หน้าที่เลขานุการ. เลขาธิการวิชาชีพ. ลักษณะเฉพาะของการทำงานของผู้อ้างอิง

รายละเอียดงานของเลขานุการประกอบด้วยข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติของพนักงาน กำหนดขั้นตอนในการอยู่ใต้บังคับบัญชา การแต่งตั้ง และการเลิกจ้าง เอกสารนี้จะอธิบายความรับผิดชอบในการปฏิบัติงาน สิทธิของพนักงาน และความรับผิดชอบของเขา อำนาจของเลขานุการจะถูกกำหนดโดยลักษณะเฉพาะขององค์กร

ตัวอย่างลักษณะงานทั่วไปสำหรับเลขานุการผู้จัดการ

ฉัน. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการอยู่ในประเภท “ผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค”

2. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป/หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

3. การแต่งตั้งหรือเลิกจ้างเลขานุการให้กระทำตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไป

4. บุคคลที่มีการศึกษาตั้งแต่ระดับมัธยมศึกษาขึ้นไปและมีประสบการณ์ในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันอย่างน้อยหนึ่งปีให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ

5. ในระหว่างที่เลขานุการไม่อยู่ หน้าที่การงาน สิทธิ และความรับผิดชอบจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่อื่นตามที่รายงานไว้ในคำสั่งขององค์กร

6. เลขานุการต้องรู้:

• โครงสร้างองค์กร
• บรรทัดฐานของการสื่อสารทางธุรกิจและมารยาท
• การจัดระบบงานสำนักงาน
• พื้นฐานของกฎหมายแพ่งและแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
• กฎเกณฑ์การปฏิบัติงานอุปกรณ์องค์กรและคอมพิวเตอร์
• แอปพลิเคชัน (Word, Excel ฯลฯ );
• ตัวพิมพ์;
• กฎการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย การป้องกันอัคคีภัย

7. เลขานุการในกิจกรรมของเขาได้รับคำแนะนำจาก:

• กฎบัตรขององค์กร
• กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
• ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน การดำเนินการกำกับดูแลอื่น ๆ ขององค์กร
• คำสั่งและคำสั่งจากฝ่ายบริหาร
• รายละเอียดงานนี้

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบงานของเลขานุการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:

1.รับแขก.

2. รับและส่งเอกสารและคำชี้แจงส่วนตัวให้ผู้จัดการลงนาม

3. รับจดหมายส่งถึงผู้จัดการเพื่อประกอบการพิจารณา ตามการตัดสินใจจะถูกส่งไปยังหน่วยโครงสร้างหรือบุคคลเฉพาะเพื่อใช้ในการทำงาน

4. ดำเนินการสื่อสารโดยใช้วิธีการสื่อสาร ลงทะเบียน และส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ

5. ดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุนด้านเทคนิคและองค์กรสำหรับการทำงานของผู้จัดการ

6. จัดทำคำขอ จดหมาย และเอกสารอื่นๆ ในนามของผู้จัดการ

7. มีส่วนร่วมในการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัด รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น ลงทะเบียน แจ้งสถานที่ เวลาประชุม และวาระการประชุม เป็นผู้นำและจัดทำรายงานการประชุม

8. จัดทริปธุรกิจให้กับผู้จัดการ: ซื้อตั๋ว, เช่ารถรับส่ง, สถานที่

9. ติดตามการดำเนินงานของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำสั่งจากฝ่ายบริหาร

10. ไฟล์แบบฟอร์มรับรองความปลอดภัยของเอกสารโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรในเวลาที่เหมาะสม

11. ปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของผู้จัดการเป็นรายบุคคล

III. สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. ตัดสินใจอย่างอิสระตามความสามารถของคุณ

2. อย่าเริ่มใช้พลังของคุณหากมีอันตรายต่อชีวิตหรือสุขภาพ

3. เรียกร้องให้ฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการ ความปลอดภัยของทรัพย์สินและเอกสารสำคัญ

4. รับข้อมูลอย่างเป็นทางการอย่างครบถ้วนเพื่อบรรลุอำนาจของตน

5. ส่งข้อเสนอการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองไปยังฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กรและงานของตนเอง

6. แจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับข้อบกพร่องที่ระบุในกิจกรรมขององค์กร เสนอข้อเสนอเพื่อกำจัดพวกเขา

7. รับเอกสารที่จำเป็นจากพนักงานแผนกโครงสร้างและคำอธิบายถึงสาเหตุของการละเมิดกำหนดเวลาและคุณภาพของการทำงานให้เสร็จสิ้นและคำแนะนำในการจัดการ

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

1. การดำเนินการเป็นตัวแทนผลประโยชน์และการประชุมขององค์กรโดยไม่ได้รับอนุญาต

2. ผลลัพธ์ของการตัดสินใจการกระทำของตัวเอง

3. การปฏิบัติหน้าที่ราชการโดยไม่เหมาะสม

4. การละเมิดข้อกำหนดของเอกสารกำกับดูแลขององค์กร

5. การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างผิดกฎหมาย การถ่ายโอนข้อมูลที่เป็นความลับ ความลับทางการค้า

6. ก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร พนักงาน ผู้รับเหมา หรือรัฐ

7. การละเมิดข้อกำหนดวินัยแรงงาน กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน มาตรฐานความปลอดภัย และการป้องกันอัคคีภัย

8. การละเมิดจรรยาบรรณและมาตรฐานการสื่อสารทางธุรกิจ

เลขาธิการสมัยประชุมศาล

เลขาธิการศาลเป็นข้าราชการและทำงานในศาลเท่านั้น เขารับรองงานสารคดีของผู้พิพากษา การพิจารณาคดี และมีส่วนร่วมในการประชุม เจ้าหน้าที่คนนี้ปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่ดังต่อไปนี้:

1. รวบรวมและจัดเตรียมเอกสารประกอบการพิจารณาพิจารณาคดีของศาล

2. เก็บรายงานการพิจารณาคดีของศาล

3. จัดเตรียมและส่งหมายเรียกเรียกผู้เข้าร่วมประชุม

4. จัดทำคดีความตามข้อกำหนดของกฎหมาย

เลขานุการเสมียน

เลขานุการเสมียนเป็นเจ้าหน้าที่ที่จัดการการไหลของเอกสารขององค์กร งานของเขา ได้แก่ :

1. สนทนาทางโทรศัพท์และทำงานร่วมกับลูกค้า

2. ติดตามการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ที่บันทึกไว้ในเอกสารให้ทันเวลา

3. การลงทะเบียนและการประมวลผลจดหมาย

4. แปลเอกสารและจดหมายโต้ตอบจากภาษาต่างประเทศ

5. การเก็บรักษาเอกสารสำคัญ

ไดเรกทอรีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่นๆ
(อนุมัติโดยมติกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 21 สิงหาคม 2541 N 37)

เลขานุการหัวหน้า

ความรับผิดชอบในงาน. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำไปยังหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนบุคคลเพื่อลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ ติดตามการตรวจสอบและการส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม และรับประกันการแก้ไขคุณภาพสูง จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ นำมาถึงเขาทันที ข้อมูลความสนใจที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร ในนามของผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม ถ่ายเอกสารลงบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

ต้องรู้:ความละเอียด คำแนะนำ คำสั่ง และเอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ การจัดระบบงานสำนักงาน วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร งานเก็บเอกสาร; ตัวพิมพ์; กฎการใช้อินเตอร์คอม มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ พื้นฐานของการจัดองค์กรและการจัดการแรงงาน กฎเกณฑ์การใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

ข้อกำหนดคุณสมบัติการศึกษาวิชาชีพชั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญระดับองค์กรและได้รับการว่าจ้างและเลิกจ้างโดยผู้อำนวยการ

1.2. ภารกิจหลักของเลขานุการคือการสนับสนุนองค์กรและเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ

1.3. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท

1.4. เลขานุการจะต้องมีทักษะในการจัดการงานเอกสาร จัดทำเอกสาร จัดระเบียบงานบริหาร การใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ขององค์กร (แฟกซ์ เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร การแลกเปลี่ยนโทรศัพท์อัตโนมัติขนาดเล็ก) รู้วัฒนธรรมการทำงานและจรรยาบรรณในการทำงาน อาชีวอนามัย ความปลอดภัยและการป้องกันอัคคีภัย

2. ฟังก์ชั่น

เลขานุการได้รับมอบหมายหน้าที่ดังต่อไปนี้:

2.1. บริการข้อมูลและอ้างอิงเกี่ยวกับเอกสารของบริษัท

2.2. คำแนะนำด้านระเบียบวิธีและการควบคุมการจัดองค์กรงานสำนักงานในแผนกโครงสร้างของบริษัท

2.3. จัดทำเอกสารกิจกรรมของหน่วยงานที่ปรึกษาของบริษัท

2.4. บริการด้านการดำเนินงานและองค์กรแก่ฝ่ายบริหาร

2.5. ดูแลรักษาและจัดทำเอกสารบุคลากรและบันทึกบุคลากร

3. ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการจะต้อง:

3.1. จัดเตรียมเอกสารที่จำเป็น ตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของบริษัท

3.2. ให้บริการรับ ทำบัญชี ลงทะเบียน ควบคุมการดำเนินการด้านเอกสาร ข้อมูล และบริการอ้างอิง และการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร

3.3. ติดตามคุณภาพการจัดทำ ความถูกต้องของการร่าง การประสานงาน และการอนุมัติเอกสารที่ยื่นเพื่อลงนามต่อฝ่ายบริหารขององค์กร

3.4. ติดตามการดำเนินการของเอกสารและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร ใช้มาตรการที่รวดเร็วโดยมุ่งเป้าไปที่การดำเนินการอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง

3.5. รับและกระจายจดหมายขาเข้าตลอดจนส่งจดหมายขาออก

3.6. รักษาการสื่อสารในการปฏิบัติงานกับองค์กรบุคคลที่สาม (ทั้งเชิงพาณิชย์และภาครัฐ)

3.7. รับนักท่องเที่ยว.

3.8. ดำเนินงานด้านเอกสารสนับสนุนการบริหารงานบุคคลของบริษัท:

จัดทำคำสั่งสำหรับบุคลากร

การลงทะเบียนบัตรส่วนบุคคลในรูปแบบ N T-2 หรือไฟล์ส่วนบุคคล

การลงทะเบียนสมุดงาน

การลงทะเบียนและการบำรุงรักษาสัญญาแรงงาน (ข้อตกลง)

จัดทำเอกสารการเดินทาง

การลงทะเบียนใบรับรองความไร้ความสามารถในการทำงาน

การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา

จัดทำและจัดเก็บกฎระเบียบท้องถิ่นเกี่ยวกับบุคลากร

การจัดระเบียบความคุ้นเคยของพนักงานใหม่ของ บริษัท ในเวลาที่เหมาะสมพร้อมเอกสารที่จำเป็นสำหรับพวกเขาในการปฏิบัติหน้าที่ตลอดจนความคุ้นเคยของพนักงานพร้อมลายเซ็นพร้อมคำสั่งคำแนะนำของหัวหน้า บริษัท หัวหน้าแผนกโครงสร้างและเอกสารอื่น ๆ เกี่ยวกับบุคลากร การบริหารจัดการของบริษัท

การออกใบรับรองประสบการณ์การทำงานและค่าจ้าง

3.9. ตรวจสอบการดำเนินการพิมพ์และคัดลอกงาน

3.10. ดำเนินการคัดเลือกเอกสารประจำปีเพื่อจัดเก็บหรือทำลายเอกสารสำคัญ

3.11. รับและกระจายสายเรียกเข้า

3.12. ดูแลการทำงานของสำนักงาน การสั่งน้ำ อาหารช่วงพักดื่มกาแฟ และอุปกรณ์สำนักงาน

3.13. ปฏิบัติตามคำแนะนำส่วนบุคคลจากฝ่ายบริหาร

เลขานุการมีสิทธิ:

4.1. ขอเอกสารที่จำเป็นจากหน่วยงานบริการตลอดจนคำอธิบายสาเหตุของความล่าช้าในการทำงานให้เสร็จสิ้นและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

4.2. ตรวจสอบเอกสารและส่งต่อเพื่อดำเนินการให้กับผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญของบริษัท

4.3. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4.4. โต้ตอบกับบริการทั้งหมด (พนักงาน) ของบริษัทในประเด็นการตรวจสอบการดำเนินการของเอกสารและการส่งข้อมูลที่จำเป็นไปยังฝ่ายบริหาร

5. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบในการ

5.1. คุณภาพของเอกสารที่ยื่นเพื่อลงนามต่อฝ่ายบริหารขององค์กร

5.2. ทัศนคติที่ไม่ระมัดระวังและประมาทเลินเล่อต่อการลงทะเบียนและการบำรุงรักษาเอกสาร

5.3. ความปลอดภัยของเอกสารการเปิดเผยข้อมูล

5.4. การปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่ชัดเจนและไม่เหมาะสมตามที่กำหนดไว้ในคำแนะนำเหล่านี้

เพื่อจะกำหนดความรับผิดชอบในงานของเลขานุการได้ชัดเจน คุณต้องรู้ว่าเรากำลังพูดถึงใครกันแน่ เพราะสามารถมองได้หลายมุม เป็นที่รู้จัก เช่น เลขานุการ-ผู้ช่วยในฐานะพนักงานออฟฟิศ เลขาธิการทั่วไปในฐานะหัวหน้า (หัวหน้า) ขององค์กรหนึ่ง เลขาธิการแห่งรัฐในฐานะข้าราชการ เลขานุการในฐานะนักการทูต เลขานุการผู้จัดการในฐานะ พนักงานและทางเลือกอื่น ๆ บ่อยครั้งเมื่อพูดถึงตำแหน่งนี้หมายถึงพนักงานที่ดำเนินงาน (การมอบหมาย) ของทั้งผู้อำนวยการขององค์กรและหัวหน้าแผนกโครงสร้างแต่ละราย ปรากฎว่าความรับผิดชอบในงานของเลขานุการในกรณีนี้ลดลงเหลือเพียงการมอบหมายงานครั้งเดียวเพื่อแก้ไขปัญหาขององค์กรและทางเทคนิค

สิ่งที่เลขาต้องรู้และทำ

ในแต่ละวัน เลขานุการจะต้องปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้

1. รับข้อมูลจากผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อส่งต่อไปยังผู้จัดการ
2. จัดระเบียบการสื่อสารทางโทรศัพท์ให้กับผู้จัดการ ในกรณีที่เขาไม่อยู่ให้รับข้อมูลแล้วนำไปเสนอต่อผู้อำนวยการ
3. รับและเก็บบันทึกข้อความทางโทรศัพท์
4. สร้างเงื่อนไขสำหรับงานปกติของผู้จัดการ: ตรวจสอบความต้องการเครื่องเขียนและอุปกรณ์สำนักงาน
5. ช่วยเหลือในการจัดประชุมการผลิตและการประชุม แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบวัน สถานที่ และเวลาของการจัดงาน รวบรวมเอกสารที่จำเป็น ตรวจสอบการเข้าร่วมประชุมของผู้เข้าร่วมประชุม และจดรายงานการประชุม
6. ดำเนินงานสำนักงานในองค์กร ในการดำเนินการนี้เลขานุการจะต้องรับจัดระบบจดหมายที่เข้ามาและส่งให้ฝ่ายบริหารพิจารณา จากนั้นบนพื้นฐานของวีซ่าที่กำหนดให้ส่งมอบเอกสารให้กับผู้บริหารโดยไม่ต้องลงนาม เลขานุการยังรวมถึงการควบคุมความคืบหน้า ระยะเวลา และผลการดำเนินงานด้วย
7. ดำเนินการพิมพ์และทำซ้ำเอกสาร
8. จัดระเบียบการต้อนรับผู้เยี่ยมชมหัวหน้า บริษัท และหากเป็นไปได้ให้สร้างเงื่อนไขสำหรับการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

ในการปฏิบัติหน้าที่เลขานุการที่ดูเหมือนเรียบง่ายเหล่านี้ พนักงานต้องรู้:

• การจัดการทั้งหมดขององค์กรและแผนกโครงสร้าง
• กฎบัตร พนักงานและโครงสร้างขององค์กร ประวัติ โอกาสในการพัฒนาและความเชี่ยวชาญ
• เอกสารกำกับดูแลสำหรับการเก็บบันทึกที่เหมาะสม
• หลักเกณฑ์การใช้อุปกรณ์สำนักงานและการสื่อสาร
• VTR, OSH, กฎความปลอดภัยจากอัคคีภัยและสุขาภิบาลอุตสาหกรรม
• หลักเกณฑ์การจัดแรงงานในสถานประกอบการ
• การกระทำเชิงบรรทัดฐานและกฎหมาย คำสั่ง มติ ข้อบังคับเกี่ยวกับการวางแผน การบัญชี และการจัดการคุณภาพของงานที่ทำ

ข้อมูลเฉพาะของ เสมียน

หากเรากำลังพูดถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะทางที่เจาะจงและแคบมากขึ้น สถานการณ์ก็จะแตกต่างออกไปบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ตำแหน่งงานเป็นตัวกำหนดลักษณะของงานที่กำลังดำเนินการอย่างชัดเจน โดยปกติแล้ว แต่ละองค์กรจะมีรายละเอียดงานอยู่แล้ว ซึ่งสรุปขอบเขตกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสำนักงาน หากไม่มีคำสั่งดังกล่าวก็ควรสร้างมันขึ้นมา ในการดำเนินการนี้ คุณควรใช้ไดเร็กทอรีคุณสมบัติซึ่งมีตัวอย่างโดยประมาณ หลังจากนี้ เวอร์ชันมาตรฐานจะต้องได้รับการแก้ไขสำหรับองค์กรเฉพาะ โดยคำนึงถึงคุณลักษณะเฉพาะและคุณลักษณะภายใน โดยทั่วไปหน้าที่ของเลขานุการเสมียนควรมี 3 ประเด็นหลักอย่างชัดเจน:

1. ทำงานกับจดหมาย การรับ การประมวลผล ด้วยวิธีการที่ทันสมัย ​​และส่งตรงเวลา
2. การบำรุงรักษาเอกสารภายในที่ถูกต้อง
3. การลงทะเบียนการบัญชีที่เข้มงวดและการโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บ

ลักษณะเฉพาะของการทำงานของผู้อ้างอิง

องค์กรบางแห่งแนะนำตำแหน่งที่มีความรับผิดชอบที่หลากหลาย: ตั้งแต่ "แผนกข้อมูล" ไปจนถึง "ผู้ช่วยผู้อำนวยการ" ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวจะต้องมีความรู้รอบด้านและควบคุมสถานการณ์ได้ดี หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการได้รับการขยายออกไปเล็กน้อยเนื่องจากอำนาจที่เพิ่มขึ้น โดยทั่วไป นี่เป็นงานปกติของเลขานุการ แต่คำว่า "ผู้อ้างอิง" จะเป็นส่วนเพิ่มเติมในรายการมาตรฐาน โดยเฉพาะผู้ช่วยเลขานุการสามารถต้อนรับผู้เยี่ยมชมในบางประเด็นได้อย่างอิสระ การมีข้อมูลบางอย่างทำให้เขาสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ นอกจากนี้ผู้ช่วยยังปฏิบัติตามคำแนะนำที่รับผิดชอบจากผู้จัดการเกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กร (องค์กร) บางครั้งผู้ช่วยเลขานุการจะถูกตั้งข้อหาตามหน้าที่ซึ่งจะกระทำได้ก็ต่อเมื่อปริมาณงานทั้งหมดทำให้เขาสามารถปฏิบัติหน้าที่เพิ่มเติมได้

I. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการผู้จัดการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
2. บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพชั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาและมีประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี ให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการผู้จัดการ
3. การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการและการถอดถอนให้กระทำตามคำสั่งของผู้อำนวยการสถานประกอบการเมื่อนำเสนอ
4. เลขานุการของผู้จัดการต้องรู้:
   1. 4.1. มติ คำแนะนำ คำสั่ง เอกสารการควบคุมและกำกับดูแลอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร
   2. 4.2. ข้อบังคับ คำแนะนำ เอกสารเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ เกี่ยวกับการเก็บบันทึก
   3. 4.3. โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ
   4. 4.4. องค์กรของงานสำนักงาน
   5. 4.5. วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
   6. 4.6. เรื่องเอกสารสำคัญ
   7. 4.7. ตัวพิมพ์ดีด
   8. 4.8. กฎการใช้อินเตอร์คอม
   9. 4.9. มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร
   10. 4.10. หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
   11. 4.11. พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์
   12. 4.12. กฎเกณฑ์ของการสื่อสารทางธุรกิจ
   13. 4.13. กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
   14. 4.15. พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
   15. 4.16. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
   16. 4.17. กฎและข้อบังคับด้านอาชีวอนามัย ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย
5. ในระหว่างที่เลขานุการผู้จัดการไม่อยู่ (เจ็บป่วย ลาพักร้อน ฯลฯ) หน้าที่ของเขาจะถูกดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งในลักษณะที่กำหนด ซึ่งได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสมที่ได้รับมอบหมาย

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการ:

1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
3. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ
4. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ
6. ตรวจสอบการตรวจสอบและการส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม เพื่อให้มั่นใจว่าการแก้ไขมีคุณภาพสูง
7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความโทรศัพท์ นำข้อมูลมาสู่เขา ให้ความสนใจอย่างทันท่วงที โดยรับผ่านช่องทางการสื่อสาร
8. ในนามของผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย
9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
11. รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน
12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
13. ตามคำสั่งของผู้จัดการ ให้พิมพ์เอกสารอย่างเป็นทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล
14. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
15. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
16. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

III. สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของตน
2. จัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่ระบุไว้ในคำแนะนำเหล่านี้
3. ตามความสามารถของคุณ แจ้งหัวหน้างานทันทีเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในการปฏิบัติหน้าที่ราชการของคุณ และจัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดข้อบกพร่องเหล่านั้น
4. ขอด้วยตนเองหรือในนามของการจัดการขององค์กรจากแผนกขององค์กรและข้อมูลผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ และเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของเขา
5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ของตนตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย
2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน
3. สำหรับการก่อให้เกิดความเสียหายต่อวัสดุ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน