Optima Workflow ผู้พัฒนา - บริษัท Optima การวิเคราะห์เปรียบเทียบระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "ตัวอ้างอิงเจ้านาย" และ "ไดเรคตัม" โครงสร้างการทำงานของระบบตัวอ้างอิงเจ้านาย

EDMS มุ่งเน้นไปที่ความต้องการของส่วนนั้นของเชิงพาณิชย์และ องค์กรภาครัฐผู้ที่เลือก EDMS เป็นอันดับแรก เพื่อแนะนำและสนับสนุนกฎระเบียบที่ช่วยให้มั่นใจในการตัดสินใจและควบคุมการดำเนินการอย่างรวดเร็ว

หัวหน้าองค์กรดังกล่าวพิจารณาการนำ EDMS มาใช้ สภาพที่จำเป็น: a) การเพิ่มความสามารถในการจัดการขององค์กร b) การรักษาความสมบูรณ์ขององค์กรในเงื่อนไขของการเติบโตและการขยายตัวทางธุรกิจ c) ทำให้องค์กรมีความสามารถในการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเพื่อตอบสนองต่อข้อกำหนดภายนอกและเพื่อแก้ไข งานภายในการพัฒนา.

ผลลัพธ์ของโครงการ

ในระหว่างโครงการที่จะใช้ BOSS-Referent EDMS งานหลักต่อไปนี้จะได้รับการแก้ไข:

• การวิเคราะห์และชี้แจงกฎระเบียบการรับส่งข้อมูลเอกสารที่นำมาใช้ในองค์กร ในกรณีที่ไม่มีกฎระเบียบก็จะได้รับการพัฒนา
• การดำเนินการตามกฎระเบียบการจัดการสำนักงานและการไหลของเอกสารที่ได้รับอนุมัติใน EDMS
• ระบบอัตโนมัติในการทำงานพร้อมการติดต่อทางจดหมาย
• การพัฒนาและการดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อติดตามวินัยในการปฏิบัติงาน
• การฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทางให้ทำงานใน EDMS ตามระเบียบข้อบังคับ
• การฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญของลูกค้าในการกำหนดค่า การปรับเปลี่ยน และการพัฒนากฎระเบียบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์.

ผลจากการดำเนินการตาม EDMS BOSS-Referent องค์กรต่างๆ ในฐานะโครงสร้างการจัดการ มีโอกาสที่จะได้รับการควบคุม ปรับตัว และแข่งขันได้มากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ

เน้นการบริหารจัดการ

EDMS BOSS-Referent ซึ่งมีประวัติการใช้งานมายาวนานในหน่วยงานภาครัฐ รวมถึงฟังก์ชันที่พัฒนาขึ้นสำหรับการทำงานกับจดหมายและคำแนะนำ ดังนั้น เมื่อพัฒนาเวอร์ชันที่สามใหม่ จึงเน้นไปที่กระบวนการตัดสินใจแบบอัตโนมัติในเอกสาร

ความพยายามเหล่านี้ถูกนำไปใช้ในสองโมดูลใหม่ของระบบ: "การตั้งค่าการตัดสินใจ" และ "การตัดสินใจ" โดยใช้กลไกเวิร์กโฟลว์ ประการแรกช่วยให้คุณสร้างและแก้ไขกฎระเบียบทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการทำงานกับเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ประการที่สองทำให้แน่ใจได้ว่าผู้ใช้ปลายทางจะทำงานกับเอกสารเหล่านั้น

โมดูล EDMS ใหม่ BOSS-Referent ครอบคลุมสามกระบวนการในการทำงานกับเอกสาร:

• การเตรียมเอกสาร (การสร้างและการอนุมัติ) เช่น การเตรียมการตัดสินใจที่บันทึกไว้ในเอกสาร
• การตัดสินใจตามจริงในเอกสาร (การลงนาม การอนุมัติ)
• การดำเนินการตัดสินใจที่มีอยู่ในเอกสาร (การลงทะเบียนเอกสาร, การส่งไปยังผู้รับ, การสร้างคำแนะนำ, การทำความคุ้นเคย, การแจกจ่าย)

แนวทางนี้รับประกันความสามารถในการติดตามระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานขององค์กรในทุกขั้นตอนของการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมและการนำไปปฏิบัติ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารรวมถึงโครงสร้างการกระจายทางภูมิศาสตร์

โซลูชันและนักออกแบบที่ปรับแต่งได้

EDMS BOSS-Referent v.3 เป็นการผสมผสานระหว่างโซลูชันสำเร็จรูปที่ปรับแต่งได้และผู้ออกแบบที่ช่วยให้ขั้นตอนการไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติสำหรับลูกค้าแต่ละรายในระหว่างโปรเจ็กต์

• แกนที่ปรับแต่งได้ของ EDMS BOSS-Referent นั้นถูกสร้างขึ้นโดยการรวมไว้ อุปทานขั้นพื้นฐานระบบมาตรฐานกฎระเบียบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการไหลของเอกสารของเอกสารการจัดการทั่วไป: สัญญา, บันทึกช่วยจำ, ใบสมัคร, จดหมายและเอกสารองค์กรและการบริหาร
• การปรับระบบโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของลูกค้าประกอบด้วยการสร้างกฎเกณฑ์การรับส่งเอกสารมาตรฐานสำหรับเอกสารเฉพาะจากบล็อกสำเร็จรูปของระบบ - ขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร (การเตรียม การอนุมัติ การลงทะเบียน ฯลฯ) บล็อกการอนุมัติ ( ขนาน ต่อเนื่อง มีการเปลี่ยนตามเงื่อนไข) และเอกสารบัตร การออกแบบดำเนินการโดยใช้ผลิตภัณฑ์ IBM – Lotus Domino Designer และ Lotus Workflow Architect

ผู้เชี่ยวชาญของลูกค้า (หากมีคุณสมบัติที่จำเป็น) สามารถปรับเปลี่ยนกฎระเบียบการรับส่งเอกสารที่มีอยู่แล้วภายใน และสร้างกฎระเบียบเฉพาะทางใหม่ (หากมีคุณสมบัติที่จำเป็น) หรือ – ภายในกรอบการทำงานของ การพัฒนาที่กำหนดเอง– พนักงานของบริษัท Aplana และพันธมิตรที่ได้รับการรับรอง

1.2 คำอธิบายของ EDMS Boss-อ้างอิง

การใช้ EDMS BOSS-อ้างอิงใน กระบวนการจัดการนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพของการเคลื่อนย้ายเอกสารขององค์กร การเร่งการตัดสินใจโดยฝ่ายบริหารขององค์กร และการปรับปรุงคุณภาพการจัดการ เพิ่มวินัยของผู้บริหารและประสิทธิภาพของพนักงาน ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Boss-Referent จ่ายเองภายใน 6 เดือนถึง 2 ปี

โปรแกรม BOSS-Referent ช่วยจัดระเบียบการไหลของเอกสารตามมาตรฐานของระบบการจัดการคุณภาพและเป็นผู้ช่วยที่เชื่อถือได้ในการแก้ปัญหาการจัดการ

การใช้งานระบบ:

ช่วยให้คุณกำจัดเอกสารได้มากที่สุด

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับสัญญาและแอปพลิเคชัน

จัดงาน การจัดการที่มีประสิทธิภาพโครงการ;

ปรับปรุงการควบคุมการปฏิบัติงานและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

เมื่อใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ BOSS-Referent ในหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานราชการ จะมีการสร้างพื้นฐานสำหรับการสร้างการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้ใช้ภายนอก เช่น “ รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์» และการจัดระบบงานพอร์ทัล บริการสาธารณะ. ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ BOSS-Referent รับประกันความโปร่งใสของกิจกรรมและปรับปรุงคุณภาพการบริการของรัฐบาล ระบบช่วยให้คุณลดค่าใช้จ่ายงบประมาณสำหรับการบำรุงรักษาหน่วยงานของรัฐ เพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพของการจัดการ และควบคุมวินัยของผู้บริหารได้ดีขึ้น ในองค์กรเอกชน การสร้างระบบจะเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและประสิทธิผลของพนักงานโดยลดเวลาที่ใช้ในการประมวลผลเอกสารและค้นหาข้อมูลที่จำเป็น

EDMS BOSS-Referent มีข้อดีที่ปฏิเสธไม่ได้หลายประการ กล่าวคือ:

การสร้างช่องข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวในองค์กรที่มีโครงสร้างสาขาที่กว้าง

การดำเนินการอย่างรวดเร็วพร้อมการปรับให้เข้ากับข้อกำหนดขององค์กรโดยการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญของลูกค้าในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้

อินเทอร์เฟซที่สะดวกและเข้าถึงได้ช่วยให้บุคลากรขององค์กรสามารถ เงื่อนไขระยะสั้นต้นแบบที่ทำงานในระบบ

งานของผู้ใช้ที่มีประสิทธิภาพนั้นดำเนินการผ่านไคลเอนต์ Lotus และเว็บ

การทำงานที่เชื่อถือได้ของระบบ การสนับสนุนและการดูแลระบบในทุกสาขาจากศูนย์เดียวทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง

ลดการรับส่งข้อมูลเมื่อทำงานในสภาพแวดล้อมแบบกระจาย

โอกาสมากมายสำหรับการเติบโตของระบบในแง่ของจำนวนผู้ใช้ ประเภทของเอกสาร ไซต์

ความปลอดภัยของข้อมูลระดับสูง

ประสบการณ์การใช้งานที่หลากหลายและประสบความสำเร็จ ความเป็นมืออาชีพของนักพัฒนา

มีเสน่ห์และ ราคาไม่แพงที่ คุณภาพสูงการทำงานของระบบ

การสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทรวมถึงการจัดซื้อ ปริมาณที่ต้องการใบอนุญาต งานติดตั้งและใช้งานระบบ การฝึกอบรมบุคลากร การจัดระบบสนับสนุนและบำรุงรักษาระบบ พันธมิตรของบริษัทอ้างอิง BOSS ขายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้ปลายทาง จำเป็นต้องซื้อใบอนุญาตสำหรับโปรแกรม BOSS-Referent และใบอนุญาตสำหรับแพลตฟอร์ม IBM Lotus Notes/Domino ตามจำนวนผู้ใช้ในระบบ

ผลจากการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ องค์กรมีโอกาสที่จะเรียกคืนลำดับในการไหลของเอกสาร ลดเวลาในการประมวลผลเอกสาร และปรับปรุงการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร ประสิทธิภาพของการตัดสินใจโดยฝ่ายบริหารของบริษัทเพิ่มขึ้นเนื่องจากการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็ว ในการแข่งขัน สิ่งสำคัญคือความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่ง EDMS BOSS-Referent ระบุไว้อย่างครบถ้วน การสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภาครัฐ และทำให้กิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐมีความโปร่งใสมากขึ้น

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของ สนับสนุนเอกสารการควบคุมอ้างอิง BOSS สามารถแสดงตามอัตภาพเป็นชุดของหลายเลเยอร์

ระบบ BOSS-Referent ประกอบด้วยโมดูลต่อไปนี้:

ฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์ ไคลเอนต์เวิร์กสเตชัน เครือข่ายท้องถิ่น โมเด็ม เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ เครื่องสำรองไฟ และอุปกรณ์ทางเทคนิคอื่น ๆ

รูปที่ 1 - เลเยอร์ของระบบเอกสารการจัดการอ้างอิง BOSS

ระบบปฏิบัติการ: ระบบปฏิบัติการเครือข่าย Windows, Linux, อื่นๆ และโปรโตคอลการขนส่งที่รวมฮาร์ดแวร์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว

Lotus Notes/Domino เป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันที่เป็นส่วนเสริมของระบบปฏิบัติการเครือข่าย และมีเครื่องมือสำหรับการจัดเก็บเอกสาร การจำลองข้อมูล (การซิงโครไนซ์) การค้นหาข้อความแบบเต็ม อีเมลและกลไกสำคัญอื่นๆ

BOSS-Referent - ใช้เชื่อมต่อถึงกัน โมดูลซอฟต์แวร์ซึ่งทำงานในสภาพแวดล้อม Lotus Notes/Domino และสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจของการจัดการ และในบางส่วนคือการไหลของเอกสารที่ใช้งานได้

การสนับสนุนองค์กรและกฎระเบียบ: กฎระเบียบ กฎการดำเนินงาน คำแนะนำสำหรับผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ ฯลฯ

BOSS-Referent มีชุดหนึ่งชุด ระบบย่อยที่เชื่อมต่อถึงกันออกแบบมาเพื่อสร้างการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบสำนักงานอัตโนมัติ

รูปที่ 2 - โครงสร้างการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ “BOSS-Referent”

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ “BOSS-Referent” เป็นตัวอย่างที่ดีเยี่ยมว่าผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงเข้าถึงงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างไร ได้รับการพัฒนาโดย BOSS-Referent เพื่อทำให้การไหลของเอกสารการจัดการและงานในสำนักงานเป็นแบบอัตโนมัติ สร้างขึ้นในปี 1996 ปัจจุบัน EDMS BOSS-Referent เป็นหนึ่งในผู้นำในด้าน ตลาดรัสเซียโซลูชันคลาส ECM (การจัดการเนื้อหาองค์กร) จากเวิร์กสเตชัน EDMS ทั้งหมดที่ติดตั้งในปี 2008 นั้น 25% หรือทุกๆ 4 ได้ถูกนำไปใช้บนระบบอ้างอิง BOSS (ตามการทบทวนตลาด EDMS ที่เผยแพร่โดย DSS Consulting)

EDMS ที่ใหญ่ที่สุดในรัสเซียใน Federal Federal บริการด้านภาษีสหพันธรัฐรัสเซีย (Federal Tax Service) - ผู้ใช้มากกว่า 85,000 รายและใน บริษัท MTS - ระบบรวมพนักงานมากกว่า 25,000 คน

ข้อเท็จจริงข้างต้นอธิบายได้ค่อนข้างครบถ้วนว่าทำไมเมื่อค้นหาอินเทอร์เน็ตเพื่อหาคำว่า "ผู้ช่วยเจ้านาย" เกือบจะในทันทีหลังจากคำอธิบายอาชีพของผู้ช่วยหรือผู้ช่วยเลขานุการและประวัติความเป็นมาของคำว่า "เจ้านาย" พร้อมบทความเกี่ยวกับวิธีการโต้ตอบกับบอสคนเดียวกันเหล่านี้ กิจกรรมระดับมืออาชีพคุณสามารถค้นหาลิงก์ไปยังผลิตภัณฑ์นี้ได้

หน้าจอหลักช่วยให้ผู้ใช้เห็นภาพสถานะปัจจุบันได้ชัดเจน พนักงานสามารถประเมินจำนวนและสาระสำคัญของงานเร่งด่วน ปริมาณจดหมายและเอกสารที่ได้รับเพื่อการประมวลผล และไปยังเอกสาร จดหมาย หรือคำสั่งที่ต้องการได้ หากต้องการ งานใหม่จะไม่ปล่อยให้พนักงานอยู่คนเดียวจนกว่าจะเสร็จสิ้น

รูปที่ 3 - หน้าจอหลักของโปรแกรม

เป้าหมายประการหนึ่งของโครงการนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าสถานที่ทำงานสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย โดยปกติแล้วผู้ใช้จะทำงานกับเอกสารหลายสิบฉบับ เพื่อจำกัดจำนวนเอกสารที่แสดง สวิตช์จะถูกใช้ซึ่งทำงานร่วมกัน ซึ่งไม่ได้เปลี่ยนบริบทอย่างรุนแรง แต่ปรับมุมมองปัจจุบันของรายการเอกสาร

รูปที่ 4 - หน้าจอคำสั่งซื้อ

ผู้ใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ BOSS-Referent คือหน่วยงานรัฐบาลกลางและระดับภูมิภาค รัฐบาล วิสาหกิจรวม, บริษัทการค้ารวมทั้งถือหุ้นทั้งที่มีโครงสร้างสาขาใหญ่และองค์กรขนาดเล็ก

การจัดการเอกสารอัตโนมัติโดยใช้ BOSS-Referent นำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นสำหรับการตัดสินใจด้านการจัดการ วินัยในการปฏิบัติงานที่ดีขึ้น และส่งผลให้คุณภาพการจัดการโดยรวมเพิ่มขึ้น

งานการจัดการแก้ไขโดย EDMS BOSS-อ้างอิง:

จัดระเบียบ งานที่มีประสิทธิภาพมีสัญญา;

ทำให้การไหลเวียนเอกสารภายในองค์กรไร้กระดาษมากที่สุด

ทำให้การไหลของเอกสารของหน่วยงานรัฐบาลกลางหรือระดับภูมิภาคเป็นแบบอัตโนมัติ

รับรองการควบคุมการปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้จัดการคุณภาพสูง

เพิ่มประสิทธิภาพของแอปพลิเคชันการประมวลผล

สร้างการจัดการเอกสารภายในระบบการจัดการคุณภาพ

ไม่น่าแปลกใจเลยที่มักจะมีการป้อนข้อความค้นหาสำหรับ "ผู้ช่วยหัวหน้า" เครื่องมือค้นหาตัวแทนเช่น องค์กรการค้าและโครงสร้างอำนาจ

การใช้งาน EDMS BOSS-Referent ให้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้:

การปรับปรุงคุณภาพการบริการสาธารณะ

การปรับปรุงวินัยในการปฏิบัติงาน เพิ่มความสามารถในการควบคุม

การเพิ่มความโปร่งใสและการเปิดกว้างของกิจกรรม

ลดต้นทุนในการสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานของรัฐ

การสร้างพื้นฐานให้ครอบคลุม ระบบสารสนเทศเช่น “รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์” (การรับส่งเอกสารระหว่างแผนก EARs หอจดหมายเหตุ พอร์ทัลบริการสาธารณะ)

ระยะเวลาคืนทุนของระบบมีตั้งแต่หกเดือนถึง 2 ปี

ระบบบัญชีอัตโนมัติสำหรับการมีอยู่และการเคลื่อนย้ายของบุคลากร

ชี้แนะใครก็ตามอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรปฏิบัติการให้ความสนใจเป็นอย่างมาก นโยบายบุคลากร- การบัญชีและการวางแผนบุคลากรเป็นส่วนสำคัญ ส่วนสำคัญกระบวนการจัดการองค์กรแบบครบวงจร...

ระบบข้อมูลอัตโนมัติสำหรับการบริหารงานบุคคลในองค์กร

แน่นอนว่าหนึ่งในผลิตภัณฑ์ภายในประเทศที่พบมากที่สุดในตลาดรัสเซีย ระบบอัตโนมัติการจัดการทรัพยากรบุคคลคือ BOSS-Kadrovik ได้รับการพัฒนาและส่งเสริมโดยฝ่ายไอที...

การนำไปปฏิบัติ เทคโนโลยีสารสนเทศในกระบวนการบริหารจัดการองค์กร

ฟังก์ชั่นของระบบการจัดการแบบบูรณาการที่ครอบคลุม BOSS ครอบคลุมกระบวนการทางธุรกิจหลักทั้งหมดขององค์กร: - การจัดการและการบัญชี - การจัดการทางการเงิน - การจัดการบุคลากร - โลจิสติกส์ - การตลาดและ...

กิจกรรมของเลขาฯ-รองฯ องค์กรที่ทันสมัย

ผู้หญิงและธุรกิจ

ภาพเหมือนของผู้หญิงในอุดมคติแสดงโดย M. Hening และ A. Jardin นี่คือบุคลิกที่สดใส เธอเป็นผู้หญิง ไม่โหดร้ายหรือเย็นชา มีสติปัญญาและร่างกายที่กระตือรือร้น เธอตัดสินใจด้วยตัวเอง...

กลุ่มบริษัท IT และพันธมิตรได้ดำเนินโครงการจำนวนมากเพื่อสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนแพลตฟอร์ม BOSS-Referent ในองค์กรอุตสาหกรรม ขนาด และรูปแบบการเป็นเจ้าของต่างๆ...

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Boss-Referent

หน่วยงานรัฐบาลกลางสำหรับอสังหาริมทรัพย์ Cadastre (Rosnedvizhimost) คือ ร่างกายของรัฐบาลกลางอำนาจบริหาร...

การจัดการเชิงกลยุทธ์องค์กรโดยใช้ตัวอย่างของ Ernst&Young

ปัจจุบัน Ernst&Young เป็นหุ้นส่วนระดับโลกของบริษัทตรวจสอบบัญชีระดับชาติ ที่ใหญ่ที่สุดดำเนินงานในสหรัฐอเมริกา บริษัทมีสำนักงาน 709 แห่งใน 140 ประเทศ...

แก่นแท้ของอาชีพ "ผู้อ้างอิง"

1.1 แนวคิดทางวิทยาศาสตร์ของ “เลขานุการ” “เลขานุการ-อ้างอิง” และ “ผู้ช่วยเลขานุการ” ในทุกองค์กร องค์กร บริษัท เลขานุการมีส่วนร่วมในกิจกรรมการจัดการเอกสาร จัดไฟล์สารคดี iv ...

แก่นแท้ของอาชีพ "ผู้อ้างอิง"

แก่นแท้ของอาชีพ "ผู้อ้างอิง"

ในบรรดาความคิดของเสมียนและเลขานุการเองซึ่งเป็นผู้จัดทำและจัดทำเอกสารการบริการมีข้อได้เปรียบที่ซ่อนอยู่: ความรู้เกี่ยวกับกรอบการกำกับดูแลของธุรกิจ เครื่องหมายสไลด์...

การใช้เอกสารเกี่ยวกับระบบจากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของนักพัฒนาทำให้สามารถวิเคราะห์เปรียบเทียบโปรแกรมเหล่านี้ตามลักษณะเฉพาะได้

ข้อมูลทั่วไปโปรแกรมแสดงไว้ในตารางที่ 1

ตารางที่ 1. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม "Boss-Referent" และ "Directum"

ตัวเลือกการเปรียบเทียบ	โปรแกรม "ผู้ช่วยเจ้านาย"	โปรแกรม "ไดเรคตัม"	ข้อมูลเพิ่มเติม
1. ระบบปฏิบัติการเซิร์ฟเวอร์	วินโดวส์เซิร์ฟเวอร์ (2000,2003)	วินโดวส์เซิร์ฟเวอร์ (2000,2003,2008)	ผู้อ้างอิงบอสที่ดีกว่า
2. ระบบปฏิบัติการไคลเอนต์	Windows (2000,XP,Vista, 7),ลินุกซ์,MacOS	วินโดวส์ (XP, Vista, 7)	ผู้อ้างอิงบอสที่ดีกว่า
3. วิธีการทำงาน อุปกรณ์เคลื่อนที่			ไดเรคตัมที่ดีกว่า
4. ความเป็นไปได้ของการรวมกลุ่ม	1C, MS Office, MS SharePoint, ไดเรกทอรีที่ใช้งานอยู่	1C, MS Office, MS SharePoint, Active Directory, เปิดสำนักงาน	ไดเรคตัมที่ดีกว่า
5. เวอร์ชันสาธิต			ผู้อ้างอิงบอสที่ดีกว่า

ตัวเลือกการเปรียบเทียบสองตัวแรกคือ "ระบบปฏิบัติการเซิร์ฟเวอร์" และ "ระบบปฏิบัติการไคลเอนต์" EDMS "Directum" เข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการจำนวนน้อยกว่า ซึ่งแตกต่างจาก EDMS "Boss-Referent"

พารามิเตอร์ที่สาม "เครื่องมือในการทำงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่" ยืนยันถึงข้อดีของ Directum EDMS เนื่องจากความสามารถในการใช้โปรแกรมบน โทรศัพท์มือถือคอมพิวเตอร์แท็บเล็ต ฯลฯ แต่ไม่ได้ทำหน้าที่สำคัญเพียงพอในการรับประกันการไหลของเอกสาร

พารามิเตอร์ที่สี่ “ความเป็นไปได้ในการบูรณาการ” แสดงให้เห็นว่าทั้งสองระบบมีความสามารถในการทำงานร่วมกับโปรแกรมของบุคคลที่สาม เช่น โปรแกรม MS Office และ 1C ซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรขนาดต่างๆ แต่ Directum EDMS สามารถรวมเข้ากับโปรแกรมขนาดใหญ่ได้ จำนวนโปรแกรม

เวอร์ชันสาธิตของโปรแกรม (พารามิเตอร์หมายเลข 5) มีอยู่ใน EDMS “ตัวอ้างอิงบอส” เท่านั้น

ตารางที่ 2. ความสามารถทางเทคโนโลยีของโปรแกรม "Boss-Referent" และ "Directum"

ตัวเลือกการเปรียบเทียบ	โปรแกรม "ผู้ช่วยเจ้านาย"	โปรแกรม "ไดเรคตัม"	ข้อมูลเพิ่มเติม
1. การลงทะเบียนเอกสาร
2. การสร้างเอกสารตามเอกสารที่มีอยู่
3. การลงทะเบียนจากอีเมล์
4. ลงทะเบียนเอกสารจาก MS Office
5. การลงทะเบียนจากเครื่องสแกน
7. การทำงานกับเอกสารร่าง
8. การทำงานกับเอกสารในโหมดออฟไลน์
9. การเข้าถึงระยะไกล
11. การมอบอำนาจ (ถาวรหรือชั่วคราว)

เมื่อเปรียบเทียบความสามารถทางเทคโนโลยีของโปรแกรมเหล่านี้ จะมีการเลือกพารามิเตอร์ 11 ตัวเพื่อเปรียบเทียบ

การลงทะเบียนเอกสารเป็นฟังก์ชันพื้นฐานของระบบการจัดการเอกสาร มีอยู่ในทั้งสองโปรแกรม

พารามิเตอร์ที่สองสำหรับการเปรียบเทียบ - "การสร้างเอกสารจากเอกสารที่มีอยู่" หายไปใน EDMS ทั้งสองซึ่งเป็นข้อเสียเปรียบที่สำคัญของโปรแกรม

การลงทะเบียนเอกสารจากอีเมลเป็นฟังก์ชันที่สะดวกสบายซึ่งช่วยลดการเสียเวลา มีอยู่ในทั้งสองโปรแกรม

พารามิเตอร์ที่สี่ “การลงทะเบียนจากเครื่องสแกน” ปรากฏเพียงบางส่วนใน EDMS ทั้งสองเท่านั้น

พารามิเตอร์การเปรียบเทียบหมายเลข 5 “การลงทะเบียนเอกสารจาก MS Office” มีบางส่วนอยู่ใน Directum EDMS ซึ่งทำให้ได้เปรียบที่นี่

การก่อตัวของรายชื่อผู้รับจดหมายนั้นมีอยู่ใน EDMS "ผู้อ้างอิงเจ้านาย" และ "Directum" ซึ่งอำนวยความสะดวกในการรวบรวมรายชื่อผู้ติดต่อและช่วยให้คุณส่งข้อความถึงกลุ่มบุคคลได้อย่างง่ายดายโดย สัญญาณต่างๆการจำแนกประเภท

การทำงานกับเอกสารร่างมีให้อย่างครบถ้วนทั้งแบบเปรียบเทียบ EDMS

การทำงานในโหมดออฟไลน์ดูเหมือนว่าจะทำได้ใน "Directum" เท่านั้น ฟังก์ชั่นนี้มีความสำคัญเป็นพิเศษและใช้งานง่ายเพราะว่า ผู้ให้บริการไม่รับประกันการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่อง แต่ด้วยตัวเลือกนี้ เอกสารจะพร้อมสำหรับการแก้ไขเสมอ

พารามิเตอร์ "การเข้าถึงระยะไกล" จะแสดงอีกครั้งใน EDMS "Directum" เท่านั้น คุณสมบัตินี้เป็นข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมสำหรับนักแสดงพร้อมความช่วยเหลือ การเข้าถึงระยะไกลการใช้ EDMS ทำให้ผู้ใช้สามารถรับข้อมูลล่าสุดได้ทุกที่ทุกเวลา

การมอบอำนาจ (ถาวรหรือชั่วคราว) มีอยู่ในทั้ง EDMS แต่ในขอบเขตที่จำกัด ฟังก์ชั่นนี้มี คุ้มค่ามาก: ช่วยให้คุณสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงบัญชีของผู้บริหารและอำนวยความสะดวกในกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลเมื่อพนักงานลาพักร้อนหรือถูกไล่ออก

ตารางที่ 3. ความสามารถในการให้บริการของโปรแกรม "ผู้อ้างอิงบอส" และ "ไดเรคตัม"

สำหรับพารามิเตอร์การเปรียบเทียบทั้งสามโปรแกรม ทั้งสองโปรแกรมแสดงผลลัพธ์ที่เหมือนกัน ซึ่งบ่งชี้ว่าความสามารถในการให้บริการของข้อมูล EDMS ไม่มีความแตกต่างพื้นฐานใดๆ ทั้งสองระบบมีการค้นหาตามคุณลักษณะและพารามิเตอร์อื่นๆ ความสามารถในการรวมการค้นหาประเภทต่างๆ ในคำค้นหาเดียว และฟังก์ชันสำหรับส่งออกผลการค้นหาไปยังแอปพลิเคชันบุคคลที่สาม

ตารางที่ 4. คุณลักษณะด้านความปลอดภัยของโปรแกรม "Boss-Referent" และ "Directum"

การโอนสิทธิ์โดยผู้ใช้และการโอนสิทธิ์โดยกลุ่มผู้ใช้มีอยู่ในทั้งสองโปรแกรม

“การออกใบอนุญาตชั่วคราว” มีให้ใช้งานบางส่วนใน EDMS “ผู้อ้างอิงเจ้านาย” และสามารถทำได้อย่างสมบูรณ์ใน “Directum”

เครื่องมือสำหรับการตรวจสอบกระบวนการในระบบมีอยู่ในทั้งสองโปรแกรม แต่ในระบบ Directum จะไม่มีให้ในเวอร์ชันสาธิต

“ความพร้อม ซอฟต์แวร์การควบคุมความสมบูรณ์ของเอกสาร" หายไปในทั้งสองระบบ ซึ่งเป็นข้อเสียเปรียบที่สำคัญในการรับประกันการไหลของเอกสารที่ปลอดภัย

วัตถุประสงค์ของระบบอ้างอิง BOSS

ระบบ BOSS-Referent ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้การไหลของเอกสารการจัดการและงานในสำนักงานเป็นแบบอัตโนมัติ ผู้บริโภคคือบริษัทการค้า วิสาหกิจรวมของรัฐบาลกลาง หน่วยงานของรัฐเจ้าหน้าที่.

ผลลัพธ์หลักของการนำระบบไปใช้คือ:

• - การเพิ่มความสามารถในการจัดการขององค์กร ระดับใหม่ของวินัยในการปฏิบัติงาน
• - การสนับสนุนกฎระเบียบสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ภายในองค์กร เพิ่มความเร็วในการตัดสินใจ
• - การสร้างเงื่อนไขในการแลกเปลี่ยนความรู้และข้อมูล การปรับปรุงกระบวนการผลิตภัณฑ์และบริการขององค์กร

ข้อดีของระบบอ้างอิง BOSS

• - เครื่องมือสำหรับการสร้างข้อมูลและพื้นที่การจัดการที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับองค์กรที่มีความซับซ้อนใดๆ: แบบกระจาย หลายระดับ การทำงาน และการออกแบบ
• - รองรับเส้นทางการอนุมัติเอกสารที่ซับซ้อน
• - การพัฒนาโซลูชั่น กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติที่รวดเร็วเนื่องจากมีกระบวนการประมวลผลเอกสารในตัว ปรับแต่งและแก้ไขได้โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของลูกค้า
• - การทำงานที่เชื่อถือได้ ประสิทธิภาพสูง ความง่ายในการดูแลระบบและการปรับขนาด การเข้าถึงเว็บ
• - ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูล ความเป็นไปได้ในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายโดยยึดตาม BOSS-Referent
• - ง่ายสำหรับผู้ใช้ในการเรียนรู้
• - การใช้งานระบบอย่างประสบความสำเร็จโดยบริษัทและองค์กรชั้นนำในรัสเซีย

การทำงานของระบบ

ระบบ BOSS-Referent ให้กระบวนการอัตโนมัติ:

• - การสนับสนุนเอกสารสำหรับการตัดสินใจรวมถึงการสร้างเอกสารร่างการอนุมัติการอนุมัติและการส่งไปยังที่เก็บถาวร
• - การควบคุมวินัยในการปฏิบัติงานรวมถึงกระบวนการสร้างคำแนะนำและติดตามการดำเนินการ
• - ทำงานกับจดหมายขาเข้าและขาออก

ฟังก์ชันที่มีชื่อสามารถนำไปใช้ในองค์กรและบริษัทที่มีโครงสร้างโครงการเชิงหน้าที่และกระจายตามพื้นที่หลายระดับ

ฟังก์ชั่นอัตโนมัติ

• - เอกสารประกอบการตัดสินใจ:
• - ระบบอัตโนมัติของกฎระเบียบที่ได้รับอนุมัติและการจัดการการเปลี่ยนแปลง
• - ดูแลการทำงานของผู้ใช้งานให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ
• - ข้อบังคับย่อยระหว่างการใช้งาน "ทันที"
• - ติดตามการผ่านของเอกสารตามระเบียบ: วันที่ วีซ่า ฉบับและฉบับของเอกสาร
• - รองรับแผนการประสานงานที่ซับซ้อน: ขนาน, ต่อเนื่อง, พร้อมการเปลี่ยนตามเงื่อนไข
• - การทำงานกับเวอร์ชันและการแก้ไขเอกสาร
• - การประมวลผลเอกสารเข้าและออก:
• - ลงทะเบียนรับจดหมายโต้ตอบโดย ประเภทต่างๆ- การเชื่อมโยงเอกสาร “ในประเด็น”
• - การกำหนดมติ การส่งต่อเอกสารภายในองค์กรผ่านเส้นทางที่ปรับแต่งได้
• - รองรับหมายเลขทะเบียนที่ซับซ้อน
• - ดูแลการดำเนินงานของสำนักงานหลายแห่ง
• - การควบคุมวินัยในการปฏิบัติงาน
• - เข้าถึงได้รวดเร็วไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อใหม่และที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้
• - การจัดทำคำสั่งซื้อ การปรับรายชื่อนักแสดง และกำหนดเวลาในการกรอกคำสั่งซื้อ
• - ติดตามกำหนดเวลาและทำงานให้เสร็จสิ้นการมอบหมาย
• - การติดตามและสถิติในการดำเนินการตามคำสั่งและการประมวลผลเอกสาร
• - รองรับความซับซ้อน โครงสร้างองค์กรบริษัทและองค์กรต่างๆ
• - เก็บรักษาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทรอง แผนก และพนักงานขององค์กร
• - การสนับสนุนกลไกของบุคคลที่เชื่อถือได้ การมอบหมายอำนาจและการรวมกัน
• - การจัดการสิทธิของพนักงานในการสร้าง อนุมัติ ลงนาม ลงทะเบียนเอกสาร ฯลฯ

โครงสร้างการทำงานระบบอ้างอิง BOSS

คุณสมบัติเพิ่มเติม

ตัวสร้างรายงาน "รายงาน"sMan

เครื่องมือสร้างรายงาน Report'sMan สำหรับ Lotus Notes (พัฒนาโดย Aplana) รับประกันการจัดเตรียมรายงานที่ซับซ้อนสำหรับผู้ใช้แอปพลิเคชัน Lotus Notes และโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อ้างอิง BOSS

Report"sMan สามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Lotus Notes ของการออกแบบใดก็ได้ โดยจะทำงานร่วมกับพารามิเตอร์ที่กำหนดเองเมื่อสร้างรายงานและดำเนินการประมวลผลมาโครอัตโนมัติ เครื่องมือสร้างรายงานช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บรายงานตัวอย่างสำหรับการใช้ซ้ำในภายหลัง รวมถึงส่งออกรายงานไปยัง MS Excel, MS Word, HTML และข้อความธรรมดา

สำหรับผู้ที่อาจเป็นพันธมิตรและผู้ใช้โปรแกรม Report'sMan นั้น Aplana มอบโอกาสในการทำงานร่วมกับโปรแกรมดังกล่าวในโหมดทดสอบเป็นเวลาหนึ่งเดือน

ระบบสแกนและจดจำข้อความ

ระบบ BOSS-Referent ถูกรวมเข้ากับระบบการสแกนและการจดจำข้อความ ABBYY FineReader (เวอร์ชัน 4.0 หรือ SE 7.0) และ CuneiForm (เวอร์ชัน 10 และสูงกว่า) การบูรณาการช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการแปลงเอกสารจากกระดาษเป็นอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว มุมมองอิเล็กทรอนิกส์และเข้าระบบได้สะดวก

BOSS-Referent เสนอสามตัวเลือกสำหรับการใช้เครื่องมือสแกนในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบสำนักงานอัตโนมัติ:

• - การใช้เครื่องสแกนเดสก์ท็อปเพื่อจัดระเบียบการสแกนแต่ละรายการ แนะนำสำหรับใช้ในองค์กรที่มีเอกสารขาเข้าจำนวนน้อย
• - การใช้เครื่องสแกนเครือข่ายสำหรับกลุ่มงาน
• - การใช้เส้นลำดับการสแกนที่ให้การแปลงเอกสารเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างรวดเร็วโดยอัตโนมัติในโหมดสตรีมมิ่งต่อเนื่อง การสแกนนี้ดำเนินการโดยใช้เทคโนโลยีบาร์โค้ด และแนะนำให้ใช้ในองค์กรที่มีการโต้ตอบขาเข้าจำนวนมาก โดยมีโครงสร้างการจัดการแบบกระจายตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ และในสำนักงานกลางของกระทรวงและแผนกต่างๆ

เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ แฟกซ์พิเศษ

การบูรณาการระบบ BOSS-Referent เข้ากับเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ ExtraFax (Extracomm Technologies Inc.) ทำให้สามารถส่งและรับแฟกซ์และอีเมล กำหนดเส้นทางข้อความขาเข้า คำนวณต้นทุนการรับส่งข้อมูลโดยใช้ระบบเรียกเก็บเงินในตัว และยังทำหน้าที่ที่มีประโยชน์มากมายอีกด้วย สำหรับการทำงานกับแฟกซ์

ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกับเซิร์ฟเวอร์ ExtraFax โดยใช้ไคลเอ็นต์ Lotus Notes มาตรฐาน เว็บเบราว์เซอร์ใดๆ หรือพิมพ์เอกสารเพื่อแฟกซ์จากแอปพลิเคชัน Windows ใดๆ โดยใช้ไดรเวอร์ ExtraFax Print-to-Fax

การตั้งค่าไซต์ไคลเอ็นต์ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านไคลเอ็นต์ Notes มาตรฐานและผ่านทางอินเทอร์เน็ต ช่วยให้คุณสามารถเลือกส่วนหัวของแฟกซ์ รวมทั้งส่งข้อความตามกำหนดเวลาและคำนึงถึงลำดับความสำคัญของบัญชี เมื่อพิมพ์เอกสารจากแอปพลิเคชัน Windows สามารถใช้สมุดที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Domino เพื่อเลือกผู้รับได้

สะดวกมากสำหรับผู้ใช้: กลไกเดียวสำหรับการส่งแฟกซ์และอีเมล ความสามารถในการส่งเอกสารจากสภาพแวดล้อม Windows ไปยังแฟกซ์ด้วยการคลิกเมาส์ขวาเพียงครั้งเดียว รวมถึงส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผลลัพธ์ของการส่งแฟกซ์โดยอัตโนมัติ การจัดระเบียบงานกลุ่มด้วยแฟกซ์สามารถทำได้ผ่านการกำหนดเส้นทางข้อความขาเข้า การตั้งค่าส่วนหัวแฟกซ์แบบรายบุคคลและแบบรวม และระบบการเรียกเก็บเงินในตัว โปรแกรมให้ความสามารถในการแยกสิทธิ์การเข้าถึงแฟกซ์ - ทำงานกับแฟกซ์ (สร้าง อ่าน ลบ ส่งต่อ ฯลฯ) และส่งแฟกซ์ผ่านสายทางไกลหรือระหว่างประเทศ

องค์ประกอบของระบบ

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของ BOSS-Referent สามารถแสดงโดยประมาณเป็นการรวมกันของหลายเลเยอร์:

• - ฮาร์ดแวร์ (เซิร์ฟเวอร์ เวิร์กสเตชันไคลเอนต์ เครือข่าย ฯลฯ) และแพลตฟอร์ม (ระบบปฏิบัติการเครือข่าย Windows/Linux/Sun และโปรโตคอลการขนส่ง) ซึ่งรวมฮาร์ดแวร์ทั้งหมดไว้ในคอมเพล็กซ์เดียว
• - เทคโนโลยี IBM Lotus - แพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่เป็น "โครงสร้างเสริม" บนระบบปฏิบัติการเครือข่าย
• - ระบบ BOSS-Referent ซึ่งเป็นแอปพลิเคชัน Lotus Domino ที่ประกอบด้วยฐานข้อมูลรูปแบบ nsf

คุณสมบัติทางเทคโนโลยี

1. การสนับสนุนการทำงานขององค์กรที่มีการกระจายทางภูมิศาสตร์

สถาปัตยกรรมระบบช่วยให้คุณสามารถปรับใช้ระบบบนโครงสร้างอิสระต่างๆ ของเซิร์ฟเวอร์ Lotus และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง เพื่อจัดระเบียบงานบนการกำหนดค่าที่ซับซ้อนที่สุดของเซิร์ฟเวอร์ Lotus Domino R6.5X - ในโทโพโลยี "สองระดับดาว" เซิร์ฟเวอร์เรเดียลสองตัวที่เป็นของเซิร์ฟเวอร์หลักเดียวกันและ "การมองเห็น" สามารถแลกเปลี่ยนแพ็กเก็ตข้อมูลได้โดยตรง

2. รองรับการจำหน่ายจริง

คุณลักษณะที่โดดเด่นของระบบคือการสนับสนุนการไหลเวียนของเอกสารการจัดการและขั้นตอนการทำงานของสำนักงานในองค์กรที่มีการกระจายทางภูมิศาสตร์

• - ระบบจะส่ง: ก) ไปยังผู้เข้าร่วมทุกคนในกระบวนการอนุมัติสำเนาร่างเอกสารที่ได้ตกลงกันไว้ b) ไปยังบุคคลที่รับผิดชอบในการเตรียมเอกสาร (การตัดสินใจ) วีซ่าและความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมการอนุมัติ เอกสารเพิ่มเติม
• - หลังจากการอนุมัติเสร็จสิ้น ระบบจะอัปเดตสถานะของเอกสารและแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดทราบในกระบวนการอนุมัติ
• - ขั้นตอนการทำความคุ้นเคยจบลงด้วยการส่งเอกสารอัตโนมัติ (และสำเนาทั้งหมด) ไปยังฐานข้อมูลเก็บถาวร

ณ เวลาใดก็ตาม พนักงานทุกคนที่ทำงานกับเอกสารร่างจะมีสำเนาที่เป็นปัจจุบัน มีข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของเอกสาร และยังสามารถดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหา - ความคิดเห็น คำแนะนำ ฯลฯ ที่สร้างขึ้น ระหว่างการอนุมัติ

3. ประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือของการส่งข้อมูล

เมื่อส่งข้อมูลในโครงสร้างแบบกระจาย กลไกพื้นฐานใหม่สำหรับการโต้ตอบของการกำหนดค่าระบบที่ติดตั้งบนดินแดนที่แตกต่างกัน (เซิร์ฟเวอร์) จะถูกนำมาใช้ ใน BOSS-Referent v.3 กลไกการจำลองแบบจะใช้เพื่อซิงโครไนซ์ข้อมูลอ้างอิงและพจนานุกรมเท่านั้น ในการถ่ายโอนข้อมูลการทำงาน ซึ่งมักจะสร้างชุดเอกสาร (เรากำลังพูดถึงชุดของไฟล์ คำแนะนำ วีซ่าอนุมัติ การทำความคุ้นเคย ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับการ์ดเอกสารเฉพาะ) กลไกสำหรับการถ่ายโอนข้อมูลโดยตรงผ่านการเชื่อมต่อซ็อกเก็ตโดยใช้ ใช้แพ็คเกจ XML

กลไกนี้ ซึ่งอยู่ภายใต้กระบวนการอนุมัติและสร้างความคุ้นเคยของเอกสารในสภาพแวดล้อมแบบกระจาย ทำให้แน่ใจได้ว่า: 1) การส่งมอบชุดเอกสารที่รับประกันและประหยัด (ไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่จำเป็นเท่านั้น) ให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนในการทำงานกับเอกสาร 2) การลด ของภาระบนช่องทางการส่งข้อมูล และ 3) การดูแลระบบที่ง่ายขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ: ไม่จำเป็นต้องดำเนินการตั้งค่าที่ซับซ้อนของสิทธิ์การเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์และพารามิเตอร์การจำลอง

4. รองรับโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน

ระบบสนับสนุนกลไกที่คิดมาอย่างดีสำหรับการรวมตำแหน่ง การมอบหมายอำนาจ และการเปลี่ยนตัว กลไกในการรวมตำแหน่งเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการใช้ EDMS ในองค์กรที่นอกเหนือจากแผนกตามสายงานแล้ว ยังมีหน่วยงานโครงการอีกด้วย สำหรับพนักงานแต่ละคน จะมีการระบุรายการบทบาทในการประมวลผลเอกสาร (ผู้อนุมัติ การอนุมัติ ฯลฯ) ในขณะที่ผู้ใช้สามารถมี บทบาทที่แตกต่างกันในหน่วยงานที่เขาทำงานและโครงการที่เขาเกี่ยวข้อง โดยการประมวลผลเอกสารเฉพาะ ผู้ใช้จะได้รับและประมวลผลเอกสารตามบทบาทของเขาในแผนกที่ระบุไว้ในเอกสาร

5. การทำงานกับเวอร์ชันและการแก้ไขเอกสาร

การ์ดเอกสารและไฟล์ที่แนบมาจะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน ทำให้สามารถใช้กลไกในการทำงานกับเวอร์ชันและการแก้ไขเอกสารซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในขั้นตอนการประสานงาน การลงนาม และการอนุมัติเอกสาร

6. ความยืดหยุ่นของระบบ

เครื่องมือของระบบ รวมถึงกลไกเวิร์กโฟลว์ ช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนแผนโฟลว์เอกสารที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งนำโฟลว์เอกสารไปใช้อย่างรวดเร็วสำหรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่ที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลเอกสาร ด้วยการใช้ Building Block ของระบบ คุณสามารถนำไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว เช่น การประมวลผลเอกสารที่จำเป็นในการตัดสินใจเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการดำเนินการ โปรโมชั่น, การจัดสรรสินเชื่อ (จากธนาคาร) เป็นต้น

7. ความอดทนต่อความผิดพลาด

BOSS-Referent รองรับการทำงานในคลัสเตอร์ซอฟต์แวร์ Domino ซึ่งประกอบด้วยเซิร์ฟเวอร์สองตัว - ตัวหลักและตัวสำรอง หากเซิร์ฟเวอร์หลักที่ผู้ใช้ทำงานล้มเหลว พวกเขาจะถูกสลับไปยังเซิร์ฟเวอร์สำรองโดยอัตโนมัติ (เมื่อเปิดฐานข้อมูลอีกครั้ง) เมื่อเซิร์ฟเวอร์หลักได้รับการกู้คืน ผู้ดูแลระบบจะสลับผู้ใช้กลับ

8. ประสิทธิภาพ

ประสิทธิภาพของระบบที่สูงในสถานการณ์ที่มีการเติบโตแบบไดนามิกของปริมาณข้อมูลนั้นมั่นใจได้ด้วยกลไกการเก็บถาวรที่ถ่ายโอนเอกสารไปยังการเก็บถาวรบนเซิร์ฟเวอร์ที่ถูกสร้างขึ้น ขณะเดียวกันก็บันทึกสำเนาการเก็บถาวรบนเซิร์ฟเวอร์อื่นโดยอัตโนมัติ ประสิทธิภาพสูงยังทำได้ด้วยการจัดเก็บการ์ดเอกสาร "แบบเบา" และไฟล์ที่แนบมาแยกต่างหาก รวมถึงการเข้าถึงการ์ดหลังโดยใช้ซอฟต์แวร์

9. การเข้าถึงเว็บ

สำหรับองค์กรที่ไม่ได้ใช้ Lotus เป็นมาตรฐานองค์กร เราเสนอทางเลือกในการเข้าถึง ฟังก์ชั่นระบบ - ใช้เบราว์เซอร์ Internet Explorer เวอร์ชัน 5 ขึ้นไป องค์กรดังกล่าวจะต้องซื้อ Lotus Notes CAL เพื่อติดตั้งบนเวิร์กสเตชันของผู้ดูแลระบบเท่านั้น

10. ความง่ายในการบริหารงาน

แพลตฟอร์ม Lotus Domino/Notes ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งระบบและจำลองระบบไปยังบริษัทสาขาขององค์กรได้พร้อมๆ กัน มีกลไกที่ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตระบบในสำนักงานทั้งหมดขององค์กรที่มีการกระจายทางภูมิศาสตร์ในชั่วข้ามคืน เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานในการรักษารายชื่อพนักงาน ระบบจึงได้รวมเข้ากับไดเร็กทอรี LDAP

คำอธิบายของ EDMS Boss-Referent

การใช้ EDMS BOSS-Referent ในกระบวนการจัดการนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพของการเคลื่อนย้ายเอกสารขององค์กร การเร่งการตัดสินใจโดยฝ่ายบริหารขององค์กร และการปรับปรุงคุณภาพการจัดการ เพิ่มวินัยของผู้บริหารและประสิทธิภาพของพนักงาน ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Boss-Referent จ่ายเองภายใน 6 เดือนถึง 2 ปี

โปรแกรม BOSS-Referent ช่วยจัดระเบียบการไหลของเอกสารตามมาตรฐานของระบบการจัดการคุณภาพและเป็นผู้ช่วยที่เชื่อถือได้ในการแก้ปัญหาการจัดการ

การใช้งานระบบ:

ช่วยให้คุณกำจัดเอกสารได้มากที่สุด

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับสัญญาและแอปพลิเคชัน

จัดการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

ปรับปรุงการควบคุมการปฏิบัติงานและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

เมื่อใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ BOSS-Referent ในหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานภาครัฐ จะมีการสร้างพื้นฐานสำหรับการสร้างการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้ใช้ภายนอก เช่น "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" และจัดระเบียบการทำงานของพอร์ทัลบริการภาครัฐ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์อ้างอิง BOSS ช่วยให้มั่นใจในความโปร่งใสของกิจกรรมและปรับปรุงคุณภาพการบริการของรัฐบาล ระบบช่วยให้คุณลดค่าใช้จ่ายงบประมาณสำหรับการบำรุงรักษาหน่วยงานของรัฐ เพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพของการจัดการ และควบคุมวินัยของผู้บริหารได้ดีขึ้น ในองค์กรเอกชน การสร้างระบบจะเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและประสิทธิผลของพนักงานโดยลดเวลาที่ใช้ในการประมวลผลเอกสารและค้นหาข้อมูลที่จำเป็น

EDMS BOSS-Referent มีข้อดีที่ปฏิเสธไม่ได้หลายประการ กล่าวคือ:

การสร้างช่องข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวในองค์กรที่มีโครงสร้างสาขาที่กว้าง

การดำเนินการอย่างรวดเร็วพร้อมการปรับให้เข้ากับข้อกำหนดขององค์กรโดยการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญของลูกค้าในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้

อินเทอร์เฟซที่สะดวกและเข้าถึงได้ช่วยให้บุคลากรขององค์กรเชี่ยวชาญการทำงานในระบบได้ในเวลาอันสั้นโดยไม่ต้องเครียด

งานของผู้ใช้ที่มีประสิทธิภาพนั้นดำเนินการผ่านไคลเอนต์ Lotus และเว็บ

การทำงานที่เชื่อถือได้ของระบบ การสนับสนุนและการดูแลระบบในทุกสาขาจากศูนย์เดียวทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง

ลดการรับส่งข้อมูลเมื่อทำงานในสภาพแวดล้อมแบบกระจาย

โอกาสมากมายสำหรับการเติบโตของระบบในแง่ของจำนวนผู้ใช้ ประเภทของเอกสาร ไซต์

ความปลอดภัยของข้อมูลระดับสูง

ประสบการณ์การใช้งานที่หลากหลายและประสบความสำเร็จ ความเป็นมืออาชีพของนักพัฒนา

ราคาที่น่าดึงดูดและราคาไม่แพงพร้อมประสิทธิภาพของระบบคุณภาพสูง

การสร้างระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทประกอบด้วยการซื้อใบอนุญาตตามจำนวนที่ต้องการ งานติดตั้งและใช้งานระบบ ฝึกอบรมพนักงาน จัดระเบียบการสนับสนุนและบำรุงรักษาระบบ พันธมิตรของบริษัทอ้างอิง BOSS ขายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้ปลายทาง จำเป็นต้องซื้อใบอนุญาตสำหรับโปรแกรม BOSS-Referent และใบอนุญาตสำหรับแพลตฟอร์ม IBM Lotus Notes/Domino ตามจำนวนผู้ใช้ในระบบ

ผลจากการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ องค์กรมีโอกาสที่จะเรียกคืนลำดับในการไหลของเอกสาร ลดเวลาในการประมวลผลเอกสาร และปรับปรุงการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร ประสิทธิภาพของการตัดสินใจโดยฝ่ายบริหารของบริษัทเพิ่มขึ้นเนื่องจากการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็ว ในการแข่งขัน สิ่งสำคัญคือความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่ง EDMS BOSS-Referent ระบุไว้อย่างครบถ้วน การสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภาครัฐ และทำให้กิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐมีความโปร่งใสมากขึ้น

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของระบบเอกสารการจัดการ BOSS-Referent สามารถแสดงตามปกติเป็นชุดที่มีหลายเลเยอร์

ระบบ BOSS-Referent ประกอบด้วยโมดูลต่อไปนี้:

ฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์ ไคลเอนต์เวิร์กสเตชัน เครือข่ายท้องถิ่น โมเด็ม เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ เครื่องสำรองไฟ และอุปกรณ์ทางเทคนิคอื่น ๆ

รูปที่ 1 - เลเยอร์ของระบบเอกสารการจัดการอ้างอิง BOSS

ระบบปฏิบัติการ: ระบบปฏิบัติการเครือข่าย Windows, Linux, อื่นๆ และโปรโตคอลการขนส่งที่รวมฮาร์ดแวร์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว

Lotus Notes/Domino เป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันที่เป็นส่วนเสริมของระบบปฏิบัติการเครือข่าย และมีเครื่องมือสำหรับการจัดเก็บเอกสาร การจำลองข้อมูล (การซิงโครไนซ์) การค้นหาข้อความแบบเต็ม อีเมล และกลไกที่สำคัญอื่นๆ

BOSS-Referent - โมดูลซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่อระหว่างแอปพลิเคชันที่ทำงานในสภาพแวดล้อม Lotus Notes/Domino และสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจของการจัดการ และในบางส่วนคือการไหลของเอกสารที่ใช้งานได้

การสนับสนุนองค์กรและกฎระเบียบ: กฎระเบียบ กฎการดำเนินงาน คำแนะนำสำหรับผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ ฯลฯ

BOSS-Referent ประกอบด้วยชุดของระบบย่อยที่เชื่อมต่อถึงกันซึ่งออกแบบมาเพื่อสร้างการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบสำนักงานอัตโนมัติ

รูปที่ 2 - โครงสร้างการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ “BOSS-Referent”

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ “BOSS-Referent” เป็นตัวอย่างที่ดีเยี่ยมว่าผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงเข้าถึงงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างไร ได้รับการพัฒนาโดย BOSS-Referent เพื่อทำให้การไหลของเอกสารการจัดการและงานในสำนักงานเป็นแบบอัตโนมัติ สร้างขึ้นในปี 1996 ปัจจุบัน EDMS BOSS-Referent เป็นหนึ่งในผู้นำในตลาดรัสเซียสำหรับโซลูชันคลาส ECM (Enterprise Content Management) จากเวิร์กสเตชัน EDMS ทั้งหมดที่ติดตั้งในปี 2008 นั้น 25% หรือทุกๆ 4 ได้ถูกนำไปใช้บนระบบอ้างอิง BOSS (ตามการทบทวนตลาด EDMS ที่เผยแพร่โดย DSS Consulting)

EDMS ที่ใหญ่ที่สุดในรัสเซียสร้างขึ้นบนแพลตฟอร์ม BOSS-Referent ใน Federal Tax Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย (FTS) ซึ่งมีผู้ใช้มากกว่า 85,000 ราย และในบริษัท MTS ระบบดังกล่าวรวบรวมพนักงานมากกว่า 25,000 คน

ข้อเท็จจริงข้างต้นอธิบายได้ค่อนข้างครบถ้วนว่าทำไมเมื่อค้นหาอินเทอร์เน็ตเพื่อหาคำว่า "ผู้ช่วยเจ้านาย" เกือบจะในทันทีหลังจากคำอธิบายอาชีพของผู้ช่วยหรือผู้ช่วยเลขานุการและประวัติความเป็นมาของคำว่า "เจ้านาย" พร้อมด้วยบทความเกี่ยวกับวิธีการโต้ตอบกับหัวหน้ากลุ่มเดียวกันในกิจกรรมระดับมืออาชีพ คุณสามารถดูลิงก์ไปยังผลิตภัณฑ์นี้ได้

หน้าจอหลักช่วยให้ผู้ใช้เห็นภาพสถานะปัจจุบันได้ชัดเจน พนักงานสามารถประเมินจำนวนและสาระสำคัญของงานเร่งด่วน ปริมาณจดหมายและเอกสารที่ได้รับเพื่อการประมวลผล และไปยังเอกสาร จดหมาย หรือคำสั่งที่ต้องการได้ หากต้องการ งานใหม่จะไม่ปล่อยให้พนักงานอยู่คนเดียวจนกว่าจะเสร็จสิ้น

รูปที่ 3 - หน้าจอหลักของโปรแกรม

เป้าหมายประการหนึ่งของโครงการนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าสถานที่ทำงานสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย โดยปกติแล้วผู้ใช้จะทำงานกับเอกสารหลายสิบฉบับ เพื่อจำกัดจำนวนเอกสารที่แสดง สวิตช์จะถูกใช้ซึ่งทำงานร่วมกัน ซึ่งไม่ได้เปลี่ยนบริบทอย่างรุนแรง แต่ปรับมุมมองปัจจุบันของรายการเอกสาร

รูปที่ 4 - หน้าจอคำสั่งซื้อ

ผู้ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ BOSS-Referent คือหน่วยงานรัฐบาลกลางและระดับภูมิภาค รัฐวิสาหกิจรวม บริษัทเชิงพาณิชย์ รวมถึงบริษัทโฮลดิ้งที่มีโครงสร้างสาขาขนาดใหญ่และองค์กรขนาดเล็ก

การจัดการเอกสารอัตโนมัติโดยใช้ BOSS-Referent นำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นสำหรับการตัดสินใจด้านการจัดการ วินัยในการปฏิบัติงานที่ดีขึ้น และส่งผลให้คุณภาพการจัดการโดยรวมเพิ่มขึ้น

งานการจัดการแก้ไขโดย EDMS BOSS-อ้างอิง:

จัดระเบียบงานที่มีประสิทธิภาพพร้อมสัญญา

ทำให้การไหลเวียนเอกสารภายในองค์กรไร้กระดาษมากที่สุด

ทำให้การไหลของเอกสารของหน่วยงานรัฐบาลกลางหรือระดับภูมิภาคเป็นแบบอัตโนมัติ

รับรองการควบคุมการปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้จัดการคุณภาพสูง

เพิ่มประสิทธิภาพของแอปพลิเคชันการประมวลผล

สร้างการจัดการเอกสารภายในระบบการจัดการคุณภาพ

ไม่น่าแปลกใจที่ตัวแทนของทั้งองค์กรการค้าและโครงสร้างภาครัฐมักจะป้อนคำค้นหา "ผู้ช่วยเจ้านาย" ในเครื่องมือค้นหา

การใช้งาน EDMS BOSS-Referent ให้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้:

การปรับปรุงคุณภาพการบริการสาธารณะ

การปรับปรุงวินัยในการปฏิบัติงาน เพิ่มความสามารถในการควบคุม

การเพิ่มความโปร่งใสและการเปิดกว้างของกิจกรรม

ลดต้นทุนในการสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานของรัฐ

การสร้างพื้นฐานสำหรับระบบข้อมูลที่ครอบคลุม เช่น "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" (การไหลของเอกสารระหว่างแผนก EARs หอจดหมายเหตุ พอร์ทัลบริการภาครัฐ)

ระยะเวลาคืนทุนของระบบมีตั้งแต่หกเดือนถึง 2 ปี

ข้อดีและข้อเสียของ EDMS BOSS-อ้างอิง

สิทธิประโยชน์สำหรับบริษัทการค้า:

เพิ่มการควบคุม;

ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทันที

เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของบริษัทในตลาด

ข้อดีของ BOSS-Referent EDMS นั้นพิจารณาจากความสามารถที่หลากหลายของแพลตฟอร์ม IBM Lotus สถาปัตยกรรมไฮเทค และประสบการณ์การใช้งานที่หลากหลาย สามารถเน้นข้อดีของโซลูชันต่อไปนี้เมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่ง:

ข้อดี:

การนำไปใช้อย่างรวดเร็วและเป็นอัตโนมัติอย่างรวดเร็วของกระบวนการประมวลผลเอกสาร

ง่ายสำหรับผู้ใช้ในการเรียนรู้พื้นฐานของการทำงานกับระบบเนื่องจากอินเทอร์เฟซนั้นสะดวกและใช้งานง่าย

ความสามารถสำหรับผู้ใช้ในการทำงานกับระบบอย่างเต็มที่ทั้งผ่านทางไคลเอ็นต์ Lotus และผ่านทางเว็บ

ความเป็นไปได้มากมายในการปรับระบบให้ตรงกับความต้องการขององค์กร รวมถึงโดยผู้เชี่ยวชาญของลูกค้า

ความสามารถในการสร้างพื้นที่ข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวอย่างแท้จริงในองค์กรที่มีโครงสร้างการกระจายทางภูมิศาสตร์

ลดการรับส่งข้อมูลเมื่อทำงานในสภาพแวดล้อมแบบกระจายโดยการนำหลักการ "เอกสารถูกส่งไปยังที่ที่จำเป็นสำหรับการทำงานเท่านั้น";

รับประกันความน่าเชื่อถือของระบบและความทนทานต่อข้อผิดพลาดตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์

ง่ายต่อการบำรุงรักษาระบบและความสามารถในการบริหารจัดการ EDMS ในทุกสาขาจากจุดเดียว

รับประกันความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสูง

หนึ่งใน ข้อเสนอที่ดีที่สุดในตลาดในแง่ของอัตราส่วนราคา/คุณภาพ

ประสิทธิภาพและประโยชน์ของระบบได้รับการยืนยันจากประสบการณ์การใช้งานที่ประสบความสำเร็จมากมาย

ข้อเสียรวมถึงการไม่มีการทำงานแบบออฟไลน์และอินเทอร์เฟซที่ล้าสมัยเล็กน้อย มีอคติต่อแพลตฟอร์มในส่วนของผู้ใช้ การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารไม่สะดวกอย่างยิ่งในเงื่อนไขการลาออกของพนักงานตามปกติ ขาดสิทธิ์การเข้าถึงแบบกลุ่ม ปัญหาในการเปิดตัวซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ การสนับสนุนด้านการรับประกันที่ไม่ดี