รายละเอียดงานของผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนเอกสาร ความรับผิดชอบงานของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสาร การประสานงานและการอนุมัติ

เลขานุการหน่วยโครงสร้าง

• 1. ส่วนทั่วไป
• 1.1. เลขานุการของหน่วยโครงสร้าง (ต่อไปนี้จะเรียกว่าเลขานุการ) เป็นพนักงานของหน่วย ภารกิจหลักของกิจกรรมคือบริการด้านเอกสารสำหรับหน่วย
• 1.2. เลขานุการอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญ JSC
• 1.3. บุคคลที่มีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาและมีประสบการณ์ในงานสำนักงานอย่างน้อยหนึ่งปีจะได้รับการยอมรับให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ
• 1.4. เลขานุการได้รับการว่าจ้างและเลิกจ้างตามคำสั่ง ผู้อำนวยการทั่วไปตามคำแนะนำของหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง
• 1.5. เลขานุการในกิจกรรมของเขาได้รับคำแนะนำจากเอกสารการบริหารของ OJSC, กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน, คำแนะนำของหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง, เอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีของรัฐในปัจจุบันในการทำงานในสำนักงาน, มาตรฐานของรัฐที่ควบคุมการจัดทำเอกสาร, คำแนะนำในการทำงานในสำนักงาน ของ OJSC และรายละเอียดงานนี้
• 1.6. เลขานุการต้องรู้: โครงสร้างของ JSC, พื้นที่กิจกรรมของแผนก, ชื่อและการกระจายความรับผิดชอบระหว่างพนักงานในแผนก, กฎระเบียบด้านแรงงานภายในของ JSC, กฎเกณฑ์ในการจัดทำและประมวลผลเอกสาร, ความปลอดภัย กฎเมื่อทำงานกับอุปกรณ์ขององค์กร คู่มือการใช้งาน วิธีการทางเทคนิค,มาตรฐานมารยาทในสำนักงาน
• 1.7. เลขานุการจะต้องสามารถทำงานกับคอมพิวเตอร์ในระบบ Windows ทำการคัดลอกและทำซ้ำ จัดทำเอกสารราชการ รับและส่งเอกสารทางแฟกซ์
• 2. ฟังก์ชั่น

เพื่อปฏิบัติหน้าที่หลัก เลขานุการจะปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:

• 2.1. จัดส่งเอกสารให้กรมสำรวจและสำนักเลขาธิการทุกวันตรงเวลา
• 2.2. การรับและส่งเอกสารทางแฟกซ์และการสื่อสารทางคอมพิวเตอร์
• 2.3. ป้อนข้อมูลการลงทะเบียนลงในคอมพิวเตอร์เกี่ยวกับเอกสารที่ได้รับภายในและที่ส่ง
• 2.4. ดูแลให้หัวหน้าหน่วยโครงสร้างพิจารณาเอกสารที่ได้รับอย่างทันท่วงที
• 2.5. การผลิตข้อความของเอกสารราชการ การแก้ไขและการพิมพ์ งานพิมพ์ดีด และงานคัดลอก
• 2.6. ติดตามความถูกต้องของเอกสารที่ส่งจากหน่วย , โอนเอกสารให้คณะสำรวจเพื่อส่งทางไปรษณีย์
• 2.7. ติดตามกำหนดเวลาการดำเนินการเอกสารในแผนกทุกวัน
• 2.8. จัดเก็บเอกสารที่ดำเนินการเป็นไฟล์ตามรายการคดีของแผนกทำให้มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสาร
• 2.9. รับสำเนาคำสั่งและคำสั่งจากผู้อำนวยการทั่วไปจากสำนักเลขาธิการและนำส่งให้ฝ่ายบริหารและพนักงานของฝ่ายทราบทันเวลา
• 2.10. การรับและส่งข้อมูลทางโทรศัพท์ไปยังหัวหน้าและพนักงานในแผนก
• 2.11. การเก็บรักษารายงานการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง การดำเนินการ และการจัดระเบียบการจัดเก็บ
• 2.12. การจัดหาพนักงานแผนก เครื่องเขียนรวมถึงสถานที่ทำงานของผู้จัดการพร้อมอุปกรณ์เสริมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำงาน
• 2.13. บริการที่ไม่มีเอกสารไปยังหัวหน้าแผนก ( การสนทนาทางโทรศัพท์, กิจวัตรประจำวัน การประชุมทางธุรกิจและการเจรจา) การปฏิบัติตามคำสั่งและคำสั่งของเขา
• 3. ความรับผิดชอบ

ในการปฏิบัติหน้าที่ที่กำหนดไว้ในคำแนะนำ เลขานุการมีหน้าที่:

• 3.1. รักษาความลับของข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์
• 3.2. ดูแลความปลอดภัยของเอกสารราชการ
• 3.3. ปฏิบัติตามคำแนะนำและคำสั่งของหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง
• 3.4. ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ในการเตรียมเอกสาร
• 3.5. ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการดำเนินการ จัดส่ง ลงทะเบียน โอนเอกสาร ปฏิบัติงานและคำแนะนำจากหัวหน้าแผนก
• 3.6. ปฏิบัติตามกฎการทำงานของคอมพิวเตอร์และรับรองความปลอดภัยของข้อมูลที่ป้อน
• 3.7. ตรวจสอบสภาพของอุปกรณ์ขององค์กรและอุปกรณ์สื่อสารที่ติดตั้งในหน่วยโครงสร้างให้ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์การปฏิบัติงาน
• 3.8. ปฏิบัติตามสายการบังคับบัญชาและกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ การสื่อสารทางธุรกิจ,มาตรฐานมารยาทในสำนักงาน
• 4.4. ส่งคืนเอกสารของนักแสดงที่ดำเนินการโดยฝ่าฝืนกฎและกำหนดเวลาที่กำหนดไว้
• 5. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบในด้านคุณภาพและความทันเวลาของการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายตามลักษณะงานรวมถึงการไม่ใช้สิทธิ์ที่ได้รับและการละเมิดการอยู่ใต้บังคับบัญชาของทางการ

6. ความสัมพันธ์

เลขานุการโต้ตอบ:

• 6.1. กับสำนักเลขาธิการและแผนกโครงสร้างอื่นๆ ของ JSC ในประเด็นการเตรียม การดำเนินการ และการดำเนินการของเอกสาร
• 6.2. โดยมีผู้จัดการสำนักงานจัดเตรียมแบบฟอร์ม กระดาษ และเครื่องเขียนให้กับพนักงานแผนก
• 6.3. กับ แผนกข้อมูล- สำหรับคำถาม การซ่อมบำรุงอุปกรณ์องค์กรและคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งในแผนก
• 6.4. ด้วยการจัดเก็บเอกสารในประเด็นการรับรองความปลอดภัยของเอกสาร การพัฒนาระบบการตั้งชื่อไฟล์ของแผนก การตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร การเตรียมเอกสารเพื่อส่งไปยังที่เก็บถาวร

ศีรษะ สำนักเลขาธิการ ลายเซ็นส่วนตัว ชื่อย่อ นามสกุล

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว

เลขานุการ ลายเซ็นส่วนตัว ชื่อย่อ นามสกุล

ภาคผนวก 6

GOST อาร์ 51141-98

• ถัดไปคือดิวิชั่น
• สิทธิ เลขานุการมีสิทธิ 4.1. รายงานต่อหัวหน้าหน่วยโครงสร้างเกี่ยวกับข้อบกพร่องที่ระบุในความสามารถของคุณ 4.2. ติดต่อสำนักเลขาธิการ JSC เพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับหลักเกณฑ์การจัดทำและประมวลผลเอกสารและการปฏิบัติงานในสำนักงาน 4.3. ให้คำแนะนำในการปรับปรุงการทำงานด้านเอกสาร

ระบุว่ากิจกรรมการจัดการบันทึกในองค์กรควรอยู่บนพื้นฐานของ "การจัดทำ การดำเนินการ และการเผยแพร่แนวทางและกฎระเบียบสำหรับการจัดการบันทึก" แนวทางและข้อบังคับหมายถึง เอกสารกำกับดูแล, การสร้างกฎสำหรับการทำงานกับเอกสาร: กฎสำหรับการจัดทำเอกสาร, การจัดการไหลของเอกสาร, การจัดเก็บเอกสารและการใช้งาน, การปกป้องข้อมูลที่เป็นเอกสาร ฯลฯ ในงานสำนักงานในบ้าน, เอกสารหลักขององค์กร, กำหนดขั้นตอนการทำงานกับเอกสารตลอดทั้งงาน วงจรชีวิตเป็นคำแนะนำเกี่ยวกับการสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับผู้บริหาร (งานสำนักงาน)

ใครเป็นคนพัฒนาคำแนะนำ?

การพัฒนาคำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเป็นหน้าที่ของบริการสนับสนุนเอกสาร ในองค์กรที่ไม่มีบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนการพัฒนาเอกสารนี้ดำเนินการโดยพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดการงานเกี่ยวกับเอกสาร คำแนะนำสำหรับสถานศึกษาก่อนวัยเรียนจัดทำขึ้น กฎเครื่องแบบการทำงานกับเอกสารในองค์กร ได้แก่ กิจกรรมการจัดทำเอกสาร การจัดการเอกสาร การลงทะเบียน การติดตามการดำเนินการและการจัดเก็บเอกสาร คำสั่งนี้เป็นเอกสารกำกับดูแลขององค์กรที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้าสถาบันและมีผลผูกพันกับพนักงานทุกคน

ในองค์กรที่มีองค์กรรอง (สาขาแผนก) ขอแนะนำให้พัฒนาคำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเพื่อให้สามารถใช้ในองค์กรรองได้เนื่องจากจะช่วยให้งานในสำนักงานสามารถดำเนินการตามหลักการที่เหมือนกันและจะอำนวยความสะดวกเพิ่มเติม การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรในระบบเดียวกัน

คำแนะนำได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของกฎหมายและกฎหมายอื่น ๆ ที่ควบคุมด้านข้อมูลและเอกสาร ในขณะเดียวกันคำแนะนำก็สะท้อนถึงคุณสมบัติเฉพาะของการทำงานกับเอกสารที่มีลักษณะเฉพาะขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง

เจ้าหน้าที่รัฐบาลกลาง สาขาผู้บริหารและหน่วยงานอาณาเขตของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางกำลังพัฒนาคำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนโดยยึดตาม คำแนะนำมาตรฐานในงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536 องค์กรอื่น ๆ สามารถใช้คำแนะนำมาตรฐานที่ระบุได้ในขอบเขตที่ไม่ขัดแย้งกับลักษณะเฉพาะของการทำงานกับเอกสาร ในองค์กรนี้

คำแนะนำสำหรับการศึกษาก่อนวัยเรียนนั้นไม่เพียงมีจุดประสงค์และไม่มากสำหรับบริการก่อนวัยเรียนเท่านั้น แต่สำหรับพนักงานของหน่วยองค์กรที่ทำงานกับเอกสารด้วย

ขั้นตอนการพัฒนาคำสั่งสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน:

การรวบรวมและการวิเคราะห์วัสดุ

การพัฒนาร่างคำสั่ง การประสานงาน และการอนุมัติ

การดำเนินการตามคำแนะนำในองค์กร

ขั้นตอนการเตรียมการ

ผู้พัฒนาคำแนะนำจะขึ้นอยู่กับเอกสารกำกับดูแลที่ควบคุมกิจกรรมขององค์กรและปัญหาในการทำงานกับเอกสาร นอกเหนือจากคำแนะนำมาตรฐานที่ระบุสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางแล้ว ยังจำเป็นต้องใช้ข้อกำหนดของมาตรฐานระดับชาติ โดยเฉพาะ GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการเตรียมเอกสารขององค์กร” ”

เมื่อพัฒนาคำแนะนำสามารถใช้คำแนะนำในการจัดการสำนักงานขององค์กรอื่นได้หากไม่ขัดแย้งกับบทบัญญัติของกฎหมายในด้านข้อมูลและเอกสาร

หลังจากศึกษาเอกสารกำกับดูแลแล้วจะมีการตรวจสอบการสนับสนุนเอกสารขององค์กร ได้แก่ :

โครงสร้างองค์กร (ขึ้นอยู่กับโครงสร้าง ระดับการรับพนักงาน และจำนวนพนักงาน)

โครงสร้างเครื่องมือการจัดการและการกระจายความรับผิดชอบระหว่างฝ่ายบริหาร (ตามลำดับการกระจายความรับผิดชอบระหว่างฝ่ายบริหารและเอกสารองค์กรกฎหมายและการบริหารอื่น ๆ )

หน้าที่ขององค์กรโดยรวม (ตามกฎบัตรขององค์กรหรือข้อบังคับเกี่ยวกับการจัดตั้ง ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนก ข้อบังคับของหัวหน้าและผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ)

ฟังก์ชั่น อวัยวะส่วนบุคคลการจัดการ (วิทยาลัย สภา คณะกรรมการ ฯลฯ) (ขึ้นอยู่กับเอกสารขององค์กรและกฎหมายที่ควบคุมกิจกรรมของพวกเขา (ข้อกำหนด ข้อบังคับ คำแนะนำ ฯลฯ))

ความรับผิดชอบตามหน้าที่ คนงานแต่ละคน(ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน);

องค์ประกอบของเอกสาร (ตามประเภท, ผู้รับ, หัวข้อ) ที่ยื่นในไฟล์ขององค์กร

การจัดระเบียบงานการรับและส่งเอกสาร

ระบบการลงทะเบียนและบัญชีเอกสารหากองค์กรมี (ตามแบบฟอร์มการลงทะเบียนและการบัญชี: วารสาร ตู้เก็บเอกสารด้วยตนเองหรืออัตโนมัติ)

องค์กรของการควบคุมการดำเนินการของเอกสารหากได้รับการบำรุงรักษา (ตามบันทึกประจำวัน ไฟล์การ์ดที่ใช้ในการควบคุมการดำเนินการ)

ระบบจัดเก็บเอกสารและไฟล์ในแผนกขององค์กร (ขึ้นอยู่กับระบบการตั้งชื่อคดีถ้ามีและวิธีการวิเคราะห์โดยตรงของคดีในแผนก)

การจัดระเบียบการทำงานของนักแสดงพร้อมเอกสาร

ขั้นตอนการใช้ บันทึก และจัดเก็บดวงตรา แสตมป์ แบบฟอร์มเอกสาร ขั้นตอนการออกให้ผู้รับผิดชอบในการทำงาน ขั้นตอนการทำลาย

จัดระเบียบงานในการส่งและรับเอกสารทางแฟกซ์

ขั้นตอนการใช้อีเมล

แหล่งข้อมูลหลักเกี่ยวกับการจัดระเบียบการทำงานกับเอกสารคือเอกสารด้านกฎระเบียบระเบียบวิธีข้อมูลและเอกสารอ้างอิง แต่ข้อมูลที่ได้รับจากเอกสารอาจไม่เพียงพอโดยเฉพาะหากองค์กรไม่ได้ทำงานกับเอกสาร ดังนั้นหลังจากศึกษาเนื้อหาที่รวบรวมแล้วแนะนำให้ทำการสำรวจผู้จัดการและพนักงานของแผนกที่รับผิดชอบโดยตรงในการทำงานกับเอกสาร

เมื่อรวบรวมวัสดุ ความสนใจเป็นพิเศษคำถามต่อไปนี้จำเป็นต้องได้รับการแก้ไข:

ความสามารถของผู้จัดการ (หัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ หัวหน้าแผนก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องการตัดสินใจและการออกเอกสาร)

ประเภทของเอกสารที่ออกโดยฝ่ายบริหาร (หัวหน้าองค์กร, รองหัวหน้า, หัวหน้าแผนก)

ประเภทของแบบฟอร์มเอกสารที่ใช้ในองค์กร

ขั้นตอนการอนุมัติ (vising) เอกสาร

ขั้นตอนการลงนามในเอกสาร

ประเภทของเอกสารที่ได้รับอนุมัติจากผู้จัดการ

ประเภทและประเภทของเอกสารที่รับรองโดยตราประทับขององค์กร

สถานที่เก็บซีล (หรือซีลหากมีหลายอัน) ผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บและใช้ตราประทับ

สถานที่สำหรับลงทะเบียนเอกสารและแบบฟอร์มการลงทะเบียน (นิตยสาร ตู้เก็บเอกสาร ฐานข้อมูล) ที่ใช้สำหรับการนี้

เอกสารที่ลงทะเบียนและไม่ได้ลงทะเบียน

องค์กรที่ได้รับเอกสาร (เหนือกว่า, ผู้ใต้บังคับบัญชา ฯลฯ )

โครงสร้างคำสั่งการทำงานในสำนักงาน

ขั้นตอนต่อไปในการพัฒนาการเรียนการสอนคือการกำหนดโครงสร้างหรือแผนปฏิบัติการสำหรับการเรียนการสอน องค์ประกอบของส่วนของคำสั่งลำดับและการมีอยู่ของแอปพลิเคชันนั้นถูกกำหนดโดยนักพัฒนา แต่จำเป็นที่บทบัญญัติของคำแนะนำจะสะท้อนถึงขั้นตอนการทำงานกับเอกสารทุกขั้นตอนอย่างสม่ำเสมอ (ตั้งแต่การสร้างหรือการรับไปจนถึงการดำเนินการ ส่งหรือถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร)

ตามกฎแล้ว ส่วนหลักของคำแนะนำคือ “เอกสารประกอบ” กิจกรรมการจัดการ" และ "การจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร" คำแนะนำนำหน้าด้วยส่วน " บทบัญญัติทั่วไป" ในตอนท้ายมีการประยุกต์ใช้ในลักษณะข้อมูลและการอ้างอิง

ในส่วน “บทบัญญัติทั่วไป”มักจะได้รับคำแนะนำ:

วัตถุประสงค์และเป้าหมายของคำแนะนำ

คำแนะนำพื้นฐานตามกฎระเบียบ

ประเภทของเอกสารและกระบวนการที่ครอบคลุมตามคำแนะนำ

หลักการทั่วไปในการทำงานกับเอกสาร

การดำเนินการตามกฎระเบียบที่ใช้พร้อมกับคำแนะนำ

ความรับผิดชอบของหน่วยงาน เจ้าหน้าที่ และลูกจ้างขององค์กรในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคำสั่ง

วัตถุประสงค์ของคำแนะนำสำหรับการศึกษาก่อนวัยเรียนคือการสร้าง ลำดับเครื่องแบบทำงานกับเอกสารในองค์กร วัตถุประสงค์ของคำแนะนำคือเพื่อปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร ปรับปรุงคุณภาพของการเตรียมเอกสาร ปรับปรุงการไหลของเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพงานการจัดการ และเพิ่มประสิทธิภาพของกิจกรรมการจัดการโดยทั่วไป

ส่วน "บทบัญญัติทั่วไป" ยังตั้งข้อสังเกตว่าการเก็บบันทึกโดยทั่วไป การควบคุมการดำเนินการจัดการบันทึกด้วย การแบ่งส่วนโครงสร้างและองค์กรรองได้รับมอบหมายให้ให้บริการสนับสนุนเอกสารและมอบหมายความรับผิดชอบในการจดบันทึกในหน่วยโครงสร้างให้กับหัวหน้าแผนก เพื่อจัดระเบียบงานสำนักงานในแผนกต่างๆ ผู้จัดการจะแต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกต่างๆ

ส่วน "ข้อกำหนดทั่วไป" ยังตั้งข้อสังเกตอีกว่าพนักงานขององค์กรมีความรับผิดชอบส่วนบุคคลในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคำแนะนำ การตรวจสอบและการดำเนินการตามเอกสารอย่างทันท่วงที การออกแบบที่ถูกต้องและความปลอดภัย

ส่วนนี้ควรแสดงรายการเอกสารกำกับดูแลที่ใช้ในองค์กรพร้อมกับคำแนะนำสำหรับการศึกษาก่อนวัยเรียนและประกอบขึ้นรวมกัน กรอบการกำกับดูแลทำงานกับเอกสารในองค์กร นี่อาจเป็นตัวอย่างเช่น คำแนะนำในการทำงานกับเอกสารที่มีข้อมูลที่เป็นความลับ ข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เป็นต้น

ไปที่ส่วน “เอกสารประกอบกิจกรรมการจัดการ”ขอแนะนำให้รวมส่วนย่อยต่อไปนี้:

ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับเอกสาร

แบบฟอร์มเอกสาร

การลงทะเบียนรายละเอียดที่ใช้ในการจัดทำเอกสาร

คุณสมบัติการออกแบบ แต่ละสายพันธุ์หรือชุดเอกสาร

กฎสำหรับการผลิตเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

จัดทำเอกสารการบริหาร (กฤษฎีกา คำสั่ง คำสั่ง คำแนะนำ)

การเตรียมเอกสารองค์กรและกฎหมาย (กฎระเบียบ กฎ คำแนะนำ)

การเตรียมเอกสารการวางแผนและการรายงาน (แผน โปรแกรม รายงาน)

จัดทำและดำเนินการรายงานการประชุมของหน่วยงานวิทยาลัย (คณะกรรมการ, ค่าคอมมิชชั่น, การประชุม, การประชุม, สภา, คณะกรรมการ ฯลฯ );

การดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ

การร่างและการดำเนินการข้อมูลภายในและเอกสารอ้างอิง (บันทึก ใบรับรอง บันทึกช่วยจำ รายการ การกระทำ ฯลฯ )

การจัดเตรียมและการดำเนินการตามสัญญา

บท "การจัดระเบียบงานพร้อมเอกสาร"จะต้องมีข้อกำหนดที่สะท้อนถึงทุกขั้นตอนของการทำงานกับเอกสารที่ได้รับและสร้างขึ้นในองค์กร: ตั้งแต่การจัดการเอกสารไปจนถึงการถ่ายโอนเอกสารเพื่อจัดเก็บในที่เก็บถาวร

ในส่วนนี้ควรสะท้อนถึงงานไม่เพียงแต่กับเอกสารที่ได้รับทางไปรษณีย์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารที่ได้รับทางช่องทางโทรคมนาคมด้วย (โทรเลข โทรสาร โทรสาร อีเมล- พร้อมเอกสารที่ได้รับและส่งไปยังองค์กรตลอดจนเอกสารที่ได้รับจากพลเมือง (การอุทธรณ์ของพลเมือง)

เนื่องจากเมื่อทำงานกับเอกสารมีการใช้ตราประทับ (เพื่อรับรองเอกสาร) แสตมป์ (เพื่อทำเครื่องหมายอย่างเป็นทางการในการรับเอกสารการควบคุม ฯลฯ ) องค์กรจึงต้องกำหนดขั้นตอนในการทำงานกับตราประทับและแสตมป์ตลอดจน ขั้นตอนการบันทึก การจัดเก็บ และการใช้งาน หากองค์กรใช้แบบฟอร์มเอกสารที่ผลิตโดยการพิมพ์ก็จำเป็นต้องควบคุมขั้นตอนการบันทึกแบบฟอร์ม ในส่วน "การจัดระเบียบการทำงานกับเอกสาร" จำเป็นต้องกำหนดขั้นตอนการคัดลอกและทำซ้ำเอกสารในองค์กรเพื่อพิจารณาสำเนาเอกสารที่ทำขึ้นและเพื่อลดการคัดลอกและทำซ้ำเอกสารที่ไม่สมเหตุสมผลตามความจำเป็นทางธุรกิจ .

คำแนะนำในส่วนนี้ควบคุมเทคโนโลยีในการทำงานกับเอกสารจริง ๆ รวมถึงการจัดลำดับเอกสารและการจัดเก็บเอกสารคุณสมบัติของการใช้ตราประทับแสตมป์ ฯลฯ โครงสร้างของส่วนนี้สามารถเป็นดังนี้:

การจัดลำดับการไหลของเอกสาร

การรับ การประมวลผล และการส่งเอกสารขาเข้า

การลงทะเบียนและการบัญชีของเอกสารขาเข้า

การจัดระเบียบงานพร้อมเอกสารที่ส่ง

การลงทะเบียนและการส่งเอกสารภายใน

การบัญชีสำหรับปริมาณการไหลของเอกสาร

การควบคุมการดำเนินการด้านเอกสาร

การจัดระเบียบการทำงานโดยคำนึงถึงการอุทธรณ์ของประชาชน

การใช้การสื่อสารด้วยแฟกซ์

การถ่ายเอกสารและการทำสำเนาเอกสาร

องค์กรจัดเก็บเอกสาร

จัดทำและรักษารายชื่อคดี

การก่อตัวของคดี;

การลงทะเบียนคดี

การจัดเก็บไฟล์ที่รวดเร็ว;

การโอนเคสไปยังที่จัดเก็บเอกสารสำคัญ

งานของนักแสดงพร้อมเอกสาร

การผลิต การบัญชี การใช้ และการเก็บรักษาตรา แสตมป์และแบบฟอร์ม

จัดระเบียบงานด้วยเอกสารที่ได้รับทางแฟกซ์

จัดระเบียบงานพร้อมเอกสารที่ได้รับทางอีเมล

การคัดลอกและการจำลองเอกสาร

โครงสร้างของคำแนะนำที่เสนอเป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น ในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของตน โครงสร้างองค์กร, ขั้นตอนการตัดสินใจ, ลำดับของการประมวลผลเอกสาร, การมีพื้นที่การประมวลผลเอกสารแยกต่างหาก, อุปกรณ์ทางเทคนิคและระบบอัตโนมัติที่ใช้ ตลอดจนปัจจัยอื่นๆ สามารถเสริมด้วยส่วนอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีหน่วยงานวิทยาลัย คำแนะนำอาจรวมถึงหัวข้อ “การจัดทำเอกสารการทำงานของหน่วยงานวิทยาลัย (วิทยาลัย คณะกรรมการบริหาร สภาวิชาการ ฯลฯ)” หากองค์กรสอดคล้องกับนักข่าวต่างประเทศ – ส่วน “การจัดรูปแบบของจดหมายที่ส่งไปต่างประเทศ”; หากองค์กรได้รับการอุทธรณ์จากพลเมือง - ส่วน "องค์กรการทำงานที่มีการอุทธรณ์ของพลเมือง" ฯลฯ

เมื่อเขียนข้อความคำแนะนำ คุณควรใช้เอกสารกำกับดูแลที่ระบุไว้ในตอนต้นของบทความ ความช่วยเหลืออย่างจริงจังในงานนี้สามารถทำได้ตามคำแนะนำในการจัดการสำนักงานขององค์กรอื่น การฝึกอบรม และ วรรณกรรมระเบียบวิธีเกี่ยวกับการสนับสนุนด้านเอกสาร คุ้มค่ามากสำหรับ องค์กรที่เหมาะสมการทำงานกับเอกสารมีระบบในการลงทะเบียนและการบัญชีสำหรับเอกสารดังนั้นจึงจำเป็นต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษในส่วนของคำแนะนำที่กำหนดขั้นตอนในการลงทะเบียนเอกสาร คำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจะต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่าเอกสารใดบ้างที่ลงทะเบียนในบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและเอกสารใดในแผนกโครงสร้าง ในกรณีนี้จำเป็นต้องจัดทำโครงสร้างของเลขทะเบียนสำหรับเอกสารจดทะเบียนชุดต่างๆ

มีการเสริมบทบัญญัติด้านกฎระเบียบของคำแนะนำ การใช้งานในภาคผนวกของคำแนะนำตามกฎจะรวมถึง:

ตัวอย่างแบบฟอร์มเอกสาร

ตัวอย่างการลงทะเบียนเอกสารประเภทหลัก (คำสั่ง, คำแนะนำ, โปรโตคอล, จดหมายธุรกิจฯลฯ );

รายการเอกสารที่ไม่ได้ลงทะเบียน

รายการเอกสารที่ได้รับอนุมัติ

รายชื่อเอกสารที่รับรองโดยตราประทับขององค์กร

รูปแบบของวารสารและบัตรที่ใช้สำหรับการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารการทำงานอ้างอิงกับเอกสาร

แบบฟอร์มการตั้งชื่อคดี ตัวอย่างการออกแบบปกคดี แบบฟอร์มสินค้าคงคลัง ฯลฯ

ข้อกำหนดบางประการของคำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนสามารถเสริมและระบุในคำแนะนำกฎข้อบังคับและข้อบังคับอื่น ๆ ที่อุทิศให้กับงานบางด้านพร้อมเอกสาร

การประสานงานและการอนุมัติ

ข้อความคำแนะนำที่เตรียมไว้นั้นได้รับการตกลงกับหัวหน้าแผนกโครงสร้างและรองหัวหน้าขององค์กร ความสำคัญที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในขั้นตอนการอนุมัติคำแนะนำคือการประสานงานกับบริการด้านกฎหมายที่เก็บถาวรขององค์กรหรือพนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บถาวรการบัญชีการบริการบุคลากรและแผนกการทำงานที่สำคัญที่สุดจากมุมมองของกิจกรรมขององค์กร . หลังจากตกลงและสรุปคำแนะนำตามความคิดเห็นแล้ว ผู้จัดการจะอนุมัติ คำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนสามารถได้รับการอนุมัติเป็นมาตรฐานขององค์กรได้

คำสั่งได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร คำสั่งจะต้องมีจุดดำเนินการซึ่งให้คำแนะนำที่เหมาะสมแก่บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและหัวหน้าแผนกโครงสร้างอื่น ๆ

คำแนะนำจะต้องได้รับการสื่อสารกับพนักงานทุกคนในองค์กร บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจะต้องฝึกอบรมพนักงานที่รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกเกี่ยวกับกฎใหม่ในการทำงานกับเอกสาร ในชั้นเรียนเหล่านี้ ผู้พัฒนาคำสั่งจะอธิบายเนื้อหาของคำสั่ง โดยให้ความสนใจกับข้อกำหนดพื้นฐานที่สำคัญที่สุด ในอนาคตงานบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนคือการติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคำแนะนำในงานปัจจุบัน

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. รายละเอียดงานนี้กำหนด หน้าที่รับผิดชอบสิทธิและความรับผิดชอบของผู้จัดการเอกสาร

1.2. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและถูกไล่ออกจากตำแหน่งตามที่กำหนดในปัจจุบัน กฎหมายแรงงานตามคำสั่งของผู้อำนวยการสถานประกอบการ

1.3. ผู้จัดการเอกสารรายงานตรงต่อ __________________

1.4. บุคคลที่มี:

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร: สูงกว่า อาชีวศึกษาโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานใดๆ

1.5. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารต้องรู้:

กฎหมายและข้อบังคับ การกระทำทางกฎหมายมติ คำแนะนำ คำสั่ง เอกสารการควบคุมและการกำกับดูแลอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร มั่นใจในการจัดการ;

ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบ และเทคโนโลยีการทำงานโดยใช้เทคโนโลยีองค์กรและคอมพิวเตอร์เพื่อการบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ

วิธีการวิจัย การวิเคราะห์ การออกแบบ และพัฒนาระบบเอกสาร

ขั้นตอนการลงทะเบียน การจำแนกประเภท การจัดเก็บ การตรวจสอบมูลค่าเอกสาร

การจัดระเบียบกิจการจดหมายเหตุ

เอกสารข้อบังคับและระเบียบวิธีเกี่ยวกับการออกแบบและการทำงานของระบบอัตโนมัติ ระบบสารสนเทศการจัดการ;

พื้นฐานการเขียนโปรแกรม

วิธีการออกแบบและอัพเดตฐานข้อมูลและธนาคารข้อมูล

พื้นฐานของการยศาสตร์ จิตวิทยาสังคม สังคมวิทยา;

เอกสาร;

ภายในประเทศและ ประสบการณ์จากต่างประเทศในด้านการสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการ

ความรู้พื้นฐานเศรษฐศาสตร์ การจัดองค์กรแรงงานและการจัดการ

กฎหมายแรงงาน

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

1.6. ในช่วงที่ผู้จัดการเอกสารไม่อยู่ชั่วคราว หน้าที่ของเขาจะถูกมอบหมายให้ ___________________________

2. ความรับผิดชอบตามหน้าที่

2.1. ความรับผิดชอบในการทำงานของผู้จัดการเอกสารถูกกำหนดตามพื้นฐานและขอบเขตของคุณลักษณะคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการเอกสาร และสามารถเสริมและชี้แจงได้ในระหว่างการจัดเตรียม รายละเอียดงานขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ

2.2. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร:

2.2.1. พัฒนาและนำไปปฏิบัติ กระบวนการทางเทคโนโลยีการทำงานกับเอกสารและข้อมูลสารคดีโดยใช้เทคโนโลยีองค์กรและคอมพิวเตอร์ (การบัญชี การควบคุมการดำเนินการ การจัดเก็บการดำเนินงาน, งานอ้างอิง)

2.2.2. มีส่วนร่วมในการวางแผน จัดระเบียบ และปรับปรุงกิจกรรมของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ และติดตามสถานะของงานในสำนักงาน

2.2.3. จัดทำข้อเสนอเพื่อรับรองสภาพการทำงานตามหลักสรีรศาสตร์โดยหาเหตุผลเข้าข้างตนเองสถานที่ทำงานของพนักงานของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ

2.2.4. พัฒนาระบบเอกสารและไทม์ชีทแบบครบวงจรเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ และ ระดับการจัดการ,ตัวแยกประเภทข้อมูลเอกสาร

2.2.5. จัดระเบียบการนำระบบเอกสารไปใช้

2.2.6. ใช้มาตรการเพื่อปรับปรุงองค์ประกอบของเอกสารและตัวบ่งชี้ข้อมูล ลดจำนวน และเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสาร

2.2.7. มีส่วนร่วมในการคัดเลือกเอกสารที่โอนไปจัดเก็บของรัฐ จัดระเบียบการจัดเก็บ และการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร

2.2.8. มีส่วนร่วมในการกำหนดงาน ออกแบบ ปฏิบัติการ และปรับปรุง (ในด้านการสนับสนุนข้อมูล) ระบบข้อมูลอัตโนมัติและระบบควบคุม ตลอดจนการพัฒนาระบบใหม่ล่าสุด เทคโนโลยีสารสนเทศ(รวมถึงไร้กระดาษ) โดยอาศัยการใช้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีไมโครโปรเซสเซอร์ การออกแบบและอัพเดตฐานข้อมูลและธนาคารข้อมูล

2.2.9. ศึกษาและสรุปประสบการณ์ขั้นสูงในประเทศและต่างประเทศในด้านการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ พัฒนาเอกสารเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีในประเด็นการสนับสนุนเอกสาร

2.2.10. มีส่วนร่วมในการคัดเลือก การจัดวาง และการฝึกอบรมขั้นสูงของบุคลากรในการให้บริการสนับสนุนด้านเอกสารของฝ่ายบริหาร

3. สิทธิ

3.1. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารมีสิทธิ์:

3.1.1. จัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงองค์กรการไหลของเอกสารขององค์กรโดยหาเหตุผลเข้าข้างตนเองให้สอดคล้องกับมาตรฐานที่กำหนด

3.1.2. กำหนดให้องค์กรบริการและพนักงานจัดเตรียมเอกสารเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานและข้อกำหนดที่กำหนดไว้

3.1.3. พัฒนาและใช้งานระบบเอกสารแบบครบวงจร ใบบันทึกเวลาของเอกสารสำหรับวัตถุประสงค์ต่างๆ และระดับการจัดการ ตัวแยกประเภทข้อมูลเอกสาร

4. ความรับผิดชอบ

4.1. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่อง:

4.1.1. การไม่ปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่ของตน

4.1.2. ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับสถานะของการปฏิบัติตามงานที่ได้รับและคำแนะนำการละเมิดกำหนดเวลาในการดำเนินการ

4.1.3. การไม่ปฏิบัติตามคำสั่งคำแนะนำจากผู้อำนวยการองค์กรคำแนะนำและการมอบหมายของหัวหน้าแผนก

4.1.4. การละเมิดกฎข้อบังคับด้านแรงงานภายใน ความปลอดภัยจากอัคคีภัยและมาตรการป้องกันความปลอดภัยที่ติดตั้งในสถานประกอบการ

5. สภาพการทำงาน

5.1. ตารางการทำงานของผู้จัดการเอกสารถูกกำหนดตามกฎระเบียบด้านแรงงานภายในที่จัดตั้งขึ้นในองค์กร

5.2. เนื่องจากความต้องการด้านการผลิต ตัวจัดการเอกสารอาจถูกส่งไปเพื่อทำธุรกิจ (รวมถึงการเดินทางในท้องถิ่นด้วย)

คำแนะนำอื่นๆ ในส่วนนี้:
-

ลักษณะงานนี้ได้รับการพัฒนาตามบทบัญญัติแห่งประมวลกฎหมายแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซียขึ้นอยู่กับ มาตรฐานวิชาชีพ 07.002 “ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนองค์กรและเอกสารสำหรับการจัดการองค์กร” (รหัส B ระดับคุณสมบัติ - 6) ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งกระทรวงแรงงานและ การคุ้มครองทางสังคมสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 6 พฤษภาคม 2558 N 276n

ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2016 องค์กรต่างๆ จะต้องนำมาตรฐานวิชาชีพไปใช้หาก รหัสแรงงาน, คนอื่น กฎหมายของรัฐบาลกลางการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ กำหนดข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่บางอย่าง (ส่วนที่ 1 ของมาตรา 195.3 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยมีผลตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2559)

ตำแหน่งงานที่เป็นไปได้:
พนักงาน

ฟังก์ชั่นแรงงาน:
เอกสารสนับสนุนกิจกรรมขององค์กร:
— การจัดระเบียบการทำงานพร้อมเอกสาร
— การจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารในปัจจุบัน
— จัดระเบียบการประมวลผลกรณีเพื่อการจัดเก็บในภายหลัง

ข้อกำหนดด้านการศึกษา:
อาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษา - โครงการฝึกอบรมสำหรับคนงานและลูกจ้างที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

ข้อกำหนดเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงาน:เลขที่

บันทึก:
พนักงานที่ได้รับการว่าจ้างก่อนหน้านี้และไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานวิชาชีพสำหรับตำแหน่งที่เขาครอบครองไม่สามารถถูกไล่ออกได้ ในกรณีที่ระดับการศึกษาต่ำกว่าที่กำหนดเขาจำเป็นต้องศึกษาและพัฒนาต่อไป แต่ละโปรแกรมการฝึกอบรม.
ในกรณีที่พนักงานปฏิเสธที่จะปรับปรุงคุณสมบัติหรือรับ การศึกษาเพิ่มเติมเขาสามารถถูกไล่ออกได้ตามผลการรับรอง ซึ่งสามารถทำได้หากไม่ได้รับความยินยอมจากเขาหรือนายจ้างไม่มีโอกาสเสนอตำแหน่งงานว่างที่สอดคล้องกับความสามารถพิเศษและคุณสมบัติของเขา (ข้อ 3 ของส่วนที่หนึ่งของมาตรา 81 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
โปรดทราบว่าหากพนักงานปฏิบัติตามอย่างเป็นเรื่องเป็นราว ความรับผิดชอบในงานและโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเขาผ่านการรับรอง นายจ้างก็ไม่มีเหตุผลที่จะไล่เขาออก

ฉันอนุมัติแล้ว
ผู้อำนวยการทั่วไป JSC "AAA"
_____________ เอ.เอ. อีวานอฟ

"___"_______________ 2017

รายละเอียดงาน
พนักงาน

1. บทบัญญัติทั่วไป
1.1. รายละเอียดงานนี้จะกำหนดหน้าที่การทำงาน สิทธิ์ และความรับผิดชอบของเสมียนของ AAA CJSC (ต่อไปนี้จะเรียกว่า “องค์กร”)
1.2. เสมียนอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญ
1.3. เสมียนได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและถูกไล่ออกจากตำแหน่งในลักษณะที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร
1.3. เสมียนรายงานตรงต่อ (หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล หัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่เป็นส่วนหนึ่งของแผนกทรัพยากรบุคคล; เจ้าหน้าที่อื่น ๆ ) ________________ องค์กร
1.4. ผู้ที่มีการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาในโครงการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญระดับกลาง, อาชีวศึกษาเพิ่มเติมใน โปรแกรมพิเศษโดยไม่ต้องนำเสนอข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงาน
1.5. ในกิจกรรมของเขามีเสมียนนำทางโดย กฎหมายปัจจุบัน RF, กฎบัตรขององค์กร, ลักษณะงาน, ข้อบังคับ, คำสั่งและคำแนะนำของผู้บริหารระดับสูงขององค์กร
1.6. เสมียนต้องรู้:
— กฎหมายแรงงานและการกระทำอื่น ๆ ที่มีบรรทัดฐาน กฎหมายแรงงาน;
- พื้นฐานของกฎหมายเอกสารสำคัญและการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบของสหพันธรัฐรัสเซียเกี่ยวกับการบำรุงรักษาเอกสารด้านบุคลากร
- กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล
— โครงสร้างขององค์กร การจัดการแผนกโครงสร้าง
— เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยสำหรับการทำงานกับเอกสาร
— ขั้นตอนการทำงานกับเอกสาร
— ไดอะแกรมการไหลของเอกสาร
— กฎการทำงานกับขาเข้าขาออกและ เอกสารภายใน;
— กฎขององค์กรและรูปแบบการควบคุมการดำเนินการเอกสารในองค์กร
— กำหนดเวลาทั่วไปในการดำเนินการตามเอกสาร
— หลักการทำงานกับไฟล์บัตรลงเวลา
— วัตถุประสงค์และเทคโนโลยีของการติดตามในปัจจุบันและเชิงป้องกัน
— กฎสำหรับการจัดทำรายงานเชิงวิเคราะห์เกี่ยวกับการจัดระเบียบงานพร้อมเอกสารและติดตามการดำเนินการของเอกสาร
— หลักเกณฑ์การสนับสนุนเอกสารกิจกรรมขององค์กร
— ประเภทของเอกสาร วัตถุประสงค์
— ข้อกำหนดสำหรับเอกสารตาม กฎระเบียบและมาตรฐานของรัฐ
— กฎสำหรับการจัดเตรียมและการดำเนินการของข้อมูล เอกสารอ้างอิง องค์กร และการจัดการ
— หลักเกณฑ์ในการสร้างและบำรุงรักษาฐานข้อมูลเอกสารราชการในองค์กร
- ระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์;
— กฎและกำหนดเวลาในการส่งเอกสารขาออก
— ข้อกำหนดการคุ้มครองแรงงาน
— การดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบ เอกสารเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธี มาตรฐานของรัฐที่กำหนดขั้นตอนการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหาร
- ประเภทของระบบการตั้งชื่อ ข้อกำหนดทั่วไประบบการตั้งชื่อ วิธีการรวบรวมและการออกแบบ
— กฎสำหรับการประสานงานการตั้งชื่อคดีกับเอกสารสำคัญของแผนกและคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ
— ขั้นตอนการจัดทำและการลงทะเบียนคดี ลักษณะเฉพาะของการจัดทำคดีบางประเภท
— กฎการจัดเก็บไฟล์ รวมถึงเอกสารที่มีการจำกัดการเข้าถึง
— หลักเกณฑ์ในการออกและใช้เอกสารจากคดีที่สร้างขึ้น
— เกณฑ์ในการแบ่งเอกสารออกเป็นกลุ่มตามมูลค่าของข้อมูลที่มีอยู่ในนั้น
- ขั้นตอนการใช้รายการเอกสารมาตรฐานหรือแผนกกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาระหว่างการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร
— ขั้นตอนการสร้าง จัดระเบียบ และบันทึกผลงานของคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ
— กฎสำหรับการร่างและอนุมัติระเบียบการของงานของคณะกรรมาธิการผู้เชี่ยวชาญ
— หลักเกณฑ์ในการจัดทำและอนุมัติการดำเนินการจัดสรรเอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ
— กฎสำหรับการประมวลผลทางเทคนิคและการลงทะเบียนไฟล์ให้สมบูรณ์โดยมีระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว
— กฎสำหรับการรวบรวมรายการไฟล์สำหรับระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราวตามเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีในปัจจุบัน
— กฎสำหรับการโอนเคสไปยังเอกสารสำคัญขององค์กร
— ……… (เอกสาร วัสดุอื่นๆ ฯลฯ)

1.6. เสมียนจะต้องสามารถ:
— ทำงานร่วมกับชุดข้อมูลและทรัพยากรเอกสารทั้งหมดขององค์กร
— ใช้ฐานข้อมูล รวมถึงฐานข้อมูลระยะไกล
— ใช้ระบบอ้างอิงและกฎหมาย
- ใช้ ระบบอัตโนมัติการบัญชี การลงทะเบียน การควบคุม และข้อมูลและระบบอ้างอิงเมื่อทำงานกับเอกสารขององค์กร
— ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่ทันสมัยในการทำงานกับเอกสาร รวมถึงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพ
— จัดระเบียบงานเกี่ยวกับการบันทึกจัดเก็บและถ่ายโอนเอกสารสำนักงานปัจจุบันไปยังหน่วยโครงสร้างที่เหมาะสม
— ดำเนินการจัดการระเบียบวิธีของงานสำนักงานในองค์กรควบคุมการสร้างการจัดเก็บและการส่งไฟล์ที่ถูกต้องไปยังไฟล์เก็บถาวร
— จัดทำรายการกรณีต่างๆ สำหรับหน่วยโครงสร้าง
- ใช้ระบบการตั้งชื่อคดีเมื่อศึกษาโครงสร้างขององค์กรรวบรวมสินค้าคงเหลือของคดี
- จัดระเบียบงานเกี่ยวกับการจัดทำคดีตามระบบการตั้งชื่อคดีที่ได้รับอนุมัติขององค์กร
— เตรียมเอกสารสำหรับกรณีต่างๆ อย่างถูกต้องและทันเวลาโดยคำนึงถึงข้อมูลเฉพาะของพวกเขา
– จัดระบบเอกสารภายในคดี
- รับประกันความปลอดภัยและการคุ้มครองเอกสารขององค์กร
- ใช้รายการเอกสารและวิเคราะห์เนื้อหาจริงของเอกสารในไฟล์เมื่อพิจารณาระยะเวลาการจัดเก็บ
— จัดทำเอกสารสำหรับคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ
— ออกแบบปกไฟล์สำหรับการจัดเก็บถาวรและชั่วคราวตามข้อกำหนด มาตรฐานของรัฐ;
- จัดระบบคดีตามลำดับเวลาและโครงสร้างของคดี
— ดำเนินการประมวลผลทางเทคนิคและการลงทะเบียนไฟล์ให้เสร็จสิ้นสำหรับระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว
- จัดทำรายการไฟล์สำหรับระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราวตามเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีในปัจจุบัน
— ……… (ทักษะและความสามารถอื่นๆ)

1.7. ในช่วงที่เสมียนไม่อยู่ชั่วคราว หน้าที่ของเขาจะถูกมอบหมายให้ ___________________________

2. ความรับผิดชอบตามหน้าที่
เสมียนได้รับมอบหมายหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. การจัดระเบียบการทำงานพร้อมเอกสาร
2.2. องค์กรของการจัดเก็บเอกสารปัจจุบัน
2.3. การจัดองค์กรของการประมวลผลเคสเพื่อการจัดเก็บในภายหลัง
2.4. จัดทำรายงานตามที่กำหนด

3. ความรับผิดชอบในงาน
ในการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย เสมียนมีหน้าที่:
3.1. เป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่แรงงานการจัดงานเอกสาร:
- รับและ การประมวลผลหลักเอกสารขาเข้า
— ดำเนินการตรวจสอบเบื้องต้นและคัดแยกเอกสารทั้งแบบจดทะเบียนและแบบไม่จดทะเบียน
– จัดเตรียมเอกสารขาเข้าให้ผู้จัดการพิจารณา
— ลงทะเบียนเอกสารขาเข้า
— จัดการจัดส่งเอกสารให้กับนักแสดง
— รักษาฐานข้อมูลเอกสารองค์กร
— ดำเนินการข้อมูลและงานอ้างอิง
— ประมวลผลและส่งเอกสารขาออก
— การจัดระเบียบงานด้านการลงทะเบียนการบัญชีการจัดเก็บและการโอนเอกสารงานสำนักงานปัจจุบันไปยังหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง
— ติดตามการดำเนินการของเอกสารในองค์กร
3.2 เป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่แรงงาน จัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารในปัจจุบัน:
- พัฒนาระบบการตั้งชื่อกิจการขององค์กร
— ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและจดบันทึกการดำเนินการก่อนที่จะรวบรวมเป็นไฟล์เพื่อจัดเก็บในภายหลัง
— กำหนดชื่อกรณีและกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ
- สร้างกรณี;
- ตรวจสอบการกระจายและการยื่นเอกสารในไฟล์ที่ถูกต้องและทันเวลา
3.3. เป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชันแรงงาน การจัดการประมวลผลกรณีต่างๆ เพื่อการจัดเก็บในภายหลัง:
— ตรวจสอบระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารจัดทำระเบียบการทำงานของคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญในการเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บการดำเนินการจัดสรรเพื่อทำลายเอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ
- รวบรวมรายการไฟล์ภายในสำหรับเอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะ
— ดำเนินการลงทะเบียนไฟล์สำหรับระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและระยะยาว
— ออกแบบหน้าปกไฟล์เพื่อการจัดเก็บถาวรและระยะยาว
- รวบรวมรายการไฟล์จัดเก็บข้อมูลถาวรระยะยาว
— โอนเคสไปยังเอกสารสำคัญขององค์กร
3.4. เป็นส่วนหนึ่งของการเติมเต็มความมัน ฟังก์ชั่นแรงงานปฏิบัติตามคำแนะนำจากหัวหน้างานทันที
3.5. …… (หน้าที่อื่นๆ)

4. สิทธิ
เสมียนมีสิทธิ์:
4.1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของตน
4.2. ส่งข้อเสนอการพิจารณาของฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในคำแนะนำเหล่านี้
4.3. รับข้อมูลและเอกสารจากหัวหน้าแผนกโครงสร้าง ผู้เชี่ยวชาญในประเด็นที่อยู่ในความสามารถของเขา
4.4. เกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญจากแผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กรเพื่อแก้ไขความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย (หากเป็นไปตามข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้าง หากไม่ได้กำหนดไว้ โดยได้รับอนุญาตจากหัวหน้าองค์กร)
4.5. เข้าสู่ความสัมพันธ์กับแผนกต่างๆ ของสถาบันและองค์กรบุคคลที่สามเพื่อแก้ไขปัญหาการดำเนินงาน กิจกรรมการผลิตซึ่งอยู่ในความสามารถของพนักงาน
4.6. เป็นตัวแทนผลประโยชน์ขององค์กรในองค์กรบุคคลที่สามในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางวิชาชีพของเขา
4.7. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน

5. ความรับผิดชอบ
เสมียนมีหน้าที่รับผิดชอบ:
5.1. หากไม่ปฏิบัติตาม ( การดำเนินการที่ไม่เหมาะสม) ความรับผิดชอบในงานของตนตามรายละเอียดงานนี้ ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
5.2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย
5.3. สำหรับการก่อให้เกิด ความเสียหายของวัสดุ- ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงาน อาญา และทางแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย
5.4. การไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำแนะนำ และคำสั่งของหัวหน้าองค์การ
5.5. สำหรับการละเมิดกฎข้อบังคับภายในด้านแรงงาน กฎความปลอดภัยจากอัคคีภัย กฎความปลอดภัย มาตรฐานการคุ้มครองแรงงานที่จัดตั้งขึ้นในองค์กร
5.6. สำหรับการเปิดเผยข้อมูลที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและข้อมูลความลับ (ที่เป็นความลับทางการค้า)

6. สภาพการทำงาน
6.1. ตารางการทำงานของเสมียนถูกกำหนดตามระเบียบแรงงานภายในที่จัดตั้งขึ้นในองค์กร
6.2. เนื่องจากความต้องการด้านการผลิต พนักงานจึงต้องเดินทางไปทำธุรกิจ (รวมถึงคนในท้องถิ่นด้วย)
6.3. การประเมินผลงาน:
- ปกติ - ดำเนินการโดยผู้บังคับบัญชาทันทีในกระบวนการของเสมียนที่ปฏิบัติงานด้านแรงงาน
— __________________________________________________________________________.
(ระบุขั้นตอนและเหตุผลในการประเมินการปฏิบัติงานประเภทอื่น)

7. สิทธิในการลงนาม

7.1. เพื่อให้มั่นใจในกิจกรรมของเขา เสมียนจะได้รับสิทธิ์ในการลงนามในเอกสารองค์กรและการบริหารในประเด็นที่รวมอยู่ในความรับผิดชอบตามหน้าที่ของเขา

8. บทบัญญัติสุดท้าย
8.1. รายละเอียดของงานนี้ได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของมาตรฐานวิชาชีพ "ผู้เชี่ยวชาญในการสนับสนุนองค์กรและเอกสารสำหรับการจัดการองค์กร" ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงแรงงานและการคุ้มครองทางสังคมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 6 พฤษภาคม 2558 N 276n โดยคำนึงถึง……… (รายละเอียดข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กร)
8.2. พนักงานจะคุ้นเคยกับลักษณะงานนี้เมื่อจ้างงาน (ก่อนเซ็นสัญญาจ้าง)
ความจริงที่ว่าพนักงานได้ทำความคุ้นเคยกับลักษณะงานนี้ได้รับการยืนยันโดย ……… (โดยการลงนามในเอกสารสร้างความคุ้นเคยซึ่งเป็นส่วนสำคัญของคำสั่งนี้ (ในวารสารการทำความคุ้นเคยกับลักษณะงาน) ในสำเนาของ รายละเอียดของงานที่นายจ้างเก็บไว้ในลักษณะอื่น)
8.3. …… (บทบัญญัติสุดท้ายอื่น ๆ )

__________________________ ______________ ______________________
(ตำแหน่งผู้จัดการ) (ลายเซ็น) (ชื่อเต็ม)

"___"____________ ____ ช.

ตกลง:
ที่ปรึกษากฎหมาย _____ _______________________
(ลายเซ็น) (ชื่อเต็ม)

"___"___________ ____ ช.

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว ___ ____________________
(ลายเซ็น) (ชื่อเต็ม)

I. บทบัญญัติทั่วไป

1. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารจัดอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญ

2. สำหรับตำแหน่ง:

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารได้รับการแต่งตั้งโดยบุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพระดับสูงโดยไม่ต้องนำเสนอข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงาน

3. แต่งตั้งตำแหน่งผู้จัดการเอกสารและเลิกจ้าง

4. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารต้องรู้:

4.1. มติ คำแนะนำ คำสั่ง เอกสารการควบคุมและการกำกับดูแลอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับเอกสารสนับสนุนของฝ่ายบริหาร

4.2. ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบ และเทคโนโลยีการทำงานบนพื้นฐานของเทคโนโลยีองค์กรและคอมพิวเตอร์สำหรับบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ

4.3. วิธีการวิจัย การวิเคราะห์ การออกแบบ และพัฒนาระบบเอกสาร

4.4. ขั้นตอนการลงทะเบียน จำแนก จัดเก็บ ตรวจสอบมูลค่าเอกสาร

4.5. การจัดระเบียบกิจการจดหมายเหตุ

4.6. เอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีเกี่ยวกับการออกแบบและการทำงานของระบบการจัดการข้อมูลอัตโนมัติ

4.7. พื้นฐานของการเขียนโปรแกรม

4.8. วิธีการออกแบบและอัพเดตฐานข้อมูลและคลังข้อมูล

4.9. พื้นฐานของการควบคุม การยศาสตร์ จิตวิทยาสังคม, สังคมวิทยา.

4.10. เอกสารประกอบ

4.12. มีประสบการณ์ในและต่างประเทศในด้านการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ

4.13. เศรษฐศาสตร์เบื้องต้น การจัดองค์กรแรงงาน และการจัดการ

4.14. กฎหมายแรงงาน.

4.15. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

4.16. กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

6. ในระหว่างที่ไม่มีผู้จัดการเอกสาร (ลาพักร้อน เจ็บป่วย ฯลฯ) หน้าที่ของเขาจะดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของผู้อำนวยการขององค์กร ซึ่งได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสม มอบหมายให้เขา

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบในงาน

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร:

1. พัฒนาและดำเนินการกระบวนการทางเทคโนโลยีสำหรับการทำงานกับเอกสารและข้อมูลสารคดีโดยอาศัยการใช้เทคโนโลยีองค์กรและคอมพิวเตอร์ (การบัญชี การควบคุมการดำเนินการ การจัดเก็บการปฏิบัติงาน งานอ้างอิง)

2. มีส่วนร่วมในการวางแผน จัดระเบียบ และปรับปรุงกิจกรรมของฝ่ายสนับสนุนเอกสารฝ่ายจัดการ

3. ติดตามสถานะการทำงานของสำนักงาน

4. จัดเตรียมข้อเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าสภาพการทำงานตามหลักสรีระศาสตร์ หาเหตุผลเข้าข้างตนเองงานของพนักงานในแผนกสนับสนุนเอกสาร

5. พัฒนาระบบเอกสารแบบรวมและใบบันทึกเวลาของเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ และระดับการจัดการ ตัวแยกประเภทข้อมูลเอกสาร

6. จัดให้มีการนำระบบเอกสารไปใช้

7. ใช้มาตรการเพื่อปรับปรุงองค์ประกอบของเอกสารและตัวบ่งชี้ข้อมูล ลดจำนวน และเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสาร

8. มีส่วนร่วมในการคัดเลือกเอกสารที่โอนไปจัดเก็บของรัฐ จัดระเบียบการจัดเก็บ และการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร

9. มีส่วนร่วมในการกำหนดวัตถุประสงค์ การออกแบบ การดำเนินงาน และปรับปรุง (ในด้าน การสนับสนุนข้อมูล) ระบบข้อมูลอัตโนมัติและระบบการจัดการตลอดจนการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด (รวมถึงไร้กระดาษ) โดยอาศัยการใช้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีไมโครโปรเซสเซอร์ การออกแบบและการอัพเดตฐานข้อมูลและธนาคารข้อมูล

10. ศึกษาและสรุปประสบการณ์ขั้นสูงในประเทศและต่างประเทศในด้านการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ พัฒนาเอกสารเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีในประเด็นการสนับสนุนเอกสาร

11. มีส่วนร่วมในการคัดเลือก การจัดวาง และการฝึกอบรมขั้นสูงของบุคลากรในแผนกสนับสนุนเอกสาร

12. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการเป็นรายบุคคลของผู้บังคับบัญชาทันที

ที่สาม สิทธิ

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารมีสิทธิ์:

1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของตน

2. จัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในคำแนะนำเหล่านี้

3. ตามความสามารถของคุณ แจ้งหัวหน้างานของคุณทันทีเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดในกิจกรรมขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง พนักงานแต่ละคน) ที่ระบุในกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของพวกเขา สิทธิอย่างเป็นทางการและความรับผิดชอบและทำข้อเสนอเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านั้น

4. ขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่จากหัวหน้าแผนกและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เป็นการส่วนตัวหรือในนามของหัวหน้างานทันที

5. เกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญจากแผนกโครงสร้างทั้งหมด (ส่วนบุคคล) ในการแก้ปัญหางานที่มอบหมายให้เขา (หากเป็นไปตามข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้างหากไม่ได้กำหนดไว้จะได้รับอนุญาตจากหัวหน้าองค์กร)

6. ความต้องการจากฝ่ายบริหารขององค์กรซึ่งเป็นหัวหน้างานของคุณโดยตรงเพื่อให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่ที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้

IV. ความรับผิดชอบ

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่อง:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน

3. เพื่อก่อให้เกิดความเสียหายต่อวัสดุ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน