แผนกทรัพยากรบุคคลควรเก็บเอกสารอะไรบ้าง? เอกสารบุคลากรบังคับที่สร้างขึ้นในการให้บริการบุคลากรขององค์กร ข้อกำหนดสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรการคลอด

การจัดการบันทึกบุคลากรเป็นขั้นตอนที่ซับซ้อนทั้งหมด เอกสารประกอบ แรงงานสัมพันธ์- ประเด็นสำคัญของการมีปฏิสัมพันธ์กับบุคลากร - การจ้างงานและการเลิกจ้าง การโอนและการมอบหมายงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ การได้รับรางวัลและการให้รางวัล การลงโทษทางวินัย- มาพร้อมกับพิธีการบางอย่าง นายจ้างทุกคนที่ใช้แรงงานจ้างจะต้องดำเนินการจัดการบันทึกบุคลากรในปี 2562: ข้อกำหนดใหม่ค่อนข้างทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ประกอบการแต่ละรายและองค์กรขนาดเล็ก แต่ไม่ได้รับการยกเว้นอย่างสมบูรณ์

บันทึกบุคลากรสามารถเก็บรักษาได้โดยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลหนึ่งคนหรือโดยแผนกบุคคลทั้งหมด ทุกอย่างขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและความซับซ้อนของโครงสร้าง ยิ่งพนักงานมีขนาดใหญ่เท่าใด เอกสารที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลต้องจัดการก็จะมากขึ้นเท่านั้น ก็ยิ่งยากสำหรับเขาที่จะรับมือโดยลำพัง แผนกทรัพยากรบุคคลจะต้องมีการขยาย และในองค์กรขนาดเล็กที่มีคนทำงานทั้งหมด 10-20 คน ปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรสามารถแก้ไขได้โดยผู้จัดการแต่เพียงผู้เดียว ตามหลักการแล้ว สิ่งนี้ต้องการคุณสมบัติที่เหมาะสม แต่ด้วยงานจำนวนเล็กน้อย แม้แต่การบริหารทรัพยากรบุคคลสำหรับหุ่นจำลองที่เชี่ยวชาญตั้งแต่เริ่มต้นก็ช่วยให้คุณรับมือกับมันได้ตามปกติ

เอกสารบุคลากรบังคับ

ผู้ตรวจการรัฐผู้ตรวจจากสำนักงานอัยการและตัวแทนของกองทุนบำเหน็จบำนาญมีสิทธิ์ขอเอกสารเพื่อตรวจสอบ... การไม่มีเอกสารบังคับแม้แต่ฉบับเดียวทำให้เกิดปัญหาร้ายแรง ทั้งนายจ้างและเจ้าหน้าที่ซึ่งรับผิดชอบรวมถึงบันทึกบุคลากรในองค์กรสามารถรับผิดชอบในสิ่งนี้: เอกสาร บันทึกบุคลากรจะต้องเป็นไปตามลำดับเสมอซึ่งเป็นตัวกำหนดคุณภาพของงานกับพนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทมีเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด กฎหมายแรงงาน.

ประเภทเอกสาร	วัตถุประสงค์	บรรทัดฐานที่ให้ไว้สำหรับการมีอยู่ของมัน
กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน	พวกเขากำหนดขั้นตอนในการจ้างและเลิกจ้างพนักงาน ตารางการทำงานและการพักผ่อน การใช้มาตรการทางวินัย สิทธิและหน้าที่ของคู่สัญญา ฯลฯ	ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 189 ของสหพันธรัฐรัสเซีย
ตารางวันหยุด	กำหนดกำหนดเวลาในการอนุญาตให้ลาโดยได้รับค่าจ้างประจำปี	ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 123 ของสหพันธรัฐรัสเซีย
โต๊ะพนักงาน	แก้โครงสร้าง จำนวน และองค์ประกอบของบุคลากร ตำแหน่งงาน	ศิลปะ. 57 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
บันทึกการบรรยายสรุปด้านความปลอดภัยในการทำงาน	ยืนยันว่าพนักงานได้ผ่านการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยในการทำงานแล้ว	ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 212 ของสหพันธรัฐรัสเซีย
คำแนะนำด้านความปลอดภัยของแรงงาน	กำหนดมาตรฐานสำหรับพฤติกรรมที่ปลอดภัยในที่ทำงาน	ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 212 ของสหพันธรัฐรัสเซีย
ใบบันทึกเวลา	บันทึกเวลาที่พนักงานทำงานจริงและใช้เป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าจ้าง	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซีย ครั้งที่ 1 เมื่อวันที่ 5 มกราคม 2547
กฎระเบียบเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน	ควบคุมองค์ประกอบ ขั้นตอนการประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล เงื่อนไขในการถ่ายโอนไปยังบุคคลที่สาม การได้รับความยินยอมในการประมวลผล	ศิลปะ. 88 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
หลักเกณฑ์การกำหนดค่าตอบแทนและโบนัส	เสริมสร้างระบบค่าตอบแทน (รวมถึงค่าล่วงเวลา) และสิ่งจูงใจพนักงานที่นายจ้างเลือก	ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 135 ของสหพันธรัฐรัสเซีย
หนังสือความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น	สะท้อนถึงข้อมูลการรับจากพนักงานและการส่งมอบสมุดงานที่เสร็จสมบูรณ์
สมุดใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายสำหรับการบัญชีแบบฟอร์มสมุดงานและเอกสารแทรกในนั้น	สะท้อนถึงข้อมูลเกี่ยวกับการรับและค่าใช้จ่ายของแบบฟอร์มที่ยังไม่ได้กรอก	มติกระทรวงแรงงานของรัสเซีย ครั้งที่ 69 เมื่อวันที่ 10 ตุลาคม 2546

นี่เป็นขั้นต่ำที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลควรดูแล ทันทีที่องค์กรจ้างพนักงาน รายการบังคับจะขยายออกไปรวมถึงเอกสารแต่ละรายการ: สัญญาจ้าง คำสั่งจ้างงาน บัตรส่วนบุคคล หากกฎหมายกำหนดให้ส่งบุคลากรไปตรวจสุขภาพ จะมีการเก็บบันทึกการตรวจไว้ หากบางตำแหน่งต้องรับผิดชอบทางการเงินเต็มรูปแบบ ก็ควรมีการทำสัญญา

เอกสารบางฉบับ เช่น ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน (ILR) หรือข้อบังคับที่บังคับใช้ บางแง่มุมความสัมพันธ์กับพนักงาน - ได้รับการพัฒนาเพียงครั้งเดียวและนำไปใช้ทุกปี การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นตามความจำเป็นเท่านั้น ส่วนที่เหลือจะถูกร่างขึ้นใหม่ด้วยความสม่ำเสมอ: ตารางวันหยุด - รายปี, ใบบันทึกเวลา - รายเดือน, ตารางกะ - เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี ฯลฯ

หลักสูตรเพื่อช่วยปรับปรุงการไหลของเอกสาร

เอกสารบุคลากรเพิ่มเติม

ซึ่งหมายความว่านายจ้างจะไม่ถูกปรับเนื่องจากขาดงาน แต่ประสิทธิภาพในการทำงานกับบุคลากรอาจลดลง มีการนำเสนอหมวดหมู่นี้ ข้อตกลงร่วมกันบทบัญญัติการรับรองและ การอบรมขึ้นใหม่อย่างมืออาชีพพนักงาน, กฎสำหรับการทำงานกับเอกสารสำคัญ, เอกสารส่วนบุคคล: แบบสอบถามที่กรอกในระหว่างกระบวนการจ้างงาน, ใบแจ้งยอดของพนักงาน, คำสั่งสำหรับการให้ความช่วยเหลือทางการเงิน ฯลฯ

จัดเตรียมตามความจำเป็น

การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น: คำแนะนำทีละขั้นตอน - 2019

ดังนั้น คุณต้องตั้งค่าบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น จะทำอย่างไรและจะเริ่มต้นที่ไหน? แม้ว่าจะไม่มีประสบการณ์การทำงานที่มั่นคง แต่คุณสามารถจัดลำดับกิจการด้านบุคลากรของ บริษัท ใดก็ได้ - ที่มีอยู่จัดโครงสร้างใหม่หรือเพิ่งเปิดทำการ และคำแนะนำใหม่เกี่ยวกับการจัดการบันทึกบุคลากรจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในเรื่องที่ต้องใช้ความอุตสาหะนี้

ขั้นตอนที่ 1: เรียนรู้พื้นฐาน การจัดการบันทึกบุคลากร - คุณจะต้องมีเอกสารพิเศษ: คู่มือ กฎระเบียบในสนาม กฎหมายแรงงานพร้อมความคิดเห็น ถือมันไว้ในมือเสมอ รหัสแรงงาน RF ในฉบับปัจจุบัน: มีคำตอบสำหรับคำถามมากมายที่เกี่ยวข้องกับชีวิตประจำวัน การทำงานของบุคลากร- การเพิกเฉยต่อกฎหมายแรงงานมักส่งผลให้นายจ้างต้องเสียค่าปรับ

ขั้นตอนที่ 2: ค้นหาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่คุณสามารถใช้ได้- หลายองค์กรติดตั้งเฉพาะทาง ซอฟต์แวร์อำนวยความสะดวกในการทำงานกับเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทรัพยากรบุคคลตามปกติ ตัวอย่างเช่น การบันทึกเวลาจริงที่ทำงาน จัดทำตารางวันหยุด ออกคำสั่งเทมเพลตและคำแนะนำ

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบเอกสารประกอบการของบริษัท. กระบวนการทรัพยากรบุคคลควรจัดทำขึ้นในลักษณะที่ไม่ขัดแย้งกับบทบัญญัติของกฎบัตรและอื่น ๆ เอกสารประกอบ- กฎบัตรกำหนดขั้นตอนการจ้างงานและค่าตอบแทนเจ้าหน้าที่ระดับสูงของ บริษัท แผนการอนุมัติตารางการรับพนักงานและความแตกต่างที่สำคัญอื่น ๆ ที่คุณต้องรู้

ขั้นตอนที่ 4 ทบทวนกฎระเบียบท้องถิ่น- ดูว่าเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดมีอยู่หรือไม่ และตรวจดูให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามกฎหมายปัจจุบันหรือไม่ หากกฎระเบียบใดๆ จากรายการบังคับหายไป (หรือมีอยู่แล้ว แต่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น) บริษัทอาจถูกปรับ

คำแนะนำในการหลีกเลี่ยงค่าปรับ:

• จัดทำรายการบทบัญญัติและกฎเกณฑ์ที่ขาดหายไป
• พัฒนาเอกสารที่ขาดหายไปด้วยตนเองหรือโดยการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญจากบริการและแผนกอื่น ๆ
• ประสานงานโครงการกับฝ่ายบริหารและอนุมัติตามคำสั่ง

ขั้นตอนที่ 5: พัฒนาแบบฟอร์มมาตรฐาน สัญญาจ้างงาน, ซึ่งคุณจะใช้ในอนาคตเพื่อกระชับความสัมพันธ์กับพนักงานอย่างเป็นทางการ เนื้อหาของเอกสารไม่ควรขัดแย้งกับมาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในสัญญา

ขั้นตอนที่ 6 สร้างชุดแบบฟอร์มสำหรับขั้นตอนมาตรฐานด้านทรัพยากรบุคคล- ซึ่งรวมถึงการเลิกจ้าง การโอนย้ายและการจ้างงาน การอนุญาตให้ลา การเดินทางเพื่อธุรกิจ การออกโบนัส ฯลฯ ปัจจุบัน โครงสร้างเชิงพาณิชย์มีทางเลือก: การใช้งาน แบบฟอร์มรวมสั่งซื้อหรือพัฒนารูปแบบของคุณเอง หากเลือกตัวเลือกที่สอง ให้อนุมัติแบบฟอร์มใหม่ตามลำดับเป็นลายลักษณ์อักษร

ขั้นตอนที่ 7: เก็บบันทึก- ประเด็นสำคัญนี้ประกอบด้วยคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการบันทึกบุคลากร นอกจากหนังสือสำหรับบันทึกแบบฟอร์มบันทึกการทำงานที่ว่างเปล่าและกรอกแล้ว ควรเก็บวารสารอีกอย่างน้อยห้ารายการ

ในหมู่พวกเขา:

1. ในการบัญชีของการตรวจสอบที่ดำเนินการโดยหน่วยงานควบคุมและกำกับดูแล
2. ในการลงทะเบียนอุบัติเหตุในการทำงาน
3. เมื่อลงทะเบียนการบรรยายสรุป เบื้องต้น สถานที่ทำงาน และความปลอดภัยจากอัคคีภัย - แต่ละประเภทจะเก็บบันทึกแยกต่างหาก

เก็บวารสารอื่นๆ ไว้ตามความจำเป็น กฎหมายไม่ได้กำหนดให้มีคำสั่งจดทะเบียนบุคลากร ลูกจ้าง เดินทางไปทำธุรกิจ หรือยื่นเอกสาร ลาคลอดบุตรจดหมายโต้ตอบขาเข้าและใบรับรองความไร้ความสามารถในการทำงาน แต่ช่วยในการทำงานบุคลากร

ขั้นตอนที่ 8 ตรวจสอบว่าแรงงานสัมพันธ์กับพนักงานมีพิธีการอย่างเหมาะสมหรือไม่- รวมทั้งด้วย ผู้อำนวยการทั่วไป: น่าเสียดายที่เจ้าหน้าที่ระดับสูงของบริษัทมักถูกจ้างโดยมีการละเมิด ความสนใจเป็นพิเศษให้ความสนใจกับเงื่อนไขที่ระบุไว้ในสัญญา (ระยะเวลาที่มีผล การทดสอบการจ้างงาน ความรับผิดทางการเงิน ฯลฯ ) กำจัดข้อบกพร่องที่ระบุทั้งหมดโดยการสรุปข้อตกลงเพิ่มเติมในสัญญาการจ้างงาน

ขั้นตอนที่ 9 จัดระเบียบงานด้วยสมุดงาน- ของฉัน คนงานโอนไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลในขั้นตอนการจ้างงาน ตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไปจนถึงการเลิกจ้างของเจ้าของนายจ้างจะเก็บเอกสารไว้ ผู้รับผิดชอบในการจดทะเบียน จัดเก็บ และออกสมุดงานได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้าบริษัท ความรับผิดชอบเหล่านี้ เช่นเดียวกับการรักษาบันทึกบุคลากรทั้งหมด มักได้รับมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

เพื่อให้ฝ่ายบริหารหรือสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐไม่มีการร้องเรียนใด ๆ เกี่ยวกับคุณภาพของสมุดบันทึกการทำงานให้ปฏิบัติตามข้อกำหนด:

• มาตรา 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
• คำแนะนำที่ได้รับอนุมัติโดยมติกระทรวงแรงงานของรัสเซียหมายเลข 69 เมื่อวันที่ 10 ตุลาคม 2546
• กฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 225 ลงวันที่ 16 เมษายน 2546

ขั้นตอนที่ 10 สร้างบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานทุกคนได้แก่ “คนทำงานตามฤดูกาล” คนทำงานบ้าน และพนักงานพาร์ทไทม์ ข้อยกเว้นคือผู้ดำเนินการภายใต้สัญญาทางแพ่งซึ่งไม่ได้ออกบัตร ใช้แบบฟอร์มหมายเลข T-2 หรือแบบฟอร์มเทียบเท่าในท้องถิ่น

ขั้นตอนที่ 11. จัดทำทะเบียนทหาร.ในสถานประกอบการขนาดเล็กที่ไม่มีโต๊ะลงทะเบียนทหารแยกต่างหาก หน้าที่นี้มักจะได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ออกคำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบด้านการขึ้นทะเบียนทหาร จัดทำแผนงานประจำปี และประสานงานกับสำนักทะเบียนและเกณฑ์ทหาร ถ่ายโอนข้อมูลจากบันทึกทางการทหารและเอกสารอื่น ๆ ทะเบียนทหารแสดงเมื่อเข้างานในบัตรส่วนตัวของพนักงาน พร้อมด้วยแผนและคำสั่งให้ยื่นรายงานตามแบบฟอร์ม 6 และบัตรทะเบียนองค์กรในแบบฟอร์ม 18 ต่อสำนักงานทะเบียนทหารและเกณฑ์ทหาร (ดูหนังสือกระทรวงวัฒนธรรม เลขที่ 125-01-16/24 ลงวันที่ 3 พฤศจิกายน 2546 และเลขที่ 334-01-39-VA ลงวันที่ 21 ตุลาคม 2558)

ขั้นตอนที่ 12 จัดเตรียมเอกสารที่มีเงื่อนไขการจัดเก็บที่ยอมรับได้แบบฟอร์ม การรายงานที่เข้มงวดตัวอย่างเช่น สมุดงานต้นฉบับและส่วนแทรกสำหรับพวกเขา (ทั้งที่เสร็จสมบูรณ์และใหม่) ควรเก็บไว้นอกโซน การเข้าถึงสาธารณะ- ตัวอย่างเช่น ในตู้นิรภัยหรือตู้กันไฟที่ล็อคไว้อย่างแน่นหนา เมื่อสิ้นปีปฏิทินให้ส่งเอกสารที่ครบถ้วนไปยังเอกสารสำคัญขององค์กร ค้นหาระยะเวลาการจัดเก็บจดหมายเหตุสำหรับเอกสารประเภทต่าง ๆ ในรายการที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียหมายเลข 558 ลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553

เมื่อเวลาผ่านไป ปริมาณเอกสารด้านบุคลากรจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก เตรียมพร้อมสำหรับสิ่งนี้และคิดตามตรรกะของการกำหนดหมายเลขคำสั่งซื้อล่วงหน้า ไม่มีคำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับกรณีนี้ โปรดใช้สามัญสำนึก หากมีคำสั่งซื้อน้อย คุณสามารถใช้การเรียงลำดับหมายเลขต่อเนื่องได้ หากมีจำนวนมาก ให้แบ่งออกเป็นกลุ่มและใช้ดัชนีตัวอักษรเพิ่มเติมเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลในระหว่างกิจกรรมของพวกเขาจะพัฒนา, เขียน, จัดทำอย่างเป็นทางการ เอกสารต่างๆ: ข้อบังคับท้องถิ่นของนายจ้าง, สัญญาจ้าง (แรงงาน, เต็ม ความรับผิดทางการเงินฯลฯ) และข้อตกลงกับพนักงาน คำสั่ง ประกาศ ข้อเสนอ การกระทำ ใบรับรอง วารสาร นอกจากนี้ยังทำงานร่วมกับเอกสารอื่นๆ ได้อีกด้วย

คุณสามารถเลือกได้ เอกสารสามกลุ่ม :

• บังคับ - เอกสารที่กฎหมายกำหนดข้อกำหนดสำหรับการบังคับใช้โดยนายจ้างสำหรับการยอมรับการสรุปการดำเนินการการลงนาม (เอกสารเหล่านี้ในกรณีของการตรวจสอบจะได้รับการศึกษาอย่างรอบคอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งโดยพนักงานแรงงานของรัฐ ผู้ตรวจการ)
• เอกสารที่บังคับใช้ภายใต้สถานการณ์บางอย่าง
• เอกสารทางเลือก

ในรายการ เอกสารบังคับนอกจากนี้เรายังจะนำเสนอเอกสารทางบัญชีบางส่วนที่กล่าวถึงในกฎหมายแรงงานและจำเป็นในระหว่างการตรวจสอบโดยสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐ เพื่อการเตรียมและการดำเนินการซึ่งคนงานด้านบุคลากรมักเกี่ยวข้อง

หากบริษัทของคุณเป็นองค์กรขนาดเล็ก ตามมาตรา 309.2 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย คุณไม่จำเป็นต้องจัดทำเอกสารบางอย่าง:

“นายจ้างเป็นองค์กรธุรกิจขนาดเล็กที่จัดอยู่ในประเภทวิสาหกิจขนาดย่อม มีสิทธิปฏิเสธการนำกฎระเบียบท้องถิ่นทั้งหมดหรือบางส่วนมาใช้ประกอบด้วยบรรทัดฐานกฎหมายแรงงาน (ข้อบังคับแรงงานภายใน ข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทน ข้อบังคับเกี่ยวกับโบนัส ตารางกะ และอื่นๆ) ในเวลาเดียวกัน เพื่อควบคุมความสัมพันธ์ด้านแรงงานและความสัมพันธ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับพวกเขา นายจ้าง - องค์กรธุรกิจขนาดเล็กซึ่งจัดอยู่ในประเภทวิสาหกิจขนาดย่อม จะต้องรวมไว้ในสัญญาจ้างงานที่มีเงื่อนไขของพนักงานที่ควบคุมประเด็นที่ตาม กับกฎหมายแรงงานและกฎระเบียบอื่น ๆ การกระทำทางกฎหมายซึ่งมีบรรทัดฐานกฎหมายแรงงานต้องได้รับการควบคุมโดยข้อบังคับท้องถิ่น…”

การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานของนายจ้าง เอกสารบุคลากรสามารถตรวจสอบได้จากสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐ

องค์กรยังเก็บบันทึกการตรวจสอบนิติบุคคลหรือผู้ประกอบการแต่ละรายที่ดำเนินการโดยหน่วยงานควบคุมของรัฐ (กำกับดูแล) และหน่วยงานควบคุมของเทศบาล ตามมาตรา 8 ของมาตรา 16 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 26 ธันวาคม 2551 N 294-FZ (รวมทั้งแก้ไขเพิ่มเติม) "เกี่ยวกับการคุ้มครองสิทธิของนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายในการใช้การควบคุมของรัฐ (การกำกับดูแล) และการควบคุมของเทศบาล" นิติบุคคล, ผู้ประกอบการแต่ละรายมีสิทธิเก็บบันทึกการตรวจสอบได้ แบบฟอร์มมาตรฐานก่อตั้งโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่ได้รับอนุญาตจากรัฐบาล สหพันธรัฐรัสเซีย- รูปแบบของวารสารนี้ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการพัฒนาเศรษฐกิจของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 30 เมษายน 2552 N 141 วารสารนี้สะท้อนถึงการตรวจสอบโดยพนักงานตรวจแรงงานพร้อมกับการตรวจสอบอื่น ๆ ใน บริษัท

ในระหว่างการตรวจสอบโดยสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐ นายจ้างอาจต้องจัดเตรียมเอกสารประกอบการด้วย

รายการเอกสารข้างต้นไม่สามารถเรียกได้ว่าครบถ้วนสมบูรณ์ ในบางกรณี เอกสารอื่นๆ อาจกลายเป็นข้อบังคับ

• สมุดบัญชีความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น, สามารถสั่งซื้อสมุดรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีแบบฟอร์มสมุดงานและเอกสารแทรกและสมุดรายวันการบัญชีและทะเบียนอื่นๆ ได้ที่นี่ >>

เอกสารทางเลือก

เอกสารเพิ่มเติมประกอบด้วยคำอธิบายลักษณะงาน ข้อบังคับท้องถิ่นเกี่ยวกับ การแบ่งส่วนโครงสร้าง, บันทึกช่วยจำบางประเภท, วารสารการบัญชีบางประเภท ฯลฯ

กฎสำหรับการพิมพ์เนื้อหานี้ซ้ำ

เมื่อพิมพ์เนื้อหานี้ซ้ำในเว็บไซต์อื่นจำเป็นต้องระบุแหล่งที่มาและลิงก์ไปยังเนื้อหานี้ต่อหน้าเนื้อหา (ตอนเริ่มต้น!) -

แผนกทรัพยากรบุคคลเป็นโครงสร้างในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคล

แผนกทรัพยากรบุคคลไม่ได้เป็นเพียงหน่วยงานเท่านั้น แต่ยังเป็นหน้าตาของบริษัทด้วย เนื่องจากอยู่ในแผนกทรัพยากรบุคคลที่ผู้สมัครเริ่มทำความคุ้นเคยกับองค์กร

วัตถุประสงค์ของแผนกทรัพยากรบุคคล

วัตถุประสงค์ของแผนกทรัพยากรบุคคลคือการช่วยให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร (องค์กร) โดยการจัดหาบุคลากรที่จำเป็นให้กับองค์กรและ การใช้งานที่มีประสิทธิภาพศักยภาพของคนงาน

การคัดเลือกคนงานดำเนินการโดยใช้กลยุทธ์ที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ: การส่งข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างไปยังสื่อและบริการจัดหางาน โดยใช้วิธีการคัดเลือก การทดสอบ ขั้นตอนในการปรับตัวผู้เชี่ยวชาญ และการฝึกอบรมขั้นสูงในภายหลัง

งานของแผนกทรัพยากรบุคคล

ภารกิจหลักของแผนกทรัพยากรบุคคลคือการคำนึงถึงงานของพนักงานอย่างถูกต้อง กำหนดจำนวนพนักงาน วันหยุด และ วันป่วยเพื่อคำนวณค่าจ้าง วันหยุด และส่งข้อมูลไปยังฝ่ายบัญชีขององค์กร

นอกจากนี้งานหลักของแผนกทรัพยากรบุคคลคือ:

การจัดระบบการคัดเลือก การสรรหา และการจ้างงานบุคลากรที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนดและในปริมาณที่ต้องการ การคัดเลือกคนงานดำเนินการโดยใช้กลยุทธ์ที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ ตั้งแต่การส่งข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างในสื่อและบริการการจ้างงานไปจนถึงการใช้วิธีคัดเลือก การทดสอบ ขั้นตอนในการปรับตัวผู้เชี่ยวชาญและการฝึกอบรมขั้นสูงที่ตามมา

การสร้าง ระบบที่มีประสิทธิภาพ พนักงานเต็มเวลา;

การพัฒนาแผนอาชีพของพนักงาน

การพัฒนาเทคโนโลยีบุคลากร

นอกจากนี้แผนกทรัพยากรบุคคลจะต้องส่งข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานไปยังกองทุนบำเหน็จบำนาญแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย บริษัทประกันภัย, บริการด้านภาษีและการย้ายถิ่นฐาน

ฟังก์ชั่นทรัพยากรบุคคล

หน้าที่หลักของแผนกทรัพยากรบุคคลในองค์กรคือการคัดเลือกบุคลากร

หน้าที่หลักของแผนกทรัพยากรบุคคลในองค์กร ได้แก่ :

กำหนดความต้องการบุคลากรขององค์กรและสรรหาบุคลากรร่วมกับหัวหน้าแผนก

การวิเคราะห์การลาออกของพนักงาน ค้นหาวิธีการต่อสู้กับการลาออกในระดับสูง

การแนะนำระบบแรงจูงใจด้านแรงงาน

จัดทำตารางการรับพนักงานของบริษัท

การลงทะเบียนไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน การออกใบรับรองและสำเนาเอกสารตามคำขอของพนักงาน

ดำเนินการกับสมุดงาน (การรับ การออก การกรอกและการจัดเก็บเอกสาร)

จัดทำบันทึกวันหยุดพักผ่อน จัดทำตารางเวลา และดำเนินการวันหยุดตามกฎหมายแรงงานในปัจจุบัน

การจัดองค์กรรับรองพนักงาน

จัดทำแผนการฝึกอบรมพนักงาน

โครงสร้างแผนกทรัพยากรบุคคล

โครงสร้างของแผนกบุคลากรขององค์กรและจำนวนนั้นถูกกำหนดโดยผู้อำนวยการของแต่ละบริษัท ขึ้นอยู่กับจำนวนบุคลากรทั้งหมดและลักษณะของกิจกรรม

ใน บริษัทขนาดเล็ก(พนักงานไม่เกิน 100 คน) พนักงานบริการบุคลากรหนึ่งหรือสองคนก็เพียงพอแล้ว

ในเวลาเดียวกันในองค์กรขนาดเล็กอาจไม่มีพนักงานแยกต่างหากจากนั้นหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้อำนวยการทั่วไปจะปฏิบัติงานดังกล่าว

ในองค์กรขนาดกลาง (ตั้งแต่พนักงาน 100 คนถึง 500 คน) ขอแนะนำให้สร้างบริการบุคลากรของผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรสามถึงสี่คน

บน วิสาหกิจขนาดใหญ่ในกรณีที่มีคนทำงาน 500 คนขึ้นไป แผนกทรัพยากรบุคคลอาจมีพนักงานตั้งแต่ 7 ถึง 10 คน

ความสัมพันธ์ระหว่างแผนกทรัพยากรบุคคลและแผนกอื่นๆ

เพื่อทำหน้าที่ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ การบริการบุคลากรมีความจำเป็นต้องโต้ตอบกับแผนกอื่น ๆ ขององค์กรอย่างต่อเนื่องและอย่างใกล้ชิด:

ปฏิสัมพันธ์กับแผนกบัญชีขององค์กร

แผนกทรัพยากรบุคคลโต้ตอบกับแผนกบัญชีขององค์กรเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้าง

ดังนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงส่งเอกสารและสำเนาคำสั่งเลิกจ้าง จ้างงาน การเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด สิ่งจูงใจ หรือบทลงโทษของพนักงานไปยังฝ่ายบัญชีขององค์กร

การโต้ตอบกับฝ่ายกฎหมาย

ฝ่ายกฎหมายจะให้ข้อมูลแก่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับ การเปลี่ยนแปลงล่าสุดในกฎหมายปัจจุบันให้การสนับสนุนทางกฎหมายอย่างครอบคลุม

ปฏิสัมพันธ์กับแผนกอื่นๆของบริษัท

โดย ปัญหาด้านบุคลากรแผนกทรัพยากรบุคคลมีปฏิสัมพันธ์กับแผนกโครงสร้างทั้งหมดของบริษัทอย่างต่อเนื่อง

ยังมีคำถามเกี่ยวกับการบัญชีและภาษีอยู่ใช่ไหม? ถามพวกเขาในฟอรั่ม "เงินเดือนและบุคลากร"

แผนกทรัพยากรบุคคล: รายละเอียดสำหรับนักบัญชี

• พนักงานเปลี่ยนใจมาทำงานที่ใหม่หรือไม่? วิธียกเลิกสัญญาจ้างงานและความสัมพันธ์ในการจ้างงาน

  00 นาที พวกเราผู้ลงนามด้านล่าง หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล Volkova O.N. หัวหน้าฝ่ายบัญชี... 06.2019 ฉบับที่ 24-ก. เพื่อส่งการแจ้งเตือนไปยังหัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล M.V. Gordeeva... เพื่อมอบหมายให้หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล O.N. Volkova Ilyin คุ้นเคยกับคำสั่ง: หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล Volkova, O. N. Volkova 26 ... ความจำเป็นในการได้รับสมุดงานจากแผนกทรัพยากรบุคคลของ MKU Gorvodokanal คุณยัง...

• การเลิกจ้างเนื่องจากขาดงาน: ปัญหาความขัดแย้ง

  เพื่อนร่วมงาน) ไม่ได้สร้างผลลัพธ์ หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล Ivanova S.N. ความน่าเชื่อถือ... L. คำสั่งซื้อได้รับการตรวจสอบโดย: – หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล Ivanova S.N.; – หัวหน้าฝ่ายรักษา...ขาด. เราขอให้คุณชี้แจงถึงหัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล S.N. Ivanova หากเป็นลายลักษณ์อักษร... เพื่อดำเนินการตรวจสอบภายใน” เรียบเรียงโดย: Ivanova S.N. หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล ต่อหน้า... พนักงานก็ปฏิเสธเช่นกัน หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล Ivanova S.N. Reliability...

• ใบงาน : การนำไปปฏิบัติจริง

  เขาจะไม่ส่งใบบายพาสที่ลงนามแล้วให้กับแผนกบัญชี (แผนกทรัพยากรบุคคล) เท่านี้ก็จะไม่ส่งใบบายพาสพร้อมลายเซ็นให้ฝ่ายบัญชี(ฝ่ายทรัพยากรบุคคล) นี่มันมากขนาดไหน... หนี้หนังสือที่ยังไม่ได้ส่งมอบ; ในแผนกทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับการยื่นนโยบาย VHI ใน... ได้แก่ หน่วยงานต่างๆ เช่น บัญชี ทรัพยากรบุคคล คลังสินค้า เป็นต้น ตามกฎ... ใบสมัครเลิกจ้างข้าราชการฝ่ายบุคคลจะออกใบแนะนำตัวให้ผู้ถูกเลิกจ้าง (ภาคผนวก...

• จะทำอย่างไรถ้าพนักงานหายไป?

  2019 พวกเรา ผู้ลงนามด้านล่าง: ผู้ตรวจสอบแผนกทรัพยากรบุคคล Elena Dmitrievna Petrova เลขานุการ Mishina... . ลายเซ็นต์ผู้ร่างพระราชบัญญัติ: สารวัตรฝ่ายทรัพยากรบุคคล E.D. Petrova เลขานุการ...

• จะทำให้พนักงานนอกเวลาเป็นพนักงานหลักได้อย่างไร?

  งาน ตามข้อมูลที่มีอยู่ในแผนกทรัพยากรบุคคล คุณลาออกจากงานหลัก... รหัสหมายเลข 20 ของสหพันธรัฐรัสเซีย ผู้เชี่ยวชาญด้านแผนกทรัพยากรบุคคล Koneva Limited Liability Company... รหัสหมายเลข 20 ของสหพันธรัฐรัสเซีย ผู้เชี่ยวชาญด้านแผนกทรัพยากรบุคคล Koneva Limited Liability Company... รหัสหมายเลข 20 ของสหพันธรัฐรัสเซีย ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล Koneva Limited Liability Company...

09/06/2018 มอบใบรับรองให้กับแผนกทรัพยากรบุคคล สถาบันการแพทย์ยืนยันข้อเท็จจริง... หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล Egorova V.D. มอบหมายให้ดำเนินการ: ส่วนตัว... .) (ลายเซ็น) (ชื่อเต็ม) หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล Egorova V.D. .. . บริจาคโลหิตและติดต่อแผนกทรัพยากรบุคคลเพื่อสอบถามเกี่ยวกับ...

• เราแต่งตั้งและจัดระบบผู้จัดการสัญญาอย่างถูกต้อง

  12.12.2019 ฉบับที่ 55. เตรียมความพร้อมสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ข้อตกลงเพิ่มเติมในการทำงาน... คำสั่งนี้ได้รับความไว้วางใจให้เป็นหัวหน้าแผนกบุคคล S.S. Mashkova ผู้จัดการ Dmitriev... . Dmitriev คำสั่งซื้อได้รับการตรวจสอบโดย: หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล Mashkova, S.S. Mashkova 10 ...

กลุ่มเอกสารทางบัญชีทำหน้าที่บันทึกบุคลากรและเป็นที่เก็บข้อมูลส่วนตัวที่ได้รับในระหว่างนั้น การลงทะเบียนครั้งแรกและการประมวลผลข้อมูลที่จำเป็นในภายหลังเกี่ยวกับองค์ประกอบและการเคลื่อนย้ายบุคลากร

จากมุมมองของลำดับการลงทะเบียนและการสะสมข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับพนักงานในเอกสารทางบัญชีสามารถแยกแยะกลุ่มย่อยได้สองกลุ่ม:

1) ประถมศึกษา เอกสารทางบัญชี;

2) เอกสารทางบัญชีอนุพันธ์ (รอง)

เอกสารทางบัญชีเบื้องต้นมีข้อมูลเบื้องต้นและกรอกตามเอกสารส่วนตัวที่พนักงานให้ไว้เมื่อจ้างงาน

ประกอบด้วย: แฟ้มส่วนบุคคล เอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคล นอกเหนือจากเอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคล

เรื่องส่วนตัว.

ไฟล์ส่วนบุคคลคือชุดเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการทำงานของเขา

ไม่จำเป็นต้องมีไฟล์ส่วนบุคคลเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารประกอบบุคลากร

ตามกฎแล้วเรื่องส่วนตัวจะดำเนินการต่างกัน หน่วยงานภาครัฐและในภาคธุรกิจเอกชน - ในทีมผู้บริหารของพนักงานผู้เชี่ยวชาญผู้รับผิดชอบที่สำคัญ ในเงื่อนไขของการจัดการบันทึกบุคลากรสมัยใหม่ นายจ้างมีสิทธิ์ตัดสินใจอย่างอิสระเกี่ยวกับความจำเป็นในการสร้างไฟล์ส่วนบุคคล ในเวลาเดียวกัน ไม่ว่านายจ้างจะเลือกอย่างไรก็ตาม ข้อมูลส่วนบุคคลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานแต่ละคนจะแสดงอยู่ในบัตรส่วนบุคคล (แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-2)

ขั้นตอนการทำงานกับไฟล์ส่วนบุคคลไม่ได้รับการควบคุมโดยผู้บัญญัติกฎหมายดังนั้นนายจ้างจึงตัดสินใจอย่างอิสระเกี่ยวกับปัญหาของการก่อตัวและการบำรุงรักษา

ยกเว้นแฟ้มส่วนตัวของข้าราชการ

การจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของข้าราชการพลเรือนของรัฐบาลกลางได้รับการควบคุมโดยพระราชกฤษฎีกาของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 1 มิถุนายน 2541 ฉบับที่ 640 “ ในขั้นตอนการเก็บรักษาไฟล์ส่วนตัวของบุคคลที่ดำรงตำแหน่งสาธารณะในสหพันธรัฐรัสเซียตามลำดับการแต่งตั้ง และตำแหน่งสาธารณะของ Federal Civil Service”

การจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของข้าราชการของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการควบคุมโดยพระราชกฤษฎีกาของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 30 พฤษภาคม 2548 ฉบับที่ 609 “ เมื่อได้รับอนุมัติกฎระเบียบเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของข้าราชการของรัฐของรัสเซีย สหพันธ์และการจัดการไฟล์ส่วนตัวของเขา”

ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกร่างขึ้นหลังจากการออกคำสั่งการจ้างงาน ในขั้นต้น เอกสารที่กำหนดขั้นตอนการจ้างงานอย่างเป็นทางการจะถูกจัดกลุ่มเป็นไฟล์ส่วนบุคคล และต่อมาจะเป็นเอกสารหลักทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลานั้น กิจกรรมแรงงานพนักงานที่ ของนายจ้างรายนี้.

จากการวิเคราะห์กฎระเบียบเกี่ยวกับการจัดการบันทึกบุคลากรและประการแรกคือย่อหน้าที่ 337 ของ "รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ" ที่ได้รับอนุมัติโดย Rosarkhiv เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2543 เราสามารถ สรุปว่าไฟล์ส่วนบุคคลมีเอกสารดังต่อไปนี้:

Ø สินค้าคงคลังภายในของเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล

Ø แบบสอบถามหรือเอกสารส่วนตัวสำหรับบันทึกบุคลากร

Ø อัตชีวประวัติหรือประวัติย่อ;

Ø สำเนาเอกสารการศึกษา

Ø สำเนาเอกสารยืนยันตำแหน่ง (ในกรณีที่กฎหมายกำหนด)

Ø การสมัครงาน

Ø นอกเหนือจากเอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคล

Ø สำเนาคำสั่งจ้างงาน โอนย้าย เลิกจ้าง (หรือถอดถอน)

Ø ใบรับรองและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ถึงพนักงานคนนี้.

ตามข้อ 6.2.10 คำสั่งกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ลำดับที่ 536 “บน คำแนะนำมาตรฐานในงานออฟฟิศใน หน่วยงานของรัฐบาลกลางเอกสารอำนาจบริหาร" ในแฟ้มส่วนบุคคลควรจัดเรียงตามลำดับเวลาที่ได้รับ

สินค้าคงคลังภายในของเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคลจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขซีเรียลของเอกสารในกรณีดัชนีวันที่ส่วนหัวและจำนวนแผ่นงานของกรณีซึ่งเอกสารแต่ละฉบับตั้งอยู่ แผ่นงานไฟล์ส่วนบุคคลและสินค้าคงคลังภายในจะมีหมายเลขแยกกัน

สินค้าคงคลังภายในของเอกสารไฟล์ส่วนบุคคลนั้นลงนามโดยผู้รวบรวมโดยระบุสำเนาของลายเซ็นตำแหน่งและวันที่ของการรวบรวมสินค้าคงคลัง

เอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคลประกอบด้วยข้อมูลชีวประวัติเกี่ยวกับพนักงาน การศึกษา สถานที่ทำงานก่อนหน้านี้ตั้งแต่เริ่มต้นอาชีพ สถานภาพสมรส และอื่นๆ

พนักงานกรอกแบบฟอร์มส่วนตัวด้วยตนเองเมื่อสมัครงาน เมื่อกรอกจะใช้เอกสารดังต่อไปนี้:

Ø หนังสือเดินทาง;

Ø สมุดงาน;

Ø รหัสประจำตัวทหาร;

Ø เอกสารเกี่ยวกับการศึกษา (อนุปริญญา, ประกาศนียบัตร, ประกาศนียบัตร), เอกสารระดับอุดมศึกษา คณะกรรมการรับรอง(คณะกรรมการรับรองระดับสูง) ในการมอบปริญญาทางวิชาการและการมอบหมายตำแหน่งทางวิชาการ (อนุปริญญาและประกาศนียบัตร)

Ø เอกสารเกี่ยวกับสิ่งประดิษฐ์ที่มีอยู่

“แบบสอบถาม” เป็นเอกสารที่คล้ายกับ “เอกสารทะเบียนบุคลากร” ซึ่งบางครั้งใช้ในการสมัครงาน แบบสอบถามต่างจากเอกสารส่วนตัวตรงที่แบบสอบถามไม่เพียงลงนามโดยผู้ได้รับการว่าจ้างเท่านั้น แต่ยังลงนามโดยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลด้วย

บางครั้งพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างจะถูกขอให้จัดเตรียม "อัตชีวประวัติ" หรือ "เรซูเม่"

เมื่อสร้างไฟล์ส่วนบุคคล สำเนาของเอกสารที่ยืนยันข้อเท็จจริงที่สำคัญทางสังคมจะถูกวางไว้ในนั้น (เอกสารการศึกษา - ใบรับรอง, ประกาศนียบัตร, ใบรับรอง, สูติบัตรของเด็ก, ใบหย่าร้าง ฯลฯ ) ต้องจำไว้ว่านอกเหนือจากสำเนาเอกสารแล้ว คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีต้นฉบับของเอกสารที่เกี่ยวข้องด้วย

สำเนาเอกสารการอนุมัติตำแหน่งอยู่ในไฟล์ส่วนตัวของผู้จัดการ (สำเนารายงานการประชุมคณะกรรมการหรือผู้ก่อตั้งบริษัท สำเนารายงานการประชุม การประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น)

ถ้าเมื่อมีการจ้างลักษณะหรือ จดหมายแนะนำโดยที่ลูกจ้างได้จัดทำใบสมัครเข้าทำงานแล้วจึงได้ยื่นไว้ในแฟ้มส่วนตัวของลูกจ้างด้วย

สัญญาจ้างงานที่ทำกับพนักงานอาจเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารไฟล์ส่วนตัวหรือจัดทำเป็นไฟล์แยกกัน

ไฟล์ส่วนบุคคลอาจรวมถึงเอกสารต่างๆ เช่น รายการสิ่งประดิษฐ์ ผลงานทางวิทยาศาสตร์ เป็นต้น

การเพิ่มเอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคลเป็นเอกสารรองที่เกี่ยวข้องกับเอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคล โดยจะบันทึกเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในกิจกรรมการทำงานของพนักงานและชีวิตส่วนตัว เอกสารนี้ประกอบด้วย: ชื่อเต็มของพนักงานและส่วนที่มีไว้สำหรับการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติม ตามกฎแล้วเอกสารดังกล่าวจะถูกรวบรวมในรูปแบบของตาราง

ส่วนแรกบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับงาน การโอน การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน หน่วยโครงสร้าง และอื่นๆ โดยอ้างอิงถึงวันที่และจำนวนคำสั่งบุคลากร

ส่วนที่สองประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในอาชีพและชีวิตส่วนตัวของพนักงาน (เช่น การเปลี่ยนแปลงสถานภาพสมรส สถานที่จดทะเบียนถาวร) การศึกษา การฝึกอบรมขั้นสูง ความรู้ภาษาต่างประเทศ เป็นต้น

การเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเติมข้อมูลส่วนบุคคลจะดำเนินการตามคำสั่งบุคลากรและเอกสารที่พนักงานมอบให้ (ทะเบียนสมรส ประกาศนียบัตร ฯลฯ) คำแถลงด้วยวาจาของพนักงานไม่ใช่พื้นฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เอกสารใหม่ที่มีการแก้ไขและเพิ่มเติมจะถูกวางไว้ในไฟล์ส่วนบุคคลพร้อมกับเอกสารที่ยื่นก่อนหน้านี้

ในการปฏิบัติงานด้านการบริการทรัพยากรบุคคลขององค์กร เป็นเรื่องปกติที่จะรวมสำเนาคำสั่ง (หรือสารสกัดจากคำสั่งเหล่านั้น) ไว้ในไฟล์ส่วนตัวเกี่ยวกับการโอนไปยังงานอื่น การเลิกจ้างจากตำแหน่ง สิ่งจูงใจ การยัดเยียดและการถอดถอน การลงโทษทางวินัย, การเปลี่ยนนามสกุลและอื่นๆ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลทั้งหมดนี้อยู่ใน “ภาคผนวกของเอกสารบันทึกบุคลากรส่วนบุคคล” ในเรื่องนี้ขอแนะนำว่าอย่ารวมเอกสารเหล่านี้ไว้ในไฟล์ส่วนตัวของคุณ

ใบรับรองสุขภาพ ถิ่นที่อยู่ ใบบายพาส และอื่นๆ อาจไม่รวมอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล เนื่องจากข้อมูลจากเอกสารเหล่านี้จะถูกโอนไปยัง “ส่วนเพิ่มเติมในเอกสารส่วนตัวสำหรับบันทึกบุคลากร” หากจำเป็น ไฟล์เหล่านั้นจะถูกสร้างเป็นไฟล์อิสระและเก็บไว้เป็นเวลาสามปี

โปรดทราบว่าตามมาตรา 65 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (ต่อไปนี้จะเรียกว่าประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เมื่อสมัครงานห้ามมิให้ต้องใช้เอกสารจากผู้สมัครที่ กฎหมายไม่ได้บัญญัติไว้

เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เมื่อได้รับ แผ่นเคสจะมีหมายเลขกำกับไว้ในระหว่างกระบวนการขึ้นรูปเคส เมื่อวางเอกสารใหม่ในไฟล์ส่วนบุคคล ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารนั้นจะถูกป้อนลงในรายการไฟล์ในขั้นต้น จากนั้นแผ่นงานของเอกสารจะถูกกำหนดหมายเลขและหลังจากนั้นเอกสารจะถูกยื่นเท่านั้น

หน้าปกของไฟล์ส่วนบุคคลรวมถึงหน้าปกของไฟล์ที่จัดเก็บถาวรได้รับการรวบรวมและดำเนินการในรูปแบบที่กำหนดโดย GOST 17914-72 "หน้าปกของไฟล์สำหรับการจัดเก็บระยะยาว ประเภทพันธุ์ ข้อกำหนดทางเทคนิค"(แนะนำโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการมาตรฐานแห่งสหภาพโซเวียตลงวันที่ 17 กรกฎาคม พ.ศ. 2515 ฉบับที่ 1411)

บนหน้าปกแฟ้มส่วนตัวมีการระบุไว้อย่างครบถ้วนดังนี้: ชื่อขององค์กร, ชื่อคดี, นามสกุล, ชื่อจริง, นามสกุลของพนักงานในคดีเสนอชื่อ, ดัชนีคดี, หมายเลขซีเรียลของ กรณี (โดยปกติจะเป็นหมายเลขบุคลากร)

ภายใต้หมายเลขนี้ ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกลงทะเบียนใน "หนังสือ (วารสาร) กิจการส่วนบุคคล" ซึ่งรวมถึงคอลัมน์ต่อไปนี้: หมายเลขซีเรียล นามสกุล ชื่อ นามสกุลของพนักงาน วันที่ลงทะเบียนคดี และวันที่ลงทะเบียน .

ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกจัดเก็บไว้ในตู้เซฟ ตู้โลหะ หรือ สถานที่พิเศษช่วยให้มั่นใจในความปลอดภัยเป็นเอกสารความรับผิดชอบที่เข้มงวดแยกจากสมุดงาน ความรับผิดชอบในการจัดเก็บเป็นของบุคคลที่ดูแลเอกสารด้านบุคลากร

เมื่อทำงานกับเอกสารที่รวมอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล จะต้องคำนึงว่าเอกสารเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่ได้รับการคุ้มครองตาม กฎหมายปัจจุบัน.

เพื่อจำกัดการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาต การดำเนินการทั้งหมดเกี่ยวกับการลงทะเบียน การสร้าง การบำรุงรักษา และการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลจะต้องดำเนินการโดยพนักงานคนหนึ่งของแผนกทรัพยากรบุคคล ซึ่งรับผิดชอบเป็นการส่วนตัวต่อความปลอดภัยของเอกสารในไฟล์และการเข้าถึง ไปยังไฟล์ของพนักงานคนอื่น ๆ เอกสารสำหรับการจัดตั้งและการจัดการเรื่องส่วนตัวจะถูกส่งให้เขาพร้อมลายเซ็นในสมุดรายวันการโอนโดยพนักงานที่รับผิดชอบในกระบวนการจัดทำเอกสารความสัมพันธ์ด้านแรงงานกับพนักงาน

คำสั่งของนายจ้างจะต้องกำหนดขั้นตอนการออกการทำความคุ้นเคยกับไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานและกลุ่มบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ไฟล์ส่วนบุคคลซึ่งสามารถทำได้ในข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน หากเอกสารถูกลบออกจากไฟล์ส่วนบุคคล รายการจะถูกสร้างขึ้นในคลังไฟล์โดยระบุพื้นฐานสำหรับการดำเนินการดังกล่าว (คำสั่ง การอนุญาตจากผู้จัดการ) และตำแหน่งใหม่ของเอกสาร ตามข้อ 3.2.3 คำสั่งของกองอำนวยการจดหมายเหตุหลักของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 25 พฤษภาคม 2531 ฉบับที่ 33 “ ระบบของรัฐ สนับสนุนเอกสารการจัดการ. บทบัญญัติพื้นฐาน ข้อกำหนดทั่วไปไปยังเอกสารและบริการสนับสนุนเอกสาร” ให้จัดทำสำเนาเอกสารที่จะยึดและยื่นแทนเอกสารที่ยึด เครื่องหมายในสินค้าคงคลังและสำเนาได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล

เรื่องส่วนตัว ไม่ได้ออกไปอยู่ในมือของพนักงานที่จ้างพวกเขา พนักงานมีสิทธิ์ทำความคุ้นเคยกับไฟล์ส่วนตัวของเขาในสถานที่แผนกบุคคลเท่านั้น ข้อเท็จจริงของการทำความคุ้นเคยกับไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกบันทึกไว้ในคลังไฟล์ด้วย

เมื่อทำงานกับไฟล์ส่วนบุคคลที่ออกให้ใช้งานชั่วคราว ห้ามทำการแก้ไขใด ๆ ในรายการที่ทำไว้ก่อนหน้านี้ สร้างรายการใหม่ในนั้น ลบเอกสารที่มีอยู่ออกจากไฟล์ส่วนบุคคลหรือวางรายการใหม่ในนั้น และเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับที่มีอยู่ในนั้น . การเปลี่ยนแปลงไฟล์ส่วนบุคคลจะทำโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการเท่านั้น

ในการคืนเคสจะมีการตรวจสอบความปลอดภัยของเอกสารอย่างละเอียด ไม่มีความเสียหาย รวมเอกสารอื่น ๆ ไว้ในเคส หรือการทดแทนเอกสาร

เฉพาะไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ทำงานเท่านั้นที่ถูกจัดเก็บไว้ในสถานที่ของฝ่ายบุคคล ไฟล์ส่วนบุคคลสามารถจัดเรียงตามลำดับตัวเลขหรือตามตัวอักษรตามนามสกุลของพนักงาน

หลังจากที่พนักงานถูกไล่ออก ไฟล์ส่วนตัวของเขาจะถูกลบออกจากโฟลเดอร์และเตรียมสำหรับการถ่ายโอนไปยัง การจัดเก็บเอกสารสำคัญ- ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกตาม "รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ" ที่ได้รับอนุมัติจาก Federal Archive เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2543 จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี ไฟล์ส่วนตัวของผู้จัดการจะถูกเก็บไว้อย่างถาวร สำหรับการจัดเก็บ มีการใช้ตู้นิรภัยและตู้โลหะแบบล็อคเพื่อความปลอดภัยของเอกสาร

บัตรประจำตัวพนักงาน.

บัตรส่วนบุคคล (แบบฟอร์มหมายเลข T-2) กรอกสำหรับคนทำงานทุกประเภทรวมถึงพนักงานชั่วคราวและตามฤดูกาลพนักงานหลักและนอกเวลา บัตรส่วนบุคคลเป็นเอกสารหลักสำหรับบันทึกบุคลากร

โดยจะคงไว้ตลอดระยะเวลาการจ้างงานของพนักงานกับนายจ้างที่กำหนด โดยเริ่มตั้งแต่การจ้างงาน และจะปิดเมื่อถูกเลิกจ้างเท่านั้น บันทึกส่วนบุคคลจะไม่ถูกเก็บไว้สำหรับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างภายใต้สัญญาทางแพ่ง

บัตรส่วนบุคคลหมายเลข T-2 เป็นของกลุ่มเอกสารบุคลากรบังคับ รูปแบบของบัตรส่วนบุคคลเป็นหนึ่งเดียวและเกี่ยวข้องกับระบบเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและการชำระเงินซึ่งได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 5 มกราคม 2547 หมายเลข 1 “ เมื่อได้รับอนุมัติจาก เอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบัญชีแรงงานและการจ่ายเงิน”

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านแรงงานโดยเฉพาะ มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ลำดับที่ 1 “ ในการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการชำระเงิน” อนุมัติอีกสองรายการ แบบฟอร์มการบัญชี: หมายเลข T-2GS (MS) และหมายเลข T-4

บัตรประจำตัวพนักงานของรัฐ (เทศบาล) (แบบฟอร์มหมายเลข T-2GS (MS)) ใช้เพื่อบันทึกบุคคลที่ดำรงตำแหน่งราชการ (เทศบาล) ดำเนินการแทนแบบฟอร์มหมายเลข T-2 และมีเนื้อหาคล้ายกัน

บัตรลงทะเบียนของผู้ปฏิบัติงานด้านวิทยาศาสตร์ วิทยาศาสตร์ และการสอน (แบบฟอร์มหมายเลข T-4) กรอกควบคู่ไปกับแบบฟอร์มหมายเลข T-2 ในองค์กรทางวิทยาศาสตร์ การวิจัย วิทยาศาสตร์และการผลิต สถาบันการศึกษาและสถาบันการศึกษาอื่น ๆ และองค์กรที่ดำเนินงานใน สาขาวิชาการศึกษา วิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีเพื่อการบัญชีของบุคลากรทางวิทยาศาสตร์ กรอกตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง (ปริญญาเอกและผู้สมัครอนุปริญญาวิทยาศาสตร์ ใบรับรองรองศาสตราจารย์และศาสตราจารย์ ฯลฯ) รวมถึงข้อมูลที่พนักงานให้ไว้

ความสำคัญของบัตรส่วนบุคคลอยู่ที่ว่าหากสมุดบันทึกการทำงานสูญหาย เป็นเพียงเอกสารเดียวที่ยืนยันประสบการณ์การทำงานของพนักงานได้โดยตรง

คุณไม่ควรสับสนระหว่างบัตรประจำตัวหมายเลข T-2 กับเอกสารต่างๆ เช่น เอกสารบันทึกบุคลากรหรือแบบสอบถาม ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแฟ้มส่วนบุคคลของคุณ พนักงานกรอกเอกสารเหล่านี้เองจัดทำในรูปแบบใด ๆ และอาจหายไปหากนายจ้างไม่มีขั้นตอนที่ได้รับอนุมัติในการลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคล

บัตรส่วนบุคคลกรอกโดยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเท่านั้นสำหรับทุกคนที่ได้รับการว่าจ้างตามคำสั่ง (คำสั่ง) เกี่ยวกับการจ้างงาน (แบบฟอร์มหมายเลข T-1 หรือหมายเลข T-1a) บัตรส่วนบุคคลจะถูกจัดเก็บไว้ในตู้นิรภัย โดยแยกเป็นตู้เก็บเอกสารแยกตามตัวอักษรตามนามสกุลของพนักงาน

เมื่อกรอกบัตรส่วนตัวจะใช้ข้อมูลจากเอกสารต่อไปนี้ที่พนักงานนำเสนอเมื่อสมัครงาน (ตามมาตรา 65 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย):

หนังสือเดินทาง;

เอกสารการศึกษา เกี่ยวกับคุณวุฒิหรือการมีความรู้พิเศษ - เมื่อสมัครงานที่ต้องใช้ความรู้พิเศษหรือการฝึกอบรมพิเศษ

สมุดงาน (สำหรับคนทำงานนอกเวลา - สำเนาสมุดงาน)

ใบรับรองการประกันของรัฐ ประกันบำนาญ;

หนังสือรับรองการจดทะเบียนกับหน่วยงานด้านภาษี

เอกสารการจดทะเบียนทหาร (สำหรับผู้ที่รับผิดชอบในการรับราชการทหาร)

เมื่อกรอกบัตรส่วนตัวก็จะใช้เช่นกัน ข้อมูลเพิ่มเติมซึ่งพนักงานรายงานเกี่ยวกับตัวเอง

ใส่ใจ!

ในบางกรณี เมื่อคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงาน นายจ้างอาจขอให้ (โดยได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง) นำเสนอเอกสารเพิ่มเติมเมื่อทำสัญญาจ้างงาน ในกรณีนี้รายการเอกสารเพิ่มเติมไม่ได้จัดทำโดยนายจ้างโดยอิสระ แต่ความจำเป็นในการจัดหาจะต้องได้รับการกำหนดโดยตรงจากพระราชบัญญัติกำกับดูแล: ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย, อื่น ๆ กฎหมายของรัฐบาลกลางคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและมติของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

ในกรณีอื่น ๆ ทั้งหมด ห้ามมิให้ผู้สมัครงานขอเอกสารเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่กฎหมายกำหนด

ตามกฎแล้วเอกสารเพิ่มเติมดังกล่าวรวมถึง: สูติบัตรของเด็ก, ทะเบียนสมรส, ใบรับรองการตั้งครรภ์ของผู้หญิง, เอกสารเกี่ยวกับความพิการ, อยู่ในโซนเสี่ยงต่อรังสีที่เกี่ยวข้องกับอุบัติเหตุที่โรงไฟฟ้านิวเคลียร์เชอร์โนบิลและอื่น ๆ

แต่กำหนดให้ผู้สมัครงานต้องจัดเตรียมเอกสารที่ระบุมาด้วย บังคับนายจ้างไม่มีสิทธิ ในเวลาเดียวกันการจัดหาเอกสารเหล่านี้เป็นไปเพื่อผลประโยชน์ของพนักงานเองเนื่องจากมิฉะนั้นนายจ้างจะไม่สามารถให้ผลประโยชน์และการค้ำประกันแก่พนักงานตามที่กฎหมายกำหนด

บัตรส่วนบุคคลรูปแบบรวมหมายเลข T-2 ประกอบด้วยสี่แผ่นและมีส่วนต่อไปนี้:

ฉัน. " ข้อมูลทั่วไป»;

ครั้งที่สอง “ข้อมูลเกี่ยวกับการจดทะเบียนทหาร”;

ที่สาม “ การจ้างงานและการโอนไปทำงานอื่น”;

IV. "ใบรับรอง";

V. “การฝึกอบรมขั้นสูง”;

VI “การฝึกอบรมวิชาชีพ”;

ปกเกล้าเจ้าอยู่หัว “ รางวัล (ส่งเสริม) ตำแหน่งกิตติมศักดิ์”;

8. "วันหยุด";

ทรงเครื่อง “ ผลประโยชน์ทางสังคมที่พนักงานได้รับตามกฎหมาย”;

เอ็กซ์” ข้อมูลเพิ่มเติม»;

จิน “เหตุบอกเลิกสัญญาจ้าง (เลิกจ้าง)”

ในส่วนที่ 1 “ข้อมูลทั่วไป” เมื่อระบุข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน คุณควรได้รับคำแนะนำจาก กฎต่อไปนี้:

1. นามสกุล ชื่อ นามสกุล จะถูกระบุตามหนังสือเดินทางและเขียนไว้อย่างสมบูรณ์และอ่านง่าย

ในเวลาเดียวกันจะต้องกรอกโซนการเข้ารหัสข้อมูลตามตัวแยกประเภทรัสเซียทั้งหมด: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR

บันทึก.

OKATO - "ตัวแยกประเภทออบเจ็กต์ของฝ่ายบริหาร - ดินแดนรัสเซียทั้งหมด" ตกลง 019-95 ได้รับการอนุมัติโดยมติของมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 31 กรกฎาคม 2538 ฉบับที่ 413;

OKIN – “ตัวจำแนกข้อมูลเกี่ยวกับประชากรทั้งหมดของรัสเซีย ตกลง 018-95" ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 31 กรกฎาคม 2538 ฉบับที่ 412

OKSO - "ลักษณนามเฉพาะทางของรัสเซียทั้งหมดตามการศึกษา" ตกลง 009-2003" ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 30 กันยายน 2546 ฉบับที่ 276-st;

OKPDTR – ความละเอียดของมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 26 ธันวาคม 1994 ฉบับที่ 367 “เกี่ยวกับการนำไปใช้และการดำเนินการ ตัวลักษณนามรัสเซียทั้งหมดวิชาชีพของคนงาน ตำแหน่งลูกจ้าง และ หมวดหมู่ภาษีโอเค 016-94"

2. วันเดือนปีเกิดและสถานที่เกิดจะกำหนดตามหนังสือเดินทางหรือเอกสารแสดงตนอื่น ๆ และเขียนไว้เต็มจำนวน เช่น “12 ธันวาคม 2507” ตามรหัสระบุไว้ดังนี้: 12/12/1964

3. ความเป็นพลเมืองจะถูกบันทึกโดยไม่มีตัวย่อ การบันทึกความเป็นพลเมืองและการเข้ารหัสนั้นดำเนินการตาม OKIN สามารถทำได้ดังนี้:

·พลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย - 1;

· พลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซียและรัฐต่างประเทศ - 2 (ในกรณีของการถือสองสัญชาติ จะมีการระบุว่าเป็นสัญชาติใด)

· พลเมืองต่างประเทศ (ระบุว่ารัฐใด) - 3;

· บุคคลไร้สัญชาติ - 4.

4. ระดับความรู้ภาษาเมื่อกรอกย่อหน้าที่ 5 "ความรู้ภาษาต่างประเทศ" ของส่วนที่ 1 ของแบบฟอร์ม T-2 มีดังนี้: "ฉันพูดได้อย่างคล่องแคล่ว" (รหัส OKIN - 3), "ฉันอ่านและ สามารถอธิบายตัวเองได้” (รหัส OKIN - 2) , “ฉันอ่านและแปลด้วยพจนานุกรม” (รหัส OKIN - 1)

5. ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการศึกษา (คุณสมบัติ ทิศทาง หรือความเชี่ยวชาญพิเศษ) ได้รับการจัดทำขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารการศึกษา

การศึกษาจะถูกบันทึกและเข้ารหัสตาม OKIN และ OKSO

ตาม OKIN การศึกษามีรหัสดังนี้:

·การศึกษาระดับประถมศึกษา (ทั่วไป) - 02;

·พื้นฐาน การศึกษาทั่วไป - 03;

·การศึกษาทั่วไประดับมัธยมศึกษา (สมบูรณ์) - 07;

·อาชีวศึกษาประถมศึกษา - 10;

·อาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษา - 11;

· ไม่สมบูรณ์ อุดมศึกษา - 15;

·การศึกษาระดับอุดมศึกษา - 18;

· การศึกษาระดับสูงกว่าปริญญาตรี - 19.

สำเร็จหลักสูตรขั้นสูงสามหลักสูตร สถาบันการศึกษาหมายถึง ผู้ที่มีการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่ยังไม่สมบูรณ์ (ไม่จบ) อาชีวศึกษา.

คอลัมน์สองคอลัมน์สำหรับการกรอกข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษานั้นมีจุดประสงค์ในแบบฟอร์มหมายเลข T-2 เพื่อระบุข้อมูลเกี่ยวกับการสำเร็จการศึกษาของสถาบันการศึกษาแห่งที่สอง

6. อาชีพ (หลัก) จะถูกระบุอย่างครบถ้วนตามตารางการรับพนักงานและคำสั่ง (คำสั่ง) ในการจ้างงาน อาชีพอื่น - บนพื้นฐานของเอกสารยืนยันการได้รับการศึกษาที่สองหรือความเชี่ยวชาญพิเศษ รหัสตามตัวจำแนกประเภทอาชีพคนงานตำแหน่งพนักงานและระดับภาษีทั้งหมดของรัสเซีย OK-016-94” ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 26 ธันวาคม 2537 ฉบับที่ 367 “เกี่ยวกับการนำไปใช้และการดำเนินการ ของตัวแยกประเภทอาชีพคนงาน ตำแหน่งพนักงาน และระดับภาษีทั้งหมดของรัสเซีย OK-016-94" (ต่อไปนี้ - OKPDTR)

7. ประสบการณ์การทำงาน (รวม, ต่อเนื่อง, ให้สิทธิได้รับโบนัสตามระยะเวลาการทำงาน, ให้สิทธิในผลประโยชน์อื่น ๆ ที่นายจ้างกำหนด) คำนวณบนพื้นฐานของรายการในสมุดงานของพนักงานและ (หรือ) เอกสารอื่น ๆ ยืนยันระยะเวลาการให้บริการที่เกี่ยวข้อง โดยระบุเป็น วัน เดือน ปี

8. สถานภาพสมรสจะถูกบันทึกและเข้ารหัสตามค่าที่เป็นไปได้ต่อไปนี้ตาม OKIN:

· ไม่เคย (เคย) แต่งงาน - 1;

· อยู่ในการจดทะเบียนสมรส – 2;

· อยู่ในการแต่งงานที่ไม่ได้จดทะเบียน - 3;

·พ่อม่าย (แม่ม่าย) - 4;

·หย่าร้าง (หย่าร้าง) - 5;

· แยกทางกัน (เลิกกัน) - 6.

9. มีเพียงสมาชิกในครอบครัวเท่านั้นที่ถูกระบุว่าเป็นส่วนหนึ่งของครอบครัว ซึ่งบ่งบอกถึงระดับความสัมพันธ์

กฎหมายปัจจุบันไม่มี แนวคิดทั่วไปอย่างไรก็ตาม "ครอบครัว" ขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์บรรทัดฐานของมาตรา 2 ของประมวลกฎหมายครอบครัวของสหพันธรัฐรัสเซียและมาตรา 1142 ประมวลกฎหมายแพ่งในสหพันธรัฐรัสเซีย สมาชิกในครอบครัวได้แก่ คู่สมรส พ่อแม่ และลูก (รวมถึงพ่อแม่บุญธรรมและลูกบุญธรรม)

10. ข้อมูลหนังสือเดินทางระบุไว้ตรงตามหนังสือเดินทางทุกประการ

11. สถานที่พำนัก (ตามหนังสือเดินทาง) ระบุไว้ตามหนังสือเดินทางตามจริง - ตามข้อมูลของพนักงาน รหัสที่อยู่อาศัยถูกกำหนดโดย OKATO

เอกสารตามส่วนที่ II "ข้อมูลเกี่ยวกับการจดทะเบียนทหาร" ถูกกรอกคือ:

· บัตรประจำตัวทหาร (หรือใบรับรองชั่วคราวที่ออกแทนบัตรประจำตัวทหาร) - สำหรับพลเมืองในเขตสงวน

· ใบรับรองพลเมืองที่ต้องเกณฑ์ทหาร - สำหรับพลเมืองที่ต้องเกณฑ์ทหาร

ตามคำแนะนำในการใช้และการกรอกแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงินสำหรับพลเมืองในทุนสำรอง:

วรรค 3 "องค์ประกอบ (โปรไฟล์)" - กรอกโดยไม่มีตัวย่อ (เช่น "คำสั่ง" "การแพทย์" หรือ "ทหาร" "กะลาสีเรือ" และอื่น ๆ ที่คล้ายกัน)

วรรค 4 “ การกำหนดรหัสแบบเต็มของ VUS” - การกำหนดแบบเต็มจะถูกเขียนลง (ตัวเลขหกหลักเช่น "021101" หรือหกหลักและตัวอักษรเช่น "113194A")

ย่อหน้าที่ 5 “ ประเภทของความเหมาะสมในการรับราชการทหาร” - เขียนด้วยตัวอักษร: A (เหมาะสำหรับการรับราชการทหาร), B (เหมาะสำหรับการรับราชการทหารโดยมีข้อจำกัดเล็กน้อย), C (เหมาะสำหรับการรับราชการทหารอย่างจำกัด) หรือ D (ไม่เหมาะสำหรับการรับราชการทหารชั่วคราว) ) . หากไม่มีรายการในย่อหน้าที่เกี่ยวข้องของรหัสประจำตัวทหาร หมวดหมู่ "A" จะถูกระบุ:

ในวรรค 7 “ ลงทะเบียนกับกองทัพ” กรอก (ด้วยดินสอ):

บรรทัด ก) - ในกรณีที่มีคำสั่งระดมพลและ (หรือ) ประทับตราในการออกและถอนคำสั่งระดมพล

บรรทัด b) - สำหรับพลเมืองที่สงวนไว้กับองค์กรในช่วงระยะเวลาการระดมพลและในช่วงสงคราม

สำหรับพลเมืองที่ต้องเกณฑ์ทหาร:

วรรค 2 "ยศทหาร" - รายการ "ต้องเกณฑ์ทหาร"

ย่อหน้าที่ 5 “ ประเภทของความเหมาะสมในการรับราชการทหาร” - เขียนด้วยตัวอักษร: A (เหมาะสำหรับการรับราชการทหาร), B (เหมาะสำหรับการรับราชการทหารโดยมีข้อจำกัดเล็กน้อย), C (เหมาะสำหรับการรับราชการทหารอย่างจำกัด), D (ไม่เหมาะสำหรับการรับราชการทหารชั่วคราว) ) หรือ D (ไม่เหมาะสำหรับการรับราชการทหาร) กรอกตามรายการในใบรับรองของพลเมืองที่ต้องเกณฑ์ทหาร

การกรอกรายการที่ไม่ได้ระบุไว้โดยเฉพาะในคำแนะนำนั้นดำเนินการตามข้อมูลจากเอกสารที่ระบุไว้

ในวรรค 8 ของส่วนที่ 2 ของบัตรส่วนบุคคลของพลเมืองที่มีอายุถึงเกณฑ์ที่กำหนดสำหรับการอยู่ในกองหนุนหรือพลเมืองที่ถูกประกาศว่าไม่เหมาะสำหรับการรับราชการทหารเนื่องจากเหตุผลด้านสุขภาพ มีการทำบันทึกในบรรทัดอิสระ "ลบออกจากกองทัพ การจดทะเบียนเนื่องจากอายุ” หรือ “ถูกเพิกถอนทะเบียนทหารเนื่องจากภาวะสุขภาพ”

หลังจากกรอกส่วนที่ II "ข้อมูลเกี่ยวกับการจดทะเบียนทหาร" ที่ด้านล่างของหน้าสองของแบบฟอร์ม T-2 พนักงานบริการบุคลากรจะต้องรับรองข้อมูลที่ระบุพร้อมลายเซ็นส่วนตัวระบุตำแหน่งและใบรับรองผลการเรียนของลายเซ็น . พนักงานยังลงนามในหน้าสองของแบบฟอร์มหมายเลข T-2 และทำเครื่องหมายวันที่ดำเนินการเสร็จสิ้น บรรทัดที่มีลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานเป็นลายเซ็นตัวอย่างโดยที่เขาจะได้รับค่าจ้าง

ใส่ใจ!

เมื่อข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานเปลี่ยนแปลง ข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องจะถูกป้อนลงในบัตรส่วนบุคคลของเขา (เช่น การเปลี่ยนแปลงสถานภาพการสมรส สถานที่พำนัก การศึกษา การฝึกอบรมขั้นสูง ความรู้ภาษาต่างประเทศ ฯลฯ) ซึ่งได้รับการรับรองโดย ลายเซ็นต์ของพนักงานบริการบุคลากร การเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเติมจะดำเนินการตามคำสั่งบุคลากรและเอกสารที่พนักงานจัดเตรียมไว้ให้ (ทะเบียนสมรส ประกาศนียบัตร ฯลฯ) คำแถลงด้วยวาจาของพนักงานไม่ใช่พื้นฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ยกเว้นข้อมูลรอง (เช่น เกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์)

ข้อมูลที่สำคัญที่สุดคือส่วนที่ III "การจ้างงานและการโอนไปยังงานอื่น" และ XI "เหตุผลในการบอกเลิกสัญญาจ้าง (เลิกจ้าง)"

รายการในส่วนเหล่านี้จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของคำสั่ง (คำสั่ง) ในการจ้างงาน (แบบฟอร์มหมายเลข T-1 และ T-1a) และคำสั่ง (คำแนะนำ) ในการโอนไปยังงานอื่น (แบบฟอร์มหมายเลข T-5) และ คำสั่ง (คำสั่ง) เกี่ยวกับการเลิกจ้าง (การเลิกจ้าง) สัญญาจ้างงานกับพนักงาน (แบบฟอร์มหมายเลข T-8, T-8a)

ข้อมูลนี้จะต้องกรอกด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ เนื่องจากมักจะทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการยืนยันประสบการณ์การทำงานของพนักงาน

ในส่วน “การจ้างงานและการโอนไปทำงานอื่น” เขาป้อนข้อมูลในขณะที่พนักงานทำงานในองค์กรและจะต้องสอดคล้องกับรายการในสมุดงาน, ทำซ้ำวันที่, หมายเลขลำดับการจ้างงาน, การโอนพนักงาน, ชื่อ ตำแหน่งหน่วยโครงสร้าง นอกจากนี้ ในตอนท้ายของแต่ละรายการในส่วนที่ 3 ของบัตรส่วนบุคคล ลายเซ็นของพนักงานจะติดอยู่โดยระบุว่าเขาคุ้นเคยกับรายการที่ทำในสมุดงานของเขา

ส่วนสุดท้ายของบัตรส่วนบุคคล XI "เหตุผลในการบอกเลิกสัญญาจ้าง (เลิกจ้าง)" จะถูกกรอกโดยพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเมื่อสิ้นสุดความสัมพันธ์ในการจ้างงานกับพนักงาน พื้นฐานสำหรับการยกเลิกสัญญาจ้างงาน (เลิกจ้าง) คือการกำหนดเหตุผลในการเลิกจ้างตามบทความที่เกี่ยวข้องของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งทำซ้ำรายการในสมุดงานของพนักงานโดยสมบูรณ์ วันที่เลิกจ้างคือวันทำงานวันสุดท้ายของพนักงาน รายละเอียดของคำสั่งซื้อ (วันที่และหมายเลข) ซึ่งเป็นพื้นฐานในการกรอกส่วนนี้จะถูกระบุตามรายการในสมุดงานทุกประการ บันทึกการเลิกจ้างได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของพนักงานบริการบุคลากรและพนักงาน

ข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกอบรมขั้นสูงและการฝึกอบรมขึ้นใหม่อย่างมืออาชีพจะถูกบันทึกตามเอกสาร (ใบรับรอง, ใบรับรอง) ที่พนักงานนำเสนอหรือได้รับจากแผนกฝึกอบรมบุคลากร

เมื่อกรอกหมวดที่ 7 “รางวัล (สิ่งจูงใจ) ชื่อกิตติมศักดิ์” คุณต้องระบุประเภทของสิ่งจูงใจ (ตามมาตรา 191 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและข้อบังคับท้องถิ่น) ที่ใช้กับพนักงานและคุณควรระบุรายการด้วย รางวัลระดับรัฐและตำแหน่งกิตติมศักดิ์ที่ได้รับรางวัล

ในมาตรา VIII บันทึก "วันหยุด" จะถูกเก็บไว้ทุกประเภทวันหยุดพักผ่อนที่มอบให้กับพนักงานในช่วงระยะเวลาการทำงานของนายจ้างที่กำหนด พื้นฐานในการทำรายการคือคำสั่งให้ลา

มาตรา 9 ระบุ ผลประโยชน์ทางสังคมซึ่งลูกจ้างมีสิทธิตามกฎหมาย

ในส่วน "ข้อมูลเพิ่มเติม" คุณสามารถกรอกข้อมูลสายฟรีได้ตามดุลยพินิจของนายจ้าง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียนที่ลงทะเบียนเรียนนอกเวลา (ตอนเย็น) การติดต่อทางจดหมาย หน่วยงานภายนอกของสถาบันฝึกอบรมสายอาชีพระดับสูงและมัธยมศึกษา (ชื่อสถาบันการศึกษา วันที่เข้าศึกษา) สถาบันการศึกษาและจุดสิ้นสุด) หรือเกี่ยวกับคนพิการที่ทำงาน (ตามใบรับรองจากคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญด้านการแพทย์และสังคม (ต่อไปนี้เรียกว่า MSEC) กลุ่มคนพิการ ระดับความพิการ และวันที่ก่อตั้ง MSEC ข้อสรุปเกี่ยวกับเงื่อนไขและลักษณะ ของงาน)

บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกจัดทำเป็นไฟล์อิสระตามลำดับตัวอักษร ก่อนที่จะส่งไฟล์ไปยังไฟล์เก็บถาวร การ์ดทั้งหมดจะต้องจัดทำตามข้อกำหนดของ Federal Archive และเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรเป็นเวลา 75 ปี

เอกสารทางบัญชีรองอนุพันธ์ตามข้อมูลเบื้องต้นของเอกสารการบัญชีหลัก เป้าหมายหลักของการสร้างกลุ่มย่อยของเอกสารนี้:

สร้างความมั่นใจในความครบถ้วน ความน่าเชื่อถือ และพลวัตของข้อมูลในการทำงานกับบุคลากร

รับประกันการจัดเก็บเอกสารบุคลากรอย่างรวดเร็ว

ความปลอดภัย การค้นหาที่มีประสิทธิภาพเอกสารบุคลากร

เอกสารทางบัญชีรอง ได้แก่ บัตรส่วนตัวของพนักงาน (แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-2, หมายเลข T-2GS (MS), หมายเลข T-4) เอกสารสำหรับบันทึกชั่วโมงทำงานและการชำระหนี้กับบุคลากรและแบบฟอร์มการลงทะเบียนข้อมูลทางบัญชีต่างๆ .

แบบฟอร์มลงทะเบียนจะถูกเก็บรักษาไว้เพื่อบันทึกเอกสารประกอบบุคลากร

แบบฟอร์มการลงทะเบียนประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

บัตรลงทะเบียนและการควบคุม (RCC);

วารสารการลงทะเบียน (หนังสือ);

รูปแบบหน้าจอ (เมื่อใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์)

รูปแบบของวารสารและหนังสือบางเล่มได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานราชการ ตัวอย่างเช่นรูปแบบของหนังสือสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกสำหรับพวกเขาได้รับการอนุมัติโดยมติกระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69 “ ในการอนุมัติคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน ” แต่แบบฟอร์มส่วนใหญ่ได้รับการพัฒนาขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของนายจ้าง

ใน "รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ" ที่ได้รับอนุมัติจาก Rosarkhiv เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2543 ได้มีการกำหนดแบบฟอร์มการบัญชีพื้นฐานและระยะเวลาการจัดเก็บต่อไปนี้:

หมายเลขบทความ	ประเภทเอกสาร	ระยะเวลาจัดเก็บเอกสาร<*>	บันทึก
การสรรหาบุคลากร
พนักงานต้อนรับ การย้ายที่อยู่ (โอนย้าย) การเลิกจ้างพนักงาน
	หนังสือ นิตยสาร บัตรบัญชี:		หลังเลิกจ้าง
	ก) การรับ การเคลื่อนย้าย (การโอน) การเลิกจ้างพนักงาน
	b) คนงานถูกส่งไปทัศนศึกษา
	c) บุคคลที่รับผิดชอบในการรับราชการทหาร
	ง) วันหยุดพักผ่อน
	e) ไฟล์ส่วนบุคคล บัตรส่วนบุคคล ข้อตกลงการจ้างงาน (สัญญา) ข้อตกลงแรงงาน
	f) การออกสมุดงานและส่วนแทรกสำหรับพวกเขา
	ช) การออกใบรับรองเงินเดือน ระยะเวลาการทำงาน สถานที่ทำงาน
	h) การออกใบรับรองการเดินทาง

โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรแรงงานในระดับท้องถิ่น สามารถสร้างสิ่งต่อไปนี้ได้:

ทะเบียนพนักงานพาร์ทไทม์

วารสารรางวัลและบทลงโทษ

วารสารทะเบียนสั่งลาการศึกษา ใบไม่รับค่าจ้าง ค่าจ้างและอีกมากมาย;

บันทึกการลาป่วยและอื่น ๆ

ตามคำสั่งของกองอำนวยการจดหมายเหตุหลักของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 25 พฤษภาคม 2531 ลำดับที่ 33 “ ระบบสนับสนุนเอกสารของรัฐสำหรับการจัดการ บทบัญญัติพื้นฐาน ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับบริการสนับสนุนเอกสารและเอกสาร” เอกสารทั้งหมดที่จำเป็นต้องมีการบัญชี การดำเนินการ และการใช้งานเพื่อวัตถุประสงค์ในการอ้างอิง (การบริหาร การวางแผน การรายงาน การบัญชีและสถิติ การบัญชี การเงิน และอื่นๆ) จะต้องได้รับการจดทะเบียน ทั้งที่สร้างขึ้นและใช้ภายใน องค์กรและส่งไปยังองค์กรอื่น มาจากผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา และองค์กรและบุคคลอื่นๆ ทั้งเอกสารพิมพ์ดีดแบบดั้งเดิม (เขียนด้วยลายมือ) และเอกสารที่สร้างขึ้นโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (เครื่องอ่านได้, แมชชีนแกรม) จะต้องได้รับการลงทะเบียน (ข้อ 3.2.1.2 คำสั่งของผู้อำนวยการคลังเอกสารหลักของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 25 พฤษภาคม 2531 หมายเลข 33 “ ระบบของรัฐ การสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับการจัดการ ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับบริการสนับสนุนเอกสาร")

นอกจากนี้ยังอธิบายด้วยว่า:

« การลงทะเบียนเอกสาร – เป็นการบันทึกข้อเท็จจริงในการสร้างหรือรับเอกสารโดยใส่ดัชนีลงไปแล้วตามด้วยการบันทึกข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับเอกสารในแบบฟอร์มลงทะเบียน».

ดัชนีเอกสารประกอบด้วยหมายเลขซีเรียลภายในอาร์เรย์เอกสารที่ลงทะเบียน ซึ่งเสริมด้วยดัชนีในระบบการตั้งชื่อของคดี ตัวแยกประเภทของผู้สื่อข่าว ผู้ดำเนินการ และอื่นๆ ตามภารกิจการค้นหา

ดัชนีเอกสารเป็นไปตามลำดับต่อไปนี้ (หรือย้อนกลับ): ส่วนประกอบ: หมายเลขทะเบียนอนุกรม, ดัชนีตามระบบการตั้งชื่อของกรณี, ดัชนีตามลักษณนามที่ใช้ ส่วนประกอบดัชนีจะถูกแยกออกจากกันด้วยเครื่องหมายทับ

ใส่ใจ!

วัตถุประสงค์หลักของการบันทึกเอกสารคือการให้อำนาจทางกฎหมายและการทำสำเนาข้อมูล

การทำสำเนาข้อมูลในรูปแบบการบัญชีช่วยเพิ่มระดับความปลอดภัยและอำนวยความสะดวกในการเรียกค้น เอกสารที่จำเป็น.

การลงทะเบียนเอกสารพร้อมหมายเลขทะเบียนและวันที่ลงทะเบียนจะทำให้มีผลทางกฎหมาย (หลักฐาน) ซึ่งอาจมีความสำคัญในกรณีที่เกิดข้อพิพาทด้านแรงงานกับพนักงาน

จากการวิเคราะห์บทบัญญัติเกี่ยวกับการลงทะเบียนเอกสารของคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ลำดับที่ 536 “ ตามคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง” กฎต่อไปนี้สำหรับการลงทะเบียนและ สามารถแนะนำให้จัดทำดัชนีเอกสารได้:

1. เอกสารลงทะเบียนครั้งเดียว: ได้รับ - วันที่รับ, สร้าง - ในวันที่ลงนามหรืออนุมัติ

2. เมื่อโอนเอกสารจดทะเบียนจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งแล้วจะไม่ลงทะเบียนซ้ำ

3. การลงทะเบียนเอกสารดำเนินการภายในกลุ่ม ขึ้นอยู่กับชื่อประเภทของเอกสาร ผู้แต่ง และเนื้อหาของเอกสาร (เช่น คำสั่งกิจกรรมหลัก คำสั่งบุคลากร การกระทำ ข้อเสนอ คำแถลง และอื่นๆ จะถูกลงทะเบียนแยกต่างหาก ).

4. หมายเลขทะเบียนอนุกรมถูกกำหนดให้กับเอกสารภายในกลุ่มที่ลงทะเบียนแต่ละกลุ่ม

5. สถานที่ลงทะเบียนเอกสารถูกกำหนดไว้ในคำแนะนำในการทำงานในสำนักงานหรือข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ

6. มีการกำหนดองค์ประกอบบังคับของรายละเอียดการลงทะเบียนดังต่อไปนี้: ผู้แต่ง (ผู้สื่อข่าว) ชื่อของประเภทของเอกสาร วันที่เอกสาร ดัชนีเอกสาร (วันที่และดัชนีการรับเอกสารสำหรับเอกสารขาเข้า) ชื่อเรื่องของข้อความ สรุปความละเอียด (ผู้ดำเนินการ, เนื้อหาของคำสั่ง, ผู้เขียน, วันที่), กำหนดเวลาในการดำเนินการของเอกสาร, ทำเครื่องหมายในการดำเนินการของเอกสาร (บันทึกโดยย่อของการแก้ปัญหาของปัญหาเกี่ยวกับคุณธรรม, วันที่ของการดำเนินการจริงและดัชนีของ เอกสารตอบรับ) และส่งไปที่ไฟล์เลขที่

บันทึก.

ตามวรรค 3.2.1.4 คำสั่งของกองอำนวยการจดหมายเหตุหลักของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 25 พฤษภาคม 2531 ลำดับที่ 33 “ ระบบสนับสนุนเอกสารของรัฐสำหรับการจัดการ บทบัญญัติพื้นฐาน ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับเอกสารและบริการสนับสนุนเอกสาร” องค์ประกอบของรายละเอียดบังคับหากจำเป็นสามารถเสริมด้วยรายละเอียดอื่น ๆ ได้: นักแสดง, ใบเสร็จรับเงินของนักแสดงเพื่อรับเอกสาร, ความคืบหน้าในการดำเนินการ, เอกสารแนบ ฯลฯ ลำดับการวางรายละเอียดในแบบฟอร์มการลงทะเบียนและการใช้ด้านหลังของบัตรลงทะเบียนและการควบคุมจะถูกกำหนดโดยนายจ้างโดยอิสระ

หลังจากกรอกหน้าสุดท้ายของสมุดรายวันการบัญชี (หนังสือ) แล้ว วันที่สิ้นสุดจะถูกวางไว้บนปกและวารสาร (หนังสือ) ก็พร้อมสำหรับการยื่นในที่เก็บถาวร สำหรับแบบฟอร์มการลงทะเบียนหลัก ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว Rosarkhiv ได้กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บไว้ สำหรับส่วนที่เหลือ นายจ้างจะกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บอย่างอิสระ

กลุ่มเอกสารสำหรับการบันทึกเวลาทำงานและการชำระหนี้กับบุคลากรนั้นถูกสร้างขึ้นในกระบวนการบันทึกการบันทึกเวลาทำงานและคำนวณค่าตอบแทนแรงงานที่เกี่ยวข้อง

กลุ่มนี้เอกสารประกอบด้วยแบบฟอร์มรวมที่ได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ลำดับที่ 1 “ ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน” ให้พิจารณารายละเอียดเพิ่มเติม .

ตามมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ชั่วโมงการทำงาน - นี่คือช่วงเวลาที่พนักงานต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านแรงงานภายในขององค์กรและข้อกำหนดของสัญญาจ้างงาน ความรับผิดชอบในงานเช่นเดียวกับช่วงเวลาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเวลาทำงานตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย กฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น ๆ และการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซีย

ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของลูกจ้างแต่ละคน

การบันทึกการใช้เวลาทำงานจำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้

· ทำให้มั่นใจในการควบคุม วินัยแรงงานในแง่ของการใช้เวลาทำงาน (การเข้างานตรงเวลา ระบุสายและไม่อาบน้ำ ติดตามการมีอยู่ของบุคลากรในสถานที่ทำงานในช่วงเวลาทำงาน ตลอดจนบันทึกเวลาออกจากงานของพนักงาน)

· การบัญชีเวลาทำงานจริง เวลาหยุดงาน การเจ็บป่วย วันหยุด และการใช้เวลาทำงานในรูปแบบอื่นซึ่งเป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าจ้าง

· การวาดภาพ การรายงานทางสถิติโดยการทำงาน

ในการบันทึกเวลาทำงานจริงและ (หรือ) ไม่ได้ทำงานของพนักงานแต่ละคนให้ใช้ดังต่อไปนี้: เอกสารบันทึกเวลาทำงานและคำนวณค่าจ้าง (แบบฟอร์ม T-12) และเอกสารบันทึกเวลาทำงาน (แบบฟอร์ม T-13 ).

ลักษณะเฉพาะของการดำเนินการกับเอกสารเหล่านี้เกิดจากการที่เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารทางบัญชีหลักที่เก็บรักษาไว้

การไม่มีเอกสารสำหรับบันทึกชั่วโมงทำงานที่ร่างขึ้นตามกฎหมายปัจจุบันรวมถึงการไม่มีรายละเอียดบังคับใด ๆ ในเอกสารทางบัญชีหลักอาจเข้าข่ายเป็นการรวมต้นทุนค่าแรงอย่างไม่สมเหตุสมผลในองค์ประกอบของต้นทุนที่ ลดฐานภาษีซึ่งจะนำไปสู่องค์กรที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดที่กำหนดโดยส่วนที่ 3 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

เมื่อเก็บรักษา Timesheet สำหรับการใช้เวลาทำงาน ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

· การบัญชีสำหรับการใช้เวลาทำงานสามารถดำเนินการสำหรับองค์กรโดยรวมหรือแยกกันสำหรับหน่วยโครงสร้าง

· การรวมพนักงานไว้ใน Timesheet และการยกเว้นนั้นดำเนินการตามคำสั่ง (คำสั่ง) ที่เกี่ยวข้องของนายจ้าง

· บัตรรายงานจัดทำขึ้นเป็นสำเนาเดียว ลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง พนักงานบริการบุคลากร และโอนไปยังแผนกบัญชี

· หมายเหตุใน Timesheet เกี่ยวกับสาเหตุของการขาดงาน การทำงานนอกเวลาหรือนอกเวลาทำงานปกติตามความคิดริเริ่มของพนักงานหรือนายจ้าง ชั่วโมงการทำงานที่สั้นลง และอื่นๆ จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารที่ดำเนินการอย่างเหมาะสมเท่านั้น เอกสารดังกล่าวเป็นใบรับรองความไม่สามารถในการทำงาน, ใบรับรองการปฏิบัติตามหน้าที่ของรัฐหรือสาธารณะ, คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการหยุดทำงาน, การสมัครงานนอกเวลา, ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงานให้ทำงานล่วงเวลาในกรณีที่กำหนดโดยกฎหมายและเอกสารอื่น ๆ

เมื่อกรอกแบบฟอร์มหมายเลข T-12 และหมายเลข T-13 จะใช้หลักเกณฑ์ต่อไปนี้:

ลาเพื่อดูแลเด็กโดยได้รับค่าจ้างบางส่วน

การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างที่มอบให้กับพนักงานเพื่อดูแลลูก

การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างที่มอบให้กับพนักงานโดยได้รับอนุญาตจากฝ่ายบริหาร

ลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง กรณีที่กฎหมายบัญญัติ

การไม่สามารถทำงานได้ชั่วคราว (ยกเว้นกรณีที่กำหนดโดยรหัส "T") และการลาป่วยและการลากักกันที่ออกโดยใบรับรองการไร้ความสามารถในการทำงาน

ทุพพลภาพโดยไม่ได้รับค่าจ้างในกรณีที่กฎหมายกำหนด (เกี่ยวกับการบาดเจ็บในบ้าน การดูแลผู้ป่วยและการกักกัน ออกโดยใบรับรองจากสถาบันทางการแพทย์ ฯลฯ)

การลดชั่วโมงการทำงานสำหรับคนงานและลูกจ้างต่อต้าน กำหนดระยะเวลาวันทำการ ในกรณีที่กฎหมายบัญญัติไว้

การหยุดทำงานไม่ใช่ความผิดของพนักงาน

ขาดงานทั้งวันโดยเก็บค่าจ้างในกรณีที่กฎหมายกำหนด (ปฏิบัติหน้าที่ของรัฐหรือสาธารณะ การชำระบัญชี สถานการณ์ฉุกเฉิน, การกำจัดผลที่ตามมา ภัยพิบัติทางธรรมชาติ)

การขาดงาน (ขาดงานโดยไม่มี เหตุผลที่ดีตลอดทั้งวันทำงาน (กะ) โดยไม่คำนึงถึงระยะเวลารวมถึงในกรณีที่ขาดงานโดยไม่มีเหตุผลที่ดีเกินสี่ชั่วโมงติดต่อกันในระหว่างวันทำงาน (กะ)) การจับกุมทางปกครองในข้อหาความผิดทางปกครอง อยู่ในจุดพักฟื้นทางการแพทย์ การนัดหยุดงานที่ถูกประกาศว่าผิดกฎหมาย และการลางานอื่นๆ ด้วยเหตุผลที่ไม่มีข้อแก้ตัว)

ชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงานเนื่องจากงานนอกเวลาตามความคิดริเริ่มของฝ่ายบริหาร

วันหยุดสุดสัปดาห์ (สำหรับการพักผ่อนรายสัปดาห์) และ วันหยุด

การนัดหยุดงาน (ตามเงื่อนไขและในลักษณะที่กฎหมายกำหนด)

การไม่ปรากฏตัวโดยไม่ทราบสาเหตุ (จนกว่าจะมีความชัดเจนในสถานการณ์)

รายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมคำถามเกี่ยวกับการลงทะเบียน เอกสารหลัก, คุณสามารถอ่านหนังสือโดยผู้เขียน BKR-INTERCOM-AUDIT JSC “Primary Documents”.

คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบันทึกบุคลากรได้ในหนังสือของผู้เขียน BKR-INTERCOM-AUDIT JSC “การจัดการบันทึกบุคลากร”

ข้อบังคับท้องถิ่นที่บังคับใช้

ก่อนอื่น คุณต้องจำไว้ว่าประมวลกฎหมายแรงงานปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย (ต่อไปนี้จะเรียกว่าประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) กำหนดให้องค์กรต้องจัดทำเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่น (เช่น ท้องถิ่น) จำนวนหนึ่ง

ข้อบังคับท้องถิ่นที่บังคับคือ:

• กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน (ILR)
• ข้อบังคับ (หรือคำแนะนำ) เกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
• คำแนะนำด้านความปลอดภัย
• โต๊ะพนักงาน (แบบรวม T-3)

เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ใช้ได้จนกว่าจะถูกแทนที่ด้วยเอกสารใหม่

• ตารางวันหยุด (รูปแบบรวม T-7) ตามมาตรา 123 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานนั้นจัดทำขึ้นทุกปีไม่เกินสองสัปดาห์ก่อนวันเริ่มต้นปีปฏิทินและเป็นเอกสารบังคับสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง (ยกเว้นประเภทพนักงานพิเศษ)
• ตารางกะเป็นสิ่งจำเป็นในองค์กรที่มีการใช้งานกะ
• ควรมีการกำหนดกฎระเบียบเกี่ยวกับมาตรฐานแรงงานและกฎระเบียบเกี่ยวกับมาตรฐานการผลิตในองค์กรที่ใช้ค่าตอบแทนในรูปแบบอัตราชิ้นสำหรับคนงาน

ข้อบังคับท้องถิ่นเพิ่มเติม

นอกเหนือจากเอกสารที่ระบุไว้ องค์กรสามารถสร้างเอกสารอื่นๆ ได้ - กฎระเบียบท้องถิ่นที่เป็นตัวเลือก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งเหล่านี้อาจเป็น:

• กฎระเบียบเกี่ยวกับแผนกโครงสร้างที่ได้รับอนุมัติจากผู้อำนวยการขององค์กร
• รายละเอียดงานสำหรับพนักงานและคำแนะนำด้านแรงงาน (หรืองาน) สำหรับคนงาน
• คำแนะนำสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากรเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเนื่องจากช่วยอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบกับผู้จัดการสายงานและสายงานอย่างมีนัยสำคัญ
• อัลบั้มแบบฟอร์มเอกสารสำหรับบันทึกบุคลากร
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับการรับรอง - หากองค์กรดำเนินการรับรองหรือรับรองเป็นระยะตามผลการทดสอบ
• กฎระเบียบด้านบุคลากร
• ข้อตกลงร่วมกัน

เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ยังใช้ได้จนกว่าจะถูกแทนที่ด้วยเอกสารใหม่

เอกสารการลงทะเบียนความสัมพันธ์กับพนักงานและมีข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขา

เอกสารดังกล่าวได้แก่:

• ก่อนอื่นนี่คือสัญญาการจ้างงานที่ร่างขึ้นตามมาตรา 57 และ 67 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ในการเขียนซ้ำกัน สำเนาสัญญาจ้างงานหนึ่งฉบับจะออกให้กับพนักงานโดยลงนามและสำเนาที่สองจะถูกเก็บไว้โดยนายจ้าง - ทั้งในไฟล์ส่วนตัวของพนักงานหรือในไฟล์ "สัญญาการจ้างงานกับพนักงาน";
• จากนั้นจะมีการสร้างบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคน (รูปแบบรวม T-2) บัตรส่วนบุคคลสามารถเก็บไว้ในไฟล์แยกต่างหากเท่านั้น
• ไม่จำเป็นต้องมีไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน แต่เนื่องจากเป็นเอกสารที่สะดวกมากสำหรับพนักงานแต่ละคน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลส่วนใหญ่จึงจัดเตรียมเอกสารเหล่านี้ ขอย้ำอีกครั้งว่าเราไม่จำเป็นต้องดำเนินเรื่องส่วนตัว แต่ถ้ามีการตัดสินใจดังกล่าว ก็จำเป็นต้องดำเนินการตามกฎที่เข้มงวดสำหรับการประมวลผลเรื่องส่วนตัว อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์สำหรับพนักงานแต่ละคนเพื่อความสะดวกของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล โฟลเดอร์เหล่านี้จัดเก็บสำเนาเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเฉพาะราย
• หนังสือทำงานพนักงานเป็นเอกสารทางบัญชีและการรายงานที่เข้มงวด ดังนั้นพวกเขาจึงต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและล็อคอย่างถาวรด้วยกุญแจ สมุดงานถูกจัดทำขึ้นอย่างเคร่งครัดและเข้มงวดตามกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานจัดทำแบบฟอร์มสมุดงานและมอบให้กับนายจ้างได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 และ คำแนะนำในการกรอกสมุดงานซึ่งได้รับอนุมัติจากกฤษฎีกากระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 10.10 น. หมายเลข 69.

คำสั่งทรัพยากรบุคคล

พนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรมีหน้าที่จัดทำร่างคำสั่งสำหรับบุคลากรและจัดให้มีการรับรองโดยเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องและลงนามโดยหัวหน้าองค์กร คำสั่งบุคลากรจะต้องจัดเก็บและลงทะเบียนแยกต่างหากจากคำสั่งบุคลากร ซึ่งรวมถึงคำสั่งซื้อที่ Goskomstat ได้พัฒนาขึ้น แบบฟอร์มรวม:

• เกี่ยวกับการจ้างพนักงาน - แบบฟอร์ม T-1;
• เกี่ยวกับการจ้างพนักงาน - แบบฟอร์ม T-1a;
• ในการโอนพนักงานไปทำงานอื่น - แบบ T-5;
• ในการโอนพนักงานไปทำงานอื่น - แบบฟอร์ม T-5a;
• ในการลาพักร้อนให้กับพนักงาน - แบบฟอร์ม T-6;
• ในการลาพักร้อนให้กับพนักงาน - แบบฟอร์ม T-6a;
• เกี่ยวกับการเลิกจ้าง (เลิกจ้าง) สัญญาจ้างงานกับพนักงาน (เลิกจ้าง) - แบบฟอร์ม T-8;
• เกี่ยวกับการเลิกจ้าง (การเลิกจ้าง) สัญญาจ้างงานกับพนักงาน (เลิกจ้าง) - แบบฟอร์ม T-8a;
• เกี่ยวกับการส่งพนักงานไปทัศนศึกษา - แบบฟอร์ม T-9;
• ในการส่งพนักงานไปทัศนศึกษา - แบบฟอร์ม T-9a;
• เกี่ยวกับสิ่งจูงใจของพนักงาน - แบบฟอร์ม T-11;
• เกี่ยวกับสิ่งจูงใจของพนักงาน - แบบฟอร์ม T-11a

นอกเหนือจากคำสั่งเหล่านี้ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะต้องจัดทำในรูปแบบใด ๆ (หรือสร้างแบบฟอร์มรวมของตนเองสำหรับพวกเขา) คำสั่งประเภทต่อไปนี้:

• ในตำแหน่งรวม (อาชีพ);
• การเปลี่ยนลูกจ้างที่ขาดงานชั่วคราวโดยไม่มีการพ้นจากหน้าที่ขั้นพื้นฐาน
• ในการกำหนดบทลงโทษ
• ในการยกเลิกการลงโทษก่อนกำหนด
• เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
• ในการมอบหมายยศ;
• เกี่ยวกับการมีส่วนร่วมใน ทำงานล่วงเวลา;
• เกี่ยวกับการจ้างงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ (วันหยุด);
• เกี่ยวกับหน้าที่;
• เกี่ยวกับการจัดตั้งหรือการถอดถอนเบี้ยเลี้ยงส่วนบุคคล
• เกี่ยวกับการเปลี่ยนโหมดการทำงาน

คำสั่งเกี่ยวกับกิจกรรมหลักและเอกสารอื่น ๆ

ผมอยากจะบอกว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลต้องเตรียมคำสั่งจำนวนมากสำหรับกิจกรรมหลักของพวกเขา แน่นอนว่าคำสั่งเหล่านี้จะถูกลงทะเบียนและจัดเก็บร่วมกับคำสั่งอื่น ๆ ในหมวดนี้ แต่การเตรียมการและการทำงานต่อไปนั้นเป็นความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล โดยเฉพาะคำสั่งเหล่านี้:

• เมื่อได้รับอนุมัติจากโต๊ะพนักงาน
• ในการเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงาน
• ในการเปลี่ยนแปลง (เพิ่มเติม) ตารางวันหยุด
• ในการแนะนำการเปลี่ยนแปลง (เพิ่มเติม) กฎระเบียบท้องถิ่น
• เรื่องการยกเลิกคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากรโดยไม่ชอบด้วยกฎหมายหรือผิดพลาด เป็นต้น

เราได้ตั้งชื่อแบบฟอร์มรวมสำหรับบันทึกบุคลากรที่ควรอยู่ในทุกองค์กรแล้ว (โปรดทราบว่าในบทความที่ส่งถึงผู้อ่านที่เกี่ยวข้องกับงานบุคคลเราไม่พิจารณาเอกสารค่าตอบแทน นี่เป็นหัวข้อสำหรับการสนทนากับนักบัญชี) อย่างไรก็ตามนอกเหนือจากนั้นแล้วเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลใด ๆ จะต้องสามารถวาดขึ้นมาได้

• ใบรับรองการเดินทาง - แบบฟอร์ม T-10;
• การมอบหมายอย่างเป็นทางการ - แบบฟอร์ม T-10a;
• บันทึกการคำนวณการลาให้กับพนักงาน - แบบฟอร์ม T-60 (ด้านหน้า)
• บันทึกข้อตกลงเมื่อสิ้นสุด (เลิกจ้าง) สัญญาจ้างงานกับพนักงาน (เลิกจ้าง) - แบบฟอร์ม T-61 (ด้านหน้า)
• การยอมรับงานที่ดำเนินการภายใต้สัญญาจ้างงานซึ่งสรุปในช่วงระยะเวลาของงานเฉพาะ - แบบฟอร์ม T-73 (สัญญาจ้างงานระยะยาวประเภทนี้หายากมากดังนั้นแม้แต่เจ้าหน้าที่บุคลากรที่มีประสบการณ์และมีประสบการณ์การทำงานหลายปีก็มักจะไม่ทำ ต้องจัดการกับแบบฟอร์ม T-73 )

การลงทะเบียนเอกสาร

ปัจจุบันมีสามวิธีในการลงทะเบียน:

• ง่ายที่สุด - ในนิตยสาร
• ขั้นสูงกว่า - การใช้ดัชนีการ์ด
• และทันสมัยที่สุด สะดวก รวดเร็ว - ด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสม

เลขานุการมีอิสระในการเลือกวิธีการที่เหมาะสมที่สุดในแต่ละกรณีในการลงทะเบียนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักของบริษัท แต่การลงทะเบียนเอกสารบุคลากรสามารถทำได้โดยใช้วารสารเท่านั้น ในกรณีที่มีข้อพิพาทด้านแรงงานการจดทะเบียนคอมพิวเตอร์โดยศาลหรือ การตรวจสอบของรัฐแรงงานอาจไม่ได้รับการยอมรับ แต่จำเป็นต้องพิสูจน์ว่าเอกสารนี้หรือเอกสารนั้นถูกสร้างขึ้นจริงในวันที่ระบุในข้อกำหนด "วันที่"! ผลลัพธ์ของคดีขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

ดังนั้น องค์กรควรมีบันทึกเอกสาร HR ประเภทใด:

• วารสารการจดทะเบียนสัญญาจ้างงาน (ซึ่งสามารถขึ้นทะเบียนเป็นคำสั่งได้ - ระหว่างปีปฏิทิน เริ่มปีใหม่ เริ่มนับเลขใหม่ หรือจะทำแบบที่จดทะเบียนก็ได้ เช่น โต๊ะพนักงาน- ตลอดระยะเวลากิจกรรมขององค์กร ได้แก่ ตั้งแต่สัญญาจ้างครั้งแรกซึ่งสรุปกับพนักงานคนแรกจนถึงสัญญาจ้างสุดท้ายซึ่งสักวันหนึ่งจะได้ข้อสรุปเห็นได้ชัดว่าไม่นานก่อนการเลิกกิจการของบริษัท)
• บันทึกการลงทะเบียนบัตรส่วนบุคคล (T-2)
• บันทึกไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน (หากเก็บไว้)
• วารสารสำหรับการลงทะเบียนคำสั่ง (จำนวนวารสารถูกกำหนดขึ้นอยู่กับขนาดของการไหลของเอกสารบุคลากร คำสั่งบุคลากรทั้งหมดสามารถลงทะเบียนในวารสารหนึ่งรายการขึ้นไป - จนถึงจุดที่สำหรับการลงทะเบียน ประเภทต่างๆคำสั่งอาจใช้วารสารที่แตกต่างกัน)
• บันทึกการกระทำ (เกี่ยวกับการปฏิเสธที่จะทำความคุ้นเคยกับเอกสาร, เกี่ยวกับการขาดงาน, เกี่ยวกับการละเมิดกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน ฯลฯ );
• หนังสือสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกสำหรับพวกเขา (เก็บไว้ในตู้นิรภัยเช่นเดียวกับสมุดงาน)

บนพื้นฐานทางเลือก (แต่มีประโยชน์มากในแง่ของการพิสูจน์) บันทึกจะถูกเก็บไว้เพื่อบันทึกคำชี้แจงของพนักงาน รายงาน และบันทึกอธิบายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากร

จำเป็นต้องมีสมุดบัญชีเพื่อบันทึก:

• งานล่วงเวลา;
• วันลาที่ใช้และที่ไม่ได้ใช้ของการลาพักร้อนประจำปี
• วันหยุดที่มอบให้กับพนักงาน ฯลฯ

การ์ดคำเตือน

ในหลายกรณี ประมวลกฎหมายแรงงานกำหนดให้พนักงานได้รับการเตือนอย่างทันท่วงทีเกี่ยวกับเหตุการณ์บางอย่างที่เกิดขึ้น ดังนั้นจึงมีประโยชน์อย่างยิ่งที่จะเก็บไฟล์คำเตือน (กระดาษหรือ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์) เกี่ยวกับเหตุการณ์เหล่านี้:

• การสิ้นสุดระยะเวลาการทดสอบ (การเลิกจ้างพนักงานที่ไม่ผ่านการทดสอบสามารถทำได้เฉพาะในกรณีที่พวกเขาได้รับคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุเหตุผลล่วงหน้าอย่างน้อยสามวัน - มาตรา 71 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
• การหมดอายุของสัญญาจ้างงาน (จำเป็นต้องเตือนพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อยสามวันก่อนถูกไล่ออก - มาตรา 79 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
• วันหยุดที่จ่ายรายปี (พนักงานจะต้องได้รับแจ้งเวลาเริ่มต้นของวันหยุดไม่เกินสองสัปดาห์ก่อนที่จะเริ่มต้น - มาตรา 123 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
• นอกจากนี้ คุณยังสามารถ "เตือนความจำ" เกี่ยวกับกิจกรรมอื่นๆ ได้ (วันเกิดของพนักงาน ฯลฯ) เพื่อความสะดวกในการทำงาน