Shtëpi › Blerja e apartamenteve › Çështjet e auditimit në departamentin e burimeve njerëzore. Bëni vetë auditimin e burimeve njerëzore: udhëzime hap pas hapi për një specialist të burimeve njerëzore. Sa kushton një auditim i burimeve njerëzore?

Çështjet e auditimit në departamentin e burimeve njerëzore. Bëni vetë auditimin e burimeve njerëzore: udhëzime hap pas hapi për një specialist të burimeve njerëzore. Sa kushton një auditim i burimeve njerëzore?

Zbuloni se si të minimizoni rrezikun për t'u paditur ose gjobitur për mospërputhje. legjislacioni i punës. Rrëshqitni brenda auditimit Dokumentacioni i HR për të rregulluar gjërat dhe për të shmangur pretendimet nga Inspektorati Shtetëror Tatimor.

Përshkrimet e punës, megjithëse jo patjetër një prej tyre dokumentet e detyrueshme, kërkohen shpesh gjatë inspektimit nga inspektorët e GIT dhe janë të rëndësishme në punën e personelit. Prandaj kompleti përshkrimet e punës për të gjitha pozicionet e përfshira në tabelën e personelit, është më mirë të zhvillohen dhe printohen në disa kopje: për punëdhënësin, për punonjësin dhe për ruajtjen në vendin e punës.

Hapi 3. Kryeni një ekzaminim të dokumenteve ekzistuese. Pas rakordimit, analizoni përmbajtjen e dokumenteve të ruajtura në shërbimin e personelit dhe korrektësinë e ekzekutimit të tyre. Sigurohuni që aktet, kontratat dhe marrëveshjet vendore të mos përkeqësojnë situatën e punëtorëve në krahasim me legjislacionin e punës. Kontrolloni rëndësinë tavolina e personelit dhe orarin e pushimeve, shikoni nëse punonjësit nënshkruajnë dokumentet me të cilat duhet të ishin familjarizuar.

Kushtojini vëmendje plotësimit të saktë të kartave personale dhe librave të punës së personelit, nëse të dhënat janë të vjetruara, përditësoni ato. Librat e punës të marra nga punonjësit duhet të regjistrohen dhe formularët ose insertet e reja duhet të krijohen me kërkesë me shkrim të punonjësit. Të gjithë ditarët e regjistrimit të mbajtura nga shërbimi i personelit duhet të jenë të qepura dhe të numëruara, dhe librat për regjistrimin e formularëve bosh dhe të plotësuar të librave të punës dhe futjeve në to duhet të jenë të vulosura ose të vulosura me një vulë dylli. Format raportim të rreptë, të cilat përfshijnë librat e punës të përfunduara dhe të papërdorura, duhet të ruhen në vende me akses të kufizuar, për shembull, në një kabinet të sigurt ose të mbyllur.

Rishikoni dokumentet administrative. Urdhrat për personelin duhet të mbahen veçmas nga urdhrat për aktivitetet kryesore. Nëse një punëdhënës përdor formularët e tij në vend të formularëve të standardizuar, ato duhet të vihen në fuqi me një urdhër të veçantë.

Hapi 4: Përgatitni një raport me shkrim të rezultateve të provimit. Listoni të gjitha gabimet dhe problemet e identifikuara, nxirrni përfundime për rreziqet ekzistuese dhe gjendjen e të dhënave të personelit në përgjithësi. Zhvilloni një listë rekomandimesh për të adresuar këto rreziqe. Për lehtësi, rezultatet e ekzaminimit mund të ndahen në dy blloqe. Në të parën, përshkruani rezultatet e auditimit të dokumentacionit të detyrueshëm. E dyta përmban rezultatin e kontrollit të dokumenteve për secilin punonjës veç e veç. Për shembull, a është ai i njohur me lokale rregulloret dhe urdhëron, nëse kontrata e punës është në rregull, nëse shënimet në librezën e punës dhe kartën personale janë të sakta etj.

Hapi 5. Zhvillimi dhe miratimi i dokumenteve që mungojnë. Lëshoni një urdhër të veçantë: caktoni zyrtarë përgjegjës, vendosni afate të qarta zhvillimi. Kjo do ta bëjë më të lehtë kontrollin e procesit.

Fatkeqësisht, edhe në ndërmarrjet e suksesshme, auditimi dokumentet e personelit shpesh zbulon gabime të bezdisshme. Mangësia më e zakonshme, për të cilën shumë punëdhënës kanë paguar tashmë gjoba, është politika e pakujdesshme në lidhje me të dhënat personale dhe mungesa e pëlqimit me shkrim për përpunimin e tyre.

10 gabime dhe probleme të tjera

Orari i pushimeve është i pasaktë ose mungon fare.
Zyrtarët përgjegjës nuk janë kontrolluar për skualifikim.
Librat e punës së punonjësve janë plotësuar gabimisht - nuk ka regjistrime të transferimeve, të dhënat e punësimit futen me vonesë, informacioni për pronarët nuk përditësohet, lidhjet me artikujt janë përfshirë gabimisht Kodi i Punës RF.
Kontratat e punës janë plotësuar gabimisht - të dhënat e pasaportës së punonjësit dhe TIN-i i punëdhënësit mungojnë dhe nuk janë të regjistruar parakushtet, datat e sakta të pagesës së pagës nuk tregohen.
Përshkrimet e punës të përmendura në kontratat e punës nuk janë zhvilluar.
Nuk ka dokumente që konfirmojnë se punonjësit janë njohur me rregulloret, urdhrat dhe marrëveshjet lokale që lidhen drejtpërdrejt me punën e tyre.
Nuk ruhen fletë kohore ose libra/libra regjistrash.
Kartat personale janë të paplota, mungojnë ose përmbajnë të dhëna të vjetruara.
Jo të gjitha aktet vendore nga lista e detyrueshme janë hartuar.
Tabela e personelit nuk është miratuar ose është e vjetëruar.

Siç tregon praktika auditimi i brendshëm dokumentet e personelit në shumë organizata, një procedurë e tillë është e nevojshme, pasi gjendja e punëve të punëdhënësve rrallë është plotësisht ideale. Artikulli do të ndihmojë punonjësit e HR dhe avokatët të justifikojnë rreziqet që mund të lindin në rast të shkeljes së rregulloreve dhe ndalimeve, vendosur sipas standardeve legjislacioni i punës i Federatës Ruse.

Në Federatën Ruse nuk ka rregullore aktet juridike rregullimi i procedurës për kryerjen e një auditimi të brendshëm të personelit (në krahasim me një auditim kontabël). Në këtë drejtim, është e nevojshme të kuptohen disa pyetje:

Çfarë është një auditim i brendshëm i burimeve njerëzore?

Ky është një grup masash që përfshin diagnostikimin e korrektësisë ligjore dhe klerikale të hartimit të rregulloreve lokale (LNA) dhe dokumenteve të personelit të punëdhënësit, dhënien e rekomandimeve dhe, nëse është e nevojshme, kryerjen e punës për të eliminuar gabimet në dokumentet e personelit.

Cili është qëllimi i një auditimi të brendshëm të burimeve njerëzore?

Qëllimi i ushtrimit është përmirësimi i aktiviteteve shërbimi i personelit dhe minimizimi rreziqet e mundshme punëdhënësi. Monitorimi i rreziqeve ndaj të cilave mund të ekspozohet një punëdhënës gjatë procesit të kontrollit të jashtëm agjencive qeveritare dhe/ose zgjidhjen e shfaqjes mosmarrëveshjet e punës me punonjësit është një nga aspektet më të rëndësishme të auditimit të brendshëm të burimeve njerëzore.

Në cilat raste kryhet auditimi i brendshëm i burimeve njerëzore?

Kur ndryshon punonjësi përgjegjës për mirëmbajtjen menaxhimi i të dhënave të personelit(në tekstin e mëtejmë KDP): shkarkimi, transferimi në një pozicion/departament tjetër.
Pas marrjes së një porosie nga inspektimi i punës në lidhje me të ardhmen inspektimi i planifikuar.
Nëse ekziston një kërcënim për një auditim pas shkarkimit të një punonjësi të ofenduar: mospagesë ose pagesa e vonuar në kohë pagat, shpërblime, largim nga puna me iniciativë të punëdhënësit, etj. Në këtë rast rekomandohet kryerja e një auditimi të paplanifikuar të personelit.

JU LUTEM KUJDES

Një auditim i brendshëm i personelit mund të kryhet pa pritur udhëzime nga autoriteti rregullator për auditimin e ardhshëm të planifikuar. Pas festave të Vitit të Ri, një plan i konsoliduar inspektimi për vitin postohet në faqen e internetit të Prokurorisë së Përgjithshme të Federatës Ruse ose prokurorisë së njësisë përkatëse përbërëse të Federatës Ruse, si dhe një plan inspektimi të subjekteve përbërëse. është postuar në faqen e Inspektoratit Shtetëror të Punës. Ky informacion do t'ju lejojë të zbuloni nëse një organizatë/sipërmarrës individual i nënshtrohet inspektimit dhe të përgatiteni për të paraprakisht.

Cilat lloje të auditimit të brendshëm të burimeve njerëzore ekzistojnë?

I plotë (për të gjitha zonat e qendrës së kontrollit të monitorimit).
Selektive.

Gjatë një auditimi të rastësishëm, kontrollohen sa vijon:

zona të veçanta për kryerjen e operacioneve të kontrollit;
ose dokumente në punonjës individualë;
apo të gjitha aspektet puna e personelit duke përdorur një mostër përfaqësuese të dokumenteve.

Cili është afati kohor optimal për kryerjen e një auditimi të brendshëm të BNJ?

Përgjigja varet nga çfarë lloj auditimi dëshiron të kryejë punëdhënësi: i plotë apo selektiv.

Është e këshillueshme që të kryhet një auditim i brendshëm i personelit gjatë tre viteve të fundit, pasi, siç tregon praktika, zyra e taksave, FSS e Rusisë, Fondi Pensional i Rusisë kontrollojnë punëdhënësin për tre vitet e fundit të aktiviteteve të tij.

Koha optimale plot Auditimi i brendshëm i burimeve njerëzore zgjat nga 7 deri në 14 ditë pune; selektive- nga 5 deri në 7 ditë pune. Këtu përfshihet edhe koha që duhet për të përpiluar raportin e inspektimit dhe për ta dorëzuar atë tek punëdhënësi.

JU LUTEM KUJDES

Dokumentet e personelit të ekzekutuar gabimisht mund të rezultojnë që punëdhënësi t'i nënshtrohet një gjobe administrative.

Çfarë duhet të bëjë punëdhënësi pas marrjes së raportit të inspektimit?

Nëse identifikohen gabime të shumta nga punonjësi përgjegjës për qendrën e kontrollit, është e nevojshme të zbulohet pse janë bërë dhe nëse punonjësi e kupton se çfarë pasojash mund të çojë kjo. Punëdhënësi duhet të marrë një nga vendimet e mëposhtme:

dërgoni një punonjës të burimeve njerëzore për të studiuar;
jepni një shans për të korrigjuar gabimet dhe kontrolloni për një periudhë të caktuar kohore nëse ai bën të reja;
transferimi në një punë tjetër;
pjesë me punonjësin.

Kush duhet të kryejë një auditim të brendshëm të burimeve njerëzore?

Për e rregullt mund të krijohet kryerja e një auditimi të brendshëm të personelit njësi speciale ose mund t'ia besoni këtë punë një avokati të stafit (vetëm nëse ai e specializuar mbi legjislacionin e punës, dhe nuk është i angazhuar kryesisht në aktivitete kontraktuale ekonomike). Nëse një punëdhënës vendos të krijojë një shërbim të kontrollit të brendshëm me qëllim të kryerjes së rregullt të auditimeve të brendshme të personelit, është e nevojshme të hartohen dokumentet përkatëse: rregulloret, urdhrat, etj.

Një herë Auditimet e burimeve njerëzore kryhen ose nga një zyrtar i ri që merr përsipër punët, ose me përfshirjen e specialistëve të jashtëm.

Ju mund të lidhni një marrëveshje për ofrimin e shërbimeve me një specialist ose me një organizatë të specializuar në kryerjen e auditimeve të personelit.

Auditimi i brendshëm i personelit duhet të kryhet nga një person me përvojë në fushën e personelit dhe përvojë në kalimin e inspektimeve nga autoritetet rregullatore, mundësisht me një arsim juridik.

Ku të filloni kryerjen e një auditimi të brendshëm të burimeve njerëzore?

Është e nevojshme të kontrollohet prania (mungesa) e dokumenteve të identifikimit personal tek punëdhënësi dhe pajtueshmëria e tyre me kërkesat rregullatore. Çdo punëdhënës, pavarësisht nga forma e tij organizative dhe ligjore dhe forma e pronësisë, duhet të ketë në dispozicion LNA.

RREZIQET QË RRIN NGA MUNGESA E DINANCËVE TË CAKTUARA

Rregulloret për shpërblimin

Ky dokument nuk është një dokument i detyrueshëm për punëdhënësin. Për të llogaritur pagat, mjafton të keni kontrata pune me punonjësit dhe urdhra përkatës (për punësim, transferim në një punë tjetër, etj.).

Megjithatë, Art. 135 i Kodit të Punës të Federatës Ruse përcakton një kërkesë sipas së cilës sistemi i shpërblimit të të këtij punëdhënësi janë krijuar ose me marrëveshje kolektive, marrëveshje, ose LNA.

Rrjedhimisht, sistemi i shpërblimit (madje edhe i thjeshtë si paga) duhet të shfaqet në marrëveshje kolektive ose në LNA: PVTR (në seksionin "Shpërblimi i punëtorëve") ose një rregullore e pavarur (kur sistemi i shpërblimit është më kompleks).

Në varësi të disponueshmërisë sistemi i pagave të bonusit Rregullorja për shpërblimet dhe shpërblimet për punonjësit është një dokument që rregullon:

parimet e formimit të sistemit të shpërblimit;
procedurën e llogaritjes së shpërblimit monetar për punë;
kriteret dhe procedura për vlerësimin e punës.

Duke folur për shpërblimin e punëtorëve, duhet t'i kushtoni vëmendje fletëpagesat.

Formulari i këtij dokumenti duhet të miratohet nga çdo punëdhënës në të detyrueshme.

Ekstrakt nga Kodi i Punës Federata Ruse

Neni 136. Procedura, vendi dhe kushtet e pagesës së pagave

Gjatë pagesës së pagave, punëdhënësi është i detyruar të njoftojë me shkrimçdo punonjës:

1) o komponentët pagat që i takojnë për periudhën përkatëse;

2) për shumën e shumave të tjera të grumbulluara për punonjësit, përfshirë kompensimin monetar për shkeljen e afatit të përcaktuar nga punëdhënësi për pagimin e pagave, pagën e pushimeve, pagesat e pushimit nga puna dhe (ose) pagesat e tjera që i detyrohen punonjësit;

3) për shumën dhe arsyet për zbritjet e bëra;

4) për shumën totale të parave që duhet paguar.

Formulari i fletëpagesës miratohet nga punëdhënësi, duke marrë parasysh mendimin e organit përfaqësues të punëmarrësve, në mënyrën e përcaktuar nga neni 372 i këtij Kodi për miratimin e rregulloreve vendore.

Procedura për lëshimin e fletëpagesave për punonjësit nuk është e përcaktuar me ligj. Kodi i Punës i Federatës Ruse nuk thotë drejtpërdrejt nëse punonjësi duhet të nënshkruajë për marrjen e tyre. Megjithatë, pa pasur dëshmi me shkrim duke lëshuar fletëpagesa për punonjësit, punëdhënësi do ta ketë të vështirë të provojë përmbushjen e detyrimit.

Në mungesë ose moslëshimi të një fletëpagese për punonjësit (si dhe në mungesë të një urdhri për miratimin e formës së fletëpagesës), punëdhënësi mund të mbahet përgjegjës administrativisht sipas Artit. 5.27 Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse.

NJOFTIM

Detyra e personit përgjegjës për mbajtjen e të dhënave të personelit është të jetë në gjendje jo vetëm të hartojë me kompetencë dokumente për personelin, por edhe të zhvillojë LNA në përputhje me legjislacionin e punës.

Tabela e personelit

Në rastin e masave për të zvogëluar numrin dhe / ose stafin e punonjësve, si dhe kur merren parasysh mosmarrëveshjet individuale midis një punonjësi dhe një punëdhënësi në rast të largimit nga puna të punonjësve sipas pikës 2 të pjesës 1 të Artit. 81 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, një nga dokumentet kryesore është tabela e personelit - e vjetër (para ngjarjeve) dhe e re (e ndryshuar).

Tabela e personelit përdoret për të zyrtarizuar strukturën, personelin dhe nivelet e personelit të punëdhënësit, ajo duhet të përmbajë domosdoshmërisht një listë të pozicioneve të punonjësve (nenet 15, 57 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Mund të përmbajë një listë ndarjet strukturore, profesionet e punëtorëve, informacion për numrin e njësive të personelit dhe pagat, tarifat tarifore dhe shtesat. Ndryshimet në tabelën e personelit bëhen me urdhër të drejtuesit të organizatës ose një personi të autorizuar prej tij.

Praktika gjyqësore

Punonjësi ngriti një padi kundër punëdhënësit për të shpallur të paligjshme procedurën e pushimit nga puna dhe për të mbledhur pagat për kohën mungesa e detyruar dhe kompensimin e dëmit moral. Në mbështetje të pretendimit, ajo vuri në dukje reduktimin e pretenduar të stafit. Gjykata shqyrtoi urdhrat e punëdhënësit për ndryshimin e tabelës së personelit dhe arriti në përfundimin se procedura e uljes dhe, rrjedhimisht, urdhri për ndryshimin e tabelës së personelit ishin të paligjshme. Analiza krahasuese personel dhe përgjegjësitë e punës punonjësit e divizioneve të shfuqizuara dhe të krijuara treguan se komponenti funksional i divizionit të specifikuar nuk ka ndryshuar, por ka ndryshuar vetëm emri i tij. Funksionet e punës Paditësit mbetën të njëjtë. Duke marrë parasysh sa më sipër, gjykata u pajtua me argumentet e punonjësit se procedura e tepricës ishte e karakterit formal dhe e shpalli të paligjshme procedurën e reduktimit të personelit përsa i përket paditësit. Punonjësit iu dhanë paga të papaguara më pak dhe kompensim për dëmin moral.

Vendimi i Gjykatës së Qarkut Leninsky të Smolensk, datë 23 maj 2012 në çështjen nr. 2-984/12

Rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve

Çdo punëdhënës duhet të ketë dokumente që rregullojnë përpunimin e të dhënave personale, edhe nëse stafi i tij përbëhet nga tre punonjës.

Gjatë vitit 2011, Roskomnadzor kreu 1743 inspektime, nga të cilat 954 ishin të planifikuara dhe 789 ishin të paplanifikuara. Në fushën e të dhënave personale, shkeljet më të shpeshta të ligjit ishin:

dështimi i operatorit për të marrë masa për të garantuar sigurinë e të dhënave personale dhe për të përjashtuar akses i paautorizuar ndaj tyre;
përpunimi i të dhënave personale në rastet e paparashikuara me ligj, pa pëlqimin e subjekteve;
mospërputhje midis informacionit të specifikuar në njoftimin për përpunimin e të dhënave personale dhe aktiviteteve aktuale.

Rregulloret e brendshme të punës

LNA e detyrueshme. Pjesa 3 e Artit. 189 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, sipas të cilit orari i punës përcaktohet nga rregulloret e brendshme të punës. Prandaj, mungesa e PVTR do të konsiderohet si shkelje e ligjeve të punës dhe punëdhënësi mund të mbahet përgjegjës administrativisht sipas Art. 5.27 Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse.

Dokumente të tjera

Orari i pushimeve. Sipas CC. 1 dhe 2 lugë gjelle. 123 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, përparësia e dhënies së pushimeve të paguara përcaktohet çdo vit në përputhje me orarin e pushimeve të miratuar nga punëdhënësi; orari i pushimeve kërkohet si për punëdhënësin ashtu edhe për punëmarrësin.

Orari i ndërrimit. Nëse punëdhënësi ka hyrë modaliteti i ndërrimit puna, pastaj orari i turneve pa dështuar duhet të jetë i disponueshëm (neni 103 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).

Fleta e kohës. Detyrimi i punëdhënësit për të mbajtur shënime për kohën e punuar në të vërtetë nga secili punonjës është specifikuar në Pjesën 4 të Artit. 91 Kodi i Punës i Federatës Ruse. Koha aktuale e punuar nga punonjësit regjistrohet në fletën e kohës.

Rregulloret për dërgimin e punonjësve në udhëtime pune (ose seksioni përkatës në PVTR). Duket se të gjitha çështjet rregullohen nga Rregulloret mbi specifikat e dërgimit të punonjësve në udhëtime pune, të miratuara me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 13 tetorit 2008 Nr. 749 (i ndryshuar më 29 korrik 2015) dhe një numri i akteve të tjera nënligjore që rregullojnë çështjet e udhëtimeve për biznes.

Sidoqoftë, sipas Pjesës 4 të Artit. 168 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, të gjithë punëdhënësit joshtetërorë duhet të kenë një marrëveshje kolektive ose LNA që rregullon procedurën dhe shumën e rimbursimit të shpenzimeve që lidhen me udhëtimet e biznesit.

Kompensimi për shpenzimet e bëra nga punonjësit gjatë një udhëtimi pune mund të pranohet si shpenzime të organizatës, sipas Kodit Tatimor të Federatës Ruse, vetëm nëse kjo është e specifikuar në marrëveshjen kolektive ose LNA. Nëse informacioni në lidhje me shpenzimet e organizatës (për shembull, pagesa për tarifat e taksive nga shtëpia në aeroport, nga aeroporti në destinacion) nuk pasqyrohet në LNA që rregullon çështjet e udhëtimit të biznesit ose në marrëveshjen kolektive, këto shuma rimbursohen nga fitimi neto organizatave

Punëdhënësi duhet të ketë të miratuar dokumentet përkatëse të identifikimit personal, nëse puna është e natyrës udhëtuese ose kryhet me rotacion. Për shembull: Rregullore për natyrën e udhëtimit të punës Dhe Rregulloret mbi metoda e ndërrimit . Informacioni për natyrën e punës pasqyrohet edhe në kontratën e punës me punonjësin.

JU LUTEM KUJDES

Nëse punëdhënësi përdor format lokale të dokumentacionit parësor të kontabilitetit, formularët e dokumenteve të zhvilluara duhet të miratohen me urdhër të punëdhënësit dhe të përmbajnë detajet e pasqyruara në Art. 9 Ligji Federal datë 6 dhjetor 2011 Nr 402-FZ “Për Kontabilitetin” (i ndryshuar më 4 nëntor 2014).

Si pjesë e këtij lloji të punës, kontrollohen rregulloret kryesore lokale të kompanisë (rregulloret e brendshme të punës, rregulloret për shpërblimin, rregulloret për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve, rregulloret lokale për mbrojtjen e punës, disponueshmërinë kontratat e punës etj) dhe zbatimi i tyre.

Çmimi - nga 40,000 rubla.

Kryerja e një auditimi bazuar në një mostër të dokumenteve të personelit. Baza dhe madhësia e kampionit përcaktohen në bazë të rezultateve të analizës së problemit të klientit. Mesatarisht, për t'u njohur me të dhënat e personelit të organizatës dhe për të identifikuar dobësitë, kontrollohen dokumentet e personelit që kanë të bëjnë me 20% të punonjësve që zënë pozicione të ndryshme (nga një punonjës "i zakonshëm" në një menaxher). Megjithatë, madhësia specifike e kampionit përcaktohet gjithmonë gjatë ndërveprimit me klientin, në varësi të nevojave të tij.

Shembuj të situatave kur mund të kryhet një auditim i rastësishëm:

Është e nevojshme të kontrollohen dokumentet e personelit që lidhen me "zonën me rrezik të lartë", domethënë zonën e aktiviteteve të organizatës ku ndodhin më shpesh shkeljet. Zona të tilla mund të identifikohen pas një bisede paraprake auditor profesionist me klientin.
Shembuj të zonave me rrezik të lartë: regjistrimin marrëdhëniet e punës, duke përfshirë edhe shtetasit e huaj; regjistrimi i marrëdhënieve me punonjësit financiarisht përgjegjës; procedura për marrëveshjet me punonjësit etj.
Janë analizuar rregulloret lokale të organizatës.
Kontrollohet zbatimi i rregulloreve vendore për punonjësit e përzgjedhur.
Dokumentet e tjera të personelit kontrollohen në lidhje me një punonjës ose disa punonjës (me kërkesë të punëdhënësit), si: kontratat e punës, kartat T-2, librezat e punës, urdhrat e personelit, fletët e orarit etj.
Situata të tjera kur organizata duhet të kontrollojë një segment të veçantë të të dhënave të personelit.

Çmimi - nga 95,000 fshij.

Përfshin një rishikim gjithëpërfshirës të të gjitha dokumenteve të personelit të organizatës në tërësi, si dhe të sistemit të organizatës rrjedha e dokumenteve të personelit përgjithësisht. Si rezultat, auditorët marrin një pamje të plotë të të dhënave të personelit të organizatës dhe ofrojnë rekomandime të hollësishme për të optimizuar të dhënat e personelit dhe për të eliminuar shkeljet e identifikuara.

Në veçanti, gjatë një auditimi të plotë kontrollohen dokumentet e mëposhtme:

Rregulloret lokale (rregulloret e brendshme të punës, rregulloret për pagat, rregulloret për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve, rregulloret lokale për mbrojtjen e punës, disponueshmërinë e kontratave të punës, etj.).
Kontratat e punës, librat e punës, oraret e personelit, përshkrimet e punës, kartat personale të punonjësve dhe dokumente të tjera që do të hartohen në lidhje me punonjësit.
Urdhrat (udhëzimet) e personelit (për punësimin e një punonjësi, për transferimin e një punonjësi, për përfundimin e kontratës së punës, për dërgimin në një udhëtim pune, etj.), Si dhe arsyet për urdhra (aplikime, memorandume, dokumente të tjera).
Marrëveshjet e përgjegjësisë.
Revistat dhe librat e regjistrimit.
Dokumentet e tjera të personelit.

Gjatë një auditimi të plotë të personelit, kontrollohet jo vetëm ekzistenca e dokumenteve të personelit dhe pajtueshmëria me rregullat për përgatitjen e tyre, por edhe trajnimin e duhur të punëtorëve me dokumente të detyrueshme, përputhshmëri rregullat për ruajtjen dhe regjistrimin e dokumenteve dhe të tjerë çështjet e respektimit të ligjeve të punës.

Çmimi - nga 95,000 fshij.(varet nga numri i personelit të kompanisë që porosit shërbimin).

Në varësi të qëllimeve dhe objektivave të auditimit, ne u ofrojmë klientëve tanë 3 lloje të auditimit të personelit.

1. Auditimi lokal

Një kampionim lokal i dokumenteve të personelit kryhet për të identifikuar gabimet sistemike në të dhënat e personelit. Të gjitha dokumentet e detyrueshme që ekzistojnë aktualisht me punëdhënësin analizohen në mënyrë selektive për pajtueshmërinë me kërkesat e Kodit të Punës të Federatës Ruse.

Ky auditim na lejon të vlerësojmë situatën e përgjithshme me menaxhimin e të dhënave të personelit (HRR) në kompani. Raporti i auditimit përmban një tregues të të gjitha shkeljeve të identifikuara dhe veprimeve të nevojshme për eliminimin e tyre.

Zakonisht klientët tanë zgjedhin këtë lloj auditimi kur duan të jenë të sigurt për këtë qasje e përgjithshme për të kryer të dhënat e personelit në kompaninë e tyre është e saktë, dhe paketa dokumentet e nevojshme i plotë dhe i përpiluar në të njëjtën kohë, identifikimi i gabimeve lokale të interpretuesit përgjegjës për mirëmbajtjen e dokumentacionit të kontrollit nuk është i rëndësishëm për klientin.

2. Auditim i plotë

Çdo dokument analizohet për të identifikuar të gjitha gabimet e mundshme të bëra gjatë menaxhimit të të dhënave të BNj. Të gjitha dokumentet ekzistuese të personelit në kompani janë analizuar plotësisht. Të gjitha dokumentet e personelit për secilin punonjës kontrollohen për konsistencë me njëri-tjetrin. Në zhvillim rekomandime individuale për të korrigjuar gabimet.

Ky auditim na lejon të japim vlerësimi i plotë cilësinë e menaxhimit të KDP-së në kompani dhe eliminimin e të gjitha gabimeve ekzistuese. Raporti i auditimit përmban një tregues të të gjitha shkeljeve të identifikuara dhe veprimeve të nevojshme për eliminimin e tyre.

Në mënyrë tipike, klientët tanë zgjedhin këtë lloj auditimi kur duan të sigurohen se janë plotësisht të përgatitur për çdo auditim nga organet inspektuese dhe nuk do të ketë probleme apo vështirësi kur kërkojnë ndonjë dokument gjatë auditimit.

3. Auditimi i sistemit

Kontrollohet i gjithë dokumentacioni i personelit (“auditimi i plotë”) + analizohet sistemi i rrjedhës së dokumenteve të personelit, identifikohen zonat problematike të sistemit.

Ky auditim ju lejon të hidhni një vështrim sistematik në menaxhimin e të dhënave të personelit në Kompani. Raporti i auditimit përmban jo vetëm rekomandime për eliminimin e të gjitha shkeljeve të konstatuara, por edhe rekomandime për ndryshime optimale në sistemin e punës në fushën e menaxhimit të të dhënave të BNJ.

Klientët tanë që zgjedhin këtë lloj auditimi dëshirojnë jo vetëm të jenë të sigurt në korrektësinë dhe korrektësinë e të dhënave të menaxhimit, por edhe në optimalitetin dhe efikasitetin e logjistikës së burimeve njerëzore në kompani.

Kostoja e auditimit të burimeve njerëzore (të gjitha çmimet pa TVSH)

LLOJI I AUDITIMIT	numri i njësive të personelit deri në 10	numri i njësive të personelit nga 11 deri në 25	numri i njësive të personelit nga 26 në 50	numri i njësive të personelit nga 51 në 90	numri i njësive të personelit nga 90 në 200	numri i njësive të personelit nga 201 në 400	numri i njësive të personelit më shumë se 400
LLOJI I AUDITIMIT	numri i njësive të personelit
LLOJI I AUDITIMIT	deri në 10	nga 11 deri në 25	nga 26 në 50	nga 51 në 90	nga 90 në 200	nga 201 në 400	më shumë se 400
Auditimi lokal	900 rubla/njësi, por jo më pak se 5000 rubla.	850 rubla/njësi	800 r/njësi	750 rubla/njësi	700 rubla/njësi	650 rubla/njësi	diskutohet individualisht me klientin
Auditim i plotë	1300 rubla/njësi, por jo më pak se 7000 rubla.	1250 rubla/njësi	1200 rubla/njësi	1150 r/njësi	1100 rubla/njësi	1150 rubla/njësi
Auditimi i sistemit	1600 rubla/njësi, por jo më pak se 13500 rubla.	1550 rubla/njësi	1500 rubla/njësi	1450 rubla/njësi	1400 r/njësi.	1350 r/njësi.

Mbajtja e të dhënave të personelit është e detyrueshme për çdo kompani dhe përfshin zhvillimin e shumë dokumenteve. Të gjitha dokumentet e personelit duhet të jenë në rregull të përsosur në këtë rast, kompania nuk ka frikë nga rreziqet që lidhen me shkeljen e ligjeve të punës, siç janë inspektimet e qeverisë, gjobat, pezullimi i aktiviteteve, skualifikimi dhe mosmarrëveshjet e punës me punonjësit. Por jo të gjithë punëdhënësit i kushtojnë vëmendjen e duhur korrektësisë së menaxhimit të të dhënave të personelit dhe cilësisë së dokumenteve të personelit, si rezultat i të cilave dokumentet bëhen rrëmujë. Një auditim i personelit do të ndihmojë në identifikimin e gabimeve në mbajtjen e të dhënave të personelit dhe në rregullimin e dokumenteve.

Auditimi i personelit është një procedurë për vlerësimin e sistemit të rrjedhës së dokumenteve të personelit që është zhvilluar gjatë mbajtjes së të dhënave të personelit, duke përfshirë kontrollimin e disponueshmërisë së të gjitha dokumenteve të detyrueshme të personelit dhe ekzaminimin e dokumentacionit të personelit për pajtueshmërinë. legjislacionin aktual Federata Ruse, për të minimizuar rreziqet e gjobave që lidhen me inspektimet e pajtueshmërisë me ligjet e punës, si dhe rreziqet e mosmarrëveshjeve të punës dhe ankesave të punonjësve.

Auditimi i personelit duhet të kryhet në rastet e mëposhtme:

gjatë inspektimit të ardhshëm shtetëror;
kur ndryshoni specialistin e burimeve njerëzore;
kur ekziston një kërcënim për një auditim pas shkarkimit të punonjësit të ofenduar (mospagimi i pagave, shpërblimet në kohë, largimi nga puna me iniciativën e punëdhënësit);
kur ka një ndryshim në menaxhimin e kompanisë;
kur ndryshon legjislacioni.

Ju mund të kryeni vetë një auditim personeli ose t'ia besoni atë një pale të tretë. Ka kompani të specializuara që kryejnë kontrolle të personelit, do të bëjnë një inspektim dhe do të shkruajnë një raport të detajuar, ku do të tregohen gabimet dhe shkeljet, si dhe rekomandimet për eliminimin e tyre. Por shërbimet e tyre janë të shtrenjta, kështu që jo të gjithë menaxherët pranojnë t'u drejtohen kompanive të tilla.

Në këtë rast, kryerja e një auditimi të dokumentacionit të personelit vetë do të ndihmojë. Për ta bërë këtë, duhet të lëshoni një urdhër për kryerjen e një auditimi, të përcaktoni qëllimet dhe afatet e tij, si dhe të regjistroni personat që do të kryejnë auditimin e personelit.

Pas lëshimit të urdhrit, është e nevojshme të përcaktohen fazat e kryerjes së një auditimi të personelit. Nga përkufizimi i një auditimi të personelit rezulton se faza e parë është kontrollimi i disponueshmërisë së të gjitha dokumenteve të detyrueshme të personelit, dhe e dyta është një ekzaminim i përputhshmërisë së dokumentacionit të personelit me legjislacionin aktual. Le të hedhim një vështrim më të afërt në secilën fazë të auditimit të personelit.

Kontrollimi i disponueshmërisë së dokumenteve të detyrueshme të personelit

Punëdhënësi është përgjegjës për mungesën e dokumenteve të detyrueshme të personelit të përcaktuara nga legjislacioni i punës i Federatës Ruse, prandaj, kur kryeni një auditim të personelit, hapi i parë është të përcaktoni listën e dokumenteve të tilla dhe të kontrolloni disponueshmërinë e tyre në kompani.

Dokumentet e detyrueshme të personelit mund të ndahen në dy grupe:

dokumente që janë të detyrueshme për të gjitha shoqëritë, pavarësisht nga forma e tyre ligjore dhe fusha e veprimtarisë;
dokumente që bëhen të detyrueshme në kushte të caktuara.

Grupi i parë përfshin dokumente që janë të detyrueshme në legjislacionin e punës, për shembull, rregulloret lokale që zhvillohen nga secili punëdhënës në mënyrë të pavarur dhe që pasqyrojnë kushtet e punës në një organizatë të caktuar. Lista e të gjitha dokumenteve që i përkasin këtij grupi është dhënë në tabelën 1.

Tabela 1 Dokumentet e personelit të kërkuara për të gjithë punëdhënësit


Rregulloret e brendshme të punës	Art. 189, 190 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Deklaratë për mbrojtjen e të dhënave personale	neni 8 neni. 86 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Udhëzimet për mbrojtjen e punës	Art. 212 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Rregulloret për shpërblimin	Art. 135 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Orari i pushimeve	Art. 123 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Tabela e personelit	Art. 57 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Fleta e kohës	Art. 91, 99 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Porositë për aktivitetet kryesore	Udhëzime për plotësimin e formularit T-3 të Rezolutës nr. 132 të Goskomstat, datë 25 dhjetor 1998 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit të kontabilitetit parësor për regjistrimin e operacioneve tregtare", paragrafi 45 i Rezolutës nr. 225 të Qeverisë së Federatës Ruse, datë prill 16, 2003 “Për librat e punës”, etj.
Libri i kontabilitetit të lëvizjes së librave të punës dhe futjeve në to
Libri i faturës dhe shpenzimeve për kontabilitetin e formularëve të librit të punës dhe futjeve në to	nenet 40, 41 të Dekretit të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 16 Prill 2003 Nr. 225 "Për librat e punës"
Ditar për përfundimin e trajnimit për sigurinë e punës	pika 2.1.3 e Rezolutës së Ministrisë së Punës të Federatës Ruse dhe Ministrisë së Arsimit të Federatës Ruse, datë 12 shkurt 2003 Nr. 1 "Për miratimin e procedurës për trajnimin në mbrojtjen e punës dhe testimin e njohurive për mbrojtjen e punës kërkesat për punonjësit e organizatave"
Regjistri i kontrollit	Pjesa 8 Art. 16 i Ligjit Federal të 26 dhjetorit 2008 Nr. 294-FZ "Për mbrojtjen e të drejtave personat juridikë Dhe sipërmarrësit individualë në ushtrimin e kontrollit shtetëror (mbikëqyrjes) dhe kontrollit komunal”
Kontrata e punës	Art. 56, 57, 67 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Libri i punës	Art. 65, 66 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Kartelë personale	Klauzola 12 e Dekretit të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 16 Prill 2003 Nr. 225 "Për librat e punës"
Porositë për personelin	Art. 62, 68, 84.1, etj.
Deklaratat e punonjësve	Art. 80, 127, 128, 255 Kodi i Punës i Federatës Ruse, etj.

Grupi i dytë përfshin dokumente që bëhen të detyrueshme nëse ka kushte të caktuara, e cila mund të jetë për shkak të specifikave të organizatës ose nëse këto dokumente janë të referuara në një kontratë pune, rregullore lokale ose dokumente të tjera. Lista e dokumenteve të tilla është dhënë në tabelën 2.

Tabela 2 Dokumentet që mund të bëhen të detyrueshme nëse plotësohen disa kushte

Dokumenti	Kushtet sipas të cilave një dokument bëhet i detyrueshëm
Përshkrimet e Punës
Rregullore mbi bonuset	Nëse sistemi i stimujve material nuk është i specifikuar në kontratën e punës, marrëveshjen kolektive, rregulloret mbi shpërblimin ose rregulloret e brendshme të punës
Lista e vendeve të punës për punëtorët me orar të parregullt	Nëse organizata ka një mënyrë të tillë funksionimi
Orari i ndërrimit	Nëse organizata ka futur punë me turne
Rregullore për moszbulimin e sekreteve tregtare	Nëse kontrata e punës parashikon respektimin e sekreteve tregtare nga punonjësi
Kontrata kolektive	Nëse për këtë arrihet një marrëveshje ndërmjet punëmarrësve dhe punëdhënësit
Marrëveshja për përgjegjësinë kolektive	Nëse organizata kryen punë në përputhje me Listën e Punëve, gjatë kryerjes së së cilës mund të futet përgjegjësi e plotë financiare kolektive (ekipore).
Marrëveshje për përgjegjësinë e plotë financiare individuale	Nëse organizata ka punonjës - persona përgjegjës financiarisht

Punëdhënësit gjithashtu mund të miratojnë rregullore të tjera lokale, prania e detyrueshme e të cilave nuk është e parashikuar në legjislacionin e punës, por ata mund të ndihmojnë ndjeshëm në punën e tyre, për shembull, rregulloret për departamentet, personelin, certifikimin, etj.

Veprimi përfundimtar i fazës së parë të auditimit të personelit është rakordimi i dokumenteve - cilat dokumente janë në dispozicion dhe cilat duhet të zhvillohen. Për lehtësi, rezultatet e rakordimit mund të përmblidhen në një tabelë (Tabela 3)

Tabela 3 Barazimi i dokumenteve

Ekzaminimi i dokumenteve

Pasi të kemi përcaktuar listën e dokumenteve të kërkuara dhe të kemi kontrolluar disponueshmërinë e tyre, është e nevojshme të kontrollohet korrektësia e ekzekutimit të tyre, si dhe pajtueshmëria me kërkesat ligjore.

Kështu, në këtë fazë kontrollohet përmbajtja e dokumenteve të personelit. Kontrolloni të gjitha dokumentet që ka kompania.

Kur rishikoni rregulloret lokale, është e nevojshme të kontrolloni që ato të mos përkeqësojnë situatën e punëtorëve në krahasim me legjislacionin e punës dhe të zbulojnë kushtet e punës së kompanisë. Të gjithë punonjësit duhet të jenë të njohur me rregulloret lokale kundër nënshkrimit. Kur kontrolloni rregulloret lokale, është e nevojshme të përdorni nenet përkatëse të Kodit të Punës të Federatës Ruse.

Secili punonjës duhet të nënshkruajë një pëlqim për përpunimin dhe transferimin e të dhënave të tij personale nëse, me kërkesë të tij, punonjësit i lëshohen certifikatat, atëherë për secilën certifikatë punonjësi duhet të shkruajë një pëlqim me shkrim për transferimin e të dhënave të tij personale te një palë e tretë.

Orari i pushimeve duhet të tregojë jo vetëm pushimet e planifikuara, por edhe shënime për pushimet aktuale dhe shtyrjet e pushimeve. Punonjësit duhet të njoftohen me shkrim për datën e fillimit të pushimit dy javë përpara.

Organizata duhet të ketë një tabelë të përditësuar të personelit, e cila miratohet me urdhër nëse bëhen ndryshime në tryezën e personelit, atëherë duhet të lëshohen urdhra për ndryshimin e tabelës së personelit.

Fletët e orarit duhet të jenë për çdo muaj;

Kur shqyrtoni dokumentet administrative, është e nevojshme të kontrolloni që urdhrat për personelin të ruhen veçmas nga urdhrat për aktivitetet kryesore. Nëse kompania nuk përdor forma të unifikuara dokumente, por ka zhvilluar dhe përdor formularët e vet, atëherë këto formularë dokumentesh duhet të miratohen me urdhër të titullarit të shoqërisë.

Gjatë auditimit të të dhënave të punës, është e nevojshme të kontrollohet ekzistimi i një urdhri për aktivitetin kryesor që emëron dikë përgjegjës për mbajtjen e të dhënave të punës. Të gjithë librat e punës duhet të regjistrohen në librin e kontabilitetit për lëvizjen e librave të punës dhe futjet në to, të gjithë librat duhet të jenë të disponueshëm dhe të gjitha shënimet duhet të bëhen në to (pritjet, transfertat, çmimet), futjet duhet të jenë të qepura në libra pune. . Punëdhënësi duhet të blejë formularët e librave të punës dhe të fusë vetë dhe t'i regjistrojë në librin e faturave dhe shpenzimeve për kontabilitetin e formularëve të librave të punës dhe futjeve në to. Format e librave të punës dhe inserteve duhet të ruhen në departamentin e kontabilitetit, i cili mban librin e faturave dhe shpenzimeve, transferimi i formularëve në departamentin e personelit kryhet në bazë të shënimeve të brendshme ose kërkesave të personit përgjegjës për mbajtjen e librave të punës. Librat dhe insertet e reja të punës u lëshohen punonjësve në bazë të aplikimeve të tyre.

Kontratat e punës duhet të lidhen me secilin punonjës, përmbajtja e kontratës së punës duhet të përputhet me nenin 57 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, domethënë, kontrata e punës, së paku, duhet të tregojë informacionin dhe kushtet e parashikuara në këtë artikull.

Kushtojini vëmendje plotësimit të saktë të kartave personale të punonjësve, ato duhet të përmbajnë informacione të përditësuara; Karta personale duhet të tregojë kodet dhe punonjësi duhet të njihet me të gjitha informacionet në lidhje me pranimin dhe transferimet kundrejt nënshkrimit.

Të gjithë regjistrat e personelit duhet të jenë të numëruar, të qepur dhe të vulosur me vulën dhe nënshkrimin e drejtuesit të kompanisë, librin për regjistrimin e lëvizjes së librave të punës dhe futjet në to dhe librin e faturave dhe shpenzimeve për kontabilitetin e formularëve të librave të punës dhe futjet në to janë vulosur ose vulosur me një vulë dylli.

Regjistrimi i rezultateve të auditimit të personelit

Bazuar në rezultatet e auditimit të personelit, personat që kryen auditimin hartojnë një raport mbi rezultatet e auditimit. Raporti i auditimit të burimeve njerëzore tregon gabimet e identifikuara dhe masat e nevojshme për eliminimin e këtyre gabimeve, nxjerr përfundime për gjendjen e të dhënave të burimeve njerëzore dhe rreziqet me të cilat përballet kompania.

Raporti mund të ndahet në dy blloqe.

Në bllokun e parë, përshkruani rezultatet e auditimit të dokumenteve të detyrueshme të personelit për kompaninë (rregulloret lokale, urdhrat për aktivitetet kryesore, oraret e personelit, oraret e pushimeve, etj.).

Në bllokun e dytë, shkruani rezultatet e kontrollit të dokumenteve për rastin e secilit punonjës (kontrata e punës, kartela personale, njohja me rregulloret lokale, libreza e punës).

Studim rasti:

Bazuar në rezultatet e auditimit të personelit, të cilin ne kemi kryer te një klient i kompanisë sonë, janë identifikuar shkelje të caktuara të të dhënave të personelit dhe situata rreziku:

Nuk ka rregullore të detyrueshme lokale.
Nuk ka asnjë dokument në tryezën e personelit.
Nuk ka orar pushimesh.
Nuk ka fletë kohore.
Nuk ka regjistra të detyrueshëm të personelit.
Nuk ka urdhra për aktivitetet kryesore të të dhënave të personelit.
Nuk ka porosi për personelin.
Nuk ka karta personale të punonjësve.
Nuk ka dokumente që konfirmojnë njohjen me rregulloret lokale.
Nuk ka pëlqim për përpunimin dhe transferimin e të dhënave personale.
Nuk ka përshkrime të punës të hartuara siç duhet për punonjësit, megjithëse kontrata e punës i referohet përshkrimit të punës.
Personat përgjegjës të Kompanisë nuk janë kontrolluar për skualifikim.
Janë bërë gabime në përmbajtjen e kontratave të punës, si p.sh.: nuk ka të dhëna të pasaportës së punëmarrësit dhe TIN të punëdhënësit, nuk parashikohet sigurimi i detyrueshëm punonjësit, frekuenca dhe datat e pagesës së pagave nuk janë të specifikuara, dhe data e fillimit të punës nuk tregohet.
Të dhënat e punës së punëtorëve mbahen gabimisht, përkatësisht: në shumë libri i punës Regjistrimet për pranimet dhe transferimet nuk janë bërë, shënimet janë futur gabimisht në libra.

Për të eliminuar këto shkelje, ne kemi shkruar një raport të detajuar mbi rezultatet e auditimit të personelit dhe kemi dhënë udhëzime për korrigjimin për çdo shkelje. Si rezultat, klienti i vendosi shpejt dokumentet në rregull, duke ndjekur rekomandimet e hollësishme.

Nuk ka dyshim se auditimi i personelit është mjeti më i rëndësishëm për reduktimin e rreziqeve që lidhen me shkeljet e të dhënave të personelit. Shumë menaxherë besojnë se një auditim i personelit është një procedurë e panevojshme dhe e shtrenjtë, por ky është një mendim i gabuar, pasi kryerja e një auditimi të personelit do të ndihmojë në përcaktimin e gjendjes reale të punëve, identifikimin e shkeljeve dhe gabimeve. Ndryshime të veçanta në legjislacionin e punës, kompleksiteti i zbatimit të tij korrekt, inspektime më të shpeshta të punëdhënësve nga inspektorati i punës dhe organet e tjera rregullatore, përgjegjësia më e ashpër për shkeljet. të drejtat e punës punonjësit tregojnë nevojën për një auditim të personelit. Një auditim i personelit mund të kryhet vetë, dhe ky artikull përshkruan procedurën për kryerjen e tij.

Të njohura në kategorinë: