วิธีการเรียนรู้การเขียนจดหมายธุรกิจให้สวยงาม วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ (ตัวอย่าง) หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะและรูปแบบทางวิทยาศาสตร์

การติดต่อทางอีเมลยังคงเป็นวิธีการสื่อสารหลักในโลกธุรกิจมาโดยตลอด ตัวอักษรที่เขียนถูกต้องมีชัยไปกว่าครึ่งแล้ว แต่ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถเขียนจดหมายแบบนี้ได้ บางครั้งการอ่านจดหมายจาก ข้อเสนอทางธุรกิจยังไม่ชัดเจนนักว่าพวกเขาต้องการเสนออะไรให้คุณ คุณจะได้รับประโยชน์อะไรบ้าง และทำไมคุณถึงใช้เวลาอ่านและทำความเข้าใจจดหมายฉบับนี้

ความสามารถในการเขียนจดหมายที่ถูกต้องและโน้มน้าวใจมาพร้อมกับการฝึกฝน และเป็นการดีที่แบ่งปันประสบการณ์ที่สั่งสมมาทำให้คนอื่นไม่เหยียบคราดแบบเดียวกัน เจฟฟรีย์ เจมส์ ผู้เขียนหนังสือ Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts เสนอระบบ 6 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเขียนจดหมายโน้มน้าวใจ

ลิขสิทธิ์ Shutterstock

1. มีความคิดที่ชัดเจนเสมอว่าคุณจะเขียนเกี่ยวกับอะไร

วัตถุประสงค์หลักของจดหมายคือการทำให้ผู้รับตัดสินใจบางอย่าง ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย ให้ถามตัวเองอีกครั้งว่าคุณต้องการอะไรจากผู้รับกันแน่? เขาควรตัดสินใจอย่างไรหลังจากอ่านจดหมายของคุณ?

ในกรณีนี้ ความไม่แน่นอนคือศัตรูตัวฉกาจของคุณ ยิ่งวัตถุประสงค์ของคุณชัดเจน จดหมายของคุณก็จะยิ่งโน้มน้าวใจได้มากขึ้นเท่านั้น

2. เริ่มจดหมายของคุณด้วยบทสรุปของคุณ

ข้อสรุปของคุณคือคำแถลงถึงการตัดสินใจที่ผู้รับควรทำโดยพิจารณาจากเนื้อหาในจดหมายของคุณ

ที่โรงเรียนเราถูกสอนให้เริ่มต้นด้วยการแนะนำเสมอ ในกรณีเขียนจดหมายโน้มน้าวใจ ข้อความนี้ไม่ถูกต้อง ในโลกธุรกิจ ทุกคนยุ่งเกินกว่าจะชื่นชมความสามารถทางวรรณกรรมของคุณ ดังนั้นคุณต้องตรงให้ตรงประเด็น

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการได้รับอนุญาตจากเจ้านายให้ติดตั้งห้องออกกำลังกายในสถานที่ของบริษัทของคุณ

ผิด:

“จิม
ดังที่คุณทราบแล้วว่าการขาดงานของพนักงานในปัจจุบันเป็นปัญหาสำคัญที่ค่อนข้างรุนแรง ผลกระทบทางการเงินทั้งบริษัทของเราและบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของเรา... บลา บลา บลา... ดังนั้นเราควรพิจารณาจัดสรรเงินเพื่อสร้างห้องออกกำลังกายที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทเรา"

ขวา:

“จิม
ฉันอยากให้คุณอนุมัติการติดตั้งห้องออกกำลังกายในสำนักงานของเรา”

3. แบ่งข้อโต้แย้งของคุณออกเป็นย่อหน้าที่ย่อยง่ายหลายย่อหน้า

เพื่อให้ข้อโต้แย้งที่สนับสนุนแนวคิดของคุณอ่านและเข้าใจได้ง่าย ให้แบ่งออกเป็นหลายย่อหน้า

ผิด

“ตามรายงานของรัฐบาลเมื่อเร็วๆ นี้ กลุ่มกิจกรรมทางกายมีความสำคัญอย่างยิ่ง แม้ว่าจะมีเพียงไม่กี่บริษัทที่แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นที่จะให้รางวัลแก่พนักงานในลักษณะนี้ บริษัทหลายแห่งระบุว่ากลุ่มดังกล่าวเป็นสินทรัพย์ที่ประเมินมูลค่าต่ำเกินไป แต่พวกเขาไม่มีแผนที่จะเปิดตัวกลุ่มดังกล่าวในอุตสาหกรรมนี้ แม้ว่าความเหมาะสมจะเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับความสำเร็จขององค์กรและส่วนบุคคลก็ตาม ฉันเชื่อว่าหากเราไม่แนะนำกลุ่มทางกายภาพดังกล่าวในบริษัทของเรา เราก็จะยังคงตามหลังคู่แข่งอยู่มาก"

ขวา

“ห้องออกกำลังกายในสำนักงานจะช่วยให้คุณ:
- ลดการขาดงาน
- เพิ่มผลผลิตโดยรวม"

4. สนับสนุนข้อโต้แย้งแต่ละข้อด้วยหลักฐาน

ถ้าเขียนจดหมายที่มีทั้งข้อโต้แย้งก็อาจถูกมองว่าเป็นเพียงความคิดเห็นส่วนตัวเท่านั้นและไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น ทุกข้อโต้แย้งต้องการหลักฐาน ไม่อย่างนั้นจะเข้าใจได้อย่างไรว่ามันได้ผลจริงๆ?

ผิด

“การมีห้องออกกำลังกายในออฟฟิศจะเป็นทางออกที่ดี เพราะผู้คนจะนิยมไปทำงานมากกว่าอยู่บ้าน อีกทั้งยังช่วยลดการเจ็บป่วยโดยรวมในออฟฟิศอีกด้วย”

ขวา

“การขาดงานลดลง จากการสำรวจโดยสถาบันสุขภาพแห่งชาติเกี่ยวกับบริษัท 1,000 แห่งที่มีห้องออกกำลังกายในสถานที่ พบว่าการลางานของพนักงานในบริษัทเหล่านี้ต่ำกว่าบริษัทที่ไม่มีอุปกรณ์ดังกล่าวถึง 20%

5. ทำซ้ำข้อสรุปของคุณเป็นคำกระตุ้นการตัดสินใจ

ในตอนท้ายของจดหมาย ให้ทำซ้ำข้อสรุปของคุณที่ระบุไว้ในตอนต้นอีกครั้ง ตอนนี้เป็นการเรียกร้องให้ดำเนินการโดยเฉพาะเท่านั้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะนำผู้รับไปสู่ข้อสรุปเฉพาะเจาะจงว่าเขาควรสรุปหลังจากอ่านจดหมายของคุณแล้ว การโทรนี้ควรจะเรียบง่ายและเฉพาะเจาะจง

ผิด

“เราจะขอบคุณมากหากคุณสนับสนุนโครงการนี้”

ขวา

“ถ้าคุณตอบว่าใช่ในจดหมายฉบับนี้ ฉันจะเริ่มกระบวนการทันที”

6. ระบุสิทธิประโยชน์ในหัวเรื่องของอีเมล

หัวเรื่องในอีเมลเกือบจะเป็นส่วนใหญ่ ส่วนสำคัญ- เนื่องจากควรคาดเดาหัวเรื่องหลักของจดหมายและกำหนดอารมณ์ของผู้รับตามที่คุณต้องการ และนั่นคือเหตุผลที่คุณควรกรอกข้อมูล วิธีสุดท้ายหลังจากที่คุณได้เขียนข้อโต้แย้งและหลักฐานทั้งหมดที่สนับสนุนข้อสรุปหลักของคุณแล้ว

ตามหลักการแล้ว หัวเรื่องของจดหมายควรบรรลุภารกิจสำคัญสองประการ: ผู้รับควรสนใจมากจนเปิดอ่านจดหมาย; และควรสื่อข้อความที่คุณต้องการสื่อถึงผู้รับ

ในกรณีส่วนใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดการทำงานทั้งสองอย่างพร้อมกันหมายถึงการเขียนเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่จะได้รับจากการตัดสินใจที่คุณต้องการ

ผิด

“ผลกระทบต่อสุขภาพของพนักงานในโครงการอุปกรณ์ โรงยิมในสำนักงาน"

ขวา

“เราจะลดการขาดงานของพนักงานได้อย่างไร”

ฉันสนใจความคิดเห็นของคุณ คุณจะตอบสนองต่อทั้งสองตัวเลือกอย่างไร และคุณปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ใดเมื่อเขียนจดหมายดังกล่าว

ความสำเร็จของธุรกิจเรามักขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อความที่เราต้องเขียนทุกวัน ข้อเสนอการขายการขายจดหมายจดหมายถึงลูกค้าและ คู่ค้าทางธุรกิจ– ทั้งหมดนี้ส่งผลต่อภาพลักษณ์ของเรา วิธีการรับรู้ของเรา ทั้งหมดนี้โน้มน้าวหรือไม่โน้มน้าว ขาย หรือไม่ขาย

เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าทุกคนที่เราติดต่อสื่อสารทางธุรกิจด้วยจะได้รับข้อความระดับมืออาชีพและมีคุณภาพสูงจากเรา และไม่เพียงแต่จากเราเป็นการส่วนตัว แต่ยังจากพนักงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาจากทั้งองค์กรของเราด้วย
มีเพียง 4 เส้นทางเท่านั้น
เริ่มจากสิ่งที่เหมาะสมสำหรับทุกคนที่ดำเนินธุรกิจโต้ตอบด้วยตนเอง

เส้นทางที่ 1 อ่านข้อความให้มาก เขียนให้มากขึ้น และเรียนรู้ในที่สุด

เส้นทางนี้เข้ามาในใจตัวเอง - และไม่ใช่แค่คุณเท่านั้น คนส่วนใหญ่ที่คุณได้รับจดหมายและข้อความที่คุณอ่านทางอินเทอร์เน็ตและในสิ่งพิมพ์ศึกษาในลักษณะนี้ และคุณชอบสิ่งที่พวกเขาเขียนอย่างไร? เป็นไปได้มากว่าไม่มี ทำไม ความจริงก็คือว่าการฝึกฝนในตัวเองช่วยได้เพียงเล็กน้อยโดยไม่ต้องสร้างเทคนิค
ลองจินตนาการว่าผู้ฝึกสอนกีฬากำลังฝึกคุณในการวิ่ง 100 เมตร คุณวิ่งเป็นครั้งแรก - มันช้ามาก โค้ชบอกคุณว่า: วิ่งให้มากขึ้น ยังช้าอยู่เลย แล้วอีกครั้ง. และต่อไป. ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะวิ่งได้เร็วพอด้วยวิธีนี้ คุณต้องคิดก่อนว่าอะไรขัดขวางไม่ให้คุณวิ่งเร็วขึ้นร่วมกับโค้ชของคุณ บางทีคุณอาจเริ่มต้นไม่ถูกต้อง ใช้งานแขนไม่ได้ผลขณะวิ่ง หรือหายใจไม่ถูกต้อง ขั้นแรก เราต้องสอนเทคนิคการวิ่งให้กับคุณ จากนั้นจึงบังคับให้คุณฝึกเทคนิคนี้ด้วยการฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง
เทคนิคมีความสำคัญไม่น้อยในการเขียนเชิงธุรกิจ เพื่อให้ทักษะเติบโตไปพร้อมกับการฝึกฝน คุณต้องเข้าใจหลักการและเทคนิคพื้นฐาน คุณจะจัดโครงสร้างตัวอักษรได้อย่างไรว่าโครงสร้างใดเหมาะสมกับกรณีใดมากกว่า วิธีสร้างวลีสิ่งที่ต้องเลือก จะโต้แย้งอะไร วิธีสร้างความสัมพันธ์กับผู้รับ ลดทอนด้านลบ เสริมด้านบวก หากปราศจากสิ่งนี้ การฝึกฝนก็ไร้ประโยชน์
โดยรวมแล้ว เส้นทางแรกนั้นเป็นเพียงแค่ตำนานมากกว่าเส้นทาง ใช้งานไม่ได้ในทางปฏิบัติ

เส้นทางที่ 2 ศึกษาหนังสือดีๆ เกี่ยวกับการเขียน ข้อความทางธุรกิจ– และการปฏิบัติ

จริงๆ แล้วเราจะเรียนรู้หลักการและเทคนิคได้ที่ไหนถ้าไม่ใช่จากหนังสือ? ตรรกะ แต่... พบหนังสือดีๆ เกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจได้ที่ ตลาดรัสเซียยากมาก. ในฐานะโค้ชและที่ปรึกษาการเขียนเชิงธุรกิจ ฉันศึกษาปัญหานี้ในคราวเดียว - ฉันจำเป็นต้องแนะนำบางสิ่งให้กับลูกค้า ไม่สามารถเลือกหนังสือเล่มเดียวที่จะตอบคำถามพื้นฐานทั้งหมดและเป็นภาษามนุษย์ที่เข้าใจได้
เราค้นพบหนังสือจำนวนหนึ่งเกี่ยวกับงานเลขานุการและงานในสำนักงานที่ไม่เกี่ยวกับเรื่องนั้น หนังสือแปลเล่มหนึ่งที่ไม่สามารถนำมาใช้ในรัสเซียได้หากไม่มีการดัดแปลง มีหนังสือเกี่ยวกับสไตล์หลายเล่ม - ทั้งหมดจ่าหน้าถึงนักภาษาศาสตร์และเต็มไปด้วยคำศัพท์ที่ "คนปกติ" ไม่สามารถเข้าใจได้ ฉันเจอหนังสือของบาร์บารา มินโตซึ่งมีพื้นฐานมาจากโครงสร้างของหนังสือ ซึ่งครอบคลุมหัวข้อแคบๆ เพียงหัวข้อเดียว และเขียนด้วยวิธีที่เป็นวิทยาศาสตร์ แห้งแล้ง และไม่อาจเข้าใจได้ ในท้ายที่สุด ฉันหยุดค้นหาและเขียนหนังสือเรียนเรื่อง “The Art of Business Writing” กฎหมาย เทคนิค เครื่องมือ” หนังสือเล่มนี้วางขายได้หนึ่งเดือนแล้ว - ยอดจำหน่ายกำลังขายหมดอย่างรวดเร็วและบางทีในที่สุดช่องที่ว่างเปล่าก็จะถูกเติมเต็ม เวลาอย่างที่พวกเขาพูดจะบอก
แต่สมมุติว่าพบหนังสือแล้ว ถ้าศึกษาเทคนิคในหนังสือแล้วนำไปใช้จะได้ผลไหม? คำถามนี้เปิดกว้าง...มานานหลายศตวรรษ มีการสอนเผยแพร่เกี่ยวกับภาษา การทำอาหาร การเล่น เครื่องดนตรีแม้กระทั่งการเล่นสกีและโยคะ มีคนที่เชี่ยวชาญด้วยความช่วยเหลือจากบทช่วยสอนเหล่านี้ เยอรมันเริ่มเล่นแซ็กโซโฟน เป็นแม่ครัว หรือรับตำแหน่งดอกบัว แต่มีคนแบบนี้ไม่มากนัก - และส่วนใหญ่ก็หยุดครึ่งทาง
สามสิ่งที่ขัดขวางคนส่วนใหญ่

• ประการแรก เป็นการยากที่จะเข้าใจตัวเองว่าคุณได้กำหนดเทคนิคของคุณอย่างถูกต้องหรือไม่ คุณเข้าใจเทคนิคนี้หรือเทคนิคนั้นถูกต้องและคุณนำไปใช้ถูกต้องหรือไม่?
• ประการที่สอง เป็นไปไม่ได้ที่จะจัดระเบียบการปฏิบัติอย่างถูกต้อง คุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำ แต่คุณต้องวิเคราะห์การทำซ้ำแต่ละครั้งด้วย หากไม่ได้ผล คุณจะต้องเข้าใจสาเหตุและแก้ไขสิ่งที่ผิดพลาด ซึ่งมักจะมองเห็นได้จากภายนอกเท่านั้น
• อย่างที่สาม เราแค่รู้สึกเบื่อ มีสิ่งสำคัญกว่าที่ต้องทำ เราไม่มีเวลาเพียงพอ และเรา "ผลักดัน" ชั้นเรียนของเราไว้ทีหลัง

ยอดรวม - วิธีที่สอง ดีกว่าครั้งแรกสามารถทำงานได้แต่มีความปรารถนาดี ความขยัน และมีวินัยในตนเอง

เส้นทางที่ 3 เข้ารับการฝึกอบรมกับผู้สอนหรือที่ปรึกษา - แล้วจึงฝึกฝนด้วยตนเอง

เส้นทางนี้ช่วยให้คุณแก้ปัญหาสามข้อที่อธิบายไว้ข้างต้นได้ - ผู้สอนจะอธิบาย ให้คำแนะนำ และมองจากภายนอก วันนี้มีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดฝึกอบรมดังกล่าว: การฝึกอบรมกลุ่มหรือการปรึกษาหารือแบบตัวต่อตัวหรือทางไกล โดยใช้คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต หรือแบบดั้งเดิมโดยใช้กระดาษและปากกา ด้วยการแช่เต็มรูปแบบเป็นเวลาสองวัน - หรือหลายวันด้วยการบรรยายและการบ้านช่วงเย็นสั้นๆ สรุปคือมีทางเลือก สิ่งสำคัญที่ต้องใส่ใจคือตัวเลือกที่คุณเลือกจะต้องมีการฝึกฝนด้วย
นอกจากนี้ ฝึกฝนให้ดีขึ้นโดยรวม หากคุณฝึกซ้อมเป็นกลุ่ม ข้อความของคุณไม่เพียงแต่ผู้สอนจะอ่านเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ด้วย คุณได้รับโอกาสในการดูจดหมายของคุณจากภายนอกผ่านสายตาของผู้อ่าน - และในความเป็นจริงแล้ว การติดต่อสื่อสารในการทำงาน นี่คือสิ่งที่ขาดหายไป ท้ายที่สุดแล้ว หากข้อเสนอเชิงพาณิชย์ของคุณไม่โน้มน้าวลูกค้า เขาจะไม่วิ่งเพื่อบอกคุณอย่างแน่ชัดว่าจุดไหนที่คุณไม่น่าเชื่อ จุดไหนที่คุณ “ไม่ได้ส่งมอบ” และจุดใดที่คุณพลาดข้อตกลง และกลุ่มจะวิ่ง
โดยรวม - ตัวเลือกที่สมจริงและมีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับคนจริงที่มีงานยุ่ง แม้จะแพงกว่าการซื้อหนังสือแน่นอน

