วิธีใหม่ในการขายบริการคือโซลูชันแบบบรรจุกล่อง กำลังเลือก EDMS: โซลูชันแบบบรรจุกล่องหรือการพัฒนาแบบกำหนดเอง ข้อเสียของระบบ Cloud CRM

มีสองวิธีในการทำกิจกรรมใด ๆ โดยอัตโนมัติ: เลือกผลิตภัณฑ์บรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสมหรือสั่งการพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ (PP) มาดูข้อดีข้อเสียของแต่ละวิธีและข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกิดขึ้นเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ แนวทางที่อยู่ระหว่างการพิจารณานั้นเป็นเรื่องปกติสำหรับกิจกรรมใดๆ ที่เป็นอัตโนมัติ ไม่ใช่แค่การไหลของเอกสารและงานในสำนักงาน

หัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนหรือบริการการจัดการรายกรณีจำนวนมากในปัจจุบันประสบปัญหาในการเลือกซอฟต์แวร์เพื่อทำให้กระบวนการสำนักงานหรือการไหลของเอกสารในองค์กรเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตามกฎแล้ว การเลือก EDMS เริ่มต้นด้วยการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างพนักงานขององค์กร และขึ้นอยู่กับความรู้เกี่ยวกับหน้าที่และคุณลักษณะของงาน EDMS เหล่านั้นซึ่งพนักงานบางคนได้จัดการไปแล้ว แต่คุณต้องจำไว้ว่า EDMS ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรหนึ่งๆ อาจไม่เหมาะสำหรับองค์กรที่มีฟังก์ชันหรือโครงสร้างองค์กรอื่นเสมอไป มีสองวิธีในการทำกิจกรรมใด ๆ โดยอัตโนมัติ: เลือกผลิตภัณฑ์บรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสมหรือสั่งการพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ (PP) มาดูข้อดีข้อเสียของแต่ละวิธีและข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกิดขึ้นเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ ฉันอยากจะทราบว่าแนวทางที่อยู่ระหว่างการพิจารณานั้นเป็นเรื่องปกติสำหรับกิจกรรมใดๆ ที่เป็นอัตโนมัติ ไม่ใช่แค่การไหลของเอกสารและงานในสำนักงาน

อี.เอส. Ulanova ผู้อำนวยการโครงการ ศูนย์เทคโนโลยีใหม่ "Parus" CJSC

ผลที่ตามมาของการเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้องเป็นที่รู้กันดีสำหรับหลาย ๆ คน - การหยุดชะงักอย่างต่อเนื่องในกระบวนการทางธุรกิจระหว่างการใช้งานและการทำงานต่อไป ความขัดแย้งระหว่างแผนกเนื่องจากเพิ่มขึ้น หน้าที่รับผิดชอบและการขาดการกระจายความรับผิดชอบใหม่ที่ได้รับการควบคุม ในบทความนี้เราจะพยายามค้นหาสิ่งที่ควรค่าแก่การเลือกในสถานการณ์ที่กำหนดโดยคำนึงถึงคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ต่าง ๆ และขอบเขตของแอปพลิเคชัน

การเลือก PP ชนิดบรรจุกล่อง

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ชนิดบรรจุกล่อง- นี้ ซอฟต์แวร์มีไว้สำหรับผู้ซื้อจำนวนไม่ จำกัด และจัดหาตาม "ตามสภาพ" พร้อมด้วยฟังก์ชันมาตรฐานสำหรับผู้ซื้อทั้งหมด

ผลิตภัณฑ์บรรจุกล่องมักจะสร้างและจัดจำหน่ายโดยบริษัทผู้ผลิตพร้อมชุดคำแนะนำในการติดตั้งและการติดตั้งที่ผู้ใช้ทุกคนสามารถใช้ได้

ตัวอย่างทั่วไปของผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่องคือระบบปฏิบัติการสำหรับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล Microsoft Windows

มีโซลูชันชนิดบรรจุกล่องที่ซับซ้อนกว่าซึ่งการติดตั้งต้องใช้ความรู้และทักษะพิเศษ - นี่คือผลิตภัณฑ์ที่อยู่ในหัวข้อของบทความนี้ คุณสมบัติหลักของโซลูชันชนิดบรรจุกล่องดังกล่าวคือการประกาศล่วงหน้า ฟังก์ชั่นซึ่งไม่มีการเปลี่ยนแปลง และระบบจะปรับให้เข้ากับผู้ใช้เองผ่านการตั้งค่ามาตรฐานของผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่องโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมจากบริษัทพัฒนา

ตามกฎแล้ว EDMS ชนิดบรรจุกล่องจะมีใบอนุญาตสำหรับงานหรือฟังก์ชันจำนวนจำกัด มี EDMS ชนิดบรรจุกล่องที่มีเวอร์ชันฟรีซึ่งมีฟังก์ชันการทำงานที่ไม่ซับซ้อน

เวอร์ชันดังกล่าวอาจเหมาะสำหรับบริษัทเชิงพาณิชย์ขนาดเล็กที่สามารถใช้ผลิตภัณฑ์นี้ได้โดยไม่ต้องดัดแปลงหรือเปลี่ยนแปลง

นอกจากนี้ยังมีแพลตฟอร์ม EDMS แบบกล่องอื่นๆ โดยพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ฟรี (OS)* แพลตฟอร์ม EDMS ดังกล่าวได้รับการออกแบบมาเพื่อการพัฒนาอย่างอิสระและการปรับให้เข้ากับความต้องการขององค์กรลูกค้า

แพลตฟอร์ม EDMS เป็นผลิตภัณฑ์แบบแพ็คเกจที่ใช้หลักการพื้นฐานของ EDMS เช่น กระบวนการทางธุรกิจสำหรับการอนุมัติเอกสาร หลักการจัดเก็บเอกสารเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ การทำงานร่วมกันกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และอื่น ๆ แพลตฟอร์ม EDMS อาจต้องมีการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยหรือการปรับเปลี่ยนที่สำคัญ ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดและงานที่กำหนดไว้สำหรับ EDMS

การจำหน่าย EDMS ชนิดบรรจุกล่อง (รูปที่ 1) สามารถเกิดขึ้นได้โดยตรงจากผู้พัฒนาไปยังลูกค้าหรือผ่านตัวกลาง - ตัวแทนจำหน่าย EDMS ที่จะช่วยติดตั้งและกำหนดค่า EDMS วิธีการจัดจำหน่ายขึ้นอยู่กับความพร้อมของผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจากพนักงานของลูกค้า ดังนั้น หากเป็นไปไม่ได้หรือจำเป็นสำหรับบริษัทที่จะรักษาผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวไว้ ก็สมเหตุสมผลที่จะให้ตัวแทนจำหน่ายเข้ามามีส่วนร่วม

ข้าว. 1. แผนการจำหน่าย EDMS ชนิดบรรจุกล่อง

บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ชนิดบรรจุกล่อง- บริษัทที่ผลิตสินค้าพร้อมใช้อย่างสมบูรณ์พร้อมคำแนะนำในการเชื่อมต่อทั้งหมด

ตัวแทนจำหน่ายซอฟต์แวร์ชนิดบรรจุกล่องเป็นตัวกลางระหว่างบริษัทพัฒนาและผู้บริโภคซอฟต์แวร์สำเร็จรูป โดยให้บริการสำหรับการตั้งค่าและบำรุงรักษาฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ตัวแทนจำหน่ายอาจเป็นบริษัทที่แยกจากกันหรือแผนกของบริษัทที่พัฒนาซอฟต์แวร์สำเร็จรูปก็ได้

องค์กร-ลูกค้าของซอฟต์แวร์สำเร็จรูป- องค์กรผู้บริโภคซอฟต์แวร์ที่สามารถกำหนดค่าและทำงานกับผลิตภัณฑ์แพ็คเกจหรือใช้บริการของตัวแทนจำหน่ายซอฟต์แวร์แพ็คเกจได้อย่างอิสระ (ผ่านบริการสนับสนุนด้านไอที)

