คืออะไร 12. คุณสมบัติของการกรอกใบบันทึกเวลา กฎเกณฑ์ในการกรอกใบบันทึกเวลา

ในองค์กรใดๆ ก็ตาม บังคับใบบันทึกเวลาจะถูกเก็บไว้ กฎสำหรับการออกแบบเอกสารนี้วัตถุประสงค์และตัวอย่างสำเร็จรูปที่สามารถใช้เป็นตัวอย่างได้ - ทั้งหมดนี้มีการกล่าวถึงด้านล่าง

คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มตัวอย่างได้ที่ท้ายบทความ

ระยะเวลาที่วางแผนไว้ของกะและจำนวนวันทำงานทั้งหมดในหนึ่งเดือนจะแตกต่างจากชั่วโมงและวันที่ทำงานจริงเกือบทุกครั้ง เพื่อบันทึกข้อเท็จจริง ใบบันทึกเวลาจะถูกเก็บไว้: ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเวลาทำงานที่ทำงานจริงได้

วัตถุประสงค์ของเอกสารนี้มีสองเท่า:

1. รับข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการทำงานทั้งหมด
2. รับข้อมูลการไม่แสดงตัวในช่วงเวลาเดียวกัน

ข้อมูลดังกล่าวจะเป็นประโยชน์ต่อนักบัญชีเป็นอันดับแรก ผู้ตรวจสอบบางคนก็ต้องการข้อมูลเช่นกัน - คำอธิบายที่เกี่ยวข้องแสดงอยู่ในตาราง

แบบฟอร์ม: แบบฟอร์มและตัวอย่าง

แต่ละบริษัทมีสิทธิ์ใช้ตัวอย่างของตนเองหรือติดตามเวลาทำงานโดยใช้แบบฟอร์มพิเศษ ที-12- คุณสามารถใช้แบบฟอร์มเป็นพื้นฐานได้ (ตามที่ระบุไว้ด้านล่าง) และปรับให้เข้ากับความต้องการของบริษัท

เอกสารประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก:

1. หน้าชื่อเรื่องให้ ระบบเดียวรหัสที่ใช้ระบุวันหยุดเพิ่มเติม (เผื่อค่าล่วงเวลา) ลาป่วย ลาป่วย เนื่องจากความผิดของนายจ้าง เป็นต้น โดยแต่ละกรณีจะมีรหัสตัวอักษรและตัวเลข
2. ส่วนที่สอง (ตาราง) คือการบันทึกชั่วโมงการทำงานจริง ดำเนินการทุกวัน (รวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์)
3. และส่วนที่ 3 ก็นำเสนอในรูปแบบตารางด้วย ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือน (จำนวน ชั่วโมง และวัน อัตรา)

นี่คือลักษณะของแบบฟอร์ม T-12 ที่ว่างเปล่า

นอกจากแบบฟอร์ม T-12 แล้ว ยังมี T-13 อีกด้วย ขาดส่วนสุดท้าย (ที่สาม) นั่นคือเอกสารนี้เป็นแผ่นเวลาอย่างง่ายสำหรับบันทึกชั่วโมงทำงานโดยไม่ต้องคำนวณเงินเดือน พร้อมตัวอย่างเอกสารแสดงอยู่ด้านล่าง

ขั้นตอน

เอกสารได้รับการดูแลโดยพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษ: พวกเขาบันทึก เวลางานทุกวัน. ตามกฎแล้วผู้รับผิดชอบในการลงทะเบียนให้ถูกต้องคือกรรมการ หน่วยโครงสร้าง(เช่น ฝ่ายขาย) รองของเขาอาจแบ่งปันความรับผิดชอบด้วย หากบริษัทมีขนาดใหญ่พอ พวกเขาจะแนะนำตำแหน่งพิเศษของผู้จับเวลาซึ่งจะเป็นผู้บันทึกข้อมูลทั้งหมด

ไม่ว่าในกรณีใด ผู้รับผิดชอบจะได้รับการแต่งตั้งจากผู้จัดการเสมอ โดยมีการออกคำสั่งที่เกี่ยวข้อง (ตัวอย่างฟรี) - ตัวอย่างเช่น เอกสารที่แสดงด้านล่าง

บันทึก. ผู้รับผิดชอบทุกคนจะต้องอ่านข้อความของคำสั่งและลงนามและลงวันที่

โดยทั่วไปแล้ว คำสั่งซื้อจะมีลักษณะดังนี้:

1. ผู้รับผิดชอบบันทึกข้อมูลในแต่ละวัน
2. เมื่อเสร็จสิ้น (หลังจากหนึ่งเดือน) เอกสารจะถูกส่งไปยังแผนกทรัพยากรบุคคล
3. หลังจากแผนกทรัพยากรบุคคลเขาก็เข้าสู่แผนกบัญชี
4. ลายเซ็นสุดท้ายยังคงอยู่กับหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

บันทึก. เมื่อเอกสารเสร็จสมบูรณ์และลงนามโดยผู้รับผิดชอบทั้งหมด เอกสารนั้นจะถูกจัดเก็บและส่งไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บ ระยะเวลาขั้นต่ำระยะเวลาการเก็บรักษาคือ 5 ปี แต่ถ้าการทำงานในองค์กรนั้นดำเนินไปด้วยอันตรายและ เงื่อนไขที่เป็นอันตรายเวลาเก็บรักษาเพิ่มขึ้นอย่างมาก - อย่างน้อย 75 ปี

วิธีกรอกใบบันทึกเวลา: คำแนะนำทีละขั้นตอน

เมื่อกรอกจะใช้ระบบสัญกรณ์แบบรวม แผ่นเวลาจะบันทึกเวลาที่ทำงานตามกฎ “ตำแหน่งหนึ่งถูกกำหนดให้กับตำแหน่งเดียว” เฉพาะพนักงานที่มี สัญญาจ้างงาน, รวมทั้ง พาร์ทไทม์ภายใน– โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพวกเขา จำเป็นต้องลงทะเบียนข้อมูลสองครั้ง

ข้อมูลสำหรับพนักงานต่อไปนี้จะไม่ถูกนำมาพิจารณา:

• คนงานอย่างไม่เป็นทางการ
• พนักงานนอกเวลาภายนอก
• ทำงานบนพื้นฐานของสัญญาทางแพ่ง

ขั้นตอนการกรอกต้องมีการออกแบบหน้าชื่อเรื่องและส่วนตารางจริงที่ถูกต้อง

หน้าชื่อเรื่อง

ข้อมูลต่อไปนี้ถูกบันทึกไว้ที่นี่:

1. ชื่อบริษัท (ได้รับอนุญาต เวอร์ชั่นสั้นเช่น Alpha LLC)
2. รหัสสำหรับ OKUD และ OKPO
3. ตัวเลข – บริษัทเลือกระบบการนับเลขของตนเอง ตัวอย่างเช่น ตัวเลือกทั่วไปคือการกำหนดหมายเลขตามลำดับตลอดทั้งปีปฏิทิน
4. ระยะเวลาการรายงาน - เช่น เดือนที่มีวันเริ่มต้นและสิ้นสุดการบำรุงรักษาเอกสาร
5. ภายในวันที่รวบรวม เราหมายถึงวันสุดท้ายหลังจากนั้นจะต้องลงนามโดยพนักงานที่รับผิดชอบทุกคน จากนั้นเอกสารจะเข้าสู่ที่เก็บข้อมูลถาวร

ส่วนตาราง

ที่นี่คุณจะต้องกรอกข้อมูลในช่องทั้งหมด:

ข้อมูลการคำนวนเงินเดือน

หากยังคงรักษาแบบฟอร์ม T-12 ไว้ ให้กรอกส่วนนี้ด้วย ข้อมูลที่นี่จะบันทึกเกี่ยวกับรูปแบบการชำระเงิน 2 รูปแบบเป็นหลัก:

1. เงินเดือนตามจริง (ระบุด้วยรหัส 4 หลัก 2000)
2. การชำระเงินสำหรับวันหยุดพักผ่อน (ระบุด้วยรหัส 2012)

จำนวนเงินทั้งหมดจะถูกหักจากบัญชีที่เรียกว่าบัญชีตัวแทน - จะเท่ากันโดยไม่คำนึงถึงประเภทการชำระเงิน

ตามปกติ ชั่วโมงการทำงานจะถูกบันทึกตามจำนวนวันและชั่วโมงทั้งหมด

ในตอนท้ายของเอกสาร พนักงานที่ได้รับอนุญาตทุกคนลงนาม:

• ใบหน้า, เอกสารชั้นนำ(ถ้ามี)
• ตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• หัวหน้าแผนก.

คำแนะนำวิดีโอสำหรับการลงทะเบียน

บทวิจารณ์วิดีโอเกี่ยวกับการกรอก:

แผ่นเสริม

มีหลายกรณีที่ใบบันทึกเวลาไม่เพียงพอ เนื่องจากการบัญชีเกี่ยวข้องกับการบันทึก ข้อมูลเพิ่มเติม- จากนั้นคุณควรวาดอีกแผ่นหนึ่งขึ้นมา:

1. หากพนักงานลาออกกลางเดือนหรือต้นเดือน ในกรณีนี้ วันและเวลาทำงานจริงทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในแผ่นงานเพิ่มเติม และในแบบฟอร์มจะบันทึกว่า "ถูกไล่ออก" ตรงกับวันที่ถูกไล่ออก จากนั้นจึงส่งเอกสารพร้อมกับแผ่นงานเพิ่มเติม
2. มันจะจำเป็นเมื่อพนักงานไม่ทำงาน แต่ไม่ได้ติดต่อและไม่ได้แจ้งสาเหตุของการขาดงาน หากเขาไม่เคยปรากฏตัว (หรือไม่ได้รับเอกสารยืนยันความถูกต้องของเหตุผล) และถึงเวลาส่งมอบเอกสารให้ป้อนรหัส 30 (ชื่อตัวอักษร "NN")

ในกรณีเช่นนี้ ควรใช้ดินสอทำเครื่องหมายทั้งหมด หากปรากฏในภายหลังว่าพนักงานได้รับการลาป่วยควรทำเครื่องหมายโดยใช้รหัส 19 (ตัวอักษร "B")

การบัญชีสรุป: คุณสมบัติการคำนวณ

หากไม่สามารถรักษาจำนวนชั่วโมงปกติ (8 ชั่วโมงต่อวันและ 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์) ได้ จำนวนเวลาทั้งหมดที่ทำงานจริงจะถูกกำหนดเป็นผลรวมอย่างง่าย ขั้นตอนนี้มีอยู่ในองค์กรที่:

• ทำงานตลอดเวลาเป็นกะ
• ใช้ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น
• จัดระเบียบ วิธีการกะงาน.

จากนั้นแนวคิดหลักจะกลายเป็นรอบระยะเวลาบัญชี – เดือนปฏิทิน ไตรมาสที่ 1 หรือตลอดทั้งปี ช่วงเวลาเฉพาะจะถูกเลือกขึ้นอยู่กับลักษณะขององค์กร ตัวอย่างเช่น หากคาดว่าจะมีงานในสภาวะที่เป็นอันตรายและเป็นอันตราย ก็จะใช้ระยะเวลา 1 ไตรมาสเป็นพื้นฐาน

หากพนักงานไม่ได้ทำงานด้วยเหตุผลที่ถูกต้องในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เวลานี้จะไม่นำมาพิจารณา (เช่น ไม่รวมทั้งหมด)

สถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน: จะทำอย่างไร

ในกรณีส่วนใหญ่ การเขียนเอกสารนั้นค่อนข้างง่าย เนื่องจากการบัญชีขึ้นอยู่กับการกระจายเวลาทำงานที่เท่ากันและเท่ากันสำหรับพนักงานแต่ละคน อย่างไรก็ตาม คำสั่งนี้มักถูกละเมิดเนื่องจากสถานการณ์บางอย่าง เช่น:

1. หากเพื่อนร่วมงานขอเวลาหยุดและผู้จัดการไม่คัดค้าน ระบบจะบันทึกเฉพาะชั่วโมงทำงานจริงเท่านั้น (เป็นจำนวนเต็ม) การขาดงานจะแสดงด้วยเครื่องหมาย "I" หรือตัวเลขสองตัว "01"
2. หากเขาป่วยให้ใส่ "B" แล้วปล่อยให้ทุ่งนาด้านล่างว่างเปล่า แน่นอนว่าการลาป่วยเป็นข้อกำหนดบังคับสำหรับเครื่องหมายดังกล่าว
3. หากมีการวางแผนและพนักงานทำตามข้อตกลงตามขั้นตอนปัจจุบันให้ระบุชื่อ "NV" (ในเวอร์ชันดิจิทัลรหัส "28") มีหลายครั้งที่ไม่ทราบสาเหตุที่แท้จริงของการไม่อยู่ชั่วคราว จากนั้นคุณสามารถใส่ "NN" ได้ แต่หากสถานการณ์ชัดเจน ระบบจะเลือกการกำหนดที่เหมาะสม และ "NN" จะถูกขีดฆ่าออก
4. หากเพื่อนร่วมงานเดินทางไปทำธุรกิจ ให้ทำเครื่องหมาย "K" เมื่อเขากลับมาอย่างเป็นทางการและเริ่มปฏิบัติหน้าที่ตามปกติ พวกเขาจะใส่ตัวอักษร "ฉัน"

วิธีการเปลี่ยนแปลง

การบันทึกชั่วโมงทำงานเกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลที่อาจเปลี่ยนแปลงในระหว่างวันหรือสัปดาห์ ดังนั้น ใบบันทึกเวลาจึงจัดให้มีความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนแปลง ต้องทำการปรับเปลี่ยนเพื่อสะท้อนสถานการณ์ข้อเท็จจริงซึ่งมีการบันทึกความจริงไว้

มี 2 ​​วิธีในการแก้ไข:

1. อาจเป็นไปได้ว่ามีความไม่ถูกต้อง แต่เอกสารจะเสริมด้วยแบบฟอร์มการแก้ไขที่เรียกว่า เอกสารทั้งสองฉบับถูกส่งเพื่อตรวจสอบร่วมกัน
2. เอกสารต้นฉบับได้รับการแก้ไขแล้ว แต่ไม่มีการร่างแบบฟอร์มเพิ่มเติม จากนั้นคุณจะต้องขีดฆ่าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องทั้งหมดอย่างระมัดระวัง ทำได้โดยใช้เส้นแนวนอน หากมีข้อมูลที่ผิดพลาดในช่องที่อยู่ติดกัน จะมีขีดฆ่าบรรทัดเดียว

ในกรณีนี้ จะต้องเขียนรายการที่เหมาะสมเพื่ออธิบายสถานการณ์โดยละเอียด เป็นต้น

นายจ้างทุกคนจะต้องเก็บบันทึกเวลาทำงานของลูกจ้าง ในบทความอ่านเกี่ยวกับวิธีการกรอกใบบันทึกเวลาทำงานโดยใช้แบบฟอร์ม T-12 ดาวน์โหลดตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์มใน Word และ Excel

อ่านบทความของเรา:

วิธีกรอกใบบันทึกเวลาทำงาน T-12

แบบฟอร์มรวม T-12 ได้รับการอนุมัติโดยคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย (มติหมายเลข 1 เมื่อวันที่ 05/01/2547) และเป็นตารางในสองส่วน: "การบัญชีสำหรับชั่วโมงทำงาน" และ "การชำระหนี้กับบุคลากรสำหรับค่าจ้าง ". อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติส่วนที่สองของตารางไม่ได้ถูกนำมาใช้จริงเนื่องจากฟังก์ชันของแผ่นเวลาและการคำนวณการชำระเงินอยู่ในแผนกต่างๆขององค์กร อย่างไรก็ตามแบบฟอร์มรวม T-12 เป็นเอกสารหลักในการจ่ายเงินให้กับพนักงาน

เมื่อคุณทำไม่ได้ถ้าไม่มีชุด T-13

ความรับผิดชอบต่อความพร้อมและ การออกแบบที่ถูกต้องบัตรรายงาน T-12 เป็นของนายจ้าง และฝ่ายบริหารจะแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาบัตรดังกล่าว ตามเนื้อผ้าสิ่งนี้ใช้กับ ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลหรือหัวหน้าแผนก. หลังจากกรอกใบบันทึกเวลาแล้วจะต้องลงนาม ซึ่งทำได้โดยทั้งผู้ที่กรอกและผู้ที่รับบัตรรายงาน - หัวหน้าองค์กรหรือแผนกและผู้จัดการ การบริการบุคลากร.

อ่านเพิ่มเติม:

“ส่วนหัว” ของใบบันทึกเวลามีไว้สำหรับรายละเอียดขององค์กร รวมถึงรหัส OKUD และ OKPO วันที่เริ่มต้นของการกรอกใบบันทึกเวลา และระยะเวลา ขึ้นอยู่กับจำนวนและโครงสร้างขององค์กร ใบบันทึกเวลาอาจเหมือนกันสำหรับพนักงานทุกคน หรือรวบรวมแยกกันสำหรับแต่ละแผนก

เนื่องจากแบบฟอร์ม T-12 ได้รับการออกแบบให้กรอกทุกเดือน หมายเลขใบบันทึกเวลาจึงสอดคล้องตามลำดับเดือนตามปฏิทิน วันที่รวบรวมคือวันสุดท้ายของเดือนและระยะเวลาการกรอกคือเดือนตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้าย

จำนวนแผ่นงานในใบบันทึกเวลาขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานซึ่งมีชั่วโมงทำงาน การเข้าร่วมประชุม และการขาดงานบันทึกไว้ในแบบฟอร์ม T-12 พนักงานแต่ละคนได้รับมอบหมายให้สองสายงาน บรรทัดบนสุดใช้สำหรับการเขียนโค้ด บรรทัดล่างสุดสำหรับบันทึกชั่วโมงการทำงาน

อ่านเพิ่มเติม:

การเขียนโค้ดเป็นวิธีที่สะดวกซึ่งเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปในการย่อชื่อสถานการณ์การทำงานขั้นพื้นฐานให้สั้นลง ซึ่งออกแบบมาเพื่อประหยัดเวลาของพนักงานในการกรอกและประมวลผลใบบันทึกเวลา

รหัสตัวอักษรใช้งานง่ายและจดจำได้ง่าย ตัวอย่างเช่น "ฉัน" ปรากฏตัวในการทำงาน "B" คือใบรับรองการไร้ความสามารถชั่วคราวในการทำงาน (ลาป่วย) เป็นต้น หลังจากสถานการณ์กระจ่างแล้ว (เช่น พนักงานล้มป่วยและหลังจากฟื้นตัวได้นำใบรับรองความไร้ความสามารถมาทำงาน) จะมีการชี้แจงในบัตรรายงาน

สามารถใช้รหัสดิจิทัลได้ รายการรหัสที่มีการถอดรหัสจะถูกพิมพ์บนแผ่นแรกของแบบฟอร์ม T-12 เสมอ

สามารถกรอกบัตรรายงาน T-12 ได้สองวิธี ทางเลือกขึ้นอยู่กับวิธีที่สะดวกกว่าสำหรับนายจ้าง

วิธีการลงทะเบียนแบบต่อเนื่องหมายถึงมีการป้อนเครื่องหมายลงในบัตรรายงานทุกวัน ตัวอย่างเช่น พนักงาน Ivanov ทำงาน 6 ชั่วโมงในวันที่ 15 สิงหาคม 2017 ผู้จับเวลาจะป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเขาในวันที่นี้ "ฉัน (รหัสการเข้างาน" 6)

วิธีย้อนกลับคือวิธีการบันทึกความเบี่ยงเบน ด้วยเหตุนี้ เฉพาะสถานการณ์ที่เบี่ยงเบนไปจากขั้นตอนการทำงานปกติเท่านั้นที่จะรวมอยู่ในแผ่นเวลา นี่อาจเป็นการขาดงาน ลาป่วย ทำงานล่วงเวลา ฯลฯ และกะการทำงานปกติจะไม่ถูกป้อนซึ่งต่างจากวิธีการลงทะเบียนแบบต่อเนื่องและถือเป็นค่าเริ่มต้น

อ่านเพิ่มเติม:

เวลาทำงาน (เป็นวันและชั่วโมง) จะถูกคำนวณ 2 ครั้งต่อเดือนโดยอิงจากผลลัพธ์ 3 รายการ ได้แก่ ครึ่งแรกของเดือน ครึ่งที่สอง และผลรวมของเดือนที่ผ่านมา

มาดูการกรอกใบบันทึกเวลาตามแบบฟอร์ม T-12 กันทีละเซลล์

• เซลล์ 1-3 มีไว้สำหรับข้อมูลส่วนบุคคล: หมายเลขพนักงานตามลำดับ ชื่อนามสกุลและตำแหน่ง หมายเลขบุคลากร
• เซลล์ 4 บันทึกการเข้างานและการขาดงานในช่วงครึ่งแรกของเดือนแยกกันในแต่ละวัน
• เซลล์ 5 มีไว้สำหรับสรุปผลผู้ออกมาใช้ผลิตภัณฑ์ในช่วงครึ่งแรกของเดือน
• 6 และ 7 - เหมือนกัน แต่เป็นครึ่งหลังของเดือน
• เซลล์ 8-17 จำเป็นสำหรับผลลัพธ์ของเดือนโดยรวม
• 8 – จำนวนวันทำงานทั้งหมดต่อเดือน
• 9 - เหมือนกัน แต่เป็นชั่วโมง;
• 10-13 – ตามลำดับ จำนวนชั่วโมงต่อเดือนที่ทำงานล่วงเวลา ในกะกลางคืน วันหยุดสุดสัปดาห์
• 14 คือจำนวนวันต่อเดือนที่ลูกจ้างไม่มาทำงาน
• 15 และ 16 – รหัสการขาดงานและจำนวนชั่วโมง/วันที่ไม่ได้ทำงานเนื่องจากการขาดงาน
• 17 – จำนวนวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์ทั้งหมด

บันทึก!

จำนวนวันและเวลาทำงานต้องตรงกัน!

บังคับสำหรับการใช้งาน อย่างไรก็ตาม เมื่อวันที่ 1 มกราคม 2013 การแก้ไขมีผลใช้บังคับและยกเลิกไป เงื่อนไขที่จำเป็นโดยการสมัคร แบบฟอร์มรวม- ขณะนี้แต่ละองค์กรสามารถพัฒนารูปแบบและรูปแบบได้อย่างอิสระ รวมถึงรายละเอียดทั้งหมดตามที่กฎหมายกำหนด

องค์กรหลายแห่งยังคงใช้แบบฟอร์มรวม T-12 และ T-13 เนื่องจากรูปแบบที่พัฒนาอย่างอิสระนั้นมีราคาแพงและการปฏิเสธที่จะบำรุงรักษาอาจนำไปสู่ผลที่ไม่พึงประสงค์จาก บริการด้านภาษีและเอฟเอสเอส

การกรอกใบบันทึกเวลากำหนดให้นักแสดงซึ่งไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเป็นนักบัญชี จะต้องมีความเอาใจใส่และมีความรู้ สัญลักษณ์และกฎพื้นฐานสำหรับการป้อนข้อมูลลงในเอกสาร มิฉะนั้นความผิดพลาดย่อมหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะนำไปสู่การจัดสรรกองทุนค่าจ้างอย่างไม่เป็นธรรม

เหตุใดจึงต้องมีบัตรรายงานความแตกต่างระหว่างแบบฟอร์ม T-13 และ T-12

เอกสารนี้สะท้อนถึงข้อมูลปัจจุบันทั้งหมดเกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน การขาดงานด้วยเหตุผลที่ถูกต้องหรือไม่มีเหตุผลของพนักงานแต่ละคนในองค์กร ในตอนท้ายของแต่ละเดือน แผ่นเวลาจะถูกปิด และแผนกบัญชีจะคำนวณรายได้ตามข้อมูลที่มีอยู่

การใช้เอกสารการบัญชีนั้นสะดวกและมองเห็นได้ ดังนั้นการบำรุงรักษาจึงสมเหตุสมผล พวกเขาอนุญาตให้คุณตรวจสอบ วินัยแรงงานจากการวิเคราะห์ที่ผู้จัดการตัดสินใจว่าจะให้รางวัลพนักงานด้วยโบนัสหรือลงโทษเขาด้วยการกีดกันโบนัส

แต่ละองค์กรกำหนดรายการแบบฟอร์มที่ใช้ในนโยบายการบัญชีขององค์กร การใช้แบบฟอร์มใดแบบฟอร์มหนึ่งถูกกำหนดโดยวิธีการบัญชี หากดำเนินการด้วยตนเอง จะใช้ T-12 หากผ่าน ซอฟต์แวร์- ที-13.

แบบฟอร์มบัตรรายงาน T-12 อยู่บนกระดาษ 2 แผ่น แต่ละแผ่นมีขนาด 2/3 ในรูปแบบ A 3 โดยกรอกเป็นชุดเดียวและเมื่อสิ้นเดือนหลังจากได้รับอนุมัติจากหัวหน้าแล้วจึงส่งไปที่ ฝ่ายบัญชีสำหรับการชำระเงิน

ใบบันทึกเวลา T-13 ทุกเดือน มีอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทุกวันจะมีการป้อนข้อมูลที่จำเป็น รายละเอียดขององค์กรและข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติ เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงาน แบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วจะถูกพิมพ์บนแผ่น A3 และส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนามและส่งจากเขาไปยังแผนกบัญชี

เกี่ยวกับวิธีการ โปรแกรมพิเศษสร้างไทม์ชีท ดูวิดีโอ

เติมยังไง?

ใบบันทึกเวลาจะกรอกทุกวันในช่วงเดือนตามปฏิทิน เมื่อสิ้นสุดช่วงเวลานี้ จะมีการคำนวณจำนวนชั่วโมงทำงานของพนักงานแต่ละคน เมื่อสะสมแล้ว ค่าจ้างการขาดงานของพนักงานจะถูกนำมาพิจารณาและรวมอยู่ในแบบฟอร์มด้วย

แบบฟอร์มมาตรฐานทั้งสองแบบมีรายละเอียดและสัญลักษณ์ชุดเดียวกัน ดังนั้นหลักการในการกรอกจึงเหมือนกัน แบบฟอร์มจะจัดวางไว้ทั้งสองด้านของแผ่นในการจัดเรียงหนังสือ

ส่วนหัวของเอกสารต้องระบุ:

• ชื่อกิจการด้วย รูปแบบทางกฎหมาย(IP, LLC, JSC และอื่นๆ);
• รหัส OKPO;
• ระยะเวลาการรายงาน (ตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือน)
• หมายเลขเอกสาร.

เซลล์ "วันที่ของเอกสาร" จะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นในวันสุดท้ายก่อนที่จะจัดส่งเพื่อขออนุมัติจากผู้จัดการ

คอลัมน์ที่ 1 ของตารางการบัญชีประกอบด้วยหมายเลขลำดับของพนักงานโดยเริ่มจากหนึ่ง

คอลัมน์ที่ 2 - นามสกุลและชื่อย่อของพนักงานแต่ละคนพร้อมตำแหน่ง ข้อมูลพนักงานนี้อยู่ในแบบฟอร์ม T-2 ลำดับการเข้าไม่ได้กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด แต่ส่วนใหญ่มักจะป้อนชื่อตามตัวอักษรหรือตามหมายเลขบุคลากรซึ่งพอดีกับคอลัมน์ที่ 3 ที่อยู่ติดกัน

คอลัมน์ที่ 4 และ 6 เป็นส่วนหลักของเอกสารซึ่งมีการป้อนสัญลักษณ์ตัวเลขหรือตัวอักษรของชั่วโมงทำงานในแต่ละวัน บรรทัดบนใช้กรอกรหัส บรรทัดล่างใช้กรอกชั่วโมง ในแบบฟอร์ม T-13 ทั้งสองครึ่งของเดือนจะถูกบันทึกไว้ในคอลัมน์ 4 จากนั้นจำนวนบรรทัดสำหรับพนักงานแต่ละคนจะเพิ่มเป็นสองเท่า

วันที่ 5 และ 7 - ผลการแข่งขันระหว่างกาลสำหรับครึ่งแรกและครึ่งหลังของเดือน ตามลำดับ

คอลัมน์ที่เหลือของตารางตั้งแต่ 8 ถึง 17 จะถูกกรอกเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาตามเอกสารประกอบ (การลาป่วย, หมายเหตุอธิบาย):

• 8-13 - จำนวนวัน (บรรทัดบนสุด) และชั่วโมง (บรรทัดล่างสุด) พร้อมการนับแยกกัน ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาและเวลาทำงานในวันหยุดและตอนกลางคืน
• 14-16 - จำนวนการไม่แสดงตัวซึ่งระบุรหัสเหตุผล
• 17 - ผลรวมของวันหยุดในเดือนนั้น

ส่วนที่ 2: การตั้งถิ่นฐานกับพนักงาน

ส่วนนี้ของตารางอยู่ในหน้าที่ 3 และมีประเภทการชำระเงินและบัญชีผู้สื่อข่าว ซึ่งกรอกโดยแผนกบัญชีตาม "ผังบัญชี" ในบัตรรายงาน T-12 หากพารามิเตอร์เหล่านี้เหมือนกันสำหรับพนักงานทุกคน พนักงานของแผนกการชำระเงินจะกรอกคอลัมน์ 18-22 และหากพนักงานแต่ละคนผ่าน ประเภทต่างๆการชำระเงิน รหัสและตัวเลขที่จำเป็นจะถูกแทรกลงในคอลัมน์ 18-34

คอลัมน์ 35-55 ประกอบด้วยข้อมูลทางสถิติสำหรับพนักงานแต่ละคนและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพขั้นสุดท้ายของแผนกสำหรับเดือนนั้น: จำนวนวันทำงานและชั่วโมงทำงาน จำนวนพนักงาน และอื่นๆ

ในบัตรรายงาน T-13 ซึ่งกรอกโดยอัตโนมัติตามข้อมูลจาก โปรแกรมบัญชีจะต้องกรอกคอลัมน์ 7-9 ในกรณีแรกและคอลัมน์ 9 ในกรณีที่ใช้อัตราภาษีหลายอัตรา

คำอธิบายของสัญลักษณ์

การงานแต่ละประเภทหรือการขาดงาน ที่ทำงานมีรหัสดิจิทัลและตัวอักษร มีการระบุปัจจัย 36 ประการที่มีอิทธิพลต่อการคำนวณเงินเดือน

รหัสกลุ่มแรก เกี่ยวข้องกับการกำหนดชั่วโมงการทำงานภายใต้โหมดต่างๆงาน. รหัสแรกมักใช้บ่อยที่สุด:

1. ฉัน (01) - กลางวัน
2. N (02) - กลางคืน
3. RV (03) - ในวันหยุดราชการและวันหยุดสุดสัปดาห์
4. ตั้งแต่ (04) - ล่วงเวลา
5. VM (05) - แบบหมุนเวียน

ถ้า พนักงานเดินทางไปทำธุรกิจโดยตั้งรหัสการกำหนดต่อไปนี้:

1. K (06) - การเดินทางเพื่อธุรกิจ
2. PC (07) - ส่งพนักงานนอกการผลิตเพื่อรับการฝึกอบรมขั้นสูง
3. PM (08) - การฝึกอบรมขั้นสูงในพื้นที่อื่น

รหัสกลุ่มที่สาม ใช้เมื่อพนักงานลาการศึกษา ลาประจำปี หรือลาคลอดบุตร:

1. โอที (09) - วันหยุดประจำปี.
2. OD (10) - จ่ายค่าลาเพิ่มเติม
3. U (11) - ลาการศึกษา จ่ายตามใบรับรองหมายเรียก
4. HC (12) - เงินเดือนสงวนไว้บางส่วนสำหรับการฝึกอบรมภาคปฏิบัติ
5. UD (13) - ลาเรียนโดยไม่ต้องจ่ายเงินหากไม่มีใบรับรองหมายเรียก
6. P (14) - การลาที่จ่ายโดยองค์กรเมื่อพนักงานลาคลอดบุตรในช่วงปลายของการตั้งครรภ์
7. OJ (15) - ลาคลอดบุตรได้นานถึงสามปี
8. DO (16) - การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างโดยได้รับอนุญาตจากนายจ้าง (หยุดงาน)
9. OZ (17) - การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างด้วยเหตุผลที่ระบุไว้ในประมวลกฎหมายแรงงาน
10. DB (18) - การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างเพิ่มเติม
11. B (19) - การลาทุพพลภาพชั่วคราวพร้อมสวัสดิการ (ลาป่วย)
12. ที (20) - ลาป่วยโดยไม่มีผลประโยชน์

ถ้าเป็นลูกจ้าง ไม่ได้ไปทำงานหรือทำงานนอกเวลาการชำระเงินจะคำนวณตามรหัส:

1. LCH (21) - ลดวันทำงานให้สั้นลงด้วยเหตุผลที่ระบุไว้ในประมวลกฎหมายแรงงาน
2. PV (22) - บังคับให้ลาหยุด ในกรณีที่มีการย้ายหรือเลิกจ้างอย่างผิดกฎหมาย
3. G (23) - การไม่ปรากฏตัวอันเป็นผลมาจากการปฏิบัติหน้าที่สาธารณะหรือของรัฐ
4. PR (24) - การขาดงานโดยไม่มีเหตุผลที่ดีหากพนักงานไม่แจ้งเตือนล่วงหน้าซึ่งเขาเขียนถึงแผนกบุคคล
5. NS (25) - ลดชั่วโมงทำงานตามความคิดริเริ่มของนายจ้าง
6. วันที่ (26) - วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
7. OV (27) - วันหยุดที่จ่ายเพิ่มเติม
8. NV (28) - วันหยุดที่ไม่ได้รับค่าจ้าง
9. ZB (29) - การนัดหยุดงานประกาศอย่างเป็นทางการโดยสหภาพแรงงาน
10. NN (30) - ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ ได้รับมอบหมายก่อนที่จะชี้แจง
11. RP (31) - การหยุดทำงานเนื่องจากนายจ้าง
12. NP (32) - การหยุดทำงานเนื่องจากเหตุผลภายนอก
13. รองประธาน (33) - การหยุดทำงานเนื่องจากพนักงาน มักจะมาพร้อมกับค่าปรับ
14. (34) - ออกจากงานโดยได้รับค่าจ้างต่อเนื่อง
15. NB (35) - การพักงานโดยไม่จ่ายเงิน
16. NZ (36) - การพักงานเนื่องจากค่าจ้างล่าช้า

จะทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร?

หากมีการระบุข้อผิดพลาดเมื่อกรอกใบบันทึกเวลา การแก้ไขจะดำเนินการตามเอกสารที่สามารถยืนยันข้อมูลใหม่ได้ ความยากที่สุดคือการกรอกแบบฟอร์ม T-12 ด้วยมือ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีรอยเปื้อนและการลบข้อมูลเลย หากเกิดข้อผิดพลาดดังกล่าว กรอกแบบฟอร์มอีกครั้ง

หากจำเป็นต้องทำ การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างในรูปแบบไทม์ชีทหัวหน้าองค์กรออกคำสั่งซึ่งแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น จำเป็นหากองค์กรต้องการใช้สัญลักษณ์เพิ่มเติมสำหรับงานที่ไม่ได้ระบุไว้ในรูปแบบมาตรฐาน

ดังนั้นการบำรุงรักษาและการกรอกใบบันทึกเวลาทำงานโดยองค์กรจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบุคคลใด ๆ หรือ นิติบุคคลแต่กฎหมายให้อิสระบางประการในการเลือกรูปแบบของไทม์ชีท โดยอนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงไทม์ชีทที่บริษัทยอมรับได้ตามความเหมาะสม จะต้องมีชุดรายละเอียดบังคับซึ่งสามารถเสริมได้ตามคำขอของนายจ้าง

ในกรณีนี้ ดูเหมือนว่าเหมาะสมที่สุดที่จะใช้แบบฟอร์มรวม T-12 และ T-13 ซึ่งมีวิธีการกรอกที่แตกต่างกัน แต่มีชุดข้อมูลเดียวกันและกรอกในลักษณะเดียวกัน

วิดีโอสั้นๆ อธิบายการเตรียมและการจัดเก็บไทม์ชีท

ใบบันทึกเวลา- เป็นเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำงานจริงและจำนวนการขาดงานต่อเดือนสำหรับพนักงานแต่ละคนในองค์กร โดยพื้นฐานแล้ว ค่าจ้างจะถูกคำนวณและคำนวณ

หากมีการบำรุงรักษาแผ่นเวลาด้วยตนเอง ให้ใช้ แบบฟอร์มมาตรฐาน T-12 หากมีการควบคุมการปรากฏตัวและการไม่ปรากฏตัวโดยอัตโนมัติ (ประตูหมุน) - ให้ใช้แบบฟอร์ม T-13

การกรอกใบบันทึกเวลา

ใบบันทึกเวลาจะเก็บไว้ทุกวันทำงานเป็นเวลาหนึ่งเดือน ในวันสุดท้ายของเดือน จำนวนชั่วโมงทำงานและการขาดงานของพนักงานแต่ละคนจะถูกสรุป

เรียบเรียง เอกสารนี้ในสำเนาเดียวและโอนไปที่แผนกบัญชี

เราจะให้คำแนะนำสำหรับ กรอกใบบันทึกเวลาและการคำนวณค่าจ้างตามตัวอย่างแบบฟอร์ม T-12 ( เครื่องแบบ T-12และ เครื่องแบบ T-13เกือบจะเหมือนกันในองค์ประกอบของรายละเอียด)

• ที่ด้านบนเราระบุชื่อขององค์กรตาม เอกสารประกอบและชื่อหน่วยโครงสร้างหากมีอยู่ในบริษัท
• เรากรอกเซลล์ "หมายเลขเอกสาร" และ "วันที่รวบรวม" (โดยปกติจะเป็นวันสุดท้ายของเดือนที่รายงาน)
• ในเซลล์ "ระยะเวลาการรายงาน" ระบุช่วงเวลาตั้งแต่วันแรกจนถึงวันสุดท้ายของเดือนที่รายงาน
• ในคอลัมน์แรกของส่วนแรกของใบบันทึกเวลาทำงาน (1. การบันทึกเวลาทำงาน) เราจะระบุหมายเลขลำดับของพนักงาน
• เรากรอกคอลัมน์ที่ 2 และ 3 ตามข้อมูลจากบัตรส่วนตัวของพนักงาน (แบบฟอร์มหมายเลข T-2) ซึ่งสร้างขึ้นตามคำสั่ง (คำสั่ง) ในการจ้างงาน
• ในคอลัมน์ที่ 4 และ 6 เราป้อนรหัสเวลาทำงาน (นำมาจากสัญลักษณ์ของใบบันทึกเวลา) และข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนชั่วโมงทำงานในแต่ละวันของเดือน
• ในคอลัมน์ที่ 5 และ 7 เราบันทึกผลลัพธ์ระดับกลางสำหรับครึ่งที่ 1/2 ของเดือน: ในเซลล์ด้านบนเราป้อนจำนวนวันที่ทำงาน ในเซลล์ด้านล่าง - จำนวนชั่วโมงที่ทำงานในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี
• คอลัมน์ 8-17 ของแบบฟอร์มใบบันทึกการทำงานจะถูกกรอกเมื่อสิ้นเดือนที่รายงาน
  วันสุดท้ายของการทำงานไม่รวมถึงวันที่พนักงานไม่อยู่ในที่ทำงาน (วันหยุดสุดสัปดาห์ ลาป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ การขาดงาน ฯลฯ) ค่าในคอลัมน์ 8 เกิดจากการรวมค่าจากเซลล์ด้านบนของคอลัมน์ 5 และ 7 ค่าของคอลัมน์ที่ 9 เกิดจากการรวมค่าจากเซลล์ด้านล่างของคอลัมน์ที่ 5 และ 7
• ในคอลัมน์ที่ 14 และ 16 เราป้อนจำนวนวันและชั่วโมง
• ในคอลัมน์ที่ 15 เราระบุรหัสสำหรับสาเหตุการขาดงาน (เรานำมาจากสัญลักษณ์ของใบบันทึกเวลา)
• ในคอลัมน์ที่ 17 เราป้อนจำนวนวันหยุดทั้งหมดและ วันหยุดพนักงานแต่ละคนในเดือนที่รายงาน

ส่วนที่สองของใบบันทึกเวลา (2. การจ่ายค่าจ้างให้กับบุคลากร คอลัมน์ 18-55) จะได้รับการดูแลโดยแผนกบัญชี

เอกสารนี้ลงนามโดยผู้รับผิดชอบในการกรอก ใบบันทึกเวลาตลอดจนหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือผู้อำนวยการของบริษัท