ข้อผิดพลาดทั่วไปของผู้จัดการเมื่อมอบหมายอำนาจ ข้อผิดพลาดและปัญหาในการมอบอำนาจ พนักงานไม่ต้องการรับงานที่ไม่ใช่ของตน
มาแสดงรายการและวิเคราะห์กัน ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้จัดการอนุญาตเมื่อมอบหมายอำนาจ ควรสังเกตว่าในองค์กร ความเข้าใจช่วยให้พวกเขาพัฒนารูปแบบการมอบหมายของตนเอง และเข้าใจว่าจะปรับปรุงได้อย่างไร ดังนั้นสำหรับผู้จัดการบางคนจึงกลายเป็นการเปิดเผยว่าไม่จำเป็นเลยที่จะต้อง "กดดัน" ผู้ใต้บังคับบัญชาที่ดื้อรั้นซึ่งไม่ต้องการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จโดยลดอำนาจการจัดการของพนักงานลงและ มอบหมายงานนี้ให้กับพนักงานคนอื่นที่สะดวกกว่าหรือรีบเร่งทำให้เสร็จด้วยตัวเอง ทางออกจากสถานการณ์ดังกล่าวมีดังนี้: โน้มน้าวพนักงานถึงความจำเป็นในการแก้ปัญหางานและแสดงผลประโยชน์ที่เขาเองตลอดจนแผนกและองค์กรจะได้รับจากการปฏิบัติหน้าที่นี้ให้สำเร็จ
นอกจากนี้ ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้จัดการเกิดขึ้นเมื่อมอบหมายอำนาจมีดังนี้:
1. ไม่สามารถสอนได้ การที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจคำสั่งจะเป็นตัวกำหนดว่าเขาจะรับมือกับงานได้หรือไม่ การบรรยายสรุปแสดงให้เห็นถึงความสำคัญและความสำคัญของงานที่ได้รับมอบหมาย ทำให้พนักงานมีทัศนคติที่จริงจังและมีความรับผิดชอบต่องาน และลดความเป็นไปได้ที่จะอ้างถึงข้อเท็จจริงที่ว่าเขาไม่ได้รับแจ้งอย่างถูกต้อง ดังนั้นจึงไม่ทราบวิธีปฏิบัติ งาน.
2. การมอบหมายที่สมมติขึ้น นี่คือสถานการณ์ที่งาน หน้าที่ และอำนาจที่ผู้ใต้บังคับบัญชามีอยู่แล้วโดยอาศัยความรับผิดชอบในงานของตนถูกโอนไป ผู้จัดการจำเป็นต้องรู้จักพวกเขาเป็นอย่างดี มิฉะนั้นแทบจะไม่มีใครสามารถพูดอย่างจริงจังเกี่ยวกับการจัดงานในทีมดังกล่าวได้
3. ข้อผิดพลาดในการเลือกวัตถุการมอบหมาย โดยปกติแล้วมันจะเป็นผลมาจากการที่เจ้านายไม่ได้มุ่งเน้นไปที่ธุรกิจ แต่อยู่ที่ตัวบุคคล แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ก็ยังไม่รอดพ้นจากข้อผิดพลาดนี้ แต่การปฏิบัติตามกฎของการมอบหมายจะลดโอกาสและผลที่ตามมาของข้อผิดพลาดนี้ให้เหลือน้อยที่สุด
4. การมอบหมายหน้าที่และอำนาจให้กับกลุ่มพนักงานโดยไม่มีคำสั่ง ความรับผิดชอบส่วนบุคคล- คุณก็จะได้รับโดยการกระจายอย่างชัดเจนเท่านั้น ผลลัพธ์ที่เป็นบวก- ในกลุ่ม มักจะมีความเสี่ยงในการเปลี่ยนภาระหน้าที่จากนักแสดงคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง
5. กลัว “สูญเสียอำนาจ” หากผู้จัดการมีความรู้ไม่ครบถ้วน ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจะดีกว่า สิ่งนี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อผู้มีอำนาจอย่างรุนแรง แต่ในทางกลับกันจะช่วยให้ผู้จัดการสามารถขยายประสบการณ์วิชาชีพและรับความรู้และทักษะใหม่ ๆ
6. การมอบหมายหน้าที่รวมความเป็นผู้นำให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาถือเป็นข้อผิดพลาดที่ร้ายแรงที่สุดในการมอบหมาย ท้ายที่สุดแล้วเป็นเจ้านายที่ต้องติดตามสถานะปัจจุบันของงานที่มอบหมายอย่างต่อเนื่องและหากจำเป็นให้แก้ไขผลงานของพนักงานที่ได้รับการมอบหมายอำนาจบางอย่างเนื่องจากผู้ประสานงานหลักของกิจกรรมคือผู้จัดการ
ดังนั้นการมอบหมายก็สามารถเป็นได้ อย่างมีประสิทธิภาพแรงจูงใจของพนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถค้นหาความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา กำหนดระดับคุณสมบัติของพวกเขา และระบุโอกาสที่เป็นไปได้ ในที่สุด การมอบหมายจะช่วยให้มีเวลาตัดสินใจมากขึ้น วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์โดยไม่ปล่อยให้ภาระหน้าที่และกิจการอื่นใดคลาดสายตา
โดยสรุป เราสังเกตว่าการมอบหมายไม่ใช่วิธีการหลบเลี่ยงความรับผิดชอบ แต่เป็นรูปแบบหนึ่งของการแบ่งงานด้านการบริหารจัดการที่ทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ กระบวนการนี้ทำให้การทำงานของผู้จัดการง่ายขึ้น แต่ไม่ได้ช่วยลดความรับผิดชอบในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายและรับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อพวกเขา
บทสรุป
ความเป็นมืออาชีพของผู้จัดการถูกกำหนดโดยความสามารถในการทำงานร่วมกับบุคลากร ทักษะในการแบ่งความรับผิดชอบ และการใช้บุคลากรในการตัดสินใจร่วมกัน ใน การจัดการที่ทันสมัยถือเป็นรูปแบบที่ดีหากผู้จัดการสามารถไปเที่ยวพักผ่อน ลาป่วย หรือไปเที่ยวธุรกิจได้โดยไม่ต้องกลัว หากการจัดการดำเนินการบนพื้นฐานของการมอบอำนาจเช่น การกระจายความรับผิดชอบ แม้ว่าเจ้านายจะไม่อยู่โดยตรง แต่องค์กรก็ยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ควบคุม- มันซับซ้อน กระบวนการต่อเนื่องจัดให้มีการดำเนินการ ฟังก์ชั่นต่อไปนี้: การวางแผน การจัดกิจกรรม แรงจูงใจ และการควบคุม การดำเนินการตามฟังก์ชันการจัดการมีวัตถุประสงค์เพื่อให้บรรลุผล งานที่มีประสิทธิภาพรัฐวิสาหกิจ
จากการวิจัยสามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้:
เราศึกษาสาระสำคัญของแนวคิด "การมอบหมาย" และ "การบริหารงานบุคคล" การมอบอำนาจเป็นกระบวนการหลักที่ผู้จัดการสร้างความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการระหว่างบุคคลในองค์กร ผ่านการมอบหมายงานและงานต่างๆ ผู้จัดการจะคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานและตัดสินใจว่าคนใดจะทำงาน เข้าสู่ความสัมพันธ์ที่เหนือกว่าและผู้ใต้บังคับบัญชา
เราศึกษากระบวนการพื้นฐานของการมอบอำนาจ กระบวนการมอบหมายมีบทบาทสำคัญในการดำเนินการตามหน้าที่ขององค์กร แนวคิดของการมอบหมายหมายถึงการโอนงานและอำนาจไปยังบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ กระบวนการมอบหมายมักถูกมองว่าเป็นแกนหลักของทั้งหมด กิจกรรมการจัดการเนื่องจากเกี่ยวข้องโดยตรงกับการแก้ปัญหางานหลักของฝ่ายบริหาร - "ทำให้ผู้อื่นทำงานให้เสร็จ";
- จัดให้มีการประเมินความเกี่ยวข้องของการมอบอำนาจ หลังจากทำการสำรวจ เราได้วิเคราะห์ข้อมูลและทำความเข้าใจวิธีการมอบอำนาจในบริษัทตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ “โคลอสเซียม 58” อย่างมีประสิทธิภาพ และระบุข้อผิดพลาดหลัก
- เราระบุองค์กรของกระบวนการมอบหมาย ปัจจุบันนี้ ผู้จัดการไม่สามารถแก้ไขปัญหาการจัดการที่เกิดขึ้นใหม่ทั้งหมดได้เพียงลำพัง แม้แต่ปัญหาที่อยู่ในแวดวงของเขาโดยตรงก็ตาม หน้าที่อย่างเป็นทางการเนื่องจากมีมากเกินไป จึงมีความหลากหลายและเฉพาะเจาะจง ความรู้ ประสบการณ์ และเวลาที่มีอยู่มีจำกัด ดังนั้นในขณะที่ยังคงรักษาการพัฒนากลยุทธ์การควบคุมและ การจัดการทั่วไปเขามอบหมายการแก้ปัญหาที่มีนัยสำคัญน้อยกว่าที่จำเป็นสำหรับสิทธินี้ชั่วคราวหรือถาวรให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีความรู้ประสบการณ์สนใจที่จะมีส่วนร่วมในการบริหารงานและยอมรับความรับผิดชอบในงานที่ได้รับมอบหมายโดยสมัครใจ พวกเขาได้รับเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะและได้รับโอกาสในการริเริ่มในการหาแนวทางแก้ไข ;
- ศึกษาปัญหาหลักของการมอบหมายและแนวทางแก้ไข
เราได้พัฒนาข้อเสนอแนะเพื่อความมีประสิทธิผลของการมอบอำนาจและระบุหลักการพื้นฐาน: เริ่มต้นด้วยเป้าหมายสุดท้าย การมอบหมายต้องครอบคลุม เชิญชวนให้พนักงานมีส่วนร่วมในการพิจารณาประเด็นการมอบอำนาจ กำหนดลำดับความสำคัญระหว่างสิทธิและความรับผิดชอบ ,ทำงานภายในโครงสร้างองค์กรที่มีอยู่, ให้การสนับสนุนอย่างเพียงพอเมื่อทำงานให้เสร็จสิ้น, ใส่ใจ ความสนใจเป็นพิเศษความรับผิดชอบต่อผลงาน การมอบอำนาจต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ หลีกเลี่ยงการคืนอำนาจ อธิบายให้พนักงานทราบว่าแนวทางแก้ไขของงานมีอะไรบ้าง
ระบุข้อผิดพลาดของผู้จัดการเมื่อมอบหมายอำนาจ การมอบหมายอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจูงใจพนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถค้นหาความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา กำหนดระดับคุณสมบัติของพวกเขา และระบุโอกาสที่เป็นไปได้ สุดท้าย การมอบหมายจะช่วยเพิ่มเวลาให้กับงานเชิงกลยุทธ์โดยไม่ละสายตาจากความรับผิดชอบและงานอื่นๆ
กราดอฟ เอ.พี. การตลาดเป็นกลยุทธ์ กิจกรรมผู้ประกอบการ.: ม. - 2550
ระเบียบวิธี: ม.-2551
Akulich I.L., Demchenko E.V. ความรู้พื้นฐานด้านการตลาด – ฉบับที่ 2, ฉบับที่. – ม.:
บัณฑิตวิทยาลัย, 2011.
บาซอฟสกี้ แอล.อี. การตลาด: หลักสูตรการบรรยาย: M-2011.
Kibanov A.Ya. การบริหารงานบุคคล ม.: 2008
โกลูบคอฟ อี.พี. การวิจัยการตลาด: ทฤษฎี การปฏิบัติ และ
ระเบียบวิธี 2551
เชคชเนีย เอส.วี. การบริหารงานบุคคล องค์กรที่ทันสมัย- อ.: 2009
บาซอฟสกี้ แอล.อี. การตลาด: หลักสูตรการบรรยาย พ.ศ. 2554.
ชัมคาลอฟ เอฟ.ไอ. การจัดการแบบอเมริกัน: ทฤษฎีและการปฏิบัติ – อ.: เนากา, 2011.
เรซนิค เอส.ดี. พฤติกรรมองค์กร-2555
Kotler F. การจัดการการตลาด 2552
เชคชเนีย เอส.วี. การบริหารงานบุคคลขององค์กรสมัยใหม่ อ.: 2009
Bronnikova T.S., Chernyavsky A.G. การตลาด. บทช่วยสอน -
มหาวิทยาลัยวิศวกรรมวิทยุแห่งรัฐตากันร็อก 2553
เรซนิค เอส.ดี. พฤติกรรมองค์กร-2555
Zaitseva, T.V. การจัดการบุคลากร: ตำราเรียน / T.V. Zaitseva, A.T. – อ.: สำนักพิมพ์ “ฟอรั่ม”; อินฟรา-เอ็ม, 2549.
Zaitseva, T.V. การจัดการบุคลากร: ตำราเรียน / T.V. Zaitseva, A.T. – อ.: สำนักพิมพ์ “ฟอรั่ม”; อินฟรา-เอ็ม, 2549.
การจัดการส่วนบุคคล: หนังสือเรียน / S. D. Reznik et al. – ฉบับที่ 2 แก้ไขใหม่ และเพิ่มเติม – อ.: INFRA-M, 2549.
Zaitseva, T.V. การจัดการบุคลากร: ตำราเรียน / T.V. Zaitseva, A.T. – อ.: สำนักพิมพ์ “ฟอรั่ม”; อินฟรา-เอ็ม, 2549.
Zaitseva, T.V. การจัดการบุคลากร: ตำราเรียน / T.V. Zaitseva, A.T. – อ.: สำนักพิมพ์ “ฟอรั่ม”; อินฟรา-เอ็ม, 2549.
เรซนิค เอส.ดี. พฤติกรรมองค์กร-2555
เรซนิค เอส.ดี. พฤติกรรมองค์กร-2555
Zaitseva, T.V. การจัดการบุคลากร: ตำราเรียน / T.V. Zaitseva, A.T. – อ.: สำนักพิมพ์ “ฟอรั่ม”; อินฟรา-เอ็ม, 2549.
(www.elitarium.ru)
(www.elitarium.ru)
(www.elitarium.ru)
(www.elitarium.ru)
(www.elitarium.ru)
โกลูบคอฟ อี.พี. การวิจัยการตลาด: ทฤษฎี การปฏิบัติ และ
อะไร ใคร และจะมอบหมายอย่างไร
การมอบหมายที่ไม่ดีเปรียบเสมือนโรคร้ายที่ดูเหมือนไม่เป็นอันตรายในตอนแรก แต่อาจทำให้เกิดโรคแทรกซ้อนร้ายแรงได้หากปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ได้รับการรักษา มีอาการหลายอย่างที่สามารถช่วยคุณระบุได้ว่าคุณมีปัญหากับการมอบหมายหรือไม่: ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณอยู่ในอารมณ์หดหู่; คุณมักจะทำงานสาย ความขัดแย้งกำลังก่อตัวในทีม พนักงานถามคำถามเกี่ยวกับงานที่มอบหมายบ่อยเกินไป...จะแก้ไขสถานการณ์อย่างไร?
ให้กับแต่ละงานผู้จัดการที่ไม่ชอบหรือไม่รู้ว่าจะมอบหมายอย่างไรอาจนึกไม่ถึงว่าคุณลักษณะนี้ของเขาส่งผลเสียต่องานของ บริษัท อย่างไร ผู้จัดการที่เคยพึ่งพาแต่ตัวเองควรทำอย่างไร?
เพื่อปรับปรุงคุณภาพของการมอบหมายและเรียนรู้วิธีดำเนินการอย่างถูกต้อง ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจว่างานใดที่จะมอบหมายและงานใดที่ไม่ควรมอบหมาย
มีความจำเป็นต้องมอบหมาย:
- งานเฉพาะที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถจัดการได้ดีกว่าผู้จัดการ (และพนักงานเข้าใจสิ่งนี้)
- งานเตรียมการ เช่น การสรุปข้อมูลและการวิเคราะห์เบื้องต้น งานดังกล่าว (โดยปกติจะง่าย) ช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแสดงความสามารถของเขา
- งานประจำ;
- แก้ไขปัญหาเล็กน้อย
ผู้จัดการจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลสูงสุดหากได้รับคำแนะนำจากเขา กฎง่ายๆ: ทุกสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชาทำได้ก็ควรทำ (โดยคำนึงถึงภาระงานด้วย) - และในขณะเดียวกันก็จำไว้ว่างานบางอย่างไม่สามารถมอบหมายได้ ในหมู่พวกเขา:
- การพัฒนากลยุทธ์และนโยบายของบริษัท
- ประเด็นเรื่องค่าตอบแทน (รวมถึงสิ่งจูงใจ)
- การจ้างและไล่พนักงานออก
- การตั้งเป้าหมาย
- การควบคุมผลลัพธ์
- แรงจูงใจ;
- งานที่มีความเสี่ยงสูง
- การมอบหมายที่เป็นความลับ
เมื่อตัดสินใจเกี่ยวกับงานที่จำเป็นต้องได้รับมอบหมายแล้ว จำเป็นต้องเลือกนักแสดงที่เหมาะสมที่สุด สถานการณ์เมื่อมีพนักงานที่มีความรู้และประสบการณ์เพียงพอในการปฏิบัติงานที่คล้ายคลึงกันถือเป็นเรื่องที่เหมาะสม ในกรณีส่วนใหญ่ คุณต้องมอบหมายงานให้กับผู้ที่ไม่มีทักษะที่จำเป็น ดังนั้นคุณจึงต้องจัดเวลาสำหรับการฝึกอบรมและการกำกับดูแลอย่างต่อเนื่อง เป็นไปได้ที่พนักงานจะต้องดำเนินการมอบหมายซ้ำหลายครั้งจนกว่าผู้จัดการจะพอใจกับผลลัพธ์ แม้จะมีการลงทุนจำนวนมาก แต่คณะผู้แทนดังกล่าวควรถูกมองว่าเป็นการลงทุนในอนาคต ท้ายที่สุดแล้วครั้งต่อไปบุคคลนี้จะรับมือกับงานดังกล่าวได้เร็วยิ่งขึ้น
ทุกสิ่งที่กล่าวมานั้นสมเหตุสมผลและเถียงไม่ได้ แต่ผู้จัดการควรทำอย่างไรหากตกอยู่ในภาวะฉุกเฉินและไม่มีเวลาอธิบาย? มีคำตอบเดียวเท่านั้น ไม่ว่าจะยังไงก็ตาม ให้เริ่มมอบหมาย ค่อยๆ ทำ ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นด้วยการมอบหมายงานเร่งด่วนแต่ไม่ซับซ้อนให้กับพนักงานที่มีประสบการณ์และเชื่อถือได้ การอธิบายสาระสำคัญของงานจะใช้เวลาไม่นาน จากนั้นมอบหมายงานที่ซับซ้อนมากขึ้น เมื่อคุณมีเวลามากขึ้น ให้มอบหมายงานที่ไม่เร่งด่วนให้กับพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์และฝึกอบรมพวกเขา
ในการตัดสินใจว่าจะมอบหมายงานอะไรและมอบหมายให้ใคร ผู้จัดการต้องตอบคำถามหลายข้อ:
- ผลลัพธ์ควรเป็นอย่างไร?
- จะประเมินด้วยเกณฑ์อะไร?
- งานจะต้องแล้วเสร็จภายในกรอบเวลาใด?
- จำเป็นต้องมีเครื่องมืออะไรบ้างในการทำให้สำเร็จ?
- พนักงานจะต้องได้รับอำนาจอะไรบ้าง?
- คุณสงวนอำนาจอะไรบ้าง?
โดยปกติแล้ว เพื่อให้ได้รับผลเชิงบวก คุณต้องมอบหมายไม่เพียงแต่งานเท่านั้น แต่ยังต้องมอบอำนาจด้วย ผู้จัดการจะต้องแบ่งขอบเขตความรับผิดชอบและความรับผิดชอบของผู้ใต้บังคับบัญชาที่ได้รับมอบหมายงานให้ชัดเจน มีความจำเป็นต้องจัดทำรายการกรณีที่ผู้ใต้บังคับบัญชาตัดสินใจด้วยตนเองและรายชื่อบุคคลที่เขาควรขอความช่วยเหลือ
แม้ว่าอำนาจบางอย่างจะถูกมอบหมายให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาแล้วก็ตาม ไม่ใช่ว่าผู้จัดการทุกคนจะสามารถต้านทานการแทรกแซงงานของเขาได้ สิ่งนี้สามารถอธิบายได้ง่ายๆ โดยความปรารถนาที่จะป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม การแทรกแซงดังกล่าวไม่เป็นประโยชน์ต่องานของพนักงาน เขาเริ่มคิดว่าอำนาจที่มอบหมายให้เขานั้นไม่มีความหมายอะไรเลย เนื่องจากเจ้านายของเขาคอยจับตาดูทุกการเคลื่อนไหวของเขา และเขาไม่รู้สึกว่าต้องรับผิดชอบต่องานที่กำลังดำเนินการอยู่ในสถานการณ์ดังกล่าว เพราะหากผู้จัดการติดตามความคืบหน้าของงาน นั่นหมายความว่าเขาจะเป็นคนตรวจสอบข้อผิดพลาดเอง ถ้าเขาไม่รู้ก็ "ติดสินบนก็ได้" จากพนักงาน: ถ้าเจ้านายไม่เห็นข้อผิดพลาดแล้วฉันจะทำอย่างไรเขาคิด
จะหา "ค่าเฉลี่ยสีทอง" ได้อย่างไร: เพื่อให้พนักงานตระหนักถึงความรับผิดชอบของเขาในการแก้ปัญหาและไม่ต้องกังวลว่าข้อผิดพลาดที่ตรวจไม่พบจะทำให้ไม่สามารถบรรลุผลที่คาดหวังได้ในที่สุด ต้องการข้อเสนอแนะ นอกจากนี้ สำหรับแต่ละงาน คุณจะต้องเลือกรูปแบบที่เหมาะสมที่สุด:
- รายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร:รายวันรายสัปดาห์รายเดือน ความถี่และปริมาณขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงานและระดับความไว้วางใจในตัวพนักงาน ข้อดีประการหนึ่งคือโอกาสที่พนักงานจะได้รับในการกำหนดความคิดในรูปแบบที่ดีที่สุด ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการจึงสามารถเข้าใจสาระสำคัญของเรื่องได้อย่างรวดเร็ว ข้อเสียคือผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถซ่อนข้อผิดพลาดได้จนถึงนาทีสุดท้ายเพราะกลัวจะทำให้เจ้านายโกรธ
- รายงานส่วนตัว: การประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชาในช่วงเวลาที่กำหนด ไม่ต้องสงสัยเลยว่าสิ่งนี้จะทำให้ผู้จัดการเห็นภาพเหตุการณ์ที่สมบูรณ์ที่สุด อย่างไรก็ตาม การประชุมบ่อยเกินไปอาจทำให้เกิดผลเสียตามมาได้
- นโยบายเปิดประตู:กระตุ้นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้ามาขอความช่วยเหลือหรือชี้แจงเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น ตัวเลือกนี้เป็นวิธีที่สะดวกน้อยที่สุดสำหรับผู้จัดการ (ใช้เวลามากเกินไปและทำให้พนักงานมีความเป็นอิสระน้อยลง) แต่บางครั้งก็แนะนำให้เลือก - ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณต้องการได้รับความไว้วางใจจากผู้ใต้บังคับบัญชา
- ความเป็นเพื่อนร่วมงาน:การประชุมโดยมีส่วนร่วมของผู้จัดการ ผู้ใต้บังคับบัญชาที่ได้รับมอบหมายงาน และสมาชิกในทีมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง การประชุมดังกล่าวส่งเสริมการพิจารณางานอย่างครอบคลุม แต่อาจทำให้ความรู้สึกรับผิดชอบส่วนบุคคลของพนักงานลดลง
บ่อยครั้ง ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจะเกิดขึ้นได้จากการรวมความคิดเห็นหลายประเภทเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น รายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรรายสัปดาห์และการติดต่อส่วนตัวรายปักษ์
การมอบอำนาจมีความสมบูรณ์หลายระดับ ผู้จัดการสามารถเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดและดำเนินการตามสถานการณ์ได้ตามสถานการณ์ (ตารางที่ 1)
รับคำแนะนำ!เมื่อตัดสินใจว่าพนักงานคนใดที่จะมอบหมายงานให้มอบหมาย ผู้จัดการจะต้องให้คำแนะนำ ก่อนอื่นคุณต้องเลือกรูปแบบการสื่อสาร อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่เกิดขึ้น ลักษณะของงาน ตลอดจนลักษณะเฉพาะของผู้ใต้บังคับบัญชา ตัวอย่างเช่น บางคนต้องการให้ผู้นำคอยให้คำปรึกษา คนอื่นๆ ต้องการการสนับสนุน คนอื่นๆ ต้องการคำแนะนำที่ชัดเจน และคนอื่นๆ ต้องการได้รับอิสรภาพโดยสมบูรณ์
ก่อนอื่น ผู้จัดการจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร - ตามความคาดหวังของผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อกำหนดของสถานการณ์ มันเกิดขึ้นที่งานที่ได้รับมอบหมายจะต้องทำให้เสร็จด้วยวิธีเดียวเท่านั้น จากนั้นสำหรับพนักงาน “ความคิดริเริ่มนั้นมีโทษ” ผู้จัดการจะต้องถ่ายทอดสิ่งนี้ไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา - แม้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาจะมีความทะเยอทะยานและเป็นอิสระ - และโน้มน้าวให้เขาจำเป็นต้องปฏิบัติตามคำสั่งอย่างเคร่งครัด ตัวอย่างเช่น อธิบายว่าเหตุใดงานจึงต้องการวิธีแก้ปัญหาดังกล่าว เหตุใดจึงต้องทำเช่นนี้ สิ่งนี้จะส่งผลต่องานของบริษัทอย่างไร
การสนทนากับผู้ใต้บังคับบัญชาควรประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:
1. ค้นหาภาระงานบางทีผู้ใต้บังคับบัญชาอาจยุ่งเกินไปและไม่เหมาะสมที่จะมอบหมายงานให้เขา ตามการตอบสนองของพนักงาน หากผู้จัดการตระหนักว่าการมอบหมายใหม่จะไม่ทำให้เกิดเหตุฉุกเฉิน คุณสามารถไปยังขั้นตอนที่สองได้
2. คำอธิบายงานควรครบถ้วน ชัดเจน และละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถเจาะลึกรายละเอียดทั้งหมดได้ ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบว่าเขามั่นใจในความสามารถและผลงานที่สูงของเขา นั่นคือเหตุผลที่เขาสั่งสอนเขา งานนี้และไม่ใช่เพราะคนอื่นปฏิเสธและไม่มีใครให้อีกแล้ว
คำแนะนำโดยละเอียดมีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีนี้ , หากพนักงานไม่เคยจัดการกับงานดังกล่าวมาก่อนและผู้จัดการต้องการสอนสิ่งใหม่ให้เขา ถ้าอย่างนั้นคุณไม่เพียงต้องอธิบายงานเท่านั้น แต่ยังต้องแสดงวิธีปฏิบัติงานประเภทนี้ด้วย
3. ข้อเสนอแนะผู้จัดการควรถามพนักงานว่าเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับงานนี้ ฟังคำตอบและสรุปสามข้อ: คู่สนทนาเข้าใจสิ่งที่ต้องการจากเขามากแค่ไหน เขามีแรงจูงใจหรือไม่ และเขาพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลหรือไม่ หากผู้ใต้บังคับบัญชายังมีข้อโต้แย้งหรือข้อสงสัยแม้แต่น้อยก็อย่ารีบเร่ง ขั้นตอนต่อไป- และเนื่องจากไม่ใช่ทุกคนที่ชอบรับภาระเพิ่มเติม การต่อต้านจึงเป็นไปได้ ในกรณีนี้ ผู้จัดการสามารถถามผู้ใต้บังคับบัญชาได้โดยตรงว่าทำไมเขาถึงปฏิเสธ การมอบหมายอาจต้องได้รับการแก้ไขเพื่อให้ได้ประนีประนอม
4. การอภิปรายเกี่ยวกับทรัพยากรคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการได้รับความยินยอมจากพนักงานเพื่อทำงานให้เสร็จสิ้น ทางเลือกที่ดีที่สุดคือถ้าผู้ใต้บังคับบัญชาพูดถึงวิธีการและกำหนดเวลาที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ หากผู้ใต้บังคับบัญชาบ่นเกี่ยวกับการขาดทรัพยากร ผู้จัดการก็มักจะประพฤติตนก้าวร้าวเกินไป (“ฉันจะทำอย่างไรดี ทำงานด้วยสิ่งที่คุณมี!”) หรือปฏิบัติตามกฎระเบียบมากเกินไป (“ทำทุกอย่างที่คุณต้องการ เพียงแค่ทำงานให้เสร็จสิ้น”) ในกรณีแรก พนักงานจะไม่รู้สึกมีแรงจูงใจ สำหรับครั้งที่สอง ครั้งต่อไปผู้จัดการมักจะเผชิญกับแรงกดดันมากขึ้นและถูกบังคับให้จัดหาเงินทุนเพิ่มมากขึ้น
แนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมที่สุด (แม้ว่าจะใช้เวลานาน) ในสถานการณ์นี้คือการหารือเกี่ยวกับทรัพยากรกับพนักงานจนกว่าจะถึงการประนีประนอม หากผู้จัดการเข้าใจว่างานจะบรรลุผลสำเร็จได้อย่างไรโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ เขาสามารถอธิบายแนวทางปฏิบัติของตนได้ และด้วยเหตุนี้จึงให้เหตุผลในการปฏิเสธที่จะจัดหาเงินทุนเพิ่มเติม
5. การกำหนดวิธีการควบคุมจำเป็นต้องเห็นด้วยกับพนักงานเกี่ยวกับจุดควบคุมและข้อกำหนดในแต่ละจุด จำนวนจุดควบคุมจะถูกกำหนดโดยผู้จัดการสำหรับแต่ละสถานการณ์แยกกัน พนักงานที่มีประสบการณ์และผู้ที่สามารถแก้ไขปัญหาที่ไม่ซับซ้อนเกินไปสามารถตรวจสอบได้น้อยที่สุด ตามการคาดการณ์ของผู้จัดการ หากผู้ใต้บังคับบัญชาอาจต้องการความช่วยเหลือหรือมีแนวโน้มที่จะประสบปัญหาในกระบวนการทำงานให้เสร็จสิ้น ก็จำเป็นต้องจัดให้มีการควบคุมอย่างทันท่วงที ซึ่งจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดร้ายแรง
6. การทำซ้ำสิ่งที่ได้รับการคุ้มครองเมื่อสรุปการสนทนา ผู้จัดการจะทำซ้ำประเด็นสำคัญของงานและเตือนผู้ใต้บังคับบัญชาตามเวลาที่เขาคาดหวังผลลัพธ์จากเขา
การมอบหมายความลับมีรายละเอียดที่ดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญมากมายที่อาจมีความสำคัญเมื่อปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย แนวปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าเพื่อการมอบหมายที่ประสบความสำเร็จ ผู้จัดการต้องการ:
- อย่าแบ่งงาน แต่มอบหมายงานให้กับนักแสดงเพียงคนเดียว (ถ้าเป็นไปได้) เมื่อบุคคลทำงานเสร็จสิ้นตั้งแต่ต้นจนจบและรู้สึกว่าต้องรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่ได้ คุณภาพก็จะดีขึ้น หากงานมีความซับซ้อนและบุคคลหนึ่งไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ คุณจะต้องมอบหมายอำนาจให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งเพื่อดึงดูดสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ให้มาแก้ไขปัญหา
- ถ่ายทอดข้อมูลให้ทีมทราบว่าผู้ใต้บังคับบัญชากำลังปฏิบัติงานอะไรและมีอำนาจอะไรบ้าง
- อย่ามอบหมายงานเดียวกันให้กับพนักงานสองคน "เผื่อไว้"
- แจ้งให้ผู้รับเหมาทราบทันทีว่าสิ่งใดสำคัญสำหรับคุณในสถานการณ์นี้มากกว่า: คุณภาพของงานหรือการส่งมอบตรงเวลา
- สอนพนักงานให้แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยตนเอง ต่อต้านสิ่งล่อใจที่จะตอบคำถามทุกข้อและช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน การตัดสินใจอย่างอิสระจะใช้เวลานานกว่า แต่ต้นทุนจะมากกว่าการชดใช้ ดังนั้นหากพนักงานเริ่มถามคุณว่าต้องทำอย่างไร ให้ถามคำถามเดียวกันนั้นกับเขา
- อย่าพึ่งความจำของคุณ เขียนงานที่มอบหมายทั้งหมด กำหนดเวลาที่ตกลงไว้ทั้งหมด และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ทั้งหมด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณควบคุมกระบวนการทำงานให้สำเร็จได้ดีขึ้นและไม่ลืมสิ่งใดเลย
- สามารถรับรู้ถึงความสามารถของพนักงานได้ ผู้นำที่มอบหมายได้ดีก็เหมือนโค้ชของทีมกีฬา เขารู้อยู่เสมอว่าโครงการใดที่จะมอบหมายให้กับพนักงานคนไหน
- อย่าลืมให้รางวัลแก่ผู้คนที่ทำภารกิจสำเร็จ
ด้วยการมอบหมายงานที่เหมาะสม พนักงานจะมีอิสระมากขึ้นและค่อยๆ เริ่มพัฒนาทักษะของตน และผู้จัดการจะสามารถอุทิศเวลาให้กับประเด็นเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเสียใจกับเวลาที่ใช้ในการจัดตั้งระบบการมอบหมาย
ยิมนาสติกสำหรับผู้นำ
ชุดฝึกซ้อมการมอบหมายงานคุณต้องค่อยๆ เรียนรู้ที่จะจำแนกงานตามความสำคัญ และตัดสินใจว่าจะมอบหมายให้ใครนำไปปฏิบัติ แบบฝึกหัดด้านล่างนี้จะช่วยในเรื่องนี้
แบบฝึกหัดที่ 1 ฉันควรมอบหมายงานที่ไม่พึงประสงค์ให้ใคร?
แบ่งกระดาษหนึ่งแผ่นออกเป็นสามคอลัมน์ ขั้นแรก ให้เขียนฟังก์ชันที่คุณทำด้วยความยินดี ประการที่สอง - สิ่งที่ไม่พึงประสงค์สำหรับคุณ แต่สำคัญสำหรับธุรกิจ ในส่วนที่สาม - พนักงานที่สามารถมอบหมายงานจากคอลัมน์ที่สองได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้วิเคราะห์จุดอ่อนและ จุดแข็งผู้ใต้บังคับบัญชา ความสนใจ และ คุณสมบัติส่วนบุคคล- เมื่อรวบรวมรายชื่อผู้มีความสามารถสำหรับแต่ละงานแล้ว ก็สามารถสนทนาเป็นรายบุคคลกับพวกเขาและตัดสินใจขั้นสุดท้ายได้
แบบฝึกหัดที่ 2: การมอบหมายแบบทีละขั้นตอน
ทำรายการงานทั้งหมดที่คุณทำ จำแนกออกเป็นสามประเภท:
ก.ปัญหาที่คุณเชื่อว่ามีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้
B. งานที่คนอื่นสามารถทำได้ - ทำได้ไม่ดีเท่าที่คุณทำได้ แต่อย่างน้อยก็น่าพอใจ
B. งานที่ลูกน้องคนหนึ่งของเขาสามารถจัดการได้อย่างสมบูรณ์แบบ
ตัดสินใจมอบหมายความรับผิดชอบบางส่วนของคุณให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาและค่อยๆ เพิ่มปริมาณงานที่ได้รับมอบหมาย - จากที่ง่ายที่สุด (เกี่ยวข้องกับจุด "B") ไปจนถึงงานที่ซับซ้อนที่สุด ตัวอย่างเช่น ภายในสามเดือน มอบหน้าที่ 20% ของคุณให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา และภายในหนึ่งปี – เพิ่มปริมาณงานที่ได้รับมอบหมายเป็น 50%
ตรวจสอบรายการงานของคุณเป็นระยะ บางทีคุณอาจเห็นคุณสมบัติใหม่ในผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณและสิ่งนี้จะช่วยให้คุณถ่ายโอนบางกรณีจากหมวดหมู่ "A" ไปยังหมวดหมู่ "B" และมอบหมายให้พวกเขาเมื่อเวลาผ่านไป
เมื่อคุณได้รับทักษะการมอบหมายงาน โอกาสที่งานในหมวดหมู่ "A" จะมีน้อยมากก็จะเพิ่มขึ้นอย่างมาก แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดจะคงอยู่อย่างแน่นอน
แบบฝึกหัดที่ 3 การมอบหมายตามหมายเลข
หลายสิ่งที่ผู้จัดการทำในระหว่างวันคือการถ่วงเวลา เขียนรายการงานที่ใช้เวลาตั้งแต่ 15 นาทีถึง 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ (และจดไว้ในคอลัมน์แรกของตารางที่ 1 (ในตัวอย่างนี้มีงานดังกล่าว 10 งาน)
คุณใช้เวลาเท่าไรในการทำแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้นในหนึ่งสัปดาห์? ป้อนตัวเลขที่เหมาะสมในคอลัมน์ที่สอง คำนวณจำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ใช้ในงานเหล่านี้ทั้งหมดต่อสัปดาห์
สำหรับแต่ละงาน ให้กำหนดระดับความสมบูรณ์ของการมอบหมายที่เป็นไปได้: ทั้งหมด บางส่วน เป็นไปไม่ได้ วางเครื่องหมายถูกในเซลล์ที่เหมาะสมของตาราง
จัดทำรายชื่อผู้ใต้บังคับบัญชาทั้งหมดที่คุณสามารถมอบหมายงานให้ และเขียนชื่อของพวกเขาในแถวแรกของตารางที่ 2 เขียนฟังก์ชันทั้งหมดที่คุณต้องการมอบหมายในคอลัมน์แรก คิดว่าฟังก์ชันใดที่จะมอบหมายให้พนักงานคนไหนได้ดีที่สุด และกรอกข้อมูลลงในเซลล์ที่เหมาะสม ในการดำเนินการนี้ ให้ประมาณจำนวนชั่วโมงโดยประมาณที่คุณจะประหยัดเวลาได้หากคุณมอบหมายงานนี้ให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่ง โปรดทราบว่ามีความเป็นไปได้ที่จะกระจายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาหลายคน แม้ว่าจะต้องทำอย่างระมัดระวังก็ตาม หากงานนั้นเป็นงานด้านเทคนิคและเป็นกิจวัตรก็คุ้มค่าที่จะมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาหลายคน - ในกรณีนี้ ทุกคนจะได้งานที่น่าเบื่อในจำนวนที่น้อยลง แต่หากงานนั้นสร้างสรรค์ ก็ควรให้พนักงานคนเดียวควบคุมงานนั้นได้อย่างเต็มที่ สิ่งนี้จะทำให้เขารู้สึกว่าคุณเชื่อใจเขาและสิ่งนี้จะทำหน้าที่เป็นปัจจัยจูงใจที่แข็งแกร่ง นอกจากนี้คุณไม่จำเป็นต้องแบ่งอำนาจและความรับผิดชอบระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชาหลายคนซึ่งมักเป็นปัญหา
สำหรับแต่ละงาน ให้คำนวณจำนวนชั่วโมงที่คุณสามารถทำให้ตัวเองว่างผ่านการมอบหมายได้ รวมเวลาโดยประมาณที่บันทึกไว้ทั้งหมดเข้าด้วยกันและประเมินผลลัพธ์โดยรวม
แน่นอนว่าเมื่อจำลองสถานการณ์ในการโอนความรับผิดชอบไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาแล้วจึงจำเป็นต้องตรวจสอบในทางปฏิบัติ
การมอบหมาย: ประกันเมื่อเสร็จสิ้นภารกิจ
ในการมอบอำนาจ ผู้จัดการต้องใช้ความระมัดระวัง การประกันระหว่างการมอบหมายเป็นโอกาสที่จะได้รับคำติชมอย่างรวดเร็วและค้นหาว่างานที่ได้รับมอบหมายนั้นเสร็จสิ้นอย่างถูกต้องเพียงใดเช่นเดียวกับรถยนต์ คุณสามารถเลือกประเภทประกันภัยที่จะให้ความคุ้มครองสูงสุดต่อการตัดสินใจของคุณได้ ตัวอย่างเช่น หากประสบการณ์ของผู้ขับขี่มีน้อยและเป็นรถใหม่ ตามกฎแล้วพวกเขาจะซื้อ CASCO จากนั้นความเสี่ยงทั้งหมดจะได้รับการคุ้มครองให้มากที่สุด หากประสบการณ์เพียงพอ เจ้าของรถอาจตัดสินใจจำกัดตัวเองไว้เฉพาะพลเมืองที่ใช้รถเท่านั้น และเขารับความเสี่ยงที่เหลือนั่นคือเขาหวังว่าทักษะของเขาจะเกิน เบี้ยประกัน- เมื่อมอบหมายงานก็เกิดสถานการณ์ที่คล้ายกัน ประเภทของประกันโดยตรงขึ้นอยู่กับระดับความพร้อมของบุคคลสำหรับงานที่กำลังจะมาถึง ในเรื่องนี้เราแยกแยะพนักงานได้สามประเภท:
1. ระดับเริ่มต้น – ปฏิบัติงานเป็นครั้งแรก
2. ผู้เข้ารับการฝึกอบรม – ทำภารกิจนี้สำเร็จแล้ว 1-2 ครั้ง
3. ปรมาจารย์ – สำเร็จภารกิจนี้สำเร็จมากกว่าหนึ่งครั้ง
ก่อนอื่นฉันพูดแล้วฉันก็ทำ
การใช้ประกันภัยประเภทนี้ค่อนข้างสมเหตุสมผลสำหรับผู้มาใหม่ - พนักงานที่ทำงานบางอย่างเป็นครั้งแรก เขายังไม่มั่นใจในความสามารถของเขา จึงอธิบายว่าเขาจะทำอะไรและอย่างไร หลังจากนั้นเขาก็ได้รับคำสั่งจากเจ้านายและเริ่มดำเนินการ เมื่อทำขั้นตอนแรกแล้วผู้ใต้บังคับบัญชาจะได้รับ ข้อเสนอแนะและก้าวไปสู่ขั้นที่ 2 โดยมีประกันที่คล้ายกัน
ประเด็นคืออะไร? หากพนักงานสามารถพูดได้ว่าเขาจะทำอะไรและอย่างไร คุณมีโอกาสที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตัดสินใจของเขานั้นถูกต้อง และหากมีอะไรผิดพลาด -
ถูกต้องก่อนเริ่มงาน ในกรณีนี้ คุณจะป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นของพนักงานได้อย่างสมบูรณ์ รวมถึงป้องกันการสูญเสียของบริษัทด้วย เดาได้ไม่ยากว่าถ้าทุกคนมีประกันแบบนี้ตลอด ร่างกายก็จะมีเวลาทำงานไม่เพียงพอ ดังนั้นจึงมีความอยากที่จะทำงานด้วยตัวเอง “วิธีนี้เร็วกว่า” ฉันได้ยินเรื่องการฝึกซ้อมเป็นประจำ แต่หากพนักงานยังอยู่ในระดับเริ่มต้น เขาก็จะกลายเป็นภาระให้กับบริษัท ดังนั้นการประกันภัยตามการประกาศการกระทำเบื้องต้นจึงเหมาะสมสำหรับงานที่บุคคลทำในครั้งแรกเท่านั้น สำหรับการปฏิบัติงานเดียวกันครั้งต่อไปแต่ละครั้งจำเป็นต้องมีการประกันอื่นซึ่งจะถือว่าความรับผิดชอบและความเป็นอิสระมากขึ้นในส่วนของนักแสดง
ก่อนอื่นฉันทำแล้วฉันก็พูด
วิธีการนี้สามารถใช้เพื่อประกันว่าพนักงานจะทำงานที่คล้ายกันเป็นครั้งที่สอง เขาก้าวไปด้วยตัวเองและรายงานสั้นๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้ และอื่นๆ: เสร็จแล้ว - รายงาน, เสร็จแล้ว - รายงาน ค่าใช้จ่ายด้านเวลาของผู้จัดการลดลง และหากพนักงานเรียนรู้จากประสบการณ์ของตนเอง คุณภาพงานโดยรวมก็ไม่ได้รับผลกระทบ การประกันนี้เหมาะสำหรับนักศึกษาฝึกงานที่คุณสามารถติดต่อได้วันละสองครั้ง โดยในตอนเช้าคุณมอบหมายงาน และในตอนเย็นคุณจะได้รับรายงานเกี่ยวกับความสำเร็จของงาน ต่างจากมือใหม่ที่สามารถวัดช่วงเวลาของความไว้วางใจเป็นชั่วโมงหรือนาทีได้
ผู้ฝึกงานที่สำเร็จงานประเภทเดียวกันหลายครั้งสามารถได้รับการเลื่อนตำแหน่งและประกันประเภทต่อไปนี้ใช้กับเขา
ฉันทำและหากมีปัญหาฉันก็พูด
คิดว่างานนี้เป็นเหมือนงานคนขับรถบรรทุก คุณต้องจัดส่งสินค้าจากจุด A ไปยังจุด B หากผู้ขับขี่เป็นมืออาชีพ (ผู้ที่ขับรถไปตามเส้นทางนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า) ก็ไม่แนะนำให้ทำประกันสองประเภทแรกกับเขา เป็นการดีสำหรับเขาที่จะได้รับเสรีภาพในการดำเนินการโดยสมบูรณ์ (การปฏิบัติงานโดยอิสระโดยสมบูรณ์) และเฉพาะในกรณีที่เกิดเหตุไม่คาดฝันเกิดขึ้น โปรดติดต่อและขอคำแนะนำหรือความช่วยเหลือ ช่วงเวลาแห่งความไว้วางใจในพนักงานที่มีการฝึกอบรมระดับนี้อาจเป็นหนึ่งหรือสองสัปดาห์ คุณกำหนดงาน และภายในหนึ่งสัปดาห์เขาก็ทำงานให้เสร็จโดยอิสระ จัดทำรายงานตามกำหนดเวลาเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ ในเวลาเดียวกันหากไม่มีเหตุสุดวิสัยเกิดขึ้น "บนทางหลวง" คุณจะไม่ได้ยินคำพูดพิเศษจากเขา และหากเกิดปัญหาขึ้นเขาจะติดต่อคุณและคุณจะหาทางออกจากสถานการณ์ปัจจุบัน
จะใช้ทั้งหมดนี้ได้อย่างไร?
1. โทรหาพนักงาน มอบหมายงานให้เขา (กำหนดอย่างชัดเจนและจดไว้ในแผ่นงานแยกต่างหาก)
2. กำหนดระดับความพร้อมในการปฏิบัติงานนี้: ผู้เริ่มต้น, ผู้ฝึกหัด, ผู้เชี่ยวชาญ
3. ขอให้ผู้เริ่มต้นบอกเขาว่าเขาจะทำอะไรและอย่างไร บันทึกขั้นตอนสั้นๆ
4. สำหรับผู้ฝึกงาน ให้กำหนดเวลาที่เขาควรโทรหาคุณและรายงานว่าสถานการณ์เป็นอย่างไรบ้าง
5. ตกลงช่องทางในการสื่อสารกับหัวหน้างานในกรณีที่เกิดปัญหาใดๆ
สุดท้าย เมื่อพนักงานทำงานเสร็จสิ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประกันที่คุณเลือกใช้งานได้ดี
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการประกันเกินจะทำให้เกิดการต่อต้านในส่วนของผู้รับเหมา และการประกันน้อยเกินไปอาจทำให้กระบวนการข้อมูลเกี่ยวกับงานที่กำลังดำเนินการเข้าถึงคุณช้าลงได้ ดังนั้นควรจัดทำแผนการประกันที่เหมาะสมเพื่อไม่ให้เปลืองแรงที่ไม่จำเป็นและรับรายงานความคืบหน้าของงานอย่างทันท่วงที
ข้อผิดพลาดทั่วไปในการมอบหมาย
1. ความพยายามที่จะเปลี่ยนความรับผิดชอบไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชา
เมื่อมอบหมาย ความรับผิดชอบของผู้จัดการไม่สามารถลดลงได้ แต่จะเพิ่มมากขึ้นเท่านั้น เพราะไม่ว่าในกรณีใด ผลลัพธ์สุดท้ายตอบเขา นอกจากนี้ - สำหรับการเลือกนักแสดงและความสะดวกในการมอบหมายให้เขาทำภารกิจนี้
2. การสอนไม่เพียงพอ
คำแนะนำและคำอธิบายโดยละเอียดของงานที่ได้รับมอบหมาย - สภาพที่จำเป็นการดำเนินการประสบความสำเร็จ พนักงานที่ได้รับคำสั่งอย่างรอบคอบจะไม่สามารถระบุถึงความล้มเหลวของเขาได้ว่าคำแนะนำนั้นไม่ได้กำหนดไว้ชัดเจนเพียงพอ
3. มีคำแนะนำมากเกินไปคำแนะนำที่มีรายละเอียดไม่เพียงพอนั้นไม่ดีอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม หากพนักงานที่คุณมอบหมายงานให้รู้สึกเหมือนเป็นเด็กโง่เนื่องจากได้รับคำสั่งที่ละเอียดเกินไป อย่าคาดหวังความกระตือรือร้นจากเขา ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำสิ่งที่ชัดเจนหลาย ๆ ครั้ง ระวังน้ำเสียงของคุณ - ไม่ควรวางตัว
4. “ฉันเชื่อคำพูดของคุณ”เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับผู้จัดการที่จะต้องแน่ใจว่าผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจคำแนะนำทั้งหมด อย่างไรก็ตาม พนักงานหลายคนไม่ชอบที่จะยอมรับว่าพวกเขาไม่เข้าใจอะไรบางอย่าง มันง่ายกว่าสำหรับพวกเขาที่จะพยักหน้าและเห็นด้วยกับทุกสิ่ง แม้ว่าบางอย่างจะไม่ชัดเจนก็ตาม อย่าไว้วางใจผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณจนกว่าเขาจะทำตามคำแนะนำของคุณซ้ำ และคุณมั่นใจว่าเขาไม่พลาดสิ่งสำคัญใดๆ
5. “ฉันจะทำมันเองให้เร็วขึ้นและดีขึ้น”บ่อยครั้งที่ผู้จัดการไม่มอบหมายงานเพราะพวกเขาไม่ต้องการใช้เวลาในการติดตามการดำเนินงานของตน มันง่ายกว่าสำหรับพวกเขาที่จะทำงานด้วยตัวเอง อย่างไรก็ตามนี่เป็นความเข้าใจผิด: หากคุณสอนผู้ใต้บังคับบัญชาให้รับมือกับงานเขาจะสามารถทำงานให้เสร็จได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพไม่น้อยไปกว่าผู้จัดการ เหตุผลที่ผู้จัดการไม่สามารถพาตัวเองไปมอบหมายงานได้ก็คือความไม่ไว้วางใจของพนักงานและการไม่เต็มใจที่จะรับความเสี่ยง จะแก้ไขปัญหานี้อย่างไร? เราต้องศึกษาจุดแข็งและ จุดอ่อนผู้ใต้บังคับบัญชา - จากนั้นคุณจะสามารถหางานที่เป็นไปได้สำหรับพวกเขา
7. วิสัยทัศน์ที่แตกต่างของสถานการณ์ไม่มีผู้นำคนใดที่ได้รับการยกเว้นจากการถูกเข้าใจผิดจากผู้ใต้บังคับบัญชา ทางออกจากสถานการณ์ดังกล่าวไม่ได้มีเพียงคำอธิบายโดยละเอียดเท่านั้น ผู้จัดการจำเป็นต้องถามคำถามเพิ่มเติมแก่พนักงาน ซึ่งจะทำให้พนักงานมองเห็นภาพรวมของสถานการณ์ได้ คำถามควรเป็นคำถามปลายเปิดและเริ่มต้นด้วยคำว่า "ใคร" "ทำไม" "อะไร" ฯลฯ
8. การละเลยอารมณ์มีผู้จัดการไม่มากนักที่ใส่ใจกับอารมณ์ความรู้สึกของพนักงาน ตัวอย่างเช่น ผู้ใต้บังคับบัญชารู้สึกว่าขาดความรู้หรือทรัพยากรในการรับมือกับงาน แต่ไม่กล้าเข้าหาเจ้านายและขอความช่วยเหลือ หากผู้จัดการไม่สังเกตเห็นว่ามีบางอย่างรบกวนพนักงานในเวลาที่กำหนด การทำงานให้เสร็จสิ้นอาจตกอยู่ในอันตราย เขาจะต้องสามารถรับรู้อารมณ์ของผู้ใต้บังคับบัญชา ตรวจจับการเปลี่ยนแปลงในอารมณ์ของพวกเขา และพูดคุยกับพวกเขาและให้ความช่วยเหลือหากจำเป็น
9. การควบคุมที่ไม่เหมาะสมผู้จัดการหลายคนล้มเหลวในการจัดการงานของผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างสมดุล พวกเขาพยายามติดตามทุกความเคลื่อนไหวของพนักงานหรือปล่อยเขาไว้กับอุปกรณ์ของตัวเอง ความสุดขั้วทั้งสองนี้เป็นอันตราย ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการควบคุมหลังการดำเนินการ ขั้นตอนสำคัญงาน (กำหนดไว้ระหว่างการบรรยายสรุป)
การควบคุมเกี่ยวข้องกับการสนับสนุน การชมเชย และการวิพากษ์วิจารณ์ ข้อเสนอแนะเชิงลบจากผู้จัดการควรจะสร้างสรรค์ และถึงแม้ว่าทุกคนมักจะมองหาข้อผิดพลาดในการทำงานและใส่ใจกับข้อบกพร่องเป็นพิเศษ แต่การสนทนากับลูกน้องควรเริ่มต้นด้วยสิ่งที่ทำได้ดี
10. ขาดการตอบรับเพื่อพัฒนาทักษะการมอบหมาย ผู้จัดการจะต้องสามารถฟังและได้ยินผู้ใต้บังคับบัญชา: ถามความคิดเห็นของพวกเขาเป็นประจำว่าเขาจัดการมอบหมายงานและรับฟังความปรารถนาของพวกเขาได้ดีเพียงใด พนักงานอาจรู้สึกไม่ไว้วางใจและกลัวในตอนแรก ดังนั้นผู้จัดการจึงต้องสร้างความมั่นใจให้พวกเขาว่าผลตอบรับจะเป็นประโยชน์ต่อทุกคน
โจเซฟ ที. สเตราบ 
“ผู้จัดการเปรียว
คู่มือการมอบหมายงาน"
สำนักพิมพ์ธุรกิจความเร็ว – 96 น.
- ผู้ชอบความสมบูรณ์แบบ พวกเขาไม่เคยพูดว่า: “ถ้าอยากทำให้ดีก็ทำเอง”;
- แชมป์แห่งการควบคุม พวกเขาชอบที่จะ “จับชีพจร” ตลอดเวลา ซึ่งทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาโกรธจัด (“บิล คุณไม่คิดว่าโต๊ะของคุณควรหันไปทางซ้ายสักหน่อยเหรอ?” หรือ “จอภาพไม่ควรโดนแสงแดดโดยตรง ”);
- คนขี้ระแวง พวกเขาสงสัยในความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชาและไม่รู้ว่าแรงจูงใจของพวกเขาคืออะไร พวกเขาจะมอบความไว้วางใจให้พวกเขาทำงานที่ต้องใช้ความสามารถในการคิดนอกกรอบได้อย่างไร?
- คนโสด พวกเขาค่อนข้างคล้ายกับพวกชอบความสมบูรณ์แบบ: พวกเขาไม่เชื่อในการทำงานเป็นทีมจึงชอบทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ในกรณี;
- เผา ในอดีตพวกเขาพยายามมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยความปรารถนาที่ซ่อนเร้นว่าเขาจะทำให้งานล้มเหลว โดยธรรมชาติแล้วนี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น ตอนนี้คติประจำใจของพวกเขาคือ: “ถ้าคุณโดนนมไหม้ คุณจะโดนน้ำ”;
- ไม่มีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลง พวกเขาชอบสิ่งที่คาดเดาได้และเป็นระเบียบ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากที่จะมอบหมายให้พวกเขา เพราะผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถนำความวุ่นวายมาสู่เหตุการณ์ตามธรรมชาติได้
- พวกเผด็จการ ตามหลักการ “ฉันถูกจ้างให้คิด ส่วนคุณถูกจ้างให้ทำงาน” พวกเขาไม่เคยมอบหมายงานสำคัญเลย
การตระหนักว่าอะไรขัดขวางไม่ให้คุณมอบหมายความรับผิดชอบบางอย่างให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นก้าวแรกในการทำให้การมอบหมายงานเป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณที่ยอมรับได้
โรเบิร์ต เฮลเลอร์ 
“ผู้จัดการที่สำคัญ
วิธีการมอบหมาย”
บริษัท ดอร์ลิ่ง คินเดอร์สลีย์ จำกัด – 72 น.
หนังสือเล่มนี้สรุปประเด็นที่สำคัญที่สุดของการมอบหมาย: วิธีจูงใจผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำงานให้สำเร็จ จะเริ่มต้นที่ไหนและจะจัดโครงสร้างกระบวนการโอนความรับผิดชอบอย่างไร สิ่งที่ควรใส่ใจเป็นพิเศษ
นอกจากนี้ยังเป็นไปไม่ได้ที่จะมอบหมายโดยไม่ไว้วางใจ ถ้าผู้จัดการไม่เชื่อใจลูกน้อง ก็ควรไล่เขาออกจะดีกว่า อย่างไรก็ตาม อันดับแรกคุณต้องแน่ใจว่าความไม่ไว้วางใจนั้นขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง ไม่ใช่ความคิดเห็นส่วนตัว
เมื่อทำการมอบหมายคุณต้องการ:
- ใช้ทุกช่องทางในการสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชา
- ปฏิบัติต่อพนักงานอย่างมืออาชีพในสาขาของตน
- บอกผู้ใต้บังคับบัญชาที่คุณมอบหมายงานให้ว่าคุณเคารพและเห็นคุณค่าของพวกเขา
- ให้การสนับสนุน
- ช่วยให้คุณสามารถแสดงความคิดเห็นของคุณ
- ลืมไปว่าการสร้างความไว้วางใจเป็นกระบวนการสองทางที่อาจต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก
- สั่งให้คนอื่นทำสิ่งที่คุณจะไม่ทำด้วยตัวเอง
- ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเป็น "แพะรับบาป" หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
การสังเกตผู้ใต้บังคับบัญชาจะช่วยให้ผู้จัดการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ที่สร้างสรรค์กับพวกเขาได้ โดยปกติแล้ว พฤติกรรมของมนุษย์จะสอดคล้องกับลักษณะใดลักษณะหนึ่งจากสามลักษณะนี้:
- ผู้ปกครอง – ควบคุม, สนับสนุน, เด็ดเดี่ยว;
- ผู้ใหญ่ – มีเหตุผล มีวัตถุประสงค์ มุ่งเน้นข้อเท็จจริง
- เด็กเอาแต่ใจตนเอง พึ่งพาตนเอง ดื้อรั้น
รูปแบบการมอบหมายที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดคือ “ผู้ใหญ่ - ผู้ใหญ่”
แฟรงค์ เอฟ. ฮับป์
“การมอบหมายที่ประสบความสำเร็จ: 
วิธีทำให้คนของคุณเติบโต
สร้างทีมของคุณ เพิ่มเวลาและเพิ่มผลกำไรและผลผลิต"
อาชีพประชาสัมพันธ์อิงค์ – 56 น.
ผู้เขียนหนังสือเล่มนี้มั่นใจว่า: เพื่อเริ่มการมอบหมาย ผู้จัดการจะต้องเอาชนะอุปสรรคทางจิตวิทยาหลายประการที่ขัดขวางไม่ให้เขามอบความรับผิดชอบส่วนหนึ่งให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา มีสาเหตุเจ็ดประการที่ทำให้ผู้จัดการประสบปัญหาในการมอบหมายงาน:
1. อัตตา เป็นเรื่องยากสำหรับผู้จัดการที่จะตกลงกับความคิดที่ว่าใครบางคนสามารถรับมือกับงานที่ไม่เลวร้ายไปกว่าเขา เขาคิดว่า:“ แล้วถ้าผู้ใต้บังคับบัญชาทำได้ดีกว่าล่ะ” เขาต้องเข้าใจว่าสิ่งนี้จะไม่ส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของเขาในฐานะผู้นำ
2. ขาดความไว้วางใจ. โดยธรรมชาติแล้วจำเป็นต้องพิจารณาว่าพนักงานสามารถรับมือกับงานได้หรือไม่ อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องแสดงความไม่ไว้วางใจต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
3. เสียเวลา. บางทีคุณอาจใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการรวบรวมรายงาน และสามชั่วโมงสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ แต่คุณจะได้รับเวลาว่างเต็มชั่วโมง และผู้ใต้บังคับบัญชาจะรับมือกับงานนี้ได้เร็วขึ้นในอนาคต
4. ขาดการควบคุม. การแบ่งปันความรับผิดชอบต่อผู้จัดการก็เหมือนกับการมอบกุญแจตู้เซฟไปโดนมือคนผิด อย่างไรก็ตาม จำไว้ว่า ประสิทธิภาพการบริหารจัดการประการแรก ประเมินจากปริมาณงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชาทำได้ ไม่ใช่โดยผู้จัดการเป็นการส่วนตัว ดังนั้นการมอบหมายเพียงเพิ่มประสิทธิภาพของคุณเท่านั้น
5. ดินแดนที่ไม่คุ้นเคย บางทีอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้จัดการในการสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชา: สอน ฝึกอบรม และให้คำปรึกษาแก่พวกเขา
6. ความภาคภูมิใจ ใช้เวลาส่วนใหญ่ในชีวิตในที่ทำงาน จัดการ 12 โครงการอย่างอิสระ ทั้งหมดนี้ทำให้ผู้จัดการมีเหตุผลที่จะภูมิใจในตัวเอง ความสามารถ และความสำเร็จของเขา แต่เฉพาะในกรณีที่คุณภาพของงานไม่ได้รับผลกระทบและผู้จัดการเองก็ไม่ได้อยู่ในภาวะฉุกเฉินอย่างต่อเนื่อง
7. ความรู้สึกผิด. การมอบหมายงานที่ผู้จัดการเองก็พบว่าน่าเบื่อสามารถทำให้เขารู้สึกผิดได้ แต่แล้วคุณเพียงแค่ต้องค้นหาผู้ใต้บังคับบัญชาที่งานนี้ดูน่าสนใจ
ลอยด์ ฟินช์
โรเบิร์ต บี. แมดดักซ์
“ทักษะการมอบหมายสำหรับผู้นำ: แผนปฏิบัติการสู่ความสำเร็จ 
ในฐานะผู้จัดการ"
การเรียนรู้ที่คมชัด – 120 น.
ประการแรกประกอบด้วยความเข้าใจผิดของผู้จัดการดังต่อไปนี้:
- ฉันไม่มีเวลาฝึกอบรมพนักงาน
- ฉันเก่งในงานปฏิบัติการมากกว่างานบริหาร ดังนั้นฉันจึงชอบทำงานด้วยตัวเองมากกว่า
- หากฉันเรียกร้องจากพนักงานมากเกินไป พวกเขาก็จะเลิกปฏิบัติต่อฉันอย่างดี
- ฉันไม่รู้ว่าจะมอบหมายให้ใครและอะไรเสมอไป
มันค่อนข้างง่ายสำหรับผู้จัดการที่จะจัดการกับอุปสรรคดังกล่าว เพียงแค่เปลี่ยนทัศนคติของคุณ: ดูสิ ด้านบวกเกี่ยวกับผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ คิดถึงความสามารถของพวกเขา และมุ่งมั่นที่จะช่วยให้พวกเขาพัฒนา
อุปสรรคกลุ่มที่สอง:
- ฉันไม่สามารถมอบหมายได้เนื่องจากลูกน้องของฉันขาดประสบการณ์และคุณสมบัติ
- พวกเขาไม่ทราบวิธีจัดการทรัพยากรที่มีอยู่อย่างเหมาะสม
- ลูกน้องของฉันไม่ต้องการรับผิดชอบ
- พนักงานกลัวคำวิจารณ์จึงหลีกเลี่ยงความเสี่ยง
ผู้จัดการสามารถเอาชนะอุปสรรคของกลุ่มนี้ได้ด้วยการตั้งเป้าหมายในการฝึกอบรมผู้ใต้บังคับบัญชาและพัฒนาทักษะของพวกเขา
ตัวอย่างของอุปสรรคในสถานการณ์:
- ผู้บริหารระดับสูงต้องการให้ฉันทำงานให้เสร็จด้วยตัวเอง
- ไม่มีใครมอบหมายงานนี้ให้
- ฉันตัดสินใจส่วนใหญ่ในช่วงวิกฤต
เพื่อเอาชนะอุปสรรคดังกล่าวแนะนำให้จัดทำแผนเป็นลายลักษณ์อักษร การกระทำง่ายๆที่จะช่วยลดผลกระทบจากสถานการณ์ได้ ผู้เขียนเชื่อว่าเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับผู้นำที่จะจัดการกับอุปสรรคของกลุ่มนี้
ผู้จัดการทำงานเจ็ดวันต่อสัปดาห์ และผู้ใต้บังคับบัญชารอคำสั่ง ทำไมผู้จัดการถึงตกหลุมพรางนี้? และจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร?
เคยทำงานด้านการผลิตมามากกว่าสิบปีและสังเกตคนงานและผู้จัดการ ระดับที่แตกต่างกันรวมถึงตัวฉันเองด้วย ฉันต้องเผชิญกับการขาดทักษะในการกำหนดงานและการมอบหมายงานระหว่างผู้จัดการอยู่ตลอดเวลา ผู้จัดการบางคนมอบหมายงานเพื่อดำเนินการ แต่ไม่มอบหมาย แต่กลับโทษปัญหาทั้งหมดไปที่ผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งในทางกลับกันไม่เข้าใจว่าต้องทำอะไร เขินอายที่จะถาม หรือเพียงแค่ก่อวินาศกรรม และงานไม่เสร็จสิ้น แต่สะสมเหมือนก้อนหิมะ พัฒนาเป็นปัญหา หรือดำเนินการตามดุลยพินิจของพนักงานที่มีข้อมูลน้อย มีมุมมองที่แตกต่างในงาน และมักขาดแรงจูงใจ ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจในบทความนี้เพื่อแสดงข้อผิดพลาดในการมอบหมายที่ชัดเจนและไม่ชัดเจนนักบางทีอาจมีคนมองตัวเองจากภายนอกแล้วคิดดู และบางคนก็จะเริ่มลงมือทำ
ข้อผิดพลาด #1: ขาดการมอบหมาย
ฟังดูไม่ถูกต้อง ความล้มเหลวในการมอบหมายไม่ใช่ความล้มเหลวในการมอบหมาย นี่เป็นข้อผิดพลาดในการจัดระเบียบการทำงาน หากทุกคนในองค์กรของคุณมีเป้าหมาย วัตถุประสงค์ กำหนดเวลา และทุกคนรู้ว่าควรทำอะไร ณ จุดใดจุดหนึ่ง การมอบหมายงานจะไม่มีประสิทธิภาพ เห็นด้วย เป็นการยากที่จะมอบหมายบางสิ่งให้กับพนักงานสายพานลำเลียงหากเขาออกไป ที่ทำงานเฉพาะเมื่อมีความจำเป็นจริงๆ เท่านั้น แต่มันเป็นไปได้ คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับ " การผลิตแบบลีน”(โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบคำว่า "การผลิตแบบคล่องตัว") ในระหว่างองค์กร พนักงานได้รับมอบหมายหน้าที่ค่อนข้างมาก ได้แก่ การควบคุมคุณภาพ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
องค์กรที่ไม่มีการมอบหมายงานถือเป็นข้อยกเว้น ประการแรก องค์กรไม่พัฒนา และประการที่สอง องค์กรลดแรงจูงใจของพนักงาน ผู้นำที่ไม่มอบหมายมีหน้าตาเป็นอย่างไร? จมอยู่กับงานอย่างต่อเนื่องโต๊ะเกลื่อนไปด้วยกระดาษ เขามีเวลาเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจหรือไม่? เขามีเวลาปรับปรุงโครงสร้างหรือไม่? กิน. หลังเลิกงาน.
พนักงานที่ผู้จัดการไม่ได้มอบหมายมีหน้าตาเป็นอย่างไร พวกเขากำลังนั่งอยู่ พวกเขาอ่าน โต้ตอบบนโซเชียลเน็ตเวิร์กและผู้ส่งสาร ซุบซิบ... หากมีการจัดระเบียบกระบวนการทางธุรกิจอย่างถูกต้อง พวกเขาก็จะทำงาน แล้วก็นั่งลง ดังนั้นมอบหมายทุกอย่างที่สามารถมอบหมายได้
ข้อผิดพลาดหมายเลข 2 การมอบหมายงานของผู้อื่น
เพื่อนร่วมงานของคุณหมดเวลาและขอความช่วยเหลือ คุณเห็นด้วยอย่างยิ่ง แต่คุณเองก็ไม่มีเวลาและมอบหมายงานต่อไป นี่เป็นสิ่งที่ผิดอย่างแน่นอน ประการแรก มันจะเหมือนกับโทรศัพท์เสีย และประการที่สอง คุณจะต้องเผชิญกับการเผชิญหน้าและความเข้าใจผิดของพนักงาน
เมื่อฉันเริ่มอธิบายข้อผิดพลาดนี้ ความคล้ายคลึงกับนกกาเหว่าก็เข้ามาในใจทันที มีคนที่มีความสามารถโดยธรรมชาติแล้วโยนงานให้คนอื่นเหมือนนกกาเหว่าขว้างไข่ใส่รังของคนอื่น และคุณเสียเวลากับมันจนทำให้งานของคุณเสียหาย หากคุณฟักไข่ ให้อาหาร และยกระดับงานนี้ นี่คือปัญหาของคุณ และหากคุณมอบหมายงานเพิ่มเติม นี่คือปัญหาของพนักงานและความผิดพลาดของคุณ
ทำไมงานนี้ถึงมาหาคุณตั้งแต่แรก? ใครควรทำจริง? ก่อนที่คุณจะมอบหมาย คุณต้องค้นหาก่อนว่านี่เป็นงานของคุณจริงๆ หรือเป็นงานของแผนกของคุณ และสำหรับสิ่งนี้คุณต้องรู้ โครงสร้างองค์กรและ ความรับผิดชอบในงานของพวกเขาและผู้ใต้บังคับบัญชาของพวกเขา
ข้อผิดพลาด #3: การมอบหมายสิ่งที่ไม่สามารถมอบหมายได้
มาวาดภาพที่น่าอัศจรรย์กันเล็กน้อย หลอดโปร่งใสขยายจากคุณไปยังพนักงานของคุณ โดยคุณสามารถถ่ายโอนทรัพยากร อิทธิพลในการควบคุม รางวัล อิทธิพลในการฝึกอบรม อิทธิพลที่สร้างแรงบันดาลใจจากพวกเขา ผ่านท่อเดียวกันนี้ คุณจะได้รับผลลัพธ์และข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสภาพของพวกเขา จะเกิดอะไรขึ้นถ้าหลอดเหล่านี้ถูกมอบให้กับรอง? สิ่งต่าง ๆ สามารถเกิดขึ้นได้ แต่โดยส่วนใหญ่แล้วไม่มีอะไรดีเลย งานบางอย่างไม่สามารถมอบหมายได้ พวกเขาสามารถแบ่งออกเป็นสามกลุ่ม:
- งานของผู้จัดการ
- งานที่ซับซ้อนซึ่งแม้แต่คุณไม่สามารถแก้ไขได้ และงานที่มีความเสี่ยงสูง
- เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ
ข้อผิดพลาด #4: การมอบหมายงานก่อนกำหนด
ข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้นบ่อยมากในหมู่ผู้จัดการ เมื่อได้รับงานจากฝ่ายบริหารแล้วพวกเขาก็ส่งงานไปโดยไม่มอง สิ่งนี้เป็นไปไม่ได้ งานได้รับความไว้วางใจจากคุณแล้ว และคุณต้องรับผิดชอบงานนี้
ก่อนที่จะมอบหมายงานที่ได้รับใหม่ คุณต้องวิเคราะห์ก่อน (จะทำอย่างไร ทำอย่างไร ทำอย่างไร เมื่อใด จะทำอย่างไร) ราวกับว่าคุณกำลังวางแผนที่จะทำเอง ถามคำถามที่จำเป็นทั้งหมดและค้นหาข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด ทุกงานแม้แต่งานที่ง่ายที่สุดก็อาจมีความยากลำบากที่ต้องคาดการณ์ก่อนที่ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณจะเผชิญหน้า และยิ่งกว่านั้นก่อนที่เขาจะเริ่มต้นแก้ไขปัญหาเหล่านั้นตามดุลยพินิจของเขาเอง
เมื่อส่งสัญญาณงานเช่นนี้ โทรศัพท์อาจกลายเป็นคนหูหนวก ผู้ใต้บังคับบัญชาถามคุณ คุณถามผู้จัดการของคุณและส่งต่อไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา แต่เขาสนใจข้อมูลที่แตกต่างกันเล็กน้อย คุณชี้แจงครั้งแล้วครั้งเล่า โดยค่อยๆ สูญเสียความเคารพของทั้งผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา ในท้ายที่สุดคุณยังคงต้องคิดออก แต่เวลาและใบหน้าหายไป
ในความเป็นจริง นี่คือการขาดการมอบหมาย เนื่องจากด้วยการมอบหมายจะต้องอธิบายให้พนักงานทราบถึงเป้าหมาย สาระสำคัญของงาน ผลลัพธ์ที่ยอมรับได้และยอมรับไม่ได้ กระตุ้น และรับข้อเสนอแนะ ในกรณีนี้ งานจะถูกหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาดหมายเลข 5 เลือกนักแสดงผิด
การเลือกนักแสดงที่ไม่ถูกต้องไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการมอบหมายงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจ้างคนงานโดยทั่วไปด้วย หากองค์กรของคุณจ้างบุคลากรที่มีทักษะต่ำและไม่มีแรงจูงใจ คุณก็สามารถลืมเรื่องการมอบหมายงานได้เลย ทางเลือกเดียวสำหรับคุณคือคำแนะนำ: “เอามาให้ไปที่ ... - อย่าเข้าไปยุ่ง” หยาบแต่สำคัญ. คนประเภท A จ้างคนประเภท A คนประเภท B จ้างคนประเภท B
กล่าวคือ ถ้าคุณไถเหมือนวัว คุณก็แค่โทษตัวเองเท่านั้น เพราะมีทางเลือกสองทาง คือ คุณไม่มอบหมายเพราะไม่มีใคร คุณไม่มอบหมายเพราะคุณไม่รู้วิธีการ ในทั้งสองกรณีมีเพียงคุณเท่านั้นที่จะถูกตำหนิ
ข้อผิดพลาด #6: การมอบหมายผ่านระดับองค์กร
ข้าราชบริพารของฉันไม่ใช่ข้าราชบริพารของฉัน หลายคนไม่เคยได้ยินหลักการนี้ และผู้ที่เคยได้ยินก็ไม่ปฏิบัติตามภายใต้อิทธิพลของสิ่งแวดล้อม ฉันหมายถึงอะไรโดยสภาพแวดล้อม?
เราทุกคนมาทำงานหรือเริ่มต้นธุรกิจแบบ “เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม” โดยไม่รู้ว่าทำอย่างไร อะไร และเมื่อใด มีเพียงความรู้เชิงทฤษฎีเท่านั้น เราไม่รู้ว่าจะต้องประพฤติตนอย่างไร และเราทำซ้ำสิ่งที่คนอื่นทำ: ผู้จัดการ เพื่อนร่วมงานอาวุโส หุ้นส่วนอาวุโส แต่มีผู้จัดการที่มีความสามารถเพียงไม่กี่คนที่เราสามารถและควรเรียนรู้จากพวกเขา ดังนั้นเราจึงคัดลอกรูปแบบพฤติกรรมที่ไม่ถูกต้องในตอนแรก กล่าวคือพฤติกรรมของผู้นำที่มีความสามารถและกระตือรือร้นซึ่งรู้ทุกอย่างและเข้าแทรกแซงในทุกสิ่งเขาควบคุมทุกอย่างและให้คำแนะนำแก่ทุกคนและไม่รู้จักคำว่า "การอยู่ใต้บังคับบัญชา" มันดูน่าประทับใจ บางครั้งก็มีประสิทธิภาพด้วยซ้ำ แต่บ่อยครั้งที่มันสร้างปัญหามากกว่าโอกาส
การมอบหมายงานในระดับองค์กรเป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการได้ แต่มันมีอยู่จริง ฉันเห็นมันเอง การมอบหมายงานในองค์กรควรเกิดขึ้นเหมือนการเคลื่อนไหวของหนอนในดิน งานจะเข้าทางปากและออกจากศีรษะผ่านทั่วร่างกายโดยตรงและออกทางทวารหนัก คุณไม่สามารถดันดินผ่านส่วนใดส่วนหนึ่งของระบบย่อยอาหารของหนอนได้ ฉันขอโทษสำหรับการเปรียบเทียบที่ไม่พึงประสงค์
ข้อผิดพลาดหมายเลข 7 งานไม่ส่งมอบตรงเวลา
ทุกอย่างจะต้องเสร็จตรงเวลารวมถึงการมอบหมายงานด้วย เป็นเรื่องโง่ที่จะพยายามมอบหมายงานหากถึงกำหนดเมื่อวานนี้ บ่อยครั้งที่ผู้จัดการเริ่ม "รีเซ็ต" งานเมื่อเห็นว่าตนเองตามไม่ทัน หรือมีตัวเลือกที่สองซึ่งฉันได้กล่าวไปแล้ว - ทันทีที่คุณได้รับงานหรืออยู่ในใจ ทั้งสองอย่างที่คุณเข้าใจนั้นไม่ถูกต้อง
ลองนึกภาพว่าคุณเป็นนายพลและผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณเป็นเจ้าหน้าที่ คุณเห็นภาพทั้งหมดแต่เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น หากทุกครั้งที่มีความคิดในการซ้อมรบเข้ามาในใจคุณคุณแสดงออกและพวกเขาก็ลงมือทำ จากนั้นเมื่อเริ่มการรบหลักกองทหารก็จะหมดแรง และกรณีตรงกันข้าม หากคุณรอจนนาทีสุดท้ายแล้วแจ้งเตือนกองทหารทุกครั้ง ก็ไม่จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่เลย คุณต้องมีทหารที่ออกคำสั่ง เพราะพวกเขาไม่มีเวลาคิด จึงต้องดำเนินการทันที
ข้อผิดพลาดหมายเลข 8 ไม่ได้กำหนดวัตถุประสงค์ของงาน
ฉันได้เล่าเรื่องราวต่อไปนี้ ในองค์กรแห่งหนึ่ง พวกเขาตัดสินใจทดสอบวิธีการผลิตแบบใหม่ และมอบหมายงานให้ผู้ปฏิบัติงานดำเนินการ งานที่จำเป็น- งานได้รับมอบหมายเป็นลายลักษณ์อักษรใน กะกลางคืนกล่าวคือเขาไม่มีโอกาสชี้แจงรายละเอียดของงาน ไม่ได้อธิบายวัตถุประสงค์ของงาน ในงานชิ้นหนึ่งมีการเบี่ยงเบนไปจากกระบวนการปกติ (นี่คือจุดประสงค์ของการทดสอบ) แต่คนงานตัดสินใจว่านี่เป็นข้อผิดพลาด เขาตั้งเป้าหมายสำหรับตัวเอง (ทำทุกอย่างตามปกติ) และปรับงานให้เหมาะสม เปลี่ยนเงื่อนไข และด้วยเหตุนี้จึงทำลายการทดลอง
ฉันจะเพิ่มมันทันที การยึดมั่นในคำแนะนำอย่างเคร่งครัดและวินัยที่เข้มงวดนั้นแน่นอนว่าเป็นสิ่งที่ดี แต่บางครั้งก็นำไปสู่ปัญหาที่ใหญ่กว่านั้น และบางครั้งก็ปฏิเสธที่จะทำอะไรนอกเหนือจากคำแนะนำ
ข้อผิดพลาดหมายเลข 9 ไม่ได้ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของงาน
ยังไง?! ยังไม่ทำเหรอ! สิ่งนี้จำเป็นเมื่อวานนี้! คุณมักจะได้ยินคำพูดดังกล่าวบ่อยครั้ง ข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้นในทุกขั้นตอน ผู้จัดการที่มอบหมายงานให้กับพนักงานบอกเป็นนัยว่าเขาจะเริ่มทำงานให้เสร็จทันทีหรือไม่คำนึงถึงเวลาด้วยซ้ำ และพนักงานมักจะทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นตามลำดับความสำคัญ - มาก่อนออกก่อน ส่งผลให้พลาดกำหนดเวลา ลองนึกดูว่าถ้าเขาเริ่มทำภารกิจให้สำเร็จทันที! งานที่เริ่มต้นแต่ยังไม่เสร็จหลายสิบงานและพนักงานที่หมดแรงบันดาลใจโดยสิ้นเชิงซึ่งไม่แม้แต่จะเริ่มงานใหม่ด้วยซ้ำ เพราะจากประสบการณ์ของฉันเอง ฉันจึงตระหนักถึงภูมิปัญญาของทหาร: “อย่ารีบเร่งที่จะปฏิบัติตามคำสั่ง - พวกเขาจะยกเลิกมัน”
มีเรื่องตลกชื่อดังเกี่ยวกับตะปูสามตัว: “ ครั้งโซเวียต- ประชุมผู้บริหารเพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์ ประธาน-ผู้จัดการที่ทันสมัยที่สุดถูกถาม:
- คุณจัดการให้เสร็จมากมายได้อย่างไร?
เขาตอบ:
- ง่ายมาก! วิธีสามเล็บ ฉันมีตะปูสามตัวตอกอยู่เหนือโต๊ะ เมื่อมีคำสั่งหรือคำขอมาถึงฉัน ฉันจะเขียนมันลงบนกระดาษแล้วแขวนไว้บนตะปู และฉันไม่ทำอะไรเลย เมื่อการแจ้งเตือนครั้งแรกมาถึง ฉันจะย้ายมันไปที่ตะปูที่สอง หลังจากการเตือนครั้งที่สอง - ในวันที่สาม และหลังจากการเตือนความจำครั้งที่สามเท่านั้นที่ฉันจะเริ่มปฏิบัติตาม อย่างไรก็ตาม มีคำสั่งซื้อเพียงไม่กี่ชิ้นที่ไปถึงตะปูตัวที่สาม”
หลายคนใช้วิธีนี้เพราะพวกเขาคุ้นเคยกับความจริงที่ว่าความคิดริเริ่มที่เริ่มต้นจากเบื้องบนมักจะไม่ถูกคิดและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาซึ่งบางครั้งก็ตรงกันข้าม
พนักงานที่ดีจะถามว่าเมื่อใดควรทำงานให้เสร็จสิ้น จากนั้นผู้จัดการขี้ลืมจะตระหนักถึงความผิดพลาดของเขา และพูดอย่างมีวิจารณญาณว่า "พรุ่งนี้" เพราะไม่รู้ว่าควรทำเมื่อไรแต่ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนจึงไม่ใช่วันนี้ และหากงานนั้นเร่งด่วน ผู้จัดการก็จะพูดประมาณว่า “ทันที” หรือ “เมื่อวาน”
ข้อผิดพลาด #10: ไม่จัดลำดับความสำคัญ
ตอนนี้ฉันจะเล่าให้คุณฟังเกี่ยวกับพนักงานที่มีความรับผิดชอบมากคนหนึ่งและผู้จัดการที่ไม่รับผิดชอบของเขา บางทีบางคนอาจเห็นตัวเองในภาพใดภาพหนึ่งจากสองภาพนี้
กาลครั้งหนึ่งมีคนงานที่มีความรับผิดชอบอาศัยอยู่ เขาไม่ชอบงานของเขา คุณจะเข้าใจว่าทำไมในภายหลัง แต่เขาทำได้ดีและมีระเบียบวินัย ในตอนเย็นเขาได้วางแผนสำหรับวันพรุ่งนี้และวันรุ่งขึ้นเขาก็เริ่มทำงาน แต่สิ่งนี้ไม่ได้ผลเสมอไป บางครั้งในขณะที่เดินทางไปทำงาน เจ้านาย เจ้านายของเจ้านาย หรือคนอื่น ๆ ที่เงินเดือนลูกจ้างขึ้นอยู่กับจะโทรหาเขาและมอบหมายงานใหม่ให้เขาโดยด่วน พนักงานมาถึงที่ทำงานและเริ่มปฏิบัติงานนี้ หลังจากช่วงเวลาสั้นๆ เจ้านาย หรือเจ้านาย หรือบุคคลอื่นที่เงินเดือนลูกจ้างขึ้นอยู่ ก็โทรมาเตือนเรื่องงานอื่นที่ออกก่อนหน้านี้และสำคัญและเร่งด่วนมากด้วย จากนั้นพนักงานที่รับผิดชอบก็เริ่มทำงานใหม่นี้ หลังจากช่วงเวลาสั้นๆ พนักงานก็จำแผนของเขาได้ ซึ่งงานทั้งหมดมีความเร่งด่วนและสำคัญ และไม่สามารถมีสมาธิกับงานอื่นได้ และไม่สามารถทนต่อแรงกดดันได้ จึงเปิด Vkontakte ท่ามกลางการเลื่อนดูฟีด เจ้านาย เจ้านาย หรือใครก็ตามที่เงินเดือนลูกจ้างขึ้นอยู่ก็โทรมาเตือนเรื่องงานสำคัญและเร่งด่วนที่สุด คนงานเริ่มทำงานให้เสร็จ แต่เมื่อผ่านไปได้ไม่นาน เจ้านาย หรือเจ้านาย หรือบุคคลอื่นที่เงินเดือนลูกจ้างขึ้นอยู่ก็โทรมาขอให้ส่งข้อมูลที่จำเป็น มันง่ายกว่าและชัดเจนกว่า ดังนั้นเขาจึงอดไม่ได้ที่จะขัดจังหวะ จากนั้นก็มีคนโทรมาอีกครั้งและขอให้คำนวณบางอย่าง ส่งบางอย่าง ค้นหาข้อผิดพลาดที่ไหนสักแห่ง ทำบางสิ่งให้ใครบางคนให้เสร็จ และเมื่อสิ้นสุดวันทำงานก็มาถึง คนงานวางแผนสำหรับวันพรุ่งนี้ ทำงานกลับบ้าน และขับรถกลับบ้านอย่างเหนื่อยล้า ระหว่างทางกลับบ้าน มีคนโทรมาอีกครั้ง และวันนี้แผนสำหรับวันพรุ่งนี้ก็เริ่มเปลี่ยนไป
การขาดลำดับความสำคัญในการตั้งค่างานและการมอบหมายงานถือเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดหลังจากพลาดกำหนดเวลา
แม็กซิม เดนิซอฟ