ข้อดีและข้อเสียของ EDMS ชนิดบรรจุกล่อง

หลายๆ คนผลิต EDMS ชนิดบรรจุกล่อง ผู้ผลิตชาวรัสเซีย- และวิธีแก้ปัญหาดังกล่าวก็มีข้อดีและข้อเสียที่ชัดเจน ข้อได้เปรียบหลักของซอฟต์แวร์สำเร็จรูปคือการลดต้นทุนการซื้อเมื่อเปรียบเทียบกับการพัฒนาแบบกำหนดเอง ข้อเสียเปรียบหลักคือการไม่สามารถเปลี่ยนการทำงานของระบบได้

ที่ การตัดสินใจเลือกที่ถูกต้องสำหรับผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่อง ประโยชน์ที่ได้รับจากการซื้อมีมากกว่าการไม่มีโอกาสในการดัดแปลงซอฟต์แวร์อย่างมาก

ข้อดีของการซื้อซอฟต์แวร์ชนิดบรรจุกล่องก็เรียกได้ว่าค่อนข้างดี ระยะสั้นรับสินค้าที่ซื้อและ ต้นทุนขั้นต่ำในการเปิดตัว เนื่องจากความง่ายในการกำหนดค่าของผลิตภัณฑ์ดังกล่าว ตามกฎแล้วเป็นหนึ่งในปัจจัยการแข่งขันของโซลูชัน EDMS

การมีอยู่ของบริการสนับสนุนด้านเทคนิคแบบครบวงจรสำหรับผู้ใช้สามารถเรียกได้ว่าเป็นองค์ประกอบหลักของต้นทุนของบริษัทพัฒนาในการบำรุงรักษาผลิตภัณฑ์บรรจุภัณฑ์ ยิ่งไปกว่านั้นกว่า ระบบที่ซับซ้อนมากขึ้นยิ่งต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้นเพื่อรองรับ สำหรับผู้ซื้อ องค์กรที่ให้การสนับสนุนทางเทคนิคดังกล่าวเป็นข้อได้เปรียบอีกประการหนึ่ง เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาการสนับสนุนด้านเทคนิคจะถูกแบ่งให้กับผู้ซื้อทั้งหมดของโซลูชันแบบบรรจุกล่องนี้ และเมื่อมีผู้ใช้เพียงพอ จึงแทบจะมองไม่เห็นตามงบประมาณของผู้ซื้อ แต่มันก็คุ้มค่าที่จะเข้าใจข้อเสียของแนวทางนี้ - ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์สำเร็จรูปตัดสินใจว่าจะพัฒนาผลิตภัณฑ์ของเขาไปในทิศทางใดและจะพัฒนาหรือไม่ไม่ว่าจะเหมาะสมที่จะรักษาบริการสนับสนุนทางเทคนิคสำหรับผลิตภัณฑ์นี้หรือไม่ก็ตาม หยุดการสนับสนุนและการพัฒนา กรณีซื้อน้ำยาชนิดบรรจุกล่องทิศทาง การพัฒนาต่อไปซอฟต์แวร์นี้สร้างขึ้นโดยนักพัฒนาเอง และวิธีการของเขาไม่ตรงกับงานของลูกค้าที่ซื้อซอฟต์แวร์แพ็คเกจเสมอไป ที่สุด กำไรมหาศาลนักพัฒนามักจะได้รับประโยชน์จากการขายโซลูชันแบบบรรจุกล่องครั้งแรก การสนับสนุนเพิ่มเติมคือตัวเลือกโบนัสสำหรับลูกค้าและโอกาสในการเชื่อมโยงพวกเขากับผลิตภัณฑ์และโซลูชันอื่นๆ ของพวกเขา

น่าเสียดายที่บางครั้งบริษัทการค้าก็หยุดเผยแพร่การอัปเดตสำหรับผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่งโดยเฉพาะ อาจเนื่องมาจากการที่บริษัทมีความสนใจในการพัฒนาทิศทางใหม่และการสนับสนุนผลิตภัณฑ์เก่ากลายเป็นกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดผลกำไร

ผู้พัฒนา EDMS แบบแพ็คเกจไม่ได้รับประกันใดๆ ว่า EDMS นี้หรือ รุ่นนี้เขาจะยังคงสนับสนุน EDMS ต่อไป (รวมถึงการแก้ไขปัญหา) ในกรณีนี้ ผู้ใช้ผลิตภัณฑ์บรรจุภัณฑ์มีทางเลือก: ใช้ผลิตภัณฑ์นี้โดยไม่มีการปรับปรุง (และไม่มีการสนับสนุน) กฎหมายรัสเซียรวมถึง) หรือแลกเปลี่ยนเป็นสินค้าอื่น

ข้อผิดพลาดเมื่อเลือก PCB ชนิดบรรจุกล่อง

ข้อผิดพลาดหลักในการเลือก EDMS ชนิดบรรจุกล่องคือการไม่มีขั้นตอนการสำรวจข้อมูลและการวิเคราะห์ความต้องการขององค์กร ผู้จัดการหลายคนชอบที่จะซื้อซอฟต์แวร์แบบแพ็คเกจตามการนำเสนอของนักพัฒนาและการเปรียบเทียบอย่างผิวเผินของฟังก์ชันหนึ่งหรืออย่างอื่นของ EDMS ที่สาธิต ในเวลาเดียวกันทุกคนเข้าใจว่าในการนำเสนอนักพัฒนาจะแสดงสิ่งที่ดีที่สุดในระบบและแน่นอนจะพยายามซ่อนข้อบกพร่องทั้งหมดของซอฟต์แวร์

ในระหว่างการตรวจสอบดังกล่าว ลูกค้าไม่สามารถชื่นชมฟังก์ชันทั้งหมดของซอฟต์แวร์ได้อย่างเต็มที่เสมอไป ไม่ต้องพูดถึงการตระหนักถึงความจำเป็นสำหรับฟังก์ชันที่มีอยู่ทั้งหมด และเข้าใจว่าจำเป็นสำหรับองค์กรของตนมากเพียงใด ยิ่งไปกว่านั้น บางครั้งก็อยู่ภายใต้ชื่อมาตรฐานของฟังก์ชันที่นักพัฒนา และลูกค้าเข้าใจกระบวนการต่างๆ ความจริงที่ว่าฟังก์ชันมีอยู่ใน EDMS ไม่ได้หมายความว่าฟังก์ชันนั้นมีอยู่ในรูปแบบที่ลูกค้าจะสะดวกเสมอไป

มีวิธีเลือกอีกวิธีหนึ่ง - การทดสอบผลิตภัณฑ์แบบบรรจุหีบห่อในช่วงเวลาสั้นๆ บนเวิร์กสเตชันจำนวนจำกัด วิธีการนี้อาจให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการนำเสนอ แต่ข้อเสียของแนวทางเดิมเกือบทั้งหมดยังคงอยู่

นักพัฒนาพยายามปรับกระบวนการของลูกค้าให้เข้ากับระบบของตน โดยให้เหตุผลด้วยความเชื่อต่างๆ กัน ตั้งแต่ข้อเท็จจริงที่ว่า “สิ่งนี้ถูกต้อง” และปิดท้ายด้วยข้อเท็จจริงที่ว่า “ระบบทำได้เพียงเท่านี้และเหมาะสมกับคนอื่นๆ” แน่นอนว่ามีกฎและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำงานสำนักงานในองค์กร (เช่น GSDOU, GOST และ OST) แต่วิธีที่สะดวกที่สุดในการจัดระเบียบคืออะไร กระบวนการนี้ในองค์กรใดองค์กรหนึ่งจะต้องตัดสินใจโดยพนักงานที่รับผิดชอบโดยตรงจากองค์กรเอง

บ่อยครั้งที่ผู้ขายผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจกระบวนการทางธุรกิจของลูกค้า ดังนั้นผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์บรรจุภัณฑ์ไม่ว่าจะโดยบังเอิญหรือโดยทางอาชีพก็ตาม หวังที่จะคาดเดาว่าลูกค้าต้องการอะไร ในกรณีเช่นนี้ สมควรที่จะดำเนินการ การสำรวจข้อมูลกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร การประเมิน และการปรับเปลี่ยนหากจำเป็นสิ่งที่จำเป็น ในระดับที่มากขึ้น ไม่มากจนเกินไปสำหรับลูกค้าที่จะเข้าใจเขา กระบวนการข้อมูลเท่าไหร่สำหรับนักพัฒนาที่จะดื่มด่ำกับปัญหาและงานขององค์กร

อย่างไรก็ตาม การทำความเข้าใจความจำเป็นในการสำรวจข้อมูล (การที่นักพัฒนาจุ่มเข้าไปในกระบวนการของลูกค้า) เป็นเรื่องปกติสำหรับองค์กรที่มีกระบวนการทางธุรกิจที่สมบูรณ์ เช่น องค์กรที่กระบวนการได้พัฒนาแล้ว จะถูกบันทึกไว้และไม่ก่อให้เกิดความคลุมเครือ

ไม่ใช่ทั้งหมด บริษัท รัสเซียและองค์กรต่างๆ สามารถอวดอ้างกระบวนการดังกล่าวได้ ดังนั้น ลูกค้าชาวรัสเซียส่วนใหญ่จึงรวมกระบวนการในการเลือก EDMS เข้ากับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของตน และดำเนินการสำรวจข้อมูลเพื่อบันทึกและรวมกระบวนการของตนในระดับองค์กรเป็นหลัก

หลักการประการหนึ่งของผู้นำบริษัทที่ใช้ EDMS ควรเป็นคำกล่าวที่ว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างความสับสนวุ่นวายโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นสาเหตุว่าทำไมจึงจำเป็นต้องบันทึกกระบวนการทางธุรกิจก่อน จากนั้นจึงอธิบายข้อกำหนดสำหรับการทำงานของ EDMS

มิฉะนั้น กระบวนการต่างๆ จะได้รับการปรับเปลี่ยนเมื่อมีการใช้งาน EDMS และจะทำให้เกิดปฏิกิริยาเชิงลบจากผู้ใช้อย่างต่อเนื่อง กล่าวคือ ทำลายกระบวนการที่มีอยู่โดยไม่รู้ตัวโดยไม่วิเคราะห์กระบวนการเหล่านั้น

ในระหว่างการสำรวจข้อมูล ควรอธิบายกระบวนการ "ตามที่เป็น" และควรวิเคราะห์กระบวนการที่อธิบายไว้ทั้งหมด หากจำเป็น ปัญหาความขัดแย้งจะต้องได้รับการควบคุมและประดิษฐานอยู่ในเอกสารขององค์กร หลังจากนี้คุณควรเตรียมตัวให้พร้อม แนวคิดกระบวนการอัตโนมัติ- มันสามารถแสดงในรูปแบบของข้อสรุปเกี่ยวกับการรักษากระบวนการที่มีอยู่ทั้งหมดหรืออาจส่งผลให้เกิดข้อกำหนดในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรซึ่งบางครั้งก็จบลงด้วยการปรับโครงสร้างองค์กรของแผนก

เมื่อสร้างแนวคิดระบบอัตโนมัติ จะต้องอธิบายและวิเคราะห์วิธีในการบรรลุเป้าหมายดังกล่าว ผลกระทบทางเศรษฐกิจจากการแนะนำ EDMS ผลลัพธ์ของการอธิบายกระบวนการ "ตามที่ควรจะเป็น" ควรเป็นข้อกำหนดสำหรับฟังก์ชันที่ EDMS จะทำให้เป็นอัตโนมัติ หลังจากนี้คุณสามารถเลือกผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่องต่อไปได้

การเลือกผลิตภัณฑ์เฉพาะควรขึ้นอยู่กับการเปรียบเทียบข้อกำหนดสำหรับ EDMS และคำชี้แจงของผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของฟังก์ชันดังกล่าว ภารกิจหลักคือการเลือกเฉพาะผลิตภัณฑ์ที่ตรงกับความต้องการของคุณ และไม่เปลี่ยนระบบงานขององค์กรให้เหมาะสมกับฟังก์ชันการทำงานที่มีอยู่ใน EDMS

การเลือกระหว่างผลิตภัณฑ์ที่บรรจุหีบห่ออาจทำได้ค่อนข้างยาก เนื่องจากบางครั้งผลิตภัณฑ์สำหรับการทำให้กระบวนการเดียวกันเป็นแบบอัตโนมัติสามารถสร้างขึ้นได้อย่างสมบูรณ์ ในรูปแบบต่างๆ- เมื่อพูดถึงการเลือก ข้อได้เปรียบที่สำคัญคือความสามารถในการปรับแต่งผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่องให้เหมาะสมได้อย่างยืดหยุ่น โครงสร้างองค์กร บริษัทเฉพาะ.

ซอฟต์แวร์ที่กำหนดเอง

คำจำกัดความของซอฟต์แวร์แบบกำหนดเองอยู่ในชื่อ - เป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ผลิตตามคำสั่ง

ข้อได้เปรียบที่ไม่ต้องสงสัยของซอฟต์แวร์แบบกำหนดเองคือสร้างขึ้นตามความต้องการของลูกค้าตามคุณลักษณะทั้งหมดขององค์กร และไม่อยู่ในภาพลักษณ์และอุปมาขององค์กรอื่นที่มีโครงสร้างและหน้าที่คล้ายคลึงกัน แต่ค่าใช้จ่ายในการสร้างซอฟต์แวร์ดังกล่าวไม่ได้ปรับผลลัพธ์ที่ได้รับจากการใช้งานเสมอไป

ซอฟต์แวร์แบบกำหนดเองมีประโยชน์หลักในด้านระบบอัตโนมัติซึ่งมีฟังก์ชันนี้โดยเฉพาะ ในบางองค์กร โฟลว์เอกสารและงานในสำนักงานอาจมีโครงสร้างในลักษณะที่โซลูชันแบบกล่องไม่สามารถให้ผลลัพธ์ที่ต้องการจากระบบอัตโนมัติ (เช่น หน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย ธนาคาร หรือ องค์กรการค้าโดยมีลักษณะเฉพาะของการกระจายดินแดนและการอยู่ใต้บังคับบัญชา) สำหรับองค์กรดังกล่าว แนวทางแก้ไขที่เหมาะสมคือการใช้ซอฟต์แวร์แบบกำหนดเอง.

ขั้นตอนการสํารวจข้อมูล เช่น กรณีเลือกโซลูชั่นแบบกล่องเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบกำหนดเอง เนื่องจากในขั้นตอนนี้ข้อกำหนดสำหรับฟังก์ชันที่จะได้รับการออกแบบและสร้างเพิ่มเติมโดยโปรแกรมเมอร์ฝั่งนักพัฒนาจะถูกวางไว้

มีหลายวิธีและหลายวิธีในการสร้าง EDMS แบบกำหนดเอง แนวทางการพัฒนาที่พบบ่อยที่สุดคือสองแนวทาง:

น้ำตก (การพัฒนาแบบคลาสสิก);

การพัฒนาซ้ำ

ข้าว. 2. แบบจำลอง Cascade ของการพัฒนา EDMS

Cascade (รูปที่ 2) (โมเดลน้ำตกภาษาอังกฤษ) เป็นแบบจำลองของกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่กระบวนการพัฒนาดูเหมือนเป็นกระแส โดยผ่านขั้นตอนของการวิเคราะห์ความต้องการ การออกแบบ การนำไปปฏิบัติ การทดสอบ การบูรณาการ และการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง เราสร้างขึ้นตามวิธีการนี้ มาตรฐานของรัสเซียและ GOST สำหรับการสร้างระบบอัตโนมัติ (ซีรี่ส์ที่ 34 และ 19) เป็นต้น

GOST ซีรีส์ที่ 34:

GOST 34.601-90 " เทคโนโลยีสารสนเทศ- ชุดมาตรฐานสำหรับระบบอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติ- ขั้นตอนของการสร้างสรรค์";

GOST 34.201-89 “เทคโนโลยีสารสนเทศ ชุดมาตรฐานสำหรับระบบอัตโนมัติ ประเภท ความสมบูรณ์ และการกำหนดเอกสารเมื่อสร้างระบบอัตโนมัติ";

GOST 34.602-89 “ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการสร้างระบบอัตโนมัติ”;

GOST 34.603-92 “เทคโนโลยีสารสนเทศ ประเภทของการทดสอบระบบอัตโนมัติ";

GOST 34.320-96 “เทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบมาตรฐานฐานข้อมูล แนวคิดและคำศัพท์เฉพาะสำหรับกรอบแนวคิดและฐานข้อมูล";

GOST 34.321-96 “เทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบมาตรฐานฐานข้อมูล รูปแบบอ้างอิงการจัดการข้อมูล"

GOST ซีรีส์ที่ 19:

GOST 19.001-77 " ระบบแบบครบวงจรเอกสารประกอบซอฟต์แวร์ บทบัญญัติทั่วไป»;

GOST 19.101-77 “ระบบเอกสารโปรแกรมแบบครบวงจร ประเภทของโปรแกรมและเอกสารโปรแกรม";

GOST 19.102-77 "ขั้นตอนของการพัฒนา";

GOST 19.103-77 "การกำหนดโปรแกรมและเอกสารโปรแกรม";

GOST 19.104-78 “ จารึกพื้นฐาน”;

GOST 19.105-78 " ข้อกำหนดทั่วไปเพื่อโปรแกรมเอกสาร";

GOST 19.106-78 “ ข้อกำหนดสำหรับเอกสารโปรแกรมที่พิมพ์”;

GOST 19.201-78 "ข้อกำหนดทางเทคนิคข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาและการออกแบบ";

GOST 19.202-78 “ข้อกำหนด ข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาและการออกแบบ” ฯลฯ

แนวทาง:

RD-34.698-90 “คำแนะนำด้านระเบียบวิธี เทคโนโลยีสารสนเทศ ชุดมาตรฐานและ เอกสารคำแนะนำสู่ระบบอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติสำหรับความต้องการเนื้อหาเอกสาร”

มาตรฐานเหล่านี้บอกเป็นนัยว่าต้องอธิบายข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับ EDMS ก่อน จากนั้นจึงจะสามารถดำเนินการขั้นตอนการเขียนโค้ดได้เท่านั้น กล่าวคือ กระบวนการเขียนโค้ดโปรแกรมและสคริปต์เพื่อนำอัลกอริธึมบางอย่างไปใช้ในภาษาการเขียนโปรแกรมบางภาษา นอกจากนี้ข้อกำหนดควรรวมทั้งสองอย่างด้วย งานตามหน้าที่ระบบตลอดจนวิธีการโต้ตอบทั้งหมดกับระบบอื่น ๆ วิธีการนำเสนอข้อมูลใน EDMS ดังนั้นจึงค่อนข้างบ่อยที่จะอธิบายข้อกำหนดเหล่านี้ทั้งหมดตาม GOST เวลานาน(จากหลายเดือนถึงหลายปี)

รูปแบบการพัฒนานี้ดีในสถานการณ์ต่อไปนี้:

● เมื่อดำเนินการสำหรับโครงการที่กินเวลาตั้งแต่หลายสัปดาห์ถึง 2–3 เดือน เนื่องจากข้อกำหนดที่อธิบายไว้ไม่มีเวลาที่จะล้าสมัย

● เมื่อนำระบบไปใช้โดยไม่มีงานย่อยและการพัฒนาฟังก์ชันหลายขั้นตอน (เช่น หลังจากพัฒนาฟังก์ชันหลักของ EDMS แล้ว การโต้ตอบกับระบบจะต้องได้รับการสรุป การบัญชีแต่ยังไม่มีข้อกำหนดสำหรับการโต้ตอบนี้)

● เมื่อมีการกำหนดและบันทึกข้อกำหนดสำหรับ EDMS ที่สร้างขึ้นอย่างชัดเจน

วิธีการวนซ้ำหรือวนซ้ำ(รูปที่ 3) - การปฏิบัติงานควบคู่ไปกับการวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้รับอย่างต่อเนื่องและการปรับเปลี่ยนขั้นตอนก่อนหน้าของงาน ในเวลาเดียวกัน การพัฒนาในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาจะต้องผ่านวงจรการทำซ้ำ: การวางแผน - การนำไปปฏิบัติ - การตรวจสอบ - การประเมินผล

ข้าว. 3. การพัฒนาซอฟต์แวร์แบบวนซ้ำ

แนวทางนี้แพร่หลายในสหรัฐอเมริกาและตะวันตกซึ่งได้รับการพัฒนา วิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีชื่อเสียงระดับโลก เช่น Rational Unified Process (RUP) จาก Rational Software ก็ใช้แนวทางที่คล้ายกัน

พื้นฐานของแนวทางนี้คือการค่อยๆ เพิ่มฟังก์ชันและข้อกำหนดให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น และวิเคราะห์ฟังก์ชันที่สร้างขึ้นร่วมกับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง ด้วยแนวทางทำซ้ำ ต้นแบบ EDMS จะได้รับการพัฒนาโดยเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้เพื่อแสดงให้ผู้ใช้เห็นและรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับอินเทอร์เฟซของระบบและแนวทางในการนำกระบวนการไปใช้

สำหรับ ตลาดรัสเซียวิธีการดังกล่าวต้องการการฝึกอบรมคุณภาพสูงแก่ผู้ใช้ ความคุ้นเคยกับ EDMS ที่ยังสร้างไม่เสร็จ เนื่องจากสิ่งนี้มักจะทำให้เกิดทัศนคติเชิงลบต่อระบบที่ยังไม่ได้สร้างขึ้น การมีส่วนร่วมของผู้ใช้ในการพัฒนา EDMS นั้นสามารถเรียกได้ว่าเป็นทั้งบวกและลบ ในอีกด้านหนึ่ง ผู้ใช้จะเห็นว่าการพัฒนากำลังดำเนินการอย่างไรและสามารถมีอิทธิพลต่อกระบวนการได้ ในทางกลับกัน สิ่งนี้ต้องใช้เวลาและการมีส่วนร่วมของผู้ใช้จริง (ซึ่งไม่ใช่กิจกรรมหลักของพวกเขา)

ประโยชน์ของแนวทางวนซ้ำ

การตรวจจับความแตกต่างระหว่างการทำงานของระบบและข้อกำหนดของกิจกรรมจริงขององค์กรตั้งแต่เนิ่นๆ

การเน้นย้ำความพยายามมุ่งเป้าไปที่พื้นที่ที่สำคัญและสำคัญที่สุดของ EDMS (เช่น การลงทะเบียนเอกสาร การควบคุมเอกสาร จากนั้นการพัฒนารายงานเกี่ยวกับระเบียบวินัยในการปฏิบัติงาน เป็นต้น)

การทดสอบซ้ำอย่างต่อเนื่อง (เช่น ทำซ้ำ) ช่วยให้คุณสามารถประเมินความสำเร็จของโครงการทั้งหมดโดยรวม

การมีส่วนร่วมของพนักงานคนสำคัญของลูกค้าในขั้นตอนการพัฒนา EDMS เพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ที่ตรงกับความต้องการอย่างแท้จริง

ความเป็นไปได้ของการพัฒนาโมดูลาร์และการนำ EDMS เดี่ยวไปใช้งานแบบโมดูลาร์ในแง่ของงานและฟังก์ชันการทำงาน

การประเมินสถานะปัจจุบันของโครงการตามความเป็นจริง และส่งผลให้มีความมั่นใจมากขึ้นของลูกค้าและผู้เข้าร่วมโดยตรงในความสำเร็จของโครงการ

จะเลือกอะไรดี?

ผลลัพธ์ก็คือ แน่นอนว่าไม่มีคำแนะนำที่เป็นสากลในการเลือก EDMS แต่มีวิธีการที่จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาและข้อผิดพลาดมากมายทั้งในการระบุประเภท EDMS ที่เหมาะสม (ผลิตภัณฑ์ในแพ็คเกจหรือซอฟต์แวร์ที่กำหนดเอง) และเมื่อเลือก EDMS ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณจากผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่อง

ก่อนอื่น คุณต้องวิเคราะห์ความต้องการขององค์กรและเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ตามความต้องการเหล่านั้น หากโซลูชันแบบบรรจุกล่องมีความเหมาะสมที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรในแง่ของฟังก์ชันการทำงานของ EDMS ก็จะดีกว่า (ถูกกว่าและเร็วกว่า) หากเลือกใช้ แต่คุณต้องจำไว้เกี่ยวกับการพึ่งพาผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์นี้ หลังจากวิเคราะห์ข้อกำหนดแล้ว หากองค์กรเข้าใจว่าไม่สามารถทำได้หากไม่มีการพัฒนาแบบกำหนดเอง ในกรณีนี้ ความสนใจเป็นพิเศษจำเป็นต้องใส่ใจกับการจัดโครงการพัฒนาโดยมีการควบคุมการดำเนินการทั้งหมดและการสร้างทุกสิ่งที่จำเป็น เอกสารโครงการ- สิ่งนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องพึ่งพาบริษัทที่พัฒนาซอฟต์แวร์แบบกำหนดเอง และหากจำเป็น คุณก็สามารถเปลี่ยนระบบได้อย่างง่ายดายในเกือบทุกขั้นตอนของการใช้งานและการทำงานของ EDMS

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

ดี.วี. Volodin นักวิเคราะห์ ทิศทาง Microsoft SharePoint บริษัท Electronic Office Systems

มากมายที่เรียกว่า ผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่องมีชุดการตั้งค่าที่หลากหลายซึ่งช่วยให้คุณสามารถปรับระบบให้เข้ากับคุณลักษณะขององค์กรเฉพาะได้เป็นส่วนใหญ่

ในเวลาเดียวกัน ระบบระดับ EDMS ครองตลาดเฉพาะกลุ่มมาเป็นเวลานานแล้ว มีโซลูชันสำเร็จรูปมากมาย รวมถึงโซลูชันเฉพาะอุตสาหกรรมด้วย นอกจากนี้ แม้จะคำนึงถึงลักษณะเฉพาะที่เป็นไปได้ของลูกค้าแล้ว ฟังก์ชัน EDMS ส่วนใหญ่ก็ยังมีลักษณะมาตรฐาน ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ ความพยายามที่จะพัฒนา EDMS ตั้งแต่เริ่มต้นสามารถพิจารณาได้เหมือนกับการคิดค้นล้อขึ้นมาใหม่

ในปัจจุบัน ในตลาด EDMS มีแนวโน้มที่ชัดเจนพอสมควรที่จะเบลอขอบเขตระหว่างผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่องและผลิตภัณฑ์สั่งทำพิเศษ ประเภทเหล่านี้พยายามอย่างหนักที่จะพบกันครึ่งทาง: "กล่อง" เต็มไปด้วยการตั้งค่าจำนวนมาก และการพัฒนาแบบกำหนดเองจะถูกจำลองและเผยแพร่สู่ตลาดในรูปแบบของโซลูชันสำเร็จรูป

เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการเลือก EDMS ที่ยากลำบากของลูกค้า เราสามารถเสนอให้แยกแยะฟังก์ชันการทำงานได้สามกลุ่ม:
ความสามารถใหม่สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ที่อยู่ระหว่างการพิจารณา:

การกำหนดค่าทั่วไป (ต้นทุนขั้นต่ำ); หากจำเป็น ลูกค้าสามารถใช้งานได้เองตามคำแนะนำของนักพัฒนา

การกำหนดค่าขั้นสูงโดยไม่มีการแก้ไข (ต้นทุนเฉลี่ย) ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญในการนำระบบไปใช้

การปรับปรุงฟังก์ชันการทำงาน การพัฒนาโมดูลใหม่ (ต้นทุนสูงสุด) ต้องมีส่วนร่วมของโปรแกรมเมอร์และโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์เต็มรูปแบบ

นักพัฒนา EDMS ส่วนใหญ่ที่มีอยู่ในปัจจุบันเสนอตัวเลือกทั้งสามนี้

ในกระบวนการเลือกระบบ ลูกค้าจำเป็นต้องกำหนดรายการฟังก์ชันที่มีความสำคัญต่อการบรรลุวัตถุประสงค์

หลังจากนี้คุณจะต้องกระจายรายการออกเป็นสามกลุ่มตามรูปแบบที่อธิบายไว้ข้างต้น ในกรณีนี้ คุณควรเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านั้นที่มีจำนวนฟังก์ชันการทำงานที่สำคัญสูงสุดในการกำหนดค่ามาตรฐาน ฟังก์ชั่นที่ขาดหายไปควรได้รับการเสริมด้วยเพิ่มเติม การตั้งค่าโดยละเอียดใช้การกำหนดค่าขั้นสูง ขอแนะนำให้ใช้การปรับเปลี่ยนแบบกำหนดเองเฉพาะเมื่อความเป็นไปได้ของสองตัวเลือกแรกหมดลงและงานที่สำคัญไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีอื่น

Antonina Bukina ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า บริษัท InterTrust

ข้างเดียวบ้าง ลักษณะเปรียบเทียบระบบมาตรฐานและกำหนดเอง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเสริมด้วยประเด็นที่ค่อนข้างสำคัญที่ไม่ครอบคลุมในบทความ

ควรเน้นย้ำเป็นพิเศษว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะใส่ "ความเท่าเทียมกัน" ระหว่างแนวคิดของ "EDMS มาตรฐาน" และ "EDMS แบบบรรจุกล่อง" เหล่านี้เป็นหมวดหมู่เปรียบเทียบที่แตกต่างกัน โดยไม่ต้องลงรายละเอียดเราสามารถเน้น:

ก) EDMS ชนิดบรรจุกล่อง (ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ชนิดบรรจุกล่องไม่ได้หมายความถึงความเป็นไปได้ในการแก้ไข แต่มีการติดตั้ง "ตามที่เป็น")

b) EDMS ที่ซับซ้อนมากขึ้น (ตามคำขอของลูกค้า สามารถปรับแต่งหรือแก้ไขเพื่อให้เหมาะกับลักษณะ/ความต้องการส่วนบุคคลของลูกค้า)

c) EDMS มาตรฐาน (ฟังก์ชันพื้นฐานที่ได้รับการปรับปรุงจากเวอร์ชันหนึ่งไปอีกเวอร์ชันหนึ่งได้รับการสืบทอดจากเวอร์ชันหนึ่งไปอีกเวอร์ชันหนึ่งซึ่งเสริมสมรรถนะด้วยความสามารถเพิ่มเติม - ตามกฎแล้วฟังก์ชันพื้นฐานได้รับการทดสอบโดยลูกค้าหลายพันราย)

d) EDMS พัฒนาตั้งแต่เริ่มต้นสำหรับองค์กรเฉพาะแห่งหนึ่ง

ดังนั้น EDMS มาตรฐาน (ไม่ใช่โซลูชันแบบแพ็กเกจ) ก็สามารถดำเนินการได้อย่างง่ายดาย
มีอีกวิธีหนึ่งในการเลือก - ทดสอบผลิตภัณฑ์ชนิดบรรจุกล่องในระยะเวลาอันสั้น
กำหนดค่าและแก้ไขหากจำเป็น

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากได้รับการพัฒนามาเป็นเวลานานและมีลูกค้าใช้งานอยู่เป็นประจำ จะช่วยบรรเทาลูกค้าจากความเสี่ยงร้ายแรง ทำไม มันไม่ได้ถูกทดสอบโดยลูกค้ารายเดียว แต่โดยลูกค้าร้อยราย บางครั้งถึงพันราย (ตามลำดับ ผู้ใช้หลายพันราย) ซึ่งบ่งชี้ถึงความมีชีวิตของมัน ความสอดคล้องของฟังก์ชันการทำงานได้รับการพิสูจน์แล้วจากการดำเนินงานทางอุตสาหกรรมในองค์กรอุตสาหกรรมและขนาดต่างๆ เป็นเวลาหลายปี ซึ่งช่วยให้เราสามารถพูดถึงความน่าเชื่อถือของซอฟต์แวร์ดังกล่าวได้

นอกจากนี้ ตามกฎแล้ว EDMS มาตรฐานจะได้รับการปรับปรุงจากเวอร์ชันหนึ่งไปอีกเวอร์ชันหนึ่ง โดยคงไว้ซึ่งความสำเร็จที่ดีที่สุดและรวมถึงสิ่งที่ดีที่สุด เทคโนโลยีที่ทันสมัย- โดยพื้นฐานแล้วพวกเขารวมถึง ประสบการณ์ที่ดีที่สุดลูกค้านับพันราย เส้นทางแห่งการลองผิดลองถูกเสร็จสมบูรณ์แล้ว EDMS มาตรฐานได้รับการยอมรับแล้ว

ผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาตั้งแต่เริ่มต้นไม่มีคุณลักษณะของความน่าเชื่อถือ: ไม่มีประสบการณ์ในการดำเนินงานโดยบริษัทอื่น คุณจะเป็นคนแรก

ยิ่งเวอร์ชันมาตรฐานของ EDMS ได้รับความนิยมมากขึ้นเท่าใด คุณจะพบผู้เชี่ยวชาญมากขึ้นในการกำหนดค่า การปรับเปลี่ยน การสนับสนุน และการฝึกอบรมในการทำงานกับมันในตลาด ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ต้องพึ่งพากลุ่มผู้สร้างแบบแคบๆ ของแบบกำหนดเอง สารละลาย.

กล่าวอีกนัยหนึ่งคือการแนะนำ โซลูชันมาตรฐานให้คุณมั่นใจในประสิทธิภาพได้ยาวนานหลายปี

พจนานุกรม

ซอฟต์แวร์ฟรี (OFF) คือผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เมื่อมีการขายซึ่งสิทธิ์ในการติดตั้ง การเปิดตัว รวมถึงการใช้งานฟรี การศึกษา การแจกจ่าย และการแก้ไข (การปรับปรุง) จะถูกโอนไปยังผู้ซื้อ

การวนซ้ำ (การวนซ้ำภาษาละติน - "ฉันทำซ้ำ") ในความหมายกว้าง ๆ ของคำคือการทำซ้ำของการกระทำปรากฏการณ์หรือกระบวนการใด ๆ

การขายสิ่งที่ "มองไม่เห็น" ซึ่งเป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้นั้นยากกว่าการขายผลิตภัณฑ์ทั่วไป เช่น เสื้อผ้าหรือวัสดุก่อสร้าง ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่การตลาดบริการจะถูกแยกออกเป็นพื้นที่แยกต่างหากและมอบหมายให้ทำ บทบาทพิเศษ- วันนี้เราจะพูดถึงคุณลักษณะของขอบเขตการผลิตที่จับต้องไม่ได้และวิธีการขายบริการ

บริการคืออะไร

บริการหมายถึงกิจกรรม ผลประโยชน์ หรือสินค้าใดๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหา และในกรณีส่วนใหญ่เป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้ กล่าวคือ ผู้ซื้อไม่ได้ครอบครองสินทรัพย์ที่มีตัวตนใดๆ อย่างไรก็ตาม บริการบางอย่างเชื่อมโยงโดยตรงกับสินค้าในบริการของตน แบบฟอร์มวัสดุ- ดังนั้นเมื่อซื้อตั๋วเครื่องบินเรากำลังซื้อบริการอย่างแม่นยำ - ย้ายจากจุด A ไปยังจุด B

คุณสมบัติการขาย

โดยไม่มีข้อยกเว้นบริการทั้งหมดมี ลักษณะทั่วไปสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อพูดถึงวิธีการขายบริการ

จับต้องไม่ได้

จุดที่สมเหตุสมผลที่สุด บริการเป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้ กล่าวคือ ไม่สามารถสัมผัส เห็น หรือลิ้มรสได้ เมื่อเราไปหาช่างทำผม เราไม่สามารถ “ลอง” ตัดผมใหม่ล่วงหน้าได้ สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรจากมุมมองของซัพพลายเออร์? ในการเพิ่มยอดขาย คุณต้องให้บริการที่จับต้องได้มากขึ้น และเน้นย้ำถึงประโยชน์หลักที่ลูกค้าจะได้รับ ตัวอย่างเช่น สำหรับช่างทำผม อาจเป็นแฟ้มผลงานที่มีรูปถ่าย ผลงานที่ดีที่สุดซึ่งยืนยันความสามารถของเขา

แยกออกจากแหล่งกำเนิดไม่ได้

คุณสมบัติอีกประการหนึ่งคือบริการมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับบุคคลหรืออุปกรณ์เสมอ ดังนั้นเมื่อซื้อตั๋วคอนเสิร์ตเราคาดหวังว่าจะได้เห็นนักดนตรีคนโปรดของเรา หากต้องเปลี่ยนสมาชิกกลุ่มคนใดคนหนึ่งด้วยเหตุผลบางประการ บริการจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป สิ่งนี้บ่งบอกถึงความจำเป็นโดยตรงในการจัดกระบวนการให้บริการอย่างเหมาะสม: เรียนรู้การทำงานกับลูกค้าจำนวนมากในเวลาเดียวกันหรือเร่งกระบวนการให้บริการ

ความไม่สอดคล้องกันของคุณภาพ

เมื่อพูดถึงวิธีการขายบริการอย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณภาพของบริการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ขึ้นอยู่กับสถานที่ เวลาที่จัดส่ง และปัจจัยอื่นๆ อีกหลายร้อยปัจจัย วันหนึ่งพนักงานเสิร์ฟคนเดียวกันอาจให้บริการคุณได้ดี แต่ในวันอื่นเขาอาจจะทำจานหล่นหรือพูดจาหยาบคาย (เช่น เพราะเขารู้สึกไม่สบาย) สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไร? ในการเริ่มต้นธุรกิจในภาคบริการจำเป็นต้องจัดสรรงบประมาณให้เพียงพอต่อการดึงดูดและฝึกอบรมอย่างแท้จริง ผู้เชี่ยวชาญที่ดี- นอกจากนี้ก็จำเป็นต้องสร้าง ข้อเสนอแนะกับลูกค้าเพื่อจัดการกับข้อร้องเรียนและปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงานโดยทันที

ความเป็นไปไม่ได้ในการจัดเก็บ

ทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจ? ความจริงก็คือในเกือบทุกภาคส่วนของอุตสาหกรรมบริการความต้องการมีความผันผวน: ทัวร์ไปยังรีสอร์ทริมทะเลส่วนใหญ่จะจองในช่วงฤดูร้อนและแท็กซี่รอบเมืองจะถูกจองในช่วงสูงสุดของวันทำงาน จะขายบริการในกรณีนี้ได้อย่างไร? มีกลยุทธ์ทางการตลาดหลายประการที่ช่วยรักษาอุปสงค์และวางแผนค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น:

1. ความแตกต่างของราคาตามเวลา เพื่อเปลี่ยนความต้องการส่วนหนึ่งจากช่วงพีคไปเป็นช่วงสงบ หลายบริษัทใช้ส่วนลด เช่น โรงภาพยนตร์ขายตั๋วที่ ราคาต่ำสำหรับการประชุมช่วงเย็น
2. สร้างทางเลือกสำหรับผู้ที่รอในช่วงเวลาที่มีความต้องการสูง ตัวเลือกที่ดี— ค็อกเทลบาร์แยกต่างหากสำหรับผู้ที่รอโต๊ะในร้านอาหาร
3. การแนะนำระบบพรีออเดอร์

ทางเลือกอื่นๆ ก็มีการปฏิบัติเช่นกัน บางบริษัทสามารถดึงดูดพนักงานชั่วคราวหรือพนักงานพาร์ทไทม์ในช่วงที่มีความต้องการสูงสุดได้

การตลาดการบริการ: โครงการทั่วไป

เป็นการยากที่จะอธิบายทีละจุดว่าจะขายบริการอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร เพราะทุกอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะของบริษัทใดบริษัทหนึ่งและกลุ่มเฉพาะที่ดำเนินธุรกิจ เป็นไปไม่ได้ที่จะเสนอสูตรสากลสำหรับสายการบินขนาดใหญ่และช่างทำผมตัวเล็กเข้ามา พื้นที่อยู่อาศัยมอสโก อย่างไรก็ตาม อัลกอริธึมบางอย่างที่ใช้กันทั่วไปสำหรับองค์กรภาคบริการทั้งหมดยังคงมีอยู่

ขั้นตอนที่ #1: การวิจัยตลาด

ขั้นแรกคือการศึกษาตลาดที่คุณวางแผนจะดำเนินธุรกิจอย่างละเอียดและครอบคลุม การวิเคราะห์ดำเนินการในสองทิศทาง:

• คู่แข่ง;
• ลูกค้าที่มีศักยภาพ

การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งดำเนินการเพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาเสนออะไรกันแน่ สิ่งที่ดึงดูดลูกค้า พวกเขาโต้ตอบกับพวกเขาอย่างไร และราคาที่พวกเขาตั้งไว้ สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าใครคือผู้เล่นหลักในตลาดและใครดำเนินงานในภูมิภาคเดียวกัน กลุ่มเป้าหมายเช่นเดียวกับคุณ สิ่งนี้สามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญ กลยุทธ์ทางการตลาดบริษัท.

ใช้วิธีเดสก์และฟิลด์ในการวิเคราะห์ แหล่งที่มาของข้อมูลโต๊ะประกอบด้วยวารสารและไดเรกทอรีอุตสาหกรรม ฐานข้อมูล และการจัดอันดับที่เผยแพร่

อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งเป็นไปไม่ได้ที่จะได้รับข้อมูลที่จำเป็นในพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่ง เนื่องจากสิ่งพิมพ์ส่วนใหญ่ทำงานในระดับชาติหรือระดับภูมิภาค จากนั้นตรงไปที่การวิจัยภาคสนาม:

• โทรหาคู่แข่งภายใต้หน้ากากของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
• สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมและการศึกษา ข้อเสนอเชิงพาณิชย์, โฆษณาผลิตภัณฑ์;
• การวิเคราะห์กิจกรรมการโฆษณา

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าของบริษัทอื่นให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เครื่องมือหลักคือแบบสอบถาม แบบสำรวจ (ทางอินเทอร์เน็ตและบนท้องถนน) การสัมภาษณ์ เพื่อการพัฒนา ข้อเสนอที่ไม่ซ้ำใครสิ่งสำคัญคือต้องค้นหาว่าพวกเขาชอบ/ไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับบริษัทที่พวกเขากำลังสมัครอยู่ในปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 2: การพัฒนานโยบายการกำหนดราคาและบริการเพิ่มเติม

ก่อนอื่นจำเป็นต้องคำนวณต้นทุนการบริการที่ขายให้ถูกต้อง เมื่อทราบตัวบ่งชี้นี้ คุณจะได้รับคำแนะนำจากจำนวนลูกค้าที่คุณต้องการดึงดูดเพื่อให้คุ้มทุน และค่ามาร์กอัปที่ควรตั้งค่าเพื่อสร้างรายได้ วิธีการทำเช่นนี้?

ต้นทุนการบริการรวมถึงผลรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นโดยผู้รับเหมาในระหว่างการจัดหา ต้นทุนแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่:

1. ถาวร- ได้แก่การเช่าสถานที่ การชำระค่าสาธารณูปโภค ค่าใช้จ่ายในการบริหาร,ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์(คอมพิวเตอร์,อุปกรณ์สำนักงาน)
2. ตัวแปร- เงินเดือนพนักงาน ค่าจัดซื้อวัสดุ ฯลฯ

โดยพื้นฐานแล้วเมื่อคำนวณค่าใช้จ่ายจะขึ้นอยู่กับเวลาที่ต้องใช้ในการให้บริการบางอย่าง (เช่นโปรแกรมเมอร์ใช้เวลาทั้งหมดกี่ชั่วโมงในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ)

09/13/60 11:41 น. 16/11/58 23:50 น.

พร้อมแต่จำกัดหรือปรับแต่ง

เมื่อทุกบริษัทเติบโตขึ้น ไม่ช้าก็เร็ว บริษัทก็จะคิดถึงการทำให้กระบวนการทางธุรกิจภายในเป็นอัตโนมัติ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมตามสัญญาหรือเอกสาร กระบวนการทางการตลาดและการขาย หรือแม้แต่ระบบอัตโนมัติของกระบวนการผลิต

และคำถามแรกที่บริษัทเผชิญคือว่าจะเลือกโซลูชันแบบบรรจุกล่องหรือแบบแบบกำหนดเอง?

ตัวเลือกทั้งสองมีข้อดีและข้อเสียและขึ้นอยู่กับภายในและหลายอย่าง ปัจจัยภายนอก- ในบทความนี้เราจะพยายามอธิบายปัญหานี้โดยละเอียดและให้คำแนะนำในการเลือกวิธีแก้ไข

โซลูชันที่ออกนอกกรอบ

วิธีแก้ปัญหาดังกล่าวมักเรียกง่ายๆ ว่า "กล่อง" นี่คือผลิตภัณฑ์พร้อมใช้

ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนที่สุดของโซลูชันแบบบรรจุกล่องคือความรวดเร็วในการใช้งาน โซลูชันชนิดบรรจุกล่องมีชุดฟังก์ชันและกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติที่สามารถใช้งานได้ทันทีหลังการติดตั้ง การติดตั้งและกำหนดค่าใช้เวลาไม่นาน และหลังจากเพิ่มผู้ใช้และกรอกไดเร็กทอรีแล้ว โซลูชันก็พร้อมใช้งาน ในกรณีนี้ การติดตั้งสามารถทำได้โดยผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีของบริษัท และบางครั้งโดยพนักงานธรรมดาที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือราคาของโซลูชันดังกล่าว โดยทั่วไปจะมีราคาถูกกว่าการพัฒนาโซลูชันแบบกำหนดเองอย่างมาก ในบางกรณีราคาอาจแตกต่างกันหลายครั้ง นอกจากนี้ ต้นทุนของโมดูลและฟังก์ชันที่จำเป็นสามารถคำนวณล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจของลูกค้า

ข้อเสียเปรียบหลักของโซลูชันชนิดบรรจุกล่อง ได้แก่ ฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด ชุดฟังก์ชัน กระบวนการทางธุรกิจ และการใช้งานในโซลูชันได้รับการกำหนดค่าล่วงหน้าโดยนักพัฒนา เพื่อให้ครอบคลุมบริษัทจำนวนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้นหากอินเทอร์เฟซหรือประสิทธิภาพของการกระทำบางอย่างไม่สะดวกสำหรับผู้ใช้ก็จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ทั่วโลกและคุณจะต้องใช้สิ่งที่มีอยู่ เช่นเดียวกับกระบวนการทางธุรกิจและเส้นทางการไหลของเอกสาร โดยปกติแล้วจะมีการกำหนดค่าในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง และผู้ใช้ที่ไม่ผ่านการฝึกอบรมอาจประสบปัญหาในการเปลี่ยนแปลง

โดยส่วนใหญ่ โซลูชันแบบแพ็กเกจไม่ได้ออกแบบมาเพื่อการพัฒนา ดังนั้นให้สรุป ฟังก์ชั่นใหม่มันจะไม่ได้ผลเสมอไป โดยปกติจะมีการตั้งค่าจำนวนจำกัดที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ และการเปลี่ยนแปลงทั่วโลกหรือคุณสมบัติใหม่จะปรากฏในระบบเวอร์ชันต่อๆ ไป

ข้อเสียอีกประการหนึ่งของโซลูชันดังกล่าวคือการขาดการสนับสนุนด้านเทคนิคเป็นรายบุคคล จากการใช้ระบบ หากคุณพบข้อผิดพลาดของระบบ นักพัฒนาโซลูชันมักจะให้โปรแกรมแก้ไขแก่คุณเพื่อแก้ไข ในกรณีอื่นๆ คุณจะต้องแก้ไขปัญหาด้วยตนเองโดยการค้นหาข้อมูลและถามคำถามในฟอรัม

โซลูชันที่กำหนดเอง

การพัฒนาโซลูชันแบบกำหนดเอง แทนที่จะทำแบบกล่อง จะเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ งาน และปัญหาของลูกค้า นักวิเคราะห์ของผู้ให้บริการโซลูชันพูดคุยกับพนักงานคนสำคัญของลูกค้า ตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ ระบุปัญหาที่มีอยู่ และทำความคุ้นเคยกับกฎระเบียบของบริษัท หลังจากสำรวจและศึกษาความต้องการแล้ว ก เงื่อนไขการอ้างอิง. ขั้นตอนต่อไป– การพัฒนาและการดำเนินการแก้ไขปัญหา หลังจากนั้นระบบจะถูกทดสอบโดยผู้ใช้ของลูกค้าและแก้ไขในกรณีที่เกิดปัญหาและแสดงความคิดเห็น

ในกรณีส่วนใหญ่ การพัฒนาแบบกำหนดเองจะดำเนินการบนพื้นฐานของโซลูชันพื้นฐานบางอย่างพร้อมชุดฟังก์ชันและความสามารถบางอย่าง โซลูชันพื้นฐานนี้ได้รับการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับความต้องการและความต้องการของลูกค้า แนวทางนี้ทำให้สามารถทำให้ระบบสะดวกที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และเหมาะสมกับองค์กรเฉพาะ ในกรณีนี้ คุณลักษณะทั้งหมดของกระบวนการภายในบริษัทจะถูกนำมาพิจารณาด้วย หากมีการเปลี่ยนแปลงในบริษัท โซลูชั่นสามารถปรับเปลี่ยนหรือออกแบบใหม่ได้ เป็นรายบุคคลซึ่งไม่สามารถทำได้ด้วยแบบชนิดบรรจุกล่อง

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือตัวบุคคล การสนับสนุนด้านเทคนิค- คุณสามารถเจรจากับผู้ขายเกี่ยวกับเงื่อนไขการสนับสนุนที่คุณต้องการได้

ข้อเสียของโซลูชันแบบกำหนดเองได้แก่ราคาและเวลาในการดำเนินการ โดยปกติจะมีตั้งแต่ 3-4 เดือนขึ้นไป

เราทำการสำรวจผู้ใช้ของเราในหัวข้อ “เราจำเป็นต้องมีระบบการจัดการโครงการเวอร์ชันบรรจุกล่องหรือไม่?” สำหรับเรา คำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามนี้คือ คุ้มค่ามาก- กำหนดเส้นทางการพัฒนาระบบและลำดับความสำคัญสำหรับฟังก์ชันใหม่

การสำรวจนี้เกี่ยวข้องกับบริษัท 155 แห่งที่ใช้เวอร์ชันคลาวด์หรือเพียงแค่บริษัทที่ลงทะเบียนเพื่อทำความคุ้นเคยกับระบบ มีเพียงสามคำถาม แต่ละข้อมีตัวเลือกคำตอบสามตัวเลือก

ด้านล่างของการตัดคือกราฟพร้อมผลลัพธ์และข้อสรุปของเรา

ตัวอย่าง

กลุ่มตัวอย่างมีขนาดไม่ใหญ่เกินไป (ผู้ตอบแบบสอบถาม 155 คน) ผู้ใช้ไม่ชอบรับจดหมายมากนัก และลงคะแนนเสียงบางอย่างน้อยมาก แรงจูงใจเดียวในการมีส่วนร่วมคือสัญญาว่าจะเผยแพร่ผลลัพธ์

จำนวนผู้ตอบแบบสอบถามในแต่ละคำถามมากกว่าจำนวนตัวเลือกคำตอบถึง 50 เท่า ข้อผิดพลาดแบบสุ่มในการแจกแจงคำตอบจะมีไม่มาก -
หลายเปอร์เซ็นต์และขึ้นอยู่กับการกระจายคำตอบ

ความไม่ถูกต้องที่สำคัญของการทดสอบรวมถึงความน่าจะเป็นในการสุ่มตัวอย่าง - เฉพาะผู้ที่ต้องการลงคะแนนเท่านั้น และไม่ใช่ผู้ใช้แบบสุ่มจากกลุ่มตัวอย่างทั่วไป และแน่นอนว่าตัวอย่างนั้นเอง - ฐานข้อมูลของเราเอียงไปทางธุรกิจขนาดเล็ก

ควรคำนึงถึงปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้และสามารถสรุปผลได้จากผลการสำรวจ

คำถามหมายเลข 1

คุณต้องการโซลูชันแบบกล่องสำหรับการจัดการโครงการหรือโซลูชันระบบคลาวด์ก็เหมาะสมเช่นกัน

32% ของผู้ตอบแบบสอบถามมีความพร้อมที่จะทำงานกับโซลูชั่นแบบแพ็คเกจเท่านั้นเพื่อการสื่อสารและการทำงานกับงาน หากเราพิจารณาว่าในกลุ่มผู้ตอบแบบสอบถามของเรามีอคติต่อธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้น 32% จึงเป็นส่วนแบ่งตลาดขั้นต่ำที่ไม่คำนึงถึง SaaS เลย
ไม่กี่ปีที่ผ่านมาสถานการณ์เช่นนี้ไม่มีอยู่จริง ตอนนั้นเรากำลังทำงานในโปรเจ็กต์ b2b อีกโปรเจ็กต์ แต่คำขอสำหรับกล่องมีมาเป็นระยะๆ จึงไม่ได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง ตอนนี้ปล่อยตัวแล้ว รุ่นบรรจุกล่องเราได้ปิดคำขอเชิงพาณิชย์ที่ได้รับความนิยมสูงสุดแล้ว

คำถามหมายเลข 2

อะไรคือสาเหตุหลักที่ทำให้ต้องมีโซลูชันแบบแพ็กเกจ?

มีอคติอย่างมากในเรื่องความปลอดภัยและการจัดเก็บข้อมูลที่บ้าน- มากกว่า 60% และนี่คือสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก! เมื่อคุณสื่อสารโดยตรงกับ บริษัทขนาดใหญ่มีการรักษาความปลอดภัยและโซลูชันแบบแพ็คเกจมักจะเป็นคำถามแรกหรือคำถามที่สองเสมอ (แข่งขันกับคำถาม: "จะรับรายงานสิ่งที่ทีมกำลังทำได้อย่างไร")

คำถาม #3

ในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา โซลูชันแบบบรรจุกล่องมีความเกี่ยวข้องมากขึ้นหรือไม่ กฎของยาโรวายามีผลหรือไม่?

กฎหมาย Yarovaya เองไม่ได้กังวลใครมากนัก ไม่มีสิ่งใดที่เฉพาะเจาะจงที่ทำให้ความปลอดภัยสูงขนาดนี้ นี่เป็นการรวมกันของหลายปัจจัยเสมอ และผู้ใช้ไม่ได้ติดตามการเปลี่ยนแปลงในปัจจัยเหล่านี้จริงๆ บทสนทนาทั่วไประหว่างเรากับลูกค้ามีลักษณะดังนี้:

เราต้องการโซลูชั่นแบบแพ็คเกจ
- ทำไมต้องเป็นกล่องล่ะ? มาเริ่มกันที่คลาวด์ มันจะเริ่มเร็วขึ้น
- ไม่ ตอนนี้ฝ่ายบริหารจะตกลงก็ต่อเมื่อมีการติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของเราเท่านั้น
- มีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้างตั้งแต่คุณยังคงใช้ Trello บนคลาวด์ฟรีอยู่
- ใช่แล้วนี่ไม่เหมาะกับเรา ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงมากนัก แต่ตอนนี้นโยบายคือเปลี่ยนไปใช้โซลูชันที่ปลอดภัยเท่านั้น

บทสรุปจากการสำรวจและการสื่อสารกับบริษัท:

• บริษัทอย่างน้อย 30% พร้อมที่จะทำงานเฉพาะกับกล่องเท่านั้น
• ในแง่การเงิน นี่คืออย่างน้อย 70% ของตลาดในกรณีของเรา การประมาณการขึ้นอยู่กับการกระจายตัวของพนักงานตามขนาดของบริษัท
• ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในด้านการตั้งค่าความปลอดภัย แนวโน้มนี้จะรุนแรงขึ้นเท่านั้น รูปแบบการจัดจำหน่ายจะคล้ายกับการติดตั้งไซโล
• มีแนวโน้มของการเปลี่ยนแปลงจากระบบคลาวด์ไปสู่การโฮสต์ด้วยตนเอง เราเห็นสิ่งนี้ได้ใน b2b เท่านั้น เรากำลังถูกถามถึงฟังก์ชันการอัปโหลดงานที่เสร็จสมบูรณ์จากระบบคลาวด์ไปยังกล่องของเรา
• เราเปิดตัวเวอร์ชันชนิดบรรจุกล่องด้วยเหตุผลบางประการ ต้องมีการพัฒนาทิศทาง หลายคนมองว่าคลาวด์เป็นเพียงโอกาสในการทดสอบ

ป.ล. แบบสำรวจ: Agile ในรัสเซีย 2017

พวกเราที่ YouGile กำลังดำเนินการสำรวจครั้งใหญ่เกี่ยวกับ ระเบียบวิธีแบบคล่องตัวในรัสเซีย ที่นี่เราต้องการผู้ตอบแบบสอบถามที่มีลำดับความสำคัญมากกว่าในแบบสำรวจข้างต้น จนถึงตอนนี้ มีผู้เข้าร่วมแล้วกว่า 100 คน คำตอบยอดนิยมที่สุด: “บริษัทของคุณมีการใช้ Agile หรือไม่?”

“ใช่ แต่ค่อนข้างน้อย” - 54.5% ของผู้ตอบแบบสอบถาม

มีส่วนร่วม - ทำแบบสำรวจ "Agile in Russia 2017"
12 คำถาม ประมาณ 3 นาที