจุบันของการสรุปสัญญา และวันที่เริ่มต้นของความสัมพันธ์ในการจ้างงาน - เมื่อองค์กรจ้างพนักงาน นอกจากนี้เราขอแนะนำให้ระบุในข้อความของสัญญาการจ้างงานว่าได้ข้อสรุปเพื่อทดแทนสัญญาที่สูญหาย

ในความเห็นของเรา ตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับนายจ้างคือตัวเลือกที่สอง เนื่องจากกฎหมายแรงงานในปัจจุบันไม่ได้กำหนดความเป็นไปได้ในการออกสัญญาจ้างงานซ้ำ (เช่น ความเป็นไปได้ในการออกสมุดงานซ้ำ)

เราขอแนะนำ:ทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาที่โพสต์ใน SPS ConsultantPlus เพิ่มเติม - คำถาม: นายจ้างสามารถทำอะไรได้บ้างหากคำสั่งซื้อบุคลากรที่มีลายเซ็นพนักงานสูญหาย (โดยเฉพาะในช่วงวันหยุดพักร้อนและการโอนย้ายบุคลากร) ขั้นตอนในการกู้คืนมีอะไรบ้าง? จำเป็นต้องเรียกคืนคำสั่งดังกล่าวสำหรับพนักงานที่ถูกไล่ออกหรือไม่? (การให้คำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญ, 2012) (ConsultantPlus)