เส้นทางที่ 4 พัฒนาคลังตัวอย่างจดหมายร่วมกับผู้เชี่ยวชาญ - และใช้งาน

เป็นที่ชัดเจนสำหรับผู้ที่รับผิดชอบเฉพาะการติดต่อสื่อสารเท่านั้น แต่ถ้าคุณมีทั้งทีมที่อยู่ภายใต้คำสั่งของคุณซึ่งจำเป็นต้องสอดคล้องกันล่ะ? สมมติว่าคุณและพนักงานของคุณผ่านหลักสูตรการฝึกอบรมแล้ว – จะรวมผลลัพธ์ได้อย่างไร จะทำอย่างไรกับความจริงที่ว่าคนในทีมเปลี่ยนไป - มีคนมามีคนลาออกและไม่สามารถฝึกทุกคนได้หรือแค่มีราคาแพง?
คุณสามารถพัฒนาคลังตัวอย่างจดหมายสำหรับทีมของคุณได้ ตัวอย่างคือตัวอักษรมาตรฐานชนิดหนึ่ง เช่น ที่ไหน ใน ในลำดับที่ถูกต้องเทคนิคทั้งหมด การเคลื่อนไหวทั้งหมดถูกนำมาใช้ เช่น ตัวอย่างในตารางท้ายบทความของฉัน “ฉันส่งไปแล้ว” เกี่ยวกับวิธีการเขียนคำปฏิเสธ” คนของคุณกำลังแต่งหน้าอยู่ตลอดเวลา ข้อเสนอเชิงพาณิชย์- คุณสามารถจัดทำข้อเสนอตัวอย่างให้พวกเขาได้ คนของคุณมักจะต้องเขียนคำปฏิเสธหรือไม่? คุณสามารถเตรียมการปฏิเสธตัวอย่าง - หรือการเรียกร้อง การร้องเรียน การขอโทษ
เมื่อต้องการตัวอย่าง พนักงานจะสามารถเปรียบเทียบกับสถานการณ์จริงของเขา นำมาจากข้อความสิ่งที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์นี้ แทนที่ข้อเท็จจริงด้วยของจริง - และรับข้อความที่รับประกันคุณภาพ
แน่นอนว่าข้อความนี้อาจดีขึ้นหรือแย่ลงขึ้นอยู่กับทักษะของผู้ที่ใช้ตัวอย่าง แต่รับประกันว่าจะปราศจากข้อผิดพลาดที่เห็นได้ชัด “ข้อผิดพลาด” และข้อบกพร่อง ซึ่งมักจะทำลายสิ่งทั้งหมด ตัวอย่างจะเป็นพื้นฐาน ระดับงานฝีมือขั้นต่ำที่ต้องการ และหากไม่มีงานฝีมือ อย่างที่เราทราบกันดีว่าไม่มีงานศิลปะ
ลองมาดูตัวอย่างล่าสุดสองตัวอย่างกัน ในบรรดาลูกค้าของฉันก็มี หน่วยงานจัดหางาน- ร่วมกับหน่วยงานนี้เราได้พัฒนาชุดตัวอย่างสำหรับ จดหมายปะหน้า– และในเดือนแรกของการใช้ตัวอย่างเหล่านี้ “คำเชิญ” ของผู้สมัครเข้ารับการสัมภาษณ์เพิ่มขึ้นอย่างน้อยหนึ่งในสาม อีกตัวอย่างหนึ่ง - ตามคำขอของลูกค้า เราได้จัดทำจดหมายตัวอย่างหลายฉบับถึงพันธมิตรที่มีศักยภาพเกี่ยวกับโครงการร่วม ต้องใช้เวลาสักหน่อยเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความจะไม่คุ้นเคยกับผู้รับและไม่ทิ้งความรู้สึกโบราณ และประสบความสำเร็จอีกครั้ง - พันธมิตรหลายรายที่ก่อนหน้านี้ไม่เคยสนใจเราตอบกลับ
โดยรวมแล้ว นี่เป็นวิธีที่ได้ผลอย่างสมบูรณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้ร่วมกับวิธีก่อนหน้า เมื่อเราฝึกอบรมสมาชิกในทีมหลักหลายคนและให้ตัวอย่างที่เหลือ
โดยทั่วไปแล้ว เส้นทางทั้งหมดยกเว้นเส้นทางแรกกลับกลายเป็นว่าใช้การได้ แต่ในแง่ของความเข้มข้นของแรงงานและประเภทของความตั้งใจที่จะชนะนั้นแตกต่างกันอย่างมาก ผู้ที่มีแรงบันดาลใจ แน่วแน่ และขยันหมั่นเพียรสามารถเริ่มต้นด้วยการอ่านหนังสือ แต่สำหรับคนอื่นๆ ควรเริ่มต้นด้วยการฝึกฝนจะดีกว่า ผู้ที่รับผิดชอบไม่เพียง แต่ต่อตนเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงงานของทีมด้วยควรได้รับห้องสมุดตัวอย่าง
และผลลัพธ์ก็จะเกิดขึ้นไม่นานนัก

16เม.ย

สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงจดหมายธุรกิจ

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

1. เหตุใดการติดต่อทางธุรกิจจึงไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง
2. มีอะไรอยู่ จดหมายธุรกิจและวิธีที่พวกมันถูกทำให้เป็นทางการ;
3. วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

ตอนนี้นอกหน้าต่างของเราเป็นเวลา เทคโนโลยีขั้นสูงและอินเทอร์เน็ต แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้สูญเสียความสำคัญและความเกี่ยวข้องไป เพียงแต่ได้ย้ายไปยังสื่ออื่นเท่านั้น วันนี้มาพูดคุยกันว่าทำไมการเขียนและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ทำไมคุณถึงต้องการจดหมายทางธุรกิจ?

ก่อนอื่นถือเป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และความคิดกับพนักงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจ ด้วยความช่วยเหลือของการติดต่อทางจดหมาย พวกเขาระบุข้อร้องเรียน คำขอ และชี้แจงความเข้าใจผิดระหว่างบริษัท

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจถือเป็นจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการประเภทหนึ่ง

ความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและอื่นๆ

ความแตกต่างหลักมีดังนี้:

• ลีลาการนำเสนอ
• คำศัพท์ที่ไม่สามารถแสดงอารมณ์ได้ชัดเจน
• จัดทำด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัท
• แบบอักษรไม่เล็กเกินไป แต่ก็ไม่ใหญ่เช่นกัน และเหมือนกันตลอดทั้งข้อความ
• ไม่ค่อยมีมากกว่า 1 หน้า;
• การปรากฏตัวของสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการที่เข้มงวด

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม เราจะกล่าวถึงรายละเอียดเพิ่มเติมและให้คำอธิบายสั้น ๆ

จดหมายที่ไม่จำเป็นต้องตอบ

• หนังสือค้ำประกัน;
• ประกอบ;
• ข้อมูล;
• จดหมายเตือน;
• จดหมายเตือนความจำ

จดหมายที่ต้องการคำตอบ

• อุทธรณ์;
• เสนอ;
• ขอ;
• ความต้องการ;
• คำร้อง.

จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์

• หนังสือเชิญประชุม;
• จดหมายแสดงความเสียใจ;
• จดหมายแสดงความขอบคุณ
• จดหมายแจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
• จดหมายที่มีคำแนะนำ
• หนังสือค้ำประกัน;
• จดหมายยืนยันว่าได้รับสินค้าแล้ว ให้บริการแล้ว และอื่นๆ
• จดหมายแสดงความยินดีในโอกาสต่างๆ
• หนังสือร้องขอ;
• จดหมายคำสั่ง;
• จดหมายปะหน้า.

จดหมายเชิงพาณิชย์

โดยปกติจะใช้ก่อนทำข้อตกลงตลอดจนในระหว่างที่สัญญามีผลบังคับใช้

ซึ่งรวมถึง:

• จดหมายตอบคำถาม;
• คำขอโดยตรง
• – จดหมายเสนอให้ทำธุรกรรมหรือทำข้อตกลง
• เรียกร้อง;
• คำเตือน;
• จดหมายที่มีคำเตือนเกี่ยวกับการสิ้นสุดข้อตกลงหรือความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ฯลฯ

หากเราพูดถึงการจำแนกตามโครงสร้างจดหมายธุรกิจจะมีอยู่ 2 ประเภท:

• มีข้อความของผู้เขียนและเขียนในรูปแบบอิสระ
• เรียบเรียงตามรูปแบบที่เข้มงวด

โดยผู้รับ

• หนังสือเวียน – จดหมายที่ส่งถึงผู้รับหลายคน
• ปกติ – ส่งถึงผู้รับหนึ่งคนในนามของบุคคลหนึ่งคน
• กลุ่ม - ส่งถึงผู้รับหนึ่งคน แต่ส่งจากหลาย ๆ คน

จดหมายยังถูกแบ่งตามแบบฟอร์มที่ส่ง:

• ส่งเป็นข้อความแฟกซ์
• ส่งโดย อีเมล;
• ผู้ที่ส่งเป็นซองธรรมดา

มีจดหมายหลายประเภทที่ควรเขียนด้วยลายมือแทนที่จะพิมพ์ด้วยเหตุผลด้านจริยธรรม สิ่งนี้ใช้กับการแสดงความเสียใจและขอแสดงความยินดี

ความลับของการออกแบบที่เหมาะสม

ข้อความในจดหมายแบ่งออกเป็นส่วนเบื้องต้น ส่วนหลัก และส่วนสุดท้าย พวกเขาเชื่อมต่อกันอย่างมีเหตุผล ส่วนเกริ่นนำประกอบด้วยสถานการณ์ที่นำไปสู่การสร้างจดหมาย และส่วนหลักแสดงถึงเนื้อหานั้นเอง ส่วนสุดท้ายสรุปผลซึ่งแสดงถึงการร้องขอ การปฏิเสธ ฯลฯ

โดยทั่วไปแล้ว การติดต่อทางธุรกิจโดยมีความรับผิดชอบทั้งหมดสามารถเรียกได้ว่าเป็นศิลปะ เนื่องจากจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีดำเนินการอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับข้อกำหนดทั้งหมด ท้ายที่สุดแล้ว บ่อยครั้งที่เราคิดถึงแต่ข้อมูลที่นำเสนออย่างชัดเจนเท่านั้น และเราลืมไปว่าจดหมายนั้นถือได้ว่าเป็นหน้าตาของบริษัท

โวหาร

จดหมายแต่ละฉบับจะถูกเก็บรักษาไว้ในรูปแบบธุรกิจที่เข้มงวดโดยใช้ลักษณะคำพูดของเอกสารราชการ

ข้อกำหนดสำหรับการนำเสนอข้อมูล

ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในจดหมายมีดังต่อไปนี้:

• กล่าวถึง มีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ
• ข้อมูลทั้งหมดจะต้องเป็นปัจจุบัน ณ วันที่เขียน;
• เชื่อถือได้;
• อย่างเป็นกลาง;
• มีเหตุผล;
• ให้สมบูรณ์ที่สุดเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้

รูปร่าง.

ก่อนอื่น จดหมายจะเขียนไว้บนหัวจดหมายที่เป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท

• ในการเขียนจดหมายธุรกิจจะใช้แผ่นขนาด A4
• ขอบด้านซ้ายของแบบฟอร์มต้องมีอย่างน้อย 3 ซม. เนื่องจากหลังจากนั้นครู่หนึ่งพวกเขาจะถูกส่งไปยังไฟล์
• ชื่อบริษัท ที่อยู่ตามกฎหมายและที่อยู่จริง และที่อยู่อีเมล
• ควรใช้แบบอักษร Times New Roman มาตรฐานขนาด 12 จะดีกว่า เหมาะสมที่สุดและอ่านง่าย
• อนุญาตให้เขียนจดหมายธุรกิจได้โดยไม่ต้องใช้หัวจดหมาย แต่คุณยังต้องให้ข้อมูลจากแบบฟอร์ม

ถ้าเข้า. จดหมายกำลังมาเรากำลังพูดถึง การทำธุรกรรมที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือข้อมูลที่เป็นความลับในลักษณะอื่น ให้ส่งจดหมายดังกล่าวทางแฟกซ์หรือ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่แนะนำ. จะดีกว่าแบบเก่าในซองกระดาษธรรมดา

การนับเลข

หากตัวอักษรประกอบด้วยหลายหน้า ก็จะมีการกำหนดหมายเลขตั้งแต่หน้าที่สอง ตัวเลขจะอยู่ด้านบนตรงกลาง เลขอารบิก- ไม่มีจุดถัดจากตัวเลข

แบ่งเป็นส่วนๆ.

นี่หมายถึงการแบ่งจดหมายออกเป็นย่อหน้า ข้อความไม่ควรไหลต่อเนื่อง ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถรับรู้ได้ ด้วยการแบ่งออกเป็นย่อหน้า คุณจึงสามารถดูว่าความคิดหนึ่งจบลงที่ใดและอีกความคิดหนึ่งเริ่มต้นที่ใด

ความพร้อมใช้งานของการแก้ไข

ไม่แนะนำให้แก้ไข พิมพ์ผิด หรือลบข้อมูล ต้องเขียนตัวอักษรอย่างถูกต้องและต้องพิมพ์ข้อความในช่วงเวลา 1.5 - 2

รายละเอียดที่ใช้.

เราจะระบุเฉพาะเรื่องหลักเนื่องจากเราได้พูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับพวกเขาก่อนหน้านี้เล็กน้อยแล้ว:

• หากองค์กรเป็นของรัฐ จะใช้ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย ตั้งอยู่ตรงกลางของแบบฟอร์มราชการ
• ชื่อเต็มของบริษัท
• หมายเลขแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์
• หมายเลขบัญชีธนาคาร;
• ผู้รับ – และชื่อของบริษัทผู้รับจะใช้ในกรณีเสนอชื่อ เพื่อระบุตำแหน่งและนามสกุลของผู้รับ ให้ใช้กรณีระบุ
• หากผู้รับมีวุฒิการศึกษาหรือตำแหน่งให้ระบุก่อนนามสกุล
• รายละเอียดใด ๆ จะถูกเขียนในบรรทัดใหม่และด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

จดหมายธุรกิจหลังการประชุม

คุณใช้เวลา ประชุมธุรกิจมีโอกาสอยู่บ้าง เราจะพูดคุยเพิ่มเติมถึงวิธีสะท้อนสิ่งนี้ในจดหมาย

1. ก่อนอื่น ในตอนต้นของจดหมาย ให้อ้างอิงวันที่และเวลาที่คุณสื่อสารกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นคู่ของคุณ แม้ว่าการประชุมจะผ่านไปสองสามวันแล้วก็ตาม
2. หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือวลีที่ซับซ้อนเกินไป: เขียนจดหมายให้สั้นและชัดเจน แต่ในลักษณะที่ผู้รับต้องการอ่าน
3. พูดถึงบทสนทนาเกี่ยวกับอะไร. เช่น: " เราคุยกันว่าแจกันสไตล์เวนิสราคาเท่าไหร่”
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับจดหมายแสดงความคิดเห็นในหัวข้อการประชุม
5. ระบุเวลาที่คุณสามารถสื่อสารทางโทรศัพท์หรือพบปะด้วยตนเอง
6. ให้ผู้รับทราบว่าคุณรอคอยที่จะร่วมงานกับเขา: “ ฉันหวังว่าจะเพิ่มเติม ความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับคุณ«.
7. ลงท้ายจดหมายของคุณด้วยวลีต่อไปนี้หรือวลีที่คล้ายกัน: “ กับ ด้วยความปรารถนาดีถึงคุณ...».

จดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

เป็นไปไม่ได้ที่จะเพิกเฉยต่อข้อกำหนดสำหรับการออกแบบเนื่องจากขณะนี้มีการออกจดหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าในรูปแบบกระดาษ ท้ายที่สุดแล้ว มันคือศตวรรษที่ 21

การเตรียมจดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์นั้นไม่ใช่เรื่องยาก สิ่งเดียวคือจดหมายดังกล่าวควรมีหัวเรื่อง (หรือหัวเรื่อง) เสมอเพื่อไม่ให้หลงทางในการไหลของเอกสาร

นอกจากนี้ เมื่อตอบจดหมายดังกล่าวแล้ว จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่เปลี่ยนหัวเรื่องของจดหมาย ดังนั้นคุณจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่ากำลังพูดอะไรอยู่หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมาก

นอกจากนี้คุณไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ที่ล้ำสมัยเมื่อสร้างไฟล์แนบกับจดหมายดังกล่าว ความจริงที่ว่าผู้รับของคุณไม่มีสิ่งเดียวกัน หากไม่มีจดหมายก็จะไม่เปิดออก

อย่าใช้อีโมติคอนเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ดี แต่ให้เหมือนธุรกิจเมื่อเขียน

กำหนดเวลาในการตอบกลับจดหมายคือเมื่อใด

หากจดหมายถูกจัดประเภทว่าต้องตอบกลับ เมื่อใดที่ต้องตอบกลับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมาย:

• หากคุณได้รับคำขอ โปรดยืนยันว่าได้รับภายในสามวันถัดไปหลังจากได้รับ และสามารถให้คำตอบสุดท้ายได้ภายในหนึ่งเดือน
• หากเรากำลังพูดถึงความเสียใจสามารถส่งได้ภายในสิบวันหลังจากเหตุการณ์เศร้าเกิดขึ้น
• อนุญาตให้ส่งแสดงความยินดีได้ภายใน 8 วันนับจากช่วงเวลาที่คุณทราบเกี่ยวกับวันพิเศษ
• ถ้าเราพูดถึง กฎทั่วไปมารยาทที่ดี ควรตอบกลับจดหมายภายในเจ็ดวันจะดีกว่า

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: ด้วยภาษาง่ายๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ซับซ้อน

แยกความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและจดหมายส่วนตัว วันนี้เราได้พูดคุยกันมากกว่าหนึ่งครั้งเกี่ยวกับความแตกต่างเหล่านี้ เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับพวกเขา ตอนนี้เรามาดูการเขียนจดหมายทีละขั้นตอนกัน

ขั้นที่ 1 เราระบุผู้รับ

ที่มุมขวาบนของแบบฟอร์มเราเขียนนามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของบุคคลที่เรากำลังพูดถึงจดหมาย หากผู้รับเป็นองค์กร ให้ระบุที่อยู่ตามกฎหมาย

ขั้นที่ 2

อุทธรณ์.

เราวางไว้ตรงกลางแบบฟอร์ม ดำเนินการด้วยความเคารพ โดยไม่มีคำย่อหรือการลบล้าง: ตัวอย่างเรียน (ชื่อนามสกุล)!

นอกจากนี้ ผู้รับสามารถแก้ไขได้โดยระบุตำแหน่งของเขา แต่เมื่อคุณเรียกชื่อบุคคลจะช่วยลดความเครียดทางจิตใจและบ่งชี้ว่าความสัมพันธ์ทางธุรกิจนั้นมั่นคงและมั่นคง

ด่าน 3

คำแถลงวัตถุประสงค์

อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมาย สาระสำคัญ และแนวคิดหลัก ส่วนนี้เป็นส่วนหลัก เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการพูด เหตุผลในการอุทธรณ์ของคุณคืออะไร แต่อย่าลืมเกี่ยวกับสไตล์ที่เป็นทางการและเป็นกลาง

ด่าน 4

การทำข้อเสนอและข้อเสนอแนะ

จดหมายธุรกิจเกือบทุกฉบับบอกเป็นนัยว่าผู้รับจะตอบกลับ โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้เฉพาะตัวอักษรที่มีลักษณะเป็นข้อมูลเท่านั้น ดังนั้นอย่าเพียงแต่อธิบายปัญหาเท่านั้น แต่ยังเสนอแนะวิธีแก้ปัญหาด้วย

จดหมายธุรกิจจะต้องเขียนอย่างสมบูรณ์ หากไม่ปฏิบัติตามกฎการเขียนอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทโดยรวมได้ ดังนั้นเราจึงเสนอให้ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบส่วนสุดท้ายของจดหมายธุรกิจ

ในตอนท้ายของจดหมาย ให้สรุปทุกสิ่งที่ได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ แต่คุณไม่ควรขยายข้อสรุปออกเป็น 10 ประโยค เพราะความกระชับและความกระชับนั้นมีคุณค่าในจดหมายธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะจำกัดตัวเองด้วยวลีง่ายๆ

เราจะยึดตอนจบตามตัวบ่งชี้ 2 ตัว: ควรสุภาพและถูกต้องที่สุด มีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับวิธีสร้างมัน

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ขอบคุณสำหรับความสนใจหรือความช่วยเหลือของคุณ: ขอบคุณ! (ผมขอขอบพระคุณ...);
• แสดงความหวังของคุณสำหรับอนาคต: เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน (เราหวังว่าจะได้รับการตอบกลับในอนาคตอันใกล้นี้...);
• คุณสามารถสร้างวลีเพื่อให้มั่นใจว่าผู้รับบางสิ่งบางอย่าง: เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ
• ยื่นคำร้อง: เราขอให้คุณรายงานผล
• ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น: ฉันขออภัยในการชำระเงินค่าวัสดุล่าช้าอย่างไม่คาดคิด

วิธีบอกลาผู้รับ

แม้ว่าการติดต่อทางจดหมายจะเป็นทางการ แต่คุณสามารถบอกลาได้หลายวิธี

นี่คือตัวเลือกบางส่วน:

• ด้วยความเคารพ...;
• ด้วยความปรารถนาความสำเร็จ...;
• ด้วยความปรารถนาดี…

เราลงนามอย่างถูกต้อง

เมื่อลงนามในจดหมายให้ระบุตำแหน่งชื่อและนามสกุลของคุณ หากคุณสงสัยความเหมาะสมของวลีเช่น: “ ขอแสดงความนับถือ"-แค่อย่าใช้มัน

คุณสามารถระบุผู้ติดต่อหมายเลขโทรศัพท์เพิ่มเติมหรือ ที่อยู่อีเมลด้วยวิธีนี้คุณแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณพร้อมที่จะสื่อสารและให้ความร่วมมือกับเขา

ในส่วนถัดไปของบทความของเรา ฉันอยากจะพูดถึงจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

จดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

ไม่มีรูปแบบการควบคุมสำหรับการเขียนจดหมายดังกล่าว ทุกอย่างจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายและใครเป็นผู้รับจดหมาย คำแนะนำสั้นๆ สำหรับการร่างมีดังนี้

วันที่เขียน.

ถ้าเราจะเขียนในสหรัฐอเมริกาก็ให้ระบุวันที่เราใส่เดือนขึ้นก่อน จากนั้นจึงระบุวันและปีเท่านั้น หากไปสหราชอาณาจักร ให้ป้อนวันที่เช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย ในกรณีนี้ ให้เขียนเดือนเป็นตัวอักษรเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน

รายละเอียดผู้รับ.

• หากคุณเขียนถึงผู้ชาย ให้ติดต่อเขาดังนี้: นาย (ใส่นามสกุล);
• หากผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว: นาง (ใส่นามสกุล);
• ถึงผู้หญิงที่ยังไม่ได้แต่งงาน: นางสาว (ระบุนามสกุล);
• หากคุณไม่ทราบสถานะของผู้หญิงคนนั้น: คุณ (ใส่นามสกุล)

การระบุที่อยู่

คำสั่งนี้ตรงกันข้ามกับที่ยอมรับในสหพันธรัฐรัสเซีย: สำนักงาน เลขที่บ้าน ชื่อถนน รหัสไปรษณีย์ ชื่อรัฐ (หากเขียนในสหรัฐอเมริกา) ชื่อเทศมณฑล และชื่อประเทศ (หากเขียนในสหราชอาณาจักร)

วิธีการติดต่อผู้รับ

การโทรมาตรฐาน:

• เรียนท่านผู้หญิง;
• ท่านที่รัก;
• ถึงคุณหรือคุณนาย;
• เรียนคุณ;
• ที่รัก.

หลังที่อยู่ เราใส่เครื่องหมายจุลภาค (หากเขียนถึงสหราชอาณาจักร) หรือเครื่องหมายโคลอน (หากเขียนถึงสหรัฐอเมริกา) ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์

เรื่อง.

อย่าลืมระบุหัวเรื่องของจดหมายเช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย

ข้อความหลัก.

แบ่งออกเป็นย่อหน้า หรือเขียนแต่ละประโยคในบรรทัดใหม่

วิธีการบอกลา.

ตัวอย่างเช่นเช่นนี้: “ ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ เรายังคงเป็นของคุณอย่างแท้จริง"– ขอบคุณผู้อุทิศตนของฉัน... แม้ว่าอาจจะเป็นทางการน้อยกว่าก็ตาม

การลงทะเบียนลายเซ็น

เราใส่ลายเซ็นของเราไว้ใต้วรรคอำลา ระบุชื่อและนามสกุล ชื่อบริษัท และตำแหน่งของเรา

การออกแบบแอพพลิเคชั่น

หากคุณกำลังแนบเอกสารใด ๆ โปรดระบุสิ่งนี้ที่ท้ายจดหมาย: “ เอ็นซี”และรายการใบสมัคร

สิ่งที่ต้องเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

• นามสกุลและชื่อย่อ;
• ชื่อบริษัท
• ชื่อเมือง รัฐ ฯลฯ
• คำใดที่แสดงถึงตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง
• คำอำลาคำแรก;
• ที่อยู่การเปิด

ก่อนที่เราจะจบการสนทนา ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและอังกฤษ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษ

บทสรุป

โดยสรุป ผมอยากจะบอกว่าจดหมายธุรกิจเป็นเครื่องมือในการสื่อสารในทุกกิจกรรม หากเขียนอย่างถูกต้อง จะทำให้บริษัทของคุณมีแง่บวกอย่างแน่นอน

ในทางกลับกัน จดหมายที่เขียนอย่างเลอะเทอะและมีข้อผิดพลาดสามารถทำลายล้างได้อย่างสมบูรณ์ ธุรกิจที่มีแนวโน้ม- เขียนจดหมายให้ถูกต้องและเราพยายามบอกคุณว่าต้องทำอย่างไร

ในขั้นตอนการทำงานเรามักจะเจอเอกสารราชการ และบางครั้งก็เกิดขึ้นที่พนักงานคนใดนอกเหนือจากงานรับจดหมายแล้วยังจำเป็นต้องตอบกลับอีกด้วย จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ถูกต้อง? หลายๆ คนต้องเผชิญกับคำถามนี้ทุกวัน ซึ่งหมายความว่าถึงเวลาเรียนรู้วิธีการเขียนอย่างเป็นทางการและมีความสามารถ

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

ไม่ว่าเนื้อหาของจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการจะเป็นอย่างไร มีกฎและข้อกำหนดในการเขียน เทคโนโลยีสมัยใหม่ช่วยให้คุณเขียนจดหมายได้สองประเภท - กระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขามีความแตกต่างเล็กน้อย แต่ก็ยังมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ดังนั้นเราจะพิจารณาทั้งสองตัวเลือก

การเขียนจดหมายธุรกิจกระดาษ

โครงสร้างการอุทธรณ์อย่างเป็นทางการมีลักษณะดังนี้:

1. อุทธรณ์.ใช้แทนคำทักทายในจดหมายธุรกิจและขึ้นต้นด้วยคำว่า “Dear...” ตั้งอยู่ตรงกลางหน้าและขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ความแตกต่างเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นในตะวันตกเป็นธรรมเนียมที่จะเรียกผู้คนด้วยชื่อจริงเท่านั้นและในรัสเซียตามชื่อนามสกุลของพวกเขา หากเรากำลังพูดถึงกองทัพ คำทักทายอาจมีลักษณะเช่นนี้: “เรียนพันเอกที่รัก” หากคุณกำลังเขียนคำเชิญอย่างเป็นทางการ คุณสามารถใช้ตัวเลือก “Ladies and Gentlemen” หรือ “Dear Sirs” อาจมีหลายตัวเลือกในการเริ่มต้นจดหมายธุรกิจ จะดีกว่าถ้าเลือกอันที่ได้รับการยอมรับในประเทศที่คุณอาศัยอยู่และในทีมที่คุณทำงาน
2. ส่วนสำคัญ.ประกอบด้วยหลายย่อหน้าและรวมถึงข้อมูลพื้นฐานที่คุณต้องการสื่อถึงผู้รับ นี่อาจเป็นคำอธิบายสถานการณ์ การแสดงความคิดเห็นของคุณ คำขอ ความเสียใจ ฯลฯ สิ่งสำคัญคือต้องจำกฎการสื่อสารด้วย จดหมายอย่างเป็นทางการ- หากคุณเขียนในนามของบริษัท บริษัท หรือสังคม การอุทธรณ์จะต้องเขียนเป็นบุคคลที่สาม คนโสด(บริษัท: “เตือน”, “เตือน”, “แจ้งเตือน” ฯลฯ) อีกทางเลือกหนึ่งคือคนแรกพหูพจน์: "เราแจ้ง", "แจ้งเตือน", "โดยตรง" ฯลฯ
3. บทสรุป.นี่มันคุ้มค่าที่จะเพิ่มข้อสรุปจากส่วนหลักด้านบนและให้เหตุผลเชิงตรรกะ ตัวอย่างเช่น: “ฉันแน่ใจว่าคุณจะประเมินสถานการณ์ที่เกิดขึ้นและแสดงมุมมองของคุณ”
4. ป.ล.การกรอกจดหมายธุรกิจเพิ่มเติม ไม่ค่อยมีการใช้ในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ แต่เป็นที่ยอมรับได้หากคุณไม่ทราบวิธีลงท้ายจดหมายธุรกิจ คำลงท้ายอาจมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทางอ้อมกับหัวข้อของจดหมายหรือที่เกิดขึ้นหลังจากเขียน ตัวอย่างเช่น: “พรุ่งนี้เวลา 12.00 น. จะมีการประชุมคณะกรรมการเพื่อแก้ไขปัญหานี้”

หลังจากเขียนส่วนหลักแล้ว สิ่งสำคัญคืออย่าลืมกฎเกณฑ์ในการเขียนจดหมายธุรกิจ:

1. หลังจากสรุปหรือคำลงท้าย คุณต้องลงนาม ระบุตำแหน่ง นามสกุล ชื่อจริง และนามสกุล นอกจากนี้ยังอนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มสุภาพก่อนลายเซ็น: "ด้วยความเคารพ" "ขอแสดงความนับถือ" "ด้วยความหวังว่าจะเป็นหุ้นส่วนที่มีประสิทธิผล" เป็นต้น ลายเซ็นจะต้องมาพร้อมกับการถอดรหัส ตัวอย่าง: “ด้วยความเคารพ หัวหน้ากลุ่มบริษัท LLC “Ellada” V.S.
2. หากจำเป็นต้องมีเอกสารแนบสำหรับจดหมาย เอกสารเหล่านั้นจะถูกจัดรูปแบบเป็นหน้าแยกกัน
3. จดหมายธุรกิจจะต้องเขียนในรูปแบบพิเศษที่เป็นไปตามมาตรฐานสำหรับเอกสารราชการ แบบฟอร์มจะต้องมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ ชื่อองค์กร ที่อยู่ตามกฎหมาย หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ วันที่และหมายเลขเอกสาร หากเป็นจดหมายตอบกลับ จะต้องมีลิงก์ไปยังหมายเลขและวันที่ของจดหมายที่ได้รับ ผู้รับ , ชื่อเรื่อง, ข้อความ, หมายเหตุเกี่ยวกับเอกสารแนบ, ลายเซ็น และโทรศัพท์

จะจัดรูปแบบอีเมลธุรกิจอย่างถูกต้องได้อย่างไร?

ธุรกิจ อีเมลจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดเดียวกัน อย่างไรก็ตามมีความแตกต่างหลายประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนและส่ง ส่วนของจดหมายธุรกิจใน เครือข่ายทั่วโลกมีลักษณะเช่นนี้:

การออกแบบกรอบของข้อความตัวอักษร - ระยะขอบและการเยื้องเป็นไปตาม GOST R 6.30-2003 ทางด้านซ้าย - 3 ซม. ทางด้านขวา - 5.5 ซม. โดยทั่วไปจะใช้แบบอักษร Times New Roman ขนาด 12 หากจดหมายมีหลายหน้าจะต้องมีหมายเลขกำกับไว้ ที่ด้านบนคือหมายเลขทะเบียนขาออกของจดหมายและวันที่เขียน

ชื่อของจดหมายประกอบด้วยตำแหน่ง นามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้รับ และที่อยู่ขององค์กรที่ส่งจดหมายไป ชื่อเรื่องของจดหมายระบุไว้ทางด้านขวา จดหมายควรเริ่มต้นด้วยที่อยู่ “เรียน” “นาย” หรือ “คุณผู้หญิง” ตามด้วยชื่อผู้รับและนามสกุล

ย่อหน้าแรกของข้อความหลักคือการประกาศหรือคำนำ โดยปกติจะขึ้นต้นด้วยวลี “ปัจจุบัน...”, “ฉันขอให้คุณ…”, “เรายินดีที่จะประกาศ...” ฯลฯ การกล่าวถึงผู้รับจะเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ ในบทนำ ให้สรุปสาระสำคัญของจดหมายโดยย่อแล้วไปยังส่วนหลัก

แบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าเล็กๆ ที่เชื่อมโยงกันอย่างมีเหตุผล อย่าให้รายละเอียดที่ไม่จำเป็น โดยระบุสาระสำคัญ ตามหลักการแล้ว จดหมายธุรกิจไม่ควรเกินหนึ่งหน้า พยายามใส่ให้พอดี

เริ่มต้นย่อหน้าสุดท้ายด้วยคำว่า: "Based on the above...", "คำนึงถึงสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น..." จากนั้นจึงระบุข้อเสนอ คำขอ และข้อสรุปของคุณ

หากมีไฟล์แนบในจดหมายธุรกิจ ให้ระบุรายการเหล่านั้นในรายการที่มีหมายเลข โดยระบุชื่อและจำนวนแผ่นงานในแต่ละเอกสาร

กรอกจดหมายพร้อมชื่อตำแหน่ง ลายเซ็น และใบรับรองผลการเรียน หากผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณเขียนจดหมายควรระบุนามสกุลชื่อย่อและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ดำเนินการที่ด้านล่างของหน้า

วิดีโอในหัวข้อ

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์

และอย่าลืมตรวจสอบการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน นี่เป็นตัวบ่งชี้ที่สำคัญของการรู้หนังสือโดยรวมของจดหมายธุรกิจ

แหล่งที่มา:

• GOST R 6.30-2003 ข้อกำหนดสำหรับการเตรียมเอกสาร
• ข้างต้นวิธีการเขียน

ปัจจุบัน จดหมายที่เขียนด้วยลายมือดูเหมือนเสียงสะท้อนของศตวรรษที่ผ่านมา เราแทบจะจินตนาการไม่ออกว่าการนั่งที่โต๊ะ หยิบกระดาษ ปากกา และเขียนจดหมายจะเป็นอย่างไร แต่ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ทุกคนจะต้องเผชิญสิ่งนี้อย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต ดังนั้นคุณต้องหาวิธีการเรียนรู้การเขียนจดหมาย

คำแนะนำ

เขียนจากใจ หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงคุณยาย อย่าจำกัดตัวเองอยู่เพียงสองบรรทัด จดหมายไม่ใช่ SMS เริ่มต้นด้วยการแนะนำเชิงนามธรรม เช่น สิ่งที่คุณทำก่อนที่คุณจะนั่งลงเขียน ไม่จำเป็นต้องจดบันทึกกิจวัตรประจำวันของคุณ รวมคำอธิบายและเหตุผลเพิ่มเติมในจดหมายของคุณ ถามคำถามคู่สนทนาของคุณและขอคำแนะนำหรือ เขียนจดหมายด้วยสุดใจของคุณ วลีที่แห้งและย่อในอีเมลอาจทำให้คู่สนทนาของคุณปิดตัวลงได้ เนื่องจากเขาจะคิดว่าคุณไม่เต็มใจ

เขียนให้ถูกต้องจะแม่นยำยิ่งขึ้น - พยายามเขียนให้ถูกต้อง โปรดจำไว้ว่าตัวอักษรฝึกคำพูดของเรา เนื่องจากการสร้างประโยคที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นยากกว่าการเขียนด้วยวาจา อย่าเขียนเป็นประโยคเพียงส่วนเดียว สร้างประโยคที่มีรายละเอียดและชัดเจน อย่าเขียนเรื่องไร้สาระในจดหมายของคุณที่จะทำให้ผู้อ่านไม่น่าสนใจ ก่อนจะเขียนจดหมายลองคิดดู แผนคร่าวๆคุณจะเขียนอะไร - ด้วยวิธีนี้คุณจะหลีกเลี่ยงการ "เพิ่มเติม" หลายประเภทในตอนท้าย การเขียนจดหมายสำคัญโดยใช้แบบร่างจะดีกว่า

อย่าเขียนจดหมายถ้าคุณไม่ต้องการเขียนจดหมาย อารมณ์ดีเนื่องจากกระดาษหรือสิ่งที่เขียนไว้นั้นสื่อถึงอารมณ์และความรู้สึกของคุณไปยังผู้รับและอาจทำให้เกิดอาการค้างอยู่ในคอหลังจากอ่านจดหมายซึ่งเป็นความไม่เต็มใจที่จะตอบกลับ

ดูลายมือของคุณหากคุณยังปฏิเสธ ข้อความที่พิมพ์และตัดสินใจเขียนจดหมายด้วยมือ พยายามให้แน่ใจว่าลายมือของคุณอ่านง่ายและอ่านออก

อย่าฟุ้งซ่านกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องเมื่อเขียนจดหมาย หากคุณนั่งลงเพื่อเขียนจดหมาย ก็ควรจัดสรรเวลาให้เพียงพอสำหรับสิ่งนี้ เช่น หนึ่งชั่วโมง อย่าฟุ้งซ่านจากการเขียนในเวลานี้ ไม่เช่นนั้นอาจไม่สอดคล้องกัน

สมัครสมาชิก ลายเซ็นของคุณจะต้องอยู่ท้ายจดหมาย หากคุณพิมพ์จดหมายบนคอมพิวเตอร์ ให้เซ็นชื่อด้วยตนเอง

ตอบจดหมายที่มาถึงคุณ อย่าทิ้งจดหมายที่จ่าหน้าถึงคุณโดยไม่ได้รับคำตอบ โดยเฉพาะหากเป็นจดหมายจากญาติหรือเพื่อนของคุณ การไม่ตอบจดหมายแสดงว่าคุณแสดงการไม่เคารพและไม่ใส่ใจคนใกล้ชิดที่สนใจชีวิตของคุณ

วิดีโอในหัวข้อ

ทุกๆ วัน นักธุรกิจที่มีความมุ่งมั่นจะส่งจดหมายหลายร้อยฉบับ ทั้งแบบธรรมดาและแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนใหญ่มักจะถูกส่งเป็นกลุ่มโดยไม่มีความคิดเกี่ยวกับผู้รับแม้แต่น้อย เป็นผลให้จดหมายเหล่านี้ยังคงไม่ได้รับคำตอบ เหตุผลก็คือการจัดองค์ประกอบข้อความทางธุรกิจที่ไม่ถูกต้อง

คำแนะนำ

ศึกษาก่อนเขียน รายละเอียดข้อมูล o ที่คุณจะเขียน ค้นหาทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับคู่ครองของคุณ หลังจากนี้คุณก็สามารถเริ่มรวบรวมได้ กล่าวถึงบุคคลตามชื่อและนามสกุลของเขา สิ่งนี้จะเน้นย้ำถึงความเคารพที่คุณมีต่อเขาและกระตุ้นอารมณ์เชิงบวกในตัวเขา ด้วยวิธีนี้คุณจะได้รับความโปรดปรานจากพระองค์

จดหมายจะต้องมีส่วนหัวที่เปิดเผยเนื้อหาของข้อความ นี่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดเรียงจดหมายตามผู้รับ เนื่องจากทุกองค์กรได้รับ จำนวนมากข้อความ ดังนั้น หากข้อเสนอของคุณไม่มีชื่อเรื่อง พวกเขาก็อาจจะไม่สนใจเลย กรุณาเขียนเรื่องย่อด้วย วิธีนี้จะทำให้ค้นหาจดหมายของคุณได้ง่ายขึ้นหากมีคนสนใจข้อเสนอของคุณหลังจากนั้นไม่นาน

อย่าใช้วลีคำสั่ง เช่น “ติดต่อเราทางโทรศัพท์ หากคุณสนใจในข้อเสนอของเรา” สิ่งนี้อาจทำให้ผู้รับเชื่อว่าพวกเขาอาจไม่สนใจข้อเสนอนี้ ผู้รับอาจดูเหมือนคุณกำลังบอกเขาว่าต้องทำอะไร ในกรณีนี้ ควรเขียนว่าเขาสามารถติดต่อคุณทางโทรศัพท์เพื่อหารือเกี่ยวกับรายละเอียดได้ดีกว่า ความหมายจะเหมือนกัน แต่วลีจะฟังดูไม่มีหมวดหมู่น้อยลง

เมื่อคุณอธิบายความสำเร็จของบริษัท ให้ใช้คำกริยาที่บ่งบอกถึงผลลัพธ์ที่แท้จริง ซึ่งรวมถึงคำกริยาที่สมบูรณ์แบบ: เพิ่มขึ้น, ทำ, เสร็จสมบูรณ์, ทำ, พัฒนาแล้ว ฯลฯ การใช้คำกริยาดังกล่าวจะทำให้คุณได้รับความเคารพและมั่นคงมากขึ้น

หากข้อเสนอของคุณเกี่ยวข้องกับการชำระหนี้ร่วมกันเป็นจำนวนมาก ควรส่งทางไปรษณีย์จะดีกว่า จดหมายจะต้องอยู่ในซองที่มีตราสินค้าขนาดใหญ่และปิดผนึก

วิดีโอในหัวข้อ

แหล่งที่มา:

• วิธีการเขียนจดหมายแจ้งวันหยุดที่สมบูรณ์แบบ

ใน จดหมายทางธุรกิจมีคุณสมบัติที่แตกต่างจากข้อความส่วนตัว รูปแบบการสื่อสารที่เป็นทางการ การระบุชื่อและนามสกุล การปฏิบัติตามกฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนเป็นพื้นฐานของการเขียนทางธุรกิจที่ถูกต้อง

คำแนะนำ

ควรขึ้นต้นจดหมายด้วยคำว่า “Dear...” จะดีกว่า หากคุณต้องการกล่าวถึงบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งที่สูงกว่า อย่าลืมระบุชื่อและนามสกุล เมื่อต้องสื่อสารในชีวิตอย่างง่ายดาย ในการติดต่อทางธุรกิจ คุณต้องรักษาน้ำเสียงไว้ หากทันใดนั้นจดหมายถึงนายพล เขาจะประหลาดใจอย่างไม่เป็นที่พอใจเมื่อเห็นคำทักทายเช่น "เยี่ยมมากพี่ชาย"

น้ำเสียงของจดหมายควรจริงจังและยับยั้งชั่งใจ อย่าลงลึกถึงขั้นตอนการทำงานโดยละเอียด เขียนให้ตรงประเด็น อย่าเสียเวลาอันมีค่าของคู่สนทนาด้วยการเล่ารายละเอียดที่เขาไม่ต้องการ

ใช้แบบอักษรมาตรฐานและสีดำเมื่อเขียน ข้อความที่แวววาวไปด้วยสีรุ้งทั้งหมดนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะอ่าน หากคุณต้องการเน้นวลีบางวลี ให้เขียนว่า “I would like toดึงดูดความสนใจของคุณไปที่ความจริงที่ว่า...” ก่อนหน้าวลีนั้น

อย่าใช้อีโมติคอน เหมาะสมเฉพาะในจดหมายโต้ตอบที่เป็นมิตรเท่านั้น สำหรับเธอจะดีกว่าถ้าทิ้งน้ำเสียงที่ตลกขบขันและสำนวนสแลง ("สบู่" - อีเมล "โปรแกรมเมอร์" - โปรแกรมเมอร์ ฯลฯ )

เริ่มจดหมายโดยระบุสาระสำคัญของปัญหา จากนั้นถามคำถามทั้งหมดของคุณ

พยายามเก็บไว้ไม่เกิน 1/3 ของแผ่น A4 ในแบบอักษรที่ 12 ตัวอักษรยาวๆ เข้าใจยาก มักอ่านไม่จบหรือข้ามทั้งย่อหน้า หากคุณต้องการเขียนเกี่ยวกับเรื่องมาก ให้แบ่งข้อมูลออกเป็นหลายๆ ข้อความ

การลงท้ายจดหมายธุรกิจที่ดีที่สุดคือ “ด้วยความเคารพ ชื่อและนามสกุล” หากการสื่อสารผ่านทางอีเมล อย่าลืมสร้างลายเซ็นที่จะแนบไปกับอีเมลทั้งหมด ควรมี:
- นามสกุล, ชื่อจริง, หากจำเป็น - นามสกุล;
- ตำแหน่งงาน;
- ชื่อ บริษัท;
- ที่อยู่;
- โทรศัพท์;
- ข้อมูลเพิ่มเติม- สโลแกน ความปรารถนา ฯลฯ หากระบุไว้ในรูปแบบองค์กร

ตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอนและการสะกด หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเครื่องหมายจุลภาค ให้สร้างประโยคให้แตกต่างออกไปหรือแบ่งออกเป็นสองประโยค เป็นการดีกว่าที่จะแทนที่คำที่น่าสงสัยด้วยคำพ้องความหมาย

วิดีโอในหัวข้อ

เคล็ดลับที่ 6: วิธีการกรอกหนังสือมอบอำนาจเพื่อสิทธิในการขับขี่รถยนต์

หนังสือมอบอำนาจเพื่อสิทธิในการขับขี่รถยนต์เป็นเอกสารที่อนุญาตให้บุคคลที่สามใช้รถยนต์โดยได้รับอนุญาตจากเจ้าของรถ หนังสือมอบอำนาจมีหลายประเภท: แบบง่าย แบบฟอร์มการเขียนและหนังสือมอบอำนาจทั่วไป

คุณจะต้องการ

• - หนังสือเดินทางของเจ้าของ
• - หนังสือเดินทางของผู้มีอำนาจ;
• - ใบรับรองการจดทะเบียนยานพาหนะ
• - หนังสือเดินทางของยานพาหนะ

คำแนะนำ

เจ้าของรถกรอกหนังสือมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างง่ายและมีลายเซ็นของเขาเป็นหลักประกัน ในการกรอกหนังสือมอบอำนาจ คุณจะต้องมีหนังสือเดินทางของบุคคลที่มอบรถให้ รวมถึงใบรับรองการจดทะเบียนรถยนต์และหนังสือเดินทางของยานพาหนะ หนังสือมอบอำนาจสามารถออกได้บนกระดาษหรือแบบฟอร์มที่ซื้อเป็นพิเศษ

อาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้: สิทธิ์ในการขับรถ, ผ่านการตรวจสอบทางเทคนิค, การเปลี่ยนแปลงข้อมูลหนังสือเดินทางทางเทคนิค, การซ่อมแซมใด ๆ , การทาสีใหม่, การเดินทางไปต่างประเทศ, การยกเลิกการลงทะเบียน, การลงทะเบียน ฯลฯ การกระทำทั้งหมดนี้จะต้องระบุไว้ในหนังสือมอบอำนาจหากจำเป็น นอกจากนี้ ไม่อาจออกหนังสือมอบอำนาจสำหรับการกระทำทั้งหมดเหล่านี้ แต่เพียงบางส่วนเท่านั้น

ข้อความหนังสือมอบอำนาจ: “ข้าพเจ้า (ชื่อเต็มของเจ้าของ) อาศัยอยู่ตามที่อยู่ (ที่อยู่ของเจ้าของรถ ชุดและหมายเลขหนังสือเดินทาง ที่ไหน โดยใคร และเมื่อใดที่ออกหนังสือเดินทาง) ”

จากนั้นเขียน:“ ฉันไว้วางใจ (ชื่อเต็มของบุคคลที่มอบรถให้ ชุดและหมายเลขหนังสือเดินทางของบุคคลนั้น ที่ไหน โดยใคร และเมื่อใดที่หนังสือเดินทางออกให้กับบุคคลที่มอบรถให้) เพื่อขับรถและ ใช้ยานพาหนะที่เป็นของฉันในขณะที่ฉันไม่อยู่ เพื่อตรวจสอบสภาพทางเทคนิคของยานพาหนะ เป็นตัวแทนของฉันในตำรวจจราจร และดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามคำสั่งนี้ โดยไม่มีสิทธิ์ขายรถที่ระบุ”

จากนั้นเขียนรายละเอียดรถ: ยานพาหนะ(ผู้ผลิต เช่น VAZ) ยี่ห้อ (ยี่ห้อรถ เช่น 2106) ปีที่ผลิต หมายเลขเครื่องยนต์ หมายเลขตัวถังรถ หมายเลขแชสซีของรถ สีรถ ป้ายทะเบียนของรัฐของรถ รุ่นและหมายเลขหนังสือเดินทางของรถ รถ. ในตอนท้ายระบุกรมตำรวจจราจรที่ออกหนังสือเดินทางยานพาหนะ

จากนั้นระบุระยะเวลาที่มีผลใช้ได้ของหนังสือมอบอำนาจ (สูงสุดหนึ่งปี) สิ้นสุดหนังสือมอบอำนาจด้วยคำว่า “หนังสือมอบอำนาจนี้ไม่สามารถโอนไปยังบุคคลที่สามได้” ลงนามและวันที่ในแบบฟอร์ม

บันทึก

ตัวแทนที่ได้รับอนุญาตจะต้องรวมอยู่ในประกันภัยรถยนต์ หรือประกันภัยจะต้องไม่จำกัดจำนวน

คัดลอกหมายเลขส่วนประกอบของยานพาหนะจากใบรับรองการจดทะเบียนอย่างระมัดระวัง

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์

หนังสือมอบอำนาจในรูปแบบเขียนธรรมดามีจำหน่ายที่แผงขายหนังสือพิมพ์

สังคมยุคใหม่ได้กลายเป็นงานเขียนและใช้คอมพิวเตอร์ไปแล้ว ตัวอักษรปกติได้กลายเป็นสิ่งแปลกใหม่ เด็กนักเรียนยุคใหม่บางคนไม่รู้ว่ามีบริการต่างๆ เช่น การส่งจดหมายกระดาษธรรมดา และไร้ประโยชน์ เป็นจดหมายที่เขียนด้วยลายมือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์อย่างแท้จริง สื่อถึงความอบอุ่นจากมือของผู้ส่ง และสะท้อนถึงอารมณ์ในการเขียนด้วยลายมือ

คุณจะต้องการ

• - แผ่นเปล่ากระดาษ,
• - ซองจดหมาย,
• - ปากกา.

คำแนะนำ

เพื่อให้เป็นไปตามปกติ ก่อนอื่นต้องตัดสินใจว่าจะส่งไปที่ไหนและใคร ค้นหาข้อมูลที่แน่นอน: รหัสไปรษณีย์ (รหัสหกหลัก) ประเทศ ท้องที่,ถนน,บ้าน,อพาร์ตเมนต์. ค้นหานามสกุล ชื่อ และนามสกุลของผู้รับ นั่งสบายหยิบกระดาษปากกา และได้รับแรงบันดาลใจ ท้ายที่สุดแล้ว การเขียนจดหมายที่ดีก็เหมือนกับส่วนรวม งานวรรณกรรม.

ตัดสินใจเลือกสไตล์ของจดหมาย: ธุรกิจ, ความรัก, เป็นมิตร การใช้วลีและการใช้อุปกรณ์โวหารขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ เริ่มต้นด้วยการทักทายโดยคำนึงถึงกฎของมารยาทและความเหมาะสม อย่าเขียนว่า "สวัสดี!", "สวัสดี!" และคำทักทายที่คล้ายกันแก่ผู้ใหญ่ คนชรา และคนแปลกหน้า ทักทายผู้รับตามความสัมพันธ์ของคุณกับเขา

จากนั้นคุณสามารถถามว่าผู้รับเป็นยังไงบ้าง แต่อย่า "เจาะลึก" เข้าไปในจิตวิญญาณมากเกินไปอย่าถามมากเกินไปเพื่อไม่ให้ขุ่นเคือง สรุปแบบสำรวจให้เป็นการสัมภาษณ์ทางจดหมายที่เหมาะสม คุณจะยังคงไม่ได้รับคำตอบที่ถูกต้องและรวดเร็ว

ถัดไป ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย อธิบายตัวเอง ชีวิต กิจการของคุณ (หากจำเป็น) โปรดจำไว้ว่าข้อมูลบางอย่างไม่มีประโยชน์ พิจารณาว่าผู้รับจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับไลฟ์สไตล์ของคุณหรือไม่ พูดคุยเกี่ยวกับข่าวที่น่าสนใจสำหรับผู้อ่านจดหมาย กรุณารายงานการเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบ หัวข้อทั่วไป.

หลังจากเขียนจดหมายแล้วอย่าลืมกล่าวคำอำลา ขอให้คุณโชคดี ฯลฯ อย่าลืมกฎมารยาท กรอกที่อยู่ที่ต้องการที่อยู่ผู้ส่งของคุณ (จะมีประโยชน์หากจดหมายถูกส่งกลับ) พับจดหมายให้พอดีกับซองจดหมาย ปิดผนึกมัน นำไปที่ที่ทำการไปรษณีย์รัสเซียที่ใกล้ที่สุด ค่าจัดส่งจะถูกกำหนดที่นั่น และรอคำตอบ

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์

ดัชนีของผู้รับสามารถพบได้ที่ที่ทำการไปรษณีย์หรือในไดเรกทอรีดัชนีพิเศษ

ผู้คนสารภาพรักผ่านจดหมายตัดสินใจ ปัญหาทางการค้าให้คำแนะนำและขอความช่วยเหลือ ไม่ควรเขียนจดหมายสำคัญโดยไม่ระมัดระวัง เนื่องจากผู้รับอาจไม่เข้าใจสาระสำคัญของข้อความที่วุ่นวาย

คำแนะนำ

เพิ่มคำอธิบายอีกสองสามย่อหน้า ปกติแล้วผู้คนจะไม่ส่งอีเมลที่จริงจังเพียงประโยคเดียว มีความจำเป็นต้องพิสูจน์ให้เห็นถึงข้อกำหนดหรือการร้องขอที่เกิดขึ้น จัดให้มีการเปรียบเทียบ ความคิดเห็นของผู้อื่น ฯลฯ เพื่อให้ผู้รับไม่ต้องคาดเดาสถานการณ์ ส่วนที่อธิบายของจดหมายอาจยาว จากนั้นจึงพูดแนวคิดหลักซ้ำหลาย ๆ ครั้งเพื่อแสดงออกมา ด้วยคำพูดที่แตกต่างกัน.

สร้างคำนำเพื่อเตรียมผู้อ่านให้พร้อมรับจดหมาย ลองนึกภาพว่าบุคคลจะต้องมีสภาพจิตใจอย่างไรจึงจะจริงจังกับคำพูดของคุณ ให้กำลังใจเขา ปลอบใจเขา หรือแสดงความขอบคุณสำหรับมิตรภาพของเขา

เพิ่มบทสรุปที่สร้างแรงบันดาลใจ หากคุณคาดหวังคำตอบจากบุคคลใดๆ ให้เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยเฉพาะ กรุณาระบุวันและเวลาหากท่านต้องการรับสิ่งของ มิฉะนั้นผู้รับจะวางจดหมายไว้เพื่อดูแลเรื่องสำคัญอื่น ๆ เนื่องจากไม่มีการจำกัดเวลาซึ่งหมายความว่าเขาสามารถตอบกลับได้ในภายหลัง เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อ่านลงมือทำ ชื่นชม และขอบคุณสำหรับคำตอบประหนึ่งว่าเขาได้รับแล้ว

บันทึกข้อความลงในเครื่องบันทึกเสียงและฟังคนเดียวในอีกไม่กี่วันต่อมา หากจดหมายไม่เป็นความลับ ให้อ่านออกเสียงต่อหน้าเพื่อนเพื่อรับฟังความคิดเห็นจากบุคคลภายนอก หากผู้ฟังเข้าใจสาระสำคัญก็สามารถส่งจดหมายได้ บางครั้งไม่สามารถเลื่อนการวิเคราะห์สิ่งที่เขียนไว้เป็นเวลาหลายวันออกไปได้ - จำเป็น จัดส่งด่วน- จากนั้นให้อ่านออกเสียงทันทีและพยายามแก้ไขวลีที่ไม่สอดคล้องกัน

วิดีโอในหัวข้อ

บันทึก

หากคุณไม่สามารถอวดความรู้ได้ ขอให้เพื่อนแก้ไขข้อผิดพลาดในข้อความ นี่จะแสดงความเคารพต่อผู้รับจดหมาย ผู้รู้หนังสือบางครั้งไม่ให้ความสำคัญกับข้อความที่เขียนโดยมีข้อผิดพลาดอย่างจริงจัง

จำเป็นต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่รับรองโดยโนตารีในกรณีที่มีการอนุญาตช่วงและเมื่อทำธุรกรรมซึ่งการรับรองเอกสารเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด ในกรณีอื่นๆ ทั้งหมด จะใช้แบบฟอร์มเขียนธรรมดาก็ได้ คุณสามารถจัดทำหนังสือมอบอำนาจให้ขับรถได้ทั้งในรูปแบบพิเศษหรือบนกระดาษธรรมดาสิ่งสำคัญคือระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดอย่างถูกต้อง

คุณจะต้องการ

• - ข้อมูลเอกสาร
• - แบบฟอร์มหนังสือมอบอำนาจ
• - ปากกาหมึกซึม
• - คอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ (อาจเป็น)

คำแนะนำ

ตรวจสอบกับบุคคลที่คุณต้องการออกหนังสือมอบอำนาจให้ขับรถของคุณ ชื่อนามสกุล ที่อยู่การลงทะเบียน (ทะเบียน) และรายละเอียดหนังสือเดินทาง - ข้อมูลนี้จะต้องระบุไว้ในแบบฟอร์ม (ชื่อเต็มเขียนอยู่ในสำเนา กรณี).

เตรียมหนังสือเดินทางและเอกสารของคุณ - ข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นจะต้องระบุในหนังสือมอบอำนาจด้วย ได้แก่: - ชื่อนามสกุลและที่อยู่จดทะเบียนของคุณ (ทะเบียน) - ซีรี่ส์, หมายเลข, วันที่และสถานที่ออกหนังสือเดินทาง - ยี่ห้อและรุ่นของรถ, สีและปีที่ผลิต; เรียกว่า "หมายเลข" ของรถยนต์ - หมายเลขประจำตัว (หมายเลข VIN) - หมายเลขเครื่องยนต์ แชสซี และหมายเลขตัวถัง - ซีรี่ส์และหมายเลขใบรับรองการจดทะเบียน (หนังสือเดินทางทางเทคนิค) ระบุวันที่ออกและ ชื่อของกรมตำรวจจราจร (GAI) ที่ออกให้