การประทับตราในสมุดงานให้ถูกต้อง พิเศษ: ไม่มีการประทับตราหลังจากแจ้งเลิกจ้าง: นายจ้างใหม่ควรทำอย่างไร?

โดย กฎทั่วไปหากองค์กรที่ทำรายการไม่ถูกต้องหรือไม่ถูกต้องถูกเลิกกิจการนายจ้างจะแก้ไขสถานที่ทำงานใหม่ตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง (เช่นสำเนาคำสั่งเลิกจ้าง)

เมื่อเลิกจ้างพนักงานรายการทั้งหมดที่ทำในสมุดงานของเขาในระหว่างที่เขาทำงานให้กับนายจ้างรายนี้จะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการดูแลรักษาสมุดงานประทับตราของนายจ้างและลายเซ็นของลูกจ้างเอง ก็เกิดขึ้นเช่นกันว่ารายการใน หนังสืองานเอกสารพนักงานที่ทำโดยนายจ้างคนสุดท้ายไม่ได้รับการรับรองโดยประทับตรา และเมื่อถึงเวลาที่ลูกจ้างไปทำงานให้กับนายจ้างรายอื่น นายจ้างรายนี้ก็ได้ถูกชำระบัญชีและแยกออกจากทะเบียนนิติบุคคลแบบครบวงจรแล้ว สามารถ นายจ้างใหม่แก้ไขตราประทับของนายจ้างเดิมที่หายไปในสมุดงานหรือไม่? Ivan Ivanovich Shklovets รองหัวหน้า Rostrud ตอบคำถามนี้: “หากลูกจ้างมีเอกสารยืนยันการจ้างงานและการเลิกจ้าง นายจ้างใหม่มีสิทธิแก้ไขสมุดงานได้ อย่างไรก็ตามการไม่มีตราประทับรับรองบันทึกของนายจ้างคนก่อนไม่สามารถแก้ไขได้ หนึ่งในตัวเลือกที่เป็นไปได้ในสถานการณ์นี้คือการออกสมุดงานใหม่เมื่อมีการสมัครเป็นลายลักษณ์อักษรจากบุคคลที่สมัครงานโดยระบุเหตุผลของความจำเป็นในการออกสมุดงานโปรดทราบว่านายจ้างใหม่มีสิทธิ์จ้างบุคคลดังกล่าวสำหรับงานหลักเฉพาะในกรณีที่เขามีเอกสารยืนยันการเลิกจ้างจากงานก่อนหน้า (เช่น สำเนาคำสั่งให้เลิกจ้าง) มิฉะนั้นเขาจะจ้างได้เฉพาะนอกเวลาเท่านั้นนอกจากนี้หากสมุดงานไม่มีตราประทับของนายจ้างเดิมถือว่าดำเนินการไม่ถูกต้องดังนั้นเมื่อคำนวณระยะเวลาประกันการชำระเงิน ลาป่วยสำหรับนายจ้างคุณจะต้องใช้เอกสารอื่น (สำเนาคำสั่งไล่ออกชุดเดียวกัน)ในอนาคตพนักงานอาจมีปัญหากับบริการจัดหางาน (ซึ่งอาจไม่นับช่วงเวลาเหล่านี้ในช่วงระยะเวลาของการทำงานที่ได้รับค่าจ้างเพื่อคำนวณผลประโยชน์การว่างงาน) เช่นเดียวกับกองทุนบำเหน็จบำนาญของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อกำหนดเงินบำนาญแรงงาน”สรุป: หากพนักงานมีสำเนาคำสั่งเลิกจ้างอยู่ในมือการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงานในสมุดงานของเขาหากไม่มีตราประทับของนายจ้างคนก่อนนั้นก็ไม่ได้เต็มไปด้วยสิ่งที่ร้ายแรงสำหรับคุณหรือพนักงาน . เพียงอย่าลืมแนบสำเนาคำสั่งเลิกจ้างไปกับไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน คุณจะต้องใช้: เพื่อยืนยันความถูกต้องของการคำนวณบันทึกการประกันของพนักงานในการคำนวณผลประโยชน์ประกันสังคม สำหรับพนักงาน - เพื่อยืนยันระยะเวลาการทำงานเพื่อรับผลประโยชน์และมอบหมายเงินบำนาญในภายหลัง หากพนักงานใหม่ไม่มีเอกสารใด ๆ ที่ยืนยันการถูกไล่ออกจากที่ทำงานเดิมและคุณจ้างเขาให้ทำงานหลักก็เป็นเช่นนั้น ดีกว่าที่จะหาสมุดงานใหม่ให้เขาตามคำขอของเขา ท้ายที่สุดแล้ว ในระหว่างการตรวจสอบ เจ้าหน้าที่ตรวจแรงงานอาจพิจารณาว่าคุณได้จ้างพนักงานมาทำงานหลักอย่างผิดกฎหมาย และปรับคุณเนื่องจากฝ่าฝืนกฎหมายแรงงาน

ผู้บัญญัติกฎหมายพยายามควบคุมประเด็นเรื่องการประทับตราผ่านบทความของเขา แต่น่าเสียดายที่บทความเหล่านี้ไม่ได้แบ่งออกเป็นส่วนเดียว แต่กระจัดกระจายไปทั่วบรรทัดฐาน การกระทำทางกฎหมายในด้านแรงงาน

ดังนั้นเอกสารที่สำคัญที่สุดที่รักษาความปลอดภัยทุกอย่าง แรงงานสัมพันธ์และประเด็นที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ได้แก่ – รหัสแรงงานไม่มีบทความแยกต่างหากเกี่ยวกับการประทับตรา

