อาชีพผู้ช่วยส่วนตัวของผู้บริหาร: สิ่งที่น่าสนใจและมีแนวโน้มเกี่ยวกับงานนี้? รายละเอียดงานสำหรับผู้ช่วยผู้อำนวยการ

ผู้ช่วยผู้จัดการเป็นตำแหน่งที่มีอยู่ในโครงสร้างบุคลากรขององค์กรขนาดใหญ่หรือขนาดกลางของรัสเซียเกือบทุกแห่ง บ่อยครั้งที่ผู้เชี่ยวชาญที่ดำรงตำแหน่งนี้มักถูกมองว่าเป็นเลขานุการที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบจำกัดมาก แต่นี่เป็นแนวทางที่ไม่ถูกต้องโดยสิ้นเชิงในการทำความเข้าใจข้อมูลเฉพาะของตำแหน่งที่เป็นปัญหา ผู้ช่วยผู้จัดการสามารถมอบอำนาจได้หลากหลายที่สุด ข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติและความสามารถของเขาอาจสูงมาก ตำแหน่งที่เป็นปัญหามีความเฉพาะเจาะจงอย่างไร? สิทธิและความรับผิดชอบโดยทั่วไปของผู้ช่วยผู้บริหารในบริษัทรัสเซียมีอะไรบ้าง?

ลักษณะเฉพาะของตำแหน่ง

“ผู้ช่วยผู้จัดการ” อยู่ในตำแหน่งแบบไหน? ความรับผิดชอบของพนักงานดังกล่าวมีอะไรบ้าง? ในกรณีส่วนใหญ่ ตำแหน่ง “ผู้ช่วยผู้จัดการ” หมายถึง เลขานุการ ในบางกรณีซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก วลีนี้หมายถึงตำแหน่งรองผู้อำนวยการ แต่เป็นเรื่องปกติสำหรับบริษัทขนาดเล็ก ในมากหรือน้อย ธุรกิจขนาดใหญ่ความรับผิดชอบของผู้ช่วยส่วนตัวต่อผู้จัดการจะลดลงเหลือเพียงหน้าที่เลขานุการเป็นหลัก อันไหนกันแน่? ก่อนอื่นนี่คืองานในสำนักงาน ทำงานกับจดหมาย แก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดประชุมต่างๆ และกิจกรรมอื่น ๆ ที่หัวหน้าของบริษัทเกี่ยวข้องโดยตรง หน้าที่ของเลขานุการผู้จัดการ (ผู้ช่วย) มักจะรวมถึงการรับสายโทรศัพท์ในสำนักงานด้วย

ในบางกรณี ตำแหน่งที่เกี่ยวข้องจะแบ่งออกเป็นหลายประเภท ดังนั้นเลขานุการที่ปฏิบัติงานเป็นหลัก งานด้านเทคนิค- การรับสายโทรศัพท์ การประมวลผลจดหมาย ฯลฯ เรียกว่าการอ้างอิง ในทางกลับกันผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการจัดงานและงานในสำนักงานจะเรียกว่าผู้จัดการสำนักงาน มีมุมมองว่าสำหรับตำแหน่งเช่นผู้ช่วยผู้จัดการ ความรับผิดชอบและอำนาจจะถือว่ากว้างกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับตำแหน่งเลขานุการทั่วไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งเหล่านี้อาจแสดงออกถึงความจำเป็นในการปรากฏตัวส่วนบุคคลในกิจกรรมที่ผู้จัดการเข้าร่วม - งานปาร์ตี้ขององค์กร การเจรจาธุรกิจ วันหยุด ในกรณีนี้ ผู้ช่วยอาจต้องรับผิดชอบในการนำเสนอที่ผู้จัดการจัดเตรียมไว้ หรือองค์ประกอบภาพลักษณ์ของการมีส่วนร่วมของเจ้านายในกิจกรรม อาจสังเกตว่าในสมุดงานตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการมักถูกกำหนดให้เป็น "เลขานุการ"

ข้อกำหนดสำหรับผู้ช่วยผู้จัดการ

พิจารณาแง่มุมดังกล่าวเป็นข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผู้สมัครตำแหน่ง "ผู้ช่วยผู้จัดการ" หน้าที่ที่คาดว่าจะดำเนินการโดยพนักงานในตำแหน่งที่เกี่ยวข้องนั้นจำเป็นต้องมีทักษะและคุณสมบัติบางอย่าง รายการเฉพาะของพวกเขาส่วนใหญ่จะถูกกำหนดโดยงานเฉพาะของกิจกรรมของเลขานุการ ดังนั้นหากกิจกรรมของผู้ช่วยผู้จัดการจะสอดคล้องกับตำแหน่งหัวหน้างานเป็นหลักข้อกำหนดในกรณีนี้จะไม่เข้มงวดมากนัก: การศึกษาระดับมัธยมศึกษา ประสบการณ์การทำงานขั้นต่ำ ทักษะพื้นฐานในการทำงานกับพีซีและอุปกรณ์สำนักงาน ในทางกลับกัน หากความสามารถของผู้ช่วยผู้จัดการรวมถึงหน้าที่การจัดการบางอย่าง รายการข้อกำหนดในกรณีนี้จะมีขนาดใหญ่ขึ้น และ ความรับผิดชอบในงานมีคุณสมบัติสูงกว่าของผู้ที่ได้รับการเสนอชื่อให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ

ชุดทักษะทั่วไปที่ผู้ช่วยผู้บริหารควรมีในกรณีส่วนใหญ่คือ: ความรู้ภาษาต่างประเทศทั่วไป, ความรู้ที่เป็นที่นิยม โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำหรับการทำงานกับเอกสาร รูปภาพ การนำเสนอ สิ่งสำคัญของข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารคือคุณสมบัติส่วนบุคคล ได้แก่ความสุภาพ ความเอาใจใส่ ความปรารถนาดี ความรับผิดชอบ และความพร้อมในการแก้ไขปัญหาใหม่ๆ ช่วงอายุที่ต้องการสำหรับผู้สมัครตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการในหลายองค์กรคืออายุ 18-35 ปี แต่แน่นอนว่ามีองค์กรหลายแห่งที่ให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของพนักงานเป็นพิเศษดังนั้นจึงเต็มใจจ้างผู้ที่มีอายุมากกว่ามาก

ในเวลาเดียวกัน บริษัทหลายแห่งต้องการรับสมัครผู้เชี่ยวชาญที่ไม่มีประสบการณ์มากนักสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานตามปกติของผู้ช่วยผู้จัดการ อาจเนื่องมาจากลักษณะเฉพาะของกลุ่มธุรกิจที่บริษัทดำเนินธุรกิจอยู่ ในบางกรณีจะเป็นการดีกว่าที่จะฝึกอบรมพนักงานให้ทำงานใน บริษัท ที่เปิดการผลิตไมโครโปรเซสเซอร์สำหรับสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตในรัสเซียเป็นครั้งแรกตั้งแต่เริ่มต้นโดยดื่มด่ำกับความแตกต่างที่จำเป็นทั้งหมดของธุรกิจเทคโนโลยีขั้นสูงดังกล่าว ส่วนแทนที่จะพยายามอธิบายให้ผู้มีประสบการณ์ทราบว่าวิธีการแก้ปัญหาแบบเก่าในบางกรณีไม่ได้ผล

ความรับผิดชอบหลัก

ให้เราพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความรับผิดชอบที่มีลักษณะเป็นตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการ เราตั้งข้อสังเกตไว้ข้างต้นว่าสิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่มุ่งไปที่งานเลขานุการ แต่นี่ไม่ใช่กรณีเสมอไป มันมักจะเกิดขึ้นที่ผู้ช่วยหัวหน้าของบริษัทโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันมาถึง องค์กรขนาดใหญ่มีส่วนร่วมในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่สำคัญ เขาสามารถติดตามการเจรจาที่เจ้านายเข้าร่วมได้ และไม่เพียงแต่ในด้านเทคนิคเท่านั้น แต่ยังเข้าร่วมในการเจรจาที่เกี่ยวข้อง แสดงความคิดเห็น และคำแนะนำได้อีกด้วย

ในหลายกรณี ผู้จัดการสามารถมอบหมายหน้าที่บางอย่างให้กับผู้ช่วยได้ - ตัวอย่างเช่น ในแง่ของการแจ้งทีมงานองค์กรเกี่ยวกับเรื่องสำคัญใดๆ การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร- แน่นอนว่าพนักงานในตำแหน่งดังกล่าวมักจะทำงานที่เกี่ยวข้องกับการรับรองความสะดวกสบายในกิจกรรมของเจ้านาย - ในแง่ของการทำให้แน่ใจว่าสำนักงานของเขามีปากน้ำที่เหมาะสมที่สุด ชาสดอยู่เสมอเพื่อให้หลัก อุปกรณ์ที่ผู้จัดการใช้มีความเสถียร

โหมดการทำงาน

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าความรับผิดชอบในงานที่เป็นลักษณะเฉพาะของตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการคืออะไร ภารกิจต่อไปของเราคือการศึกษาลักษณะเฉพาะของระบบการทำงานของพนักงานในตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง แน่นอนในกรณีทั่วไปผู้ช่วยปฏิบัติหน้าที่ตามกำหนดเวลาที่กำหนดโดยประมวลกฎหมายแรงงานนั่นคือภายในกรอบของวันทำงาน 8 ชั่วโมง 5 วันต่อสัปดาห์ แต่ในทางปฏิบัติอาจมีการเบี่ยงเบนอย่างมีนัยสำคัญจากระบอบการปกครองที่เกี่ยวข้อง สถานการณ์ที่คล้ายกันอาจเป็นเรื่องปกติสำหรับตำแหน่ง เช่น ผู้ช่วยผู้บริหารที่มีความรับผิดชอบเพิ่มเติม

ความจริงก็คือผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในตำแหน่งนี้สามารถมีส่วนร่วมไม่เพียง แต่ในกิจการของ บริษัท ของเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการแก้ปัญหาที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจกรรมภายในองค์กรด้วย จึงสามารถส่งผู้ช่วยที่มีอำนาจเหมาะสมเดินทางไปทำธุรกิจ สัมมนา และประชุมต่างๆ ได้ พนักงานยังสามารถปฏิบัติหน้าที่ในฐานะตัวกลางระหว่างหัวหน้างานและผู้จัดการที่ทำงานในองค์กรอื่นได้ เช่น ในแง่ของการไหลของเอกสารหรือการดำเนินโครงการร่วมกัน แน่นอนว่าตารางงานในการแก้ไขปัญหาดังกล่าวอาจยังห่างไกลจากที่กำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแรงงาน ที่จริงแล้ว มันจะไม่สม่ำเสมอ โดยมักจะนานกว่าเวลามาตรฐาน 8 ชั่วโมง

มาดูกันว่าลักษณะงานของผู้ช่วยผู้จัดการจะเป็นอย่างไร ตามกฎแล้วโครงสร้างของเอกสารที่เกี่ยวข้องจะเริ่มต้นด้วยข้อกำหนดทั่วไป อาจระบุว่าผู้ช่วยผู้จัดการอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญ ดังนั้นในระดับแหล่งที่มาของกฎหมายในท้องถิ่น บริษัทจึงสามารถบันทึกข้อเท็จจริงที่ว่าบุคคลที่ดำรงตำแหน่งดังกล่าวไม่ใช่ผู้จัดการ (ไม่ใช่รองผู้อำนวยการ) เป็นไปได้มากว่า - เลขานุการหรือผู้ช่วยส่วนตัวของผู้จัดการที่มีความรับผิดชอบเพิ่มเติม

รายละเอียดงานผู้ช่วย: ข้อกำหนดทั่วไป

ใน " บทบัญญัติทั่วไป» รายละเอียดงานอาจมีภาษาที่สะท้อนด้วย ข้อกำหนดคุณสมบัติถึงผู้เชี่ยวชาญ เช่นที่ผู้ช่วยผู้จัดการควรมี อาชีวศึกษาและประสบการณ์การทำงานบางอย่าง บางครั้งส่วนเดียวกันของลักษณะงานจะระบุขอบเขตของธุรกิจที่บุคคลควรมีประสบการณ์ในการดำเนินกิจกรรม

“บทบัญญัติทั่วไป” กำหนดความสามารถที่สำคัญของพนักงาน สามารถแสดงเป็นข้อกำหนดสำหรับความรู้เกี่ยวกับโครงสร้างการจัดการองค์กรภายในและ นโยบายต่างประเทศบริษัทผู้จ้างงาน หลักการสื่อสารระหว่างบริษัทกับหน่วยงานและองค์กรอื่นๆ มาตรฐานที่แสดงถึงลักษณะงานในสำนักงาน กฎเกณฑ์ การสื่อสารทางธุรกิจตลอดจนกฎระเบียบด้านแรงงานภายในบริษัท

หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วย

ส่วนสำคัญถัดไปของคำแนะนำคือ "ความรับผิดชอบในงาน" ลักษณะเฉพาะของมันคืออะไร? ส่วนนี้จะบันทึกความรับผิดชอบในหน้าที่การงานของผู้ช่วยผู้จัดการเป็นหลัก สิ่งเหล่านี้อาจเป็น: การวางแผนวันทำงานของเจ้านาย (ในแง่ของการประชุม การโทรศัพท์ การสัมภาษณ์) การจัดระเบียบ การสนับสนุนด้านเทคนิคงานของผู้จัดการ (ทั้งในส่วนของการสั่งขนส่ง,จัด การประชุมทางธุรกิจ) การมีส่วนร่วมในการเดินทางเพื่อธุรกิจ การเจรจาธุรกิจ การเก็บรักษารายงานการประชุมและเอกสารอื่น ๆ สร้างความมั่นใจในการมีปฏิสัมพันธ์ของผู้จัดการองค์กรกับโครงสร้างอื่น ๆ ของบริษัท รักษาการสื่อสารกับหน่วยงานของรัฐ

สิทธิผู้ช่วย

รายละเอียดงานรวมถึงสิทธิ์ที่ผู้ช่วยผู้จัดการมีเสมอ ความรับผิดชอบที่ระบุโดยตำแหน่งเฉพาะนั้นจะถูกเสริมด้วยความชอบที่สอดคล้องกันเสมอ แล้วพนักงานมีสิทธิอะไรบ้างในตำแหน่งที่เป็นปัญหา? สิ่งที่น่าสนใจคือความรับผิดชอบของผู้ช่วยหัวหน้าองค์กรนั้นค่อนข้างสัมพันธ์กับพวกเขา ตัวอย่างเช่น สิทธิ์ในการลงนามและรับรองเอกสารบางอย่างเกิดขึ้นจากความจำเป็นในการทำงานกับแหล่งข้อมูลดังกล่าวเป็นระยะ ตัวอย่างของสิทธิอื่นของพนักงานในตำแหน่งที่เกี่ยวข้องคือการขอข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการรวมไว้ในเอกสารจากผู้บริหารทันทีรวมถึงจากผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ ของบริษัท ผู้ช่วยผู้จัดการก็มีสิทธิ์เรียกร้องให้เจ้านายจัดสภาพการทำงานที่สะดวกสบาย ความรับผิดชอบในงานของบุคคลอาจเกี่ยวข้องกับการส่งและรับเอกสารเป็นระยะ และขั้นตอนเหล่านี้จะต้องดำเนินการผ่านช่องทางต่างๆ วิธีการทางเทคนิค- เลขานุการมีสิทธิที่จะคาดหวังการเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้อย่างเต็มที่

ผู้ช่วยผู้รับผิดชอบ

ดังนั้นเราจึงได้ศึกษาว่าผู้ช่วยผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบอย่างไร และมีสิทธิอะไรบ้าง แต่ในคำอธิบายลักษณะงานส่วนใหญ่สำหรับผู้เชี่ยวชาญในโปรไฟล์ที่เป็นปัญหา มีอีกส่วนหนึ่ง - "ความรับผิดชอบ" อาจมีถ้อยคำอะไรอยู่ในนั้น? ผู้ช่วยผู้จัดการมักรับผิดชอบในเรื่อง: การปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมตามคำแนะนำที่เป็นปัญหา แต่อยู่ภายในขอบเขตที่กำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ความผิดที่เขากระทำในกิจกรรมของเขา - อีกครั้งภายในขอบเขต กฎหมายรัสเซีย- เพื่อก่อให้เกิดอันตรายแก่บริษัท - ภายในขอบเขตที่กำหนดในคำสั่งแรงงาน ประมวลกฎหมายแพ่งสหพันธรัฐรัสเซียและแหล่งกฎหมายอื่น ๆ

ประวัติย่อ

ดังนั้นเราจึงได้ศึกษาตำแหน่งเฉพาะของตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการ ความรับผิดชอบและข้อกำหนดที่กำหนดลักษณะตำแหน่งนี้ในโครงสร้างบุคลากรขององค์กร ผู้เชี่ยวชาญที่ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องส่วนใหญ่มักจะทำหน้าที่เลขานุการ แต่อาจมีอำนาจในวงกว้างกว่ามาก ในบางกรณีซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก แนวคิดของ "ผู้ช่วยผู้จัดการ" จะสอดคล้องกับตำแหน่งรองผู้อำนวยการ แต่นี่เป็นเรื่องปกติสำหรับองค์กรขนาดเล็กเป็นหลัก

ในการตีความคำว่า "ผู้ช่วยผู้จัดการ" แบบ "คลาสสิก" งานของบุคคลในตำแหน่งที่เกี่ยวข้องอาจใกล้เคียงกับหน้าที่ของผู้ช่วย เสมียน หรือตัวอย่างเช่น ผู้จัดการสำนักงาน ใน หนังสืองานผู้ช่วยผู้จัดการมักจะเขียนว่า "เลขานุการ" หรือ "ผู้ช่วย" แม้ว่าส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับมาตรฐานองค์กรที่นำมาใช้ในองค์กรใดองค์กรหนึ่งก็ตาม

ความจำเป็นในการเชิญผู้เชี่ยวชาญของโปรไฟล์ที่เป็นปัญหามาทำงานเป็นลักษณะกิจกรรมของผู้จัดการส่วนใหญ่ รัฐวิสาหกิจของรัสเซีย- งานที่มีประสิทธิผลของผู้จัดการระดับสูงขึ้นอยู่กับว่าผู้ช่วยของเขาจะแก้ไขปัญหาได้ดีเพียงใด - ดูเหมือนเป็นเรื่องรองจากมุมมองของการจัดการองค์กรเชิงปฏิบัติ แต่ในความเป็นจริงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กร งานของเลขานุการถือเป็นงานที่สำคัญที่สุดในโครงสร้างการสื่อสารของทีมซึ่งนำโดยหัวหน้าของบริษัท

โปรดทราบว่าหลายบริษัทมีการแต่งตั้งผู้ช่วยกรรมการหลายคนพร้อมกัน อย่างไรก็ตาม สถานะและอำนาจของแต่ละคนอาจแตกต่างกันไป ผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งอาจรับผิดชอบงานเลขานุการ อีกคนอาจเป็นผู้จัดการสำนักงาน และหนึ่งในสามอาจติดตามผู้จัดการในงานต่างๆ ในเวลาเดียวกัน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถฝึกการทำงานร่วมกันของพนักงานภายในขอบเขตของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องได้

บน ผู้อำนวยการทั่วไปบริษัทมีความรับผิดชอบมากมาย เมื่อองค์กรพัฒนาขึ้น ความรับผิดชอบในส่วนนี้ก็จะขยายออกไป มี "การหมุนเวียน" มากมายซึ่งผู้จัดการต้องใช้เวลาแทนที่จะแก้ไขปัญหาที่มุ่งเป้าไปที่การพัฒนาของบริษัทโดยตรง ซึ่งจะลดประสิทธิภาพของผู้เชี่ยวชาญ งานบางอย่างที่ไม่ต้องใช้คุณสมบัติสูงสามารถมอบหมายให้ผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไปได้

ตำแหน่งผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไป: ลักษณะสำคัญ

เป็นการยากที่จะกำหนดตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการทั่วไป ความจริงก็คือขอบเขตความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญนี้จะพิจารณาจากความต้องการของผู้อำนวยการทั่วไป กิจกรรมของพนักงานสามารถมุ่งเน้นด้านเดียวได้ พิจารณาตำแหน่งที่ผู้ช่วยทำงานในทางปฏิบัติ:

• พนักงาน.ผู้เชี่ยวชาญนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการทำงานกับเอกสาร ขอบเขตความรับผิดชอบของเขา ได้แก่ การโทรและงานประจำวันต่างๆ
• ผู้ช่วยส่วนตัว.เชี่ยวชาญในการจัดวันทำงาน การประชุมทางธุรกิจ และการประชุมของ CEO ผู้เชี่ยวชาญยังร่วมเดินทางไปทำธุรกิจกับผู้จัดการด้วย
• รองผู้อำนวยการทั่วไป.พนักงานมีสิทธิในการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ที่จำกัด

ตามกฎแล้วในความเป็นจริงผู้ช่วยจะรวมฟังก์ชันของผู้เชี่ยวชาญหลายคนเข้าด้วยกัน ใน บริษัทขนาดใหญ่ผู้อำนวยการทั่วไปอาจมีผู้ช่วยสองคน เช่น มีคนจัดงาน ชั่วโมงการทำงานผู้จัดการ และงานด้านเอกสารอื่นๆ

ผู้ช่วยอยู่ในประเภทของผู้จัดการ เขารายงานตรงต่อ CEO ข้อกำหนดที่มักจะนำเสนอต่อพนักงาน:

• การศึกษาระดับอุดมศึกษาในสาขาที่เกี่ยวข้อง (เช่น กฎหมาย)
• ประสบการณ์การทำงานสามปี

ตามกฎแล้วพนักงานคนอื่น ๆ จะรายงานต่อผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไป ทรงมีอำนาจกว้างขวางตั้งแต่สิทธิออกคำสั่งเพื่อควบคุมการทำงานของหน่วยงานต่างๆ

สำคัญ!การแต่งตั้งผู้ช่วยไม่ใช่เรื่องที่เกินกำลังเลย มาตรการนี้ช่วยให้ผู้จัดการมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาที่ต้องใช้ความเป็นมืออาชีพและความคิดสร้างสรรค์สูง “การหมุนเวียน” มอบหมายให้ผู้ช่วย สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทั้ง CEO และบริษัทอย่างมาก

กฎระเบียบทางกฎหมาย

กิจกรรมของผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไปได้รับการควบคุม กฎระเบียบ:

• คำแนะนำด้านระเบียบวิธี
• กฎบัตร
• ข้อตกลงการจ้างงาน
• ตามคำสั่งของผู้นำ
• รายละเอียดงาน.

ผู้ช่วยผู้จัดการทั่วไปมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง?

ความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้จัดการทั่วไปจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท ใน บริษัทขนาดเล็กพนักงานมีส่วนร่วมในการติดตามการทำงานของพนักงานจัดส่ง ผู้จัดการ และการช่วยชีวิตในกิจกรรมในสำนักงาน ในองค์กรขนาดใหญ่ CEO มักจะมีผู้ช่วยสองคน ผู้ช่วยส่วนตัวคนหนึ่งจัดวันทำงานของผู้จัดการ ส่วนคนที่สองจะดูแลเรื่องอื่นๆ ทั้งหมด รายการความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญอาจแตกต่างกันอย่างมาก ในกรณีใด ๆ จะต้องระบุความรับผิดชอบไว้ในลักษณะงาน ลองดูรายการตัวอย่าง:

• การจัดการเจรจารวมทั้งทางโทรศัพท์
• การรับจดหมาย
• การจัดประชุมและการประชุม: การเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง, ติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบ, จัดทำรายงานการประชุม, ชวเลข
• ควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่งจากผู้อำนวยการทั่วไป
• ส่งเอกสารให้ผู้จัดการเพื่อลงนาม
• การต้อนรับแขกของผู้อำนวยการทั่วไป
• การจัดทริปเพื่อธุรกิจ (เช่น จองห้องพัก การจองตั๋ว)
• ความปลอดภัย งานที่มีประสิทธิภาพผู้อำนวยการทั่วไป
• จัดทำแผนวันทำงาน.
• การสนับสนุนข้อมูลสำหรับผู้อำนวยการทั่วไป
• การมีส่วนร่วมในการประชุมและการประชุมทางธุรกิจ
• การจัดประชุมทางธุรกิจ
• องค์กรของการนำเสนอ
• จัดทำรายงานค่าใช้จ่าย
• การดำเนินการตามคำสั่งส่วนตัว
• การสร้างฐานข้อมูลการนำเสนอเสมือนจริงโดยใช้พีซี

ผู้ช่วยคือบุคคลที่ใกล้ชิดกับ CEO มากที่สุด บ่อยครั้งวันทำงานของเขาไม่ได้มาตรฐาน พนักงานแก้ปัญหาได้หลากหลาย ดังนั้นเขาจึงต้องมีคุณสมบัติส่วนบุคคลที่เหมาะสม

สิทธิของพนักงาน

ผู้ช่วยผู้อำนวยการใหญ่มีสิทธิดังต่อไปนี้

• ทำความคุ้นเคยกับโครงการและการตัดสินใจของผู้จัดการเกี่ยวกับกิจกรรมของผู้ช่วย
• สิทธิในการรับข้อมูลที่จำเป็น
• สิทธิในการตัดสินใจภายในขอบเขตอำนาจหน้าที่ของทางการ

ผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไปสามารถให้อำนาจได้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจมีสิทธิลงนามในเอกสาร

ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายให้ผู้ช่วย

ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายให้ผู้ช่วยจะต้องระบุไว้ในลักษณะงาน พนักงานจะต้องรับผิดชอบในกรณีต่อไปนี้:

• การไม่ปฏิบัติตามคำสั่งงาน
• การกระทำที่ละเมิดกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
• ทำให้เกิดความเสียหาย.

หากผู้ช่วยกระทำการประพฤติมิชอบ จะมีการสอบสวนก่อนที่จะมีการเรียกร้องความรับผิด จำเป็นต้องกำหนดระดับความผิด พนักงานคนสำคัญของบริษัทมีส่วนร่วมในการสอบสวน ตามผลลัพธ์จะมีการร่างเอกสารขึ้นมา อาจมีการลงโทษพนักงานทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับของความผิด ผู้ช่วยอาจถูกไล่ออกด้วย

ผู้ช่วยต้องการคุณสมบัติส่วนตัวอะไรบ้าง?

ผู้ช่วยส่วนตัวได้รับมอบหมายงานที่หลากหลาย ผู้เชี่ยวชาญบางคนทำงานในด้านเดียว แต่ใช้ไม่ได้กับผู้ช่วย เขาจำเป็นต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกันและมีความหลากหลาย ลองพิจารณาคุณสมบัติส่วนบุคคลที่ผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไปต้องมี:

• การทำงานเชิงรุกการทำงานล่วงหน้า
• ความสามารถในการคาดการณ์ การพัฒนาต่อไปสถานการณ์
• ป้องกันภาวะแทรกซ้อน
• ความเก่งกาจ
• การปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
• ความคล่องแคล่วในภาษาต่างประเทศตั้งแต่หนึ่งภาษาขึ้นไป
• ความสามารถในการทำงานกับกระแสข้อมูล
• ความสามารถในการรักษาความลับ
• ความสามารถในการวิเคราะห์สถานการณ์อย่างเป็นระบบ
• ความสามารถในการนำเสนอโซลูชั่นหลายอย่างพร้อมกัน
• ทักษะด้านพีซีระดับกลางถึงขั้นสูง
• ความรู้พื้นฐานการบริหารเวลา
• ความสามารถในการประสานงานกิจกรรมของพนักงานหลายคน
• การทูต.
• ทักษะการสื่อสารความสามารถในการแก้ไขข้อขัดแย้ง
• การปฏิบัติงานที่มีข้อมูลจำนวนมาก
• ความจำดี.
• ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญ

ผู้ช่วยจะต้องมีความสามารถและทนต่อความเครียด ความรู้เฉพาะทางที่เกี่ยวข้อง (เช่น ความรู้พื้นฐานนิติศาสตร์) เป็นที่พึงปรารถนา

CEO จำเป็นต้องมีผู้ช่วยส่วนตัวเมื่อใด?

มีการจ้างผู้ช่วยหากผู้อำนวยการทั่วไปได้รับมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบจำนวนมาก แม้ว่าผู้จัดการจะรับมือกับงานที่มีอยู่ แต่ "การหมุนเวียน" ส่วนใหญ่อาจทำให้งานช้าลงได้ คือการจัดการกิจวัตรประจำวันที่มีการจ้างผู้ช่วย ตามกฎแล้วพนักงานเหล่านี้จะได้รับเชิญให้เข้าบริษัทขนาดใหญ่ ซีอีโอขององค์กรขนาดเล็กสามารถจัดการงานทั้งหมดได้ด้วยตัวเอง

ฉันขอยืนยัน:

________________________

[ตำแหน่งงาน]

________________________

________________________

[ชื่อองค์กร]

________________/[ส.อ.]/

"____" ____________ 20__

รายละเอียดงาน

ผู้ช่วยผู้อำนวยการ

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1. ลักษณะงานนี้จะกำหนดและควบคุมอำนาจ หน้าที่และความรับผิดชอบในงาน สิทธิและความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้อำนวยการ [ชื่อองค์กรในกรณีสัมพันธการก] (ต่อไปนี้จะเรียกว่าสถาบันการศึกษา)

1.2. ผู้ช่วยผู้อำนวยการประเภทผู้จัดการได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและพ้นจากตำแหน่งตามที่จัดตั้งขึ้นในปัจจุบัน กฎหมายแรงงานตามลำดับคำสั่งของ [ชื่อตำแหน่งผู้บังคับบัญชาทันที]

1.3. ผู้ช่วยผู้อำนวยการรายงานตรงต่อ [ชื่อตำแหน่งผู้บังคับบัญชาโดยตรงในคดีกรณี] ของสถาบันการศึกษา

1.4. บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพขั้นสูงและมีประสบการณ์การทำงานในสาขาดังกล่าวจะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งผู้ช่วยผู้อำนวยการ กิจกรรมระดับมืออาชีพอย่างน้อย 3 ปี

1.5. ผู้ช่วยผู้อำนวยการต้องรู้:

• กฎหมายและการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ สหพันธรัฐรัสเซียในประเด็นด้านการศึกษาและการเลี้ยงดู
• พื้นที่ลำดับความสำคัญของการพัฒนา ระบบการศึกษาสหพันธรัฐรัสเซีย;
• ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการพัฒนาการศึกษาใน ต่างประเทศทฤษฎีและวิธีการจัดการระบบการศึกษา
• ข้อบังคับท้องถิ่นของสถาบัน
• พื้นฐานของกฎหมายแพ่ง การบริหาร แรงงาน การงบประมาณ เศรษฐกิจ ในแง่ของการควบคุมกิจกรรมของสถาบันการศึกษาและของพวกเขา การแบ่งส่วนโครงสร้าง;
• พื้นฐานการบริหารจัดการ การบริหารงานบุคคล การบริหารโครงการ
• กฎระเบียบท้องถิ่น สถาบันการศึกษา;
• ข้อกำหนดสำหรับการทำงานกับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและอุปกรณ์ดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ
• การจัดระบบงานสำนักงาน
• กฎการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

1.6. ผู้ช่วยผู้อำนวยการในกิจกรรมของเขาได้รับคำแนะนำจาก:

• พระราชบัญญัติท้องถิ่นและเอกสารการจัดองค์กรและการบริหารของสถาบันการศึกษา
• กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
• กฎการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัยสร้างความมั่นใจด้านสุขอนามัยในโรงงานอุตสาหกรรมและการป้องกันอัคคีภัย
• รายละเอียดงานนี้

1.7. ในระหว่างที่ผู้ช่วยผู้อำนวยการไม่อยู่ชั่วคราว ให้มอบหมายหน้าที่ให้ [ชื่อตำแหน่งรอง] ซึ่งได้รับการแต่งตั้งตามลักษณะที่กำหนด ได้รับสิทธิตามสมควร และต้องรับผิดชอบต่อการละเลยหรือปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมที่ได้รับมอบหมาย เกี่ยวข้องกับการทดแทน

2. ความรับผิดชอบในงาน

ผู้ช่วยผู้อำนวยการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:

2.1. ปฏิบัติงานเพื่อสนับสนุนกิจกรรมของผู้อำนวยการ

2.2. ให้การสนับสนุนการมีปฏิสัมพันธ์ของผู้อำนวยการกับตัวแทนภาครัฐ สาขาผู้บริหารและหัวหน้าองค์กรของเขา การสนทนาทางโทรศัพท์ประสานกำหนดการประชุมและการเป็นตัวแทนของหัวหน้าในการประชุม การประชุม และการสัมมนาต่างๆ โดยคำนึงถึงอำนาจของเขา ให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเป็นตัวแทนในหน่วยงานบริหารและองค์กรอื่น ๆ

2.3. ภายในขอบเขตอำนาจที่ได้รับ เขาจะประสานงานการทำงานของแผนกโครงสร้างของสถาบันการศึกษาและจัดการผู้ปฏิบัติงานรอง

2.4. ดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจกับองค์กรต่างๆ

2.5. รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้อำนวยการจากแผนกโครงสร้างของสถาบันการศึกษาเรียกร้องให้มีการรับพนักงานในนามของเขา

2.6. รับและส่งข้อความทางโทรศัพท์ บันทึกข้อความและแจ้งให้ผู้รับทราบ

2.7. ดำเนินงานจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยผู้อำนวยการ

2.8. ดำเนินงานในสำนักงานรับจดหมายที่ส่งถึงผู้อำนวยการจัดระบบและรายงานให้เขาทราบถึงผลการดำเนินการตามการตัดสินใจ

2.9. โอนเอกสารไปยังแผนกโครงสร้างของสถาบันการศึกษาไปยังนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในการทำงานหรือการดำเนินการและการเตรียมการตอบสนองและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการ ติดตามระยะเวลาในการดำเนินการตามคำสั่ง

2.10. จัดให้มีการต้อนรับผู้เยี่ยมชมอำนวยความสะดวกในการพิจารณาข้อเสนอและคำขอของพวกเขาทันที

2.11. ภายในขอบเขตของสิทธิ์ที่ได้รับ เขาเป็นตัวแทนของกรรมการในองค์กรอื่น

ในกรณีจำเป็นทางราชการ ผู้ช่วยผู้อำนวยการอาจมีส่วนร่วมในการปฏิบัติหน้าที่ราชการล่วงเวลาได้ ตามลักษณะที่กำหนดโดยบทบัญญัติแห่งกฎหมายแรงงานของรัฐบาลกลาง

3. สิทธิ

ผู้ช่วยผู้อำนวยการมีสิทธิ:

3.1. ให้คำแนะนำและงานแก่พนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาและบริการเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ ที่รวมอยู่ในปัญหาของเขา หน้าที่รับผิดชอบ.

3.2. ติดตามการดำเนินงานของงานการผลิต การดำเนินการตามคำสั่งซื้อแต่ละรายการและงานโดยบริการของผู้ใต้บังคับบัญชา

3.3. ขอและรับ วัสดุที่จำเป็นและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นกิจกรรมบริการรองและแผนกต่างๆ

3.4. โต้ตอบกับองค์กร องค์กร และสถาบันอื่น ๆ เกี่ยวกับการผลิตและประเด็นอื่น ๆ ภายในความสามารถของเขา

3.5. ลงนามและรับรองเอกสารตามความสามารถของคุณ

3.6. ใช้สิทธิอื่น ๆ ที่จัดตั้งขึ้น รหัสแรงงาน RF และการกระทำทางกฎหมายอื่น ๆ ของ RF

4. ความรับผิดชอบและการประเมินผลการปฏิบัติงาน

4.1. ผู้ช่วยผู้อำนวยการรับผิดชอบด้านการบริหาร วินัย และวัสดุ (และในบางกรณีที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย ในทางอาญา) ความรับผิดชอบสำหรับ:

4.1.1. การไม่ปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างเป็นทางการจากหัวหน้างานทันที

4.1.2. ความล้มเหลวหรือประสิทธิภาพที่ไม่เหมาะสมของคุณ ฟังก์ชั่นแรงงานและงานที่ได้รับมอบหมายให้เขา

4.1.3. การใช้อำนาจอย่างเป็นทางการที่ได้รับอย่างผิดกฎหมาย ตลอดจนการใช้งานเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว

4.1.4. ข้อมูลสถานะงานที่ได้รับมอบหมายไม่ถูกต้อง

4.1.5. ความล้มเหลวในการดำเนินมาตรการเพื่อระงับการละเมิดกฎระเบียบด้านความปลอดภัยความปลอดภัยจากอัคคีภัยและกฎอื่น ๆ ที่ระบุซึ่งเป็นภัยคุกคามต่อกิจกรรมขององค์กรและพนักงาน

4.1.6. ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามวินัยแรงงาน

4.2. มีการประเมินงานของผู้ช่วยผู้อำนวยการ:

4.2.1. โดยหัวหน้างานทันที - เป็นประจำในการปฏิบัติงานประจำวันของพนักงานตามหน้าที่การทำงานของเขา

4.2.2. คณะกรรมการรับรองรัฐวิสาหกิจ - เป็นระยะ ๆ แต่อย่างน้อยหนึ่งครั้งทุก ๆ สองปี โดยขึ้นอยู่กับผลงานที่บันทึกไว้ในช่วงระยะเวลาการประเมิน

4.3. เกณฑ์หลักในการประเมินงานของผู้ช่วยผู้อำนวยการคือคุณภาพความครบถ้วนและความตรงเวลาของการปฏิบัติงานตามที่กำหนดไว้ในคำแนะนำเหล่านี้

5. สภาพการทำงาน

5.1. ตารางการทำงานของผู้ช่วยผู้อำนวยการจะกำหนดตามระเบียบแรงงานภายในที่จัดตั้งขึ้นในสถาบันการศึกษา

5.2. เนื่องจากความต้องการด้านการปฏิบัติงาน ผู้ช่วยผู้อำนวยการจึงต้องเดินทางไปทำธุรกิจ (รวมถึงคนในท้องถิ่นด้วย)

5.3. เพื่อแก้ไขปัญหาการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดหา กิจกรรมการผลิตผู้ช่วยผู้อำนวยการอาจจัดให้มีรถยนต์ของบริษัทก็ได้

6. ลงนามถูกต้อง

6.1. เพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมของเขาผู้ช่วยผู้อำนวยการจะได้รับสิทธิ์ลงนามในเอกสารองค์กรและการบริหารในประเด็นที่อยู่ในความสามารถของเขาตามลักษณะงานนี้

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว ____/____________/ “__” _______ 20__

“ผลิตภัณฑ์นม”

สินค้า"

รายละเอียดงานฉันอนุมัติแล้ว

21.05.2009 _ № _7__ ผู้จัดการทั่วไป

(วันที่) (หมายเลข) (ตำแหน่งผู้จัดการ)

ปุชคอฟ

มอสโก (ลายเซ็น) (สำเนาลายเซ็น)

21.05.2009

ผู้ช่วยผู้จัดการ

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. ผู้ช่วยผู้จัดการอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญ

1.2. ผู้ช่วยผู้จัดการได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเพื่อให้การสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ ปฏิบัติงานในสำนักงาน และจัดระเบียบการต้อนรับผู้เยี่ยมชม

1.3. การตัดสินใจแต่งตั้งตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการและการถอดถอนจากตำแหน่งจะกระทำโดยผู้อำนวยการทั่วไป

1.4. บุคคลที่มีการศึกษาระดับสูงและมีประสบการณ์อย่างน้อยสองปีในฐานะผู้จัดการบริษัทจะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการ

1.5. ผู้ช่วยผู้จัดการในกิจกรรมของเขาได้รับคำแนะนำจาก:

– การดำเนินการทางกฎหมายทางกฎหมายและข้อบังคับในการจัดระเบียบงานในสำนักงาน

– กฎบัตรองค์กร ข้อบังคับท้องถิ่น เอกสารด้านกฎระเบียบและการบริหารที่ออกโดยหัวหน้าองค์กร

1.6. ผู้ช่วยผู้จัดการต้องรู้:

– มติ คำสั่ง คำสั่ง และ เอกสารกำกับดูแลเกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก

– โครงสร้างและความเป็นผู้นำขององค์กร

– การจัดระบบงานสำนักงาน

– วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร

– งานเก็บเอกสาร;

– มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร

– กฎการพิมพ์ จดหมายธุรกิจใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

2.13. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงาน

2.14. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

ผู้ช่วยผู้จัดการมีสิทธิ์:

3.1. ส่งข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อให้หัวหน้าองค์กรพิจารณา

3.2. ทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่กำหนดสิทธิและความรับผิดชอบในตำแหน่งของเขา

3.3. รับข้อมูลจากหัวหน้าแผนกโครงสร้าง ข้อมูลผู้เชี่ยวชาญ และเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่

3.4. กำหนดให้ฝ่ายบริหารให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน

4. ความรับผิดชอบ

ผู้ช่วยผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่อง:

4.1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.2. สำหรับการละเมิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของตน ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน

4.3. สำหรับการก่อให้เกิด ความเสียหายของวัสดุภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน

ลักษณะงานได้รับการพัฒนาตามคำสั่งของอธิบดี ลงวันที่ 1 เมษายน 2552 ฉบับที่ 15

หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล______ คูโรชคิน่า _

(หัวหน้างาน การบริการบุคลากร) (ลายเซ็น) (ถอดรหัสลายเซ็น )

21.05.2009

ด้วยลักษณะงานนี้

คุ้นเคย ฉันได้รับสำเนาหนึ่งฉบับและ

ฉันรับปากว่าจะเก็บมันไว้ในที่ทำงาน

คาชตาโนวา

(ลายเซ็น) (ถอดรหัสลายเซ็น)

21.05.2009

หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย แผนก ชเวตโซวา _

(ผู้จัดการเอกสารรับรอง) (ลายเซ็น) (สำเนาลายเซ็น)

21.05.2009

____________________________ __________ ________________

(เจ้าหน้าที่บริการทางกฎหมาย) (ลายเซ็น) (สำเนาลายมือชื่อ)