Punëdhënësi ka humbur kontratën e punës së punonjësit. Si të rivendosni një kontratë nëse humbet. Cilat ligje rregullojnë ruajtjen e të dhënave të punës?
Kontrata e punës është një marrëveshje midis një punëdhënësi dhe një punëmarrësi, sipas së cilës punëdhënësi merr përsipër t'i sigurojë punëmarrësit punë sipas funksionit të caktuar të punës, për të siguruar kushtet e punës të parashikuara. legjislacioni i punës dhe akte të tjera që përmbajnë norma ligji i punës, marrëveshje kolektive, marrëveshjet, lokale rregulloret dhe kjo marrëveshje, në kohën e duhur dhe në madhësia e plotë t'i paguajë punonjësit një pagë, dhe ai personalisht përmbush kushtet e kësaj marrëveshjeje funksioni i punës, në përputhje me rregulloret e brendshme të punës në fuqi të këtij punëdhënësi(neni 56 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Përfundim i detyrueshëm kontrata e punës parashikuar në Art. 16, 56, 57, 67 Kodi i Punës i Federatës Ruse.
Procedura për rivendosjen e kontratës së punës nuk është e përcaktuar me rregullore, prandaj ne besojmë se nëse kontrata e punës ruhet në formë elektronike, duhet të lëshohet një dublikatë e kontratës së punës. Në këtë rast, dokumenti dublikatë duhet të plotësojë të gjitha kërkesat për hartimin e një kontrate pune dhe të jetë identik me kopjet e humbura të kontratës së punës.
Nëse formë elektronike Nuk ka kontratë pune, rekomandojmë lidhjen e një kontrate të re pune. Në këtë rast, tregoni datën aktuale të lidhjes së kontratës dhe datën e fillimit marrëdhëniet e punës- kur punonjësi u punësua nga organizata. Për më tepër, ne rekomandojmë të tregoni në tekstin e kontratës së punës që ishte lidhur për të zëvendësuar atë të humbur për shkak të zjarrit.
Nuancat dhe hollësitë çështjet e personelit organizimi: si një punëdhënës mund të përpunojë saktë restaurimin e dokumenteve të personelit nëse humbasin - lexoni artikullin.
Pyetje: Punonjësi punon në kompaninë tonë që nga viti 2004. Për momentin është zbuluar se në arkivin tonë nuk gjendet Marrëveshja e Punës dhe urdhri për marrjen në punë të këtij punonjësi (ndoshta i humbur). Më thuaj çfarë të bëj në një situatë të tillë? Të rivendosni dokumentet apo të hartoni të reja?
Përgjigje: Art. 8 Kodi i Punës i Federatës Ruse).
Alexander Sorokin përgjigjet,
rekomandime”.
Nëse kontrata e punës humbet, mund të lëshoni një kopje të saj - një kopje të përsëritur të dokumentit origjinal (GOST R 7.0.8-2013). Në këtë rast, është e nevojshme të specifikoni mbi bazën e çfarë dokumentesh është hartuar, si dhe brenda çfarë kuadri kohor është përfunduar. Për shembull, një punëdhënës mund të vendosë që kopjet e humbura të kontratave të tij të punës të kthehen në bazë të kopjeve të punonjësve. Nëse punonjësi gjithashtu nuk ka një kopje të kontratës së punës, atëherë ju keni të drejtë të hartoni dhe lidhni një kontratë të re pune me punonjësin, në vend që të bëni një kopje. Ju rekomandojmë që në tekstin e kontratës së re të përfshini informacionin që është lidhur për të zëvendësuar atë të humbur.
Nëse punonjësit marrin pagë, kjo do të thotë që minimalisht në program lëshohen urdhra punësimi. Ju duhet t'i printoni ato, t'i nënshkruani me menaxherin dhe më pas me vetë punonjësit (neni 84.1 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Është më e saktë të vendosni datën reale të njohjes me dokumentin.
Arsyetimi
Çfarë duhet të bëni nëse humbni kontratën e punës? Si të lëshoni një kopje ose dublikatë të saj?
Si mund të rivendosë një punëdhënës kontratat e punës nëse ato humbasin masivisht?
Organizata jonë është zhvendosur në një zyrë tjetër. Gjatë lëvizjes, shumë dokumente të personelit humbën, në veçanti, të gjitha kontratat e punës. Si mund të restaurohen?
Legjislacioni i punës nuk përcakton procedurën për rivendosjen e kontratave të punës. Në këtë drejtim, punëdhënësi duhet ta zhvillojë atë në mënyrë të pavarur, për shembull, të shtojë një seksion përkatës në Rregulloren e Brendshme të Punës ose Udhëzimet për Administrimin e Personelit, ose të hartojë një akt të veçantë rregullator lokal kushtuar kësaj çështje (neni 8 i Kodit të Punës të Federata Ruse).
Kështu, mund të sigurohet që në rast të humbjes së një kontrate pune, të hartohet kopja e saj - një kopje e përsëritur e dokumentit origjinal (GOST R 7.0.8-2013). Në këtë rast, është e nevojshme të specifikoni mbi bazën e çfarë dokumentesh është hartuar, si dhe brenda çfarë kuadri kohor është përfunduar.
Për shembull, një punëdhënës mund të vendosë që kopjet e humbura të kontratave të tij të punës të kthehen në bazë të kopjeve të punonjësve. Për ta bërë këtë, ai ka të drejtë të kërkojë nga punonjësit kontratat e punës së tyre brenda tre ditëve të punës nga momenti i zbulimit të humbjes.* Në bazë të këtyre kontratave, punëdhënësi duhet të hartojë dublikatë në letër dhe t'u kthejë punëmarrësve kopje. Për të kryer veprime të tilla, ai mund të përcaktojë një periudhë, për shembull, pesë ditë pune.
Nëse punëdhënësi i transferon në mënyrë plotësuese kopjet e tij të kontratave të punës pamje elektronike, ai mund të përshkruajë në një akt rregullator vendor se çfarë saktësisht në bazë të këtyre dokumente elektronike hartohen dublikata në letër të kontratave. Në këtë rast, nuk do të ketë nevojë të kërkoni kopje të kontratave të mbajtura nga punonjësit, që do të thotë se do të jetë e mundur të shmangni vëllime të rritura rrjedha e dokumentit.
Si të lëshoni një kopje të një kontrate pune?
Të dy kopjet e kontratës së punës kanë humbur. Në këtë drejtim, u vendos që të lëshohen dublikatat e tij. Si ta bëni këtë saktë?
Kujdes!
Afati për hartimin e një kontrate pune të kopjuar nuk është specifikuar në legjislacionin e punës, kështu që mund të jetë çdo gjë. Gjëja kryesore është se është e arsyeshme dhe nuk zvarritet për disa muaj
Procedura për regjistrimin e dublikatave të kontratës së punës nuk është e përcaktuar me ligj. Rrjedhimisht, punëdhënësi ka të drejtë të vendosë vetë këtë procedurë, për shembull, duke e përfshirë atë në një akt rregullator lokal (neni 8 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).
Gjatë vendosjes së procedurës për përpunimin e dublikatave, punëdhënësi duhet t'i kushtojë vëmendje pikave të mëposhtme. Meqenëse kontrata e punës është lidhur në me shkrim në dy kopje, secila prej të cilave është nënshkruar nga palët (pjesa e parë e nenit 67 të Kodit të Punës të Federatës Ruse), atëherë dublikatat e kopjeve të humbura duhet të ekzekutohen në të njëjtën formë. Kjo do të thotë, punëdhënësi duhet të bëjë dy kopje formular letre, në secilën prej të cilave tregoni të dhënat tuaja dhe të dhënat e punonjësit. Të dyja kopjet e dublikatave duhet të nënshkruhen nga të dyja palët. Përveç kësaj, punonjësi do të duhet të vendosë një nënshkrim shtesë në dublikatën e punëdhënësit, duke konfirmuar kështu marrjen e kopjes së tij.*
Për më tepër, duhet të mbahet mend se përmbajtja e dublikatave duhet të jetë identike me përmbajtjen e kontratës së humbur të punës. Kjo do të thotë, ato duhet të përmbajnë të njëjtat informacione dhe kushte si në origjinal. Kujtojmë se informacioni dhe kushtet që duhet të specifikohen në kontratën e punës renditen në nenin 57. Kodi i Punës.
Por ku mund ta marrë punëdhënësi këtë informacion dhe kushte? Punëdhënësi mund t'i rivendosë ato në bazë të urdhrave për punësim dhe transferime, marrëveshje shtesë në kontratën e punës, librezë të punës, kartën personale të punonjësit dhe dokumente të tjera në dispozicion.*
A është e mundur të lidhni përsëri një kontratë pune?
Një kopje e kontratës së punës me punonjësin nuk u gjet në personel. Punonjësi gjithashtu nuk kishte një kopje të tij. A është e mundur të mos hartohet një dublikatë e kontratës së punës, por të lidhet përsëri?*
Po, mundeni. Kjo për faktin se legjislacioni nuk përcakton një procedurë për rivendosjen e kontratave të punës, që do të thotë se punëdhënësi ka të drejtë të zgjedhë në mënyrë të pavarur se çfarë të bëjë nëse ato humbasin. Kështu, nëse të dyja kopjet humbasin, punëdhënësi ka të drejtë të hartojë dhe të lidhë një kontratë të re pune me punëmarrësin, në vend që të bëjë një dublikatë.* Në këtë rast, ai duhet të marrë parasysh kushtet dhe informacionin e specifikuar në origjinal. kontrata e punës (neni 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).
Sa i përket datës së lidhjes së kontratës, vlen të tregohet data aktuale e nënshkrimit të saj, dhe data e punësimit të punonjësit duhet të specifikohet shtesë si një paragraf i veçantë. Përveç kësaj, ne rekomandojmë që teksti i kontratës së re të përfshijë informacionin se është lidhur për të zëvendësuar atë të humbur*.
Si të rivendosni menaxhimi i të dhënave të personelit pas paraardhësve
Si të rikuperoni dokumentet që mungojnë
Nëse nuk i keni gjetur dokumentet e kërkuara në letër, është e mundur që ato të jenë në kompjuter. Përndryshe, rastet e munguara do të duhet të rikthehen nga e para. Është e mundur që letrat e hequra nga qarkullimi i personelit të jenë shkatërruar. Në këtë rast, hartoni akte të shkatërrimit të dokumenteve me një periudhë ruajtjeje të skaduar. Në këtë mënyrë, autoritetet e inspektimit do të kenë më pak arsye për ta mbajtur organizatën përgjegjëse. Informacioni mbi metodat specifike për rikuperimin e dokumenteve individuale jepet më poshtë.
Kontratat e punës. Nëse ato nuk janë lidhur me shkrim, kontratat duhet të hartohen në dy kopje, njëra prej të cilave duhet t'i dorëzohet punonjësit (neni 67 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Tregoni datën aktuale të përfundimit në momentin e nënshkrimit të kontratës dhe përfshini datën aktuale të fillimit të punës në tekstin e dokumentit.
Nëse një kontratë pune është lidhur me marrjen në punë, dhe më pas kushtet e saj kanë ndryshuar, por kjo nuk është regjistruar askund, atëherë është e nevojshme të pasqyrohen ndryshimet në një marrëveshje shtesë. Tregoni kur filluan të zbatohen kushtet e reja.
Urdhra për punësimin dhe largimin nga puna. Nëse punonjësit marrin një pagë, kjo do të thotë që minimalisht, në program lëshohen urdhra për punësim dhe pushim nga puna. Ju duhet t'i printoni ato, t'i nënshkruani me menaxherin dhe më pas me vetë punonjësit (neni 84.1 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Është më e saktë të caktohet data reale e njohjes me dokumentin.* Nëse punonjësi është larguar tashmë ose refuzon të nënshkruajë urdhrin, pasqyrojeni këtë në aktin përkatës. Shënoni gjithashtu urdhrin se është e pamundur të merret nënshkrimi i punonjësit.
Alexander Sorokin përgjigjet,
Zëvendës Shefi i Departamentit të Kontrollit Operativ të Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë
“Sistemet e pagesave me para në dorë duhet të përdoren vetëm në rastet kur shitësi i siguron blerësit, përfshirë punonjësit e tij, një plan shtyrjeje ose këste për pagesën për mallrat, punën dhe shërbimet e tij. Janë këto raste, sipas Shërbimit Federal të Taksave, që kanë të bëjnë me sigurimin dhe shlyerjen e një kredie për të paguar mallra, punë dhe shërbime. Nëse një organizatë lëshon një kredi në para, merr një shlyerje të një kredie të tillë, ose vetë merr dhe shlyen një hua, mos përdorni arkën. Kur saktësisht duhet të bëni një çek, shikoni
Thelbi i problemit:
Punëmarrësi dhe punëdhënësi humbën të dy kopjet e kontratës me shkrim të punës të lidhur në vitin 2005. Ka vetëm marrëveshje shtesë për kontratën e punës.
LIND PYETJA:
Si mund të rivendoset një kontratë pune e humbur dhe a është e nevojshme të bëhet kjo?
PËRGJIGJE: (materiali i përgatitur nga eksperti i ACG "Panacea PROF" L.V. Popov)
Palët (punëdhënësi dhe punëmarrësi) duhet të marrin masat e mundshme për të rikthyer kopjet e humbura të kontratës së punës.
Procedura për rivendosjen e një kontrate pune të humbur nga të dyja palët nuk rregullohet me legjislacionin aktual. Nëse palët humbasin origjinalet e kontratës së punës, punëdhënësi ka të drejtë të lëshojë një kopje.
Arsyetimi: Kontrata e punës është një marrëveshje ndërmjet një punëdhënësi dhe një punëmarrësi, sipas së cilës punëdhënësi merr përsipër t'i sigurojë punëmarrësit punë për një funksion të caktuar pune, të sigurojë kushte pune të parashikuara nga legjislacioni i punës dhe aktet e tjera rregullatore ligjore që përmbajnë ligjin e punës. normat, një marrëveshje kolektive, marrëveshjet, rregulloret vendore dhe kjo marrëveshje, paguajnë punonjësin në kohë dhe plotësisht pagat, dhe punonjësi - të kryejë personalisht funksionin e punës të përcaktuar nga kjo marrëveshje, të respektojë rregullat e brendshme të punës në fuqi për këtë punëdhënës (neni 56 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).
Kërkesat themelore për formën e një kontrate pune përcaktohen në Pjesën 1 të Artit. 67 i Kodit të Punës të Federatës Ruse: ky është përfundimi i një kontrate pune me shkrim në të paktën dy kopje të dokumentit të nënshkruar nga të dyja palët në marrëdhënien e punës.
Detyrimi për të pasur një kontratë pune parashikohet në Art. Art. 16, 56, 57, 67 Kodi i Punës i Federatës Ruse.
Siç rezulton nga pyetja, të dyja kopjet e kontratës së punës janë të humbura vetëm për marrëveshjet shtesë. Në lidhje me këtë, ne besojmë se palët (punëdhënësi dhe punëmarrësi) duhet të marrin masat e mundshme për të rikthyer kopjet e humbura të kontratës së punës.
Procedura për rivendosjen e një kontrate pune të humbur nga të dyja palët nuk rregullohet me legjislacionin aktual.
Nëse kopja origjinale e kontratës së punës mungon (humbet), atëherë ajo zëvendësohet me një dublikatë. Kjo do të thotë, një kopje e dytë e dokumentit që ka të njëjtën forcë juridike si origjinali (klauzola 28, seksioni 2.1 "Termat e standardizuar me përkufizime. Koncepte të përgjithshme" Standardi shtetëror Federata Ruse GOST R 51141-98 "Menaxhimi i zyrës dhe arkivimi. Termat dhe përkufizimet", miratuar me Rezolutën e Standardit Shtetëror të Rusisë, datë 27 shkurt 1998 N 28).
Nuk ka asnjë procedurë të përcaktuar ligjërisht për lëshimin e kopjeve të një kontrate pune, në kontrast, për shembull, me procedurën e vendosur për lëshimin e një kopjimi të një libri pune të humbur (nenet 31, 33, 34 të Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen të dhënat e punës, prodhimin e formularëve të librit të punës dhe dhënien e tyre punëdhënësve, të miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 16 Prillit 2003 N 225).
Si rregull, një dublikatë bëhet dhe lëshohet nga organizata që ka lëshuar origjinalin ose pasardhësi i saj ligjor. Në këtë rast, dokumenti dublikatë duhet të plotësojë të gjitha kërkesat për hartimin e një kontrate pune dhe të jetë identik me kopjet e humbura të kontratës së punës.
Një kontratë pune e humbur nga të dyja palët mund të rikthehet në bazë të një urdhri për punësim, duke marrë parasysh ekzistuesin marrëveshje shtesë për të merren parasysh edhe shënimet në librin e punës, në kartën personale të punonjësit dhe dokumente të tjera.
Kështu, nëse palët humbasin origjinalet e kontratës së punës, punëdhënësi ka të drejtë të lëshojë një dublikatë.
Kjo dhe konsultime të tjera mbi çështje aktuale do të gjeni në banka informacioni“Pyetje dhe Përgjigje” të sistemit “ConsultantPlus”.
Pyetje
Në Auditimi i HR Rezultoi se punëdhënësi dhe punëmarrësi nuk kanë asnjë kontratë pune të nënshkruar me punonjësit. Cila është mënyra e duhur për të rivendosur dokumentacionin e personelit tani dhe për të lidhur kontrata pune dhe urdhra punësimi me të gjithë?
Përgjigju
Procedura për rivendosjen e kontratës së punës nuk përcaktohet me rregullore.
Rekomandohet të lidhni një kontratë të re pune. Në këtë rast, tregoni datën aktuale të lidhjes së kontratës, dhe datën e fillimit të marrëdhënies së punës - kur punonjësi u punësua nga organizata. Për të rivendosur dokumentacionin, punëdhënësi rekomandohet të lëshojë një urdhër në lidhje me humbjen e dokumentacionit, një listë të dokumenteve të humbura, afatin kohor për restaurimin e tyre dhe të tregojë personin që është përgjegjës për rivendosjen e dokumentacionit të personelit. Ky urdhër mund të lëshohet në bazë të një Zyre ose Raporti të personit përgjegjës, ku evidentohet fakti i mungesës së kontratave të punës.
Arsyetimi
Çështjet e organizimit të ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve rregullohen me Ligjin Federal të datës 22 tetor 2004 N 125-FZ (i ndryshuar më 18 qershor 2017) "Për çështjet arkivore në Federatën Ruse". Rregullimi ligjor procedura dhe kushtet e ruajtjes së dokumenteve të personelit kryhen në bazë të Listës së menaxhimit standard dokumente arkivore, të krijuara në procesin e veprimtarisë agjencive qeveritare, organet pushtetit vendor dhe organizatat, që tregojnë periudhat e ruajtjes, miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 N 558. Seksioni 8 "Personeli" i Listës së specifikuar përmban informacion mbi periudhën e ruajtjes së dosjeve personale, duke përfshirë kopjet e urdhrave të punonjësve. Organizatat janë të detyruara të sigurojnë sigurinë e dokumenteve arkivore, përfshirë dokumentet për personelin, gjatë periudhave të ruajtjes së tyre të përcaktuara nga ligjet federale, aktet e tjera rregullatore ligjore të Federatës Ruse, si dhe listat e dokumenteve të parashikuara në Art. 23 Ligji Federal N 125-FZ. Këto dokumente kanë një jetëgjatësi prej 75 vjetësh. Për orarin e pushimeve përcaktohet një periudhë ruajtjeje prej 1 viti dhe për dokumentet e tjera të pushimeve 3 vjet.
Kështu, në rast të humbjes së dokumenteve të personelit me nënshkrimet e punonjësve, punëdhënësi duhet t'i rivendosë ato, pasi legjislacionin aktual i imponon punëdhënësit detyrimin për të garantuar sigurinë e dokumenteve të personelit.
Procedura për rivendosjen e kontratës së punës nuk përcaktohet me rregullore.
Për të rivendosur dokumentacionin, punëdhënësi rekomandohet të lëshojë një urdhër për arsyet e humbjes së dokumentacionit, listën e dokumenteve të humbura, afatin kohor për restaurimin e tyre dhe të tregojë personin që është përgjegjës për rivendosjen e dokumentacionit të personelit. Ky urdhër mund të lëshohet në bazë të një Zyre ose Raporti të personit përgjegjës, i cili evidenton faktin e mungesës së kontratave të punës (dhe, nëse është e mundur, arsyen e humbjes së tyre).
Sipas specialistëve nga autoritetet rregullatore (shih Pyetje: Ka pasur një zjarr në zyrën tonë dhe kaq dokumentet e personelit humbur. Me rivendosjen e të dhënave të punës e zgjidhëm problemin. Por ne nuk dimë si të rivendosim kopjet e kontratave të punës. Situata ndërlikohet më tej nga humbja e kopjeve të kontratave të punës nga disa punonjës. Çfarë duhet bërë në një situatë të tillë? (“Departamenti i HR organizatë tregtare", 2014, N 2) (ConsultantPlus)), nëse kontrata e punës ruhet në formë elektronike, duhet të lëshoni një dublikatë të kontratës së punës. Në këtë rast, dokumenti dublikatë duhet të plotësojë të gjitha kërkesat për hartimin e një kontrate pune dhe të jetë identik me kopjet e humbura të kontratës së punës. Nëse nuk ka formë elektronike të kontratës së punës, rekomandojnë lidhjen e një kontrate të re pune. Në këtë rast, tregoni datën aktuale të lidhjes së kontratës, dhe datën e fillimit të marrëdhënies së punës - kur punonjësi u punësua nga organizata. Për më tepër, ne rekomandojmë të tregoni në tekstin e kontratës së punës që ishte lidhur për të zëvendësuar një të humbur.
Sipas mendimit tonë, opsioni më i sigurt për një punëdhënës është opsioni i dytë, pasi mundësia e lëshimit të një dublikate të një kontrate pune nuk parashikohet drejtpërdrejt nga legjislacioni aktual i punës (si, për shembull, mundësia e lëshimit të një dublikate të një libri i punës).
Ne rekomandojmë: gjithashtu njihuni me materialin e postuar në SPS ConsultantPlus - Pyetje: Çfarë mund të bëjë një punëdhënës nëse urdhrat e personelit me nënshkrime të punonjësve humbasin (në veçanti, në pushime dhe transferime të personelit)? Cila është procedura për restaurimin e tyre? A është e nevojshme të rivendosen urdhra të tillë për punonjësit e pushuar nga puna? (Konsultimi i ekspertëve, 2012) (ConsultantPlus)
