ความรับผิดชอบงานของเลขานุการหัวหน้าองค์กร รายละเอียดงานของเลขานุการผู้จัดการ: จะวาดอย่างไร? ฉัน. บทบัญญัติทั่วไป

ฉันอนุมัติแล้ว

ผู้จัดการทั่วไป

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1. เลขานุการผู้อ้างอิงอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญ
1.2. ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้ออกตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. ผู้ช่วยเลขานุการรายงานตรง
1.4. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ-ผู้อ้างอิง สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่น ตามประกาศในคำสั่งขององค์กร
1.5. ผู้ที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการ: การศึกษาระดับอุดมศึกษา, ประสบการณ์อย่างน้อยหนึ่งปีในงานที่คล้ายกัน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์), โปรแกรม Microsoft Office (Word, Excel) งานสำนักงาน ภาษาอังกฤษ
1.6. เลขานุการ-ผู้อ้างอิงได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:

— กฎบัตรของบริษัท ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน และข้อบังคับอื่นๆ ของบริษัท

2. ความรับผิดชอบงานของผู้ช่วยเลขานุการ

ผู้ช่วยเลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้
2.1. จัดเตรียมเอกสารที่จำเป็น ให้การรับ การบัญชี การลงทะเบียน ควบคุมการดำเนินการของเอกสาร ข้อมูล และบริการอ้างอิง และการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร
2.2. ควบคุมคุณภาพของการเตรียมการ ความถูกต้องของการจัดทำ การประสานงาน และการอนุมัติเอกสารที่ยื่นเพื่อลงนามต่อฝ่ายบริหารขององค์กร
2.3. ติดตามการดำเนินการของเอกสารและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร ใช้มาตรการการปฏิบัติงานโดยมุ่งเป้าไปที่การดำเนินการอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง
2.4. จัดเตรียม การตัดสินใจ และสื่อสารกับผู้ดำเนินการทันที วิเคราะห์ใบรับรองและรายงานที่มอบให้กับฝ่ายบริหารและให้ข้อสรุปที่มีความสามารถ
2.5. คอยรับแขก.

2.7. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
2.8. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการอื่น ๆ ของผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของผู้ช่วยเลขานุการ

เลขานุการและผู้อ้างอิงมีสิทธิ์:


3.3. ขอเอกสารที่จำเป็นจากบริการด้านการปฏิบัติงานตลอดจนคำอธิบายสาเหตุของความล่าช้าในการทำงานให้เสร็จสิ้นและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

4. ความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการ

ผู้ช่วยเลขานุการมีหน้าที่:

รายละเอียดงานของเลขาธิการฝ่ายรับหัวหน้า

ฉันอนุมัติ

_____________________________ (นามสกุล ชื่อย่อ)

(ชื่อองค์กร ________________________________

รูปแบบองค์กรและกฎหมาย) (ผู้อำนวยการ; บุคคลอื่นที่ได้รับมอบอำนาจ

อนุมัติรายละเอียดงาน)

——————————————————————-

(ชื่อสถาบัน)

00.00.201_ก. เลขที่00

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1 รายละเอียดงานนี้กำหนดสิทธิความรับผิดชอบและความรับผิดชอบในงานของเลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้า_____________________ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า "องค์กร") ชื่อสถาบัน

1.2 บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพขั้นสูง (ไม่มีข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงาน) หรือการศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษาและมีประสบการณ์อย่างน้อย 2 ปีในโปรไฟล์จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการสำนักงานต้อนรับของผู้จัดการ

1.3. เลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้าเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของ _______________________

1.4. ในกิจกรรมของเขา เลขานุการห้องรับแขกของผู้จัดการได้รับคำแนะนำจาก:

เอกสารทางกฎหมายและข้อบังคับที่ควบคุมประเด็นที่เกี่ยวข้อง

ตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร (ผู้จัดการโดยตรง)

กฎและข้อบังคับด้านอาชีวอนามัย ข้อบังคับด้านแรงงาน

วัสดุระเบียบวิธีที่เกี่ยวข้องกับประเด็นของกิจกรรม

กฎบัตรขององค์กร

รายละเอียดงานนี้.

1.5. เลขานุการแผนกต้อนรับของผู้จัดการต้องรู้:

การดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบ แนวทางอื่น ๆ และเอกสารระเบียบวิธีที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก

กฎการใช้อินเตอร์คอม

มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร

กฎสำหรับการพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ

โครงสร้างและความเป็นผู้นำขององค์กรและแผนกต่างๆ

องค์กรของงานสำนักงาน

วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร

กิจการจดหมายเหตุ;

ตัวพิมพ์;

กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ

พื้นฐานของการจัดองค์กรและการจัดการแรงงาน

กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์

พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

1.6 ในระหว่างที่หัวหน้าพนักงานต้อนรับไม่อยู่ หน้าที่ของเขาจะถูกมอบหมายให้รองหัวหน้า ซึ่งได้รับการแต่งตั้งตามลักษณะที่กำหนด ซึ่งรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม

2. ฟังก์ชั่น

เลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้าของผู้จัดการได้รับมอบหมายหน้าที่ดังต่อไปนี้:

2.1.การจัดสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ

2.2.การจัดเตรียมการประชุมและสัมมนาขององค์กร

2.3. การสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

2.4. การเก็บบันทึก

2.5 ติดตามการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรที่ออกคำสั่งและคำแนะนำภายใต้การควบคุม

2.6.การรักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

2.7.การจัดระบบต้อนรับผู้มาเยือน

3. ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้ามีหน้าที่:

3.1. รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนตัวเพื่อลงนามโดยหัวหน้าองค์กร

3.2.จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ

3.3.ตรวจสอบการตรวจสอบและส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแก้ไขคุณภาพสูง

3.4. จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจ ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรสาร เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ ข้อมูลความสนใจของเขาที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

3.5 ดำเนินงานด้านการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

3.6.รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา โอนตามการตัดสินใจไปยังหน่วยโครงสร้างหรือผู้ดำเนินการเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบรับ

3.7. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ

3.8.จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ ในนามของผู้จัดการ เตรียมการตอบกลับผู้เขียนจดหมาย

3.9 ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

3.10 จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กรที่จำเป็น เครื่องใช้สำนักงาน และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

3.11.พิมพ์เอกสารอย่างเป็นทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของผู้จัดการหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล

3.12. จัดให้มีการต้อนรับแขก อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

3.13.ถ่ายเอกสารลงเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

3.14 ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติรับรองความปลอดภัยและส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

3.15 ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรที่อยู่ภายใต้การควบคุม

3.16.เก็บไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

เลขานุการแผนกต้อนรับของผู้จัดการมีสิทธิ์ที่จะ:

4.1.ปรับปรุงคุณสมบัติของคุณตามลักษณะที่กำหนด

4.2. กำหนดให้ฝ่ายบริหารให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่

4.3 จัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในรายละเอียดของงานนี้

4.4. ทำความคุ้นเคยกับเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ที่มีคุณภาพ

5.ความรับผิดชอบ

เลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้าของผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้:

5.1 ความล้มเหลวในการปฏิบัติตาม (การปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสม) ตามที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงานนี้ภายในกรอบที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

5.2 ความผิดที่ได้กระทำในการดำเนินกิจกรรมของตนภายในกรอบที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

5.3 ก่อให้เกิดความเสียหายทางวัตถุภายในกรอบที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงาน อาญา และทางแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง: _____________ __________________

(ลายเซ็น) (นามสกุล, ชื่อย่อ)

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว

ได้รับหนึ่งสำเนา: _____________ __________________

(ลายเซ็น) (นามสกุล, ชื่อย่อ)

รายละเอียดงานของเลขานุการ

ฉันอนุมัติแล้ว

ผู้จัดการทั่วไป
นามสกุล ไอ.โอ. -
"________"_____________ ____ ช.

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
1.2. เลขานุการบริษัทได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้ออกจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป /
1.4. ในระหว่างที่เลขานุการไม่อยู่ สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่นตามประกาศในคำสั่งขององค์กร
1.5. บุคคลที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ: การศึกษา - สูงกว่า, ความเชี่ยวชาญระดับสูงหรือมัธยมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์, ประสบการณ์ในงานที่คล้ายกันอย่างน้อยหกเดือน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์), Microsoft โปรแกรมสำนักงาน (Word, Excel)
1.6. เลขานุการได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
— กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย;
— , ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน, ข้อบังคับอื่น ๆ ของบริษัท;
— คำสั่งและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้.

2. ความรับผิดชอบงานของเลขานุการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2.2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
2.3. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
2.4. รับสายโทรศัพท์ บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ
2.5. ในนามของผู้จัดการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ
2.6. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.7. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
2.8. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
2.9. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
2.10. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
2.11. : สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ, จองโรงแรม
2.12. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของเลขานุการ

เลขานุการมีสิทธิ:
3.1. รับข้อมูล รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ ตามขอบเขตที่จำเป็นในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย
3.2. ส่งข้อเสนอไปยังฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานของคุณและของบริษัท
3.3. ขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้จัดการจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เพื่อปฏิบัติหน้าที่ราชการของเขา
3.4. กำหนดให้ฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นอันเป็นผลมาจากกิจกรรมของบริษัท
3.5. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการ

4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่ และ/หรือ ปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และระเบียบปฏิบัติในปัจจุบันเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎข้อบังคับด้านแรงงานภายใน วินัยแรงงาน กฎความปลอดภัยและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

รายละเอียดงานของเลขานุการ

ฉันอนุมัติแล้ว

___________________________________ (ชื่อย่อ, นามสกุล)

(ชื่อองค์กร ก่อน ________________________

การยอมรับ ฯลฯ ขององค์กร (ผู้อำนวยการหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ )

แบบถูกต้องตามกฎหมาย) ข้าราชการผู้มีอำนาจ

สิ่งที่จะต้องยืนยัน

คำแนะนำ)

» » ____________ 20__

รายละเอียดงาน

เลขานุการผู้จัดการ

______________________________________________

(ชื่อองค์กร องค์กร ฯลฯ)

» » ______________ 20__ _________

รายละเอียดงานนี้ได้รับการพัฒนาและอนุมัติโดย

ตามสัญญาจ้างงานกับ __________________________________________

(ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่

และเป็นไปตาม

รายละเอียดงานนี้รวบรวมไว้แล้ว)

บทบัญญัติแห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและข้อบังคับอื่น ๆ

ทำหน้าที่ควบคุมความสัมพันธ์ด้านแรงงานในสหพันธรัฐรัสเซีย

I. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการของผู้จัดการอยู่ในหมวดเทคนิค

นักแสดง

1.2. คนที่มี

การศึกษาวิชาชีพขั้นสูง โดยไม่ต้องมีประสบการณ์

การงานหรือการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงาน

พิเศษเป็นเวลาอย่างน้อย ________ ปี

1.3. แต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการหัวหน้าและเลิกจ้าง

จากเธอจะดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรเมื่อมีการนำเสนอ

1.4. เลขานุการต้องรู้:

- มติ คำแนะนำ คำสั่ง การควบคุมอื่นๆ และ

เอกสารกำกับดูแลของหน่วยงานระดับสูงและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

กิจกรรมขององค์กร

— ข้อบังคับคำแนะนำเอกสารเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ สำหรับการบำรุงรักษา

งานสำนักงาน

— โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ

— กฎบัตรของวิสาหกิจ;

— การจัดระบบงานสำนักงาน

— วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร

- งานเก็บเอกสาร;

- การพิมพ์ดีด;

— กฎการใช้อินเตอร์คอม

— มาตรฐานของระบบองค์กรและการบริหารที่เป็นหนึ่งเดียว

เอกสาร;

— หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

— พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ

— กฎเกณฑ์ของการสื่อสารทางธุรกิจ

— กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์

— พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน

— กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

— กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย

สุขาภิบาลอุตสาหกรรมและการป้องกันอัคคีภัย

1.5. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้จัดการ

________________________________________________________________________.

(องค์กร หน่วยโครงสร้าง)

1.6. ในช่วงที่เลขานุการไม่อยู่ (ลาพักร้อน เจ็บป่วย ฯลฯ) ของเขา

หน้าที่ดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งตามขั้นตอนที่กำหนด

ซึ่งได้รับสิทธิที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบ

ปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้ถูกต้อง

1.7. ______________________________________________________________.

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการ:

2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิค

กิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ

2.2. ยอมรับข้อเสนอให้ผู้จัดการพิจารณา

การติดต่อโอนตามการตัดสินใจที่ทำไป

หน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ใน

กระบวนการทำงานหรือการเตรียมคำตอบ

2.3. ปฏิบัติงานสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ ด้วย

การใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อการรวบรวม การประมวลผล และ

การนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ

2.4. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ

2.5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงาน

ผู้นำ.

2.6. รับประกันการตรวจสอบและส่งทันเวลา

แผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเอกสารเฉพาะ

ส่งให้ผู้จัดการเพื่อลงนามรับรองคุณภาพ

การแก้ไข

2.7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ

บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และแจ้งให้เขาทราบ

ข้อมูลเนื้อหา ส่งและรับข้อมูลผ่านทาง

อุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์, เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึง

ข้อความทางโทรศัพท์นำข้อมูลมาสู่ความสนใจของเขาอย่างทันท่วงที

รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

2.8. ในนามของผู้จัดการ เขียนจดหมาย คำขอ ฯลฯ

2.9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและสัมมนา

ดำเนินการโดยผู้จัดการ (การรวบรวมวัสดุที่จำเป็น, การแจ้ง

ผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน)

ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุมใหญ่

2.10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กร

ออกคำสั่งและคำแนะนำตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลา

ปฏิบัติตามคำแนะนำและคำสั่งของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม

2.11. รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

2.12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยสิ่งที่จำเป็น

อุปกรณ์องค์กร, เครื่องใช้สำนักงาน,

สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้นำ

2.13. พิมพ์เอกสารราชการตามคำสั่งของผู้จัดการ

จำเป็นสำหรับการดำเนินงานหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล

2.14. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือนส่งเสริมประสิทธิภาพ

การพิจารณาคำร้องขอและข้อเสนอแนะจากพนักงาน

2.15. จัดทำคดีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ

รับประกันความปลอดภัยและส่งไปยังเอกสารสำคัญอย่างทันท่วงที

2.16. ดำเนินการมอบหมายงานอย่างเป็นทางการเป็นรายบุคคลของผู้จัดการ

2.17. _____________________________________________________________.

เลขานุการมีสิทธิ:

3.1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กร

เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเขา

3.2. เสนอข้อเสนอให้ฝ่ายบริหารพิจารณา

การปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่ได้รับ

คำแนะนำนี้

3.3. ภายในขอบเขตความสามารถของคุณ ให้แจ้งทันที

ถึงผู้จัดการเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในกระบวนการปฏิบัติตาม

ความรับผิดชอบในงานและจัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านั้น

หน่วยโครงสร้างและข้อมูลและเอกสารผู้เชี่ยวชาญ

จำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่ของตน

3.5. ต้องการให้ฝ่ายบริหารขององค์กรให้ความช่วยเหลือในการ

การปฏิบัติหน้าที่และสิทธิราชการของตน

3.6. ______________________________________________________________.

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

4.1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือการละเลยหน้าที่ของตน

หน้าที่ที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงานนี้ใน

ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.2. สำหรับความผิดที่ได้กระทำไปในระหว่างการกระทำของตน

กิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยฝ่ายบริหาร ทางอาญา และ

กฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.3. สำหรับทำให้วัตถุเสียหาย - ภายในขอบเขตที่กำหนด

กฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

รายละเอียดงานได้รับการพัฒนาตาม ________________

(ชื่อ,

_____________________________.

เลขที่เอกสารและวันที่)

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง (ชื่อย่อ นามสกุล)

_________________________

(ลายเซ็น)

» » _____________ 20__

(ชื่อย่อ, นามสกุล)

_____________________________

(ลายเซ็น)

» » ________________ 20__

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว: (ชื่อย่อ นามสกุล)

_________________________

(ลายเซ็น)

» » _____________ 20__

Vladimir Novozhilov หัวหน้าฝ่ายการตลาดทางอินเทอร์เน็ตที่ WiseAdvice Vladimir Novozhilov หัวหน้าฝ่ายการตลาดทางอินเทอร์เน็ตที่ WiseAdvice จะบอกวิธีการเติมตำแหน่งงานว่างที่ซับซ้อน หากบริษัทไม่มีแบรนด์ HR ที่แข็งแกร่งหรือความสามารถในการมีส่วนร่วมในเงินเดือน...
ดาวน์โหลดรายละเอียดงาน
เลขานุการผู้จัดการ(.doc, 90KB)

I. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการผู้จัดการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
2. บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพชั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาและมีประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี ให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการผู้จัดการ
3. การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการและการถอดถอนให้กระทำตามคำสั่งของผู้อำนวยการสถานประกอบการเมื่อนำเสนอ
4. เลขานุการของผู้จัดการต้องรู้:
   1. 4.1. มติ คำแนะนำ คำสั่ง เอกสารการควบคุมและกำกับดูแลอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร
   2. 4.2. ข้อบังคับ คำแนะนำ เอกสารเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ เกี่ยวกับการเก็บบันทึก
   3. 4.3. โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ
   4. 4.4. องค์กรของงานสำนักงาน
   5. 4.5. วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
   6. 4.6. เรื่องเอกสารสำคัญ
   7. 4.7. ตัวพิมพ์ดีด
   8. 4.8. กฎการใช้อินเตอร์คอม
   9. 4.9. มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร
   10. 4.10. หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
   11. 4.11. พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์
   12. 4.12. กฎเกณฑ์ของการสื่อสารทางธุรกิจ
   13. 4.13. กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
   14. 4.15. ความรู้พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
   15. 4.16. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
   16. 4.17. กฎและข้อบังคับด้านอาชีวอนามัย ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย
5. ในระหว่างที่เลขานุการผู้จัดการไม่อยู่ (เจ็บป่วย ลาพักร้อน ฯลฯ) หน้าที่ของเขาจะถูกดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งในลักษณะที่กำหนด ซึ่งได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสมที่ได้รับมอบหมาย

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการ:

1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
3. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ
4. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ
6. ตรวจสอบการตรวจสอบและการส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม เพื่อให้มั่นใจว่าการแก้ไขมีคุณภาพสูง
7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความโทรศัพท์ นำข้อมูลมาสู่เขา ให้ความสนใจอย่างทันท่วงที โดยรับผ่านช่องทางการสื่อสาร
8. ในนามของผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย
9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
11. รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน
12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
13. ตามคำสั่งของผู้จัดการ ให้พิมพ์เอกสารอย่างเป็นทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล
14. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
15. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
16. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

III. สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของตน
2. จัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่ระบุไว้ในคำแนะนำเหล่านี้
3. ตามความสามารถของคุณ แจ้งหัวหน้างานทันทีเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในการปฏิบัติหน้าที่ราชการของคุณ และจัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดข้อบกพร่องเหล่านั้น
4. ขอด้วยตนเองหรือในนามของการจัดการขององค์กรจากแผนกขององค์กรและข้อมูลผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ และเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของเขา
5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ของตนตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย
2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน
3. สำหรับการก่อให้เกิดความเสียหายต่อวัสดุ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน

รายละเอียดงานของเลขานุการประกอบด้วยข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติของพนักงาน กำหนดขั้นตอนในการอยู่ใต้บังคับบัญชา การแต่งตั้ง และการเลิกจ้าง เอกสารนี้จะอธิบายความรับผิดชอบในการปฏิบัติงาน สิทธิของพนักงาน และความรับผิดชอบของเขา อำนาจของเลขานุการจะถูกกำหนดโดยลักษณะเฉพาะขององค์กร

ตัวอย่างลักษณะงานทั่วไปสำหรับเลขานุการผู้จัดการ

ฉัน. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการอยู่ในประเภท “ผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค”

2. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป/หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

3. การแต่งตั้งหรือเลิกจ้างเลขานุการให้กระทำตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไป

4. บุคคลที่มีการศึกษาตั้งแต่ระดับมัธยมศึกษาขึ้นไปและมีประสบการณ์ในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันอย่างน้อยหนึ่งปีให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ

5. ในระหว่างที่เลขานุการไม่อยู่ หน้าที่การงาน สิทธิ และความรับผิดชอบจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่อื่นตามที่รายงานไว้ในคำสั่งขององค์กร

6. เลขานุการต้องรู้:

• โครงสร้างองค์กร
• บรรทัดฐานของการสื่อสารทางธุรกิจและมารยาท
• การจัดระบบงานสำนักงาน
• พื้นฐานของกฎหมายแพ่งและแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
• กฎเกณฑ์การปฏิบัติงานอุปกรณ์องค์กรและคอมพิวเตอร์
• แอปพลิเคชัน (Word, Excel ฯลฯ );
• ตัวพิมพ์;
• กฎการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย การป้องกันอัคคีภัย

7. เลขานุการในกิจกรรมของเขาได้รับคำแนะนำจาก:

• กฎบัตรขององค์กร
• กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
• ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน การดำเนินการกำกับดูแลอื่น ๆ ขององค์กร
• คำสั่งและคำสั่งจากฝ่ายบริหาร
• รายละเอียดงานนี้

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบงานของเลขานุการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:

1.รับแขก.

2. รับและส่งเอกสารและคำชี้แจงส่วนตัวให้ผู้จัดการลงนาม

3. รับจดหมายส่งถึงผู้จัดการเพื่อประกอบการพิจารณา ตามการตัดสินใจจะถูกส่งไปยังหน่วยโครงสร้างหรือบุคคลเฉพาะเพื่อใช้ในการทำงาน

4. ดำเนินการสื่อสารโดยใช้วิธีการสื่อสาร ลงทะเบียน และส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ

5. ดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุนด้านเทคนิคและองค์กรสำหรับการทำงานของผู้จัดการ

6. จัดทำคำขอ จดหมาย และเอกสารอื่นๆ ในนามของผู้จัดการ

7. มีส่วนร่วมในการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัด รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น ลงทะเบียน แจ้งสถานที่ เวลาประชุม และวาระการประชุม เป็นผู้นำและจัดทำรายงานการประชุม

8. จัดทริปธุรกิจให้กับผู้จัดการ: ซื้อตั๋ว, เช่ารถรับส่ง, สถานที่

9. ติดตามการดำเนินงานของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำสั่งจากฝ่ายบริหาร

10. ไฟล์แบบฟอร์มรับรองความปลอดภัยของเอกสารโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรภายในกรอบเวลาที่กำหนด

11. ปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของผู้จัดการเป็นรายบุคคล

III. สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. ตัดสินใจอย่างอิสระตามความสามารถของคุณ

2. อย่าเริ่มใช้พลังของคุณหากมีอันตรายต่อชีวิตหรือสุขภาพ

3. เรียกร้องให้ฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการ ความปลอดภัยของทรัพย์สินและเอกสารสำคัญ

4. รับข้อมูลอย่างเป็นทางการอย่างครบถ้วนเพื่อบรรลุอำนาจของตน

5. ส่งข้อเสนอการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองไปยังฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กรและงานของตนเอง

6. แจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับข้อบกพร่องที่ระบุในกิจกรรมขององค์กร เสนอข้อเสนอเพื่อกำจัดพวกเขา

7. รับเอกสารที่จำเป็นจากพนักงานแผนกโครงสร้างและคำอธิบายถึงสาเหตุของการละเมิดกำหนดเวลาและคุณภาพของการทำงานให้เสร็จสิ้นและคำแนะนำในการจัดการ

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

1. การดำเนินการเป็นตัวแทนผลประโยชน์และการประชุมขององค์กรโดยไม่ได้รับอนุญาต

2. ผลลัพธ์ของการตัดสินใจการกระทำของตัวเอง

3. การปฏิบัติหน้าที่ราชการโดยไม่เหมาะสม

4. การละเมิดข้อกำหนดของเอกสารกำกับดูแลขององค์กร

5. การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างผิดกฎหมาย การถ่ายโอนข้อมูลที่เป็นความลับ ความลับทางการค้า

6. ก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร พนักงาน ผู้รับเหมา หรือรัฐ

7. การละเมิดข้อกำหนดวินัยแรงงาน กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน มาตรฐานความปลอดภัย และการป้องกันอัคคีภัย

8. การละเมิดจรรยาบรรณและมาตรฐานการสื่อสารทางธุรกิจ

เลขาธิการสมัยประชุมศาล

เลขาธิการศาลเป็นข้าราชการและทำงานในศาลเท่านั้น เขารับรองงานสารคดีของผู้พิพากษา การพิจารณาคดี และมีส่วนร่วมในการประชุม เจ้าหน้าที่คนนี้ปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่ดังต่อไปนี้:

1. รวบรวมและจัดเตรียมเอกสารประกอบการพิจารณาพิจารณาคดีของศาล

2. เก็บรายงานการพิจารณาคดีของศาล

3. จัดเตรียมและส่งหมายเรียกเรียกผู้เข้าร่วมประชุม

4. จัดทำคดีความตามข้อกำหนดของกฎหมาย

เลขานุการเสมียน

เลขานุการเสมียนเป็นเจ้าหน้าที่ที่จัดการการไหลของเอกสารขององค์กร งานของเขา ได้แก่ :

1. สนทนาทางโทรศัพท์และทำงานร่วมกับลูกค้า

2. ติดตามการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ที่บันทึกไว้ในเอกสารให้ทันเวลา

3. การลงทะเบียนและการประมวลผลจดหมาย

4. แปลเอกสารและจดหมายโต้ตอบจากภาษาต่างประเทศ

5. การเก็บรักษาเอกสารสำคัญ

เอกสาร: สิ่งที่เลขาควรจะทำได้

สิ่งที่เลขาควรจะทำได้

ไม่ใช่ผู้จัดการคนเดียวของบริษัทที่จริงจังไม่มากก็น้อยที่สามารถทำได้โดยไม่มีเลขานุการ กระแสข้อมูลที่สำคัญที่สุดมาบรรจบกัน และในโลกสมัยใหม่ องค์กรที่ชนะการแข่งขันเป็นหลักคือองค์กรที่จัดการกระแสข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า ดังนั้นพนักงานที่เจียมเนื้อเจียมตัวคนนี้จึงมีบทบาทที่สำคัญมากกว่าที่คิดกันโดยทั่วไปและบางทีอาจจะชี้ขาดชะตากรรมของทั้งองค์กรในบางแง่

เลขานุการสมัยใหม่ไม่ได้เป็นเพียง "หญิงสาวคุยโทรศัพท์" ที่ให้บริการกาแฟของเจ้านายเป็นระยะ แต่เธอยังเป็นผู้มอบหมายงานที่แท้จริงของทั้งองค์กรอีกด้วย เธอจำเป็นต้องเก็บข้อเท็จจริงและตัวเลขมากมายไว้ในความทรงจำ วางแผนเวลาทำงานของเธอเองและของผู้จัดการ (และบ่อยครั้งเป็นเจ้าหน้าที่ของเขา) อย่างมีเหตุผล และปฏิบัติงานในสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ บวกกับความสามารถในการค้นหาแนวทางที่ถูกต้องและน้ำเสียงที่ถูกต้องในการสนทนากับผู้คนหลากหลาย - ตั้งแต่คนทำงานหนักธรรมดา ๆ (ซึ่งคำศัพท์มีจำกัดแค่สิบกว่าคำ ซึ่งมีเพียงครึ่งหนึ่งเท่านั้นที่สามารถออกเสียงได้ในสังคมที่สุภาพ) ไปจนถึงระดับสูง ศาสตราจารย์อัจฉริยะจากสถาบันวิจัยที่เป็นมิตร

และในเวลาเดียวกัน คุณต้องรักษาความสง่างาม มีเสน่ห์ และเป็นมิตรอยู่เสมอ เพราะเลขานุการคือหน้าตาของบริษัท

ตำแหน่งเลขานุการนั้นเป็นผู้หญิงตามธรรมเนียม แม้ว่าประวัติศาสตร์ได้นำข้อมูลเกี่ยวกับเลขานุการชายในตำนานหลายคนมาให้เรา (ตัวอย่างเช่น ไม่มีรัฐบุรุษคนใดในยุคสตาลินที่หลีกเลี่ยงร่างของ Poskrebyshev เลขานุการส่วนตัวของสตาลินในบันทึกความทรงจำของพวกเขา) จริงอยู่ ปัจจุบันผู้ชายพบผู้ชายในตำแหน่งนี้มากขึ้น แต่ "ความเท่าเทียมทางเพศ" โดยสมบูรณ์ยังอยู่อีกไกล และผู้หญิงที่พูดตรงไปตรงมาเนื่องจากลักษณะเฉพาะของจิตใจและอุปนิสัยของพวกเขาจึงเหมาะสมกว่าสำหรับการปฏิบัติหน้าที่เลขานุการ

เลขานุการควรรู้และสามารถทำอะไรได้บ้าง? อย่างไรก็ตาม นี่เป็นคำถามที่สอง ขั้นแรก คุณควรพิจารณาว่าบุคคลที่สมัครงานนี้ควรมีคุณสมบัติส่วนบุคคลอย่างไร มาลองวาดภาพเลขานุการในอุดมคติกัน ดังนั้นจึงเป็นที่พึงปรารถนาอย่างยิ่งที่เขา (เธอ) มีคุณสมบัติเช่น:

ความจำดี;

ความสามารถในการเปลี่ยนความสนใจของคุณอย่างรวดเร็ว

ความสามารถในการตัดสินใจอย่างอิสระ

ต้านทานความเครียดในระดับสูง

ตรงต่อเวลา;

ความสามารถในการทำงานที่ซ้ำซากจำเจ

ผลงาน;

ความแม่นยำ;

ความสามารถในการวางแผนเวลาทำงานและจัดลำดับความสำคัญของงาน

ความเป็นมิตร (เชื่อฉันเถอะนี่เป็นคุณสมบัติที่สำคัญ: คุณสามารถ "ได้ยิน" รอยยิ้มที่ไม่จริงใจได้แม้ว่าจะคุยโทรศัพท์ก็ตาม)

ความสามารถในการสื่อสารกับผู้คนในกลุ่มสังคมต่างๆ

ความสามารถของนักจิตวิทยา “ความรู้สึกของเจ้านาย”

แน่นอนว่าคุณต้องเพิ่มการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรที่มีความสามารถ รวมกับรูปลักษณ์ที่เป็นตัวแทน หาก บริษัท มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกิจกรรมทางเศรษฐกิจต่างประเทศ คุณสมบัติที่จำเป็นของเลขานุการควรรวมถึงความรู้ภาษาต่างประเทศ (ภาษา) ตามขอบเขตที่กำหนดโดยข้อมูลเฉพาะขององค์กร

อย่างที่คุณเห็นการหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งเลขานุการไม่ใช่เรื่องง่าย ไม่ใช่ทุกคนที่จะทำงานเลขานุการได้ บางคนไม่สบายใจเลยจากการตำหนิของเจ้านาย บางคนมีความภาคภูมิใจในตนเองสูงเกินจริงและมองว่างานของตนเป็นความโปรดปราน และมีผู้สมัครจำนวนมากที่เชื่อมั่นว่างานเลขานุการทั้งหมดต้องคอยให้บริการเป็นระยะๆ บอสคอฟฟี่ และ “สร้างเงื่อนไขที่สะดวกสบาย”

แน่นอนว่าคุณสมบัติที่จำเป็นนั้นได้มาซึ่งประสบการณ์ ดังนั้นองค์กรที่มีชื่อเสียงมักจะจำกัดอายุของผู้สมัครเมื่อโฆษณาตำแหน่งงานเลขานุการมักจะจำกัดอายุของผู้สมัคร (เช่น อายุไม่ต่ำกว่า 30–35 ปี) แต่มีอันตรายอีกประการหนึ่ง: อาจกลายเป็นว่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสบการณ์มากมายนั้นยากกว่าการฝึกอบรมเด็กผู้หญิงอายุ 20 ปี "ตั้งแต่เริ่มต้น"

แต่พบคนที่เหมาะสมแล้ว และตอนนี้จำเป็นต้องเริ่มต้นเขาให้เข้าสู่ความซับซ้อนของงาน ความรับผิดชอบหลักของเลขานุการบันทึกไว้ในคำแนะนำในการทำงาน (มีตัวอย่างด้านล่าง) นอกจากนี้ยังระบุข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติและทักษะทางเทคนิคล้วนๆ (เช่น ความสามารถในการทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์ การจัดการแฟกซ์และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ การพิมพ์อย่างรวดเร็วภายใต้การเขียนตามคำบอก เป็นต้น)

อย่างไรก็ตาม งานของเลขานุการมีลักษณะหลายอย่างที่ไม่สามารถเขียนลงในคำแนะนำการทำงานได้ เพื่อหลีกเลี่ยงการดูถูกกันและการตำหนิที่ไม่สมควรขอแนะนำให้สั่งเลขานุการเกี่ยวกับคุณสมบัติดังกล่าวทันที ตัวอย่างเช่น มันจะเป็นประโยชน์สำหรับเธอที่จะรู้ว่า:

1. จะแนะนำตัวเองทางโทรศัพท์ได้อย่างไร? ตามมารยาท เป็นเรื่องปกติที่จะตั้งชื่อบริษัทแล้วกล่าวทักทาย แต่ในทางปฏิบัติ ผู้จัดการหลายคนไม่อนุญาตให้พูดชื่อบริษัท ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย

2. ลำดับชั้นของพนักงานในบริษัทที่เป็นทางการและแท้จริงเป็นอย่างไร? ฉันจำเป็นต้องปฏิบัติตามคำแนะนำจากพนักงานคนอื่นหรือไม่ และหากเป็นเช่นนั้น ต้องปฏิบัติตามคำสั่งใด

3. จะ “กรอง” สายเรียกเข้าได้อย่างไร? คุณควรเชื่อมต่อกับใครตลอดเวลา และใครที่คุณไม่ควรเชื่อมต่อกับใคร?

4. ขั้นตอนการรับผู้เยี่ยมชมมีอะไรบ้าง? ใครสามารถเข้าถึงผู้จัดการได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องนัดหมายและไม่ต้องรายงาน?

5. “พิธีกรรม” การเสิร์ฟชาและกาแฟคืออะไร? ผู้จัดการชอบอะไรและเมื่อไหร่? เมื่อใดควรเสนอชาหรือกาแฟแก่ผู้มาเยี่ยมชม?

6. ตารางวันทำงานและสัปดาห์โดยประมาณสำหรับผู้จัดการคือเท่าใด?

7. งานเลขานุการสิ้นสุดจริงเมื่อใด - ตามเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัดหรือหลังจากที่ผู้จัดการออกไป?

ในฉบับหน้าของรายสัปดาห์ เราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างบางประการของ “เทคโนโลยี” ของงานเลขานุการ และตอนนี้ - คำแนะนำในการทำงาน เราขอเตือนคุณว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามดุลยพินิจของคุณเอง โดยการเพิ่มจุดที่คุณคิดว่าขาดหายไปและขีดฆ่าจุดที่ไม่จำเป็นออก และอย่าลืมทำความคุ้นเคยกับเลขานุการของคุณกับคำแนะนำเหล่านี้กับลายเซ็น

อเลนา มิชคินา
ทนายความ

เซอร์เกย์ โควาล,
ทนายความ

“ฉันอนุมัติ” __________________ (_________________) (ลายเซ็น) (ชื่อเต็ม) ผู้อำนวยการ _____________________________________ (ชื่อองค์กร, องค์กร) “____” ____________ 200__

คำแนะนำการทำงานสำหรับเลขานุการผู้จัดการ

I. บทบัญญัติทั่วไป

1. คำสั่งงานนี้กำหนดหน้าที่การทำงาน สิทธิ และความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ (ต่อไปนี้จะเรียกว่าเลขานุการ)

2. เลขานุการได้รับการว่าจ้างและเลิกจ้างตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรตามข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแรงงานของประเทศยูเครนและกฎหมายแรงงานในปัจจุบัน

3. เลขานุการรายงานตรงต่อหัวหน้าสถานประกอบการ

ครั้งที่สอง ข้อกำหนดคุณสมบัติ

เลขานุการต้องรู้:

1. การจัดการองค์กรและแผนกต่างๆ

2. องค์กรและเนื้อหาของงานของผู้อำนวยการขององค์กร

3. มติ คำแนะนำ คำสั่ง ข้อบังคับ คำแนะนำ และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเก็บบันทึก

4. หลักเกณฑ์การเขียนจดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

5. กฎสำหรับการประมวลผลข้อมูลด้วยวาจาและเป็นลายลักษณ์อักษร (สารคดี)

6. หลักเกณฑ์การทำงานของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสาร

7. กระบวนการทางเทคโนโลยีของการประมวลผลข้อมูล คำแนะนำการทำงาน โปรแกรม เค้าโครง วัสดุด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีเกี่ยวกับเทคนิคและลำดับการดำเนินงานในระบบคอมพิวเตอร์ (เครือข่าย)

8. ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับดิสก์แม่เหล็กและเลเซอร์ สื่อบันทึกข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้ กระดาษ เครื่องพิมพ์ และวัสดุสิ้นเปลืองแฟกซ์

9. กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน (สำหรับภาษารัสเซียและยูเครน) มีทักษะในการพิมพ์ด้วยความเร็วสูง

10. ภาษาอังกฤษ* เท่าที่จำเป็นต่อการทำงาน

11. คำพูดทางธุรกิจและจริยธรรมทางการสัมพันธ์

12. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

13. ความรู้พื้นฐานด้านกฎหมายแรงงาน องค์กรแรงงาน

14. กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

III. งานและความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่:

1. ปฏิบัติหน้าที่ด้านเทคนิคเพื่อให้แน่ใจว่าและรักษางานของหัวหน้าองค์กร

2. ทำงานกับข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นสำหรับความเป็นผู้นำ การจัดการ และการโต้ตอบของหน่วยโครงสร้าง

3. รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการจากแผนกหรือนักแสดงและโทรหาพนักงานตามคำแนะนำของเขา

4. จัดหาเครื่องใช้สำนักงานในสถานที่ทำงานของผู้จัดการและสร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยต่อการทำงานที่มีประสิทธิผลของเขา

5. ส่งและรับข้อมูลทางแฟกซ์ อีเมล ฯลฯ

6. จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ รับและส่งข้อความทางโทรศัพท์ บันทึกข้อความที่ได้รับในระหว่างที่ผู้จัดการไม่อยู่ และนำเนื้อหามาให้เขาสนใจ

7. จัดให้มีการเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลา สถานที่ และวาระการประชุม บันทึกการลงทะเบียน ฯลฯ) จัดทำรายงานการประชุม

8. ปฏิบัติงานในสำนักงาน รับจดหมายที่ได้รับในนามของผู้จัดการ จัดระบบตามขั้นตอนที่องค์กรนำมาใช้ และโอนหลังจากผู้จัดการพิจารณาแล้ว ไปยังแผนกหรือนักแสดงเฉพาะราย

9. ติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการตามคำสั่งที่อยู่ภายใต้การควบคุม กำหนดสาเหตุของการดำเนินการก่อนเวลาอันควร และแจ้งให้ผู้จัดการทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้อย่างต่อเนื่อง

10. รู้ที่ตั้งของผู้บริหารของบริษัทและพนักงานคนสำคัญอื่นๆ (ตามรายชื่อ)

11. ตามคำแนะนำของผู้จัดการ จัดระเบียบงานของยานพาหนะราชการ สั่งการขนส่งของบุคคลที่สามหากจำเป็น และยังตรวจสอบลำดับตั๋วสำหรับรถไฟ เครื่องบิน ฯลฯ เพื่อการจัดการขององค์กรในกรณีของ การเดินทางเพื่อธุรกิจ

12. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวจากพนักงานเพื่อลงนามโดยผู้จัดการ

13. จัดให้มีการต้อนรับแขก อำนวยความสะดวกในการพิจารณาใบสมัครและข้อเสนอจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

14. ไฟล์ฟอร์ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจัดเก็บและจัดเก็บในไฟล์เก็บถาวรภายในกรอบเวลาที่กำหนด

15. ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยคอมพิวเตอร์ที่จำเป็น อัปเดตฐานข้อมูลต่อต้านไวรัสในเวลาที่เหมาะสม ตรวจสอบไฟล์ขาเข้าทั้งหมดเพื่อหาไวรัสระหว่างการทำงาน และไม่อนุญาตให้ทำงานบนอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในพื้นที่โดยไม่เปิดใช้งานโปรแกรมป้องกันไวรัส

16. ห้ามติดตั้งซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธิ์หรือโปรแกรมใด ๆ บนคอมพิวเตอร์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่ราชการโดยตรง การติดตั้งโปรแกรมใด ๆ จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าองค์กรหรือผู้ดูแลระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

17. รายงานต่อพนักงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับความเบี่ยงเบนที่ตรวจพบทั้งหมดในการทำงานของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ไวรัสที่ตรวจพบ รวมถึงโปรแกรมที่ติดตั้งโดยไม่ได้รับอนุญาตบนคอมพิวเตอร์ในกรณีที่ไม่มีเลขานุการ

18. รักษาความลับทางการค้าและใช้มาตรการเพื่อปกป้อง:

18.1. ห้ามทิ้งเอกสารใดๆ ไว้โดยไม่มีใครดูแล รวมถึงเอกสารที่อยู่บนสื่อแม่เหล็กและเลเซอร์ ห้ามนำเอกสารเหล่านั้นออกจากองค์กรโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้จัดการ ห้ามถ่ายโอนไปยังบุคคลอื่น ห้ามทำสำเนาโดยไม่จำเป็น

18.2. ไม่เปิดเผยข้อมูลแก่เพื่อนร่วมงานที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับความรับผิดชอบของตน

18.3. อย่าเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับวิธีทางเทคนิคในการประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงคอมพิวเตอร์ (รหัสผ่าน รหัส ชื่อและตำแหน่งของไฟล์และไดเร็กทอรี เนื้อหาในนั้น) และไม่อนุญาตให้บุคคลที่ไม่มีการเข้าถึงและคนแปลกหน้าเข้าถึงได้

19. พัฒนาทักษะและนิสัยในการทำงานอย่างต่อเนื่อง

20. ดำเนินการมอบหมายอย่างเป็นทางการของผู้จัดการเป็นรายบุคคล

เลขานุการมีสิทธิ:

1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของหัวหน้าองค์กรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเขา

2. เสนอข้อเสนอการปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของตนให้ฝ่ายบริหารขององค์กรพิจารณา

3. แจ้งหัวหน้าองค์กรเกี่ยวกับข้อบกพร่องที่ระบุทั้งหมดในกิจกรรมขององค์กรและจัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดพวกเขา

4. เรียกร้องและรับข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้อำนวยการขององค์กรจากหัวหน้าแผนกโครงสร้างและผู้เชี่ยวชาญ

5. ขอความช่วยเหลือจากฝ่ายบริหารขององค์กรในการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

V. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการตามที่กำหนดไว้ในคำแนะนำเหล่านี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันของยูเครน

2. สำหรับความผิดที่ได้กระทำในการดำเนินกิจกรรมของตน - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแพ่ง การบริหาร และอาญาของประเทศยูเครนในปัจจุบัน

3. เพื่อก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแพ่งและกฎหมายแรงงานของประเทศยูเครนในปัจจุบัน

4. สำหรับการเปิดเผยความลับทางการค้า - ความรับผิดทางอาญาตามมาตรา ประมวลกฎหมายอาญามาตรา 232 ของประเทศยูเครน

วี. ความสัมพันธ์

1. ในระหว่างที่เลขานุการไม่อยู่ให้ผู้ได้รับแต่งตั้งตามลักษณะที่กำหนดให้ปฏิบัติหน้าที่ บุคคลนี้ได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบต่อการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมที่ได้รับมอบหมายให้เขา

2. ในการปฏิบัติหน้าที่และใช้สิทธิ เลขานุการจะโต้ตอบ:

2.1. จาก _____________________ สำหรับคำถาม: _________

2.2. จาก _____________________ สำหรับคำถาม: _________

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

เพื่อจะกำหนดความรับผิดชอบในงานของเลขานุการได้ชัดเจน คุณต้องรู้ว่าเรากำลังพูดถึงใครกันแน่ เพราะสามารถมองได้หลายมุม เป็นที่รู้จัก เช่น เลขานุการ-ผู้ช่วยในฐานะพนักงานออฟฟิศ เลขาธิการทั่วไปในฐานะหัวหน้า (หัวหน้า) ขององค์กรหนึ่ง เลขาธิการแห่งรัฐในฐานะข้าราชการ เลขานุการในฐานะนักการทูต เลขานุการผู้จัดการในฐานะ พนักงานและทางเลือกอื่น ๆ บ่อยครั้งเมื่อพูดถึงตำแหน่งนี้หมายถึงพนักงานที่ดำเนินงาน (การมอบหมาย) ของทั้งผู้อำนวยการขององค์กรและหัวหน้าแผนกโครงสร้างแต่ละราย ปรากฎว่าความรับผิดชอบในงานของเลขานุการในกรณีนี้ลดลงเหลือเพียงการมอบหมายงานครั้งเดียวเพื่อแก้ไขปัญหาขององค์กรและทางเทคนิค

สิ่งที่เลขาต้องรู้และทำ

ในแต่ละวัน เลขานุการจะต้องปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้

1. รับข้อมูลจากผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อส่งต่อไปยังผู้จัดการ
2. จัดระเบียบการสื่อสารทางโทรศัพท์ให้กับผู้จัดการ ในกรณีที่เขาไม่อยู่ให้รับข้อมูลแล้วนำไปเสนอต่อผู้อำนวยการ
3. รับและเก็บบันทึกข้อความทางโทรศัพท์
4. สร้างเงื่อนไขสำหรับงานปกติของผู้จัดการ: ตรวจสอบความต้องการเครื่องเขียนและอุปกรณ์สำนักงาน
5. ช่วยเหลือในการจัดประชุมการผลิตและการประชุม แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบวัน สถานที่ และเวลาของการจัดงาน รวบรวมเอกสารที่จำเป็น ตรวจสอบการเข้าร่วมประชุมของผู้เข้าร่วมประชุม และจดรายงานการประชุม
6. ดำเนินงานสำนักงานในองค์กร ในการดำเนินการนี้เลขานุการจะต้องรับจัดระบบจดหมายที่เข้ามาและส่งให้ฝ่ายบริหารพิจารณา จากนั้นบนพื้นฐานของวีซ่าที่กำหนดให้ส่งมอบเอกสารให้กับผู้บริหารโดยไม่ต้องลงนาม เลขานุการยังรวมถึงการควบคุมความคืบหน้า ระยะเวลา และผลการดำเนินงานด้วย
7. ดำเนินการพิมพ์และทำซ้ำเอกสาร
8. จัดระเบียบการต้อนรับผู้เยี่ยมชมหัวหน้า บริษัท และหากเป็นไปได้ให้สร้างเงื่อนไขสำหรับการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

ในการปฏิบัติหน้าที่เลขานุการที่ดูเหมือนเรียบง่ายเหล่านี้ พนักงานต้องรู้:

• การจัดการทั้งหมดขององค์กรและแผนกโครงสร้าง
• กฎบัตร พนักงานและโครงสร้างขององค์กร ประวัติ โอกาสในการพัฒนาและความเชี่ยวชาญ
• เอกสารกำกับดูแลสำหรับการเก็บบันทึกที่เหมาะสม
• หลักเกณฑ์การใช้อุปกรณ์สำนักงานและการสื่อสาร
• VTR, OSH, กฎความปลอดภัยจากอัคคีภัยและสุขาภิบาลอุตสาหกรรม
• หลักเกณฑ์การจัดแรงงานในสถานประกอบการ
• การกระทำเชิงบรรทัดฐานและกฎหมาย คำสั่ง มติ ข้อบังคับเกี่ยวกับการวางแผน การบัญชี และการจัดการคุณภาพของงานที่ทำ

ข้อมูลเฉพาะของ เสมียน

หากเรากำลังพูดถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะทางที่เจาะจงและแคบมากขึ้น สถานการณ์ก็จะแตกต่างออกไปบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ตำแหน่งงานเป็นตัวกำหนดลักษณะของงานที่กำลังดำเนินการอย่างชัดเจน โดยปกติแล้ว แต่ละองค์กรจะมีรายละเอียดงานอยู่แล้ว ซึ่งสรุปขอบเขตกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสำนักงาน หากไม่มีคำสั่งดังกล่าวก็ควรสร้างมันขึ้นมา ในการดำเนินการนี้ คุณควรใช้ไดเร็กทอรีคุณสมบัติซึ่งมีตัวอย่างโดยประมาณ หลังจากนี้ เวอร์ชันมาตรฐานจะต้องได้รับการแก้ไขสำหรับองค์กรเฉพาะ โดยคำนึงถึงคุณลักษณะเฉพาะและคุณลักษณะภายใน โดยทั่วไปหน้าที่ของเลขานุการเสมียนควรมี 3 ประเด็นหลักอย่างชัดเจน:

1. ทำงานกับจดหมาย การรับ การประมวลผล ด้วยวิธีการที่ทันสมัย ​​และส่งตรงเวลา
2. การบำรุงรักษาเอกสารภายในที่ถูกต้อง
3. การลงทะเบียนการบัญชีที่เข้มงวดและการโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บ

ลักษณะเฉพาะของการทำงานของผู้อ้างอิง

องค์กรบางแห่งแนะนำตำแหน่งที่มีความรับผิดชอบที่หลากหลาย: ตั้งแต่ "แผนกข้อมูล" ไปจนถึง "ผู้ช่วยผู้อำนวยการ" ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวจะต้องมีความรู้รอบด้านและควบคุมสถานการณ์ได้ดี หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการได้รับการขยายออกไปเล็กน้อยเนื่องจากอำนาจที่เพิ่มขึ้น โดยทั่วไป นี่เป็นงานปกติของเลขานุการ แต่คำว่า "ผู้อ้างอิง" จะเป็นส่วนเพิ่มเติมในรายการมาตรฐาน โดยเฉพาะผู้ช่วยเลขานุการสามารถต้อนรับผู้เยี่ยมชมในบางประเด็นได้อย่างอิสระ การมีข้อมูลบางอย่างทำให้เขาสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ นอกจากนี้ผู้ช่วยยังปฏิบัติตามคำแนะนำที่รับผิดชอบจากผู้จัดการเกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กร (องค์กร) บางครั้งผู้ช่วยเลขานุการจะถูกตั้งข้อหาตามหน้าที่ซึ่งจะกระทำได้ก็ต่อเมื่อปริมาณงานทั้งหมดทำให้เขาสามารถปฏิบัติหน้าที่เพิ่มเติมได้