การทำงานของบริการ oki ที่เลขานุการ เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง? IV. อำนาจอย่างเป็นทางการ

ดาวน์โหลดรายละเอียดงาน
เลขานุการผู้จัดการ(.doc, 90KB)

I. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการผู้จัดการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
2. บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพขั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาระดับมัธยมศึกษาให้แต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการผู้จัดการ อาชีวศึกษาและมีประสบการณ์ทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี
3. การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการและการถอดถอนให้กระทำตามคำสั่งของผู้อำนวยการสถานประกอบการเมื่อนำเสนอ
4. เลขานุการของผู้จัดการต้องรู้:
   1. 4.1. มติ คำแนะนำ คำสั่ง การควบคุมอื่นๆ และ เอกสารกำกับดูแลระดับสูงและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร
   2. 4.2. ข้อบังคับ คำแนะนำ เอกสารเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ เกี่ยวกับการเก็บบันทึก
   3. 4.3. โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ
   4. 4.4. องค์กรของงานสำนักงาน
   5. 4.5. วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
   6. 4.6. เรื่องเอกสารสำคัญ
   7. 4.7. ตัวพิมพ์ดีด
   8. 4.8. กฎการใช้อินเตอร์คอม
   9. 4.9. มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร
   10. 4.10. กฎการพิมพ์ จดหมายธุรกิจโดยใช้ แบบฟอร์มมาตรฐาน.
   11. 4.11. พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์
   12. 4.12. กฎ การสื่อสารทางธุรกิจ.
   13. 4.13. กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
   14. 4.15. พื้นฐาน กฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
   15. 4.16. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
   16. 4.17. กฎและข้อบังคับด้านอาชีวอนามัย ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย
5. ในระหว่างที่เลขานุการผู้จัดการไม่อยู่ (เจ็บป่วย ลาพักร้อน ฯลฯ) หน้าที่ของเขาจะถูกดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งในลักษณะที่กำหนด ซึ่งได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสมที่ได้รับมอบหมาย

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการ:

1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
3. ดำเนินงานในสำนักงานและดำเนินการ การดำเนินงานต่างๆใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ
4. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ
6. รับประกันการตรวจสอบและส่งทันเวลา การแบ่งส่วนโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนามทำให้มั่นใจได้ว่าการแก้ไขมีคุณภาพสูง
7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความโทรศัพท์ นำข้อมูลมาสู่เขา ให้ความสนใจอย่างทันท่วงที โดยรับผ่านช่องทางการสื่อสาร
8. ในนามของผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย
9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยผู้จัดการ (collection วัสดุที่จำเป็นแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
11. รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน
12. จัดเตรียมให้ ที่ทำงานผู้จัดการด้วยวิธีเทคโนโลยีองค์กรที่จำเป็น เครื่องเขียนสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
13. เอกสารทางการที่จำเป็นสำหรับงานหรือการเข้างานตามทิศทางของผู้จัดการ ข้อมูลปัจจุบันไปยังธนาคารข้อมูล
14. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
15. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
16. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

ที่สาม สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของตน
2. จัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่ระบุไว้ในคำแนะนำเหล่านี้
3. ตามความสามารถของคุณ แจ้งหัวหน้างานทันทีเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในการปฏิบัติหน้าที่ราชการของคุณ และจัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดข้อบกพร่องเหล่านั้น
4. ขอด้วยตนเองหรือในนามของการจัดการขององค์กรจากแผนกขององค์กรและข้อมูลผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ และเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของเขา
5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

1. สำหรับ การดำเนินการที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยปัจจุบัน กฎหมายแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซีย.
2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน
3. สำหรับการก่อให้เกิด ความเสียหายของวัสดุ- ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยแรงงานปัจจุบันและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

โพสต์เมื่อ 12/09/2017

หน้าแรก / รายละเอียดงาน

ดาวน์โหลดรายละเอียดงาน
เลขานุการผู้จัดการ (.doc,90KB)

I. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการผู้จัดการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
2. บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพชั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาและมีประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี ให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการผู้จัดการ
3. การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการและการถอดถอนให้กระทำตามคำสั่งของผู้อำนวยการสถานประกอบการเมื่อนำเสนอ
4. เลขานุการของผู้จัดการต้องรู้:
   1. 4.1. มติ คำแนะนำ คำสั่ง เอกสารการควบคุมและกำกับดูแลอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร
   2. 4.2. ข้อบังคับ คำแนะนำ เอกสารเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ เกี่ยวกับการเก็บบันทึก
   3. 4.3. โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ
   4. 4.4. องค์กรของงานสำนักงาน
   5. 4.5. วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
   6. 4.6. เรื่องเอกสารสำคัญ
   7. 4.7. ตัวพิมพ์ดีด
   8. 4.8.

      รายละเอียดงาน

      กฎการใช้อินเตอร์คอม

   9. 4.9. มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร
   10. 4.10. หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
   11. 4.11. พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์
   12. 4.12. กฎเกณฑ์ของการสื่อสารทางธุรกิจ
   13. 4.13. กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
   14. 4.15. ความรู้พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
   15. 4.16. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
   16. 4.17. กฎและข้อบังคับด้านอาชีวอนามัย ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย
5. ในระหว่างที่เลขานุการผู้จัดการไม่อยู่ (เจ็บป่วย ลาพักร้อน ฯลฯ) หน้าที่ของเขาจะถูกดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งในลักษณะที่กำหนด ซึ่งได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสมที่ได้รับมอบหมาย

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการ:

1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
3. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ
4. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ
6. ตรวจสอบการตรวจสอบและการส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม เพื่อให้มั่นใจว่าการแก้ไขมีคุณภาพสูง
7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความโทรศัพท์ นำข้อมูลมาสู่เขา ให้ความสนใจอย่างทันท่วงที โดยรับผ่านช่องทางการสื่อสาร
8. ในนามของผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย
9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
11. รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน
12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
13. ตามคำสั่งของผู้จัดการ ให้พิมพ์เอกสารอย่างเป็นทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล
14. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
15. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
16. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

ที่สาม สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของตน
2. จัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่ระบุไว้ในคำแนะนำเหล่านี้
3. ตามความสามารถของคุณ แจ้งหัวหน้างานทันทีเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในการปฏิบัติหน้าที่ราชการของคุณ และจัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดข้อบกพร่องเหล่านั้น
4. ขอด้วยตนเองหรือในนามของการจัดการขององค์กรจากแผนกขององค์กรและข้อมูลผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ และเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของเขา
5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย
2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน
3. สำหรับการก่อให้เกิดความเสียหายต่อวัสดุ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน

กลับไปที่ความรับผิดชอบของผู้จัดการ

เลขานุการดำเนินการดังต่อไปนี้ ความรับผิดชอบในงาน:

ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ

รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ

รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ

คำตอบ โทรศัพท์บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ

รายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้า

ในนามของผู้จัดการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ

ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม

จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ

จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

จัดทริปธุรกิจให้กับผู้จัดการ: สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ จองโรงแรม

ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

เลขานุการมีสิทธิ:

