วิธีเตรียมจดหมายราชการพร้อมตัวอย่างเอกสารแนบ ตัวอย่างหัวจดหมายสำหรับองค์กร การสร้างแบบฟอร์มด้วยมือของคุณเอง: วิดีโอ

1. จดหมายพิมพ์บนกระดาษสีขาวหรือกระดาษสีอ่อนในรูปแบบ A4 (210 x 297 มม.) หรือ A5 (148 x 210 มม.)

2. แผ่นงานต้องมีฟิลด์อย่างน้อย:

20 มม. - ซ้าย;

10 มม. - ขวา;

20 มม. - ด้านบน;

20 มม. - ต่ำกว่า

วันที่ของจดหมายคือวันที่ลงนาม วันที่เขียนเป็นเลขอารบิคตามลำดับ: วัน เดือน เดือน ปี วันของเดือนและเดือนจะถูกวาดขึ้นเป็นสองคู่ เลขอารบิกคั่นด้วยจุด; ปี - เลขอารบิคสี่ตัว

4. หมายเลขขาออก

หมายเลขการลงทะเบียน (ขาออก) ของตัวอักษรประกอบด้วยหมายเลขซีเรียลซึ่งสามารถเสริมด้วยดัชนี (เช่นชื่อย่อของหัวหน้าทิศทาง) ตามดุลยพินิจ หมายเลขทะเบียนของจดหมายที่รวบรวมโดยแผนกตั้งแต่สองแผนกขึ้นไปประกอบด้วยหมายเลขทะเบียนของตัวอักษรของแต่ละแผนกเหล่านี้ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายทับ

6. ผู้รับ

ผู้รับอาจเป็นองค์กร แผนกโครงสร้าง เจ้าหน้าที่หรือบุคคล เมื่อส่งจดหมายถึงเจ้าหน้าที่ จะมีการระบุชื่อย่อก่อนนามสกุล ชื่อขององค์กรและองค์กร หน่วยโครงสร้างระบุไว้ในคดีเสนอชื่อ

ตัวอย่างเช่น:

LLC "บริษัท "ชื่อ"

ฝ่ายวางแผน

ตำแหน่งของบุคคลที่ส่งจดหมายถึงนั้นจะถูกระบุในกรณีดั้งเดิม ตัวอย่างเช่น:

ผู้อำนวยการทั่วไป

LLC "บริษัท "ชื่อ"

เอเอ อีวานอฟ

LLC "บริษัท "ชื่อ"

ฝ่ายวางแผน

BB. เปตรอฟ

จดหมายไม่ควรมีผู้รับเกินสี่คน คำว่า "คัดลอก" จะไม่ถูกระบุหน้าผู้รับที่สอง สาม สี่ หากจำนวนผู้รับมากขึ้น รายชื่อผู้รับจดหมายจะถูกสร้างขึ้น

แอตทริบิวต์ "ผู้รับ" อาจรวมถึง ที่อยู่ทางไปรษณีย์- องค์ประกอบของที่อยู่ไปรษณีย์จะถูกระบุตามลำดับที่กำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์

เมื่อส่งจดหมายถึงองค์กร ให้ระบุชื่อองค์กร จากนั้นระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ ตัวอย่างเช่น:

LLC "บริษัท "ชื่อ"

Yaroslavsky Ave., 12, ยาโรสลาฟล์, 150001

เมื่อส่งจดหมายถึงบุคคล ให้ระบุนามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ จากนั้นให้ระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ ตัวอย่างเช่น:

ซิโดรอฟ วี.วี.

เซนต์ สโวบอดี วัย 5 ขวบ เหมาะ 12,

ยาโรสลาฟล์, 150,000

7. ข้อความในจดหมาย

ข้อความในจดหมายถูกวาดขึ้นในรูปแบบของตาราง ข้อความที่สอดคล้องกัน หรือการรวมกันของโครงสร้างเหล่านี้

คอลัมน์และแถวของตารางจะต้องมีส่วนหัวที่แสดงเป็นคำนามในกรณีนาม ส่วนหัวย่อยของคอลัมน์และแถวจะต้องสอดคล้องกับส่วนหัว หากพิมพ์ตารางบนมากกว่าหนึ่งหน้า คอลัมน์ของตารางจะต้องมีหมายเลขกำกับ และต้องพิมพ์เฉพาะหมายเลขคอลัมน์เหล่านี้ในหน้าถัดไป

ข้อความที่เชื่อมต่อมักจะประกอบด้วยสองส่วน ส่วนแรกระบุเหตุผล เหตุผล เป้าหมายในการเขียนจดหมาย ส่วนที่สอง (สุดท้าย) - การตัดสินใจ ข้อสรุป คำร้องขอ ข้อเสนอ คำแนะนำ ข้อความอาจมีส่วนสุดท้ายหนึ่งส่วน (เช่น คำขอที่ไม่มีคำอธิบาย)

ในข้อความของจดหมายที่จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารขององค์กรอื่น ๆ จะมีการระบุรายละเอียด: ชื่อของเอกสาร, ชื่อขององค์กร - ผู้เขียนเอกสาร, วันที่ของเอกสาร, หมายเลขทะเบียนของเอกสาร, ชื่อถึง ข้อความ

มีการใช้รูปแบบการนำเสนอต่อไปนี้ในจดหมาย:

บุรุษที่ 1 พหูพจน์ ( “กรุณาส่ง”, “ส่งเพื่อการพิจารณา”);

คนแรก เอกพจน์ (“ฉันเห็นว่าจำเป็น”, “โปรดเน้น”);

บุคคลที่สามเอกพจน์ ( “สังคมไม่คัดค้าน” “ชื่อ” LLC เห็นว่าเป็นไปได้”).

8. การสมัคร

มีการออกบันทึกระบุว่ามีสิ่งที่แนบมาซึ่งมีชื่ออยู่ในข้อความของจดหมาย ดังต่อไปนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 5 ลิตร ใน 2 ชุด

หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความให้ระบุชื่อจำนวนแผ่นงานและจำนวนสำเนา หากมีหลายแอปพลิเคชันจะมีหมายเลขกำกับไว้ ตัวอย่างเช่น:

ภาคผนวก: 1. สัญญาเช่า 5 ลิตร ใน 2 ชุด

2.ใบโอนและใบรับ 1 ลิตร ใน 2 ชุด

หากเข้าเล่มใบสมัคร จะไม่มีการระบุจำนวนแผ่นงาน

หากมีการแนบเอกสารอื่นมาพร้อมกับจดหมายซึ่งมีเอกสารแนบด้วยจะมีการออกบันทึกระบุว่ามีสิ่งที่แนบมาด้วย ดังต่อไปนี้:

ภาคผนวก: จดหมายของกระทรวงกิจการภายในของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 05.05.2007 N 02-6/172 และภาคผนวกเพียง 3 หน้า

หากใบสมัครไม่ได้ส่งไปยังที่อยู่ทั้งหมดที่ระบุไว้ในเอกสาร จะมีการออกบันทึกระบุความพร้อมใช้งาน ดังต่อไปนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 5 ชุด ไปยังที่อยู่แรกเท่านั้น

9. ลายเซ็น

รายละเอียด "ลายเซ็น" รวมถึง: ตำแหน่งตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในจดหมาย (แบบเต็มหากจดหมายไม่ได้วาดบนหัวจดหมายและตัวย่อของจดหมายที่วาดบนหัวจดหมาย) และสำเนาของลายเซ็น ( ชื่อย่อ นามสกุล) ตัวอย่างเช่น:

เมื่อมีการลงนามในหนังสือโดยเจ้าหน้าที่หลายคน ให้ลงลายมือชื่อไว้ข้างหนึ่งตามลำดับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง ตัวอย่างเช่น:

ในการลงนามในเอกสารโดยบุคคลที่มีตำแหน่งเท่ากันหลายคน ให้ลงลายมือชื่อในระดับเดียวกัน ตัวอย่างเช่น:

10. พิมพ์

ตราประทับรับรองความถูกต้องของลายเซ็น เป็นทางการในเอกสารรับรองสิทธิของบุคคลที่บันทึกข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง โดยวิธีการทางการเงินเช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ ที่ให้การรับรองลายเซ็นต้นฉบับ

11. นักแสดง

เครื่องหมายเกี่ยวกับผู้ดำเนินการรวมถึงชื่อย่อและนามสกุลของผู้ดำเนินการเอกสารและหมายเลขโทรศัพท์ของเขา เครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดงวางอยู่ที่ด้านหน้าหรือด้านหลังของแผ่นสุดท้ายของเอกสารที่มุมซ้ายล่าง ตัวอย่างเช่น:

เขียนง่ายๆ.
เขียนในลักษณะที่จะจดจำ
เขียนในแบบที่คุณต้องการ ฉันอยากจะลองดู
เขียนเพื่อให้คนอื่นสามารถอ่านคุณได้มันจะน่าสนใจ

เบอร์เน็ต ลีโอ

บ่อยครั้งที่การติดต่อทางธุรกิจครั้งแรกคือจดหมายและหากคุณไม่ใส่ใจกับมารยาทของจดหมายธุรกิจ ความคุ้นเคยอาจไม่เกิดขึ้นและคุณอาจสูญเสียลูกค้าและหุ้นส่วนทางธุรกิจ

การเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก ซึ่งจะสร้างความประทับใจให้กับทั้งตัวคุณและบริษัทโดยรวม

กฎการรวบรวม จดหมายทางธุรกิจและการติดต่อสื่อสารเกิดขึ้นเมื่อ 150 กว่าปีที่แล้ว เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่ามีการใช้ครั้งแรกในอังกฤษ เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจถึงพันธมิตรทั้งในและต่างประเทศ ควรพิจารณาคุณสมบัติบางอย่าง ซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง

แต่ถึงแม้จะมีความแตกต่างก็มีเช่นกัน กฎทั่วไปซึ่งเป็นลักษณะของมารยาทจดหมายธุรกิจทั้งรัสเซียและต่างประเทศ

ก่อนอื่นก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย พันธมิตรทางธุรกิจมันคุ้มค่าที่จะตัดสินใจในประเด็นต่อไปนี้:

1. ประเภทของจดหมาย (จดหมายปะหน้า, หนังสือสั่งซื้อ, หนังสือแจ้ง, หนังสือสั่งซื้อ, หนังสือเตือน, หนังสือนำเสนอ, หนังสือปฏิเสธ, หนังสือค้ำประกัน ฯลฯ )

2. คาดว่าจะได้รับจดหมายตอบกลับหรือไม่? ในบางสถานการณ์ ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ เช่น จดหมายนำเสนอ

3. ผู้รับของคุณจะเข้าใจเนื้อหาของจดหมายอย่างชัดเจนและถูกต้องหรือไม่? จะมีความสับสนเกี่ยวกับปัญหาการติดต่อทางจดหมายหรือไม่?

4. คุณแน่ใจหรือว่าจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์จะมาถึงตรงเวลา? ถ้าไม่เช่นนั้นควรใช้แฟกซ์บริการไปรษณีย์ด่วนจะดีกว่า ( ดีเอชแอล , ยูพีเอส ฯลฯ) หรือส่งอีเมล

ประการที่สอง น้ำเสียงของจดหมายจะต้องถูกต้องแม้ว่าจะเป็นจดหมายร้องเรียนก็ตาม การนำเสนอปัญหาอย่างสุภาพและเรียบง่ายฟังดูน่าเชื่อ และตามกฎแล้วจะกำจัดการติดต่อที่ไม่จำเป็นออกไป คุณควรหลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้องและความกำกวมในการใช้ถ้อยคำ การใช้คำศัพท์ทางวิชาชีพมากเกินไป และคำย่อที่ไม่จำเป็น เนื่องจากอาจนำไปสู่ความจำเป็นในการชี้แจงในภายหลัง และท้ายที่สุด จะทำให้การติดต่อสื่อสารยืดเยื้อ

ประการที่สาม จดหมายธุรกิจจะต้องเขียนบนหัวจดหมายขององค์กรที่คุณเป็นพนักงานเท่านั้น หัวจดหมายของบริษัทเป็นแบบหนึ่ง นามบัตรบริษัท ดังนั้นจดหมายควรได้รับการดูแลเป็นพิเศษ

ประการที่สี่ จดหมายควรประกอบด้วยหลายย่อหน้า ซึ่งแต่ละย่อหน้าแสดงถึงความคิดที่สมบูรณ์ ย่อหน้าไม่ควรยาวเกินไปเพื่อให้ข้อความอ่านง่าย คุณสามารถปฏิบัติตามกฎ: ย่อหน้าแรกและย่อหน้าสุดท้ายมีบรรทัดที่พิมพ์ดีดไม่เกินสี่บรรทัดและบรรทัดอื่นๆ ทั้งหมดไม่เกินแปดบรรทัด ไม่เหมาะสมที่จะย้ายย่อหน้าที่มีน้อยกว่าสี่บรรทัดไปยังหน้าถัดไป ในจดหมายธุรกิจ ควรหลีกเลี่ยงการใส่ยัติภังค์

ตัวอักษรจะต้องพิมพ์ด้วยฟอนต์ Times New Roman Cyr ขนาด 12 (สำหรับการออกแบบวัสดุแบบตาราง), 13, 14, 15 และ Times DL ขนาด 12, 13, 14 โดยมีระยะห่างบรรทัด 1-2

เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ หมายเลขหน้าจะถูกระบุที่มุมขวาล่าง และในเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ - ที่ด้านบนตรงกลางหน้า

ในประเทศของเรามีการควบคุมขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร เอกสารกำกับดูแลและก่อนอื่นใด GOST R 6.30-2003 “ ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

GOST กำหนดรูปแบบมาตรฐานสองรูปแบบสำหรับแบบฟอร์มเอกสาร: A4 (210 x 297 มม.) และ A5 (148 x 210 มม.)

เอกสารแต่ละฉบับที่เขียนในรูปแบบหรือบนกระดาษต้องมีระยะขอบ (อย่างน้อย): ซ้าย - 20 มม. ขวา – 10 มม. บน – 20 มม. ล่าง – 20 มม.

ข้อกำหนดดังกล่าวสำหรับการจัดทำเอกสารได้รับการแก้ไขแล้ว กฎหมายรัสเซียแต่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจถึงพันธมิตรต่างประเทศ

ที่อยู่อาจขึ้นต้นด้วยคำว่า "ที่รัก" บวกนามสกุล (ชื่อ นามสกุล) หรือ "ที่รัก" บวกชื่อและนามสกุล (ชื่อ) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ และลงท้ายด้วยคำขอบคุณสำหรับความร่วมมือของคุณ ก่อนลงนาม เป็นเรื่องปกติที่จะต้องเขียนว่า "ขอแสดงความนับถือ ... " หรือ "ขอแสดงความนับถือ ... "

เมื่อกล่าวถึงในจดหมาย ควรเขียนคำว่า “ที่รัก” “ท่าน” “คุณผู้หญิง” “รองผู้อำนวยการ” “หัวหน้าแผนก” ฯลฯ ให้ครบถ้วน ไม่เช่นนั้นผู้รับอาจคิดว่าคุณไม่เคารพพวกเขามากนัก คุณไม่ควรเขียนว่า “ยูวี. นายผู้อำนวยการ” คำย่อนี้ไม่เหมาะสมและฟังดูไม่สุภาพ

ในจดหมายอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะต้องกล่าวถึงผู้รับโดยใช้ชื่อจริง แม้ว่าคุณจะรู้จักกันค่อนข้างใกล้ชิดและคุณไม่เพียงแต่มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงกันด้วย ความสัมพันธ์ฉันมิตรกับคนนี้.

ตัวอย่างจากชีวิต
สำหรับ Alexey นิสัยแบบอเมริกันที่ชอบเรียกตัวเองว่า "คุณ" ทำให้เขาสูญเสียไป งานที่จ่ายสูง- หลังจากทำงานในสหรัฐอเมริกามาเป็นเวลานานและคุ้นเคยกับการเรียกเจ้านายชาวอเมริกันของเขาว่า "จอห์นนี่" Alexey ในจดหมายถึงผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างชาวรัสเซียได้พูดกับเขาโดยใช้ชื่อจริง: "เรียนนิโคไล! ” หัวทักทายขนาดนั้น บริษัท รัสเซียถือว่าคุ้นเคยและคุ้นเคย ในรัสเซียการเรียกด้วยชื่อและนามสกุลเป็นสัญลักษณ์แห่งความเคารพและเป็นวิธีการรักษาระยะห่างและการอยู่ใต้บังคับบัญชา หลังจากได้รับจดหมายแล้ว ก็ไม่มีการติดต่อใดๆ จากนายจ้างอีกเลย และผู้สมัครก็ใช้เวลาคิดอยู่นานว่าปัญหาคืออะไร

เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจถึงพันธมิตรชาวรัสเซีย สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกฎอีกสองสามข้อ

ตำแหน่งของบุคคลที่จ่าหน้าถึงเอกสารนั้นจะถูกระบุในกรณีเริ่มต้น เช่น:

ผู้อำนวยการทั่วไป
โอเจเอสซี "อัลฟ่า จูเวลิร์"
วี.เอ. ลากูนีนา

JSC "เบต้าจูเวลิร์-โฮลดิ้ง"
หัวหน้าฝ่ายบัญชี
วี.เอ็ม. โคเชตอฟ

หากคุณใช้ตัวย่อ “นาย” “นางสาว” คุณต้องเขียนนามสกุลก่อนโดยต่อจากชื่อย่อของผู้รับ

เอกสารจะต้องจ่าหน้าถึงผู้รับไม่เกินสี่คน คำว่า “สำเนา” จะไม่ถูกเขียนหน้าผู้รับคนที่สอง สาม สี่ หากจำนวนผู้รับมากกว่า ให้สร้างรายชื่อการแจกจ่ายเอกสาร

เมื่อส่งจดหมายถึงนิติบุคคลถึงองค์กร ให้ระบุชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์

LLC "แกมมาจิวเลอร์"

Profsoyuznaya st., 82, มอสโก,

เมื่อส่งเอกสารถึงบุคคล ขั้นแรกให้ระบุนามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ จากนั้นจึงระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์

โอบราซโซวา โอ.พี.
เซนต์ ซาโดวายา อายุ 5 ขวบ อพาร์ทเมนท์ 12,
Lipki เขต Kireevsky
ภูมิภาคตูลา 301264

หมายเหตุเกี่ยวกับไฟล์แนบที่มีชื่ออยู่ในข้อความของจดหมายมีรูปแบบดังนี้

การใช้งาน: สำหรับ 5 ลิตร ใน 2 ชุด .

หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุไว้ในข้อความให้ระบุชื่อจำนวนแผ่นงานและจำนวนสำเนา หากมีหลายแอปพลิเคชัน จะมีหมายเลขกำกับไว้

แอปพลิเคชัน:

1. หลักเกณฑ์การเก็บรักษาบันทึกภายในสำหรับ 5 ลิตร ใน 1 สำเนา

2. หลักเกณฑ์การจัดทำและดำเนินการเอกสารฝ่ายขาย จำนวน 7 หน้า ใน 2 ชุด

หากเข้าเล่มใบสมัคร จะไม่มีการระบุจำนวนแผ่นงาน

หากใบสมัครไม่ได้ส่งไปยังที่อยู่ทั้งหมดที่ระบุไว้ในเอกสาร จะมีการออกบันทึกระบุความพร้อมดังต่อไปนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 5 ชุด – ไปยังที่อยู่แรกเท่านั้น.

ข้อกำหนด "ลายเซ็น" รวมถึง:

บ่งชี้ตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร: เต็ม - หากเอกสารไม่ได้ดำเนินการด้วยหัวจดหมายของบริษัท, ตัวย่อ - หากเอกสารดำเนินการด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัท;

ลายเซ็นส่วนตัว

คำอธิบายลายเซ็น (นามสกุล, ชื่อย่อ)

ผู้จัดการทั่วไป

Gamma-Jeweler LLC ลายเซ็นส่วนตัว A. A. Borisov

บนหัวจดหมายของบริษัท:

ผู้อำนวยการทั่วไป ลายเซ็นส่วนตัว A. A. Borisov

บน คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรต้องตอบกลับภายใน 10 วันหลังจากได้รับ

ข้อความที่ได้รับทางแฟกซ์และอีเมลจะต้องตอบกลับภายใน 48 ชั่วโมง ไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์

ในกิจกรรมเชิงพาณิชย์และทางแพ่งมักจำเป็นต้องติดต่อเจ้าหน้าที่

คำขอแต่ละรายการจะต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร จดหมายอย่างเป็นทางการจะถูกส่งไปในโอกาสต่างๆ มากมาย นี่อาจเป็น: ข้อกำหนดในการชำระเงิน การร้องขอในการจัดหาผลิตภัณฑ์โดยไม่ต้องชำระเงิน การเรียกร้องการชำระหนี้ และอื่นๆ

แบบฟอร์มพิเศษใช้ไม่ได้กับคำขออย่างเป็นทางการ กฎหมาย สหพันธรัฐรัสเซียถือว่าเขียนฟรี แต่นอกเหนือจากนี้ก็มีบรรทัดฐานที่ยอมรับกันโดยทั่วไป การใช้งานทำให้สามารถนำไปใช้กับตัวอักษรได้ สถานะทางกฎหมาย- ขาด เงื่อนไขที่จำเป็นและคุณลักษณะไม่อนุญาตให้ถือเป็นการติดต่ออย่างเป็นทางการ

ดังนั้น ก่อนที่จะติดต่อผู้รับอย่างเป็นทางการ คุณต้องทำความคุ้นเคยกับตัวอย่างและตัวอย่างฟรีก่อน สามารถรับได้โดยใช้ลิงก์ด้านล่างเอกสารนี้ บทความอธิบายนี้สามารถช่วยได้ดีเมื่อเขียน

โครงสร้างและคุณลักษณะของจดหมายราชการ

การติดต่ออย่างเป็นทางการจะดำเนินการบนแผ่น A4 นอกจากนี้ สำหรับบริษัท ( นิติบุคคล) ใช้หัวจดหมาย มันถือว่ามีข้อมูลการระบุการลงทะเบียนอยู่แล้ว

ข้อกำหนดนี้ไม่ได้ขจัดความจำเป็นในการมี "หมวก" มันถูกเขียนไว้ที่มุมขวาบนของแผ่นงาน โดยระบุชื่อหน่วยงานผู้รับและเจ้าหน้าที่ นอกจากนี้ยังสามารถเขียนชื่อองค์กร, แผนก, ผู้จัดการ, ผู้ส่งได้อีกด้วย

ฝั่งตรงข้ามซ้ายมือเป็นช่องสำหรับทำเครื่องหมายขาออก/ขาเข้า ประกอบด้วยหมายเลข วันที่ และเมือง ดังนั้นขาออกจะถูกกำหนดโดยผู้ส่งและขาออก - โดยผู้รับ สำหรับผู้รับ ข้อกำหนดที่จำเป็นเป็นการบ่งชี้ตำแหน่งและผู้ลงทะเบียนเอกสาร

ถัดไป (ด้านล่าง) คือข้อความนั่นเอง สำหรับตัวอักษรบางตัว คุณสามารถเขียนชื่อเรื่องได้ (ไม่บังคับ) ใต้ข้อความ คุณต้องระบุชื่อเต็มของตำแหน่งของผู้มีอำนาจ นามสกุล ชื่อ นามสกุล หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ รายละเอียดของนักแสดง (หากคาดไว้) ลายเซ็นของผู้มีอำนาจจะอยู่ตรงข้ามกับข้อมูลนี้ ลายเซ็นนี้ได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กรผู้ส่ง

คำพูดและลักษณะการเขียนจดหมาย

เนื่องจากเป็นจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการที่กำลังพิจารณาอยู่ สุนทรพจน์จึงถือว่ามีลักษณะเชิงธุรกิจ นั่นคือข้อความไม่ควรมีสำนวนวรรณกรรมใด ๆ (การเปรียบเทียบ คำอุปมาอุปมัย สัญลักษณ์เปรียบเทียบ) ควรเข้าใจว่าผู้ที่ได้รับข้อความมักไม่มีเวลาเพียงพอที่จะอ่านวลีวรรณกรรมที่ไม่จำเป็น

โครงสร้างของข้อความในจดหมายอย่างเป็นทางการมีดังต่อไปนี้: ในตอนต้นมีส่วนที่ให้ข้อมูล มันอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับ นอกจากนี้ในข้อความจำเป็นต้องอธิบายสาระสำคัญของปัญหา

คำอธิบายต้องกระชับและสนับสนุนด้วยวันที่สิ้นสุด ตัวเลข และหลักฐาน

หลังจากนี้มีความจำเป็นต้องเสนอการพัฒนาเหตุการณ์ที่ต้องการเพื่อแก้ไขปัญหา

ด้านล่างนี้คือแบบฟอร์มมาตรฐานและตัวอย่างจดหมายอย่างเป็นทางการ ซึ่งสามารถดาวน์โหลดเวอร์ชันได้ฟรี

องค์กรใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นโรงงานของรัฐ ร้านเล็กๆหรือการถือครองมหาศาล ไม่ช้าก็เร็ว จำเป็นต้องทำการติดต่อทางจดหมาย ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องสามารถเขียน จัดรูปแบบ และส่งจดหมายธุรกิจได้อย่างถูกต้อง ในบทความนี้เราจะวิเคราะห์ประเภทของจดหมายธุรกิจและพูดคุยเกี่ยวกับวิธีเตรียมรายละเอียดพื้นฐานของเอกสารนี้

ขั้นแรก เรามากำหนดประเภทของจดหมายธุรกิจที่มีอยู่กันก่อน ท้ายที่สุดแล้วกฎในการเขียนจดหมายก็แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสิ่งนี้: จะเขียนอะไรจะเขียนอย่างไรจะเขียนถึงใครเป็นต้น

คุณสามารถระบุจดหมายธุรกิจได้หลายประเภท แต่ประเภทที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• จดหมายข้อมูล
• จดหมายปะหน้า;
• หนังสือค้ำประกัน
• จดหมายขอบคุณ;
• ร้องเรียน;
• เรียกร้อง;
• ข้อเสนอ (ไม่ใช่เชิงพาณิชย์);
• ข้อเสนอทางการค้า
• การเชิญ;
• ขอแสดงความยินดี;
• ขอโทษ;
• ข้อความ;
• คำแถลง;
• การยืนยัน;
• คำเตือน;
• การแจ้งเตือน;
• เตือนความจำ;
• คำแนะนำ;
• การปฏิเสธ;
• คำสั่ง;
• ขอ;
• อ้างอิง;
• ขอ;
• ข้อเสนองาน

มีอีกอันหนึ่ง แยกหมวดหมู่จดหมายเป็นจดหมายศาล เราจะไม่พิจารณาพวกเขา เนื่องจากมีเพียงทนายความเท่านั้นที่จัดการกับจดหมายดังกล่าว และพวกเขารู้ดีเกี่ยวกับการเขียนจดหมายเหล่านั้น ทุกสิ่งที่พนักงานคนอื่น ๆ ในองค์กรจำเป็นต้องรู้ โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานกับจดหมาย: หากคุณพบจดหมายดังกล่าว (มีเครื่องหมายว่า "ตุลาการ") ให้บันทึกทั้งซองจดหมายและจดหมาย

จดหมายธุรกิจ: โครงสร้าง

จดหมายธุรกิจเหนือสิ่งอื่นใดแตกต่างจากการเขียนทั่วไปตรงที่มีโครงสร้างที่ชัดเจนซึ่งประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:

1. ปลายทาง.
2. เรื่องของจดหมาย
3. ชื่อหรือการอุทธรณ์
4. ส่วนเบื้องต้น.
5. ส่วนหลัก.
6. ส่วนสุดท้าย
7. ใบสมัคร (ถ้ามี)
8. ลายเซ็น.
9. ผู้ดำเนินการ

นี่เป็นรูปแบบจดหมายธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด แต่แน่นอนว่าบางจุดสามารถเปลี่ยนแปลงได้

ปลายทาง

นี่คือคนที่เรากำลังเขียนจดหมายถึง ที่นี่คุณสามารถระบุชื่อของบริษัท กรรมการ หรือเจ้าหน้าที่ที่คุณติดต่อด้วยในปัจจุบันได้ ในกรณีที่มีการส่งจดหมายธุรกิจถึงองค์กรเป็นครั้งแรก ผู้รับคือ ผู้อำนวยการทั่วไป- จดหมายก็ยังส่งได้ ถึงคนธรรมดาคนหนึ่ง– ต่อบุคคล อาจมีผู้รับได้หลายคน แต่ไม่ควรใส่เกินห้าคน ในกรณีนี้จะทำได้ถูกต้องกว่า

เราจัดรูปแบบรายละเอียดที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าเราจะส่งจดหมายถึงใคร ก่อนอื่นคุณควรระบุตำแหน่งของเขา จากนั้นจึงระบุชื่อขององค์กรและชื่อย่อพร้อมนามสกุลและทั้งหมด ที่กล่าวมาข้างต้นควรอยู่ในกรณี Dative

ผู้อำนวยการทั่วไป

LLC "พลังงาน"

หรือ. ซาซูบลิน

หากจดหมายจ่าหน้าถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งในองค์กร คุณต้องเขียนชื่อขององค์กรในกรณีเสนอชื่อก่อน จากนั้นจึงระบุตำแหน่งของบุคคล ชื่อย่อและนามสกุล แต่ในกรณีสำรอง:

CJSC "บิวทิล-เอ็กซ์เพรส"

หัวหน้าฝ่ายผลิต

ร.น. ทาบูเรตคิน

หากจดหมายจะถูกส่งโดยไม่มีผู้รับเฉพาะไปยังองค์กร ให้ระบุชื่อขององค์กรในกรณีเสนอชื่อ:

OJSC "มิสติก โปร"

หากจดหมายธุรกิจมีไว้สำหรับบุคคล ก่อนอื่นให้เขียนนามสกุลในกรณีดั้งเดิม จากนั้นตามด้วยชื่อย่อและในบรรทัดต่อไปนี้ - ที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่จะส่งจดหมาย หากไม่ทราบที่อยู่ทางไปรษณีย์และมีแผนที่จะโอนเอกสารด้วยวิธีอื่นเราจะเหลือไว้เพียงนามสกุลและชื่อย่อ:

โคมาโรวา เอส.วี.

เซนต์ โปเลวายา อายุ 5 ขวบ อพาร์ทเมนท์ 457,

มอสโก, 123456

ไม่จำเป็นต้องใส่จุดต่อท้ายหรือเปลี่ยนแบบอักษร ควรเป็นแบบเดียวกับข้อความในตัวอักษร ข้อความของแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" จัดชิดขวา

เรื่องของจดหมาย

นี้ สรุปตัวอักษร คุณต้องเขียนไว้เหนือข้อความหลัก

มีเอกสารบางอย่างที่คุณไม่จำเป็นต้องระบุหัวข้อของจดหมาย ได้แก่ การแจ้ง การร้องเรียน การเรียกร้อง การแสดงความยินดี หนังสือค้ำประกัน หรือการตักเตือน ในเอกสารที่ระบุทั้งหมด ควรระบุประเภทของจดหมายไว้ในชื่อเรื่อง ยกเว้นสำหรับการแสดงความยินดีเท่านั้น

ข้อความหัวเรื่องไม่ควรเกิน 50 ตัวอักษร คุณต้องเขียนสั้น ๆ แต่ในขณะเดียวกันก็เข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพูดถึงอย่างชัดเจน เอกสารนี้- มักจะแสดงหัวข้อเป็นคำ 2-3 คำ เช่น “ขอข้อมูล” หรือขึ้นต้นด้วยคำบุพบท “เกี่ยวกับ” แล้วเขียนในกรณีบุพบท

ฟอนต์ของธีมสามารถเล็กกว่าฟอนต์เนื้อหาได้หนึ่งขนาด แต่ไม่เกินนี้ และไม่จำเป็น ควรจัดแนวทิ้งไว้

ตัวอย่างเช่น:

ในการประสานงานขั้นตอนให้องค์กรดำเนินการในสถานการณ์ฉุกเฉิน

ขอข้อมูล

หัวเรื่องหรือที่อยู่ไปยังผู้รับ

ชื่อหรือคำอุทธรณ์เขียนไว้ตรงกลาง หนึ่งบรรทัดว่างจากหัวเรื่องของจดหมาย

นี่อาจเป็นชื่อของจดหมายซึ่งจะแทนที่หัวเรื่องเป็นหลัก โดยส่วนใหญ่จะใช้กับการร้องเรียน การเรียกร้อง หนังสือค้ำประกันแถลงการณ์ คำเตือน หรือประกาศ นอกจากนี้ยังอาจเป็นการอุทธรณ์เป็นการส่วนตัวต่อผู้รับจดหมายด้วย

หากคุณเขียนชื่อเรื่อง ควรพิมพ์ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่แล้ววางไว้ตรงกลางจะดีกว่า ไม่จำเป็นต้องเน้นส่วนหัวด้วยแบบอักษรที่ใหญ่ขึ้น แต่ควรจะเหมือนกับข้อความหลักทุกประการ คุณสามารถทำให้แบบอักษรเป็นตัวหนาได้:

การแจ้งเตือน

เรียกร้อง

สำหรับที่อยู่คุณควรเริ่มต้นด้วยคำว่า "เรียน" จากนั้นจึงตามด้วยชื่อผู้รับและนามสกุล:

เรียน Galina Viktorovna!

เรียน Evgeniy Borisovich!

ถ้าเป็นคนแรกและนามสกุล รายบุคคลไม่ทราบ พวกเขาไม่ได้ถูกแทนที่ด้วยชื่อย่อ แต่เขียนดังนี้:

เรียนคุณ Petrov!

เรียนคุณ Lisitsyna!

หากจดหมายธุรกิจถูกส่งไปยังองค์กร โดยที่คุณไม่ทราบนามสกุลหรือชื่อจริงหรือนามสกุลของหัวหน้า ให้เขียนว่า “เรียนเพื่อนร่วมงาน” หรือ “เรียนท่านที่เคารพ” อย่างเป็นกลาง อย่าลืมใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์ต่อท้าย แต่มีอันเดียว ไม่ต้องใส่สามครั้งขึ้นไปเพื่อแสดงความเคารพก็จะดูเด็กไปเลยทีเดียว

ข้อความตัวอักษร

ข้อความในจดหมายแบ่งออกเป็นสามส่วน: บทนำ ส่วนหลัก และบทสรุป ไม่จำเป็นต้องมีความยาวสามย่อหน้า หรืออาจมากกว่านั้นก็ได้ แต่ละส่วนของข้อความจะเปลี่ยนไปสู่อีกส่วนหนึ่งได้อย่างราบรื่น หากองค์กรของคุณไม่มีแบบอักษรองค์กรสำหรับเขียนเนื้อความควรเลือกแบบอักษร Arial หรือ TimesNewRoman เลือกขนาด 12 หรือ 14 คุณควรเริ่มเขียนจากเส้นสีแดงโดยจัดแนวตามความกว้าง ข้อความจะต้องจัดแนวตามความกว้าง อาจประกอบด้วยประโยคง่ายๆ หรือประโยคที่ซับซ้อน และแต่ละประโยคจะต้องมีความคิดบางอย่างและไม่ว่างเปล่า ไม่มี "น้ำ" สไตล์ธุรกิจทนคำพูดไม่ได้ แต่ละย่อหน้าเริ่มต้นด้วยเส้นสีแดง

การแนะนำ

ด้วยการแนะนำของคุณ คุณสามารถชี้ไปที่จดหมายจากผู้รับที่มาถึงก่อนหน้านี้ ซึ่งคุณกำลังเขียนตอบกลับ หรือรายงานว่าคุณตกลงกับผู้รับก่อนหน้านี้ว่าคุณจะส่งจดหมาย ถ้าเขียนจดหมายถึงบุคคลเป็นครั้งแรกและไม่มีข้อตกลงใดๆ คุณสามารถข้ามบทนำได้

การแนะนำคือหนึ่งประโยคหรือเพียงบางส่วนเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น:

ถึงผู้อ้างอิงของคุณ ฉบับที่ 175-8/3-15 ลงวันที่ 25.25.2558 ขอแจ้งดังนี้

ตามข้อตกลงของเรา...

ส่วนหลัก

นี่เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายที่เขียนสิ่งสำคัญนั่นคือแก่นแท้ของปัญหา ตามอัตภาพ มันสามารถแบ่งออกเป็นสองส่วน: “เหตุผล” และ “คำขอ” เหตุผลระบุเหตุผลในการเขียนจดหมาย "คำขอ" ระบุสิ่งที่คุณต้องการได้รับจากผู้รับจดหมาย

“คำขอ” ควรเขียนจากย่อหน้าใหม่และจากเส้นสีแดง

ตัวอย่างเช่น:

เรากำลังส่งชุดเอกสารเกี่ยวกับการบำรุงรักษาทางเศรษฐกิจของศูนย์การค้า Kometa และอาณาเขตใกล้เคียงสำหรับเดือนมิถุนายน 2558 ไปให้คุณพิจารณา

โปรดตรวจสอบเอกสาร ลงนาม รับรองลายเซ็นพร้อมประทับตรา และส่งเอกสารหนึ่งชุดไปที่ Cleaning-Systems LLC

บทสรุป

จดหมายควรลงท้ายด้วยสูตรสุภาพที่เข้ากับลายเซ็นได้อย่างราบรื่น เช่น

ขอแสดงความนับถือ,

ด้วยความซาบซึ้งใจอย่างยิ่ง

ด้วยความปรารถนาดี

การมีอยู่หรือไม่มีวลีสุดท้ายขึ้นอยู่กับว่าคุณใกล้ชิดกับผู้รับแค่ไหนและต่อไป วัฒนธรรมองค์กรผู้เขียนและเนื้อหาของจดหมาย ตัวอย่างเช่น หากเราพิจารณาองค์กรทางศาสนา พวกเขาลงท้ายจดหมายด้วยวลีที่ค่อนข้างยาวและสะเทือนอารมณ์ แต่ถ้าคุณเขียนว่า "ด้วยความเคารพ" ในการร้องเรียนของคุณ มันจะดูไม่เหมาะสม ดังนั้นคุณควรพิจารณาว่าวลีดังกล่าวจำเป็นหรือไม่

ประเภทและข้อความของจดหมายจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ วลีสุดท้ายจะมีหรือไม่ก็ได้ เนื่องจากวลีนี้จะตามด้วยลายเซ็น คุณจึงควรใช้ลูกน้ำแทนจุด ข้อยกเว้นคือหากผู้เขียนจดหมายสามารถกำหนดสูตรสุดท้ายในรูปแบบของประโยคสั้น ๆ แต่สมบูรณ์ได้ จากนั้นจึงใส่จุดหรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ที่ส่วนท้าย

คุณไม่ควรเปลี่ยนแบบอักษร ควรเหมือนกับในเนื้อหาของตัวอักษร สูตรความสุภาพเขียนไว้บนเส้นสีแดง คุณควรเบี่ยงเบนไปจากส่วนหลักหรือรายการแอปพลิเคชัน 2-3 บรรทัดและจัดแนวตามความกว้างด้วย

ลายเซ็น

ที่นี่ไม่ได้ออกเส้นสีแดง ตำแหน่งเขียนไว้ทางด้านซ้าย ถ้ามันยาวเกินไปก็ควรแบ่งเป็นสองบรรทัดจะดีกว่า เราวางชื่อย่อและนามสกุลไว้ทางด้านขวาโดยจัดชิดขอบ เป็นผลให้ระหว่างตำแหน่งและชื่อเต็มเราจะได้รับพื้นที่ว่างสำหรับลายเซ็น

ตัวอย่างเช่น:

หัวหน้าสถาปนิกของ Stroy-City OJSC A.D. น้ำอสุจิ

หัวหน้าแผนกลูกค้า

การสนับสนุนของ Telekontakt LLC A.V. กาฟริเลนโก

แอปพลิเคชัน

แอปพลิเคชันอาจเป็นเอกสารที่มีความเป็นอิสระอย่างสมบูรณ์และมีข้อมูลบางอย่างที่จำเป็นในการทำงาน จำเป็นต้องระบุสิ่งที่แนบมาทั้งหมดในจดหมายฉบับนี้ ระบุหมายเลข ระบุจำนวนหน้าและสำเนา

หากจดหมายธุรกิจมีสิ่งที่แนบมา จดหมายเหล่านั้นจะเขียนตามหลังเนื้อหาหลักของจดหมาย โดยผ่านบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัด คำว่า “Application” หรือ “Applications” ระบุไว้บนเส้นสีแดง ตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค หากมีมากกว่าหนึ่งแอปพลิเคชัน แต่ละแอปพลิเคชันจะถูกเขียนในบรรทัดใหม่และระบุหมายเลข ในภาคผนวก ชื่อจะมาก่อน ตามด้วยจำนวนแผ่นงานและสำเนา ไม่มีการเปลี่ยนแปลงในการออกแบบข้อความ แบบอักษร ขนาด และความกว้างจะยังคงอยู่

ตัวอย่างเช่น:

ภาคผนวก : การสมัครเข้าร่วมงานเทศกาล จำนวน 1 แผ่น ใน 2 ชุด

การใช้งาน:

1. ขนาดและเกณฑ์การประเมิน ไฟล์เสียงสำหรับ 3 ลิตร ใน 1 สำเนา
2. แผนการจัดอบรม “การจัดการ สถานการณ์ความขัดแย้ง» สำหรับ 2 ลิตร ใน 2 ชุด

ผู้ดำเนินการ

แม้ว่าจดหมายธุรกิจแต่ละฉบับจะลงนามโดยหัวหน้า บริษัท หรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจของเขา แต่การติดต่อนั้นก็ดำเนินการโดยพนักงานธรรมดาสามัญเช่น ผู้ดำเนินการ เป็นชื่อและข้อมูลการติดต่อของเขาที่เราระบุไว้ในส่วนนี้

ข้อมูลเกี่ยวกับศิลปินจะอยู่ที่ด้านล่างสุดของตัวอักษรในบรรทัดสุดท้ายเสมอ เขียนชื่อเต็ม นามสกุล และนามสกุลของพนักงาน โดยขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ และที่อยู่ต่ำกว่านั้น อีเมล- เราปล่อยให้แบบอักษรเหมือนเดิม

ตัวอย่างเช่น:

Sp.: Anton Solomonovich Leprikov

เมื่อจดหมายพร้อมแล้ว ให้พิมพ์บนหัวจดหมายและลงทะเบียน หลังจากนั้นคุณสามารถส่งได้