การจัดการบันทึกบุคลากรในองค์กรหรือองค์กร - การเก็บรักษาบันทึกบุคลากรและการไหลของเอกสาร บันทึกบุคลากร

บุคลากรขององค์กรใด ๆ ถือเป็นคุณค่าหลักและเป็นทรัพยากรหลัก ดังนั้นการจัดกระบวนการบัญชีบุคลากรที่มีความสามารถจึงเป็นองค์ประกอบสำคัญของงานซึ่งต้องใช้ความสามารถและความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลที่ได้รับการคัดเลือกอย่างเหมาะสมจะรับประกันว่าข้อผิดพลาดจะลดลงเหลือศูนย์และสิทธิ์ของทั้งทีมจะได้รับการคุ้มครอง อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรและข้อผิดพลาดหลักที่นายจ้างทำ

แนวคิดของบันทึกบุคลากร

การบัญชีบุคลากรเป็นกระบวนการและมาตรการที่ซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับกฎระเบียบ แรงงานสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง กลไกนี้จำเป็นต้องมีอยู่ในบริษัทใดก็ตาม โดยไม่คำนึงถึงระดับพนักงานและรูปแบบทางกฎหมาย

โดยทั่วไป บันทึกบุคลากรประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้:

• การจัดทำไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน
• การคำนวณและการชำระเงินอื่น ๆ
• การรวบรวมและบันทึกชั่วโมงการทำงาน
• การลงทะเบียนใบลาป่วย ใบสมัคร และใบรับรอง ณ สถานที่ที่ร้องขอ
• การส่งรายงานเป็นระยะไปยังหน่วยงานด้านภาษี
• การร่างและติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การจัดทำคำสั่งบุคลากร
• การเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• การทำงานและการประเมินผลของพนักงาน
• การปฏิบัติตามกฎการไม่เผยแพร่ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานบริษัท

ตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียแต่ละองค์กรจะต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้:

• กำหนดการรับพนักงาน.
• บัตรประจำตัวพนักงาน.
• นักโทษและ ข้อตกลงเพิ่มเติมถึงพวกเขา
• ตารางวันหยุด
• ข้อบังคับเกี่ยวกับขั้นตอนการปกป้องและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (ส่วนบุคคล) ของพนักงาน
• คำสั่งและคำชี้แจงของพนักงาน (เกี่ยวกับการจัดหา ฯลฯ )
• กฎระเบียบด้านแรงงาน (ภายในองค์กร)
• บันทึกการทำงานของพนักงานทุกคน

การจัดระเบียบบันทึกบุคลากร

วิธีทั่วไปในการรักษาบันทึกบุคลากรในองค์กรคือ:

การสร้างแผนกทรัพยากรบุคคลหรือการจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล (HR manager)

ข้อได้เปรียบหลักของวิธีการจัดการบันทึกบุคลากรนี้คือความสามารถในการจัดระเบียบตามหลักการและข้อกำหนด ดังนั้นพนักงานจึงอยู่ในบริษัทโดยตรง

มอบหมายความรับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรให้กับเลขานุการหรือนักบัญชี

ในช่วงเวลาวิกฤตและความจำเป็นในการประหยัดเงิน สถานการณ์มักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานคนหนึ่งรวมหน้าที่ของเลขานุการ นักบัญชี ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและแม้แต่ทนายความ ตามกฎแล้วพนักงานดังกล่าวมีความเชี่ยวชาญในด้านหนึ่งและด้วยเหตุนี้จึงไม่มีความสามารถในด้านอื่นเลย

และนี่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดและความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นของฝ่ายบริหารของ บริษัท ซึ่งนำไปสู่ต้นทุนที่ไม่จำเป็น - เวลาและวัสดุ

การโอนหน้าที่ด้านทรัพยากรบุคคลไปยังบริษัทเอาท์ซอร์ส

งานองค์กรการจัดการบุคลากร การฝึกอบรม และการคัดเลือกได้รับการจัดการโดยบริษัทเอาท์ซอร์สบุคคลที่สามซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาของตน มีมากมาย พนักงานมืออาชีพและองค์กรต่างๆ ที่ได้สรุปไว้ด้วย ข้อตกลงในการให้บริการบัญชีบุคลากรที่เกี่ยวข้อง

แต่ละตัวเลือกข้างต้นมีข้อดีและข้อเสีย ฝ่ายบริหารขององค์กรจะตัดสินใจเก็บบันทึกบุคลากรอย่างไรและใครจะจัดการโดยตรง โดยคำนึงถึงจำนวนบุคลากร การหมุนเวียน และ นโยบายภายในประเทศ.

คุณสมบัติของการจัดการ

บางครั้งพนักงานจำเป็นต้องได้รับสำเนาใบบันทึกเวลาของตน ตามประมวลกฎหมายแรงงานนายจ้างมีหน้าที่ออกเอกสารดังกล่าว แต่ตามกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลสามารถออกสำเนาฉบับสมบูรณ์ได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมจากพนักงานทุกคนที่ลงทะเบียนที่นั่น ดังนั้นจึงมีการออกสารสกัดจากบัตรรายงานซึ่งให้เฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครเท่านั้น

ข้อผิดพลาดหลักที่นายจ้างและลูกจ้างฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำ

ในกระบวนการเก็บรักษาบันทึกบุคลากร อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นซึ่งจะนำไปสู่หน่วยงานตรวจสอบ ข้อผิดพลาดทั่วไปบันทึกบุคลากรคือ:

ข้อผิดพลาดเมื่อทำงานกับไฟล์ส่วนบุคคล

ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนจะถูกสร้างขึ้นตั้งแต่ช่วงเวลาที่เขาจ้างจนถึงการเลิกจ้าง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการจัดการเรื่องส่วนตัวคือ:

• ไม่มีเอกสารที่จำเป็นในไฟล์ส่วนบุคคล
• ลำดับของเอกสารถูกรบกวน
• ไม่มีไฟล์ส่วนบุคคล (ไม่มีเอกสาร);
• การกระทบยอดไม่ได้ดำเนินการทันเวลา
• กรอกแทนเอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคล
• กรณีรวมถึงเอกสารที่ไม่ควรเป็นส่วนหนึ่งของมัน
• พนักงาน การบริการบุคลากรไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการถ่ายโอนไฟล์ส่วนบุคคลไปยังบุคคลที่สามและองค์กร

การจัดรูปแบบไฟล์บุคลากรที่ถูกต้องช่วยให้เอกสารมีความปลอดภัยดีขึ้นและเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

ข้อผิดพลาดในการจัดทำสัญญาจ้างงาน

ข้อผิดพลาดที่นายจ้างทำในระหว่างกระบวนการมักจะนำไปสู่ผลกระทบร้ายแรงในกระบวนการแก้ไข ข้อพิพาทด้านแรงงาน- ข้อผิดพลาดทั่วไปในกรณีนี้คือ:

• สัญญาจ้างงานสรุปเป็นฉบับเดียว
• สัญญาจ้างงานไม่ได้จดทะเบียน ไม่มีวันจดทะเบียน
• ไม่มีการลงนามในสัญญาจ้างงาน
• ไม่ได้ลงทะเบียน ข้อมูลบังคับและ/หรือเงื่อนไข;
• ไม่มีสัญญาจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษรกับพนักงาน
  หนึ่งสำเนา สัญญาจ้างงานไม่ได้รับเป็นการส่วนตัวจากพนักงานหรือ
• ไม่มีเครื่องหมายใบเสร็จรับเงิน
• ไม่ได้กำหนดเงื่อนไขของสัญญา
• ไม่ได้ระบุเงื่อนไขการจ้างงาน (ถ้ามี)
• ไม่มีการระบุค่าเฉพาะ ค่าจ้างพนักงานไม่มีการกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินและสถานที่รับเงินเดือนชั่วโมงทำงานและระยะเวลาลา

ข้อผิดพลาดในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน

ที่นี่ ข้อผิดพลาดจำนวนมากเกี่ยวข้องกับขั้นตอนการกรอกสมุดงาน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด:

• ไม่ได้ออกใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับสมุดงานจากพนักงานบริษัท
• คำสั่งไม่ได้แต่งตั้งบุคคล รับผิดชอบเพื่อการบำรุงรักษา บันทึก การออก และการจัดเก็บ บันทึกการทำงาน;
• ส่วนข้อมูลพนักงานจะไม่ได้รับการเสริมเมื่อพนักงานได้รับการศึกษาในระดับที่สูงขึ้น
• ลำดับหมายเลขของบันทึกไม่ถูกต้อง
• ไม่มีบันทึกการทำงานทั้งหมด (รวมถึงการแปล)
• ปฏิเสธที่จะออกบันทึกการทำงานให้กับนักเรียนที่รวมการทำงานและการเรียนเข้าด้วยกัน
• เมื่อออกสำเนาจะไม่ทำเครื่องหมาย "ซ้ำ"
• มีการแก้ไขที่ไม่ถูกต้องในส่วนข้อมูลงาน
• หนังสือบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและไม่ได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมหรือไม่มีหนังสือ
• ไม่ได้กรอกส่วนข้อมูลพนักงานเมื่อกรอกส่วนแทรก
• ลายเซ็นของพนักงานหายไปในส่วนข้อมูลพนักงาน
• ส่วนข้อมูลงานไม่มีชื่อเต็มของนายจ้าง
• พนักงานที่ถูกไล่ออกจะได้รับสมุดงานทางไปรษณีย์โดยไม่มีคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานเกี่ยวกับคำขอดังกล่าว

สมุดงานเป็นเอกสารหลักของพนักงานซึ่งสะท้อนถึงประสบการณ์การทำงานของเขาตลอดทั้งเล่ม กิจกรรมระดับมืออาชีพ- ดังนั้นจึงจำเป็นต้องลดการเกิดข้อผิดพลาดและการละเมิดที่อาจเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุดในระหว่างการลงทะเบียนและการบำรุงรักษา ของเอกสารนี้.

ข้อผิดพลาดแต่ละข้ออาจส่งผลเสียอย่างมากต่อการบริหารจัดการองค์กรและนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ร้ายแรง ดังนั้นจึงขอแนะนำให้มอบหมายหน้าที่ของการบัญชีบุคลากรให้กับผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถและมีความเชี่ยวชาญซึ่งมีความเชี่ยวชาญ กฎหมายปัจจุบันและข้อกำหนดของหน่วยงานตรวจสอบหรือบริษัทเอาท์ซอร์สมืออาชีพที่ไว้วางใจ

การบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น: คำแนะนำทีละขั้นตอน 2019

งานทรัพยากรบุคคลจากศูนย์:

คำแนะนำทีละขั้นตอนโดยย่อโดยประมาณในการตั้งค่าบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลในบริษัทที่เพิ่งเปิดใหม่

(หากคุณต้องการจัดสิ่งต่าง ๆ ตามลำดับในแคมเปญที่มีอยู่ คำแนะนำทีละขั้นตอนอื่นจะเหมาะกับคุณมากกว่า - การเรียกคืนบันทึกบุคลากร >>)

หากคุณได้รับมอบหมายให้ส่งสินค้าให้กับบริษัทที่เพิ่งเปิดใหม่ การบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้นและคุณมีประสบการณ์น้อยในด้านนี้ (บางทีคุณอาจเป็นผู้ก่อตั้ง ผู้จัดการ และจนถึงขณะนี้เป็นพนักงานเพียงคนเดียวของบริษัทใหม่ เจ้าหน้าที่ HR มือใหม่ หรือแม้แต่นักบัญชีหรือผู้จัดการสำนักงานที่ได้รับมอบหมายให้เป็น HR หรือผู้ประกอบการมือใหม่ ) คำแนะนำของเราจะช่วยคุณได้อย่างแน่นอน จัดทำขึ้นอย่างเรียบง่ายและเข้าถึงได้ โดยเฉพาะสำหรับผู้เริ่มต้นในธุรกิจบุคลากร

และแน่นอน เงินสำรองมากมายในเว็บไซต์ของเราจะช่วยคุณได้ :

• ฐานข้อมูลอ้างอิงฟรีเกี่ยวกับการจัดการบันทึกบุคลากร: ขั้นตอนหลัก 25 ขั้นตอน (การจ้าง การลา การเลิกจ้าง ฯลฯ) ตัวอย่างเอกสารบุคลากร 200 ตัวอย่าง บล็อก “สมุดงาน” (ตัวอย่างการกรอกและการให้คำปรึกษา) คู่มือ 5 เล่ม บันทึกบุคลากร การให้คำปรึกษา บทความเกี่ยวกับบุคลากร) และอื่นๆ อีกมากมาย
• ฐานข้อมูลอ้างอิงขนาดใหญ่สำหรับสมาชิกของนิตยสาร "Practiced Personnel Personnel" (ราคาไม่แพงสำหรับทุกคน >>): 140 คำแนะนำทีละขั้นตอนในงานบุคลากร, ตัวอย่างเอกสารบุคลากรมากกว่า 1,000 ตัวอย่าง, ถังให้คำปรึกษาและบทความ, หลักสูตรพื้นฐานการจัดการบันทึกบุคลากร, ชั้นวางหนังสือ ฯลฯ
• หนังสือที่ดีที่สุดของเราเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรบุคคล

ดังนั้นคุณได้รับมอบหมายบุคลากร เราจะเริ่มต้นที่ไหน?

1. มาตุนกฎหมาย เอกสารพิเศษ และโครงการที่จำเป็นกันคุณจะต้องมีทั้งหมดนี้ในการทำงานของคุณ

• จำเป็น การละเมิดกฎหมายแรงงานอาจส่งผลให้ ใหญ่ดีดังนั้นจึงต้องเข้าถึงความรู้และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอย่างมีความรับผิดชอบ
• จากวรรณกรรมเฉพาะทาง เรายินดีที่จะเสนอคู่มือให้กับคุณ (คุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี) และหนังสือที่ดีที่สุดของเราเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรบุคคล ที่เก็บฐานข้อมูลอ้างอิงของไซต์ก็จะมีประโยชน์เช่นกัน
• ตัดสินใจร่วมกับฝ่ายบริหารเกี่ยวกับการจัดซื้อโปรแกรมที่จะดำเนินการ บันทึกบุคลากร- มีโปรแกรมดังกล่าวมากมาย และหลายโปรแกรมเป็นโปรแกรมเฉพาะทางและสะดวกมาก บางส่วนข้ามฟังก์ชันการทำงานของ 1C ในบางวิธี แต่บริษัทส่วนใหญ่มักจะเก็บบันทึกบุคลากรไว้ใน 1C ความจริงก็คือมีผู้เชี่ยวชาญสนับสนุน 1C มากมายในเมืองใดๆ แต่คุณจะไม่พบผู้เชี่ยวชาญที่สนับสนุนโปรแกรมอื่นๆ ทุกที่

2. เรารับสำเนาจากฝ่ายบริหาร เอกสารประกอบองค์กรและศึกษาอย่างรอบคอบ

เอกสารบุคลากรจะต้องเป็นไปตามเอกสารประกอบของบริษัทและไม่ขัดแย้งแต่อย่างใด อ่านขั้นตอนการจ้างกรรมการในกฎบัตร (คุณจะจ้างเขา) และขั้นตอนในการกำหนดเงินเดือนระยะเวลาที่สามารถสรุปสัญญาจ้างงานกับเขาได้ - คุณสมบัติบางอย่างอาจกำหนดไว้ในกฎบัตร บางครั้งกฎบัตรกำหนดขั้นตอนในการจ้างพนักงานฝ่ายบริหารหลักและจัดตั้งระบบค่าตอบแทนสำหรับพวกเขา (เช่น เมื่อได้รับอนุมัติล่วงหน้า การประชุมใหญ่สามัญผู้ก่อตั้ง) และแม้กระทั่งขั้นตอนการอนุมัติตารางการรับพนักงาน

3. เรากำหนดรายการเอกสารที่ควรอยู่ในพื้นที่ทำงานของบุคลากรและที่เราจะร่างขึ้น

ชัดเจนว่าคุณจะจัดทำเอกสารตามที่กฎหมายกำหนดไว้ทุกกรณี ตรวจสอบกับฝ่ายบริหารว่าคุณจะจัดทำเอกสารเพิ่มเติมใดบ้างสำหรับบริษัท คุณสามารถตรวจสอบกับผู้อำนวยการล่วงหน้าได้อะไรบ้าง เงื่อนไขพิเศษเขาต้องการดูในข้อบังคับแรงงานภายใน ข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ และในแบบฟอร์มสัญญาจ้างงาน

หากบริษัทของคุณเป็นองค์กรขนาดเล็ก ตามมาตรา 309.2 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย คุณไม่จำเป็นต้องจัดทำเอกสารบางอย่าง:

“นายจ้างเป็นองค์กรธุรกิจขนาดเล็กที่จัดอยู่ในประเภทวิสาหกิจขนาดย่อม มีสิทธิปฏิเสธการนำกฎระเบียบท้องถิ่นทั้งหมดหรือบางส่วนมาใช้ ซึ่งมีบรรทัดฐาน กฎหมายแรงงาน(ระเบียบแรงงานภายใน ระเบียบว่าด้วยค่าตอบแทน ระเบียบเกี่ยวกับโบนัส ตารางกะ และอื่นๆ) ในเวลาเดียวกัน เพื่อควบคุมความสัมพันธ์ด้านแรงงานและความสัมพันธ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับพวกเขา นายจ้าง - องค์กรธุรกิจขนาดเล็กซึ่งจัดอยู่ในประเภทวิสาหกิจขนาดย่อม จะต้องรวมไว้ในสัญญาจ้างงานที่มีเงื่อนไขของพนักงานที่ควบคุมประเด็นที่ตาม กับกฎหมายแรงงานและกฎระเบียบอื่น ๆ การกระทำทางกฎหมายซึ่งมีบรรทัดฐานกฎหมายแรงงานต้องได้รับการควบคุมโดยท้องถิ่น กฎระเบียบ..."

4. เราลงทะเบียนกรรมการ

ตรวจสอบว่ากรรมการได้ขึ้นทะเบียนแล้วหรือไม่ ( ผู้จัดการทั่วไป) อย่างถูกต้อง. ถ้าไม่เช่นนั้น ก่อนอื่นเราจะต้องลงทะเบียนกรรมการก่อน เขาเป็นพนักงานคนแรก! เอกสารต้องแสดงตั้งแต่วันที่ผู้อำนวยการเข้าทำงาน มีขั้นตอนการสมัครงานเป็นกรรมการทีละขั้นตอนในฐานข้อมูลอ้างอิงขนาดใหญ่ และใน “แพ็คเกจทรัพยากรบุคคล” เอกสารตัวอย่างที่จำเป็น และการให้คำปรึกษาเฉพาะเรื่องก็อยู่ที่นั่นด้วย

5. เขียน โต๊ะพนักงาน, ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน, ข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ (ดูตารางจากวรรค 3)

แน่นอนว่าบริษัทยังไม่มีโต๊ะพนักงาน ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน หรือข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ มาแต่งหน้ากันเถอะ เราประสานงานเอกสารทั้งหมดนี้กับผู้อำนวยการ เราคำนึงถึงความคิดเห็นและความปรารถนาของผู้อำนวยการและตรวจสอบว่าขัดต่อกฎหมายหรือไม่ ตัวเลือกพร้อมเอกสารเหล่านี้ได้รับการตกลงตามขั้นตอนที่กำหนดโดยกฎหมาย (หากจำเป็นโดยคำนึงถึงความเห็นของตัวแทนของพนักงาน) จากนั้นหัวหน้า บริษัท จะอนุมัติ เรามีตัวอย่างเอกสารดังกล่าวมากมายบนเว็บไซต์ของเรา มีตัวอย่างและความคิดเห็นเฉพาะเรื่องอีกมากมาย ขั้นตอนตามขั้นตอนข้อความของพวกเขาอยู่ในฐานข้อมูลอ้างอิงขนาดใหญ่และใน “แพ็คเกจทรัพยากรบุคคล” บนเว็บไซต์ของเราคุณสามารถอ่านบทความใหม่ที่เป็นประโยชน์ได้อย่างอิสระ " การสรรหาพนักงาน: รูปแบบและเนื้อหา" เราขอแนะนำให้สมาชิกของนิตยสาร HR Practitioner อ่านบทความ: " เราจัดทำกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน: ถูกกฎหมาย รอบคอบ และเป็นประโยชน์ต่อนายจ้าง"และดูเทมเพลตกฎระเบียบท้องถิ่น

6. เรากำลังพัฒนารูปแบบมาตรฐานของสัญญาจ้างงานที่จะสรุปร่วมกับพนักงาน

สำหรับสมาชิกของนิตยสาร HR Practitioner เราขอแนะนำคู่มือต่อไปนี้: “เราจ้างพนักงาน : ปัญหาบุคลากร”- จากนั้นคุณจะได้เรียนรู้เหนือสิ่งอื่นใดว่าเงื่อนไขใดที่เป็นประโยชน์ต่อนายจ้างในการรวมไว้ในสัญญาจ้างงานและเงื่อนไขใดที่ตรงกันข้ามที่ไม่พึงปรารถนาและเป็นอันตราย

7. เรากำลังเตรียมเอกสารอื่น ๆ ที่เราจะต้องใช้ในการดำเนินงานด้านบุคลากรในอนาคต:

เราจัดทำสมุดบัญชี บันทึกการลงทะเบียน ใบบันทึกเวลา แบบฟอร์มคำสั่ง สัญญาต่างๆ ความรับผิดทางการเงินฯลฯ

8. เราตัดสินใจร่วมกับฝ่ายบริหารว่าใครจะเป็นผู้เก็บบันทึกการทำงาน .

หากยังไม่ได้จ้างพนักงาน หัวหน้าองค์กร (ผู้อำนวยการ) จะต้องเก็บรักษาบันทึกการทำงานก่อน มีการออกคำสั่งเกี่ยวกับเรื่องนี้ ในเว็บไซต์ของเรามีคำสั่งตัวอย่างให้หัวหน้าองค์กรรับผิดชอบในการดูแลรักษา จัดเก็บ บันทึกและออกสมุดงาน คำสั่งดังกล่าวมีผลบังคับใช้ซึ่งเป็นข้อกำหนดของพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย หากไม่เป็นเช่นนั้นนายจ้างอาจถูกปรับ ต่อมาผู้อำนวยการอาจโอนอำนาจเหล่านี้ไปยังพนักงานบุคลากรที่ได้รับการยอมรับตามคำสั่งได้เช่นกัน ในเว็บไซต์ของเรามีแบบฟอร์มคำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบดูแลรักษา จัดเก็บ บันทึก และออกสมุดงาน >>

9. เราลงทะเบียนพนักงานเข้าทำงาน

จากนั้นพนักงานก็จะเริ่มทำงานให้ พนักงานฝ่ายบุคคลขั้นตอนของการทำงานในแต่ละวันจะมาถึง คุณจะต้องเก็บบันทึกเวลา จัดทำตารางวันหยุด จัดเตรียมวันหยุดพักผ่อน ใช้สิ่งจูงใจและบทลงโทษ การเดินทางเพื่อธุรกิจ งานนอกเวลา การเลิกจ้าง และอื่นๆ อีกมากมาย... ทรัพยากรของเรา เว็บไซต์จะช่วยคุณในเรื่องทั้งหมดนี้

ปัจจุบันประเด็นเรื่องการรักษาเอกสารด้านบุคลากรถือเป็นประเด็นที่ค่อนข้างรุนแรง มีกฎหมายพิเศษในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งจำเป็นต้องเก็บรักษาบันทึกดังกล่าว

เรียนผู้อ่าน! บทความนี้พูดถึงวิธีแก้ปัญหาทั่วไป ปัญหาทางกฎหมายแต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล หากท่านต้องการทราบวิธีการ แก้ไขปัญหาของคุณได้อย่างตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและ 7 วันต่อสัปดาห์.

มันเร็วและ ฟรี!

นอกจากนี้การละเมิดสิ่งนี้อาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงได้

มีคุณสมบัติบางอย่างในการเก็บรักษาบันทึกดังกล่าวโดยขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ปัจจัยพื้นฐานประการหนึ่งก็คือความยุติธรรม สถานะทางกฎหมายองค์กรเฉพาะ

เช่น การเก็บรักษาบันทึกบุคลากรในบริษัทด้วย ความรับผิดจำกัดจะต้องดำเนินการตามจำนวน เอกสารกำกับดูแล.

นั่นคือเหตุผลที่ทางออกที่ดีที่สุดคือการจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการรักษาบันทึกดังกล่าว ซึ่งจะทำให้สามารถหลีกเลี่ยงการถูกปรับจากพนักงานตรวจแรงงานได้

ไฮไลท์

ในองค์กรประเภทใดก็ตาม ไม่ว่าจะมีพนักงานจำนวนเท่าใด จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเก็บรักษาบันทึกเกี่ยวกับบุคลากร นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบหลายประการในการดูแลรักษาดังกล่าว

ควรสังเกตว่าการบัญชีดังกล่าวมีคุณสมบัติหลายประการขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กรเอง และจะต้องกระทำโดยไตร่ตรองในการบัญชีนั้นด้วย

ตารางแรงงานเกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาสมุดงานตามรายละเอียดปลีกย่อยและคุณลักษณะบางประการของขั้นตอน

มีคำสั่งต่างๆ มากมายที่ต้องดำเนินการอย่างเหมาะสมเมื่อดำเนินธุรกรรมบางอย่างภายในองค์กร

ขอย้ำอีกครั้งว่าควรจัดการกับสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้เท่านั้นที่สามารถหลีกเลี่ยงความยากลำบากและความยากลำบากมากมายได้

มันคืออะไร

บันทึกบุคลากร หมายถึง การจัดทำเอกสารขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการรับและการทำงานของพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างอย่างเป็นทางการ

ยิ่งไปกว่านั้น บันทึกดังกล่าวจะต้องถูกเก็บไว้ไม่เพียงแต่ในองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ประกอบการแต่ละรายด้วย

ในปัจจุบัน ประเด็นต่อไปนี้ควรสะท้อนให้เห็นอย่างเหมาะสมในบันทึกบุคลากร:

• เอกสารการรับ;
• การเคลื่อนย้ายพนักงานระหว่างตำแหน่งต่างๆ ภายในองค์กร
• การเลิกจ้าง;
• อื่น.

บันทึกดังกล่าวจะต้องถูกเก็บไว้บนพื้นฐานของเอกสารบุคลากรหลัก เช่นเดียวกับมาตรฐานแรงงานพิเศษ

หากต้องการเก็บบันทึกโดยไม่มีข้อผิดพลาด คุณจะต้องมีความรู้ที่กว้างขวางพอสมควร ประการแรกเกี่ยวข้องกับความรู้ด้านกฎหมายแรงงาน รูปแบบของเอกสารบุคลากรต่างๆ และอื่นๆ

หากไม่มีประสบการณ์ประเภทนี้ก็จำเป็นต้อง บังคับจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

เนื่องจากการไม่สามารถรักษาเอกสารด้านบุคลากรอาจนำไปสู่การมีค่าปรับจำนวนมาก นี่เป็นเรื่องจริงอย่างยิ่ง

สิ่งเหล่านี้จะต้องสะท้อนถึงแง่มุมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการเลิกจ้าง มีการสร้างอัลกอริธึมบางอย่างเพื่อรวบรวมและบำรุงรักษาหนังสือดังกล่าว

มีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร?

บันทึกบุคลากรดังกล่าวได้รับการเก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่ค่อนข้างกว้างขวางได้

งานหลักที่สามารถแก้ไขได้ด้วยความช่วยเหลือของบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมีดังต่อไปนี้:

นอกเหนือจากงานหลักที่ฝ่ายบริการบุคลากรแก้ไขแล้ว ยังมีพื้นที่เพิ่มเติมอื่นๆ อีกจำนวนหนึ่งที่จะดำเนินการด้วย

พื้นที่เหล่านี้ในปัจจุบันมีดังต่อไปนี้:

ขณะเดียวกันก็มีงานต่างๆ แผนกทรัพยากรบุคคลอาจแตกต่างกันค่อนข้างมากขึ้นอยู่กับความแตกต่างและความเฉพาะขององค์กรเอง

นอกเหนือจากงานหลักที่เกี่ยวข้องกับการรักษาบันทึกบุคลากรแล้ว หน่วยนี้สามารถปฏิบัติตามคำแนะนำอื่น ๆ จากฝ่ายบริหารได้

ในแต่ละกรณี ทุกอย่างเป็นเรื่องส่วนตัวล้วนๆ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่ารายการสิทธิและความรับผิดชอบจะต้องรวมถึงงานที่ฝ่ายบริหารมอบหมายด้วย

มีข้อจำกัดหลายประการที่กำหนดในการดำเนินกิจกรรมประเภทนี้ คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้าอย่างแน่นอน ซึ่งจะช่วยป้องกันสถานการณ์ปัญหามากมายในอนาคต

เอกสารนี้ประกอบด้วยรายการต่างๆ มากมายที่ต้องเก็บการบัญชีไว้

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือกระบวนการนี้ไม่เพียงแต่หมายถึงการปฏิบัติตามบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารด้านกฎระเบียบอื่น ๆ อีกจำนวนหนึ่งด้วย ตัวอย่างเช่น กระบวนการลงทะเบียนสมุดงานได้รับการควบคุมโดย NAP ที่แยกต่างหาก

ในองค์กรส่วนใหญ่ งานหลักที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องแก้ไขคืองานที่ชัดเจน

โดยทั่วไป สิ่งนี้จำเป็นในกรณีที่พนักงานได้รับการว่าจ้างหรือไล่ออกจากงาน

NAP หลักภายในกรอบที่ต้องกรอกบันทึกแรงงานคือ รวมถึงทุกด้านของการเก็บบันทึก

ควรสังเกตว่ากฎหมายแรงงานเกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารที่ค่อนข้างเฉพาะจำนวนหนึ่ง

ประการแรก สิ่งนี้ใช้ได้ เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ อีกมากมาย

ควรสังเกตว่านอกเหนือจากการกรอกให้ถูกต้องแล้วยังต้องจัดเก็บเอกสารดังกล่าวเป็นระยะเวลาหนึ่ง กระบวนการนี้มีคุณสมบัติที่แตกต่างกันมากมาย

นอกจากนี้ความรู้ด้านกฎหมายแรงงานยังจำเป็นไม่เพียงแต่สำหรับบุคลากรของพนักงานเท่านั้น แต่ยังจำเป็นสำหรับพนักงานธรรมดาที่สมัครงานด้วย

เนื่องจากด้วยวิธีนี้ คุณจึงสามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามสิทธิ์ของคุณได้อย่างอิสระ

หากพลเมืองเชื่อว่าสิทธิของเขาถูกละเมิดในทางใดทางหนึ่ง เขาจะต้องหรือ การตรวจสอบแรงงาน- กฎหมายการจ้างงานมีความครอบคลุม และควรได้รับคำแนะนำทางกฎหมายหากจำเป็น

วิธีเก็บบันทึกบุคลากรใน LLC ตั้งแต่เริ่มต้นด้วยตัวคุณเอง

กระบวนการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรอย่างอิสระในบริษัทจำกัดมีความเกี่ยวข้องกับข้อมูลเฉพาะบางประการ

มีเพียงพอ จำนวนมากรายละเอียดปลีกย่อยต่าง ๆ ประเด็นเฉพาะที่สำคัญ

ยิ่งกว่านั้นหากไม่มีประสบการณ์ในการรักษาบันทึกดังกล่าวด้วยเหตุผลบางประการก็ควรหันไปหาผู้เชี่ยวชาญจะดีกว่า ตัวอย่างเช่นไม่อนุญาตให้ทำผิดพลาดเมื่อกรอกสมุดงาน

ตามการกรอกเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ปัญหาบุคลากรยังเกี่ยวข้องกับข้อมูลเฉพาะบางประการด้วย

สถานการณ์ก็คล้ายกับ. เอกสารดังกล่าวจะต้องจัดทำขึ้นภายในกรอบของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

หากไม่มีโอกาสจ้างบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมด้วยเหตุผลบางประการ คุณจะต้องพิจารณาคำถามต่อไปนี้ก่อน:

• จะเริ่มต้นที่ไหน;
• คำแนะนำทีละขั้นตอน;
• เอกสาร;
• วารสารใดบ้างที่ใช้ในงานสำนักงาน
• ความแตกต่างสำหรับผู้ประกอบการแต่ละราย

จะเริ่มตรงไหน

บันทึกบุคลากรสามารถเก็บรักษาได้หลายวิธี ในขณะนี้ มีหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับขั้นตอนนี้

มีหลายตัวเลือกสำหรับประเภทนี้:

• การสร้างบริการด้านบุคลากรการจ้างผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
• โอนการจัดการบันทึกบุคลากรไปยังเลขานุการหรือนักบัญชี
• ความร่วมมือกับ

การเก็บบันทึกบุคลากรด้วยตนเองมักเป็นเรื่องยาก หากคุณวางแผนที่จะเก็บรักษาบันทึกบุคลากรด้วยตนเอง คุณควรเริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่างแน่นอน

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องกำหนดประเด็นสำคัญหลายประการสำหรับองค์กร:

• ควรจ้างพนักงานกี่คนและมีคุณสมบัติอะไรบ้าง
• มีการกำหนดข้อกำหนดบางประการสำหรับพนักงานประเภทต่างๆ
• วิธีดึงดูดพนักงานใหม่
• จะต้องเสียค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง?

หลังจากพิจารณาประเด็นข้างต้นทั้งหมดแล้ว จำเป็นต้องเริ่มทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนการบัญชี รวมถึงรายการเอกสารที่จำเป็นในกรณีนี้

หลังจะต้องได้รับความสนใจเป็นพิเศษ เนื่องจากการมีอยู่ของข้อผิดพลาดอาจทำให้เกิดช่วงเวลาที่ยากลำบากมากมาย

คำแนะนำทีละขั้นตอน

คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบการไหลของเอกสารให้สอดคล้องกัน เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้เป็นหลัก:

ข้อบังคับท้องถิ่น:

1. กฎสำหรับการรักษากฎระเบียบภายในองค์กร
2. บทบัญญัติพื้นฐานเกี่ยวกับแรงงาน
3. สำหรับพนักงานแต่ละประเภท
4. หลักเกณฑ์การคุ้มครองแรงงาน
5. อื่น.

• ตารางการรับพนักงานถูกจัดทำขึ้นสำหรับพนักงานแต่ละคนแยกกัน
• มีการวาดพนักงานขึ้น
• แบบฟอร์มมาตรฐานจัดทำขึ้นเพื่อสรุปกับพนักงาน
• บัตรพนักงานส่วนบุคคลออกตามแบบฟอร์มหมายเลข T2
• คำสั่งมาตรฐาน

ในความเป็นจริง บันทึกบุคลากรในองค์กรใดๆ จะขึ้นอยู่กับรายการเอกสารข้างต้น และไม่เพียงแต่ใน LLC เท่านั้น แต่ยังรวมถึงประเภทอื่นๆ ด้วย

นอกจากนี้ยังใช้กับ ผู้ประกอบการแต่ละราย- ข้อกำหนดสำหรับสิ่งดังกล่าวไม่ได้จริงจังมากนัก แต่ก็มีการกำหนดไว้เช่นกัน

หากเป็นไปได้ คุณควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในกรณีนี้ เนื่องจากอาจนำไปสู่ปัญหาและคำถามที่สำคัญจากพนักงานตรวจแรงงานได้

งานเอกสาร

เอกสารทั้งหมดที่ต้องจัดทำเพื่อบันทึกบุคลากรสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทตามประเภทการลงทะเบียน:

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือเอกสารประเภทที่สองอาจมีข้อกำหนดด้านเนื้อหา

วิดีโอ: วิธีลงทะเบียนพนักงาน

อีกครั้งมีความจำเป็นที่จะต้องดำเนินการตรวจสอบเบื้องต้นของเอกสารทางกฎหมายที่ควบคุมช่วงเวลานี้ วิธีนี้จะป้องกันการละเมิดและหลีกเลี่ยงปัญหาอื่นๆ

วารสารใดบ้างที่ใช้ในงานสำนักงาน?

ต้องใช้วารสารพิเศษในงานสำนักงาน

รายการมาตรฐานของสิ่งเหล่านี้จะรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• การบัญชีเอกสารขาเข้าและขาออก
• ข้อมูลที่ส่ง;
• การติดต่อสื่อสารเข้าและออก
• อื่น.

รายการวารสารทั้งหมดที่ใช้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสาขากิจกรรมขององค์กรตลอดจนปัจจัยอื่น ๆ อีกหลายประการ

คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้า สิ่งนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความยากลำบากและความยากลำบากมากมาย

ความแตกต่างสำหรับผู้ประกอบการแต่ละราย

รับงานเข้าครับ องค์กรใหม่คุณอาจต้องเผชิญกับความจำเป็นในการจัดทำบันทึกบุคลากรอย่างรวดเร็ว เป็นการดีหากผู้เชี่ยวชาญคนก่อนทิ้งเอกสารไว้ตามลำดับ แต่ก็มีบางกรณีที่งานบุคลากรต้องเริ่มต้นตั้งแต่ต้นในทางปฏิบัติ เอกสารใดบ้างที่ควบคุมประเด็นหลักของการทำงานของบุคลากร? จะตรวจสอบได้อย่างไรว่าบริษัทมีกฎระเบียบท้องถิ่นเพียงพอหรือไม่? เหตุใดจึงดีกว่าที่จะเก็บตัวอย่างเพื่อตัดสินใจด้านบุคลากรจากมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1

คุณต้องรู้กฎระเบียบอะไรบ้าง?

ในองค์กรส่วนใหญ่ งานของพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ได้จำกัดอยู่เพียงความจำเป็นในการดำเนินการบันทึกบุคลากร (การลงทะเบียนการรับเข้า การโอน การเลิกจ้าง การลาพักร้อน การเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ) บ่อยครั้งที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลต้องมีส่วนร่วมโดยตรงในการพัฒนากฎระเบียบท้องถิ่นว่าด้วยความสัมพันธ์ด้านแรงงานระหว่างลูกจ้างและนายจ้าง นอกจากนี้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมักได้รับความไว้วางใจให้รับผิดชอบในการเตรียมการตรวจสอบโดยหน่วยงานต่างๆ (การตรวจสอบแรงงานของรัฐ, สำนักงานอัยการ, สำนักงานทะเบียนทหารและเกณฑ์ทหาร, Roskomnadzor, กองทุนบำเหน็จบำนาญ ฯลฯ ) ในเรื่องนี้เขาต้องรู้ไม่เพียงแต่ประมวลกฎหมายแรงงานเท่านั้น แต่ยังต้องทราบกฎระเบียบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงหรือโดยอ้อมกับการทำงานของบุคลากรด้วย

การกระทำทั้งหมดนี้สามารถแบ่งออกเป็น บางกลุ่ม(ตารางด้านล่าง) ส่วนใหญ่มีผลบังคับใช้สำหรับทุกองค์กร โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทางกฎหมายหรือรูปแบบการเป็นเจ้าของ สำหรับการละเมิดนายจ้างอาจต้องรับผิดทางปกครอง

รายการข้อบังคับที่ใช้เกี่ยวกับการทำงานของบุคลากร

ขอบเขตของกฎระเบียบ	ชื่อของพระราชบัญญัติเชิงบรรทัดฐาน
คำถามทั่วไปกฎหมายแรงงาน
หลักเกณฑ์และหลักการพื้นฐานในการควบคุมความสัมพันธ์ด้านแรงงานระหว่างลูกจ้างกับนายจ้าง ขั้นตอนการกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานด้านบุคลากร การค้ำประกัน ค่าตอบแทน รวมถึง แต่ละหมวดหมู่พนักงาน
	การสร้างที่เก็บถาวรในองค์กรตามกฎการบัญชีการจัดเก็บการได้มาและการใช้งาน เอกสารสำคัญ
ลาป่วย
ขั้นตอนการกรอกใบแสดงความสามารถชั่วคราวในการทำงานการลงทะเบียน ลาคลอดบุตร
ปฏิสัมพันธ์กับกองทุนบำเหน็จบำนาญแห่งรัสเซีย
ขั้นตอนและจำนวนเงินในการคำนวณเงินสมทบประกันเข้ากองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการภาคบังคับ ประกันบำนาญคนงาน
เช็ค
ขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบโดยหน่วยงานของรัฐและเทศบาล	นอกจากนี้กฎหมายระบุโดยตรงว่านายจ้างจำเป็นต้องพัฒนาการกระทำในท้องถิ่นในเรื่องค่าตอบแทน (ส่วนที่สองของมาตรา 135 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน (มาตรา 87 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน ของสหพันธรัฐรัสเซีย) และอนุมัติคำแนะนำเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน (วรรค 23 ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) . หากจำเป็น บริษัท จะต้องดำเนินการสร้างรายชื่อพนักงานที่มีชั่วโมงทำงานผิดปกติ (มาตรา 101 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ขั้นตอนการแบ่งวันทำงานออกเป็นส่วน ๆ (มาตรา 105 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ตลอดจนเงื่อนไขสำหรับพนักงานที่จะได้รับเพิ่มเติม อาชีวศึกษา(ส่วนที่สองของมาตรา 196 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) แต่ละบริษัทจะกำหนดรายการเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่นที่เฉพาะเจาะจงอย่างเป็นอิสระ (แผนภาพด้านล่าง) รายการการกระทำที่ระบุในแผนภาพยังไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ลักษณะเฉพาะขององค์กรอาจบ่งบอกถึงการมีอยู่ของผู้อื่น เอกสารท้องถิ่น- ตามกฎแล้วรายการการกระทำได้รับการอนุมัติตามคำสั่ง การกระทำในท้องถิ่นสามารถเรียกได้แตกต่างกัน: ข้อบังคับคำแนะนำกฎข้อบังคับ ฯลฯ สิ่งสำคัญคือบรรทัดฐานของการกระทำเหล่านี้ไม่ขัดแย้งกับปัจจุบัน กฎหมายแรงงานและไม่ทำให้สถานการณ์ของคนงานแย่ลง นอกจากนี้สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามขั้นตอนในการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม (ส่วนที่สองสามของมาตรา 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) มิฉะนั้นเอกสารดังกล่าวจะไม่อยู่ภายใต้การสมัคร (ส่วนที่สี่ของมาตรา 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) การเปลี่ยนแปลงพระราชบัญญัติกำกับดูแลท้องถิ่นนั้นทำในลำดับเดียวกันกับที่ได้รับอนุมัติ เป็นการดีกว่าที่จะมอบความไว้วางใจในการพัฒนาการกระทำในท้องถิ่นให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่ง แต่ให้กับคณะทำงาน องค์ประกอบของกลุ่มและอำนาจของกลุ่มควรได้รับการแก้ไขตามลำดับ (ตัวอย่างด้านล่าง) พนักงานจะต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารพร้อมลายเซ็น (วรรค 10 ส่วนที่สองมาตรา 22 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) จะเริ่มตรวจสอบการกระทำในท้องถิ่นของบริษัทได้ที่ไหน ก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบว่าทุกอย่างเป็นหรือไม่ เอกสารที่จำเป็นที่มีอยู่และจัดทำรายการไว้ หากบริษัทไม่มีข้อบังคับท้องถิ่นบังคับ ก็ต้องได้รับการพัฒนาก่อน ประการที่สอง สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับความถูกต้องของการจัดทำเอกสารจากมุมมองของงานในสำนักงานและการปฏิบัติตามกฎหมายปัจจุบัน ประการที่สาม มีความจำเป็นต้องตรวจสอบว่าได้ปฏิบัติตามขั้นตอนการรับพระราชบัญญัติท้องถิ่นหรือไม่ ดังนั้นหาก บริษัท มีองค์กรสหภาพแรงงานเอกสารนั้นจะต้องมีเครื่องหมายตามข้อตกลง (โดยคำนึงถึงความคิดเห็น) กับสหภาพแรงงาน (มาตรา 372 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ประการที่สี่ คุณต้องค้นหาว่าเอกสารใดบ้างที่ขาดหายไป มันง่ายมากที่จะพิจารณาการกระทำดังกล่าวหากคุณจัดทำและอนุมัติตามคำสั่งรายการเอกสารที่จำเป็นสำหรับองค์กรใดองค์กรหนึ่ง ไม่เพียงแต่กฎระเบียบ คำแนะนำ และคำสั่งเท่านั้นที่ต้องได้รับการตรวจสอบ แต่ยังรวมถึงเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับบันทึกบุคลากรและการจัดการบุคลากรด้วย มีการประเมินความพร้อมใช้งานและการปฏิบัติตามกฎหมายสัญญาการจ้างงาน ความถูกต้องของการรักษาไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน การกรอกสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น บันทึกคำสั่งบุคลากร ฯลฯ คุณไม่ควรพยายามครอบคลุมขอบเขตงานทั้งหมดในคราวเดียว คุณต้องจัดลำดับความสำคัญและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เพื่อความสะดวกแนะนำให้จัดกลุ่ม เอกสารมาตรฐานในแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์และแฟ้มกระดาษ

เอกสารบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นสำหรับ LLC เป็นรายการเอกสารเฉพาะที่ต้องจัดทำขึ้นที่องค์กรตั้งแต่ช่วงเวลาที่สร้าง เราจะบอกคุณว่ารายการนี้คืออะไร มีเอกสารใดบ้าง และจะกรอกอย่างไรในบทความของเรา

เอกสารบุคลากร (การบัญชี) ตั้งแต่เริ่มต้น: ประเภท

การจัดการบันทึกบุคลากรคือการบำรุงรักษาเอกสารด้านบุคลากร เช่น กฎระเบียบและการทำให้ความสัมพันธ์ด้านแรงงานถูกต้องตามกฎหมายระหว่างลูกจ้างและนายจ้าง การเก็บรักษาเอกสารที่ระบุในสถานประกอบการนั้นได้รับความไว้วางใจจากฝ่ายบุคคลหรือบุคคลพิเศษที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการตามคำสั่งพิเศษและมีความรู้พิเศษในด้านนี้

ข้อมูลต่อไปนี้โดยทั่วไปเรียกว่าบันทึกบุคลากร:

1. จัดทำข้อตกลงแรงงาน สัญญา และภาคผนวกกับพวกเขา
2. การออกและบันทึกคำสั่งการจัดการต่างๆ เช่น คำสั่งจ้างหรือเลิกจ้าง
3. การลงทะเบียนและการบัญชีบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงาน
4. จัดทำและบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา
5. จัดทำและบำรุงรักษาเอกสารต่างๆประกอบด้วย ข้อมูลทั่วไปเช่น วารสาร ทะเบียน

เพื่อที่จะเริ่มต้นการเตรียมเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรในองค์กรได้อย่างถูกต้อง ก่อนอื่นต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารอื่น ๆ ที่ควรจะอยู่ในองค์กรก่อน ซึ่งรวมถึง:

1. การตัดสินใจหรือระเบียบการที่ระบุว่าองค์กรได้ถูกสร้างขึ้น
2. กฎบัตรแอลแอลซี
3. สรุปจดหมายข้อมูลจากหน่วยงานที่ใช้ควบคุมกิจกรรมของ LLC
4. เอกสารยืนยันข้อเท็จจริงของการลงทะเบียน LLC
5. เอกสารที่ใช้ยืนยันว่า LLC ที่ระบุเป็นเจ้าของทรัพย์สินบางส่วน
6. ระเบียบว่าด้วยการจัดตั้งสาขาและแผนก
7. รายชื่อบริษัทในเครือ.
8. โปรโตคอลการตัดสินใจของผู้ก่อตั้ง (ผู้เข้าร่วม) ของ LLC

ความคุ้นเคยกับเอกสารพื้นฐานจะทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทราบถึงเอกสารเฉพาะที่ต้องจัดเตรียม

ประเภทของเอกสารบุคลากร

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรมักจะแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:

1. เอกสารที่มีวัตถุประสงค์หลักคือเพื่อควบคุมสภาพการทำงานในบริษัทตลอดจนวิธีการบริหารงานบุคคล เช่น ข้อบังคับเกี่ยวกับ หน่วยโครงสร้าง, กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
2. เอกสารที่มีวัตถุประสงค์เพื่อการบัญชีสำหรับบุคลากรในองค์กร เช่น คำสั่งจ้าง อนุญาตให้ลาพักร้อน ส่งไปทัศนศึกษา เป็นต้น

การจำแนกประเภทเอกสารบุคลากรอีกประเภทหนึ่งเกี่ยวข้องกับการแบ่งออกเป็นกลุ่มย่อยต่อไปนี้:

1. เอกสารกำกับการควบคุม กิจกรรมแรงงานรัฐวิสาหกิจ:
   • สัญญาจ้างงาน
   • ภาคผนวกของสัญญาการจ้างงาน
   • สมุดงาน
   • ไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน
   • เอกสารอื่น ๆ
2. เอกสารลักษณะการบริหาร ซึ่งอาจรวมถึงคำสั่งบุคลากรและคำแนะนำอื่นๆ คุณสามารถเรียนรู้วิธีเตรียมเอกสารเหล่านี้ได้จากบทความ "คำสั่งซื้อบุคลากร - คำสั่งซื้อเหล่านี้คืออะไร"
3. จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการภายใน
4. เอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีและการลงทะเบียน เช่น บันทึกคำสั่งของบุคลากร คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับกฎสำหรับการลงทะเบียนได้ในบทความ "วิธีรักษาทะเบียนบุคลากรอย่างเหมาะสม"
5. เอกสารประกอบที่มีข้อมูลสารสนเทศและการบัญชี เช่น ใบบันทึกเวลา

เอกสารที่จำเป็นสำหรับบันทึกบุคลากร: กลุ่มที่ 1

รายการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มแรก (การควบคุมกิจกรรมแรงงาน):

1. วารสารแบบฟอร์มการบัญชีของสมุดงานและเอกสารแทรกสำหรับพวกเขา คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้จากบทความ “ตัวอย่างการกรอกสมุดบันทึกการทำงาน - ดาวน์โหลด”
2. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน (มาตรา 189, 190 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
3. ข้อบังคับเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล (มาตรา 87, 88 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
4. คำสั่งและเอกสารเพื่อความคุ้นเคยกับข้อบังคับท้องถิ่น คำแนะนำ ฯลฯ
5. สมุดรายวันการบัญชีต่างๆ เช่น สมุดรายวันสัญญาจ้าง หรือ สมุดเคลื่อนไหวสมุดงาน
6. เอกสารที่เกี่ยวข้องกับ การประเมินพิเศษงาน
7. เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองแรงงาน รวมถึงคำสั่ง ข้อบังคับ การกระทำและคำสั่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

เอกสารที่จำเป็นสำหรับบันทึกบุคลากร: กลุ่ม 2

กลุ่มที่สองซึ่งรับผิดชอบด้านการบัญชีสำหรับบุคลากร LLC ประกอบด้วยเอกสารดังต่อไปนี้:

1. สมุดงาน. การออกแบบได้อธิบายไว้ในบทความ “ตัวอย่างการกรอกสมุดงานในปี 2559”
2. กำหนดการรับพนักงาน. คุณสามารถเรียนรู้วิธีการวาดได้จากบทความ “การจัดทำตารางการรับพนักงานสำหรับ LLC ในปี 2558 (ตัวอย่าง)”
3. บัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานในรูปแบบ T-2
4. ตารางวันหยุด คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนการอนุญาตได้จากบทความ “ขั้นตอนการออกใบตามประมวลกฎหมายแรงงาน
5. ข้อตกลงด้านแรงงานกับภาคผนวกของพวกเขา ขั้นตอนการสรุปสัญญาจ้างงานอธิบายไว้ในบทความ
6. คำสั่งและคำสั่งตลอดจนเอกสารสนับสนุน เช่น บันทึก การกระทำ เป็นต้น

เราเตรียมเอกสารตั้งแต่เริ่มต้น

เพื่อเริ่มต้นการเตรียมเอกสารด้านบุคลากรในองค์กรอย่างเหมาะสมตั้งแต่เริ่มต้น คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ตุนวรรณกรรมที่จำเป็นตลอดจนเอกสารอ้างอิงซึ่งจะทำให้การจัดเตรียมเอกสารบุคลากรบางอย่างง่ายขึ้นอย่างมาก ระบบกฎหมายต่างๆสามารถช่วยได้
2. ศึกษาเอกสารกฎบัตรของ LLC
3. ระบุและรวบรวมรายการเอกสารที่ต้องนำเสนอในองค์กรโดยคำนึงถึงกิจกรรมเฉพาะของวิสาหกิจ
4. ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้เข้าร่วม บริษัท ในการทำสัญญาจ้างงานกับผู้อำนวยการของ LLC
5. สร้างกำหนดการการรับพนักงาน คุณสามารถเรียนรู้วิธีการทำเช่นนี้ได้จากบทความ “การจัดทำตารางการรับพนักงานสำหรับ LLC ในปี 2559”
6. พัฒนาและอนุมัติแบบฟอร์มข้อตกลงการจ้างงานมาตรฐานซึ่งจะนำไปใช้ในการขึ้นทะเบียนพนักงานใหม่ในภายหลัง คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับขั้นตอนการสรุปสัญญาได้ในบทความ "ขั้นตอนทั่วไปในการสรุปสัญญาจ้างงานภายใต้ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย"
7. แก้ไขปัญหาของผู้ที่จะร่างและบำรุงรักษาสมุดงานใน LLC คุณสามารถเรียนรู้วิธีดำเนินการได้จากบทความ “คำแนะนำในการกรอกและบำรุงรักษาสมุดงาน”
8. ลงทะเบียนพนักงาน LLC เพื่อทำงานในลักษณะที่เหมาะสม เกี่ยวกับเอกสารที่จำเป็นในกรณีนี้ โปรดดูบทความ “เอกสารใดบ้างที่จำเป็นในการสมัครงาน”

คุณสมบัติของบันทึกบุคลากรสำหรับวิสาหกิจขนาดย่อม

แนวคิดและสถานะของวิสาหกิจขนาดย่อมได้รับการเปิดเผยไว้ในกฎหมายว่าด้วยการพัฒนาวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมใน สหพันธรัฐรัสเซีย» ลงวันที่ 24 กรกฎาคม 2550 เลขที่ 209-FZ

ตามกฎหมายนี้ วิสาหกิจขนาดย่อมมีลักษณะเฉพาะดังต่อไปนี้:

1. จำนวนพนักงานสูงสุด 15 คน (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 4 ของกฎหมายหมายเลข 209-FZ ลงวันที่ 24 กรกฎาคม 2550)
2. รายได้ที่ได้รับจากกิจกรรมทุกประเภทขององค์กรดังกล่าวไม่เกิน 120 ล้านรูเบิล (ข้อ 1 ตอนที่ 1.1 ข้อ 4 ของกฎหมายลงวันที่ 24 กรกฎาคม 2550 ฉบับที่ 209-FZ)

ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการเสริมด้วย Ch. 48.1 ซึ่งมีข้อมูลเฉพาะของการควบคุมแรงงานของธุรกิจขนาดเล็ก เช่นเดียวกับวิสาหกิจขนาดย่อม (กฎหมายว่าด้วยการแก้ไข รหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของกฎระเบียบด้านแรงงานของผู้ที่ทำงานให้กับนายจ้าง - ธุรกิจขนาดเล็กที่จัดอยู่ในประเภทวิสาหกิจขนาดย่อม" ลงวันที่ 3 กรกฎาคม 2559 ฉบับที่ 348-FZ) มีผลบังคับใช้ในวันที่ 01/01/2017

ดังนั้นภายใต้เงื่อนไขของบทนี้ วิสาหกิจขนาดย่อมมีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธที่จะออกเอกสารด้านบุคลากรดังต่อไปนี้ (มาตรา 309.2 ของกฎหมายหมายเลข 348-FZ ลงวันที่ 3 กรกฎาคม 2559):

1. กำหนดการกะ
2. ระเบียบว่าด้วยค่าจ้าง
3. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
4. กฎระเบียบเกี่ยวกับโบนัส

ในเวลาเดียวกันนายจ้างจะต้องระบุเงื่อนไขบางประการที่องค์กรอื่น ๆ ได้รับการควบคุมโดยกฎหมายท้องถิ่นที่ระบุในสัญญาจ้างงาน ตั้งแต่วันที่ 01/01/2017 วิสาหกิจขนาดเล็กจะต้องทำสัญญาการจ้างงานในรูปแบบที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27/08/2016 ฉบับที่ 858

รายการเอกสารที่จำเป็นต้องบังคับภายใต้สถานการณ์บางอย่าง

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรและบัญชีบางอย่างอาจมีผลบังคับใช้ใน LLC หากมี เงื่อนไขบางประการ, ตัวอย่างเช่น:

1. ข้อตกลงร่วมกัน- อาจกลายเป็นข้อบังคับหากมีการแสดงเจตจำนงในการสรุปโดยฝ่ายความสัมพันธ์ด้านแรงงานอย่างน้อยหนึ่งฝ่าย บทความ “ข้อตกลงร่วม - บังคับหรือไม่?” /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ จะช่วยให้คุณเข้าใจปัญหานี้
2. กฎระเบียบเกี่ยวกับขั้นตอนโบนัส จะกลายเป็นข้อบังคับหากไม่มีการกระทำอื่นใดรวมถึงสัญญาการจ้างงานที่มีเงื่อนไขเกี่ยวกับขั้นตอนการคำนวณโบนัสและการจ่ายเงินเพิ่มเติม
3. กำหนดการกะ กลายเป็นข้อบังคับหากองค์กรดำเนินการเป็นกะ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งนี้ได้จากบทความ "คืออะไร ตารางกะทำงานตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย” (/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/)
4. หลักเกณฑ์การรักษาความลับทางการค้า ต้องใช้ถ้า. ข้อตกลงแรงงานพนักงานจะกำหนดเงื่อนไขตลอดจนรายการคำแนะนำที่รวมอยู่ในความลับทางการค้า
5. เอกสารที่เกี่ยวข้องกับ แรงงานต่างด้าวตลอดจนกฎเกณฑ์ในการรับ หากมีพนักงานดังกล่าวต้องแสดงเอกสารดังต่อไปนี้:
   • การแจ้งการทำสัญญาจ้างงานกับคนต่างด้าว (ข้อ 8 มาตรา 13 ของกฎหมายว่าด้วย สถานะทางกฎหมายชาวต่างชาติในสหพันธรัฐรัสเซีย" ลงวันที่ 25 กรกฎาคม 2545 ฉบับที่ 115-FZ)
   • สมุดงานของแบบฟอร์มที่จัดตั้งขึ้น (ส่วนที่ 1 ของข้อ 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
   • เอกสารการศึกษา
   • เอกสารยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของการปรากฏตัวของบุคคลดังกล่าวในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซีย
   • เอกสารยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของกิจกรรมการทำงาน
   • เอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นเนื่องจากกิจกรรมเฉพาะขององค์กร

การจัดทำเอกสารด้านบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นสำหรับ LLC จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์เอกสารส่วนประกอบ ตลอดจนกิจกรรมที่องค์กรตั้งใจจะเข้าร่วม และภาระผูกพันของพนักงานที่ได้รับการวางแผนว่าจะจ้าง ตั้งแต่ปี 2017 บันทึกบุคลากรในวิสาหกิจขนาดย่อมมีความเฉพาะเจาะจงเป็นพิเศษ