รับข้อมูล รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ ตามขอบเขตที่จำเป็นในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย

ยื่นข้อเสนอต่อฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานของคุณและงานของบริษัท

ขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้จัดการจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เพื่อปฏิบัติหน้าที่ราชการของเขา

ต้องมีการจัดการเพื่อสร้าง สภาวะปกติเพื่อปฏิบัติหน้าที่ราชการและเก็บรักษาเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นอันเป็นผลมาจากกิจกรรมของบริษัท

©2009-2018 ศูนย์การจัดการทางการเงิน สงวนลิขสิทธิ์. การเผยแพร่วัสดุ
ได้รับอนุญาตโดยมีข้อบ่งชี้บังคับของลิงก์ไปยังเว็บไซต์

เลขานุการถูกเรียกว่าผู้ช่วยที่ซื่อสัตย์และมือขวาของเจ้านาย และด้วยเหตุผลที่ดี เนื่องจากความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการนั้นรวมถึงการจัดให้มีกิจกรรมการจัดการและการบริหารที่มีประสิทธิภาพ เลขานุการของผู้จัดการมีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและดำเนินการเอกสารและเอกสารทางธุรกิจ ช่วยหัวหน้าในการดำเนินธุรกิจ และแก้ไขปัญหาต่างๆ ขององค์กร

ตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการยังถือได้ว่าเป็นตำแหน่งตัวแทนเนื่องจากเขาเป็นหน้าตาของบริษัท - เขาพบปะแขกรับสายและจดหมาย งานประเภทนี้ต้องใช้ความใจเย็น ทักษะในการสื่อสาร และการจัดระเบียบที่ดี ด้วยเหตุนี้อาชีพเลขานุการจึงสามารถรับประกันโอกาสที่ดีได้ - ในอนาคตผู้เชี่ยวชาญสามารถเป็นผู้จัดการสำนักงานและจากนั้นก็เป็นหนึ่งในกรรมการหรือผู้จัดการระดับสูง

สถานที่ทำงาน

ตำแหน่งเลขานุการผู้บริหารเป็นสิ่งจำเป็นในเกือบทุกบริษัทที่มีสำนักงานสำหรับลูกค้าและผู้เยี่ยมชม มันอาจจะเป็นเช่นนั้น วิสาหกิจขนาดใหญ่และองค์กรธุรกิจขนาดเล็ก

ประวัติความเป็นมาของอาชีพ

เลขานุการคนแรกถือได้ว่าเป็นอาลักษณ์และนักบันทึกเหตุการณ์ - พวกเขาเขียนพระราชกฤษฎีกาและคำสั่งบันทึกเหตุการณ์ปัจจุบันและรับผิดชอบในการรักษาการติดต่อสื่อสาร เมื่อเวลาผ่านไปอำนาจของเลขานุการได้ขยายออกไปอย่างมากและในปัจจุบันพวกเขาสามารถทำหน้าที่ได้หลากหลาย ดังนั้นจึงมีความต้องการผู้เชี่ยวชาญที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านซึ่งเป็นผลมาจากอาชีพเลขานุการ - ผู้ช่วยเสมียนเลขานุการนักแปลและผู้จัดการสำนักงาน

ความรับผิดชอบของเลขานุการ

ความรับผิดชอบงานของเลขานุการผู้ช่วย ได้แก่ :

• การรับผู้เยี่ยมชม;
• รับสายโทรศัพท์;
• การเก็บบันทึก;
• การวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ
• การจัดประชุม
• การสั่งซื้อตั๋วและการจองโรงแรมให้กับผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การสั่งซื้อเครื่องเขียนสำหรับสำนักงาน
• ตอบสนองคำขอของผู้จัดการ

บางครั้งหน้าที่ของเลขานุการผู้จัดการก็มีการโต้ตอบเป็นภาษาอังกฤษด้วย

ข้อกำหนดสำหรับเลขานุการ

ข้อกำหนดสำหรับผู้ช่วยเลขานุการ ได้แก่ :

• เฉลี่ยหรือ อุดมศึกษา;
• การเป็นเจ้าของพีซี
• ความรู้พื้นฐานงานสำนักงาน
• ความรู้ ภาษาอังกฤษ(บางครั้ง).

นอกจากนี้ ตำแหน่งเลขานุการยังต้องมีทักษะดังต่อไปนี้:

• ความตรงต่อเวลา;
• ความสามารถในการดูดี (เรียบร้อย);
• องค์กร.

ตัวอย่างเรซูเม่เลขานุการ

จะเป็นเลขาได้อย่างไร

จะเป็นเลขาได้อย่างไร? นี่อาจเป็นผู้ถือการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่สำเร็จการศึกษาหลักสูตรผู้ช่วยเลขานุการหรือได้รับการฝึกอบรมโดยตรงในงาน ตามกฎแล้ว นายจ้างไม่ได้กำหนดข้อกำหนดพิเศษเกี่ยวกับความเชี่ยวชาญพิเศษที่ได้รับของผู้สมัคร แต่มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติที่จำเป็น คุณสมบัติส่วนบุคคลและสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ในระดับที่เหมาะสม

เงินเดือนเลขา

เงินเดือนของเลขานุการอาจแตกต่างกัน - ตั้งแต่ 15 ถึง 45,000 รูเบิล รายได้ขึ้นอยู่กับหน้าที่ของพนักงานและภูมิภาคที่เขาทำงาน เงินเดือนเฉลี่ยผู้ช่วยเลขานุการคือ 30,000 รูเบิล

อบรมที่ไหน.

นอกเหนือจากการศึกษาระดับอุดมศึกษาแล้ว ยังมีการฝึกอบรมระยะสั้นในตลาดอีกด้วย ซึ่งโดยปกติจะใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ถึงหนึ่งปี

สถาบันการศึกษาวิชาชีพ "IPO" ขอเชิญคุณเรียนหลักสูตรทางไกลในทิศทางของ "" (มีตัวเลือกชั่วโมงเรียน 256, 512 และ 1,024 ชั่วโมง) เพื่อรับประกาศนียบัตรหรือประกาศนียบัตร มาตรฐานของรัฐ- เราได้ฝึกอบรมผู้สำเร็จการศึกษามากกว่า 8,000 คนจากเกือบ 200 เมือง คุณสามารถเข้ารับการอบรมภายนอกและรับเงินผ่อนแบบปลอดดอกเบี้ย

ฉันอนุมัติแล้ว

ผู้จัดการทั่วไป

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการผู้อ้างอิงอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญ
1.2. ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้ออกตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. ผู้ช่วยเลขานุการรายงานตรง
1.4. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ-ผู้อ้างอิง สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่น ตามประกาศในคำสั่งขององค์กร
1.5. ผู้ที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการ: การศึกษาระดับอุดมศึกษา, ประสบการณ์อย่างน้อยหนึ่งปีในงานที่คล้ายกัน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์) โปรแกรมไมโครซอฟต์ Office (Word, Excel), งานในสำนักงาน, ภาษาอังกฤษ
1.6. เลขานุการ-ผู้อ้างอิงได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:

— กฎบัตรบริษัท, กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน, อื่นๆ กฎระเบียบบริษัท;

2. ความรับผิดชอบงานของผู้ช่วยเลขานุการ

ผู้ช่วยเลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้
2.1. จัดให้มีการเตรียมการ เอกสารที่จำเป็นให้บริการรับ ทำบัญชี ลงทะเบียน ควบคุมการดำเนินการด้านเอกสาร ข้อมูล และบริการอ้างอิง และการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร
2.2. ควบคุมคุณภาพของการเตรียมการ ความถูกต้องของการจัดทำ การประสานงาน และการอนุมัติเอกสารที่ยื่นเพื่อลงนามต่อฝ่ายบริหารขององค์กร
2.3. ติดตามการดำเนินการของเอกสารและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร ใช้มาตรการการปฏิบัติงานโดยมุ่งเป้าไปที่การดำเนินการอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง
2.4. จัดเตรียม การตัดสินใจ และสื่อสารกับผู้ดำเนินการทันที วิเคราะห์ใบรับรองและรายงานที่มอบให้กับฝ่ายบริหารและให้ข้อสรุปที่มีความสามารถ
2.5. คอยรับแขก.

2.7. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
2.8. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการอื่น ๆ ของผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของผู้ช่วยเลขานุการ

เลขานุการผู้อ้างอิงมีสิทธิ์:


3.3. ขอเอกสารที่จำเป็นจากบริการด้านการปฏิบัติงานตลอดจนคำอธิบายสาเหตุของความล่าช้าในการทำงานให้เสร็จสิ้นและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

4. ความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการ

ผู้ช่วยเลขานุการมีหน้าที่:

รายละเอียดงานของเลขาธิการฝ่ายรับหัวหน้า

ฉันอนุมัติ

_____________________________ (นามสกุล ชื่อย่อ)

(ชื่อองค์กร ________________________________

ในองค์กร - รูปแบบทางกฎหมาย) (กรรมการ; บุคคลอื่นที่ได้รับมอบอำนาจ

อนุมัติรายละเอียดงาน)

——————————————————————-

(ชื่อสถาบัน)

00.00.201_ก. เลขที่00

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1.จริง รายละเอียดงานกำหนดสิทธิความรับผิดชอบและความรับผิดชอบในงานของเลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้าของหัวหน้า _____________________ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า "องค์กร") ชื่อสถาบัน

1.2 บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพขั้นสูง (ไม่มีข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงาน) หรือการศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษาและมีประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 2 ปีในโปรไฟล์จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการสำนักงานต้อนรับของผู้จัดการ

1.3. เลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้าเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของ _______________________

1.4. ในกิจกรรมของเขา เลขานุการห้องรับแขกของผู้จัดการได้รับคำแนะนำจาก:

เอกสารทางกฎหมายและข้อบังคับที่ควบคุมประเด็นที่เกี่ยวข้อง

ตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร (ผู้จัดการโดยตรง)

กฎและข้อบังคับด้านอาชีวอนามัย ข้อบังคับด้านแรงงาน

วัสดุระเบียบวิธีที่เกี่ยวข้องกับประเด็นของกิจกรรม

กฎบัตรขององค์กร

รายละเอียดงานนี้.

1.5 เลขานุการแผนกต้อนรับของผู้จัดการต้องรู้:

การดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบ แนวทางอื่น ๆ และเอกสารระเบียบวิธีที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก

กฎการใช้อินเตอร์คอม

มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร

กฎสำหรับการพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์

โครงสร้างและความเป็นผู้นำขององค์กรและแผนกต่างๆ

องค์กรของงานสำนักงาน

วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร

กิจการจดหมายเหตุ;

ตัวพิมพ์;

กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ

พื้นฐานของการจัดองค์กรและการจัดการแรงงาน

กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์

พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

1.6 ในระหว่างที่หัวหน้าพนักงานต้อนรับไม่อยู่ หน้าที่ของเขาจะถูกมอบหมายให้รองหัวหน้า ซึ่งได้รับการแต่งตั้งตามลักษณะที่กำหนด ซึ่งรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม

2. ฟังก์ชั่น

เลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้าของผู้จัดการได้รับมอบหมายหน้าที่ดังต่อไปนี้:

2.1.การจัดสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ

2.2.การจัดเตรียมการประชุมและสัมมนาขององค์กร

2.3.ในเชิงองค์กร การสนับสนุนด้านเทคนิคกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

2.4. การเก็บบันทึก

2.5 ติดตามการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรที่ออกคำสั่งและคำแนะนำภายใต้การควบคุม

2.6.การรักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

2.7.การจัดระบบต้อนรับผู้มาเยือน

3. ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้ามีหน้าที่:

3.1. รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนตัวเพื่อลงนามโดยหัวหน้าองค์กร

3.2.จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ

3.3.ตรวจสอบการตรวจสอบและส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแก้ไขคุณภาพสูง

3.4. จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจ ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรสาร เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ ข้อมูลความสนใจของเขาที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

3.5 ดำเนินงานด้านการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

3.6 ยอมรับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา โอนตามการตัดสินใจไปยังหน่วยโครงสร้างหรือผู้ดำเนินการเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบรับ

3.7. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ

3.8.จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ ในนามของผู้จัดการ เตรียมการตอบกลับผู้เขียนจดหมาย

3.9 ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

3.10 จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กรที่จำเป็น เครื่องใช้สำนักงาน และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

3.11.พิมพ์เอกสารอย่างเป็นทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของผู้จัดการหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล

3.12. จัดให้มีการต้อนรับแขก อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

3.13.ถ่ายเอกสารลงเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

3.14 ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติรับรองความปลอดภัยและส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

3.15 ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรที่อยู่ภายใต้การควบคุม

3.16.เก็บไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

เลขานุการแผนกต้อนรับของผู้จัดการมีสิทธิ์ที่จะ:

4.1.ปรับปรุงคุณสมบัติของคุณตามลักษณะที่กำหนด

4.2 กำหนดให้ฝ่ายบริหารให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่

4.3 จัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในรายละเอียดของงานนี้

4.4. ทำความคุ้นเคยกับเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ที่มีคุณภาพ

5.ความรับผิดชอบ

เลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้าของผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้:

5.1 ความล้มเหลวในการปฏิบัติตาม (การปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสม) ตามที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงานนี้ภายในกรอบที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

5.2 ความผิดที่ได้กระทำในการดำเนินกิจกรรมของตนภายในกรอบที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และทางแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

5.3 ก่อให้เกิดความเสียหายทางวัตถุภายในกรอบที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงาน อาญา และทางแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง: _____________ __________________

(ลายเซ็น) (นามสกุล, ชื่อย่อ)

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว

ได้รับหนึ่งสำเนา: _____________ __________________

(ลายเซ็น) (นามสกุล, ชื่อย่อ)

รายละเอียดงานของเลขานุการ

ฉันอนุมัติแล้ว

ผู้จัดการทั่วไป
นามสกุล ไอ.โอ. -
"________"_____________ ____ ช.

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
1.2. เลขานุการบริษัทได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้ออกจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. เลขานุการรายงานตรง ผู้อำนวยการทั่วไป / .
1.4. ในระหว่างที่เลขานุการไม่อยู่ สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่นตามประกาศในคำสั่งขององค์กร
1.5. บุคคลที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ: การศึกษา - สูงกว่า, ความเชี่ยวชาญระดับสูงหรือมัธยมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์, ประสบการณ์ในงานที่คล้ายกันอย่างน้อยหกเดือน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์), Microsoft โปรแกรมสำนักงาน (Word, Excel)
1.6. เลขานุการได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
— กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย;
— , ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน, ข้อบังคับอื่น ๆ ของบริษัท;
— คำสั่งและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้.

2. ความรับผิดชอบงานของเลขานุการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2.2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
2.3. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
2.4. รับสายโทรศัพท์ บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ
2.5. ในนามของผู้จัดการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ
2.6. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.7. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
2.8. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
2.9. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
2.10. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
2.11. : สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ, จองโรงแรม
2.12. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของเลขานุการ

เลขานุการมีสิทธิ:
3.1. รับข้อมูล รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ ตามขอบเขตที่จำเป็นในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย
3.2. ยื่นข้อเสนอต่อฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานของคุณและงานของบริษัท
3.3. ขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้จัดการจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เพื่อปฏิบัติหน้าที่ราชการของเขา
3.4. กำหนดให้ฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นอันเป็นผลมาจากกิจกรรมของบริษัท
3.5. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการ

4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่ และ/หรือ ปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตาม คำแนะนำในปัจจุบันคำสั่งและคำแนะนำในการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน วินัยแรงงานกฎระเบียบด้านความปลอดภัยและ ความปลอดภัยจากอัคคีภัย.

รายละเอียดงานของเลขานุการ

ฉันอนุมัติแล้ว

___________________________________ (ชื่อย่อ, นามสกุล)

(ชื่อองค์กร ก่อน ________________________

การยอมรับ ฯลฯ ขององค์กร (ผู้อำนวยการหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ )

แบบถูกต้องตามกฎหมาย) ข้าราชการผู้มีอำนาจ

สิ่งที่จะต้องยืนยัน

คำแนะนำ)

» » ____________ 20__

รายละเอียดงาน

เลขานุการผู้จัดการ

______________________________________________

(ชื่อองค์กร องค์กร ฯลฯ)

» » ______________ 20__ _________

รายละเอียดงานนี้ได้รับการพัฒนาและรับรองโดย

พื้นฐาน สัญญาจ้างงานกับ __________________________________________

(ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่

และเป็นไปตาม

รายละเอียดงานนี้ได้รวบรวมไว้แล้ว)

บทบัญญัติ รหัสแรงงานสหพันธรัฐรัสเซียและข้อบังคับอื่น ๆ

ทำหน้าที่ควบคุมความสัมพันธ์ด้านแรงงานในสหพันธรัฐรัสเซีย

I. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการของผู้จัดการอยู่ในหมวดเทคนิค

นักแสดง

1.2. คนที่มี

การศึกษาวิชาชีพชั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์

การงานหรือการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงาน

พิเศษเป็นเวลาอย่างน้อย ________ ปี

1.3. การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการหัวหน้าและการเลิกจ้าง

จากเธอจะดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรเมื่อมีการนำเสนอ

1.4. เลขานุการต้องรู้:

- มติ คำแนะนำ คำสั่ง การควบคุมอื่นๆ และ

เอกสารกำกับดูแลของหน่วยงานระดับสูงและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

กิจกรรมขององค์กร

— ข้อบังคับคำแนะนำเอกสารเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ สำหรับการบำรุงรักษา

งานสำนักงาน

— โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ

— กฎบัตรของวิสาหกิจ;

— การจัดระบบงานสำนักงาน

— วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร

- งานเก็บเอกสาร;

- การพิมพ์ดีด;

— กฎการใช้อินเตอร์คอม

— มาตรฐานของระบบองค์กรและการบริหารที่เป็นหนึ่งเดียว

เอกสาร;

— หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

— พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์

— กฎเกณฑ์ของการสื่อสารทางธุรกิจ

— กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์

— พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน

— กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

— กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย

สุขาภิบาลอุตสาหกรรมและการป้องกันอัคคีภัย

1.5. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้จัดการ

________________________________________________________________________.

(องค์กร, หน่วยโครงสร้าง)

1.6. ในช่วงที่เลขานุการไม่อยู่ (ลาพักร้อน ลาป่วย ฯลฯ) ของเขา

หน้าที่ดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งตามขั้นตอนที่กำหนด

ซึ่งได้รับสิทธิที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบ

ปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้ถูกต้อง

1.7. ______________________________________________________________.

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการ:

2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิค

กิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ

2.2. ยอมรับข้อเสนอให้ผู้จัดการพิจารณา

การติดต่อโอนตามการตัดสินใจที่ทำไป

หน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ใน

กระบวนการทำงานหรือการเตรียมคำตอบ

2.3. ปฏิบัติงานสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ ด้วย

การใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อการรวบรวม การประมวลผล และ

การนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ

2.4. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ

2.5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงาน

ผู้นำ.

2.6. รับประกันการตรวจสอบและส่งทันเวลา

แผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเอกสารเฉพาะ

ส่งให้ผู้จัดการเพื่อลงนามรับรองคุณภาพ

การแก้ไข

2.7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ

บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และแจ้งให้เขาทราบ

ข้อมูลเนื้อหา ส่งและรับข้อมูลผ่านทาง

อุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์, เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึง

ข้อความทางโทรศัพท์นำข้อมูลมาสู่ความสนใจของเขาอย่างทันท่วงที

รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

2.8. ในนามของผู้จัดการ เขียนจดหมาย คำขอ ฯลฯ

2.9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและสัมมนา

ดำเนินการโดยผู้จัดการ (รวบรวมวัสดุที่จำเป็น, การแจ้งเตือน

ผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน)

ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

2.10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กร

ออกคำสั่งและคำแนะนำตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลา

ปฏิบัติตามคำแนะนำและคำสั่งของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม

2.11. รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

2.12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยสิ่งที่จำเป็น

อุปกรณ์องค์กร, เครื่องใช้สำนักงาน,

สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้นำ

2.13. พิมพ์เอกสารอย่างเป็นทางการตามคำสั่งของผู้จัดการ

จำเป็นสำหรับการดำเนินงานหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล

2.14. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือนส่งเสริมประสิทธิภาพ

การพิจารณาคำร้องขอและข้อเสนอแนะจากพนักงาน

2.15. จัดทำคดีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ

รับประกันความปลอดภัยและส่งไปยังเอกสารสำคัญอย่างทันท่วงที

2.16. ดำเนินการมอบหมายงานอย่างเป็นทางการเป็นรายบุคคลของผู้จัดการ

2.17. _____________________________________________________________.

เลขานุการมีสิทธิ:

3.1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กร

เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเขา

3.2. เสนอข้อเสนอให้ฝ่ายบริหารพิจารณา

การปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่ได้รับ

คำแนะนำนี้

3.3. ภายในขอบเขตความสามารถของคุณ ให้แจ้งทันที

ถึงผู้จัดการเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในกระบวนการปฏิบัติตาม

ความรับผิดชอบในงานและจัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านั้น

หน่วยโครงสร้างและข้อมูลและเอกสารผู้เชี่ยวชาญ

จำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่ของตน

3.5. ต้องการให้ฝ่ายบริหารขององค์กรให้ความช่วยเหลือในการ

การปฏิบัติหน้าที่และสิทธิราชการของตน

3.6. ______________________________________________________________.

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

4.1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือการละเลยหน้าที่ของตน

หน้าที่ที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงานนี้ใน

ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.2. สำหรับความผิดที่ได้กระทำไปในระหว่างการกระทำของตน

กิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยฝ่ายบริหาร ทางอาญา และ

กฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.3. สำหรับทำให้วัตถุเสียหาย - ภายในขอบเขตที่กำหนด

กฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

รายละเอียดงานได้รับการพัฒนาตาม ________________

(ชื่อ,

_____________________________.

เลขที่เอกสารและวันที่)

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง (ชื่อย่อ นามสกุล)

_________________________

(ลายเซ็น)

» » _____________ 20__

(ชื่อย่อ, นามสกุล)

_____________________________

(ลายเซ็น)

» » ________________ 20__

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว: (ชื่อย่อ นามสกุล)

_________________________

(ลายเซ็น)

» » _____________ 20__

“เพชฌฆาตและวอดก้าหนึ่งแก้ว วอดก้าสำหรับฉัน - ที่เหลือสำหรับเขา! แค่คิด - หมี! ไม่ใช่คุ้ยเขี่ยเลย... คนอื่นๆ มีชีวิตอยู่แต่ไม่มีอะไรเลย เราจะฝึกเขาให้เชื่อง หวีผมของเขา เขาจะเต้นให้เราบ้างเป็นบางครั้ง...” ความขุ่นเคืองของเพื่อนร่วมงาน “ปาฏิหาริย์ธรรมดา” เกี่ยวกับการใช้...

รายละเอียดของงานเป็นเอกสารหลักขององค์กรและกฎหมายที่ควบคุมกิจกรรมของเลขานุการ การกำหนดสิทธิ ตำแหน่งในองค์กร และลักษณะของงานของเขา เลขานุการอาศัยเอกสารนี้ในความสัมพันธ์ของเขากับพนักงาน

มีเลขานุการในทุกสถาบัน แต่อย่างที่บอกไปแล้วว่าตำแหน่งเลขานุการมีหลายระดับ ในองค์กรขนาดเล็ก (หรือบริษัท) จะมีผู้ช่วยเลขานุการ (เลขานุการ) เพียงคนเดียวเท่านั้น มากขึ้น องค์กรขนาดใหญ่ผู้จัดการและเจ้าหน้าที่อาจมีเลขานุการในแต่ละหน่วยโครงสร้าง มีเลขานุการคณะกรรมการ เลขานุการสภาวิทยาศาสตร์ ฯลฯ เลขานุการแต่ละคนขึ้นอยู่กับปริมาณและลักษณะเฉพาะของกิจกรรมขององค์กรข้อกำหนดของผู้จัดการและความไว้วางใจในเลขานุการมักมีขอบเขตความรับผิดชอบและสิทธิของตนเอง การรวมกันต่างๆความคิดสร้างสรรค์ ตรรกะ และ ประเภททางเทคนิคทำงาน ขณะเดียวกันก็มีชุดมาตรฐานการปฏิบัติงานด้านการจัดการบริการด้านเอกสารและไม่ใช่เอกสารซึ่งเลขานุการทุกคนเป็นผู้ดำเนินการ

ความรับผิดชอบ สิทธิ และประเภทของงานที่เลขานุการคนใดคนหนึ่งต้องปฏิบัติ ข้อกำหนดสำหรับความรู้และทักษะทางวิชาชีพจะกำหนดไว้ในลักษณะงานของเขา

หากมีรายละเอียดงานสำหรับตำแหน่งเลขานุการที่ว่าง บุคคลที่สมัครงานจะรู้ทันทีว่าต้องการอะไรและเชื่อมโยงความสามารถของเขากับข้อกำหนด

หากเลขานุการการทำงานยังไม่มีรายละเอียดของงานจะต้องจัดทำขึ้นเพื่อกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบและไม่ใช่ "สายเรียกเข้า" สำหรับงานทุกประเภทเพื่อให้มั่นใจถึงสิทธิในการสร้างความสัมพันธ์ความสามารถในการแลกเปลี่ยนกับพนักงานคนอื่น ๆ ในกรณีที่ขาดงานหรือเกิดจากการโอเวอร์โหลดชั่วคราว

รายละเอียดของงานเป็นเอกสารที่คงทนและถูกนำมาใช้จนกว่าจะถูกแทนที่ด้วยคำอธิบายงานใหม่ ดังนั้นควรเตรียมการด้วยความรับผิดชอบอย่างยิ่ง สิ่งที่เขียนไว้ใน job description คือสิ่งที่จะถาม สิทธิใด ๆ ที่ได้รับในนั้นคุณก็มีสิทธิ

เมื่อเริ่มรวบรวมคำอธิบายลักษณะงาน คุณต้องใช้ "ไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานคนอื่น ๆ" ใหม่ก่อน ได้รับการพัฒนาโดยสถาบันแรงงานและได้รับอนุมัติจากมติกระทรวงแรงงานและ การพัฒนาสังคมสหพันธรัฐรัสเซีย 21 สิงหาคม 2541 (ฉบับที่ 37) หนังสืออ้างอิงเป็นเอกสารเชิงบรรทัดฐานและควรเน้นทันทีว่าแนะนำให้ใช้คุณลักษณะคุณสมบัติใหม่เพื่อใช้ในองค์กร สถาบัน และองค์กรของภาคส่วนต่างๆ ของเศรษฐกิจ โดยไม่คำนึงถึงความเป็นเจ้าของและรูปแบบองค์กรและกฎหมาย

วัตถุประสงค์ของคู่มือนี้มีการกำหนดไว้ค่อนข้างชัดเจน: “คู่มือคุณสมบัตินี้ ตำแหน่งผู้บริหารผู้เชี่ยวชาญและพนักงานอื่น ๆ (ผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค) ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้มีการแบ่งงานอย่างมีเหตุผล สร้างกลไกที่มีประสิทธิภาพในการแบ่งแยกหน้าที่ อำนาจและความรับผิดชอบ และกฎระเบียบที่ชัดเจน กิจกรรมแรงงานคนงานใน สภาพที่ทันสมัยการพัฒนาความสัมพันธ์ทางการตลาด”

ในไดเรกทอรีไม่เหมือนกับ "การเก็บภาษีศุลกากร" ก่อนหน้านี้ ลักษณะคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งในอุตสาหกรรมทั่วไปของพนักงาน" มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอย่างหนึ่ง - ไม่ได้ระบุระดับค่าจ้างตามตำแหน่งเดียว ตารางภาษีและในส่วน “บทบัญญัติทั่วไป” มีเขียนไว้ว่า “ ประเภทคุณสมบัติสำหรับค่าตอบแทนผู้เชี่ยวชาญนั้นกำหนดโดยหัวหน้าองค์กร สถาบัน หรือองค์กร โดยคำนึงถึงระดับความเป็นอิสระของพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่ ความรับผิดชอบในการตัดสินใจ ทัศนคติต่อการทำงาน ประสิทธิภาพและคุณภาพของงาน ตลอดจนความรู้และประสบการณ์ทางวิชาชีพ กิจกรรมภาคปฏิบัติกำหนดตามระยะเวลาการทำงานในสาขาพิเศษ เป็นต้น”

ดังนั้นค่าตอบแทนของเลขานุการจึงขึ้นอยู่กับความรู้ ทักษะ คุณภาพงาน และความรับผิดชอบเป็นหลัก นี่เป็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่ช่วยให้ผู้จัดการประเมินงานของพนักงานตามผลลัพธ์เฉพาะได้

จากคุณลักษณะคุณสมบัติ คุณสามารถใช้ส่วนต่างๆ ได้อย่างเต็มที่: “ความรับผิดชอบในงาน” และ “ที่ต้องรู้”

หากองค์กร (บริษัท) มีขนาดเล็กและเลขานุการ (เลขานุการอ้างอิง) ดำเนินการบริการด้านองค์กรและเอกสารทั้งหมดเพียงลำพัง เช่น ปฏิบัติหน้าที่ของสำนักงานได้จริง แต่ในระดับน้อย คุณสามารถใช้คุณสมบัติคุณสมบัติของหัวหน้าสำนักงานได้ ความรับผิดชอบงานมีดังนี้:

รับประกันการประมวลผลจดหมายขาเข้าและขาออกและการจัดส่งไปยังจุดหมายปลายทางอย่างทันท่วงที

ตรวจสอบกำหนดเวลาในการดำเนินการกับเอกสารและการดำเนินการที่ถูกต้อง

จัดระเบียบงานด้านทะเบียน การบัญชี การจัดเก็บ และการโอนไปยังหน่วยโครงสร้างเอกสารที่เหมาะสมของงานสำนักงานปัจจุบัน รวมถึงคำสั่งและคำสั่งจากฝ่ายบริหาร

จัดงานเกี่ยวกับการจัดทำเคสและการส่งมอบเพื่อการจัดเก็บ

พัฒนาคำแนะนำสำหรับการเก็บบันทึกในองค์กร สถาบัน องค์กร และจัดระเบียบการใช้งาน

ใช้มาตรการเพื่อจัดหาสื่อการเรียนการสอนและการอ้างอิงที่จำเป็นแก่พนักงาน ตลอดจนสินค้าคงคลัง อุปกรณ์ เครื่องมือกล และระบบอัตโนมัติของงานบริหารจัดการ

ให้คำแนะนำด้านระเบียบวิธีในการจัดการงานสำนักงานในแผนกต่างๆ ควบคุมการสร้างที่ถูกต้อง การจัดเก็บและการส่งไฟล์ไปยังที่เก็บถาวรอย่างทันท่วงที การจัดทำใบรับรองตามกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร

ให้บริการพิมพ์และทำซ้ำเอกสารราชการ

มีส่วนร่วมในการจัดทำการประชุมที่เรียกโดยฝ่ายบริหารและจัดการสนับสนุนด้านเทคนิค

จัดทำเอกสารการเดินทาง ลงทะเบียน พนักงานที่เดินทางมาทำธุรกิจที่องค์กร

เขาต้องรู้

■ มติ คำแนะนำ คำสั่ง เอกสารการควบคุมและการกำกับดูแลอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับการจัดสำนักงาน

■ ระบบของรัฐการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ

■ มาตรฐานสำหรับระบบรวมเอกสารองค์กรและการบริหาร

■ โครงสร้างขององค์กร สถาบัน องค์กร

■ องค์กรของงานสำนักงาน;

■ แผนภาพการไหลของเอกสาร;

■ ขั้นตอนการรวบรวมระบบการตั้งชื่อกรณี สินค้าคงเหลือของกรณีการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว การรายงานที่จัดตั้งขึ้น

■ กำหนดเวลาและขั้นตอนในการส่งไฟล์ไปยังที่เก็บถาวร;

■ ระบบสำหรับจัดระเบียบการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

■ อุปกรณ์สำนักงานและอื่นๆ วิธีการทางเทคนิคงานบริหาร

■ พื้นฐานของเศรษฐศาสตร์ การจัดระบบการผลิต แรงงานและการจัดการ

■ กฎหมายแรงงาน;

■ กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน;

■ กฎและมาตรฐานการคุ้มครองแรงงาน8. -

คุณสมบัติคุณสมบัติของเลขานุการผู้จัดการเป็นคุณสมบัติใหม่ ลองพิจารณาดูครับ

ความรับผิดชอบในงาน.

♦ ดำเนินงานด้านการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

♦ ยอมรับจดหมายที่ได้รับเพื่อการพิจารณาของผู้จัดการ ส่งตามการตัดสินใจที่ทำไปยังหน่วยโครงสร้างหรือผู้ดำเนินการเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ

♦ ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ

♦ รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนบุคคลเพื่อลงนามโดยหัวหน้าองค์กร

♦ เตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ

♦ ตรวจสอบการตรวจสอบและยื่นอย่างทันท่วงทีโดยแผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ

♦ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนามและรับประกันการแก้ไขคุณภาพสูง

♦ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์อินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ นำไปให้เขาทันที ข้อมูลความสนใจที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

♦ ตามคำแนะนำของผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมการตอบกลับผู้เขียนจดหมาย

♦ ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

♦ตรวจสอบการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

♦ จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กรที่จำเป็น เครื่องใช้สำนักงาน และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

♦ พิมพ์เอกสารทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของผู้จัดการหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในข้อมูลธนาคาร

♦ จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

♦ ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัยและส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

♦ ถ่ายเอกสารลงบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

ต้องรู้:

♦ ความละเอียด คำแนะนำ คำสั่ง และเอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก;

♦ โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ

♦ การจัดระบบงานสำนักงาน

♦ วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร;

♦ งานเอกสารสำคัญ;

♦ การพิมพ์ดีด;

♦ กฎการใช้อินเตอร์คอม

♦ พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์

♦ กฎของการสื่อสารทางธุรกิจ

♦ พื้นฐานของการจัดองค์กรแรงงานและการจัดการ

♦ กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์

♦พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน

♦กฎและข้อบังคับการคุ้มครองแรงงาน9.

ดังที่เห็นได้จากลักษณะคุณสมบัติข้างต้น เลขานุการของผู้จัดการมีความต้องการค่อนข้างสูงทั้งในด้านความรู้และทักษะ และขอบเขตของงานที่เขาทำ สิ่งนี้ถือว่าคล่องแคล่ว อุปกรณ์คอมพิวเตอร์, การจัดเตรียมเอกสารอย่างอิสระในนามของผู้จัดการ, การแก้ไขเอกสารร่างที่ได้รับ, ติดตามการดำเนินการ ฯลฯ ข้อกำหนดเหล่านี้และขอบเขตความรับผิดชอบ ซึ่งรวมถึงงานสร้างสรรค์หลายประเภท กำหนดไว้ล่วงหน้าถึงความจำเป็นในการศึกษาวิชาชีพระดับสูง แต่อนุญาตให้มีการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาได้หากมีประสบการณ์การทำงาน

ลักษณะคุณสมบัติของเลขานุการ-พิมพ์ดีดและเลขานุการ-ชวเลขที่กำหนด ไดเรกทอรีคุณสมบัตินำเสนอในรูปแบบเดียวกัน เฉพาะการเพิ่มการพิมพ์โดยเลขานุการ-พิมพ์ดีด และการเขียนชวเลขโดยเลขานุการ-นักชวเลข ดังนั้นในการพัฒนารายละเอียดของงาน ก็เพียงพอที่จะใช้คุณลักษณะคุณสมบัติข้อใดข้อหนึ่งเหล่านี้

ตัวอย่างเช่น หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการพิมพ์ดีดมีดังนี้

> ปฏิบัติหน้าที่ทางเทคนิคเพื่อให้แน่ใจว่าและรักษางานของหัวหน้าองค์กรหรือแผนกต่างๆ

> รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการจากแผนกหรือนักแสดง โทรหาพนักงานตามคำแนะนำของเขา

> จัดระเบียบ การสนทนาทางโทรศัพท์ผู้จัดการ รับและส่งข้อความทางโทรศัพท์ บันทึกข้อความที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหาดังกล่าวไปให้ผู้จัดการสนใจ

> ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลา สถานที่ วาระการประชุมหรือการประชุม การลงทะเบียน) การดูแลและจัดทำรายงานการประชุม

> จัดให้มีสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยเครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์ขององค์กร สร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวย ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นผู้นำ.

> ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (เทเล็กซ์ แฟกซ์ เทเลแฟกซ์ ฯลฯ)

> พิมพ์วัสดุต่างๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง

> ปฏิบัติงานในสำนักงาน รับจดหมายที่จ่าหน้าถึงผู้จัดการ จัดระเบียบตามขั้นตอนที่องค์กรนำมาใช้ และหลังจากที่ผู้จัดการพิจารณาแล้ว จะโอนไปยังแผนกหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการ การตอบสนอง

> ตรวจสอบกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งของผู้จัดการที่อยู่ภายใต้การควบคุม

> รับเอกสารเพื่อขอลายเซ็นจากผู้จัดการ

> จัดให้มีการต้อนรับแขก อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำร้องขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

> สร้างไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

> จัดเตรียมเอกสารสำหรับการทำสำเนาบนอุปกรณ์ที่ซ้ำกัน และยังทำสำเนาเอกสารลงในเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัวอีกด้วย

ต้องรู้:

♦ กฎระเบียบ คำแนะนำ เอกสารคำแนะนำอื่นๆ และบรรทัดฐาน

เอกสารสำคัญในการเก็บบันทึก

♦ โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ : ตัวพิมพ์;

♦ กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน

♦ ลำดับการจัดวัสดุระหว่างการพิมพ์ เอกสารต่างๆ;

♦ หลักเกณฑ์ในการพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

♦ กฎการใช้งานเครื่องพิมพ์ดีด เครื่องบันทึกเสียง เครื่องบันทึกเทป

♦ กฎการใช้อินเตอร์คอม

♦ มาตรฐานสำหรับระบบรวมเอกสารขององค์กรและการบริหาร;

♦ พื้นฐานของการจัดองค์กรแรงงาน

♦ พื้นฐานของกฎหมายแรงงาน

♦ กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

♦กฎและข้อบังคับการคุ้มครองแรงงาน10.

ที่ให้ไว้ ลักษณะงานพวกเขาอธิบายรายละเอียดเพียงพอเกี่ยวกับหน้าที่ของเลขานุการข้อกำหนดสำหรับความรู้ของเขาและจะช่วยให้ไม่พลาดสิ่งใดเมื่อเขียนส่วนของรายละเอียดงานเฉพาะ

ลักษณะงาน หมายถึง เอกสารที่มี แบบฟอร์มรวมและโครงสร้างข้อความที่กำหนดไว้:

■ บทบัญญัติทั่วไป

■ ฟังก์ชั่น

■ ความรับผิดชอบในงาน

■ ความรับผิดชอบ

บทบัญญัติทั่วไปในรายละเอียดของงานประกอบด้วยชุดข้อมูลดังต่อไปนี้: ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับตำแหน่ง ผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้รับผิดชอบ ข้อกำหนดด้านการศึกษา (สูงกว่าหรือมัธยมศึกษา) และประสบการณ์ภาคปฏิบัติ (ประสบการณ์การทำงานในสาขาพิเศษ) ขั้นตอนการแต่งตั้ง และการเลิกจ้าง การทดแทนในระหว่างไม่อยู่

ปัจจุบันนี้ มักต้องการผู้ช่วยเลขานุการและเลขานุการที่มีการศึกษาระดับอุดมศึกษาหรือมัธยมศึกษา การศึกษาพิเศษที่รู้ภาษาต่างประเทศ ทำงานบนคอมพิวเตอร์ และมีประสบการณ์การทำงานในระดับหนึ่ง

ตามกฎแล้วข้อกำหนดเหล่านี้จะถูกเขียนลงในลักษณะงานของผู้ช่วยเลขานุการ (เลขานุการ) ของบริษัทขนาดใหญ่ เลขานุการมักจะรายงานต่อผู้จัดการ ในองค์กรขนาดใหญ่ เลขานุการมีการอยู่ใต้บังคับบัญชาแบบคู่ - สำหรับผู้บังคับบัญชาโดยตรงและหัวหน้าฝ่ายบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

แต่งตั้งและถอดถอนตามคำสั่งหัวหน้า ย่อหน้าสุดท้ายของส่วนนี้ของคำอธิบายงานประกอบด้วยคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารหลักด้านกฎหมาย เชิงบรรทัดฐาน ระเบียบวิธี องค์กร และการบริหารที่เป็นแนวทางในการทำงานของเลขานุการ ในรูปแบบทั่วไป การกระทำเหล่านี้ระบุไว้ในลักษณะคุณสมบัติที่กำหนดข้างต้น* ย่อหน้านี้ควรเริ่มต้นด้วยรัฐธรรมนูญแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ประมวลกฎหมายแรงงานกฎหมายของรัฐบาลกลาง ระบุมติของรัฐบาล GOST กำหนดขั้นตอนการประมวลผลเอกสารคำแนะนำมาตรฐาน

และกฎเกณฑ์มาตรฐานเวลา ย่อหน้าลงท้ายด้วยการระบุเอกสารองค์กรและการบริหารขององค์กรแม่และองค์กรของตนเอง (บริษัท): กฎบัตร, ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้าง, คำสั่งและคำแนะนำ, คำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน, รายละเอียดงานนี้ หัวข้อถัดไปคือ “ฟังก์ชัน” โดยระบุพื้นที่หลักของกิจกรรม และในส่วน "ความรับผิดชอบของงาน" ที่ระบุไว้แล้วงานที่รับประกันประสิทธิภาพของฟังก์ชันเหล่านี้ บ่อยครั้งที่ส่วนต่างๆ เหล่านี้รวมกันเป็นหนึ่งเดียว - "หน้าที่และความรับผิดชอบของงาน" (หรือ "งานหลักและความรับผิดชอบ") ควรอธิบายส่วนนี้โดยละเอียดให้มากที่สุด เมื่อรวบรวมส่วนนี้ ถ้อยคำหลายคำสามารถนำมาจากคุณลักษณะคุณสมบัติได้ เนื่องจากมีการระบุความรับผิดชอบในงานโดยละเอียดเพียงพอ ยิ่งส่วนนี้ไม่เพียงแต่ระบุอะไร แต่ยังรวมถึงวิธีที่เลขานุการดำเนินการบางอย่างตามเทคโนโลยีขององค์กรในการทำงานกับเอกสาร รายละเอียดของงานก็จะยิ่งมีคุณค่ามากขึ้นเท่านั้น ความสามารถในการสับเปลี่ยนได้ระบุไว้ที่นี่ด้วย

ส่วน “สิทธิ” มีความสำคัญมากสำหรับเลขานุการ สร้างอำนาจของเขาในการแก้ไขปัญหาอย่างอิสระตามความสามารถของเขา สิทธิเขียนไว้ที่นี่:

การตรวจสอบเอกสารเบื้องต้นและการพิจารณาว่าเอกสารใดบ้างที่สามารถโอนไปยังนักแสดงได้โดยไม่ต้องผ่านผู้จัดการ

> จัดให้มีการต้อนรับและกำหนดลำดับความสำคัญในการรับผู้มาเยือน

ทำการ "กรอง" การโทร;

> ควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่งของผู้จัดการและกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสาร

> ควบคุมการดำเนินการเอกสารที่ถูกต้องก่อนส่งเพื่อลงนามให้ผู้จัดการและส่ง

สามารถเข้าถึงข้อมูล;

> ขอข้อมูลและเอกสารให้กับผู้จัดการ

> เป็นตัวแทนขององค์กรของคุณ ฯลฯ

ส่วน “ความรับผิดชอบ” สามารถเขียนได้ในลักษณะทั่วไป เช่น “พนักงานต้องรับผิดชอบต่อการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่และการไม่ใช้สิทธิที่จัดไว้ให้สำหรับ การกระทำทางกฎหมายและคำสั่งนี้" หรืออธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมตามประเด็นความรับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น ความรับผิดชอบ: สำหรับการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องของเอกสารที่ส่งเพื่อลงนามถึงผู้จัดการ การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GOST R 6.30-97 สำหรับ การส่งเอกสารถาวรไปยังที่เก็บถาวรก่อนเวลาอันควร ฯลฯ

ความรับผิดชอบอาจเป็นได้ทั้งด้านการบริหาร วินัย วัสดุ และแม้กระทั่งทางอาญา เมื่อทำงานในส่วนนี้ควรจำไว้ว่าความรับผิดชอบนั้นได้รับการกำหนดขึ้นตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด ดังนั้นตามมาตรา. ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครอง มาตรา 15" เจ้าหน้าที่อยู่ภายใต้ความรับผิดทางการบริหารสำหรับความผิดด้านการบริหารที่เกี่ยวข้องกับการไม่ปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ในด้านการปกป้องคำสั่งของฝ่ายบริหารรัฐและ ความสงบเรียบร้อยของประชาชน... และกฎอื่นๆ ซึ่งการบังคับใช้เป็นส่วนหนึ่งของกฎเหล่านั้น หน้าที่อย่างเป็นทางการ“สำหรับการละเมิดวินัยแรงงาน การลงโทษทางวินัย(มาตรา 135 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน) ในกรณีที่มีความรับผิดทางการเงินสำหรับความเสียหายที่เกิดขึ้นกับองค์กรตามมาตรา มาตรา 121 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน ลูกจ้างระบุ ความรับผิดทางการเงิน, เช่น. ชดใช้ค่าใช้จ่าย

ส่วน “ความสัมพันธ์” (ความสัมพันธ์ตามตำแหน่ง) ก็มีความสำคัญมากเช่นกันในการจัดระเบียบงานของเลขานุการ โดยปกติแล้วโดยทั่วไปจะระบุว่าในงานของเขา เลขานุการจะมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานหรือหน่วยงานโครงสร้างทั้งหมดในการรวบรวม ประมวลผล และส่งข้อมูลและเอกสาร แต่จะง่ายกว่ามากสำหรับเลขานุการในการทำงานหากส่วนนี้ระบุโดยเฉพาะว่าเขาโต้ตอบกับแผนกหรือพนักงานใด ประเด็นใด และเอกสารใด เขาได้รับจากพวกเขาเมื่อใดและในรูปแบบใด เช่น รายงานรายสัปดาห์เกี่ยวกับ สถานการณ์ทางการเงินบริษัทจากฝ่ายบัญชีเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร ขอแนะนำให้นำเสนอส่วนนี้ในรูปแบบตารางซึ่งระบุอย่างชัดเจนว่าเลขานุการได้รับจากใครเขาประสานงานกับใครเขาโอนเอกสารให้ใครและภายในกรอบเวลาใด

ล่าสุดคำอธิบายลักษณะงานจำนวนมากได้เพิ่มส่วน "การประเมินผลงาน" เกณฑ์หลัก: ความทันเวลาของงานและคุณภาพ

คุณสามารถเสริมรายละเอียดงานด้วยส่วนอื่นๆ ได้ เช่น การจัดสถานที่ทำงาน ตารางการทำงาน เป็นต้น

คำแนะนำมักจะลงท้ายด้วยข้อเกี่ยวกับขั้นตอนการแก้ไข อาจเขียนได้ประมาณว่า “จนกว่าจะมีการเปลี่ยนใหม่” หรือ “คำแนะนำอาจมีการแก้ไขหากหน้าที่ของเลขานุการเปลี่ยนแปลง” อาจระบุระยะเวลาการเปลี่ยนทดแทนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ เช่น ทุกๆ 5 ปี แต่จะเป็นการดีกว่าถ้าระบุรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเงื่อนไขในการแก้ไขลักษณะงาน: การเปลี่ยนโครงสร้างขององค์กร, การเปลี่ยนตารางการรับพนักงานและการกระจายความรับผิดชอบ, การดำเนินการ เทคโนโลยีใหม่, การเปลี่ยนแปลงลักษณะงาน ฯลฯ

เราขอเตือนคุณว่ารายละเอียดของงานนั้นจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มทั่วไปซึ่งได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการและออกให้กับพนักงาน

ตราประทับอนุมัติ

โรงเรียนธุรกิจ CJSC

"อินเทล-ซินเตซ"

รายละเอียดงาน

[ เลขาธิการ I

โครงสร้างข้อความ

■ บทบัญญัติทั่วไป

■ ฟังก์ชั่น

Ш หน้าที่ความรับผิดชอบ

■ ความรับผิดชอบ

■ ความสัมพันธ์ (การเชื่อมต่อตามตำแหน่ง)

ตำแหน่ง ลายเซ็น ใบรับรองผลการเรียน

ฉันได้อ่านคำแนะนำในการถอดรหัสลายเซ็นของลายเซ็นแล้ว