ED ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 1c องค์กร

คุณมี 1C: Document Flow ติดตั้งอยู่ในบริษัทของคุณ คุณเชี่ยวชาญฟังก์ชั่นพื้นฐานแล้ว คุณสามารถส่งจดหมาย แนบไฟล์ สร้างโฟลเดอร์ใหม่ในกล่องจดหมายของคุณ แต่คุณยังคงห่างไกลจากการเข้าถึงระดับสูง ในบทความนี้คุณจะพบคำแนะนำสำหรับ งานที่มีประสิทธิภาพในโปรแกรม "1C: Document Flow 8"

ความคิดเห็นเกี่ยวกับจดหมาย

คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นลงในจดหมายแต่ละฉบับได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณประมวลผลและจดจำเนื้อหาของจดหมายได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถทำได้ในสนาม ความคิดเห็นในบัตรจดหมาย (ดูรูปที่ 1)

ข้าว. 1. การเพิ่มความคิดเห็นในจดหมาย

อัปเดตรายการตัวอักษรอัตโนมัติ

คุณสามารถทำให้รายการตัวอักษรอัพเดทอัตโนมัติทุกๆ 2-3 นาที ในการทำเช่นนี้จะมีคำสั่งในเมนูบริบทของรายการตัวอักษร อัปเดตอัตโนมัติ- นอกจากนี้ รายชื่อตัวอักษรสามารถอัพเดตด้วยตนเองได้ตลอดเวลาโดยใช้ปุ่ม F5

การพิมพ์จดหมาย

หากต้องการพิมพ์จดหมายพร้อมส่วนหัว ( หัวเรื่อง, วันที่, ผู้รับ) ใช้คำสั่ง พิมพ์ หรือแป้นพิมพ์ลัด Alt-P

ปุ่มลัด

การใช้ปุ่มลัดจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก (ตารางที่ 1):

ตารางที่ 1

สำคัญ	การกระทำ
	สร้างจดหมายใหม่
	สร้างอีเมลตอบกลับเพื่อตอบกลับกล่องจดหมายที่เลือก
	อัพเดทรายชื่อตัวอักษร สะดวกในการใช้งานหากไม่ได้กำหนดค่าการอัปเดตอัตโนมัติ หรือสำหรับการอัปเดตเร่งด่วนเมื่อช่วงเวลาระหว่างการอัปเดตอัตโนมัติยาวนาน
	ทำเครื่องหมายอีเมลที่เลือกทั้งหมดว่าอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่าน
	ย้ายอีเมลที่เลือกไปยังโฟลเดอร์
	ย้ายอีเมลไปที่ถังขยะ
	คัดลอกข้อความขาออก มีประโยชน์สำหรับการส่งอีเมลอีกครั้งหรือส่งอีเมลอื่นไปยังรายชื่อผู้รับเดียวกัน อย่างไรก็ตาม รายชื่อผู้รับจดหมายขาออกสามารถบันทึกเป็นกลุ่มการแจกจ่ายได้ หากต้องการทำสิ่งนี้ในรายชื่อผู้รับอีเมล ให้ใช้คำสั่งเมนูบริบท เพิ่มในรายชื่อติดต่อของฉัน
	การพิมพ์จดหมาย
	แทรกเทมเพลตข้อความลงในเนื้อหาของอีเมลขาออก
	บันทึกจดหมายพร้อมไฟล์แนบทั้งหมดลงในไดเร็กทอรีบนดิสก์
	ทำเครื่องหมายจดหมายเพื่อลบ
	ตรวจสอบการสะกดในข้อความขาออก

ลายเซ็นและเทมเพลตข้อความ

เพื่อลดเวลาการประมวลผลเมล จึงสะดวกในการใช้เทมเพลตข้อความ นี่อาจเป็นลายเซ็นหรือข้อความที่ใช้บ่อยในจดหมาย เทมเพลตข้อความจะถูกแทรกด้วยตนเองโดยใช้คำสั่ง แทรก - เทมเพลตข้อความในบัตรจดหมายขาออก

สามารถแทรกลายเซ็นได้โดยอัตโนมัติเมื่อสร้างอีเมลใหม่หรือตอบกลับ คุณยังสามารถปรับแต่งลายเซ็นผ่านเมนูได้อีกด้วย การดำเนินการทั้งหมด - การตั้งค่าเมล - จดหมาย- กลุ่มฟิลด์ ลายเซ็น (รูปที่ 2):

คุณสามารถแทรกเทมเพลตลงในข้อความลายเซ็นเพื่อทดแทนวันที่อัตโนมัติได้ (รูปที่ 3):

เมลบนเดสก์ท็อปของคุณ

ตามค่าเริ่มต้น เดสก์ท็อป 1C: Document Flow จะแสดงรายการงาน รายการโปรด ไฟล์ที่ไม่ว่าง ฯลฯ หากคุณไม่ได้ใช้คุณสมบัติเหล่านี้ แต่ใช้งานได้กับเมลเท่านั้น ให้กำหนดค่าเดสก์ท็อปของคุณเพื่อให้มีเพียงรายการตัวอักษร

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกขวาที่พื้นที่พาร์ติชัน เมนูบริบทจะเปิดขึ้นโดยเลือกคำสั่ง กำลังตั้งค่าเดสก์ท็อปของคุณ...แบบฟอร์มการตั้งค่าเดสก์ท็อปจะเปิดขึ้น โดยที่:

• ก. ลบการตั้งค่าทั้งหมด (ปุ่ม ลบทุกอย่าง);
• ข. เพิ่มแบบฟอร์มให้กับเดสก์ท็อปของคุณ คำอธิบายตัวอักษรโดยย่อ: เมลในตัว.

หลังจากการยักย้ายเหล่านี้เดสก์ท็อปจะมีลักษณะเหมือนในรูปที่ 4 ดังนั้นทันทีที่คุณเริ่มโปรแกรมคุณจะอยู่ในรายการตัวอักษรและจะไม่ถูกรบกวนจากสิ่งอื่นใด

คุณสามารถซ่อนแถบนำทางและลดความสูงของแถบการทำงานได้ จากนั้นเดสก์ท็อปจะมีลักษณะดังรูปที่ 5

ผู้ที่ต้องการพื้นที่มากขึ้นสามารถเลือกตัวเลือกที่เรียบง่ายได้ (แถบการทำงานถูกซ่อนอยู่ ความสูงของแถบส่วนจะลดลง) - ดูรูปที่ 6.

การเรียงลำดับรายการตัวอักษร

ตามค่าเริ่มต้น อีเมลจะถูกจัดเรียงตาม วันที่- รายการใหม่ล่าสุดจะแสดงที่ด้านบน หากต้องการจัดเรียงอีเมลตามคอลัมน์อื่น ให้คลิกที่ชื่อคอลัมน์นั้น (เช่น บนชื่อคอลัมน์ ธง).

คุณสามารถจัดเรียงตัวอักษรตามหลายคอลัมน์พร้อมกันได้ เช่น เรียงตามคอลัมน์แรก ธงจากนั้นไปตามคอลัมน์ วันที่- โดยคลิกที่คอลัมน์ Flag จากนั้นในขณะที่กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ ให้คลิกที่คอลัมน์ วันที่.

อ่านจดหมายอย่างรวดเร็ว

เพื่อให้งานของคุณเร็วขึ้น ให้ตั้งค่าพื้นที่อ่านอีเมลที่ด้านล่างหรือทางขวา:

• ที่ด้านล่าง - สะดวกสำหรับจอภาพปกติ
• ทางด้านขวา - สะดวกสำหรับจอภาพแบบกว้าง

ในการกำหนดค่าพื้นที่การอ่าน จะมีคำสั่งมาพร้อมกับคำสั่ง การดำเนินการทั้งหมด - แสดงบานหน้าต่างการอ่านในรายการตัวอักษร พื้นที่อ่านข้อความด้านล่างแสดงในรูป 7. พื้นที่อ่านตัวอักษรทางด้านขวา - ในรูป 8.

หากเปิดพื้นที่อ่านไว้ คุณจะไม่ต้องเสียเวลาเปิดการ์ดจดหมายขาเข้า แต่อ่านตัวอักษรได้โดยตรงจากรายการ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดค่าเมลของคุณเพื่อให้การดับเบิลคลิกที่จดหมายขาเข้าจะสร้างการตอบกลับ (ดู การตั้งค่าเมล - รายการตัวอักษร - การดำเนินการเมื่อเลือกจดหมายขาเข้า)- วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลามากยิ่งขึ้นเมื่อแยกวิเคราะห์ตัวอักษรจำนวนมาก

กฎสำหรับการแยกวิเคราะห์เมลอัตโนมัติ

"1C: Document Flow" ช่วยให้คุณตั้งค่ากฎสำหรับการแยกวิเคราะห์อีเมลขาเข้าหรือขาออกโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ตัวโปรแกรมเองสามารถ:

• แจกจ่ายจดหมายลงในโฟลเดอร์
• ตั้งเครื่องหมายอ่าน
• ตั้งค่าช่องทำเครื่องหมาย ฯลฯ

กฎถูกกำหนดค่าตามคำสั่ง การกระทำทั้งหมด - กฎสำหรับการประมวลผลจดหมายโดยทั่วไปจะมีการกำหนดค่ากฎต่อไปนี้:

• วางอีเมลขาเข้าที่มีสแปมไว้ในโฟลเดอร์ SPAM
• เมื่อส่งอีเมลตอบกลับ ให้ย้ายอีเมลขาเข้าต้นฉบับไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ ถอดชิ้นส่วน;
• ตอบกลับอัตโนมัติ (ในช่วงวันหยุด) - “ ฉันอยู่ในช่วงพักร้อนตั้งแต่ ... ถึง .... ฉันจะตอบทีหลัง”

การตั้งค่าล่าสุดสามารถทำได้โดยใช้อัลกอริทึมต่อไปนี้:

• เพิ่มกฎการประมวลผลตัวอักษร (ในรายการตัวอักษร การดำเนินการทั้งหมด – การตั้งค่า – กฎการประมวลผลอีเมล) สำหรับจดหมายขาเข้า
• บนบุ๊กมาร์ก เงื่อนไขระบุเงื่อนไข ได้รับในช่วงเวลา:– ช่วงวันหยุดให้พูดว่า “ ตั้งแต่วันที่ 08/04/2557 ถึง 18/08/2557»;
• บนบุ๊กมาร์ก การดำเนินการระบุ ตอบกลับด้วยข้อความ: – « ฉันกำลังอยู่ในช่วงวันหยุด ฉันจะตอบในภายหลัง» – หรือข้อความอื่นๆ
• กด พร้อม.

ผลลัพธ์จะเป็นกฎ (ดูรูปที่ 9)

บันทึกอีเมลอัตโนมัติ

ใน "1C: Document Flow 8" มีความสามารถในการบันทึกตัวอักษรอัตโนมัติ ฐานข้อมูลหรือบนดิสก์ สะดวกในการบันทึกจดหมายขาออกที่ยังเขียนไม่เสร็จลงในฐานข้อมูลเพื่อแก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งสามารถทำได้ด้วยตนเองเมื่อใดก็ได้โดยใช้ปุ่ม Ctrl + S หรือกำหนดค่า การดำเนินการทั้งหมด - การตั้งค่าเมล - จดหมาย - บันทึกข้อความที่ยังไม่ได้ส่งทุกครั้งช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดคืออย่างน้อยสองนาที

การบันทึกอีเมลลงดิสก์อัตโนมัติจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น ในกรณีนี้ โปรแกรมจะบันทึกเวอร์ชันของตัวอักษรทุกนาทีในไดเร็กทอรีชั่วคราวบนดิสก์ หาก “1C: Document Flow 8” หยุดทำงานอย่างผิดปกติ เมื่อคุณเริ่มโปรแกรม คุณจะเห็นรายการตัวอักษรที่ไม่ได้บันทึกไว้

มีการกำหนดค่าด้วยช่องทำเครื่องหมาย บันทึกเวอร์ชันของอีเมลที่ยังไม่ได้ส่งโดยอัตโนมัติ (บนดิสก์)คุณสามารถทำได้ดังนี้:

• เปิดเครื่อง บันทึกเวอร์ชันของอีเมลที่ยังไม่ได้ส่งโดยอัตโนมัติ (บนดิสก์)
• ปิด บันทึกอีเมลที่ยังไม่ได้ส่งทุกครั้ง.

ค้นหาตัวอักษร

มีหลายวิธีในการค้นหาจดหมายที่คุณต้องการ:

• ค้นหาอย่างรวดเร็ว (เหมาะสมในเกือบทุกกรณี)
• โฟลเดอร์ค้นหา (ใช้สำหรับการค้นหาซ้ำบ่อยครั้ง);
• ค้นหาข้อความแบบเต็ม (ค้นหาทั้งตัวอักษรและไฟล์)

การค้นหาด่วนจะอยู่ด้านล่างรายการโฟลเดอร์ เพียงป้อนข้อความที่ต้องการแล้วคลิก เข้า(ดูรูปที่ 10)

นอกจากนี้ การค้นหาด่วนยังสามารถค้นหาด้วยข้อความ (เนื้อหา) ของตัวอักษร (“ช่องข้อความ”) บันทึก: คุณสามารถระบุได้เพียงคำเดียวสำหรับการค้นหา; การค้นหาทำงานได้โดยไม่คำนึงถึงสัณฐานวิทยา

เพื่อป้องกันการส่งจดหมายในรูปแบบ TNEF เพียงปิดการใช้งานรูปแบบ RTF เมื่อส่งจดหมายในการตั้งค่าไคลเอนต์เมลโดยเลือก HTML หรือข้อความธรรมดาเป็นทางเลือก สำหรับกรณีที่ซับซ้อนมากขึ้น Microsoft จะให้ความช่วยเหลือแก่ผู้ใช้ (ดู http://support.microsoft.com/kb/138053 หรือ http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) เพื่อป้องกัน ไฟล์ winmail.dat ไม่ให้ถูกส่งไปยังผู้ใช้

การเชื่อมต่อและการตั้งค่าเมล

หากต้องการทำงานกับ “1C:Mail” ใน “1C:Document Flow” ภายใน ให้ทำดังต่อไปนี้:

• 1. เปิดใช้งานเมลในตัว
• 2. ตั้งค่าบัญชีของคุณ

เปิดใช้งานเมลในตัว

ไปที่ “1C: การไหลของเอกสาร”:

• หากต้องการเชื่อมต่อกับไคลเอ็นต์แบบบาง “1C:Enterprise 8.3” (แนะนำ) ให้สร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปไปที่ “\\filer\Q&A\1cestart.exe” และหลังจากเปิดใช้งานทางลัดนี้ ให้เลือก “1C: การจัดการเอกสาร 8” จาก รายการฐานข้อมูลที่มีอยู่
• เพื่อเชื่อมต่อผ่านเบราว์เซอร์ปกติ (Internet Explorer, FireFox หรือ กูเกิลโครม);
• ใช้ลิงค์ http://calypso/a8

ชื่อผู้ใช้เป็นไปตามหลักการ นามสกุล IOเช่น "IvanovIP" รหัสผ่าน - ไม่มีรหัสผ่าน แนะนำให้เปลี่ยนทันที ( การตั้งค่าและการดูแลระบบ - เปลี่ยนรหัสผ่าน).

การเปิดใช้งานเมล:

1. เปิดการตั้งค่าเมล การตั้งค่าและการดูแลระบบ - การตั้งค่าส่วนบุคคล - การทำงานกับเมล;
2. ทำเครื่องหมายในช่อง ใช้เมลในตัว;
3. ยกเลิกการเลือก ใช้จดหมายแบบเบา
4. อย่าปิดหน้าต่างการตั้งค่านี้ (ดูรูปที่ 31)

เรามั่นใจในราคาของเรา: หากคุณพบว่าถูกกว่าเราจะคืนเงินส่วนต่างให้

หากคุณตัดสินใจซื้อโปรแกรม 1C SED 8 จากเราวันนี้ คุณ ฟรีรับ:

• การสนับสนุน การให้คำปรึกษา และการอัปเดตในช่วง 3 เดือนแรก
• จัดส่งในมอสโกและภูมิภาค
• การติดตั้ง

ระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 8 (ต่อไปนี้จะเรียกว่า 1C อีดีเอ็มเอส) - นี้ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซึ่งช่วยให้คุณดำเนินกิจกรรมด้วยเอกสารบริษัทประเภทต่างๆ นอกจากนี้ ระบบยังทำให้สามารถจัดการกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรและควบคุมกิจกรรมขององค์กรได้

รวมอยู่ด้วย 1C อีดีเอ็มเอสประกอบด้วยระบบย่อยหลายระบบ:

• เอกสารปัจจุบัน ระบบย่อยนี้รวมถึงการทำงานกับเอกสารของบริษัทที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนของกิจกรรมนี้
• งานของพนักงานและกระบวนการทำงาน ที่นี่โปรแกรมจะสร้างกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท ซึ่งได้รับการควบคุมแล้ว นอกจากนี้ยังรวมถึงการกำหนดเมทริกซ์ของรักษาการแทนในกรณีที่ไม่มีนักแสดง เช่นเดียวกับหน้าที่ของการจัดการงานตามบทบาท
• จัดทำรายงานและสถิติ ระบบย่อยนี้ประกอบด้วยรายการรายงานที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์ทางสถิติของเอกสารตลอดจนการติดตามกิจกรรมของพนักงานและการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
• การประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติ ระบบย่อยนี้อ้างอิงถึงกลไกที่การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติเกิดขึ้น ซึ่งรวมถึงการควบคุมไดเร็กทอรีพร้อมไฟล์, การออกวารสารให้กับพนักงานบริษัท ฯลฯ
• การเก็บถาวร ซึ่งรวมถึงเครื่องมือที่ใช้เมื่อทำงานกับไฟล์เก็บถาวร เช่น การดู การออกข้อมูล การลบเอกสาร ฯลฯ
• การแลกเปลี่ยนข้อมูล ระบบย่อยอำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง ส่วนประกอบโครงสร้าง;
• ฟังก์ชั่นการบริหาร เมื่อใช้ระบบย่อยนี้ ระบบจะได้รับการกำหนดค่าและข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้จะถูกป้อนเข้าไป
• ฟอรัมและการแชท ระบบย่อยนี้มีส่วนช่วยในการจัดระเบียบของทีมและกิจกรรมต่างๆ นอกจากนี้ยังมีข่าวสารของบริษัทและรายการลิงก์บนอินเทอร์เน็ตที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับพนักงาน

ระบบทำงานร่วมกับกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท ในขณะที่ผู้ใช้โปรแกรมสามารถปรับแต่งกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ “เพื่อตนเอง” โดยคำนึงถึงตัวเลือกและพารามิเตอร์ต่างๆ นอกจากนี้ โปรแกรมสามารถเปลี่ยนเส้นทางกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ไปยังเจ้าหน้าที่ของนักแสดงที่ไม่อยู่ในปัจจุบันได้โดยอัตโนมัติ

โมดูลการรายงานประกอบด้วยการเตรียมรายงานประเภทต่างๆ รวมถึงสถิติการไหลของเอกสาร การติดตามการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ ระเบียบวินัยในการปฏิบัติงาน ฯลฯ

โปรแกรมยังช่วยให้ผู้ใช้ปรับแต่งรูปลักษณ์ของเอกสาร เปลี่ยนองค์ประกอบของรายละเอียด โดยไม่ต้องพึ่งการกำหนดค่าทุกอย่าง ซอฟต์แวร์ 1C องค์กร 8.3

ข้อดีหลักของระบบ

• โปรแกรมนี้ติดตั้งและใช้งานง่าย
• การสร้างกระบวนการทางธุรกิจเป็นไปได้ทั้งสองอย่าง โหมดปกติและการใช้เว็บอินเตอร์เฟส
• โปรแกรมผสมผสานอย่างลงตัวกับเครื่องมือซอฟต์แวร์อื่น ๆ จาก บริษัท 1C
• การเปลี่ยนแปลงข้อมูลสามารถทำได้ง่าย
• ไลบรารีที่จัดเก็บกระบวนการทางธุรกิจนั้นสามารถเข้าถึงได้และอัปเดตแบบสาธารณะ

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ 1C EDMS ช่วยให้กระบวนการทั้งหมดในองค์กรเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์ รวมถึงการมอบหมายงานให้กับบุคลากร ตลอดจนตรวจสอบการปฏิบัติงานเหล่านี้และรับรายงาน นอกจากนี้การใช้โปรแกรมคุณยังสามารถทำให้การบำรุงรักษาเอกสารและการลงทะเบียนในระบบเป็นแบบอัตโนมัติ โปรแกรมช่วยให้คุณค้นหาในฐานข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เอกสารที่จำเป็นด้วยข้อมูลอันน้อยนิด

คุณสมบัติเพิ่มเติมของโปรแกรม

ด้วยการใช้ 1C EDMS คุณสามารถสร้างเทมเพลตต่างๆ ได้ เช่น เทมเพลตเอกสารที่สามารถใช้ได้ในอนาคต นอกจากนี้ยังสามารถเก็บบันทึกเอกสารไว้ในที่เก็บถาวรรวมทั้งจัดระเบียบการเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้ความสามารถของแพลตฟอร์ม 1C 100% เนื่องจากโมดูลส่วนประกอบทั้งหมดของระบบถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของแพลตฟอร์มที่ได้รับการจัดการ "1C: Enterprise 8.2"

เป็นที่น่าสังเกตว่าทางเลือกอื่นสำหรับโปรแกรมนี้อาจเป็นผลิตภัณฑ์ "1C: Document Flow" ด้วยความช่วยเหลือนี้ คุณยังสามารถรักษากระบวนการบันทึกเอกสารของบริษัทและจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้

การวิเคราะห์ข้อมูลและ KPI
ขยายขีดความสามารถของ "1C: Document Flow KORP" และโปรแกรมอื่นๆ

การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ งาน และเอกสารจากฐานข้อมูล 1C: Document Flow และอื่นๆ การรายงานแบบรวม

อาคารและการตรวจสอบที่ซับซ้อน ตัวชี้วัดตัวชี้วัดอิงตามข้อมูลจากฐานข้อมูล 1C:Enterprise 8 ที่แตกต่างกัน

การตั้งค่าส่วนบุคคล

เดสก์ท็อปของผู้ใช้

สำหรับผู้ใช้แต่ละคนในโปรแกรม คุณสามารถตั้งค่าเดสก์ท็อปส่วนบุคคลได้ เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว เอกสารที่จำเป็น, รายการ, รายงาน ฯลฯ ด้านล่างนี้คือตัวอย่างเดสก์ท็อปแบบกำหนดเองที่ออกแบบมาสำหรับพนักงานในบทบาทเฉพาะ ความสามารถของพนักงานในการเข้าถึงข้อมูลถูกจำกัดโดยสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมายให้กับบทบาทของเขา

โต๊ะเลขา

เลขานุการขององค์กรทำงานร่วมกับรายการงาน ดำเนินการโต้ตอบ และแก้ไขเอกสาร เดสก์ท็อปมีแถบรายการโปรดสำหรับ เข้าถึงได้อย่างรวดเร็วไปยังข้อมูลที่ใช้บ่อย - ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน, รายการหมายเลขโทรศัพท์ที่เป็นประโยชน์, คำแนะนำในการเขียนจดหมายขาออก ฯลฯ

โต๊ะหัวหน้าแผนก

หัวหน้าสำนักออกแบบทำงานร่วมกับรายการงานของเขาที่กำลังพัฒนา เอกสารโครงการ- เดสก์ท็อปมีแถบรายการโปรดสำหรับการเข้าถึงข้อมูลที่ใช้บ่อยอย่างรวดเร็ว และแถบค้นหาข้อความแบบเต็มเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ

โต๊ะผู้อำนวยการ

ผู้อำนวยการทำงานกับรายการงานของเขาและเข้าถึงแผงรายการโปรดเพื่อการเข้าถึงข้อมูลที่น่าสนใจอย่างรวดเร็ว - รายงานเกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน ข้อมูลเกี่ยวกับระเบียบวินัยในการปฏิบัติงาน ฯลฯ

สิทธิการเข้าถึง

ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมจะกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ได้รับการกำหนดค่าตามโฟลเดอร์สำหรับผู้ใช้และกลุ่ม โดยคำนึงถึงการสืบทอดสิทธิ์จากโฟลเดอร์หลัก คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตและการปฏิเสธสิทธิ์ได้

สิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารภายใน

สิทธิ์ได้รับการกำหนดค่าตามโฟลเดอร์และประเภท เอกสารภายใน- การตั้งค่าตามโฟลเดอร์เอกสารจะคล้ายกับการตั้งค่าตามโฟลเดอร์ไฟล์: คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตและการปฏิเสธสิทธิ์ ระบุสิทธิ์สำหรับผู้ใช้และกลุ่ม โดยคำนึงถึงการสืบทอดสิทธิ์ของโฟลเดอร์หลัก

สำหรับมุมมองเอกสารภายใน สิทธิ์จะได้รับการกำหนดค่าผ่านกลุ่มการเข้าถึงสำหรับทั้งผู้ใช้และกลุ่มผู้ใช้ สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารภายในจะถูกโอนไปยังไฟล์ที่แนบมาและเวอร์ชันของไฟล์เหล่านั้น

สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารขาเข้าและขาออก

สิทธิ์ได้รับการกำหนดค่าผ่านกลุ่มการเข้าถึงโดยคำนึงถึงรายละเอียดเอกสารดังต่อไปนี้:

• ประเภทเอกสาร
• แสตมป์การเข้าถึง
• ผู้สื่อข่าว (กลุ่มการเข้าถึงผู้สื่อข่าว)

สามารถระบุสิทธิ์ได้ทั้งผู้ใช้และกลุ่มผู้ใช้ เอกสารขาเข้าและขาออกจะโอนสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ที่แนบมาและเวอร์ชันของเอกสารเหล่านั้น

สิทธิ์ในการเข้าถึงกระบวนการและงานทางธุรกิจ

บุคคลต่อไปนี้มีสิทธิ์เข้าถึงกระบวนการและงานทางธุรกิจ:

ผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการทางธุรกิจ (อ่านอย่างเดียว)

ผู้ดำเนินการงาน (เปลี่ยนงานของตัวเอง)

ผู้จัดการสายงานของผู้เข้าร่วมกระบวนการทางธุรกิจ (อ่านอย่างเดียว)

บทบาท การควบคุมงานและกระบวนการทางธุรกิจมีสิทธิเต็มที่ในกระบวนการทางธุรกิจและงานทั้งหมด

รายงานสิทธิ์

พนักงานทั่วไปสามารถทำงานได้เฉพาะกับรายงานของตนเองเท่านั้น หัวหน้าแผนกมีสิทธิ์ดูรายงานประจำวันทั้งหมดของพนักงานในแผนกของเขา

บทบาท การติดตามรายงานประจำวันให้สิทธิอย่างเต็มที่ในการรายงานประจำวันของพนักงานทุกคน

สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลอื่น ๆ

ขึ้นอยู่กับข้อมูลและบทบาทของผู้ใช้ การเข้าถึงข้อมูลอื่น ๆ จะถูกจำกัดโดย:

• กลุ่มการเข้าถึงผู้สื่อข่าว
• กลุ่มการเข้าถึงสำหรับบุคคล
• ประเภทของเอกสาร
• โฟลเดอร์ของไฟล์และเอกสาร
• แร้ง

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ "1C: Document Flow 8" เป็นผู้สืบทอดต่อจากผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ "1C: Archive 3" ซึ่งใช้ในองค์กร องค์กร และสถาบันหลายร้อยแห่งมานานกว่า 10 ปี และได้รับการออกแบบเพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ ขององค์กร

"1C: Document Flow 8" ช่วยให้คุณ:

จัดระเบียบงานของพนักงานด้วยเอกสาร ขจัดความเป็นไปได้ที่จะสูญเสียเวอร์ชันหรือข้ามส่วนเมื่อทำงานพร้อมกัน

ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและ เวลาทั้งหมดการประมวลผลเอกสารโดยรวม

ปรับปรุงคุณภาพของวัสดุสำเร็จรูป (โครงการ เอกสาร ฯลฯ) โดยการแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งจำนวนมากและปรับปรุงการทำงานของผู้ใช้

สำหรับต้นทุนของระบบนั้นก็แตกต่างกันไปตามพารามิเตอร์หลายประการ:

ตารางที่ 2.5. ราคาการจัดหา EDMS "1C: Document Flow 8"

จำนวนงาน	ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโปรแกรม
30-50 (ผู้ใช้งาน 10 คน)
300-500 (ผู้ใช้งาน 100 คน)
1,000-2,000 (ผู้ใช้งาน 400 ราย)
3,000-5,000 (ผู้ใช้งาน 1,000 ราย)

ตารางเปรียบเทียบระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในระหว่างการเปรียบเทียบระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตารางได้รวบรวมข้อดีของการทำงานของระบบที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้:

ตารางที่ 2.6. ตารางเปรียบเทียบระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ชื่อของ EDMS				"E1 ยูเฟรติส"
ความพร้อมใช้งานของเว็บไคลเอ็นต์		ซื้อแยกต่างหาก (1ข.)
การบำรุงรักษาสัญญา		ต้องซื้อแยกต่างหาก (1ข.)	ต้องซื้อแยกต่างหาก (1ข.)
การจัดการงาน	เฉพาะในเวอร์ชันขยาย (1 b.)
บูรณาการกับระบบอื่น ๆ		ต้องซื้อแยกต่างหาก (1ข.)
การดูแลรักษา ฐานลูกค้า	ไม่ได้ประกาศฟังก์ชัน (0 b.)	ไม่ได้ประกาศฟังก์ชัน (0 b.)	ต้องซื้อแยกต่างหาก (1ข.)
การรับรู้เอกสาร	ต้องซื้อแยกต่างหาก (1ข.)	ต้องซื้อแยกต่างหาก (1ข.)	ต้องซื้อแยกต่างหาก (1ข.)
คะแนนสุดท้าย

ภาพรวมของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไดเรกตัม.

1. คำอธิบายทั่วไปของระบบ

ระบบ Directum คือระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรที่ช่วยให้ทำงานกับเอกสารจำนวนมากได้ง่ายขึ้น EDMS ของ Directum มีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงานทุกคนขององค์กรในด้านต่างๆ ของกิจกรรมร่วมกัน

การทำงานของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Directum ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าที่ลูกค้าเลือกเป็นหลัก การส่งมอบอาจรวมถึงเก้าโมดูลที่ใช้ฟังก์ชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการการโต้ตอบตลอดจนเครื่องมือที่ขยายความเป็นไปได้ในการใช้งาน เครื่องมือเหล่านี้เป็นโมดูลต่างๆ เช่น โมดูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โมดูลการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ โมดูลสำนักงาน โมดูลการอุทธรณ์ของพลเมืองและองค์กร โมดูลการจัดการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า โมดูลการจัดการสัญญา โมดูลการจัดการการประชุมและเซสชัน โมดูลการจัดการตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ โมดูลบูรณาการกับเอกสาร ระบบการแลกเปลี่ยน

โมดูลควบคุม เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นโมดูลพื้นฐานของระบบ โมดูลที่เหลือคือโมดูลระบบเพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของระบบได้

นอกจากนี้ Directum EDMS ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติเพิ่มเติมที่เปิดโอกาสมากขึ้น และช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เทคโนโลยีระบุตัวตนอย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดบาร์โค้ดบนเอกสารเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วในอนาคต

นอกจากนี้ Directum EDMS ยังรวมเข้ากับแอปพลิเคชัน Microsoft Office นั่นคือสามารถโต้ตอบกับระบบได้โดยตรงจากแอปพลิเคชัน MS Office

Directum EDMS ยังมาพร้อมกับการเข้าถึงเว็บอีกด้วย ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ระบบมีโอกาสที่จะเข้าถึงข้อมูลระบบ Directum โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์

เครื่องมือเพิ่มเติมที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือเครื่องมือพัฒนาเฉพาะโดเมน IS-Builder เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสร้างและแก้ไขส่วนประกอบของระบบโดยปรับแต่งแบบฟอร์มด้วยภาพและระบุการคำนวณในภาษา ISBL ในตัว ภาษานี้มีไว้สำหรับโปรแกรมเมอร์ขององค์กรนั้นเพื่อปรับระบบให้ตรงกับความต้องการขององค์กรเฉพาะ

เครื่องมือ เช่น บริการป้อนเอกสารช่วยให้คุณสามารถป้อนเอกสารที่ได้รับจากแหล่งต่างๆ เข้าสู่ระบบ DIRECTUM โดยอัตโนมัติ (สแกนเนอร์, MFP, ระบบไฟล์, แฟกซ์, อีเมล)

ระบบ Directum ยังใช้บริการแปลงเอกสารอีกด้วย ช่วยให้คุณสามารถแปลงเอกสารเป็นรูปแบบ HTML, PDF และ TIFF หลายหน้าสำหรับการดำเนินการต่างๆ ของผู้ใช้กับเอกสาร เช่น เมื่อส่งออกเอกสารออกจากระบบ

ระบบ Directum ยังให้การบูรณาการกับ 1C: Enterprise 8* และ Dynamics AX*

ภาพรวมของโมดูลระบบ

โครงสร้างโมดูลระบบคือชุดส่วนประกอบประเภทต่างๆ ส่วนประกอบมีส่วนต่อประสานลักษณะเฉพาะและชุดข้อมูลที่กำหนดตามวัตถุประสงค์

ภาพรวมของโมดูลพื้นฐาน

ตารางนี้แสดงภาพรวมของโมดูลพื้นฐานของระบบ:

ตารางที่ 2.7. โมดูลพื้นฐานของ Directum EDMS

ภาพรวมของโมดูลเพิ่มเติม

ตารางนี้แสดงภาพรวมของโมดูลเพิ่มเติมที่ขยายฟังก์ชันการทำงานของระบบ:

ตารางที่ 2.8. โมดูล Directum EDMS เพิ่มเติม

ชื่อ	คำอธิบายสั้น ๆ
1. สำนักงาน	โมดูลนี้มีไว้สำหรับเลขานุการและพนักงาน ทำให้ง่ายต่อการดำเนินการตามปกติในการทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษ ค้นหาเอกสาร และส่งคำแนะนำในการทำงาน
2. การอุทธรณ์จากประชาชนและองค์กรต่างๆ	ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานจากการอุทธรณ์ของพลเมืองและองค์กรตามกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59 “ ในขั้นตอนการพิจารณาอุทธรณ์จากพลเมือง สหพันธรัฐรัสเซีย"วี องค์กรภาครัฐและในสถานประกอบการขนาดใหญ่
3.การจัดการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า	ให้คุณเป็นผู้นำ ฐานเดียว ลูกค้าบริษัทคำนึงถึงการติดต่อและกิจกรรมทางการตลาดทั้งหมด
4.การจัดการสัญญา	การจัดระเบียบกระบวนการลงทะเบียน การอนุมัติสัญญาและเอกสารสัญญาอื่น ๆ การปฏิบัติงานร่วมกับพวกเขา (การค้นหา การวิเคราะห์ การแก้ไข ฯลฯ ) รวมถึงการติดตามความคืบหน้าของกระบวนการตามสัญญา
5.การจัดการประชุมและการประชุม	โมดูลนี้รองรับวงจรชีวิตของการประชุมอย่างเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การเตรียมการและการประชุมไปจนถึงการอนุมัติโปรโตคอลและการติดตามการดำเนินการตัดสินใจ
6.การจัดการตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ	ช่วยให้มีการควบคุมการปฏิบัติงานและการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจขององค์กรตาม ตัวชี้วัดที่สำคัญประสิทธิภาพ.

ในระหว่างการเขียนงานคัดเลือกขั้นสุดท้าย ความสนใจเป็นพิเศษจะทุ่มเทให้กับโมดูลเพิ่มเติมเท่านั้น - นี่คือโมดูล "Office" นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าโมดูลนี้ช่วยให้คุณสามารถรักษา Logbook ซึ่งเป็นระบบการตั้งชื่อของคดีและช่วยให้คุณสามารถกรอก RKK (บัตรลงทะเบียนและการควบคุม) ด้วยความช่วยเหลือซึ่งคุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับการทำงานของ องค์กรและโมดูลนี้ยังใช้งานกับคำสั่งซื้ออีกด้วย ฟังก์ชันเหล่านี้จำเป็นสำหรับการไหลของเอกสารภายในของบริษัท

มาดูรายละเอียดการทำงานของโมดูลนี้กันดีกว่า

โมดูล "สำนักงาน"

งานของโมดูล Office มีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับงานของโมดูล Directum EDMS อื่นๆ

ในหลายองค์กร ภาระหลักในการตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่งหรือรับรองการไหลของเอกสารกระดาษนั้นขึ้นอยู่กับบริการเสมียนขององค์กร สำหรับบริการดังกล่าวได้มีการพัฒนาโมดูล "Office"

การแลกเปลี่ยนเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติตามมาตรฐานของ Guild of Documentation Managers “การโต้ตอบของระบบอัตโนมัติสำหรับการสนับสนุนการจัดการเอกสาร”

โมดูลนี้ใช้เพื่อทำให้การทำงานอัตโนมัติกับเอกสารกระดาษอย่างเป็นทางการ เช่น คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก จดหมายขาเข้าและขาออก คำขอ คำแนะนำ ฯลฯ

การทำงานกับเอกสารดังกล่าวไม่สามารถแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสมบูรณ์เพราะ เอกสารส่วนใหญ่ที่มีผลบังคับตามกฎหมายจะต้องออกในรูปแบบกระดาษตามกฎหมาย

ในเวลาเดียวกัน หลายองค์กรแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่ถือว่าเป็น "ทางการ" เทียบเท่ากับเอกสารกระดาษ และดังนั้นจึงต้องขึ้นทะเบียน การลงมติ ฯลฯ

โมดูลนี้อำนวยความสะดวกในการประมวลผลเอกสารกระดาษและช่วยให้คุณสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรได้โดยอัตโนมัติ

การประมวลผลเอกสารกระดาษดำเนินการตามข้อกำหนดของระบบสนับสนุนเอกสารของรัฐ (GSDOU) ซึ่งใช้เทคโนโลยีการจัดการสำนักงานแบบดั้งเดิมของรัสเซีย

โมดูล Office มี:

การลงทะเบียนแบบรวมศูนย์ของเอกสารขาเข้าขาออกและภายในทั้งหมดโดยใช้บัตรลงทะเบียนและควบคุม (ต่อไปนี้จะเรียกว่า RCC)

การลงทะเบียนตำแหน่งของเอกสารกระดาษในขั้นตอนใด ๆ ของวงจรชีวิตของเอกสาร

ติดตามการปฏิบัติตามคำสั่ง ความละเอียด และคำสั่งจากฝ่ายบริหารอย่างทันท่วงที

การเขียนเอกสารในไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่นำมาใช้ในองค์กร

ค้นหาข้อมูลสถานะ สภาพ และการเคลื่อนย้ายเอกสารที่เป็นกระดาษในระบบได้อย่างรวดเร็ว

การได้รับแบบฟอร์มและวารสารมาตรฐานตลอดจนรายงานทางสถิติเกี่ยวกับการไหลของเอกสารขององค์กร

ในการเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทสมัยใหม่ชี้นำโดยกลยุทธ์การพัฒนาโดยรวม เป้าหมาย ความพร้อม สภาพแวดล้อมการแข่งขันโครงสร้างที่ต้องการและคาดหวัง ผลกระทบทางเศรษฐกิจจากการนำแนวทางแก้ไขดังกล่าวไปใช้ เป้าหมายของการแนะนำ EDMS ได้แก่ การปรับปรุงการควบคุมระเบียบวินัยในการปฏิบัติงาน การลดจำนวนเอกสารที่สูญหาย ลดเวลาการอนุมัติ ลดจำนวนข้อผิดพลาดเมื่อทำงานกับเอกสารมาตรฐาน

มีข้อกำหนดสำคัญหลายประการสำหรับฟังก์ชัน EDMS (ECM) ความสำเร็จเพิ่มเติมของการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารของบริษัทขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบเหล่านี้ กระบวนการอนุมัติเอกสารและการมอบหมายงานจะเสร็จสิ้นเร็วขึ้นเมื่อโอนจาก "กระดาษ" มาเป็น มุมมองอิเล็กทรอนิกส์เวลาในการประมวลผลเอกสารและคำแนะนำก็ลดลงและสามารถติดตามความคืบหน้าในการทำงานกับเอกสารได้ เมื่อทำงานกับระบบ นักแสดงจะได้รับแจ้งเอกสารใหม่โดยอัตโนมัติ และระยะเวลาในการประมวลผลอยู่ภายใต้การควบคุม เพื่อการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็ว ค้นหาง่าย และความปลอดภัยของเอกสาร มีการจัดระเบียบการจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์

สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความแตกต่างให้กับสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครอง ลดเวลาการทำงานลงอย่างมากและเติมส่วนต่างๆ โดยอัตโนมัติ เอกสารมาตรฐานตามข้อมูลอ้างอิงที่มีอยู่ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะต้องมีช่องทางที่สะดวกในการตรวจสอบกำหนดเวลางานและการรายงานสรุป เพื่อรักษาเนื้อหาข้อมูลในงานของบริษัท EDMS จะต้องบูรณาการเข้ากับระบบอีเมลที่มีอยู่และกับระบบบัญชีที่มีอยู่ของบริษัท (บุคลากร การเงิน การบัญชี และระบบการจัดการการผลิต) ได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ องค์กรต่างๆ จำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ให้ความสนใจกับความเป็นไปได้ของการทำงานระยะไกลในระบบ เกณฑ์สำคัญในการประเมินระบบ ได้แก่ ความสามารถในการสร้างรายงานเกี่ยวกับเอกสาร ผู้ดำเนินการ สถานะของเอกสาร ฯลฯ การนำระบบไปใช้อย่างรวดเร็ว ค่าติดตั้งและสนับสนุนระบบ ความง่ายในการพัฒนาระบบ ความสามารถในการใช้ซอฟต์แวร์ระบบเพื่อแก้ไขปัญหาเพิ่มเติม

และข้อกำหนดเพิ่มเติม:

• การมีอินพุตเอกสารสตรีมมิ่งเข้าสู่ระบบความสามารถในการทำงานกับเครื่องสแกน
• โมดูลการจัดการสัญญาที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า
• เวอร์ชันแท็บเล็ต
• ลูกค้ามือถือ

การเปรียบเทียบ

มาดูกันว่าฟังก์ชันเหล่านี้ถูกนำไปใช้ใน Docsvision, Directum, ELMA ECM+ อย่างไร Optima เวิร์กโฟลว์และ 1C: ผังเอกสาร 8 ระบบทั้งหมดนี้เป็นหนึ่งเดียว แนวคิดทั่วไปโดยอาศัยการผสมผสานระหว่าง EDMS แบบคลาสสิกและเครื่องมือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ด้วยการรวมข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบ BPM บริษัทต่างๆ จึงสามารถพัฒนากระบวนการและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานได้

ตัวเลือกการทำงานและการรวมระบบ

ไดเรกตัม

ข้อได้เปรียบด้านการทำงานของระบบ Directum ไม่เพียงแต่รวมถึงแคตตาล็อกโซลูชันทางธุรกิจที่ขยายมากขึ้นเท่านั้น ในบรรดาฟังก์ชันที่ใช้ทุกวันในที่ทำงาน เราสามารถเน้นการแจ้งเตือนที่สะดวก ความสามารถในการกำหนดค่าตัวเลข และการทำงานกับแท็กบาร์โค้ด การแสดงตัวอย่างไฟล์ที่แนบมา, ที่เก็บไฟล์, หนังสืออ้างอิงที่เสร็จสมบูรณ์ให้เลือกมากมายในการกำหนดค่าพื้นฐาน, ตัวช่วยสร้างแบบโต้ตอบสำหรับการสร้างเอกสาร

ด้านลบของ EDMS นี้: ขาดการแสดงออบเจ็กต์ทีละหน้าในคลังเอกสารและผลการค้นหา ไม่สามารถใช้สไตล์เพิ่มเติมในคลังเอกสารได้

ฟังก์ชันเหล่านี้ถูกนำไปใช้ใน Docsvision หน้าเว็บและรายงานที่กำหนดเองจะแสดงภายในหน้าต่างแอปพลิเคชันหลัก เอกสารสำคัญย้ายไปที่ตารางฐานข้อมูลแยกกัน ผู้ใช้ระบบสามารถเลือกตัวเลือกการรับรองความถูกต้องได้ การแปลง XSLT ใช้กับคำอธิบาย XML ของบัตรการลงทะเบียน

เอลมา

ระบบ ELMA มีความโดดเด่นด้วยกลุ่มผลิตภัณฑ์โซลูชั่นทางธุรกิจที่ขยายออกไป ซึ่งรวมถึงโมดูล ECM+ (การผสมผสานระหว่างฟังก์ชันของระบบ BPM และ EDMS แบบคลาสสิก) Projects+ - ฟังก์ชันมาตรฐานสำหรับการจัดการโครงการและการจัดการกระบวนการ ELMA CRM+ - ใช้แนวทางที่มุ่งเน้นลูกค้าเป็นหลักผ่านการนำกระบวนการแบบ end-to-end ไปใช้ และโซลูชัน KPI ที่ระบบ Directum ไม่มี

สำหรับคำถามเกี่ยวกับความสามารถในการบูรณาการ ทั้ง ELMA ECM+ และโซลูชันอื่นอีกสองโซลูชันมีปลั๊กอินสำหรับการทำงานกับ MS Outlook นอกจากนี้ ELMA ยังทำงานร่วมกับ 1C:Enterprise ได้อย่างง่ายดาย (กับเวอร์ชันปัจจุบันทั้งหมด)

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ปริมาณมากไฟล์ที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารในใบสมัครสามารถมีได้ไม่จำกัดจำนวนเวอร์ชันแต่สามารถกำหนดให้เป็นไฟล์ปัจจุบันได้เพียงฉบับเดียว ประวัติการเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้ในการ์ดเอกสาร

ทั้งหมด เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานกับเอกสารและการตรวจสอบระเบียบวินัยในการทำงานกับเอกสารเหล่านี้อยู่ที่ปลายนิ้วของผู้ใช้

หากบริษัทได้รับเอกสารในรูปแบบกระดาษ เอกสารดังกล่าวจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติหลังการสแกน

ผู้จัดการสามารถดูรายงานเกี่ยวกับสถานการณ์ประสิทธิภาพปัจจุบัน และผู้ใช้จะได้รับตัวกรองจำนวนหนึ่งเพื่อกำหนดผลลัพธ์ตามที่เห็นสมควร

แอปพลิเคชัน ECM+ สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของแต่ละองค์กรและโครงสร้างองค์กร

หากต้องการเพิ่มความเร็วในการสร้างเอกสาร คุณสามารถสร้างเทมเพลตได้ ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ แม้แต่ผู้ที่ไม่มีทักษะด้านการเขียนโปรแกรมก็ตาม

คุณสามารถกำหนดค่าการป้อนบาร์โค้ดอัตโนมัติลงในเทมเพลตเพื่อให้สามารถจดจำในระบบได้ทันที

ระบบทั้งหมดที่พิจารณาในการทบทวนจะมีระบบของตัวเอง แอปพลิเคชันมือถือเพื่อใช้งานฟังก์ชั่นระบบผ่านคอมพิวเตอร์แท็บเล็ตหรืออุปกรณ์มือถือ ช่วยให้ผู้จัดการระดับสูงสามารถมีส่วนร่วมในกิจกรรมการปฏิบัติงานของบริษัทได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ไคลเอนต์สำหรับอุปกรณ์มือถือเข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการมือถือทั้งหมด

Optima เวิร์กโฟลว์

ข้อดีของระบบ ได้แก่ ความสามารถในการใช้สไตล์เพิ่มเติมในคลังเอกสาร การแสดงรูปภาพในคลังเอกสาร และพื้นที่การดู สามารถกรองรายการเอกสารที่โหลดได้ Optima WorkFlow รองรับการตั้งค่าเกณฑ์ในวารสารเอกสารและการตั้งค่าพื้นที่ดูของบันทึกที่เลือกในคลังเอกสาร ปรับแต่งการทำงานของบัตรลงทะเบียนคำสั่งซื้อ เว็บแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นสามารถฝังอยู่ในหน้าต่างหลักได้ มีการบูรณาการกับ IBM WebSphere MQ เพื่อให้กิจกรรมของแผนกเอกสารสำคัญเป็นไปโดยอัตโนมัติ จึงได้มีการพัฒนาโมดูลเอกสารเก็บถาวรพิเศษ

1C: การไหลของเอกสาร 8

งานหลักของโซลูชันนี้คืองานในสำนักงาน การรับส่งเอกสารทั่วไป การจัดการสัญญา เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการคำขอ ฟังก์ชั่นสามารถขยายได้โดยใช้ปลั๊กอิน เมื่อประมวลผลเส้นทางเอกสาร คุณสามารถแนบไฟล์และเปลี่ยนแปลงในภายหลังได้ มีการลงทะเบียน Windows Explorer

สามารถปรับแต่งได้ การสร้างอัตโนมัติ, การลงทะเบียนและกำหนดเส้นทางเอกสารจากแหล่งต่างๆ (โฟลเดอร์, อีเมล, เว็บ)

ข้อบกพร่อง:ไม่มีจดหมายภายใน คุณไม่สามารถสร้างงานให้กับกลุ่มหรือโฟลเดอร์ที่มีการมอบหมายงานได้ นอกจากนี้ โซลูชันนี้ไม่มีโมดูลการจัดการโครงการ ไม่สามารถลงทะเบียนจาก MS Office ได้ เปิดสำนักงาน- ไม่รองรับการทำงานกับเอกสาร QMS นอกจากนี้ยังไม่มีวิธีรักษาโฟลเดอร์ผู้ใช้ส่วนบุคคลอีกด้วย

อินเทอร์เฟซ

ไดเรกตัม

อินเทอร์เฟซของโหมดการทำงานทั้งหมดในระบบ Directum เป็นหนึ่งเดียว คุณสามารถกำหนดค่ากฎสำหรับการประมวลผลเอกสารและงานได้ ในโหมดการทดแทน ระบบจะเก็บรักษาเนื้อหาข้อมูลไว้ การทำงานกับไฟล์สามารถทำได้ทางออนไลน์ มีการกระจายสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์แยกต่างหากโดยแต่ละไฟล์มีคำอธิบายประกอบ คุณยังสามารถสังเกตความโปร่งใสของกระบวนการรับส่งข้อมูลเอกสารได้ งานจะถูกเพิ่มลงในปฏิทิน MS Outlook ข้อดีของระบบคือเทมเพลตการค้นหาที่ปรับแต่งได้และกลไกการกรองที่สะดวกตามคอลัมน์รายการ

แต่ก็มีข้อเสียอยู่หลายประการ: ไม่มีความเป็นไปได้ในการแสดงองค์ประกอบแบบหน้าต่อหน้า (ใน Win32) การตั้งค่าเอฟเฟ็กต์ภาพน้อยที่สุด ไม่สามารถแปลชื่อรายละเอียดเป็นภาษาต่างๆ ได้ ไม่สามารถเปลี่ยนขนาดการ์ดได้ เมื่อสร้างลิงก์ระหว่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณไม่สามารถเพิ่มความคิดเห็นเพื่ออธิบายลิงก์ได้ อินเทอร์เฟซโอเวอร์โหลด

ข้าว. 1.อินเตอร์เฟซระบบไดเรคตัม

Docsvision

Docsvision ใช้ธีมที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า และ Ribbon คำสั่งก็สามารถปรับแต่งได้ ความสัมพันธ์ตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางระหว่างเอกสารจะแสดงเป็นแผนภูมิต้นไม้ ลิงค์สามารถแสดงความคิดเห็นได้ สามารถออกแบบการ์ดงานได้ แถบเครื่องมือสามารถปรับแต่งได้ การค้นหาข้อความแบบเต็มทำงานได้จากบรรทัดเดียว มีเทมเพลตการค้นหาที่ปรับแต่งได้ และการออกแบบแบบฟอร์มการค้นหาก็สามารถปรับแต่งได้เช่นกัน

ในขณะเดียวกันข้อเสียของระบบก็คือการไม่มีความเป็นไปได้ สิ่งที่แนบมาอัตโนมัติเอกสารเข้างาน. กระบวนการไม่โปร่งใส การแจ้งเตือนจะทำงานเมื่อเปิด MS Outlook เท่านั้น

ข้าว. 2.อินเตอร์เฟซระบบ Docsvision

เอลมา

ภายนอก อินเทอร์เฟซ ELMA ECM+ เป็นที่จัดเก็บไฟล์มาตรฐาน ผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์กับระบบดังกล่าวสามารถนำทางด้วยตนเองได้อย่างง่ายดาย

การลงทะเบียนเอกสารจะดำเนินการในตัวช่วยสร้างพิเศษในหลายขั้นตอนติดต่อกัน เมื่อเข้าสู่ระบบ คุณเพียงแค่ระบุรายละเอียดที่จำเป็นของเอกสารและแนบเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจะสร้างการ์ดเอกสารพร้อมข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรมีอยู่ในพอร์ทัลภายใน เครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานรวมอยู่ในที่เดียว: การเก็บเอกสาร งาน ปฏิทิน การป้อนข้อความ รายงาน เอกสารบนเว็บ

การดำเนินการสามารถทำให้ง่ายขึ้นหรือขยายได้ในระหว่างการตั้งค่า

ข้าว. 3.อินเตอร์เฟซเอลม่า

Optima เวิร์กโฟลว์

ระบบมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ระบบกำหนดค่ารูปแบบการออกแบบของแอปพลิเคชัน แสดงคลังเอกสารและพื้นที่การดูรายละเอียดและรูปภาพ และใช้สไตล์ในการวาดรายการเอกสาร (แบบอักษร การเติม ไอคอน)

เป็นที่น่าสังเกตว่าการค้นหาที่สะดวกในช่องรายการของบัตรลงทะเบียนความพร้อมใช้งาน การควบคุมภาพช่องที่ต้องกรอก ความสามารถในการทำงานกับไฟล์ การเชื่อมต่อ และการเคลื่อนย้ายเอกสารในหน้าต่างเดียว

สะดวกในการทำงานกับไฟล์ที่แนบมา - งานออนไลน์ดำเนินการในหน้าต่างเดียวในโหมดเช็คอินและเช็คเอาต์ ความสัมพันธ์ตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางระหว่างเอกสารจะถูกแสดงเป็นภาพต้นไม้

คุณสามารถออกแบบการ์ดงานได้เมื่อสร้างคำสั่งซื้อ

ข้อบกพร่อง:ผู้ใช้ไม่สามารถสร้างวารสารใหม่ คอลเลกชันเอกสาร การตั้งค่าจะไม่ถูกบันทึกลงในฐานข้อมูล ในบัตรการลงทะเบียน คุณไม่สามารถปรับแต่งแถบเครื่องมือหรือแปลชื่อของรายละเอียดได้ ขนาดการ์ดไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ กลไกการลากและวางไม่ได้ถูกนำมาใช้ ไม่มีฟังก์ชันอินเทอร์เฟซพื้นฐานในการเลือกการ์ดสำหรับการสื่อสาร ข้อเสียเปรียบอีกประการหนึ่งคือความทึบของกระบวนการเมื่อสร้างงาน ไม่สามารถตั้งค่าการเตือนความจำสำหรับผู้แสดงได้

ข้าว. 4.อินเทอร์เฟซ Optima WorkFlow

1C: การไหลของเอกสาร 8

อินเทอร์เฟซสามารถปรับแต่งได้สำหรับประเภทผู้ใช้ คุณสามารถดูรายชื่อผู้ใช้งานในระบบได้ มีเครื่องมือออกแบบสำหรับ RKK (นักออกแบบ) ความสามารถในการขยายและปรับแต่ง RKK และคุณสามารถใช้องค์ประกอบที่ซับซ้อน - ตารางโครงสร้าง

ข้อบกพร่อง:ไม่มีเครื่องมือในตัวสำหรับการดูไฟล์แนบ, ไม่มีการดูงานกลุ่ม, ไม่มีการแต่งตั้งผู้ดำเนินการเป็นผู้นำจากกลุ่ม

ข้าว. 5.อินเทอร์เฟซ 1C: การไหลของเอกสาร 8

ฟังก์ชั่นการค้นหา

ไดเรกตัม

ข้อดีของระบบ ได้แก่ ความพร้อมใช้งานของการค้นหาเอกสารฉบับเต็มและรายละเอียดของบัตรลงทะเบียน (RC) เทมเพลตการค้นหาสามารถกำหนดค่าได้ตามรายละเอียดของสาธารณรัฐคาซัคสถาน มีตัวกรองสินค้าคงคลังเอกสารตามค่าคอลัมน์ ฟังก์ชั่นที่สะดวกสำหรับการตั้งค่าเทมเพลตการค้นหา คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์การค้นหาได้

คุณสมบัติเชิงลบ: ไม่สามารถกระจายสิทธิ์การเข้าถึงไปยังการค้นหาที่กำหนดเองได้ ไม่มีการค้นหาที่กำหนดค่าไว้ในเว็บไคลเอ็นต์ ไม่มีความสามารถในการสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อน ไม่มีการแสดงออบเจ็กต์ทีละหน้าในรายการเอกสารและผลการค้นหา ไม่มีการใช้สไตล์เพิ่มเติมกับรายการเอกสาร

Docsvision

Docsvision รองรับการสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อนโดยใช้ XML รวมถึงการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงการค้นหา

ตำหนิ– การดำเนินการช้าของแผงการรับชม

เอลมา

ใน ELMA ECM+ เอกสารจะถูกรวบรวมไว้ในคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพียงแหล่งเดียว การค้นหาเอกสารทำได้รวดเร็วและสะดวก ไม่เพียงแต่ตามชื่อเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายละเอียดของบัตรเอกสารหรือ RC ด้วย ผลลัพธ์การค้นหาจะแสดงเฉพาะเมื่อคุณมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารเท่านั้น พารามิเตอร์การค้นหาจะถูกบันทึกในรูปแบบตัวกรอง ดังนั้นในอนาคต คุณสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยใช้พารามิเตอร์ที่บันทึกไว้

ข้อบกพร่อง:ขาดการค้นหาข้อความแบบเต็มในเอกสาร

Optima เวิร์กโฟลว์

ใช้การสืบค้นฐานข้อมูลโดยตรงเพื่อสร้างการสืบค้นการค้นหาที่ซับซ้อนในบันทึกเอกสาร การค้นหาข้อความแบบเต็มจะดำเนินการตามเนื้อหาของเอกสารและการค้นหาโดยใช้บัตรลงทะเบียนตัวอย่าง (ไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าเทมเพลตการค้นหา) คุณสามารถป้อนคำค้นหาโดยใช้รายละเอียดบัตรลงทะเบียน ตัวกรองซ้อนทับจะถูกนำไปใช้กับบันทึกเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด

ข้อเสียของระบบคือการไม่สามารถบันทึกเทมเพลตการค้นหาผู้ใช้ได้ ไม่มีการค้นหาข้อความแบบเต็มโดยใช้รายละเอียดของบัตรลงทะเบียนเอกสาร ผู้ใช้ไม่สามารถสร้างโฟลเดอร์การค้นหาหรือคำค้นหาที่ซับซ้อนได้ ไม่มีการค้นหาข้อความแบบเต็มสำหรับรายละเอียดบัตรลงทะเบียน

1C: การไหลของเอกสาร 8

การค้นหาคุณลักษณะดำเนินการโดยใช้รายละเอียดเอกสาร คุณสามารถสร้างเทมเพลตการค้นหาได้ พื้นที่เก็บข้อมูลเป็นแบบลำดับชั้นและจัดประเภท รายงานจะถูกสร้างขึ้นตามผลการค้นหา

คุณไม่สามารถทำเช่นนี้ได้ในคำขอเดียว ประเภทต่างๆค้นหา. ไม่มีการกำหนดค่าชุดรายละเอียดสำหรับการค้นหาเอกสารที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติระหว่างการลงทะเบียน

การตั้งค่าการดูแลระบบ

ไดเรกตัม

ระบบช่วยให้คุณรักษาโครงสร้างองค์กรของหลายบริษัทไปพร้อมๆ กัน ที่ให้ไว้ ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับแผนกและพนักงานก็สามารถขยายได้ หากจำเป็นต้องเปลี่ยน (แบบเต็มหรือผู้ช่วย) โฟลเดอร์กล่องขาเข้า/ขาออกจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ตัวกรองสตริงย่อยและการรันการค้นหา

ข้อบกพร่อง:การแสดง ORS ไม่ชัดเจน ไม่สามารถจัดเรียงองค์ประกอบต่างๆ ได้ ในลำดับที่แน่นอนเป็นเรื่องยากที่จะสร้างและกรอกไดเร็กทอรี เนื่องจากไม่มีการแปลรายการไดเร็กทอรีเป็นภาษาท้องถิ่น การตั้งค่าขั้นต่ำ รูปร่างและพฤติกรรมของสาธารณรัฐคาซัคสถาน

ข้าว. 6.ลักษณะของบัตรลงทะเบียนในระบบ Directum

Docsvision

Docsvision รองรับการบำรุงรักษา OHS ของบริษัทหลายแห่งในคราวเดียว มีฟังก์ชั่นทดแทน (รองถาวรหรือชั่วคราว) ตัวกรองทำงานโดยสตริงย่อย ข้อเสียบางส่วนซ้ำซ้อนคุณสมบัติของ Directum: OSH ไม่แสดงด้วยสายตา, ไม่มีการเรียงลำดับองค์ประกอบตามลำดับที่กำหนด, คุณไม่สามารถรักษาประวัติของไดเร็กทอรี, สร้างไดเร็กทอรีที่พิมพ์, สร้างไดเร็กทอรีแบบลำดับชั้น, ไม่มีในตัว ไดเรกทอรี "ระบบการตั้งชื่อคดี" ประสิทธิภาพของนักออกแบบต่ำ

ข้าว. 7.ไดเร็กทอรีพนักงานในระบบ Docsvision

เอลมา

ติดตามสถานการณ์ในสาขาได้อย่างสะดวก บริษัทขนาดใหญ่- หลายระบบถูกรวมไว้ในหน้าต่างเดียวและจัดระเบียบเป็นหน้าต่างเดียว ระบบสารสนเทศหน่วยงานและการแลกเปลี่ยนข้อมูลคุณภาพสูง ผู้ใช้มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับ ระบบภายนอกโดยไม่ต้องออกจากเพจของคุณ สะดวกในการสลับระหว่างหน้าต่างๆ ของแผนกต่างๆ ของบริษัท นอกจากนี้ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการปฏิบัติงาน ข่าวสารปัจจุบัน การดูเอกสาร และการเปิดตัวกระบวนการทางธุรกิจ

ข้าว. 8.การตั้งค่าหน้าสาขาในระบบ ELMA

ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับสาขาและแผนกทั้งหมดมีให้สำหรับผู้จัดการ ข้อมูลเกี่ยวกับแผนกและพนักงานสามารถขยายได้

การทดแทนพนักงานจะดำเนินการในส่วนพิเศษ การเปลี่ยนตัวจะถูกลบออกโดยอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดระยะเวลา เมื่อทำการติดตั้งอุปกรณ์ทดแทน งานสำหรับกระบวนการจะถูกโอนไปยังอุปกรณ์นั้นโดยอัตโนมัติ ระบบรายงานงานครั้งเดียวและขาดงาน พนักงานคนนี้โดยเสนอให้เลือกนักแสดงคนอื่น

ข้าว. 9.การตั้งค่าส่วน "การทดแทน" ในระบบ ELMA

ส่วนพิเศษ "ตารางการขาดงาน" จะแสดงรายชื่อพนักงานที่ไม่อยู่ในที่ทำงานในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

Optima เวิร์กโฟลว์

ระบบรองรับการดูแลรักษา OSH ของบริษัทต่างๆ มีการแสดงโครงสร้างอย่างชัดเจน มีการนำฟังก์ชันการทดแทนมาใช้ (การทดแทนแบบถาวร/ชั่วคราว) มีการค้นหาโดยใช้ตัวอักษรตัวแรก สามารถจัดเรียงรายการตามลำดับที่กำหนดได้ ค่อนข้างง่ายในการกรอกไดเร็กทอรี, สร้างไดเร็กทอรีแบบลำดับชั้น, ตั้งค่าระยะเวลาที่ถูกต้องของรายการไดเร็กทอรี

มีผู้ออกแบบเทมเพลตบัตรลงทะเบียน ขนาด พื้นหลัง บุ๊กมาร์ก ฟิลด์ แบบอักษรได้รับการปรับแต่ง และใช้สคริปต์สคริปต์ตามเหตุการณ์บัตรลงทะเบียน

ข้อบกพร่อง:ไม่มีความเป็นไปได้ในการรักษาประวัติของไดเร็กทอรี ไม่มีข้อมูลสะท้อนเกี่ยวกับการทดแทน ข้อมูลเกี่ยวกับแผนกและพนักงานมีน้อย คุณไม่สามารถสร้างไดเร็กทอรีที่พิมพ์ รักษาประวัติของไดเร็กทอรี หรือแปลรายการไดเร็กทอรีเป็นภาษาท้องถิ่น ไม่มีฟังก์ชันสำหรับการตรวจสอบไวยากรณ์ของโค้ดสคริปต์ ไม่มีฟิลด์ประเภทปุ่มตัวเลือก

ข้าว. 10.การเพิ่มพนักงานใหม่ลงในแผนผังองค์กรใน Optima WorkFlow

1C: การไหลของเอกสาร 8

เดสก์ท็อปของผู้ใช้ได้รับการกำหนดค่าตามบทบาทของเขา ให้การเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน รายการหมายเลขโทรศัพท์ คำแนะนำในการเขียนจดหมาย ฯลฯ ได้อย่างรวดเร็ว สำหรับหัวหน้าแผนก คุณสามารถตั้งค่าแผงการค้นหาข้อความแบบเต็มสำหรับเอกสารประกอบวัตถุประสงค์ใดๆ ก็ได้ และผู้จัดการจะได้รับ แผงการเข้าถึงรายงานอย่างรวดเร็ว ข้อมูลถูกแจกจ่ายตามสิทธิ์การเข้าถึง โครงสร้างองค์กรองค์กรและบทบาทผู้ดำเนินการสามารถใช้เพื่อเลือกผู้ดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจ

ระบบย่อย “งานและกระบวนการของพนักงาน” มีเครื่องมือสำหรับการสร้างและจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เช่นเดียวกับการตั้งค่าการจัดการงานตามบทบาทและการตั้งค่าเมทริกซ์สำหรับการแทนที่/แทนที่พนักงาน

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

ไดเรกตัม

ระบบใช้ฟังก์ชันการสร้างแบบจำลองที่สะดวกสบาย การดีบักแผนภาพเส้นทางจะดำเนินการทีละขั้นตอน ภาษาการเขียนโปรแกรมระดับสูง IS-Builder ถูกสร้างขึ้นในแพลตฟอร์ม คุณสามารถสร้างฟังก์ชันและสคริปต์ของคุณเองโดยใช้ API ของคุณเองได้ เครื่องมือแก้ไขรายงานมีการใช้งานในภาษา IS-Builder ข้อเสีย: จำนวนบล็อกฐานไม่เพียงพอ

ข้าว. 11.การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจในระบบ Directum

Docsvision

ระบบมีฟังก์ชันที่สะดวกสบายสำหรับการสร้างแบบจำลองและการออกแบบแผนภาพเส้นทางโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ คุณสามารถพัฒนาฟังก์ชั่นของคุณเองได้ คุณสามารถสร้างสถานการณ์จำลองโดยใช้ API ของคุณเองและเรียกใช้บริการเว็บได้ เครื่องมือ – การรายงาน MS

ข้อบกพร่อง:คุณต้องแทนที่กลุ่มของบล็อกธรรมดาด้วยบล็อกสคริปต์เดียวเพื่อการปรับให้เหมาะสม

ข้าว. 12.การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจในระบบ Docsvision

เอลมา

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจดำเนินการในลักษณะพิเศษ โปรแกรมแก้ไขกราฟิก"ELMA Designer" พร้อมอินเทอร์เฟซแบบกราฟิกที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย สัญลักษณ์สำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจคือ BPMN 2.0 ซึ่งสะดวกสำหรับการอธิบายห่วงโซ่งานและมีองค์ประกอบพื้นฐานที่จำเป็นเกือบทั้งหมด นักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถออกแบบกระบวนการทางธุรกิจได้โดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากโปรแกรมเมอร์ คุณสามารถพัฒนารูปแบบการจัดการในบริษัทและทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการได้ทันทีโดยไม่ต้องหยุดระบบ

การเคลื่อนย้ายเอกสารในบริษัทสามารถจัดตามเส้นทางที่ซับซ้อนได้ เส้นทางเอกสารสะท้อนให้เห็นว่าพนักงานคนใดที่ต้องดำเนินการในเอกสารนี้ ตลอดจนลำดับและลักษณะของงานที่วางแผนไว้ แบบจำลองกราฟิกของกระบวนการถูกสร้างขึ้นโดยการลากบล็อคการดำเนินการที่ต้องการจากจานสีด้วยเมาส์ หลังจากนั้นการดำเนินการจะเชื่อมต่อกันด้วยการเปลี่ยนภาพ คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นในการเปลี่ยนภาพได้

ข้าว. 13.เส้นทางเอกสารที่อธิบายว่าเป็นกระบวนการทางธุรกิจใน ELMA EDMS

Optima เวิร์กโฟลว์

ระบบมีผู้ออกแบบแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ และใช้สถานการณ์จำลองที่มีสคริปต์

ข้าว. 14.การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจใน Optima WorkFlow

การตั้งค่าคุณสมบัติบล็อกทำได้ง่าย สคริปต์สคริปต์ถูกสร้างขึ้นโดยใช้ API ของเราเอง ฟังก์ชันและบล็อกของเราเองถูกสร้างขึ้น และออบเจ็กต์จะถูกอัปโหลดเป็นรูปแบบการแลกเปลี่ยน เครื่องมือ – รายงาน Crystal 11.0.

คุณสามารถปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏของแอปพลิเคชัน กำหนดค่ารายการเอกสาร (การมองเห็นและลำดับของคอลัมน์ การเรียงลำดับ) และกำหนดค่าการแจ้งเตือนได้

กลไกการสร้างแบบจำลองไม่สะดวกฟังก์ชั่นในการตั้งค่าตรรกะทางธุรกิจมีน้อยจำเป็นต้องเขียนสคริปต์ประมวลผลเอกสารแบบสคริปต์ไม่มีผู้ออกแบบ วงจรชีวิตเอกสาร

1C: การไหลของเอกสาร 8

ระบบสร้างเส้นทางเอกสารมาตรฐานและรองรับสาขาเส้นทางและการเปลี่ยนแบบมีเงื่อนไข นอกจากนี้ยังมีผู้ออกแบบแบบฟอร์มการรายงานอีกด้วย

ข้าว. 15.ผังงานของกระบวนการทางธุรกิจใน 1C: ผังเอกสาร 8

ความปลอดภัยของข้อมูลและการดำเนินการ

ไดเรกตัม

การปกป้องข้อมูลในระบบดำเนินการโดยใช้รหัสผ่านเข้าสู่ระบบและบัญชี Windows คุณสามารถสร้างกลุ่มและบทบาทของผู้ใช้ได้ มีโมเดลการควบคุมการเข้าถึงแบบแยกส่วนและตามบทบาท และยังเป็นไปได้ที่จะออกอำนาจและสิทธิพิเศษอีกด้วย สิทธิ์การเข้าถึงจะแตกต่างกันในระดับโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ ไฟล์ และไดเร็กทอรี คุณสามารถกำหนดค่าการโอนสิทธิ์ได้ มีการใช้การเข้ารหัสและลายเซ็นดิจิทัล

ข้อเสียของระบบ:ไม่มีการกระจายสิทธิ์การเข้าถึงการค้นหาที่กำหนดเอง ไม่มีการค้นหาที่กำหนดเองในเว็บไคลเอ็นต์ คุณไม่สามารถสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อนได้

ประสิทธิภาพการรับชมแผงค่อนข้างต่ำ

Docsvision

ข้อดีของระบบในแง่ของความปลอดภัยของข้อมูลสามารถระบุได้ดังนี้: การมีการควบคุมการเข้าถึงที่บังคับ, ความแตกต่างของสิทธิ์การเข้าถึงในทุกระดับ; กำหนดการโอนสิทธิ การประยุกต์ใช้การเข้ารหัสและลายเซ็นดิจิทัล

เอลมา

ผู้ใช้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตสามารถป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านและเข้าสู่ระบบ ELMA ได้ การเข้าสู่ระบบนี้ได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทุกคน แต่มีสามวิธีหลักในการรักษาความปลอดภัยการเข้าสู่ระบบของคุณ:

1. เข้าสู่ระบบผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อถือได้เท่านั้น หากคุณเข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์หรือ อุปกรณ์เคลื่อนที่ซึ่งไม่อยู่ในรายการที่เชื่อถือได้ ระบบจะแจ้งว่าไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้
2. เข้าสู่ระบบโดยใช้โทเค็น Token คืออุปกรณ์ที่เชื่อมโยงอยู่ บัญชีผู้ใช้และจะสอดคล้องกับเขาเท่านั้น นอกจากนี้ผู้ใช้แต่ละคนยังมีรหัส PIN ของตัวเอง คอนเทนเนอร์คีย์อิเล็กทรอนิกส์หลายรายการสามารถเขียนลงในโทเค็นได้ในคราวเดียว - สำหรับการเข้าสู่ระบบต่างๆ ไม่ใช่แค่ ELMA เท่านั้น เพื่อให้ผู้ใช้ไม่ต้องพกคีย์ทั้งพวง
3. เข้าสู่ระบบด้วยใบรับรอง กลไกก็ประมาณเดียวกัน ผู้ใช้ผูกใบรับรองกับบัญชีของเขา คุณสามารถเข้าสู่ระบบโดยใช้ใบรับรองจากสถานที่ทำงานที่ระบุเท่านั้น คุณลักษณะนี้มีเฉพาะในเบราว์เซอร์เท่านั้น มอซซิลา ไฟร์ฟอกซ์และอินเตอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์

หากต้องการอนุมัติให้ลงนามในเอกสารหรือเวอร์ชันของเอกสารนั้น ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์- ในกรณีนี้ ผู้ใช้รายอื่นจะไม่สามารถยอมรับหรือลงนามในเอกสารได้ แม้ว่าเขาจะรู้รหัสผ่านก็ตาม

ELMA ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงออบเจ็กต์ระบบต่างๆ การจัดการสิทธิ์จะขึ้นอยู่กับบทบาทขององค์ประกอบของโครงสร้างองค์กรและผู้ใช้แต่ละรายของระบบ กระบวนการตั้งค่าประกอบด้วยการแสดงตำแหน่ง แผนก และแผนกต่างๆ แบบกราฟิก และการกระจายความรับผิดชอบ

Optima เวิร์กโฟลว์

การปกป้องข้อมูลดำเนินการโดยใช้การเข้าสู่ระบบ/รหัสผ่านและบัญชี Windows กลุ่มผู้ใช้และบทบาท โมเดลการควบคุมการเข้าถึงแบบแยกและตามบทบาทจะถูกสร้างขึ้น สามารถออกสิทธิอนุญาต แยกสิทธิ์การเข้าถึงในระดับโฟลเดอร์ กำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงแบบสัมพันธ์ตามโครงสร้างองค์กรขององค์กร และใช้ลายเซ็นดิจิทัลได้

คุณไม่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับแต่ละไฟล์ได้ ไม่มีการดูตัวอย่างไฟล์

1C: การไหลของเอกสาร 8

มีอยู่ ซอฟต์แวร์การควบคุมความสมบูรณ์ของเอกสาร การสนับสนุน ในรูปแบบต่างๆการรับรองความถูกต้อง ผู้ใช้จะได้รับสิทธิ์ตลอดระยะเวลาการดำเนินการตามคำสั่งหรือเอกสาร เอกสารที่ลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลจะถูกส่งไปพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับลายเซ็นที่บันทึกไว้ สิทธิ์การเข้าถึงถูกกำหนดตามตำแหน่ง บทบาท ระดับการมีส่วนร่วมในกระบวนการทางธุรกิจ การจำแนกประเภท หรือรายบุคคลของผู้ใช้ สิทธิ์ถูกกำหนดไว้สำหรับโฟลเดอร์และประเภทของเอกสาร และยังใช้กับไฟล์ที่แนบมาด้วย ซึ่งอาจมีข้อ จำกัด ในการอ่านหรือเขียน การเข้าถึงรายงานก็มีจำกัดเช่นกัน - พนักงานสามารถเข้าถึงเฉพาะรายงานของตนเองเท่านั้น และผู้จัดการสามารถเข้าถึงรายงานของแผนกของเขาได้

ไม่มีความแตกต่างของสิทธิ์การเข้าถึงส่วนต่างๆ ของเอกสาร (ช่องแบบฟอร์มการลงทะเบียน ไฟล์แนบ) ไม่มีระบบเครื่องมือสำรองและกู้คืนข้อมูล

บทสรุป

บริษัทที่เลือก EDMS ประสบปัญหาเดียวกัน นั่นคือต้องเผชิญกับกระบวนการที่ยาวนานในการบูรณาการระบบที่ได้มาและกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทั้งบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องรวมกระบวนการโฟลว์เอกสารเข้ากับกระบวนการหลักตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง และยิ่งการบูรณาการดังกล่าวเกิดขึ้นเร็วเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น อย่างไรก็ตาม การดำเนินการที่ต้องใช้แรงงานเข้มข้นนี้ต้องใช้เวลา ประสบการณ์ และการสื่อสารอย่างต่อเนื่องของพนักงานทุกคนที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสาร ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งระบบที่ใช้ฟังก์ชั่นสามารถเร่งกระบวนการนี้ได้ หากเราสรุปและประเมินผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุด ข้อกำหนดที่สำคัญสอดคล้องกับ ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 และ Directum