Zbatimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në ndërmarrje. Rrjedha elektronike e dokumenteve në një ndërmarrje Rrjedha elektronike e dokumenteve në një shembull të ndërmarrjes

Ne studiojmë bazat e ndërtimit të një sistemi optimal të rrjedhës së dokumenteve, japim shembuj dhe algoritmi hap pas hapi ndërtimi i një plani të qarkullimit të dokumenteve.

Nga artikulli do të mësoni:

Diagrami i rrjedhës së dokumentit në ndërmarrje

I centralizuar

Kjo formë është e përshtatshme për organizatat me një strukturë të rreptë të menaxhimit hierarkik që i përmbahet parimit të shpërndarjes lineare të funksioneve (uniteti i komandës). Një formë e centralizuar e qarkullimit të letrës presupozon praninë e struktura organizative një kompani me një divizion të specializuar përgjegjës për të punuar me të gjithë dokumentacionin.

I decentralizuar

Kjo formë është e përshtatshme për organizatat në të cilat kompetencat e departamenteve janë të ndara qartë sipas parimit të autonomisë operacionale.

Forma e decentralizuar e qarkullimit të dokumenteve supozon se çdo njësi strukturore ka departamentin e vet përgjegjës për punën me dokumentacionin.

Të përziera

Me këtë formë qarkullimi, roli drejtues në punën me dokumentacionin i jepet shërbimit qendror të institucionit arsimor parashkollor, por disa nga procedurat i delegohen. shërbime speciale krijuar brenda çdo divizioni strukturor të kompanisë.

Shembull i një diagrami të rrjedhës së dokumentit

Skema e itinerarit për lëvizjen e dokumenteve është parimi bazë i sistemit të qarkullimit të letrave të biznesit. Në këtë skemë, çdo fluksi dokumenti i caktohen karakteristika të përbashkëta, përshkruhen shembuj dhe përcaktohen procedurat e detyrueshme.

Ky diagram tregon:

1. ekzekutuesit (d.m.th. departamentet që marrin pjesë në përpunimin e kësaj rryme);
2. rruga (d.m.th. rendi i interpretuesve);
3. prania e lëvizjeve të kundërta (a arrin dokumenti të njëjtin ekzekutues disa herë);
4. natyrën e operacioneve të kryera nga secili interpretues specifik).

Një shembull i diagramit të rrjedhës së dokumenteve të një organizate është paraqitur në Fig. 1:

Figura 1. Diagrami i rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjes

Lexoni gjithashtu:

Llojet e rrjedhave të dokumenteve

Lëvizja e të dhënave në një drejtim të caktuar, e organizuar brenda një sistemi të mbyllur të qarkullimit të dokumenteve, quhet rrjedha e dokumentit. Burimi dhe marrësi i të dhënave mbeten të njëjta.

Klasifikimi i flukseve të dokumenteve kryhet në bazë të marrëdhënies së tyre me objektin e kontrollit dhe në drejtimin e lëvizjes.

Klasifikimi i parë

• flukset horizontale (ndodhin ndërmjet departamenteve të të njëjtit nivel);
• flukset vertikale (ndodhin midis departamenteve nivele të ndryshme);
• në rritje (punimet nga strukturat vartëse kalojnë në ato drejtuese);
• në rënie (dokumentet nga strukturat drejtuese kalojnë te vartësit).

Klasifikimi i dytë

• fluksi hyrës formohet nga letrat që vijnë nga burimet e jashtme;
• rrjedha dalëse përbëhet nga dokumente të dërguara nga organizata;
• rrjedha e brendshme formohet nga letrat që qarkullojnë brenda organizatës.

Fazat e rrjedhës së dokumenteve në një organizatë

Zhvillimi dhe zbatimi i skemës rrjedha e dokumenteve të organizatës përfshin kombinimin e të gjithë shumëllojshmërisë së procedurave në një numër fazash bazë:

Përpunimi i përcjelljes. Në këtë fazë, korrespondenca hyrëse merret, kontrollohet, shpërndahet në adresa dhe i dorëzohet menaxherit për shqyrtim.

Shqyrtimi paraprak. Në këtë fazë, shërbimi DOU shqyrton dhe klasifikon punimet sipas llojit, rëndësisë, kompleksitetit, statusit të autorit, etj.

Drejtimi drejt menaxhmentit. Në këtë fazë merren rezolutat dhe merren vendimet administrative.

Përpunimi. Në këtë fazë, dokumentet ekzekutohen dhe dërgohen për ruajtje.

Parimi themelor i të gjitha fazave është lëvizja racionale, d.m.th. optimizimi i prurjeve, konsolidimi dhe reduktimi i tyre. Për këtë qëllim, të veçanta udhëzimet teknologjike, qëllimi kryesor i të cilit është përcaktimi i rendit më efektiv të procedurave dhe zhvillimi i skemave optimale të rrugëve.

Si të krijoni një grafik të rrjedhës së dokumentit

Opsioni më i mirë për paraqitjen grafike të të gjitha fazave të përpunimit të dokumentit është një diagram. Çdo lloj pune analizohet me kujdes, dhe rezultati i kësaj analize është zhvillimi i një diagrami që vizualizon të gjithë procesin.

Sekuenca e veprimeve të nevojshme për zgjidhjen e problemit paraqitet grafikisht.

Nuk ka një skemë të unifikuar të orarit. Çdo ndërmarrje duhet ta zhvillojë atë në mënyrë të pavarur. Si më shumë ndërmarrje, sa më shumë aktivitete të ketë, aq më i detajuar duhet të jetë orari.

Faza e dytë.

Ne caktojmë përgjegjësit për shkresat

Është mjaft e lehtë ta bësh këtë me dokumentacionin parësor - ai që e përpilon atë është përgjegjës për ekzekutimin. Për letrat e tjera, një person i tillë do të duhet të emërohet. Nëse kjo nuk bëhet, atëherë nëse dokumenti humbet ose humbet afati për dorëzimin e tij, nuk do të ketë kush të pyesë.

Faza e tretë.

Ne vendosëm afate.

Afati brenda të cilit punonjësi përgjegjës duhet të dorëzojë dokumentin është pjesa më e rëndësishme e të gjithë orarit. Afati mund të caktohet në muaj ose ditë të kaluara nga data e ekzekutimit të letrës.

Faza e katërt.

Zgjedhja e një dizajni

Siç u përmend më lart, një mënyrë e përshtatshme për të hartuar një grafik është një diagram. Por mund të formatohet edhe si tekst edhe si tabelë. Formulari i tekstit është i përshtatshëm për një organizatë të vogël për një organizatë më të madhe, një tabelë do të jetë më e përshtatshme. Parimi kryesor është që diagrami juaj duhet të jetë i lehtë për t'u lexuar për punonjësit përgjegjës për qarkullimin e dokumenteve.

Me përhapjen e kompjuterëve, 100% e dokumenteve krijohen në formë elektronike. Megjithatë, më shumë se gjysma e tyre janë ende të shtypura për shqyrtim dhe miratim.

Sa i përket shkëmbimit të dokumenteve dhe nënshkrimit të marrëveshjeve ndërmjet subjekteve afariste, pothuajse gjithmonë përdoren mediumet e letrës.

Ekzistojnë tre mënyra të dorëzimit:

• Përmes sistemit të dërgimit të mesazheve të garantuara në llogari personale tatimpaguesi;
• Në media magnetike me nënshkrim dixhital
• Përmes programit “Terminali i Tatimpaguesit” në zyrën e taksave.

Rritja e efikasitetit operacional dhe ulja e kostove është qëllimi me të cilin përballet çdo ndërmarrje që planifikon të qëndrojë në biznes për shumë vite në vijim. Dhe kjo mund të arrihet me futjen e menaxhimit elektronik të dokumenteve, veçanërisht pasi kjo parashikohet në legjislacionin rus.

Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme t'u kushtohet vëmendje atyre dokumenteve që duhet të printohen në formë letre sipas ligjit dhe të sigurohet që rrjedha e letrës dhe e dokumenteve elektronike të mos dublikohen me njëra-tjetrën, sepse në këtë rast asgjë nuk do të ruhet.

Nëse gjithçka është e organizuar në mënyrë korrekte, atëherë menaxhimi elektronik i dokumenteve është çelësi i efikasitetit të një ndërmarrje moderne.

Puna e EDMS është ndërtuar rreth një koncepti bazë - dokument.Është dokumenti që është "njësia e informacionit" në EDMS Sistemi i rrjedhës së dokumenteve operacionet themelore me dokumente:

• magazinimit
• auditimit
• lëvizja e dokumenteve midis interpretuesve në organizatë
• ekzekutimin e proceseve të biznesit me të cilat lidhen këto dokumente

Në një organizatë ku është zbatuar EDI dhe përdoret një sistem i menaxhimit të dokumenteve, dokumenti është gjithashtu një mjet bazë i menaxhimit. Këtu nuk ka vetëm vendime, udhëzime ose urdhra - ka dokumente që përmbajnë të njëjtat urdhra, vendime, udhëzime, etj., domethënë, i gjithë menaxhimi në organizatë kryhet përmes dokumenteve. Si rezultat, shumë detyra të kryera nga punonjësit janë gjithashtu të lidhura me dokumentet.

• Çdo dokument në sistemin e menaxhimit të dokumenteve pajiset me një "kartë", e ngjashme, për shembull, me një kartë bibliotekë. Përbërja e informacionit në lidhje me një dokument (atributet e dokumentit, fushat e kartës) përcaktohet nga lloji dhe lloji i dokumentit, disponueshmëria e tyre për shikim dhe modifikim përcaktohet nga të drejtat e aksesit në dokument dhe gjendja e tij brenda procesit të biznesit.
• Çdo dokument mund të ketë një ose më shumë skedarë të bashkangjitur - këto mund të jenë ose drafte të dokumenteve të reja ose imazhe të skanuara të atyre ekzistuese.
• Çdo dokument mund të lidhet me dokumente të tjera, gjë që siguron integritetin e fushës së informacionit të organizatës.
• Çdo dokument mund të gjendet sipas atributeve të tij ose, nëse një funksion i tillë disponohet, nga shfaqja e tekstit në skedarët e bashkangjitur (kërkimi me tekst të plotë).

Kështu, organizimi i rrjedhës së dokumenteve në një ndërmarrje duke përdorur një EDMS siguron gjithçka të nevojshme për vendimmarrje në kohë, përgjigje ndaj situatave dhe punë të rregullt të qëndrueshme:

• kategorizimi i dokumenteve sipas llojeve dhe llojeve
• duke furnizuar çdo lloj ose lloj dokumenti me çdo atribut të nevojshëm
• proceset e specifikuara të biznesit për përpunimin e dokumenteve
• mekanizmat për menaxhimin e detyrave dhe monitorimin e zbatimit të tyre
• ruajtje e besueshme e dokumenteve me atribute dhe aftësi kërkimi në tekst të plotë

Vlen të përmendet se EDMS të ndryshme ndërveprojnë me njëri-tjetrin brenda kornizës sistem të unifikuar menaxhimi elektronik i dokumenteve ndër-departamentale (EDF) dhe një sistem i unifikuar i ndërveprimit elektronik ndër-departamental (SMEI). Pjesëmarrësit e MEDO janë Administrata e Presidentit të Federatës Ruse, Zyra e Qeverisë së Federatës Ruse, Autoritetet federale pushtetin ekzekutiv, si dhe të tjera organet qeveritare. Parimi kryesor i MEDO është integrimi i pjesëmarrësve dhe sistemit të transportit, duke siguruar shkëmbim të sigurt të mesazheve elektronike.

Prezantimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike Pse nevojitet zhvillimi dhe zbatimi i një EDMS. Nëse i qasemi idesë së zbatimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve (EDF) në një organizatë nga këndvështrimi i zakonshëm, atëherë lindin pyetjet e mëposhtme:

• Çfarë do të marrim nga zbatimi i EDI?
• Çfarë të keqe ka të punosh me letër?
• Çfarë efekt ekonomik zbatimin e EDI?
• Sa shpejt do të shlyhet ky investim?

Le të përpiqemi t'u përgjigjemi këtyre pyetjeve. Së pari, ne thjesht do të përshkruajmë se çfarë ndryshimesh do të sjellë prezantimi i një EDMS në një ndërmarrje:

• proceset e përpunimit të dokumenteve mund të ndryshojnë pjesërisht dhe të bëhen më të rrepta
• do të reduktohet numri i dokumenteve në letër
• përfundimi i detyrave do të bëhet më i qartë dhe më i menaxhueshëm
• raportet mbi punën me dokumentet dhe disiplinën e performancës mund të merren menjëherë në çdo kohë
• punonjësit që punojnë me dokumente do të duhet të trajnohen për të kryer të gjitha veprimet në mënyrë elektronike

Duke parë këtë listë, mund të mendoni se kjo nuk është një listë ndryshimesh, por një listë përfitimesh. Po, në këtë rast, këto gjëra sigurisht që janë afër (përndryshe cili është qëllimi i zbatimit të një zbatimi të tillë?), por pas shqyrtimit të kujdesshëm, secila prej pikave përmban edhe një kufizim ose kërkesë të re. Thjesht duhet të përgatiteni për këtë kur planifikoni të zbatoni EDI, dhe përveç kësaj, përshtatja e EDMS me nevojat e klientit ju lejon të automatizoni rrjedhën e dokumenteve me kufizime minimale.

Tani për përfitimet. Përfitimi kryesor i zbatimit të EDI është rritja e efikasitetit të organizatës (këtu me efikasitet nënkuptojmë raportin e rezultatit të arritur me kostot e arritjes së tij - formula në këtë kontekst është më shumë spekulative sesa matematikore). Bazuar në këtë kuptim, ekzistojnë dy mënyra për të rritur efikasitetin e një organizate: duke ulur kostot dhe/ose duke rritur rezultatet. Si rregull, EDMS ju lejon të zbatoni të dy opsionet. Në mënyrë figurative, zbatimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve duke përdorur një EDMS të përshtatshëm i jep organizatës mundësinë për të shpenzuar më pak dhe për të fituar më shumë. Si rregull, EDMS ju lejon të zbatoni të dy opsionet. Në mënyrë figurative, zbatimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve duke përdorur një EDMS të përshtatshëm i jep organizatës mundësinë për të shpenzuar më pak dhe për të fituar më shumë.

Le të shohim së pari mundësitë uljen e kostos:

• Ulja e kostove të letrës
• Reduktimi i kostove joproduktive të kohës së punës së punonjësve
• Përshpejtimi i rrjedhave të informacionit

Tani rreth rezultatet:

• Rritja e menaxhueshmërisë së organizatës për shkak të rregullsisë dhe transparencës së flukseve të dokumenteve
• Rritja e shpejtësisë dhe cilësisë së vendimmarrjes
• Rritja e nivelit të disiplinës ekzekutive dhe efikasitetit të punës së punonjësve, grupeve të punës dhe organizatës në tërësi

Dhe së fundi - shembuj pyetjesh që nuk janë aq të dukshme, por duhet patjetër të merren parasysh në kuadrin e temës së organizimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike:

• Sa mund t'i kushtojë organizatës suaj një projekt-kontratë që nuk miratohet në kohë?
• Çfarë dëmi mund të shkaktojë një faturë e vonuar?
• Sa dokumente nuk do të mund të rishikoheshin disa herë nëse do të kishte pasur transparencë më të madhe në përcaktimin dhe zbatimin e detyrave?

Organizimi i rrjedhës elektronike të dokumenteve me pika të ndryshme vizion

• Udhëheqësit:
• marrjen e menjëhershme të informacionit të nevojshëm për të marrë një vendim
• kontrolli operacional i disiplinës së performancës
• Sekretarët, asistentët dhe asistentët:
• kërkimi i shpejtë i dokumenteve
• saktësi e lartë e kërkimit të dokumenteve
• lehtësimin e kontrollit të disiplinës së performancës
• duke thjeshtuar përgatitjen e të gjitha llojeve të ngjarjeve dhe aktiviteteve
• përshpejtimi i përgatitjes, koordinimit dhe miratimit të dokumenteve përfundimtare
• Shërbimet financiare dhe të kontabilitetit:
• rritja e shpejtësisë së lëvizjes së dokumenteve, për shembull, nga degët në organizatën mëmë
• duke reduktuar rrezikun e humbjes së dokumentit
• duke kursyer kohë gjatë përzgjedhjes së dokumenteve për barazimin e llogaritjeve apo inspektimeve nga autoritetet mbikëqyrëse
• Shërbimi ligjor:
• duke ulur intensitetin e punës në përgatitjen e dokumenteve
• kontroll efektiv i afateve
• kërkim i shpejtë për atë që ju nevojitet dokumentet rregullatore

Problemet zgjidhen me automatizimin e rrjedhës së dokumenteve.
Rrjedha e dokumenteve të korporatës

• Regjistrimi i korrespondencës hyrëse (dokumentet primare, të përsëritura, përgjigjet ndaj kërkesave nga personat juridikë, urdhra, udhëzime, letra nga organizata më të larta, memorandume drejtuar menaxherit nga ndarjet strukturore)
• Regjistrimi i korrespondencës dalëse (përgjigjet ndaj dokumenteve hyrëse, kërkesave, njoftimeve, shkresave dalëse nga njësitë strukturore drejtuar menaxherit)
• Puna me lloje të tilla dokumentesh si: urdhra, udhëzime, kontrata, rregullore të brendshme, dokumentet financiare, memorandume, deklarata, protokolle dhe aplikime etj. menaxhimi i të cilit është i automatizuar nga momenti i inicimit dhe krijimit të një draft dokumenti deri në momentin e ekzekutimit, duke përfshirë procesin e koordinimit dhe miratimit
• Informacione të përditësuara mbi ecurinë e punës me dokumentin (statuset e dokumentit, historiku i ngjarjeve)
• Kontrolli i disiplinës së performancës
• Formimi, prezantimi në ekran dhe printimi i formularëve dalës në formën e kartave, certifikatave, raporteve, protokolleve.
• Kërkimi i dokumenteve bazuar në vlerat e atributeve përkatëse
• Një grup funksionesh për të mbështetur punën me dokumentet organizative dhe administrative
• Llojet e ndryshme raportimi statistikor
• Mekanizmi transparent i zëvendësuesve
• Puna me shabllone dokumentesh
• "Abonim" në dokumente
• Diferencimi i të drejtave të aksesit në dokumente
• Aftësia për të ndërtuar një matricë aksesi në dokumente dhe funksionet e sistemit bazuar në struktura e personelit organizatave
• Ruajtja e sigurt e dokumenteve në ruajtje të strukturuar
• Mundësia e integrimit me një sistem të ngjashëm të menaxhimit elektronik të dokumenteve, falë përdorimit të platformës Alfresco EDMS gjatë zhvillimit të softuerit, ose me sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve të organizatave të palëve të treta, që ju lejon të krijoni një hapësirë ​​të vetme informacioni dhe dokumentacioni në organizatë. dhe automatizoni proceset e biznesit që mbulojnë të gjitha divizionet e organizatës.

Organizimi i mirëfilltë i rrjedhës së dokumenteve e ngre aktivitetin e një ndërmarrje në një nivel cilësisht të ndryshëm dhe për disa ndërmarrje, zhvillimi i një EDMS është e vetmja mundësi për të funksionuar me sukses në një mjedis konkurrues. Kështu, rrjedha e dokumentit fiton një koncept të tillë si EDI "korporative".

Çështjet më të rëndësishme për komunitetin vendas EDMS:

·Nevojat aktuale të klientëve: çfarë presin ata nga EDMS sot dhe nesër, çfarë ofron IT tani.

· Shteti si rregullator i zhvillimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike: ku po shkon shoqëria ruse e informacionit.

· Automatizimi i proceseve të biznesit: aftësi të reja të sistemeve ECM.

·​ Tendencat aktuale zhvillimi i sistemeve ECM: lëvizshmëria, BYOD, virtualizimi, nënshkrim elektronik, qendrat e të dhënave, teknologjitë cloud, zgjidhjet e portaleve dhe inovacione të tjera teknologjike.

· Rreziqet kur punoni me dokumente elektronike: garantimi i sigurisë.

·​ Menaxhimi elektronik i dokumenteve dhe puna me të dhënat personale: si të pajtohen me kërkesat ligjore.

Punonjësit e ndërmarrjes shpenzojnë shumë kohë duke kërkuar për të dhënat e nevojshme (sipas statistikave, kjo kërkon deri në 40% të kohës së punës) ose duke rikrijuar dokumente që tashmë ekzistojnë (kjo ndodh në afërsisht 70% të rasteve). Një situatë tipike është kur tekstet origjinale të kontratave ruhen nga avokatët në formë elektronike (shpesh pa histori ndryshimesh); Regjistrimet kontabël për dokumentet që shoqërojnë ekzekutimin e kontratave kryhen në sistemi i kontabilitetit; të dhënat e kontratave dhe dokumentet shoqëruese mbahen në tabelë; llogaritë dhe aktet ruhen në formë letre në departamenti i financave, dhe korrespondenca aktuale në lidhje me punën kontraktuale është në kutitë postare elektronike të punonjësve. Me të dhëna dhe dokumente të tilla "të shpërndara", është e vështirë të sigurohet integriteti, qëndrueshmëria dhe siguria e tyre.

Menaxhimi i burimeve të informacionit është i një rëndësie të veçantë për aktivitetet e çdo organizate. Pavarësisht statusi juridik ose format organizative aktiviteteve, institucioneve u kërkohet të ndërveprojnë aktivisht me autoritetet ekzekutive dhe legjislative, strukturat e përfshira në rregullimin e ekonomisë. E gjithë kjo, nga ana tjetër, krijon një rrjedhë pune specifike.

Kështu, Met-Info LLC ndjen akute nevojën për t'u organizuar menaxhim efektiv burimet e informacionit dhe të ndërmarrin hapa aktivë për t'u përdorur teknologji kompjuterike në fushën e menaxhimit të rrjedhës së dokumenteve (dhe informacionit në një kuptim të gjerë).

Për fat të keq, aplikacioni programet kompjuterike në Met-Info Sh.PK me dokumentacion në një sërë rastesh nuk shoqërohet me ristrukturim strukturor të punës me dokumentacion, d.m.th. dokumentet përpilohen manualisht nga disa nga përdoruesit e informacionit.

Prandaj, rekomandohet të sigurohet akses në bazën e të dhënave të përgjithshme të kontabilitetit të Met-Info LLC për të gjithë përdoruesit e dokumentacionit kontabël, domethënë të sigurohet futja e drejtpërdrejtë e informacionit në pikën e marrjes së dokumenteve të jashtme, si marrja e materialeve, transferimi. e produkteve në depo - në punëtorinë e ndërmarrjes, departamenti i burimeve njerëzore do të organizojë futjen e të dhënave për punësimin dhe shkarkimin direkt në sistemin e kontabilitetit.

E gjithë kjo do të sigurojë përfitimet e mëposhtme: rritjen e besueshmërisë së informacionit; reduktimi i punës së dorës.

Një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve (EDMS) ose EDMS (Electronic Document Management Systems) është një sistem për automatizimin e punës me dokumente gjatë gjithë tyre. cikli jetësor(krijimi, modifikimi, ruajtja, kërkimi, klasifikimi etj.), si dhe proceset e ndërveprimit ndërmjet punonjësve. Në këtë rast, dokumentet kryesisht nënkuptojnë dokumente të pastrukturuara (Word, skedarë Excel, etj.). Si rregull, EDMS përfshin arkivi elektronik dokumentet dhe sistemin e automatizimit të proceseve të biznesit.

Menaxhimi efektiv i dokumenteve bazuar në EDMS bazohet në tre komponentë të sistemit:

• - teknologji (bazuar në sistemet moderne kompjuterike).
• - rregullat e korporatës për krijimin dhe përdorimin burimet e informacionit(dhe konsolidimi i tyre në dokumentet administrative).
• - psikologjia e përdoruesve dhe trajnimi i tyre (individual nëse është e nevojshme).

Në sistemet e menaxhimit të dokumenteve, regjistrimi i dokumenteve normative, dokumentet administrative (urdhra, udhëzime), korrespondenca me autoritetet, institucionet, organizatat e kreditit, institucionet dhe ndërmarrjet e tjera, si dhe qytetarët. Gjithashtu, EDMS punon me korrespondencë të brendshme zyrtare dhe draft dokumente organizative dhe administrative të krijuara nga institucionet strukturore.

EDMS siguron kontroll mbi lëvizjen dhe ekzekutimin e dokumenteve, përmban informacion të plotë në lidhje me udhëzimet e dhëna nga menaxhmenti dhe veprimet e interpretuesve. Një element i rëndësishëm i EDMS është një sistem lidhjesh formale dhe semantike me dokumentet dhe udhëzimet e ndërlidhura. Një kërkim në EDMS, përveç detajeve tradicionale të zyrës, bazohet në një sistem klasifikuesish (përfshirë ata tematikë) që lejojnë përzgjedhjen kontekstuale të dokumenteve.

Procedura për mirëmbajtjen e klasifikuesve është e rregulluar rreptësisht. Disa drejtori përpilohen nga specialistë që kryejnë regjistrimin (për shembull, një klasifikues i organizatave korrespondente). Bërja e ndryshimeve në pjesën tjetër është prerogativë e administratorit, përveç kësaj, administratori monitoron vazhdimisht pozicionet e klasifikuesve dhe, nëse është e nevojshme, i rregullon ato. Kështu, dyfishimi i mundshëm i pozicioneve të drejtorisë eliminohet dhe gabimet në regjistrimin e dokumenteve eliminohen. Efikasiteti i sistemit mund të sigurohet vetëm nga trajnimi i rregullt i përdoruesve dhe kontrolli "i butë" mbi veprimet e tyre në sistem (korrigjimi i gabimeve, pajtueshmëria me kërkesat për plotësimin e detajeve të detyrueshme të informacionit, etj.).

Krijimi i një EDMS shoqërohet gjithashtu me një ndryshim në rolin e shërbimit mbështetje dokumentacioni: Përcaktohen kërkesat uniforme teknologjike për organizimin e rrjedhës së dokumenteve duke përdorur EDMS, vendos një sistem të "kornizave administrative" për të punuar me dokumente, që në fakt është baza metodologjike për organizimin e punës me informacion.

Në përgjithësi, vendosja e një procedure të qartë për përdorimin e sistemit dhe rregullave për të punuar me informacionin është një nga faktorët kryesorë që siguroi zbatimin me sukses të EDMS dhe përdorimin e plotë të tij.

Qëllimet e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve janë: automatizimi i punës në zyrë, automatizimi i rrjedhës së dokumenteve, automatizimi i kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe urdhrave, rritja e disiplinës ekzekutive, rregullimi i gjërave në punën me dokumentet, zvogëlimi i kohës për operacione me dokumente, kalimi në teknologjitë pa letra.

Kështu, është e mundur të përcaktohet efektiviteti i përdorimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS) në kuptimin e ngushtë për industritë dhe përdoruesit individualë.

Le të hedhim një vështrim më të afërt në kursimet e kostos në kostot e punës për përdoruesit e EDMS.

Llogaritja e kushtëzuar kursime vjetore kostot e punës j-të kualifikimit Me j, kur kompleksiteti i proceseve të përgatitjes dhe përpunimit të informacionit ndryshon si rezultat i futjes së EDMS, përcaktohet nga formula:

C j = C zpj (Q 1 - Q 2) A 2 / Ф j,

ku paga C është fondi vjetor pagat punonjës j kualifikimet e përfshira në përgatitjen dhe përpunimin e të dhënave, fshij; Q 1, Q 2 - intensiteti i punës së përgatitjes dhe përpunimit të një njësie të dhënash në versionet bazë dhe të reja produkt software, person/orë; Një 2 - vëllim vjetor i punës për përgatitjen dhe përpunimin e të dhënave në një version të ri të produktit softuer, njësi natyrore; F j është koha vjetore e punës së një punonjësi të kualifikimit të j-të, i angazhuar në përgatitjen dhe përpunimin e të dhënave, orë.

Le të llogarisim kursimet e kostos së punës punonjës personeli me një pagë prej 5787 rubla. Rrjedhimisht, fondi vjetor i pagave të menaxherit është 69,444 RUB. Duke pasur parasysh se me një javë pune pesëditore, numri i ditëve të punës është 249, fondi vjetor i kohës së punës do të jetë 1992 orë.

Kompleksiteti i përgatitjes dhe përpunimit të dokumenteve me metodën e mëparshme të punës dhe në Sistemi EDMSështë përkatësisht 25 [person/orë] dhe 20 [person/orë]. Vëllimi vjetor i punës për përgatitjen dhe përpunimin e të dhënave në EDMS (në njësi fizike) është? 80 dokumente.

Kështu, marrim kursime në kostot e punës menaxheriale:

C = 69,444 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 13,944,58 rubla,

që është 20% e fondit vjetor të pagës së një punonjësi të personelit të angazhuar në përgatitjen dhe përpunimin e dokumenteve në sistem i automatizuar rrjedha e dokumentit.