Funksionaliteti i shërbimit oki tek sekretaria. Cilat janë përgjegjësitë e punës së një sekretari? IV. Kompetencat zyrtare
Shkarkoni përshkrimin e punëssekretari i menaxherit(.doc, 90 KB)
I. Dispozitat e përgjithshme
- Sekretarja e menaxherit i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
- Në postin e sekretarit të drejtuesit emërohet personi me arsim të lartë profesional pa kërkesa për përvojë pune ose arsim të mesëm. arsimi profesional dhe përvojë pune në specialitet të paktën 2 vjet.
- Emërimi në detyrën e sekretarit dhe shkarkimi nga ai bëhet me urdhër të drejtorit të ndërmarrjes pas paraqitjes.
- Sekretari i menaxherit duhet të dijë:
- 4.1. Rezolutat, udhëzimet, urdhrat, rregullat e tjera dhe dokumentet rregullatore më të larta dhe autoritete të tjera që kanë të bëjnë me aktivitetet e ndërmarrjes.
- 4.2. Rregullore, udhëzime, dokumente të tjera normative për mbajtjen e shënimeve.
- 4.3. Struktura dhe menaxhimi i ndërmarrjes dhe divizionet e saj.
- 4.4. Organizimi i punës në zyrë.
- 4.5. Metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve.
- 4.6. Çështje arkivore.
- 4.7. Shkrimi i shkrimit.
- 4.8. Rregullat për përdorimin e interfonit.
- 4.9. Standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ.
- 4.10. Rregullat e shtypjes letra biznesi duke përdorur forma standarde.
- 4.11. Bazat e etikës dhe estetikës.
- 4.12. Rregullat komunikimi i biznesit.
- 4.13. Rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike.
- 4.15. Bazat e drejta administrative dhe legjislacionin e punës.
- 4.16. Rregulloret e brendshme të punës.
- 4.17. Rregullat dhe rregulloret e shëndetit në punë, sigurisë, higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri.
- Gjatë mungesës së sekretarit të menaxherit (sëmundje, pushime etj.), detyrat e tij i kryen një person i caktuar në mënyrën e përcaktuar, i cili fiton të drejtat përkatëse dhe përgjigjet për kryerjen e duhur të detyrave që i janë caktuar.
II. Përgjegjësitë e punës
Sekretari:
- Kryen punë për mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit.
- Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose një interpretuesi specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
- Kryen punë zyre dhe kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacionin gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.
- Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.
- Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e menaxherit.
- Siguron shqyrtim dhe dorëzim në kohë. ndarjet strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve që i dorëzohen menaxherit për nënshkrim, siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.
- Organizon biseda telefonike me menaxherin, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe ia vë në vëmendje përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacione nëpërmjet aparateve marrëse dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, i sjell informacione atij. vëmendje në kohën e duhur, e marrë nëpërmjet kanaleve të komunikimit.
- Në emër të menaxherit, ai harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera dhe përgatit përgjigjet për autorët e letrave.
- Kryen punë në përgatitjen e takimeve dhe konferencave të mbajtura nga menaxheri (koleksioni materialet e nevojshme, duke njoftuar pjesëmarrësit për kohën dhe vendin e mbledhjes, rendin e ditës, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe mbledhjeve.
- Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.
- Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.
- Ofron vendin e punës menaxher me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, artikuj shkrimi, krijon kushte të favorshme për punën efektive të një menaxheri.
- Printon, me drejtimin e menaxherit, materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose fut informacion aktual në bankën e të dhënave.
- Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
- Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
- Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.
III. Të drejtat
Sekretari ka të drejtë:
- Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të ndërmarrjes në lidhje me aktivitetet e saj.
- Bëni propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këto udhëzime.
- Në kuadër të kompetencës suaj, informoni mbikëqyrësin tuaj të menjëhershëm për të gjitha mangësitë e konstatuara në kryerjen e detyrave tuaja zyrtare dhe bëni propozime për eliminimin e tyre.
- Kërkoni personalisht ose në emër të menaxhmentit të ndërmarrjes nga njësitë e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
- Kërkojnë nga menaxhmenti i ndërmarrjes që të ofrojë ndihmë në kryerjen e detyrave dhe të drejtave të tyre zyrtare.
IV. Përgjegjësia
Sekretari është përgjegjës:
- Për ekzekutimi jo i duhur ose mospërmbushja e detyrave të tyre zyrtare siç parashikohet në këtë përshkrim të punës - brenda kufijve të përcaktuar nga aktuali legjislacioni i punës Federata Ruse.
- Për veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.
- Për shkaktimin dëme materiale- brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës dhe civil i Federatës Ruse.
Postuar më 12/09/2017
Faqja kryesore / Përshkrimet e punës
Shkarkoni përshkrimin e punës
sekretar i menaxherit (.doc,90 KB)
I. Dispozitat e përgjithshme
- Sekretarja e menaxherit i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
- Në postin e sekretarit të drejtuesit emërohet një person me arsim të lartë profesional pa kërkesa për përvojë pune ose arsim të mesëm profesional dhe përvojë pune në specialitetin të paktën 2 vjet.
- Emërimi në detyrën e sekretarit dhe shkarkimi nga ai bëhet me urdhër të drejtorit të ndërmarrjes pas paraqitjes.
- Sekretari i menaxherit duhet të dijë:
- 4.1. Rezolutat, udhëzimet, urdhrat, dokumentet e tjera drejtuese dhe rregullatore të organeve më të larta dhe të tjera që kanë të bëjnë me aktivitetet e ndërmarrjes.
- 4.2. Rregullore, udhëzime, dokumente të tjera normative për mbajtjen e shënimeve.
- 4.3. Struktura dhe menaxhimi i ndërmarrjes dhe divizionet e saj.
- 4.4. Organizimi i punës në zyrë.
- 4.5. Metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve.
- 4.6. Çështje arkivore.
- 4.7. Shkrimi i shkrimit.
- 4.8.
Përshkrimet e Punës
Rregullat për përdorimin e interfonit.
- 4.9. Standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ.
- 4.10. Rregullat për shtypjen e letrave të biznesit duke përdorur formularë standardë.
- 4.11. Bazat e etikës dhe estetikës.
- 4.12. Rregullat e komunikimit të biznesit.
- 4.13. Rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike.
- 4.15. Bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës.
- 4.16. Rregulloret e brendshme të punës.
- 4.17. Rregullat dhe rregulloret e shëndetit në punë, sigurisë, higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri.
- Gjatë mungesës së sekretarit të menaxherit (sëmundje, pushime etj.), detyrat e tij i kryen një person i caktuar në mënyrën e përcaktuar, i cili fiton të drejtat përkatëse dhe përgjigjet për kryerjen e duhur të detyrave që i janë caktuar.
II. Përgjegjësitë e punës
Sekretari:
- Kryen punë për mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit.
- Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose një interpretuesi specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
- Kryen punë në zyrë, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacione gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.
- Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.
- Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e menaxherit.
- Monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga njësitë strukturore dhe interpretues të veçantë të dokumenteve që i dorëzohen menaxherit për nënshkrim, siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.
- Organizon biseda telefonike me menaxherin, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe ia vë në vëmendje përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacione nëpërmjet aparateve marrëse dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, i sjell informacione atij. vëmendje në kohën e duhur, e marrë nëpërmjet kanaleve të komunikimit.
- Në emër të menaxherit, ai harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera dhe përgatit përgjigjet për autorët e letrave.
- Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbale të mbledhjeve dhe takimeve.
- Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.
- Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.
- Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.
- Me drejtimin e menaxherit, printon materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose fut informacionin aktual në bankën e të dhënave.
- Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
- Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
- Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.
III. Të drejtat
Sekretari ka të drejtë:
- Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të ndërmarrjes në lidhje me aktivitetet e saj.
- Bëni propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këto udhëzime.
- Në kuadër të kompetencës suaj, informoni mbikëqyrësin tuaj të menjëhershëm për të gjitha mangësitë e konstatuara në kryerjen e detyrave tuaja zyrtare dhe bëni propozime për eliminimin e tyre.
- Kërkoni personalisht ose në emër të menaxhmentit të ndërmarrjes nga njësitë e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
- Kërkojnë nga menaxhmenti i ndërmarrjes që të ofrojë ndihmë në kryerjen e detyrave dhe të drejtave të tyre zyrtare.
IV. Përgjegjësia
Sekretari është përgjegjës:
- Për kryerjen e pahijshme ose mospërmbushjen e detyrave të punës, siç parashikohet në këtë përshkrim të punës - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës i Federatës Ruse.
- Për veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.
- Për shkaktimin e dëmit material - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës dhe civil i Federatës Ruse.
Kthehu te përgjegjësitë e menaxherit
Sekretari kryen sa vijon përgjegjësitë e punës:
Kryen punë për mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit.
Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose një interpretuesi specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.
Përgjigjet për thirrjet telefonike, regjistron dhe transmeton informacion zyrtar te menaxheri, organizon bisedat telefonike të menaxherit.
Përshkrimi i punës së sekretarit të titullarit
Në emër të menaxherit, harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.
Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbale të mbledhjeve dhe takimeve.
Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.
Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.
Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
Organizon udhëtime biznesi për menaxherin: porosit bileta ajrore dhe treni, rezervon hotele.
Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.
Sekretari ka të drejtë:
Merrni informacion, duke përfshirë informacionin konfidencial, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.
Paraqisni propozime menaxhmentit për të përmirësuar punën tuaj dhe punën e kompanisë.
Kërkoni personalisht ose në emër të menaxherit nga departamentet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
Kërkohet nga menaxhmenti për të krijuar kushte normale të kryejë detyrat zyrtare dhe të ruajë të gjitha dokumentet e krijuara si rezultat i veprimtarisë së shoqërisë.
©2009-2018 Qendra e Menaxhimit Financiar. Të gjitha të drejtat e rezervuara. Publikimi i materialeve
lejohet me treguesin e detyrueshëm të një lidhjeje në sitin.
Sekretari quhet asistenti dhe dora e djathtë besnike e shefit, dhe për arsye të mirë, sepse përgjegjësitë e sekretarit të menaxherit përfshijnë sigurimin e menaxhimit efektiv dhe aktiviteteve administrative. Sekretari i menaxherit është i angazhuar në përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve dhe dokumenteve të biznesit, ndihmon shefin në biznes dhe zgjidh shumë çështje organizative.
Pozicioni i sekretarit-asistent mund të konsiderohet gjithashtu një pozicion përfaqësues, pasi ai është fytyra e kompanisë - ai takohet me mysafirë, u përgjigjet thirrjeve dhe letrave. Kjo lloj pune kërkon gjakftohtësi, aftësi komunikimi dhe organizim të madh. Për këtë arsye, profesioni i një sekretari mund të premtojë perspektiva të mëdha - në të ardhmen, një specialist mund të bëhet menaxher zyre, dhe më pas një nga drejtorët ose menaxherët e lartë.
Vendet e punës
Pozicioni i sekretarit ekzekutiv kërkohet pothuajse në çdo kompani që ka një zyrë për klientët dhe vizitorët. Mund të jetë si ndërmarrjet e mëdha dhe organizatat e biznesit të vogël.
Historia e profesionit
Sekretarët e parë mund të konsiderohen skribë dhe kronistë - ata shkruanin dekretet dhe urdhrat mbretërorë, kronikanin ngjarjet aktuale dhe ishin përgjegjës për mbajtjen e korrespondencës. Me kalimin e kohës, kompetencat e sekretarit janë zgjeruar ndjeshëm dhe sot ata mund të kryejnë një sërë funksionesh. Kështu lindi nevoja për specialistë me një specializim të ngushtë, si rrjedhojë u shfaq profesioni i sekretarit-asistent, nëpunës, sekretar-përkthyes dhe drejtues zyre.
Përgjegjësitë e sekretarit
Përgjegjësitë e punës së sekretarit-asistent përfshijnë:
- pranimi i vizitorëve;
- pranimi i thirrjeve telefonike;
- mbajtja e shënimeve;
- planifikimi i ditës së punës së menaxherit;
- organizimi i takimeve;
- porositja e biletave dhe rezervimeve të hotelit për menaxherin dhe punonjësit e tjerë gjatë një udhëtimi pune;
- porositja e artikujve për zyrë;
- përmbushja e kërkesave të menaxherit.
Ndonjëherë funksionet e sekretarit të menaxherit përfshijnë korrespondencë në anglisht.
Kërkesat për një sekretare
Kërkesat për një asistent sekretar përfshijnë:
- mesatare ose arsimin e lartë;
- Pronësia e PC;
- njohja e bazave të punës në zyrë;
- njohuri gjuha angleze(Ndonjëherë).
Gjithashtu, pozicioni i sekretarit kërkon aftësitë e mëposhtme:
- përpikëri;
- aftësia për t'u dukur mirë (e prezantueshme);
- organizimi.
Mostra e rinisë së Sekretarit
Si të bëheni sekretare
Si të bëheni sekretare? Ky mund të jetë mbajtësi i çdo arsimi të lartë që ka kryer kurse sekretarie-asistent ose ka marrë trajnim direkt në punë. Si rregull, punëdhënësit nuk vendosin kërkesa të veçanta për specialitetin e fituar të aplikantit, por fokusohen në sigurimin që aplikanti të ketë të nevojshme cilësitë personale dhe ishte në gjendje të kryente detyrat në nivelin e duhur.
Paga e sekretarit
Paga e një sekretari mund të ndryshojë - nga 15 në 45 mijë rubla. Të ardhurat varen nga përgjegjësitë e punonjësit dhe rajoni në të cilin ai punon. Paga mesatare Sekretari-asistent është 30 mijë rubla.
Ku të merrni trajnime
Përveç arsimit të lartë, në treg ka një sërë trajnimesh afatshkurtra, që zakonisht zgjasin nga një javë në një vit.
Instituti i Arsimit Profesional "IPO" ju fton të ndiqni kurse në distancë në drejtimin "" (ekzistojnë opsionet 256, 512 dhe 1024 orë akademike) për të marrë një diplomë ose certifikatë. standard shtetëror. Ne kemi trajnuar më shumë se 8,000 të diplomuar nga pothuajse 200 qytete. Ju mund t'i nënshtroheni trajnimit të jashtëm dhe të merrni këste pa interes.
E MIRATUA
Drejtor i përgjithshëm
1.1. Sekretari-referenti i përket kategorisë së specialistëve.
1.2. emërohet në një detyrë dhe shkarkohet me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Ndihmëssekretari raporton drejtpërdrejt.
1.4. Në mungesë të sekretarit-referentit, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një zyrtari tjetër, sipas urdhrit të organizatës.
1.5. Në pozicionin e sekretarit-asistent emërohet personi që plotëson këto kushte: arsim të lartë, përvojë pune të paktën një vit në punë të ngjashme, njohuri të pajisjeve të zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer). programet e Microsoft Zyra (Word, Excel), punë zyre, anglisht.
1.6. Sekretari-referenti udhëhiqet në veprimtarinë e tij nga:
— Statuti i Kompanisë, Rregulloret e Brendshme të Punës, të tjera rregulloret kompanitë;
2. Përgjegjësitë e punës së ndihmëssekretarit
Ndihmëssekretari kryen këto detyra:
2.1. Ofron përgatitjet dokumentet e nevojshme, ofron pritje, kontabilitet, regjistrim, kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve, shërbime informacioni dhe referencë dhe ruajtjen e informacionit të dokumentit.
2.2. Kontrollon cilësinë e përgatitjes, korrektësinë e hartimit, koordinimit dhe miratimit të dokumenteve të paraqitura për nënshkrim në drejtimin e ndërmarrjes.
2.3. Monitoron ekzekutimin e dokumenteve dhe udhëzimeve nga menaxhmenti, merr masa operacionale që synojnë ekzekutimin e tyre në kohë dhe me cilësi të lartë.
2.4. Organizon përgatitjen, vendimmarrjen dhe komunikimin e tyre tek zbatuesit e menjëhershëm. Analizon certifikatat dhe raportet e dhëna menaxhmentit dhe jep konkluzione kompetente për to.
2.5. Prit vizitorë.
2.7. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
2.8. Kryen detyra të tjera zyrtare të eprorit të tij të drejtpërdrejtë.
3. Të drejtat e ndihmës sekretarit
Sekretari referent ka të drejtë:
3.3. Kërkoni materialet e nevojshme nga shërbimet funksionale, si dhe shpjegime për arsyet e vonesës në kryerjen e detyrave dhe udhëzime nga menaxhmenti.
4. Përgjegjësia e ndihmës sekretarit
Ndihmëssekretari është përgjegjës për:
PËRSHKRIMI I PUNËS SEKRETARI I PRANIMIT TË KREU
Unë e miratoj
_________________________________ (Mbiemri, inicialet)
(emri i organizatës, ________________________________ e saj
organizativ - formë juridike) (drejtor; person tjetër i autorizuar
miratoni përshkrimin e punës)
——————————————————————-
(emri i institucionit)
00.00.201_g. №00
1. Dispozitat e përgjithshme
1.1. Real përshkrimi i punës përcakton të drejtat, përgjegjësitë dhe përgjegjësitë e punës së sekretarit të pritjes së drejtuesit të _____________________ (në tekstin e mëtejmë “ndërmarrja”). Emri i institucionit
1.2 Në postin e sekretarit të zyrës së pritjes së menaxherit emërohet një person me arsim të lartë profesional (nuk ka kërkesa për përvojë pune) ose arsim të mesëm të specializuar dhe të paktën 2 vjet përvojë pune në profil.
1.3 Sekretaria e pritjes është në varësi të _________________________________.
1.4 Në aktivitetet e tij, sekretari i dhomës së pritjes së menaxherit udhëhiqet nga:
Dokumentet legjislative dhe rregullatore që rregullojnë çështjet përkatëse;
Me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes (menaxherit të drejtpërdrejtë);
Rregullat dhe rregulloret e higjienës në punë, rregulloret e punës;
Materialet metodologjike në lidhje me çështjet e aktiviteteve të tij;
statuti i ndërmarrjes;
Ky përshkrim i punës.
1.5 Sekretari i pritjes së menaxherit duhet të dijë:
Aktet rregullatore ligjore, udhëzime të tjera dhe materiale metodologjike që kanë të bëjnë me aktivitetet e organizatës dhe mbajtjen e shënimeve;
Rregullat për përdorimin e interfonit;
Standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;
Rregullat për printimin e letrave të biznesit duke përdorur formularë standardë;
Bazat e etikës dhe estetikës;
Struktura dhe udhëheqja e organizatës dhe divizioneve të saj;
Organizimi i punës në zyrë;
Metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve;
Çështjet arkivore;
Shkrimi i shkrimit;
Rregullat e komunikimit të biznesit;
Bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës;
Rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike;
Bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;
Rregulloret e brendshme të punës;
Rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës.
1.6 Gjatë mungesës së sekretarit të pritjes së titullarit, detyrat e tij i caktohen zëvendësit të tij, të caktuar në mënyrën e përcaktuar, i cili mban përgjegjësi të plotë për zbatimin e duhur të tyre.
2. Funksionet
Sekretarit të pritjes së menaxherit i janë caktuar këto funksione:
2.1.Organizimi i bisedave telefonike të menaxherit.
2.2.Përgatitja organizative e takimeve dhe konferencave.
2.3. Organizativisht mbështetje teknike veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit të organizatës.
2.4 Mbajtja e shënimeve.
2.5 Monitorimi i zbatimit nga punonjësit e organizatës të urdhrave dhe udhëzimeve të nxjerra nën kontroll.
2.6.Mbajtja e dosjes së kontrollit dhe regjistrimit.
2.7.Organizimi i pritjes së vizitorëve.
3. Përgjegjësitë e punës
Sekretari i pritjes është i detyruar të:
3.1 Prano dokumente dhe deklarata personale për nënshkrim nga drejtuesi i organizatës.
3.2 Përgatitja e dokumenteve dhe materialeve të nevojshme për punën e menaxherit.
3.3.Të monitorojë shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga njësitë strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të marra për ekzekutim, të kontrollojë korrektësinë e draft dokumenteve të përgatitura të dorëzuara te menaxheri për nënshkrim dhe të sigurojë redaktimin e tyre me cilësi të lartë.
3.4 Organizoni bisedat telefonike të menaxherit, regjistroni informacionin e marrë në mungesë dhe sillni në vëmendje përmbajtjen e tij, transmetoni dhe merrni informacione përmes pajisjeve marrëse dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, sillni menjëherë. në vëmendjen e tij informacioni i marrë përmes kanaleve të komunikimit.
3.5 Të kryejë punë për mbështetjen organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit të organizatës.
3.6 Pranoni korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, transferoni atë në përputhje me vendimin e marrë tek njësitë strukturore ose ekzekutuesit specifikë për t'u përdorur në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
3.7 Kryerja e punës në zyrë, kryerja e operacioneve të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacionin gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.
3.8. Hartoni letra, kërkesa dhe dokumente të tjera në emër të menaxherit, përgatitni përgjigje për autorët e letrave.
3.9 Kryerja e punës për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, rendin e ditës, regjistrimin e tyre), mbajtjen dhe hartimin e procesverbaleve të mbledhjeve dhe takimeve.
3.10 Siguroni vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijoni kushte të favorshme për punën e tij efektive.
3.11. Printoni, me drejtimin e menaxherit, materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose futni informacionin aktual në bankën e të dhënave.
3.12 Organizimi i pritjes së vizitorëve, lehtësimi i shqyrtimit të menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve nga punonjësit.
3.13.Kopjo dokumente në një fotokopjues personal.
3.14 Formoni dosjet në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguroni sigurinë e tyre dhe dorëzoni në arkiva brenda kornizës kohore.
3.15 Monitoron zbatimin nga punonjësit e organizatës të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të organizatës të marra nën kontroll.
3.16. Mbani një dosje kontrolli dhe regjistrimi.
Sekretari i pritjes së menaxherit ka të drejtë të:
4.1. Përmirësoni kualifikimet tuaja në mënyrën e përcaktuar.
4.2 Kërkojnë nga menaxhmenti që të ofrojë ndihmë në zbatimin e detyrave të tyre.
4.3 Të bëjë propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë përshkrim të punës.
4.4 Njihuni me dokumentet përkatëse dhe informacionin e nevojshëm për kryerjen cilësore të detyrave tuaja.
5.Përgjegjësia
Sekretari i pritjes së menaxherit është përgjegjës për:
5.1 Dështimi për të përmbushur (përmbushjen e pahijshme) të detyrave të punës, siç parashikohet në këtë përshkrim të punës, brenda kornizës së përcaktuar nga legjislacioni i punës i Federatës Ruse.
5.2 Veprat penale të kryera gjatë kryerjes së veprimtarive të tyre brenda kornizës së përcaktuar nga legjislacioni administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.
5.3 Shkaktimi i dëmit material në kuadrin e përcaktuar nga legjislacioni i punës, penal dhe civil i Federatës Ruse.
Përgjegjësi i njësisë strukturore: _____________ __________________
(nënshkrimi) (mbiemri, inicialet)
Kam lexuar udhëzimet,
mori një kopje: _____________ __________________
(nënshkrimi) (mbiemri, inicialet)
PËRSHKRIMI I PUNËS SË SEKRETARIT
E MIRATUA
Drejtor i përgjithshëm
Mbiemri I.O. ________________
"________"____________ ____ G.
1. Dispozitat e përgjithshme
1.1. Sekretari i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
1.2. Sekretari emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Sekretari raporton drejtpërdrejt drejtor i përgjithshëm / .
1.4. Gjatë mungesës së sekretarit, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një zyrtari tjetër, sipas urdhrit të organizatës.
1.5. Në postin e sekretarit emërohet një person që plotëson këto kushte: arsimi - i lartë, i paplotë i lartë ose i mesëm i specializuar, përvojë në punë të ngjashme për të paktën gjashtë muaj, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer), Microsoft. Programet e Office (Word, Excel).
1.6. Sekretari në aktivitetet e tij udhëhiqet nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
— Rregulloret e brendshme të punës, rregullore të tjera të shoqërisë;
— urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti;
- ky përshkrim i punës.
2. Përgjegjësitë e punës së sekretarit
Sekretari kryen këto detyra:
2.1. Kryen punë për mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit.
2.2. Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose një interpretuesi specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
2.3. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.
2.4. Përgjigjet thirrjeve telefonike, regjistron dhe transmeton informacione zyrtare te menaxheri, organizon biseda telefonike me menaxherin.
2.5. Në emër të menaxherit, harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.
2.6. Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbale të mbledhjeve dhe takimeve.
2.7. Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.
2.8. Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.
2.9. Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
2.10. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
2.11. : porosit bileta ajrore dhe treni, rezervon hotele.
2.12. Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.
3. Të drejtat e sekretarit
Sekretari ka të drejtë:
3.1. Merrni informacion, duke përfshirë informacionin konfidencial, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.
3.2. Paraqisni propozime menaxhmentit për të përmirësuar punën tuaj dhe punën e kompanisë.
3.3. Kërkoni personalisht ose në emër të menaxherit nga departamentet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
3.4. Kërkojnë nga menaxhmenti të krijojë kushte normale për kryerjen e detyrave zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve të krijuara si rezultat i aktiviteteve të kompanisë.
3.5. Merrni vendime brenda kompetencave tuaja.
4. Përgjegjësia e sekretarit
4.1. Për moskryerje dhe/ose kryerje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave zyrtare.
4.2. Për mospërputhje udhëzimet aktuale, urdhra dhe udhëzime për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacionit konfidencial.
4.3. Për shkelje të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregulloret e sigurisë dhe siguria nga zjarri.
PËRSHKRIMI I PUNËS SË SEKRETARIT
E MIRATUA
___________________________________ (iniciale, mbiemër)
(emri i organizatës, para- ________________________
pranimi, etj., organizativ i tij (drejtor ose zyrtar tjetër)
formë juridike) person zyrtar, i autorizuar
çfarë duhet pohuar
udhëzime kombëtare)
» » ____________ 20__
Përshkrimi i punës
sekretari i menaxherit
______________________________________________
(emri i organizatës, ndërmarrjes, etj.)
» » ______________ 20__ N_________
Ky përshkrim i punës është zhvilluar dhe miratuar nga
bazë kontrata e punës me ________________________________________________
(emri i pozitës së personit për të cilin
Dhe në përputhje me
ky përshkrim i punës është përpiluar)
dispozitat Kodi i Punës Federata Ruse dhe rregullat e tjera
aktet që rregullojnë marrëdhëniet e punës në Federatën Ruse.
I. Dispozitat e përgjithshme
1.1. Sekretarja e menaxherit i përket kategorisë teknike
interpretues.
1.2. Një person që ka
arsimi i lartë profesional, pa kërkesa për përvojë
punës, ose arsimit të mesëm profesional dhe përvojës së punës
specialiteti për të paktën __________ vjet.
1.3. Emërimi në detyrën e sekretarit të drejtuesit dhe shkarkimi
prej saj kryhet me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes pas paraqitjes
1.4. Sekretari duhet të dijë:
- rezolutat, udhëzimet, urdhrat, rregullat e tjera dhe
dokumentet rregullatore të organeve më të larta dhe të tjera që kanë të bëjnë
aktivitetet e ndërmarrjes;
— rregullore, udhëzime, dokumente të tjera normative për mirëmbajtje
punë në zyrë;
— struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe divizioneve të saj;
- statuti i ndërmarrjes;
— organizimi i punës në zyrë;
— metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve;
- punë arkivore;
- makinë shkrimi;
— rregullat për përdorimin e interfonit;
— standardet e një sistemi të unifikuar organizativ dhe administrativ
dokumentacion;
— rregullat për printimin e letrave të biznesit duke përdorur formularë standardë;
- bazat e etikës dhe estetikës;
— rregullat e komunikimit të biznesit;
— rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike;
— bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;
- rregulloret e brendshme të punës;
- rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës, masat paraprake të sigurisë,
kanalizime industriale dhe mbrojtje nga zjarri;
1.5. Sekretari raporton drejtpërdrejt te menaxheri
________________________________________________________________________.
(ndërmarrje, njësi strukturore)
1.6. Gjatë mungesës së sekretarit (pushime, sëmundje etj.), të tij
detyrat kryhen nga një person i caktuar në përputhje me procedurën e përcaktuar,
i cili fiton të drejtat përkatëse dhe mban përgjegjësi për
kryerjen e duhur të detyrave që i janë ngarkuar.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Përgjegjësitë e punës
Sekretari:
2.1. Kryen punë në mbështetje organizative dhe teknike
veprimtaritë administrative dhe administrative të menaxherit.
2.2. Pranon paraqitjen për shqyrtim nga menaxheri
korrespondencën, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në
njësi strukturore ose interpretues specifikë për përdorim në
procesi i punës ose përgatitja e përgjigjeve.
2.3. Kryen punë zyre, kryen operacione të ndryshme me
përdorimin e teknologjisë kompjuterike të krijuar për mbledhjen, përpunimin dhe
prezantimi i informacionit gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.
2.4. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.
2.5. Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punë
udhëheqës.
2.6. Siguron shqyrtim dhe dorëzim në kohë.
ndarjet strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve,
i paraqitet menaxherit për nënshkrim, siguron cilësinë e tyre
redaktimi.
2.7. Organizon biseda telefonike me menaxherin,
regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe ia sjell në vëmendje
informacion përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacion nëpërmjet
pajisje marrëse dhe intercom (telefax, teleks etj.), si dhe
mesazhet telefonike, sjell informacionin në vëmendjen e tij në kohën e duhur,
marrë nëpërmjet kanaleve të komunikimit.
2.8. Në emër të menaxherit, harton letra, kërkesa etj.
2.9. Kryen punë në përgatitjen e takimeve dhe konferencave,
kryhet nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi
pjesëmarrësit për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre),
mban dhe përgatit procesverbalet e mbledhjeve dhe konferencave.
2.10. Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes
lëshuar urdhra dhe udhëzime, si dhe respektimin e afateve
përmbushja e udhëzimeve dhe udhëzimeve të menaxherit, të marra nën kontroll.
2.11. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.
2.12. Ofron vendin e punës së menaxherit me gjërat e nevojshme
pajisje organizative, pajisje zyre,
krijon kushte të favorshme për punën efektive të një drejtuesi.
2.13. Printon materiale zyrtare sipas udhëzimeve të menaxherit,
të nevojshme për funksionimin e tij, ose fut informacionin aktual në bankën e të dhënave.
2.14. Organizon pritjen e vizitorëve, promovon efikasitetin
shqyrtimi i kërkesave dhe sugjerimeve nga punonjësit.
2.15. Formon lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar,
siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva në kohën e duhur.
2.16. Kryen detyra individuale zyrtare të menaxherit.
2.17. _____________________________________________________________.
Sekretari ka të drejtë:
3.1. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të ndërmarrjes,
në lidhje me aktivitetet e tij.
3.2. Paraqisni propozime për shqyrtim nga menaxhmenti
përmirësimi i punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara
këtë udhëzim.
3.3. Brenda kufijve të kompetencës suaj, informoni të menjëhershëm
menaxherit për të gjitha mangësitë e konstatuara në procesin e përmbushjes së tyre
përgjegjësitë e punës dhe bëni propozime për eliminimin e tyre.
informacion dhe dokumente të njësive strukturore dhe specialistëve,
të nevojshme për kryerjen e detyrave të tyre të punës.
3.5. Kërkoni nga menaxhmenti i ndërmarrjes që të ofrojë ndihmë në
kryerjen e detyrave dhe të drejtave të tyre zyrtare.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Përgjegjësia
Sekretari është përgjegjës:
4.1. Për kryerjen e pahijshme ose mospërmbushjen e detyrave të tyre
detyrat e parashikuara në këtë përshkrim të punës, në
brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni i punës i Federatës Ruse.
4.2. Për veprat e kryera gjatë ushtrimit të tyre
aktivitetet - brenda kufijve të përcaktuar nga administrative, penale dhe
legjislacioni civil i Federatës Ruse.
4.3. Për shkaktimin e dëmit material - brenda kufijve të specifikuar
legjislacioni i punës dhe civil i Federatës Ruse.
Përshkrimi i punës është zhvilluar në përputhje me ________________
(Emri,
_____________________________.
numri dhe data e dokumentit)
Përgjegjësi i njësisë strukturore (inicialet, mbiemri)
_________________________
(nënshkrimi)
» » _____________ 20__
(inicialet, mbiemri)
_____________________________
(nënshkrimi)
» » ________________ 20__
Kam lexuar udhëzimet: (iniciale, mbiemër)
_________________________
(nënshkrimi)
» » _____________ 20__
Përshkrimi i punës është dokumenti kryesor organizativ dhe ligjor që rregullon veprimtarinë e sekretarit, duke përcaktuar të drejtat e tij, pozicionet në organizatë dhe natyrën e punës së tij. Sekretari mbështetet në këtë dokument në marrëdhëniet e tij me punonjësit.
Në çdo institucion ka një sekretar. Por, siç u tregua tashmë, pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Në një organizatë (ose kompani) të vogël do të ketë vetëm një ndihmës sekretar (sekretar). Në më shumë organizatat e mëdha Drejtuesi dhe zëvendësit e tij mund të kenë sekretarë në çdo njësi strukturore. Ka sekretarë të bordit, sekretarë shkencorë të këshillave shkencorë etj. Çdo sekretar gjithmonë, bazuar në vëllimin dhe specifikat e aktiviteteve të organizatës, kërkesat e menaxherit dhe besimin e tij tek sekretari, ka rrethin e tij të përgjegjësive dhe të drejtave. kombinime të ndryshme krijuese, logjike dhe llojet teknike punon Në të njëjtën kohë, ekziston një grup standard i operacioneve të menaxhimit për shërbimet e dokumenteve dhe jo-dokumenteve, të cilat kryhen nga të gjithë sekretarët.
Përgjegjësitë, të drejtat dhe llojet e punës që duhet të kryejë një sekretar i caktuar, kërkesat për njohuritë dhe aftësitë e tij profesionale janë të fiksuara në përshkrimin e punës së tij.
Nëse ka një përshkrim pune për një pozicion të lirë sekretarie, personi që aplikon për punë do të dijë menjëherë se çfarë kërkohet prej tij dhe do të ndërlidhë aftësitë e tij me kërkesat.
Nëse sekretari i punës nuk ka ende një përshkrim pune, ai duhet të hartohet në mënyrë që të përvijojë fushëveprimin e përgjegjësive dhe të mos jetë "në thirrje" për të gjitha llojet e punës, për të siguruar të drejtat, për të krijuar marrëdhënie, këmbyeshmëri me punonjësit e tjerë. në rast mungese ose për shkak të mbingarkesës së përkohshme.
Një përshkrim i punës është një dokument i qëndrueshëm dhe përdoret derisa të zëvendësohet nga një përshkrim i ri i punës. Prandaj, përgatitja e tij duhet marrë me shumë përgjegjësi. Ajo që shkruhet në përshkrimin e punës është ajo që do të kërkohet. Çfarëdo të drejte që jepen në të, ju keni.
Kur filloni të përpiloni një përshkrim pune, para së gjithash duhet të përdorni "Drejtorinë e Kualifikimit të Pozicioneve të Menaxherëve, Specialistëve dhe Punonjësve të tjerë". Është zhvilluar nga Instituti i Punës dhe miratuar me vendim të Ministrisë së Punës dhe zhvillimi social Federata Ruse 21 gusht 1998 (nr. 37). Libri i referencës është një dokument normativ dhe duhet theksuar menjëherë se karakteristikat e reja të kualifikimit rekomandohen për përdorim në ndërmarrje, institucione dhe organizata të sektorëve të ndryshëm të ekonomisë, pavarësisht nga forma e pronësisë dhe organizative e ligjore.
Qëllimi i manualit është formuluar mjaft qartë: “Ky Manual i Kualifikimit pozicionet drejtuese, specialistë dhe punonjës të tjerë (performues teknikë) është krijuar për të siguruar një ndarje racionale të punës, për të krijuar një mekanizëm efektiv për përcaktimin e funksioneve, kompetencave dhe përgjegjësive dhe rregullore të qartë veprimtaria e punës punëtorët në kushte moderne zhvillimi i marrëdhënieve të tregut”.
Në drejtori, ndryshe nga "Mbledhja e tarifave". karakteristikat e kualifikimit për pozicionet e industrisë së përgjithshme të punonjësve" ka një ndryshim shumë të rëndësishëm - nuk tregon notat e pagave sipas një të vetme plan tarifor, dhe në seksionin “Dispozitat e Përgjithshme” shkruhet se “ Kategoritë e kualifikimit për shpërblimin e specialistëve vendosen nga titullari i ndërmarrjes, institucionit ose organizatës. Kjo merr parasysh shkallën e pavarësisë së punonjësit në kryerjen e detyrave të punës, përgjegjësinë e tij për vendimet e marra, qëndrimin ndaj punës, efikasitetin dhe cilësinë e punës, si dhe njohuritë dhe përvojën profesionale. aktivitete praktike, të përcaktuar nga kohëzgjatja e shërbimit në specialitet etj.”.
Kështu, shpërblimi i sekretarit varet kryesisht nga njohuritë, aftësitë, cilësia e punës dhe përgjegjësia e tij. Ky është një ndryshim i rëndësishëm që lejon menaxherin të vlerësojë punën e punonjësit bazuar në rezultate specifike.
Nga karakteristikat e kualifikimit, mund të përdorni plotësisht seksionet: "Përgjegjësitë e punës" dhe "Duhet të dihen".
Nëse organizata (kompania) është e vogël dhe sekretari (sekretari referues) i vetëm kryen të gjitha shërbimet organizative dhe dokumentuese, d.m.th. në fakt kryen funksionet e zyrës, por në një masë më të vogël mund të përdorni karakteristikat e kualifikimit të drejtuesit të zyrës; Përgjegjësitë e tij të punës janë si më poshtë:
Siguron përpunimin në kohë të korrespondencës hyrëse dhe dalëse dhe dërgimin e saj në destinacion.
Monitoron afatet e ekzekutimit të dokumenteve dhe ekzekutimin korrekt të tyre.
Organizon punën për regjistrimin, kontabilitetin, ruajtjen dhe transferimin në njësinë përkatëse strukturore të dokumenteve të punës aktuale të zyrës, duke përfshirë urdhrat dhe udhëzimet nga menaxhmenti.
Organizon punën për formimin e kutive dhe dërgimin e tyre për ruajtje.
Zhvillon udhëzime për mbajtjen e të dhënave në një ndërmarrje, institucion, organizatë dhe organizon zbatimin e tyre.
Merr masa për t'i pajisur punëtorët me materialet e nevojshme udhëzuese dhe referuese, si dhe me inventarin, pajisjet, mjetet e mekanizimit dhe automatizimin e punës menaxheriale.
Ofron udhëzime metodologjike për organizimin e punës së zyrës në departamente, kontroll mbi formimin e saktë, ruajtjen dhe dorëzimin në kohë të dosjeve në arkiv, përgatitjen e certifikatave për respektimin e afateve për ekzekutimin e dokumenteve.
Ofron printim dhe riprodhim të dokumenteve zyrtare.
Merr pjesë në përgatitjen e takimeve të thirrura nga menaxhmenti dhe organizon mbështetjen teknike të tyre.
Organizon përgatitjen e dokumenteve të udhëtimit, regjistrimin e punonjësve që vijnë në një udhëtim pune në organizatë.
Ai duhet të dijë;
■ rezolutat, udhëzimet, urdhrat, dokumentet e tjera drejtuese dhe rregullatore të autoriteteve më të larta në lidhje me organizimin e punës në zyrë;
■ Sistemi shtetëror mbështetje dokumentacioni për menaxhim;
■ standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;
■ strukturën e ndërmarrjes, institucionit, organizatës;
■ organizimi i punës në zyrë;
■ diagramet e rrjedhës së dokumenteve;
■ procedurën e përpilimit të nomenklaturës së lëndëve, inventarizimit të lëndëve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme, raportimit të përcaktuar;
■ afatet dhe procedurat për dorëzimin e dosjeve në arkiv;
■ sistemet për organizimin e kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve;
■ pajisje zyre dhe të tjera mjete teknike punë menaxheriale;
■ bazat e ekonomisë, organizimi i prodhimit, punës dhe menaxhimit;
■ legjislacioni i punës;
■ rregulloret e brendshme të punës;
■ Rregullat dhe standardet e mbrojtjes së punës8. .
Karakteristikat e kualifikimit të sekretarit drejtues janë të reja. Le ta konsiderojmë atë.
Përgjegjësitë e punës.
♦ Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit të ndërmarrjes.
♦ Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga drejtuesi, ia transmeton në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose ekzekutuesve të veçantë për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
♦ Kryen punë në zyrë, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacione gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.
♦ Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrim nga drejtuesi i ndërmarrjes.
♦ Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e menaxherit.
♦ Monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga divizionet strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të marra për ekzekutim.
♦ Kontrollon korrektësinë e draft-dokumenteve të përgatitura që i dorëzohen menaxherit për nënshkrim dhe siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.
♦ Organizon biseda telefonike me menaxherin, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe ia sjell në vëmendje përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacione me anë të pajisjeve të interfonit (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, ia sjell menjëherë tek ai. vëmendje informacion informacioni i marrë përmes kanaleve të komunikimit.
♦ Me udhëzimet e menaxherit, ai harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera dhe përgatit përgjigjet për autorët e letrave.
♦ Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mbajtjen dhe hartimin e procesverbaleve të mbledhjeve dhe takimeve.
♦ Monitoron zbatimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të ndërmarrjes, të marra nën kontroll. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.
♦ Ofron vendin e punës të menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën e tij efektive.
♦ Printon, me urdhër të menaxherit, materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose fut informacion aktual në të dhënat bankare.
♦ Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
♦ Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në kohë në arkiv.
♦ Kopjon dokumente në një aparat fotografik personal.
Duhet ditur:
♦ rezoluta, udhëzime, urdhra dhe materiale të tjera udhëzuese dhe dokumente rregullatore në lidhje me aktivitetet e ndërmarrjes dhe mbajtjen e shënimeve;
♦ struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe i divizioneve të saj;
♦ organizim i punës në zyrë;
♦ mënyrat e regjistrimit dhe të përpunimit të dokumenteve;
♦ vepër arkivore;
♦ makinë shkrimi;
♦ rregulla për përdorimin e interfonit;
♦ bazat e etikës dhe estetikës;
♦ rregullat e komunikimit të biznesit;
♦ bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës;
♦ rregulla për funksionimin e pajisjeve kompjuterike;
♦ bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;
♦ Rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës9.
Siç shihet edhe nga karakteristikat e mësipërme të kualifikimit, sekretarit të menaxherit i shtrohen kërkesa mjaft të larta si për sa i përket njohurive dhe aftësive, ashtu edhe për gamën e punës që ai kryen. Kjo supozon rrjedhshmëri pajisje kompjuterike, përgatitja e pavarur e dokumenteve në emër të menaxherit, redaktimi i draft dokumenteve të marra, monitorimi i ekzekutimit etj. Këto kërkesa dhe diapazoni i përgjegjësive, që përfshijnë shumë lloje kreative të punës, paracaktojnë nevojën për arsim të lartë profesional, por lejohet edhe arsimi i mesëm profesional nëse ka përvojë pune.
Karakteristikat e kualifikimit të një sekretare-daktilografiste dhe sekretare-stenografe të dhëna në Drejtoria e kualifikimit, paraqiten në të njëjtin tip, vetëm me shtimin e makinës së daktilografisë nga sekretari-daktilografisti dhe stenografinë nga sekretari-stenografja. Prandaj, kur hartoni një përshkrim të punës, mjafton të përdorni një nga këto karakteristika kualifikimi.
Për shembull, përgjegjësitë e punës së një sekretari-daktilografisti jepen si më poshtë:
> Kryen funksione teknike për të mbështetur dhe mirëmbajtur punën e drejtuesit të ndërmarrjes ose divizioneve të saj.
> Merr informacionin e nevojshëm për menaxherin nga departamentet ose interpretuesit, thërret punonjësit me udhëzimet e tij.
> Organizon bisedat telefonike menaxheri, merr dhe transmeton mesazhe telefonike, regjistron mesazhet e marra në mungesë të tij dhe sjell përmbajtjen e tyre në vëmendjen e menaxherit.
> Kryen punë në përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendin, axhendën e mbledhjes ose mbledhjes, regjistrimin e tyre), mbajtjen dhe hartimin e procesverbalit.
> Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisje zyre, pajisje organizative, krijon kushte të favorshme punojnë në mënyrë më efikase udhëheqës.
> Transmeton dhe merr informacion nëpërmjet aparateve marrëse dhe intercom (telex, faks, telefaks, etj.).
> Printon materiale të ndryshme siç udhëzohet nga mbikëqyrësi.
> Kryen punë në zyrë, merr korrespondencë drejtuar menaxherit, e organizon atë në përputhje me procedurën e miratuar në ndërmarrje dhe, pas shqyrtimit të saj nga menaxheri, e transferon atë në departamente ose interpretues të veçantë për përdorim në procesin e punës së tyre ose përgatitjes së një përgjigje.
> Monitoron afatet për ekzekutimin e urdhrave të menaxherit të marra nën kontroll.
> Pranon dokumentet për nënshkrim nga menaxheri.
> Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
> Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
> Përgatit dokumente për riprodhim në pajisje të dyfishta, si dhe kopjon dokumente në një fotokopjues personal.
Duhet ditur:
♦ rregullore, udhëzime, materiale dhe norma të tjera udhëzuese
dokumente materiale për mbajtjen e shënimeve;
♦ struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe i divizioneve të saj; : daktilografi;
♦ rregullat e drejtshkrimit dhe të pikësimit;
♦ rendi i renditjes së materialit gjatë shtypjes dokumente të ndryshme;
♦ rregullat për printimin e letrave të biznesit duke përdorur formularët standardë;
♦ rregulla për funksionimin e makinave shkrimi, regjistruesve të zërit, magnetofonëve
♦ rregulla për përdorimin e interfonit;
♦ standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;
♦ bazat e organizimit të punës;
♦ bazat e legjislacionit të punës;
♦ rregulloret e brendshme të punës;
♦ Rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës10.
E dhënë karakteristikat e punës Ata përshkruajnë në detaje të mjaftueshme funksionet e një sekretari, kërkesat për njohuritë e tij dhe do të ndihmojnë të mos humbasësh asgjë kur shkruani seksione të një përshkrimi specifik pune.
Përshkrimi i punës i referohet dokumenteve që kanë formë e unifikuar dhe strukturën e krijuar të tekstit:
■ Dispozitat e përgjithshme
■ Funksionet
■ Përgjegjësitë e punës
■ Përgjegjësia
Dispozitat e përgjithshme në përshkrimin e punës përmbajnë informacionin e mëposhtëm: informacione të përgjithshme për pozicionin, vartësinë dhe kush është përgjegjës, kërkesat për arsim (të lartë ose të mesëm) dhe përvojë praktike (përvojë pune në specialitet), procedurën e emërimit dhe shkarkimi, zëvendësimi gjatë mungesës.
Sot më së shpeshti kërkohen sekretarë-asistentë dhe sekretarë me arsim të lartë apo të mesëm. arsimi special të cilët dinë një gjuhë të huaj, punojnë në kompjuter dhe kanë një përvojë pune të caktuar.
Këto kërkesa, si rregull, shënohen në përshkrimin e punës së sekretarit-asistentit (sekretarit) të kompanive të mëdha. Sekretarët zakonisht i raportojnë menaxherit. Në organizatat e mëdha, sekretarët kanë vartësi të dyfishtë - te mbikëqyrësi i menjëhershëm dhe te drejtuesi i shërbimit të institucionit arsimor parashkollor.
Emërohet dhe shkarkohet me urdhër të kreut. Paragrafi i fundit i këtij seksioni të përshkrimit të punës përmban udhëzime mbi dokumentet kryesore legjislative, normative, metodologjike, organizative dhe administrative që udhëheqin sekretarin në punën e tij. Në formë të përgjithësuar, këto akte tregohen në karakteristikat e kualifikimit të dhëna më sipër*. Ky paragraf i seksionit duhet të fillojë me Kushtetutën e Federatës Ruse, Kodin e Punës, ligjet federale , tregoni rezolutat e qeverisë, GOST-të që përcaktojnë procedurën e përpunimit të dokumenteve, udhëzime standarde
dhe rregullat, standardet kohore. Paragrafi përfundon me një tregues të dokumenteve organizative dhe administrative të organizatës mëmë dhe organizatës së saj (kompanisë): statuti, rregulloret për ndarjet strukturore, urdhrat dhe udhëzimet, udhëzimet për punën në zyrë, ky përshkrim i punës. Seksioni tjetër është "Funksionet". Ai tregon fushat kryesore të veprimtarisë, dhe në seksionin "Përgjegjësitë e punës" ato tashmë renditen vepra që sigurojnë kryerjen e këtyre funksioneve. Shpesh këto seksione kombinohen në një - "Funksionet dhe përgjegjësitë e punës" (ose "Detyrat dhe përgjegjësitë kryesore"). Ky seksion duhet të përshkruhet sa më shumë të jetë e mundur. Gjatë përpilimit të këtij seksioni, shumë nga formulimet mund të merren nga karakteristikat e kualifikimit, pasi ato renditin përgjegjësitë e punës në detaje të mjaftueshme. Sa më shumë seksioni specifikon jo vetëm se çfarë, por edhe se si sekretari kryen operacione të caktuara në përputhje me teknologjinë e organizatës për të punuar me dokumente, aq më i vlefshëm do të jetë përshkrimi i punës. Këmbyeshmëria tregohet gjithashtu këtu.
Seksioni “Të drejtat” është shumë i rëndësishëm për sekretarin. Ai përcakton kompetencat e tij për të zgjidhur në mënyrë të pavarur çështjet brenda kompetencës së tij. E drejta është shkruar këtu:
Shqyrtimi paraprak i dokumenteve dhe përcaktimi se cilat prej tyre mund t'u transferohen interpretuesve, duke anashkaluar menaxherin;
> organizimi i pritjes dhe përcaktimi i prioritetit të pritjes së vizitorëve;
Bëni "filtrim" të telefonatave;
> kontrollin mbi ekzekutimin e udhëzimeve të menaxherit dhe afatet për ekzekutimin e dokumenteve;
> kontrollin e ekzekutimit të saktë të dokumenteve përpara dorëzimit të tyre për nënshkrim te menaxheri dhe dërgimit të tyre;
Keni akses në informacion;
> duke kërkuar informacion dhe dokumente për menaxherin;
> përfaqësoni organizatën tuaj, etj.
Seksioni "Përgjegjësia" mund të shkruhet në një mënyrë të përgjithshme, si "Punonjësi është përgjegjës për mospërmbushjen e detyrave dhe mospërdorimin e të drejtave të parashikuara. aktet juridike dhe ky udhëzim", ose përshkruhet më hollësisht, bazuar në pikat e përgjegjësive. Për shembull, përgjegjësia: për ekzekutimin e gabuar të dokumenteve të paraqitura për nënshkrim te menaxheri, mospërputhja e tyre me kërkesat e GOST R 6.30-97; dërgimi i parakohshëm i dokumenteve të përhershme në arkiv, etj. d.
Përgjegjësia mund të jetë administrative, disiplinore, materiale madje edhe penale. Kur punoni në këtë seksion, duhet të mbahet mend se përgjegjësia vendoset në përputhje të plotë me ligjin. Pra, në përputhje me Art. 15 të Kodit të Kundërvajtjeve Administrative” zyrtarët i nënshtrohen përgjegjësisë administrative për kundërvajtje administrative që lidhen me mosrespektimin e rregullave të vendosura në fushën e mbrojtjes së rendit të menaxhimit, shtetëror dhe rendit publik... dhe rregulla të tjera, zbatimi i të cilave është pjesë e tyre detyrat zyrtare“Për shkelje të disiplinës së punës, masa disiplinore(neni 135 i Kodit të Punës). Në rast të përgjegjësisë financiare për dëmin e shkaktuar organizatës, në përputhje me Art. 121 të Kodit të Punës, punonjësi mban detyrimi financiar, d.m.th. rimburson koston.
Seksioni "Marrëdhëniet" (marrëdhëniet sipas pozicionit) është gjithashtu shumë i rëndësishëm për organizimin e punës së sekretarit. Zakonisht në përgjithësi thuhet se sekretari, në punën e tij, ndërvepron me të gjithë punonjësit ose njësitë strukturore në mbledhjen, përpunimin dhe transmetimin e informacionit dhe dokumenteve. Por është shumë më e lehtë për sekretarin të punojë nëse ky seksion tregon në mënyrë specifike me cilat departamente ose punonjës ndërvepron, për çfarë çështjesh dhe çfarë dokumentesh, kur dhe në çfarë forme merr prej tyre. Për shembull, raportet javore mbi gjendjen financiare firmat nga departamenti i kontabilitetit për prezantim tek menaxhmenti. Është e këshillueshme që ky seksion të paraqitet në formë tabele, e cila tregon qartë se nga kush merr sekretari, me kë koordinon, kujt i transferon dokumentet dhe brenda çfarë afati kohor.
Kohët e fundit, shumë përshkrime pune kanë shtuar një seksion "Vlerësimi i punës". Kriteret kryesore: afati kohor i punës dhe cilësia e saj.
Ju mund ta plotësoni përshkrimin e punës me seksione të tjera, për shembull, organizimi i vendit të punës, orari i punës, etj.
Udhëzimet zakonisht përfundojnë me një paragraf mbi procedurën e rishikimit të tij. Mund të shkruhet si: "Derisa të zëvendësohet një i ri" ose "Udhëzimet janë subjekt i rishikimit nëse funksionet e sekretarit ndryshojnë". Një periudhë zëvendësimi e paracaktuar mund të specifikohet, për shembull, një herë në 5 vjet. Por është më mirë të renditni më në detaje kushtet për rishikimin e përshkrimit të punës: ndryshimi i strukturës së organizatës, ndryshimi i tabelës së personelit dhe rishpërndarja e përgjegjësive, zbatimi teknologjive të reja, ndryshimi i natyrës së punës etj.
Ju kujtojmë se përshkrimi i punës përpilohet si një formular i përgjithshëm, i miratuar nga menaxheri dhe i lëshohet punonjësit.
Vula e miratimit
Shkolla e Biznesit CJSC
"Intel-Sintez"
PËRSHKRIMI I PUNËS
[Sekretari I
Struktura e tekstit
■ Dispozitat e përgjithshme
■ Funksionet
Ш Përgjegjësitë e punës
■ Përgjegjësia
■ Marrëdhëniet (lidhjet sipas pozicionit)
Transkripti i nënshkrimit të nënshkrimit të pozicionit
Kam lexuar udhëzimet për deshifrimin e nënshkrimit të nënshkrimit
