Shtëpi › Taksat › Optima Workflow, zhvillues - Kompania Optima. Analiza krahasuese e sistemeve elektronike të menaxhimit të dokumenteve "Boss-referent" dhe "Directum" Struktura funksionale e sistemit boss-referent

Optima Workflow, zhvillues - Kompania Optima. Analiza krahasuese e sistemeve elektronike të menaxhimit të dokumenteve "Boss-referent" dhe "Directum" Struktura funksionale e sistemit boss-referent

EDMS është fokusuar në nevojat e asaj pjese të komerciale dhe organizatat qeveritare të cilët zgjedhin EDMS, para së gjithash, për të prezantuar dhe mbështetur rregulloret që sigurojnë vendimmarrje dhe kontroll të shpejtë të zbatimit të tyre.

Drejtuesit e organizatave të tilla e konsiderojnë futjen e EDMS si kusht i nevojshëm: a) rritja e menaxhimit të organizatave, b) ruajtja e integritetit të organizatës në kushtet e rritjes dhe zgjerimit të biznesit, c) duke u dhënë organizatave aftësinë për të ndryshuar shpejt në përgjigje të kërkesave të jashtme dhe për të zgjidhur detyrat e brendshme zhvillimin.

Rezultatet e projektit

Gjatë projekteve për zbatimin e EDMS BOSS-Referent, zgjidhen këto detyra kryesore:

Analiza dhe sqarimi i rregulloreve të rrjedhës së dokumenteve të miratuara në organizatë. Në mungesë të rregulloreve, ato zhvillohen.
Zbatimi i rregulloreve të miratuara të menaxhimit të zyrës dhe rrjedhës së dokumenteve në EDMS.
Automatizimi i punës me korrespondencë.
Zhvillimi dhe zbatimi i procedurave për monitorimin e disiplinës së performancës.
Trajnimi i përdoruesve përfundimtarë për të punuar në EDMS në përputhje me rregulloret.
Trajnimi i specialistëve të klientëve në konfigurimin, përshtatjen dhe zhvillimin e rregulloreve menaxhimi elektronik i dokumenteve.

Si rezultat i zbatimit të EDMS BOSS-Referent, organizatat, si struktura drejtuese, kanë mundësinë të bëhen dukshëm më të kontrolluara, më përshtatëse dhe, për rrjedhojë, më konkurruese.

Theksi në menaxhim

EDMS BOSS-Referent, i cili ka një histori të gjatë përdorimi në agjencitë qeveritare, përfshin funksionalitetin e zhvilluar për të punuar me korrespondencën dhe udhëzimet. Prandaj, gjatë zhvillimit të versionit të ri, të tretë, theksi u vu në automatizimin e procedurave të vendimmarrjes për dokumentet.

Këto përpjekje u zbatuan në dy module të reja të sistemit: “Vendimi i Vendimeve” dhe “Vendimmarrja”, duke përdorur mekanizmat e rrjedhës së punës. E para prej tyre ju lejon të krijoni dhe modifikoni shpejt rregulloret elektronike për punën me dokumente, e dyta siguron që përdoruesit përfundimtarë të punojnë në to.

Modulet e reja EDMS BOSS-Referent mbulojnë tre procese të punës me dokumente:

përgatitja e një dokumenti (krijimi dhe miratimi), përkatësisht përgatitja e një vendimi që regjistrohet në dokument;
vendimmarrja aktuale mbi dokumentin (nënshkrimi, miratimi).
ekzekutimi i vendimit që përmban dokumenti (regjistrimi i dokumentit, dërgimi te adresuesi, gjenerimi i udhëzimeve, njohja, shpërndarja).

Kjo qasje garanton aftësinë për të ndjekur disiplinën e performancës së organizatës në të gjitha fazat e miratimit dhe zbatimit. vendimet e menaxhmentit, duke përfshirë në strukturat e shpërndara gjeografikisht.

Zgjidhje dhe projektues i personalizueshëm

EDMS BOSS-Referent v.3 është një kombinim i një zgjidhjeje të gatshme, të personalizueshme dhe një projektuesi që lejon, gjatë një projekti, të automatizojë procedurat e rrjedhës së dokumenteve unike për një klient të caktuar.

Bërthama e personalizueshme e referentit EDMS BOSS është formuar nga përfshirja furnizimi bazë sistemet, rregulloret standarde elektronike për rrjedhën e dokumenteve të dokumenteve të menaxhimit të përgjithshëm: kontratat, memorandume, aplikime, letra dhe dokumente organizative dhe administrative.
Përshtatja e sistemit për të marrë parasysh specifikat e klientit konsiston në ndërtimin e rregulloreve standarde të rrjedhës së dokumenteve për dokumente të specializuara nga blloqet e gatshme të sistemit - fazat e përpunimit të dokumenteve (përgatitja, miratimi, regjistrimi, etj.), Blloqet e miratimit ( paralele, sekuenciale, me kalime sipas kushteve) dhe kartat e dokumenteve. Dizajni kryhet duke përdorur produktet e IBM - Lotus Domino Designer dhe Lotus Workflow Architect.

Specialistët e klientit (nëse kanë kualifikimet e nevojshme) mund të modifikojnë rregulloret e integruara të rrjedhës së dokumenteve dhe të krijojnë rregullore të reja të specializuara (nëse kanë kualifikimet e nevojshme) ose - brenda kuadrit të zhvillim me porosi– punonjësit e kompanisë Aplana dhe partnerët e saj të certifikuar.

1.2 Përshkrimi i EDMS Boss-Referent

Përdorimi i EDMS BOSS-Referent në procesi i menaxhimitçon në optimizimin e lëvizjes së dokumenteve të korporatës, përshpejtimin e vendimmarrjes nga menaxhmenti i organizatës dhe përmirësimin e cilësisë së menaxhimit, rritjen e disiplinës ekzekutive dhe efikasitetit të stafit. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Boss-Referent paguan vetë për 6 muaj deri në 2 vjet.

Programi BOSS-Referent ndihmon në organizimin e rrjedhës së dokumenteve sipas standardeve të sistemit të menaxhimit të cilësisë dhe është një asistent i besueshëm në zgjidhjen e problemeve të menaxhimit.

Përdorimi i sistemit:

Ju lejon të eliminoni sa më shumë dokumentet;

Ndihmon në optimizimin e punës me kontrata dhe aplikacione;

Organizon menaxhim efektiv projekte;

Përmirëson kontrollin mbi ekzekutimin e detyrave dhe udhëzimeve nga menaxhmenti.

Gjatë zbatimit të sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve BOSS-Referent në qeveri dhe agjenci qeveritare, krijohet një bazë për vendosjen e shkëmbimit të informacionit me përdoruesit e jashtëm si " e-qeverisja» dhe organizimi i punës së portaleve shërbimet publike. Produkt software BOSS-Referent siguron transparencën e aktiviteteve dhe përmirëson cilësinë e shërbimeve qeveritare. Sistemi ju lejon të reduktoni shpenzimet buxhetore për mirëmbajtjen e organeve qeveritare, të rrisni produktivitetin dhe efikasitetin e menaxhimit dhe të kontrolloni më mirë disiplinën ekzekutive. Në organizatat private, krijimi i një sistemi rrit efikasitetin e vendimeve të menaxhimit dhe produktivitetin e stafit duke reduktuar kohën që duhet për të përpunuar një dokument dhe për të kërkuar informacionin e nevojshëm.

EDMS BOSS-Referent ka një numër avantazhesh të pamohueshme, përkatësisht:

Krijimi i një fushe të unifikuar informacioni në organizata me një strukturë të gjerë dege;

Zbatim i shpejtë me përshtatje me kërkesat e organizatës me përfshirjen e specialistëve të klientëve në zgjidhjen e këtyre çështjeve;

Një ndërfaqe e përshtatshme dhe e aksesueshme i lejon personelit të organizatës afate të shkurtra mjeshtër i punës në sistem;

Puna efektive e përdoruesit kryhet përmes klientit dhe ueb-it të Lotus;

Funksionim i besueshëm i sistemit, mbështetje dhe administrim në të gjitha degët nga një qendër e vetme 24/7;

Reduktimi i trafikut kur punoni në një mjedis të shpërndarë;

Mundësi të gjera për rritjen e sistemit për sa i përket numrit të përdoruesve, llojeve të dokumenteve, faqeve;

Niveli i lartë i sigurisë së informacionit;

Përvoja e pasur dhe e suksesshme e zbatimit, profesionalizmi i zhvilluesve;

Tërheqëse dhe çmim të përballueshëm në cilësi të lartë funksionimin e sistemit.

Krijimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një kompani përfshin blerjen sasia e kërkuar licencat, puna për ngritjen dhe zbatimin e sistemit, trajnimi i personelit, organizimi i mbështetjes dhe mirëmbajtjes së sistemit. Partnerët e kompanisë BOSS-Referente u shesin licenca përdoruesve fundorë. Është e nevojshme të blini licenca për programin BOSS-Referent dhe licenca për platformën IBM Lotus Notes/Domino sipas numrit të përdoruesve në sistem.

Si rezultat i zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, organizata ka mundësinë të rivendosë rendin në rrjedhën e dokumenteve, të zvogëlojë kohën e përpunimit të dokumenteve dhe të përmirësojë kontrollin mbi ekzekutimin e dokumenteve. Efikasiteti i vendimmarrjes nga menaxhmenti i kompanisë rritet për shkak të kërkimit të shpejtë të informacionit të nevojshëm. Në konkurrencë, një aspekt i rëndësishëm është siguria e informacionit, të cilin EDMS BOSS-Referent e ofron plotësisht. Krijimi i një hapësire të vetme informacioni përmirëson ndërveprimin midis organeve qeveritare dhe i bën aktivitetet e agjencive qeveritare më transparente.

Një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve i ndërtuar mbi bazën e mbështetje dokumentacioni BOSS-Kontrolli referent mund të përfaqësohet në mënyrë konvencionale si një grup prej disa shtresash.

Sistemi BOSS-Referent përbëhet nga modulet e mëposhtme:

Pajisjet e serverëve, stacionet e punës së klientit, rrjetet lokale, modemët, printerët, skanerët, furnizimet me energji të pandërprerë dhe pajisje të tjera teknike.

Figura 1 - Shtresat e sistemit të dokumentacionit të menaxhimit BOSS-Referent

Sistemi operativ: sistemi operativ i rrjetit Windows, Linux, protokolle të tjera dhe transporti që kombinojnë të gjithë harduerin në një kompleks të vetëm.

Lotus Notes/Domino është një platformë softuerike aplikacioni që është një shtesë në një sistem operativ të rrjetit dhe përfshin mjete për ruajtjen e dokumenteve, replikimin e të dhënave (sinkronizim), kërkimin e tekstit të plotë, email dhe mekanizma të tjerë të rëndësishëm.

BOSS-Referent - aplikohet i ndërlidhur modulet e softuerit, duke punuar në mjedisin Lotus Notes/Domino dhe duke mbështetur proceset e biznesit të menaxhimit dhe, pjesërisht, rrjedhën funksionale të dokumenteve.

Mbështetja organizative dhe rregullatore: rregulloret, rregullat e funksionimit, udhëzimet për përdoruesit dhe administratorët e sistemit, etj.

BOSS-Referenti përfshin një grup nënsisteme të ndërlidhura, i krijuar për të krijuar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve dhe automatizimit të zyrës.

Figura 2 - Struktura e menaxhimit elektronik të dokumenteve “BOSS-Referent”

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve "BOSS-Referent" është një shembull i shkëlqyer se si specialistë të kualifikuar i qasen detyrave që u janë caktuar. Ai u zhvillua nga BOSS-Referent për të automatizuar rrjedhën e dokumenteve të menaxhimit dhe punën në zyrë. E krijuar në vitin 1996, sot EDMS BOSS-Referent është një nga liderët në tregu rus Zgjidhjet e klasës ECM (Enterprise Content Management). Nga të gjitha stacionet e punës EDMS të instaluara në vitin 2008, 25%, domethënë çdo e katërta, u zbatuan në sistemin BOSS-Referent (sipas rishikimit të tregut EDMS të lëshuar nga DSS Consulting).

EDMS më e madhe në Rusi në Federale Federale shërbimi tatimor Federata Ruse (Shërbimi Federal i Taksave) - më shumë se 85,000 përdorues, dhe në kompaninë MTS - sistemi bashkon më shumë se 25,000 punonjës.

Faktet e mësipërme shpjegojnë plotësisht arsyen pse, kur kërkoni në internet për kombinimin e fjalëve "asistent shefi", pothuajse menjëherë pas një përshkrimi të profesionit të një asistenti ose sekretari-asistenti dhe historia e origjinës së fjalës "boss" , së bashku me artikujt se si të ndërveproni me të njëjtët shefa në veprimtari profesionale, mund të gjeni lidhje me këtë produkt.

