บันทึกบุคลากร การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC

การสร้างระบบการจัดการบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นจะต้องดำเนินการตามกฎหมายแรงงานอย่างเคร่งครัด อ่านเกี่ยวกับจุดเริ่มต้นในฐานะผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล และวิธีเรียกคืนบันทึกด้านทรัพยากรบุคคล

อ่านบทความของเรา:

เหตุใดบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลจึงมีความจำเป็น?

จะเริ่มสร้างระบบได้ที่ไหน การไหลของเอกสารบุคลากร - ปัญหาปัจจุบันสำหรับบริษัทที่สร้างขึ้นใหม่ แม้ว่าองค์กรต่างๆ จะไม่มีทางเลือกว่าจะเก็บบันทึกหรือไม่ แต่ก็ยังคงเป็นเครื่องมือที่สะดวกมากสำหรับการตรวจสอบบุคลากรในทุกขั้นตอนของการทำงาน กฎหมายจะรวมรูปแบบการทำงานและกำหนดมาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตามไม่เพียงแต่โดยลูกจ้างเท่านั้น แต่ยังรวมถึงนายจ้างด้วย

บันทึกบุคลากร ประการแรก ช่วยให้เข้าใจว่าใครทำงานในบริษัท กำหนดจำนวนบุคลากร และค่าใช้จ่ายค่าจ้างของบริษัท

นอกจากนี้ระบบยังให้คุณบันทึกความเคลื่อนไหวทั้งหมดในทีม ไม่ว่าจะเป็น:

• แผนกต้อนรับ;
• การเลิกจ้าง;
• วันหยุด;
• การเคลื่อนย้ายบุคลากร ฯลฯ

การบัญชีตามระยะเวลาการทำงานช่วยให้นายจ้างกำหนดจำนวนวันลาพักร้อนที่ลูกจ้างแต่ละคนมีสิทธิได้รับ การดูแลใบบันทึกเวลาช่วยให้คุณสามารถควบคุมการมีอยู่ของบุคลากรในที่ทำงานได้อย่างชัดเจนและคำนวณค่าจ้างได้อย่างแม่นยำ

การบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้นทีละขั้นตอน

การดำเนินการบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้นในทางปฏิบัติทำให้เกิดคำถามมากมาย ไม่เพียงแต่ในหมู่ผู้มาใหม่ด้าน HR เท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ด้วย ประการแรก ลำดับการปล่อยเอกสารทำให้เกิดข้อสงสัย

อ่านเพิ่มเติม:

เมื่อบริษัทได้จดทะเบียนและได้รับเอกสารประกอบครบถ้วนแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มจัดทำเอกสารด้านบุคลากร สิ่งแรกที่ต้องทำคือการเรียงลำดับการจัดพนักงานในอนาคตของนิติบุคคล และกำหนดความต้องการบุคลากรในครั้งแรกและในอนาคต โดยบริษัทจำเป็นต้องเผยแพร่

หากองค์กรวางแผนที่จะใช้เอกสารบุคลากรในรูปแบบที่ไม่รวมกัน จะต้องได้รับการอนุมัติตามคำสั่งที่เหมาะสมของผู้จัดการก่อน เป็นการดีที่จะเผยแพร่ข้อบังคับ “เปิด” นโยบายบุคลากรรัฐวิสาหกิจ" หรือ " " เอกสารดังกล่าวกำหนดกฎทั้งหมดสำหรับการเก็บรักษาบันทึกในองค์กรที่สร้างขึ้นใหม่ตามบรรทัดฐานทางกฎหมายในปัจจุบัน

หัวข้อของปัญหา

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจ่ายค่าทำงานในวันหยุดและวันหยุดอย่างปลอดภัย วิธีปฏิบัติตนระหว่างการตรวจสอบ GIT และเงื่อนไขใดที่ต้องยกเลิกอย่างเร่งด่วนจากสัญญาจ้างงานของพนักงานของคุณ

บันทึกบุคลากรสำหรับ LLC

การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลสำหรับ LLC ไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในปี 2018 สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลไม่ได้แตกต่างกันมากนักขึ้นอยู่กับ รูปแบบทางกฎหมายรัฐวิสาหกิจ กฎจะเหมือนกันในกรณีส่วนใหญ่

อย่างไรก็ตาม บริษัทส่วนใหญ่ยังคงเป็น LLC กิจกรรมของ LLC ให้อิสระในการดำเนินการมากกว่ากิจกรรมของเทศบาลหรือ สถาบันงบประมาณ- องค์กรภาครัฐมีความเป็นทางการมากขึ้นและการตัดสินใจส่วนใหญ่มาจากกระทรวงต่างๆ (เช่น การจัดบุคลากรในฝ่ายบริหารเขต)

ในขณะที่ LLC มีอิสระในการดำเนินการมากกว่าและมีข้อจำกัดน้อยกว่าในการเลือกสถานการณ์พฤติกรรม

เอกสารทรัพยากรบุคคล

พื้นฐานของบันทึกบุคลากรในองค์กรคือเอกสารบันทึกบุคลากร เอกสารทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภท:

• เอกสารหลักในบันทึกบุคลากร
• เอกสารหลักสำหรับบันทึกเวลาทำงานและค่าจ้าง
• วารสารเพื่อบันทึกความเคลื่อนไหวของเอกสารบุคลากร

อ่านเพิ่มเติม:

ทั้งกลุ่มแรกและกลุ่มที่สองมีแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติของตนเอง (มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 N 1 "ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและการจ่ายเงิน") ล่าสุด สิ่งเหล่านี้ไม่ได้บังคับสำหรับการใช้งานของนิติบุคคล หากจำเป็นบริษัทสามารถใช้เพื่อพัฒนาและอนุมัติแบบฟอร์มของตนเองที่สอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมาย ผู้ที่สะดวกใช้เอกสารแบบครบวงจรสามารถใช้งานได้ต่อไป

ปัจจุบันประเด็นเรื่องการรักษาเอกสารด้านบุคลากรถือเป็นประเด็นที่ค่อนข้างรุนแรง มีกฎหมายพิเศษในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งจำเป็นต้องเก็บรักษาบันทึกดังกล่าว

เรียนผู้อ่าน! บทความนี้พูดถึงวิธีแก้ปัญหาทั่วไป ปัญหาทางกฎหมายแต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล หากท่านต้องการทราบวิธีการ แก้ไขปัญหาของคุณได้อย่างตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและ 7 วันต่อสัปดาห์.

มันเร็วและ ฟรี!

นอกจากนี้การละเมิดสิ่งนี้อาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงได้

มีคุณสมบัติบางอย่างในการเก็บรักษาบันทึกดังกล่าวโดยขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ปัจจัยพื้นฐานประการหนึ่งก็คือความยุติธรรม สถานะทางกฎหมายองค์กรเฉพาะ

เช่น การเก็บรักษาบันทึกบุคลากรในบริษัทด้วย ความรับผิดจำกัดจะต้องดำเนินการตามเอกสารกำกับดูแลจำนวนหนึ่ง

นั่นคือเหตุผลที่ทางออกที่ดีที่สุดคือการจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการรักษาบันทึกดังกล่าว ซึ่งจะทำให้สามารถหลีกเลี่ยงการถูกปรับจากพนักงานตรวจแรงงานได้

ไฮไลท์

ในองค์กรประเภทใดก็ตาม ไม่ว่าจะมีพนักงานจำนวนเท่าใด จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเก็บรักษาบันทึกเกี่ยวกับบุคลากร นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบหลายประการในการดูแลรักษาดังกล่าว

ควรสังเกตว่าการบัญชีดังกล่าวมีคุณสมบัติหลายประการขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กรเอง และจะต้องกระทำโดยไตร่ตรองในการบัญชีนั้นด้วย

ตารางการทำงานเกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษา บันทึกการทำงานตามรายละเอียดปลีกย่อยและคุณลักษณะบางประการของขั้นตอน

มีคำสั่งซื้อที่แตกต่างกันมากมายที่ต้องดำเนินการอย่างเหมาะสมเมื่อดำเนินธุรกรรมบางอย่างภายในองค์กร

ขอย้ำอีกครั้งว่าควรจัดการกับสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้เท่านั้นที่สามารถหลีกเลี่ยงความยากลำบากและความยากลำบากมากมายได้

มันคืออะไร

บันทึกบุคลากร หมายถึง การจัดทำเอกสารขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการรับและการทำงานของพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างอย่างเป็นทางการ

ยิ่งไปกว่านั้น บันทึกดังกล่าวจะต้องถูกเก็บไว้ไม่เพียงแต่ในองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ประกอบการแต่ละรายด้วย

ในปัจจุบัน ประเด็นต่อไปนี้ควรสะท้อนให้เห็นอย่างเหมาะสมในบันทึกบุคลากร:

• เอกสารการรับ;
• การเคลื่อนย้ายพนักงานระหว่างตำแหน่งต่างๆ ภายในองค์กร
• การเลิกจ้าง;
• อื่น.

บันทึกดังกล่าวจะต้องถูกเก็บไว้บนพื้นฐานของเอกสารบุคลากรหลัก เช่นเดียวกับมาตรฐานแรงงานพิเศษ

หากต้องการเก็บบันทึกโดยไม่มีข้อผิดพลาด คุณจะต้องมีความรู้ที่กว้างขวางพอสมควร ประการแรกสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับความรู้ กฎหมายแรงงานตลอดจนรูปแบบของเอกสารบุคลากรต่างๆ และอื่นๆ

หากไม่มีประสบการณ์ประเภทนี้ก็จำเป็นต้อง บังคับจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

เนื่องจากการไม่สามารถรักษาเอกสารด้านบุคลากรอาจนำไปสู่การมีค่าปรับจำนวนมาก นี่เป็นเรื่องจริงอย่างยิ่ง

สิ่งเหล่านี้จะต้องสะท้อนถึงแง่มุมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการเลิกจ้าง มีการสร้างอัลกอริธึมบางอย่างเพื่อรวบรวมและบำรุงรักษาหนังสือดังกล่าว

มีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร?

บันทึกบุคลากรดังกล่าวได้รับการเก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่ค่อนข้างกว้างขวางได้

ปัญหาหลักที่สามารถแก้ไขได้ด้วยความช่วยเหลือของผู้ทรงคุณวุฒิ การทำงานของบุคลากรมีดังต่อไปนี้:

นอกเหนือจากงานหลักที่ฝ่ายบริการบุคลากรแก้ไขแล้ว ยังมีพื้นที่เพิ่มเติมอื่นๆ อีกจำนวนหนึ่งที่จะดำเนินการด้วย

พื้นที่เหล่านี้ในปัจจุบันมีดังต่อไปนี้:

ขณะเดียวกันก็มีงานต่างๆ แผนกทรัพยากรบุคคลอาจแตกต่างกันค่อนข้างมากขึ้นอยู่กับความแตกต่างและความเฉพาะขององค์กรเอง

นอกเหนือจากงานหลักที่เกี่ยวข้องกับการรักษาบันทึกบุคลากรแล้ว หน่วยนี้สามารถปฏิบัติตามคำแนะนำอื่น ๆ จากฝ่ายบริหารได้

ในแต่ละกรณี ทุกอย่างเป็นเรื่องส่วนตัวล้วนๆ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่ารายการสิทธิและความรับผิดชอบจะต้องรวมถึงงานที่ฝ่ายบริหารมอบหมายด้วย

มีข้อจำกัดหลายประการที่กำหนดในการดำเนินกิจกรรมประเภทนี้ คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้าอย่างแน่นอน ซึ่งจะช่วยป้องกันสถานการณ์ปัญหามากมายในอนาคต

เอกสารนี้ประกอบด้วยรายการต่างๆ มากมายที่ต้องเก็บการบัญชีไว้

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือกระบวนการนี้ไม่เพียงแต่หมายถึงการปฏิบัติตามบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารด้านกฎระเบียบอื่น ๆ อีกจำนวนหนึ่งด้วย ตัวอย่างเช่น กระบวนการลงทะเบียนสมุดงานได้รับการควบคุมโดย NAP ที่แยกต่างหาก

ในองค์กรส่วนใหญ่ งานหลักที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องแก้ไขคืองานที่ชัดเจน

โดยทั่วไป สิ่งนี้จำเป็นในกรณีที่พนักงานได้รับการว่าจ้างหรือไล่ออกจากงาน

NAP หลักภายในกรอบที่ต้องกรอกบันทึกแรงงานคือ รวมถึงทุกด้านของการเก็บบันทึก

ควรสังเกตว่ากฎหมายแรงงานเกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารที่ค่อนข้างเฉพาะเจาะจงจำนวนหนึ่ง

ประการแรก สิ่งนี้ใช้ได้ เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ อีกมากมาย

ควรสังเกตว่านอกเหนือจากการกรอกให้ถูกต้องแล้วยังต้องจัดเก็บเอกสารดังกล่าวเป็นระยะเวลาหนึ่ง กระบวนการนี้มีคุณสมบัติที่แตกต่างกันมากมาย

นอกจากนี้ความรู้ด้านกฎหมายแรงงานยังจำเป็นไม่เพียงแต่สำหรับบุคลากรของพนักงานเท่านั้น แต่ยังจำเป็นสำหรับพนักงานธรรมดาที่สมัครงานด้วย

เนื่องจากด้วยวิธีนี้ คุณจึงสามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามสิทธิ์ของคุณได้อย่างอิสระ

หากพลเมืองเชื่อว่าสิทธิของเขาถูกละเมิดในทางใดทางหนึ่ง เขาจะต้องหรือ การตรวจสอบแรงงาน- กฎหมายการจ้างงานมีความครอบคลุม และควรได้รับคำแนะนำทางกฎหมายหากจำเป็น

วิธีเก็บบันทึกบุคลากรใน LLC ตั้งแต่เริ่มต้นด้วยตัวคุณเอง

กระบวนการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรอย่างอิสระในบริษัทจำกัดมีความเกี่ยวข้องกับข้อมูลเฉพาะบางประการ

มีเพียงพอ จำนวนมากรายละเอียดปลีกย่อยต่าง ๆ ประเด็นเฉพาะที่สำคัญ

ยิ่งกว่านั้นหากไม่มีประสบการณ์ในการรักษาบันทึกดังกล่าวด้วยเหตุผลบางประการก็ควรหันไปหาผู้เชี่ยวชาญจะดีกว่า ตัวอย่างเช่นไม่อนุญาตให้ทำผิดพลาดเมื่อกรอกสมุดงาน

ดังนั้นการกรอกเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นด้านบุคลากรจึงเกี่ยวข้องกับข้อมูลเฉพาะบางประการด้วย

สถานการณ์ก็คล้ายกับ. เอกสารดังกล่าวจะต้องจัดทำขึ้นภายในกรอบของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

หากไม่มีโอกาสจ้างบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมด้วยเหตุผลบางประการ คุณจะต้องพิจารณาคำถามต่อไปนี้ก่อน:

• จะเริ่มต้นที่ไหน;
• คำแนะนำทีละขั้นตอน;
• เอกสาร;
• วารสารใดบ้างที่ใช้ในงานสำนักงาน
• ความแตกต่างสำหรับผู้ประกอบการแต่ละราย

จะเริ่มตรงไหน

บันทึกบุคลากรสามารถเก็บรักษาได้หลายวิธี ในขณะนี้ มีหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับขั้นตอนนี้

มีหลายตัวเลือกสำหรับประเภทนี้:

• การสร้าง การบริการบุคลากรจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
• โอนการจัดการบันทึกบุคลากรไปยังเลขานุการหรือนักบัญชี
• ความร่วมมือกับ

การเก็บบันทึกบุคลากรด้วยตนเองมักเป็นเรื่องยาก หากคุณวางแผนที่จะเก็บรักษาบันทึกบุคลากรด้วยตนเอง คุณควรเริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่างแน่นอน

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องกำหนดประเด็นสำคัญหลายประการสำหรับองค์กร:

• ควรจ้างพนักงานกี่คนและมีคุณสมบัติอะไรบ้าง
• มีการกำหนดข้อกำหนดบางประการสำหรับพนักงานประเภทต่างๆ
• วิธีดึงดูดพนักงานใหม่
• จะต้องเสียค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง?

หลังจากพิจารณาประเด็นข้างต้นทั้งหมดแล้ว จำเป็นต้องเริ่มทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนการบัญชี รวมถึงรายการเอกสารที่จำเป็นในกรณีนี้

หลังจะต้องได้รับความสนใจเป็นพิเศษ เนื่องจากการมีอยู่ของข้อผิดพลาดอาจทำให้เกิดช่วงเวลาที่ยากลำบากมากมาย

คำแนะนำทีละขั้นตอน

คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบการไหลของเอกสารให้สอดคล้องกัน เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้เป็นหลัก:

ท้องถิ่น กฎระเบียบ:

1. กฎสำหรับการรักษากฎระเบียบภายในองค์กร
2. บทบัญญัติพื้นฐานเกี่ยวกับแรงงาน
3. สำหรับพนักงานแต่ละประเภท
4. หลักเกณฑ์การคุ้มครองแรงงาน
5. อื่น.

• ตารางการรับพนักงานถูกจัดทำขึ้นสำหรับพนักงานแต่ละคนแยกกัน
• มีการวาดพนักงานขึ้น
• แบบฟอร์มมาตรฐานจัดทำขึ้นเพื่อสรุปกับพนักงาน
• บัตรพนักงานส่วนบุคคลออกตามแบบฟอร์มหมายเลข T2
• คำสั่งมาตรฐาน

ในความเป็นจริง บันทึกบุคลากรในองค์กรใดๆ จะขึ้นอยู่กับรายการเอกสารข้างต้น และไม่เพียงแต่ใน LLC เท่านั้น แต่ยังรวมถึงประเภทอื่นๆ ด้วย

นอกจากนี้ยังใช้กับผู้ประกอบการแต่ละรายด้วย ข้อกำหนดสำหรับสิ่งดังกล่าวไม่ได้จริงจังมากนัก แต่ก็มีการกำหนดไว้เช่นกัน

หากเป็นไปได้ คุณควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในกรณีนี้ เนื่องจากอาจนำไปสู่ปัญหาและคำถามที่สำคัญจากพนักงานตรวจแรงงานได้

งานเอกสาร

เอกสารทั้งหมดที่จำเป็นต้องจัดทำเพื่อบันทึกบุคลากรสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทตามประเภทการลงทะเบียน:

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือเอกสารประเภทที่สองอาจมีข้อกำหนดด้านเนื้อหา

วิดีโอ: วิธีลงทะเบียนพนักงาน

อีกครั้งมีความจำเป็นที่จะต้องดำเนินการตรวจสอบเบื้องต้นของเอกสารทางกฎหมายที่ควบคุมช่วงเวลานี้ วิธีนี้จะป้องกันการละเมิดและหลีกเลี่ยงปัญหาอื่นๆ

วารสารใดบ้างที่ใช้ในงานสำนักงาน?

ต้องใช้วารสารพิเศษในงานสำนักงาน

รายการมาตรฐานของสิ่งเหล่านี้จะรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• การบัญชีเอกสารขาเข้าและขาออก
• ข้อมูลที่ส่ง;
• การติดต่อสื่อสารเข้าและออก
• อื่น.

รายการวารสารทั้งหมดที่ใช้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสาขากิจกรรมขององค์กรตลอดจนปัจจัยอื่น ๆ อีกหลายประการ

คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้า สิ่งนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความยากลำบากและความยากลำบากมากมาย

ความแตกต่างสำหรับผู้ประกอบการแต่ละราย

บุคลากรขององค์กรใด ๆ ถือเป็นคุณค่าหลักและเป็นทรัพยากรหลัก ดังนั้นการจัดกระบวนการบัญชีบุคลากรที่มีความสามารถจึงเป็นองค์ประกอบสำคัญของงานซึ่งต้องใช้ความสามารถและความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลที่ได้รับการคัดเลือกอย่างเหมาะสมจะรับประกันว่าข้อผิดพลาดจะลดลงเหลือศูนย์และสิทธิ์ของทั้งทีมจะได้รับการคุ้มครอง อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรและข้อผิดพลาดหลักที่นายจ้างทำ

แนวคิดเรื่องบันทึกบุคลากร

การบัญชีบุคลากรเป็นกระบวนการและมาตรการที่ซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับกฎระเบียบ แรงงานสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง กลไกนี้จำเป็นต้องมีอยู่ในบริษัทใดก็ตาม โดยไม่คำนึงถึงขนาดพนักงานและรูปแบบทางกฎหมาย

โดยทั่วไป บันทึกบุคลากรประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้:

• การจัดทำไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน
• การคำนวณและการชำระเงินอื่น ๆ
• การรวบรวมและบันทึกชั่วโมงการทำงาน
• การลงทะเบียนใบลาป่วย ใบสมัคร และใบรับรอง ณ สถานที่ที่ร้องขอ
• การส่งรายงานเป็นระยะไปยังหน่วยงานด้านภาษี
• การร่างและติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การจัดทำคำสั่งบุคลากร
• การเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• การทำงานและการประเมินผลของพนักงาน
• การปฏิบัติตามกฎการไม่เผยแพร่ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานบริษัท

ตาม รหัสแรงงานในสหพันธรัฐรัสเซีย แต่ละองค์กรจะต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้:

• กำหนดการรับพนักงาน.
• บัตรประจำตัวพนักงาน.
• นักโทษและ ข้อตกลงเพิ่มเติมถึงพวกเขา
• ตารางวันหยุด
• ข้อบังคับเกี่ยวกับขั้นตอนการปกป้องและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (ส่วนบุคคล) ของพนักงาน
• คำสั่งและคำชี้แจงของพนักงาน (เกี่ยวกับการจัดหา ฯลฯ )
• กฎระเบียบด้านแรงงาน (ภายในองค์กร)
• บันทึกการทำงานของพนักงานทุกคน

การจัดระเบียบบันทึกบุคลากร

วิธีทั่วไปในการรักษาบันทึกบุคลากรในองค์กรคือ:

การสร้างแผนกทรัพยากรบุคคลหรือการจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล (HR manager)

ข้อได้เปรียบหลักของวิธีการจัดการบันทึกบุคลากรนี้คือความสามารถในการจัดระเบียบตามหลักการและข้อกำหนด ดังนั้นพนักงานจึงอยู่ในบริษัทโดยตรง

มอบหมายความรับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรให้กับเลขานุการหรือนักบัญชี

ในช่วงเวลาวิกฤตและความจำเป็นในการประหยัดเงิน สถานการณ์มักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานคนหนึ่งรวมหน้าที่ของเลขานุการ นักบัญชี ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและแม้แต่ทนายความ ตามกฎแล้วพนักงานดังกล่าวมีความเชี่ยวชาญในด้านหนึ่งและด้วยเหตุนี้จึงไม่มีความสามารถในด้านอื่นเลย

และนี่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดและความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นของฝ่ายบริหารของ บริษัท ซึ่งนำไปสู่ต้นทุนที่ไม่จำเป็น - เวลาและวัสดุ

การโอนหน้าที่ด้านทรัพยากรบุคคลไปยังบริษัทเอาท์ซอร์ส

งานองค์กรการจัดการบุคลากร การฝึกอบรม และการคัดเลือกได้รับการจัดการโดยบริษัทเอาท์ซอร์สบุคคลที่สามซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาของตน มีมากมาย พนักงานมืออาชีพและองค์กรต่างๆ ที่ได้สรุปไว้ด้วย ข้อตกลงในการให้บริการบัญชีบุคลากรที่เกี่ยวข้อง

แต่ละตัวเลือกข้างต้นมีข้อดีและข้อเสีย ฝ่ายบริหารขององค์กรจะตัดสินใจเก็บบันทึกบุคลากรอย่างไรและใครจะจัดการโดยตรง โดยคำนึงถึงจำนวนบุคลากร การหมุนเวียน และ นโยบายภายในประเทศ.

คุณสมบัติของการจัดการ

บางครั้งพนักงานจำเป็นต้องได้รับสำเนาใบบันทึกเวลาของตน ตามประมวลกฎหมายแรงงานนายจ้างมีหน้าที่ออกเอกสารดังกล่าว แต่ตามกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลสามารถออกสำเนาฉบับสมบูรณ์ได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมจากพนักงานทุกคนที่ลงทะเบียนที่นั่น ดังนั้นจึงมีการออกสารสกัดจากบัตรรายงานซึ่งให้เฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครเท่านั้น

ข้อผิดพลาดหลักที่นายจ้างและลูกจ้างฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำ

ในกระบวนการเก็บรักษาบันทึกบุคลากร อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นซึ่งจะนำไปสู่หน่วยงานตรวจสอบ ข้อผิดพลาดทั่วไปบันทึกบุคลากรคือ:

ข้อผิดพลาดเมื่อทำงานกับไฟล์ส่วนบุคคล

ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนจะถูกสร้างขึ้นตั้งแต่ช่วงเวลาที่เขาจ้างจนถึงการเลิกจ้าง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการจัดการเรื่องส่วนตัวคือ:

• ไม่มีเอกสารที่จำเป็นในไฟล์ส่วนบุคคล
• ลำดับของเอกสารถูกรบกวน
• ไม่มีไฟล์ส่วนบุคคล (ไม่มีเอกสาร);
• การกระทบยอดไม่ได้ดำเนินการทันเวลา
• กรอกแทนเอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคล
• กรณีรวมถึงเอกสารที่ไม่ควรเป็นส่วนหนึ่งของมัน
• พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการถ่ายโอนไฟล์ส่วนบุคคลไปยังบุคคลที่สามและองค์กร

การจัดรูปแบบไฟล์บุคลากรที่ถูกต้องช่วยให้เอกสารมีความปลอดภัยดีขึ้นและเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

ข้อผิดพลาดในการจัดทำสัญญาจ้างงาน

ข้อผิดพลาดที่นายจ้างทำในระหว่างกระบวนการมักจะนำไปสู่ผลกระทบร้ายแรงในกระบวนการแก้ไข ข้อพิพาทด้านแรงงาน- ข้อผิดพลาดทั่วไปในกรณีนี้คือ:

• สัญญาจ้างงานประกอบด้วยสำเนาหนึ่งชุด
• สัญญาจ้างงานไม่ได้จดทะเบียน ไม่มีวันจดทะเบียน
• ไม่มีการลงนามในสัญญาจ้างงาน
• ไม่ได้ลงทะเบียน ข้อมูลบังคับและ/หรือเงื่อนไข;
• ไม่มีสัญญาจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษรกับพนักงาน
  พนักงานไม่ได้รับสำเนาสัญญาจ้างงานหนึ่งฉบับเป็นการส่วนตัวหรือ
• ไม่มีเครื่องหมายใบเสร็จรับเงิน
• ไม่ได้กำหนดเงื่อนไขของสัญญา
• ไม่ได้ระบุเงื่อนไขการจ้างงาน (ถ้ามี)
• ไม่มีการระบุค่าเฉพาะ ค่าจ้างพนักงานไม่มีการกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินและสถานที่รับเงินเดือนชั่วโมงทำงานและระยะเวลาลา

ข้อผิดพลาดในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน

ที่นี่ ข้อผิดพลาดจำนวนมากเกี่ยวข้องกับขั้นตอนการกรอกสมุดงาน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด:

• ไม่ได้ออกใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับสมุดงานจากพนักงานบริษัท
• คำสั่งไม่ได้แต่งตั้งบุคคล รับผิดชอบเพื่อเก็บรักษา บันทึก ออก และจัดเก็บสมุดงาน
• ส่วนข้อมูลพนักงานจะไม่ได้รับการเสริมเมื่อพนักงานได้รับการศึกษาในระดับที่สูงขึ้น
• ลำดับหมายเลขของบันทึกไม่ถูกต้อง
• ไม่มีบันทึกการทำงานทั้งหมด (รวมถึงการแปล)
• ปฏิเสธที่จะออกบันทึกการทำงานให้กับนักเรียนที่รวมการทำงานและการเรียนเข้าด้วยกัน
• เมื่อออกสำเนาจะไม่ทำเครื่องหมาย "ซ้ำ"
• มีการแก้ไขที่ไม่ถูกต้องในส่วนข้อมูลงาน
• หนังสือบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและไม่ได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมหรือไม่มีหนังสือ
• ไม่ได้กรอกส่วนข้อมูลพนักงานเมื่อกรอกส่วนแทรก
• ลายเซ็นของพนักงานหายไปในส่วนข้อมูลพนักงาน
• ส่วนข้อมูลงานไม่มีชื่อเต็มของนายจ้าง
• พนักงานที่ถูกไล่ออกจะได้รับสมุดงานทางไปรษณีย์โดยไม่มีคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานเกี่ยวกับคำขอดังกล่าว

สมุดงานเป็นเอกสารหลักของพนักงานซึ่งสะท้อนถึงประสบการณ์การทำงานของเขาตลอดทั้งเล่ม กิจกรรมระดับมืออาชีพ- ดังนั้นจึงจำเป็นต้องลดการเกิดข้อผิดพลาดและการละเมิดที่อาจเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุดในระหว่างการลงทะเบียนและการบำรุงรักษา ของเอกสารนี้.

ข้อผิดพลาดแต่ละข้ออาจส่งผลเสียอย่างมากต่อการบริหารจัดการองค์กรและนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ร้ายแรง ดังนั้นจึงขอแนะนำให้มอบหมายหน้าที่การบัญชีบุคลากรให้กับผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถและมีความเชี่ยวชาญซึ่งมีความเชี่ยวชาญ กฎหมายปัจจุบันและข้อกำหนดของหน่วยงานตรวจสอบหรือบริษัทเอาท์ซอร์สมืออาชีพที่ไว้วางใจ

พนักงานทุกคนคาดหวังให้นายจ้างเคารพสิทธิของตน จ่ายค่าจ้างตรงเวลา และสมควรได้รับวันหยุดพักผ่อนที่สมควรได้รับ ผู้จัดการก็คาดหวังว่าพนักงานจะปฏิบัติหน้าที่ของตนอย่างเคร่งครัด นอกจากนี้เจ้าของธุรกิจใด ๆ จะต้องได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย ประเด็นทั้งหมดเหล่านี้ควบคุมโดยบันทึกบุคลากร การทำบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลใน LLC จะช่วยคุณจัดการความสัมพันธ์ทั้งหมดกับพนักงานของคุณ

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นวิธีการจัดการบุคลากรและการทำงานกับกระแสเอกสารขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ซึ่งอาจรวมถึงการเคลื่อนย้ายบุคลากร การตั้งถิ่นฐานกับลูกจ้าง และเวลาทำงาน

วิธีเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

ซึ่งแตกต่างจากผู้ประกอบการรายบุคคลการผลิตบุคลากรใน LLC เป็นองค์ประกอบบังคับแม้ว่าจะมีผู้เข้าร่วมเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ลงทะเบียนใน LLC โดยปฏิบัติหน้าที่ของนักบัญชีและ ผู้อำนวยการทั่วไป- สิ่งนี้อธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ก่อตั้งและ LLC เป็นหน่วยงานที่แตกต่างกันสองแห่ง ด้วยเหตุนี้ LLC จึงมีบทบาทเป็นนายจ้าง และผู้ก่อตั้งก็มีบทบาทเป็นพนักงาน

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นวิธีการจัดการบุคลากรและการทำงานกับกระแสเอกสารขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร

บันทึกบุคลากรสามารถเก็บรักษาได้ 3 วิธีหลัก:

1. รับหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

หากคุณไม่กลัวที่จะ “เริ่ม” กระบวนการ ก็ขอให้มีเวลาและองค์กรของคุณไม่ใหญ่มากนัก

2.จ้างเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่จะต้องคิดอย่างสร้างสรรค์ เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย และมีความอวดรู้

3. ไว้วางใจบริษัทเอาท์ซอร์สที่เชี่ยวชาญด้านการจัดการบันทึกบุคลากร

มีหลายโปรแกรมที่ออกแบบมาสำหรับบันทึกบุคลากร นี่คือระบบควบคุมอัตโนมัติ ( ระบบอัตโนมัติการบริหารงานบุคคล) ระบบอีอาร์พี(การวางแผนทรัพยากรองค์กร) การเก็บรักษาบันทึกบุคลากรในระบบคลาวด์ (SaaS) ถ้าเราพูดถึง ซอฟต์แวร์แล้วนี่คือ 1C

การบำรุงรักษาบันทึกบุคลากรอย่างอิสระ

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการรักษาการไหลของเอกสารบุคลากร:

1. มีความจำเป็นต้องกำหนดฐานข้อมูลและข้อบังคับที่จำเป็นในการดำเนินงานด้านบุคลากร

เอกสารส่วนใหญ่ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการบันทึกบุคลากรนั้นได้มาตรฐานโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน" ลงวันที่ 5 มกราคม 2547 เอกสารที่ไม่มีศีลมาตรฐานนั้นจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003

• กฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (อัปเดตทุก ๆ หกเดือน)
• คำแนะนำในการดูแลรักษาบันทึกการทำงาน (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 69 ลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546)
• คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการรักษาบันทึกแรงงาน" (ลงวันที่ 16 เมษายน 2546)

เอกสารที่จำเป็นในการลงทะเบียนพนักงานเป็นพนักงาน:

• หนังสือเดินทาง (การลงทะเบียนและการลงทะเบียน)
• SNILS (ใบรับรองการประกันบำนาญ)
• บัตรประจำตัวทหาร
• TIN (หมายเลขภาษีบุคคลธรรมดา)
• นโยบายทางการแพทย์
• ประกาศนียบัตรผู้เชี่ยวชาญ

ความสำคัญของเอกสารด้านบุคลากรอยู่ที่ข้อเท็จจริงที่ว่ามันช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อเท็จจริงที่สำคัญทางกฎหมายและควบคุมสิทธิและความรับผิดชอบของพนักงานและผู้จัดการได้อย่างชัดเจน

สามารถขยายชุดเอกสารสำหรับเก็บรักษาบันทึกบุคลากรได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะขององค์กร ผู้นำกำลังตัดสินใจ ปัญหาด้านบุคลากรอาจนำข้อบังคับท้องถิ่นมาใช้อย่างเป็นอิสระภายในขอบเขตอำนาจของตน หากไม่ขัดแย้งกับกฎหมาย

สามารถขยายชุดเอกสารสำหรับเก็บรักษาบันทึกบุคลากรได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะขององค์กร

2. ควรจัดทำเอกสารตามกฎหมายขององค์กร

กฎบัตรต้องระบุเงื่อนไขการจ้างกรรมการ เงื่อนไขการทำงานของกรรมการ จำนวนเงินเดือน ตลอดจนขั้นตอนการอนุมัติตารางงานให้ชัดเจน

3. คุณต้องลงทะเบียนผู้จัดการ

การลงทะเบียนของผู้จัดการเป็นคำสั่งบุคลากรชุดแรกที่สร้างขึ้นในองค์กร ระบุวันที่ผู้จัดการเริ่มปฏิบัติหน้าที่

4. มีความจำเป็นต้องรวบรวมรายการเอกสารบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการผลิตบุคลากรขององค์กร

ซึ่งรวมถึง:

• กฎระเบียบด้านแรงงานภายในขององค์กร
• โครงสร้างบุคลากร
• กำหนดการรับพนักงาน.
• กำหนดการวันหยุดของพนักงาน
• เอกสารที่กำหนดการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

รายการเอกสารที่จำเป็นก็ประกอบด้วย ข้อตกลงแรงงานสมุดงานและสมุดบันทึกความเคลื่อนไหว ตารางเวลาทำงาน บัตรประจำตัวพนักงาน คำสั่งพนักงาน และเหตุในการออก (ใบสมัคร รายงาน การกระทำ หมายเหตุ ฯลฯ) ทะเบียนการคำนวณและการจ่ายค่าจ้าง ,สลิปเงินเดือน,รายละเอียดงาน.

5. การจ้างพนักงาน

พนักงานในอนาคตแต่ละคนจะต้องมีชุดเอกสาร สิ่งที่เหลืออยู่คือการกรอกสมุดงาน บัตรส่วนตัว และจัดทำเอกสารบุคลากรอื่น ๆ (ในบัญชีเงินเดือน การบัญชีสำหรับวันหยุดพักผ่อน การลาป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ ลงนามข้อตกลงเกี่ยวกับการไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน)

ตามศิลปะ ประมวลกฎหมายแรงงาน 419 ของสหพันธรัฐรัสเซีย การไม่ปฏิบัติตาม กฎหมายแรงงานจะถูกปรับ 200,000 รูเบิล

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนและมีความรับผิดชอบมาก หลายสิ่งหลายอย่างขึ้นอยู่กับการไหลของเอกสารที่ถูกต้องและโปรแกรมบันทึกบุคลากรที่เลือก คุณสมบัติทางกฎหมายส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติตามสิทธิของคุณและสิทธิของพนักงาน เอกสารบุคลากรทั้งหมดมีผลผูกพันตามกฎหมายและสามารถนำไปใช้ในศาลได้

ในเรื่องใดก็ได้ ธุรกิจขนาดเล็กมีพนักงานซึ่งหมายความว่ามีความจำเป็นต้องเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรต่างๆ

ในบริษัทที่อยู่ในตลาดมาเป็นเวลานาน บันทึกด้านทรัพยากรบุคคลมักจะได้รับการยอมรับอย่างดี แต่ในองค์กรที่สร้างขึ้นใหม่ จำเป็นต้องสร้างทุกอย่างตั้งแต่เริ่มต้น

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกที่องค์กร?

ตามกฎแล้ว พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลมีส่วนร่วมในการจัดทำบันทึกบุคลากรและประมวลผลเอกสารทั้งหมด แต่หากองค์กรมีขนาดเล็ก งานนี้ก็สามารถมอบหมายให้พนักงานคนใดคนหนึ่งเป็น... โดยปกติแล้วนี่คือนักบัญชีหรือ

หากบริษัทมีพนักงานจำนวนมาก แผนกบุคคลจะถูกสร้างขึ้นซึ่งอาจมีผู้เชี่ยวชาญหลายคน จำเป็นสำหรับ พนักงานฝ่ายบุคคลถูกกำหนดไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน (แม้ว่านี่จะเป็นปัจจัยหลัก) แต่ยังขึ้นอยู่กับข้อมูลเฉพาะขององค์กรด้วย ดังนั้นในองค์กรที่มีการผลิตที่เป็นอันตราย เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะมีงานมากขึ้น

หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียนองค์กรแล้ว วิธีที่ง่ายที่สุดทำสิ่งนี้โดยใช้ บริการออนไลน์ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้ว และกำลังคิดหาวิธีทำให้การบัญชีและการรายงานง่ายขึ้นและทำให้เป็นอัตโนมัติ บริการออนไลน์ต่อไปนี้จะมาช่วยเหลือซึ่งจะเข้ามาแทนที่ นักบัญชีในบริษัทของคุณและประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและลงนาม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และถูกส่งออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ที่ใช้ระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและเครียด ลองแล้วคุณจะประหลาดใจมันง่ายแค่ไหน!

การรวบรวมกรอบกฎหมายและเอกสารกำกับดูแลที่จำเป็น

สิ่งแรกที่คุณต้องทำเมื่อสร้างโฟลว์เอกสาร HR ตั้งแต่เริ่มต้นคือตัดสินใจว่าควรมีเอกสารใดบ้าง มีเอกสารที่ทุกองค์กรต้องมี และมีเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำงานหรือกิจกรรมของบริษัทบางประเภทเท่านั้น

ยังไงก็ตามตัวคุณเอง เอกสารกำกับดูแลเพื่อควบคุมความพร้อมใช้งานของส่วนประกอบของเอกสารประกอบบุคลากร ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก เพื่อว่าหากจำเป็น ส่วนประกอบเหล่านั้นก็จะพร้อมอยู่เสมอ

คำสั่งซื้อในเรื่องส่วนตัวและ บุคลากร- คำสั่งบุคลากรรวมถึงคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายคนงาน: การเลิกจ้าง ฯลฯ คำสั่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับประสบการณ์การทำงานและเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

ถึง คำสั่งบุคลากรอื่นๆ ทั้งหมดได้แก่:

• วันหยุด;
• โบนัส;
• การเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การลงโทษทางวินัย ฯลฯ

อายุการเก็บรักษาคำสั่งซื้อเหล่านี้มีระยะเวลาตั้งแต่ 3 ถึง 5 ปี

ขอแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์แยกกันสองโฟลเดอร์สำหรับทั้งสองประเภทนี้

เอกสารบังคับถัดไปคือเอกสารที่สะท้อนให้เห็น ข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงาน- บัตรเหล่านี้สามารถจัดเก็บแยกกันหรือเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ส่วนตัวของพนักงานได้

เอกสารบังคับประการที่สามคือ ตามกฎหมายในปัจจุบัน ผู้ประกอบการแต่ละรายจะต้องจัดทำสมุดงานโดยไม่ต้องพูดถึงวิสาหกิจที่เป็นเจ้าของรูปแบบอื่น นายจ้างต้องออกสมุดงานภายในสามวันนับแต่วันที่จ้างลูกจ้าง

เนื่องจากสมุดงานจึงมีความจำเป็นจะต้องเก็บไว้ หนังสือเล่มนี้ถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปีเช่นกัน

เอกสารที่ต้องใช้ต่อไปคือ. จะต้องสรุปกับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างแต่ละคนโดยไม่คำนึงถึงระยะเวลา

หลังจากสร้างงานใหม่แล้ว จำเป็นต้องศึกษางานแต่ละงานเป็นพิเศษ ตามกฎแล้วเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ SOUT จะถูกเก็บไว้จนกว่าจะถูกแทนที่ด้วยเอกสารใหม่ทุกๆ 5 ปี

ถึง เอกสารบังคับอื่น ๆใช้:

นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่กฎหมายไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ แต่ถึงกระนั้นนายจ้างเกือบทุกคนก็มีเอกสารเหล่านี้นี่เป็นหนังสือเหตุผลสำหรับคำสั่ง

การรวบรวมและศึกษาเอกสารประกอบ

หลังจากที่ท่านได้ตัดสินใจในเรื่องทั่วไปแล้ว เอกสารบังคับคุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารที่เหลือ ในการดำเนินการนี้คุณต้องศึกษาเอกสารทางกฎหมายทั้งหมดที่ควบคุมกิจกรรมและ กระบวนการผลิตรัฐวิสาหกิจ

เอกสารอาจแตกต่างกันมากที่นี่ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานมีสิทธิ์ได้รับ PPE ก็จำเป็นต้องอนุมัติรายการและเงื่อนไขในการจัดหาให้กับประเภทของพนักงานตามคำสั่งหรือเอกสารการบริหารอื่น ๆ

หากสถานประกอบการมีคนซึ่งมีชั่วโมงทำงานไม่ปกติ ทำงานกลางคืน ทำงานในสถานที่อันตรายและ สภาพที่เป็นอันตรายจึงจำเป็นต้องจัดทำเอกสารสวัสดิการและค่าชดเชยที่ตนมีสิทธิได้รับ

จัดทำรายการเอกสาร

เมื่อรายการทั้งหมด เอกสารที่จำเป็นกำหนดแล้วคุณสามารถเริ่มจัดทำกฎระเบียบเกี่ยวกับการดำเนินการบันทึกบุคลากรได้

บทบัญญัตินี้แสดงรายการเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด ขั้นตอนการบำรุงรักษาและระยะเวลาการเก็บรักษา ข้อกำหนดนี้ไม่บังคับ แต่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของแผนกทรัพยากรบุคคลอย่างมาก

การขึ้นทะเบียนเข้ารับตำแหน่งผู้อำนวยการ

หากองค์กรถูกสร้างขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น บุคคลแรกที่ลงทะเบียนคือหัวหน้าขององค์กร

เขาคือผู้ที่ทำสัญญาจ้างงานกับพนักงานที่เหลือ หากตำแหน่งผู้อำนวยการเป็นแบบเลือกโดยการแข่งขัน ประธานขององค์กรที่ได้รับเลือกจะสรุปข้อตกลง หากองค์กรมีผู้ก่อตั้ง พวกเขาก็จะลงนามในข้อตกลง หากผู้จัดการเป็นผู้ก่อตั้งหรือผู้ก่อตั้งแต่เพียงผู้เดียวในเวลาเดียวกัน ผู้ประกอบการรายบุคคลจากนั้นเขาก็ลงนามในสัญญาจ้างงานทั้งลูกจ้างและนายจ้าง

อย่างไรก็ตาม การสรุปสัญญาจ้างงานและการออกคำสั่งจ้างงานถือเป็นขั้นตอนบังคับ

จัดทำกฎระเบียบท้องถิ่น

เพื่อกำหนดตำแหน่งและจำนวนตำแหน่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานขององค์กร โต๊ะพนักงาน- สำหรับเขาก็มี แบบฟอร์มรวมและถึงแม้จะไม่จำเป็นต้องใช้แต่ก็สะดวกมาก

หากต้องการคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมลงไปได้ ใน โต๊ะพนักงานมีการระบุตำแหน่งตำแหน่ง ปริมาณที่ต้องการหน่วยพนักงาน เงินเดือนหรือรูปแบบค่าตอบแทน และเบี้ยเลี้ยงที่จำเป็น ตำแหน่งทั้งหมดในตารางการรับพนักงานจะถูกระบุ โดยเริ่มจากตำแหน่งที่สำคัญที่สุดและลงท้ายด้วยเจ้าหน้าที่สนับสนุน

ใน กฎระเบียบด้านแรงงานก่อนอื่นให้ระบุตารางการทำงานขององค์กร (ถ้ามี) ตารางกะแล้วจึงอธิบายอย่างละเอียด เอกสารนี้อาจระบุข้อกำหนดสำหรับ รูปร่างและพฤติกรรมของพนักงาน จรรยาบรรณองค์กร เป็นต้น

การพัฒนาสัญญาจ้างตัวอย่างมาตรฐาน

สัญญาจ้างงานจะต้องมีข้อกำหนดพื้นฐานทั้งหมดที่ระบุไว้ในประมวลกฎหมายแรงงาน

ที่นี่ ใช้:

นอกเหนือจากข้อกำหนดเหล่านี้แล้ว นายจ้างสามารถเพิ่มข้อกำหนดอื่นใดในสัญญาจ้างงานที่ไม่ขัดต่อกฎหมายได้

จัดทำเอกสารทางบัญชี

สมุดบันทึกทั้งหมดก่อนใช้งาน จำเป็นต้องเตรียมตัว- กล่าวคือ นิตยสารแต่ละฉบับจะต้องมีหมายเลขและปิดผนึก แผ่นงานจะมีหมายเลขเรียงกันโดยเริ่มจากแผ่นแรกไปแผ่นสุดท้าย จากนั้นแผ่นทั้งหมดไม่รวมปกจะถูกเย็บด้วยด้ายและดึงสองหางลงบนกระดาษสุดท้าย พวกเขาถูกปิดผนึกด้วยกระดาษแผ่นหนึ่ง แต่ระบุจำนวนแผ่นและมีลายเซ็นของผู้จัดการหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาวารสาร

วารสารแต่ละฉบับระบุวันที่เริ่มต้นและต้องระบุชื่อองค์กร

การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน

บันทึกการทำงานเป็นหนึ่งในเอกสารบันทึกบุคลากรที่สำคัญที่สุดและอยู่ในแบบฟอร์ม การรายงานที่เข้มงวดดังนั้นทัศนคติต่อพวกเขาควรระมัดระวัง ต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยที่ล็อคด้วยกุญแจ

เพื่อรักษาสมุดงานจะมีการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบซึ่งกรอกและรับผิดชอบในการจัดเก็บ ความรับผิดชอบถูกกำหนดให้กับพนักงานตามคำสั่งขององค์กร

ทะเบียนพนักงาน

สำหรับพนักงานแต่ละคนจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับ:

• การต้อนรับจากพนักงาน
• การทำความคุ้นเคยกับพนักงานกับเอกสารกำกับดูแลในท้องถิ่น, กฎระเบียบเกี่ยวกับค่าตอบแทน, กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน, ข้อตกลงร่วมกันฯลฯ.;
• จัดทำสัญญาจ้างงานและลงนาม อย่าลืมจดบันทึกในสัญญาจ้างโดยระบุว่าพนักงานได้รับสำเนาหนึ่งร้อยสองฉบับ
• การออกคำสั่งจ้างงาน
• กรอกบัตร T-2 ส่วนตัวและสร้างไฟล์ส่วนตัว ประกอบด้วยเอกสารดังต่อไปนี้: การสมัครเข้าเรียน, สำเนาเอกสารส่วนตัว, สำเนาคำสั่งการรับเข้าเรียน, บัตรประจำตัว, เอกสารเกี่ยวกับการศึกษาและคุณวุฒิ, สัญญาจ้างงาน และเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ
• โอนไปยังแผนกบัญชีของเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานเพื่อคงค้าง

เพลย์ลิสต์วิดีโอต่อไปนี้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการบันทึกข้อมูล HR: