วิธีเขียนบันทึกตัวอย่างอย่างถูกต้อง จัดทำบันทึกภายใน: เอกสารตัวอย่างและหลักเกณฑ์ในการร่าง

บันทึกข้อตกลง ข้อความการรวบรวม ตัวอย่าง เทมเพลต ตัวอย่าง การเขียน. จะเขียนเขียนได้อย่างไร?

เคล็ดลับในการเขียนบันทึกช่วยจำ กฎเกณฑ์ โครงสร้าง ตัวอย่าง จะเขียนรายงานอย่างไรให้ถูกต้อง? (10+)

บันทึกข้อตกลง ตัวอย่าง เทมเพลต ตัวอย่าง

ชื่อ “บันทึก” มาจากคำว่า “รายงาน” คือ การสื่อสารข้อมูล โครงสร้างและเนื้อหาถูกกำหนดโดยการพิจารณานี้

วัตถุประสงค์ในการจัดทำเอกสารดังกล่าว:

• แก้ไขสถานการณ์- คุณตระหนักถึงข้อเท็จจริงบางอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณเป็นการส่วนตัว แต่ในความเห็นของคุณรบกวนการทำงานของคุณ ลดประสิทธิภาพ และทำหน้าที่เป็นแหล่งที่มาของความเสี่ยง คุณรายงานพวกเขาต่อฝ่ายบริหารเพื่อให้พวกเขาสามารถวิเคราะห์ข้อมูลและดำเนินการได้
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ- การปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่ดีโดยแผนกหรือเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องจะลดประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ คุณแนะนำให้ทำการปรับเปลี่ยน
• ป้องกันตัวเอง- คุณกำลังถูกปฏิบัติอย่างไม่ยุติธรรม บันทึกช่วยจำนี้เป็นความพยายามที่จะแก้ไขสถานการณ์โดยสันติ จากนั้นคุณสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนต่อเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจหรือศาลได้ แต่คุณแนะนำให้จัดการเรื่องดังกล่าวภายในบริษัทโดยไม่ต้องซักผ้าสกปรกในที่สาธารณะ
• ปลดเปลื้องความรับผิดชอบ- คุณได้ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่บุคคลที่มีอำนาจที่จำเป็น จากนั้นคุณจะไม่รับผิดชอบในการแก้ไขสถานการณ์อีกต่อไป ไม่มีการเรียกร้องใด ๆ กับคุณ

ข้อความในบันทึกข้อตกลงจะต้องมีลักษณะทางธุรกิจ

การเขียนบันทึกช่วยจำมีความเหมือนกันกับการเขียนข้อร้องเรียนเป็นอย่างมาก

อ่านเพิ่มเติม:

• เทคโนโลยีเพื่อความเจริญรุ่งเรือง
  • อาชีพ
  • คำแนะนำแก่ผู้จัดการ
  • ความสำเร็จส่วนบุคคลและความสามัคคี
• พักผ่อนอย่างกระตือรือร้น

บันทึกข้อตกลง

ผู้รับ

บุคคลที่ส่งรายงาน ตำแหน่งและชื่อเต็มของเขา

ตัวอย่าง. ผู้อำนวยการทั่วไป LLC "Foma และ Erema", Foma Evgenievich Somov

คุณต้องส่งบันทึกไปยังบุคคลที่มีความสามารถรวมถึงการแก้ไขปัญหาที่คุณกำลังหยิบยก ดังนั้นก่อนที่จะร่างเอกสารคุณควรทำความคุ้นเคยกับ โครงสร้างองค์กรบริษัทและการกระจายอำนาจ

สิทธิ ความรับผิดชอบ และขอบเขตความสามารถมักจะถูกกำหนดไว้ในข้อบังคับของหน่วย

สาระสำคัญของปัญหา

ระบุสาระสำคัญของข้อมูลที่คุณต้องการสื่อโดยสั้นๆ จากส่วนนี้ ผู้รับควรเข้าใจความร้ายแรงของปัญหาและควรอ่านข้อความที่เหลืออย่างละเอียด

ตัวอย่างที่ 1- แคชเชียร์ไปทำงานสายเป็นประจำ จนกระทั่งเครื่องคิดเงินเปิดงานก็กลายเป็นอัมพาต เรากำลังสูญเสียลูกค้าและรายได้

ตัวอย่างที่ 2- คนแปลกหน้าปรากฏตัวในห้องเก็บเอกสารที่มีเอกสารลับ

ตัวอย่างที่ 3- ฉันถูกเลือกปฏิบัติเนื่องจากความเชื่อทางศาสนาของฉัน ฉันเป็นคนไม่เชื่อพระเจ้า และผู้บังคับบัญชาโดยตรงของฉันคือผู้เชื่อที่คลั่งไคล้ เขากดดันฉัน

คำอธิบายโดยละเอียดของสถานการณ์

ตัวอย่างที่ 1- ขั้นตอนการบริการลูกค้าในบริษัทของเรารวมถึงการจ่ายเงินโดยตรงให้กับแคชเชียร์ เราเริ่มทำงานตั้งแต่ 8.00 น. เนื่องจากลูกค้าส่วนใหญ่สนใจรับบริการของเราก่อนเริ่มวันทำงานเพื่อให้สามารถไปทำงานตรงเวลาได้ อย่างไรก็ตาม สำนักงานขายตั๋วปิดทำการจนถึงเวลา 09:00 - 09:30 น. ลูกค้าถูกบังคับให้รอ พวกเขาติดต่อเราโดยหวังว่าจะไปทำงานตรงเวลา แต่เนื่องจากเครื่องคิดเงิน พวกเขาจึงมาสาย ผู้เยี่ยมชมดังกล่าวอาจปฏิเสธบริการของเราโดยสิ้นเชิงและออกไปทันที ยกเลิกคำสั่งซื้อ หรือไม่ติดต่อเราอีก

ตัวอย่างที่ 2- เนื่องจากตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นของฉัน ฉันจึงมาทำงานเป็นประจำก่อนเวลาทำงานสำหรับพนักงานที่เหลือ ฉันสังเกตเห็นว่าในเวลานี้สถานที่เก็บเอกสารกำลังถูกทำความสะอาด คนทำความสะอาดอยู่ที่นั่นคนเดียว ตู้เก็บเอกสารถูกล็อค แต่เป็นตู้สำนักงานธรรมดาที่ไม่มีระดับความปลอดภัย เปิดได้ง่าย

ตัวอย่างที่ 3- หัวหน้างานเตือนฉันอยู่เสมอว่าฉันไม่ไปโบสถ์หรือแต่งงานกับภรรยา เขาดึงดูดความสนใจของเพื่อนร่วมงานไปที่ความจริงที่ว่าฉันไม่ถือศีลอดและไม่เฉลิมฉลองวันหยุดของคริสตจักรและประกาศว่าผู้ที่ไม่เชื่อไม่สามารถเชื่อถือได้เนื่องจากพวกเขาขาดแกนกลางทางศีลธรรม ในแง่ของการประเมินงานและผลตอบแทนทางการเงินของฉัน เขายังแสดงอคติด้วย

ความเสียหาย/ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

ตัวอย่างที่ 1- ประสิทธิภาพเครื่องบันทึกเงินสดที่ไม่ดีจะยกเลิกทั้งหมดของเรา ข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน,ตามตารางการทำงานที่สะดวก จ่ายเงินเพิ่มให้กับพนักงานคนอื่นเพิ่มเติม ชั่วโมงการทำงานในตอนเช้าปรากฎว่าเป็นการเสียเงิน เรากำลังสูญเสียลูกค้าประจำเก่าและไม่สามารถดึงดูดลูกค้าใหม่ได้

ตัวอย่างที่ 2- การเปิดเผยข้อมูลจากเอกสารสำคัญของเราอาจทำให้เกิดการสูญเสีย ก่อให้เกิดการฟ้องร้องจากลูกค้า และบ่อนทำลายอำนาจของบริษัทของเรา การเข้าถึงไฟล์เก็บถาวรที่ค่อนข้างฟรีอาจทำให้เกิดปัญหากับตัวทำความสะอาดได้ หากมีคนรู้ว่าคนทำความสะอาดมีโอกาสที่จะทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่เป็นความลับของเรา นี่อาจทำให้เกิดแรงกดดันทางอาญาต่อเขาได้

ตัวอย่างที่ 3- ทัศนคติที่มีต่อฉันที่อธิบายไว้ทำให้ประสิทธิภาพของฉันลดลง ทำให้เกิดความเครียดอย่างต่อเนื่อง และทำให้สุขภาพของฉันแย่ลง คุณภาพงานของฉันลดลง ประสิทธิภาพการผลิตลดลง ซึ่งนำความสูญเสียมาสู่บริษัทโดยตรง สถานการณ์ที่น่าวิตกเกิดขึ้นในทีมซึ่งไม่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิผล

รายการเอกสารกำกับดูแล - เหตุผล

ในบางกรณี สถานการณ์ที่อธิบายไว้ไม่ได้ละเมิดใดๆ เอกสารกำกับดูแลแต่มีอันตรายหรือทำให้เกิดความเสียหาย จากนั้นเราก็ละเว้นส่วนนี้

ตัวอย่างที่ 1- บริษัทได้อนุมัติตารางการทำงานโดยให้เริ่มวันทำงานเวลา 8.00 น.

ตัวอย่างที่ 2- บริษัทได้อนุมัติคำชี้แจงการรักษาความลับที่อธิบายขั้นตอนการจัดเก็บและทำงานกับเอกสารที่เป็นความลับ แนวปฏิบัติปัจจุบันขัดแย้งกับบทบัญญัตินี้

ตัวอย่างที่ 3- รัฐของเราเป็นฆราวาส เสรีภาพในการนับถือศาสนาได้รับการรับรองตามรัฐธรรมนูญ สำหรับฉันดูเหมือนว่าการเลือกปฏิบัติด้วยเหตุผลทางศาสนาเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

ข้อเสนอ

ตัวอย่างที่ 1- ฉันขอให้คุณบังคับให้แคชเชียร์เปิดเครื่องบันทึกเงินสดให้ตรงเวลา

ตัวอย่างที่ 2- ฉันขอให้คุณออกคำสั่งให้ติดตั้งระบบกล้องวงจรปิดในห้องเก็บเอกสาร

ตัวอย่างที่ 3- ฉันขอให้คุณดำเนินการอธิบายกับหัวหน้างานของฉันทันที ชี้ให้เขาเห็นว่าการกระทำของเขาขัดต่อกฎหมายและเป็นอันตรายต่อบรรยากาศการทำงานในทีม ประสิทธิภาพการทำงาน ภาพลักษณ์ของบริษัท เป็นการชั่วคราว (จนกว่าสถานการณ์จะคลี่คลาย) ควบคุมการประเมินงานและสิ่งจูงใจทางการเงินของฉันเป็นการส่วนตัว ฉันหวังว่าคุณจะเข้าใจ

บทสรุป

รายการเอกสารที่แนบมา

ข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ส่งเอกสารหากส่งอีกครั้ง

ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อ นามสกุลของผู้เรียบเรียง

วันที่, ลายเซ็น

อ่านเพิ่มเติม:

• เทคโนโลยีสู่ความสำเร็จ - วิธีประสบความสำเร็จในทุกความพยายามของคุณ รวมถึง:
  • อาชีพ - ทำอย่างไรให้มีอาชีพก้าวหน้าในอาชีพการงาน
  • คำแนะนำสำหรับผู้นำ - ทำอย่างไรจึงจะเป็นผู้นำที่ประสบความสำเร็จ
  • ความสำเร็จและความสามัคคีส่วนบุคคล - วิธีประสบความสำเร็จในการสื่อสารและการโน้มน้าวใจ หลีกเลี่ยงความขัดแย้ง จัดการทุกอย่างและไม่เหนื่อย
• การพักผ่อนอย่างกระตือรือร้น - อย่างไรและที่ไหนที่จะใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์และความสุข

บันทึกช่วยจำ (รหัส 0286041 ตาม OKUD*) เป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่ส่งถึงผู้จัดการ หัวหน้าแผนก และบุคคลที่ได้รับอนุญาตอื่นๆ มันกำหนดรายละเอียดปัญหาใด ๆ พร้อมกับข้อสรุปและข้อเสนอของผู้รวบรวมและมีวัตถุประสงค์เพื่อกระตุ้นให้ฝ่ายบริหารทำการตัดสินใจบางอย่าง

ไม่มีคำจำกัดความของ “บันทึก” ที่เป็นแนวคิดอิสระในกฎหมาย

บันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นทั้งตามคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจาของผู้จัดการและตามความคิดริเริ่มของพนักงานเอง (ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ เพื่อแก้ไขการผลิตหรือ ปัญหาทางเศรษฐกิจมีความจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลใน ในการเขียนผู้บริหารระดับสูง) การใช้เอกสารดังกล่าวทำให้คุณสามารถยื่นข้อเสนอเพื่อการปรับปรุงได้ ด้านเทคนิค กระบวนการผลิตแสดงความไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของผู้จัดการระดับสูง และแสดงมุมมองของคุณหากเกิดความขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นเมื่อจัดทำบันทึกข้อตกลง สิ่งที่สำคัญที่สุดคือผู้เขียนจะต้องกำหนดจุดยืนของตนให้ชัดเจน จากนั้นจึงจัดเตรียมข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือเพื่อสนับสนุนผู้เขียน

สายพันธุ์

ประเภทของบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำมีหลายแผนก

ตามเนื้อหา รายงานจะแบ่งออกเป็นข้อมูล การรายงาน และความคิดริเริ่ม รายงานข้อมูลคือเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดและวิธีการดำเนินงาน หมายเหตุประเภทนี้จัดทำขึ้นเป็นระยะ รายงานการรายงานจะแจ้งให้หัวหน้าทราบเกี่ยวกับผลงานที่ทำเสร็จแล้วและการปฏิบัติตามคำแนะนำ รายงานความคิดริเริ่มสนับสนุนให้ผู้บังคับบัญชาตัดสินใจ ในนั้นผู้เขียนสามารถนำเสนอคำแนะนำและข้อเสนอแนะของเขาได้

นอกจากนี้ บันทึกช่วยจำยังแบ่งตามผู้รับ:

บันทึกภายใน - เอกสารที่ส่งถึงผู้อำนวยการขององค์กร

บันทึกภายนอกจ่าหน้าถึงบุคคลภายนอกองค์กร

ตัวอย่าง

ตัวอย่างบันทึกเกี่ยวกับโบนัส

ฝ่ายจัดหา

ผู้อำนวยการทั่วไป
LLC "แม็กนิต"
เซเมโนวา อิรินา กริกอเรียฟนา

รายงาน

2013-04-10-CN ลงวันที่ 10/04/2013

เกี่ยวกับโบนัส

โปรดสนับสนุนผู้จัดการฝ่ายขาย Alexander Olegovich Krasnov ด้วยโบนัสเงินสด 8,000 รูเบิลสำหรับการขยายงาน ฐานลูกค้าจาก 30 ถึง 50 ร้านค้าปลีกและยอดขายรวมผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้น 2 เท่า โดยอิงจากผลประกอบการไตรมาส 3 ปี 2556

หัวหน้าฝ่ายจัดหา Egorov V. A. Egorov

เมื่อเขียนบันทึกเกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามที่ไม่เหมาะสม ความรับผิดชอบด้านแรงงานใช้รายละเอียดต่อไปนี้:

ชื่อ หน่วยโครงสร้าง;

ชื่อเอกสาร – รายงาน;

วันที่จัดทำเอกสารเลขที่ต้นทาง

ผู้รับ - ตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อในกรณีดั้งเดิม

ชื่อเอกสาร - "เกี่ยวกับ ... ", "เกี่ยวกับ ... ";

ข้อความของบันทึก - ก่อนอื่นให้อธิบายข้อเท็จจริงของการไม่ปฏิบัติตามหรือการปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานที่ไม่เหมาะสมจากนั้นจึงระบุคำขอเฉพาะ

ลายเซ็น - ตำแหน่งของคอมไพเลอร์, ลายเซ็นและการถอดเสียงของลายเซ็น: นามสกุลและชื่อย่อ

ตัวอย่างบันทึกการไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการ

กรมขนส่ง

ผู้อำนวยการทั่วไป
LLC Sverdlovsk
เอส. เอส. โมโรซอฟ

รายงาน
04.10.2013 № 6

การไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการ

ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าคนขับรถส่งต่อ Ivan Igorevich Sokolov ไม่ได้นำเสนอรถที่ได้รับมอบหมายให้เขา (หมายเลขรัฐ C 042 MK 83) ตามกำหนดเวลา การตรวจสอบทางเทคนิคซึ่งฝ่าฝืนบทบัญญัติ รายละเอียดงานตั้งแต่ 06.10.2010

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการละเมิด ฉันเสนอให้ตำหนิ I.I.

หัวหน้าแผนกขนส่ง Shubov O.F. Shubov

การละเมิดวินัยแรงงาน

เกี่ยวกับพฤติกรรมกักขฬะของพนักงาน

ทางด้านขวาของแบบฟอร์มจะมีชื่อเต็มของบุคคลที่ส่งรายงานให้และตำแหน่งที่แน่นอนของเขาเขียนไว้ ด้านล่างนี้เป็นชื่อเต็มของพนักงานที่กำลังร่างบันทึก ที่ด้านบนจะมีการเขียนชื่อของหน่วยโครงสร้างที่ตรวจพบพฤติกรรมกักขฬะของพนักงานและระบุวันที่ที่ออกเอกสาร

ข้อความจะต้องอธิบายโดยละเอียดว่าเกิดอะไรขึ้นและระบุว่าพฤติกรรมกักขฬะของพนักงานประกอบด้วยอะไร จากที่กล่าวมาข้างต้น จึงได้มีการร้องขอให้พิจารณาประเด็นการลงโทษทางวินัยต่อพนักงาน การลงโทษทางวินัยเป็นไปตามคำสั่งของผู้จัดการ

สิ่งสำคัญคือต้องระบุสาเหตุของพฤติกรรมนี้ของพนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องได้รับคำอธิบายจากผู้กระทำผิดซึ่งควรแนบไปกับแบบฟอร์มรายงาน

ภายใน

บันทึกช่วยจำคือเอกสารที่จ่าหน้าถึงหัวหน้าของสถาบันที่กำหนดหรือสูงกว่าและแจ้งให้เขาทราบเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน ปรากฏการณ์หรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น เกี่ยวกับงานที่ทำ รวมถึงข้อสรุปและข้อเสนอของผู้สร้าง บันทึกข้อตกลงนี้จัดทำขึ้นตามความคิดริเริ่มของพนักงานเองและตามคำแนะนำของผู้จัดการ วัตถุประสงค์ของบันทึกความคิดริเริ่มคือเพื่อสนับสนุนให้ผู้จัดการตัดสินใจได้ดีที่สุด ดังนั้นข้อความจึงแบ่งออกเป็นสองส่วนอย่างชัดเจน ประการแรก การตรวจสอบ (เชิงพรรณนา) กำหนดข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นหรืออธิบายสถานการณ์ ประการที่สอง กำหนดข้อเสนอและการร้องขอ รายงานแจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน บันทึกดังกล่าวจะถูกส่งเป็นประจำ

ข้อความในบันทึกข้อตกลงจะต้องนำหน้าด้วยชื่อเรื่องที่ขึ้นต้นด้วยคำบุพบท “o” (“เกี่ยวกับ”) เช่นเดียวกับการดำเนินการของใบรับรอง การดำเนินการของเอกสารประเภทนี้ขึ้นอยู่กับผู้รับ บันทึกช่วยจำ (ภายใน) ไม่ได้ถูกวาดลงบนกระดาษธรรมดา รายละเอียดของแบบฟอร์มจะทำซ้ำในรูปแบบพิมพ์ดีด: ชื่อของหน่วยโครงสร้าง, ประเภทของเอกสาร (บันทึกข้อตกลง), วันที่ บันทึกภายในลงนามโดยผู้สร้าง

ตัวอย่างบันทึกข้อตกลงภายใน

แผนกทั่วไป

บันทึกถึงผู้อำนวยการทั่วไปของสมาคม

05.10.99 หมายเลข 36 อิวานอฟ เอ็น.เค.

คาลูกา

เกี่ยวกับการเปลี่ยนเครื่องพิมพ์ดีด

ขอแจ้งให้ทราบว่าขณะนี้สำนักเครื่องจักรมีความพร้อม เครื่องพิมพ์ดีดรุ่นที่ล้าสมัยซึ่งหลายรุ่นมีลักษณะการทำงานที่ไม่น่าเชื่อถือ

ฉันขอให้คุณพิจารณาประเด็นการเพิ่มเครื่องใหม่หกเครื่องและคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่องพร้อมเครื่องพิมพ์

หัวหน้าสำนักเครื่องจักร ลงนามโดย G.N.

พิธีการที่ต้องใช้เวลาและความพยายาม - นี่คือจำนวนคนที่ปฏิบัติต่อรายงาน บันทึกอย่างเป็นทางการและคำอธิบาย และมักจะไม่เห็นความแตกต่างระหว่างสิ่งเหล่านี้ เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่ารายงานและคำอธิบายเกี่ยวข้องกับการใช้มาตรการลงโทษทางวินัย อันที่จริงพวกมันถูกใช้ไม่เพียงเพื่อการนี้เท่านั้น เราจะแจ้งให้คุณทราบในสถานการณ์ที่เหมาะสมในการจัดทำบันทึกเฉพาะและวิธีดำเนินการอย่างถูกต้อง

เหตุใดจึงต้องมีบันทึกย่อ?

ประการแรกหมายเหตุทั้งหมดเป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงสำหรับการจัดการการปฏิบัติงาน ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา ทำให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในบริษัท (เช่น ระหว่างแผนกต่างๆ หรือระหว่างสาขา สำนักงานตัวแทน และสำนักงานใหญ่) ข้อมูลในหมายเหตุไม่มีคำสั่ง แต่อาจเป็นพื้นฐานสำหรับการนำไปใช้บางส่วน การตัดสินใจของฝ่ายบริหารแต่สามารถนำมาพิจารณาได้เท่านั้น

แต่การเขียนมันไม่ใช่เรื่องง่ายเลย ท้ายที่สุดแล้วไม่มีคำจำกัดความของแนวคิดหรือกฎเกณฑ์ในการรวบรวมบันทึกย่อในบรรทัดฐาน การกระทำทางกฎหมาย- ลองกำหนดพวกเขาเอง

หมายเหตุแตกต่างกันอย่างไร?

เพื่อความชัดเจน เราจะแสดงความแตกต่างหลักๆ ในตาราง

เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี ธนบัตรทุกประเภทมีความสำคัญ

ในบางกรณี หมายเหตุพร้อมกับเอกสารอื่นๆ สามารถทำหน้าที่เป็นเอกสารหลักในการพิสูจน์และจัดทำเอกสารค่าใช้จ่ายในการบัญชีภาษีได้ ข้อ 1 ศิลปะ 252 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย, ตัวอย่างเช่น:

• บันทึกบริการโฆษณาของตัวเองตามระยะเวลาการใช้วิดีโอโฆษณาจริงไม่เกิน 12 เดือน ช่วยให้บริษัทพิสูจน์ได้ว่าวิดีโอไม่ใช่สินทรัพย์ไม่มีตัวตนและตัดค่าใช้จ่ายเป็นก้อน มติของ Federal Antimonopoly Service ของภูมิภาคมอสโก ลงวันที่ 16 มีนาคม 2555 เลขที่ A40-100845/10-4-498;
• เพื่อยืนยันระยะทางของรถโดยใช้การอ่านค่าระบบนำทาง GPS (แทนมาตรวัดระยะทาง) และรับรู้ต้นทุนเชื้อเพลิง คุณต้อง บันทึกถึงหัวหน้าแผนกขนส่งจากหัวหน้าว่าการตรวจสอบก่อนการเดินทางพบว่ามาตรวัดระยะทางทำงานผิดปกติและ ข้อ 1 ศิลปะ 252 ย่อย 5 น. 1 ศิลปะ 254 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย- ตามรายงานนี้ (หรือเอกสารอื่น ๆ ) จะมีการออกคำสั่งเกี่ยวกับความจำเป็นในการใช้งานรถโดยเปิดเครื่องนำทางและบันทึกการอ่านไว้ในใบนำส่งสินค้า จดหมายของ Federal Tax Service ลงวันที่ 16 กรกฎาคม 2553 เลขที่ШС-37-3/6848;
• หมายเหตุอธิบายอาจมีประโยชน์:

• <или>เพื่อรับสิทธิ์ลดหย่อนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาให้บุตร ย่อย 4 ย่อหน้า 1 ศิลปะ 218 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียหากไม่มีใบรับรอง 2-NDFL จากสถานที่ทำงานเดิมของคุณ เมื่อบุคคลไม่ได้ทำงานเป็นเวลานานและได้งานอีกครั้งเขาต้องการคำอธิบายที่อธิบายการขาดรายได้ หนังสืองานและคำร้องขอหักลดหย่อนเป็นลายลักษณ์อักษร จดหมายของ Federal Tax Service ลงวันที่ 30 กรกฎาคม 2552 ฉบับที่ 3-5-04/1133@;
• <или>เพื่อแก้ไขปัญหาการชำระค่าเดินทางในช่วงวันหยุด หากพนักงานดำเนินการในหลายสถานที่หรือผ่านจุดแวะพักขณะผ่านไป จำเป็นต้องมีคำอธิบายจากพนักงานและเอกสารการเดินทางของเขา หนังสือกระทรวงสาธารณสุขและการพัฒนาสังคม ลงวันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2552 ฉบับที่ 194-56.

เป็นที่ชัดเจนว่าหากทราบแล้ว เอกสารหลักจากนั้นจะต้องมีรายละเอียดทั้งหมดของเอกสารดังกล่าว ข้อ 2 ศิลปะ มาตรา 9 ของกฎหมายลงวันที่ 21 พฤศจิกายน พ.ศ. 2539 ฉบับที่ 129-FZ.

วิธีการเขียนบันทึกอย่างถูกต้อง

พนักงานหลายคนพบว่าการเขียนบันทึกเป็นเรื่องยาก เนื่องจากเป็นงานที่ไม่ธรรมดาสำหรับพวกเขา เพื่อให้งานง่ายขึ้น ให้จัดเตรียมกฎการร่าง รวมถึงแบบฟอร์มบันทึกย่อในท้องถิ่น การกระทำเชิงบรรทัดฐานตัวอย่างเช่นในคำแนะนำการจัดการสำนักงานและทำความคุ้นเคยกับพนักงาน ส่วนของคำสั่งอาจมีลักษณะเช่นนี้ เป็นต้น

ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของ Alpha LLC
ลงวันที่ 27 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 123

คำแนะนำสำหรับการจัดการสำนักงานของ Alpha LLC

4.10. หมายเหตุ (รายงาน เป็นทางการ อธิบาย)

4.10.4. บันทึกแต่ละฉบับถูกร่างขึ้นโดยระบุรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อของหน่วยโครงสร้าง - ผู้เขียนบันทึก;
• ชื่อของประเภทเอกสาร - รายงานบันทึกอย่างเป็นทางการหรือคำอธิบาย
• วันที่เอกสาร - วันที่ลงนาม ( เลขอารบิกตามลำดับ: วัน, เดือน, ปี);
• ผู้รับ - ฉ และ. โอ และตำแหน่งของบุคคลที่กล่าวถึงบันทึก (ในกรณีซ้ำ)
• ชื่อเรื่องของข้อความ ซึ่งควรขึ้นต้นด้วยคำบุพบท “O” หรือ “เกี่ยวกับ”
• หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ถ้ามี) เช่น: “เอกสารแนบ: 1 สำเนา เป็นเวลา 3 ลิตร”;
• ลายเซ็นต์ของคอมไพเลอร์ (ตำแหน่งของคอมไพเลอร์; ลายเซ็นส่วนตัวและการถอดเสียง (ชื่อเต็ม))

4.10.5. ข้อความนี้เขียนเป็นเอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง

ข้อความในบันทึกไม่ควรมีคำทักทายหรือความปรารถนาสุดท้าย

4.10.6. แบบฟอร์มสำหรับรายงานบันทึกอย่างเป็นทางการและคำอธิบายมีให้ในภาคผนวกหมายเลข 15, 16, 17 ของคำแนะนำ

เมื่อพนักงานจำเป็นต้องเขียนบันทึกก็ควรมอบให้เขา แบบฟอร์มสำเร็จรูป, ก ตัวอย่างที่ดีกว่า- เรามายกตัวอย่างการออกแบบบันทึกย่อต่างๆกัน

บริษัทจำกัดความรับผิด "อัลฟ่า"

การบัญชี

ผู้อำนวยการทั่วไป
อัลฟ่า แอลแอลซี
ฉัน. สตาซอฟ

หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล
เอส.วี. คลีโมวา
เหตุผลที่ระบุไว้ในหมายเหตุอธิบาย
ถือว่าไม่สุภาพ
ดำเนินการทางวินัย
ในรูปแบบความคิดเห็นถึง T.I. บ็อกดาโนวา

หัวหน้าฝ่ายบัญชี
นรก. ซาโรวา
ใช้มาตรการเพื่อฟื้นฟูเครื่องยนต์กังหันแก๊ส

30.08.2012

หมายเหตุอธิบาย
ลงวันที่ 30.08.2555 ฉบับที่ 12

เรื่อง เหตุสูญหายตามใบศุลกากรก๊าซเดิม

ขาดทุนเมื่อวันที่ 29/08/2555 ของประกาศศุลกากรเดิมสำหรับการจัดหาถั่วเขียวภายใต้สัญญากับ Bonduelle ประเทศฝรั่งเศส ลงวันที่ 20/04/2555 เลขที่ 0007/5 ( ด่านศุลกากร Gatchinsky) เกิดขึ้นเมื่อถ่ายเอกสารเอกสารนี้

เครื่องถ่ายเอกสารในสำนักงานไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการทำสำเนาเอกสารที่มีความหนาแน่นของกระดาษอ่อนโดยอัตโนมัติ GTD ดั้งเดิมซึ่งมีความหนาแน่นของกระดาษลอกลาย จะถูกคัดลอกโดยอัตโนมัติพร้อมกับเอกสารอื่นๆ ที่มีความหนาแน่นของกระดาษสูงกว่า ส่งผลให้เกิดการติดขัดและเครื่องยนต์กังหันแก๊สเดิมติดขัดระหว่างลูกกลิ้งเครื่องถ่ายเอกสาร เมื่อพยายามดึงเอกสารออกมา เอกสารก็ถูกฉีกเป็นส่วนเล็กๆ ซึ่งไม่สามารถถูกแทนที่ได้และไม่สามารถอ่านได้

ทำความคุ้นเคยกับเอกสารต่อไปนี้:

30.08.2012

หลายๆ คนปฏิบัติต่อบันทึกช่วยจำเป็นพิธีการที่ต้องใช้เวลาและความกังวลใจ แต่มีบางสถานการณ์ที่พิธีการนี้สามารถปกป้องพนักงานจากการเรียกร้องที่ไม่เป็นธรรมจากฝ่ายบริหารได้ คำขอที่จัดทำเป็นเอกสารจะปกป้องคุณจากปัญหาได้ตลอดเวลา ซึ่งไม่สามารถพูดเกี่ยวกับคำขอที่ส่งด้วยวาจา ซึ่งไม่ได้ให้ความสำคัญเสมอไป ดังนั้นเอกสารเหล่านี้จึงยืนยันข้อเท็จจริงของความสัมพันธ์และได้รับการลงทะเบียนเป็นเอกสารส่งออก

การเขียนบันทึก

บันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำเป็นเอกสารการสื่อสารภายในที่สำคัญไม่ใช่สถาบันที่มีอิทธิพลเพียงแห่งเดียวที่สามารถทำได้โดยปราศจากสิ่งนี้ สำหรับ การทำงานปกติในองค์กร พนักงานเกือบทั้งหมดควรมีตัวอย่างบันทึกช่วยจำ ความแตกต่างจากบันทึกช่วยจำก็คือมีการวางแนวแบบลำดับชั้นนั่นคือมันมาจากผู้บริหารผู้ใต้บังคับบัญชาไปจนถึงผู้บริหารระดับสูงเสมอ หมายเหตุเป็นเอกสารข้อมูลซึ่งเขียนขึ้นเพื่อแจ้งให้เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจระดับสูงหรืออื่น ๆ ทราบโดยทันที แผนกโครงสร้างเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ส่งผลต่อเสถียรภาพของระบบการจัดการในองค์กร

รายงานนี้มีผลบังคับใช้ทางกฎหมาย เนื่องจากวัตถุประสงค์ไม่เพียงแต่เพื่อแจ้งฝ่ายบริหารขององค์กรเท่านั้น แต่ยังเพื่อสนับสนุนให้พวกเขาตัดสินใจเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ประกาศไว้ด้วย เอกสารนี้จัดทำขึ้นตามความคิดริเริ่มส่วนบุคคลของพนักงานหรือตามคำร้องขอของผู้จัดการ รหัสหมายเหตุตามตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการคือ 0286041 ตาม OKUD เอกสารจะต้องอธิบายปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน และเนื่องจากมีผลทางกฎหมาย จึงจะต้องไม่มีการสะกดคำและข้อผิดพลาดทางกฎหมาย

ความหมายของบันทึกช่วยจำ

เอกสารดังกล่าวไม่เพียงแต่ระบุเหตุการณ์โดยละเอียดเท่านั้น แต่ยังเขียนข้อสรุปโดยสรุปทางเลือกในการแก้ไขสถานการณ์อีกด้วย หลังจากนี้ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องศึกษาเอกสารและกำหนดมติ ต่อจากนั้นมตินี้ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการอนุมัติและการดำเนินการตามมาตรการต่างๆ (การกำหนดบทลงโทษ การออกสิ่งจูงใจ ฯลฯ) ดังนั้นบันทึกข้อตกลงจึงเป็นองค์ประกอบ ข้อเสนอแนะระหว่างผู้นำและผู้ใต้บังคับบัญชา

วัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำ

เป้าหมายหลักที่ดำเนินการในการสร้างเอกสารนี้:

• เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานส่วนบุคคล- เมื่อมีบางอย่างรบกวนจิตใจพนักงานและเขาแนะนำวิธีแก้ปัญหานี้
• แก้ไขสถานการณ์- เมื่อพนักงานรู้ข้อเท็จจริงบางอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องกับเขาเป็นการส่วนตัว แต่ในความเห็นของเขา แทรกแซงคอกม้าและ งานที่มีประสิทธิภาพ- มีการเขียนรายงานถึงฝ่ายบริหารเพื่อให้สถานการณ์ได้รับการแก้ไขโดยเร็วที่สุด
• ปลดเปลื้องความรับผิดชอบ- หากพนักงานได้ถ่ายทอดข้อมูลบางอย่างไปยังผู้บังคับบัญชาแล้วและต้องการปลดเปลื้องความรับผิดชอบในการแก้ไขเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น หลังจากนี้ไม่ควรมีการร้องเรียนกับคอมไพเลอร์
• ป้องกันตัวเองเมื่อมีการละเมิดสิทธิ- ข้อความในที่นี้คือความพยายามที่จะคลี่คลายเหตุการณ์อย่างสงบ

เป้าหมายประการหนึ่งของบันทึกช่วยจำคือการคลายความรับผิดชอบ

ประเภทของบันทึกช่วยจำ

พวกเขามาในสองประเภท:

1. ภายใน- เขียนตามคำขอของพนักงานหรือเจ้านายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ผู้เขียนลงนามที่นี่ เนื่องจากเอกสารถือเป็นเอกสารภายใน การลงทะเบียนจึงดำเนินการบนกระดาษ A4
2. ภายนอก- ส่งไปยังหน่วยงานระดับสูง ประเภทนี้ลงนามโดยหัวหน้าบริษัทเท่านั้น และพิมพ์ไว้บนนั้น หัวจดหมาย.

ในทั้งสองกรณี วันที่จะถูกกำหนดเป็นวันที่เขียนและลงนาม

• ข้อมูล -ตามกฎแล้วจะมีการรวบรวมเป็นประจำ โดยให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการและคุณสมบัติของงาน อีกทั้งยังสามารถถ่ายทอดแนวคิดในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้กับฝ่ายบริหารได้อีกด้วย
• การรายงาน- รายงานผลของคำสั่งที่ดำเนินการในช่วงเวลาที่กำหนด มักประกอบด้วยพนักงานระดับต่ำสุด
• ความคิดริเริ่ม -กรณีที่พนักงานเสนอให้ฝ่ายบริหารทำการตัดสินใจเกี่ยวกับเหตุการณ์เฉพาะ เช่น การละเมิด การหยุดทำงาน ฯลฯ

บันทึกภายใน

บ่อยครั้งในบรรดารายงานต่างๆ คุณต้องเขียนบันทึก "ระงับ" ถึงผู้บังคับบัญชาของคุณ โดยเรียกพนักงานว่าเป็นคนบ้านนอกและคนเกียจคร้าน ควรวาดขึ้นอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษเพราะแม้แต่ข้อบกพร่องเพียงเล็กน้อยก็สามารถนำไปสู่ปัญหาได้ในอนาคต การละเมิดวินัยเป็นเหตุของการลงโทษทางการเงิน เพื่อจุดประสงค์นี้เท่านั้น จะต้องระบุข้อโต้แย้งที่น่าสนใจในเอกสาร สามารถยื่นเอกสารที่มีการกำหนดรูปแบบไม่ถูกต้องในศาลโดยบ่นว่าฝ่ายบริหารละเมิดสิทธิของผู้เชี่ยวชาญอย่างมุ่งร้าย ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้วิธีการเขียนบันทึกอย่างถูกต้อง

โครงสร้างเอกสาร

บันทึกประกอบด้วยส่วนความหมายสองหรือสามส่วน:

1. แท้จริงส่วนที่ระบุสาเหตุของเหตุการณ์ที่กระตุ้นให้เกิดการก่อตัวพร้อมคำชี้แจงโดยละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น
2. วิเคราะห์ -นำเสนอบทวิเคราะห์สถานการณ์ด้วย ผลที่ตามมาที่อาจเกิดขึ้นเหตุการณ์และทางเลือกต่าง ๆ ในการแก้ไขปัญหา
3. สรุปส่วนที่ผู้พูดอธิบายความคิดเห็นของเขา ให้ข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือ และแนะนำให้ดำเนินการบางอย่างโดยเฉพาะเพื่อแก้ไขเหตุการณ์ จากนั้นผู้นำเองก็ตัดสินใจว่าจะคว่ำบาตรอะไรบ้าง เนื่องจากเจ้าหน้าที่ไม่มีเวลาในการสอบสวน ส่วนใหญ่พวกเขาจึงเห็นด้วยกับข้อเสนอของผู้เขียนโดยไม่ต้องเจาะลึกรายละเอียด

บันทึกภายนอก

คุณสามารถเขียนบันทึกได้ทั้งในรูปแบบข้อความและตาราง ส่วนการวิเคราะห์ในเอกสารอาจหายไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของปัญหา ในกรณีนี้เอกสารมีเพียงส่วนข้อเท็จจริงและข้อสรุปพร้อมแนวทางแก้ไขปัญหาเท่านั้น เมื่อใช้ผลิตภัณฑ์นี้ คุณจะไม่เพียงแต่สร้างข้อเสนอสำหรับการปรับปรุงกระบวนการผลิตบางอย่างเท่านั้น แต่ยังแสดงความไม่พอใจได้อีกด้วย มาตรการที่ใช้- ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนรายงาน คุณจะต้องกำหนดปัญหาหรือมุมมองของคุณให้ชัดเจน จากนั้นจึงเริ่มเขียนรายงานลงในกระดาษ

บันทึกเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งฝ่ายบริหารของ บริษัท หรือหน่วยโครงสร้างเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ฯลฯ และสนับสนุนให้คุณตัดสินใจ ตามตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการ รายงานมีรหัส 0286041 ตาม OKUD

บันทึกข้อตกลงนี้อาจมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้น ในกรณีนี้บันทึกประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานหรือกิจกรรมใดๆ รายงาน รายงานผลการปฏิบัติงาน แผน คำแนะนำ และงาน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงการเชื่อมต่อของวัตถุควบคุมในระดับแนวตั้ง - จากล่างขึ้นบน และถูกส่งตรงจากเจ้าหน้าที่ผู้ใต้บังคับบัญชาไปยังเจ้าหน้าที่ระดับสูง

ขึ้นอยู่กับผู้รับ บันทึกช่วยจำอาจจะ:

• ภายใน - ส่งถึงหัวหน้าหน่วยโครงสร้างหรือองค์กร
• ภายนอก - จ่าหน้าถึงหน่วยงานระดับสูงหรือโครงสร้างการปกครอง

ตามที่ระบุไว้ บันทึกช่วยจำคือเอกสารที่จ่าหน้าถึงหัวหน้าขององค์กรหรือหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง บันทึกช่วยจำระบุรายละเอียดปัญหาหรือสถานการณ์ใด ๆ พร้อมข้อสรุปและข้อเสนอของผู้เรียบเรียง ในทางกลับกัน เนื้อหาของบันทึกข้อตกลงมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจบางอย่าง หากรายงานมีลักษณะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ก็สามารถจัดทำรายงานดังกล่าวได้อย่างสม่ำเสมอ

บันทึกที่ส่งถึงหัวหน้าองค์กรจะถูกวาดขึ้นเช่นเดียวกับเอกสารภายในอื่น ๆ และสามารถวาดลงบนกระดาษ A4 มาตรฐานได้ หมายเหตุที่ส่งไปยังหน่วยงานระดับสูงเป็นเอกสารภายนอกและจะต้องออกโดยใช้หัวจดหมายขององค์กร
เนื้อหาของบันทึกช่วยจำประกอบด้วยส่วนความหมายสองหรือสามส่วน ส่วนแรก - ส่วนระบุ - ระบุเหตุผล ข้อเท็จจริง และเหตุการณ์ที่ทำหน้าที่เป็นเหตุผลในการเขียน ส่วนที่สอง - ส่วนการวิเคราะห์ - ประกอบด้วยการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันและทางเลือกที่เป็นไปได้ในการแก้ไข ส่วนที่สาม - บทสรุป - ประกอบด้วยข้อสรุปและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการเฉพาะที่ต้องดำเนินการเพื่อแก้ไขสถานการณ์ปัจจุบัน อาจไม่มีส่วนวิเคราะห์ในบันทึกช่วยจำ ในกรณีนี้ บันทึกประกอบด้วยคำอธิบายสถานการณ์ ข้อสรุป และข้อเสนอของผู้เรียบเรียงบันทึกเท่านั้น

โดยทั่วไป บันทึกประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

รายงานประกอบด้วยรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ผู้รับ - ชื่อเต็มของเจ้าหน้าที่ที่จ่าหน้าถึงบันทึกนี้
• วันที่จัดทำและหมายเลขทะเบียนของเอกสาร
• สถานที่รวบรวม (ที่อยู่ทางภูมิศาสตร์หรือชื่อของหน่วยโครงสร้าง)
• ชื่อจริงของเอกสารคือบันทึกข้อตกลง
• คำบรรยายของข้อความในเอกสาร (โดยปกติจะขึ้นต้นด้วยคำว่า "เกี่ยวกับ...", "เกี่ยวกับ...")
• ข้อความในบันทึกข้อตกลงนั้นเอง
• ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เรียบเรียง (ตำแหน่ง, นามสกุล, ชื่อย่อ)
• ลายเซ็นต์ผู้เขียน-ผู้เรียบเรียง