จดหมายธุรกิจประเภทจดหมายธุรกิจ ประเภทของจดหมายธุรกิจ สิ่งของไปรษณียภัณฑ์มีกี่ประเภท?

จดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามเกณฑ์ที่แตกต่างกัน

หนึ่งในแผนกที่พบบ่อยที่สุดคือหัวข้อ มีสองกลุ่ม:

• 1. เชิงพาณิชย์ - ใช้ในการเตรียมการสรุป ธุรกรรมเชิงพาณิชย์ตลอดจนเมื่อปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญา
• 2. ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ (จริงๆ แล้วเป็นจดหมายธุรกิจ) - ใช้ในการแก้ปัญหาองค์กรต่างๆ ปัญหาทางกฎหมาย, ความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจ

ใน ทรงกลมธุรกิจมีการใช้จดหมายธุรกิจประเภทต่อไปนี้:

• · ประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน
• · จดหมายลาออก
• · จดหมายแนะนำตัว
• · จดหมายปะหน้า
• · จดหมายปฏิเสธ
• · หนังสือร้องขอเกี่ยวกับความคืบหน้าของคดี (ข้อตกลง การทำธุรกรรม ฯลฯ)
• ·จดหมายเตือนความจำ
• · หนังสือแจ้ง
• · จดหมายแสดงความขอบคุณ ฯลฯ

ตัวอักษรแต่ละประเภทมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ลองดูรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง

จดหมายนำเสนอองค์กรจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นสูงสุดเกี่ยวกับองค์กร รวมถึงระบบการตั้งชื่อ ประวัติศาสตร์ ฯลฯ ตลอดจนความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรต้องการจากผู้รับ: เพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจเพื่อการส่งออกหรือนำเข้า การมอบหมายการแลกเปลี่ยน จัดนิทรรศการหรือเข้าร่วมงาน เป็นต้น ขอแนะนำให้แนบเอกสารดังกล่าวพร้อมกับการนำเสนอจดหมาย (หนังสือขององค์กร รายการผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ ข้อมูลจำเพาะ ฯลฯ )

จดหมายเสนอ(ข้อเสนอผลิตภัณฑ์) จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็น (เงื่อนไขของข้อเสนอ) เพื่อให้มีความสำคัญทางกฎหมายในการดำเนินการ การเจรจาเพิ่มเติมเมื่อทำสัญญาซื้อขายแล้ว เงื่อนไขเหล่านี้แล้ว ข้อกำหนดเบื้องต้นสัญญาที่กำลังจะเกิดขึ้น เงื่อนไขดังต่อไปนี้: ชื่อของผลิตภัณฑ์ที่เสนอ, ปริมาณของผลิตภัณฑ์, คุณภาพของผลิตภัณฑ์ (สามารถระบุในข้อกำหนดหรือเอกสารแนบท้ายจดหมาย), ราคา, เงื่อนไขพื้นฐานของสถานที่จัดส่ง, เงื่อนไขการชำระเงิน, การจัดส่ง เวลา ลักษณะของบรรจุภัณฑ์และบรรจุภัณฑ์ ระยะเวลาที่มีผลใช้ได้ของข้อเสนอ ควรสังเกตว่าข้อเสนอนี้อาจเป็นข้อเสนอที่มั่นคงหรือฟรีก็ได้ หากจดหมายเสนอซื้อมีความชัดเจน จะแสดงด้วยคำว่า “เราเสนออย่างมั่นคง” หากเป็นจดหมายเสนอฟรี แสดงว่า “เราเสนอโดยไม่มีข้อผูกมัด”

จดหมายปะหน้า- จดหมายปะหน้าจะถูกร่างขึ้นเมื่อส่งเอกสารหรือทรัพย์สินที่เป็นสาระสำคัญไปยังผู้รับ จดหมายประเภทนี้จะระบุเหตุผลในกรณีที่มีคำอธิบายเพิ่มเติมในเอกสารที่แนบมาด้วย

จดหมายร้องขอ. มีข้อมูลเกือบทั้งหมดเหมือนกับจดหมายตอบรับ นอกจากนี้ ขอแนะนำให้ระบุสาเหตุที่คุณส่งคำขอนี้ไปยังบริษัทนี้โดยเฉพาะ เช่น คุณรู้ได้อย่างไรว่ามันใช้งานได้กับผลิตภัณฑ์นี้ จดหมายขอไม่ได้ระบุราคา คุณสามารถขอให้กำหนดไว้ในข้อเสนอที่ระบุพื้นฐานของสถานที่จัดส่ง

จดหมายขอข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทในจดหมายดังกล่าว นอกเหนือจากการร้องขอให้ส่งเอกสารใดๆ ที่คุณสนใจแล้ว ควรระบุข้อมูลที่จำเป็นขั้นต่ำเกี่ยวกับองค์กรของคุณและเหตุผลที่คุณขอเอกสารดังกล่าว เช่น บริษัทอาจสนใจคุณมากน้อยเพียงใด

ข้อความจดหมาย- ในรูปแบบนี้ จดหมายธุรกิจมีการให้ข้อมูลใด ๆ ที่ไม่จำเป็นต้องมีการตอบสนองหรือการยืนยันจากฝ่ายที่ส่งจดหมายนี้ถึง

หนังสือยืนยัน- มีข้อความเกี่ยวกับการรับการจัดส่งใด ๆ หรือเอกสารที่ร่างไว้ก่อนหน้านี้ยังคงมีผลบังคับใช้ คุณยังสามารถยืนยันข้อเท็จจริงหรือการกระทำได้

จดหมายเตือนความจำ- ส่งในกรณีที่ไม่สามารถรับการตอบกลับโดยใช้ การสนทนาทางโทรศัพท์หรือการประชุมส่วนตัว ประกอบด้วยสององค์ประกอบ: ตัวเตือนให้ดำเนินการ; มาตรการที่จะดำเนินการในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามสัญญาหรือข้อตกลงที่ได้สรุปไว้ก่อนหน้านี้ เครื่องหมาย "รอง" จะถูกส่งเมื่อผู้ส่งยอมรับความเป็นไปได้ที่ผู้รับไม่ได้รับจดหมายที่ส่งไปก่อนหน้านี้

หนังสือเชิญเจรจา.จะต้องส่งจดหมายดังกล่าวไปยังผู้รับล่วงหน้า ขอแนะนำให้จดหมายระบุวันที่มาถึงอื่นที่สะดวกที่สุดสำหรับคู่สัญญาของคุณ เรื่องของการเจรจาที่กำลังจะเกิดขึ้น, ระยะเวลา, ระยะเวลาในการเยี่ยมชม, ปัญหาวีซ่าและหากจำเป็น, การย้ายการขนส่งจากมอสโกไปยังองค์กรของคุณ, ปัญหาในการซื้อตั๋วไปกลับ, ที่พักโรงแรม, สถานที่และเวลา ของการประชุม (ในมอสโก ในเมืองของคุณ และอื่นๆ)

หนังสือค้ำประกัน- รวบรวมเพื่อยืนยันภาระผูกพันบางประการและส่งถึงองค์กรหรือบุคคล

จดหมายเสนอถึงการตอบสนองต่อคำขอที่ได้รับจากผู้ซื้อที่มีศักยภาพซึ่งระบุข้อกำหนดเฉพาะของสัญญาในอนาคตหรือสัญญาเสมือน

หนังสือร้องเรียน- ส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมแนบเอกสารหลักฐานที่จำเป็นทั้งหมด (เช่น รายงานการตรวจสอบ รายงานการเคลม ใบตราส่ง ข้อมูลจำเพาะ ใบรับรองคุณภาพ) ในเอกสารเหล่านี้จะต้องอ้างอิงถึงหมายเลขสัญญาและ เอกสารการขนส่ง- วันที่ประทับตราไปรษณีย์ของสถานที่ต้นทางของจดหมายดังกล่าวถือเป็นวันที่ยื่นเรื่องร้องเรียน ขอแนะนำให้แนบนามบัตรของคุณไปกับจดหมาย โดยอาจมีข้อความเขียนด้วยลายมือสั้นๆ อยู่ด้วย ที่กล่าวมาทั้งหมดใช้กับการติดต่อทางโทรเลข-เทเล็กซ์อย่างเท่าเทียมกัน โดยคำนึงถึงความกะทัดรัดและลักษณะเฉพาะของรูปแบบการเขียนทางโทรเลข หากผู้หญิงลงนามในจดหมาย เธอจะต้องระบุชื่อและนามสกุลของเธอ หากผู้ชายลงนามในจดหมายจะต้องระบุนามสกุลเพียงชื่อเดียว

กฎการแนบไฟล์ การ์ดอวยพรหรือจดหมายธุรกิจใด ๆ ในซอง: จดหมายพับสามครั้งนั่นคือ หีบเพลง จุดเริ่มต้นของจดหมายควรหันหน้าไปทางด้านหน้าซองจดหมายที่ใช้เขียนที่อยู่ ใส่การ์ดโดยให้ด้านหน้าด้านเทศกาลติดกับผนังซองจดหมายที่ใช้เขียนที่อยู่ เปิดซองจดหมายโดยใช้กรรไกรด้านข้างหรือใช้มีดกระดาษเปิดด้านบนสุด จดหมายควรหันหน้าไปทางบุคคลที่เปิดซองจดหมายเสมอ

รายละเอียด- องค์ประกอบบังคับของจดหมายธุรกิจหรือเอกสาร

ใบสมัครเป็นเอกสารที่จ่าหน้าถึงองค์กรหรือเจ้าหน้าที่พร้อมกับคำขอการจ้างงาน

อัตชีวประวัติ.หลังจากหัวข้อ "อัตชีวประวัติ" ข้อมูลต่อไปนี้จะถูกเขียนในรูปแบบของข้อความที่สอดคล้องกัน: นามสกุล ชื่อนามสกุล (ฉันชื่อ Ivanov Ivan Ivanovich); วันเดือนปีเกิดและสถานที่เกิด ผู้ปกครอง (ชื่อเต็มและนามสกุลสิ่งที่พวกเขาทำ); การศึกษา; เริ่ม กิจกรรมแรงงาน(สถานที่ทำงาน ตำแหน่ง ความเคลื่อนไหวภายหลัง) ระบุ (ถ้ามี) สิ่งจูงใจและรางวัล; วันที่ (ซ้าย) และลายเซ็น (ขวา)

ประวัติย่อ- เป็นเอกสารที่มีข้อกำหนดเกี่ยวกับชีวประวัติที่บุคคลนำเสนอเมื่อสมัครงาน คุณลักษณะของเรซูเม่คือการให้ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาและกิจกรรมการทำงานตามลำดับเวลาย้อนกลับ

บันทึกย่อของสำนักงาน- เป็นเอกสารการติดต่อทางธุรกิจภายในระหว่างแผนกโครงสร้างหรือเจ้าหน้าที่

บันทึกข้อตกลง- นี่คือเอกสารที่จ่าหน้าถึงหัวหน้าองค์กรหรือ หน่วยโครงสร้างที่ประกอบด้วยคำชี้แจงของคำถามหรือข้อเสนอใด ๆ

แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับบันทึกภายในมีดังนี้: ชื่อของหน่วยโครงสร้างของผู้เขียนเอกสาร; ชื่อของประเภทเอกสาร ที่อยู่; วันที่; ชื่อเรื่องของข้อความ; ข้อความ; เครื่องหมายที่ปรากฏของแอปพลิเคชัน (ถ้ามี) ลายเซ็น.

บันทึกช่วยจำอาจเป็นแบบภายในหรือภายนอก พวกเขาลงนามโดยคอมไพเลอร์

กระทำ- เป็นเอกสารที่จัดทำโดยบุคคลหลายคนและยืนยัน ข้อเท็จจริงที่จัดตั้งขึ้นหรือเหตุการณ์ต่างๆ มันถูกรวบรวมโดยรวมเพื่อจุดประสงค์ในการบันทึกเหตุการณ์และข้อเท็จจริงอย่างเป็นกลางเพื่อสร้างสาระสำคัญของเหตุและผล

อ้างอิง- เอกสารยืนยันข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ใดๆ

ความช่วยเหลือมีสองประเภท:

• 1. ใบรับรองที่อธิบายและยืนยันเหตุการณ์ใด ๆ
• 2. หนังสือรับรอง ข้อเท็จจริงทางกฎหมาย: ยืนยันสถานที่ทำงาน เรียน ตำแหน่งที่พักอาศัย...

พวกเขามีชื่อขององค์กร, ชื่อประเภทของเอกสาร, วันที่, หมายเลข, สถานที่จัดเตรียม, ชื่อ, ข้อความ, ผู้รับ, หมายเหตุเกี่ยวกับการสมัคร, ลายเซ็นและตราประทับ

คุณยังสามารถแบ่งจดหมายธุรกิจตามเกณฑ์อื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น:

จดหมายธุรกิจแบ่งออกเป็น:

• 1. จดหมายเวียน - จดหมายจ่าหน้าถึงผู้รับหลายคนพร้อมกัน
• 2. จดหมายปกติ - จ่าหน้าถึงผู้รับเฉพาะรายเดียว

ตามองค์ประกอบจดหมายธุรกิจคือ:

• 1. ด้านเดียว - พิจารณาประเด็นเดียว
• 2. หลายมิติ - สัมผัสหลายประเด็นพร้อมกัน

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจมีดังนี้:

• 1. ควบคุม - รวบรวมตามแบบจำลองที่กำหนดขึ้น
• 2. ไม่ได้รับการควบคุม - มีข้อความของผู้เขียนและรวบรวมในรูปแบบอิสระ ไม่มีเทมเพลตที่กำหนดไว้

ตามรูปแบบการส่งจดหมายธุรกิจอาจเป็น:

• 1. ซองจดหมาย - ส่งทางไปรษณีย์เป็นซองจดหมาย
• 2. อิเล็กทรอนิกส์ - ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมล
• 3. แฟกซ์ - ส่งทางแฟกซ์

ความหมายของคำ

รูปแบบหนึ่งของการสื่อสารระหว่างผู้คนที่ใช้โครงสร้างทางภาษาคือกิจกรรมการพูด มันแสดงถึงความพยายามของมนุษย์ที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะ ในขณะเดียวกัน กิจกรรมการพูดก็มีหลายประเภท เช่น การพูด การอ่าน การแปล การเขียน ฯลฯ ทั้งหมดนี้เป็นวิธีการสื่อสารระหว่างผู้คน

มีจดหมายเป็นตัวประกอบ ระบบสัญญาณ- มันถูกใช้สำหรับการตรึง ภาษาเสียง- แต่ในขณะเดียวกัน การเขียนก็คือระบบการสื่อสารที่เป็นอิสระซึ่งมีฟังก์ชันหลายอย่างที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว นอกเหนือจากการบันทึกกิจกรรมการพูดแล้ว ยังเปิดโอกาสให้มนุษยชาติได้ซึมซับความรู้ของคนรุ่นก่อน ๆ และขยายขอบเขตของการสื่อสาร กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเขียนเชื่อมโยงผู้คนเมื่อไม่มีความเป็นไปได้ในการสื่อสารโดยตรงเนื่องจากการแยกทางกันในเวลาหรือพื้นที่

คำนี้ถูกตีความแตกต่างไปจากภาษาวรรณกรรมรัสเซียในศตวรรษที่ 18 ในสมัยนั้นคำว่า "จดหมาย" นอกเหนือจากไปรษณีย์ที่มีข้อความบนกระดาษยังหมายถึงเรียงความหรืองานที่เขียนโดยผู้เขียนด้วย การตีความนี้ให้กับคำนี้โดยเกี่ยวข้องกับอิทธิพลสำคัญของภาษาโปแลนด์ต่อรัสเซียซึ่งเกิดขึ้นในช่วงเวลานั้น

วันนี้จดหมายยังคงทำหน้าที่หลักนั่นคือข้อมูล อย่างไรก็ตาม รายการวิธีถ่ายทอดข้อความเฉพาะได้ขยายออกไปอย่างมาก ดังนั้นจดหมายในปัจจุบันสามารถรับได้ทางอีเมล์ตลอดจนการใช้องค์ประกอบมัลติมีเดียที่หลากหลาย (รูปภาพเสียงหรือคลิปวิดีโอ)

การจำแนกประเภทของข้อความ

วันนี้มีตัวอักษรประเภทต่างๆ ก่อนอื่นจะแบ่งออกเป็นกระดาษซึ่งเป็นแบบดั้งเดิมและอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอักษรประเภทแรกคือจดหมายที่มีลักษณะต่างกันปิดผนึกไว้ในซองจดหมาย ข้อความดังกล่าวเดินทางไกลจากผู้ส่งไปยังผู้รับ

อีเมลประเภทต่างๆ ที่ส่งโดยใช้ วิธีการที่ทันสมัยโดยพื้นฐานแล้วการสื่อสาร (ผ่านอีเมล แชท การสื่อสารผ่านวิดีโอ ฯลฯ) ก็ไม่แตกต่างจากการสื่อสารแบบเดิม เช่นเดียวกับรุ่นก่อนๆ มีที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับ ข้อความข้อมูลพื้นฐาน ลายเซ็น วันที่ ฯลฯ อย่างไรก็ตาม มุมมองอิเล็กทรอนิกส์จดหมายเป็นวิธีการสื่อสารพิเศษ ด้วยความช่วยเหลือ ผู้คนสามารถสื่อสารผ่านบทสนทนา การประชุมทางไกล ฯลฯ กล่าวอีกนัยหนึ่ง อีเมลมอบโอกาสมหาศาลให้กับมนุษยชาติ โดยส่งข้อมูลใด ๆ ในเวลาไม่กี่วินาทีโดยการกดปุ่มป้อนข้อมูลเพียงปุ่มเดียว

มีการจำแนกประเภทอื่นตามประเภทตัวอักษรหลักดังนี้:

1. เป็นกันเอง. เขียนถึงคนที่พวกเขารู้จักซึ่งมักจะอาศัยอยู่ในท้องถิ่นอื่น
2. รักคน. พวกเขาเขียนโดยคู่รักที่ยังไม่ได้เปลี่ยนใจเลื่อมใส โลกสมัยใหม่- จดหมายดังกล่าวเต็มไปด้วยความรู้สึกเหมือนในสมัยก่อนยังคงบินจากบ้านหนึ่งไปอีกบ้านหนึ่งข้ามพรมแดนของภูมิภาคประเทศและทวีป
3. การโฆษณา. วัตถุประสงค์หลักเกี่ยวข้องกับการขาย ทุกวันนี้ในรัสเซียจดหมายดังกล่าวเพิ่งเริ่มได้รับความนิยมโดยมีปริมาณเพิ่มขึ้นและพัฒนาทุกปี ซึ่งอาจรวมถึงประเภทต่างๆ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์, ประกาศ โปรโมชั่นฯลฯ
4. ธุรกิจ. เหล่านี้เป็นจดหมายสำหรับลูกค้าและหุ้นส่วน เจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ การส่งจดหมายดังกล่าวได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด จดหมายจะต้องส่งถึงผู้รับทันเวลาเพื่อถ่ายทอดข้อมูลสำคัญถึงเขา

มีข้อความประเภทอื่น จึงมีจดหมายแนบมากับเรซูเม่, ส่งถึงสถานกงสุล, กองบรรณาธิการ, สถานทูต และรวมถึงบริการสนับสนุนด้านเทคนิคด้วย

ความจำเป็นในการโต้ตอบทางธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการบุคคลนั้นแทบจะไม่คิดถึงความจริงที่ว่าวิธีการออกแบบและการนำเสนอนั้นได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นมานานหลายศตวรรษ ข้อความทางธุรกิจเช่นเดียวกับในสมัยก่อนเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญระหว่างสถาบันต่างๆ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาทั้งหมดมีชื่อทั่วไปเพียงชื่อเดียว - "จดหมายบริการ" แนวคิดนี้รวมถึงเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ จัดทำขึ้นตาม GOST ที่มีอยู่และส่งทางแฟกซ์ไปรษณีย์หรือวิธีอื่น ข้อความในจดหมายดังกล่าวจะต้องถูกต้อง อ่านออกเขียนได้ และถูกต้อง การแก้ปัญหานี้หรือปัญหานั้นและดังนั้นความสำเร็จขององค์กรโดยรวมจะขึ้นอยู่กับสิ่งนี้โดยตรง

ประวัติความเป็นมาของการติดต่อทางธุรกิจ

การรวบรวมคอลเลกชัน (“จดหมาย”) ที่มีตัวอย่างเอกสารเริ่มขึ้นในรัสเซียเมื่อต้นศตวรรษที่ 18 สิ่งพิมพ์รุ่นก่อนๆ เหล่านี้คือ "หนังสือรูปแบบ" ที่ใช้ในตะวันตกในศตวรรษที่ 7

ทั้งสองไดเร็กทอรีมีคำอธิบายรายละเอียดเอกสาร รวมถึงลำดับเฉพาะของไดเร็กทอรีเหล่านั้น สิ่งเหล่านี้เป็นคอลเล็กชั่นที่มีประโยชน์สำหรับอาลักษณ์ จากนั้นคุณสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างเอกสารรวมทั้งทำความคุ้นเคยกับชุดเทมเพลตของสำนวนและวลีที่เป็นส่วนสำคัญของมารยาทอย่างเป็นทางการ

“จดหมาย” ประเภทหนึ่งคือ “หนังสือชื่อเรื่อง” คอลเลกชันนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเขียนพระนามเต็ม

“สมุดจดจดหมาย” ยังมีข้อกำหนดสำหรับลายมือของอาลักษณ์ ตลอดจนสีและคุณภาพของกระดาษด้วย จดหมายโต้ตอบทั้งหมดถูกส่งไปในซองจดหมายที่ปิดผนึกด้วยขี้ผึ้งหรือแผ่นเวเฟอร์

ในช่วงที่สหภาพโซเวียตดำรงอยู่ ประเภทของการเขียนเชิงธุรกิจซึ่งเป็นที่ยอมรับในซาร์รัสเซียนั้นถูกปฏิเสธเพียงว่าเป็นของที่ระลึกจากอดีต รัฐบาลโซเวียตประเมินความสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจต่ำไป นอกจากนี้ การขาดการแข่งขันและองค์กรอิสระช่วยลดความจำเป็นในการมีคารมคมคายและการโต้แย้งที่น่าเชื่อถือต่อคู่ค้าเกี่ยวกับการเริ่มต้นความร่วมมือ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

ปัจจุบันไม่มีองค์กรใดสามารถทำได้หากไม่มีการติดต่ออย่างเป็นทางการ จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการใช้ในการแก้ไขปัญหาการดำเนินงานหลายอย่างที่เกิดขึ้นในกิจกรรมเชิงพาณิชย์และการจัดการ

จดหมายธุรกิจใดๆ ไม่มีอะไรมากไปกว่าข้อความข้อมูลที่มีลักษณะเป็นโปรโตคอล นั่นคือเหตุผลที่ต้องลงทะเบียนการติดต่อดังกล่าวและการสื่อสารด้วยวาจากับพันธมิตรไม่ได้ขจัดความจำเป็นในการส่งทางไปรษณีย์

มีหลายประเภท อย่างไรก็ตามการจำแนกประเภทขึ้นอยู่กับลักษณะที่มีอยู่ในตัวพวกเขา ดังนั้นพวกเขาจึงแยกแยะ:

• จดหมายบริการที่ต้องการการตอบกลับ นี้ ฯลฯ
• จดหมายธุรกิจที่ไม่ต้องการการตอบกลับ ซึ่งรวมถึงจดหมายเตือน จดหมายเตือนความจำ ฯลฯ

การติดต่อทางธุรกิจสามารถจำแนกตามลักษณะโครงสร้างได้ ตามที่ระบุไว้มีจดหมายอย่างเป็นทางการประเภทต่างๆ ที่เป็นมาตรฐานและไม่ได้รับการควบคุม ส่วนแรกได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ทางเศรษฐกิจและกฎหมายตามปกติ ข้อมูลในข้อความดังกล่าวจะถูกนำเสนอในรูปแบบของการสร้างวากยสัมพันธ์ประเภทมาตรฐาน ส่วนที่ไม่ได้รับการควบคุมประกอบด้วยการเล่าเรื่องที่เป็นทางการและสมเหตุสมผลของผู้เขียนซึ่งเขียนขึ้นภายใต้กรอบของมารยาทที่เป็นที่ยอมรับ

ลักษณะเฉพาะของการโต้ตอบอย่างเป็นทางการจะแยกความแตกต่างระหว่างการติดต่อทางธุรกิจและเชิงพาณิชย์ ดังนั้นจึงมีจดหมายครอบคลุมถึงรูปแบบทางกฎหมาย เศรษฐกิจ การเงิน และรูปแบบอื่นๆ ของกิจกรรมขององค์กร พวกเขาจัดประเภทเป็นจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ หากข้อความในจดหมายมีคำถามเกี่ยวกับการขายหรือการขนส่ง จะถือว่าเป็นเชิงพาณิชย์

ขึ้นอยู่กับลักษณะของผู้รับ การติดต่อทางธุรกิจแบ่งออกเป็นแบบวงกลมและแบบปกติ ตัวอักษรประเภทที่สองแตกต่างตรงที่ข้อความเดียวกันถูกส่งจากแหล่งหนึ่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง

นอกจากนี้ยังมีการติดต่อทางธุรกิจด้านเดียวและหลายด้าน ประเภทแรกในสองประเภทนี้จะตรวจสอบปัญหาหรือปัญหาเดียวเท่านั้น ข้อความหลายมิติเน้นหลายทิศทางพร้อมกัน (ข้อความ ข้อเสนอ คำขอ)

การเขียนจดหมายธุรกิจ

จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการทั้งหมดประกอบด้วยองค์ประกอบโครงสร้างหลายประการ ที่ด้านบนสุดของแผ่นงานคือพื้นที่ชื่อเรื่อง ด้านซ้ายมีตราประทับที่มุมบริษัทระบุชื่อ รหัสไปรษณีย์ และรายละเอียดอื่นๆ ของบริษัท มีการป้อนหมายเลขเอกสารขาออกและวันที่ลงทะเบียนที่นี่ด้วย

ด้านล่างของตราประทับมุมนี้เล็กน้อยคือชื่อของข้อความในจดหมาย จากนั้นข้อความจะตามมา เมื่อเขียนเอกสารดังกล่าวต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

• ข้อความควรกล่าวถึงประเด็นเดียวหรือหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องกัน
• ส่วนแรกของข้อความควรระบุเหตุผลในการเขียนและส่วนที่สอง - ข้อเสนอข้อสรุปการตัดสินใจ ฯลฯ
• ควรวางจดหมายโต้ตอบบนแผ่นกระดาษรูปแบบ A5 หรือ A4
• หากมีไฟล์แนบ จะระบุไว้ใต้ข้อความหลัก

ด้านล่างเป็นพื้นที่ลายเซ็น มีการระบุตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร รวมถึงนามสกุลและชื่อย่อของเขาไว้ที่นี่

หากคุณต้องการเขียนจดหมายประเภทต่าง ๆ เป็นภาษาอังกฤษ เยอรมัน และภาษาอื่น ๆ เมื่อเตรียมตัวคุณจะต้องคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการจากประเทศหุ้นส่วนด้วย ดังนั้นในรัฐต่างๆ จึงมี กฎแยกต่างหากการเขียนวันที่ ที่อยู่ และจุดเฉพาะอื่นๆ

กฎเกณฑ์ในการเขียนอีเมล

ปัจจุบัน ผู้เขียนจดหมายข่าวและบล็อกจำนวนมากพยายามติดต่อกับผู้อ่านโดยส่งจดหมายถึงพวกเขาเป็นประจำ เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์- อย่างไรก็ตามในเรื่องนี้ก็มี กฎบางอย่างเกี่ยวข้องกับจดหมายข่าวที่บุคคลไม่ต้องการเห็นบนคอมพิวเตอร์ของเขา

การจำแนกประเภทที่ผิดปกติ

มีอีเมล 5 ประเภทที่คุณไม่ควรส่งต่อไปยังผู้ชมของคุณ ซึ่งรวมถึง:

1. “แผ่นจดหมาย” ที่ใช้จอภาพมากกว่าหนึ่งจอ
2. “จดหมายไร้สาระ” ส่งถี่จนน่ารำคาญ
3. “จดหมายแนะนำตัว” ซึ่งผู้เขียนให้คำแนะนำในการ “ทำความคุ้นเคย” กับสิ่งที่มีประโยชน์ หากต้องการรับข้อมูลดังกล่าว ผู้อ่านไปตามลิงก์ดังกล่าวและดูบทเรียนหรือการฝึกอบรมอื่นที่นั่น ความดึงดูดใจต่อเว็บไซต์บุคคลที่สามดังกล่าวจะลดขนาดของผู้ชมดั้งเดิมลงอย่างรวดเร็ว
4. “จดหมายกองโจร” ที่ส่งโดยผู้เขียนจดหมายต่างๆ ไปยังฐานลูกค้าเดียวกัน
5. "จดหมายที่น่ากลัว" ซึ่งรวมถึงจดหมายโต้ตอบที่มีลักษณะไม่น่าดูเมื่อส่งทางอีเมลด้วย โทรศัพท์มือถือหรือจากแท็บเล็ต นั่นคือเหตุผลว่าทำไมเมื่อเตรียมข้อความใดๆ คุณต้องแน่ใจว่าจะสามารถอ่านข้อความนั้นได้ดีพอๆ กันจากอุปกรณ์ต่างๆ

การเขียนในกระบวนการพัฒนามนุษย์

ผู้คนเริ่มเรียนรู้แนวคิดพื้นฐานของการถ่ายโอนสัญลักษณ์กราฟิกลงบนกระดาษเมื่ออยู่ในวัยเรียน ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การเขียนในฐานะกิจกรรมหนึ่งมีความสำคัญเป็นพิเศษ ความปรารถนาที่จะสะท้อนความคิดของตนบนกระดาษอย่างชัดเจนและรวดเร็วบ่งชี้ว่าบุคคลนั้นกำลังปรับปรุงการอ่านออกเขียนได้ นอกจากนี้นักจิตวิทยาหลายคนตั้งข้อสังเกตว่าเอกลักษณ์ของคำพูดที่ถ่ายโอนไปยังกระดาษนั้นไม่ได้เป็นเพียงนิสัยของนิ้วมือและมือเท่านั้น การเขียนเป็นกิจกรรมหนึ่งของกิจกรรมการรับรู้และการซึมซับของมันมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับกระบวนการสร้างบุคลิกภาพ

เขียนในโรงเรียนประถมศึกษา

เพื่อทำความรู้จักกับ โลกที่น่าตื่นตาตื่นใจเด็ก ๆ เริ่มแสดงสุนทรพจน์บนกระดาษตั้งแต่ชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 ในขณะเดียวกัน นักเรียนก็เริ่มตระหนักว่ามีตัวอักษรหลายประเภท ครูในหัวข้อนี้ควรมีวัตถุประสงค์ของบทเรียน ประกอบด้วยการแนะนำเด็ก ๆ ให้รู้จักกับประเภทการเขียน การพัฒนาคำพูดที่สอดคล้องกัน ความระมัดระวังในการสะกดคำ ความทรงจำในการได้ยินและการมองเห็น ทักษะยนต์ปรับ และขอบเขตทางอารมณ์

ในบทเรียนดังกล่าว ครูจะอธิบายให้นักเรียนฟังถึงบทบาทของการเขียนในชีวิตของผู้คน สิ่งนี้ช่วยให้นักเรียนพัฒนาทักษะการสื่อสารของตนเอง เด็กจะพัฒนาลัทธิร่วมกันและสั่งสมประสบการณ์เบื้องต้นในการคิด การออกแบบ และการเขียนจดหมาย

เรียงความที่ไม่ธรรมดา

ในบทเรียนภาษาและวรรณคดีรัสเซียในโรงเรียนมัธยมบางครั้งมีการเสนองานที่น่าสนใจมาก ครูขอให้เด็กเขียนเรียงความเป็นจดหมาย การใช้สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงวลีเทมเพลตและกรอบงานที่เข้มงวดได้ ในเวลาเดียวกัน นักเรียนจะได้รับโอกาสในการปล่อยให้จินตนาการของเขาล่องลอยไปโดยยังคงอยู่ภายใต้กรอบของหัวข้อที่กำหนด

แน่นอนว่า ประการแรก การเขียนคืออิสรภาพทางความคิด อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะเขียนบทความนี้ การคิดทบทวนแผนงานไม่ใช่เรื่องเสียหาย วิธีนี้จะช่วยให้คุณแสดงความคิดของคุณบนกระดาษได้อย่างชัดเจน และไม่สับสนกับสิ่งที่นำเสนอ จดหมายดังกล่าวจะเข้าใจได้ไม่เฉพาะกับบุคคลที่ตั้งใจเท่านั้น ผู้อ่านคนใดจะเข้าใจแนวคิดหลักของมัน

การศึกษาในโรงเรียนราชทัณฑ์

สำหรับเด็กที่เป็นโรคบางชนิดโดยเฉพาะ สถาบันการศึกษา ประเภทต่างๆ(ตั้งแต่ 1 ถึง 8) เป้าหมายหลักของพวกเขาคือการเตรียมนักเรียนให้พร้อมสำหรับชีวิตในวัยผู้ใหญ่

การศึกษาที่ยากที่สุดอยู่ในโรงเรียนประเภท 8 ที่นี่ยอมรับเด็กที่มีความบกพร่องทางสติปัญญา ในขั้นแรกของการฝึกอบรม ครูจะต้องพัฒนาทักษะเบื้องต้นในการอ่านและการแสดงเสียงแบบกราฟิก สำหรับนักเรียนดังกล่าว การเขียน (ชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 ประเภทโรงเรียนที่ 8) ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการก่อตัวของการสังเคราะห์และการวิเคราะห์ตัวอักษรเสียง นักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 จะต้องเรียนคำและพยางค์ ข้อความสั้นๆ รวมถึงประเภทประโยคที่ง่ายที่สุด

เป้าหมายหลักของโรงเรียนดังกล่าวคือการสอนให้เด็กๆ อ่านและเขียน รวมถึงการปฐมนิเทศในสภาพสังคมและความเป็นอยู่

Letter เป็นชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่างๆ ที่ส่งทางไปรษณีย์ บริการจัดส่ง โทรสาร อีเมล ฯลฯ

ดังที่คุณทราบ ผู้คนจะได้รับการต้อนรับด้วยเสื้อผ้าของพวกเขา ดังนั้น "เสื้อผ้า" ในจดหมายของคุณคือ ซองจดหมายและกระดาษจะต้องไม่มีที่ติ มิฉะนั้น จดหมายของคุณอาจเสี่ยงที่จะถูกทิ้งในถังขยะที่ยังไม่ได้อ่าน แม้ว่าจะมีข้อมูลที่มีคุณค่าอย่างยิ่งต่อผู้รับก็ตาม

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับจดหมาย เช่น การแนะนำบริษัท ข้อเสนอผลิตภัณฑ์ สินค้า บริการ และการสมัครงาน ซองจดหมายควรมีความหนา ทึบแสง ขนาดมาตรฐาน ทำจากกระดาษขาว ที่อยู่บนซองจดหมายจะต้องพิมพ์หรือมองเห็นได้จากหน้าต่างโปร่งใส ไม่มีข้อจำกัดหรือกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดที่นี่

หากต้องการสอบถามข้อมูล สั่งซื้อสินค้า หรือบริการ ทั้งซองและกระดาษอาจจะไม่แพงที่สุดแต่ยังคงมีคุณภาพดี

กระดาษ หากคุณไม่ได้ใช้หัวจดหมายมาตรฐานของบริษัทของคุณ จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่เข้มงวดที่สุด: รูปแบบ A4 สีขาว หนา กระดาษที่ไม่มีข้อบกพร่องหรือคราบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเสนอความร่วมมือ เป็นตัวแทนบริษัทของคุณ หรือได้รับการว่าจ้าง . ลายเซ็นควรอยู่ในรูปแบบที่ผู้รับไม่รู้สึกว่าคุณไม่มีปากกาหมึกซึมที่ดี หรือคุณไม่มั่นใจพอที่จะทำซ้ำลายเซ็นของคุณ จดหมายของคุณควรสร้างความประทับใจที่มั่นคงและน่านับถือตั้งแต่แรกเห็น

จดหมายควรให้ข้อมูล กระชับ และมีความยาวไม่เกินหนึ่งหน้า จะไม่มีใครอ่านมากกว่าหนึ่งหน้า

จดหมายธุรกิจทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นจดหมายที่ระบุถึงสิ่งที่สำเร็จและคาดการณ์ความเป็นไปได้ที่จะบรรลุผลสำเร็จ เป็นจดหมายที่ต้องใช้จดหมายตอบกลับ และจดหมายที่ไม่ต้องใช้จดหมายตอบกลับ ให้เป็นจดหมายธุรกิจและจดหมายเชิงพาณิชย์

ประเภทของจดหมายธุรกิจ:

1)จดหมายข้อมูลถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่และให้ข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานหรือแจ้งเรื่องใด ๆ ประเด็น ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ ฯลฯ บ่อยครั้งด้วยความช่วยเหลือของจดหมายดังกล่าวพวกเขาส่งเสริมกิจกรรมขององค์กรและผลิตภัณฑ์

2)บี จดหมายขอผู้ส่งถามหรือต้องการคำตอบสำหรับคำถามที่สนใจหรือคำอธิบายเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่ทำสำเร็จ ฯลฯ

3)จดหมายส่ง (หรือปกปิด)– นี่เป็นการแจ้งสั้น ๆ ไปยังผู้รับว่าเอกสารหรือทรัพย์สินที่เป็นสาระสำคัญได้ถูกส่งไปยังเขาแล้ว จดหมายดังกล่าวจะถูกร่างขึ้นเมื่อมีคำอธิบายเกี่ยวกับลักษณะของการดำเนินการหรือวัตถุประสงค์ของการส่งเอกสาร

4)ข จดหมายเตือนความจำการแจ้งการใกล้เข้ามา การเร่ง หรือหมดอายุของกำหนดเวลาในการดำเนินการใดๆ

5)จดหมายสมัครงาน- นี่คือจดหมายอย่างเป็นทางการซึ่งมีคำสั่งหรือใบสมัครนี้หรือนั้น

6)ข จดหมายร้องขอสถาบัน วิสาหกิจ องค์กร หรือพลเมืองส่วนบุคคลจะติดต่อผู้รับพร้อมกับคำร้องขอ

7)จดหมายตอบกลับ– นี่คือจดหมายที่ตอบสนองต่อคำขอ การสมัคร คำสั่ง ฯลฯ ข้อความนี้กำหนดการตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารริเริ่ม

8)หนังสือค้ำประกันสร้างหรือยืนยันภาระผูกพันของพันธมิตรในการทำธุรกรรมใด ๆ : การจ่ายเงินสำหรับงานที่ทำ, การจัดหาที่อยู่อาศัย ฯลฯ เอกสารนี้ต้องมีลายเซ็นของผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีและตราประทับขององค์กร

9)จดหมายเชิญ- วัตถุประสงค์ของจดหมายคือการเชิญเข้าร่วมการประชุมการประชุมการประชุม ฯลฯ จ่าหน้าถึงบุคคล กลุ่มบุคคล องค์กร และอาจมีวาระการประชุมแบบเต็ม ชื่อวิทยากร ฯลฯ

10)หนังสือแจ้ง- มักจะตอบคำขอ

11)หนังสือยืนยันแจ้งการรับเอกสาร สิ่งของมีค่า ยืนยันข้อเท็จจริงและการกระทำ การส่งจดหมายยืนยันเป็นส่วนบังคับ ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ- ช่วยให้คุณสามารถลบปัญหาออกจากการควบคุมได้

12)หนังสือร้องเรียนส่งโดยองค์กรจัดซื้อไปยังองค์กรของซัพพลายเออร์ ข้อความระบุข้อกำหนดที่นำเสนอโดยผู้เขียนข้อเรียกร้อง

จดหมายถูกวาดบนหัวจดหมายและมีรายละเอียดดังต่อไปนี้: ผู้รับ, ชื่อเรื่องของข้อความ, หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของไฟล์แนบ, ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง

จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการประกอบด้วยจดหมายหลายประเภทและหลายประเภท: คำขอ ข้อเสนอ ประกาศ การแจ้งเตือน หนังสือแจ้ง จดหมายปะหน้าและรับประกัน หนังสือเชิญ ใบสมัคร การเรียกร้อง ฯลฯ

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายใด ๆ คุณควรได้รับคำแนะนำจากสูตร: สั้น ๆ และตรงประเด็น จดหมายธุรกิจไม่ควรเกินหนึ่งหน้า

ตามกฎแล้วข้อความในจดหมายประกอบด้วยสามส่วน: บทนำ หลักฐาน และบทสรุป บทนำระบุเหตุผลในการเขียนจดหมาย หลักฐานระบุข้อเท็จจริง ข้อควรพิจารณาและคำอธิบายของผู้เขียนจดหมาย การคำนวณ และข้อสรุประบุถึงจุดประสงค์หลักของจดหมาย

ข้อความในจดหมายไม่เพียงประกอบด้วยองค์ประกอบทั้งสามเท่านั้น แต่ยังประกอบด้วยสององค์ประกอบ - บทนำและบทสรุปหรือแม้แต่ข้อสรุปเดียว

จดหมายจะออกบนหัวจดหมาย

ชื่อของประเภทเอกสารไม่ได้ระบุไว้ในตัวอักษร

จดหมายถูกจัดทำขึ้นเป็นสองชุด: สำเนาแรกหลังจากการลงทะเบียนในสมุดรายวันของเอกสารขาออกจะถูกส่งไปยังผู้รับและสำเนาที่สองจะถูกเก็บไว้ในไฟล์

จดหมายบริการจะต้องลงนามโดยหัวหน้าสถาบันก่อนที่จะส่ง หากจดหมายมีลักษณะทางการเงิน ทรัพย์สิน วัสดุ หรือเครดิต จำเป็นต้องมีลายเซ็นของนักบัญชี ดูรายละเอียด "ลายเซ็น"

2.แฟกซ์ โทรเลข โทรเลข อีเมล

แฟกซ์เป็นหลัก ตัวอักษรด่วนดังนั้นข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับจดหมายจึงมีผลกับพวกเขา นอกจากนี้ ในบางกรณี ข้อความแฟกซ์จะได้รับการยืนยันโดยการส่งต้นฉบับทางไปรษณีย์ปกติ แฟกซ์มีสองประเภท - ข้อความสั้นมากที่ต้องตอบกลับด่วน และข้อความยาวกว่า ในกรณีแรก ข้อความจะถูกเขียนในรูปแบบมาตรฐาน ในกรณีที่มีการส่งข้อความยาว ในรูปแบบมาตรฐานจำเป็นต้องระบุว่าข้อมูลและข้อความเกี่ยวกับเนื้อหาของเอกสารแนบ (ข้อตกลง คำสั่ง ฯลฯ) ถูกส่งไปยังใคร

อีเมล - อย่างแน่นอน ชนิดพิเศษการสื่อสาร ช่วยให้คุณทำงานในโหมดโต้ตอบ โหมดการประชุมทางไกล ฯลฯ และนำเสนอทั้งโอกาสมหาศาลและความยากลำบากอันเนื่องมาจากลักษณะเฉพาะของการทำจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ในแง่หนึ่ง อีเมลแทบไม่ต่างจากอีเมลฉบับก่อนๆ เลย นั่นก็คือจดหมายกระดาษ อีเมลจะมีที่อยู่ของผู้รับและที่อยู่ของผู้ส่ง วันที่และเวลาในการส่งและรับข้อความ ข้อความในจดหมายและลายเซ็นของผู้ส่ง เรื่องของข้อความจะถูกบันทึกไว้ ไฟล์แนบทำหน้าที่เป็นไฟล์แนบ

ธุรกิจ การติดต่อทางอีเมลหมายถึงการยึดมั่นในวัฒนธรรมและประเพณีที่มีอยู่ในบุคคล ระดับสังคม หรือแม้แต่สาขาธุรกิจที่กำหนด ตัวอย่างเช่น คนอเมริกันสามารถก้าวไปสู่การสื่อสารในระดับที่เกือบจะไม่เป็นทางการได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งไม่ได้หมายความว่าธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเขา แต่เป็นเพียงวิธีการที่พวกเขาทำ ชาวยุโรปจะรักษาระยะห่างจนถึงวินาทีสุดท้ายและด้วยเหตุผลเดียวกัน ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดคือการเลือกการพัฒนาความสัมพันธ์อย่างค่อยเป็นค่อยไปตั้งแต่แบบเป็นทางการไปจนถึงแบบไม่เป็นทางการมากขึ้น รูปแบบและรูปแบบของข้อความทางธุรกิจควรคงไว้ในรูปแบบที่เป็นทางการ

ควรจำไว้ว่าข้อความของคุณก่อนที่จะถึงกล่องจดหมายของผู้รับ จะต้องเดินทางผ่านเซิร์ฟเวอร์จำนวนมากและพร้อมสำหรับความสนใจของผู้คนจำนวนมาก ดังนั้นเมื่อทำงานกับอีเมลคุณควรจำไว้ว่าของคุณ อีเมลไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม จะต้องไม่กระทบต่อคุณ บริษัทของคุณ หรือผู้รับของคุณ

3. แนวคิดของแบบฟอร์มเอกสาร รูปทรงมุมและแนวยาว

แบบฟอร์มเอกสารเป็นรายละเอียดบังคับถาวรที่สมัครไว้ล่วงหน้าบนกระดาษมาตรฐานโดยการพิมพ์หรือใช้ตราประทับพิเศษ รายละเอียดเหล่านี้เป็นแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ (บริษัท) ของเอกสาร

เอกสารแต่ละฉบับประกอบด้วยองค์ประกอบต่างๆ ที่เรียกว่ารายละเอียด (ชื่อ ผู้รับ ข้อความ วันที่ ฯลฯ) GOST สร้างคำจำกัดความต่อไปนี้:

อุปกรณ์ประกอบฉากเป็นองค์ประกอบการออกแบบที่จำเป็นซึ่งมีอยู่ในเอกสารราชการบางประเภท

เอกสารต่างๆประกอบด้วยชุดรายละเอียดที่แตกต่างกันซึ่งกำหนดโดยวัตถุประสงค์ของการสร้างเอกสาร วัตถุประสงค์ ฯลฯ แต่อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่บันทึกไว้ในสื่อที่จับต้องได้จะต้องถูกทำให้เป็นทางการโดยใส่รายละเอียดที่จำเป็นลงไป เท่านั้นจึงจะกลายเป็นเอกสาร

เมื่อจัดทำแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ จะใช้มาตรฐานกระดาษหลักสองมาตรฐาน: A4 (210x297 มม.) และ A5 (147x210 มม.) อนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มในรูปแบบ A3 (420x297 มม.) และ A6 (148x105 มม.) แบบฟอร์มเอกสารต้องมีระยะขอบอย่างน้อย 20 มม. ทางด้านซ้ายและด้านบน และ 10 มม. ทางด้านขวาและด้านล่าง

แบบฟอร์มอย่างเป็นทางการสำหรับเอกสารองค์กรและการบริหารมีสามประเภท: แบบฟอร์มทั่วไป, แบบฟอร์มจดหมาย, แบบฟอร์ม ประเภทเฉพาะเอกสาร. แบบฟอร์มทั่วไปใช้ในการผลิตเอกสารทุกประเภทยกเว้นจดหมาย

แบบฟอร์มจดหมาย

แบบฟอร์มนี้ถูกเน้นเนื่องจากจดหมายมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งไปยังองค์กรอื่นดังนั้นจึงมีข้อมูลที่อยู่ขององค์กร แบบฟอร์มจดหมายประกอบด้วยรายละเอียด: ชื่อองค์กร ข้อมูลความเป็นมาเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร แบบฟอร์มจดหมายระบุตำแหน่งของรายละเอียด: วันที่ของเอกสาร, หมายเลขทะเบียนของเอกสาร, ลิงค์ไปยังหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร หัวจดหมายอาจมีรูปภาพตราแผ่นดินหรือสัญลักษณ์และชื่อขององค์กรหลัก

วิธีการลงทะเบียนรายละเอียด

	_________________ ________________________ _________________ ______________		___________ _________ ____________ __________		______ ____________ ______ ____________

ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มเอกสาร: เอกสารจะต้องจัดทำในแบบฟอร์มจะต้องมีชุดรายละเอียดที่กำหนดไว้และมีลำดับการจัดเตรียมที่มั่นคง

มีการสร้างแบบฟอร์มเอกสารสองรูปแบบหลัก - A4 (210 x 297 มม.) และ A5 (148 x 210 มม.)

เอกสารแต่ละแผ่นที่วาดขึ้นทั้งในแบบฟอร์มและไม่มีต้องมีระยะขอบ mm:

20 - ซ้าย

10 - ถูกต้อง

20 - ด้านบน

มารยาททางธุรกิจ: จดหมายธุรกิจ กฎการรวบรวม (ทักทายและแนะนำตัว)

บ่อยครั้งที่การติดต่อครั้งแรกในโลกธุรกิจเริ่มต้นด้วยจดหมาย และถ้าคุณไม่ให้ความสำคัญกับมารยาทในการติดต่อสื่อสาร คนรู้จักอาจไม่เกิดขึ้น และคุณจะสูญเสียลูกค้า หุ้นส่วน และเพื่อนร่วมงาน

รูปแบบการติดต่อสื่อสารสมัยใหม่พัฒนาขึ้นเมื่อประมาณ 150 ปีที่แล้ว บ้านเกิดของพวกเขาคืออังกฤษและจากที่นั่นกฎพื้นฐานของมารยาทในการเขียนจดหมายก็เกิดขึ้น การปฏิบัติตามกฎการติดต่อแสดงให้เห็นถึงความสุภาพและความเคารพต่อคู่ของคุณ

เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนจดหมายธุรกิจบนหัวจดหมายขององค์กรซึ่งมีรายละเอียดของสถาบันอยู่แล้ว รูปร่างแบบฟอร์มเป็นชนิดของ นามบัตรบริษัท ดังนั้นการออกแบบจึงต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ ยิ่งรูปแบบเป็นทางการมากเท่าไร สไตล์การเขียนก็จะยิ่งเป็นทางการมากขึ้นเท่านั้น

ซองจดหมาย

ไม่เหมือน การปฏิบัติของรัสเซียทั่วโลกพวกเขาเขียนก่อน ถึงใครและจากนั้น ที่ไหน.ที่อยู่ของผู้รับเขียนสองครั้ง: บนซองจดหมายด้วย ด้านขวาที่ด้านล่างและมุมซ้ายบนของตัวอักษร

หากวางจดหมายในซองจดหมายที่มีหน้าต่างโปร่งใส ที่อยู่จะถูกเขียนเพียงครั้งเดียว - ที่มุมซ้ายบนของจดหมาย และตัวจดหมายจะถูกพับเพื่อให้ที่อยู่ของผู้รับอยู่ในหน้าต่างโปร่งใสทุกประการ

หลังจากที่อยู่ คุณจะต้องเขียนนามสกุลของผู้รับด้วยอักษรย่อ: ตามด้วยอักษรย่อก่อน จากนั้นจึงตามด้วยนามสกุล ความสุภาพต้องขึ้นต้นด้วยอักษรย่อ “Mr” “Ms” หรือ “Ms”

ในประเทศส่วนใหญ่ เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนชื่อก่อนแล้วจึงเขียนนามสกุล อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นอยู่ ตัวอย่างเช่นในประเทศจีน นามสกุลมาก่อน จากนั้นจึงตามด้วยชื่อที่กำหนด ในฮังการี ชื่อจะเขียนตามนามสกุลด้วย หากเพิ่มนามสกุลของผู้หญิงที่ลงท้ายด้วย "ne" แสดงว่าเธอแต่งงานแล้ว: Istvan เป็นผู้ชาย Istvan เป็นภรรยาของเขา

หากผู้รับมียศหรือตำแหน่ง ควรระบุ แทนที่จะเรียกเพียงว่า “นาย” ในประเทศยุโรปตะวันตกทั้งหมด เช่นเดียวกับในสหรัฐอเมริกา ชื่อจะถูกละเว้นทั้งทางวาจาและ การเขียนถือว่าไม่สุภาพ อย่างไรก็ตาม การเขียนและพูดว่า “นาย + ตำแหน่ง + นามสกุล” เป็นที่ยอมรับในเยอรมนีเท่านั้น

คำว่า “นาย” และ “นางสาว” มักจะไม่ใช้โดยไม่มีนามสกุล และมักจะใช้คำย่อว่า “นาย” หรือ “นางสาว” ในขณะที่คำนำหน้าชื่อและตำแหน่งควรเขียนแบบเต็ม

ในอังกฤษ คำกล่าวสุภาพ "Esquire" (Esquire - Esq.) มักใช้กันทั่วไป และไม่เคยใช้ร่วมกับคำว่า "Mr"

ในฝรั่งเศสเช่นเดียวกับในอังกฤษ ตำแหน่งขุนนางของผู้รับจะถูกระบุในที่อยู่เสมอ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะกล่าวถึงในเนื้อหาของจดหมาย

ในสหรัฐอเมริกาตามกฎแล้วพวกเขาจะปฏิบัติตาม กฎภาษาอังกฤษตัวอักษร แต่ไม่ได้ระบุรูปแบบภาษาอังกฤษ "Esquire" ในสหรัฐอเมริกาและอังกฤษ ผู้หญิงที่แต่งงานแล้วจะเขียนชื่อและนามสกุลของสามี และจดหมายถึงผู้หญิงที่ยังไม่ได้แต่งงานควรมีชื่อพวกเธอด้วย

อนุญาตให้ใช้คำย่อระบุตำแหน่งหรือตำแหน่งของผู้รับได้ หากคุณต้องการส่งจดหมายเป็นการส่วนตัว หลังจากนามสกุลคุณควรระบุว่า "ส่วนตัว" - อังกฤษ "ส่วนตัว" - สหรัฐอเมริกา)

หลังจากนั้นคุณควรเขียนชื่อบริษัทที่ผู้รับทำงานอยู่ ที่อยู่ทางไปรษณีย์ตามลำดับต่อไปนี้: บ้านเลขที่ ถนน ชื่อเมือง รัฐ (เคาน์ตี ตำบล ฯลฯ) รหัสไปรษณีย์ ประเทศ

ตัวอย่างเช่น:

คุณลัมปิโกสกี้

ผู้อำนวยการทั่วไป

แทมเพลลา พาวเวอร์ อิงค์

109, ลาปินติ,

ตัมเปเร, 33101

ฟินแลนด์

เมื่อส่งโบรชัวร์ขนาดเล็กในซองจดหมาย จะเขียนว่า "ทางไปรษณีย์" หรือ "สิ่งพิมพ์"

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

1 ชื่อขององค์กรที่ส่ง

อาจมีอักษรย่อของผู้เขียนจดหมายหรือพนักงานพิมพ์ดีด การกำหนดแบบดิจิทัลหรือตัวอักษรของแผนก บริษัท ฯลฯ ในกรณีนี้ จะมีการเสนอลิงก์ไปยังข้อมูลของผู้รับ (การอ้างอิงของคุณ) ก่อน จากนั้นจึงเสนอลิงก์ไปยังข้อมูลของผู้ส่ง (การอ้างอิงของฉัน)

3 วันที่เขียนจดหมาย

เดือนจะระบุเป็นตัวอักษร และตัวย่อที่เรานำมาใช้เมื่อวันที่ 12 กันยายน 1998 จะไม่ถูกนำมาใช้ในแนวทางปฏิบัติระหว่างประเทศ ในสหรัฐอเมริกา เป็นธรรมเนียมที่จะต้องระบุเดือนด้วยตัวอักษรก่อน จากนั้นจึงระบุวัน จากนั้นจึงระบุปี

4 ที่อยู่ผู้รับอีเมล์

หากจดหมายจ่าหน้าถึงบุคคลที่ไม่ทราบที่อยู่ที่แน่นอน และบริษัทที่เขาทำงานทราบที่อยู่ของเขา คุณสามารถส่งจดหมายไปยังที่อยู่ของบริษัท โดยระบุว่า “ดูแล” หรือ “C/O” (ใน การดูแล)

5 บ่งชี้ถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ

รายละเอียดนี้ใช้เมื่อมีการส่งจดหมายถึงบริษัท และผู้ส่งสนใจที่จะให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งอ่านจดหมายดังกล่าว

ในกรณีนี้ จะใช้สำนวน “Attention of...”

6 ที่อยู่เปิด

ตามธรรมเนียมประกอบด้วยคำว่า “เรียนคุณ (นางสาว) + นามสกุล” หรือ “เรียนคุณ (นางสาว) + นามสกุล” ในจดหมายภาษาอังกฤษ ที่อยู่ต่อไปนี้มักใช้:

ท่านทั้งหลาย - ถึงเจ้าหน้าที่ของรัฐ

เรียนท่านข้าราชการ.

Dear Madam เป็นคำปราศรัยที่เป็นทางการน้อยกว่า

ท่านที่รัก เป็นที่อยู่ที่เป็นทางการน้อยกว่า

ท่านที่รัก - ถึงนักธุรกิจ

สุภาพบุรุษ - สำหรับนักธุรกิจ

Dear MrBrown เป็นวิธีที่เป็นทางการน้อยกว่าในการพูดกับคนที่คุณรู้จักเป็นการส่วนตัว

Dear MrsWalters เป็นวิธีที่เป็นทางการน้อยกว่าในการพูดกับคนที่คุณรู้จักเป็นการส่วนตัว

ใน จดหมายอย่างเป็นทางการไม่ใช่เรื่องปกติที่จะเรียกคนอื่นว่า "คุณ" ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งที่ค่อนข้างสูงไม่ควรเรียกตัวเองว่า "คุณ" ในจดหมายดังกล่าว แม้ว่าคุณจะอยู่ร่วมกับพวกเขาในระยะเวลาสั้นๆ ก็ตาม ที่อยู่อาจขึ้นต้นด้วยคำว่า “เรียน + ชื่อ” หรือ “เรียน + นามสกุล” ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับความใกล้ชิดกับผู้ติดต่อของคุณ หลังจากคำปราศรัยเบื้องต้น จะใส่เครื่องหมายจุลภาคแทนเครื่องหมายอัศเจรีย์ตามธรรมเนียมในรัสเซีย

7 หมายเหตุเกี่ยวกับ เนื้อหาทั่วไปตัวอักษรนั่นคือเรื่องของจดหมาย ในการดำเนินการนี้ เพียงใส่ "Re:" (ข้อมูลอ้างอิง) หรือ "เกี่ยวกับ" วิธีการที่ทันสมัยกว่าคือการเน้นหัวเรื่องของจดหมายหรือเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

8 เนื้อความของตัวอักษร ในปัจจุบัน รูปแบบบล็อกทั้งหมด ซึ่งย่อหน้าต่างๆ จะถูกแยกออกจากกัน ไม่ใช่ด้วยการเยื้อง แต่โดยการเว้นวรรค กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ จากนั้นทุกย่อหน้า ที่อยู่ ที่อยู่ สูตรความสุภาพขั้นสุดท้าย ฯลฯ จะเริ่มต้นด้วยระยะขอบด้านซ้ายของหน้า ในตัวอักษรที่มีหลายหน้า ทุกหน้ายกเว้นหน้าแรกจะต้องมีหมายเลข

9 สูตรความสุภาพขั้นสุดท้าย หากจดหมายเป็นทางการในต่างประเทศ ตามกฎแล้วจะใช้คำชมว่า "เป็นของคุณอย่างแท้จริง" ในกรณีอื่น ๆ - "ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ" จดหมายตอบกลับใช้สูตรความสุภาพแบบเดียวกับที่ส่งไป

10 ลายเซ็นหากจดหมายลงนามโดยบุคคลอื่น ควรระบุว่า "ในนามของ" หรือ "ในนามของ" ดังกล่าว (“pp” - ต่อมืออาชีพ): Jones and Co pp ASmith - ในนามของ Jones and Co. ลงนาม โดย ASmith)

11บ่งชี้การใช้งาน

ประเภทของจดหมายธุรกิจและกฎเกณฑ์ในการเขียน

1 จดหมายร้องขอกำหนดคำขอของคุณอย่างชัดเจนและชัดเจนโดยรัดกุมที่สุดโดยให้คำอธิบาย คุ้มค่าที่จะเน้นความสนใจส่วนตัวของคุณและขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับผลงานของคุณ

2 หนังสือแจ้ง.ส่งไปด้วยความสุภาพ, เพื่อเป็นการแสดงความขอบคุณที่ตอบรับอย่างรวดเร็ว, เป็นการแสดงความพร้อมที่จะให้ความร่วมมือ เป็นต้น. หรือเป็นข้อความแจ้งข้อมูลเฉพาะ ภายใต้จดหมายดังกล่าวก็เพียงพอที่จะใส่ลายเซ็นของผู้อ้างอิง

3 จดหมายเตือนความจำส่งในกรณีที่การสนทนาทางโทรศัพท์หรือการติดต่อส่วนตัวล้มเหลวในการได้รับผลลัพธ์ตามที่ต้องการในเวลาที่เหมาะสม วัตถุประสงค์ของจดหมายดังกล่าวคือเพื่อเตือนคุณอย่างมีชั้นเชิงถึงความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพันบางประการที่รับไว้

4 หนังสือยืนยันส่วนใหญ่มักจะเป็นการรับประกันสัญญาที่ทำไว้ก่อนหน้านี้หรือเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้แล้ว จดหมายดังกล่าวแสดงถึงความสุภาพและความเคารพอย่างสุดซึ้งต่อคู่รัก

5 หนังสือร้องเรียน- เหมือนคำเตือนอย่างเป็นทางการ จะต้องมีเหตุผลสำหรับการเรียกร้อง ตัวการเรียกร้องและข้อกำหนดเฉพาะ

6 จดหมายปฏิเสธ- นี่คือการตอบสนองต่อข้อร้องเรียน เมื่อเขียนอย่างถูกต้องจะช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าหรือหุ้นส่วนแม้จะถูกปฏิเสธก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดคือเริ่มจดหมายด้วยข้อมูลเชิงบวก เช่น ระบุสิ่งที่คุณเห็นด้วย จากนั้นคุณต้องอธิบายสาเหตุของการปฏิเสธ การลงท้ายจดหมายควรเป็นค่าบวกด้วย

7 จดหมายขอโทษมักจะมีคำชี้แจงถึงสาเหตุที่ข้อตกลงเบื้องต้นบางประการถูกละเมิดโดยกะทันหัน ในบางกรณี จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งหลังจากได้รับแจ้งล่วงหน้าทางโทรศัพท์

8 หนังสือค้ำประกัน- นี่คือจดหมายรูปแบบพิเศษที่ส่งเป็นภาระผูกพันในการชำระค่าซื้อ การให้บริการ ฯลฯ โดยจะต้องระบุประเภทของการดำเนินการที่จะดำเนินการ จดหมายลงท้ายด้วยวลี “เรารับประกันการชำระเงิน” และระบุถึงคุณ รายละเอียดธนาคาร- จดหมายดังกล่าวต้องมีลายเซ็นสองฉบับ - ผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชี

9 ตัวอักษรวงกลมเป้าหมายของพวกเขาคือการถ่ายทอดข้อมูลที่มีเนื้อหาเดียวกันไปยังผู้รับหลายคน

โดยปกติจดหมายดังกล่าวจะถูกส่งภายในองค์กรที่ลงนามโดยผู้จัดการในประเด็นทั่วไป

จดหมายเป็น "เครื่องมือ" หลักของการติดต่ออย่างเป็นทางการและทางธุรกิจที่ดำเนินการระหว่างองค์กรต่างๆ (องค์กร, สถาบัน) ตามคำจำกัดความข้อใดข้อหนึ่งจดหมายธุรกิจ (อย่างเป็นทางการ) เป็นการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรต่อเจ้าหน้าที่ (องค์กรองค์กรองค์กรที่เขาเป็นตัวแทน) ซึ่งจัดทำขึ้นตามกฎของการติดต่อทางจดหมาย Kuznetsova T.V., Sankina L.V. บายโควา ที.เอ. งานสำนักงาน (องค์กรและเทคโนโลยี สนับสนุนเอกสารและการจัดการ): หนังสือเรียนสำหรับมหาวิทยาลัย - ม.: UNITI-DANA, 2000. - 359 น.

เป็นที่น่าสังเกตว่าจดหมายโต้ตอบขององค์กรส่วนใหญ่ประกอบด้วยจดหมาย เหตุการณ์นี้ส่วนหนึ่งอธิบายได้ว่าเหตุใดตัวอักษรจึงเป็น “ตัวละครหลัก” ของคู่มือเล่มนี้

การเริ่มต้นเรียน ปัญหาทั่วไปการเตรียมจดหมายธุรกิจ ประการแรกต้องไม่พลาดที่จะพูดถึงความหลากหลายของประเภทเนื่องจากเนื้อหาของจดหมาย สิ่งนี้จะแจ้งให้ผู้เขียนพยายามจัดประเภทจดหมายธุรกิจตามเนื้อหา ตามเกณฑ์การจำแนกประเภท สามารถระบุจดหมายธุรกิจได้มากถึง 30 ประเภท ได้แก่:

1) หนังสือร้องขอ;

2) จดหมายข้อความ;

3) หนังสือร้องขอ;

4) จดหมายสมัครงาน;

5) จดหมายยืนยัน;

6) หนังสือคำสั่ง;

7) จดหมายเสนอ (ข้อเสนอ);

11) หนังสือค้ำประกัน;

12) จดหมายนำเสนอ;

14) ข้อความสั้น ๆ (การแจ้งเตือน การแจ้งเตือน ฯลฯ );

15) จดหมายปะหน้า

16) จดหมายแสดงความยินดี;

17) จดหมายเชิญ;

18) จดหมายขอโทษ;

19) จดหมายแสดงความเสียใจและแสดงความเสียใจ

20) จดหมายเนื่องในโอกาสการแนะนำ (ในกรณีที่มีการติดต่อทางจดหมาย)

21) จดหมายเนื่องในโอกาสออกเดินทาง;

22) จดหมายเพื่อรักษาการติดต่อและความสัมพันธ์ (ตัวอักษรรูปภาพ)

25) ตัวอักษรขนาดเล็ก (ตัวอักษรเทมเพลต ตัวอักษรลูกตุ้ม ฯลฯ );

26) จดหมาย-โปสการ์ด;

27) จดหมายที่มีเนื้อหาเชิงลบ (จดหมายปฏิเสธ, หนังสือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการเลิกจ้างหรือปฏิเสธที่จะให้ตำแหน่งที่ว่าง, จดหมายแสดงความไม่เห็นด้วยหรือตำหนิการกระทำของใครบางคน ฯลฯ );

28) จดหมายแสดงการปฏิเสธข้อเสนอใด ๆ

29) จดหมายอุทธรณ์เป็นการส่วนตัวต่อหน่วยงานต่าง ๆ

30) จดหมายสมัครงาน

ให้เราลองอธิบายลักษณะตัวอักษรข้างต้นโดยย่อ

จดหมายขออาจเป็นจดหมายธุรกิจกลุ่มที่พบบ่อยที่สุด และเป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจว่าทำไม ท้ายที่สุดแล้ว เราไม่รู้สึกสบายใจเสมอไปเมื่อจำเป็นต้องติดต่อใครสักคนเพื่อขอด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์

คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นอย่างมาก แท้จริงแล้วกระดาษจะทนทานต่อทุกสิ่ง อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องการขอจดหมาย อย่าลืมเกี่ยวกับความจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎหลักสองข้อ (ส่วนที่เหลือจะกล่าวถึงด้านล่าง)

ประการแรก อย่าขึ้นต้นจดหมายด้วยคำว่า "ได้โปรด" - ควรอธิบายเหตุผลสำหรับคำขอของคุณอย่างรอบคอบและมีไหวพริบมากกว่า (แม้ว่าคุณจะได้หารือในรายละเอียดทั้งหมดกับผู้รับก่อนหน้านี้แล้วก็ตาม) Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. หลักสูตรการจัดการสำนักงาน: หนังสือเรียน เบี้ยเลี้ยง. ม.; โนโวซีบีร์สค์ 2548 ประการที่สอง อย่ารีบเร่งที่จะขอบคุณผู้รับล่วงหน้า เนื่องจากมีจดหมายประเภทพิเศษสำหรับสิ่งนี้ - จดหมายขอบคุณ การขอบคุณล่วงหน้าจะทำให้ทั้งตัวคุณเองและผู้รับตกอยู่ในสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจ ลองนึกภาพว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของเขา ผู้รับจดหมายไม่สามารถช่วยคุณได้อย่างแน่นอน แล้วเราควรจำ (ส่งกลับ) คำขอบคุณ "ขั้นสูง" ในกรณีนี้หรือไม่? ดังนั้นรีบขอบคุณบุคคลนั้นเมื่อคุณพบว่าคำขอของคุณได้รับอนุมัติแล้ว

จดหมายข้อความเป็นรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจที่พบได้ทั่วไป วัตถุประสงค์หลักของจดหมายดังกล่าวคือการถ่ายโอนข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงอย่างมีเป้าหมายซึ่งดำเนินการตามความคิดริเริ่มของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) โดย เหตุผลที่ระบุไว้เป็นจดหมายที่ในหลายกรณีทำให้เกิดการติดต่อกันเป็นเวลานาน ตามกฎแล้ว ข้อความเหล่านี้เป็นข้อความหลัก แต่ข้อความข้างต้นไม่ได้หมายความว่าข้อความประเภทนี้ไม่สามารถใช้เพื่อตอบจดหมายธุรกิจที่คุณได้รับก่อนหน้านี้ได้

อนุญาตให้เริ่มจดหมายได้โดยตรงด้วยคำว่า "ฉันแจ้ง" หรือคำพ้องความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ("ฉันกำลังส่ง" "ฉันกำลังส่ง" หรือ "ฉันกำลังนำเสนอ") นอกจากข้อมูลที่เกี่ยวข้องแล้วอย่าลืมแจ้งผู้รับว่าหากจำเป็นเขาสามารถติดต่อคุณเพื่อรับได้ ข้อมูลเพิ่มเติม(มักจะมีการจดบันทึกเกี่ยวกับเรื่องนี้ไว้ท้ายข้อความ)

ในกรณีส่วนใหญ่ จดหมายร้องขอจะนำหน้างานต่อมาทั้งหมดในการสรุปข้อตกลงต่างๆ ระหว่างหุ้นส่วนในการติดต่ออย่างเป็นทางการและทางธุรกิจ พวกเขาได้รับการออกแบบตามชื่อที่แนะนำเพื่อขอข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เราเน้นย้ำว่าจดหมายร้องขอจำเป็นต้องได้รับการตอบสนองจากผู้รับในรูปแบบของการตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับคุณธรรมและภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยตรงโดยผู้เขียนคำขอหรือโดยเอกสารกำกับดูแล

ขอแนะนำให้ขึ้นต้นจดหมายด้วยคำว่า “ฉันขอให้คุณแจ้งฉัน…” แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องฟุ่มเฟือยที่จะอธิบายก่อนว่าอะไรทำให้เกิดคำขอของคุณก็ตาม ซึ่งแตกต่างจากคำขอในตอนท้ายของข้อความ คุณสามารถแสดงความปรารถนาของคุณต่อผู้รับอย่างแนบเนียนเกี่ยวกับระยะเวลาในการให้ข้อมูลที่คุณสนใจ

เราเน้นย้ำว่าจดหมายตอบกลับในกรณีนี้ทำหน้าที่เป็นข้อความที่ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบและเนื้อหาสาระ (ที่เกี่ยวข้องกับคำขอ) การตอบกลับคำขอจะต้องมีลิงก์ไปยังจดหมายเริ่มต้นและหัวเรื่อง นอกจากนี้ ตัวอักษรทั้งสองควรมีปริมาณข้อมูล ลำดับการนำเสนอ คำศัพท์ และระบบอ้างอิงที่เท่ากัน

ไม่ควรสับสนจดหมายสมัครงานกับข้อความทั่วไป ดังนั้นจดหมายภายในจึงแพร่หลาย 1 . จดหมายสมัครงานมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบอย่างเป็นทางการและทันทีเกี่ยวกับตำแหน่งของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) ของจดหมายธุรกิจในเรื่องนี้หรือประเด็นนั้น (เพื่อแสดงทัศนคติต่อสาระสำคัญและขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา) ตัวอย่างเช่น ยืนยันความตั้งใจของคุณเกี่ยวกับการดำเนินการตามแผนความร่วมมือที่ตกลงไว้ก่อนหน้านี้

จดหมายสมัครงานอาจมีได้หลายสถานการณ์ และอาจแสดงถึงการแสดงเจตนา การยืนยัน คำแถลงเฉพาะกิจ (เช่น คำแถลงในโอกาสเฉพาะ เช่น เพื่อสนับสนุน พันธมิตรทางธุรกิจฯลฯ) จุดเริ่มต้นมาตรฐานของจดหมายดังกล่าวคือ: “ด้วยข้อความนี้ เราขอประกาศ (ประกาศ) เกี่ยวกับ...” บทสรุปประกอบด้วยหนึ่งในถ้อยคำมาตรฐาน เช่น “เราขอให้คุณนำข้อความนี้มาพิจารณาสำหรับ...”

จดหมายยืนยันจะถูกส่งไปยังที่อยู่ที่เหมาะสมเพื่อยืนยันข้อเท็จจริงบางอย่าง - ตัวอย่างเช่น การรับจดหมายที่ผู้รับส่งก่อนหน้านี้ โดยปกติจดหมายดังกล่าวจะจัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองต่อคำขอ (“โปรดยืนยัน...”) ที่แสดงต่อผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) จดหมาย Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. หลักสูตรการจัดการสำนักงาน: หนังสือเรียน เบี้ยเลี้ยง. ม.; โนโวซีบีสค์, 2548.

เกือบทุกครั้ง จดหมายยืนยันจะขึ้นต้นด้วยคำว่า "ขอยืนยัน (ยืนยัน ยืนยัน)..." คุณสมบัติที่โดดเด่นอีกประการหนึ่งของจดหมายธุรกิจประเภทนี้คือการพูดน้อย ความกะทัดรัด เนื่องจากเหตุผลเฉพาะในการเขียน เป็นเรื่องปกติที่จะละเว้นการร้องขอโต้แย้งเพื่อ "ยืนยัน" บางสิ่งในจดหมายยืนยัน

จดหมายสั่งซื้อ 9 ในหลาย ๆ กรณีแสดงถึงการตอบสนองต่อจดหมายเสนอ (ข้อเสนอ) วัตถุประสงค์การใช้งานจดหมายดังกล่าว - วางคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรบันทึกเป็นเอกสาร (แม้ว่าคำสั่งนั้นสามารถออกในรูปแบบพิเศษได้เช่นเดียวกับการส่งจดหมายโดยตรง) ในกรณีหลังนี้ จดหมายสั่งซื้อจะทำหน้าที่เป็นจดหมายปะหน้าพร้อมกัน

ขอแนะนำให้ผู้เขียนจดหมายนำคำแถลงถึงความตั้งใจที่จะสั่งซื้อบางอย่างจากผู้รับ (ผลิตภัณฑ์ บริการ ฯลฯ ) พร้อมคำอธิบายแรงจูงใจในการกระทำของเขา เพื่อจุดประสงค์นี้ อาจเพียงพอที่จะอ้างอิงถึงแหล่งที่มาของข้อมูล (เอกสารโต้ตอบ จดหมายข้อมูล หรือไดเร็กเมล์ ข้อมูลการโฆษณาฯลฯ) นอกจากนี้ เช่นเดียวกับในกรณีของหนังสือร้องขอ คุณสามารถแจ้งความประสงค์ของคุณให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับระยะเวลาของการสั่งซื้อได้ สิ่งนี้ควรมีลักษณะเหมือนความปรารถนาทุกประการ (เว้นแต่ว่าเรากำลังพูดถึงความพยายามครั้งที่สองของผู้เขียนหรือแม้แต่ครั้งที่สามหรือสี่ในการรับคำสั่งซื้อซึ่งจ่ายไปนานแล้วเช่นกัน)

จดหมายเสนอ (ข้อเสนอ) มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อเสนออย่างเป็นทางการแก่ผู้รับเกี่ยวกับการจัดหา (การจัดส่งเพิ่มเติม) ของผลิตภัณฑ์เฉพาะ คุณลักษณะที่โดดเด่นของข้อเสนอคือความเฉพาะเจาะจงและความถูกต้องเป็นพิเศษในการกำหนดเงื่อนไขของธุรกรรมเชิงพาณิชย์ที่เสนอ (เงื่อนไข ช่วงผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ขั้นตอนการชำระเงิน ฯลฯ)

สิ่งสำคัญคือต้องเลือกรูปแบบข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด โปรดทราบว่าในทางปฏิบัติ ตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพน้อยที่สุดคือคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ฉันเสนอ (เสนอ)” การชมเชยเล็กน้อยแก่ผู้รับถือว่าถูกต้องมากกว่า - เพื่ออ้างถึงชื่อเสียงที่ไร้ที่ติของเขา ในท้ายที่สุด ข้อเสนอไม่ได้ทำขึ้นเพื่อเขียนรายงานทางธุรกิจฉบับอื่น แต่เพื่อให้ได้ลูกค้ารายอื่น

จดหมายเพิ่มเติมช่วยเราได้ในทุกกรณีเมื่อเราส่งข้อความแล้วเราพบว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะหันไปใช้คำลงท้ายและด้วยเหตุนี้ข้อมูลสำคัญบางส่วนจึงกลายเป็นว่าผู้รับไม่สามารถเข้าถึงได้ เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะส่งคืนจดหมายที่ส่งไปแล้ว "ครึ่งทาง" ผู้เขียนจึงสามารถส่งจดหมายติดตามผลตามที่พวกเขาพูดหลังจากนั้นได้

คุณลักษณะเฉพาะของจดหมายดังกล่าวเป็นการบ่งชี้โดยตรงว่าเป็นความต่อเนื่องของข้อความก่อนหน้า (ในกรณีนี้ ดูเหมือนว่าเป็นที่ต้องการอย่างยิ่งที่จะอ้างถึงคุณลักษณะเฉพาะของจดหมาย - วันที่หมายเลข ฯลฯ ) นี่คือจุดที่ข้อความควรเริ่มต้น เช่น: “ จดหมายฉบับนี้เป็นการเติมเต็มให้กับ...”

นอกจากนี้ ข้อความในจดหมายเสริมควรอธิบายสาเหตุที่ทำให้จำเป็นต้องส่ง เช่น: “เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงต้นทุนส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์อย่างมีนัยสำคัญ (โดยไม่คาดคิด)... ซึ่งเป็นผลประโยชน์โดยตรงต่อบริษัทของคุณ …”

หนังสือร้องเรียน ( จดหมายเรียกร้อง) เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นค่อนข้างน้อยในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ ข้อความดังกล่าวมีจุดมุ่งหมายเพื่อแสดงข้อเรียกร้องเป็นลายลักษณ์อักษรที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามภาระผูกพันทางธุรกิจของเขาที่ไม่น่าพอใจโดยผู้รับ

โปรดทราบว่าพันธมิตรที่รอบคอบพยายามแก้ไขข้อขัดแย้งโดยไม่ต้องอาศัยการร้องเรียน อย่างไรก็ตาม ธุรกิจก็คือธุรกิจ และในบางกรณี ข้อความดังกล่าวเป็นเพียงวิธีเดียวที่ยอมรับได้ร่วมกันจากสถานการณ์ปัจจุบัน

ข้อความในหนังสือร้องเรียนจะต้องเป็นไปตามหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับความไม่ซื่อสัตย์ของผู้รับ (โดยตั้งใจหรือประมาทเลินเล่อ) ในกรณีส่วนใหญ่หลักฐานดังกล่าวเป็นการกระทำที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของเจ้าหน้าที่และตราประทับขององค์กรผู้ส่ง ขอแนะนำให้แนบการกระทำดังกล่าว (สำเนาที่สองหรือสำเนา) เข้ากับหนังสือเรียกร้อง (ในกรณีหลังนี้จะทำหน้าที่เป็นจดหมายครอบคลุมพร้อมกัน)

ในเวลาเดียวกันไม่แนะนำให้จัดทำหนังสือเรียกร้องในรูปแบบของการกระทำซึ่งอาจทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับมีความซับซ้อนมากขึ้น ในทางตรงกันข้าม ให้แสดงความชัดเจนแก่องค์กรที่ได้รับจดหมายว่าคุณกำลังทำสิ่งนี้ด้วยความเสียใจ (เขียนไว้แบบนั้น) โดยแสดงความหวังว่าองค์กรจะตอบสนองอย่างเพียงพอ จดหมายร้องเรียนต้องมีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการดำเนินการใดที่คุณคาดหวังจากผู้รับ ตลอดจนระยะเวลาของการดำเนินการเหล่านี้ จดหมายข่าวไม่ควรถือเป็นประเภทของการสื่อสารหรือจดหมายส่งเสริมการขาย ดังที่คุณทราบข้อความนั้นต้องการความกระชับและมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้าง (ต่ออายุ) การติดต่อกับผู้รับเป็นหลัก

จดหมายแจ้งข้อมูลเป็นผลมาจากพัฒนาการทางจดหมายเชิงตรรกะ จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับหากมีการติดต่อกับเขาและเขาไม่คัดค้านการพัฒนาในภายหลัง จดหมายดังกล่าวมีจุดประสงค์เพื่อวัตถุประสงค์และในระดับที่สูงกว่า (เมื่อเทียบกับข้อความ) แจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับความปรารถนาของผู้เขียนข้อความในการพัฒนาอย่างเป็นทางการธุรกิจและ การติดต่อส่วนบุคคล, เกี่ยวกับ บางแง่มุมการนำไปปฏิบัติ ฯลฯ

จดหมายข้อมูลมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อสร้างการติดต่อเบื้องต้นกับผู้รับซึ่งได้รับในจำนวนหนึ่ง ข้อมูลเพิ่มเติม(เช่น เกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรที่ส่งจดหมายข้อมูล) ในลักษณะภาพรวม จากข้อมูลที่ให้ไว้ ผู้รับสามารถขอคำชี้แจงที่จำเป็นได้ในภายหลัง เป็นการถูกต้องที่จะสนับสนุนให้ผู้รับทำเช่นนี้โดยใช้ถ้อยคำมาตรฐานเช่น: “เรายินดีที่จะตอบคำถามของคุณ...”

หนังสือค้ำประกันมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้รับมีการรับประกันเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความตั้งใจหรือการกระทำของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) ซึ่งส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของผู้รับไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ส่วนใหญ่มักจะมีการออกหนังสือค้ำประกันเพื่อยืนยันการชำระเงิน

หนังสือค้ำประกันมีความโดดเด่นด้วยความชัดเจน ความถูกต้อง และถ้อยคำที่ไม่คลุมเครือ - เนื่องจากเรากำลังพูดถึงการให้การรับประกันแก่ผู้รับในนามของและในนามขององค์กรหรือเจ้าหน้าที่

จดหมายดังกล่าวอาจขึ้นต้นด้วยข้อความสาระสำคัญของการค้ำประกันที่มอบให้ผู้รับ เช่น “ข้าพเจ้ารับประกันด้วยจดหมายฉบับนี้...” ในกรณีอื่นๆ หนังสือค้ำประกันอาจรวมถึงคำแถลงเหตุผลเบื้องหลังความตั้งใจของผู้เขียนที่จะประกาศความพร้อมในการให้หลักประกันแก่ผู้รับ

ในกรณีนี้ ข้อความที่เกี่ยวข้องจะถูกกำหนดไว้ในประโยคสุดท้าย เช่น “ฉันรับประกันการชำระเงินเต็มเวลาและตรงเวลา” ลักษณะพิเศษของจดหมายประเภทนี้คือการปรากฏตัวพร้อมกับลายเซ็นของผู้เขียน (เช่นผู้อำนวยการขององค์กร) ของลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโดยตรงในด้านการเงินหรือประเด็นอื่น ๆ

จดหมายนำเสนอ (โฆษณา เชิงพาณิชย์) มีเป้าหมายในการนำเสนอ (ตามตัวอักษร - นำเสนอในแง่ดี) ผลิตภัณฑ์ องค์กร บุคคล (ในรูปแบบของการโปรโมตตนเอง) - ตัวอย่างเช่น บุคคลสำคัญทางการเมือง หรือเหตุการณ์สำคัญทางสังคม - เช่น วันหยุดในเมือง จดหมายนำเสนอมีลักษณะเปิดกว้าง (สาธารณะ) กล่าวคือส่งถึงสาธารณะ ประชาชนทั่วไป และดังนั้นจึงไม่ได้หมายความถึงการอุทธรณ์เป็นการส่วนตัวต่อผู้รับ ด้วยเหตุผลเดียวกัน จึงไม่เป็นเรื่องปกติที่จะตอบกลับจดหมายนำเสนอด้วยข้อความตอบกลับ

จุดเริ่มต้นมาตรฐานของจดหมายนำเสนอที่นำเสนอผลิตภัณฑ์ใดๆ คือข้อความ: “เราอยากจะใช้โอกาสนี้เพื่อดึงดูดความสนใจของคุณไปที่...” เมื่อนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้อง คุณควรดึงความสนใจของผู้รับไปที่ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดที่อธิบายไว้ในข้อความ โดยสรุป มีความจำเป็นต้องสนับสนุนให้ผู้รับดำเนินการ - ตัวอย่างเช่น ขอรับข้อมูลเพิ่มเติม หรือเข้าร่วมในบางสิ่งบางอย่างโดยตรง โดยทั่วไปแล้ว จดหมายนำเสนอจะมีภาคผนวก - ในรูปแบบของเอกสารข้อมูลพื้นหลัง ภาพถ่าย ภาพประกอบ ฯลฯ

จดหมายไดเร็กเมล์ (ไดเร็กเมล์) ต่างจากจดหมายนำเสนอ (โฆษณา) ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อชักจูงผู้รับให้ซื้อสินค้า จดหมายดังกล่าวไม่เพียงแต่มีคำอธิบายของผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงแบบฟอร์มการสั่งซื้อเพื่อรับสินค้า (ทางไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งอีกครั้ง) และในบางกรณีก็ยังมีตัวอย่างผลิตภัณฑ์สำหรับใช้งานฟรี (ทดลองใช้)

ลักษณะเฉพาะของจดหมายไดเร็กเมล์คือส่งถึงผู้ซื้อที่มีศักยภาพหลายแสนรายและในบางกรณี ดังนั้นจดหมายเหล่านี้ไม่ได้หมายความถึงที่อยู่ส่วนตัวของผู้รับ นอกจากนี้ตามที่ระบุไว้ในจดหมายนี้ยังเป็นวิธีการ ข้อเสนอแนะผู้รับกับผู้เขียน - สำหรับสิ่งนี้ นอกเหนือจากการใช้แบบฟอร์มการสั่งซื้อ คูปอง คูปอง คำเชิญ ฯลฯ

ข้อความเขียนสั้น ๆ ใช้ในกรณีที่ผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) จำเป็นต้องแจ้งผู้รับอย่างเร่งด่วนด้วยคำไม่กี่คำที่เกี่ยวข้องกับเหตุผลเฉพาะ ข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับในรูปแบบของการแจ้งเตือน การแจ้งเตือน หรือการเตือน

สำหรับการแจ้งเตือนเบื้องต้น การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้รับ ประกอบด้วยคำอธิบายถึงแรงจูงใจของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) และสะท้อนถึงข้อเสนอ (ความปรารถนาหรือข้อเรียกร้อง) ของฝ่ายหลังต่อผู้รับ โดยระบุไว้ในรูปแบบเฉพาะและชัดเจน ตัวอย่างเช่น ธนาคารมีสิทธิ์ที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความจำเป็นในการชำระคืนเงินกู้ที่ให้ไว้กับธนาคารด้วยความช่วยเหลือของการแจ้งเตือน และผู้พิพากษามีสิทธิ์ที่จะแจ้งโจทก์หรือจำเลยในคดีเกี่ยวกับการปรากฏตัวที่ การประชุม

หากการแจ้งเตือนไม่มีผลกระทบที่คาดหวังต่อผู้รับ (เช่น การแจ้งเตือนครั้งหลังไม่ตอบสนองต่อคำขอของผู้เขียนที่จะตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนหน้านี้ ช่วงระยะเวลาหนึ่ง) จากนั้นการแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังชื่อของเขา คุณสมบัติที่โดดเด่นของการแจ้งเตือนคือ: Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. หลักสูตรการจัดการสำนักงาน: หนังสือเรียน เบี้ยเลี้ยง. ม.; โนโวซีบีสค์, 2548.

b) รูปแบบการนำเสนอที่กระชับยิ่งขึ้นเกี่ยวกับสาระสำคัญของข้อเสนอของผู้เขียน (ความปรารถนาหรือข้อกำหนด) c) แจ้งเกี่ยวกับการลงโทษที่สามารถนำไปใช้กับผู้รับได้หากผู้รับไม่ตอบสนองต่อการแจ้งเตือนตามนั้น

หากผู้รับไม่ตอบสนองต่อการแจ้งเตือนอย่างถูกต้อง คำเตือนก็จะถูกส่งไปให้เขา ในนั้นนอกเหนือจากการอ้างอิงถึงข้อความก่อนหน้าและ ข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับสาระสำคัญของพวกเขาแจ้งเกี่ยวกับความตั้งใจของผู้เขียน (องค์กรผู้ส่ง) ที่จะใช้มาตรการลงโทษที่เหมาะสมกับผู้รับ (ตัวอย่างเช่นเพื่อพิจารณาคดีโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมหรือส่งประเด็นการชำระคืนเงินกู้ต่อศาล)

จดหมายปะหน้าคือจดหมายที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการส่งเอกสาร เอกสารข้อมูล ฯลฯ ไปยังผู้รับ ซึ่งค. เนื่องจากเนื้อหามีลักษณะเฉพาะ จึงไม่สามารถออกปริมาณหรือรูปแบบการนำเสนอเป็นจดหมายได้ จดหมายปะหน้าประกอบด้วยข้อความเกี่ยวกับการส่งเอกสารที่เกี่ยวข้อง (เอกสาร) รวมถึงรายการเอกสารเหล่านั้น -

ตามกฎแล้วจดหมายปะหน้าจะขึ้นต้นด้วยคำว่า: "ฉันกำลังส่ง (กำลังส่ง) ...." รายการเอกสาร (วัสดุ) ที่แนบมากับจดหมายปะหน้าประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับชื่อ ปริมาณ ปริมาณ (จำนวนแผ่น หน้า) ใน กรณีที่จำเป็น- เกี่ยวกับตราประทับและผู้รับเฉพาะ (เช่น เมื่อส่งสำเนาหลายชุดไปที่ จดหมายปะหน้าระบุว่าผู้รับรายใดมีไว้สำหรับหมายเลขนี้หรือหมายเลขสำเนานั้น)

จดหมายแสดงความยินดียังคงพบเห็นได้ทั่วไปในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการและทางธุรกิจ เนื่องจากเราไม่มีโอกาสแสดงความยินดีกับใครบางคนด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์เสมอไป ขอแนะนำให้เริ่มข้อความแสดงความยินดีด้วยคำว่า "ขอแสดงความยินดี ... " ("ขอแสดงความยินดี ... ") ขอแสดงความยินดีมักจะเสริมด้วยคำอวยพรทุกประเภทแก่ผู้รับ

การสมัครรับจดหมายแสดงความยินดีมีหลากหลายมาก ขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนและผู้รับก็ถือว่าค่อนข้างเหมาะสมที่จะส่งแสดงความยินดีในโอกาสต่อไปนี้:

ก) วันเกิดของผู้รับ (รวมถึงวันที่ก่อตั้งองค์กรผู้รับ)

ข) วันหยุดนักขัตฤกษ์

c) วันหยุดนักขัตฤกษ์

d) การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งอันทรงเกียรติมากขึ้น

e) การมอบหมายตำแหน่งกิตติมศักดิ์หรือตำแหน่งพิเศษ (รวมถึงองค์กรผู้รับ)

f) การมอบรางวัล (รวมถึงองค์กรผู้รับ)

g) ความสำเร็จที่โดดเด่น (โดดเด่น) ในสาขาวิชาชีพ (เกินตัวชี้วัดการพัฒนาเศรษฐกิจ การประกวดราคาที่ชนะ การแข่งขันที่ชนะ การแข่งขัน ฯลฯ)

h) การสรุปข้อตกลงความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

i) วันครบรอบความร่วมมือ (โดยปกติจะเป็นครั้งแรกหรือ "รอบ")

จดหมายเชิญมีวัตถุประสงค์เพื่อเชิญผู้รับให้เข้าร่วมในกิจกรรมทางธุรกิจ (อย่างเป็นทางการ) หรือพิธีการ (ที่น่าจดจำ) โปรดทราบว่าโดยปกติแล้วจดหมายเชิญจะไม่ถูกส่งด้วยเหตุผลเล็กน้อย ข้อยกเว้นคือกรณีที่ไม่สามารถแจ้งผู้รับเป็นอย่างอื่นได้ด้วยเหตุผลบางประการ (เช่น หากผู้รับไม่อยู่ชั่วคราว)

โดยปกติแล้วข้อความคำเชิญจะขึ้นต้นด้วยคำว่า "เราเชิญ (ฉันเชิญ) ...." คำเชิญสามารถออกได้ทั้งในรูปแบบจดหมายหรือแบบฟอร์มพิเศษ (บัตรเชิญที่แนบมากับจดหมาย) -

คำเชิญเป็นเรื่องส่วนตัวเสมอ จากเนื้อหาของคำเชิญ ผู้รับจะต้องเข้าใจว่าเขาได้รับเชิญเมื่อใด ที่ไหน และเพื่อจุดประสงค์ใด และในบางกรณี ผู้จัดงานคาดหวังการมีส่วนร่วมประเภทใดในส่วนของเขา (เช่น การพูดในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งโดยเฉพาะ ).

ควรส่งคำเชิญล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด หากจำเป็น ผู้เขียนอาจแจ้งให้ผู้รับทราบถึงความจำเป็นในการยืนยันการเข้าร่วมกิจกรรม

จดหมายขอโทษพบได้ค่อนข้างน้อยในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตาม ในหลายกรณี การกล่าวขอโทษอย่างเป็นทางการต่อผู้รับเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ (การขอโทษอย่างไม่เป็นทางการยังคงเกี่ยวข้องกับการกล่าวโดยตรง (ด้วยวาจา)) และการทำให้ความสัมพันธ์เป็นปกติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่สามารถขอโทษด้วยวิธีอื่นใดได้

ข้อความมาตรฐานสำหรับการเริ่มต้นจดหมายขอโทษคือ “ฉันขอให้คุณยอมรับคำขอโทษของฉันที่เกี่ยวข้องกับ (สำหรับ) ….”

ในเวลาเดียวกัน คุณไม่ควรขอโทษสองครั้งระหว่างจดหมาย (ซึ่งไม่ถือเป็นธรรมเนียม) คุณควรแสดงความเสียใจอย่างจริงใจและโน้มน้าวใจให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เนื่องจากการหยุดชะงักชั่วคราวของความสัมพันธ์กับผู้รับ น้ำเสียงทั่วไปของจดหมายขอโทษควรเน้นเป็นการประนีประนอม แต่ไม่ทำให้รู้สึกยินดี

จดหมายแสดงความเสียใจ ความเห็นอกเห็นใจ และความเสียใจยังถูกนำมาใช้ในการติดต่อทางธุรกิจในชีวิตประจำวันที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่ไม่ค่อยมีความสุขอีกด้วย เป็นเรื่องปกติที่จะต้องแสดงความเสียใจเกี่ยวกับการเสียชีวิตของผู้ใกล้ชิดผู้รับ (ญาติ เพื่อน เพื่อนร่วมงาน)

การแสดงความเห็นอกเห็นใจเป็นลายลักษณ์อักษรมีจุดมุ่งหมายเพื่อแสดงการสนับสนุนฉันมิตรที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์โศกนาฏกรรมที่น้อยลง - ตัวอย่างเช่น เกี่ยวกับอุบัติเหตุที่ส่งผลให้ผู้รับการรักษาในโรงพยาบาล ภัยพิบัติทางธรรมชาติที่ส่งผลกระทบต่อความเป็นอยู่ที่ดี การล้มละลาย หรือปัญหาสำคัญอื่น ๆ ในกิจกรรมขององค์กรที่ผู้รับเป็นตัวแทน ฯลฯ -

สำหรับการแสดงความเสียใจ อนุญาตให้ใช้รูปแบบการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนี้ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดในความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนและผู้รับ - ในกรณีที่ไม่เห็นด้วยที่ละเมิดลำดับการติดต่อทางธุรกิจตามปกติ ถือว่ายอมรับได้ในการแสดงความเสียใจด้วยเหตุผลที่มีนัยสำคัญน้อยกว่า ไม่ว่าในกรณีใดสิ่งนี้ไม่สามารถทำให้ความสัมพันธ์กับผู้รับแย่ลงได้ - ในทางกลับกันคู่ของคุณจะได้รับข้อความดังกล่าวด้วยความเข้าใจ

จดหมายดังกล่าวควรเริ่มต้นด้วยคำแสดงความเสียใจ (ความเห็นอกเห็นใจ ความเสียใจ) เช่น “ฉันขอให้คุณยอมรับความเสียใจของฉัน...” หรือ “ฉันขอแสดงความเห็นอกเห็นใจอย่างจริงใจต่อคุณ...” ในกรณีนี้ คำอธิบายเหตุผลของการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรจะจางหายไปในเบื้องหลัง แต่เป็นข้อบังคับ เป็นที่พึงปรารถนาอย่างยิ่งว่าน้ำเสียงโดยรวมของจดหมายจะต้องเน้นย้ำถึงความอบอุ่นและเหลือพื้นที่สำหรับการแสดงออกถึงความหวังและการมองโลกในแง่ดี (ตามความเหมาะสม)

จดหมายเนื่องในโอกาสนำเสนอเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เมื่อพบปะผู้รับโดยไม่อยู่ โดยพื้นฐานแล้วนี่คือ... การรักษาที่มีประสิทธิภาพเพื่อสร้างการติดต่อส่วนตัวกับบุคคลที่ผู้เขียนจดหมายมีข้อมูลเพียงเล็กน้อยซึ่งสนับสนุนให้เขาทำความคุ้นเคยเป็นการส่วนตัวกับผู้รับ

จดหมายดังกล่าวควรเริ่มต้นด้วยข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ที่เป็นแรงผลักดันในการเตรียมข้อความ คุณอาจพูดถึงความสนใจร่วมกันระหว่างผู้เขียนและผู้รับ หรืองานล่าสุดที่พวกเขาทั้งคู่เข้าร่วมแต่ไม่สามารถสื่อสารกันได้

ข้อความมักจะลงท้ายด้วยการขอให้ผู้รับตอบกลับ จดหมายแนะนำตัวจะมีนามบัตรของผู้ส่งแนบมาด้วยเสมอ

จดหมายขาออกเป็นสัญลักษณ์ ความสนใจเป็นพิเศษในส่วนของผู้ที่จากไปสัมพันธ์กับฝั่งที่เหลือ (รับ) จดหมายดังกล่าวมักจะทำหน้าที่สองประการ - ด้วยความช่วยเหลือผู้เขียนแสดงความขอบคุณต่อผู้รับสำหรับการต้อนรับที่จัดไว้ให้และประการที่สองเชิญชวนให้เขาติดต่อต่อไป (ความร่วมมือ) ความสุภาพขั้นสูงสุดคือการเชิญชวนให้กลับเยี่ยมเยียน โดยมีเงื่อนไขว่าจะต้องเป็นไปตามความสนใจและแผนงานของทั้งสองฝ่าย

จุดเริ่มต้นของจดหมายเนื่องในโอกาสออกเดินทางมีความโดดเด่นด้วยอิสระในการเลือกวิธีภาษาเล็กน้อย มันอาจจะเริ่มต้นเช่นนี้: “ออกจากเมืองที่มีอัธยาศัยดีของคุณ ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณอย่างสุดซึ้ง…” ฉบับที่สั้นกว่านั้นก็เป็นไปได้เช่นกัน: “ขอบคุณสำหรับการต้อนรับ โปรดตอบรับคำเชิญให้เยี่ยมชม…” อาจแนบนามบัตรของผู้เขียนมากับจดหมายด้วย จดหมายเพื่อรักษาการติดต่อและความสัมพันธ์หรือจดหมายของแบรนด์ทำหน้าที่เพื่อกระชับความสัมพันธ์ทางธุรกิจและส่วนบุคคลระหว่างผู้เขียนและผู้รับ บางครั้งพวกเขากล่าวว่าจดหมายเหล่านี้มีไว้เพื่อเติมการหยุดชั่วคราวในการติดต่อเท่านั้น และในความเป็นจริงแล้ว เป็น "จดหมายที่ไม่เกี่ยวกับอะไรเลย" อย่างไรก็ตามในความเป็นจริงความสำคัญของตัวอักษรรูปภาพนั้นยากที่จะประเมินสูงเกินไป - ท้ายที่สุดแล้วด้วยความช่วยเหลือของพวกเขาคุณสามารถแสดงความสนใจต่อผู้รับโดยไม่ต้องมีเหตุผลอย่างเป็นทางการ (จากธุรกิจหรือลักษณะพิธีการ)

แน่นอนว่าเมื่อเริ่มเขียนจดหมายด้วยภาพ คุณไม่ควรทำให้ผู้รับเข้าใจชัดเจนว่าการส่งจดหมายนั้นเป็นเรื่องปกติสำหรับผู้เขียน ในทางตรงกันข้าม จุดเริ่มต้นของข้อความควรเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับเหตุการณ์เชิงบวกที่ผู้เข้าร่วมในการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการและทางธุรกิจทราบ ที่นี่เราสามารถแนะนำให้กล่าวถึงการทำธุรกรรมที่ประสบความสำเร็จซึ่งเป็นไปได้ด้วยความพยายามของผู้รับหรือการมีส่วนร่วมร่วมกันของผู้เขียนและผู้รับในเหตุการณ์ที่ไม่เป็นทางการบางอย่าง จดหมายภาพควรสรุปด้วยการแสดงออกถึงความหวังสำหรับความต่อเนื่องและเสริมสร้างการติดต่อ การพัฒนาความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน ฯลฯ

จดหมายแสดงความขอบคุณเขียนขึ้นเพื่อจุดประสงค์เดียวในการแสดงความขอบคุณต่อผู้รับที่เกี่ยวข้องกับองค์กรและความพยายามอื่น ๆ ที่เขาทำซึ่งผลลัพธ์คือการได้รับจากผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) ผลประโยชน์ที่จับต้องได้ (ข้อดีผลประโยชน์ ฯลฯ .) อีกกรณีหนึ่งสำหรับการแสดงความกตัญญูอย่างเป็นทางการคือการแสดงออกถึงความยินดี ความเสียใจ ฯลฯ ที่ได้รับก่อนหน้านี้ต่อผู้เขียน

จดหมายแสดงความขอบคุณควรเริ่มต้นด้วยการแสดงความขอบคุณต่อผู้รับ (องค์กรผู้รับ) เช่น “ฉันแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจ…” หรือ “ฉันขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับ...” แรงจูงใจระบุไว้หลังคำพูดแสดงความขอบคุณ: “... เกี่ยวกับ...”, “... ในโอกาสนี้...” ฯลฯ ควรเน้นย้ำว่าการแทนที่ใน ขอบคุณจดหมายคำว่า "ความกตัญญู" และ "ความชื่นชม" หรือ "ความพึงพอใจ" ไม่เท่ากัน

จดหมายแนะนำเป็นรูปแบบหนึ่งของคำร้องจากผู้เขียนถึงผู้รับเพื่อสนับสนุนบุคคลที่สามที่ไม่มีส่วนร่วมในการโต้ตอบ คำร้องดังกล่าวจะออกในรูปแบบสั้นหรือขยายก็ได้

รายการแรกเป็นที่ยอมรับได้หากมีคำพูดอยู่ จดหมายกำลังมาเกี่ยวกับบุคคลที่ผู้รับรู้จักดี ประการที่สองหากผู้เขียนตั้งใจที่จะแนะนำบุคคลที่เขาไม่รู้จักดีหรือไม่รู้เลยแก่ผู้รับ

สูตรทั่วไปสำหรับการเริ่มต้นของการขยาย จดหมายแนะนำตัวอย่างเช่น ใช้ข้อความต่อไปนี้: “ด้วยจดหมายฉบับนี้ ข้าพเจ้ารู้สึกเป็นเกียรติที่จะแนะนำให้คุณนาย (นาง) …” หลังจากนั้นผู้เขียนดึงความสนใจของผู้รับไปที่แรงจูงใจในการอุทธรณ์ของเขาและกำหนดแนวคิดของตนเองเกี่ยวกับสิ่งที่แนะนำ โปรดทราบว่าคำแนะนำโดยละเอียดไม่สามารถเป็น "ทั่วไป" ได้ - จะต้องมีคำอธิบายเกี่ยวกับข้อดี (หรือข้อเสีย) เฉพาะของคำแนะนำที่แนะนำ เพื่อสร้างความประทับใจอย่างเป็นกลางของบุคคลนี้สำหรับผู้รับ

ตัวอักษร Mili - ตัวอักษรเทมเพลต ตัวอักษรลูกตุ้ม ฯลฯ -- เป็นรูปแบบจดหมายขนาดเล็ก คุณสมบัติที่โดดเด่นจดหมายขนาดเล็กคือการทำซ้ำอย่างมีนัยสำคัญ (มาตรฐาน) ของเนื้อหาเนื่องจากประการแรกคือตามความต้องการของผู้เขียนข้อความเพื่อประหยัดเวลาในการออกแบบ คุณสมบัติที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือการปรากฏตัวในโครงสร้างของตัวอักษรส่วนใหญ่ของบล็อกว่างซึ่งมีจุดประสงค์เพื่อดำเนินการตอบกลับอย่างรวดเร็วจากผู้รับ

ข้อความของจดหมายขนาดเล็กมักจะถูกลดทอนเป็นข้อความที่กระชับเกี่ยวกับสาระสำคัญของเรื่องและในแง่นี้จึงไม่ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่เป็นทางการบางประการในการเขียนจดหมายธุรกิจ การเขียนในรูปแบบ "โทรเลข" ดังกล่าวถือว่าเป็นที่ยอมรับของผู้รับซึ่งผู้เขียนจดหมายฉบับย่อได้พัฒนาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ใกล้ชิดหรือความสัมพันธ์ส่วนตัวที่ต้องใช้ความเข้าใจ "โดยสรุป"

จดหมายไปรษณียบัตรเป็นอีกรูปแบบจดหมายขนาดเล็กที่เฉพาะเจาะจง เหมาะสมที่สุดสำหรับการติดต่อทางจดหมายที่ไม่ส่งผลโดยตรงต่อความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการและทางธุรกิจของผู้เข้าร่วม

แนะนำให้ใช้จดหมาย-โปสการ์ด ข้อความสั้น ๆในลักษณะส่วนบุคคล โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่การติดต่อส่วนตัวระหว่างผู้เข้าร่วมในการติดต่อทางธุรกิจเป็นเรื่องยากด้วยเหตุผลบางประการ จะต้องเตรียมจดหมายดังกล่าวลงบนไปรษณียบัตรเสมอ (ตามภาพประกอบ) โปสการ์ดพร้อมเครื่องหมายไปรษณีย์) นอกจากนี้ เนื่องจากการ์ดดังกล่าวมักจะส่งทางไปรษณีย์โดยไม่มีซองจดหมาย เมื่อนำเสนอเนื้อหา คุณจึงควรงดเว้นจากการกล่าวถึงเรื่องที่เป็นความลับในทุกวิถีทาง

จดหมายเชิงลบคือจดหมายปฏิเสธ หนังสือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการเลิกจ้างหรือการปฏิเสธที่จะให้เงินอุดหนุน รวมถึงจดหมายแสดงความไม่เห็นด้วยหรือตำหนิการกระทำของบุคคลอื่น เป็นต้น (จดหมายเหล่านี้ไม่รวมถึงจดหมายที่แสดงการปฏิเสธข้อเสนอใด ๆ อย่างเป็นทางการ) ถึงแม้จะเป็นเรื่องน่าเศร้า แต่บางครั้งเราต้องเตรียมและส่งข้อความดังกล่าวออกไป

โปรดทราบว่าในกรณีส่วนใหญ่จะเป็นการตอบแทนซึ่งกันและกัน (ยกเว้นกรณีที่แสดงความไม่อนุมัติหรือตำหนิการกระทำของผู้รับ) โดยธรรมชาติแล้วหน้าที่หลักของจดหมายดังกล่าวคือการแสดงทัศนคติเชิงลบ (เชิงลบ) ต่อการกระทำบางอย่าง อย่างไรก็ตามเราไม่ควรลืมว่าสามารถทำได้หลายวิธี

ขอแนะนำให้ระมัดระวังเป็นพิเศษในการเลือกถ้อยคำและลำดับการนำเสนอเนื้อหาของข้อความ กล่าวอีกนัยหนึ่งควรเป็นค่าลบในแง่ของเนื้อหาข้อมูลเท่านั้น แต่ในขณะเดียวกันก็ควรเป็นกลางอย่างยิ่งเมื่อเทียบกับบุคลิกภาพของผู้รับ ขอแนะนำให้เริ่มจดหมายดังกล่าวด้วยความเสียใจต่อการปฏิเสธ เช่น “เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่า...” คุณควรแจ้งให้ผู้รับทราบอย่างชัดเจนว่าการตัดสินใจปฏิเสธไม่ได้ทำโดยไม่ยากเย็น และ ถูกกำหนดโดยการพิจารณาทางธุรกิจเท่านั้น ในตอนท้ายของจดหมายคุณควรสนับสนุนผู้รับ - ตัวอย่างเช่นแนะนำให้เขาสมัครขอรับเงินอุดหนุนจากสถาบันการธนาคารอื่นหรือนายจ้างรายอื่น (ในกรณีที่ปฏิเสธที่จะจัดหาตำแหน่งที่ว่าง)

ประกาศเลิกจ้างใน บังคับจะต้องมีการแสดงความรู้สึกขอบคุณสำหรับงาน (โดยที่ผู้รับไม่ใช่แฮ็คที่มีชื่อเสียง) ตัวเลือกที่ซับซ้อนกว่าคือจดหมายเพื่อแสดงทัศนคติเชิงลบ (ไม่อนุมัติ) ต่อการกระทำใด ๆ ของผู้รับหรือความตั้งใจใด ๆ ของเขา (ในกรณีหลัง เราควรจะพูดถึงการเตือนคนหลังไม่ให้ตระหนักถึงความตั้งใจเหล่านี้)

ข้อได้เปรียบหลักของข้อความดังกล่าวควรคือการโน้มน้าวใจทำให้ผู้รับไม่ต้องสงสัยเกี่ยวกับความจริงใจของผู้เขียนและอธิบายว่าทำไมคนหลังไม่สามารถดำเนินการแตกต่างออกไปในสถานการณ์นี้ดังนั้นจึงส่งจดหมายถึงเขาอย่างเหมาะสม

นอกจากนี้ ผู้รับควรทำความเข้าใจว่าคำอุทธรณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีจุดมุ่งหมายเพื่อปกป้องเขาจากการกระทำที่รอบคอบไม่เพียงพอ แนวคิดนี้ควรแสดงผ่านเนื้อหาทั้งหมดในลักษณะ "ด้ายแดง" และเน้นย้ำอีกครั้งในตอนท้ายของข้อความ

จดหมายแสดงความยินยอมหรือปฏิเสธข้อเสนอใดๆ ตามที่ระบุไว้ ถือเป็นจดหมายส่วนตัวประเภทอิสระ เหตุผลในการเตรียมการคือการยินยอมอย่างเป็นทางการหรือการปฏิเสธข้อเสนอใด ๆ ที่มีอยู่ในข้อความของผู้รับอย่างเป็นทางการ - ตัวอย่างเช่น การปฏิเสธคำเชิญ

จดหมายแสดงความยินยอมหรือการปฏิเสธจะเขียนเฉพาะในกรณีที่ผู้รับร้องขอคำตอบเอง หรืออย่างน้อยสิ่งนี้ตามมาจากเนื้อหาของข้อความอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น เมื่อได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมจากพันธมิตรที่รู้จักกันมานาน คุณควรตอบรับข้อเสนอดังกล่าวทั้งเชิงบวกและเชิงลบ เพื่อหลีกเลี่ยงภาวะแทรกซ้อนที่อาจเกิดขึ้นในการติดต่อกับเขาเพิ่มเติม

เมื่อส่งคำยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร ถึงแม้ว่าข้อความจะมีลักษณะเป็นทางการก็ตาม คุณควรเน้นการรับรู้เชิงบวกของคุณเกี่ยวกับข้อความนั้น เช่น: “ฉันยินดีที่จะประกาศความยินยอมของฉันที่จะเข้าร่วม...” หากเรากำลังพูดถึงการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษร อย่าลืมเป็นพยานต่อผู้รับว่าคุณเสียใจเกี่ยวกับเรื่องนี้ เช่น: “เราเสียใจเป็นอย่างยิ่ง แต่เนื่องจากสถานการณ์ชั่วคราว เราจึงถูกบังคับให้ปฏิเสธข้อเสนอใจดีของคุณที่.. ”. ในตอนท้ายของข้อความ คุณควรขอบคุณผู้รับที่ให้ความสนใจคุณ

ควรจำไว้ว่าการขาดความรวดเร็วของผู้เขียนอาจทำให้เกิดปัญหาเพิ่มเติมแก่ผู้รับที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะในการจัดกิจกรรม ดังนั้นหากท่านได้รับข้อความดังกล่าวอย่ารอช้าในการตอบกลับ

จดหมายอุทธรณ์ต่อหน่วยงานต่าง ๆ ด้วยเหตุผลส่วนตัวประกอบด้วยคำขอหรือข้อเรียกร้องเฉพาะของผู้เขียนที่เกี่ยวข้องกับการกระทำหรือไม่กระทำการของผู้รับ (องค์กรผู้รับ) หน่วยงานดังกล่าวอาจเป็นหน่วยงานตุลาการ โครงสร้างสาธารณูปโภค สถาบันการศึกษา, องค์กรขนส่ง, บริการในครัวเรือน, การบริการและการค้า ฯลฯ เนื้อหาของจดหมายดังกล่าวมีวัตถุประสงค์สองประการ - เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างและเพื่อสนับสนุนให้เขาดำเนินการบางอย่าง จดหมายควรเริ่มต้นด้วยข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับพฤติการณ์ของคดี และต่อด้วยการแสดงคำร้องขอหรือข้อเรียกร้อง (หากคำขอที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้ยังคงไม่ได้รับคำตอบหรือได้รับการตอบสนอง) ในตอนท้ายของข้อความ ควรมีการอ้างอิงถึงบทบัญญัติเฉพาะของการดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบที่ยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของคำขอของผู้เขียน (ความต้องการ)

ไม่ควรระบุตัวอักษรเรซูเม่ด้วยเรซูเม่ (SU หรือประวัติย่อ - ชีวประวัติสั้น ๆ แปลจากภาษาละติน) ซึ่งจัดทำขึ้นเมื่อค้นหาตำแหน่งงานว่าง ในแง่หนึ่ง จดหมายเรซูเม่จะคล้ายกับจดหมายนำเสนอ โดยมีข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือเนื้อหาจำนวนมากไม่ใช่คำอธิบายถึงข้อดีของผลิตภัณฑ์หรือบริการ แต่เป็นการโปรโมตตัวเอง คุณสมบัติทางวิชาชีพผู้เขียนเอง

จดหมายสมัครงานจะระบุในลักษณะเดียวกับ จดหมายปกตินั่นคือโดยไม่ต้องจัดหมวดหมู่เป็นย่อหน้าและออกแบบชื่อเรื่องของเอกสาร (ตามธรรมเนียมของเรซูเม่) ในเวลาเดียวกัน เนื้อหาจะต้องได้รับการกำหนดและออกแบบในลักษณะที่ผู้รับจากบรรทัดแรกชื่นชมประโยชน์ของข้อเสนอที่มีอยู่ในข้อความ กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณมีสิ่งที่จะเล่าเกี่ยวกับตัวเอง ให้ทำ แต่ในรูปแบบที่กระชับ เจาะจง และมีสไตล์ที่สะดวก เริ่มต้นด้วยการระบุเหตุผลในการอุทธรณ์ของคุณ และลงท้ายด้วยข้อมูลติดต่อ: หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ของคุณ อีเมลหรือแฟกซ์