Ekrani kryesor i jep përdoruesit një pamje të qartë të gjendjes aktuale të punëve. Një punonjës mund të vlerësojë lehtësisht numrin dhe thelbin e detyrave të menjëhershme, vëllimin e postës dhe dokumenteve të marra për përpunim dhe, nëse dëshiron, të kalojë në një dokument, letër ose udhëzim specifik. Detyrat e reja nuk do ta lënë të qetë punonjësin derisa të përfundojnë.

Figura 3 - Ekrani kryesor i programit

Një nga qëllimet e programit është të sigurojë një vend pune të pastër dhe të rregullt. Zakonisht një përdorues punon me disa dhjetëra dokumente. Për të kufizuar numrin e dokumenteve të shfaqura, përdoren çelësa që punojnë së bashku, të cilët nuk e ndryshojnë rrënjësisht kontekstin, por përkundrazi përsosin pamjen aktuale të listës së dokumenteve.

Figura 4 - Ekrani i porosive

Përdoruesit e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve BOSS-Referent janë autoritetet federale dhe rajonale, qeveria ndërmarrjet unitare, kompanitë tregtare, duke përfshirë të dy pronat me një strukturë të madhe dege dhe organizata të vogla.

Automatizimi i menaxhimit të dokumenteve duke përdorur BOSS-Referent çon në një rritje të produktivitetit të punonjësve, akses më të lehtë në informacion për marrjen e vendimeve të menaxhimit, përmirësim të disiplinës së performancës dhe, rrjedhimisht, një rritje të përgjithshme të cilësisë së menaxhimit.

Detyrat e menaxhimit të zgjidhura nga EDMS BOSS-Referent:

Organizoni punë efektive me kontrata;

Bëni rrjedhën e brendshme të dokumenteve të korporatës sa më pa letra të jetë e mundur;

Automatizimi i rrjedhës së dokumenteve të autoriteteve federale ose rajonale;

Sigurimi i kontrollit të cilësisë së lartë mbi ekzekutimin e udhëzimeve nga menaxherët;

Rritja e efikasitetit të përpunimit të aplikacioneve;

Vendosni menaxhimin e dokumenteve brenda sistemit të menaxhimit të cilësisë.

Nuk është çudi që shpesh bëhen pyetje për "asistent shefi". motorët e kërkimit përfaqësues si organizatat tregtare, dhe strukturat e pushtetit.

Zbatimi i EDMS BOSS-Referent jep rezultatet e mëposhtme:

Përmirësimi i cilësisë së shërbimeve publike;

Përmirësimi i disiplinës së performancës, rritja e kontrollueshmërisë;

Rritja e transparencës dhe hapjes së aktiviteteve;

Ulja e kostove për mbështetjen e punës së organeve qeveritare;

Krijimi i bazës për një gjithëpërfshirës sistemi i informacionit të tilla si “qeveria elektronike” (rrjedha e dokumenteve ndër-departamentale, AER-et, arkivat, portalet e shërbimit publik).

Periudha e shlyerjes së sistemit varion nga gjashtë muaj në 2 vjet.

Automatizimi i kontabilitetit për praninë dhe lëvizjen e personelit

Drejtimi efektiv i kujtdo ndërmarrje operative i kushton vëmendje të konsiderueshme politika e personelit. Kontabiliteti dhe planifikimi i personelit janë pjesë përbërëse pjesë përbërëse Procesi i unifikuar i menaxhimit të ndërmarrjes...

Sisteme të automatizuara informacioni për menaxhimin e personelit të ndërmarrjes

Sigurisht, një nga produktet vendase më të zakonshme në tregun rus sisteme të automatizuara Menaxhimi i burimeve njerëzore është BOSS-Kadrovik, i zhvilluar dhe promovuar me sukses nga IT...

Zbatimi teknologjia e informacionit në procesin e menaxhimit të një organizate

Funksionaliteti i sistemit gjithëpërfshirës të menaxhimit të integruar BOSS mbulon të gjitha proceset kryesore të biznesit të organizatës: - menaxhimin dhe kontabilitetin - menaxhimin financiar - menaxhimin e personelit - logjistikën - marketingun dhe...

Veprimtaritë e sekretarit-referent në organizimi modern

Gruaja dhe biznesi

Portreti i një gruaje ideale është përshkruar nga M. Hening dhe A. Jardin. Ky është një personalitet i ndritur, është femërore, jo mizore apo e ftohtë, intelektualisht dhe fizikisht aktive, ajo merr vendime vetë...

Grupi i kompanive të IT dhe partnerët e tij kanë zbatuar një numër të konsiderueshëm projektesh për krijimin e sistemeve elektronike të menaxhimit të dokumenteve në platformën BOSS-Referent në ndërmarrje të industrive të ndryshme, madhësive dhe formave të pronësisë...

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Boss-Referent

Agjencia Federale për Kadastrën e Pasurive të Paluajtshme (Rosnedvizhimost) është organ federal pushteti ekzekutiv...

Menaxhimi strategjik organizatë duke përdorur shembullin e Ernst&Young

Ernst&Young është aktualisht një partneritet global i firmave kombëtare të auditimit. Më i madhi prej tyre operon në SHBA. Kompania ka 709 zyra në 140 vende...

Thelbi i profesionit "referent"

1.1 Koncepti shkencor “sekretar”, “sekretar-referent” dhe “asistent sekretar” Në çdo ndërmarrje, organizatë, shoqëri, sekretari angazhohet në veprimtari të menaxhimit të dokumenteve, organizimit të dosjeve dokumentare iv...

Thelbi i profesionit "referent"

Në mendjet e nëpunësve dhe të vetë sekretarëve, të cilët hartojnë dhe hartojnë dokumentet e shërbimit, fshihet një avantazh: njohja e kuadrit rregullator të biznesit. Shenja e rrëshqitjes...

Duke përdorur dokumentacionin mbi sistemet nga faqet zyrtare të zhvilluesve, është e mundur të kryhet një analizë krahasuese e këtyre programeve sipas karakteristikave.

Informacione të përgjithshme programet janë paraqitur në tabelën 1.

Tabela 1. Informacion i përgjithshëm për programet "Boss-Referent" dhe "Directum".

Opsionet e krahasimit	Programi "Boss Assistant".	Programi "Directum".	Informacione shtese
1. Sistemi operativ i serverit	Windows Server (2000,2003),	Windows Server (2000,2003,2008)	Referent më i mirë i shefit
2. Sistemi operativ i klientit	Windows (2000, XP, Vista, 7), Linux, MacOS	Windows (XP, Vista, 7)	Referent më i mirë i shefit
3. Mjetet e punës në pajisje celulare			Directum më i mirë
4. Mundësia e integrimit	1C, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, MS Office, MS SharePoint, Active Directory, Open Office	Directum më i mirë
5. Versioni Demo			Referent më i mirë i shefit

Dy opsionet e para të krahasimit janë "Sistemi Operativ i Serverit" dhe "Sistemi Operativ i Klientit". EDMS "Directum" është i pajtueshëm me një numër më të vogël sistemesh operative, ndryshe nga EDMS "Boss-Referent".

Parametri i tretë "Mjetet për të punuar në pajisje celulare" konfirmon avantazhin e Directum EDMS për shkak të aftësisë për të përdorur programin në telefonat celularë, kompjuterë tablet, etj., por nuk është një funksion mjaft i rëndësishëm për të siguruar rrjedhën e dokumenteve.

Parametri i katërt "Mundësia e integrimit" tregon se të dy sistemet kanë aftësinë për t'u integruar me programe të palëve të treta, të tilla si programet MS Office dhe 1C, të cilat përdoren gjerësisht në ndërmarrje të madhësive të ndryshme, por Directum EDMS mund të integrohet me një numri i programeve.

Versioni demo i programeve (parametri nr. 5) është i pranishëm vetëm në EDMS "Boss-referent".

Tabela 2. Aftësitë teknologjike të programeve "Boss-Referent" dhe "Directum".

Opsionet e krahasimit	Programi "Boss Assistant".	Programi "Directum".	Informacione shtese
1. Regjistrimi i dokumenteve
2. Krijimi i dokumenteve në bazë të atyre ekzistuese
3. Regjistrim nga emaili
4. Regjistrimi i dokumenteve nga MS Office
5. Regjistrimi nga një skaner

7. Puna me draft dokumentet
8. Puna me dokumente në modalitetin Off-Line.
9. Qasje në distancë

11. Delegimi i kompetencave (të përhershme ose të përkohshme)

Gjatë krahasimit të aftësive teknologjike të këtyre programeve, u zgjodhën 11 parametra për krahasim.

Regjistrimi i dokumenteve, si funksion bazë i çdo sistemi të menaxhimit të dokumenteve, është i pranishëm në të dy programet.

Parametri i dytë për krahasim - "Krijimi i dokumenteve bazuar në ato ekzistuese" mungon në të dy EDMS, që është një pengesë e rëndësishme e programeve.

Regjistrimi i dokumenteve nga emaili është një funksion i përshtatshëm që redukton humbjen e kohës, i disponueshëm në të dy programet.

Parametri i katërt "Regjistrimi nga një skaner" është i pranishëm vetëm pjesërisht në të dy EDMS-të.

Parametri krahasues nr. 5 “Regjistrimi i dokumenteve nga MS Office” është pjesërisht i pranishëm në Directum EDMS, gjë që i jep një avantazh këtu.

Formimi i një liste postare është i pranishëm si në EDMS "Boss-referent" dhe "Directum", i cili lehtëson punën e përpilimit të një liste kontaktesh dhe ju lejon të dërgoni me lehtësi mesazhe grupeve të njerëzve duke shenja të ndryshme klasifikimet.

Puna me draft dokumentet ofrohet plotësisht në të dyja EDMS-të e krahasuara.

Puna në modalitetin Off-Line duket e mundur vetëm në "Directum". Ky funksion ka rëndësi të veçantë dhe lehtësinë e përdorimit, sepse Ofruesi nuk garanton gjithmonë akses të pandërprerë në internet, por falë këtij opsioni, dokumentet do të jenë gjithmonë të disponueshme për modifikim.

Parametri "Qasje në distancë" është përsëri i pranishëm vetëm në EDMS "Directum". Kjo veçori është një avantazh i madh për interpretuesit, me ndihmën e tyre akses në distancë Duke përdorur EDMS, përdoruesi mund të marrë informacion të përditësuar në çdo kohë, kudo.

Delegimi i autoritetit (i përhershëm ose i përkohshëm) është i pranishëm në të dyja EDMS, por në një masë të kufizuar. Ky funksion ka vlerë të madhe: ju lejon të caktoni të drejta aksesi në llogaritë e drejtuesve dhe lehtëson procesin e transferimit të informacionit kur një punonjës shkon me pushime ose pushohet nga puna.

Tabela 3. Aftësitë e shërbimit të programeve "Boss-referent" dhe "Directum"

Për të tre parametrat e krahasimit, të dy programet treguan të njëjtat rezultate, gjë që tregon se aftësitë e shërbimit të të dhënave EDMS nuk kanë ndonjë ndryshim thelbësor. Të dy sistemet kanë një kërkim sipas atributeve dhe parametrave të tjerë, aftësinë për të kombinuar lloje të ndryshme kërkimi në një pyetje kërkimi dhe një funksion për eksportimin e rezultateve të kërkimit në aplikacione të palëve të treta.

Tabela 4. Karakteristikat e sigurisë së programeve "Boss-Referent" dhe "Directum".

Caktimi i të drejtave nga përdoruesi dhe caktimi i të drejtave nga grupet e përdoruesve është i pranishëm në të dy programet.

"Lëshimi i licencave të përkohshme" është pjesërisht i disponueshëm në EDMS "Boss-Referent" dhe është plotësisht i mundur në "Directum".

Mjetet për monitorimin e proceseve në sistem janë të pranishme në të dy programet, por në sistemin Directum ato nuk ofrohen në versionin demo.

"Disponueshmëria software kontrolli i integritetit të dokumentit" mungon në të dy sistemet, gjë që është një pengesë e rëndësishme në sigurimin e rrjedhës së sigurt të dokumenteve.

Qëllimi i sistemit BOSS-Referent

Sistemi BOSS-Referent është krijuar për të automatizuar rrjedhën e menaxhimit të dokumenteve dhe punën në zyrë. Konsumatorët e tij janë kompani tregtare, ndërmarrje unitare shtetërore federale, organet qeveritare autoritetet.

Rezultatet kryesore të zbatimit të sistemit janë:

- Rritja e menaxhueshmërisë së organizatës. Një nivel i ri i disiplinës së performancës.
- Mbështetja e rregulloreve për ndërveprim brenda korporatës. Rritja e shpejtësisë së vendimmarrjes.
- Krijimi i kushteve për shkëmbimin e njohurive dhe informacionit. Përmirësimi i proceseve, produkteve dhe shërbimeve të organizatës.

Avantazhet e sistemit BOSS-Referent

- Mjete për krijimin e një hapësire të unifikuar informacioni dhe menaxhimi për organizatat e çdo kompleksiteti: të shpërndara, me shumë nivele, funksionale dhe dizajnuese.
- Mbështetje për rrugë komplekse të miratimit të dokumenteve.
- Zhvillimi i zgjidhjes. Automatizimi i shpejtë i proceseve të biznesit falë pranisë së proceseve të përpunimit të dokumenteve të integruara, të personalizueshme dhe të modifikuara duke marrë parasysh specifikat e klientit.
- Funksionim i besueshëm, performancë e lartë, lehtësi administrimi dhe shkallëzimi, akses në ueb.
- Disponueshmëria e mjeteve të sigurisë së informacionit. Mundësia e ndërtimit të një sistemi të menaxhimit të dokumenteve elektronike me rëndësi ligjore bazuar në BOSS-Referent.
- Lehtë për t'u mësuar nga përdoruesit.
- Përdorimi i suksesshëm i sistemit nga kompanitë dhe organizatat kryesore në Rusi.

Funksionaliteti i sistemit

Sistemi BOSS-Referent siguron automatizimin e procesit:

- mbështetjen e dokumentacionit për vendimmarrje, duke përfshirë krijimin e një draft dokumenti, miratimin, miratimin dhe dërgimin e tij në arkiv;
- kontrollin e disiplinës së performancës, duke përfshirë proceset e formimit të udhëzimeve dhe monitorimit të zbatimit të tyre;
- punë me korrespondencë hyrëse dhe dalëse.

Funksionet e emërtuara mund të zbatohen në organizata dhe kompani që kanë një strukturë shumënivelëshe, të shpërndarë gjeografikisht dhe funksionale-projektuese.

Funksionet e automatizuara

- Mbështetja e dokumentacionit për vendimmarrje:
- Automatizimi i rregulloreve të miratuara dhe menaxhimi i ndryshimeve të tyre.
- Mirëmbajtja e punës së përdoruesve fundorë në përputhje me rregulloret.
- Nënvarg rregulloresh gjatë përdorimit të tyre “në fluturim”.
- Monitorimi i kalimit të dokumenteve në përputhje me rregulloret: datat, vizat, versionet dhe botimet e dokumenteve.
- Mbështetje për skemat komplekse të koordinimit: paralele, sekuenciale, me kalime të bazuara në kushte.
- Puna me versione dhe rishikime të dokumenteve.
- Përpunimi i dokumenteve hyrëse dhe dalëse:
- Regjistrimi i korrespondencës së marrë nga lloje të ndryshme. Lidhja e dokumenteve "për këtë çështje".
- Imponimi i rezolutave. Përcjellja e dokumenteve brenda një organizate përmes rrugëve të personalizueshme.
- Mbështetje për numrat kompleks të regjistrimit.
- Sigurimi i funksionimit të disa zyrave.
- Kontrolli i disiplinës së performancës.
- Qasje e shpejtë për dokumentet që lidhen me porositë e reja dhe të krijuara më parë.
- Formimi i porosive, rregullimi i listës së ekzekutuesve dhe afatet për plotësimin e porosive.
- Monitorimi i afateve dhe puna për kryerjen e detyrave.
- Monitorimi dhe statistikat e ekzekutimit të urdhrave dhe përpunimit të dokumenteve.
- Mbështetje për kompleksin strukturat organizative kompanitë dhe organizatat.
- Mbajtja e të dhënave për kompanitë vartëse, divizionet dhe punonjësit e organizatave.
- Mbështetje për mekanizmat e personave të besuar, delegimin e kompetencave dhe kombinimet.
- Menaxhimi i të drejtave të punonjësve për të krijuar, miratuar, nënshkruar, regjistruar dokumente, etj.

Struktura funksionale BOSS-Sistemet referente

Karakteristika shtesë

Gjeneruesi i raporteve "Raport"sMan

Gjeneruesi i raporteve Report"sMan për Lotus Notes (i zhvilluar nga Aplana) siguron përgatitjen e raporteve komplekse për përdoruesit e çdo aplikacioni Lotus Notes dhe, në veçanti, përdoruesit e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve BOSS-Referent.

Report"sMan mund të lidhet me çdo bazë të dhënash të Lotus Notes të çdo dizajni. Ai funksionon me parametra arbitrare kur gjeneron raporte dhe kryen përpunim automatik të makrove. Gjeneruesi i raporteve ju lejon të ruani raportet e mostrave për ripërdorimin e tyre të mëvonshëm, si dhe raportet e eksportit në MS Excel, MS Word, HTML dhe PlainText.

Për partnerët dhe përdoruesit e mundshëm të programit Report"sMan, Aplana ofron mundësinë për të punuar me të në modalitetin e testimit për një muaj.

Sistemet e skanimit dhe njohjes së tekstit

Sistemi BOSS-Referent është i integruar me sistemet e skanimit dhe njohjes së tekstit ABBYY FineReader (versioni 4.0 ose SE 7.0) dhe CuneiForm (versioni 10 e lart). Prania e integrimit ju lejon të organizoni konvertimin e shpejtë automatik të dokumenteve nga letra në pamje elektronike dhe hyrje e përshtatshme në sistem.

BOSS-Referent ofron tre opsione për përdorimin e mjeteve të skanimit në menaxhimin e dokumenteve elektronike dhe sistemet e automatizimit të zyrës:

- Përdorimi i një skaner desktopi për të organizuar skanimin individual. Rekomandohet për përdorim në organizata me një vëllim të vogël dokumentesh hyrëse
- Përdorimi i skanerëve të rrjetit për grupet e punës
- Përdorimi i një linje rrjedhje skanimi që siguron konvertimin e shpejtë automatik të dokumenteve në formë elektronike në modalitetin e transmetimit të vazhdueshëm. Ky skanim kryhet duke përdorur teknologjinë e barkodit dhe rekomandohet për përdorim në organizata me një vëllim të madh korrespondence hyrëse, me një strukturë menaxheriale të shpërndarë gjeografikisht dhe në zyrat qendrore të ministrive dhe departamenteve.

Serveri i faksit Faks shtesë

Integrimi i sistemit BOSS-Referent me serverin e faksit ExtraFax (Extracomm Technologies Inc.) ofron mundësinë për të dërguar dhe marrë fakse dhe email, për të drejtuar mesazhet në hyrje, për të llogaritur kostot e trafikut duke përdorur sistemin e integruar të faturimit dhe gjithashtu për të kryer shumë funksione të dobishme për të punuar me fakse.

Përdoruesit mund të punojnë me serverin ExtraFax duke përdorur një klient standard të Lotus Notes, çdo shfletues uebi ose të printojnë dokumente për faks nga çdo aplikacion Windows duke përdorur drejtuesin ExtraFax Print-to-Fax.

Cilësimet e faqes së klientit, të cilat mund të bëhen përmes klientit standard Notes dhe nëpërmjet internetit, ju lejojnë të zgjidhni titujt e faksit, si dhe të dërgoni mesazhe sipas një plani dhe duke marrë parasysh përparësitë. Kur printoni dokumente nga aplikacionet e Windows, librat e adresave të vendosura në serverin Domino mund të përdoren për të zgjedhur një marrës.

Shumë i përshtatshëm për përdoruesit: një mekanizëm i vetëm për dërgimin e fakseve dhe e-mail, aftësia për të dërguar dokumente nga një mjedis Windows në një faks me një klikim të butonit të djathtë të miut, si dhe njoftime të dërguara automatikisht në lidhje me rezultatet e dërgimit të fakseve. Organizimi i punës në grup me fakse është i mundur përmes rrugëzimit të mesazheve hyrëse, konfigurimit të titujve të faksit individual dhe kolektiv dhe një sistemi të integruar të faturimit. Programi ofron mundësinë për të diferencuar të drejtat e aksesit në fakse - për të punuar me fakse (krijoni, lexoni, fshini, dërgoni, etj.) dhe për të dërguar fakse përmes linjave në distanca të gjata ose ndërkombëtare.

Përbërja e sistemit

Një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve i ndërtuar në bazë të BOSS-Referent mund të përfaqësohet përafërsisht si një kombinim i disa shtresave:

- hardueri (serverët, stacionet e punës së klientit, rrjetet, etj.) dhe platforma (sistemi operativ i rrjetit Windows/Linux/Sun dhe protokollet e transportit), i cili kombinon të gjithë harduerin në një kompleks të vetëm
- Teknologjia IBM Lotus - një platformë teknologjike që është një "superstrukturë" mbi sistemin operativ të rrjetit
- Sistemi BOSS-Referent, i cili është një aplikacion Lotus Domino i përbërë nga baza të të dhënave të formatit nsf.

Veçoritë teknologjike

1. Mbështetje për punën e organizatave të shpërndara gjeografikisht

Arkitektura e sistemit ju lejon të vendosni sistemin në disa struktura të pavarura të serverëve Lotus dhe, në veçanti, të organizoni punën në konfigurimin më kompleks të serverëve Lotus Domino R6.5X - në një topologji "ylli me dy nivele". Dy serverë radialë që i përkasin të njëjtit server prind dhe "duke parë" atë mund të shkëmbejnë pako informacioni drejtpërdrejt.

2. Mbështetje për shpërndarje reale

Një tipar dallues i sistemit është mbështetja e tij për rrjedhën e dokumenteve të menaxhimit dhe procedurat e punës në zyrë në organizatat e shpërndara gjeografikisht.

- Sistemi u dërgon automatikisht: a) të gjithë pjesëmarrësve në procesin e miratimit një kopje të draft dokumentit për të cilin është rënë dakord, b) personit përgjegjës për përgatitjen e dokumentit (vendimmarrjes) vizat dhe komentet e pjesëmarrësve të miratimit, dokumente shtesë.
- Pas përfundimit të miratimit, sistemi përditëson statusin e dokumentit dhe informon të gjithë pjesëmarrësit në procesin e miratimit për të.
- Faza e njohjes përfundon me dërgimin automatik të dokumentit (dhe të gjitha kopjeve të tij) në bazat e të dhënave të arkivit.

Në çdo moment të kohës, të gjithë punonjësit që punojnë në draft dokumentin kanë kopje të përditësuara të tij, kanë informacion për statusin e dokumentit dhe gjithashtu mund të shikojnë informacione në lidhje me çështjen - komente, udhëzime, etj., të krijuara gjatë miratimit.

3. Efikasiteti dhe besueshmëria e transmetimit të të dhënave

Kur transmetoni të dhëna në një strukturë të shpërndarë, përdoren mekanizma thelbësisht të rinj për ndërveprimin e konfigurimeve të sistemit të instaluar në territore të ndryshme (serverët). Në BOSS-Referent v.3, mekanizmi i replikimit përdoret vetëm për të sinkronizuar të dhënat e referencës dhe fjalorit. Për të transferuar të dhëna funksionale, duke formuar shpesh tufa dokumentesh (po flasim për një grup skedarësh, udhëzime, viza miratimi, njohje, etj., që lidhen me një kartë dokumenti specifik), një mekanizëm për transferimin e drejtpërdrejtë të të dhënave përmes një lidhjeje prizë duke përdorur një Përdoret paketa XML.

Ky mekanizëm, i cili qëndron në themel të proceseve të miratimit dhe njohjes së dokumenteve në një mjedis të shpërndarë, siguron: 1) dorëzim të garantuar dhe ekonomik (vetëm në serverët e nevojshëm) të paketave të dokumenteve për të gjithë pjesëmarrësit në punën në dokument, 2) ulje i ngarkesës në kanalet e transmetimit të të dhënave dhe 3) thjeshtëzim i konsiderueshëm i administrimit të sistemit: nuk ka nevojë të kryeni cilësime komplekse të të drejtave të aksesit në server dhe parametrave të replikimit.

4. Mbështetje për strukturat komplekse organizative

Sistemi mbështet mekanizma të mirëmenduar për kombinimin e pozicioneve, delegimin e autoritetit dhe zëvendësimin. Mekanizmi për kombinimin e pozicioneve është kyç për përdorimin e EDMS në organizatat ku, përveç departamenteve funksionale, ka entitete projekti. Për çdo punonjës, specifikohet një listë e roleve të përpunimit të dokumenteve (miratuesi, miratimi, etj.), ndërsa përdoruesi mund të ketë role të ndryshme në njësinë funksionale ku punon dhe projektet në të cilat është i përfshirë. Duke përpunuar një dokument specifik, përdoruesi merr dhe përpunon dokumente në përputhje me rolin e tij në departamentin që është specifikuar në dokument.

5. Puna me versionet dhe rishikimet e dokumenteve

Kartat e dokumenteve dhe skedarët e bashkëngjitur ruhen në baza të ndryshme të dhënash. Kjo bëri të mundur zbatimin e një mekanizmi për punën me versionet dhe rishikimet e dokumenteve, i cili përdoret gjerësisht në fazat e koordinimit, nënshkrimit dhe miratimit të dokumenteve.

6. Fleksibiliteti i sistemit

Mjetet e sistemit, duke përfshirë mekanizmin e rrjedhës së punës, ju lejojnë të modifikoni shpejt skemat ekzistuese të rrjedhës së dokumenteve, si dhe të zbatoni shpejt rrjedhën e dokumenteve për proceset e reja të biznesit që lidhen me përpunimin e dokumenteve. Duke përdorur blloqet ndërtuese të sistemit, mund të zbatoni shpejt, për shembull, përpunimin e dokumenteve të nevojshme për të marrë një vendim mbi fizibilitetin e kryerjes promovime, ndarja e kredisë (nga bankat) etj.

7. Toleranca ndaj gabimeve

BOSS-Referent mbështet punën në një grup softuerësh Domino, i përbërë nga dy serverë - kryesori dhe ai rezervë. Nëse serveri kryesor në të cilin punojnë përdoruesit dështon, ata kalojnë automatikisht në serverin rezervë (kur bazat e të dhënave hapen përsëri). Kur serveri kryesor është restauruar, administratori i kthen përdoruesit përsëri.

8. Performanca

Performanca e lartë e sistemit në një situatë të rritjes dinamike të vëllimeve të të dhënave sigurohet nga një mekanizëm arkivimi që transferon një dokument në një arkiv në serverin ku është krijuar, ndërsa në të njëjtën kohë ruan automatikisht një kopje arkivore në serverë të tjerë. Performanca e lartë arrihet gjithashtu për shkak të ruajtjes së veçantë të kartave të dokumenteve "të lehta" dhe skedarëve të bashkangjitur në to, si dhe aksesit në këto të fundit duke përdorur softuer.

9. Qasja në ueb

Për organizatat që nuk përdorin Lotus si standardin e tyre të korporatës, ne ofrojmë një mënyrë alternative për të hyrë funksionalitetin sistemet - duke përdorur shfletuesin Internet Explorer versioni 5 dhe më i lartë. Organizata të tilla do të duhet vetëm të blejnë Lotus Notes CAL për instalim në stacionet e punës të administratorëve të sistemit.

10. Lehtësia e administrimit

Platforma Lotus Domino/Shënime ju lejon të përsosni njëkohësisht sistemin dhe ta riprodhoni atë tek filialet e organizatës. Ka mekanizma që ju lejojnë të përditësoni sistemin në të gjitha zyrat e një organizate të shpërndarë gjeografikisht brenda natës. Për të lehtësuar punën e mbajtjes së listave të punonjësve, sistemi është integruar me drejtoritë LDAP.

Përshkrimi i EDMS Boss-Referent

Përdorimi i EDMS BOSS-Referent në procesin e menaxhimit çon në optimizimin e lëvizjes së dokumenteve të korporatës, përshpejtimin e vendimmarrjes nga drejtuesit e organizatës dhe përmirësimin e cilësisë së menaxhimit, rritjen e disiplinës ekzekutive dhe efikasitetit të stafit. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Boss-Referent paguan vetë për 6 muaj deri në 2 vjet.

Përdorimi i sistemit:

Ju lejon të eliminoni sa më shumë dokumentet;

Ndihmon në optimizimin e punës me kontrata dhe aplikacione;

Organizon menaxhim efektiv të projektit;

Përmirëson kontrollin mbi ekzekutimin e detyrave dhe udhëzimeve nga menaxhmenti.

Gjatë zbatimit të sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve BOSS-Referent në qeveri dhe agjenci qeveritare, krijohet një bazë për vendosjen e shkëmbimit të informacionit me përdoruesit e jashtëm si "qeveria elektronike" dhe organizimi i punës së portaleve të shërbimit qeveritar. Produkti softuer BOSS-Referent siguron transparencë të aktiviteteve dhe përmirëson cilësinë e shërbimeve qeveritare. Sistemi ju lejon të reduktoni shpenzimet buxhetore për mirëmbajtjen e organeve qeveritare, të rrisni produktivitetin dhe efikasitetin e menaxhimit dhe të kontrolloni më mirë disiplinën ekzekutive. Në organizatat private, krijimi i një sistemi rrit efikasitetin e vendimeve të menaxhimit dhe produktivitetin e stafit duke reduktuar kohën që duhet për të përpunuar një dokument dhe për të kërkuar informacionin e nevojshëm.

EDMS BOSS-Referent ka një numër avantazhesh të pamohueshme, përkatësisht:

Krijimi i një fushe të unifikuar informacioni në organizata me një strukturë të gjerë dege;

Zbatim i shpejtë me përshtatje me kërkesat e organizatës me përfshirjen e specialistëve të klientëve në zgjidhjen e këtyre çështjeve;

Një ndërfaqe e përshtatshme dhe e aksesueshme lejon personelin e organizatës të zotërojë punën në sistem në një kohë të shkurtër pa stres;

Puna efektive e përdoruesit kryhet përmes klientit dhe ueb-it të Lotus;

Funksionim i besueshëm i sistemit, mbështetje dhe administrim në të gjitha degët nga një qendër e vetme 24/7;

Reduktimi i trafikut kur punoni në një mjedis të shpërndarë;

Mundësi të gjera për rritjen e sistemit për sa i përket numrit të përdoruesve, llojeve të dokumenteve, faqeve;

Niveli i lartë i sigurisë së informacionit;

Përvoja e pasur dhe e suksesshme e zbatimit, profesionalizmi i zhvilluesve;

Çmim tërheqës dhe i përballueshëm me performancë të lartë të sistemit.

Krijimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një kompani përfshin blerjen e numrit të kërkuar të licencave, punën për ngritjen dhe zbatimin e sistemit, trajnimin e stafit, organizimin e mbështetjes dhe mirëmbajtjen e sistemit. Partnerët e kompanisë BOSS-Referente u shesin licenca përdoruesve fundorë. Është e nevojshme të blini licenca për programin BOSS-Referent dhe licenca për platformën IBM Lotus Notes/Domino sipas numrit të përdoruesve në sistem.

Një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve i ndërtuar mbi bazën e sistemit të dokumentacionit të menaxhimit BOSS-Referent mund të përfaqësohet në mënyrë konvencionale si një grup prej disa shtresash.

Sistemi BOSS-Referent përbëhet nga modulet e mëposhtme:

Pajisjet e serverëve, stacionet e punës së klientit, rrjetet lokale, modemët, printerët, skanerët, furnizimet me energji të pandërprerë dhe pajisje të tjera teknike.

Figura 1 - Shtresat e sistemit të dokumentacionit të menaxhimit BOSS-Referent

Sistemi operativ: sistemi operativ i rrjetit Windows, Linux, protokolle të tjera dhe transporti që kombinojnë të gjithë harduerin në një kompleks të vetëm.

Lotus Notes/Domino është një platformë softuerike aplikacioni që është një shtesë në një sistem operativ të rrjetit dhe përfshin mjete për ruajtjen e dokumenteve, riprodhimin e të dhënave (sinkronizim), kërkimin e tekstit të plotë, e-mail dhe mekanizma të tjerë të rëndësishëm.

BOSS-Referent - module softuerike të ndërlidhura me aplikacione që funksionojnë në mjedisin Lotus Notes/Domino dhe mbështesin proceset e biznesit të menaxhimit dhe, pjesërisht, rrjedhën funksionale të dokumenteve.

Mbështetja organizative dhe rregullatore: rregulloret, rregullat e funksionimit, udhëzimet për përdoruesit dhe administratorët e sistemit, etj.

BOSS-Referent përfshin një grup nënsistemesh të ndërlidhura të krijuara për të krijuar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve dhe automatizimit të zyrës.

Figura 2 - Struktura e menaxhimit elektronik të dokumenteve “BOSS-Referent”

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve "BOSS-Referent" është një shembull i shkëlqyer se si specialistë të kualifikuar i qasen detyrave që u janë caktuar. Ai u zhvillua nga BOSS-Referent për të automatizuar rrjedhën e dokumenteve të menaxhimit dhe punën në zyrë. Krijuar në vitin 1996, sot EDMS BOSS-Referent është një nga liderët në tregun rus të zgjidhjeve të klasës ECM (Enterprise Content Management). Nga të gjitha stacionet e punës EDMS të instaluara në vitin 2008, 25%, domethënë çdo e katërta, u zbatuan në sistemin BOSS-Referent (sipas rishikimit të tregut EDMS të lëshuar nga DSS Consulting).

EDMS më i madh në Rusi është ndërtuar në platformën BOSS-Referent në Shërbimin Federal të Taksave të Federatës Ruse (FTS) - më shumë se 85,000 përdorues, dhe në kompaninë MTS - sistemi bashkon më shumë se 25,000 punonjës.

Faktet e mësipërme shpjegojnë plotësisht pse, kur kërkoni në internet për kombinimin e fjalëve "asistent shefi", pothuajse menjëherë pas një përshkrimi të profesionit të një asistenti ose sekretari-asistenti dhe historia e origjinës së fjalës "boss" , së bashku me artikujt se si të ndërveproni me të njëjtët shefa në aktivitetet profesionale, mund të gjeni lidhje me këtë produkt.

Figura 3 - Ekrani kryesor i programit

Figura 4 - Ekrani i porosive

Përdoruesit e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve BOSS-Referent janë autoritetet federale dhe rajonale, ndërmarrjet unitare shtetërore, kompanitë tregtare, duke përfshirë të dy kompanitë mbajtëse me një strukturë të madhe dege dhe organizata të vogla.

Detyrat e menaxhimit të zgjidhura nga EDMS BOSS-Referent:

Organizoni punë efektive me kontrata;

Bëni rrjedhën e brendshme të dokumenteve të korporatës sa më pa letra të jetë e mundur;

Automatizimi i rrjedhës së dokumenteve të autoriteteve federale ose rajonale;

Sigurimi i kontrollit të cilësisë së lartë mbi ekzekutimin e udhëzimeve nga menaxherët;

Rritja e efikasitetit të përpunimit të aplikacioneve;

Vendosni menaxhimin e dokumenteve brenda sistemit të menaxhimit të cilësisë.

Nuk është për t'u habitur që pyetjet "asistent shefi" shpesh futen në motorët e kërkimit nga përfaqësues të organizatave tregtare dhe strukturave qeveritare.

Zbatimi i EDMS BOSS-Referent jep rezultatet e mëposhtme:

Përmirësimi i cilësisë së shërbimeve publike;

Përmirësimi i disiplinës së performancës, rritja e kontrollueshmërisë;

Rritja e transparencës dhe hapjes së aktiviteteve;

Ulja e kostove për mbështetjen e punës së organeve qeveritare;

Krijimi i një baze për një sistem informacioni gjithëpërfshirës si “qeveria elektronike” (rrjedha e dokumenteve ndër-departamentale, AER, arkiva, portalet e shërbimit qeveritar).

Periudha e shlyerjes së sistemit varion nga gjashtë muaj në 2 vjet.

Avantazhet dhe disavantazhet e EDMS BOSS-Referent

Përfitimet për kompanitë tregtare:

Rritja e kontrollueshmërisë;

Përgjigje e menjëhershme ndaj ndryshimeve;

Rritja e konkurrencës së kompanisë në treg.

Përparësitë e EDMS-it BOSS-Referent përcaktohen nga aftësitë e gjera të platformës IBM Lotus, arkitektura e teknologjisë së lartë dhe përvoja e pasur e zbatimit. Përparësitë e mëposhtme të zgjidhjes në krahasim me konkurrentët mund të theksohen:

Përparësitë:

Zbatim i shpejtë dhe automatizim i shpejtë i proceseve të përpunimit të dokumenteve;

Lehtë për përdoruesit për të mësuar bazat e punës me sistemin për shkak të faktit se ndërfaqja është e përshtatshme dhe intuitive;

Mundësia e përdoruesve për të punuar plotësisht me sistemin si përmes klientit Lotus ashtu edhe nëpërmjet internetit;

Mundësi të gjera për përshtatjen e sistemit me nevojat e organizatës, përfshirë nga specialistët e klientit;

Aftësia për të ndërtuar një hapësirë të vërtetë të unifikuar informacioni në organizata me një strukturë të shpërndarë gjeografikisht;

Reduktimi i trafikut gjatë punës në një mjedis të shpërndarë duke zbatuar parimin “dokumenti dorëzohet vetëm aty ku nevojitet për punë”;

Sigurimi i besueshmërisë së sistemit dhe tolerancës së gabimeve 24 orë 7 ditë në javë;

Lehtësia e mirëmbajtjes së sistemit dhe aftësia për të administruar EDMS në të gjitha degët nga një pikë e vetme;

Sigurimi i një shkalle të lartë sigurie të të dhënave;

Një nga ofertat më të mira në treg për sa i përket raportit çmim/cilësi;

Efektiviteti dhe përfitimet e sistemit konfirmohen nga përvoja e shumë zbatimeve të suksesshme.

Disavantazhet përfshijnë mungesën e punës offline dhe një ndërfaqe pak të vjetëruar. Ekziston një paragjykim ndaj platformës nga ana e përdoruesve. Menaxhimi jashtëzakonisht i papërshtatshëm i të drejtave të aksesit në dokumente në kushtet e qarkullimit normal të stafit, mungesës së të drejtave të aksesit në grup. Probleme me lëshimin e versioneve të reja të softuerit, mbështetje e dobët e garancisë.

Të njohura në kategorinë: