ตัวอย่างแผนงานฝ่ายจัดซื้อประจำปี ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างมาตรฐาน วิธีประหยัดเงินในการทำงานกับซัพพลายเออร์: เคสเด็ดจากบริษัทชื่อดัง

คำแนะนำสำหรับการปรับปรุงการทำงานของแผนกจัดซื้อของ ELEKTROPRIBOR LLC

สถานการณ์ตลาดในปัจจุบันบังคับให้ทุกบริษัท แม้แต่บริษัทที่ประสบความสำเร็จสูงสุด ต้องบันทึกและเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมใดๆ ในองค์กร การไม่เพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างในปัจจุบันถือเป็นอาชญากรรม ธุรกิจของตัวเองดังนั้นฉันจึงอธิบายกิจกรรมหลายอย่างที่จะช่วยให้ บริษัท Elektropribor ปรับปรุงประสิทธิภาพของการจัดซื้อจัดจ้างและการทำงานของสำนัก MTS

1. หนึ่งในมาตรการปรับปรุงการทำงานของฝ่ายจัดซื้อคือข้อเสนอการแนะนำระบบแรงจูงใจสำหรับพนักงาน BMTS

เป้าหมายของระบบแรงจูงใจ การดำเนินการตามระบบสิ่งจูงใจในการจัดซื้อจัดจ้างมีเป้าหมายหลักดังต่อไปนี้:

· ให้แรงจูงใจเพิ่มเติมแก่ผู้ซื้อแต่ละรายเพื่อจัดระเบียบการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

·กระตุ้นการพัฒนาแผนกจัดซื้อโดยรวมและเข้าถึงระดับใหม่เชิงคุณภาพในการจัดหาวัตถุดิบและวัสดุแก่องค์กร

·เพิ่มความโปร่งใสในการจัดซื้อจัดจ้าง

· โบนัสรายเดือน (คำนวณตามผลลัพธ์ของการวิเคราะห์เปอร์เซ็นต์ของการปฏิบัติตามโดยผู้ซื้อตามข้อกำหนดที่กำหนดการรับโบนัส)

· การจ่ายโบนัสครั้งเดียว (จ่ายเป็นแรงจูงใจในการดำเนินการบางอย่างที่ไม่รวมอยู่ในรายการหน้าที่รายวันและ รายละเอียดงาน);

· การมีส่วนร่วมในผลกำไรของบริษัท (จัดทำขึ้นสำหรับแผนกจัดซื้อโดยรวมตามจำนวนตัวชี้วัดสรุปที่ส่งผลต่อการเพิ่มขึ้นของผลกำไรของบริษัท)

· สิ่งจูงใจที่ไม่เป็นรูปธรรม (มอบให้สำหรับพนักงานที่มีอนาคตโดดเด่นโดยเฉพาะโดยพิจารณาจากผลงานของพวกเขา กิจกรรมระดับมืออาชีพในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น ไตรมาสหรือครึ่งปี)

3. คำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการส่งเสริมการขาย

1.โบนัสรายเดือน มีการเสนอระบบประเด็นต่อไปนี้สำหรับการประเมินประสิทธิภาพของผู้ซื้อ ณ สิ้นเดือนเพื่อสนับสนุนเขาต่อไป

ตารางที่ 3.1 - ระบบการประเมินกิจกรรมของผู้ซื้อ*

	ตัวบ่งชี้ที่กำลังได้รับการประเมิน		จำนวนคะแนน
	รายการสิ่งของ	มีจำหน่ายในวันที่ 25 ของเดือนปัจจุบันในคลังสินค้าที่มียอดคงเหลือมาตรฐานของวัตถุดิบของกลุ่มผลิตภัณฑ์ของผู้ซื้อ	ยอดคงเหลือสอดคล้องกับมาตรฐานสำหรับตำแหน่ง 60-75% - 3 คะแนน จาก 75 ถึง 95% ของตำแหน่ง - 4 คะแนน ยอดคงเหลือสอดคล้องกับยอดคงเหลือสำหรับทุกตำแหน่ง - 5 คะแนน หมายเหตุ: หากอย่างน้อยหนึ่งรายการไม่มียอดคงเหลือขั้นต่ำ จะไม่ได้รับคะแนน
	ราคาสินค้าที่ซื้อ	ราคาของสินค้าที่ทำสัญญาใหม่แต่ละชุดจะต้องเปรียบเทียบราคากับราคาที่ซื้อครั้งก่อน การเพิ่มราคาจะต้องสมเหตุสมผล การลดลงจะต้องได้รับคะแนนโบนัส	ลดราคาสินค้าแต่ละรายการ: ·จาก 1 ถึง 5% ของการซื้อครั้งก่อน - 3 คะแนน; ·จาก 5 ถึง 10% ของการซื้อครั้งก่อน - 5 คะแนน ·จาก 10 ถึง 15% ของการซื้อครั้งก่อน - 6 คะแนน ·จาก 15 ถึง 25% ของการซื้อครั้งก่อน - 7 คะแนน ·จาก 25% ถึง 50% ของการซื้อครั้งก่อน - 8 คะแนน
	ความมั่นคงของวัสดุสิ้นเปลือง	ไม่มีการหยุดชะงักในการจัดหา ไม่มีการปิดโรงงานเนื่องจากขาดวัตถุดิบ	การปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ ณ สิ้นเดือน - 3 คะแนน หมายเหตุ: หากการจัดส่งล้มเหลวอย่างน้อยหนึ่งครั้ง จะไม่ได้รับคะแนน
	เงื่อนไขการชำระเงิน		โอนสินค้า "ชำระล่วงหน้า" ไปยังหมวด "ชำระเงินเมื่อส่งมอบ" - 5 คะแนน เพิ่มระยะเวลาการชำระเงินรอการตัดบัญชีสำหรับสินค้าที่จัดส่ง - 3 คะแนนทุก ๆ 5 วันทำการของธนาคาร
	การวางแผน		ความพร้อมใช้งาน แผนพร้อม-- 3 คะแนน
	ความพร้อมของการร้องเรียน	การมีหรือไม่มีผู้รับตราส่งเรียกร้องคุณภาพหรือ เอกสารประกอบสินค้าที่ได้รับตั้งแต่วันที่ 25 ของเดือนก่อนหน้าถึงวันที่ 25 ของเดือนปัจจุบัน	ไม่มีการร้องเรียนโดยสมบูรณ์ - 5 คะแนน มากถึง 2 การอ้างสิทธิ์ - 3 คะแนน การอ้างสิทธิ์ 3 ครั้งขึ้นไป - 0 คะแนน
	การจัดการกับข้อร้องเรียน		ข้อร้องเรียนที่ได้รับทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว มีการดำเนินการตามมาตรการและการตัดสินใจทั้งหมด - 5 คะแนน การตัดสินใจและมาตรการได้ดำเนินการกับการเรียกร้องมากกว่า 60% - 2 คะแนน การเรียกร้องน้อยกว่า 60% ถูก "ปิด" -- 0 คะแนน
	โครงสร้างซัพพลายเออร์ ระบบการประเมินซัพพลายเออร์	การประเมินซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอ (การบำรุงรักษาเอกสาร การควบคุมคุณภาพ ฯลฯ) การลดจำนวนตัวกลาง และเพิ่มจำนวนผู้ผลิตและผู้นำเข้าโดยตรงในโครงสร้างซัพพลายเออร์	สถานะของระบบประเมินซัพพลายเออร์ในวันที่ 25 ของเดือนปัจจุบัน: · ยอดเยี่ยม - 5 คะแนน; ·น่าพอใจ - 3 คะแนน; · ไม่มีการดำเนินงานเป็นเวลาหนึ่งเดือน - 0 คะแนน
	การไหลของเอกสาร	การรายงานทันเวลา (เปอร์เซ็นต์ของความพร้อมของเอกสารทางบัญชีและการส่งมอบที่ตรวจสอบแล้วในวันที่ 25 ของเดือนปัจจุบัน)	งานเสร็จไม่ถึง 60% - 0 คะแนน งานเสร็จแล้ว 60-75% - 3 คะแนน งานเสร็จไปแล้วกว่า 75% – 5 คะแนน
	มีทัศนคติต่อการทำงาน มีวินัย มีความปรารถนาที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดจ้าง	อ้างอิงจากผลประกอบการประจำเดือน (การประเมินหัวหน้ากลุ่มจัดซื้อ)	งานที่ใช้งานอยู่ - 5 คะแนน มีความปรารถนา แต่ผลลัพธ์น้อย - 3 คะแนน ทำงานครึ่งใจ - 0 คะแนน

*แหล่งที่มา

หลังจากวิเคราะห์ผลงานของผู้ซื้อแล้ว จุดต่างๆ จะถูกสรุปและ “แปล” เป็นเปอร์เซ็นต์โบนัสตามตารางต่อไปนี้

ตารางที่ 3.2 - ความสอดคล้องของจำนวนคะแนนต่อเปอร์เซ็นต์โบนัส*

*แหล่งที่มา

2. การจ่ายโบนัสครั้งเดียว การจ่ายโบนัสในจำนวนหนึ่งเงินเดือนขึ้นไปสามารถมอบให้กับพนักงานของแผนกจัดซื้อเพื่อความสำเร็จดังต่อไปนี้:

· การสรุปข้อตกลงการจัดหาโดยตรงกับผู้ผลิต ที่จำเป็นสำหรับบริษัทสินค้าที่มีการลดราคาซื้อที่สอดคล้องกัน

· บทสรุป สัญญาระยะยาวการส่งมอบกับซัพพลายเออร์วัตถุดิบจากกลุ่มสินค้า "เชิงกลยุทธ์" พร้อมการปรับปรุงเงื่อนไขที่สำคัญสำหรับผู้ซื้อ (เช่น การจัดส่งไปยังคลังสินค้าของผู้รับตราส่งแทนการรับของ การเลื่อนแทนการชำระเงินล่วงหน้า การจัดเตรียมส่วนลดสะสมจากราคา ของสินค้าการจัดหาเพิ่มเติม บริการฟรีฯลฯ );

· การสรุปสัญญานำเข้าโดยตรงสำหรับการจัดหาสินค้า

· การจัดซื้อฉุกเฉิน ซึ่งป้องกันการหยุดการผลิตเนื่องจากการขาดแคลนวัตถุดิบ หากเป็นผลมาจากเหตุสุดวิสัยหรือความประมาทเลินเล่อของพนักงานของแผนกอื่น ๆ ของบริษัท (ไม่ใช่ผู้ซื้อ!)

3. การมีส่วนร่วมในผลกำไรของบริษัท ประเภทนี้สิ่งจูงใจมีไว้เป็นแรงจูงใจกลุ่มสำหรับแผนกจัดซื้อทั้งหมด ประกอบด้วยข้อเท็จจริงที่ว่า จากผลการวิเคราะห์กิจกรรมของกลุ่มที่จัดทำโดยผู้นำ ผู้จัดการทั่วไปตัดสินใจเกี่ยวกับการกระจายในหมู่ผู้ซื้อเป็นโบนัสเปอร์เซ็นต์หนึ่งของกำไรของบริษัทที่ได้รับในช่วงเวลาที่กำหนด (ระยะเวลาที่สะดวกที่สุดคือหนึ่งในสี่)

นอกจากจะเป็นวิธีการจูงใจแบบกลุ่มแล้ว ยังแตกต่างจากโบนัสรายเดือนในสองวิธี:

ก) ไม่ได้คำนึงถึงตัวบ่งชี้ทั้งหมดที่นำมาใช้ในการประเมินกิจกรรมของผู้ซื้อ แต่สำคัญที่สุดสำหรับกิจกรรมของบริษัทเท่านั้น

b) จำนวนสิ่งจูงใจไม่ผูกติดอยู่กับ เงินเดือนอย่างเป็นทางการพนักงาน เนื่องจากคำนวณจากกำไรของบริษัท

ในการประเมินกิจกรรมของกลุ่มการจัดซื้อที่อ้างว่าแบ่งปันผลกำไรของบริษัท สิ่งที่สำคัญที่สุดจะถูกเลือกจากรายการตัวบ่งชี้มาตรฐาน เพื่อที่จะรวมไว้ในรายชื่อผู้สมัครเพื่อรับเปอร์เซ็นต์ของผลกำไร คุณต้องมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดขั้นต่ำซึ่งระบุไว้ในตารางด้านล่าง

ตารางที่ 3.3 - ข้อกำหนดสำหรับผู้สมัครในการรับดอกเบี้ยจากผลกำไร*

	ตัวบ่งชี้ที่กำลังได้รับการประเมิน		ระดับขั้นต่ำที่ต้องการ
	รายการสิ่งของ	มียอดคงเหลือมาตรฐานของวัตถุดิบในคลังสินค้าทุกวันที่ 25 ของเดือน	ยอดคงเหลือสอดคล้องกับมาตรฐานอย่างน้อย 75% ของตำแหน่ง ไม่มีการ "บรรจุมากเกินไป" ของสินค้าอย่างไม่ยุติธรรม
	ราคาสินค้าที่ซื้อ	ราคาของสินค้าที่ทำสัญญาใหม่แต่ละชุดจะต้องเปรียบเทียบราคากับราคาที่ซื้อครั้งก่อน การเพิ่มขึ้นของราคาจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีเหตุผลอันสมควรเท่านั้น	ไม่ใช่การขึ้นราคาอย่างไม่ยุติธรรมแม้แต่ครั้งเดียวในระหว่างช่วงเวลาที่วิเคราะห์ โดยเฉลี่ย เมื่อวิเคราะห์เส้นราคาทั่วไปสำหรับสินค้าโภคภัณฑ์ทุกกลุ่ม จะเห็นได้ว่าเสถียรภาพของราคามีความผันผวนเล็กน้อย หรือแนวโน้มในการลดต้นทุนวัตถุดิบ
	ความมั่นคงของวัสดุสิ้นเปลือง	ไม่มีการหยุดชะงักของอุปทานหรือการปิดโรงงานเนื่องจากขาดวัตถุดิบ	การปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้โดยพิจารณาจากผลลัพธ์ของงวดนั้น
	เงื่อนไขการชำระเงิน	ลดเปอร์เซ็นต์การชำระล่วงหน้า เพิ่มระยะเวลาการชำระล่าช้าสำหรับสินค้าที่ส่งมอบ	เมื่อวิเคราะห์สถิติภาระผูกพันในการชำระหนี้ตามสัญญาในช่วงเวลานั้น มีแนวโน้มที่บริษัทจะใช้เวลาในการปฏิบัติตามภาระผูกพันในการชำระเงินเพิ่มขึ้น
	การวางแผน	ความพร้อมใช้งานของแผนการจัดหาและการชำระเงินสำหรับเดือนถัดไปในวันที่ 25 ของเดือนปัจจุบัน	ความพร้อมของแผนการชำระเงินและการจัดส่งไม่เกินวันที่ 1 ของแต่ละเดือน การเบี่ยงเบนของการส่งมอบและการชำระเงินจริงจากที่วางแผนไว้ไม่เกิน 20%
	การจัดการกับข้อร้องเรียน	การตอบสนองของผู้ซื้อต่อการร้องเรียน การสอบสวนและการสื่อสารกับซัพพลายเออร์ การดำเนินการกับการร้องเรียน (ส่วนลด การคืนสินค้า การลดราคา การเปลี่ยนทดแทน การวิจัยเพิ่มเติม ฯลฯ)	การตัดสินใจและมาตรการได้ดำเนินการกับข้อร้องเรียนมากกว่า 60%
	เอกสาร	การดำเนินการและการควบคุมการรายงานทันเวลา	ในวันที่ 25 ของแต่ละเดือน มีการตรวจสอบวัสดุสิ้นเปลืองมากกว่า 60% ของวัตถุดิบทั้งหมดที่สะท้อนใน 1C มีการจัดหาเอกสารสำหรับการบัญชีมากกว่า 60%

*แหล่งที่มา

4. การให้กำลังใจที่ไม่เป็นรูปธรรม

สิ่งจูงใจที่ไม่ใช่ทางการเงินใช้สำหรับผู้ซื้อที่แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพสูงสุด รับมือกับข้อกำหนดเพิ่มเติมส่วนใหญ่ได้ดี และแสดงให้เห็นถึงโอกาสที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในแง่ของการเติบโตทางอาชีพ

ประการแรก ผู้บริหารระดับสูงของบริษัทควรสนใจสิ่งจูงใจประเภทนี้: โดยมีเป้าหมายที่ไม่เพียงแต่จะเพิ่มแรงจูงใจของผู้ซื้อเท่านั้น แต่ยังเพื่อปรับปรุงคุณสมบัติของบุคลากรที่มีอยู่ในบริษัทด้วย และด้วยเหตุนี้ ระดับการจัดซื้อโดยรวม

ระบบแรงจูงใจประเภทนี้อาจรวมถึงมาตรการจูงใจเช่น:

ฝึกงานในบริษัทพันธมิตร (รวมถึงต่างประเทศ)

การฝึกอบรม (การฝึกอบรมขั้นสูง) ในอันทรงเกียรติ สถาบันการศึกษาสำเร็จการฝึกอบรมที่คุณเลือก - โดยนายจ้างเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย

เดินทางไปชมนิทรรศการเฉพาะทางต่างประเทศ สัมมนา สัมมนา ฯลฯ

สำหรับสิ่งจูงใจประเภทนี้ การมีส่วนร่วมของผู้ซื้อในงานระดับมืออาชีพใดๆ ก็ตามที่มีชื่อเสียงสำหรับอุตสาหกรรมหรือจะช่วยให้เขาได้รับความรู้และทักษะใหม่ๆ และปรับปรุงระดับมืออาชีพของเขามีความเหมาะสม

ระบบแรงจูงใจนี้น่าจะช่วยปรับปรุงคุณภาพงานของ BMTS ขององค์กร Elektropribor

2. รูปแบบการแยก กลุ่มผลิตภัณฑ์ระหว่างนักเศรษฐศาสตร์ใน MTS งานระหว่างพนักงานของแผนกจัดซื้อแบ่งตามซัพพลายเออร์: ซัพพลายเออร์บางราย - ต่อหนึ่งรายอื่น ๆ - ต่ออีกรายอื่น ๆ - ต่อบุคคลที่สามและอื่น ๆ อย่างไรก็ตามในกรณีของการสั่งซื้อสินค้าเดียวกัน (อะนาล็อก, ราคา, คุณภาพ, แบรนด์ที่แตกต่างกัน - ซึ่งโดยหลักการแล้วจะแทนที่กันในกรณีที่ไม่มีรายการใดรายการหนึ่ง) จากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกัน การปฏิบัตินี้ไม่ได้ส่งผลดีเสมอไป เกี่ยวกับผลงานของแผนกที่มีความรับผิดชอบร่วมกัน เมื่อทุกคนต้องรับผิดชอบ ผลก็คือไม่มีใครรับผิดชอบ

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการค้นหาซัพพลายเออร์ ฉันแนะนำให้แบ่งงานระหว่างพนักงาน ไม่ใช่ตามซัพพลายเออร์ แต่ตามกลุ่มผลิตภัณฑ์ และถ้ามีคนรับผิดชอบสั่งสินค้าแต่ละกลุ่มเพียงคนเดียวก็จะไม่มีการทับซ้อนกัน ด้วยวิธีนี้ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อแต่ละรายได้กำหนดความรับผิดชอบสำหรับสินค้าจากฐานผลิตภัณฑ์ของตนไว้อย่างชัดเจน

3. การดำเนินการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกขององค์กร ฝ่าย BMTS ต้องติดตามข้อมูลในตลาดและแจ้งฝ่ายผลิต (หรือฝ่ายขาย หากจำเป็น) บริษัทการค้า) เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ที่มีคุณสมบัติที่ดีขึ้นและมูลค่าผู้บริโภคที่มากขึ้นที่ซัพพลายเออร์นำเสนอ เพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่นอาจไม่ทราบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ดังกล่าวจึงไม่สามารถสั่งซื้อได้ โดยวิธีการนี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับ บริษัท ผู้ผลิตมุ่งเป้าไปที่การพัฒนาเทคโนโลยี ดังนั้นในการสื่อสารกับซัพพลายเออร์ ซัพพลายเออร์จะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีและผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ และด้วยการสื่อสารกับนักเทคโนโลยี พวกเขาจะมีความคิดเกี่ยวกับคุณค่าของพวกเขา และนักเทคโนโลยีจะเริ่มคำนึงถึงปัจจัยด้านราคาที่รายงาน โดยซัพพลายเออร์ตามคำขอของพวกเขา

4. การใช้การจัดซื้อจัดจ้างบนพื้นฐานการแข่งขัน ปัจจุบัน การจัดซื้อจัดจ้างบนพื้นฐานการแข่งขันสามารถนำมาซึ่งประโยชน์ที่สำคัญต่อบริษัทได้ เนื่องจากช่วยให้พวกเขาสามารถระบุได้ ข้อเสนอที่ดีที่สุดซัพพลายเออร์ ตามวิธีการจัดการแข่งขันสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท:

· การแข่งขัน “กระดาษ” นี่คือการประกวดราคาที่ซัพพลายเออร์ยื่นข้อเสนอสำหรับผลิตภัณฑ์ตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไปในซองปิดผนึก ตามกฎแล้ว ก่อนการประมูล ซัพพลายเออร์จะถูกตรวจสอบตามเกณฑ์ที่เป็นทางการหลายประการ (ซึ่งพวกเขาจะต้องส่งแบบสอบถามโดยละเอียดพร้อมเอกสารแนบ) เอกสารต่างๆและใบรับรอง) ข้อได้เปรียบที่สำคัญของขั้นตอนดังกล่าว: ความสม่ำเสมอ, กฎระเบียบ, ความเป็นเพื่อนร่วมงาน, พิธีการ; ซัพพลายเออร์ทราบกำหนดเวลาในการยื่นข้อเสนอและปิดการประมูล นอกจากนี้ยังมีข้อเสียหลายประการ: ความซับซ้อนในการส่งคำเชิญ การวิเคราะห์แบบสอบถาม การเปรียบเทียบข้อเสนอต่างๆ

· องค์กร แพลตฟอร์มการซื้อขาย- การแข่งขันจัดขึ้นที่ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์บนเว็บไซต์พิเศษของบริษัทนี้ ข้อดีของวิธีนี้: ช่วยให้ซัพพลายเออร์ส่งข้อเสนอ ส่งการแจ้งเตือน และรายชื่อคู่แข่งได้ง่ายขึ้น ข้อเสีย - ต้นทุนทางการเงินและเวลาที่สำคัญในการดำเนินการขึ้นอยู่กับนักพัฒนาภายนอก

· แพลตฟอร์มระหว่างองค์กร คุณสามารถโพสต์ข้อมูลเกี่ยวกับการแข่งขันของคุณบนพอร์ทัลอินเทอร์เน็ตพิเศษ เมื่อเลือกแพลตฟอร์มดังกล่าว คุณควรคำนึงถึงชื่อเสียง บทวิจารณ์เกี่ยวกับแพลตฟอร์มดังกล่าว ตลอดจนความง่ายในการทำงานกับพอร์ทัลและความสามารถทางเทคนิคของแพลตฟอร์ม อย่าลืมวิเคราะห์รูปแบบการชำระเงินที่เสนอสำหรับบริการ

ดังนั้นการดำเนินการตามมาตรการที่เสนอทั้งหมดจะช่วยให้องค์กร LLC MNPP Elektroribor สามารถปรับปรุงการทำงานของสำนักโลจิสติกส์และปรับปรุงการจัดกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง

ฝ่ายจัดซื้อ (บริการ) ทำหน้าที่ตามหน้าที่ แผนกแยกต่างหากบริษัทและการเชื่อมโยงอินพุตในห่วงโซ่/ระบบลอจิสติกส์ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์บางอย่างกับผู้อื่น การแบ่งส่วนโครงสร้างบริษัทสำหรับ องค์กรที่มีเหตุผล กระบวนการโลจิสติกส์- หน้าที่หลักของแผนกจัดซื้อ:

1. การกำหนดความต้องการทรัพยากรวัสดุ โดยฝ่ายจัดซื้อจะได้รับข้อมูลจากฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิต, บริการโลจิสติกส์, ฝ่ายปฏิบัติการและวิเคราะห์ การคำนวณเงินทุนสำหรับการซื้อทรัพยากรวัสดุ สำหรับการคำนวณข้อมูลจากบัญชีและ ฝ่ายการเงินความพร้อมใช้งาน เงินทุนหมุนเวียน.

2. ค้นหา วิเคราะห์ข้อมูล คัดเลือกซัพพลายเออร์ หน้าที่ที่สำคัญของแผนกจัดซื้อนี้รวมถึงการวิจัยตลาดซัพพลายเออร์อย่างละเอียดสำหรับผลิตภัณฑ์ที่น่าสนใจ ค้นหาซัพพลายเออร์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด บริการที่จำเป็นก่อนและหลังการขาย จากการวิเคราะห์จึงเลือกซัพพลายเออร์ที่ยอมรับได้มากที่สุด การกำหนดเงื่อนไขการจัดส่งและการชำระเงิน: การเจรจากับซัพพลายเออร์เพื่อหารือเกี่ยวกับเงื่อนไขการจัดส่ง รูปแบบการชำระเงิน ความเป็นไปได้ในการได้รับการชำระเงินเลื่อนออกไป ฯลฯ

3. การสรุปสัญญาและการควบคุมการดำเนินการ หน้าที่ของแผนกจัดซื้อนี้ดำเนินการโดยร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับฝ่ายกฎหมาย เนื่องจากเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องปฏิบัติตามผลประโยชน์ทั้งหมดของบริษัทในสัญญา การดำเนินการในกรณีที่ฝ่าฝืนเงื่อนไขการจัดส่ง การลงโทษซัพพลายเออร์ที่ละเมิดเงื่อนไขการจัดส่งอาจมีลักษณะที่แตกต่างออกไป: จากการเตือนง่ายๆ หรือค่าปรับเล็กน้อยไปจนถึงการบอกเลิกสัญญากับเขา

4. การได้รับทรัพยากรวัสดุ การประมวลผลการไหลเข้าของทรัพยากรวัสดุ การระบุผลิตภัณฑ์ การชี้แจงปริมาณ การเตรียมรายงาน และการเคลื่อนย้ายวัตถุดิบไปยังสถานที่ที่ใช้และจัดเก็บ

5. ตรวจสอบสินค้าที่เข้ามาและยืนยันคุณภาพ ตรวจสอบและยืนยันว่าวัตถุดิบ วัตถุดิบ และบริการที่เข้ามาเป็นไปตามข้อกำหนด เช่น ปฏิบัติตามสัญญาและการรับรอง

6. เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฝ่ายจัดซื้อจะต้องมีอำนาจในการตัดสินใจเมื่อทำการจัดซื้อในด้านต่อไปนี้:

การเลือกซัพพลายเออร์ แผนกจัดซื้อจะต้องมีประสบการณ์ในการพิจารณาว่าใครเป็นผู้ผลิตผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมและจะวิเคราะห์ความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์ได้อย่างไร

วิธีการกำหนดราคา การกำหนดต้นทุนการซื้อทั้งหมดเพื่อกำหนดราคาและเงื่อนไขของสัญญา นี่เป็นหนึ่งในความเชี่ยวชาญหลักสำหรับแผนกจัดซื้อ จะต้องมีพื้นที่สำหรับการซ้อมรบหากจำเป็นเพื่อให้ได้ราคาขั้นต่ำและต้นทุนรวมในการจัดซื้อทรัพยากรวัสดุ

การรับรอง

ควบคุมการติดต่อกับซัพพลายเออร์ แผนกจัดซื้อจะต้องรักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ หากพนักงานของบริษัท (แผนกการผลิต) ทำงานโดยตรงกับซัพพลายเออร์โดยไม่แจ้งแผนกจัดซื้อ สิ่งนี้จะอำนวยความสะดวกในการขายแบบ "ประตูหลัง" เมื่อซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพจะมีอิทธิพลต่อข้อกำหนด ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปจึงกลายเป็นแหล่งจัดหาเพียงแหล่งเดียว ถ้า เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคหากซัพพลายเออร์จำเป็นต้องพบปะโดยตรงกับวิศวกรของบริษัทจัดซื้อ แผนกจัดซื้อจะจัดการประชุมดังกล่าว

รายการงานด้านบนเป็นหนึ่งในตัวเลือกในการกำหนดอำนาจของพนักงานในแผนกจัดซื้อขององค์กรการผลิต ในแต่ละบริษัท แผนกจัดซื้อ/จัดหาจะมีขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนเองซึ่งจะขึ้นอยู่กับ โครงสร้างองค์กรบริษัทและ ระบบโลจิสติกส์โดยทั่วไป.

ซื้อสินค้าองค์กรหรือ องค์กรการค้า- ขั้นตอนที่เป็นปัญหาที่สุดของโครงการสนับสนุน ทรัพยากรวัสดุ- ในบทความเกี่ยวกับการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจัดหาทรัพยากรวัสดุให้กับองค์กรเราได้อธิบายวิสัยทัศน์ของเราเกี่ยวกับแนวคิดในการจัดการบัญชี แนวคิดทั่วไป- เพื่อลดต้นทุนในการจัดเก็บสินค้าและวัสดุ แต่ในขณะเดียวกันก็รับประกันการจัดหาวัสดุสำหรับกระบวนการผลิตหรือการค้า จำเป็นต้องดำเนินการซื้อสินค้าและวัสดุบางส่วนโดยตรง (ต้องการ -› ซื้อ) และส่วนหนึ่ง - เพื่อเติมสต็อคที่สามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ลดการพึ่งพาความล่าช้าในการจัดส่งที่อาจเกิดขึ้น (เราจำเป็นต้อง -› นำออกจากสต็อคในคลังสินค้า -› ซื้อ - › เติมสต็อค)

ในกระบวนการนี้ จุดอ่อนส่วนใหญ่มักอยู่ที่การจัดหาสินค้า งาน และบริการเรามาพูดถึงการซื้อสินค้าในตอนนี้ แต่การซื้องานและบริการสมควรได้รับการอภิปรายแยกต่างหาก บางครั้งโดย เหตุผลวัตถุประสงค์สินค้าถูกซื้อล่าช้าบางครั้งการซื้อ สินค้าแต่ละชิ้นเป็นไปไม่ได้ (เช่น สินค้าที่ต้องการไม่มีการผลิตอีกต่อไป) และสำหรับผู้ที่รับผิดชอบในการจัดซื้อจัดจ้าง (ซัพพลายเออร์) การมีอยู่ของเหตุผลดังกล่าวกลายเป็นข้อแก้ตัว แม้ว่าปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างจะเกิดจากเหตุผลที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงและไม่สำคัญกว่า เช่น ความประมาทเลินเล่อตามปกติ

การลดความเสี่ยงเหล่านี้เป็นงานที่สำคัญอย่างยิ่ง

ขอแนะนำให้อธิบายและจัดระบบกระบวนการซื้อสินค้าโดยละเอียด ลดความซับซ้อนและทำให้เป็นอัตโนมัติหากเป็นไปได้ แนะนำ/กำหนดกฎที่ชัดเจนของเกม (กฎระเบียบ) กับนักแสดง และจัดระเบียบแผนการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้งานนี้ง่ายขึ้น เรามาลองระบุว่ากระบวนการซื้อสินค้าประกอบด้วยส่วนใดบ้าง และพิจารณากฎระเบียบที่เรียบง่ายสำหรับการซื้อสินค้า การจัดสิ่งต่าง ๆ ตามลำดับในหลาย ๆ ที่แยกจากกัน แม้ว่าจะเชื่อมโยงถึงกัน แต่กระบวนการก็ง่ายกว่าการทำทุกอย่างในคราวเดียวเสมอ

แผนผังกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า

• การดำเนินการ (ขั้นตอน) ส่วนใหญ่ที่ดำเนินการเมื่อซื้อสินค้าสินค้าคงคลังเป็นประเภทเดียวกัน: การคำนวณความต้องการสินค้าและวัสดุเพื่อให้มั่นใจกระบวนการผลิต
• การวางแผนความต้องการรวมในการซื้อสินค้าคงเหลือ (สินค้า วัตถุดิบ วัสดุ อุปกรณ์) สำหรับลูกค้าแต่ละราย (สำหรับ สถานประกอบการอุตสาหกรรมบ่อยครั้งที่แผนกต่างๆ ขององค์กรทำหน้าที่เป็นลูกค้า แต่ในความหมายที่กว้างกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ สถานประกอบการค้าแอปพลิเคชันนี้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าภายนอก - ลูกค้าของเรา)
• การวางแผนการจัดหาวัสดุ (การจัดซื้อ) อย่างครอบคลุมสำหรับองค์กรโดยรวม
• การคัดเลือกซัพพลายเออร์ ขั้นตอนการประกวดราคา
• การจัดหาสินค้าและวัสดุ (การลงทะเบียน, การควบคุมการปฏิบัติตามเงื่อนไขการจัดส่ง, การแปลงเป็นทุน, ... );
• การตรวจสอบคุณภาพของสินค้าที่ได้รับ (ขึ้นอยู่กับค่าคอมมิชชั่นเมื่อได้รับการยอมรับหรือในระหว่างการตรวจสอบการทดสอบและการรับรองเพิ่มเติมซึ่งสามารถดำเนินการโดยองค์กรเองหรือโดยองค์กรที่ได้รับการรับรองภายนอก)

แต่ถึงแม้ว่าการซื้อสินค้าจะเสร็จสมบูรณ์ แต่ก็ยังห่างไกลจากจุดสิ้นสุดของกระบวนการจัดหา ท้ายที่สุดแล้ว ยังคงจำเป็นต้องจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายสินค้าไปยังผู้รับขั้นสุดท้าย (เช่น จากคลังสินค้าไปยังห้องเก็บของ และจากห้องเก็บของไปยังหัวหน้าคนงานหรือหัวหน้าคนงานที่จะดำเนินงาน) เป็นการดีที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการรับสินค้า ควบคุมประสิทธิภาพการรับ การส่งมอบ และ ขั้นตอนต่อไป- ประสิทธิภาพการใช้งาน

การจัดกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า

บ่อยครั้งที่ขั้นตอนเหล่านี้ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างดำเนินการตามลำดับ แต่อาจมีการย้อนกลับในสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ตัวอย่างเช่น หากมีปัญหาด้านอุปทาน คุณอาจต้องมองหาซัพพลายเออร์อีกครั้ง นอกจากนี้ อาจมีบางสิ่งเกิดขึ้นซึ่งไม่สามารถคาดเดาได้ เช่น เหตุฉุกเฉิน เป็นต้น ซึ่งหมายความว่าคุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วนในแผนทั้งหมด (การจัดซื้อ วัสดุ/การจัดซื้อ) การคัดเลือกซัพพลายเออร์อย่างเร่งด่วน และการซื้อสินค้าและวัสดุที่ไม่ได้กำหนดไว้

แต่ละขั้นตอนเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในโครงการโดยรวมและมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง แต่ละขั้นตอนจะต้องเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อให้กระบวนการจัดซื้อทั้งหมดทำงานเป็นหน่วยเดียว

1. การวางแผนการจัดหา

การวางแผนการสนับสนุนวัสดุขององค์กรหมายถึงการตัดสินใจล่วงหน้าว่าเราต้องการสินค้าและวัสดุใดบ้างและในปริมาณใด วิธีที่ดีที่สุด (อาจเป็นเพียงวิธีเดียว) ในการวางแผนการจัดหาทรัพยากรวัสดุคือการคิดล่วงหน้าว่าเราจะทำอะไร (ผลิต ผลิตผล) และความต้องการวัสดุใดก็เพียงพอสำหรับเรา

เป็นการปันส่วนสินค้าคงคลังที่ไม่เพียงช่วยให้กระบวนการวางแผนทรัพยากรง่ายขึ้นสำหรับการจัดหาและการซื้อสินค้าเท่านั้น แต่ยังให้กลไกเชิงตรรกะในการควบคุมสินค้าคงคลัง (สินค้าคงคลังปัจจุบัน - สำหรับการหมุนเวียน, สินค้าคงคลังฉุกเฉิน - เพื่อความเป็นไปได้และความพร้อม) การใช้การปันส่วนในโครงการจัดหาทรัพยากรวัสดุให้กับองค์กร การสนับสนุนระเบียบวิธีการวางแผนให้เป็นกระบวนการโดยรวมที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

เพื่อบันทึกความต้องการสินค้าและวัสดุที่มีอยู่ เราใช้ "คำสั่งซื้อ" - เอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยผู้บริโภคขั้นปลายจะสั่งซื้อสินค้าและวัสดุที่ต้องการ เมื่อทำการสั่งซื้อ การตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เช่น เราจะไปรับสินค้าและวัสดุที่จำเป็นจากที่ไหน ในทางปฏิบัติเราใช้ . นอกจากการซื้อแล้ว นี่ยังเป็นการสำรองที่อยู่ด้วย การผลิตของตัวเองและหุ้นสองประเภท - หุ้นปัจจุบันและหุ้นฉุกเฉิน รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบที่แนะนำของเราในการวางแผนความต้องการวัสดุและการสั่งสินค้าคงคลังมีอยู่ในบทความ

แยกเป็นมูลค่าการกล่าวถึงบทบาทที่สำคัญที่สุดของคำสั่งซื้อหากองค์กรเก็บบันทึกอัตโนมัติของงานทั้งหมดที่ดำเนินการและใช้เพื่อการวางแผนอย่างแข็งขัน ซอฟต์แวร์- เป็นคำสั่ง (ซึ่งนอกเหนือจากวัสดุแล้วยังสามารถอธิบายงานได้) ในกรณีนี้มีบทบาทสำคัญในการวางแผนงานและติดตามการดำเนินงาน อย่างไรก็ตามการวางแผนและการบัญชีของงานเป็นหัวข้อใหญ่ที่แยกจากกันซึ่งมีการกล่าวถึงบางส่วนในบทความของเราด้วย

2. การส่งใบสมัครเพื่อซื้อ

สินค้าและวัสดุส่วนสำคัญที่จำเป็นสำหรับองค์กร (วัตถุดิบหรือวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับการผลิตบางอย่างเช่นสำหรับงานซ่อมแซม) อาจหายไปซึ่งหมายความว่าจะต้องซื้อ เมื่อวางแผนความต้องการสินค้าคงคลังและวัสดุ (เมื่อทำการสั่งซื้อ) แนะนำให้จัดสรรวัสดุดังกล่าวโดยระบุว่าการซื้อเป็นแหล่งจัดหา รายการสินค้าคงคลังดังกล่าว (ซึ่งการจัดซื้อจะเป็นแหล่งที่มาของหลักประกันในใบสั่ง) จะต้องรวมอยู่ในใบขอซื้อ และการจัดหาจะได้รับการวางแผนและดำเนินการตามรายการเหล่านั้น

เราจะมาดูประโยชน์ของการประมวลผลคำสั่งซื้อและการสมัครแยกกันโดยละเอียดในภายหลัง นี่คือประโยชน์บางส่วน:

• ผลประโยชน์ด้านการจัดการที่ปฏิเสธไม่ได้จากความเข้าใจที่ชัดเจนว่าทำไมจึงต้องมีสินค้าและวัสดุที่ซื้อบางอย่าง
• ความสามารถในการหลีกเลี่ยงปริมาณงานสูงสุดด้วยการวางแผนการจัดซื้อรายไตรมาสหรือรายเดือนเพราะว่า ความจำเป็นในการซื้อวัสดุจะถูกกำหนดโดยผู้รับเหมาเมื่อทำการสั่งซื้อเช่น อย่างต่อเนื่องและไม่ใช่ครั้งเดียว;
• ความสะดวกในการควบคุมงบประมาณการจัดซื้อในบริบทของแผนกลูกค้าแต่ละราย (ศูนย์ความรับผิดชอบทางการเงิน)
• ลดต้นทุนค่าแรงในการเตรียม ตรวจสอบ และอนุมัติคำขอจัดซื้อ

ใบขอซื้อยังมีความสำคัญอย่างยิ่งในการประเมินประสิทธิภาพขององค์กรและการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง (เปรียบเทียบแผนและอุปทานจริง)

ในกรณีนี้ ลูกค้าสามารถควบคุมการใช้งานแอปพลิเคชันได้โดยไม่ยาก เช่น แผนกที่ยื่นคำขอซื้อสินค้าและวัสดุ แต่เป็นการควบคุมการซื้อของลูกค้า/ผู้บริโภคอย่างแม่นยำ กล่าวคือ บุคคลที่ขึ้นอยู่กับความพร้อมของรายการสินค้าคงคลังที่ร้องขอมักจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด คุณเพียงแค่ต้องให้โอกาสบุคคลนี้มองเห็นปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างทันทีและประเมินผลอย่างเป็นกลาง

ภายในโครงสร้างองค์กรขององค์กร คำขอซื้อมักจะส่งโดยแผนกที่มีบทบาทของลูกค้าในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

3. การวางแผนการจัดซื้อและการส่งมอบ

บางครั้งการแยกการวางแผนการจัดหาและการวางแผนการจัดซื้อสินค้าออกจากกันก็สะดวก ตัวอย่างเช่น โดยแผนการจัดหา เราจะพิจารณาแผนในรูปแบบของ "เวลาการส่งมอบ + ปริมาณการส่งมอบ" และโดยแผนการจัดซื้อ จะสะดวกในการทำความเข้าใจสาระสำคัญที่กว้างขึ้น - แผนการจัดหาบวกเงิน (ต้นทุนของสินค้าและเงื่อนไขที่คาดหวังของ การตั้งถิ่นฐานร่วมกัน) อย่างไรก็ตาม แนวคิดเหล่านี้มักจะใช้แทนกันได้

ไม่ว่าในกรณีใด คำขอซื้อจากแผนกลูกค้าหลายรายมักจะมีรายการเดียวกัน ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าจำเป็นสำหรับการซื้อและจัดส่งสินค้าหรือไม่? บางทีเมื่อตกลงที่จะทดแทนอะนาล็อกที่เป็นไปได้หรือเมื่อชี้แจงคุณสมบัติและคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์เมื่อเลือกซัพพลายเออร์ ในขั้นตอนอื่นๆ ทั้งหมดของการซื้อสินค้า สิ่งสำคัญคือซัพพลายเออร์จะต้องรู้ว่าต้องซื้ออะไรและในปริมาณเท่าใด

แผนการจัดซื้อทรัพยากรสินค้าคงคลังเป็น "คำแนะนำในการดำเนินการ" สำหรับการบริการเชิงพาณิชย์ขององค์กรที่รับผิดชอบในการซื้อสินค้าและวัสดุ นอกจากนี้ยังจำเป็นและสะดวกในการติดตามการซื้อที่ดำเนินการโดยบริการเชิงพาณิชย์หรือผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบรายบุคคล (ซัพพลายเออร์) เนื่องจาก มันง่ายมากที่จะได้รับสถิติการใช้งาน เพื่อรับรายการที่ไม่ได้ซื้อหรือไม่ได้ซื้อเต็มจำนวน

การเน้นแผนการจัดซื้อในโครงการจัดซื้อสินค้าคงคลังให้ประโยชน์อื่น ๆ มากมายเช่นความสามารถในการจัดระเบียบการควบคุมอัตโนมัติสำหรับการผ่านรายการรายการที่ไม่ได้ประกาศซื้อเช่น เพื่อป้องกัน "กิจกรรมอิสระ" ของซัพพลายเออร์ในระหว่างการจัดซื้อ เมื่อพวกเขาซื้อ "ไม่มาก" สิ่งที่จำเป็น (หรือไม่เลย) หรือเมื่อดำเนินการซื้อสินค้าในปริมาณที่สูงเกินจริง

4. การคัดเลือกซัพพลายเออร์และการสรุปสัญญาการส่งมอบ

ไม่ว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการเลือกซัพพลายเออร์ ไม่ว่าจะเป็นนักเศรษฐศาสตร์ด้านอุปทานเองหรือตัวแทนก็ตาม แยกส่วนหรือองค์กรที่รับผิดชอบในการดำเนินการประกวดราคาจัดซื้อจัดจ้าง การควบคุมระยะเวลาในการคัดเลือกซัพพลายเออร์เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

การขาดการควบคุมระยะเวลาในการคัดเลือกซัพพลายเออร์อาจนำไปสู่ความจริงที่ว่าเหตุผลสำหรับความล่าช้าในการส่งมอบสินค้าและวัสดุจะนำมาประกอบกับปัญหาในการหาซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่อง

ดังนั้นจึงควรมีกลไกที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ความล่าช้าในการจัดหา

ในทางปฏิบัติ เราใช้การวิเคราะห์ในรูปแบบกราฟิกซึ่งดูเหมือนสะดวกและมองเห็นได้ชัดเจนที่สุด - กราฟที่แสดงจำนวนตำแหน่งที่เราคาดว่าจะได้รับการตัดสินใจเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ที่เลือกพร้อม ๆ กัน รวมถึงจำนวนตำแหน่งที่ เรามีการตัดสินใจเช่นนั้นจริงๆ

5. การส่งมอบสินค้า (การส่งมอบ การขนถ่าย การยอมรับ การลงทะเบียน)

การจัดอุปกรณ์อย่างมีประสิทธิผลเป็นหัวข้อสำหรับการอภิปรายแยกต่างหาก กระบวนการจัดหาสินค้า (วัตถุดิบ อุปกรณ์ วัสดุสิ้นเปลือง) นั้นเป็นแบบหลายขั้นตอน มีปัญหาเฉพาะและปัญหาทั่วไปของตัวเองซึ่งสามารถระบุแยกกันได้สำหรับทุกขั้นตอนของการจัดส่ง: การส่งมอบ การยอมรับ การจดทะเบียนสินค้าที่ยอมรับ ตัวอย่างเช่น ในระหว่างขั้นตอนการส่งมอบ การติดตามตำแหน่งปัจจุบันของสินค้ามักจะเป็นประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสินค้ากำลังผ่านไปพิธีการทางศุลกากร

เมื่อมองแวบแรกการลงทะเบียนสินค้าที่ซื้อก็เป็นการดำเนินการที่ค่อนข้างง่าย จะเป็นอย่างไรหากคุณพยายามให้แน่ใจว่ามีความเป็นไปได้ในการดำเนินการจัดส่งในเวลาที่สั้นที่สุดที่เป็นไปได้ และในขณะเดียวกันก็สามารถควบคุมการส่งมอบได้สูงสุด (การปฏิบัติตามสินค้าและวัสดุที่นำมากับสิ่งของที่จำเป็น ความถูกต้องของเอกสารประกอบ ฯลฯ)?

สิ่งสำคัญคือรถบรรทุกจะต้องไม่ยืนขนถ่ายเป็นเวลาหลายวัน และเอกสารเมื่อทำการโอนสินค้าคงคลังไม่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดเตรียม นั่นคือเหตุผลที่เราแนะนำให้ "เตรียม" การส่งมอบล่วงหน้า โดยอธิบายในขั้นตอนของการตกลงในการส่งมอบกับซัพพลายเออร์ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถตรวจสอบล่วงหน้าถึงการปฏิบัติตามการส่งมอบกับแผนการจัดหา เพื่อลดเวลาที่ใช้ในการลงทะเบียนการรับสินค้าเมื่อการยอมรับทันทีจะเกิดขึ้น

6. การควบคุมคุณภาพของสินค้าที่ซื้อ

สินค้าหลายกลุ่มไม่ได้ถูกจัดส่งโดยไม่มีการควบคุมคุณภาพ ตัวอย่างเช่น สำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรม รายการสินค้าคงคลังดังกล่าวอาจรวมถึงวัตถุดิบส่วนใหญ่ (แร่, สารเคมี), อิเล็กโทรด, แบริ่ง, วาล์วปิด

สำหรับรายการสินค้าคงคลังบางประเภท การควบคุมคุณภาพจะดำเนินการโดยตรง ณ เวลาที่ยอมรับ (การขนถ่าย) และบางครั้งต้องใช้การวิเคราะห์และการวัดหลายครั้งซึ่งต้องใช้เวลาเพิ่มเติม นอกจากนี้การควบคุมคุณภาพดังกล่าวสามารถดำเนินการโดยแผนกภายในพิเศษขององค์กรที่ได้รับใบอนุญาต (เช่น ห้องปฏิบัติการของแผนก การควบคุมทางเทคนิค) และอาจเป็นองค์กรภายนอก

เช่นเดียวกับขั้นตอนอื่นๆ ทั้งหมด ขั้นตอนการควบคุมคุณภาพ (การรับรอง) จำเป็นต้องมีการควบคุม มิฉะนั้น วัสดุที่มีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการผลิตอาจอยู่ในคลังสินค้าเป็นเวลาหลายสัปดาห์ ไม่สามารถจัดส่งได้เนื่องจากการควบคุมคุณภาพที่ไม่สมบูรณ์

ถ้าคุณตั้งเป้าไปที่ การควบคุมทั้งหมดสินค้าคงคลัง พยายามมีข้อมูลได้ตลอดเวลาว่าทำไมและเพราะเหตุใดรายการสินค้าคงคลังจึงอยู่ในคลังสินค้า จากนั้นการจัดระบบบัญชีสินค้าคงคลังและการควบคุมคุณภาพจะกลายเป็นส่วนบังคับ โครงการทั่วไปการบัญชีรายการสินค้าคงคลังในองค์กร

นอกเหนือจากข้อดีที่อธิบายไว้แล้ว ในขั้นตอนการควบคุมคุณภาพ ด้วยการศึกษาระเบียบวิธีอย่างละเอียดของแผนภาพกระบวนการ ยังช่วยลดความยุ่งยากในการเปิดใช้งานปัญหาด้านคุณภาพที่ระบุได้อย่างมาก

7. การกระจายรายได้

เราซื้อสินค้าและวัสดุตามปริมาณที่ต้องการเสมอหรือไม่? ไม่เสมอไป สินค้าคงคลังประเภทหนึ่งมักจะซื้อให้กับลูกค้าภายในรายเดียวเสมอหรือไม่ ไม่ ไม่เสมอไปเช่นกัน อาจมีบางสถานการณ์ที่หลายแผนกจำเป็นต้องใช้ค้อนหรือแว่นตานิรภัยในเวลาเดียวกัน สถานการณ์ที่คล้ายกับตัวอย่างข้างต้นสามารถเกิดขึ้นได้กับวัตถุดิบ อุปกรณ์ และวัสดุ

จะทำอย่างไรเมื่อเราซื้อน้อยกว่าที่เราต้องการ? ใครควรเป็นผู้ตัดสินใจว่าใครจะมอบสินค้าและวัสดุที่ซื้อไว้ตั้งแต่แรก?

ในรูปแบบระบบอัตโนมัติที่เราใช้ เราส่งมอบการส่งมอบที่ไม่สมบูรณ์ซึ่งจำเป็นต้องกระจายไปยังผู้ให้บริการด้านเทคนิคที่รับผิดชอบด้านการผลิต พวกเขาไม่ใช่ซัพพลายเออร์หรือคอมพิวเตอร์ (โปรแกรม) ที่ต้องตัดสินใจที่ยากลำบากเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญในสถานการณ์ที่ยากลำบาก

ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงแผนการซื้อและการส่งมอบทันที

ต้องจำไว้ว่าไม่ว่าแผนการวางแผนจะเหมาะสมเพียงใด ก็มักจะมีปัจจัยที่ต้องได้รับการตอบสนองอย่างเร่งด่วนและการจัดซื้อจัดจ้างที่ไม่ได้กำหนดไว้เสมอ เช่น สถานการณ์ฉุกเฉินหรือข้อผิดพลาดของนักแสดง

ความผิดพลาดแบบเดียวกันของนักแสดงการปฏิเสธ โครงการลงทุนหรือปัจจัยอื่น ๆ อาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ตรงกันข้าม - ความต้องการลดลงและเป็นผลให้จำเป็นต้องปฏิเสธสินค้าและวัสดุอย่างเร่งด่วนที่ประกาศซื้อการลดแผนการจัดหา มิฉะนั้น เราเสี่ยงที่จะซื้อสินค้าในสินค้าคงคลังที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป ซึ่งจะมีน้ำหนักเหมือนสินค้าตายตัวในคลังสินค้าของเรา

การมีอยู่ของสถานการณ์ที่ไม่สามารถวางแผนได้ไม่ได้หมายความว่าการตัดสินใจเมื่อตกลงคำขอซื้อเพิ่มเติมหรือการปรับเปลี่ยนแผนการจัดหาสามารถนำไปใช้ในสถานการณ์ดังกล่าวได้โดยไม่เข้าใจผลที่ตามมา

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับสิ่งที่นำไปสู่ความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงแผนที่ตกลงไว้ และการตัดสินใจจะส่งผลต่อปัจจัยอื่น ๆ อย่างไร ชีวิตทางเศรษฐกิจรัฐวิสาหกิจ เช่นในแง่ของงบประมาณจำเป็นต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่าต้นทุนเพิ่มเติมจะส่งผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร

แนวคิดของการวิเคราะห์และการควบคุมดังกล่าวระบุไว้ในบทความ "การตอบสนองทันทีต่อการเบี่ยงเบนจากค่าใช้จ่ายงบประมาณที่วางแผนไว้"

แล้วขั้นตอนการซื้อสินค้าง่ายไหม? ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความสำคัญของการจัดการอย่างมีประสิทธิผล! หากมีความต้องการหรือความปรารถนาที่จะซื้อสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด รูปแบบการบัญชีที่อธิบายไว้ข้างต้นและคำแนะนำสำหรับการจัดตั้งสามารถช่วยให้บรรลุผลเร็วขึ้นเมื่อพยายามใช้การบัญชีและการควบคุมโดยละเอียดดังกล่าวในองค์กรใด ๆ เช่นการผลิตอุตสาหกรรมการพาณิชย์

ควบคุม

กฎ

เงื่อนไข

คำถามสำคัญ

จะปรับงบประมาณการจัดซื้อได้อย่างไร?

จะเลือกซัพพลายเออร์ได้อย่างไร?

จะดำเนินการจัดทำรายการคงเหลือในคลังสินค้าและพื้นที่การผลิตได้อย่างไร

จะรับมือการตีกลับได้อย่างไร?

จะสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ ภายในบริษัทได้อย่างไร?

ควรใช้แบบฟอร์มรายงานใดในการวิเคราะห์งานของแผนกจัดหา?

บริษัทต่างๆ สูญเสียเงินรูเบิลหลายแสนรูเบิลเป็นประจำทุกปีเนื่องจากการใช้ในทางที่ผิดและการปฏิบัติตามอย่างไม่ซื่อสัตย์ ความรับผิดชอบในงานพนักงาน. บรรทัดฐานของการจัดการและ การบัญชีการเงินไม่อนุญาตให้ตรวจพบกรณีดังกล่าวในเวลาที่เหมาะสม เพื่อปกป้องและใช้ประโยชน์จากทรัพย์สินของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด องค์กรต่างๆ กำลังใช้ระบบควบคุมภายใน (การตรวจสอบ) ซึ่งแน่นอนว่ามีลักษณะเฉพาะของตัวเองขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรมและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้างผู้จัดการฝ่ายจัดหาที่ไร้จริยธรรมซื้อวัตถุดิบและวัสดุจากองค์กรที่ "ถูกต้อง" ในปริมาณที่เกินปริมาณที่จำเป็นในการดำเนินการตามโปรแกรมการผลิต ดังนั้นเมื่อวางแผนการซื้อ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงไม่เพียงแต่ตัวบ่งชี้เชิงปริมาณที่วางแผนไว้ (จำนวนตันซีเมนต์ เมตรของสายเคเบิล ฯลฯ) แต่ยังรวมถึงจำนวนที่ตั้งใจไว้สำหรับการซื้อปริมาณวัตถุดิบและวัสดุสิ้นเปลืองเหล่านี้ด้วย นั่นคือต้องจัดทำงบประมาณการจัดซื้อ

สำคัญ!

เพื่อป้องกันการละเมิดโดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ องค์กรต้องอนุมัติงบประมาณการจัดซื้อที่สมเหตุสมผลทางเศรษฐกิจซึ่งสอดคล้องกับโปรแกรมการผลิต

การเลือกซัพพลายเออร์เราเริ่มต้นด้วยการสร้างล็อตนั่นคือเรากำหนดว่าจะซื้ออะไรอย่างแน่นอนและในชุดใด กฎสำหรับการสร้างล็อตควรป้องกันไม่ให้มีการแบ่งล็อตที่ค่อนข้างใหญ่ออกเป็นหลายล็อตเล็ก ๆ แม้ว่าเมื่อซื้อผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน ราคาของซัพพลายเออร์บางรายกลับต่ำกว่าราคาของซัพพลายเออร์หลัก คุณควรปฏิบัติตามล็อตที่สร้างขึ้นสำหรับ ประเภทเฉพาะสินค้า - การเพิ่มขึ้นเล็กน้อยของราคาสินค้าอาจส่งผลให้มีต้นทุนการจัดส่งจำนวนมาก

คณะกรรมการจะต้องอนุมัติรายชื่อซัพพลายเออร์ที่จะทำการคัดเลือก (รูปที่ 1)

ข้าว. 1. องค์ประกอบของคณะกรรมการคัดเลือกซัพพลายเออร์

คณะกรรมาธิการอนุมัติรายชื่อสุดท้ายของซัพพลายเออร์ที่มีแนวโน้มมากที่สุด ตามรายการที่ได้รับการอนุมัติ ผู้จัดการแผนกจัดซื้อจะส่งคำขอที่เหมือนกันออกไป เพื่อลดความเป็นไปได้ที่จะได้รับรายการราคา ยอดขายปลีกและจากที่อื่น - ไปจนถึงการขายส่ง

ข้อเสนอทางการค้าจากซัพพลายเออร์จะต้องนำมารวมเป็นหนึ่งเดียว โดยจะต้องจัดทำรายการทางเลือกที่เรียกว่า ในการทำเช่นนี้ ราคาของผลิตภัณฑ์จะถูกคำนวณใหม่โดยคำนึงถึงการส่งมอบบัญชี และเงื่อนไขทั้งหมดสำหรับการชำระเงินที่เลื่อนออกไปนั้นเป็นมาตรฐาน (ตัวอย่างเช่น มีการกำหนดให้ชำระเงินเมื่อส่งมอบในวันเดียวกัน)

สำคัญ!

การตัดสินใจเลือกซัพพลายเออร์จะต้องกระทำร่วมกันและได้รับอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง

การเปลี่ยนซัพพลายเออร์ไม่มีสิ่งใดสามารถรับประกันได้ 100% การส่งมอบก็ไม่มีข้อยกเว้น ในกรณีเช่นนี้ จะต้องกำหนดขั้นตอนและขั้นตอนทั้งหมดสำหรับผู้จัดการไว้ล่วงหน้า การส่งมอบ "ฉุกเฉิน" ให้โอกาสเพียงพอสำหรับความผิดปกติในส่วนของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ทั้งนี้ การตัดสินใจเปลี่ยนซัพพลายเออร์ที่ไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญาจะต้องกระทำในระดับผู้อำนวยการฝ่ายการค้าหรือผู้อำนวยการทั่วไป

การต่อสู้กับสินบนภาคอุปทานเปรียบเสมือน "เหมืองทองคำ" สำหรับผู้จัดการที่ไร้ศีลธรรม ในการตั้งถิ่นฐานร่วมกันระหว่าง นิติบุคคลต้นทุนของผลิตภัณฑ์ที่ซื้อหรือขายจะได้รับผลกระทบไม่เพียงแต่จากสภาวะตลาดในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงขนาดของ "การย้อนกลับ" ด้วย ใช่ การตัดสินใจขั้นสุดท้ายในการเลือกซัพพลายเออร์มักจะกระทำโดยผู้บริหารระดับสูงของบริษัท (เจ้าของ, CEO หรือผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน) แต่ผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบในส่วนของการเตรียมการ การวิเคราะห์ และองค์กร “ต้องขอบคุณ” ความพยายามของฝ่ายหลัง มีเพียงผู้ที่แสดงความเต็มใจที่จะเสนอ “ความสนใจ” เท่านั้นที่สามารถรวมอยู่ในรายชื่อซัพพลายเออร์ที่แนะนำ และผู้ที่ตัดสินใจขั้นสุดท้ายจะค่อยๆ นำไปสู่การเลือก “ ถูกต้อง”

หากจำนวน “เงินใต้โต๊ะ” ไม่ส่งผลกระทบต่อราคาซื้อสินค้าหรือบริการ ก็จะไม่มีผลกระทบด้านลบต่อบริษัท จะแย่กว่านั้นมากหาก "เงินใต้โต๊ะ" ส่งผลต่อราคาซื้อสินค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากปริมาณธุรกรรมมีขนาดใหญ่หรือเรากำลังพูดถึงการเลือกซัพพลายเออร์เชิงกลยุทธ์

ในบริษัทที่เคารพตนเองทุกแห่ง ผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญกับด้านรายจ่ายของงบประมาณ และมักจะควบคุมธุรกรรมดังกล่าวเป็นการส่วนตัว แต่ตามกฎแล้วการควบคุมดังกล่าวดำเนินการตามตัวบ่งชี้จำนวนหนึ่ง ข้อมูลนี้จัดทำโดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อและสามารถนำเสนอได้ทุกรูปแบบ เป็นไปไม่ได้ที่จะควบคุมรายละเอียดของธุรกรรมทั้งหมดเป็นการส่วนตัว เช่นเดียวกับที่เป็นไปไม่ได้ที่จะเป็นผู้เชี่ยวชาญในทุกด้าน

มาตรการตอบโต้การเตะกลับ (การจูงใจพนักงาน การแนะนำขั้นตอนหลายขั้นตอนเพื่อการควบคุมเพิ่มเติม) ไม่กีดกันการสมรู้ร่วมคิดภายในทีม ดังนั้นเราจึงสามารถเสนอโครงการที่ต้องอาศัยบริการขององค์กรบุคคลที่สามและเกี่ยวข้องกับสองขั้นตอน (รูปที่ 2)

เราต่อต้านการตีกลับ
เรากำลังทำอะไรอยู่?		เรากำลังตรวจสอบอะไรอยู่?
การติดตามตลาด		หากคุณสงสัยว่าซัพพลายเออร์ได้รับเงินใต้โต๊ะ คุณควรสั่งพนักงานจากบริการอื่น (การรักษาความปลอดภัย การตรวจสอบภายในหรือฝ่ายการเงิน) ดำเนินการตรวจสอบเงื่อนไขการจัดซื้อจัดจ้างแบบสายฟ้าแลบ ตัวอย่างเช่น เปรียบเทียบราคาการจัดซื้อของคุณกับราคาสาธารณะ หรือขอข้อเสนอสำหรับสินค้าหรือบริการหลักที่ซื้อในนามของบริษัทสมมติ (หรือบริษัทอื่นที่ถือหุ้นอยู่ หากซัพพลายเออร์ไม่ทราบเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของบริษัท) ในกระบวนการวิจัยดังกล่าว คุณสามารถค้นหาไม่เพียงแต่ราคาที่แท้จริงของซัพพลายเออร์เท่านั้น แต่ยังได้ทราบถึงวิธีการล็อบบี้เพื่อผลประโยชน์ของพวกเขาโดยพนักงานของแผนกจัดหาอีกด้วย งานเดียวกันนี้สามารถมอบหมายให้กับบริษัทอิสระที่จะติดตามตลาดตามรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ตกลงร่วมกันโดยมีลักษณะคุณภาพที่ระบุ (รวมถึงซัพพลายเออร์เอง) ผลการตรวจติดตามจะถูกส่งเป็นระยะในรูปแบบของรายการราคาทั่วไปไปยังบริษัทที่สั่งการตรวจติดตาม
เราควบคุมสัญญา		ราคาในสัญญาที่สรุปกับซัพพลายเออร์ ใบสั่งซื้อที่ออกหรือคำขอการชำระเงินจะถูกเปรียบเทียบกับข้อมูลที่ได้รับจากผลการตรวจสอบ (การตรวจสอบ) เมื่อผู้จัดการพยายามที่จะสรุปข้อตกลงหรือสั่งซื้อซึ่งต้นทุนของรายการผลิตภัณฑ์เฉพาะเกินกว่าส่วนเบี่ยงเบนที่ระบุจากตลาดเฉลี่ยหรือราคาขั้นต่ำ เอกสารจะถูกบล็อกและส่งเพื่อขออนุมัติไปยังผู้บริหารระดับสูง ( ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน, เจ้าของ ฯลฯ) การใช้งาน ระบบสารสนเทศในกรณีนี้จะช่วยให้สามารถระบุความคลาดเคลื่อนของราคาได้โดยอัตโนมัติ

ข้าว. 2. โครงการต่อต้านการเตะกลับ

ขอแจ้งให้ทราบ

วิธีการนี้ช่วยให้เราสามารถระบุราคาซื้อที่สูงกว่าค่าเฉลี่ยของตลาดหรือขั้นต่ำทั้งในเวลาที่ทำการสั่งซื้อและในขั้นตอนการสรุปสัญญา

ภารกิจหลักของแผนกจัดหา— ตรวจสอบและรักษาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อและการจัดเก็บ สินค้าคงคลังที่ไม่มีสภาพคล่องและใช้งานน้อยเกินไปในคลังสินค้าเป็นสัญญาณของกระบวนการจัดหาที่ไม่มีการควบคุมและไม่มีประสิทธิภาพ เหตุผล ปริมาณมากสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องต่ำอาจเป็น:

การยกเลิกโครงการที่ซื้อวัสดุ วัสดุ อะไหล่ อุปกรณ์เหล่านี้

การเปลี่ยนไปใช้ผลิตภัณฑ์ประเภทอื่น

ความล้าสมัยของสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องต่ำ

ความไม่สอดคล้องกันในการทำงานของฝ่ายจัดหาและบริการอื่น ๆ การแจ้งบริการจัดซื้อจัดจ้างไม่ทันเวลาเกี่ยวกับการยกเลิกหรือลดโปรแกรมการผลิตตามประเภทของผลิตภัณฑ์ เป็นต้น

สินค้าคงคลังจะช่วยระบุสต็อกที่มีสภาพคล่องหรือสินค้าคงคลังส่วนเกิน มักจะเปิดอยู่ โรงงานผลิตนอกจากโกดังกลางแล้ว ยังมีโกดังเวิร์คช็อปและโกดังประจำเขตอีกด้วย นอกจากนี้ หัวหน้าคนงานและหัวหน้าคนงานยังสามารถจัดเก็บวัสดุและวัสดุอื่น ๆ ได้อีกด้วย แผนกจัดหาสามารถตรวจสอบได้เฉพาะคลังสินค้ากลางเท่านั้น และตามกฎแล้วทุกสิ่งทุกอย่างจะไม่ได้รับการควบคุม สินค้าคงคลังทั่วไปจะช่วยระบุขนาดที่แท้จริงของสต็อกและเพิ่มประสิทธิภาพการซื้อครั้งต่อไป สำหรับ ประสิทธิภาพที่มากขึ้นสินค้าคงคลังดังกล่าวจะต้องดำเนินการเป็นระยะโดยมีส่วนร่วมของพนักงานของหน่วยงานตรวจสอบภายในอิสระหรือองค์กรบุคคลที่สาม

สร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกภายในบริษัท แผนกจัดหาจะต้องติดตามตลาดและแจ้งแผนกการผลิต (หรือแผนกขาย หากเป็นบริษัทการค้า) เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ที่มีคุณสมบัติที่ดีขึ้นและมูลค่าผู้บริโภคที่มากขึ้นที่ซัพพลายเออร์นำเสนอ เพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่นอาจไม่ทราบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ดังกล่าวจึงไม่สามารถสั่งซื้อได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทผู้ผลิตที่มุ่งเน้นการพัฒนาเทคโนโลยี: ซัพพลายเออร์จะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีและผลิตภัณฑ์ใหม่จากซัพพลายเออร์ นักเทคโนโลยีจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับมูลค่าของพวกเขา และนักเทคโนโลยีจะคำนึงถึงปัจจัยด้านราคาที่รายงานโดยซัพพลายเออร์ในคำขอและเมื่อวาด ขึ้นงบประมาณสำหรับงวดต่อๆ ไป

สำคัญ!

เพื่อให้กระบวนการจัดหามีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ ของบริษัท

แบบฟอร์มการรายงานของแผนกจัดซื้อช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระบวนการจัดซื้อได้ จากนั้นคุณจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงราคาคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่จัดหาและการปฏิบัติตามกำหนดเวลาการจัดซื้อ (ตารางที่ 1)

ตารางที่ 1. การวิเคราะห์งานของฝ่ายจัดซื้อตามราคา

ผู้จัดการ	ราคาถู./กก		หน่วยวัด	ซื้อแล้ว กก		การเปลี่ยนแปลงราคา		จำนวนการซื้อถู
	มกราคม 2558	กุมภาพันธ์ 2558
ผู้จัดการทีม Sukhorukov M.I.
แป้งพรีเมี่ยม
แป้งชั้นหนึ่ง
แป้งชั้นสอง
ผู้จัดการเข้าสู่ระบบ V.M.
แป้งพรีเมี่ยม
รวมสำหรับแผนก:

ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อซึ่งมีราคาเพิ่มขึ้นเร็วกว่าคนอื่นๆ แม้ว่าจะมีปริมาณการซื้อจำนวนมาก จะต้องได้รับการตรวจสอบเพิ่มเติม

แผนกจัดซื้อยึดหลักการทำงานโดยอาศัยข้อโต้แย้งที่แข็งแกร่ง นั่นคือราคาของวัตถุดิบที่ซื้อ ฉันซื้อมันถูกกว่า - ทำได้ดีมาก คุณซื้อมาแพง - มันแย่คุณทำงานไม่เป็น สิ่งที่จะเกิดขึ้นในการผลิต การบริการควบคุมทางเทคนิคและการขายจะไม่เป็นปัญหาสำหรับแผนกจัดหาอีกต่อไป ดังนั้นเมื่อทำการส่งมอบจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่จัดหาซึ่งขึ้นอยู่กับคุณภาพผู้บริโภคของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตในองค์กร

เราแนะนำให้เก็บสถิติปัญหาเกี่ยวกับวัตถุดิบที่ซื้อไว้ในระหว่างการตรวจสอบขาเข้า ระหว่างการจัดเก็บ และระหว่างการใช้งานในการผลิต การเก็บบันทึกไม่ใช่เรื่องยาก โดยพื้นฐานมาจากการบัญชีสำหรับปัญหาต่างๆ ในการจัดหาวัตถุดิบ สำหรับแต่ละปัญหา เราจะจัดทำรายงานโดยเขียนว่าใครเป็นผู้จัดหาวัตถุดิบ/ส่วนประกอบที่เป็นปัญหาเมื่อใดและในรูปแบบใด รวมการกระทำทั้งหมดเหล่านี้ในรูปแบบของรายงานเข้ากับความสามารถในการจัดเรียงในโปรแกรม 1C หรือไฟล์ Excel แบบธรรมดา - และฐานข้อมูลก็พร้อมแล้ว (ตารางที่ 2)

ตารางที่ 2. การวิเคราะห์งานของแผนกจัดหาในด้านคุณภาพ

ชื่อซัพพลายเออร์	วันที่จัดส่ง	เลขที่สัญญา	จำนวนสินค้าที่จำหน่าย, กก	ประเภทของความไม่สอดคล้องกัน
รอสตอค แอลแอลซี		ฉบับที่ 25 ลงวันที่ 25 ธันวาคม 2557		ในระหว่างกระบวนการยอมรับและการตรวจสอบขาเข้า พบว่ามีความชื้นของแป้งอยู่ที่ 18% (ค่าปกติคือ 15%)
OJSC "ธุรกิจการเกษตร"		ลำดับที่ 20 ตั้งแต่วันที่ 20/12/2557		ในระหว่างกระบวนการรับและการตรวจสอบขาเข้า พบว่าปริมาณเถ้าของแป้งพรีเมี่ยมในชุดนี้คือ 0.6% (ค่าปกติคือ 0.55%)
LLC "เซอร์โนทอร์ก"		ลำดับที่ 18 ตั้งแต่วันที่ 15/12/2558		ในระหว่างกระบวนการรับและการตรวจสอบขาเข้า ตรวจพบกลิ่นอับในแป้งของชุดนี้

จากข้อมูลดังกล่าว จะมีการตัดสินใจว่าจะร่วมมือกับซัพพลายเออร์ที่มีปัญหาต่อไปหรือไม่

เพื่อให้โปรแกรมการผลิตเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลา ส่วนประกอบที่จำเป็นทั้งหมดจะต้องส่งมอบตรงเวลา แบบฟอร์มต่อไปนี้ช่วยให้คุณวิเคราะห์ปัจจัยที่เป็นอุปสรรคต่อการส่งมอบตรงเวลา (ตารางที่ 3)

ตารางที่ 3. การวิเคราะห์งานของแผนกจัดหาตามกำหนดเวลาการส่งมอบ

ชื่อเต็ม ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ	การดำเนินการตามแผนชื่อผลิตภัณฑ์ (บทความ)		การไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาการส่งมอบ
			จำนวนครั้ง
สุโครูคอฟ เอ็ม.ไอ.
				ขาดเงินทุน
				อุบัติเหตุที่ทางข้ามทางรถไฟ
เข้าสู่ระบบนอฟ V. M.				ไม่เอื้ออำนวย สภาพอากาศ(หิมะลอยอยู่บนถนนน้ำแข็ง)
				ขาดเงินทุน
				การนัดหยุดงานของคนงานในองค์กรของซัพพลายเออร์
รวมแยกตามแผนก

การรายงานรูปแบบนี้ทำให้สามารถวิเคราะห์สาเหตุของ "ความล้มเหลว" ในเวลาการส่งมอบ เพื่อระบุว่าสาเหตุใดขึ้นอยู่กับ ปัจจัยภายนอก(ความไม่ซื่อสัตย์ของซัพพลายเออร์ ปัจจัยทางธรรมชาติ, เหตุสุดวิสัย ฯลฯ ) และอันไหนเป็นภายใน (เช่น ขาดเงินทุนทันเวลา) และดำเนินมาตรการเพื่อป้องกันสถานการณ์เหล่านี้ในอนาคต

ข้อสรุป

• ระบบการตรวจสอบภายในจะมีผลใช้บังคับก็ต่อเมื่อพนักงานของบริษัทปฏิบัติตามกฎระเบียบและคำแนะนำที่พัฒนาขึ้น
• พนักงานจะต้องมองหาข้อเสนอที่ดีที่สุด ทางเลือกในการรับส่วนลดจำนวนมาก ตรวจสอบยอดคงเหลือในสต๊อกทันที และคำนึงถึงความผันผวนที่สำคัญของราคาสินค้าที่จัดหา
• จะต้องกำหนดหน้าที่ของพนักงานบริษัทให้ชัดเจน
• จำเป็นต้องมีกลไกที่มีประสิทธิภาพในการติดตามผลการปฏิบัติงานของแผนกจัดหา