Sistemet moderne për zbatimin e proceseve të BNJ në një organizatë. Si ju kursen kohë automatizimi i procesit të burimeve njerëzore. Optimizimi i proceseve të biznesit në një organizatë: shembuj të pjesëmarrjes në shërbimin e burimeve njerëzore në to
Prezantimi i teknologjisë po transformon funksionalitetin dhe strukturën e departamenteve të burimeve njerëzore. Yaroslav Tretyakov, Drejtor i Operacioneve në Skillaz, flet për profesionistët që asnjë punëdhënës i madh nuk do të jetë në gjendje të bëjë së shpejti - menaxherët e automatizimit të procesit të burimeve njerëzore. Ata tashmë janë të pranishëm në kompanitë më inovative që konsiderojnë në mënyrë racionale efikasitetin e shpenzimit të çdo rubla.
Yaroslav Tretyakov, Drejtor i Operacioneve në Skillaz
Pse i duhet tregu një profesion i tillë?
Sot, gjithnjë e më shumë kompani po transferojnë rekrutimin në algoritme dhe po automatizojnë operacionet e përsëritura rutinë të burimeve njerëzore. Ka tre arsye për këtë:
- përshpejtimi i përzgjedhjes;
- aftësia për të kontrolluar nivelet e personelit;
- marrjen e rezultateve transparente, të matshme nga puna e specialistëve të BNJ.
Teknologjisë i besohen shumë detyra të ndryshme: renditja e përgjigjeve dhe rezymeve, komunikimi dhe analizimi i kandidatëve, planifikimi i intervistave dhe regjistrimi i intervistave në format video.
Lojtarët më të mëdhenj në industritë e tyre vijnë tek ne në Skillaz për t'u angazhuar tërësisht në automatizimin e përzgjedhjes. Shumë prej tyre fillojnë të automatizojnë proceset nga e para, ndërsa të tjerët integrojnë sistemin me zgjidhje të përdorura tashmë. Por në çdo rast, që robotizimi të jetë pa dhimbje për kompaninë dhe të tregojë shpejt efektivitetin e tij, duhet një person që do t'i kontrollojë të gjitha këto.
Në kompanitë e mëdha, zbatimi i automatizimit të burimeve njerëzore kryhet nga një specialist i veçantë apo edhe një ekip i tërë, i cili përfshin punonjës të departamenteve të HR dhe IT.
Nga se përbëhet puna?
Detyra kryesore e një specialisti të tillë është të përmirësojë proceset e burimeve njerëzore në kompani, t'i bëjë ato më moderne, por në të njëjtën kohë më pak kohë dhe më të përshtatshme për të gjithë. Për ta bërë këtë, ai zbaton zgjidhjet teknologjike dhe në të njëjtën kohë optimizon proceset e biznesit në kompani.
Hapi i parë- thjeshtimin dhe unifikimin e proceseve të BNj, duke i reduktuar ato në një sistem të përshtatshëm, të unifikuar, hap pas hapi. Ju mund t'u besoni algoritmeve vetëm me atë që tashmë është renditur dhe sistemuar. Kjo është veçanërisht e vërtetë për kompanitë e mëdha me shumë ndarje territoriale, ku përzgjedhja shpesh kryhet veçmas. Kjo është arsyeja pse një menaxher për automatizimin e proceseve të BNJ është më shumë HR sesa një "teknik" i pastër. Ai duhet të ketë njohuri të shkëlqyera për të gjithë "kuzhinën" nga brenda dhe në të njëjtën kohë të ketë një mendje analitike në mënyrë që të kuptojë se si t'i sistemojë dhe optimizojë këto procese.
Hapi i dytë- analiza dhe hartimi i një plani automatizimi. Nëse po flasim për automatizimin e përzgjedhjes së personelit, atëherë për këtë një specialist analizon gypin e rekrutimit në të gjitha fazat, mbledh statistika dhe identifikon pikat e dobëta: nga dhe në çfarë sasie vijnë kandidatët, për çfarë rekrutuesit shpenzojnë më shumë kohë, sa kostot për të rekrutuar një punonjës. Kjo fazë kërkimore është e nevojshme për të kuptuar se cilat procese mund të automatizohen dhe cila zgjidhje është e përshtatshme për këtë.
Hapi i tretë- Zgjedhja e një shërbimi që plotëson nevojat e biznesit dhe integrimi i tij me infrastrukturën IT të kompanisë. Për ta bërë këtë, një specialist duhet të dijë mirë ose të jetë në gjendje të gjejë informacion, cilat janë zgjidhjet e IT për automatizimin e proceseve të nevojshme në treg, cilat janë pikat e forta dhe dobësitë.
Për ta përmbledhur, zgjedhja e produktit të duhur zbret në përgjigjen e tre pyetjeve kryesore:
- Cilët tregues të procesit të BNJ duam të përmirësojmë?
- Çfarë karakteristikash ka produkti?
- Sa do të na kushtojë?
Ndonjëherë zgjidhjet ekzistuese në treg nuk janë plotësisht të përshtatshme ose funksionaliteti i tyre nuk është i mjaftueshëm, kështu që është e nevojshme të krijohen mjete në dorë ose të modifikohet shërbimi për detyra specifike. Në këtë rast, specialisti i automatizimit duhet të veprojë si menaxher projekti: të hartojë një specifikim të qartë teknik për zhvillimin ose modifikimin e shërbimit, të mbledhë një ekip teknik interpretuesish (nëse kjo është një zgjidhje nga e para) dhe të kontrollojë të gjitha fazat e zhvillimit . Dhe për këtë ju duhet të keni grupin e nevojshëm të njohurive teknike.
Hapi i katërt- faza e zbatimit dhe testimit, kur menaxheri duhet të koordinojë punën e specialistëve të brendshëm të IT të kompanisë dhe kontraktorit, të identifikojë të gjitha papërsosmëritë dhe mospërputhjet dhe të sigurojë përmirësimin e tyre.
A mendoni se këtu përfundon puna e menaxherit të automatizimit - projekti është nisur dhe është koha që ai të kërkojë një punë të re? Pavarësisht se si është. Futja e mjeteve dixhitale është vetëm fillimi. Pas kësaj, fillon faza më e rëndësishme dhe më e vështirë e mbështetjes operacionale të procesit, nga e cila varet në masë të madhe suksesi i të gjithë projektit. Tani për tani, menaxherit do t'i kërkohet të tregojë maksimumin e tij. kompetencat profesionale. Në mënyrë që mjetet e reja të funksionojnë për zhvillimin e kompanisë, do të kërkohet analiza e vazhdueshme e efikasitetit, gjurmimi i treguesve statistikorë dhe konvertimet dhe, nëse është e nevojshme, përsosje e zgjidhjeve. Kjo është mënyra e vetme për të përmirësuar vazhdimisht cilësinë e rezultateve.
Kërkesat themelore për profesionistët
Le të themi se po shikoni profesionin e menaxherit të automatizimit të procesit të burimeve njerëzore si profilin tuaj të mundshëm. Si të kuptoni se cilat aftësi dhe njohuri duhet të "pompohen"?
Kjo është ajo që një profesionist duhet të jetë në gjendje të bëjë tani.
1. Kuptimi i shkëlqyeshëm i proceseve kryesore të BNj. Specialisti duhet të dijë specifikat e rekrutimit në kompani dhe industrinë në tërësi, të jetë i njohur me matjet bazë të performancës së rekrutuesit dhe të jetë në gjendje të analizojë statistikat e marra.
2. Jini të arsimuar digjitalisht. Nuk është e nevojshme të jesh programues, por pa njohuri të caktuara në fushën e analizës së të dhënave, të kuptuarit e parimeve të funksionimit dhe vendimmarrjes së algoritmeve, nuk do të arrish askund. Pa këtë, do të jetë e vështirë të shpjegohet vlera e shërbimeve teknologjike të burimeve njerëzore për punonjësit dhe menaxhmentin e kompanisë. Në ditët e sotme ka shumë mundësi për të mësuar bazat edhe për njerëzit pa arsim bazë teknik.
3. Kuptoni temën e automatizimit. Një nga cilësitë më të rëndësishme menaxher i automatizimit - njohuri për funksionalitetin e shërbimeve aktuale dhe monitorimin e atyre të reja. Është mirë nëse njihni nga afër jo vetëm rusishten, por edhe tregun ndërkombëtar HR-teknologji.
4. Mendoni në mënyrë sistematike. Ju duhet të keni një mentalitet analitik dhe në të njëjtën kohë të jeni në gjendje të shihni "fotografinë" në tërësi, të kuptoni pse biznesi ka nevojë për të gjitha këto, si ndikon në treguesit kryesorë të biznesit. Aftësia për të parë se si të gjithë elementët e një procesi lidhen dhe ndikojnë njëri-tjetrin, ju ndihmon të merrni vendime të informuara dhe të sakta, si dhe t'i "shisni" idetë tuaja menaxhmentit të lartë.
5. Të jetë në gjendje të menaxhojë një projekt dhe produkt.Është mirë nëse keni një të kaluar përvojë e suksesshme ndërtimi i udhëtimeve të klientëve, kryerja e testeve A/B, përdorimi i teknikave të zhvillimit të klientit dhe të të menduarit të projektimit, si dhe përvojë në lidhje me automatizimin e proceseve ose riorganizimin e punës së departamenteve ku ishte e nevojshme të koordinoheshin dhe kontrolloheshin shumë njerëz. Mund të jetë centralizim rrjedha e dokumenteve të personelit, zbatimi i sistemeve të HRM, eksperimente me chatbot dhe formate të reja të trajnimit të korporatës.
6. Njihni legjislacionin përkatës. Para së gjithash, kjo ka të bëjë me legjislacionin për mbrojtjen e të dhënave personale, me të cilin rekrutuesit punojnë vazhdimisht. Kur zgjidhni një ofrues shërbimi, është e rëndësishme t'i kushtoni vëmendje përputhshmërisë së tyre me standardet rregullatore, pasi boshllëqet në siguria e informacionit mund të kushtojë reputacionin dhe paratë e kompanisë.
7. Mos kini frikë të rrezikoni. E gjithë vendimmarrja përfshin njohjen e mundësive, menaxhimin e rreziqeve dhe, nëse është e nevojshme, hedhjen poshtë mjeteve që nuk funksionojnë. E ardhmja u takon eksperimentuesve që nuk kanë frikë nga ndryshimi, futin teknologji të reja në punë dhe i braktisin ato në favor të të tjerëve, duke vënë në plan të parë menaxhimin e produktivitetit.
Perspektivat për profesionin
Aktualisht, në treg nuk ka shumë vende të lira për menaxherët e automatizimit të procesit të burimeve njerëzore. Ka edhe pak profesionistë. Më shpesh, automatizimi tregohet në vendet e lira të punës si një nga fushat e funksionalitetit të një menaxheri të burimeve njerëzore. Në disa kompani, procesi i prezantimit të teknologjive të reja bie tërësisht mbi supet e vetëm specialistëve të IT-së, dhe jo shërbimit të burimeve njerëzore, i cili merr pjesë në mënyrë indirekte.
Megjithatë, robotizimi i proceseve nuk është më prerogativë e pronave të mëdha dhe gradualisht po bëhet normë për bizneset e mesme. Sipas faqes së internetit, çdo kompani e dhjetë në tregu rus përdor teknologjinë në një mënyrë ose në një tjetër inteligjencës artificiale, të cilat përshpejtojnë procesin e gjetjes së punonjësve të rinj dhe optimizojnë buxhetin e rekrutimit. Çdo vit numri i tyre vetëm sa do të rritet, çka do të thotë se do të rritet edhe nevoja për specialistë kompetentë me përvojë ndërdisiplinore, të cilët do të kërkohen jo vetëm tek HR, por edhe në fushën e IT. Duke pasur parasysh fokusin e tregut në zhvillimin e automatizimit, specialistët e burimeve njerëzore sot duhet të mendojnë për zhvillimin e aftësive që mungojnë në mënyrë që të jenë të kërkuar nesër.
Nga rruga, mund të mësoni se si të formuloni saktë kërkesat e biznesit, të vendosni detyra për një kontraktor, të hartoni specifikimet teknike dhe të zgjidhni mjetet për automatizimin e burimeve njerëzore në lojën e biznesit "Make Recruitment Great Again" gjatë samitit. Ejani!
Inxhinieri/riinxhinierimi i proceseve të biznesit, si rregull, u nevojitet atyre kompanive që duan të optimizojnë aktivitetet e tyre dhe të rrisin efikasitetin e tyre.
Fillimisht, dua t'ju kujtoj se "më i miri është armiku i së mirës"! Prandaj, nëse një kompani po zhvillohet në mënyrë dinamike, rritja e saj nuk duhet të kufizohet nga kornizat burokratike ose të rëndohet me rregullore dhe procedura komplekse.
Përvoja ime e punës në kompani, si vendase ashtu edhe me kapital të huaj, sugjeron që qasja e procesit është e dobishme për organizata të qëndrueshme dhe në rritje të qëndrueshme. Inxhinieria dhe/ose riinxhinierimi është padyshim i nevojshëm për kompanitë:
- në fazën e maturimit (ekziston për më shumë se pesë vjet);
- me një numër të madh personeli (më shumë se njëqind persona);
- me qarkullim të ulët të stafit.
Me kalimin e kohës, numri i departamenteve mbështetëse dhe numri i punonjësve të zyrës mbështetëse rritet, ndonjëherë duke tejkaluar rritjen e biznesit. Në të njëjtën kohë, për shkak të vëmendjes së pamjaftueshme ndaj zhvillimit të njerëzve, monotonisë së punës dhe rutinës organizative, efektiviteti i kompanisë zvogëlohet. Edhe pse të gjithë punonjësit janë të zënë, madje edhe të mbingarkuar, është jashtëzakonisht e vështirë të vlerësohet nevoja për punën e tyre...
Formalizimi i proceseve të biznesit na lejon të shohim shumë nga këto probleme nga një këndvështrim i ri. Përshkrimi dhe optimizimi - një mjet që ndihmon në organizimin më racional orari i punës punonjësit.
Aktiv përvojë personale Isha i bindur se përshkrimi i proceseve të biznesit bën të mundur:
- mbani shënim ditën e punës (bëni një "foto") të punonjësve të kompanisë në mënyrë që të vlerësojnë efektivitetin e punës së tyre;
- vlerësoni nevojën për të kryer operacione të caktuara, dhe nëse është e nevojshme, rishpërndani ato ose transferoni ato në kontraktimi i jashtëm;
- vlerësoni mundësinë e kalimit në marrëdhëniet e brendshme të klientit dhe, në përputhje me rrethanat, futjen e brendshme tarifat e shërbimit;
- instaloni vazhdimësi proceset (duke ulur ndikimin e “faktorit njerëzor”), në mënyrë që nëse një punonjës mungon në vendin e punës, procesi të mos ndalet;
- automatizoj operacionet/proceset.
Sigurisht, kur adoptoni ndonjë përvojë, duhet të mbani mend këtë kur transferoni praktikat më të mira nga një kompani në tjetrën, është e nevojshme t'i personalizoni ato (nga klienti anglez - klient, konsumator) - për t'i sjellë ato në përputhje me nevojat e një organizate specifike.
Projekti "Proceset e HR"
Nuk është sekret që rezultatet e një projekti varen kryesisht nga përgatitja dhe organizimi i tij. Edhe përpara se të filloni një projekt për të përshkruar proceset e BNJ, duhet të kërkoni mbështetjen e menaxherëve, të përgatiteni materialet mësimore(për materialet metodologjike dhe shembullin shih aplikimi), dhe gjithashtu jini të durueshëm. Nëse është e mundur, mund të kërkoni ndihmë nga kolegët që kanë zbatuar tashmë projekte të ngjashme në organizatat e tyre. Veçanërisht e rëndësishme:
- zgjidhni menaxherin e duhur të projektit;
- motivojnë anëtarët ekipi i projektit;
- të sigurojë projektin me burime;
- zgjidhni sponsorin e duhur të projektit.
Kur filloni punën, patjetër që duhet të planifikoni siç duhet një orar për përfundimin e detyrave. Falë kësaj, të gjithë anëtarët e ekipit të projektit do të dinë saktësisht se çfarë të bëjnë në fazën tjetër, si dhe do të shohin rezultatet e punës së tyre.
Mbikëqyrësi. Efektiviteti i çdo pune në grup përcaktohet kryesisht nga profesionalizmi dhe cilësitë personale udhëheqësi: sa më i lartë profesionalizmi i tij dhe aftësitë e komunikimit të zhvilluara më mirë, aq më shumë ka gjasa të ketë sukses.
Meqenëse proceset e BNj janë një komponent sistemi i përbashkët menaxhimit, është e rëndësishme që menaxheri i projektit të ketë një ide se si duhet të jetë sistemi i menaxhimit në tërësi dhe mund të "shohë pyllin për pemët". Kërkesat për një specialist të tillë:
- aftësi të mira analitike;
- njohuri të shkëlqyera struktura organizative kompanitë;
- duke kuptuar veçoritë e punës së tij, specifikat e proceseve të prodhimit.
Çfarë është më mirë: të tërheqësh një ekspert të jashtëm (për shembull, një punonjës) në rolin e menaxherit të projektit kompani konsulence) apo të caktojmë një nga “tonët”? Duhet të kuptoni se përgatitja dhe futja e një personi të ri në punë do të kërkojë shpërqendrim nga puna e specialistëve (si mentorë), si dhe një kohë të gjatë që i sapoardhuri të përshtatet dhe të zotërojë specifikat e organizatës.
Motivimi. Për interpretuesit, një përshkrim i proceseve është punë shtesë, Kjo është arsyeja pse vëmendje të veçantë vëmendje duhet t'i kushtohet motivimit të pjesëmarrësve (material dhe jomaterial). Këtu ka disa gracka:
- shuma të vogla të shpërblimit mund të ofendojnë interpretuesit;
- pagesat shumë të mëdha, që tejkalojnë pritjet fillestare, dekurajojnë ("pse të bëjmë diçka, sepse paguajnë para të mira pa të");
- Për stimuj financiarë nevojitet një buxhet shtesë.
Ndodh që buxheti për zbatimin e projektit të proceseve të BNJ nuk ndahet, por edhe në këtë rast ekziston gjithmonë mundësia për të përdorur "leva" të paprekshme, për të krijuar një atmosferë në ekip në të cilën secili pjesëmarrës në projekt do të " jepni 100%”! Për shembull, motivuesit mund të jenë:
- dëshira për të përballuar sfidat dhe për të përballuar vështirësitë;
- synimi për të fituar përvojë dhe njohuri të reja;
- dëshira për të shmangur mbingarkesën e punës duke optimizuar procedurat (sot është motivi kryesor për njerëzit).
Është e rëndësishme të festoni çdo fazë të ndërmjetme me të paktën një festë të vogël që rrit moralin. Një surprizë e këndshme Të gjithë punonjësit e burimeve njerëzore mund të paguhen për orët jashtë orarit të punës.
Mbështetja e burimeve. Sigurisht, që grupi të funksionojë në mënyrë efektive, atyre u duhen:
- vendet e punës, duke përfshirë kompjuterët me një grup standard programesh (nganjëherë mund të kufizoni veten në paketa falas si OpenOffice);
- programe të specializuara për shkrimin e teksteve dhe vizualizim (diagrame, grafikë etj.);
- kancelari etj.
Është e rëndësishme të merret parasysh se njerëzit do të duhet të trajnohen për të përdorur aplikacione të specializuara kompjuterike.
Fakti është se përdorimi i programeve standarde (redaktori i tekstit Word ose Excel) për të përshkruar proceset prodhon dokumente të rënda të formateve të ndryshme. Ajo që është edhe më e keqe është se, për shkak të vështirësisë së perceptimit të materialit, do të jetë e pamundur t'i korrigjoni ato në të ardhmen ose t'i përdorni në projekte të tjera (si p.sh. shkrimi përshkrimet e punës, rregulloret për departamentet ose vlerësimin e punës). Në të njëjtën kohë, shumë pjesëmarrës të projektit do të jenë jashtëzakonisht të mbingarkuar, kështu që cilësia e punës së tyre do të jetë e ulët.
Përvoja konfirmon: automatizimi i një pune të tillë e bën punën e njerëzve shumë më efikase, lejon standardizimin dhe thjeshtimin e operacioneve standarde. Prandaj, kur përshkruani proceset, është më mirë që menjëherë të ndani fonde për aplikacione të veçanta(si p.sh ARIS Express, Business Studio, ELMA, IBM WebSphere Business Modeler, Fox Manager).
Përveç programeve të specializuara, është e mundur të përshkruhen proceset e biznesit në modulet e BNJ të sistemeve. Nëse këtë projekt jo lokale dhe është/do të zbatohet në kompani në të ardhmen e afërt Sistemi ERP, atëherë këshillohet përdorimi i mjeteve të disponueshme në të.
Sponsor i projektit. Një figurë e rëndësishme është sponsori i projektit. Ky nuk është një financier dhe jo domosdoshmërisht një drejtor i kompanisë (edhe pse është më mirë nëse është një nga menaxherët më të lartë). Gjëja kryesore është që ky person duhet të kuptojë nevojën për ndryshim përpara pjesëmarrësve të tjerë dhe të besojë në përfitimet e standardizimit dhe formalizimit të proceseve/procedurave. Është ai që do të menaxhojë financat e projektit, "të vendosë fatin e tij".
Keni nevojë për një ofrues të jashtëm?
Një pyetje tjetër e rëndësishme që duhet zgjidhur para fillimit të projektit: a do të jetë në gjendje kompania ta "tërheqë" vetë projektin apo duhet t'u drejtohet ofruesve të jashtëm për ndihmë?
Për të marrë një vendim, duhet të vlerësoni kostot/risqet/përfitimet për të dyja opsionet:
1) punoni vetë;
2) përfshirja e një organizate/konsulenti të palës së tretë.
Bazuar në përvojën në kompanitë që kanë zbatuar projekte të ngjashme, nëse i merrni parasysh saktë të gjitha kostot (trajnimi i punonjësve, kostoja e tërheqjes së zbatuesve të projektit, korrigjimi dhe korrigjimi i gabimeve), opsioni i parë nuk është gjithmonë më efektiv dhe më i lirë. Vetëm duke krahasuar dy buxhete dhe duke vlerësuar rreziqet e secilit opsion, mund të vendosni ta kryeni vetë projektin.
Nëse kompania ka një zyrë të veçantë projekti, specialistët e së cilës, natyrisht, kanë përvojë në përshkrimin e proceseve, atëherë HR duhet t'i përfshijë ata në bashkëpunim. Për shembull, përshkrimi i tekstit mund t'u besohet punonjësve të shërbimit të burimeve njerëzore, dhe zhvillimi i ilustrimeve mund t'u besohet kolegëve nga departamenti i projektit.
Nëse vendoset që kompania ka nevojë për ndihmë nga jashtë për të korrigjuar proceset e burimeve njerëzore, atëherë detyra e burimeve njerëzore është të zbulojë dhe më pas të këshillojë menaxherin kryesor:
- së pari, në cilat kushte duhet të mbahet një tender ndërmjet ofruesve;
- së dyti, si të bëjmë zgjedhje optimale për kompaninë tuaj.
Çfarë vështirësish e presin HR kur punoni me "Varangians"? Duke përmbledhur përvojën time të bashkëpunimit me ofruesit e jashtëm (dhe jo vetëm në fushën e menaxhimit të procesit), kam identifikuar katër “skenar” për zhvillimin e ngjarjeve; në mënyrë figurative mund të quhen:
- "Princesha e bretkosës";
- "Kap një peshk, të madh dhe të vogël";
- "Vovka në Mbretërinë e Tridhjetë";
- "Rrepë".
"Princesha e bretkosës". Imagjinoni një ofrues ideal për projektin "Proceset e HR": ju lëshoni një detyrë dhe më pas merrni "produktin ideal" (si mbreti në një përrallë - "Duhet të qëndisim dy qilima deri nesër!"). Një detyrë - një zgjidhje, pa ndryshime apo shtesa! Bukuroshja?! - Jo, është keq!
Pse një produkt "përrallë" nuk mund të konsiderohet ideal? Fakti është se proceset e burimeve njerëzore janë ndihmëse, detyra e tyre është të mbështesin proceset kryesore (teknologjike). Proceset e burimeve njerëzore duhet të jenë të qarta dhe fleksibël, të thjeshta dhe gjithëpërfshirëse.
Por biznesi është një sistem shumë dinamik, ndryshimet janë të pashmangshme! Prandaj, proceset teknologjike dhe të biznesit duhet gjithashtu të modifikohen vazhdimisht dhe të përshtaten me kërkesat e "momentit aktual".
Sigurisht, është shumë e vështirë të përshkruash një proces ideal (dhe kjo duhet të jetë një deklaratë e gjendjes aktuale)! Për të ruajtur "idealitetin", përshkrimi i procesit duhet të ndryshohet vazhdimisht për të përmbushur kërkesat e biznesit. Por nëse nuk e dini se si janë "strukturuar" proceset, kur kushtet ndryshojnë ose lind një problem i ri, vetëm ofruesi do të jetë përsëri në gjendje të gjejë zgjidhjen ideale. Dhe punonjësit e kompanisë, duke mos zotëruar metodologjinë, do të jenë në gjendje vetëm të imitojnë zhvillimin dhe përshkrimin e proceseve. Mos harroni se si gratë e vëllezërve të Ivan Tsarevich fshehën mbetjet e ushqimit në mëngët e tyre pasi spiunuan Princeshën e Bretkosës ... Por një mrekulli nuk do të ndodhë! 
konkluzione. Kur zgjidhni ofruesin më të mirë dhe më progresiv, ekziston gjithmonë rreziku për t'u bërë plotësisht i varur prej tij. Kjo do të thotë që në procesin e punës do të ketë patjetër shpenzime financiare shtesë, por transferimi i njohurive dhe aftësive nga ofruesi te punonjësit e kompanisë nuk ka gjasa të bëhet...
"Kap, peshk, i madh dhe i vogël." Kjo përrallë mund të bëhet një profeci e trishtuar për kompanitë që vendosin "të jenë të sigurta" të punësojnë konsulentë që premtojnë të korrigjojnë proceset "me lirë dhe shpejt". Siç e mbani mend, Dhelpra nuk kapi kurrë një peshk vetë, por ajo gjeti diçka për t'i treguar Ujkut idiot - për fat të mirë, një ditë më parë ajo takoi me sukses gjyshin e pafat peshkatar me një kapje ... Ofruesi gjithashtu mund të demonstrojë "projekte të përfunduara" , të cilat në fakt rezultojnë të jenë thjesht të kopjuara nga materiali i mjeshtrave të vërtetë.
konkluzione
. Menaxher i projektit që besoi prezantim i bukur, do të gjenden në rolin e Ujkut, ulur pranë vrimës së akullit, duke pritur një "kafshim në bisht", dhe shoqëria në tërësi do të jetë në rolin e gjyshit dhe gjyshes që mbetën pa peshk falë. për dinakërinë e Dhelprës, një ofrues të pandershëm. 
HR duke i detyruar kolegët të punojnë sipas proceseve të reja që nuk janë të zbatueshme në jeta reale, - çfarë përrallë e trishtë...
"Vovka në Mbretërinë e Tridhjetë". Shokët e guximshëm - "Dy nga arkivol" - ndihmojnë Vovka në gjithçka. Fjalë për fjalë në gjithçka! Kjo vërehet veçanërisht qartë në episodin ku hanë simite dhe karamele për të. Pra, me një ofrues të jashtëm ekziston gjithmonë rreziku që ai të shkruajë proceset "për vete" (ose për ndonjë arsye mostër standarde), dhe kompania, si Vovka, do të mbetet pa asgjë...
konkluzione. Mos kërkoni një kompani për t'ju ndihmuar që do të ndërmarrë një projekt pa kuptuar të gjitha nevojat tuaja. Ata do të përshkruajnë proceset, por vetëm konsulentët do ta kuptojnë atë.
"Rrepë". Por përralla për Rrepën është pikërisht ajo që ju nevojitet! Çdo person në kompani frymëzohet nga ideja, kupton përfitimet e menaxhimit të procesit dhe punon së bashku për të zbatuar projektin.
konkluzione: për të përfshirë njerëzit në ndryshime, i gjithë ekipi duhet të informohet - çfarë lloj projekti është ky dhe pse është i nevojshëm. Dhe pastaj të gjithë, nga menaxheri i lartë deri te specialist teknik, do të punojnë së bashku për një çështje të nevojshme dhe të rëndësishme.
Si përfundim, këshilloj kolegët e mi të mbajnë në dorë materialet mësimore që janë të vendosura në shtojcë. Në bazë të tyre, proceset ekzistuese janë përshkruar tashmë dhe proceset e reja janë modeluar, kështu që ato mund të merren me siguri si bazë për një projekt të ardhshëm. Këtu është gjëja kryesore: një model procesi. Edhe nëse vendosni të punësoni një ofrues të jashtëm, unë rekomandoj shumë të shkruani materialet tuaja mësimore - kjo do t'ju ndihmojë të kuptoni se çfarë lloj produkti duhet të merret si rezultat i punës.
Është e nevojshme të hartohet një "pemë e procesit" që shërben njëkohësisht si një plan pune dhe jep një pamje të plotë të nomenklaturës së proceseve. "Rregullat për përshkrimin e proceseve" tregojnë saktësisht se si t'i caktohet një kod një procesi. Mendoni se si mund të modeloni një vlerësim të efektivitetit të secilit proces, zgjidhni kriteret e vlerësimit. Kjo do të bëjë të mundur nxjerrjen në pah të proceseve që kërkojnë vëmendje shtesë dhe, nëse është e nevojshme, riinxhinierim. Krahasoni "inputet" dhe "outputet" e proceseve për të parë më qartë modelin e biznesit - si për një zonë të veçantë dhe për të gjithë kompaninë në tërësi.
Për të vlerësuar modelin e biznesit, këshillohet përfshirja e ekspertëve: lërini ata të përgatisin rekomandime bazuar në një "pamje të jashtme". Sa më mirë punonjësit të përgatiten për fillimin e një projekti, aq më i shpejtë dhe më i lehtë do të jetë zbatimi i tij. Vetëm me përgatitje të kujdesshme "nga brenda" mund të arrini cilësi të lartë(edhe nëse kompania ka ftuar një ofrues të jashtëm).
Aplikimi Procesi i biznesit- një grup i qëndrueshëm, i qëllimshëm i aktiviteteve të ndërlidhura (sekuenca e punës), e cila, duke përdorur një teknologji të caktuar, shndërron inputet në rezultate sipas rregulla të caktuara duke përdorur mekanizma të caktuar ( oriz. 1). Qasje moderne për të menaxhuar një organizatë është menaxhimi i procesit të biznesit. (Për shembull, standardi ISO 9001:2000 kërkon në mënyrë eksplicite përdorimin e një qasjeje procesi në menaxhimin e një organizate.)
Oriz. 1. Diagrami i përshkrimit të procesit Si të dhëna të procesit mund të jetë informacion (dokument), inventar ose punonjës (në rastin e fundit, këto janë shpesh procese të departamentit të BNJ). Prodhimi i procesit mund të ketë të njëjtat elementë si në hyrje, por tashmë të transformuar gjatë ekzekutimit të procesit. Menaxhimi i procesit- informacion që përcakton rregullat për konvertimin e inputeve në outpute. Mekanizmi i procesit- konvertimi i hyrjes në dalje ( oriz. 2): punonjësit (njësitë strukturore) të organizatës dhe pajisjet në të cilat ata punojnë (makinat, pajisjet e zyrës).
Oriz. 2. Diagrami i përshkrimit të procesit Prodhimi i një procesi mund të jetë hyrje (kontrolli, mekanizmi) për një tjetër ose të përdoret nga një klient i organizatës ( oriz. 3).
Oriz. 3. Ndërveprimi i proceseve Çdo proces ka pronar- një person që ka autoritetin e nevojshëm për të organizuar punën në proces dhe është përgjegjës për rezultatin e zbatimit të tij. Shembulli i mësipërm tregon një proces biznesi në shënimin IDEF0. Ky është një nga opsionet për paraqitjen grafike të procesit. Një diagram konceptual i kontrollit të procesit është paraqitur në Figura 4.
Oriz. 4. Diagrami konceptual i kontrollit të procesit Pse keni nevojë të përshkruani proceset e biznesit? Së pari, kjo është një kërkesë e standardit. Së dyti, ajo sjell përfitime të prekshme për kompaninë:
Rregullat për përshkrimin e proceseve. Përshkrimi i një procesi është një përkufizim i të gjitha karakteristikave të tij; kryhet nga një person përgjegjës i caktuar. Proceset përshkruhen në procedurat e dokumentuara (DP). Emri dhe kodi i procesit pasqyrojnë thelbin e punës së përshkruar, ato përcaktohen nga personi ose grupi i personave të caktuar për të përshkruar këtë proces. Kodi i procesit - identifikues dixhital, i caktuar në formën X.Y.Z.,
X - numri i ndarjes në listën e punëve të shoqërisë (burimi - sekretariati); Modeli i përshkrimit të procesit dhe karakteristikat e procesit 1. Qëllimi. 2. Qëllimi i procesit(rezultat i domosdoshëm ose i dëshirueshëm i një procesi si aktivitet, për të arritur të cilin ky proces po zbatohet në ndërmarrje). 3. Fushëveprimi. 4. Përgjegjësia. 5. Përkufizime dhe shkurtesa. 6. Mbështetja e burimeve për procesin. Burimet e procesit - të nevojshme për kryerjen e punës në kuadër të këtij procesi: a) personeli; b) informacion; c) infrastrukturë etj. Seksionet përcaktojnë planifikimin, përgatitjen, fillimin dhe ekzekutimin e punës që rezulton në rezultatin e pritshëm. 7. <Наименование раздела>.
8. Monitorimi dhe kontrolli i procesit(vëzhgimet e treguesve të procesit). Matja e procesit - marrja e vlerave të matshme të karakteristikave dhe treguesve të procesit. Kontrolli i procesit është aktiviteti i krahasimit të treguesve aktualë/rezultateve të procesit me standardet e tyre. Monitorimi, matja dhe kontrolli i procesit kryhen për të siguruar dëshmi të aftësisë së proceseve për të përmbushur kërkesat dhe objektivat e tyre të specifikuara. Efektiviteti i procesit (si pjesë e matjes së procesit) është shkalla në të cilën aktivitetet e planifikuara zbatohen dhe arrihen rezultatet e planifikuara, domethënë treguesit sasiorë që përcaktojnë shkallën në të cilën rezultatet e procesit të përftuara realisht korrespondojnë me ato të planifikuara. Vlerësimi i performancës së procesit kryhet për:
Vlerësimi i efektivitetit të procesit jepet nga tregues, vlerat e të cilëve reduktohen në vlera të matshme. Treguesit e performancës përcaktohen në bazë të një vlerësimi të efektivitetit të procesit. 9. Vlerësimi i efektivitetit të procesit. 9.3. Llogaritja e koeficientëve të performancës: K 1 = 1 -<значение поправки за единичное отклонение по первому показателю>X<количество единичных фактов отклонения>, Ku<значение поправки за единичное отклонение по первому показателю>- korrigjim për<описание сути отклонения>.
K 2 = 1 -<значение поправки за единичное отклонение по второму показателю>X<количество единичных фактов отклонения>, Ku<значение поправки за единичное отклонение по второму показателю>- korrigjim për<описание сути отклонения>. 9.4. Llogaritja e efektivitetit të procesit: R<код процесса> = <весовой коэффициент первого критерия>x K 1 +<весовой коэффициент второго критерия>x K 2 + … +<весовой коэффициент m-го критерия >x K m
9.5. Formulimi i vlerësimit të performancës:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Puna efektive e rekrutimit nuk mund të bëhet pa proceset e burimeve njerëzore, të cilat qëndrojnë në thelb. Burimet Njerëzore– kjo nuk është vetëm testimi i kandidatëve në formën e intervistave, por edhe trajnimi i mëvonshëm, përshtatja në një vend të ri dhe vendosja e motivimeve. Nëse të gjitha fazat janë nisur, atëherë produktiviteti i kompanisë me një punonjës të ri do të përmirësohet ndjeshëm. Pak më shumë detaje për secilën prej tyre.
Organizimi i menaxhimit të personelit
Një person i zakonshëm nuk mund të shohë të gjitha veprimet e një agjencie rekrutimi, nga të cilat në fakt ka shumë. Në fund të fundit qark i thjeshtë“Të gjesh një vend pune - të punosh - të pushosh nga puna” përfshin shumë më tepër aspekte, nëse, sigurisht, profesionistët janë të përfshirë në përzgjedhjen e personelit. Më poshtë është një listë e proceseve kryesore të burimeve njerëzore në kompani, të cilat mund të kenë gjithashtu nënseksionet e tyre:
- Në kërkim të kandidatëve për pozicionin.
- Përzgjedhja e punonjësve.
- Përshtatja e punëtorëve në një vend të ri pune.
- Vlerësimi i aftësive të punonjësve.
- Zhvillimi i aftësive të stafit (përfshirë trajnimin).
- Menaxhimi i karrierës.
- Vendosja e motivimeve përmes pagesës.
- Kontabiliteti i personelit.
Rekrutimi i personelit për ndërmarrjen
Shumica e kompanive po zgjedhin gjithnjë e më shumë personel të ri dhe të papërvojë si punonjës të rinj për vendet e tyre të lira. Kështu, ata janë në kërkim të njerëzve të patrajnuar, të cilët do ta kenë më të lehtë të mësojnë qëndrimet dhe rregullat e tyre, të motivojnë dhe t'i futin në rrethin e tyre. Megjithatë politika e personelit Agjencitë e burimeve njerëzore sigurojnë të kundërtën: një person që ka një përvojë dhe formimi profesional Do të jetë shumë më mirë të zhvilloni fushën e veprimtarisë së kompanisë, thjesht duhet të drejtohet saktë.
Opsioni i parë me rekrutimin e joprofesionistëve është i përshtatshëm për organizata të vogla, si p.sh pikat e shitjes me pakicë, pikat e benzinës dhe të tjera, duke i mësuar punonjësit të ri vetëm bazat e komunikimit me klientët. Sa për ndërmarrjet e mëdha, atëherë është e rëndësishme të zgjidhni dikë që me të vërtetë do të vazhdojë të zhvillojë biznesin e krijuar tashmë. Një motivim i mirë për këtë është promovimi shkallët e karrierës, bonuse dhe bonuse të tjera të ofruara nga kompania. Kjo është arsyeja pse një i ashtuquajtur filtër nevojitet kur rekrutoni personel, i cili shpesh u besohet agjencive të burimeve njerëzore.
Avantazhi i këtij procesi është se specialistët kryejnë një sërë intervistash në të cilat ata gradualisht identifikojnë pikat e forta dhe të dobëta të personit. Vetëm pas përfundimit të plotë të konkursit, kandidati i suksesshëm kalon në fazën tjetër– përshtatja e punonjësve.
Përshtatja e punonjësve në një vend të ri
Një punonjës i ri i kompanisë do të punojë më me efikasitet nëse së pari përshtatet me kushtet e punës. Një proces HR i quajtur orientim ndihmon për këtë. Gjatë këtij kursi, në absolutisht çdo formë, personeli është i zhytur në kulturën e ndërmarrjes.
Gjatë një kursi të tillë, vlerat e kompanisë, bazat e komunikimit me klientët, janë të mundshme situatat e konfliktit dhe mënyrat për të dalë prej tyre. Në të njëjtën kohë, specialistët duhet të mbajnë mend gjënë kryesore: nuk ka rëndësi për klientin që i shërben atij - një punëtor me përvojë apo një praktikant. Është gjithmonë e rëndësishme që ai të marrë shërbimin në formën në të cilën kompania ofron. Prandaj, është në interesin e çdo agjencie rekrutimi që t'i përcjellë sa më mirë pikat kryesore punonjësit të ri.
Trajnimi dhe zhvillimi i personelit
Një tjetër proces i rëndësishëm i BNj është trajnimi dhe zhvillimin e mëtejshëm të gjithë punonjësit e kompanisë. Është e nevojshme që kjo të ndodhë rregullisht, veçanërisht nëse kompania nuk qëndron ende, por vazhdimisht prezanton mënyra për zbatimin e detyrave. Kjo fazë përfshin aktivitete të ndryshme:
- kurse industriale;
- shkolla me metoda inovative;
- kurse për një profesion apo specialitet të dytë;
- fakultetet e formimit të avancuar.
Çdo metodë mund të përmirësojë aftësitë e stafit, dhe për këtë arsye të përmirësojë produktivitetin e të gjithë kompanisë. Kjo është gjithashtu e rëndësishme për avancimin në karrierë të punonjësve individualë. Prandaj, të gjithë punonjësit duhet të përfshihen në proces, të motivohen siç duhet dhe të vendosin qëllime.
Vlerësimi i aftësive të punonjësve
Hapi tjetër në menaxhimin e personelit është vlerësimi i tij. Është shumë e rëndësishme jo vetëm të shpenzoni përpjekje dhe para për trajnime dhe zhvillim, por edhe të kuptoni se e gjithë kjo është e dobishme. Certifikimet duhet të planifikohen rregullisht. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të mblidhet një ekip gjyqtarësh të pavarur dhe të zhvillohen një sërë ngjarjesh.
Bazuar në rezultatet e certifikimit, menaxhmenti i ndërmarrjes merr një certifikatë të detajuar për secilin punonjës. Bazuar në të, do të jetë e mundur të nxirren përfundime të mëtejshme - të mbahet punonjësi, t'i caktohet kurse trajnimi të avancuara ose të filloni të kërkoni një kandidat të ri për këtë pozicion.
Rritje e karrierës apo largim nga puna?
Puna e një agjencie rekrutimi përfshin gjithashtu një proces kaq të rëndësishëm si shkarkimi i një punonjësi ose promovimi i tij lart. Në këtë çështje, është shumë e rëndësishme të ndjeni vijën e mirë dhe të mos u jepni punonjësve të tjerë arsye për t'u shqetësuar për vendin e tyre. Për shembull, arsyeja e shkarkimit të një punonjësi për kryerjen e një gabimi të rëndë duhet t'u shpjegohet qartë pjesës tjetër të punonjësve.
E njëjta gjë vlen edhe për promovimet: nuk është gjithmonë rasti që një punonjës që ka aftësi të mira shitjeje do të jetë në gjendje të kryejë me sukses detyrat e menaxhimit. Kjo është arsyeja pse nevojitet ndihma e një agjencie rekrutimi, e cila mund të njohë profesionalisht aftësitë e punonjësve për të përmirësuar efikasitetin e të gjithë kompanisë.
Automatizimi i proceseve të burimeve njerëzore është një komponent i rëndësishëm i shërbimit agjencitë e rekrutimit, i cili duhet të jetë i pranishëm në çdo fazë të punës me personelin. Jo vetëm përzgjedhja e kandidatëve të rinj, por edhe shkarkimi i punonjësve me përvojë duhet të bëhet nën mbikëqyrjen e rreptë të profesionistëve. Çdo kompani e madhe, e cila vlerëson kohën dhe personelin e saj, duhet të zbatojë proceset e burimeve njerëzore si bazë për produktivitet më të mirë. I madh ndërmarrjeve ndërkombëtare kanë vënë re prej kohësh lidhjen midis punës së agjencive të burimeve njerëzore dhe suksesit të tyre në treg, si dhe kënaqësinë e përgjithshme të punonjësve. Nëse stafi është i kënaqur me punën e tyre, ata do të ofrojnë shërbim maksimal për vizitorët. Prandaj, puna e departamentit të burimeve njerëzore me personel garanton kompaninë shërbim i mirë në dalje.
Si të ndryshoni proceset e HR: Video
Ne do t'ju tregojmë me shembuj se si shërbimi i burimeve njerëzore mund të optimizojë aktivitetet e një ndërmarrje duke menaxhuar personelin. Përdorni metodën Katër Hapat e Optimizimit. Ekspertët e përgatitur problem praktik për të optimizuar një proces biznesi me një zgjidhje të gatshme.
Në artikull:
Përkufizimi i procesit të biznesit
Një proces biznesi është një veprim i standardizuar që ndihmon në transformimin e burimeve të një kompanie në produktin përfundimtar të kërkuar nga konsumatori.
Ekzistojnë 3 lloje të proceseve të biznesit: kontrolli, kryesor dhe mbështetës.
Proceset kryesore të biznesit- shitja e mallrave, prodhimi i produkteve, blerja dhe logjistika e magazinës.
Mbështetja e proceseve të biznesit- kontabilitet, menaxhim personeli, mbështetje ligjore. Ekspertët e sistemit të burimeve njerëzore do t'ju këshillojnë si të lidhen qëllimet e organizatës me qëllimet e njësive mbështetëse
Kontrolloni proceset e biznesit- përfshin të gjithë gamën e funksioneve të menaxhimit, si proceset lokale ashtu edhe aktivitetet e të gjithë ndërmarrjes në tërësi.
Si të shkruani një përshkrim të procesit të biznesit të një ndërmarrje, shembull dhe algoritmi hap pas hapi do ta gjeni në librin e Irina Kiriy-t.
Proceset e biznesit në një organizatë: shembuj të pjesëmarrjes në shërbimin e burimeve njerëzore në to
Ju mund të rrisni efektivitetin e menaxhimit të kompanisë nëse optimizoni saktë të gjitha proceset e biznesit. Në këtë situatë, shërbimi i burimeve njerëzore duhet të bëhet asistenti kryesor i menaxhimit dhe të marrë pjesë aktive në optimizimin, automatizimin dhe rregullimin e proceseve të biznesit. Nga materialet e Sistemit të Personelit do të mësoni se si
Shërbimi i Burimeve Njerëzore ka fuqinë të ndikojë në shumë procese nga të cilat varet drejtpërdrejt ose indirekt suksesi dhe për rrjedhojë edhe përfitimi i biznesit.
Tabela: Skema e ndërveprimit ndërmjet shërbimit të burimeve njerëzore dhe personelit
Menaxherët e kompanive moderne të avancuara nuk e kufizojnë departamentin e burimeve njerëzore vetëm në funksionet administrative. Gjithnjë e më shumë, njerëzit e burimeve njerëzore po bëhen pjesëmarrës të barabartë në proceset kryesore të biznesit. Edhe nëse kompania është e vogël dhe ka vetëm një menaxher të burimeve njerëzore në stafin e saj, ai mund të marrë përsipër detyra strategjike:
- planifikoni nevojat e kompanisë për personelin;
- formojnë organizative dhe kulturën e korporatës;
- angazhohen në përzgjedhjen dhe vendosjen e personelit, duke përfshirë menaxherët e lartë;
- krijoni një sistem motivimi;
- marrin vendime për personelin.
Ekspertët nga revista HR Director do t'ju thonë
Optimizimi i proceseve të biznesit në një organizatë: shembuj të pjesëmarrjes në shërbimin e burimeve njerëzore në to
Shefi i shërbimit të burimeve njerëzore mund të marrë pjesë në optimizimin e proceseve të biznesit. Për ta bërë këtë, mund të përdorni metodën " Katër hapa optimizimi».
Hapi 1. Analizoni të gjitha proceset e biznesit të shërbimit.
Vlerësoni ato procese që janë zbatuar dikur, por janë tashmë të vjetruara ose ato që janë zbatuar thjesht për t'u treguar. Zbuloni se çfarë e zvogëlon efektivitetin e sistemit tuaj të burimeve njerëzore. Shmangni këto procedura ose përpiquni t'i thjeshtoni ato. Përdorni analitikën e burimeve njerëzore. Ekspertët nga revista Drejtori i Burimeve Njerëzore u zhvilluan
Hapi 2. Automatizoni të gjitha proceset e biznesit për të cilat zgjidhjet softuerike janë zhvilluar tashmë.
Shikoni versionet demo të ofruara nga zhvilluesit, zgjidhni opsionet më të mira Software që është më i përshtatshëm për organizatën tuaj. Përdorni
Hapi 3. Përfshini zgjidhje motivuese në sistemet tuaja të vlerësimit, shpërblimit dhe ndëshkimit që do të ndihmojnë në inkurajimin e punonjësve për të kryer shumë detyra dhe shkathtësi.
për të përcjellë qëllimet e kompanisë tek menaxherët e zakonshëm të burimeve njerëzore.
|
Shembull Detyra: Bordi i drejtorëve identifikoi disa objektiva biznesi për vitin e ardhshëm dhe ua komunikoi ato drejtuesve të departamenteve. Drejtuesit e lartë, duke marrë parasysh këto synime, duhej të përcaktonin drejtimet e punës së shërbimeve të mbikëqyrura. Një nga objektivat e vendosur është rritja e prezencës së kompanisë në treg me 3%. Zgjidhja e problemit:
Rezultati: Qëllimi i rritjes së pjesës së tregut të kompanisë u arrit edhe më herët se sa ishte planifikuar. |
Në ditët e sotme, koha është një nga burimet kryesore. Dhe është shumë e bezdisshme ta shpenzoni atë në detyra rutinë dhe veprime të përditshme që më së paku do të dëshironit t'i bënit. Po, për shembull, llogaritjet e pushimeve dhe pushimeve mjekësore janë të rëndësishme, por nga ana tjetër, motivimi dhe OKR dhe. Si t'i lidhni këto procese të rëndësishme të burimeve njerëzore dhe të vazhdoni me gjithçka? Vetëm duke i automatizuar ato.
Pse të mbani shënime në Excel = të humbni kohën tuaj
Një shenjë, dy shenja, shumë shenja. Sa më shumë të ketë, aq më e vështirë është të bësh atë që duhet bërë pa lëvizje të panevojshme, veçanërisht në fazën e rekrutimit. Të dhëna të ndryshme në tabela të ndryshme, kush nuk ngatërrohet këtu? Dhe përveç një mali me shenja: këtu duhet të ngarkoni një vend të lirë, atje duhet të vendosni emrat e kandidatëve për vendin e lirë të mëparshëm, t'i përgjigjeni një letre, të bëni një telefonatë, të bëni një intervistë.
Plus, të punosh në tabela do të thotë:
- Gabimet
Të gjithë bëjmë gabime, veçanërisht nëse përpunojmë një mal të dhënash sa Everesti. Sigurisht, faktori njerëzor luan një rol këtu, por nëse ekziston një mënyrë për të minimizuar mundësinë e gabimeve, atëherë është më mirë ta bëni atë. Në fund të fundit, secili prej nesh shtypi butonin e gabuar dhe "gjithçka u zhduk", vetëm në rast të një gabimi HR, kompania me siguri pëson humbje.
- Pasiguria
Shumica e informacionit me të cilin punon HR është konfidenciale. Dhe kur ato të dhëna janë në vende të ndryshme, bëhet më e vështirë për t'u mbrojtur. Rreziku rritet nëse mbani gjurmët e të dhënave në tabelat në internet, ku duhet të mbani mend të monitoroni "Cilësimet e hyrjes".
- Qasje josistematike
Është e pamundur të mbash të gjitha tabelat në të njëjtën mënyrë. Imagjinoni që një organizatë ka një departament të madh të burimeve njerëzore dhe secili specialist fut të dhënat në tabelë në mënyrën e vet. Sigurisht, krijohen standarde të formatimit dhe formula të caktuara. Por në çdo rast, të gjithë punonjësit kanë nivel të ndryshëm trajnimin për të punuar me tabela dhe ta bëjnë atë sa më mirë që munden.
Një rast më i pakëndshëm është kur drejtori i burimeve njerëzore që ka zbatuar sistemin e ruajtjes së të dhënave largohet nga kompania. Kompania po humbet kohë dhe bashkë me të edhe para, derisa sistemi i ri do të nisë dhe do të funksionojë siç pritej.
4 arsye për të zgjedhur automatizimin e procesit të burimeve njerëzore duke përdorur Hurma si shembull
Automatizimi i proceseve të burimeve njerëzore minimizon përpjekjen dhe kohën e shpenzuar për veprimet rutinë. Sistemet HRM si Hurma eliminojnë nevojën për të mbajtur manualisht të dhëna në fletëllogaritëse, për të futur të dhënat e kandidatëve dhe punonjësve çdo herë, për të llogaritur pushimet dhe për të ofruar pushim mjekësor, për të planifikuar takime 1:1 dhe për Rishikime të Performancës. E gjithë kjo ndodh automatikisht në sistem;
Pse tjetër duhet të zgjidhni automatizimin?
1. Standardizon proceset
Ju nuk keni nevojë të rishpikni timonin vazhdimisht. Një sistem HRM i lejon të gjithëve në ekipin e burimeve njerëzore të ruajnë pa mundim regjistrimet në sistem me një klikim, pa shtuar skeda të reja ose pa krijuar tabela të tjera.
2. Ndihmon në ndërtimin e markës së punëdhënësit
Për shembull, Hurma System është menduar jo vetëm për HR, por edhe për punonjësit periudha e provës. Një ndërfaqe e përshtatshme i lejon punonjësit:
- njihuni me "Pema e Kompanisë" (shih foton dhe pozicionin e secilit punonjës të kompanisë);
- mësoni rreth ngjarjeve të reja, si ato tuajat ashtu edhe të kompanisë, në një kalendar të përshtatshëm;
- përcaktoni OKR-të dhe monitoroni çdo ditë progresin tuaj dhe të ekipit;
- kërkoni pushime/leje mjekësore/punë nga shtëpia me një klikim ose edhe përmes smartphone në bot.
3. Kjo ju lejon të menaxhoni në mënyrë të sigurt të gjitha proceset e burimeve njerëzore në një vend
Kriptimi RSA dhe mbrojtja e seancave të autorizuara të klientit në sistemin Hurma bën të mundur që të harrohet "Cilësimet e hyrjes" në tabelat në internet dhe . Informacioni për punonjësit, llogaritja e pushimeve dhe pushimeve të sëmurë, si dhe kontaktet e kandidatëve nuk janë më të shpërndara nëpër dokumente të ndryshme - ato janë të vendosura në mënyrë të përshtatshme në një sistem. Dhe edhe nëse diçka shkon keq, gjithmonë mund të kontaktoni mbështetjen.
4. Kursen kohë
Duke analizuar të gjitha avantazhet e mësipërme, mund të konkludojmë se automatizimi arrin qëllimi kryesor në optimizimin e aktiviteteve të HR moderne - kursen kohë.
Personeli është burimi kryesor i kompanisë
Ndërsa biznesi rritet, numri i punonjësve rritet. Për të arritur qëllimet e kompanisë, puna e secilit prej tyre është e rëndësishme. Dhe nëse papritur humbisni një punonjës, kjo do të thotë se keni humbur një shumë të caktuar parash. Sipas specialistëve të IT Svit, humbja e një punonjësi kushton 4-6 paga mujore dhe punësimi i një të riu kushton 2-4 paga.
Në vitin 2019, është e rëndësishme që BNJ të fokusohet në mbajtje punonjësit më të mirë. Dhe për këtë atij i duhet më shumë kohë.
Sipas një sondazhi të klientëve të Hurma:
- sistemi ndihmoi në kursimin e deri në 43% të kohës në operacionet rutinë, uljen e kostove financiare dhe të punës, duke optimizuar kështu punën e kompanisë në tërësi;
- rritja e eNPS me 25% dhe tremujori i 12-të me 12%;
- reduktuar qarkullimin e stafit me 12%;
- kurseu 18% të buxhetit të kompanisë.
Kurseni kohën tuaj me Sistemin Hurma!
Sistemi Hurma HRIS u bë sistemi i parë kombëtar në Ukrainë, i cili u krijua duke marrë parasysh nevojat dhe kërkesat e kompanive nga fusha të ndryshme. Zhvilluesit e sistemit po përmirësojnë vazhdimisht funksionalitetin dhe po dëgjojnë kërkesat e klientëve në mënyrë që Hurma të bëhet një asistent i besueshëm për të gjithë menaxherët e burimeve njerëzore.
