По шагам: от автоматизации к реструктуризации и обратно. ALMABOARD – новый способ улучшения корпоративного управления Автоматизированное решение для корпоративного управления
Описание
Продукт для холдинговых структур – управляющих компаний, холдингов, структур, имеющих в своем составе дочерние и зависимые общества, находящиеся под управлением единого корпоративного центра
Позволяет объединить в единый технологический контур учет объектов и процессов корпоративного управления дочерних обществ с централизованным учетом этих процессов в головном обществе
Область применения – автоматизация информационного взаимодействия между головным обществом и дочерними и зависимыми обществами группы компаний
Возможна реализация решения для холдинговых структур с централизованной и децентрализованной системами корпоративного управления, адаптация решения под индивидуальные требования и задачи клиента
Корпоративный учет. Ведение реестров юридических и физических лиц, участников процесса корпоративного управления. Учет Контролируемых иностранных компаний
Автоматизация функционала корпоративного центра. Ведение централизованного реестра обществ группы компаний, учет существенных характеристик обществ
Учет подготовки и проведения корпоративных мероприятий обществ группы компаний, вопросы повестки и принятые по ним решения, результаты голосования, учет протоколов и других документов
Планирование корпоративных мероприятий. Контроль исполнения решений, принимаемых органами головного, дочерних и зависимых обществ
Учет органов управления и контроля, в том числе, сроков полномочий членов органов управления и контроля дочерних и зависимых обществ
Учет инвестиционных активов, приобретения, отчуждения, обременения. Учет выпусков и погашений пакетов акций. Управление портфелем ценных бумаг холдинга. Управление счетами ДЕПО
Учет аффилированных лиц и бенефициаров. Автоматизированное формирование структуры группы лиц, структуры аффилированных лиц
Анализ стоимости чистых активов в целях выявления необходимости корпоративных мероприятий (согласно ФЗ «Об акционерных обществах»)
Учет сделок общества, автоматизированный анализ сделок на предмет необходимости одобрения по основаниям, предусмотренным законодательством. Анализ на заинтересованность, крупность и т.п.
Консолидация всей отчетности дочерних и зависимых обществ, контроль сроков ее представления. Учет бумажных и электронных документов в реестре документов общества
Автоматическое формирование документов и аналитических отчетов. Возможность создания специализированных документов и отчетных форм
Учет и управление в корпоративном центре кампаниями по выдвижению кандидатов в органы управления и контроля дочерних и зависимых обществ
Возможности
Автоматизировать процессы корпоративного управления в холдингах с централизованной системой управления. Процессы корпоративного управления сконцентрированы в головном обществе, в зоне ответственности дочерних обществ находится подготовка первичных документов, обработку и учет которых ведут специалисты единого корпоративного центра
Реализовать принципы децентрализованного подхода к системе корпоративного управления. Автоматизация холдингов, где функции корпоративного управления разделены между дочерними и головным обществами
Вести централизованный учет и управление процессами выдвижения кандидатов в органы управления и контроля дочерних и зависимых обществ
Управлять процессом согласования и проведения сделок в обществах холдинга. Осуществлять ведение паспортов сделок, согласовывать сделки с корпоративным центром, анализировать их на заинтересованность, крупность, контролируемость и т.д.
Организовать учет и автоматизацию процессов движения ценных бумаг и взаимодействия с депозитариями/регистраторами
Пользователи
Топ менеджеры акционерых обществ, как пользователи аналитических модулей продукта
Специалисты Центров корпоративного управления холдингов, дочерних и зависимых обществ
Директора по корпоративному управлению, корпоративные секретари
Пользователями отдельных модулей могут быть специалисты кадровых, финансовых и правовых подразделений головного общества холдинга
В одном из крупнейших холдингов страны завершен проект внедрения системы электронного документооборота. Специально для "Объединенной авиастроительной корпорации" специалистами DIRECTUM разработан новый модуль "Корпоративное управление".
В авиахолдинге формирование эффективной системы корпоративного управления является одним из важных средств достижения стратегических бизнес-целей. Создание системы невозможно без использования современных информационных технологий, позволяющих осуществить:
- строго регламентированное движение электронных документов корпоративного управления между ОАО "ОАК" и дочерними и зависимыми обществами (ДЗО);
- прозрачность осуществляемых процедур и контроль исполнительской дисциплины;
- формирование централизованного защищенного хранилища электронных документов корпоративного управления с соответствующим разграничением прав доступа к нему.
Для организации процесса и принятия решения по выбору СЭД, поставщика системы и услуг по ее внедрению была сформирована комиссия, в которую вошли представители руководства Корпорации. Ей необходимо было оценить потенциальные возможности существующих на рынке ECM-систем, проектных команд по разработке и внедрению с учетом оптимального соотношения по цене, времени, качеству предоставляемых услуг.
"В первую очередь оценивалось наличие типового функционала, связанного с автоматизацией документооборота корпоративного управления с учетом требований российского законодательства в этой области. В действительности оказалось, что на рынке нет систем электронного документооборота, в которых реализован данный функционал", - комментирует Директор по корпоративному управлению ОАО "ОАК" С. Н. Коносов.
По результатам работы отборочной комиссии, предпочтение было отдано решению DIRECTUM. Анализ бизнес-процессов и проектирование системы началось в конце августа 2012 года.
Специально для ОАО "ОАК" был разработан новый модуль "Корпоративное управление", который ориентирован на работу с такими мероприятиями, как заседания Советов Директоров, Правлений, Комитетов, общие собрания Акционеров и обеспечивает следующие этапы жизненного цикла мероприятий:
- планирование заседаний на корпоративный год;
- подготовка и проведение заседаний;
- контроль исполнения решений заседаний.
- автоматизация документационного обеспечения процессов корпоративного управления, связанных с планированием, организацией и проведением корпоративных мероприятий ОАО "ОАК" и его дочерних и зависимых обществ (ДЗО);
- контроль исполнения принятых решений и обмен информацией между участниками процессов в рамках единого электронного информационного пространства;
- формирование централизованного хранилища электронных документов корпоративного управления, обеспечивающего поддержку информационной политики ОАО "ОАК" в области корпоративного управления и реализацию практики введения в курс дел новых участников процессов корпоративного управления;
- отображение корпоративных мероприятий в общем календаре, обеспечивающем визуальную оценку количества и продолжительности мероприятий на период времени. Введение цветовой градации мероприятий в зависимости от стадии жизненного цикла мероприятия. Обеспечение гибкого управления объемом отображаемой информации в различных разрезах. Синхронизация с личным календарем MS Outlook;
- контроль пересечений корпоративных мероприятий и их предполагаемых участников.
"В январе 2014 года помимо ввода в промышленную эксплуатацию СЭД Directum модуля "Корпоративное управление" стартовал подпроект внедрения модуля "Directum: Делопроизводство" в части обработки входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, выдачи поручений и контроля их исполнения. По утвержденному плану реализуется подпроект внедрения модуля "Directum: Управление договорами", включающий в том числе и интеграцию с имеющимися в ОАО "ОАК" информационными системами 1С и Oracle Hyperion ", - рассказал директор ИТ-департамента А. Г. Тимошкин.
На 2014-2015 год запланировано внедрение системы управления тендерами, включая интеграцию с торговой площадкой, а также реализация возможности удаленной работы с документами при помощи мобильных устройств.
В одном из крупнейших холдингов страны завершен проект внедрения системы электронного документооборота. Специально для «Объединённой авиастроительной корпорации» специалистами DIRECTUM разработан новый модуль «Корпоративное управление».
Объединённая авиастроительная корпорация («ОАО «ОАК») создана в целях сохранения и развития научно-производственного потенциала авиастроительного комплекса Российской Федерации, обеспечения безопасности и обороноспособности государства, концентрации интеллектуальных, производственных и финансовых ресурсов для реализации перспективных программ создания авиационной техники. В корпорацию входит более 25 предприятий.
В авиахолдинге формирование эффективной системы корпоративного управления является одним из важных средств достижения стратегических бизнес-целей. Создание системы невозможно без использования современных информационных технологий, позволяющих осуществить:
● строго регламентированное движение электронных документов корпоративного управления между ОАО «ОАК» и дочерними и зависимыми обществами (ДЗО);
● прозрачность осуществляемых процедур и контроль исполнительской дисциплины;
● формирование централизованного защищенного хранилища электронных документов корпоративного управления с соответствующим разграничением прав доступа к нему.
«В ходе развития бизнеса в Корпорации появилась необходимость модернизировать внутреннее информационное пространство, обеспечить централизованное хранение всех документов в электронном виде, быструю и удобную работу с ними, контроль сроков и качества исполнения решений», - рассказал Исполнительный Вице-президент ОАО «ОАК» Александр Туляков.
Для организации процесса и принятия решения по выбору , поставщика системы и услуг по ее внедрению была сформирована комиссия, в которую вошли представители руководства Корпорации. Ей необходимо было оценить потенциальные возможности существующих на рынке -систем, проектных команд по разработке и внедрению с учетом оптимального соотношения по цене, времени, качеству предоставляемых услуг.
«В первую очередь оценивалось наличие типового функционала, связанного с автоматизацией документооборота корпоративного управления с учетом требований российского законодательства в этой области. В действительности оказалось, что на рынке нет систем электронного документооборота, в которых реализован данный функционал», - комментирует Директор по корпоративному управлению ОАО «ОАК» Сергей Коносов.
По результатам работы отборочной комиссии, предпочтение было отдано системе DIRECTUM. Анализ бизнес-процессов и проектирование системы началось в конце августа 2012 года.
Специально для ОАО «ОАК» был разработан новый модуль «Корпоративное управление», который ориентирован на работу с такими мероприятиями, как заседания Советов Директоров, Правлений, Комитетов, общие собрания Акционеров и обеспечивает следующие этапы жизненного цикла мероприятий:
● планирование заседаний на корпоративный год;
● подготовка и проведение заседаний;
● контроль исполнения решений заседаний.
На сегодняшний день проект внедрения модуля «Корпоративное управление» СЭД DIRECTUM в ОАО «ОАК» завершен. Благодаря внедрению DIRECTUM в Корпорации были реализованы следующие задачи:
● автоматизация документационного обеспечения процессов корпоративного управления, связанных с планированием, организацией и проведением корпоративных мероприятий ОАО «ОАК» и его дочерних и зависимых обществ (ДЗО);
● контроль исполнения принятых решений и обмен информацией между участниками процессов в рамках единого электронного информационного пространства;
● формирование централизованного хранилища электронных документов корпоративного управления, обеспечивающего поддержку информационной политики ОАО «ОАК» в области корпоративного управления и реализацию практики введения в курс дел новых участников процессов корпоративного управления;
● отображение корпоративных мероприятий в общем календаре, обеспечивающем визуальную оценку количества и продолжительности мероприятий на период времени. Введение цветовой градации мероприятий в зависимости от стадии жизненного цикла мероприятия. Обеспечение гибкого управления объемом отображаемой информации в различных разрезах. Синхронизация с личным календарем MS Outlook;
● контроль пересечений корпоративных мероприятий и их предполагаемых участников.
В системе DIRECTUM работают не только сотрудники, ответственные за организацию и проведение заседаний коллегиальных органов управления (Департамент корпоративного управления, Корпоративный секретариат), но и участники этих заседаний, а так же исполнители принятых решений. Также планируется интеграция модуля «Корпоративное управление» DIRECTUM с системами электронного документооборота, используемыми в дочерних организациях, в части выдачи поручений по решениям, принятым на собраниях и заседаниях коллегиальных органов ОАО «ОАК».
«В январе 2014 года помимо ввода в промышленную эксплуатацию СЭД DIRECTUM модуля «Корпоративное управление» стартовал подпроект внедрения модуля «DIRECTUM: Делопроизводство» в части обработки входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, выдачи поручений и контроля их исполнения. По утвержденному плану реализуется подпроект внедрения модуля «DIRECTUM: Управление договорами», включающий в том числе и интеграцию с имеющимися в ОАО «ОАК» информационными системами 1С и Oracle Hyperion», - рассказал директор ИТ-департамента Андрей Тимошкин.
– КАКИЕ ИЗМЕНЕНИЯ В СИСТЕМЕ КОРПОРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ БЫЛИ РЕАЛИЗОВАНЫ В 2016 ГОДУ?
– В 2016 году Корпорацией была продолжена работа по совершенствованию системы корпоративного управления активами, разработаны и утверждены соответствующие правовые акты. Также внедрен дифференцированный подход к корпоративному управлению холдинговыми компаниями – все холдинги разделены на стратегическую, инвестиционную и операционную модели корпоративного управления.
В соответствии с определенным в 2014 году вектором развития, в 2016 году продолжена работа по расширению полномочий и повышению ответственности руководителей головных организаций холдинговых компаний за операционно–хозяйственную деятельность организаций холдинга, усилению роли советов директоров в управлении организациями Корпорации. В частности, в результате пересмотра лимитов самостоятельно совершаемых сделок, в 2016 году была расширена компетенция руководителей холдингов.
> 700
организаций,
входящих в контур
управления Корпорации
Вместе с тем, вопросы корпоративного управления, имеющие первостепенное значение, были и остаются директивными, решения по ним принимаются непосредственно Центральным аппаратом Корпорации. К ним относятся, в частности, вопросы реорганизации и ликвидации общества, изменения величины уставного капитала, избрания генерального директора, выплаты дивидендов, контроля выполнения государственного оборонного заказа.
Помимо изменений в сфере совершенствования корпоративного управления, сама структура активов Корпорации постоянно корректируется. Прошлый год не стал исключением – пересмотрены контуры управления холдинговых компаний, созданы новые совместные предприятия, оптимизирован ряд существующих производств.
Кроме того, продолжается передача Корпорации пакетов акций ключевых производственных активов в качестве имущественного взноса Российской Федерации. Отдельное внимание уделяется их оперативной интеграции в структуру и бизнес–процессы Корпорации. Так, в 2016 году в собственность Корпорации переданы акции 100 акционерных обществ, 32 пакета акций внесены Корпорацией в уставные капиталы холдинговых компаний.
Особо стоит отметить, что нами постоянно проводится работа по изучению и внедрению лучших отечественных и зарубежных практик корпоративного управления, приведению правовых актов Корпорации в соответствие с изменениями законодательства, а также по повышению эффективности корпоративных процедур и оптимизации внутренних процессов в целом.
Таким образом, система корпоративного управления Корпорации – это постоянно совершенствующийся элемент. Баланс между осуществлением систематического акционерного контроля и доверием к органам управления дочерних обществ является основой системы корпоративного управления активами Корпорации.
– КАКИЕ ПРЕОБРАЗОВАНИЯ В СИСТЕМЕ КОРПОРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЗАПЛАНИРОВАНЫ НА 2017 ГОД?– Для достижения целей, определенных Стратегией развития Корпорации на период до 2025 года, и реализации принятых в 2016 году решений о внедрении трех бизнес–моделей управления холдингами, в 2017 году будет продолжено приведение системы корпоративного управления в соответствие с новыми моделями и ее адаптация к стратегическим задачам.
В 2017 году будет, соответственно, меняться как структура корпоративного управления, так и глубина акционерного взаимодействия Корпорации с холдингами в зависимости от их принадлежности к той или иной модели. Кроме того, особое внимание направлено на комфортную и эффективную интеграцию переданных в 2016 году активов в существующие стандарты и практики Корпорации.
– КАКОВА РОЛЬ ВАШЕГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ В ВЫПОЛНЕНИИ ИНИЦИАТИВ В РАМКАХ СТРАТЕГИИ РАЗВИТИЯ КОРПОРАЦИИ ДО 2025 ГОДА?– Корпоративно–правовой блок на постоянной основе осуществляет поддержку всех бизнес–процессов в Корпорации, обеспечивает обязательную правовую экспертизу проектов и принимаемых решений. Кроме того, наше подразделение в сотрудничестве с должностными лицами Корпорации осуществляет реализацию ряда стратегических инициатив. К ним, в частности, относятся:
- институализация целевой структуры активов и внедрение адаптированной модели корпоративного управления в соответствии со стратегиями кластеров Корпорации;
- совершенствование процедур и механизмов корпоративного управления активами Корпорации и активами холдинговых компаний и организаций прямого управления;
- формирование системы управления нематериальными активами.
– На конец 2016 года организациями Корпорации получено около 13 000 охранных документов, включая патенты на изобретения, полезные модели, промышленные образцы и свидетельства об официальной регистрации компьютерных программ и баз данных.
В 2016 году ряд холдинговых компаний Корпорации одними из первых в стране перешли к системной организации обеспечения правовой охраны интеллектуальной собственности, направленной на достижение требуемых уровней правовой охраны и патентной чистоты технологий как инструментов завоевания и сохранения основных рынков сбыта продукции холдингов. В рамках реализации пилотного проекта были выбраны холдинговые компании АО «Вертолеты России», АО «НПО «Высокоточные комплексы», АО «Швабе» и АО «ОДК». В них в 2016 году утверждены патентные стратегии с реализацией запланированных мероприятий до 2025 года.
В 2017 году разработка и выполнение патентных стратегий запланированы и другими холдингами. В организациях Корпорации ведется постоянная работа по обеспечению правовой защитой результатов интеллектуальной деятельности.
– КАКАЯ РАБОТА ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ПО ПРАВОВОЙ ОХРАНЕ СРЕДСТВ ИНДИВИДУАЛИЗАЦИИ, В ТОМ ЧИСЛЕ ТОВАРНЫХ ЗНАКОВ И НАИМЕНОВАНИЯ КОРПОРАЦИИ?
– Данное направление работы является для нас очень важным и находится под постоянным контролем. Товарные знаки Корпорации уже зарегистрированы в 20 государствах, еще в шести странах продолжаются процедуры регистрации.
Регулярно проводится работа по предотвращению несанк- ционированного использования наименования «Ростех» дру- гими организациями. В частности, в 2016 году по инициативе Корпорации прекращено несанкционированное использо- вание слова «Ростех» в составе фирменных наименований 60 организаций в России.
Что касается товарных знаков организаций Корпорации, то по состоянию на конец 2016 года зарегистрировано более 500 товарных знаков, в том числе и на территории иностранных государств.
– КАКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ДАЕТ ГЛОБАЛЬНАЯ ЦИФРОВИЗАЦИЯ В СОЗДАНИИ ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ КОРПОРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАЦИИ?– Корпорация стремится к максимальной автоматизации своих бизнес– процессов. В части корпоративно–правовой работы с 2016 года запущена в промышленную эксплуатацию Информационная база активов Корпорации, позволяющая своевременно получать всю необходимую информацию об организациях Корпорации в режиме реального времени. Это дает возможность оперативно принимать взвешенные корпоративные решения, основанные на объективных данных.
В 2017 году нами планируется разработка и внедрение электронного личного кабинета члена совета директоров, который будет создан во взаимосвязи с уже используемой Информационной базой активов Корпорации, а также дальнейшее развитие функциональных возможностей Информационной базы
Учитывая огромный опыт и потенциал организаций Корпорации в различных отраслях промышленности, особую важность приобретает использование внутренних ресурсов и кооперации. Так, Информационная база активов Корпорации была разработана одной из организаций Корпорации – Новосибирским институтом программных систем, и с точки зрения функциональных возможностей она во многом превосходит имеющиеся аналоги.
Еще одной системой, активно используемой в Корпорации, является Информационная система правовых актов Корпорации. Сейчас она включает в себя весь массив правовых актов, принятых Корпорацией с момента ее создания в 2007 году. Сегодня к данной системе подключены все головные организации холдинговых компаний и ряд организаций прямого управления.
В Корпорации внедрен дифференцированный подход к корпоративному управлению холдинговыми компаниями – все холдинги разделены на стратегическую, инвестиционную и операционную модели корпоративного управления
– КАКИЕ ИЗМЕНЕНИЯ В РАМКАХ ЭТОГО НАПРАВЛЕНИЯ ПЛАНИРУЮТСЯ В БЛИЖАЙШЕЕ ВРЕМЯ?
– Очевидно, что процесс цифровизации в Корпорации и ее организациях в дальнейшем будет только набирать обороты. Мы постоянно стремимся к повышению эффективности, минимизации рисков и активно пользуемся представляющимися возможностями и преимуществами цифровой экономики. В 2017 году нами планируется разработка и внедрение электронного личного кабинета члена совета директоров, который будет создан во взаимосвязи с уже используемой Информационной базой активов Корпорации, а также дальнейшее развитие функциональных возможностей Информационной базы.
Данные нововведения позволят сократить временные затраты на поиск необходимой информации, построение отчетов, мониторинг произошедших событий, а также позволят более эффективно организовать работу члена совета директоров, учитывая количество организаций Корпорации и их географическую разобщенность.
– КАК, НА ВАШ ВЗГЛЯД, ИЗМЕНИТСЯ ПРОФЕССИЯ ЮРИСТА В ЦИФРОВОЙ ЭКОНОМИКЕ?– Уже сейчас разработано различное программное обеспечение для юристов, позволяющее получать и обрабатывать данные в режиме реального времени, предоставлять оперативный доступ к информации. В Корпорации активно применяется автоматизация труда, внедрены типовые шаблоны договорных и корпоративных документов, что позволяет уменьшить нагрузку на специалистов нашего блока и сосредоточиться на решении сложных правовых вопросов.
В будущем цифровизация позволит свести к минимуму техническую работу юриста по составлению документов, одновременно позволив максимально сосредоточиться на решении сложных правовых вопросов и в полной мере раскрыть свой личный потенциал в области профессиональных компетенций.
На мой взгляд, квалифицированным юристам не стоит бояться цифровизации. Тезис «юристы останутся без работы» некорректен. Умные программы, позволяющие автоматизировать рутинные функции юристов, – это неизбежная тенденция, которую следует максимально оперативно интегрировать в нашу специальность. Высококвалифицированные юристы с гибким мышлением, качественным профильным образованием и разносторонним опытом работы всегда останутся востребованы. Вместе с тем, всем нам необходимо быть готовыми к изменениям, гибко мыслить и уметь адаптироваться к новым условиям работы и возрастающим темпам деятельности. Впрочем, это относится не только к юристам.
РАЗРАБОТАНО ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ЮРИСТОВ, ПОЗВОЛЯЮЩЕЕ ПОЛУЧАТЬ И ОБРАБАТЫВАТЬ ДАННЫЕ В РЕЖИМЕ РЕАЛЬНОГО ВРЕМЕНИ
В КОРПОРАЦИИ АКТИВНО ПРИМЕНЯЕТСЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ ТРУДА, ВНЕДРЕНЫ ТИПОВЫЕ ШАБЛОНЫ ДОГОВОРНЫХ И КОРПОРАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ЧТО ПОЗВОЛЯЕТ УМЕНЬШИТЬ НАГРУЗКУ НА СПЕЦИАЛИСТОВ НАШЕГО БЛОКА И СОСРЕДОТОЧИТЬСЯ НА РЕШЕНИИ СЛОЖНЫХ ПРАВОВЫХ ВОПРОСОВ