ประมวลกฎหมายแรงงานมีการอ้างอิงหลายประการถึงข้อเท็จจริงที่ว่ารายการใด ๆ ในบันทึกแรงงานจะต้องทำอย่างถูกต้อง และสิ่งที่ก่อให้เกิดภาพลักษณ์ที่เหมาะสมคือข้อกังวลของกฎหมายอื่น ๆ

คำขอนี้ไม่มีอะไรผิดปกติ เนื่องจากพนักงานเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างสมุดบันทึกการทำงานสำหรับพนักงาน สมุดงานประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ได้แก่:

• นามสกุล;
• นามสกุล;
• วันเดือนปีเกิด;
• พิเศษ;
• สถานที่เรียน
• ระดับการศึกษา

ข้อมูลนี้ได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กรนั่นคือยอมรับความถูกต้องของข้อมูลที่ระบุที่นี่ มีการประทับตราลงในสมุดงานเมื่อสมัครงานหรือไม่?

ประทับตราลงในบันทึกการจ้างงานในแบบฟอร์มการจ้างงานโดยตรง ดังนั้นบันทึกการจ้างงานจึงถือว่ามีผลบังคับใช้ทางกฎหมาย

อีกด้วย บันทึกการเลิกจ้างของพนักงานออกจากตำแหน่งได้รับการรับรองพร้อมประทับตราอีกกรณีหนึ่งที่ใช้การพิมพ์ - บันทึกการโอนภายในหรือภายนอก

ตราประทับเกิดขึ้นในบันทึก เกี่ยวกับการให้รางวัลพนักงานหรือให้กำลังใจเขาถ้าเป็นลูกจ้าง ปรับปรุงคุณสมบัติของเขาประทับตรายังใช้ในการทำรายการในสมุดงานโดยทั่วไป

ตัวอย่างตราประทับในสมุดงาน:

มันควรจะเป็นอย่างไร?

องค์กรสามารถมีแสตมป์ได้ตั้งแต่หนึ่งถึงห้าดวงซึ่งใช้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

แต่พิจารณาประเภทซีลที่พบมากที่สุด ตราประทับทั่วไปขององค์กรและตราประทับเอกสาร- ตามกฎแล้วหลังจะตั้งอยู่โดยพนักงานแผนกบุคคล พวกเขาคือผู้ที่ประทับตรานี้ในเอกสารขาเข้าและขาออกทั้งหมด

นายจ้างมักจะเก็บตราประทับขององค์กรไว้ มีเพียงเขาเท่านั้นที่ใส่ไว้ในเอกสารและแบบฟอร์มทุกชนิดที่มีความสำคัญอย่างเป็นทางการหรือเป็นของท้องถิ่น กฎระเบียบ.

หลายคนสงสัยว่าพนักงานแผนก HR ควรมีตราประทับแบบไหน สามารถประทับตราบนเอกสารลงในสมุดงานได้หรือไม่?

คำตอบสำหรับคำถามนี้ง่ายมาก - สมุดงานเป็นเอกสารราชการซึ่งหมายถึงตราประทับที่วางไว้บนแบบฟอร์ม จะต้องเป็นตราประทับทั่วไปขององค์กร- การพิมพ์เอกสารในกรณีนี้ไม่เหมาะสำหรับการพิมพ์

หากมีการประทับตราเอกสารลงในสมุดงานโดยไม่ได้ตั้งใจ นี่เป็นข้อผิดพลาดร้ายแรงและต้องทำรายการใหม่

จะวางไว้ที่ไหน?

ตราประทับจะต้องมีตำแหน่งที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนบนหน้าสมุดงาน กำหนดตำแหน่งของตราประทับที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่รวมอยู่ในเอกสารแรงงาน

หากคุณต้องการประทับตราบนหน้าชื่อเรื่องของสมุดงาน คุณต้องลงนามให้นายจ้างก่อน ตามกฎแล้ว ลายเซ็นจะถูกวางไว้ที่มุมขวาล่างทางด้านขวาของการแพร่กระจายสองหน้า ลายเซ็นจะถูกวางไว้ด้านบนของลายเซ็นเพื่อให้ลายเซ็นอยู่ตรงกลางมากที่สุด

หากเรากำลังพูดถึงแบบฟอร์มก็จำเป็นต้องประทับตราไว้ใต้รายการโดยควรใส่ด้วย ด้านขวา- ตราประทับจะต้องมีความชัดเจนและไม่ทับซ้อนกับรายการในสมุดงานทำให้การอ่านข้อมูลเป็นปัญหา

จะต้องลงลายมือชื่อนายจ้างไว้ข้างตราประทับ ดังนั้นการประทับตราจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะหากใส่ผิดที่อาจทำให้อ่านข้อมูลจากเอกสารงานและบนตราประทับได้ยากหรือระยะห่างระหว่างตราประทับกับบันทึกจะอยู่ที่ ใหญ่จนจะเข้าใจได้ยากว่าตราประทับหมายถึงสิ่งที่เขียนไว้ในเอกสารงานหรือเลขที่

นั่นคือเหตุผลที่ฝ่ายบุคคลให้ความสำคัญกับสถานที่ประทับตราเป็นอย่างมาก

ปัญหาเป็นไปได้

บ่อยครั้งที่เกิดปัญหาหลายประเภทเมื่อทำการประทับตรา ข้อมูลบนแสตมป์พิมพ์ได้ไม่ดี การพิมพ์ไปผิดตำแหน่งโดยไม่ได้ตั้งใจ และอื่นๆ อีกมากมาย

นอกจากนี้บ่อยครั้งที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ใช้ จำนวนมากแมวน้ำ พวกเขาทำให้แสตมป์สับสน และฉันสามารถใส่สิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับการกรอกแบบฟอร์มแรงงานโดยสิ้นเชิงได้

เราจะพูดถึงสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์ดังกล่าวเพิ่มเติม

สมุดงานมีตราประทับผิด

มันเกิดขึ้นที่พนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคลทำผิดพลาดและประทับตราที่ไม่จำเป็นโดยสิ้นเชิงในรายการบันทึกแรงงาน สิ่งแรกที่ต้องทำในสถานการณ์เช่นนี้ไม่ใช่การตื่นตระหนก แต่ควรสงบสติอารมณ์และขอคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานอาวุโสหรืออ้างอิงข้อมูลในคำแนะนำสำหรับพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล

ไม่ควรขีดฆ่าตราประทับที่ไม่ถูกต้อง คุณเพียงแค่ใส่หมายเลขซีเรียลถัดไปแล้วเขียนวลีต่อไปนี้: "บันทึกหมายเลข 1 ไม่ถูกต้อง"- วลีนี้สามารถเขียนแตกต่างออกไปเล็กน้อยซึ่งมีหลายรูปแบบ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือความรู้สึกว่าสิ่งที่เขียนไว้ก่อนหน้านี้ไม่ใช่ข้อมูลที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือ

เพียงเท่านี้ การแก้ไขข้อผิดพลาดก็เสร็จสิ้นและสามารถส่งงานไปยังไฟล์ส่วนตัวของคุณได้อย่างง่ายดาย สิ่งสำคัญคืออย่าลืมเขียนบันทึกการเคลื่อนไหวและการจัดเก็บบันทึกแรงงานก่อนว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น แต่ได้รับการแก้ไขทันที

ดูด้านล่างสำหรับตัวอย่างการแก้ไขการพิมพ์:

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าตราประทับมองเห็นได้ยากและอ่านไม่ออก?

หากตราประทับที่คุณใส่ไม่สามารถอ่านได้ก็อย่าอารมณ์เสีย มีทางออกเสมอ หากไม่มีรอยพิมพ์เหลืออยู่ที่ตำแหน่งที่ประทับตราไว้ ให้ใส่หมึกลงบนตราประทับแล้วพิมพ์อีกครั้ง จะไม่มีใครสังเกตเห็นว่าการผลิตเป็นเรื่องรอง

อย่างไรก็ตามหากมองเห็นข้อมูลจากตราประทับแรกและไม่สามารถใส่ข้อมูลที่สองในเอกสารแรงงานโดยไม่มีสิ่งสกปรกได้ก็ไม่ต้องกังวล

จุ่มแสตมป์ลงในสีแล้ววางแสตมป์ไว้ข้างๆ แสตมป์ที่อ่านไม่ออก- การประทับตราโดยประทับตราที่อ่านไม่ออกไม่ถือเป็นข้อผิดพลาด ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเขียนบันทึกใหม่

บทสรุป

ตอนนี้คุณรู้กฎทั้งหมดในการประทับตราสมุดงานแล้ว และคุณในฐานะลูกจ้าง นายจ้าง และลูกจ้างแผนกทรัพยากรบุคคล ก็สามารถตรวจสอบได้ง่ายๆ ว่ากรอกสมุดบันทึกการทำงานถูกต้องหรือไม่

พยายามอย่าทำผิดพลาดในการกรอกบันทึกการทำงานของคุณ คุณจะไม่มีโอกาสแก้ไขสิ่งนี้หรือรายการนั้นเสมอไปหลายปีหลังจากที่คุณทำผิดพลาดในบันทึกการทำงานของคุณ

การบันทึกเอกสารหลักและสำคัญที่สุด กิจกรรมการทำงาน- สมุดงาน. ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับงาน ความก้าวหน้าในอาชีพรางวัลซึ่งจะนำมาพิจารณาเมื่อคำนวณระยะเวลาการทำงานและคำนวณเงินบำนาญ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมข้อกำหนดในการกรอกเอกสารดังกล่าวจึงถูกกำหนดโดยกฎหมายอย่างเคร่งครัดและต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด นอกจากคำแนะนำในการป้อนข้อมูลแล้ว ยังมีการประทับตราในสมุดงานอีกด้วย การมีอยู่ของมันจำเป็นต้องมีเกือบทุกครั้ง หากไม่มีตราประทับในสถานที่ที่เหมาะสม อาจส่งผลเสียต่อพนักงานได้

แนวทางทั่วไป

ภายนอกสมุดงานดูเหมือนเอกสารขนาดเล็กหลายหน้า ข้างในมีส่วนที่มีข้อมูลที่จำเป็น หากพื้นที่ไม่เพียงพอ คุณสามารถใช้ส่วนแทรกเพิ่มเติมเพื่อบันทึกข้อมูลที่จำเป็นได้

การเก็บรักษาหนังสือสำหรับพนักงานที่ทำงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับนายจ้าง กระบวนการป้อนข้อมูลอยู่ภายใต้การควบคุมของกฎหมาย โดยเฉพาะมีข้อกำหนดในการติดแสตมป์ที่สมุดงานในบางกรณี

เมื่อไหร่จะติดแสตมป์.

เมื่อจำเป็นต้องพิมพ์มี 3 กรณี:

• หากพนักงานลาออก จะมีการประทับตราใต้รายการเกี่ยวกับเหตุการณ์นี้เพื่อยืนยันข้อมูลนี้
• ในหน้าแรกหรือที่เรียกว่าหน้าชื่อเรื่องจะต้องมีตราประทับรับรองข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับพนักงาน
• เมื่อทำการแก้ไขในหน้าแรก (เช่น เมื่อเปลี่ยนนามสกุลระหว่างแต่งงาน) ให้ประทับตราและระบุลิงก์ไปยังเอกสารที่เป็นพื้นฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลง

ความสนใจ

ในกรณีแรกจะใช้ตราประทับของนายจ้าง อย่างอื่นอาจเป็นตราประทับขององค์กรหรือ แผนกบุคคล- ตัวเลือกทั้งสองมีความสำคัญเท่าเทียมกัน

หากจู่ๆ เจ้าของสมุดงานได้รับมันในมือหลังจากถูกไล่ออกและสังเกตเห็นว่าไม่มีการประทับตราในหน้าชื่อเรื่องของสมุดงาน เขาควรติดต่อองค์กรที่ออกเอกสารนี้เพื่อแก้ไขการละเว้น

ข้อผิดพลาดนี้ค่อนข้างร้ายแรงเนื่องจากการไม่มีตราประทับหมายถึงการขาดการยืนยันข้อมูลซึ่งจะสร้างปัญหาในการคำนวณเงินบำนาญคงค้าง ดังนั้นปัญหานี้จะต้องได้รับการแก้ไขโดยเร็วที่สุดมิฉะนั้นพนักงานจะต้องพิสูจน์สิทธิ์ของตนผ่านศาล

มีสมุดงานที่ไม่มีตราประทับหรือไม่? จะทำอย่างไรถ้ามีตราประทับที่ไม่ดี? พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะเข้าใจได้อย่างไรว่าต้องประทับตราที่ไหนและแบบใด และจะแก้ไขตราที่มองเห็นได้ยากได้อย่างไร? เหตุใดบางคนจึงมองหาการพิมพ์เพื่อเงิน และสิ่งนี้สามารถคุกคามนายจ้างได้อย่างไร - เราพยายามครอบคลุมคำถามสำคัญเหล่านี้โดยละเอียด

หากต้องการปลอมแปลงรายการในบันทึกการทำงาน ไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการที่ชาญฉลาด เนื่องจากกระบวนการนี้ค่อนข้างง่าย อุปสรรคเดียวที่นี่คือตราประทับของนายจ้าง ซึ่งด้วยวิธีนี้พยายามป้องกันการปลอมแปลงบันทึกของเขา ความแตกต่างนี้เองที่รับประกันว่าการบันทึกจะเป็นของจริง

ขณะเดียวกันไม่ใช่นายจ้างทุกคนรวมทั้งลูกจ้างด้วย การบริการบุคลากรมีความเข้าใจอันชัดเจนว่าในความเป็นจริงแล้ว รายการในบันทึกแรงงานจะต้องได้รับการยืนยันโดยการพิมพ์

เอกสารข้อบังคับเกี่ยวกับการพิมพ์

ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการประทับตราในเอกสารประเภทที่เป็นปัญหาได้รับการควบคุมโดยบทความทางกฎหมายหลายฉบับ ซึ่งไม่ได้จัดทำเป็นมาตราเดียว แต่ปรากฏในนิติกรรมที่แตกต่างกัน

ประมวลกฎหมายแรงงานฉบับเดียวกันมีข้อมูลเพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยแจ้งว่าการลงรายการใน “บันทึกแรงงาน” จะต้องจัดทำตาม กฎบางอย่างโดยไม่ระบุว่ามีกฎเกณฑ์อะไร เอกสารทางกฎหมายนี้ไม่มีบทความแยกต่างหากซึ่งควบคุมข้อกำหนดในการประทับตรา

ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมภายในกรอบของคำถามที่ถูกโพสต์แตกต่างกัน ไว้ในระเบียบสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลซึ่งกำหนดวิธีการจัดเก็บและกรอก "บันทึกการทำงาน" ดังนั้นย่อหน้าที่ 35 ของกฎเหล่านี้จึงระบุว่าบันทึกได้รับการยืนยันโดยการพิมพ์อย่างไร

หนังสือกระทรวงแรงงาน ฉบับที่ 69 ลงวันที่ 10 ตุลาคม พ.ศ. 2546 ในวรรค 2/2 ระบุอย่างชัดเจนว่ามีการประทับตราบนหน้าชื่อเรื่องอย่างไร

และตอนนี้เราจะส่งต่อประสบการณ์หลายปีที่ได้รับจากพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลซึ่งกลายเป็นกฎเกณฑ์ในการกรอกสมุดงาน เพราะน่าเสียดายที่ไม่มีคู่มือการประทับตรา

เหตุผลในการประทับตราสมุดงาน

ตราประทับมีความสำคัญอย่างยิ่ง และบันทึกใด ๆ ที่ได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กรจะมีผลทางกฎหมาย เนื่องจากตราประทับอยู่กับนายจ้างจึงหมายความว่าการกระทำที่นายจ้างรับรองนั้นได้รับการตรวจสอบโดยตรงจากนายจ้างและได้รับอนุมัติจากนายจ้างแล้ว

เอกสารที่ได้รับการรับรองโดยการประทับตราจะกลายเป็นข้อบังคับของท้องถิ่นโดยอัตโนมัติ และจำเป็นต้องอ่านและปฏิบัติตาม

จะมีการประทับตราเมื่อกรอกหน้าชื่อเรื่อง- หากลูกจ้างที่ไม่มีความอาวุโสและประสบการณ์และไม่มีประสบการณ์การทำงานมานายจ้างเพื่อหางานต้องขอให้ลูกจ้างออกสมุดงานใหม่ให้เขา

ข้อมูลต่อไปนี้จะถูกป้อนในตอนแรก:

• วันเดือนปีเกิด;
• พิเศษ;
• สถานที่เรียน
• ระดับการศึกษา

ข้อมูลนี้ได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กรนั่นคือยอมรับความถูกต้องของข้อมูลที่ระบุที่นี่

ประทับตราลงในบันทึกการจ้างงานในแบบฟอร์มการจ้างงานทันที ดังนั้นบันทึกการจ้างงานจึงถือว่ามีผลบังคับใช้ทางกฎหมาย

มีอะไรอีกที่ได้รับการรับรองโดยตราประทับ:

• การเลิกจ้างพนักงาน (บันทึกการเลิกจ้าง)
• การโอนพนักงานภายในองค์กรหรือไปยังองค์กรอื่น
• ให้รางวัล (ให้กำลังใจ) พนักงาน
• ข้อเท็จจริงของการฝึกอบรมขั้นสูง
• เย็บซับในแรงงาน

ฉันควรใช้แสตมป์แบบไหน?

1. ตราประทับทั่วไปขององค์กร
2. แสตมป์ “สำหรับเอกสาร” (แสตมป์แผนกทรัพยากรบุคคล)

นายจ้างมักจะเก็บตราประทับขององค์กรไว้ มีเพียงเขาเท่านั้นที่ใส่ไว้ในเอกสารและแบบฟอร์มทุกชนิดที่มีความสำคัญอย่างเป็นทางการหรือเป็นข้อบังคับของท้องถิ่น

ตราประทับแผนกทรัพยากรบุคคลเป็นทางเลือกและต้องลงนามโดยพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น ขณะเดียวกันก็ใช้ตราประทับในสมุดงานเพื่อ เอกสารบุคลากรไม่ได้รับอนุญาต หากการดำเนินการตามขั้นตอนใด ๆ ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้จัดการ ในกรณีนี้จะต้องประทับตราขององค์กร อย่างไรก็ตามหากประทับตราดังกล่าวลงลายมือชื่อพนักงานเจ้าหน้าที่จะถือว่าถูกกฎหมายอย่างยิ่ง

อย่างไรก็ตาม เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดหรือความไม่ถูกต้องใดๆ ควรใช้ตราประทับประเภทเดียว - ตราประทับทั่วไปขององค์กรผู้จ้างงาน- เธอคือผู้ที่มีอำนาจทางกฎหมายมากกว่าตราประทับของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล แนะนำให้ติดไว้ในเอกสาร เช่น สำเนาสมุดงาน เอกสารการศึกษา ใบรับรองที่ออกโดยฝ่ายบุคคล สารสกัดจากสมุดงาน เป็นต้น

สถานที่ที่จะวางแสตมป์

ระหว่างการเติมครั้งแรก

ตราประทับขององค์กรหรือตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคลจะอยู่ที่หน้าชื่อเรื่องของสมุดงานในระหว่างการลงทะเบียนครั้งแรก ก่อนหน้านี้ชื่อเรื่องบ่งบอกถึง ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงาน:

• นามสกุลของเขา ชื่อจริง นามสกุลของเขา
• วัน เดือน และปีเกิด
• ข้อมูลเกี่ยวกับการได้รับการศึกษาที่เหมาะสมของเขา
• ชื่อของวิชาชีพหรือความเชี่ยวชาญพิเศษที่ได้รับ

หลังจากป้อนข้อมูลที่ระบุในหน้าแรกของสมุดงานแล้ว พนักงานจะลงนามเพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ให้ไว้ สุดท้าย ผลงานที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดจะได้รับการลงนามโดยผู้รับผิดชอบในการออกสมุดงานและประทับตรารับรอง

ควรสังเกตว่าข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานนั้นถูกกรอกโดยผู้มีอำนาจตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง (เช่น ประกาศนียบัตรของ อุดมศึกษา, หนังสือเดินทาง, ใบขับขี่ และอื่นๆ)

หากเรากำลังพูดถึงแบบฟอร์ม คุณจะต้องประทับตราไว้ใต้รายการ โดยควรประทับทางด้านขวาตราประทับจะต้องมีความชัดเจนและไม่ทับซ้อนกับรายการในสมุดงานทำให้การอ่านข้อมูลเป็นปัญหา จะต้องลงลายมือชื่อนายจ้างไว้ข้างตราประทับ

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบันทึกและข้อมูล

ประทับตราขององค์กรจะติดอยู่หากพนักงานเปลี่ยนนามสกุล ชื่อ นามสกุล หรือข้อมูลอื่น ๆในกรณีนี้รายการก่อนหน้าจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัดและป้อนรายการใหม่อย่างระมัดระวังโดยระบุเอกสารที่เกี่ยวข้องตามการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว บนปกสมุดงานด้วย ด้านหลังผู้มีอำนาจลงลายมือชื่อและประทับตรา

เมื่อทำการจ่ายเม็ดมีด

หน้าที่มีอยู่ทั้งหมดของส่วนใด ๆ ของสมุดงานจะถูกกรอกเป็นระยะ- ในสถานการณ์เช่นนี้ บุคคลที่เกี่ยวข้องในการออกและดูแลรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องจะต้องออกส่วนแทรก ซึ่งใช้ได้เฉพาะร่วมกับสมุดงานเท่านั้น ขั้นตอนนี้ถูกป้อนลงในสมุดงานและได้รับการรับรองโดยการประทับตรา (แสตมป์) โดยมีคำจารึกว่า "ออกแล้ว" ซึ่งระบุหมายเลขซีเรียลและหมายเลขซีเรียล

เมื่อเลิกจ้าง

เมื่อลูกจ้างถูกเลิกจ้างเนื่องจาก ที่จะหรือด้วยเหตุผลอื่นสมุดงานจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กรที่พนักงานทำงานหรือบุคคลอื่นดำเนินการ หน้าที่รับผิดชอบสำหรับการออกสมุดงานและการบำรุงรักษาและโดยตรงสำหรับพนักงานเอง หลังจากนั้นพนักงานฝ่ายบุคคลจะต้องประทับตราลงในสมุดงาน

วางแสตมป์ให้ถูกต้อง

เพื่อหลีกเลี่ยงคำถามเกี่ยวกับความถูกต้องของเอกสารที่นำเสนอ ตราประทับจะต้องครอบคลุมตำแหน่งงานของพนักงานบางส่วน ในขณะเดียวกัน ลายเซ็นของพนักงานและสำเนาของลายเซ็นควรอ่านได้ง่ายและไม่ทำให้เกิดข้อสงสัย นอกจากนี้รอยประทับตราจะต้องมีความชัดเจน อ่านได้ และมองเห็นได้ชัดเจน

ปัญหาและแนวทางแก้ไข

ใช้ตราประทับผิด

บางครั้งพนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคลทำผิดพลาดและประทับตราที่ไม่จำเป็นโดยสิ้นเชิงในรายการบันทึกการจ้างงาน สิ่งแรกที่ต้องทำในสถานการณ์เช่นนี้ไม่ใช่การตื่นตระหนก แต่ควรสงบสติอารมณ์และขอคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานอาวุโสหรืออ้างอิงข้อมูลในคำแนะนำสำหรับพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล

คุณไม่สามารถขีดฆ่าตราประทับที่ผิดพลาดได้- คุณเพียงแค่ใส่หมายเลขซีเรียลถัดไปแล้วเขียนวลีต่อไปนี้: “บันทึกหมายเลข 1 ไม่ถูกต้อง” วลีนี้สามารถเขียนแตกต่างออกไปเล็กน้อยซึ่งมีหลายรูปแบบ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือความรู้สึกว่าสิ่งที่เขียนไว้ก่อนหน้านี้ไม่ใช่ข้อมูลที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือ

ใส่หมายเลขถัดไปตามลำดับและเขียนรายการที่มีการประทับตราที่ไม่ถูกต้องใหม่ วางตราประทับที่ควรใช้เมื่อบันทึกครั้งแรก

นี่ก็เพียงพอแล้ว นอกจากนี้ โปรดสังเกตข้อมูลนี้เกี่ยวกับการแก้ไขข้อผิดพลาด (บันทึก) ในสมุดจัดเก็บและการเคลื่อนย้ายงาน

ตัวอย่างการแก้ไขการพิมพ์ (ตัวอย่าง)

ไม่มีแสตมป์เลย

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแก้ไขข้อบกพร่องดังกล่าวคือติดต่อสถานที่ทำงานเดิมของคุณเพื่อขอประทับตรา- อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรชะลอการตัดสินใจนี้ เนื่องจากองค์กรอาจมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง และในกรณีนี้ จำเป็นต้องได้รับใบรับรองเพิ่มเติมจากนายจ้างเดิม หรือในกรณีที่มีการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่ จากผู้สืบทอดตามกฎหมาย

งานพิมพ์อ่านได้ไม่ดี มองไม่เห็น หรือมองเห็นได้ยาก

จุ่มซีลลงในสีแล้ววางซีลไว้ข้างซีลที่อ่านไม่ออกการประทับตราโดยประทับตราที่อ่านไม่ออกไม่ถือเป็นข้อผิดพลาด ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเขียนบันทึกใหม่

รายละเอียดองค์กรไม่ถูกต้อง

กรณีดังกล่าวสามารถเกิดขึ้นได้หากบุคคลนั้นเป็นพนักงานของบริษัทโฮลดิ้งขนาดใหญ่ หรือหากบริษัทได้รับการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่และเปลี่ยนชื่อ

มีหลายทางเลือกในการแก้ปัญหานี้- ในกรณีแรกแนะนำให้ใส่ง่ายๆ แสตมป์ที่จำเป็นถัดจากอันที่ผิด) ในวินาที - ทำรายการแก้ไขแล้วติดตราประทับที่ถูกต้องไว้ข้างๆ อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ของเหตุการณ์อาจก่อให้เกิดความสงสัยในหมู่เจ้าหน้าที่บำนาญหรือนายจ้างในอนาคต ดังนั้นเพื่อป้องกันตัวเองจากคำถามที่ไม่จำเป็นจึงมีการออกใบรับรองโดยระบุว่าพนักงานเป็นสมาชิกขององค์กรใดองค์กรหนึ่งในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

แสตมป์ในสมุดงานถูกยกเลิก

ตั้งแต่วันที่ 7 เมษายน 2015 องค์กรสามารถหยุดใช้ซีลแบบกลมได้ พวกเขาได้รับสิทธิ์นี้หลังจากกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 04/06 มีผลบังคับใช้ 2558 เลขที่ 82-FZ. นับจากวันนี้เป็นต้นไป LLC และ JSC มีสิทธิ์ตัดสินใจอย่างอิสระว่าจะมีการประทับตราหรือไม่

แต่จำเป็นต้องประทับตราลงในสมุดงานหรือไม่?คำถามนี้ทำให้เจ้าหน้าที่บุคลากรและนักบัญชีหลายคนกังวล นอกจากนี้ปัญหานี้ยังมีความสำคัญต่อคนงานอีกด้วย ท้ายที่สุดแล้ว หลายคนจะไม่พอใจอย่างมากหากไม่มีแสตมป์ในสมุดงาน

การละทิ้งสิ่งที่คุ้นเคยไม่ใช่เรื่องง่ายในทางจิตวิทยา นอกจากนี้การพิมพ์ตามกฎหมายของรัสเซียยังเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการหมุนเวียนเอกสาร การรายงานที่เข้มงวดรวมถึงรายงานสำหรับหน่วยงานภาษี ฯลฯ

บทสรุปของแผนกกฎหมายของสภาสหพันธ์เกี่ยวกับกฎหมายที่กล่าวมาข้างต้นระบุว่าผลทางกฎหมายควรทำให้ขั้นตอนเอกสารทางธุรกิจง่ายขึ้น "โดยคำนึงถึงการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เพิ่มขึ้นอย่างกว้างขวาง"

คำถามที่ไม่ได้รับคำตอบ สถานการณ์ที่ขัดแย้งกัน

ภาระผูกพันของ LLC และ JSC ในการใช้ตราประทับสามารถกำหนดได้ในกฎหมายของรัฐบาลกลางเท่านั้น (วรรค 1 วรรค 7 มาตรา 2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 26 ธันวาคม 1995 เลขที่ 208-FZ วรรค 1 วรรค 5 มาตรา 2 ของ กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 02/08/1998 ฉบับที่ 14 -FZ) อย่างไรก็ตามข้อกำหนดในการใช้ตราประทับรับรองรายการในสมุดงานค่ะ กฎหมายของรัฐบาลกลางเลขที่ ปรากฎว่าองค์กรมีสิทธิ์ที่จะไม่ประทับตราในสมุดงานหากไม่มีตราประทับ

อย่างไรก็ตาม มีข้อบังคับที่บังคับให้องค์กรประทับตราบนหน้าชื่อเรื่องและเมื่อถูกเลิกจ้าง ข้อกำหนดเหล่านี้รวมถึง:

• ในวรรค 1 ของวรรค 35กฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225
• วรรค 2 ของข้อ 2.2 วรรค 2 ของข้อ 2.3คำแนะนำในการกรอกสมุดงานที่ได้รับอนุมัติโดยมติกระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69
• จดหมายของ Rostrud ลงวันที่ 15 พฤษภาคม 2558 ฉบับที่ 1168-6-1

ปรากฎว่ากฎที่กำหนดโดย Rostrud ขัดแย้งกับกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับใหม่ นอกจากนี้ทั้งนายจ้างและลูกจ้างยังคงไม่ไว้วางใจแนวคิดเรื่องการไม่มีแสตมป์ในสมุดงาน หลายคนเชื่อว่าสิ่งนี้ช่วยลด "น้ำหนัก" ของเอกสารและก่อให้เกิดการละเมิด

คำชี้แจงกระทรวงแรงงาน

จำเป็นต้องมีตราประทับในสมุดงานหรือไม่? กระทรวงแรงงานมีมติแก้ไขความคลุมเครือของสถานการณ์ ผู้เชี่ยวชาญได้จัดทำร่างคำสั่ง "ในการแก้ไขคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน" เสนอให้ทำการปรับเปลี่ยนย่อหน้าย่อย 2 และ 3 ของวรรค 2 ของคำแนะนำ จากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ กระทรวงแรงงานยังได้ร่างคำอธิบายกฎเกณฑ์ในการดูแลรักษาและจัดเก็บสมุดงาน จัดทำแบบฟอร์ม และมอบให้นายจ้าง

จนถึงขณะนี้เอกสารเหล่านี้มีอยู่ในรูปแบบร่างเท่านั้น แต่เนื่องจากกฎหมายมีผลใช้บังคับแล้ว จึงสามารถนำไปใช้ได้โดยไม่ต้องรอคำอธิบายโดยละเอียด หากโดยหลักการแล้วนายจ้างสนใจในการลดความซับซ้อนของการไหลของเอกสาร

เจ้าหน้าที่อธิบายดังต่อไปนี้:

• หากองค์กรไม่มีตราประทับของตนเองก็ไม่จำเป็นต้องมีสำนักพิมพ์ในหน้าแรกของสมุดงาน
• กฎเดียวกันนี้ใช้กับการรับรองบันทึกการเลิกจ้าง (การเลิกจ้าง) สัญญาจ้างงาน): มีตราประทับ - วางแล้ว บริษัท ไม่มีตราประทับ - ไม่จำเป็นต้องประทับตรา
• ตั้งแต่วันที่ 7 เมษายน 2558 ลายเซ็นของทั้งสองฝ่ายถือเป็นการทดแทนตราประทับที่เพียงพอ: นายจ้าง (หรือตัวแทนที่ได้รับอนุญาตของเขา) และลูกจ้างซึ่งรับรองบันทึกที่ทำขึ้นระหว่างทำงานในองค์กรนี้

ดังที่เราได้ทราบมา ไม่มีการติดแสตมป์ เอกสารนี้หาก LLC หรือ JSC ไม่มีข้อมูลดังกล่าว: การประทับตราจะต้องบันทึกไว้ในกฎบัตรขององค์กร ซึ่งหมายความว่าเพื่อที่จะละทิ้งการมีอยู่ของตรากลมและใช้ในการดูแลรักษาเอกสาร จำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนกฎบัตรอย่างเหมาะสม ควรระบุให้ชัดเจนว่าบริษัทไม่มีตราประทับ

ขั้นตอนการเลิกจ้างและการยกเลิกสัญญาจ้างงานมีความซับซ้อนและมีหลายแง่มุม ในเวลาเดียวกันจะต้องบันทึกไว้อย่างถูกต้องในสมุดงาน - เอกสารหลักที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงสถานะของพนักงาน

ข้อพิพาทจำนวนมากเกิดจากการประทับตราที่วางไว้เมื่อพนักงานถูกไล่ออก หลายคนสนใจในประเภท ความจำเป็น กฎการจัดวาง และขั้นตอนการดำเนินการ หากไม่อยู่ในเอกสารที่ออก เราจะพูดถึงหัวข้อเหล่านี้ในบทความของเรา

กำหนดให้พนักงานที่รับผิดชอบของฝ่ายบริหารของนายจ้างและผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลต้องประทับตราในการแจ้งเลิกจ้างแต่ละครั้ง นี่เป็นสิ่งจำเป็นด้วยเหตุผลง่ายๆ ข้อเดียว - หากไม่มีตราประทับที่เหมาะสม ก็ไม่รับประกันว่าการแจ้งเลิกจ้างนั้นเป็นของแท้ บนพื้นฐานนี้ นายจ้างใหม่อาจปฏิเสธที่จะจ้างคุณ

ดังนั้น โปรดทราบ - หากคุณไม่พบตราประทับเมื่อคุณได้รับสมุดงาน คุณจะต้องส่งคืนให้กับแผนกทรัพยากรบุคคลและยื่นคำร้องที่เกี่ยวข้อง การขอใบอนุญาตทำงานโดยไม่มีตราประทับถือเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ และหากคุณลงนามในเอกสารที่ระบุว่าคุณไม่มีข้อเรียกร้องใด ๆ ต่อองค์กร ในอนาคตพวกเขาก็ไม่น่าจะประทับตราให้คุณ

ประทับตราอยู่ที่ไหน?

เป็นคำถามที่น่าสนใจที่ทั้งผู้เชี่ยวชาญและคนงานถาม ประเด็นก็คือตราประทับไม่ควรปิดบังข้อมูลสำคัญและในขณะเดียวกันก็ไม่ควรแยกออกจากบันทึกด้วย ดังนั้นส่วนใหญ่ ตำแหน่งที่ถูกต้องประทับตราตรงใต้ใบแจ้งเลิกจ้างที่มุมซ้าย ในเวลาเดียวกันเป็นที่พึงปรารถนาที่จะจับข้อความเล็กน้อย แต่ไม่ทับซ้อนกัน - วิธีนี้จะไม่ทำให้เกิดประเด็นขัดแย้งและจะไม่เป็นอันตรายต่อข้อความในเวลาเดียวกัน ในกรณีนี้ควรมีที่ว่างเพียงพอทางด้านขวาของตราประทับเพื่อให้สามารถใส่ลายเซ็นได้สองลายเซ็น

ฉันจำเป็นต้องรับรองตราประทับหรือไม่?

ใช่ มีการระบุความต้องการดังกล่าวไว้แล้ว รหัสแรงงานรฟ.แต่ละตราประทับจะต้องได้รับการยืนยันด้วยลายเซ็นสองคน คนแรกใส่โดยพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งกรอกข้อมูลการเลิกจ้าง เจ้าของสมุดงานจะลงลายเซ็นที่สองหลังจากตรวจสอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับของเอกสาร

นอกจากนี้ พนักงานที่รับผิดชอบมีสิทธิ์ทุกประการในการปกป้องผนึกเพิ่มเติมด้วยการติดสติกเกอร์บนมัน - โฮโลแกรมที่ผลิตโดย Gossznak ไม่จำเป็นต้องมีอยู่ แต่มักใช้เพื่อปกป้องตราประทับ ลายเซ็น และข้อมูลสำคัญอื่นๆ จากการแก้ไข

จะทำอย่างไรถ้าใส่ซีลไม่ถูกต้อง?

บางครั้งมันเกิดขึ้นที่การประทับตราถูกวางโดยไม่ได้ตั้งใจ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในหลายกรณี:

• ใช้ตราประทับที่ไม่ถูกต้อง
• ตราประทับรับรองบันทึกที่ไม่ถูกต้อง
• บันทึกการเลิกจ้างนั้นผิดพลาด

ข้อผิดพลาดนี้อาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงได้ในอนาคต และควรแก้ไขทันที แต่นี่ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำ ดี ขั้นแรกคุณต้องร่างการกระทำที่จะต้องส่งให้ฝ่ายบริหารตรวจสอบหลังจากนี้คุณจะต้องจัดทำคำสั่งเพื่อบันทึกแรงงานตามการกระทำ

ขั้นตอนต่อไปจะเป็นการ เพิ่มบรรทัดแยกในเอกสารแรงงานยกเลิกรายการรับรองโดยประทับตรานี่เป็นวิธีเดียวที่เธอจะสูญเสียพลังของเธอ สิ่งสำคัญในโพสต์ดังกล่าวจะเป็นลิงก์ไปยัง คำสั่งยืนซึ่งให้สิทธิ์ในการยกเลิกประโยคการเลิกจ้างที่แนะนำไว้ก่อนหน้านี้

ขั้นตอนสุดท้ายจะเป็น แก้ไขใหม่เป็นย่อหน้าแยกที่มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและตราประทับที่ถูกต้องขององค์กร