จดหมายถึงบุคคล ตัวอย่างจดหมายจากบุคคลถึงนิติบุคคล ผู้รับ - หลายองค์กรหรือแผนกโครงสร้าง

GOST 7.0.8-2013 “ระบบมาตรฐานสารสนเทศ ห้องสมุด และการเผยแพร่ การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” ได้รวมความหมายพื้นฐานของแนวคิดที่เราจะใช้เพิ่มเติม:

• ปลายทาง- รายละเอียดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเอกสาร
• รายละเอียดเอกสาร– องค์ประกอบของการออกแบบเอกสาร

นอกจากนี้ คุณต้องใส่ใจกับคำศัพท์ใหม่ด้วย คุณลักษณะซึ่งใช้อย่างแข็งขันเมื่อทำงานกับเอกสารทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคอิเล็กทรอนิกส์และถือเป็น บังคับ ส่วนประกอบอุปกรณ์ประกอบฉากเอกสาร. กฎสำหรับการออกแบบข้อกำหนดของ "ผู้รับ" ซึ่งกำหนดโดย GOST R 6.30-2003 มีตัวเลือกต่างๆ สำหรับการออกแบบ - คุณลักษณะหลักของข้อกำหนด "ผู้รับ" นั้นได้รับการทำให้เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการในรูปแบบที่แตกต่างกัน

และสุดท้าย คำว่า ปลายทางจะต้องแตกต่างจากแนวคิดที่ล้าสมัย ผู้รับซึ่งยังคงกล่าวถึงในภาคผนวกของกฎสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานของรัฐบาลกลาง สาขาผู้บริหาร(อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477) ในความหมาย ผู้เขียน, เช่น. ผู้ส่งเอกสาร(และเหนือสิ่งอื่นใด ตัวอักษร).

เนื่องจากโดยปกติแล้วการติดต่อทางจดหมายจะใช้เวลามากกว่า 80% ของการรับส่งเอกสารขององค์กรเราจะพิจารณากฎสำหรับการลงทะเบียนรายละเอียด "ผู้รับ" โดยใช้ตัวอย่างจดหมายอย่างเป็นทางการที่ร่างขึ้น แบบฟอร์มกระดาษและส่งถึงผู้รับทางไปรษณีย์เป็นหลัก

ในกระบวนการดำเนินการโต้ตอบ ผู้จัดการ พนักงาน และบริการจัดการบันทึกขององค์กรควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้:

• เทคโนโลยีซึ่งหมายความว่าองค์กรจะส่งจดหมายผ่านทางที่ทำการไปรษณีย์หรือใช้บริการของบริษัทที่ส่งจดหมาย บริษัทเหล่านี้และ Russian Post ทำหน้าที่เป็นบุคคลที่สามที่เป็นอิสระในระหว่างกระบวนการจัดส่ง เมื่อเขียนจดหมายคุณต้องคำนึงถึงวิธีการส่งบรรจุหีบห่อว่าลำดับและลำดับการลงทะเบียนคุณลักษณะของที่อยู่ทางไปรษณีย์นั้นถูกกำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์ซึ่งได้รับการอนุมัติตามมติ ของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและมีการปรับปรุงเป็นระยะ
• การบริหารจัดการ, เพราะ จดหมายอาจมี:
  • เฉพาะเจาะจง การตัดสินใจของฝ่ายบริหารข้อเสนอ รายงาน หรือการเรียกร้อง - สามารถส่งถึงองค์กรที่สูงกว่าหรือหุ้นส่วนลูกค้าที่เท่าเทียมกัน
  • คำสั่งบังคับหรือบรรทัดฐาน การกระทำทางกฎหมายซึ่งถูกส่งไปยังองค์กรรองเพื่อดำเนินการหรือให้ข้อมูล
    นั่นคือวัตถุประสงค์ของการสร้างและเนื้อหาของเอกสาร สถานที่ขององค์กรผู้เขียนในระบบการจัดการ และความสัมพันธ์กับผู้รับจดหมายมีอิทธิพลต่อการออกแบบข้อกำหนดของ "ผู้รับ" นอกจากนี้ จะต้องส่งจดหมายไปยังจุด (องค์กร เจ้าหน้าที่ ผู้เชี่ยวชาญ หน่วยโครงสร้าง) ซึ่งมีอำนาจในการแก้ไขปัญหาที่กำหนดไว้ในเอกสารในท้ายที่สุดและตามความเหมาะสม หากคุณมีคำถาม/ข้อเสนอแนะหลายประการสำหรับองค์กรหนึ่งๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกัน และวิธีแก้ปัญหานั้นอยู่ในความสามารถของแต่ละบุคคล จะเป็นการดีกว่าถ้าเขียนจดหมายแยกถึง "ผู้รับสุดท้าย" แต่ละคน และถ้าคุณไม่รู้ว่าใครจะได้รับมอบหมายให้ตอบคำถามของคุณ คุณสามารถเขียนจดหมายจ่าหน้าถึงได้ ผู้อำนวยการทั่วไปหรือกล่าวถึงองค์กรโดยทั่วไป;
• ปัจจัยด้านมารยาท– ความจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ความสุภาพที่เป็นที่ยอมรับโดยคำนึงถึงสถานการณ์เฉพาะ การสื่อสารทางธุรกิจสถานะและตำแหน่งของผู้รับ (นิติบุคคลหรือบุคคล องค์กรที่เหนือกว่าหรือรอง จดหมายถูกส่งเป็นครั้งแรกหรือถึงนักข่าวถาวร ฯลฯ)

แบบฟอร์มจดหมายองค์กร

ในการดำเนินการโต้ตอบ เกือบทุกองค์กรจะพัฒนาและอนุมัติแบบฟอร์มจดหมายของตนเอง องค์ประกอบของรายละเอียดและตัวอย่างการออกแบบสามารถพบได้:

• ใน GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร" (ภาพที่ ข.2 - ข.4) และ
• คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งของ Rosarkhiv ลงวันที่ 23 ธันวาคม 2552 ฉบับที่ 76 (ข้อ 3.3.1 พร้อมภาคผนวก)
  องค์กรต่างๆ ให้ความสนใจอย่างมากต่อการพัฒนาแบบฟอร์มจดหมายและยังรวมไว้ในสมุดสไตล์ "องค์กร" ซึ่งยุติธรรมอย่างยิ่งเพราะ เขาคือ "ใบหน้า" นิติบุคคล, สร้างภาพลักษณ์ของผู้เขียนจดหมายและความประทับใจของเขา แต่ไม่ใช่แค่คุณภาพของกระดาษและสีของสีที่ใช้สร้างแบบฟอร์มเท่านั้น แบบฟอร์มระบุชื่อเต็มและตัวย่อขององค์กร รูปแบบองค์กรและกฎหมาย และการอยู่ใต้บังคับบัญชา สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการติดตาม การออกแบบที่ถูกต้องข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนที่ระบุไว้ในนั้น รายการทุกช่องทางในการติดต่อผู้เขียน- ใน สภาพแวดล้อมภายนอกสิ่งนี้บ่งบอกถึงความมั่นคง ความเต็มใจที่จะติดต่อ ความเปิดกว้าง และ “ความปรารถนาดี” ขององค์กร

ตำแหน่งของรายละเอียดในแบบฟอร์มอาจเป็น:

• ตามยาว(ดังตัวอย่างที่ 1) หรือ
• มุม:
  • อยู่ตรงกลาง(ดังตัวอย่างที่ 2) หรือ
  • ธง(แอตทริบิวต์อยู่ในโซนด้านข้างเดียวกัน แต่ข้อความของแต่ละบรรทัดเริ่มต้นจากขอบขอบด้านซ้าย)

แบบฟอร์มตามยาวและมุมมีตำแหน่งที่แตกต่างกันสำหรับแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" โดยจะระบุด้วยการเติมสีส้ม (เปรียบเทียบตัวอย่างที่ 1 และ 2)

คุณสมบัติของคุณลักษณะ “ผู้รับ”

นอกจากนี้คำตอบของคำถาม "ที่ไหน?" เช่น การออกแบบคุณสมบัติ " ที่อยู่ทางไปรษณีย์" GOST ถือว่าเป็นทางเลือก- หากเหมาะสมองค์ประกอบจะถูกเขียนตามลำดับที่กำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์ (ซึ่งกำหนดไว้แล้ว คำแนะนำด้านระเบียบวิธีเกี่ยวกับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางภาคผนวกที่ 11) การระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์บนจดหมายจะสะดวกเมื่อใช้ซองจดหมายที่มีหน้าต่างซึ่งจะมองเห็นข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผู้รับได้ (ต้องส่งจดหมายถึงใครและที่ไหน) จากนั้นข้อมูลนี้ไม่จำเป็นต้องเป็น ทำซ้ำบนซองจดหมายด้วยตนเองหรือโดยการติด "ฉลาก" ด้วยการติดต่อทางจดหมายจำนวนมาก วิธีการนี้จึงช่วยประหยัดเวลาและเงินได้อย่างมาก

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง ส่วนราชการร่างกาย รัฐบาลท้องถิ่น, ร่างกายสูงสุดผู้มีอำนาจองค์กรระดับสูงจากนั้นยังไม่ได้ออกแอตทริบิวต์ "ที่อยู่ทางไปรษณีย์" (ระบุไว้บนซองจดหมายเท่านั้น) ดูตัวอย่างที่ 3 และ 4

ถ้าจดหมายถูกส่งไปครั้งแรก หัวหน้า “องค์กรที่เหนือกว่า” นี้จากนั้นชื่อขององค์กรจะรวมอยู่ในตำแหน่ง ดูตัวอย่างที่ 5 และ 6 ทั้งตำแหน่งและชื่อเต็มจะถูกเขียนในกรณีสำรอง

ตัวอย่างที่ 1

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 2

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 3

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 4

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 5

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 6

ยุบแสดง

ถ้าเป็นจดหมาย จ่าหน้าถึงบุคคลที่สามหรือองค์กรดาวน์ไลน์จากนั้น "ผู้รับจดหมาย" ของจดหมายสามารถรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์ซึ่งแยกออกจากชื่อองค์กรได้ดีที่สุดด้วยระยะห่างบรรทัด 1.5–2 และเริ่มต้นด้วยอักษรตัวเล็กตามที่กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 (ตัวอย่างเช่น " ถนน" หรือ "ราคา "):

ตัวอย่างที่ 7

ยุบแสดง

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง ถึงผู้จัดการองค์กร จากนั้นตำแหน่งจะรวมถึงชื่อเต็มขององค์กรที่ระบุรูปแบบองค์กรและกฎหมาย:

ตัวอย่างที่ 8

ยุบแสดง

หากจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าองค์กรที่ไม่ได้ทำการสื่อสารเป็นครั้งแรก จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง รองผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่อื่น (และไม่ใช่ผู้จัดการคนแรก)จากนั้นจึงอนุญาตให้มีตัวเลือกต่างๆ ได้ (มีหรือไม่มีการเพิ่มที่อยู่ไปรษณีย์) และคุณควรคำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์และระยะห่างระหว่างบรรทัด การปราศรัยต่อเจ้าพนักงานจะต้องกระทำในคดี Dative เสมอ หากชื่อขององค์กรถูกแยกออกจากตำแหน่งก็จะถูกเขียนในกรณีเสนอชื่อ:

ตัวอย่างที่ 9

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 10

ยุบแสดง

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง หน่วยโครงสร้างขององค์กรจากนั้นในรายละเอียด "ผู้รับ" ให้ระบุชื่อขององค์กรก่อน (อนุญาต ตัวย่อที่จัดตั้งขึ้น) และเมื่อนั้นเท่านั้น - หน่วยโครงสร้างนี้ในกรณีเสนอชื่อ

ขอแนะนำให้เว้นระยะห่างระหว่างบรรทัดในตัวอย่างที่ 7, 10 และ 11 เพื่อแยกแอตทริบิวต์ของแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" เพื่อเร่งการรับรู้และการแยกข้อมูลโดยผู้รับ แต่นี่ไม่ใช่ข้อกำหนดที่เข้มงวด

ตัวอย่างที่ 11

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 12

ยุบแสดง

หากจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง ชื่อขององค์กร (ในกรณีนาม) จะรวมอยู่ในแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" และชื่อของหน่วยจะรวมอยู่ในชื่อเต็มของตำแหน่งใน กรณีอ้างอิง:

ตัวอย่างที่ 13

ยุบแสดง

GOST R 6.30-2003 กำหนด วิธีการออกแบบทั่วไปของผู้รับเมื่อส่งจดหมายไปยังองค์กรที่เป็นเนื้อเดียวกันหลายแห่งหรือหลายอย่าง การแบ่งส่วนโครงสร้าง องค์กรหนึ่ง วิธีการนี้ให้:

• บนจดหมายนั้นการออกแบบชื่อทั่วไปของผู้รับ
• การรวบรวมรายการแยกต่างหากสำหรับจดหมายทางไปรษณีย์ซึ่งรวมถึงชื่อเฉพาะและที่อยู่ทางไปรษณีย์

ตัวอย่างที่ 14

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 15

ยุบแสดง

ดูบทความ “การสร้างซองจดหมายใน MS Word” เพื่อเรียนรู้วิธีปรับแต่งที่อยู่ผู้ส่ง สร้างซองจดหมายจำนวนมากอย่างรวดเร็วตามเทมเพลตและรายชื่อผู้รับอีเมลที่กำหนด ตกแต่งด้วยพื้นหลังหรือดีไซน์ (ไอเดียการตกแต่งซองจดหมายสำหรับวันที่ 23 กุมภาพันธ์และมีนาคม มีการแนะนำ 8 รายการ

รายชื่อผู้รับจดหมายหรือรายชื่อผู้รับจดหมายถูกสร้างขึ้นโดยผู้ดำเนินการจดหมายตามตัวแยกประเภทขององค์กรและที่อยู่ซึ่งมักจะสะสมในบริการการจัดการสำนักงานอันเป็นผลมาจากการดำเนินการลงทะเบียนเอกสาร (ใน EDMS หรือใน Word, ตาราง Excel) ในแต่ละซองที่มีการปิดผนึกสำเนาจดหมายแต่ละฉบับ ชื่อและที่อยู่เฉพาะขององค์กรจะถูกระบุตามรายชื่อผู้รับจดหมาย ตามรายการนี้ ข้อมูลการพิมพ์บนซองจดหมายสามารถกำหนดค่าได้โดยอัตโนมัติแม้ผ่าน Word

โปรดทราบว่าองค์กรระดับสูงมักจะใช้วิธีนี้เมื่อส่งจดหมายไปยังหน่วยงานย่อย

อย่างไรก็ตาม หากมีผู้รับจดหมายหนึ่งฉบับไม่เกิน 4 คนจากนั้นผู้รับทั้งหมดจะถูกลงทะเบียนในเอกสารนั้นเอง จากนั้นคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีรายชื่อผู้รับจดหมาย (คำว่า "คัดลอก" จะไม่ปรากฏก่อนผู้รับที่ 2, 3 และ 4) ข้อ จำกัด เกี่ยวกับจำนวนผู้รับในจดหมายฉบับเดียวนี้กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 และสามัญสำนึก ในกรณีนี้ ที่อยู่จะถูกวาดขึ้นที่มุมขวาบนเพื่อแสดงรายละเอียด "ผู้รับ" สำหรับแต่ละหน่วยงาน/องค์กร แต่สำเนาทั้งหมดของจดหมายดังกล่าวได้รับการลงนามเป็นต้นฉบับ และแต่ละสำเนาจะถูกปิดผนึกในซองแยกต่างหาก ซึ่งมีการออกที่อยู่ทางไปรษณีย์เฉพาะที่เกี่ยวข้อง

วิธีการระบุที่อยู่นี้สะดวกต่อการใช้งานเมื่อคุณต้องการแจ้งเกี่ยวกับการละเมิดหรือเหตุการณ์สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งต่อหน่วยงานระดับสูงกว่า หน่วยงานกำกับดูแล และหน่วยงานกำกับดูแล ด้วยวิธีนี้ ผู้รับทุกคนจะเห็นว่าจดหมายนี้ถูกส่งไปยังใครอีกบ้าง

ตัวอย่างที่ 16

ยุบแสดง

หากจำเป็นต้องส่งจดหมายที่มีเนื้อหาเดียวกัน (เช่น จดหมายตอบรับ) ไปยังองค์กร "อิสระ" หลายแห่ง จะเป็นการดีกว่าที่จะออกจดหมายแต่ละฉบับในสถานะต้นฉบับนั่นคือ ในแต่ละรายการให้ระบุผู้รับเป็นรายบุคคล อย่างไรก็ตาม หมายเลขทะเบียนของตัวอักษรเหล่านี้จะแตกต่างออกไป

การลงทะเบียนรายละเอียด “ผู้รับ” เมื่อทำการบำรุงรักษา การโต้ตอบกับบุคคลมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง คุณลักษณะแรกคือนามสกุลในกรณีรก จากนั้นเป็นชื่อย่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์:

ตัวอย่างที่ 17

ยุบแสดง

เมื่อจ่าหน้าถึงเจ้าพนักงานซึ่งระบุตำแหน่งให้เขียนอักษรย่อไว้ ก่อนนามสกุล (ดูตัวอย่างที่ 9, 10, 13) เนื่องจากการระบุตัวตนหลักของผู้รับนั้นขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน เมื่อส่งจดหมายถึงบุคคลส่วนตัวจะมีการระบุชื่อย่อของเขา ด้านหลังนามสกุล (ตัวอย่างที่ 17) เนื่องจากการระบุตัวตนของเราในฐานะพลเมืองจะดำเนินการโดยใช้นามสกุลเป็นหลัก เมื่อลงทะเบียนนามสกุลและชื่อย่อ จะมีการคั่นด้วยช่องว่าง โดยที่ชื่อย่อจะไม่คั่นด้วยช่องว่าง เช่น “ฉัน. อีวานอฟ” แต่ไม่ใช่ “ฉัน” ไอ. อีวานอฟ”

วิธีการที่ถูกต้อง จดหมายทางธุรกิจย่อชื่อคู่และนามสกุลคู่ของผู้รับเขียนด้วยยัติภังค์เช่น Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? ดูคำตอบสำหรับคำถาม“ จะย่อชื่อซ้ำและนามสกุลซ้ำซ้อนของผู้รับที่เขียนด้วยยัติภังค์ในการติดต่อทางธุรกิจได้อย่างไร -

เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเมื่อระบุที่อยู่บนเว็บไซต์ขององค์กรจำเป็นต้องค้นหาที่อยู่ทางไปรษณีย์ชื่อเต็มและตำแหน่งงานของผู้จัดการและข้อมูลอื่น ๆ ที่จะช่วยสร้างการสื่อสารได้ดีที่สุดในระยะแรกของการรับรู้เอกสาร . คุณสามารถลองรับข้อมูลที่คล้ายกันจากเลขานุการหรือรวบรวมจากเอกสารที่ได้รับจากองค์กรนี้

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กในชื่อองค์กรและตำแหน่ง บรรทัดฐานของภาษารัสเซียแนะนำให้เขียนตำแหน่งด้วยอักษรตัวพิมพ์เล็ก (เล็ก) แต่ตำแหน่งสูงที่เฉพาะเจาะจงสามารถเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ได้หากมีระบุไว้ เอกสารประกอบและท้องถิ่น กฎระเบียบองค์กรผู้รับ ใส่ใจกับรายละเอียดปลีกย่อยเหล่านี้

ปัจจัยด้านมารยาท

อุทธรณ์- วลีมารยาททั่วไป สูตรคำพูดที่แสดงความเคารพและทัศนคติที่เป็นมิตรและสุภาพต่อผู้รับ แนะนำให้ยุติมันซะ เครื่องหมายอัศเจรีย์โดยเน้นย้ำถึงความสำคัญของทั้งคำถามและการอุทธรณ์ต่อบุคคลนี้

ติดต่อบ่อยที่สุด ตามชื่อและนามสกุล(ตัวอย่างที่ 18) บ่อยน้อยกว่ามาก - ตามตำแหน่ง(ตัวอย่างที่ 20) ตัวเลือกที่สองมีลักษณะเป็นธุรกิจอย่างเคร่งครัด และใช้เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งสูง ตำแหน่งอย่างเป็นทางการในหน่วยงานของรัฐและเทศบาลองค์กรขนาดใหญ่ แม้จะติดต่อกันไม่บ่อยนักก็ตาม ด้วยนามสกุลที่ไม่มีชื่อย่อ(ตัวอย่างที่ 19) - สิ่งนี้เน้นไปที่ "ระยะทาง" ซึ่งเป็นความเป็นทางการของความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนและผู้รับ ซึ่งค่อนข้างเป็นเรื่องปกติสำหรับการติดต่อกับบุคคลส่วนตัว

ตัวอย่างที่ 18

ที่อยู่ตามชื่อและนามสกุล

ยุบ 20

อีกวิธีหนึ่งของทัศนคติที่ให้ความเคารพต่อผู้รับเป็นพิเศษนั้นแสดงอยู่ใน "กรอบมารยาท": "ที่รัก..." – "ด้วยความเคารพอย่างสูง"ซึ่งใช้เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่า (ประธานคณะกรรมการ หัวหน้าหน่วยงานที่สูงกว่า หรือฝ่ายจัดการ ฯลฯ) รวมถึงในกรณีของการแสดงความยินดี เช่น ในวันครบรอบ

อุทธรณ์ "แพง..."แม้ในกรณีแสดงความยินดีกับผู้รับก็ควรใช้ด้วยความระมัดระวังเพราะว่า ในความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ จะต้องรักษาระยะห่างของฝ่ายบริหารไว้

อุทธรณ์ "ที่รัก"ปัจจุบันถือว่าล้าสมัยและซ้ำซ้อน - ไม่สอดคล้องกับบรรทัดฐานของรูปแบบธุรกิจสมัยใหม่ของภาษาวรรณกรรมรัสเซีย

กฎพิเศษการอุทธรณ์ก็ค่อยๆก่อตัวขึ้น เมื่อทำงานกับการอุทธรณ์ของประชาชน- เพื่อตอบสนองต่อจดหมายของพวกเขา « แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด» หน่วยงานของรัฐและรัฐบาลท้องถิ่นแนะนำสูตรคำพูดต่อไปนี้:

ตัวอย่างที่ 22

ยุบแสดง

แต่ไม่ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นในการอุทธรณ์ของพลเมืองจะเป็นเช่นไร โดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ (ความขัดแย้ง การร้องเรียน หรือการอุทธรณ์ในเรื่องส่วนตัว เป็นครั้งแรกหรือซ้ำแล้วซ้ำเล่า ฯลฯ) ก็ยังคงเป็นเช่นนั้น สูตรสากลในการจัดการกับประชาชนจ่าหน้าด้วยชื่อและนามสกุล (ดังตัวอย่างที่ 18)

องค์กรการค้าเมื่อติดต่อกับลูกค้าและพิจารณาข้อร้องเรียนของพวกเขาสามารถได้รับคำแนะนำแบบเดียวกัน

ในทศวรรษที่ผ่านมา ได้กลายเป็นส่วนสำคัญในทุกด้านของธุรกิจ นอกเหนือจากการร่างสัญญา การกระทำ และภาคผนวกแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารยังมีส่วนร่วมในการร่างคำอุทธรณ์และจดหมายประเภทต่างๆ ในระดับนิติบัญญัติไม่ได้กำหนดหลักการของการออกแบบและเทมเพลตทั่วไปไว้ ในสถานการณ์เช่นนี้คำถามเกิดขึ้น: "จะจัดทำสิ่งนี้หรือสิ่งที่อ่อนแอตามกฎหมายได้อย่างไร แต่เป็นเอกสารทางธุรกิจ" คำตอบสำหรับเรื่องนี้นั้นง่ายมากและขึ้นอยู่กับการจัดทำเอกสารดังกล่าวตามมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปในงานในสำนักงาน

วันนี้แหล่งข้อมูลของเราตัดสินใจที่จะพิจารณาหลักการเขียนจดหมายและคุณลักษณะอย่างเป็นทางการ ของเอกสารนี้- ข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อสรุปและเทมเพลตสำหรับรายงานมีอยู่ด้านล่าง

เป็นทางการหรือเป็นเอกสารประเภทพื้นฐานประเภทหนึ่งในด้านงานสำนักงาน ธุรกิจสมัยใหม่- เป็นวิธีการสากลในการส่งข้อมูล ดำเนินการในลักษณะที่ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่เป็นไปตามกฎและข้อบังคับทั้งหมด ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ.

โดยปกติแล้วข้อมูลที่นำเสนอในจดหมายอย่างเป็นทางการนั้นไม่มีลักษณะที่ให้ความบันเทิง เอกสารดังกล่าวอาจเป็นการเชิญชวน การโฆษณาบางส่วน การให้ข้อมูล และอื่นๆ แต่ไม่ว่าในกรณีใดจะเป็นความบันเทิง

จดหมายอย่างเป็นทางการและจดหมายธรรมดามีความแตกต่างกันมากมาย สิ่งสำคัญคือจุดประสงค์ หากเอกสารทางธุรกิจมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการส่งหรือส่งไปยังผู้รับเสมอ ตัวอักษรปกติมักใช้สำหรับ “การสื่อสารเพื่อการสื่อสาร” นอกจากนี้ ข้อความทางธุรกิจ:

• ไม่เปิดเผยตัวตน - พวกเขามีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับอยู่เสมอ
• เขียนในนามของบุคคลหรือองค์กรหรือสมาคมเฉพาะที่เป็นตัวแทน
• (หากผู้ส่งมีตราประทับ)
• เรียบเรียงตามกฎเกณฑ์ที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในงานสำนักงาน
• ไม่สามารถให้ความบันเทิงได้ดังที่กล่าวไปแล้ว

ข้อแตกต่างที่เป็นทางเลือกแต่พบได้ทั่วไประหว่างจดหมายอย่างเป็นทางการและข้อความทั่วไปก็คือ จดหมายฉบับแรกเขียนด้วยหัวจดหมายของบริษัท แนวทางนี้ทำให้ที่อยู่มีความมั่นคงในระดับสูงสุด และโดยทั่วไปจะบ่งบอกถึงสถานะทางธุรกิจ

คำไม่กี่คำเกี่ยวกับรายละเอียดและเนื้อหาทั่วไปของเอกสาร

มีการออกจดหมายอย่างเป็นทางการด้วยเหตุผลหลายประการ ซึ่งส่งผลให้เนื้อหาแตกต่างกันไปตามธรรมชาติ อย่างไรก็ตาม ข้อความทางธุรกิจไม่สามารถลบออกไปได้ โครงสร้างทั่วไป- นี่คือสิ่งที่กำหนดให้เป็นจริงในสาขางานในสำนักงานไม่มีข้อพิพาทและสร้างข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดทั่วไปของจดหมายอย่างเป็นทางการ ได้แก่:

• ชื่อเต็มของบริษัทผู้ส่งหรือชื่อนามสกุลของพลเมืองเฉพาะ
• ข้อมูลเกี่ยวกับด่าน ด่าน และ OKUD (สำหรับองค์กร)
• ที่อยู่และที่อยู่ติดต่อที่เป็นไปได้ทั้งหมดของผู้ส่ง
• ข้อมูลที่คล้ายกันเกี่ยวกับผู้รับ
• สาระสำคัญของข้อความ
• วันที่ขององค์ประกอบ
• และการพิมพ์ (สำหรับองค์กร)

สำคัญ! ประเภทที่พิจารณาในวันนี้ เอกสารทางธุรกิจเป็นหนึ่งในไม่กี่แห่งที่ไม่จำเป็นต้องมีชื่อเรื่อง การไม่มีสิ่งหลังนั้นไม่ใช่ความผิดพลาด แต่เป็นการปฏิบัติตามมาตรฐานการทำงานในสำนักงานขั้นพื้นฐาน

ขอแนะนำให้ออกจดหมายเองที่ หัวจดหมายแน่นอนว่าหากผู้ส่งคือบริษัทใดบริษัทหนึ่ง สำหรับส่วนราชการ แบบฟอร์มดังกล่าวจะมีรูปตราแผ่นดิน องค์กรการค้า- สัญลักษณ์ของพวกเขา

1. ชัดเจนและเข้าใจได้สำหรับผู้รับ
2. โดยไม่ต้องใช้คำหยาบคาย ไม่ต้องพูดถึงคำดูหมิ่นและคำหยาบคาย
3. เรียบร้อย กระชับ และมีความสามารถ

โดยหลักการแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารไม่ได้กำหนดข้อกำหนดอื่นใดสำหรับจดหมายอย่างเป็นทางการ เพียงพอที่จะปฏิบัติตามบรรทัดฐานกฎเกณฑ์และที่ระบุไว้ เนื้อหาทั่วไปเอกสาร.

คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับจดหมายอย่างเป็นทางการถึงองค์กรด้านล่าง:

ประเภทของจดหมายราชการ

จดหมายอย่างเป็นทางการคือกลุ่มเอกสารทางธุรกิจที่ค่อนข้างครอบคลุม ที่ใช้มากที่สุด ได้แก่ :

• สะท้อนถึงความปรารถนาของผู้ส่งที่จะทำอะไรบางอย่างเพื่อประโยชน์ของผู้รับ
• จดหมายร้องขอ
• คำขอ
• คำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม
• ขอเชิญร่วมมือ
• เอกสารที่เตือนผู้รับบางสิ่งบางอย่าง
• ข้อเสนอเชิงพาณิชย์
• ความต้องการ
• คำแนะนำ
• จดหมายโฆษณาและข้อมูล

ด้วยชื่อของจดหมายอย่างเป็นทางการแต่ละประเภท คุณสามารถเข้าใจวัตถุประสงค์ทั่วไปและวัตถุประสงค์ในการส่งข้อความได้ ตามแนวทางปฏิบัติที่แสดงให้เห็น การโอนคำขอประเภทต่างๆ ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจนั้นดำเนินการด้วยเหตุผลหลายประการ และรายการประเภทที่ระบุไว้ข้างต้นยังห่างไกลจากที่สิ้นสุด

คุณสมบัติของการออกแบบและการส่งข้อความไปยังผู้รับ

ในตอนท้ายของบทความของวันนี้ มาดูการโอนจดหมายอย่างเป็นทางการไปยังสหพันธรัฐรัสเซียกันดีกว่า ประการแรกควรสังเกตว่าความแตกต่างที่สำคัญของความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จคือแนวทางการจัดการที่มีความสามารถ ในกรณีของการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง เรากำลังพูดถึง:

• ความเรียบร้อย
• ปฏิบัติตามมาตรฐานทางธุรกิจอย่างสมบูรณ์
• ความเด็ดเดี่ยว (การส่งจดหมายอย่างเป็นทางการถึงใครบางคนในรูปแบบของสแปมจะบ่อนทำลายอำนาจของผู้ส่งอย่างมาก)

นอกจากนี้ขอแนะนำให้เข้าถึงองค์ประกอบของข้อความอย่างมีความรับผิดชอบอย่างยิ่ง ข้อความควรอ่านออกเขียนได้ กระชับ และเข้าใจได้ การใช้โครงสร้างวาจาและคำศัพท์ที่ซับซ้อนเป็นสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ น้ำเสียงทั่วไปของที่อยู่ควรอยู่ภายในขีดจำกัด เรายินดีต้อนรับความยับยั้งชั่งใจ แต่ความคุ้นเคยนั้นไม่เคยมีเลย

ในส่วนของการส่งจดหมายธุรกิจนั้น ผู้ส่งไม่มีข้อจำกัด คุณสามารถส่งข้อความถึงผู้รับ:

• ผ่านทางอินเทอร์เน็ตในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
• ผ่านทางไปรษณีย์
• ผ่านทางไปรษณีย์หรือแม้กระทั่งด้วยตนเอง

การส่งจดหมายอย่างเป็นทางการเป็นพื้นที่กว้างใหญ่ ผู้ส่งทุกคนจะสามารถเลือกข้อความที่สะดวกได้

นี่เป็นการสรุปข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดในหัวข้อของบทความนี้ เราหวังว่าข้อมูลที่นำเสนอจะช่วยให้ผู้อ่านทุกคนเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายอย่างเป็นทางการในสหพันธรัฐรัสเซียและกฎเกณฑ์ในการดำเนินการ

เขียนคำถามของคุณในแบบฟอร์มด้านล่าง

ทุกคนอาจต้องเผชิญกับความจำเป็นในการเขียนอย่างน้อยหนึ่งครั้ง จดหมายธุรกิจ- เมื่อรวบรวมคุณจะสรุปโดยไม่ได้ตั้งใจว่ามันไม่ง่ายเลย มีกฎและข้อบังคับในการเขียนจดหมายธุรกิจมากมายที่คุณต้องรู้ บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดกระบวนการร่างเอกสาร จัดเตรียมตัวอย่างจดหมายธุรกิจ และอภิปรายประเภทและการออกแบบ

รูปร่าง

แบบฟอร์มสำเร็จรูปจะช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งและบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของบริษัท ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับองค์กร เช่น:

• ชื่อ.
• ที่อยู่.
• เบอร์ติดต่อ.
• เว็บไซต์.
• อีเมล.
• โลโก้.
• รายละเอียดการติดต่ออื่น ๆ

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเกี่ยวกับแบบฟอร์ม ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงตัดสินใจได้อย่างอิสระว่าจะรวมข้อมูลใดไว้ในนั้น

จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ถูกต้อง? การตระเตรียม

จดหมายธุรกิจได้รับการเขียนและจัดรูปแบบในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง โดยขึ้นอยู่กับกฎและข้อกำหนดโดยธรรมชาติ ผู้เขียนคิดอย่างละเอียดในเนื้อหาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เขาคำนวณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เขาต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าข้อมูลใดที่ผู้รับรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับหัวข้อของจดหมาย สิ่งที่จะใช้เป็นพื้นฐาน และจะมีอะไรใหม่ในนั้น ข้อโต้แย้งขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่ผู้เขียนกำลังดำเนินการ กระบวนการจัดทำจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้ดังนี้

• กำลังศึกษาประเด็น.
• การเขียนจดหมายร่าง
• การอนุมัติของมัน
• การลงนาม
• การลงทะเบียน
• กำลังส่งถึงผู้รับ.

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายจำเป็นต้องทำให้ข้อมูลครบถ้วนนั่นคือใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ที่นั่น มันอาจจะง่ายหรือซับซ้อน ด้วยตัวอักษรเรียบง่าย เนื้อหาสื่อถึงข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุมซึ่งโดยทั่วไปไม่ต้องการคำตอบจากผู้รับ ส่วนที่ซับซ้อนอาจประกอบด้วยหลายส่วน ประเด็น และย่อหน้า แต่ละย่อหน้านำเสนอข้อมูลด้านเดียว ตัวอย่างจดหมายธุรกิจประเภทนี้มักประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำ เนื้อหา และส่วนปิดท้าย

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนเบื้องต้น

ส่วนหลักอธิบายสถานการณ์และเหตุการณ์ ให้การวิเคราะห์และหลักฐาน ในส่วนนี้ทำให้พวกเขาโน้มน้าวใจว่าพวกเขาจำเป็นต้องดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง พิสูจน์ว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไรบ้าง และแจ้งให้ทราบถึงความจำเป็นในการมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ใด ๆ โดยให้ข้อโต้แย้งต่างๆ

ข้อสรุปประกอบด้วยข้อสรุปที่ทำขึ้นในรูปแบบของข้อเสนอ คำร้องขอ คำเตือน การปฏิเสธ และอื่นๆ

ตัวอย่างของการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนสุดท้าย - มีดังต่อไปนี้ นี่เป็นการสรุปข้อกำหนดที่ระบุไว้ในข้อกำหนดหลัก

ข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้ควรมีความสอดคล้องและเข้าใจได้อย่างเหมาะสมที่สุด

ตัวอักษรแต่ละตัวจะขึ้นต้นด้วยที่อยู่ตรงกลาง ส่วนเล็กๆ นี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเลือกผู้เขียนจะต้องคำนึงถึง:

• ตำแหน่งผู้รับ
• ลักษณะของความสัมพันธ์
• พิธีการ
• มารยาท.

ควรมีรูปแบบสุภาพที่ท้ายจดหมาย เช่น “...ข้าพเจ้าหวังว่าจะได้รับความร่วมมือต่อไป (ขอบคุณสำหรับคำเชิญ)...” วลีเหล่านี้ตามด้วยลายเซ็นของผู้เขียน

สไตล์

จดหมายทั้งหมดจะต้องเขียนในรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการซึ่งหมายถึงการใช้ภาษาเพื่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ คุณลักษณะของภาษาดังกล่าวเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• ผู้เข้าร่วมหลักในความสัมพันธ์ทางธุรกิจคือนิติบุคคลซึ่งเขียนจดหมายในนามของผู้จัดการและเจ้าหน้าที่
• ความสัมพันธ์ในองค์กรได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด
• เรื่องของการสื่อสารเป็นกิจกรรมของบริษัท
• โดยทั่วไปเอกสารการจัดการจะมีผู้รับเฉพาะ
• บ่อยครั้งในการดำเนินกิจกรรมขององค์กร สถานการณ์เดียวกันนี้เกิดขึ้น

ในการนี้ข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมายธุรกิจควรเป็น:

• เป็นทางการ ไม่มีตัวตน เน้นระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร
• จ่าหน้าถึง มีไว้สำหรับผู้รับเฉพาะ
• ปัจจุบัน ณ เวลาที่เขียน
• เชื่อถือได้และเป็นกลาง
• มีเหตุจูงใจให้ผู้รับกระทำการใดๆ
• ครบถ้วนสำหรับการตัดสินใจ.

ความต้องการ

จดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้:

• คำพูดเป็นมาตรฐานในทุกระดับ - คำศัพท์ สัณฐานวิทยา และวากยสัมพันธ์ ประกอบด้วยสำนวน คำศัพท์ และสูตรมากมาย
• น้ำเสียงในการเขียนมีความเป็นกลาง เข้มงวด และเข้มงวด โดยไม่ต้องใช้ภาษาที่สื่ออารมณ์หรือแสดงออก
• ความถูกต้องและชัดเจนของข้อความ โดยไม่มีข้อผิดพลาดเชิงตรรกะ ความชัดเจน และความรอบคอบในการใช้ถ้อยคำ
• ความกระชับและความกระชับ - โดยไม่ต้องใช้สำนวนที่มีความหมายเพิ่มเติม
• การใช้สูตรภาษาที่เกิดขึ้นจากสถานการณ์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า
• การใช้คำศัพท์ ได้แก่ คำหรือวลีที่มีแนวคิดพิเศษ
• การใช้คำย่อซึ่งอาจเป็นคำศัพท์ (นั่นคือคำประสมที่เกิดขึ้นโดยการลบตัวอักษรออกจากส่วนของคำ: LLC, GOST และอื่น ๆ ) และกราฟิก (นั่นคือการกำหนดคำในรูปแบบย่อ: grn, zh-d, ฯลฯ)
• การใช้โครงสร้างในกรณีสัมพันธการกและเครื่องมือ
• วลีที่มีคำนามวาจา (“ให้การสนับสนุน” แทน “การสนับสนุน”)
• การใช้ประโยคธรรมดาทั่วไป

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข้างต้นแสดงไว้ด้านล่างนี้ เวอร์ชันเต็ม(พร้อมส่วนหลัก) ข้อมูลนี้ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนจดหมายธุรกิจในประเด็นเฉพาะเรื่องเดียว หากจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาหลาย ๆ ปัญหาในคราวเดียว ขอแนะนำให้จัดทำตัวเลือกต่างๆ หลายตัวเลือก

จดหมายธุรกิจสามารถมีเนื้อหาดังต่อไปนี้:

• ประกอบ. โดยปกติแล้วจดหมายดังกล่าวจำเป็นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าจะส่งเอกสารไปที่ใด
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร? ตัวอย่าง จดหมายปะหน้าจะช่วยผู้ที่ต้องการจัดทำเอกสารประเภทนี้)

• รับประกัน. เขียนขึ้นเพื่อยืนยันสัญญาหรือเงื่อนไขใดๆ เช่น สามารถรับประกันการจ่ายเงินค่างาน ค่าเช่า ระยะเวลาในการส่งมอบ ฯลฯ ได้
• ขอบคุณ. พวกมันเริ่มมีการใช้งานบ่อยครั้งโดยเฉพาะเมื่อเร็ว ๆ นี้ จดหมายดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงน้ำเสียงของการเป็นหุ้นส่วนที่ดี สามารถออกได้บนหัวจดหมายธรรมดาหรือบนกระดาษสีที่มีการพิมพ์ที่สวยงาม
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร? ตัวอย่างวาไรตี้ขอบคุณนั้นถูกวาดขึ้นในรูปแบบอิสระขึ้นอยู่กับงานที่แก้ไขได้ ในกรณีนี้ จดหมายจะแสดงถึงสาระสำคัญในรูปแบบที่สั้นที่สุด ตัวอย่างดังกล่าวทำ บนกระดาษสีมีเครื่องประดับ สามารถแขวนไว้บนผนังในห้องคณะในสถานที่อันทรงเกียรติได้)

• ข้อมูล
• ให้คำแนะนำ
• ยินดีด้วย.
• การโฆษณา.

นอกจากนี้ยังมีตัวอักษร:

• ข้อเสนอความร่วมมือ สิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมา ซึ่งส่งไปยังองค์กรต่างๆ มักมีลักษณะเป็นการโฆษณา เช่น ตัวอย่างนี้ การเขียนจดหมายเชิงพาณิชย์ค่อนข้างยากคุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายประการเพื่อที่จะได้รับความสนใจและยิ่งไปกว่านั้นเพื่อให้เกิดความสนใจ แต่หากเรียบเรียงตามตัวอย่างด้านล่างก็มีโอกาสสำเร็จทุกประการ

• คำเชิญ พวกเขาถูกส่งไปเชิญชวนให้เข้าร่วมในกิจกรรมต่างๆ โดยปกติจะจ่าหน้าถึงผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ แต่ก็สามารถจ่าหน้าถึงทั้งทีมได้เช่นกัน
• คำขอ
• ประกาศ
• คำขอและอื่น ๆ อีกมากมาย

วิธีการเขียนตอบกลับจดหมาย ตัวอย่าง

คำตอบต้องเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำคำขอที่ระบุไว้ในตัวอักษรตัวแรก จากนั้นจะแจ้งผลการพิจารณาและแสดงการอนุมัติหรือเหตุผลในการปฏิเสธ จดหมายตอบรับทางธุรกิจอาจมีทางเลือกอื่นนอกเหนือจากข้อมูลที่คาดหวัง โดยปกติจะเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

• ความพร้อมใช้งานของลิงก์ไปยังตัวอักษรตัวแรกและเนื้อหา
• ภาษาเดียวกันหมายถึง.
• ขอบเขตและเนื้อหาที่เปรียบเทียบได้
• การปฏิบัติตามลำดับที่แน่นอน

การลงทะเบียน

นอกเหนือจากการใช้หัวจดหมายขององค์กรสำหรับจดหมายธุรกิจแล้ว ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ เมื่อออกแบบด้วย สิ่งเหล่านี้คือรายละเอียด กฎเกณฑ์สำหรับตัวย่อ ที่อยู่การเขียน ส่วนหัว ความยาวของข้อความ ความกว้างของฟิลด์ และอื่นๆ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจช่วยให้คุณเขียนได้โดยคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างทั้งหมด ถูกใช้โดยทั้งพนักงานออฟฟิศเริ่มต้นและพนักงานที่มีประสบการณ์ ต้องขอบคุณตัวอย่างเหล่านี้ พวกเขาได้เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก

เราสรุปซีรีส์ "และนั่นคือทั้งหมดเกี่ยวกับพระองค์" ด้วยบทความเกี่ยวกับข้อความ นี่เป็นเอกสารประเภทเฉพาะ เนื้อหา กฎการเตรียมการ และลำดับขั้นตอนของเอกสารซึ่งขึ้นอยู่กับว่าใครกำลังจัดการกับใคร

ในบทความนี้เราจะพิจารณาข้อความประเภทหลักสามประเภท:

• จดหมายสมัครงานธุรกิจที่ส่งโดยองค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่ง
• แอปพลิเคชันที่บุคคลส่งไปยังองค์กร
• ใบแจ้งยอดพนักงานส่งถึงนายจ้าง

เราไม่ได้แตะต้องข้อความประเภทอื่น - การกล่าวอ้าง - เพราะ เลขานุการไม่ได้ทำงานร่วมกับพวกเขา

ทั้งสาม ประเภทที่ระบุไว้ข้อความมีลักษณะเป็นของตัวเองไม่เพียง แต่ในการเตรียมและการเตรียมการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงงานในสำนักงานด้วย

จดหมายสมัครงานธุรกิจ

วัตถุประสงค์ของการสมัครรับจดหมายธุรกิจซึ่งองค์กรหนึ่งกล่าวถึงอีกองค์กรหนึ่ง คือเพื่อระบุจุดยืนขององค์กรที่ส่ง แสดงทัศนคติต่อปัญหา และเสนอเหตุผลและขั้นตอนในการแก้ไขสถานการณ์ คำกล่าวไม่ได้ถามคำถาม แต่มีวิสัยทัศน์ของสถานการณ์ของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง

จากย่อหน้าก่อนหน้านี้เป็นที่ชัดเจนว่าโดยปกติแล้วจดหมายสมัครงาน "ในยามสงบ" จะใช้เฉพาะบนเกณฑ์ของความขัดแย้งทางผลประโยชน์หรือแม้แต่ความขัดแย้งระหว่างสองบริษัทเพื่อจัดทำเอกสารและแจ้งให้อีกฝ่ายทราบ ทัศนคติของพวกเขาต่อปัญหา

ฉันควรเลือกจดหมายประเภทใด?

มีเส้นบางๆ ระหว่างจดหมายสมัครงาน หนังสือร้องขอ หรือหนังสือร้องขอ เพื่อความแน่ใจ การตัดสินใจเลือกที่ถูกต้องประเภทของตัวอักษรที่คุณต้องเข้าใจ: จะเป็นหรือไม่ ประกาศเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างหรือจะยังคงเกิดขึ้น ขอจะทำอะไรบางอย่างกับผู้รับ?

จดหมายสมัครงานทางธุรกิจจะเขียนไว้บนหัวจดหมายและมีชุดรายละเอียดมาตรฐานสำหรับจดหมายธุรกิจ

ตาม GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจดทะเบียนเอกสาร” แบบฟอร์มจดหมายมีรายละเอียดดังนี้

• โลโก้องค์กรหรือ เครื่องหมายการค้า(เครื่องหมายบริการ) ตราแผ่นดิน สหพันธรัฐรัสเซียหรือตราแผ่นดินของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย หากสถาบันมีสิทธิ์ติดป้ายเหล่านี้บนหัวจดหมาย
• รหัสองค์กร
• หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล
• ชื่อองค์กร
• ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

เมื่อเตรียมใบสมัครเป็นจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งจะมีการร่างรายละเอียดบังคับต่อไปนี้:

• วันที่เอกสาร
• หมายเลขทะเบียนเอกสาร
• ปลายทาง;
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความเอกสาร
• ลายเซ็น;
• ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง
• หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและส่งไปยังไฟล์ (ออกในสำเนาวีซ่าของจดหมาย)

หมายเหตุระบุว่ามีแอปพลิเคชันอยู่หากมี

ลายเซ็นสำหรับการอนุมัติเอกสารจะถูกร่างไว้ในสำเนาวีซ่าของจดหมายหากกฎภายในกำหนดไว้สำหรับกระบวนการรับรองร่างจดหมาย

จดหมายสมัครงานธุรกิจแสดงอยู่ในตัวอย่างที่ 1

แตกต่างจากจดหมายธุรกิจทั่วไป ข้อความในใบสมัครไม่ได้เริ่มต้นด้วยที่อยู่ของเจ้าหน้าที่ - ผู้รับ แต่ด้วยชื่อของประเภทของจดหมาย สิ่งนี้เน้นย้ำว่าเอกสารไม่เพียงแต่สื่อข้อมูลเท่านั้น แต่ยังแสดงถึงจุดยืนที่เป็นหลักการของผู้เขียนอีกด้วย

เอกสารจดหมายสมัครงานดำเนินไปในลักษณะมาตรฐานตามกฎภายในขององค์กรผู้ส่งและองค์กรผู้รับ

ไม่ทราบว่าความขัดแย้งทางผลประโยชน์ของบริษัทจะนำไปสู่อะไร: จะสามารถแก้ไขปัญหาผ่านการเจรจาได้หรือไม่ หรือจำเป็นต้องให้ทนายความเข้ามามีส่วนร่วมในการดำเนินคดีหรือไม่ แต่อย่างไรก็ตาม การยอมรับ จดหมายสมัครงานโดยองค์กรหนึ่งจากอีกองค์กรหนึ่งเทียบเท่ากับการที่บริษัทแรกได้รับแจ้งเกี่ยวกับตำแหน่งขององค์กรที่สอง

การสมัครกับองค์กรจากบุคคล

ลองดูเอกสารนี้จากมุมมองของฝ่ายรับ

ควรให้เอกสารการสมัครจากบุคคล ความสนใจเป็นพิเศษ- การคุ้มครองผลประโยชน์ของผู้สมัครคือกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 2 พฤษภาคม 2549 ฉบับที่ 59-FZ "เกี่ยวกับขั้นตอนการพิจารณาอุทธรณ์จากพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย" (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 24 พฤศจิกายน 2557 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59) 59-FZ)

เป็นความผิดพลาดที่จะเชื่อว่าผลกระทบดังกล่าวมีผลกับหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และเท่านั้น องค์กรงบประมาณ- เรื่องนี้ไม่ได้เกิดขึ้นมานานแล้ว ย้อนกลับไปในปี 2013 รายชื่อนี้ได้รับการเสริมโดยองค์กรต่างๆ “ที่ได้รับความไว้วางใจให้ดำเนินการตามหน้าที่ที่สำคัญต่อสาธารณะ” ไม่มีคำจำกัดความที่ชัดเจนว่าฟังก์ชันเหล่านี้คืออะไร แต่จากถ้อยคำที่ชัดเจนว่าแนวคิดนี้ค่อนข้างกว้าง และในทางทฤษฎีแล้ว องค์กรใดก็ตามที่มีลูกค้าเป็นรายบุคคลสามารถ "ตกอยู่ภายใต้แนวคิดนี้" ได้

ต่างจากจดหมายสมัครงานธุรกิจใบแจ้งยอด รายบุคคลอาจเป็นคำร้องขอ คำร้องขอ หรือการเรียกร้อง ลองดูคำจำกัดความของคำว่า "คำสั่ง":

พจนานุกรมของเรา

คำแถลง - คำร้องขอของพลเมืองเพื่อขอความช่วยเหลือในการดำเนินการตามสิทธิและเสรีภาพตามรัฐธรรมนูญหรือสิทธิและเสรีภาพตามรัฐธรรมนูญของบุคคลอื่น หรือข้อความเกี่ยวกับการละเมิดกฎหมายและการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ข้อบกพร่องในการทำงานของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และเจ้าหน้าที่ หรือวิพากษ์วิจารณ์กิจกรรมของหน่วยงานและเจ้าหน้าที่เหล่านี้

บริษัทสามารถพัฒนาแบบฟอร์มใบสมัครมาตรฐานของตนเองที่สะดวกจากบุคคลและโพสต์ลงในระบบได้ การเข้าถึงทั่วไป- แต่เป็นไปไม่ได้ที่จะบังคับใช้แบบฟอร์มนี้และไม่ยอมรับใบสมัครเพียงเพราะไม่ได้จัดทำขึ้นตามที่ "ควรจะเป็น" ผู้คนไม่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการมีอยู่ของแบบฟอร์มใบสมัครที่พัฒนาโดยบริษัท และไม่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มนี้ได้ กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59-FZ กำหนดชุดบล็อกข้อมูลขั้นต่ำในการเผยแพร่:

การสกัด

จากกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59-FZ

ข้อที่ 7 ข้อกำหนดสำหรับการสมัครเป็นลายลักษณ์อักษร

1. พลเมืองในคำอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรถึง บังคับบ่งบอกถึงชื่อ หน่วยงานของรัฐหรือองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่ส่งคำอุทธรณ์เป็นหนังสือ หรือชื่อสกุล ชื่อจริง นามสกุลของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือตำแหน่งของผู้ที่เกี่ยวข้องตลอดจนชื่อนามสกุล ชื่อจริง นามสกุล (อย่างหลัง - ถ้า ที่มีอยู่), ที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่ควรส่งคำตอบ, หนังสือแจ้งการส่งต่อคำอุทธรณ์, กำหนดสาระสำคัญของข้อเสนอ, คำแถลงหรือการร้องเรียน, ใส่ลายเซ็นส่วนตัวและวันที่

อย่างที่คุณเห็น ชุดนี้มีเพียงเล็กน้อย และเราไม่สามารถบังคับให้ผู้สมัครระบุได้ โทรศัพท์มือถือ- แนะนำให้รวมวิธีการสื่อสารการปฏิบัติงานไว้ในข้อความเท่านั้น

“คุณมีอิสระที่จะเลือก...”

บุคคลสามารถกรอกใบสมัครได้ตามต้องการ:

ด้วยมือหรือในรูปแบบสิ่งพิมพ์

เรียกว่า “แถลงการณ์” “อุทธรณ์” “ความต้องการ” หรือไม่เรียกเลย

เขียนสั้น ๆ และตรงประเด็นหรือจัดทำอัตชีวประวัติของคุณเองโดยละเอียด

และส่งเอกสารทางไปรษณีย์หรือนำมาด้วยตนเองด้วย

องค์กรมีหน้าที่ต้องยอมรับใบสมัครหากมีข้อมูลขั้นต่ำที่จำเป็น

การสมัครเป็นรายบุคคลผ่านแล้ว การประมวลผลหลักในสำนักงานของบริษัทผู้รับ ดังตัวอย่างที่ 2

องค์กรตัดสินใจด้วยตนเองว่าจะแยกการสมัครของพลเมืองออกเป็นการจัดการบันทึกที่แยกจากกันหรือไม่ เราขอแนะนำให้ทำเช่นนี้หาก:

• แอปพลิเคชันมากกว่า 10% ของปริมาณรวมของการไหลของเอกสารขาเข้า
• พนักงานที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษทำงานเกี่ยวกับพวกเขา (ศูนย์บริการลูกค้า แผนกสินไหม ฯลฯ );
• องค์กรดำเนินกิจกรรมหลักตามการสมัครจากแต่ละบุคคล

หากองค์กรคุ้นเคยกับการทำงานตามกฎของงานสำนักงานแบบดั้งเดิม ก็ไม่จำเป็นต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59-FZ ภายใต้เงื่อนไขมาตรฐาน คำขอจะผ่านเส้นทางเดียวกันกับเอกสารขาเข้าอื่นๆ กฎสำหรับการทำงานร่วมกับพวกเขาในทางปฏิบัติไม่แตกต่างจากที่ยอมรับโดยทั่วไปและยังให้เสรีภาพในการจัดการกับใบสมัครโดยเฉพาะอย่างยิ่งสามวันอาจผ่านไประหว่างการยอมรับและช่วงเวลาของการลงทะเบียนตามกฎหมาย ระยะเวลาตอบกลับจะได้รับ 30 วันนับจากวันที่ลงทะเบียนคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร

การประยุกต์ใช้ในการจัดการบันทึกบุคลากร

ข้อความชั้นพิเศษคือข้อความเกี่ยวกับบุคลากร วัตถุประสงค์ของเอกสารเหล่านี้คือเพื่อแสดงคำขอหรือความประสงค์ของลูกจ้างต่อนายจ้าง

รูปร่าง คำชี้แจงเกี่ยวกับบุคลากรค่อนข้างฟรี ไม่มีใครต้องการให้พนักงานทราบถึงความแตกต่างของรายละเอียดการลงทะเบียน ดังนั้นจึงเพียงพอที่จะปฏิบัติตามขั้นต่ำที่กำหนด

ในความเห็นของเรา คำชี้แจงเกี่ยวกับบุคลากรควรเขียนด้วยมือโดยตัวพนักงานเองเท่านั้น ไม่มีภาระผูกพันตามกฎหมายแรงงานในเรื่องนี้ แต่เป็นการยากกว่ามากที่จะท้าทายคำแถลงที่เขียนด้วยมือของคุณเองในศาลมากกว่าข้อความที่พิมพ์บนคอมพิวเตอร์ (ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในนั้นเป็นเพียงลายเซ็นของผู้เขียนเท่านั้น) ในกรณีหลังนี้พนักงานอาจอ้างว่าเขาถูกบังคับให้ลงนามในข้อความสำเร็จรูป

• ถึงใครจากใครผู้รับใบสมัครบุคลากรคือนายจ้าง - บุคคลแรกในองค์กรที่ผู้เขียนใบสมัครทำงาน เขาเป็นผู้จ้างผู้เขียนและไม่ใช่หัวหน้าแผนกบุคคล ดังนั้นใบสมัครจะเขียนในนามของหัวหน้า (ผู้อำนวยการทั่วไป ผู้อำนวยการ ประธาน ฯลฯ ) ของบริษัท นามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของผู้จัดการจะเขียนไว้ที่ด้านบนของใบรับสมัคร ใกล้กับขอบด้านขวามากที่สุด ในกรณีที่เกิด

เนื่องจากพนักงานไม่มีแบบฟอร์มจดหมายของตนเองจึงต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนใบสมัครที่นี่ คุณควรเขียนนามสกุล ชื่อ นามสกุล และหน่วยโครงสร้างให้ครบถ้วน หากพนักงานทราบหมายเลขบุคลากรของตน ก็ถือว่าดี แต่นี่ไม่ใช่ข้อมูลบังคับ

ภายใต้ข้อมูลนี้ที่กึ่งกลางของบรรทัดจะมีการเขียนชื่อประเภทของเอกสาร - คำแถลงจากนั้นในบรรทัดใหม่จะมีการระบุข้อความของคำแถลง - คำขอหรือการแสดงออกของความประสงค์ของพนักงาน ใบสมัครจะกรอกโดยลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานและวันที่จัดทำเอกสาร

คำถามในหัวข้อ

จะเขียนคำว่า “statement” อย่างไรให้ถูกต้อง?

การเขียนชื่อประเภทเอกสารมีสองรูปแบบ: อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ไม่มีจุดต่อท้าย (ดังตัวอย่างที่ 3) และอักษรตัวพิมพ์เล็กที่มีจุดต่อท้าย

อำนาจทางกฎหมายของคำแถลงจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากรูปแบบที่ใช้เขียนคำดังกล่าว ตัวเลือกที่สองถือว่าล้าสมัย แต่มีสิทธิ์ที่จะมีอยู่ทุกประการ

เมื่อใดที่พนักงานควรระบุคำขอในแถลงการณ์ และการอุทธรณ์ด้วยวาจาต่อแผนกทรัพยากรบุคคลจะเพียงพอเมื่อใด

ถ้า รหัสแรงงานพูดโดยตรงถึง "คำแถลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงาน" ดังนั้นคำถามนี้จึงไม่เกิดขึ้น ในกรณีอื่น ๆ จะถูกควบคุมโดยกฎภายในขององค์กรหรือตามความสะดวก ตัวอย่างเช่น เป็นการดีที่สุดที่พนักงานจะต้องยื่นคำร้องขอเปลี่ยนแปลงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนนามสกุลเป็นลายลักษณ์อักษร แม้ว่าจะไม่มี บทบัญญัติพิเศษ กฎหมายแรงงานไม่ได้ให้ข้อมูลใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้ การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวริเริ่มโดยคำสั่งของนายจ้าง และคำแถลงที่เขียนด้วยลายมือของพนักงานพร้อมสำเนาทะเบียนสมรสจะกลายเป็นพื้นฐานในการออกคำสั่ง

ใน องค์กรขนาดใหญ่ในกรณีที่พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลมีจำนวนหลายสิบหรือหลายร้อยคน คำขอของพนักงานจะได้รับการยอมรับในรูปแบบของใบสมัครเท่านั้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ลืมเรื่องนี้

ใน บริษัทขนาดเล็กหากประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียไม่ต้องการคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษร คุณสามารถขอด้วยวาจาหรือสนทนาโดยตรงกับหัวหน้าองค์กรซึ่งสามารถให้คำแนะนำได้ พนักงานฝ่ายบุคคลเพื่อแก้ไขปัญหา

• ผังเอกสารการสมัครบุคลากรพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องมีสำเนาใบแจ้งยอดพนักงานที่เป็นต้นฉบับ ต่อจากนี้ดังที่ได้กล่าวไปแล้วหลายรายการจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร แต่พนักงานก็มีสิทธิ์ทุกประการในการตรวจสอบชะตากรรมของใบสมัครของเขาและได้รับการยืนยันจากนายจ้างว่าเขายอมรับเอกสารแล้ว

สำคัญ!

ไม่สามารถลงทะเบียนใบสมัครของพนักงานเป็นเอกสารขาเข้าได้ ซึ่งมักทำเพียงเพราะพวกเขาไม่รู้ว่าจะยืนยันการรับได้อย่างไร

ขณะเดียวกัน มีสองวิธีในการลงทะเบียนแอปพลิเคชันอย่างถูกต้อง

การยืนยันว่านายจ้างยอมรับใบสมัครของลูกจ้างแล้วสามารถ:

• การลงทะเบียนแอปพลิเคชันในฐานข้อมูลพิเศษวางใบสมัครบุคลากรไว้ในบันทึกการลงทะเบียน เอกสารภายในไม่แนะนำเช่นกัน: การละเมิดกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคลเป็นเรื่องง่ายมาก เป็นการดีที่สุดสำหรับเลขาที่จะมีรายการพิเศษ นิตยสารอิเล็กทรอนิกส์การลงทะเบียนสำหรับการสมัครบุคลากร บันทึกอย่างเป็นทางการและคำอธิบาย และเอกสารที่คล้ายกัน

หมายเลขทะเบียนของใบสมัครแนบอยู่กับสำเนา จะมีการมอบสำเนาพร้อมหมายเลขให้กับพนักงาน หากพนักงานมาพร้อมกับสำเนาใบสมัครสองชุด ก่อนที่จะกรอกหมายเลข เลขานุการจะต้องเปรียบเทียบ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมือนกัน)

• บันทึกการยอมรับใบสมัครที่เลขานุการทำไว้เป็นสำเนาหากไม่มีบันทึกการลงทะเบียนและพนักงานยืนยันที่จะยืนยันการรับเข้า เลขานุการสามารถจัดทำรายการต่อไปนี้ในสำเนาใบสมัคร:

รายการระบุว่า:

• ข้อเท็จจริงของการยอมรับเอกสาร
• วันที่ (จำเป็น!);
• ตำแหน่ง ลายเซ็นส่วนตัว และใบรับรองผลการลงนามของพนักงานที่รับ

ใบสมัครของพนักงานจะถูกส่งไปยังหัวหน้าองค์กรโดยตรงซึ่งจะเป็นผู้ตรวจสอบและแก้ไขปัญหาเช่น:

ไปยังแผนกทรัพยากรบุคคล เตรียมออเดอร์.

ดาวีดอฟ 17/09/2558

ประวัติย่อ

1. ใบสมัครคือเอกสาร รูปแบบและกฎเกณฑ์ของการรับส่งเอกสารซึ่งขึ้นอยู่กับผู้รับและผู้รับ
2. ใบสมัครจดหมายธุรกิจมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงจุดยืนขององค์กรผู้ส่งในประเด็นที่เป็นข้อขัดแย้ง
3. แนะนำให้บุคคลส่งใบสมัครไปยังองค์กรโดยดำเนินการตามนั้น กฎหมายของรัฐบาลกลางเลขที่ 59-FZ.
4. แถลงการณ์ใน การจัดการบันทึกบุคลากรเป็นการแสดงเจตจำนงของพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรและมักทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการออกคำสั่งสำหรับบุคลากร

สำหรับชาวต่างชาติที่จะเข้าสู่ดินแดนภายใต้เขตอำนาจศาลของรัฐบาลรัสเซีย จะต้องได้รับคำเชิญจากบุคคลหรือนิติบุคคล รวบรวมโดยคำนึงถึงข้อกำหนดของกรอบกฎหมายและขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการเดินทาง (การศึกษา การท่องเที่ยว การติดต่อทางธุรกิจ)

อาจต้องใช้เอกสารในกรณีใดบ้าง?

ผู้อยู่อาศัยในสหพันธรัฐรัสเซียเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการมาถึงของชาวต่างชาติควรชี้แจงรายละเอียดเฉพาะของการขอวีซ่าและเงื่อนไขในการเยี่ยมชมประเทศ นี่เป็นประเด็นบังคับ เนื่องจากประเทศต่างๆ มีกฎที่แตกต่างกัน

รัฐจำนวนหนึ่ง (ส่วนใหญ่เป็นสมาชิกของ CIS) มีข้อตกลงภายในกับรัสเซีย โดยที่ชาวต่างชาติไม่จำเป็นต้องมีหนังสือค้ำประกันจากผู้มีถิ่นที่อยู่ในสหพันธรัฐรัสเซียจึงจะมาถึงได้ พวกเขาสามารถข้ามพรมแดนโดยใช้หนังสือเดินทางภายในประเทศ (ยูเครน เบลารุส คาซัคสถาน) หนังสือเดินทางต่างประเทศ (มอลโดวา ทาจิกิสถาน อาเซอร์ไบจาน)

โดยทั่วไปจะต้องใช้เอกสารในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• ชาวต่างชาติไปทำงานที่รัสเซียตามคำเชิญของบริษัทรัสเซีย
• ผู้ที่ได้รับเชิญนั้นเป็นคนชาติของรัฐซึ่งรัสเซียไม่มีข้อตกลงปลอดวีซ่า

บุคคลสัญชาติของรัฐอื่น ๆ ที่รัสเซียมีระบบวีซ่าจะต้องได้รับคำเชิญ (แบบฟอร์มหนังสือค้ำประกันสำหรับการเชิญชาวต่างชาตินั้นนำมาจาก Federal Migration Service) ควรจำไว้ว่าเป็นการยากที่สุดที่จะออกคำเชิญให้กับพลเมืองของรัฐที่มีสถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่ไม่เอื้ออำนวย กิจกรรมทางทหารหรือการก่อการร้าย หรือการโยกย้ายถิ่นฐานในระดับสูง

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการรวบรวม

ผู้บัญญัติกฎหมายจัดให้มีมาตรฐานเดียวกันในการกรอกหนังสือค้ำประกัน กระบวนการเตรียมเอกสารนั้นมาพร้อมกับความแตกต่างหลายประการ ก่อนที่คุณจะเริ่มขั้นตอนนี้ คุณต้องศึกษากฎต่อไปนี้:

• ขั้นตอนนี้มาพร้อมกับค่าใช้จ่าย ฝ่ายที่ได้รับจะต้องเสียค่าธรรมเนียมอากร 800 รูเบิล
• หนังสือค้ำประกันตัวอย่างเดียวสำหรับการเชิญชาวต่างชาติที่ได้รับอนุมัติตามกฎหมาย
• หากชาวต่างชาติมาพร้อมกับสมาชิกในครอบครัวต้องระบุข้อเท็จจริงนี้ในเอกสาร ตามมาตรา 13.2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง -115 “เปิด สถานะทางกฎหมายพลเมืองต่างประเทศในสหพันธรัฐรัสเซีย" สมาชิกในครอบครัวคือคู่สมรส (หากการแต่งงานมีสถานะเป็นทางการ) ลูกและคู่สมรสของเด็ก พ่อแม่ ปู่ย่าตายาย และหลาน
• หนังสือค้ำประกันการเชิญชวนคนต่างด้าวจะต้องมี ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการมาถึงของเรา ผู้สมัครจะต้องมีรายละเอียดหนังสือเดินทางของชาวต่างชาติ สูติบัตรของเด็ก (หากชาวต่างชาติเดินทางด้วย)
• การออกหนังสือค้ำประกันถือเป็นการจัดตั้งความรับผิดสำหรับฝ่ายที่ได้รับ ประการแรก มันแสดงให้เห็นในการให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเป็นความจริง หากผู้สมัครถูกจับได้ว่าพยายามหลอกลวงหน่วยงานการย้ายถิ่นฐานโดยเจตนา เขาจะได้รับการรับประกันว่าจะเกิดผลเสียในรูปของค่าปรับ การบังคับใช้แรงงาน หรือจำคุกเป็นระยะเวลา 6 เดือนถึง 2 ปี
• สำหรับบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นผู้เชิญ จำเป็นต้องจัดเตรียมข้อมูลทางการเงิน (ใบแจ้งยอดธนาคาร ใบรับรองรายได้) ขนาดที่ต้องการ ความมั่นคงทางการเงินขึ้นอยู่กับภูมิภาคนั้นๆ ควรชี้แจงรายละเอียดข้อมูลกับ Federal Migration Service

หลังจากกรอกใบสมัครแล้ว หากสถานการณ์เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งส่งผลให้จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนข้อมูล คุณจะต้องเขียนหรือติดต่อหน่วยงานการย้ายถิ่นฐานด้วยตนเองและแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง วิธีนี้จะลดความเสี่ยงของการถูกแบนเนื่องจากข้อมูลเท็จ

หากบุคคลใดตั้งใจที่จะเชิญญาติหรือเพื่อนที่มีสัญชาติของรัฐอื่นมาเยี่ยม เขาจะต้องเตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าบริการการย้ายถิ่นจะต้องรับผิดชอบแขกตลอดระยะเวลาที่เขาอยู่ในรัสเซีย

พลเมืองจำนวนหนึ่งสามารถมารัสเซียได้โดยไม่ต้องมีหนังสือค้ำประกัน ไม่จำเป็นต้องเชิญพวกเขา ดังนั้นจึงควรศึกษารายชื่อรัฐล่วงหน้าที่พลเมืองสามารถเยี่ยมชมรัสเซียได้อย่างอิสระโดยไม่จำเป็นต้องขอวีซ่า

เมื่อเตรียมตัวอย่างหนังสือค้ำประกัน บุคคลที่ทำหน้าที่เป็นผู้เชิญจะต้องระบุข้อมูลต่อไปนี้ในใบสมัคร:

• ชื่อเต็มของหัวหน้าบริการการย้ายถิ่นฐานของรัฐบาลกลาง ณ สถานที่ที่ลงทะเบียน ชื่อเต็มของหน่วยอาณาเขตของบริการการย้ายถิ่นฐานของรัฐบาลกลาง
• รายละเอียดหนังสือเดินทางของผู้สมัครรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่จดทะเบียนถาวร
• ที่อยู่อาศัย (หากไม่ตรงกับสถานที่จดทะเบียนถาวร)
• ข้อมูลติดต่อสำหรับการสื่อสารติดตามผล (หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล)
• รายละเอียดหนังสือเดินทางของชาวต่างชาติ
• ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ได้รับเชิญ รวมถึงวันเกิดและชื่อของรัฐที่เขาเป็นพลเมือง

นอกจากนี้ หนังสือค้ำประกันจากบุคคลยังคำนึงถึงภาระหน้าที่ของเจ้าบ้านในการให้การสนับสนุน (รวมถึงเอกสาร) แก่แขกจากต่างประเทศด้วย เจ้าบ้านจะรับผิดชอบในการจัดหาที่พัก การดูแลทางการแพทย์และค่าใช้จ่ายทางการเงินตลอดการเดินทาง อีกด้วย พลเมืองรัสเซียจะรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกฎระเบียบของวีซ่า การละเมิดเงื่อนไขของหนังสือค้ำประกันจะต้องรับผิดในรูปแบบของค่าปรับ 40,000-50,000 รูเบิล

โดยการยอมรับหนังสือค้ำประกันจากนิติบุคคล ผู้บัญญัติกฎหมายบอกเป็นนัยว่าฝ่ายที่ได้รับจะต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่เกี่ยวกับชาวต่างชาติที่ได้รับเชิญ ความเต็มใจที่จะรับผิดชอบจะแสดงอยู่ในแบบฟอร์มจดหมาย ซึ่งจะต้องส่งไปยังหัวหน้าของ Federal Migration Service ในภูมิภาคที่นิติบุคคลจดทะเบียนและดำเนินการอยู่

ในการเตรียมจดหมายควรระบุคำขอและข้อมูลประเภทต่อไปนี้:

• ชื่อบริษัท ที่อยู่จดทะเบียน
• รายละเอียดของนิติบุคคล (ต้องกรอกข้อมูล TIN ฯลฯ )
• ข้อมูลการลงทะเบียน รวมถึงวันที่และหมายเลขจดทะเบียนของบริษัทในสมุดบัญชีพิเศษ
• รายละเอียดหนังสือเดินทางของผู้ได้รับเชิญ
• บัตรอพยพที่ออกโดยศุลกากร
• การบ่งชี้ความเป็นพลเมืองของรัฐใดรัฐหนึ่ง

จดหมายยังระบุด้วยว่าบริษัทดำเนินการจดทะเบียนชาวต่างชาติภายในกรอบเวลาที่ได้รับอนุมัติอย่างเคร่งครัด และพร้อมที่จะให้การสนับสนุนทางการเงินแก่เขา และรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับด้านการย้ายถิ่นฐาน ใน สถานการณ์ส่วนบุคคลในจดหมายจะต้องระบุว่าบริษัทจัดให้มีคนต่างด้าวด้วย ที่ทำงานและแนบสัญญาไปกับเอกสาร (หนังสือเชิญทำงานให้กับคนต่างด้าวจากนายจ้าง) การไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ได้รับอนุมัติจากผู้บัญญัติกฎหมายมีโทษปรับ 400-500,000 รูเบิล

สำหรับผู้เชิญ การออกหนังสือค้ำประกันเกี่ยวข้องกับหลายกรณี เงื่อนไขบังคับและภาระผูกพันที่ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนด โดยการส่งใบสมัครเชิญชาวต่างชาติ ฝ่ายที่ได้รับจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ:

• จัดหาที่อยู่อาศัยให้ชาวต่างชาติตลอดระยะเวลาการเดินทาง (ระบุที่อยู่เฉพาะของสถานที่อยู่อาศัยที่ต้องการให้เช่าหรือที่พักฟรี)
• ให้การสนับสนุนทางการแพทย์คุณภาพสูงแก่ผู้ได้รับเชิญในระหว่างการเดินทางในรูปแบบของข้อตกลงเกี่ยวกับบริการทางการแพทย์แบบชำระเงินหรือนโยบายทางการแพทย์
• ช่วยเหลือทางการเงินแก่ชาวต่างชาติ รวมทั้งค่าเข้าออก ค่าอาหาร ที่พัก และกิจกรรมยามว่าง

ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามข้อผูกพันที่ไม่ถูกต้องตามที่กำหนดโดยผู้ถูกต้อง กรอบกฎหมายนำมาซึ่งการลงโทษแก่ผู้รับ

สิ่งที่ควรเขียนในแต่ละย่อหน้า: การวิเคราะห์โดยละเอียด

จดหมายจากบุคคลต้องมีการระบุข้อมูลต่อไปนี้ในใบสมัครเพื่อเชิญชาวต่างชาติ:

1. ชื่อแผนกของ Federal Migration Service ชื่อนามสกุลของหัวหน้าที่ส่งคำขอไป
2. รายละเอียดหนังสือเดินทางของผู้รับ (ชื่อนามสกุล รายละเอียดการลงทะเบียน วันที่ออกหนังสือเดินทาง)
3. ข้อมูลเกี่ยวกับชาวต่างชาติ (ชื่อเต็ม, ปีเกิด, หมายเลขหนังสือเดินทาง, วันที่ออกเอกสาร)
4. ที่อยู่ของสถานที่อยู่อาศัยที่ต้องการ
5. วันที่สมัคร ลายเซ็นส่วนตัวของผู้สมัคร

หากฝ่ายที่ได้รับเป็นบริษัทหรือองค์กร คุณจะต้องเสริมคำอุทธรณ์ด้วยข้อมูลในลักษณะต่อไปนี้:

1. ชื่อองค์กร รหัสไปรษณีย์ และที่อยู่ที่จดทะเบียน
2. ข้อมูลการลงทะเบียนของ LLC (หมายเลขการลงทะเบียน, จุดตรวจ, INN, OGRN ฯลฯ )
3. การยืนยันข้อเท็จจริงที่ว่าฝ่ายที่ได้รับจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จ่ายภาษี และเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่ในรัสเซีย
4. รายละเอียดของผู้มีอำนาจลงนาม (ชื่อเต็ม, ลายมือชื่อหัวหน้าบริษัท, ตราประทับขององค์กร)

ในบางสถานการณ์เมื่อได้รับเชิญ แรงงานต่างด้าวคุณต้องจัดเตรียมเอกสารแนบเพิ่มเติม - การยืนยันความพร้อมของสถานที่ทำงาน การรับประกันจากนายจ้างในการจ้างผู้มาเยี่ยม

ฉันควรส่งหนังสือค้ำประกันที่ไหน?

ตามข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 373 ลงวันที่ 16 พฤษภาคม 2554 กระทรวงกิจการภายในของรัสเซียจะดำเนินการลงทะเบียน การออกคำเชิญ และการขยายเวลา หนังสือค้ำประกันส่งไปยังผู้อำนวยการหลักของกระทรวงกิจการภายใน ณ สถานที่พำนักของฝ่ายที่ได้รับพร้อมกับรายการเอกสารประกอบที่จำเป็นและคำร้อง

เมื่อเตรียมเอกสารสำหรับชาวต่างชาติที่จะเข้ารัสเซียคุณต้องตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอย่างรอบคอบเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในภายหลัง