หน้าที่มาตรฐานของเลขานุการ ลักษณะงานและหน้าที่ของเลขานุการ ทำงานเป็นเลขานุการที่ไหน

รายละเอียดงาน
เลขานุการผู้จัดการ[ชื่อองค์กร องค์กร ฯลฯ]

ลักษณะงานนี้ได้รับการพัฒนาและอนุมัติตามบทบัญญัติแห่งประมวลกฎหมายแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซียและข้อบังคับอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับแรงงานสัมพันธ์ในสหพันธรัฐรัสเซีย

I. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการผู้จัดการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค

1.2. ผู้สำเร็จการศึกษาระดับอุดมศึกษาจะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการผู้จัดการ อาชีวศึกษาโดยไม่ต้องนำเสนอข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานพิเศษอย่างน้อย [value] ปี

1.3. การแต่งตั้งเป็นเลขานุการของผู้จัดการและการเลิกจ้างให้กระทำตามคำสั่งของหัวหน้าสถานประกอบการเมื่อยื่น [กรอกสิ่งที่จำเป็น]

1.4. เลขานุการต้องรู้:

มติ คำแนะนำ คำสั่ง เอกสารการควบคุมและกำกับดูแลอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร

ข้อบังคับ คำแนะนำ เอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ เกี่ยวกับการเก็บบันทึก

โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ

กฎบัตรขององค์กร

องค์กรของงานสำนักงาน

วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร

กิจการจดหมายเหตุ;

ตัวพิมพ์;

กฎการใช้อินเตอร์คอม

มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร

กฎการพิมพ์ จดหมายธุรกิจใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์

กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ

กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์

พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

กฎและข้อบังคับด้านการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

1.5. เลขานุการรายงานตรงต่อหัวหน้า [องค์กร หน่วยโครงสร้าง]

1.6. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ (ลาพักร้อน เจ็บป่วย ฯลฯ) หน้าที่ของเขาจะดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งตามขั้นตอนที่กำหนด ซึ่งได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสมที่ได้รับมอบหมาย

1.7. [ป้อนตามความเหมาะสม]

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการ:

2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ

2.2. ยอมรับจดหมายที่ได้รับเพื่อการพิจารณาของผู้จัดการ และส่งต่อตามการตัดสินใจ การแบ่งส่วนโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือจัดทำคำตอบ

2.3. ดำเนินงานในสำนักงานและดำเนินการ การดำเนินงานต่างๆโดยใช้ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีวัตถุประสงค์เพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลเมื่อเตรียมและตัดสินใจ

2.4. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ

2.5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ

2.6. ตรวจสอบการตรวจสอบและการส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม เพื่อให้มั่นใจว่าการแก้ไขมีคุณภาพสูง

2.7. จัดงาน การสนทนาทางโทรศัพท์ผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ ทำให้เขาสนใจข้อมูลที่ได้รับโดยทันที ช่องทางการสื่อสาร

2.8. ในนามของผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย

2.9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยผู้จัดการ (collection วัสดุที่จำเป็นแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

2.10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม

2.11. รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

2.12. จัดเตรียมให้ ที่ทำงานผู้จัดการด้วยวิธีเทคโนโลยีองค์กรที่จำเป็น เครื่องเขียน, สร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยต่อ งานที่มีประสิทธิภาพผู้นำ.

2.13. พิมพ์เอกสารทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของผู้จัดการหรือทางเข้า ข้อมูลปัจจุบันไปยังธนาคารข้อมูล

2.14. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

2.15. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

2.16. ดำเนินการมอบหมายงานอย่างเป็นทางการเป็นรายบุคคลของผู้จัดการ

2.17. [ป้อนตามความเหมาะสม]

ที่สาม สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

3.1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของตน

3.2. เสนอข้อเสนอการปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามคำแนะนำนี้เพื่อให้ฝ่ายบริหารพิจารณา

3.3. ตามความสามารถของคุณ แจ้งหัวหน้างานทันทีเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในการปฏิบัติหน้าที่ราชการของคุณ และจัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดข้อบกพร่องเหล่านั้น

3.4. ขอด้วยตนเองหรือในนามของการจัดการองค์กรจากแผนกโครงสร้างและผู้เชี่ยวชาญข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการ

3.5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน

3.6. [ป้อนตามความเหมาะสม]

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

4.1. สำหรับ การดำเนินการที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ภายในขอบเขตที่กำหนด กฎหมายแรงงานสหพันธรัฐรัสเซีย

4.2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.3. สำหรับการก่อให้เกิด ความเสียหายของวัสดุ- ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

รายละเอียดงานได้รับการพัฒนาตาม [ชื่อ หมายเลข และวันที่ของเอกสาร]

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

[ชื่อย่อ นามสกุล]

[ลายเซ็น]

[วัน เดือน ปี]

ตกลง:

หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย

[ชื่อย่อ นามสกุล]

[ลายเซ็น]

[วัน เดือน ปี]

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว:

[ชื่อย่อ นามสกุล]

[ลายเซ็น]

[วัน เดือน ปี]

เป็นส่วนสำคัญของคำแนะนำในการดำเนินการ กิจกรรมการทำงานสำหรับตำแหน่งงานที่กำหนด นอกเหนือจากรายการคำแนะนำบางประการที่ต้องปฏิบัติตามแล้ว เอกสารดังกล่าวยังประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับข้อกำหนด สิทธิ ขอบเขตความรับผิดชอบของเลขานุการ ตลอดจนบทบัญญัติด้านแรงงานทั่วไป ไม่ควรสันนิษฐานว่าตำแหน่งทางวิชาชีพนั้นเรียบง่ายและไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงความแตกต่างบางประการ

ความรับผิดชอบทั่วไป

ขั้นแรก คุณต้องเข้าใจว่าความรับผิดชอบในงานที่เป็นเอกภาพแบบคลาสสิกของเลขานุการคืออะไร โดยสรุปสามารถสรุปได้ว่าเป็นคำแนะนำบังคับต่อไปนี้:

ข้อกำหนดด้านความรู้

ความรับผิดชอบของพนักงานอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับความเชี่ยวชาญหลักของเขา อย่างไรก็ตาม ความรู้ในด้านต่อไปนี้สำหรับตำแหน่งนี้จะมีประโยชน์และมีประโยชน์มาก:

• พื้นฐานของกฎหมายแรงงานและการบริหาร
• มาตรฐานทั่วไปด้านจริยธรรมและมารยาททางธุรกิจ
• พื้นฐานของงานในสำนักงาน
• ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย
• กฎการทำงานกับคอมพิวเตอร์ ห้องรับรองและห้องเจรจา รวมถึงอุปกรณ์สำนักงาน
• การคุ้มครองแรงงาน
• ข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ

เหนือสิ่งอื่นใด เป็นไปไม่ได้ที่จะปฏิบัติหน้าที่เลขานุการอย่างถูกต้องหากไม่มีความรู้พื้นฐานภายในองค์กร ขั้นตอนทางธุรกิจ เอกสารกำกับดูแล และอื่นๆ อีกมากมาย

ความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้จัดการ

ความรับผิดชอบในงานเลขานุการของผู้จัดการไม่แตกต่างจากข้อกำหนดทั่วไปที่ระบุไว้ข้างต้นมากนัก เขายังรับและส่งจดหมายโต้ตอบ คัดลอกและเก็บเอกสาร ควบคุมการสื่อสารคำสั่งของผู้จัดการไปยังผู้รับผิดชอบ ดำเนินการ เอกสารที่จำเป็นช่วยให้มั่นใจในการซื้อสินค้าที่มีลำดับความสำคัญ เหนือสิ่งอื่นใด ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวจะต้องสามารถ:

ตามกฎแล้ว ความรับผิดชอบในงานของเลขานุการผู้จัดการสามารถดำเนินการโดยบุคคลที่มีการศึกษาระดับอาชีวศึกษาระดับสูงหรือมัธยมศึกษา ในกรณีหลังข้อได้เปรียบที่สำคัญคือการมีประสบการณ์การทำงานในวิชาชีพอย่างน้อย 2 ปี

สิทธิเลขาฯ

ต้องจำไว้ว่าไม่เพียงแต่ความรับผิดชอบในงานของเลขานุการจะกำหนดงานของเขาเท่านั้น แน่นอนว่าพนักงานยังมี สิทธิบางประการ- ดังนั้นสิ่งเหล่านี้รวมถึงโอกาสในการทำความคุ้นเคยกับโครงการงานและสิทธิ์ในการทำข้อเสนอที่มีเหตุผลภายในกรอบงานของคุณ คำแนะนำการบริการ- นอกจากนี้ เมื่อระบุข้อบกพร่องในความสามารถของเขา เลขานุการมีสิทธิ์ที่จะดึงความสนใจของผู้จัดการไปยังประเด็นเหล่านี้

ข้อกำหนดสำหรับกิจกรรมของเสมียน

ตามกฎแล้วความรับผิดชอบในงานของเลขานุการเสมียนแตกต่างจากที่อธิบายไว้ข้างต้นเล็กน้อย ในเวลาเดียวกัน ผู้ช่วยผู้จัดการจะต้องสนับสนุนกิจกรรมของผู้บังคับบัญชาเป็นอันดับแรก ในขณะที่เสมียนจะเน้นไปที่งานเอกสารเป็นส่วนใหญ่ ในคำแนะนำ กิจกรรมแรงงานจะต้องรวมประเด็นต่อไปนี้:

ข้อกำหนดสำหรับกิจกรรมของเลขานุการศาล

การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญกว่านั้น ได้แก่ ความรับผิดชอบงานของเลขานุการศาล ตามกฎแล้ว ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้เกี่ยวข้องโดยตรงในการดำเนินการและบันทึกการพิจารณาคดีของศาล นอกจากนี้ พวกเขาเตรียมจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และสามารถเรียกบุคคลที่เข้าร่วมการอภิปรายในศาลได้ คล้ายกัน งานที่ใช้งานอยู่สามารถทำได้โดยบุคคลที่มีทั้งการศึกษาระดับสูงและอุดมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์ โดยไม่มีประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้อง ตามกฎแล้วตำแหน่งนี้จะถูกเลือกโดยชายหนุ่มและหญิงสาวที่ต้องการได้รับประสบการณ์ในสาขาตุลาการและประกอบอาชีพด้านกฎหมายต่อไป

บางคนอาจคิดว่าตำแหน่งว่างดังกล่าวไม่จำเป็นต้องมีความรู้และทักษะพิเศษ ดังนั้นจึงเหมาะกับคนจำนวนมาก แต่ก็ไม่เป็นความจริงทั้งหมด เสมียนศาลทำอะไรอีก? ความรับผิดชอบในงานของเขา ได้แก่ :

• การปฏิบัติตามรัฐธรรมนูญ กฎหมายของรัฐบาลกลางและระเบียบและคำสั่งอื่นใด
• การปฏิบัติตามคำสั่งของผู้พิพากษาหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ
• การโต้ตอบกับพนักงานคนอื่น ๆ ในโครงสร้างตุลาการเพื่อแก้ไขปัญหาที่อยู่ในอำนาจของเลขานุการ

ข้อมูลทั่วไป

ความรับผิดชอบในงานของเสมียน ผู้ช่วยผู้จัดการ และพนักงานศาลได้รับการควบคุม เอกสารพิเศษเรียกว่ารายละเอียดงาน จำเป็นต้องมีการแสดงตนใน บริษัท ใด ๆ เนื่องจากเป็นไปตามรายการกฎที่ระบุซึ่งพนักงานเข้าใจว่าการกระทำใดที่เขาต้องปฏิบัติและสิ่งที่เขาต้องไม่ทำ เอกสารดังกล่าวได้รับการพัฒนาและรวบรวมโดยการมีส่วนร่วมของทีมผู้บริหารและใน บังคับมีส่วนย่อยเช่นข้อกำหนดทั่วไป สิทธิและภาระผูกพัน พื้นที่รับผิดชอบ ความสัมพันธ์ของพนักงานภายในบริษัท ตลอดจนการใช้งานที่จำเป็น

เลขานุการเรียกว่าผู้ช่วยที่ซื่อสัตย์และมือขวาของเจ้านายและด้วยเหตุผลที่ดีเพราะหน้าที่ของเลขานุการผู้จัดการรวมถึงการดูแลให้มีการจัดการที่มีประสิทธิภาพและ กิจกรรมการบริหาร- เลขานุการของผู้จัดการมีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและดำเนินการเอกสารและเอกสารทางธุรกิจ ช่วยหัวหน้าในการดำเนินธุรกิจ และแก้ไขปัญหาต่างๆ ขององค์กร

ตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการยังถือได้ว่าเป็นตำแหน่งตัวแทนเนื่องจากเขาเป็นหน้าตาของบริษัท - เขาพบปะแขกรับสายและจดหมาย งานประเภทนี้ต้องใช้ความใจเย็น ทักษะในการสื่อสาร และการจัดระเบียบที่ดี ด้วยเหตุนี้อาชีพเลขานุการจึงสามารถรับประกันโอกาสที่ดีได้ - ในอนาคตผู้เชี่ยวชาญสามารถเป็นผู้จัดการสำนักงานและจากนั้นก็เป็นหนึ่งในกรรมการหรือผู้จัดการระดับสูง

ตำแหน่งเลขานุการผู้บริหารเป็นสิ่งจำเป็นในเกือบทุกบริษัทที่มีสำนักงานสำหรับลูกค้าและผู้เยี่ยมชม มันอาจจะเป็นเช่นนั้น วิสาหกิจขนาดใหญ่และองค์กรธุรกิจขนาดเล็ก

ประวัติความเป็นมาของอาชีพ

เมื่อเวลาผ่านไปอำนาจของเลขานุการได้ขยายออกไปอย่างมากและในปัจจุบันพวกเขาสามารถทำหน้าที่ได้หลากหลาย ดังนั้นจึงมีความต้องการผู้เชี่ยวชาญที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านซึ่งเป็นผลมาจากอาชีพเลขานุการ - ผู้ช่วยเสมียนเลขานุการนักแปลและผู้จัดการสำนักงาน

ความรับผิดชอบของเลขานุการ

ความรับผิดชอบงานของเลขานุการผู้ช่วย ได้แก่ :

• การรับผู้เยี่ยมชม;
• รับสายโทรศัพท์;
• การเก็บบันทึก;
• การวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ
• การจัดประชุม
• การสั่งซื้อตั๋วและการจองโรงแรมให้กับผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การสั่งซื้อเครื่องเขียนสำหรับสำนักงาน
• ตอบสนองคำขอของผู้จัดการ

บางครั้งหน้าที่ของเลขานุการผู้จัดการก็มีการโต้ตอบเป็นภาษาอังกฤษด้วย

ข้อกำหนดสำหรับเลขานุการ

ข้อกำหนดสำหรับผู้ช่วยเลขานุการ ได้แก่ :

• การศึกษาระดับมัธยมศึกษาหรืออุดมศึกษา
• การเป็นเจ้าของพีซี
• ความรู้พื้นฐานงานสำนักงาน
• ความรู้ ภาษาอังกฤษ(บางครั้ง).

นอกจากนี้ ตำแหน่งเลขานุการยังต้องมีทักษะดังต่อไปนี้:

• ความตรงต่อเวลา;
• ความสามารถในการดูดี (เรียบร้อย);
• องค์กร.

ตัวอย่างเรซูเม่เลขานุการ

ตัวอย่างเรซูเม่

จะเป็นเลขาได้อย่างไร

จะเป็นเลขาได้อย่างไร? ใครๆ ก็สามารถมีสิ่งนี้ได้ อุดมศึกษาผู้สำเร็จการศึกษาหลักสูตรผู้ช่วยเลขานุการหรือได้รับการฝึกอบรมโดยตรงในงาน ตามกฎแล้ว นายจ้างไม่ได้กำหนดข้อกำหนดพิเศษเกี่ยวกับความเชี่ยวชาญพิเศษที่ได้รับของผู้สมัคร แต่มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติที่จำเป็น คุณสมบัติส่วนบุคคลและสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ในระดับที่เหมาะสม

เงินเดือนเลขา

เงินเดือนของเลขานุการอาจแตกต่างกัน - ตั้งแต่ 15 ถึง 45,000 รูเบิล รายได้ขึ้นอยู่กับหน้าที่ของพนักงานและภูมิภาคที่เขาทำงาน เงินเดือนเฉลี่ยผู้ช่วยเลขานุการคือ 30,000 รูเบิล

กลับไปที่ความรับผิดชอบของผู้จัดการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:

— ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ

— รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำไปยังหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ

— รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของผู้จัดการ

— คำตอบของ โทรศัพท์บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ

— ในนามของผู้จัดการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ

— ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, วาระการประชุม, การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

— ตรวจสอบการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม

— จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ

— จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

— ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัยและส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

— จัดทริปธุรกิจให้กับผู้จัดการ: สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ, จองโรงแรม

— ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาโดยตรง

เลขานุการมีสิทธิ:

— รับข้อมูล รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ เท่าที่จำเป็นในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย

— ยื่นข้อเสนอต่อฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานและผลงานของบริษัท

— ขอด้วยตนเองหรือในนามของผู้จัดการจากแผนกขององค์กรและข้อมูลผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ และเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของเขา

— ต้องมีการจัดการเพื่อสร้าง สภาวะปกติเพื่อดำเนินการ หน้าที่อย่างเป็นทางการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมของบริษัท

— ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

— สำหรับการไม่ปฏิบัติตามและ/หรือปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อก่อนเวลาอันสมควร

— สำหรับการไม่ปฏิบัติตาม คำแนะนำในปัจจุบันคำสั่งและคำแนะนำในการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ

— สำหรับการละเมิดกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน วินัยแรงงานกฎระเบียบด้านความปลอดภัยและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

ความรับผิดชอบของผู้อำนวยการ
อดีตผู้อำนวยการ
การควบคุมภายนอก
การจัดการการดำเนินงาน
ระบบควบคุม

กลับ | - ขึ้น

©2009-2018 ศูนย์การจัดการทางการเงิน สงวนลิขสิทธิ์. การเผยแพร่วัสดุ
ได้รับอนุญาตโดยมีข้อบ่งชี้บังคับของลิงก์ไปยังเว็บไซต์

สิ่งที่เลขานุการต้องรู้และสามารถทำได้มีระบุไว้ในคำอธิบายคุณสมบัติ

ลักษณะคุณสมบัติ- นี้ เอกสารเชิงบรรทัดฐานการกำหนดสิ่งที่พนักงานคนใดคนหนึ่งควรทำในงานของเขา สิ่งที่เขาควรรู้และสามารถทำได้ และระดับการฝึกอบรมของเขาควรเป็นอย่างไร

ความรับผิดชอบในงาน (เลขานุการต้องสามารถ)ปฏิบัติหน้าที่ทางเทคนิคเพื่อสนับสนุนและรักษางานของหัวหน้าองค์กร (หรือแผนก) ช่วยวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการจากแผนกหรือนักแสดง และโทรหาพนักงานตามคำแนะนำของเขา จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ รับและส่งข้อความทางโทรศัพท์ บันทึกข้อความที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหาไปยังความสนใจของผู้จัดการ จัดทริปและการเดินทางเพื่อธุรกิจให้กับผู้จัดการ ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลา สถานที่ และวาระการประชุม ลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุม จัดหาเครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์องค์กร ให้กับสถานที่ทำงานของผู้จัดการ และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอินเตอร์คอม พิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วตามคำสั่งของผู้จัดการ ดำเนินงานด้านเอกสารรับจดหมายที่ส่งถึงผู้จัดการจัดระบบตามขั้นตอนที่นำมาใช้ในองค์กรและโอนหลังจากพิจารณาแล้วไปยังหัวหน้าแผนกหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเพื่อเตรียมการตอบกลับ . ให้บริการข้อมูลแก่ผู้จัดการและพนักงาน (วาจา สารคดี เรียบเรียงบทวิจารณ์สื่อมวลชน จัดทำสำเนาบทความที่น่าสนใจ) ตรวจสอบกำหนดเวลาในการทำตามคำแนะนำของผู้จัดการเกี่ยวกับการสมัครส่วนตัวจากพลเมือง จัดระเบียบการต้อนรับผู้เยี่ยมชมในขณะที่แสดงไหวพริบและความสนใจต่อพวกเขาอำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงานโดยทันทีจัดทำไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่ได้รับอนุมัติมั่นใจในความปลอดภัยและส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด . สร้างและใช้ฐานข้อมูล (รวมถึงข้อมูลอินเทอร์เน็ต)

เลขานุการต้องรู้:กิจกรรมของบริษัท ความรับผิดชอบและความสามารถของพนักงาน กฎระเบียบและคำแนะนำสำหรับ สนับสนุนเอกสาร- ตัวพิมพ์; ทำงานบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โปรแกรมแก้ไขคอมพิวเตอร์สมัยใหม่ (Word, Excel ฯลฯ ) กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน ลำดับการจัดเรียงวัสดุระหว่างการพิมพ์ เอกสารต่างๆ- กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์สำนักงาน (เครื่องแฟกซ์, mini-PBX, เครื่องถ่ายเอกสาร, เครื่องบันทึกเสียง, เครื่องบันทึกเทป) กฎการใช้อินเตอร์คอม มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน พื้นฐาน องค์กรทางวิทยาศาสตร์งานเลขานุการ จิตวิทยามนุษย์และกฎแห่งการสื่อสารที่มีประสิทธิผล มารยาทในสำนักงาน- กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย ภาษาต่างประเทศของลูกค้าและคู่ค้า รหัสแรงงานรฟ.

สำหรับการพัฒนาและข้อกำหนด ลักษณะคุณสมบัติรายละเอียดของงานได้รับการพัฒนาในสถานประกอบการ (บริษัท)

รายละเอียดของงานเป็นเอกสารหลักขององค์กรและกฎหมายที่ควบคุมกิจกรรมของเลขานุการ การกำหนดสิทธิ ตำแหน่งในองค์กร และลักษณะของงานของเขา เลขานุการอาศัยเอกสารนี้ในความสัมพันธ์ของเขากับพนักงาน สิ่งที่เขียนไว้ในลักษณะงานก็เกิดคำถามขึ้นว่าให้สิทธิ์อะไรในนั้นนั่นคือสิ่งที่เลขาฯ มี

รายละเอียดงานเลขานุการเป็นเอกสารส่วนบุคคล เนื่องจากตำแหน่งเลขานุการมีหลายระดับ ในองค์กรขนาดเล็ก (หรือบริษัท) จะมีเลขานุการเพียงคนเดียว (เลขานุการอ้างอิง) ในองค์กรขนาดใหญ่ ผู้จัดการและเจ้าหน้าที่อาจมีเลขานุการในแต่ละหน่วยโครงสร้าง มีเลขานุการของคณะกรรมการ เลขานุการด้านวิทยาศาสตร์ของสภาวิทยาศาสตร์ ฯลฯ เลขานุการแต่ละคนจะมีขอบเขตความรับผิดชอบและสิทธิของตนเองโดยพิจารณาจากปริมาณและข้อมูลเฉพาะของกิจกรรมขององค์กร ข้อกำหนดของผู้จัดการและความไว้วางใจที่เขามีต่อเลขานุการ การรวมกันต่างๆความคิดสร้างสรรค์ ตรรกะ และ ประเภททางเทคนิคทำงาน ในเวลาเดียวกัน มีชุดมาตรฐานการดำเนินการจัดการสำหรับบริการเอกสารและไม่ใช่เอกสารที่ดำเนินการโดยเลขานุการทุกคน นอกจากนี้ลักษณะเฉพาะและความซับซ้อนในการกำหนดลักษณะงานของเลขานุการนั้นเกิดจากความเก่งกาจของกิจกรรมของเขา ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะพูดถึงมาตรฐานเดียวสำหรับลักษณะงานของเลขานุการ (เลขานุการอ้างอิง)

อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับลักษณะงานใดๆ ก็ตาม จะต้องเป็นไปตามนั้น ข้อกำหนดทั่วไป- ประการแรกมีโครงสร้างข้อความที่เป็นหนึ่งเดียวที่กำหนดไว้แล้ว ได้แก่ ส่วนต่างๆ:

1) บทบัญญัติทั่วไป

2) ฟังก์ชั่น;

3) ความรับผิดชอบในงาน;

5) ความรับผิดชอบ;

6) ความสัมพันธ์;

7) การเชื่อมต่อตามตำแหน่ง

อาจมีการเพิ่มส่วน “การประเมินผลงาน” และในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ส่วน “องค์กรการทำงาน (กิจวัตรประจำวัน)” ก็ปรากฏขึ้นมากขึ้น

บทที่ " บทบัญญัติทั่วไป» มีชื่อตำแหน่งที่แน่นอนตามตารางอัตรากำลัง ตำแหน่งในระบบการจัดการ ได้แก่ ชื่อหน่วยงานโครงสร้างและผู้ใต้บังคับบัญชา ขั้นตอนการแต่งตั้งและเลิกจ้าง และขั้นตอนการเปลี่ยนตำแหน่ง ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน เลขานุการจะมีผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาแบบคู่ - โดยตรงกับหัวหน้างานและหัวหน้าฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน เลขานุการได้รับการแต่งตั้งและเลิกจ้างตามคำสั่งของหัวหน้า (ใน องค์กรขนาดใหญ่- ตามคำแนะนำของหัวหน้าฝ่ายบริการสถานศึกษาก่อนวัยเรียน)

ส่วนนี้ยังระบุข้อกำหนดสำหรับ การฝึกอบรมสายอาชีพและประสบการณ์การทำงาน วันนี้ทัศนคติต่อเลขานุการและข้อกำหนดสำหรับเขาเปลี่ยนไปอย่างมาก บริษัทกำลังมองหาเลขานุการที่มีวุฒิการศึกษาสูงกว่าหรือค่าเฉลี่ย การศึกษาพิเศษผู้รู้ภาษาต่างประเทศและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้คล่อง เลขานุการและต่างประเทศไม่จำเป็นต้องรู้ภาษาต่างประเทศเพียงภาษาเดียว แต่เป็นภาษาต่างประเทศสองภาษาขึ้นไปมากขึ้น เนื่องจากบริษัทต่างๆ มีการติดต่อกับหลายราย พันธมิตรต่างประเทศและเลขาก็สื่อสารกับพวกเขา นอกจากนี้ยังมีคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารหลักด้านกฎหมาย กฎระเบียบ เชิงบรรทัดฐาน ระเบียบวิธี องค์กร และการบริหารที่เป็นแนวทางในการทำงานของเลขานุการ

ส่วน "หน้าที่" แสดงรายการกิจกรรมหลักของเลขานุการ (ผู้ช่วยเลขานุการ) เช่น: การสนับสนุนข้อมูลและเอกสารสำหรับผู้จัดการ การสนับสนุนองค์กรสำหรับงานของผู้จัดการ การมีส่วนร่วมในการจัดทำนิทรรศการและการนำเสนอ ฯลฯ

ส่วน “ความรับผิดชอบของงาน” แสดงรายการงาน การปฏิบัติงาน และเทคโนโลยีทุกประเภทที่ใช้ในการนำไปปฏิบัติ โดยจะแสดงรายการงานที่ดำเนินการโดยเลขานุการตามลำดับตรรกะ งานทุกประเภทแบ่งออกเป็นการดำเนินการที่ระบุถึงเทคโนโลยีในการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชัน "การสนับสนุนข้อมูลและเอกสาร" แบ่งออกเป็นสองส่วน: เอกสารประกอบและการทำงานกับเอกสาร ในทางกลับกันการจัดทำเอกสารรวมถึงการจัดทำจดหมาย (จดหมายเชิญ จดหมายเตือนความจำ ฯลฯ) โทรเลข ฯลฯ ตามคำแนะนำของผู้จัดการโครงการ พิมพ์เอกสารผู้จัดการบนคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารเมื่อนำเสนอต่อผู้จัดการเพื่อลงนาม (วีซ่า ความพร้อมใช้งานและความถูกต้องของรายละเอียดตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ฯลฯ ) การทำและรับรองสำเนาเอกสาร ฯลฯ การทำงานกับเอกสารรวมถึงการรับเอกสารขาเข้า (ระบุชั่วโมงเช่นเวลา 09 และ 16 ชั่วโมง) การรับแฟกซ์และอีเมล (ระหว่างวัน) การประมวลผลหลักเอกสารที่ได้รับตามข้อกำหนดของคำแนะนำการจัดการสำนักงาน การตรวจสอบเอกสารเบื้องต้น (หากมอบหมายให้เลขานุการ) การลงทะเบียนเอกสารตามกฎที่กำหนดในองค์กร รายงานเอกสารต่อผู้จัดการ ฯลฯ

ส่วน "สิทธิ" อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด เขาเน้นย้ำถึงตำแหน่งของเลขานุการในระบบการจัดการ ความสำคัญ และตำแหน่งในองค์กร อำนาจที่ผู้จัดการมอบหมายให้กับเลขานุการและระดับความเป็นอิสระของเขานั้นสามารถมองเห็นได้ด้วยสิทธิ ส่วนนี้ช่วยให้เลขานุการมีเวลาของผู้จัดการในการแก้ปัญหางานเชิงกลยุทธ์และยุทธวิธีขั้นพื้นฐาน

ส่วนนี้ของคำอธิบายงานจะให้อำนาจแก่เลขานุการ (ผู้อ้างอิงเลขานุการ) มากกว่าหรือน้อยกว่าและกำหนดระดับความสามารถของเขา

ส่วน "ความรับผิดชอบ" ได้รับการจัดทำขึ้นตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด

ส่วน "ความสัมพันธ์ (การเชื่อมต่อตามตำแหน่ง)" ก็มีความสำคัญมากเช่นกันในการจัดระเบียบการทำงานของพนักงานในฝ่ายการจัดการและประการแรกเกิดจากการดำเนินการอย่างแข็งขัน ระบบอัตโนมัติซึ่งต้องมีการระบุโดยละเอียดว่าข้อมูลใด ในรูปแบบใด ข้อมูลนั้นถูกส่งถึงใคร และมาจากใคร

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ส่วน “การประเมินผลงาน” มักปรากฏในคำอธิบายลักษณะงาน โดยปกติจะระบุเกณฑ์ความตรงต่อเวลาของงานและคุณภาพของงาน เช่น การไม่มีข้อร้องเรียน การกล่าวอ้าง และการวิพากษ์วิจารณ์ ไม่มีข้อผิดพลาดในเอกสาร การปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร ฯลฯ

ตามกฎแล้วรายละเอียดของงานจะลงท้ายด้วยการระบุขั้นตอนในการแก้ไข เงื่อนไขในการแก้ไขลักษณะงานอาจมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรส่งผลให้มีการกระจายความรับผิดชอบของพนักงานใหม่, การเปลี่ยนแปลงประเภทงานที่ดำเนินการโดยเลขานุการ, การแนะนำ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์- แต่บ่อยครั้งมากที่พวกเขาระบุระยะเวลาในการแก้ไขบังคับหรืออนุมัติคำแนะนำอีกครั้ง (3 ปีหรือ 5 ปี)

ส่วนเสริมคือ “องค์กรการทำงาน” แต่เมื่อเร็วๆ นี้ได้รับความนิยมอย่างมากและกำลังแพร่หลายมากขึ้น เป็นกิจวัตรประจำวันโดยประมาณสำหรับงานเลขานุการ มันอาจจะมีลักษณะเช่นนี้

ครึ่งแรกของวันทำการ:

1) มาทำงานก่อนผู้จัดการ 10 นาที เพื่อตรวจสอบสภาพของสถานที่ทำงาน (ของคุณและผู้จัดการ) จัดระเบียบตัวเอง จัดทำหรือชี้แจงแผนสำหรับวันที่จะมาถึง

2) เลือกตามแผน เอกสารที่จำเป็นและกิจการ;

3) รับจดหมาย ทำความคุ้นเคยกับเนื้อหา จัดเตรียมเอกสารที่ต้องได้รับการตัดสินใจจากผู้จัดการเป็นลำดับความสำคัญ

4) โอนโทรเลข แฟกซ์ด่วน และข้อความโทรศัพท์ไปยังผู้จัดการทันที

5) สำหรับเอกสารที่เหลือ เตรียมตัวเลือกสำหรับคำตอบหรือวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ แจกจ่ายให้กับผู้ดำเนินการ

6) ดูบทวิจารณ์ รายงาน คำเชิญที่ได้รับ ฯลฯ

ง.; บันทึกวันที่และเวลาของกิจกรรมทั้งหมดในไดอารี่ปฏิทินของคุณ

7) เก็บเอกสารที่จำเป็นสำหรับข้อมูลปัจจุบันและงานอ้างอิง

8) รายงานต่อผู้จัดการเกี่ยวกับจดหมายที่ได้รับ

9) ร่วมกับผู้จัดการชี้แจงเนื้อหาของเหตุการณ์ที่วางแผนไว้สำหรับวันปัจจุบัน

10) ถ่ายทอดคำแนะนำของผู้จัดการไปยังผู้บริหารที่เกี่ยวข้องทางโทรศัพท์และด้วยตนเองและเตือนพวกเขาถึงกำหนดเวลาสิ้นสุดในการดำเนินการเอกสาร

ครึ่งหลังของวัน:

1) การรวบรวมและจัดทำเอกสารดำเนินการเพื่อการลงนาม

2) รายงานต่อผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารที่ดำเนินการนำเอกสารที่ประมวลผลโดยเขาจากผู้จัดการ

3) ดำเนินการและส่งเอกสารขาออก

4) กำหนดการกิจกรรมสำหรับวันถัดไป

ตลอดทั้งวันทำการจะมีการดำเนินการดังต่อไปนี้:

ก) ทำงานร่วมกับผู้เยี่ยมชม การสนทนาทางโทรศัพท์

b) การยื่นเอกสารที่ดำเนินการเป็นไฟล์

c) ทำงานบนคอมพิวเตอร์

d) จัดการสำเนาเอกสารตามคำแนะนำของผู้จัดการ

สิ้นสุดวันทำการ:

1) ทบทวนไดอารี่ของคุณและแจ้งแผนกที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับความจำเป็นในการเตรียมตัวสำหรับกิจกรรมบางอย่าง

2) หากผู้จัดการยังคงทำงานหลังจากสิ้นสุดวันทำงานจำเป็นต้องให้ข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดแก่เขา

3) จัดสถานที่ทำงานของคุณให้เป็นระเบียบ นำเอกสารออก ล็อคตู้นิรภัยและตู้เก็บเอกสารทั้งหมด ปิดอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และอุปกรณ์ทางเทคนิคจากเครือข่าย

รายละเอียดงานคือ ส่วนสำคัญชุดเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดระเบียบการทำงานของเครื่องมือการบริหาร

คำแนะนำ.จัดระเบียบวันทำงานของคุณเพื่อให้คุณทำทุกอย่างได้สำเร็จและเป็นประโยชน์กับทุกคน อุทิศตัวเองให้กับงานของคุณ แต่อย่าลืมว่ามีปัญหาอยู่นอกเหนือความสามารถของคุณ ดังนั้นจงทำเฉพาะสิ่งที่คุณต้องทำเท่านั้น

เพื่อสรุป:ควรสังเกตอีกครั้งว่าลักษณะงานเลขานุการเป็นเอกสารส่วนบุคคลเนื่องจากตำแหน่งเลขานุการมีหลายระดับ เลขานุการแต่ละคน ขึ้นอยู่กับปริมาณและข้อมูลเฉพาะของกิจกรรมขององค์กร ข้อกำหนดของผู้จัดการและความไว้วางใจของเขาในเลขานุการ พัฒนาขอบเขตความรับผิดชอบและสิทธิ์ของตนเอง การผสมผสานระหว่างประเภทงานที่สร้างสรรค์ ตรรกะ และทางเทคนิคที่หลากหลาย

หัวหน้าวิศวกรขององค์กรมักจะถือเป็นมือขวาของผู้อำนวยการ และรองฝ่ายพาณิชย์จะอยู่ทางซ้าย แต่เมื่อเลขานุการไม่อยู่ ผู้อำนวยการก็ไม่มีมือเลย

แนวคิดของเลขาและวาไรตี้
แนวคิดของ “เลขาธิการ”ค่อนข้างกว้าง แปลจากภาษาละตินคำว่า "เลขานุการ" แปลว่า "คนสนิท"

โดยปกติแล้วความสัมพันธ์ระหว่างเลขากับผู้จัดการจะค่อนข้างน่าไว้วางใจและควรจะเป็นเช่นนั้นเพราะว่า ผูกพันตามอำนาจของทางการ

แนวคิดเรื่องเลขานุการในปัจจุบันค่อนข้างซับซ้อนและมีหลายระดับ ฉันจะยกตัวอย่างบางส่วน:
เลขาธิการฝ่ายเทคนิค– ทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์ อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล) ใช้อินเทอร์เน็ต ดำเนินการตามคำสั่งจากผู้จัดการและพนักงาน โทรบริษัทและสถาบันในนามของผู้จัดการ รับและส่งข้อความผ่านการสื่อสาร
เลขานุการแผนกต้อนรับ– รับจดหมายและแฟกซ์ขาเข้า, ข้อความทาง อีเมลรับสายโทรศัพท์ ส่งต่อไปยังแผนกหรือพนักงานเฉพาะ และทักทายผู้มาเยี่ยมชม
เลขานุการสำนักงาน– รับและวิเคราะห์จดหมาย ปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ พิมพ์เอกสาร ดูแลรักษาเอกสาร
ผู้ช่วยเลขานุการ- ไม่เพียงแต่เลขานุการเท่านั้น แต่ยังเป็นผู้เชี่ยวชาญที่คุ้นเคยกับกิจกรรมของบริษัทด้วย ซึ่งในบางกรณีสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ ผู้ช่วยเลขานุการจัดทำรายงานส่งผู้จัดการและตรวจค้น เอกสารที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการ วางแผนวันทำงานของผู้จัดการ แก้ไขปัญหาด้านการบริหารภายในความสามารถของเขา
ผู้จัดการสำนักงาน– รับประกันการทำงานของทั้งสำนักงาน: เตรียมเอกสารสำหรับการนำเสนอ รับรองว่าจะไม่หยุดชะงัก บริการขนส่งการสื่อสารที่ชัดเจนทำให้มั่นใจในการใช้งานอุปกรณ์สำนักงานและความพร้อมของเครื่องเขียน ผู้จัดการสำนักงานเป็นผู้รับผิดชอบ รูปร่างสำนักงานในสถาบันขนาดเล็กสามารถปฏิบัติหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลไปพร้อมๆ กันได้
ในขนาดเล็ก องค์กรการค้าเลขานุการไม่ว่าจะเรียกว่าอะไรก็ตาม มีความโดดเด่นตรงที่พวกเขาต้องทำงานสากล
อาชีพเลขาอาจจะใกล้เคียงกับอาชีพนักแสดงมากที่สุด ความเฉพาะเจาะจงและความซับซ้อนของงานเลขานุการเกิดจากการที่เขาอยู่ในสายตาเสมอ โดยเป็นศูนย์กลางของการสื่อสารกับฝ่ายบริหาร เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า รอยยิ้ม น้ำเสียงที่ไพเราะ ท่าทางที่เรียบร้อย ท่าทางที่มั่นใจ และไมตรีจิต จะสร้างบรรยากาศที่พิเศษในสำนักงานโดยไม่คำนึงถึงอารมณ์

รายละเอียดงานของเลขานุการ

ฉันอนุมัติแล้ว
ผู้จัดการทั่วไป
นามสกุล ไอ.โอ. -
"________"_____________ ____ ช.

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
1.2. เลขานุการบริษัทได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้ออกจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. เลขานุการรายงานตรง ผู้อำนวยการทั่วไป/หัวหน้าหน่วยโครงสร้างของบริษัท
1.4. ในระหว่างที่เลขานุการไม่อยู่ สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปยังบุคคลอื่น เป็นทางการตามประกาศในคำสั่งองค์กร
1.5. บุคคลที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ: การศึกษา - สูงกว่า, การศึกษาเฉพาะทางระดับสูงหรือมัธยมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์, ประสบการณ์ในงานที่คล้ายกันอย่างน้อยหกเดือน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์) โปรแกรมไมโครซอฟต์สำนักงาน (Word, Excel)
1.6. เลขานุการได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
— กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย;
— กฎบัตรบริษัท, กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน, อื่นๆ กฎระเบียบบริษัท;
— คำสั่งและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้.

2. ความรับผิดชอบงานของเลขานุการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2.2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
2.3. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
2.4. รับสายโทรศัพท์ บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ
2.5. ในนามของผู้จัดการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ
2.6. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.7. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
2.8. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
2.9. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
2.10. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
2.11. จัดทริปธุรกิจให้กับผู้จัดการ: สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ จองโรงแรม
2.12.

ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของเลขานุการ

เลขานุการมีสิทธิ:
3.1. รับข้อมูล รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ ตามขอบเขตที่จำเป็นในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย
3.2. ยื่นข้อเสนอต่อฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานของคุณและงานของบริษัท
3.3. ขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้จัดการจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เพื่อปฏิบัติหน้าที่ราชการของเขา
3.4. กำหนดให้ฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นอันเป็นผลมาจากกิจกรรมของบริษัท
3.5. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:
4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่ และ/หรือ ปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และระเบียบปฏิบัติในปัจจุบันเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน วินัยแรงงาน ความปลอดภัย และกฎความปลอดภัยจากอัคคีภัย

หากหลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณไม่ได้รับคำตอบที่ชัดเจน ให้ขอความช่วยเหลืออย่างรวดเร็ว

แต่ละองค์กรดำเนินกิจกรรมของตนบนพื้นฐานของกฎระเบียบท้องถิ่นซึ่งจัดทำขึ้นตามมาตรฐาน กฎหมายปัจจุบัน- และเนื่องจากแต่ละบริษัทเป็นองค์กรที่แยกจากกัน บริษัทจึงต้องทำงานอย่างกลมกลืน

เอกสารสำคัญประการหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญระดับองค์กรคือลักษณะงาน นี่เป็นเอกสารที่ระบุความรับผิดชอบในหน้าที่ของพนักงานในทิศทางหรือสาขาวิชาเฉพาะ จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับพนักงานอย่างละเอียดไม่เพียงแต่เกี่ยวกับความรับผิดชอบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิทธิ อำนาจ และหน้าที่ของพวกเขาด้วย

ลักษณะงานคือ เอกสารท้องถิ่นซึ่งระบุถึงสิทธิและความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งและหน้าที่งานที่ทำ
เอกสารนี้ได้รับการพัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลร่วมกับทนายความ คำแนะนำดังกล่าวได้รับการอนุมัติจากนายจ้างหรือผู้จัดการที่ได้รับการว่าจ้างหากเขามีอำนาจดังกล่าว

นายจ้างมีหน้าที่ต้องทำให้ผู้สมัครคุ้นเคยกับลักษณะงานก่อนลงนาม สัญญาจ้างงาน- หากไม่ปฏิบัติตามนายจ้างจะไม่สามารถนำลูกจ้างมารับโทษทางวินัยหากไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการได้

เอกสารจะต้องอธิบายรายละเอียดความรับผิดชอบงานของเลขานุการโดยขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของงาน ยิ่งความรับผิดชอบเหล่านี้มีรายละเอียดมากขึ้นเท่าใด ก็จะยิ่งแก้ไขข้อขัดแย้งระหว่างการพิจารณาคดีและการพิจารณาคดีระหว่างลูกจ้างและนายจ้างได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

ทำไมคุณถึงต้องมีรายละเอียดงาน?

เมื่อทำการคอมไพล์ ของเอกสารนี้ผู้รับผิดชอบจะต้องพึ่งพาบรรทัดฐานของระดับรัฐบาลกลาง ภูมิภาค และท้องถิ่นในปัจจุบัน หัวหน้าองค์กรซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการการไหลของเอกสารที่ถูกต้องจะต้องตรวจสอบการปฏิบัติตามนี้ นอกจากนี้ผู้จัดการฝ่ายบุคคลยังต้องตระหนักถึงการปฏิบัติตามคำแนะนำตามกฎหมายปัจจุบันด้วย

มันถูกรวบรวมสำหรับกลุ่มที่มีตำแหน่งที่เหมือนกันหรือสำหรับตำแหน่งเฉพาะของแต่ละบุคคล พนักงานจะต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารพร้อมลายเซ็น จะต้องดำเนินการนี้เมื่อสมัครงาน หากไม่ได้ร่างขึ้นอย่างถูกต้องพนักงานและผู้จัดการก็จะขัดแย้งกันอย่างแน่นอนและ สถานการณ์ความขัดแย้งเกี่ยวกับการแบ่งงานและหน้าที่ของพนักงาน

เมื่อร่างคำอธิบายลักษณะงานอย่างถูกต้อง ฝ่ายบริหารจะต้องบรรลุเป้าหมายเฉพาะและแก้ไขงานต่อไปนี้:

• แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำงานระหว่างพนักงานในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันอย่างถูกต้อง มีความจำเป็นต้องประสานการกระทำของตนอย่างชัดเจนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ที่สุด
• การปรับปรุง บรรยากาศทางจิตวิทยาเป็นทีมปรับปรุงสิ่งแวดล้อม มีความจำเป็นต้องลดโอกาสที่จะเกิดความขัดแย้งให้มากที่สุด
• แบ่งแยกสิทธิและความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญระดับเดียวกันให้ชัดเจน ระบุอำนาจเฉพาะ และกำหนดความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญแต่ละรายให้ชัดเจน หากจำเป็น คุณสามารถแยกมุ่งเน้นไปที่การลงโทษทางวินัยที่สามารถนำไปใช้กับผู้เชี่ยวชาญในรูปแบบของความรับผิดสำหรับการละเลยหน้าที่ของพวกเขา
• เพื่อบรรเทาทุกข์ด้านจิตใจและงานแก่พนักงานที่ถูกบังคับให้รวมหลายตำแหน่ง การขนถ่ายเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ
• สร้างระบบแรงจูงใจและแรงจูงใจทางจิตวิทยาและการเงิน
• กระจายความรับผิดชอบระหว่างผู้จัดการอย่างถูกต้อง

ด้วยความช่วยเหลือของคำอธิบายงาน การจัดการองค์กรจะใช้ทุกแง่มุมของการโต้ตอบระหว่างเครื่องมือการจัดการและบุคลากร แต่เป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะบรรลุผลสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้นคุณต้องเลือกและแต่งตั้งผู้ที่จะรับผิดชอบในการร่างรายละเอียดงานให้ถูกต้อง

ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและจำนวนบุคลากรที่ได้รับการว่าจ้างแล้ว คำแนะนำมาตรฐานรวบรวมไว้เป็นกลุ่มที่มีตำแหน่งเหมือนกัน หากจำเป็น สามารถปรับตำแหน่งเฉพาะได้ หากบริษัทมีขนาดเล็ก มีคนเพียง 25-50 คน เอกสารจะจัดทำแยกกันในแต่ละตำแหน่ง ผู้รับผิดชอบคือพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล

กฎพื้นฐานสำหรับการเขียนรายละเอียดงานสำหรับเลขานุการ

สำหรับตำแหน่งเช่นเลขานุการ (อาจเป็นได้หลายระดับ เริ่มตั้งแต่เลขานุการหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง จนถึงเลขานุการหัวหน้าฝ่ายถือครองหรือข้อกังวล) ไม่มีการพัฒนา แบบฟอร์มรวมรายละเอียดงาน ดังนั้นแต่ละองค์กรมีสิทธิ์เลือกวิธีการจัดทำเอกสาร

เมื่อจัดทำเอกสารพนักงานที่รับผิดชอบต้องจำไว้ว่าจำเป็นต้องคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของกิจกรรมด้วย องค์กรเฉพาะ- ที่บริษัทต่างๆ ทิศทางที่แตกต่างกันเลขานุการสามารถปฏิบัติหน้าที่และความรับผิดชอบต่างๆ ได้ สิ่งนี้จะต้องนำมาพิจารณาเมื่อรวบรวม

คุณสามารถพึ่งพาเทมเพลตที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป รายละเอียดงานแต่ละรายการจะต้องมีข้อกำหนดดังต่อไปนี้:

หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มส่วนเพิ่มเติมลงในลักษณะงานของเลขานุการได้:

• "สภาพการทำงาน" ที่นี่คุณสามารถอ้างอิงถึงกฎระเบียบภายในเพื่อกำหนดเวลาทำงานของเลขานุการ หากมีความจำเป็นต้องร่วมเดินทางไปกับผู้จัดการเพื่อทำธุรกิจ ความแตกต่างนี้สามารถสะท้อนให้เห็นได้ที่นี่
• "สิทธิในการลงนาม" เลขานุการอาจลงนามในเอกสารตามอำนาจของตนได้

รายละเอียดงานที่จัดทำโดยพนักงานที่รับผิดชอบของแผนกทรัพยากรบุคคลจะต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติกับเจ้านาย การบริการบุคลากร- นอกจากนี้เลขานุการเองจะต้องทำความคุ้นเคยกับการลงนามด้วย

จัดทำรายละเอียดงานสำหรับเลขานุการ

เอกสารถูกจัดทำขึ้นเป็นสำเนาเดียว เลขานุการลงนามเองหลังจากอ่านและศึกษาอย่างละเอียดแล้ว หากองค์กรมีเลขานุการหลายคนในพนักงาน คุณสามารถพิมพ์สำเนาได้หลายชุด โดยทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมสำหรับแต่ละบุคคล ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของผู้จัดการที่ "แนบ" เลขานุการอยู่

หากเลขานุการต้องการสำเนาเพิ่มเติมเพื่อใช้งานส่วนตัว เขาก็สามารถจัดทำสำเนาลักษณะงานที่เขาลงนามไว้แล้วได้ ก็ไม่ห้าม!

หากต้องการจัดทำเอกสารอย่างถูกต้องคุณต้องปฏิบัติตามกฎบางประการ โดยเฉพาะควรมี "ส่วนหัว" อยู่ที่มุมขวาบน นี่คือสถานที่สำหรับการอนุมัติคำแนะนำของหัวหน้าทั้งองค์กร ที่นี่คุณต้องกรอกสองสามบรรทัด:

• ต้องมีคำว่ายืนยัน
• จากนั้นระบุตำแหน่งของผู้จัดการ ตัวอย่างเช่น “CEO” หรือ “ผู้อำนวยการ”;
• ชื่อเต็มของผู้จัดการ
• ลายเซ็นของผู้จัดการ

จากนั้นตรงกลางแผ่นงานคุณจะต้องระบุชื่อของเอกสาร นี่คือ "ลักษณะงานของเลขานุการ" หลังจากนี้ประเด็นหลักทั้งหมดจะถูกเขียนลง

ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นส่วนที่คำแนะนำของเลขานุการควรประกอบด้วย กำหนดไว้ตามข้อบังคับของการปฏิบัติหน้าที่ ตัวอย่างเช่นความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานของเลขานุการหัวหน้าแผนกอาจค่อนข้าง "แคบกว่า" มากกว่าความรับผิดชอบของผู้ช่วยหัวหน้าทั้งองค์กร

หลังจากร่างคำแนะนำแล้วจะต้องตกลงกับพนักงานที่รับผิดชอบสำนักเลขาธิการ นี่อาจเป็นหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง หากไม่มีบุคคลดังกล่าวอยู่ในพนักงานก็ให้หัวหน้าฝ่ายบริการบุคคลหรือพนักงานคนอื่นที่รับผิดชอบรวมถึงการประสานงานดังกล่าวด้วย

มีเครื่องหมายอนุมัติอยู่ท้ายเอกสาร คุณต้องกรอกสองสามบรรทัด:

• อย่าลืมระบุคำว่า "ตกลง";
• ตำแหน่งเป็นความรับผิดชอบของบุคคล
• ชื่อย่อของบริษัท
• ชื่อเต็มของพนักงานคนนี้
• วันที่ตามปฏิทินเพื่อขออนุมัติ
• ลายเซ็นของบุคคลที่อนุมัติคำแนะนำ

หลังจากนั้นคุณจะต้องมอบเอกสารให้เลขาฯ ตรวจสอบเอง คุณต้องกรอกสองสามบรรทัดด้วย:

• จำเป็นต้องระบุวลี “ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว”;
• ตำแหน่งเลขานุการตามที่ระบุไว้ใน โต๊ะพนักงาน;
• ชื่อย่อของบริษัท
• ชื่อเต็มของพนักงานคนนี้
• รายละเอียดหนังสือเดินทาง หากจำเป็นคุณสามารถทำสำเนาหน้าหนังสือเดินทางที่ระบุข้อมูลส่วนบุคคลของเลขานุการได้ แนบสำเนาตามคำแนะนำเพื่อยืนยันข้อมูลที่ระบุ
• วันที่ตามปฏิทินเพื่อขออนุมัติ
• ลายเซ็นของพนักงานซึ่งยืนยันว่าเขาได้อ่านรายละเอียดงานแล้ว

คุณไม่ควร “ปัด” เอกสารโดยไม่ได้อ่านอย่างละเอียด การทำความคุ้นเคยอย่างระมัดระวังเป็นการรับประกันว่าเขาจะปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างถูกต้องและจะไม่ทำงานให้กับพนักงานคนอื่น หากเลขาฯ เบี่ยงเบนไปจากเขา หน้าที่รับผิดชอบหรือไม่ปฏิบัติตามก็จะต้องรับผิดชอบ

ในทางตรงกันข้ามหากเขาต้องรับผิดชอบต่อการกล่าวหาว่าไม่ปฏิบัติตามเขาสามารถอ้างถึงคำสั่งและท้าทายคำสั่งของฝ่ายจัดการเพื่อแต่งตั้งได้ตลอดเวลา การลงโทษทางวินัย- ซึ่งจะช่วยในการยื่นเรื่องร้องเรียนต่อพนักงานตรวจแรงงานหรือในการยื่นคำร้องต่อศาลด้วย ดังนั้นคุณต้องระวัง!

ความรับผิดชอบงานของเลขานุการ

องค์กรใดต้องการเลขานุการ ดังนั้นลักษณะงานของพนักงานดังกล่าวจะเป็นประโยชน์กับทุกบริษัท เลขานุการสามารถเป็นได้ทั้งหัวหน้าขององค์กรหรือหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง ความรับผิดชอบงานของเลขานุการขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

หน้าที่ของเลขานุการ ได้แก่ :

• การรับและเรียงลำดับจดหมายที่ได้รับสำหรับเจ้านาย
• ดำเนินงานสำนักงานภายในกิจกรรมของแผนกหรือหน่วยโครงสร้าง
• การรับข้อความส่วนตัวจากพนักงานเพื่อลงนามนายจ้าง
• การเตรียมเอกสารและวัสดุที่เจ้านายต้องใช้ในการทำงาน
• ทำงานกับคอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร และอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ
• การบำรุงรักษาไฟล์การควบคุมและการลงทะเบียน
• การพิมพ์เอกสารที่เจ้านายต้องใช้ในการทำงาน
• ปฏิบัติงานจัดเตรียมการประชุม สมัยต่างๆ และการประชุมอื่นๆ
• การเตรียมและการพิมพ์เอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุมดังกล่าว
• การจัดองค์กรต้อนรับผู้มาเยือน
• ดูแลรักษาทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก
• การสื่อสารทางโทรศัพท์อย่างสุภาพ
• หน้าที่อื่น ๆ ที่ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของแผนกหรือหน่วยโครงสร้าง

รายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้า

เลขานุการผู้จัดการก็มีรายละเอียดงานด้วย หน้าที่ของเลขานุการผู้จัดการ ได้แก่ :

• ดำเนินงานเกี่ยวกับการจัด การสนับสนุนด้านเทคนิคกิจกรรมของผู้นำ
• รับและจัดเรียงจดหมายทั้งหมดที่ส่งถึงผู้จัดการ
• หากมีความจำเป็น ให้จัดเรียงจดหมายโต้ตอบทั้งหมดเป็นหน่วยโครงสร้างและจัดการจัดส่งจดหมายโต้ตอบนี้ไปยังหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง
• การจัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ
• การรับและบันทึกข้อมูลขาเข้าในระหว่างที่ผู้จัดการไม่อยู่
• การทำงานกับอุปกรณ์สำนักงาน
• การจัดประชุม การสัมมนา และการประชุมต่างๆ
• จัดเตรียมและพิมพ์เอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุม
• ปฏิบัติตามคำแนะนำส่วนบุคคลจากผู้จัดการ

ดาวน์โหลด

คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างลักษณะงานของเลขานุการในรูปแบบ .doc

เลขานุการเป็นสิ่งที่องค์กรต้องการ ดังนั้น ลักษณะงานของเลขานุการจึงจะเป็นประโยชน์กับทุกบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องระบุความรับผิดชอบงานของเลขานุการให้ชัดเจนซึ่งไม่ได้จำกัดแค่การรับสายและยิ้มหวานเท่านั้น เราขอเสนอตัวอย่างลักษณะงานสำหรับเลขานุการผู้จัดการ-ผู้อำนวยการทั่วไป หัวหน้าแผนก ผู้อำนวยการสาขา ฯลฯ

รายละเอียดงานของเลขานุการ

ฉันอนุมัติแล้ว
ผู้จัดการทั่วไป
นามสกุล ไอ.โอ. -
"________"_____________ ____ ช.

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
1.2. เลขานุการบริษัทได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้ออกจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป / หัวหน้าหน่วยโครงสร้างของบริษัท
1.4. ในระหว่างที่เลขานุการไม่อยู่ สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่นตามประกาศในคำสั่งขององค์กร
1.5. บุคคลที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ: การศึกษา - สูงกว่า, ความเชี่ยวชาญระดับสูงหรือมัธยมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์, ประสบการณ์ในงานที่คล้ายกันอย่างน้อยหกเดือน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์), Microsoft โปรแกรมสำนักงาน (Word, Excel)
1.6. เลขานุการได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
- กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
- กฎบัตรของบริษัท ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน และข้อบังคับอื่นๆ ของบริษัท
- คำสั่งและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้.

2. ความรับผิดชอบงานของเลขานุการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2.2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
2.3. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
2.4. รับสายโทรศัพท์ บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ
2.5. ในนามของผู้จัดการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ
2.6. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.7. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
2.8. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
2.9. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
2.10. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
2.11. จัดทริปธุรกิจให้กับผู้จัดการ: สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ จองโรงแรม
2.12. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของเลขานุการ

เลขานุการมีสิทธิ:
3.1. รับข้อมูล รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ ตามขอบเขตที่จำเป็นในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย
3.2. ยื่นข้อเสนอต่อฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานของคุณและงานของบริษัท
3.3. ขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้จัดการจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เพื่อปฏิบัติหน้าที่ราชการของเขา
3.4. กำหนดให้ฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นอันเป็นผลมาจากกิจกรรมของบริษัท
3.5. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:
4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่ และ/หรือ ปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และระเบียบปฏิบัติในปัจจุบันเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน วินัยแรงงาน ความปลอดภัย และกฎความปลอดภัยจากอัคคีภัย