การใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรตัวอย่าง

เราศึกษาพื้นฐานของการสร้างระบบการไหลของเอกสารที่เหมาะสมที่สุด จัดเตรียมตัวอย่างและ อัลกอริธึมทีละขั้นตอนสร้างตารางการหมุนเวียนเอกสาร

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

แผนภาพการไหลของเอกสารที่องค์กร

รวมศูนย์

แบบฟอร์มนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างการจัดการแบบลำดับชั้นที่เข้มงวดซึ่งยึดตามหลักการกระจายฟังก์ชันเชิงเส้น (ความสามัคคีของการบังคับบัญชา) รูปแบบการหมุนเวียนกระดาษแบบรวมศูนย์สันนิษฐานว่ามี โครงสร้างองค์กรบริษัทที่มีแผนกเฉพาะที่รับผิดชอบการทำงานด้านเอกสารทั้งหมด

กระจายอำนาจ

แบบฟอร์มนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่มีการแบ่งอำนาจของหน่วยงานอย่างชัดเจนตามหลักความเป็นอิสระในการปฏิบัติงาน

รูปแบบการกระจายอำนาจของการหมุนเวียนเอกสารถือว่าแต่ละหน่วยโครงสร้างมีแผนกของตนเองที่รับผิดชอบในการทำงานกับเอกสาร

ผสม

ด้วยรูปแบบการหมุนเวียนนี้ บทบาทนำในการทำงานกับเอกสารจะมอบให้กับบริการกลางของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน แต่มีการมอบหมายขั้นตอนบางส่วน บริการพิเศษสร้างขึ้นในแต่ละแผนกโครงสร้างของบริษัท

ตัวอย่างแผนภาพการไหลของเอกสาร

แผนผังเส้นทางสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารเป็นหลักการพื้นฐานของระบบการหมุนเวียนกระดาษทางธุรกิจ ในรูปแบบนี้ แต่ละโฟลว์เอกสารถูกกำหนดลักษณะทั่วไป มีการกำหนดอินสแตนซ์ และกำหนดขั้นตอนบังคับ

แผนภาพนี้แสดงถึง:

1. ผู้ดำเนินการ (เช่น แผนกที่มีส่วนร่วมในการประมวลผลสตรีมนี้)
2. เส้นทาง (เช่น คำสั่งของนักแสดง)
3. การปรากฏตัวของการเคลื่อนไหวย้อนกลับ (เอกสารไปที่ผู้ดำเนินการคนเดียวกันหลายครั้งหรือไม่)
4. ลักษณะของการดำเนินงานที่ดำเนินการโดยนักแสดงแต่ละคน)

ตัวอย่างของแผนภาพการไหลของเอกสารขององค์กรแสดงไว้ในรูปที่ 1 1:

รูปที่ 1 แผนภาพการไหลของเอกสารขององค์กร

อ่านเพิ่มเติม:

ประเภทของการไหลของเอกสาร

การเคลื่อนย้ายข้อมูลไปในทิศทางที่กำหนดซึ่งจัดอยู่ภายในระบบหมุนเวียนเอกสารแบบปิดเรียกว่าการไหลของเอกสาร แหล่งที่มาและตัวรับข้อมูลยังคงเหมือนเดิม

การจำแนกประเภทของกระแสเอกสารดำเนินการบนพื้นฐานของความสัมพันธ์กับวัตถุควบคุมและในทิศทางของการเคลื่อนไหว

การจำแนกประเภทแรก

• การไหลในแนวนอน (เกิดขึ้นระหว่างแผนกในระดับเดียวกัน)
• กระแสแนวตั้ง (เกิดขึ้นระหว่างแผนก ระดับที่แตกต่างกัน);
• จากน้อยไปมาก (เอกสารจากโครงสร้างรองย้ายไปที่ฝ่ายบริหาร);
• ลง (เอกสารจากโครงสร้างการจัดการย้ายไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา)

การจำแนกประเภทที่สอง

• การไหลเข้าเกิดจากกระดาษที่เข้ามา แหล่งข้อมูลภายนอก;
• กระแสขาออกประกอบด้วยเอกสารที่ส่งจากองค์กร
• การไหลภายในเกิดขึ้นจากเอกสารที่หมุนเวียนภายในองค์กร

ขั้นตอนของการไหลของเอกสารในองค์กร

การพัฒนาและการดำเนินการตามโครงการ การไหลของเอกสารขององค์กรเกี่ยวข้องกับการรวมขั้นตอนต่างๆ ไว้เป็นขั้นตอนพื้นฐานหลายขั้นตอน:

การประมวลผลการส่งต่อในขั้นตอนนี้ จะมีการรับ ตรวจสอบ แจกจ่ายจดหมายขาเข้าไปยังที่อยู่ และส่งให้ผู้จัดการตรวจสอบ

ทบทวนเบื้องต้น.ในขั้นตอนนี้ บริการ DOU จะตรวจสอบและจำแนกเอกสารตามประเภท ความสำคัญ ความซับซ้อน สถานะผู้เขียน ฯลฯ

ทิศทางการบริหารจัดการในขั้นตอนนี้ จะมีการลงมติและทำการตัดสินใจด้านการบริหาร

กำลังประมวลผล.ในขั้นตอนนี้ เอกสารจะถูกดำเนินการและส่งไปจัดเก็บ

หลักการพื้นฐานของทุกขั้นตอนคือการเคลื่อนไหวอย่างมีเหตุผล เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพการสตรีม การรวมและการลดขนาด เพื่อการนี้โดยเฉพาะ คำแนะนำทางเทคโนโลยีวัตถุประสงค์หลักคือการกำหนดลำดับขั้นตอนที่มีประสิทธิผลสูงสุดและพัฒนาแผนเส้นทางที่เหมาะสมที่สุด

วิธีสร้างแผนภูมิการไหลของเอกสาร

ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการแสดงทุกขั้นตอนของการประมวลผลเอกสารแบบกราฟิกคือไดอะแกรม งานแต่ละประเภทได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบ และผลลัพธ์ของการวิเคราะห์นี้คือการพัฒนาผังงานที่แสดงภาพกระบวนการทั้งหมด

ลำดับของการดำเนินการที่จำเป็นในการแก้ปัญหาจะแสดงเป็นภาพกราฟิก

ไม่มีแผนกำหนดการแบบรวม แต่ละองค์กรจำเป็นต้องพัฒนาอย่างอิสระ ยังไง องค์กรมากขึ้นยิ่งเขามีกิจกรรมมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีกำหนดการที่ละเอียดมากขึ้นเท่านั้น

ขั้นตอนที่สอง

เราแต่งตั้งผู้รับผิดชอบด้านเอกสาร

การทำเช่นนี้ค่อนข้างง่ายด้วยเอกสารหลัก - ผู้ที่คอมไพล์เป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ ส่วนเอกสารอื่นๆ จะต้องแต่งตั้งบุคคลดังกล่าว หากยังไม่เสร็จสิ้นหากเอกสารสูญหายหรือพลาดกำหนดเวลาในการยื่นก็จะไม่มีใครถาม

ขั้นตอนที่สาม

เรากำหนดกำหนดเวลา

กำหนดเวลาที่พนักงานที่รับผิดชอบจะต้องส่งเอกสารเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของกำหนดการทั้งหมด กำหนดเส้นตายสามารถกำหนดเป็นเดือนหรือวันที่ผ่านไปนับจากวันที่ดำเนินการรายงาน

ขั้นตอนที่สี่

การเลือกการออกแบบ

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น วิธีที่สะดวกในการออกแบบกราฟคือผังงาน แต่สามารถจัดรูปแบบได้ทั้งข้อความและตาราง แบบฟอร์มข้อความเหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็ก สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ตารางจะสะดวกกว่า หลักการสำคัญคือไดอะแกรมของคุณควรอ่านง่ายสำหรับพนักงานที่รับผิดชอบในการหมุนเวียนเอกสาร

ด้วยการแพร่กระจายของคอมพิวเตอร์ เอกสาร 100% จึงถูกสร้างขึ้น แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์- อย่างไรก็ตาม มากกว่าครึ่งหนึ่งยังคงพิมพ์อยู่เพื่อตรวจสอบและอนุมัติ

ในส่วนของการแลกเปลี่ยนเอกสารและการลงนามในข้อตกลงระหว่างองค์กรธุรกิจนั้น มักใช้สื่อกระดาษเกือบทุกครั้ง

มีสามวิธีในการยื่น:

• ผ่านระบบรับประกันการส่งข้อความถึง บัญชีส่วนตัวผู้เสียภาษี;
• บนสื่อแม่เหล็กพร้อมลายเซ็นดิจิทัล
• ผ่านโครงการ “สถานีผู้เสียภาษี” ที่สำนักงานสรรพากร

การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและการลดต้นทุนเป็นเป้าหมายที่องค์กรใดๆ ก็ตามที่วางแผนจะดำเนินธุรกิจต่อไปอีกหลายปีข้างหน้า และสามารถทำได้ด้วยการนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากมีการกำหนดไว้ในกฎหมายของรัสเซีย

ขณะเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับเอกสารเหล่านั้นที่ต้องพิมพ์ในรูปแบบกระดาษตามกฎหมาย และเพื่อให้แน่ใจว่าการไหลของเอกสารทางกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์จะไม่ซ้ำกัน เพราะในกรณีนี้จะไม่มีการบันทึกไว้

หากทุกอย่างได้รับการจัดระเบียบอย่างถูกต้อง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นกุญแจสำคัญสู่ประสิทธิภาพขององค์กรยุคใหม่

งานของ EDMS สร้างขึ้นจากแนวคิดพื้นฐานเพียงหนึ่งเดียว - เอกสาร.เป็นเอกสารที่เป็น “หน่วยข้อมูล” ใน EDMS ที่ระบบการไหลของเอกสารจัดให้ การดำเนินงานขั้นพื้นฐานพร้อมเอกสาร:

• พื้นที่จัดเก็บ
• การตรวจสอบ
• การเคลื่อนย้ายเอกสารระหว่างนักแสดงในองค์กร
• การดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเหล่านี้

ในองค์กรที่มีการใช้ EDI และใช้ระบบการจัดการเอกสาร เอกสารก็เป็นเครื่องมือการจัดการขั้นพื้นฐานเช่นกัน ที่นี่ไม่ได้เป็นเพียงการตัดสินใจ คำแนะนำ หรือคำสั่ง - มีเอกสารที่มีคำสั่ง การตัดสินใจ คำแนะนำ ฯลฯ เดียวกัน กล่าวคือ การจัดการทั้งหมดในองค์กรดำเนินการผ่านเอกสาร เป็นผลให้งานหลายอย่างที่พนักงานทำยังเชื่อมโยงกับเอกสารด้วย

• เอกสารใด ๆ ในระบบการจัดการเอกสารจะมาพร้อมกับ "การ์ด" ซึ่งคล้ายกับบัตรห้องสมุด องค์ประกอบของข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร (คุณลักษณะของเอกสาร ฟิลด์การ์ด) ถูกกำหนดโดยประเภทและประเภทของเอกสาร ความพร้อมใช้งานสำหรับการดูและการแก้ไขถูกกำหนดโดยสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารและสถานะของเอกสารภายในกระบวนการทางธุรกิจ
• เอกสารใดๆ สามารถแนบไฟล์ได้ตั้งแต่หนึ่งไฟล์ขึ้นไป โดยอาจเป็นแบบร่างของเอกสารใหม่หรือรูปภาพที่สแกนของไฟล์ที่มีอยู่ก็ได้
• เอกสารใดๆ สามารถเชื่อมโยงกับเอกสารอื่นๆ ได้ ซึ่งรับประกันความสมบูรณ์ของช่องข้อมูลขององค์กร
• เอกสารใดๆ สามารถพบได้ตามคุณลักษณะของเอกสาร หรือหากมีฟังก์ชันดังกล่าว ก็สามารถค้นหาได้จากข้อความในไฟล์แนบ (การค้นหาข้อความแบบเต็ม)

ดังนั้น การจัดผังเอกสารในองค์กรโดยใช้ EDMS จึงมีทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจอย่างทันท่วงที การตอบสนองต่อสถานการณ์ และการทำงานที่มีระเบียบเรียบร้อย:

• การจัดหมวดหมู่เอกสารตามประเภทและประเภท
• จัดหาเอกสารแต่ละประเภทหรือประเภทที่มีคุณสมบัติที่จำเป็น
• กระบวนการทางธุรกิจที่ระบุสำหรับการประมวลผลเอกสาร
• กลไกในการจัดการงานและติดตามการดำเนินงาน
• การจัดเก็บเอกสารที่เชื่อถือได้พร้อมคุณสมบัติและความสามารถในการค้นหาข้อความแบบเต็ม

เป็นที่น่าสังเกตว่า EDMS ต่างๆ โต้ตอบกันภายในกรอบงาน ระบบแบบครบวงจรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (EDF) และระบบรวมศูนย์ของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (SMEI) ผู้เข้าร่วม MEDO ได้แก่ ฝ่ายบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย สำนักงานรัฐบาลแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย เจ้าหน้าที่รัฐบาลกลางอำนาจบริหารและอื่นๆ หน่วยงานของรัฐ- หลักการสำคัญของ MEDO คือการบูรณาการผู้เข้าร่วมและระบบขนส่ง ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เหตุใดจึงต้องมีการพัฒนาและการนำ EDMS ไปใช้ หากเราเข้าใกล้แนวคิดในการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) ในองค์กรจากมุมมองปกติ คำถามต่อไปนี้จะเกิดขึ้น:

• เราจะได้อะไรจากการนำ EDI ไปใช้?
• เกิดอะไรขึ้นกับการทำงานกับกระดาษ?
• อะไร ผลกระทบทางเศรษฐกิจการใช้งาน EDI?
• การลงทุนนี้จะหมดผลเร็วแค่ไหน?

ลองตอบคำถามเหล่านี้กัน ขั้นแรก เราจะอธิบายว่าการนำ EDMS ไปใช้จะมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง:

• กระบวนการประมวลผลเอกสารอาจมีการเปลี่ยนแปลงบางส่วนและเข้มงวดมากขึ้น
• จำนวนเอกสารที่เป็นกระดาษจะลดลง
• การทำงานให้เสร็จสิ้นจะมีความชัดเจนและจัดการได้ง่ายขึ้น
• สามารถรับรายงานการทำงานพร้อมเอกสารและวินัยการปฏิบัติงานได้ทันทีทุกเวลา
• พนักงานที่ทำงานกับเอกสารจะต้องได้รับการฝึกอบรมให้ดำเนินการทั้งหมดด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อดูรายการนี้ คุณอาจคิดว่านี่ไม่ใช่รายการการเปลี่ยนแปลง แต่เป็นรายการคุณประโยชน์ ใช่ ในกรณีนี้ สิ่งเหล่านี้อยู่ใกล้กันอย่างแน่นอน (ไม่เช่นนั้นจุดประสงค์ของการดำเนินการดังกล่าวคืออะไร) แต่เมื่อพิจารณาอย่างรอบคอบแล้ว แต่ละประเด็นยังมีข้อจำกัดบางประการหรือข้อกำหนดใหม่ด้วย คุณเพียงแค่ต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งนี้เมื่อวางแผนใช้งาน EDI นอกจากนี้ การปรับ EDMS ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้ายังช่วยให้คุณดำเนินการรับส่งเอกสารอัตโนมัติโดยมีข้อจำกัดน้อยที่สุด

ตอนนี้เกี่ยวกับผลประโยชน์ ประโยชน์หลักของการนำ EDI ไปใช้คือการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร (ในที่นี้โดยประสิทธิภาพ เราหมายถึงอัตราส่วนของผลลัพธ์ที่ได้รับต่อต้นทุนในการบรรลุเป้าหมาย - สูตรในบริบทนี้มีการคาดเดามากกว่าทางคณิตศาสตร์) จากความเข้าใจนี้ มีสองวิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร: โดยการลดต้นทุนและ/หรือเพิ่มผลลัพธ์ ตามกฎแล้ว EDMS อนุญาตให้คุณใช้ทั้งสองตัวเลือกได้ กล่าวโดยนัยคือ การใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ EDMS ที่เหมาะสมจะทำให้องค์กรมีโอกาสใช้จ่ายน้อยลงและมีรายได้มากขึ้น ตามกฎแล้ว EDMS อนุญาตให้คุณใช้ทั้งสองตัวเลือกได้ กล่าวโดยนัยคือ การใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ EDMS ที่เหมาะสมจะทำให้องค์กรมีโอกาสใช้จ่ายน้อยลงและมีรายได้มากขึ้น

มาดูความเป็นไปได้กันก่อน การลดต้นทุน:

• ลดต้นทุนกระดาษ
• การลดต้นทุนที่ไม่ก่อเกิดของเวลาทำงานของพนักงาน
• เร่งการไหลของข้อมูล

ตอนนี้เกี่ยวกับ ผลลัพธ์:

• เพิ่มความสามารถในการจัดการขององค์กรเนื่องจากความเป็นระเบียบและความโปร่งใสของการไหลของเอกสาร
• เพิ่มความเร็วและคุณภาพของการตัดสินใจ
• การเพิ่มระดับวินัยของผู้บริหารและประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของพนักงาน กลุ่มงาน และองค์กรโดยรวม

และสุดท้ายนี้เป็นตัวอย่างคำถามที่ไม่ชัดเจน แต่ต้องพิจารณาอย่างแน่นอนในกรอบหัวข้อการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

• ร่างสัญญาที่ไม่ได้ตกลงกันตรงเวลาอาจทำให้องค์กรของคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใด
• ใบแจ้งหนี้ล่าช้าอาจทำให้เกิดความเสียหายอะไรได้บ้าง
• มีกี่เอกสารที่ไม่สามารถแก้ไขได้หลายครั้ง หากมีความโปร่งใสมากขึ้นในการตั้งค่าและดำเนินงาน

การจัดระบบการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย จุดต่างๆวิสัยทัศน์

• ผู้นำ:
• ได้รับข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจโดยทันที
• การควบคุมการปฏิบัติงานของวินัยการปฏิบัติงาน
• เลขานุการ ผู้ช่วย และผู้ช่วย:
• ค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว
• มีความแม่นยำสูงในการค้นหาเอกสาร
• อำนวยความสะดวกในการควบคุมวินัยในการปฏิบัติงาน
• ทำให้การจัดเตรียมกิจกรรมและกิจกรรมทุกประเภทง่ายขึ้น
• เร่งจัดทำ ประสานงาน และอนุมัติเอกสารขั้นสุดท้าย
• บริการทางการเงินและการบัญชี:
• เพิ่มความเร็วในการเคลื่อนย้ายเอกสาร เช่น จากสาขาไปยังองค์กรแม่
• ลดความเสี่ยงของการสูญหายของเอกสาร
• ประหยัดเวลาในการเลือกเอกสารสำหรับการกระทบยอดการคำนวณหรือการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล
• บริการด้านกฎหมาย:
• ลดความเข้มแรงงานในการเตรียมเอกสาร
• การควบคุมกำหนดเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
• ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว เอกสารกำกับดูแล

ปัญหาได้รับการแก้ไขโดยระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสาร
การไหลของเอกสารองค์กร

• การลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบขาเข้า (เอกสารหลัก, เอกสารซ้ำ, ตอบกลับคำขอจาก นิติบุคคล, คำสั่ง, คำแนะนำ, จดหมายจากองค์กรระดับสูง, บันทึกที่ส่งถึงผู้จัดการจาก การแบ่งส่วนโครงสร้าง)
• การลงทะเบียนการติดต่อทางจดหมายขาออก (การตอบสนองต่อเอกสารขาเข้า, คำขอ, การแจ้งเตือน, บันทึกช่วยจำขาออกจากหน่วยโครงสร้างที่ส่งถึงผู้จัดการ)
• การทำงานกับเอกสารประเภทต่างๆ เช่น คำสั่ง คำแนะนำ สัญญา ข้อบังคับภายใน เอกสารทางการเงิน, บันทึกช่วยจำ, คำสั่ง, โปรโตคอล และแอปพลิเคชัน ฯลฯ การจัดการที่เป็นอัตโนมัติตั้งแต่ช่วงเวลาที่เริ่มต้นและการสร้างเอกสารร่างจนถึงช่วงเวลาที่ดำเนินการ รวมถึงกระบวนการประสานงานและการอนุมัติ
• ข้อมูลความคืบหน้าของงานเอกสารเป็นปัจจุบัน (สถานะเอกสาร ประวัติเหตุการณ์)
• การควบคุมวินัยในการปฏิบัติงาน
• การจัดทำ การนำเสนอบนหน้าจอ และการพิมพ์แบบฟอร์มผลลัพธ์ในรูปแบบบัตร ใบรับรอง รายงาน โปรโตคอล
• ค้นหาเอกสารตามค่าของแอตทริบิวต์ที่เกี่ยวข้อง
• ชุดฟังก์ชันเพื่อรองรับการทำงานกับเอกสารองค์กรและธุรการ
• ประเภทต่างๆ การรายงานทางสถิติ
• กลไกที่โปร่งใสของสารทดแทน
• การทำงานกับเทมเพลตเอกสาร
• "สมัครสมาชิก" ไปยังเอกสาร
• การแยกสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร
• ความสามารถในการสร้างเมทริกซ์การเข้าถึงเอกสารและฟังก์ชันของระบบตาม โครงสร้างการรับพนักงานองค์กรต่างๆ
• การจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยในการจัดเก็บแบบมีโครงสร้าง
• ความเป็นไปได้ในการผสานรวมกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่คล้ายกัน ต้องขอบคุณการใช้แพลตฟอร์ม Alfresco EDMS เมื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรบุคคลที่สาม ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างพื้นที่ข้อมูลและเอกสารในองค์กรเดียว และทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติครอบคลุมทุกแผนกขององค์กร

องค์กรด้านการไหลของเอกสารที่มีชื่อเสียงช่วยยกระดับกิจกรรมขององค์กรให้อยู่ในระดับที่แตกต่างกันในเชิงคุณภาพ และสำหรับบางองค์กร การพัฒนา EDMS ถือเป็นโอกาสเดียวที่จะประสบความสำเร็จในการทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขัน ดังนั้นการไหลของเอกสารจึงได้รับแนวคิดเช่น EDI "องค์กร"

ปัญหาที่สำคัญที่สุดสำหรับชุมชน EDMS ในประเทศ:

·​ความต้องการปัจจุบันของลูกค้า: สิ่งที่พวกเขาคาดหวังจาก EDMS ในวันนี้และวันพรุ่งนี้ สิ่งที่ฝ่าย IT นำเสนอในขณะนี้

·​รัฐในฐานะผู้ควบคุมการพัฒนาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: ซึ่งสังคมข้อมูลของรัสเซียกำลังมุ่งหน้าไป

·​การทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติ: ความสามารถใหม่ของระบบ ECM

·​ แนวโน้มปัจจุบันการพัฒนาระบบ ECM: ความคล่องตัว, BYOD, การจำลองเสมือน, ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ศูนย์ข้อมูล เทคโนโลยีคลาวด์ โซลูชันพอร์ทัล และนวัตกรรมทางเทคโนโลยีอื่นๆ

·​ความเสี่ยงเมื่อทำงานด้วย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์: มั่นใจในความปลอดภัย

·​ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคล: วิธีปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

พนักงานระดับองค์กรใช้เวลาส่วนใหญ่ในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น (ตามสถิติใช้เวลาทำงานถึง 40% ของเวลาทำงาน) หรือสร้างเอกสารที่มีอยู่แล้วขึ้นมาใหม่ (ซึ่งเกิดขึ้นประมาณ 70% ของกรณี) สถานการณ์ทั่วไปคือเมื่อทนายความจัดเก็บข้อความต้นฉบับของสัญญาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (มักไม่มีประวัติการเปลี่ยนแปลง) มีการดำเนินการรายการบัญชีสำหรับเอกสารประกอบการดำเนินการตามสัญญา ระบบบัญชี- บันทึกสัญญาและเอกสารประกอบจะถูกเก็บไว้ในสเปรดชีต บัญชีและการกระทำจะถูกเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษค่ะ ฝ่ายการเงินและจดหมายโต้ตอบปัจจุบันเกี่ยวกับงานตามสัญญาอยู่ในกล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงาน เนื่องจากข้อมูลและเอกสารที่ “กระจัดกระจาย” ดังกล่าว จึงเป็นเรื่องยากที่จะรับประกันความสมบูรณ์ ความสม่ำเสมอ และความปลอดภัย

การจัดการทรัพยากรสารสนเทศมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับกิจกรรมขององค์กรใดๆ โดยไม่คำนึงถึง สถานะทางกฎหมายหรือ แบบฟอร์มองค์กรกิจกรรม สถาบันต่างๆ ได้รับการเรียกร้องให้มีปฏิสัมพันธ์อย่างแข็งขันกับหน่วยงานบริหารและฝ่ายนิติบัญญัติ โครงสร้างที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมเศรษฐกิจ ทั้งหมดนี้ทำให้เกิดขั้นตอนการทำงานเฉพาะขึ้นมา

ดังนั้น Met-Info LLC จึงรู้สึกอย่างยิ่งถึงความจำเป็นในการจัดระเบียบ การจัดการที่มีประสิทธิภาพแหล่งข้อมูลและดำเนินการตามขั้นตอนการใช้งาน เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ในด้านการจัดการการไหลของเอกสาร (และข้อมูลในความหมายกว้างๆ)

เสียดายที่สมัคร โปรแกรมคอมพิวเตอร์ใน Met-Info LLC พร้อมเอกสารประกอบในหลายกรณีไม่ได้มาพร้อมกับการปรับโครงสร้างงานพร้อมเอกสารประกอบเช่น เอกสารถูกรวบรวมด้วยตนเองโดยผู้ใช้ข้อมูลบางส่วน

ดังนั้นจึงขอแนะนำให้ผู้ใช้เอกสารทางบัญชีทุกคนสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลการบัญชีทั่วไปของ Met-Info LLC นั่นคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการป้อนข้อมูลโดยตรง ณ จุดรับเอกสารภายนอกเช่นการรับวัสดุการโอน ของผลิตภัณฑ์ไปยังคลังสินค้า - ในการประชุมเชิงปฏิบัติการขององค์กรแผนกทรัพยากรบุคคลจะจัดระเบียบการป้อนข้อมูลการจ้างงานและการเลิกจ้างลงในระบบบัญชีโดยตรง

ทั้งหมดนี้จะให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้: เพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูล; การลดการใช้แรงงานคน

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) หรือ EDMS (Electronic Document Management Systems) เป็นระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติทั่วทั้งระบบ วงจรชีวิต(การสร้าง การดัดแปลง การจัดเก็บ การค้นหา การจำแนกประเภท ฯลฯ) รวมถึงกระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน ในกรณีนี้ เอกสารหมายถึงเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างเป็นหลัก (ไฟล์ Word, Excel ฯลฯ) ตามกฎแล้ว EDMS จะรวมไว้ด้วย เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์เอกสารและระบบกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิผลโดยใช้ EDMS ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ 3 ประการของระบบ:

• - เทคโนโลยี (อิงตามระบบคอมพิวเตอร์สมัยใหม่)
• - กฎเกณฑ์ขององค์กรสำหรับการสร้างและการใช้งาน แหล่งข้อมูล(และการรวมไว้ในเอกสารการบริหาร)
• - จิตวิทยาของผู้ใช้และการฝึกอบรม (รายบุคคลหากจำเป็น)

ในระบบการจัดการเอกสาร, การลงทะเบียนเอกสารเชิงบรรทัดฐาน, เอกสารการบริหาร (คำสั่ง, คำแนะนำ), การติดต่อกับเจ้าหน้าที่, สถาบัน, องค์กรสินเชื่อสถาบันและรัฐวิสาหกิจอื่น ๆ ตลอดจนประชาชน นอกจากนี้ EDMS ยังทำงานร่วมกับจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการภายในและร่างเอกสารองค์กรและการบริหารที่สร้างขึ้นโดยสถาบันโครงสร้าง

EDMS ให้การควบคุมการเคลื่อนย้ายและการดำเนินการของเอกสาร ประกอบด้วยข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับคำแนะนำที่ได้รับจากฝ่ายบริหารและการดำเนินการของนักแสดง องค์ประกอบที่สำคัญของ EDMS คือระบบการเชื่อมโยงอย่างเป็นทางการและเชิงความหมายไปยังเอกสารและคำแนะนำที่เกี่ยวข้องกัน การค้นหาใน EDMS นอกเหนือจากรายละเอียดสำนักงานแบบเดิมแล้ว ยังขึ้นอยู่กับระบบตัวแยกประเภท (รวมถึงตัวแยกประเภท) ที่อนุญาตให้มีการเลือกเอกสารตามบริบท

ขั้นตอนการบำรุงรักษาตัวแยกประเภทได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด ไดเร็กทอรีบางแห่งรวบรวมโดยผู้เชี่ยวชาญที่ดำเนินการลงทะเบียน (เช่น ตัวแยกประเภทขององค์กรผู้สื่อข่าว) การเปลี่ยนแปลงส่วนที่เหลือถือเป็นสิทธิพิเศษของผู้ดูแลระบบ นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบจะตรวจสอบตำแหน่งลักษณนามใหม่อย่างต่อเนื่อง และหากจำเป็น ให้ปรับเปลี่ยนตำแหน่งเหล่านั้น ดังนั้นตำแหน่งไดเร็กทอรีที่ซ้ำกันที่เป็นไปได้จึงถูกกำจัด และข้อผิดพลาดในการลงทะเบียนเอกสารจะถูกกำจัด ประสิทธิภาพของระบบสามารถมั่นใจได้โดยการฝึกอบรมผู้ใช้เป็นประจำและการควบคุมการดำเนินการในระบบแบบ "นุ่มนวล" เท่านั้น (การแก้ไขข้อผิดพลาด การปฏิบัติตามข้อกำหนดในการกรอกรายละเอียดข้อมูลที่จำเป็น ฯลฯ )

การสร้าง EDMS ยังเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงบทบาทของบริการด้วย สนับสนุนเอกสาร: มีการกำหนดข้อกำหนดทางเทคโนโลยีที่สม่ำเสมอสำหรับการจัดการการไหลของเอกสารโดยใช้ EDMS สร้างระบบ "กรอบการบริหาร" สำหรับการทำงานกับเอกสารซึ่งอันที่จริงแล้วเป็นพื้นฐานวิธีการสำหรับการจัดระเบียบงานด้วยข้อมูล

โดยทั่วไป การสร้างขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการใช้ระบบและกฎเกณฑ์ในการทำงานกับข้อมูลเป็นหนึ่งในปัจจัยหลักที่ทำให้มั่นใจได้ว่าการนำ EDMS ไปใช้และการใช้งานอย่างเต็มที่จะประสบความสำเร็จ

เป้าหมายของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ ได้แก่: ระบบอัตโนมัติของงานในสำนักงาน, ระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสาร, การควบคุมการดำเนินการเอกสารและคำสั่งอัตโนมัติ, การเพิ่มวินัยของผู้บริหาร, การจัดวางสิ่งต่าง ๆ ในการทำงานกับเอกสาร, ลดเวลาในการดำเนินการด้วย เอกสาร การเปลี่ยนผ่านสู่เทคโนโลยีไร้กระดาษ

ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะกำหนดประสิทธิภาพของการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ในความหมายแคบสำหรับแต่ละอุตสาหกรรมและผู้ใช้

มาดูการประหยัดต้นทุนค่าแรงสำหรับผู้ใช้ EDMS กันดีกว่า

การคำนวณแบบมีเงื่อนไข เงินออมประจำปีค่าแรง คุณสมบัติ j-thด้วย j เมื่อความซับซ้อนของกระบวนการเตรียมและประมวลผลข้อมูลเปลี่ยนแปลงอันเป็นผลมาจากการแนะนำ EDMS จะถูกกำหนดโดยสูตร:

C j = C zpj (Q 1 - Q 2) A 2 / Ф j

โดยที่เงินเดือน C คือกองทุนประจำปี ค่าจ้าง พนักงานเจคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมและการประมวลผลข้อมูล ถู; Q 1, Q 2 - ความเข้มแรงงานในการเตรียมและประมวลผลหน่วยข้อมูลในเวอร์ชันพื้นฐานและเวอร์ชันใหม่ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์, คน/ชั่วโมง; ปริมาณงาน 2 ปีในการเตรียมและประมวลผลข้อมูลในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่หน่วยธรรมชาติ F j คือเวลาทำงานประจำปีของพนักงานหนึ่งคนที่มีคุณสมบัติ jth ซึ่งมีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและประมวลผลข้อมูลชั่วโมง

มาคำนวณการประหยัดต้นทุนแรงงานกัน พนักงานฝ่ายบุคคลมีเงินเดือน 5,787 รูเบิล ดังนั้นกองทุนเงินเดือนประจำปีของผู้จัดการคือ RUB 69,444 เมื่อพิจารณาว่าสัปดาห์ทำงานมีห้าวัน จำนวนวันทำงานคือ 249 วัน กองทุนเวลาทำงานประจำปีจะเป็น 1992 ชั่วโมง

ความซับซ้อนในการเตรียมและประมวลผลเอกสารด้วยวิธีการทำงานแบบเดิมและแบบเข้า ระบบอีดีเอ็มเอสคือ 25 [คน/ชั่วโมง] และ 20 [คน/ชั่วโมง] ตามลำดับ ปริมาณงานต่อปีในการเตรียมและประมวลผลข้อมูลใน EDMS (ในหน่วยกายภาพ) คือ? เอกสาร 80 ฉบับ

ดังนั้นเราจึงประหยัดต้นทุนแรงงานด้านการบริหารจัดการ:

C = 69,444 · (25 - 20) · 80/1992 = 13,944.58 รูเบิล

ซึ่งคิดเป็น 20% ของกองทุนค่าจ้างรายปีของพนักงานบุคลากรที่มีส่วนร่วมในการจัดทำและประมวลผลเอกสารต่างๆ ระบบอัตโนมัติการไหลของเอกสาร