ซัพพลายเออร์ติดสินบน จะเข้าใจได้อย่างไรว่าใครในบริษัทของคุณรับเงินใต้โต๊ะ ผู้อำนวยการทั่วไปพูด

ในการทำงานของคุณ จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการต่อสู้กับเงินใต้โต๊ะเป็นหลัก ท้ายที่สุดแล้ว ทุกคนรู้ดีว่าเงินใต้โต๊ะที่เรียกว่า "สินบน" หรือการติดสินบนเชิงพาณิชย์ในภาษากฎหมายเป็นอุปสรรคต่อการพัฒนาธุรกิจใดๆ นอก​จาก​นี้ ผู้​ที่​เกี่ยว​ข้อง​กับ “การ​กระทำ​สกปรก” เหล่า​นี้​ยัง​นำ​ตัว​เอง​และ​คน​อื่น​ไป​สู่​การ​ดำเนิน​คดี​ทาง​อาญา.

จะมีการรับสินบนสำหรับทุกสิ่ง ตั้งแต่การจัดระบบงานไปจนถึงการปฏิบัติหน้าที่อย่างมีมโนธรรม เสมียนเกือบทุกคนในสายการอนุมัติและใบอนุญาตพยายามทำกำไรด้วยค่าใช้จ่ายของคุณ

หากเราพูดถึงองค์กรและภาคบริการ เงินใต้โต๊ะอาจเป็นแบบครั้งเดียวหรือสม่ำเสมอ:

• -ค่าธรรมเนียมแรกเข้าตลาด
• - การชำระเงินเพื่อปรับปรุงเงื่อนไขการจัดหาสินค้าและบริการ
• -ค่าธรรมเนียมในการรวมบริษัทของคุณเข้าประกวดราคา การส่งใบสมัครเข้าร่วมการแข่งขัน ฯลฯ
• -ค่าธรรมเนียมการจัดประชุมกับคนที่เหมาะสม
• - การชำระค่าซื้อสินค้าที่มีสภาพคล่องต่ำ
• - การชำระเงินสำหรับการปฏิบัติตามภาระผูกพันและสัญญาอย่างทันท่วงที

วิธีการเสนอเงินสินบนได้รับการพัฒนาหลายวิธี:

1. “ส่วนลด” - เงินใต้โต๊ะนี้จะได้รับในรูปแบบของส่วนลดจากจำนวนธุรกรรมทั้งหมด
2. “ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม” - ผู้ซื้อขอเบี้ยประกันภัยเพิ่มเติมจากราคา จากนั้นจะได้รับเงินดังกล่าวในรูปแบบของเงินใต้โต๊ะ

ผู้ซื้อที่ "เป็นมืออาชีพ" จัดการลดราคาซื้อก่อน จากนั้นจึงเพิ่มพรีเมียมเหนือรายการราคา จึงได้ "สองต่อหนึ่ง" ด้วยการดำเนินการนี้ ส่วนต่างที่ได้รับทั้งหมดจะเข้ากระเป๋าของผู้ซื้อ การดำเนินการเพิ่มเติมทั้งหมดอยู่ระหว่างการหารือเพื่อขับเคลื่อนข้อตกลงไปข้างหน้า นี่คือการคำนวณจำนวนเงินใต้โต๊ะหรือเปอร์เซ็นต์ที่ได้รับในมือ ช่วงเวลาในการรับเงิน แผนการโอนเงิน

บริการรักษาความปลอดภัยของบริษัทไม่สามารถระบุตัวผู้ฉ้อโกงได้เสมอไป การติดตามและจับโจรได้ยากมาก ผู้จัดการที่มีประสบการณ์ในเรื่องดังกล่าวจะสงสัยว่ามี "กลอุบาย" ทันที เมื่อได้ยินคำใบ้หรือข้อเสนอที่ "น่าสนใจ" เขาจะพยายามเปลี่ยนการสนทนาออกจากที่ทำงานโดยได้รับคำแนะนำจากแรงจูงใจหลายประการ:

- สำนักงานและที่ทำงานสามารถติดตั้งกล้องและการดักฟังโทรศัพท์ได้
— การสนทนาอาจมีพยานหรือถูกขัดจังหวะด้วยปัญหาการทำงาน
- ผลกระทบทางจิตวิทยาของสถานที่ทำงาน

พนักงานพยายามเปลี่ยนการสนทนาให้กลายเป็นบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ เช่น พาคู่สนทนาไปที่ "ห้องสูบบุหรี่" หรือนอกองค์กร (ร้านกาแฟ ร้านอาหาร) ซึ่งปัญหานี้จะได้รับการแก้ไขตาม "ความสนใจ" ของ ผู้จัดการเอง

หน้าที่ขององค์กรของเราเมื่อเข้าร่วมในธุรกรรมดังกล่าวคือการระบุผู้มีส่วนได้เสีย พนักงานขององค์กร ซึ่งมีผลประโยชน์แสวงหาผลประโยชน์ส่วนตัวเมื่อสรุปข้อตกลงและถ่ายโอนข้อมูลที่บันทึกไว้ไปยังฝ่ายบริหารขององค์กรของคุณ

ข้อได้เปรียบของเราคือการเจรจาทุกขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบจะเกิดขึ้นต่อหน้าพนักงานของเรา ในกรณีนี้ ผู้เจรจาของเราไม่ได้แสวงหาผลประโยชน์ใด ๆ เพื่อตนเองเป็นการส่วนตัว แต่ทำธุรกรรมภายในกรอบของภาระผูกพันตามสัญญา ขณะเดียวกันก็รับข้อมูลเกี่ยวกับ "ความสุจริตใจ" ของพันธมิตรในอนาคต ผลลัพธ์ของการเจรจาจะถูกจัดเตรียมให้กับลูกค้าในรูปแบบของการบันทึกเสียง

ผู้จัดการคนใดก็ตามรู้ดีว่าซัพพลายเออร์ที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่หายาก ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถรับมือกับงานดังกล่าวได้ และบางคนถึงกับเชื่อว่าคุณต้องเกิดมาหรือเป็นที่หนึ่งในใจ

พนักงานที่เป็นประโยชน์

ในโครงสร้างขององค์กรใด ๆ มีบริการพิเศษที่เรียกว่า "แผนกจัดหา" บางคนคิดว่ามันเป็นหน่วยธรรมดา แต่นี่ไม่เป็นความจริงเลย เพื่อทำความเข้าใจแก่นแท้ของปัญหา คุณต้องเข้าใจก่อนว่าซัพพลายเออร์คือใคร และทำไมพวกเขาถึงได้รับการว่าจ้าง ทุกคนรู้ดีว่าในการผลิตผลิตภัณฑ์เพื่อวัตถุประสงค์ใดๆ จะต้องมีองค์ประกอบหลักสามประการ:

1) วัตถุดิบและวัสดุ

2) อุปกรณ์และเครื่องมืออื่นๆ

3) กำลังแรงงาน.

แต่ละคนมีความสำคัญเท่าเทียมกัน ดังนั้นซัพพลายเออร์คือบุคคลที่รับประกันความพร้อมใช้งานของส่วนประกอบแรก นอกจากนี้เขามีหน้าที่ต้องทำสิ่งนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร

ในกรณีนี้หมายถึงอะไร? เรากำลังพูดถึงหลักการที่พนักงานดังกล่าวต้องปฏิบัติตาม โดยพื้นฐานแล้วซัพพลายเออร์คือพนักงานที่จัดหาวัตถุดิบและวัสดุให้กับองค์กรดั้งเดิม:

• โดยเร็วที่สุด (ถ้าจำเป็น)
• การสรุปสัญญาในราคาขั้นต่ำ
• ภายในกรอบเวลาที่กำหนด
• ตามขอบเขตที่วางแผนไว้

เห็นได้ชัดเจนว่าซัพพลายเออร์คือผู้ที่มีกิจกรรมที่ทำให้บริษัทใดๆ ก็ตามสามารถดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ไม่หยุดชะงัก และด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด และสิ่งนี้น่าจะนำไปสู่ผลกำไรที่เพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน

ซัพพลายเออร์ควรทำอย่างไร?

องค์กรจะทำงานได้ดีก็ต่อเมื่อพนักงานแต่ละคนรู้และปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายอย่างมีสติ หากทุกอย่างชัดเจนกับพนักงานของฝ่ายผลิตหลักก็จะต้องกำหนดหน้าที่ของส่วนที่เหลือให้ชัดเจน ดังนั้นความรับผิดชอบของซัพพลายเออร์จึงรวมถึง:

1) การรวบรวมวัสดุบางอย่าง

2) การสรุปข้อตกลงที่เกี่ยวข้องในนามของหรือในนามของผู้จัดการ

3) รับประกันการส่งมอบสินค้าไปยังอาณาเขตขององค์กรทันเวลา

4) การตรวจสอบความสมบูรณ์ของสินค้าที่ส่งมอบ

5) การดูแลให้มีเอกสารที่จำเป็นในการยืนยันคุณภาพของวัตถุดิบ (ใบรับรอง หนังสือเดินทาง หรือเอกสารอื่น ๆ)

งานทั้งหมดดำเนินการเป็นขั้นตอน:

1. ขั้นแรกซัพพลายเออร์จะต้องจัดทำแผนงานตามความต้องการด้านกฎระเบียบขององค์กร นอกจากนี้ จะต้องคำนวณวัสดุแต่ละประเภทแยกกัน ในขณะเดียวกันคุณต้องตัดสินใจเลือกคุณภาพที่ต้องการ
2. แล้วก็มาถึงช่วงเวลาแห่งการหาคู่ การเดินทางเพื่อธุรกิจและการโทรศัพท์เข้ามามีบทบาทที่นี่ จากซัพพลายเออร์จำนวนมาก คุณต้องเลือกซัพพลายเออร์ที่มีเงื่อนไขที่ดีกว่า
3. หลังจากนั้นพนักงานจะไปหาหุ้นส่วนเพื่อทำข้อตกลง
4. ขั้นตอนสุดท้ายคือการรับสินค้า บรรจุภัณฑ์ และการส่งมอบไปยังจุดขนถ่าย ในขณะเดียวกัน ซัพพลายเออร์จะจัดการกับเอกสารสนับสนุนทั้งหมด

หากแต่ละขั้นตอนในรายการได้รับการคำนวณและเสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง บริษัทดังกล่าวก็จะมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการทำงาน ซึ่งหมายความว่าพนักงานของเธอมาถูกที่แล้วจริงๆ

ซัพพลายเออร์ได้รับอนุญาตให้ทำอะไรได้บ้าง?

เพื่อให้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายได้ดี พนักงานจำเป็นต้องมีข้อมูลที่จำเป็นมากขึ้น ตลอดจนความช่วยเหลือและการสนับสนุนที่เป็นไปได้จากฝ่ายบริหาร นั่นคือเหตุผลที่ "งาน" ของซัพพลายเออร์ไม่เพียงแต่มีหน้าที่เท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิทธิ์ของเขาด้วย ซึ่งควรจะเพียงพอสำหรับการจัดองค์กรการทำงานตามปกติ สิ่งสำคัญ ได้แก่ :

1) ความสามารถในการขอข้อมูลที่ต้องการจากพนักงานบริการที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นซัพพลายเออร์จะต้องตระหนักถึงแผนขององค์กรซึ่งนักเศรษฐศาสตร์ร่างขึ้น เขาจำเป็นต้องเข้าใจสถานะทางการเงินของบริษัทในขณะนี้เพื่อควบคุมราคาซื้อ

เขาควรรู้จากหัวหน้าวิศวกรเกี่ยวกับความพร้อมของบริการรับส่งฟรีในกรณีที่ต้องมารับเอง

2) เพื่อให้งานเฉพาะเสร็จสมบูรณ์ บางครั้งซัพพลายเออร์จำเป็นต้องได้รับความช่วยเหลือและความช่วยเหลือโดยตรงจากฝ่ายบริหาร ตามคำแนะนำเขามีสิทธิ์เรียกร้องได้ ตัวอย่างเช่น หากต้องการชำระเงินล่วงหน้า ซัพพลายเออร์จะต้องให้คำแนะนำแก่หัวหน้าฝ่ายบัญชี

3) หากมีการเปิดเผยข้อบกพร่องใด ๆ ในระหว่างการทำงาน เขาสามารถเสนอข้อเสนอเพื่อกำจัดข้อบกพร่องที่เป็นไปได้

เมื่อมีสิทธิดังกล่าว ผู้เชี่ยวชาญที่ดีสามารถปฏิบัติงานในลักษณะที่ไม่มีการร้องเรียนจากฝ่ายบริหารหรือจากพนักงานของฝ่ายผลิตหลักได้ตลอดเวลา

จุดสำคัญ

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลคนใดก็ตามรู้ว่าคำแนะนำของซัพพลายเออร์นอกเหนือจากสิทธิและความรับผิดชอบแล้ว ยังมีรายการความรับผิดชอบประเภทต่างๆ อีกด้วย ในงานดังกล่าว มักมีหลายครั้งที่บุคคลต้องตัดสินใจด้วยตนเองโดยคำนึงถึงความซื่อสัตย์และหลักศีลธรรมของตนเองเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์เสนอที่จะมอบสินค้าในราคาที่สูงเกินจริงและเป็นค่าตอบแทนในการจ่ายเงินสดให้กับซัพพลายเออร์จำนวนหนึ่ง ในกรณีนี้คำตอบเชิงบวกจะนำไปสู่การมีหนี้สินล้นพ้นตัวสำหรับองค์กรและสำหรับพนักงานเงินเดือนจะเพิ่มขึ้นอย่างมากโดยไม่ได้วางแผนไว้ คำถามเดียวคือพนักงานจะเห็นด้วยกับเรื่องนี้หรือไม่ หากเป็นเช่นนั้นเขาจะฝ่าฝืนหน้าที่ซึ่งสะท้อนทิศทางกิจกรรมของเขาอย่างชัดเจน ส่วน "ความรับผิดชอบ" ระบุว่าซัพพลายเออร์จะต้องรับผิดชอบตามกฎหมายสำหรับการละเมิดทั้งหมดที่กระทำ นี่คือจุดที่ความเหมาะสมแสดงออกมา และด้วยเหตุนี้จึงปฏิบัติตามตำแหน่งที่เขาครอบครอง เป็นการดีถ้าคำแนะนำส่วนสุดท้ายนี้ไม่ส่งผลกระทบต่อเขาในระหว่างทำงานทั้งหมด

อาจเป็นไปได้ว่าบทความนี้ไม่เหมาะสำหรับมืออาชีพในสาขาการจัดซื้ออีกต่อไป แต่โดยทั่วไปเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างและประเด็นที่ทุกคนสนใจ แต่ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะพูดถึงพวกเขาอย่างเปิดเผย

เมื่อเร็วๆ นี้ ฉันหยิบยกหัวข้อเรื่องเงินใต้โต๊ะหลายครั้งในการหารือกับบริษัทหรือผู้บริหารความปลอดภัยภายใน แน่นอนว่าอันดับแรกคือตำแหน่ง: “สิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นที่นี่ และถ้าเรารู้ เราจะไล่คุณออก” และตำแหน่งที่สอง: “วัตถุประสงค์ของบริการรักษาความปลอดภัยคือการระบุและสอบสวนกรณีดังกล่าว” แต่เพื่อน ๆ คำถามหลักและคำถามหลักคือ - คุณไม่คิดว่ามันแปลกไหมที่ทุกคนพูดถึงข้อเท็จจริงของ "การย้อนกลับ" ราวกับว่ามันเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำงานกับข้อเท็จจริงที่สำเร็จไปแล้ว เหตุใดเราจึงมีส่วนร่วมในการตรวจจับหรือการสืบสวน ในเมื่อเราควรจะมีส่วนร่วม การป้องกัน?และอีกอย่าง ฉันคิดว่าแทนที่จะเขียน "ความสามารถในการเจรจา" ในข้อกำหนดขั้นพื้นฐานสำหรับพนักงานแผนกจัดซื้อ ควรระบุ "ความสามารถในการสร้างและปฏิบัติตามกระบวนการที่โปร่งใสและเข้าใจได้ในการซื้อสินค้าหรือบริการ"

โดยส่วนใหญ่ เงินใต้โต๊ะหมายถึงสิ่งจูงใจบางรูปแบบสำหรับพนักงานของบริษัทลูกค้าโดยซัพพลายเออร์ เพื่อที่จะสรุปสัญญาที่ให้ผลกำไร สานต่อความร่วมมือต่อไป หรือได้รับเงื่อนไขที่ดีขึ้น ซัพพลายเออร์เรียกเก็บค่าธรรมเนียมสมาชิกผ่านราคาที่สูงเกินจริง และแทบจะไม่ได้รับส่วนแบ่งผลกำไรเลย แน่นอนว่าแนวคิดของ "เงินใต้โต๊ะ" ไม่ได้รวมถึงของขวัญเล็กๆ น้อยๆ ที่น่ารัก และสัญลักษณ์แสดงความสนใจในช่วงวันหยุดหรือกิจกรรมพิเศษ มีวิธีการมากมายที่สามารถนำไปใช้ร่วมกับการจัดซื้อจัดจ้างหรือภายใต้การควบคุมของพวกเขา เพื่อป้องกันหรือลดให้เหลือน้อยที่สุดไม่เพียงแต่เงินใต้โต๊ะเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความคิดเบื้องต้นของพนักงานด้วยว่าโดยทั่วไปเป็นไปได้ที่จะดำเนินการตามโครงการดังกล่าวโดยไม่ต้องลาออก ร่องรอย โปรดจำไว้ว่า เช่นเดียวกับ SOX เป้าหมายไม่ใช่การลงโทษและทำงานโดยไม่ได้ตั้งใจ เป้าหมายคือการทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะทำสิ่งนี้ทั้งในวันนี้หรือวันพรุ่งนี้ ยอมรับเถอะว่า การจัดซื้อจัดจ้างและการคืนเงินใต้โต๊ะในรัสเซียเปรียบเสมือนปีกสองข้าง เดือนละหลายครั้ง ฉันได้ยินวลีที่ว่าเนื่องจากฉันเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้าง นั่นหมายความว่าฉันใช้ชีวิตด้วยเงินสินใต้โต๊ะเพียงลำพัง แน่นอนว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะเปลี่ยนทัศนคติต่อการจัดซื้อจัดจ้างในระยะเวลาอันสั้น

ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการที่มีประสิทธิภาพหลายวิธี การดำเนินการและการควบคุมซึ่งจะช่วยให้บริษัทของคุณสามารถรักษาระดับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นของพนักงานและซัพพลายเออร์ให้อยู่ในระดับต่ำ

ขั้นตอน!ถึงแม้จะฟังดูแปลก แต่คุณต้องเริ่มต้นจากสิ่งเหล่านั้น เป็นกระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ ที่อธิบายไว้อย่างชัดเจนในกระบวนการซื้อสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะช่วยให้คุณมีทัศนคติที่เป็นมาตรฐานตลอดทั้งห่วงโซ่การจัดซื้อ ตรวจสอบขอบเขตที่บริษัทของคุณกำหนดขั้นตอนการดำเนินการประกวดราคา ขั้นตอนการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ ขั้นตอนการปิดและขยายสัญญาอย่างชัดเจน หรือ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการชำระเงินโดยไม่มีสัญญา อย่างไรก็ตาม จากประสบการณ์ส่วนตัว: ยิ่งมีหน้าขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างมากเท่าใด ประสิทธิภาพก็ยิ่งน้อยลงเท่านั้น เป้าหมายไม่ใช่เพื่อรับคำอธิบายของแต่ละขั้นตอน เป้าหมายคือเพื่อให้ได้มาตรฐาน ความโปร่งใส และการเปิดกว้างของกระบวนการโต้ตอบโดยรวม โปรดทราบว่าขั้นตอนไม่จำเป็นต้องห้ามและควบคุมทุกอย่าง ดำเนินการประเมินความเสี่ยงและค้นหาจุดสมดุลระหว่าง "ความโปร่งใสของระบบราชการ" สำหรับสัญญาขนาดใหญ่กับกระบวนการที่หลวมกว่าและเร็วกว่าสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีขนาดเล็กกว่า

ระบบจัดเก็บเอกสาร/บันทึกเอกสาร– “ทุกขั้นตอน” จะต้องถูกบันทึกไว้ ในทุกขั้นตอนของการทำงาน พนักงานที่สนใจจะต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เก็บถาวรของกระบวนการทั้งหมดที่นำไปสู่เหตุการณ์เฉพาะในความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ สำหรับการประกวดราคา ควรเป็นตารางการให้คะแนนหรือจดหมายยืนยันที่บันทึกไว้จากผู้เข้าร่วม รับข้อเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ หรือจดหมายหารือเกี่ยวกับข้อเสนอราคา จากผลการประชุมแบบเห็นหน้าหรือการสนทนาทางโทรศัพท์ ควรเขียนสรุปสั้นๆ ข้อมูลดังกล่าวควรถูกเก็บไว้ในที่แยกต่างหากพร้อมระบบในการตรวจสอบความสมบูรณ์และความปลอดภัย

กฎแห่งตาทั้ง 4- แม้ว่าวิธีนี้จะไม่พอดีกับย่อหน้าเล็กๆ ย่อหน้าเดียว แต่หลักการควรเป็นเช่นนั้นในแต่ละขั้นตอนของการโต้ตอบกับซัพพลายเออร์ (การเลือก ข้อตกลงเกี่ยวกับเงื่อนไข การลงนามในข้อตกลง การชำระเงิน ฯลฯ) ควรมีการควบคุมอย่างน้อยสองวิธีที่แตกต่างกัน หน่วยงานต่างๆ เพื่อลดโอกาสที่จะเกิดการสมรู้ร่วมคิด ตัวอย่างเช่น ฝ่ายจัดซื้อไม่สามารถมีซัพพลายเออร์ของตนเองได้ และธุรกิจไม่สามารถเลือกซัพพลายเออร์รายใหม่ได้หากไม่ได้รับอนุมัติจากฝ่ายจัดซื้อ หรือการจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์จะต้องได้รับการตกลงไม่เพียงแต่โดยพนักงานของลูกค้าเท่านั้น แต่ยังต้องตรวจสอบเพิ่มเติมโดยฝ่ายการเงินด้วย

หลังการชำระเงิน– ซัพพลายเออร์ที่มีการสรุปข้อตกลงการชำระเงินล่วงหน้าจะต้องตกอยู่ในโซนความเสี่ยงและการควบคุมเพิ่มเติมทันทีทั้งจากฝ่ายจัดซื้อและจากธุรกิจ เนื่องจาก โอกาสที่กิจกรรมฉ้อโกงตามเงื่อนไขของสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้ส่งมอบจะเพิ่มขึ้น ฉันไม่แน่ใจว่าจะต้องเน้นประเด็นนี้เลยเพราะ... การชำระล่วงหน้าจากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อควรอยู่ในรูปแบบพิเศษเฉพาะ เงื่อนไขมาตรฐานในการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ปัจจุบันอยู่ภายใน 15-30 วันนับจากวันที่ลงนามในพระราชบัญญัติ ผู้เล่นในตลาดรายใหญ่สามารถกำหนดเส้นตายที่ยาวกว่านี้ได้ กลับมาที่ประเด็นเกี่ยวกับขั้นตอน: ไม่มีอะไรขัดขวางคุณจากการระบุในขั้นตอนที่โดยทั่วไปแล้วซัพพลายเออร์ทั้งหมดควรถูกโอนไปเป็นการชำระเงินภายหลัง และข้อยกเว้นใด ๆ ควรได้รับการตกลงในระดับสูงสุดและติดตามอย่างต่อเนื่อง

พนักงานแผนกจัดซื้อจะต้องลาพักร้อนและได้รับการเลื่อนตำแหน่งภายในบริษัท- อาจฟังดูแปลก แต่คนที่ไม่ได้ไปเที่ยวพักผ่อนอาจตกเป็นผู้ต้องสงสัย พนักงานที่มีส่วนร่วมในกิจวัตรประจำวันและไม่แสดงความปรารถนาที่จะเติบโตอาจเป็นที่น่าสงสัย เพื่อลดความเสี่ยงนี้ มีความจำเป็นต้องนำกฎที่ว่าพนักงานแผนกจัดซื้อจะต้องลาพักร้อน 2 สัปดาห์ปีละครั้ง โดยไม่มีความเป็นไปได้ในการเข้าถึงระบบภายในจากระยะไกล หารือเกี่ยวกับแผนอาชีพของคุณกับพนักงานอย่างน้อยปีละครั้ง เพราะ ในกรณีส่วนใหญ่การจัดซื้อจะทำงานร่วมกับโครงการต่างๆ และลูกค้าภายใน เห็นได้ชัดว่าแผนการพัฒนาจะขยายทั้งการเติบโตภายในแผนกและการพัฒนาเมทริกซ์ระหว่างลูกค้าภายใน

ตรวจสอบการจัดซื้อจัดจ้างโดยไม่ต้องอนุมัติแผนและเวลาล่วงหน้า- แนวโน้มปัจจุบันอยู่ที่การกำหนดมาตรฐานและการวางแผนล่วงหน้าของการตรวจสอบ อย่างไรก็ตาม หากบริษัทของคุณดำเนินการตรวจสอบแผนกภายในอย่างต่อเนื่อง ให้หารือเกี่ยวกับกฎที่ว่าเมื่อทำงานร่วมกับลูกค้าภายใน กระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกและซัพพลายเออร์จะได้รับการพิจารณาด้วย โดยที่การจัดซื้อจัดจ้างจะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้ ในกรณีนี้ แผนกจัดซื้อจะอยู่ภายใต้การควบคุมอยู่เสมอ ทั้งจากแผนทั่วไปและจากความสัมพันธ์ข้ามสายงาน

การระบุและการตรวจสอบซัพพลายเออร์- การตรวจสอบซัพพลายเออร์เป็นสิ่งจำเป็นทั้งก่อนลงนามในสัญญาและการสุ่ม โดยการตรวจสอบ ฉันไม่ได้หมายถึงการประเมินความสามารถของซัพพลายเออร์ในการปฏิบัติตามความสัมพันธ์ตามสัญญา แต่เป็นการตรวจสอบความมั่นคงทางการเงิน สถานะปัจจุบันของการรายงาน เจ้าของ ผู้รับผลประโยชน์ และข้อจำกัดที่เป็นไปได้ ปัจจุบันมีโซลูชันจำนวนมากในตลาดที่จะแสดงภาพรวมของพันธมิตรในอนาคตของคุณโดยใช้หมายเลข TIN สิ่งสำคัญคือกระบวนการตรวจสอบต้องแน่ใจว่าความสมบูรณ์ของข้อมูลที่ได้รับนั้นได้รับการเก็บรักษาไว้สำหรับบันทึกการเก็บถาวร เช็คนี้ไม่จำเป็นต้องโอนไปยังบริการรักษาความปลอดภัย ก็เพียงพอที่จะดำเนินการตรวจสอบและระบุผู้รับผิดชอบ สำหรับซัพพลายเออร์ที่มีค่าใช้จ่ายจำนวนมากหรือซัพพลายเออร์ที่ให้บริการตัวแทน คุณสามารถเพิ่มกระบวนการดำเนินการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงรายไตรมาสแบบสุ่มได้ สำหรับสัญญาที่มีการวางแผนที่จะใช้ผู้รับเหมาช่วง การตรวจสอบดังกล่าวควรขยายไปถึงผู้รับเหมาเหล่านั้น โดยลูกค้าจะต้องจัดเก็บข้อมูล จากประสบการณ์ของฉัน ฉันต้องการเพิ่มประเด็นสองสามข้อที่ฉันให้ความสนใจอยู่เสมอ: จำนวนพนักงานที่ซัพพลายเออร์มีและธนาคารที่เปิดบัญชี เป็นไปได้มากว่าจะไม่รบกวนฉันหากซัพพลายเออร์ให้รายละเอียดเกี่ยวกับบัญชีที่เปิดกับธนาคารซึ่งรวมอยู่ใน 100 อันดับแรก แต่หากซัพพลายเออร์ไม่ได้อยู่ในภูมิภาคโดยเฉพาะ และเปิดบัญชีในธนาคารที่ไม่รู้จักบางแห่งตั้งแต่ร้อยที่สองหรือสาม นี่จะเป็นสัญญาณสำหรับการควบคุมติดตามผลเพิ่มเติม

การเสนอราคาและการเจรจาผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น- ฉันได้กล่าวถึงหัวข้อนี้หลายครั้งในโพสต์ก่อนหน้านี้ โดยเน้นว่าการแนะนำระบบการเจรจาทางอิเล็กทรอนิกส์ (การประมูลหรือแพลตฟอร์มการซื้อขาย) เป็นขั้นตอนสำคัญไม่เพียงแต่เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุดเท่านั้น แต่ยังป้องกันการสมรู้ร่วมคิดอีกด้วย

ผู้ประกวดราคาจะต้องมีโอกาสมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกัน- ซัพพลายเออร์จำเป็นต้องกำหนดขั้นตอนและคำสั่งซื้อที่แน่นอนก่อนการประมูล บ่อยครั้งที่กระบวนการประกวดราคามีการอธิบายโดยละเอียดในขั้นตอนภายในของบริษัทสำหรับพนักงาน แต่มีการอธิบายไว้ในส่วนที่อยู่ภายนอกบริษัทได้แย่มาก ซัพพลายเออร์ต้องเข้าใจไม่เพียงแต่กรอบเวลาเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจเงื่อนไขพื้นฐานของการประกวดราคาตลอดจนเกณฑ์การคัดเลือกด้วย ซัพพลายเออร์จะต้องมั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้นั้นเทียบเท่ากับผู้ประมูลทุกราย ในการประกวดราคารายใหญ่ ซัพพลายเออร์ที่ไม่ประสบความสำเร็จควรได้รับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับเหตุผลในการตัดสินใจ ผลลัพธ์ของการทำงานในทิศทางนี้จะเพิ่มความมั่นใจในกรณีที่ไม่มีการบิดเบือนจากลูกค้าภายในและแผนกจัดซื้อในขั้นตอนการเลือกซัพพลายเออร์

ข้อตกลงใด ๆ จะต้องมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับลักษณะของการซื้อ- กฎง่ายๆ: ยิ่งคำอธิบายการซื้อมีรายละเอียดมากเท่าใด การซ่อนก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น สัญญากับซัพพลายเออร์ควรมีข้อกำหนดโดยละเอียดและรายละเอียดต้นทุนสำหรับแต่ละส่วนของโครงการ การใช้กฎนี้จะทำให้สามารถเปรียบเทียบบริการพื้นฐานจากผู้ให้บริการหลายรายได้ ตัวอย่างเช่น โลจิสติกส์ การสนับสนุน ส่วนไอที เป็นต้น

การวิเคราะห์ต้นทุนรายเดือนและแผนประกวดราคา- หากคุณดูรูปแบบการดำเนินงานมาตรฐานของบริษัท แผนการขายมักจะพูดคุยกันเกือบทุกวัน โดยคำนึงถึงรายละเอียดที่เล็กที่สุด และค่าใช้จ่ายมักจะอยู่ในรูปแบบ "กว้างๆ" การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายโดยละเอียดเพิ่มเติมในแง่ของจำนวนซัพพลายเออร์ จำนวนใบแจ้งหนี้ที่ชำระ การวิเคราะห์อัตราส่วนเฉพาะของจำนวนซัพพลายเออร์ ซึ่งคิดเป็นสัดส่วนมากกว่า 70% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด จะช่วยให้คุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ เกิดอะไรขึ้น จำเป็นต้องคำนึงถึงเช่นเดียวกับการขาย วิธีนี้ใช้ได้ผลอย่างมีประสิทธิภาพในเงื่อนไขของการรายงานอย่างต่อเนื่องเพราะว่า พื้นที่เสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจะปรากฏชัดเจนทันที จากการวิเคราะห์นี้ จำเป็นต้องตกลงและอนุมัติแผนการดำเนินการประกวดราคาและแก้ไขเงื่อนไขการทำงานกับซัพพลายเออร์สำหรับช่วงเวลาในอนาคต มิฉะนั้นฉันมักจะเผชิญกับสถานการณ์ที่ บริษัท ทำการประกวดราคาเครื่องใช้สำนักงานและการซื้อกระดาษที่ยอดเยี่ยมและประสบความสำเร็จเป็นประจำทุกปี แต่พูดโดยเปรียบเทียบไม่ได้สังเกตเห็นผู้ให้บริการรักษาความปลอดภัยซึ่งมีต้นทุนที่แตกต่างกันสิบเท่า

รับฟังความคิดเห็นจากซัพพลายเออร์- ปีที่แล้ว ฉันได้พูดคุยเกี่ยวกับการป้องกันเงินใต้โต๊ะที่อาจเกิดขึ้นกับเจ้าของร่วมของบริษัทขนาดใหญ่แห่งหนึ่งในรัสเซีย นอกเหนือจากการนำวิธีการบางอย่างที่อธิบายไว้ในหมายเหตุนี้ไปใช้แล้ว ฉันเสนอให้ประทับตราเอกสารทั้งหมด (การกระทำ ใบแจ้งหนี้ สัญญา) ที่โอนไปยังซัพพลายเออร์พร้อมข้อความว่า “เรียน พันธมิตร หากคุณทราบถึงกรณีของการฉ้อโกงใดๆ หรือการใช้อำนาจในทางที่ผิดซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อปฏิสัมพันธ์ของบริษัทของเรา โปรดรายงาน โดยไม่เปิดเผยตัวตน…". โปรดระบุหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลเฉพาะด้วย หากคุณแน่ใจว่าซัพพลายเออร์ทั้งหมดของคุณเป็นผู้เล่นในตลาดหลัก การฉ้อโกงก็ไม่น่าจะแพร่กระจายภายในบริษัทขนาดใหญ่ได้ การที่พนักงานขายหารือเกี่ยวกับการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นได้ถือเป็นเรื่องหนึ่ง และเป็นเรื่องที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเมื่อพนักงานที่ไม่เห็นด้วยกับแนวทางนี้ประมวลผลทั้งหมดนี้ เอกสารการปิดบัญชีต้องผ่านพนักงานธรรมดาจำนวนมาก และการมีอยู่ของระบบดังกล่าวจะช่วยหลีกเลี่ยงการได้รับเงินใต้โต๊ะแม้แต่น้อย ขณะที่เขียนบทความนี้ ฉันโทรหาบริษัทที่ฉันเขียนถึงและถามถึงผลลัพธ์ พวกเขาประสบความสำเร็จอย่างมาก: หนึ่งปีต่อมาได้รับรายงานฉบับหนึ่งซึ่งเป็นผลมาจากการสอบสวนและดำเนินมาตรการด้านการบริหารทั้งในส่วนของลูกค้าและในส่วนของซัพพลายเออร์ การตรวจสอบนี้มีส่วนทำให้ระดับความร่วมมือกับซัพพลายเออร์เพิ่มขึ้นและการโอนปริมาณการสั่งซื้อเพิ่มเติมในระดับหนึ่ง ได้รับความคิดเห็นและการร้องขอสามรายการเกี่ยวกับลำดับการทำงานด้วย ฉันไม่แน่ใจว่าจำเป็นต้องใช้มาตรการที่รุนแรงเช่นนี้ในทุกกรณี แต่การวางแผนและจัดการประชุมประจำปีกับซัพพลายเออร์รายใหญ่ในระดับผู้บริหารของบริษัทถือเป็นขั้นต่ำสุด

ในความคิดของฉัน วิธีการที่อธิบายไว้สามารถป้องกันความเสี่ยงของการฉ้อโกงในด้านการจัดซื้อจัดจ้างของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ หลังจากอ่านรายการอีกครั้ง ฉันพบว่าการดำเนินการที่ถูกต้องนั้นไม่จำเป็นต้องมีการลงทุนจำนวนมาก ซึ่งมักจะเกิดขึ้นเมื่อตรวจสอบข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นแล้ว หากฝ่ายจัดซื้อช่วยประหยัดและเพิ่มประสิทธิภาพ ผู้นำจะต้องช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อรู้สึกปลอดภัยเมื่อมีหัวข้อเรื่องเงินใต้โต๊ะปรากฏขึ้น

ป.ล. ฉันคิดมานานแล้วว่าส่วนไหนของบทความที่จะแทรกวิธีการควบคุมอื่น แต่ในที่สุดฉันก็ได้ข้อสรุปว่านี่ไม่ใช่วิธีการอีกต่อไป แต่เป็นคำกล่าวซึ่งการละเมิดก็ถือได้ว่าเป็นสัญญาณเช่นกัน . ฉันกำลังพูดถึงการประชาสัมพันธ์ พนักงานของคุณมีส่วนร่วมในการประชุม ฟอรัม และการแสดงระดับมืออาชีพมากน้อยเพียงใด ท้ายที่สุดแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้างถือเป็น "แนวหน้า" ของความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับบุคคลที่สามทุกวัน ในขณะเดียวกันก็มีความเสี่ยงสูงที่จะถูกล่อลวงให้ละเมิดขั้นตอนนี้ อำนาจและชื่อเสียงควรมาก่อนสำหรับทุกคนที่พร้อมจะทำการหลอกลวง พูดคุยหัวข้อนี้กับพนักงานบ่อยขึ้น

เราจะมีชีวิตอยู่ เราจะเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด