në shtëpi › Apartamente me qera › Detyrat e përgjithshme të sekretarit. Përshkrimi i punës dhe detyrat e sekretarit. Ku të punosh si sekretare

Detyrat e përgjithshme të sekretarit. Përshkrimi i punës dhe detyrat e sekretarit. Ku të punosh si sekretare

Përshkrimi i punës
kryesekretari[emri i organizatës, ndërmarrjes, etj.]

Ky përshkrim i punës është zhvilluar dhe miratuar në përputhje me dispozitat e Kodit të Punës Federata Ruse dhe akte të tjera normative që rregullojnë marrëdhëniet e punës në Federatën Ruse.

I. Dispozitat e përgjithshme

1.1. Sekretari i titullarit i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.

1.2. Një person me një më të lartë arsimin profesional, pa paraqitur kërkesa për përvojë pune, ose arsim të mesëm profesional dhe përvojë pune në specialitetin prej së paku vite [vlerë].

1.3. Emërimi në postin e sekretarit të drejtuesit dhe shkarkimi nga ai kryhet me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes pas paraqitjes [fut sipas rastit].

1.4. Sekretari duhet të dijë:

Dekrete, urdhra, urdhra, dokumente të tjera drejtuese dhe rregullative të organeve më të larta dhe të tjera që kanë të bëjnë me veprimtarinë e ndërmarrjes;

Rregullore, udhëzime, dokumente të tjera rregullatore për mbajtjen e shënimeve;

Struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe divizioneve të saj;

statuti i ndërmarrjes;

Organizimi i punës në zyrë;

Metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve;

Biznes arkivor;

Shkrimi i shkrimit;

Rregullat për përdorimin e pajisjeve marrëse dhe intercom;

Standardet e sistemit të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;

Rregullat e shtypjes letra biznesi duke përdorur forma standarde;

Bazat e etikës dhe estetikës;

Rregullat e komunikimit të biznesit;

Rregullat për funksionimin e teknologjisë kompjuterike;

Bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;

Rregulloret e brendshme të punës;

Rregullat dhe normat e mbrojtjes së punës, masat e sigurisë, kanalizimet industriale dhe mbrojtjen nga zjarri;

1.5. Sekretari raporton drejtpërdrejt te drejtuesi i [ndërmarrjes, njësisë strukturore].

1.6. Gjatë mungesës së sekretarit (pushime, sëmundje etj.), detyrat e tij kryhen nga një person i caktuar, i cili fiton të drejtat përkatëse dhe përgjigjet për kryerjen e duhur të detyrave që i janë ngarkuar.

1.7. [Fut sipas nevojës].

II. Përgjegjësitë e Punës

Sekretari:

2.1. Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të titullarit.

2.2. Pranon korrespondencën e ardhur për shqyrtim nga drejtuesi, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë njësitë strukturore ose interpretues të veçantë për përdorim në procesin e punës ose përgatitjes së përgjigjeve.

2.3. Kryen punë zyre, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologji kompjuterike, i projektuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacionin në përgatitje dhe vendimmarrje.

2.4. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e titullarit.

2.5. Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e drejtuesit.

2.6. Monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga divizionet strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve që i dorëzohen titullarit për nënshkrim, siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.

2.7. Organizon biseda telefonike me drejtuesin, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe sjell në vëmendje përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacione nëpërmjet aparateve marrëse dhe intercom (telefax, teleks etj.), si dhe mesazhe telefonike, sjell në vëmendje. informacionin e marrë në kohën e duhur përmes kanaleve të komunikimit.

2.8. Në emër të titullarit, harton letra, kërkesa, dokumente të tjera, përgatit përgjigje për autorët e letrave.

2.9. Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe takimeve të mbajtura nga titullari (koleksioni materialet e nevojshme, njoftimin e pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, rendin e ditës, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbale të mbledhjeve dhe mbledhjeve.

2.10. Kryen kontroll mbi ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe urdhrave të lëshuar, si dhe respektimin e afateve për zbatimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të marra nën kontroll.

2.11. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.

2.12. Ofron vendin e punës kreu me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, shkrimi, krijon kushte të favorshme për të punë efektive udhëheqës.

2.13. Printon, sipas drejtimit të kreut, materialet e zyrës të nevojshme për punën e tij, ose hyn informacion aktual në bankën e të dhënave.

2.14. Organizon pritjen e vizitorëve, kontribuon në shqyrtimin e shpejtë të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve.

2.15. Formon lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në arkiv në kohën e duhur.

2.16. Kryen detyra zyrtare individuale të titullarit.

2.17. [Fut sipas nevojës].

III. Të drejtat

Sekretari ka të drejtë:

3.1. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të ndërmarrjes në lidhje me aktivitetet e saj.

3.2. Paraqisni propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë udhëzim për shqyrtim nga menaxhmenti.

3.3. Në kuadër të kompetencës së tij, të raportojë tek mbikëqyrësi i menjëhershëm për të gjitha mangësitë e konstatuara në kryerjen e detyrave të tyre dhe të bëjë propozime për eliminimin e tyre.

3.4. Kërkoni personalisht ose në emër të menaxhmentit të ndërmarrjes nga divizionet strukturore dhe specialistët informacione dhe dokumente të nevojshme për kryerjen e detyrave të tyre.

3.5. Kërkojnë nga menaxhmenti i ndërmarrjes që të ndihmojë në kryerjen e detyrave dhe të drejtave të tyre.

3.6. [Fut sipas nevojës].

IV. Përgjegjësia

Sekretari është përgjegjës:

4.1. Për kryerjen e gabuar ose moskryerjen e detyrave të tyre zyrtare të parashikuara nga ky përshkrim i punës, brenda kufijve të përcaktuar. ligji i punës Federata Ruse.

4.2. Për veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.

4.3. Për shkaktimin dëme materiale- brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni i punës dhe civil i Federatës Ruse.

Përshkrimi i punës është zhvilluar në përputhje me [emrin, numrin dhe datën e dokumentit].

Shefi i njësisë strukturore

[inicialet, mbiemri]

[nënshkrimi]

[dita muaji Viti]

Dakord:

Shef i departamentit juridik

[inicialet, mbiemri]

[nënshkrimi]

[dita muaji Viti]

Njohur me udhëzimet:

[inicialet, mbiemri]

[nënshkrimi]

[dita muaji Viti]

Ato përfaqësojnë pjesën kryesore të udhëzimeve për kryerjen e veprimtarive të punës për pozicionin e caktuar të punës. Përveç një liste rekomandimesh të caktuara që duhet të ndiqen, një dokument i tillë përmban informacion në lidhje me kërkesat, të drejtat, fushën e përgjegjësisë së sekretarit, si dhe rregulloret e përgjithshme të punës. Nuk duhet të supozohet se një pozicion i tillë profesional është i thjeshtë dhe nuk kërkon marrjen parasysh të nuancave të caktuara.

Përgjegjësitë e Përgjithshme

Së pari ju duhet të kuptoni se cilat janë përgjegjësitë e punës klasike dhe të unifikuara të një sekretari. Shkurtimisht, ato mund të reduktohen në rekomandimet e mëposhtme të detyrueshme:

Kërkesat e njohurive

Detyrat e një punonjësi mund të ndryshojnë pak në varësi të specializimit të tij kryesor. Sidoqoftë, pavarësisht nga kjo, njohuritë në fushat e mëposhtme për këtë pozicion do të jenë të dobishme dhe shumë të dobishme:

Bazat e legjislacionit të punës dhe administrative.
Normat e përgjithshme të etikës dhe etikës së biznesit.
Bazat e punës në zyrë.
Inxhinieri sigurie.
Rregullat për të punuar me llogaritë dhe dhomat e pritjes dhe negociatave, si dhe pajisjet e zyrës.
Siguria dhe Shëndeti në Punë.
Kërkesat e korrespondencës së biznesit.

Ndër të tjera, është e pamundur të kryesh siç duhet detyrat e një sekretari pa ditur bazat e brendshme të ndërmarrjes, orarin e aktiviteteve, dokumentet rregullatore dhe shumë më tepër.

Përgjegjësitë e një Asistent Menaxher

Përgjegjësitë e Punës sekretari i titullarit nuk janë shumë të ndryshme nga kërkesat e përgjithshme të dhëna më sipër. Ai gjithashtu merr dhe transmeton korrespondencë, është i angazhuar në kopjimin dhe arkivimin e dokumenteve, kontrollon komunikimin e urdhrave të kreut me personat përgjegjës, puna e nevojshme zyre, siguron blerjen e mallrave prioritare. Ndër të tjera, një specialist i tillë duhet të jetë në gjendje të merret me:

Si rregull, detyra të tilla zyrtare të sekretarit të titullarit mund të kryhen nga persona me arsim të lartë, si dhe të mesëm profesional. Në rastin e fundit, një avantazh i rëndësishëm është prania e përvojës së punës në profesion nga 2 vjet.

Të drejtat e sekretarit

Duhet mbajtur mend se jo vetëm detyrat e sekretarit përcaktojnë punën e tij, punonjësi, natyrisht, ka gjithashtu të drejta të caktuara. Pra, ato përfshijnë mundësinë për t'u njohur me draftet e punës dhe të drejtën për të bërë propozime racionale në kuadrin e tyre. udhëzimet e zyrës. Gjithashtu, nëse konstatohen mangësi në kompetencën e tyre, sekretari ka të drejtë të tërheqë vëmendjen e drejtuesit në këto aspekte.

Kërkesat për veprimtarinë e nëpunësit

Detyrat e një sekretari-nëpunësi, si rregull, ndryshojnë pak nga ato të përshkruara më sipër. Në të njëjtën kohë, ndihmësi i menaxherit, para së gjithash, duhet të sigurojë drejtpërdrejt aktivitetet e autoriteteve, ndërsa nëpunësi është i fokusuar kryesisht në shkresat. Në udhëzimet e tij veprimtaria e punës duhet të përfshijë aspekte të tilla si:

Kërkesat për punën e sekretarit gjyqësor

Ndryshime shumë më domethënëse përfshijnë detyrat e sekretarit të seancës gjyqësore. Si rregull, këta specialistë janë të përfshirë drejtpërdrejt në zhvillimin dhe rregullimin e seancave gjyqësore. Përveç kësaj, ata përgatisin letra, kërkesa dhe dokumente të tjera, ata mund të thërrasin personat pjesëmarrës në debate gjyqësore. I ngjashëm punë aktive mund të kryhet nga një person me arsim të lartë dhe të paplotë, pa përvojë pune përkatëse. Si rregull, ky pozicion zgjidhet nga të rinj dhe të reja që dëshirojnë të fitojnë përvojë në fushën e drejtësisë dhe të vazhdojnë më tej karrierën e tyre në fushën e drejtësisë.

Disave mund t'u duket se një vend i lirë i tillë nuk kërkon njohuri dhe aftësi të veçanta, kështu që do t'u përshtatet shumë njerëzve, por kjo nuk është plotësisht e vërtetë. Çfarë tjetër bën një nëpunës gjyqësor? Detyrat e tij përfshijnë:

respektimi i kushtetutës, ligjet federale dhe çdo akt dhe urdhër tjetër juridik.
Ekzekutimi i urdhrave të gjyqtarit ose personave të tjerë të autorizuar.
Ndërveprimi me punonjës të tjerë të strukturës gjyqësore për zgjidhjen e çështjeve që janë në kompetencë të sekretarit.

Informacion i pergjithshem

Detyrat e sekretarit, nëpunësit, ndihmësdrejtuesit dhe punonjësve të gjykatës rregullohen me një dokument të veçantë që quhet përshkrimi i punës. Prania e tij në çdo kompani është e detyrueshme, sepse është sipas listës së specifikuar të rregullave që punonjësi kupton se çfarë veprimesh duhet të kryejë dhe çfarë jo. Një dokument i tillë zhvillohet dhe përpilohet me pjesëmarrjen e ekipit drejtues dhe në pa dështuar përmban nënseksione të tilla si dispozitat e përgjithshme, të drejtat dhe detyrimet, fushën e përgjegjësisë, marrëdhëniet e punonjësve brenda kompanisë, si dhe aplikimet e nevojshme.

Sekretari quhet asistenti besnik dhe dora e djathtë e shefit dhe për arsye të mirë, sepse detyrat e sekretarit të drejtuesit përfshijnë sigurimin e veprimtarive efektive menaxheriale dhe administrative. Sekretari i drejtuesit është i angazhuar në përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve dhe dokumenteve të biznesit, ndihmon shefin në biznes dhe zgjidh shumë çështje organizative.

Pozicioni i ndihmës sekretarit gjithashtu mund të konsiderohet përfaqësues, pasi ai është fytyra e kompanisë - ai takohet me mysafirë, u përgjigjet thirrjeve dhe letrave. Një punë e tillë kërkon shumë qetësi, komunikim dhe organizim. Për këtë arsye, profesioni i një sekretari mund të premtojë perspektiva të mëdha - në të ardhmen, një specialist mund të bëhet menaxher zyre, dhe më pas një nga drejtorët ose menaxherët e lartë.

Pozicioni i sekretarit ekzekutiv kërkohet pothuajse në çdo kompani që ka një zyrë për klientët dhe vizitorët. Mund të jetë si ndërmarrjet e mëdha dhe organizatat e biznesit të vogël.

Historia e profesionit

Me kalimin e kohës, kompetencat e sekretarit janë zgjeruar ndjeshëm dhe sot ata mund të kryejnë një sërë funksionesh. Pra, lindi nevoja për specialistë të specializimit të ngushtë, si rrjedhojë u shfaq profesioni i sekretarit-referent, nëpunës, sekretar-përkthyes dhe drejtues zyre.

Përgjegjësitë e sekretarit

Përgjegjësitë e Ndihmës Sekretarit përfshijnë:

pritja e vizitorëve;
pranimi i thirrjeve telefonike;
mbajtja e të dhënave;
planifikimi i ditës së punës së kreut;
organizimi i takimeve;
porositja e biletave dhe prenotimi i hoteleve për menaxherin dhe punonjësit e tjerë gjatë një udhëtimi pune;
porositja e artikujve për zyrë;
përmbushja e kërkesave të menaxherit.

Ndonjëherë funksionet e sekretarit të drejtuesit përfshijnë korrespondencë në anglisht.

kërkesat për një sekretar

Kërkesat për sekretar-referues përfshijnë:

arsimin e mesëm ose të lartë;
Pronësia e PC;
njohja e bazave të punës në zyrë;
njohuri në Anglisht(Ndonjehere).

Gjithashtu, pozicioni i sekretarit kërkon aftësitë e mëposhtme:

përpikëri;
aftësia për t'u dukur mirë (prezantueshmëria);
organizimi.

shablloni i rezymesë së sekretarit

Mostra e rifillimit

Si të bëheni sekretare

Si të bëhesh sekretare? Mund të jetë pronar i çdo arsimin e lartë i cili ka kaluar kurse të ndihmës sekretarit ose ka marrë trajnim direkt në vendin e punës. Si rregull, punëdhënësit nuk vendosin kërkesa të veçanta për specialitetin e aplikantit, por fokusohen në faktin që aplikanti ka cilësitë e nevojshme personale dhe është në gjendje të kryejë detyrat në nivelin e duhur.

paga e sekretarit

Paga e një sekretari mund të jetë e ndryshme - nga 15 në 45 mijë rubla. Të ardhurat varen nga diapazoni i detyrave të punonjësit dhe rajoni në të cilin ai punon. Paga mesatare e një ndihmës sekretari është 30 mijë rubla.

Kthehu te Përgjegjësitë e Udhëheqjes

Sekretari kryen këto detyra:

- Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të titullarit.

- Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga titullari, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në sektorët strukturorë ose një kontraktor specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjes së përgjigjeve.

- Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e titullarit.

- I përgjigjet telefonata, kap dhe transmeton informacione zyrtare te kreu, organizon bisedat telefonike të kreut.

- Në emër të titullarit, harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.

- Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe mbledhjeve.

— Kryen kontroll mbi ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe urdhrave të lëshuar, si dhe respektimin e afateve për zbatimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të marra nën kontroll.

– Siguron vendin e punës së drejtuesit me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, kancelari, krijon kushte të favorshme për punën efektive të drejtuesit.

- Organizon pritjen e vizitorëve, kontribuon në shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve.

– Formon lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në arkiv brenda afateve të përcaktuara.

— Organizon udhëtime pune të kreut: porosit bileta ajrore dhe hekurudhore, rezervon hotele.

- Kryen detyra të veçanta zyrtare të eprorit të tij të drejtpërdrejtë.

Sekretari ka të drejtë:

- Merrni informacion, duke përfshirë konfidencialin, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat.

— Paraqisni propozime te menaxhmenti për të përmirësuar punën e tyre dhe punën e kompanisë.

- Të kërkojë personalisht ose në emër të drejtuesit nga divizionet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për kryerjen e detyrave të tij.

— Kërkoni nga menaxhmenti për të krijuar kushte normale për ekzekutim detyrat zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve të krijuara si rezultat i aktiviteteve të kompanisë.

- Të marrin vendime brenda kompetencave të tyre.

Sekretari është përgjegjës:

— Për moskryerje dhe/ose kryerje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave të tyre.

— Për mospërputhje me udhëzimet, urdhrat dhe urdhrat aktuale për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacioneve konfidenciale.

- Për shkelje të rregullores së brendshme të punës, disiplinën e punës, rregulloret e sigurisë dhe sigurinë nga zjarri.

Detyrat e drejtorit
Ish drejtor
Menaxhimi i jashtëm
menaxhimit operacional
Sistemi I kontrollit

Mbrapa | | Lart

©2009-2018 Qendra e Menaxhimit Financiar. Të gjitha të drejtat e rezervuara. Publikimi i materialeve
lejohet me treguesin e detyrueshëm të një lidhjeje në sitin.

Ajo që sekretari duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të bëjë është e përcaktuar në profilin e kualifikimit.

Karakteristikë e kualifikimit- Kjo dokument normativ, duke përcaktuar se çfarë duhet të bëjë ky apo ai punonjës në punën e tij, çfarë duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të bëjë për këtë dhe cili duhet të jetë niveli i trajnimit të tij.

Përgjegjësitë e punës (Sekretari duhet të jetë i aftë) Kryeni funksione teknike për të siguruar dhe shërbyer punën e drejtuesit të ndërmarrjes (ose divizionit), ndihmoni në planifikimin e ditës së punës së drejtuesit. Merrni informacionin e nevojshëm për menaxherin nga departamentet ose interpretuesit, thirrni punonjësit në emër të tij. Organizoni biseda telefonike me drejtuesin, merrni dhe transmetoni mesazhe telefonike, regjistroni mesazhet e marra në mungesë të tij dhe sillni përmbajtjen e tyre në vëmendjen e drejtuesit. Organizoni udhëtime dhe udhëtime pune të kreut. Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendin dhe axhendën e mbledhjes ose mbledhjes, regjistrimi i tyre), mbajtja dhe hartimi i procesverbaleve. Siguroni vendin e punës së menaxherit me materiale shkrimi, pajisje organizative, krijoni kushte të favorshme për punën e tij efektive. Transmetoni dhe merrni informacione për pajisjet marrëse dhe intercom, printoni shpejt materiale të ndryshme në drejtim të kokës. Kryeni punën e dokumentacionit, pranoni korrespondencën drejtuar drejtuesit, organizoni atë në përputhje me procedurën e miratuar në ndërmarrje dhe transferoni atë pas shqyrtimit te drejtuesit e departamenteve ose interpretuesit specifikë për t'u përdorur në procesin e punës së tyre ose për përgatitjen e një përgjigjeje. Kryeni shërbime informacioni për menaxherin dhe punonjësit (gojore, dokumentare, shkruani rishikime të shtypit, siguroni kopje të artikujve interesantë). Ndiqni afatet për përmbushjen e udhëzimeve të kreut për deklaratat personale të qytetarëve. Organizoni pritjen e vizitorëve, duke treguar takt dhe vëmendje ndaj tyre, kontribuoni në shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve, formoni rastet në përputhje me nomenklaturën e miratuar të rasteve, siguroni sigurinë e tyre dhe dorëzoni ato në arkiv në kohën e duhur. . Krijoni dhe përdorni bazat e të dhënave (përfshirë informacionin e Internetit).

Sekretari duhet të dijë: aktivitetet e shoqërisë dhe detyrat dhe kompetencat e punonjësve; rregulloret dhe udhëzimet për mbështetje dokumentacioni; makinë shkrimi; punë në një kompjuter personal, redaktorë modernë kompjuterikë (Word, Excel, etj.); rregullat drejtshkrimore dhe të pikësimit; urdhër printimi dokumente të ndryshme; rregullat për funksionimin e pajisjeve të zyrës (fakse, mini-ATS, fotokopje, regjistrues zëri, magnetofon); rregullat për përdorimin e pajisjeve marrëse dhe intercom; standardet e sistemit të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ; rregulloret e brendshme të punës; bazat organizimi shkencor punë sekretarie; psikologjinë e njerëzve dhe ligjet e komunikimit efektiv; etiketa e zyrës; rregullat dhe normat e mbrojtjes së punës, masat e sigurisë, kanalizimet industriale dhe mbrojtjen nga zjarri; gjuha e huaj e klientëve dhe partnerëve; Kodi i Punës RF.

Për zhvillim dhe specifikim karakteristikë e kualifikimit ndërmarrjet (firmat) zhvillojnë përshkrimet e vendeve të punës.

Përshkrimi i punës - dokumenti kryesor organizativ dhe ligjor që rregullon veprimtarinë e sekretarit, përcakton të drejtat e tij, pozicionin në organizatë, natyrën e punës. Sekretari mbështetet në këtë dokument në marrëdhëniet e tij me punonjësit. Çfarë shkruhet në përshkrimin e punës, atëherë do të pyetet se çfarë të drejtash jepen në të, ato i ka sekretari.

Përshkrimi i punës për një sekretare është një dokument individual, pasi pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Në një organizatë (ose firmë) të vogël do të ketë një sekretar (sekretar-referent). Në organizatat më të mëdha, kreu dhe zëvendësit e tij mund të kenë sekretarë në çdo njësi strukturore. Ka sekretarë të kolegjit, sekretarë shkencorë të këshillave shkencorë etj. Secili sekretar ka gjithmonë gamën e detyrave dhe të drejtave të tij, bazuar në fushëveprimin dhe specifikat e veprimtarisë së organizatës, kërkesat e drejtuesit dhe besimin e tij tek sekretari. kombinime të ndryshme krijuese, logjike dhe llojet teknike punon. Në të njëjtën kohë, ekziston një grup tipik i operacioneve të menaxhimit për shërbimet dokumentare dhe jodokumentare që kryejnë të gjithë sekretarët. Për më tepër, veçantia dhe kompleksiteti i përpilimit të përshkrimit të punës së sekretarit janë për shkak të shkathtësisë së aktiviteteve të tij. Prandaj, është e pamundur të flitet për ndonjë standard të vetëm të përshkrimit të punës së një sekretari (sekretari-referent).

Megjithatë, si me çdo përshkrim të punës, ai i nënshtrohet Kërkesat e përgjithshme. Para së gjithash, ai ka një strukturë të unifikuar tashmë të krijuar të tekstit, përkatësisht seksionet:

1. Dispozitat e Përgjithshme;

2) funksionet;

3) detyrat zyrtare;

5) përgjegjësia;

6) marrëdhëniet;

7) komunikimet sipas pozicionit.

Mund të shtohet një seksion "Vlerësimi i punës" dhe vitet e fundit ka pasur një numër në rritje të seksioneve "Organizimi i Punës (Orari ditor)".

kapitulli " Dispozitat e përgjithshme»përmban emrin e saktë të pozicionit në përputhje me tabelën e personelit, vendin në sistemin e menaxhimit, d.m.th. emrin e njësisë strukturore dhe vartësisë, procedurën e emërimit dhe shkarkimit dhe procedurën e zëvendësimit. Në organizatat e mëdha që kanë një shërbim DOW, sekretari ka vartësi të dyfishtë - drejtpërdrejt te kreu i tij dhe shefi i shërbimit DOW. Sekretarët emërohen dhe shkarkohen me urdhër të titullarit (në organizate e madhe- me propozimin e drejtuesit të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor).

Në të njëjtin seksion tregohen kërkesat për formim profesional dhe përvojë pune. Sot qëndrimi ndaj sekretarit dhe kërkesat ndaj tij kanë ndryshuar në mënyrë dramatike. Firmat kerkojne nje sekretare me arsim te larte ose te mesem te specializuar te dije gjuhe te huaj dhe te zoteroje mire kompjuterin. Gjithnjë e më shumë, sekretarit, si dhe jashtë vendit, i kërkohet të njohë jo një, por dy ose më shumë gjuhë të huaja, pasi firmat kanë kontakte të shumta me partnerët e huaj dhe sekretari komunikon me ta. Ai gjithashtu përmban tregues të dokumenteve kryesore legjislative, rregullatore, rregullatore, metodologjike, organizative, administrative me të cilat sekretari udhëhiqet në punën e tij.

Në rubrikën "Funksionet" renditen aktivitetet kryesore të sekretarit (sekretari-referent), për shembull: mbështetje informacioni dhe dokumentacioni për drejtuesin, mbështetje organizative për punën e drejtuesit, pjesëmarrje në përgatitjen e ekspozitave dhe prezantimeve, etj.

Seksioni "Përgjegjësitë" liston të gjitha llojet e punës, operacioneve dhe teknologjive të përdorura në zbatimin e tyre. Ai rendit në një sekuencë logjike punën e kryer nga sekretari. Të gjitha llojet e punës ndahen në operacione me një tregues të teknologjisë së ekzekutimit. Për shembull, funksioni "mbështetje informacioni dhe dokumentacioni" ndahet në dy pjesë: dokumentacion dhe punë me dokumente. Dokumentacioni, nga ana tjetër, përfshin përgatitjen e letrave (letra ftese, letra rikujtuese, etj.), telegrame, etj., sipas udhëzimeve të menaxherit të projektit; printimi i dokumenteve të kokës në kompjuter; verifikimi i korrektësisë së ekzekutimit të dokumenteve kur dorëzohen për nënshkrim tek drejtuesi (vizat, disponueshmëria dhe korrektësia e detajeve në përputhje me kërkesat e standardit, etj.); bërjen dhe vërtetimin e kopjeve të dokumenteve, etj. Puna me dokumente përfshin marrjen e dokumenteve hyrëse (orët janë të shënuara, për shembull: në 09 dhe 16), marrjen e fakseve dhe e-maileve (gjatë ditës); përpunimi primar dokumentet e marra në përputhje me kërkesat e udhëzimeve të punës së zyrës; pamje paraprake e dokumenteve (nëse i është besuar sekretarit); regjistrimi i dokumenteve sipas rregullave të përcaktuara nga organizata; raportin e dokumenteve te titullari etj.

Seksioni "Të drejtat" është ndoshta më i rëndësishmi. Ai thekson vendin e sekretarit në sistemin e menaxhimit, rëndësinë e tij, pozicionin në organizatë. Pikërisht nëpërmjet të drejtave duken kompetencat që i delegon shefi sekretarit dhe shkalla e pavarësisë së tij. Ky seksion i mundëson sekretarit të lirojë kohën e menaxherit për zgjidhjen e detyrave kryesore strategjike dhe taktike.

Është ky seksion i përshkrimit të punës që i jep sekretarit (sekretarit-referent) kompetenca më të mëdha ose më të vogla dhe përcakton shkallën e aftësive të tij.

Seksioni "Përgjegjësia" është hartuar në përputhje të plotë me ligjin.

Seksioni "Marrëdhëniet (lidhjet sipas pozicionit)" është gjithashtu shumë i rëndësishëm për organizimin e punës së çdo punonjësi të aparatit administrativ, dhe para së gjithash, kjo për shkak të zbatimit aktiv. sisteme të automatizuara, të cilat kërkojnë një tregues të detajuar se çfarë informacioni, në çfarë forme, kujt i transmetohet dhe nga kush vjen.

Vitet e fundit, një seksion i Vlerësimit të Punës është shfaqur shpesh në përshkrimet e vendeve të punës. Zakonisht tregon kriteret për kohëzgjatjen e punës dhe cilësinë e saj, për shembull: mungesa e ankesave, pretendimeve dhe ankesave; mungesa e gabimeve në dokumente; respektimin e afateve për ekzekutimin e udhëzimeve nga menaxhmenti etj.

Si rregull, përshkrimi i punës përfundon me një tregues të procedurës për rishikimin e tij. Kushtet për rishikimin e përshkrimit të punës mund të jenë ndryshime në strukturën e organizatës, e cila shkaktoi një rishpërndarje të detyrave të punonjësve, një ndryshim në llojet e punës së kryer nga sekretari dhe futjen e teknologjisë kompjuterike. Por shumë më shpesh tregoni periudhën e rishikimit ose ri-miratimit të detyrueshëm të udhëzimit (3 vjet ose 5 vjet).

Një seksion opsional është "Organizimi i punës", por kohët e fundit është shumë popullor dhe po bëhet gjithnjë e më i zakonshëm. Ai siguron një orar të përafërt ditor për punën e sekretarit. Mund të duket kështu.

GJYSMA E PARË TË DITËS SË PUNËS:

1) të vijë në punë 10 minuta para kreut, për të kontrolluar gjendjen e vendit të punës (të tij dhe të kokës), të vendoset në rregull, të hartojë ose të sqarojë një plan për ditën e ardhshme;

2) marr sipas planit dokumentet e kërkuara dhe veprat;

3) merrni korrespondencë, njihuni me përmbajtjen, lini mënjanë dokumentet që kërkojnë një vendim prioritar të drejtuesit;

4) telegrame, fakse urgjente dhe mesazhe telefonike për t'i transferuar menjëherë në kokë;

5) të përgatisë opsione për përgjigjet ose zgjidhjet e mundshme për pjesën tjetër të dokumenteve, të shpërndajë midis ekzekutuesve;

6) rishikoni komentet e marra, raportet, ftesat, etj.

d.; Regjistroni datat dhe orët e të gjitha ngjarjeve në kalendarin tuaj ditar;

7) ruan dokumentet e nevojshme për punën aktuale informative dhe referuese;

8) raporton te menaxheri për korrespondencën e pranuar;

9) sqarojë, së bashku me titullarin, përmbajtjen e aktiviteteve të planifikuara për ditën aktuale;

10) të transferojë me telefon dhe personalisht udhëzimet e titullarit te ekzekutorët përkatës dhe të kujtojë afatet e skadimit të ekzekutimit të dokumenteve.

PADSDE:

1) grumbullimi dhe përgatitja për nënshkrimin e dokumenteve të ekzekutuara;

2) i raporton menaxherit për dokumentet e ekzekutuara, merr nga menaxheri dokumentet e përpunuara prej tij;

3) përpunon dhe dërgon dokumente dalëse;

4) planifikoni aktivitetet për ditën e nesërme.

Gjatë gjithë ditës së punës janë:

a) punë me vizitorë, biseda telefonike;

b) depozitimin e dokumenteve të ekzekutuara në rastet;

c) kryerja e punës në kompjuter;

d) organizimin e kopjimit të dokumenteve në përputhje me udhëzimet e titullarit.

FUNDIMI I DITËS SË PUNËS:

1) rishikoni ditarin tuaj dhe informoni departamentet përkatëse për nevojën për t'u përgatitur për aktivitete të caktuara;

2) nëse drejtuesi mbetet në punë pas përfundimit të ditës së punës, është e nevojshme t'i jepet atij të gjitha informacionet, materialet e nevojshme;

3) rregulloni vendin tuaj të punës, hiqni dokumentet, mbyllni kasafortën dhe të gjitha kabinetet e dosjeve me çelës, fikni pajisjet elektronike dhe teknike nga rrjeti.

Përshkrimi i punës është pjesë integrale të gjithë paketën e dokumenteve të nevojshme për organizimin e punës së aparatit administrativ.

KËSHILLA. Organizoni ditën tuaj të punës në atë mënyrë që të mund të bëni gjithçka dhe të jeni të dobishëm për të gjithë. Jepini vetes punës tuaj, por mos harroni se ka çështje që nuk janë në kompetencën tuaj. Prandaj, bëni vetëm atë që duhet të bëni.

Duke përmbledhur: Duhet theksuar sërish se përshkrimi i punës për sekretarin është një dokument individual, pasi pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Secili sekretar, në bazë të fushëveprimit dhe specifikave të veprimtarisë së organizatës, kërkesave të drejtuesit dhe besimit të tij tek sekretari, ka gamën e tij të detyrave dhe të drejtave, kombinime të ndryshme të llojeve krijuese, logjike dhe teknike të punës.

Kryeinxhinieri i një ndërmarrjeje zakonisht konsiderohet dora e djathtë e drejtorit, dhe deputeti për tregti është e majta, por kur nuk ka sekretar, drejtori është plotësisht pa duar.

Koncepti i një sekretari dhe varietetet
Koncepti i "sekretarit" mjaft e gjerë. E përkthyer nga latinishtja, fjala "secretarius" do të thotë "i besuar".

Zakonisht, marrëdhënia mes sekretarit dhe menaxherit është mjaft e besueshme dhe kështu duhet të jetë, sepse. detyrojnë kompetencat zyrtare.

Koncepti i një sekretari sot është mjaft kompleks dhe ka shumë gradime, unë do të jap një shembull të disa prej tyre:
Sekretari Teknik- punon me pajisje zyre (faks, pajisje multifunksionale, kompjuter personal), përdor internetin, kryen udhëzime për drejtuesit dhe punonjësit, telefonon kompanitë dhe institucionet në emër të titullarit, merr dhe dërgon mesazhe me anë të komunikimit.
recepsionist- merr letra dhe fakse hyrëse, mesazhe nga e-mail, u përgjigjet thirrjeve telefonike, i përcjell ato në departamente ose punonjës të veçantë, takohet me vizitorë.
sekretari i zyrës- pranon dhe analizon korrespondencën, përmbush udhëzimet e titullarit dhe zëvendësve të tij, shtyp tekstet e dokumenteve, mban dokumentacionin.
Ndihmës Sekretari- jo vetëm një sekretar, por edhe një specialist që njeh mirë aktivitetet e kompanisë, e cila në disa raste mund të marrë disa vendime të pavarura. Sekretari referent përgatit raportet e titullarit, kërkon dokumentacionin e nevojshëm për titullarin, planifikon ditën e punës së titullarit dhe zgjidh çështjet administrative në kompetencën e tij.
Menaxher zyre– siguron funksionimin e të gjithë zyrës: përgatit materiale për prezantime, siguron pandërprerje shërbim transporti, komunikim i qartë, duke siguruar funksionimin e pajisjeve të zyrës dhe disponueshmërinë e artikujve shkrimi. Menaxheri i zyrës është përgjegjës për pamjen zyrë, në një institucion të vogël mund të kryejë njëkohësisht funksionet e një zyrtari personeli.
Në të vogla organizatat tregtare sekretarët, sido që të quhen, dallohen nga fakti se duhet të kryejnë punë universale.
Profesioni i sekretarit është ndoshta më i afërti me profesionin e një aktori. Specifikimi dhe kompleksiteti i punës së një sekretari është për faktin se ai është gjithmonë në sy, në qendër të komunikimit me menaxhmentin, kolegët, klientët. Një buzëqeshje, një zë i këndshëm, një pamje e rregullt, gjestet e sigurta dhe vullneti i mirë, pavarësisht nga disponimi, krijojnë një atmosferë të veçantë në zyrë.

Përshkrimi i punës së sekretarit

MIRATOJE
CEO
Mbiemri I.O. ________________
"________"____________ ____ G.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
1.2. Sekretari emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Sekretari raporton drejtpërdrejt te CEO/ drejtues i sektorit strukturor të shoqërisë.
1.4. Gjatë mungesës së sekretarit, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një zyrtari tjetër, i cili shpallet në urdhrin për organizatën.
1.5. Në postin e sekretarit emërohet personi që plotëson kushtet e mëposhtme: arsimi - i lartë, i paplotë i lartë ose i mesëm i specializuar, përvojë në punë të ngjashme prej gjashtë muajsh, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer). programet e Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Sekretari në aktivitetet e tij udhëhiqet nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
— Statuti i shoqërisë, Rregullorja e Brendshme e Punës, të tjera rregulloret kompanitë;
- urdhrat dhe direktivat e menaxhmentit;
- ky përshkrim i punës.

2. Detyrat e sekretarit

Sekretari kryen këto detyra:
2.1. Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të titullarit.
2.2. Pranon korrespondencën hyrëse për shqyrtim nga drejtuesi, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në njësitë strukturore ose një kontraktor specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjes së përgjigjeve.
2.3. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e titullarit.
2.4. Përgjigjet thirrjeve telefonike, regjistron dhe transmeton informacione zyrtare te drejtuesi, organizon bisedat telefonike të drejtuesit.
2.5. Në emër të kreut, ai harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.
2.6. Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe mbledhjeve.
2.7. Kryen kontroll mbi ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe urdhrave të lëshuar, si dhe respektimin e afateve për zbatimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të marra nën kontroll.
2.8. Siguron vendin e punës së kreut me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, shkrimi, krijon kushte të favorshme për punën efektive të kreut.
2.9. Organizon pritjen e vizitorëve, kontribuon në shqyrtimin e shpejtë të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve.
2.10. Formon lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në arkiv në kohën e duhur.
2.11. Organizon udhëtime biznesi të kreut: porosit bileta ajrore dhe hekurudhore, rezervon hotele.
2.12.

Kryen detyra individuale zyrtare të mbikëqyrësit të tij të drejtpërdrejtë.

3. Të drejtat e sekretarit

Sekretari ka të drejtë:
3.1. Merrni informacion, duke përfshirë informacionin konfidencial, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.
3.2. Ofroni menaxhmentit sugjerime për përmirësimin e punës së tyre dhe të punës së kompanisë.
3.3. Kërkoni personalisht ose në emër të drejtuesit nga njësitë e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për kryerjen e detyrave të tij.
3.4. Kërkojnë nga menaxhmenti të krijojë kushte normale për kryerjen e detyrave zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve që rrjedhin nga aktivitetet e kompanisë.
3.5. Merrni vendime brenda kompetencave tuaja.

4. Përgjegjësia e sekretarit

Sekretari është përgjegjës:
4.1. Për moskryerje dhe/ose kryerje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave të tyre.
4.2. Për mospërputhje me udhëzimet aktuale, urdhrat dhe urdhrat për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacioneve konfidenciale.
4.3. Për shkelje të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregullave të sigurisë dhe sigurisë nga zjarri.

Nëse pasi të keni lexuar këtë artikull nuk keni marrë një përgjigje të qartë, kërkoni ndihmë të shpejtë.

Çdo ndërmarrje i zhvillon aktivitetet e saj në bazë të rregulloreve vendore, të cilat hartohen në përputhje me normat legjislacionin aktual. Dhe duke qenë se çdo kompani është një organizëm më vete, ajo duhet të funksionojë në mënyrë harmonike.

Një nga dokumentet e rëndësishme mbi të cilat bazohen veprimtaritë e specialistëve të ndërmarrjes është përshkrimi i punës. Ky është një dokument që përshkruan detyrat funksionale të një punonjësi të një specialiteti të një drejtimi ose një tjetër. Është e nevojshme që punonjësit të njihen plotësisht jo vetëm me detyrat e tyre, por edhe me të drejtat, kompetencat dhe funksionet e tyre.

Përshkrimi i punës është dokument lokal, i cili tregon të drejtat dhe detyrimet e çdo punonjësi, në varësi të pozicionit të mbajtur dhe funksionit të punës që kryen.
Ky dokument është zhvilluar nga specialistë të departamentit të personelit së bashku me juristë. Udhëzimi miratohet nga punëdhënësi ose drejtuesi i punësuar, nëse ai ka një autoritet të tillë.

Punëdhënësi është i detyruar të njohë aplikantin me përshkrimin e punës përpara nënshkrimit kontrata e punës. Nëse kjo nuk bëhet, atëherë punëdhënësi nuk do të jetë në gjendje ta sjellë punonjësin në përgjegjësi disiplinore për mospërmbushje të detyrave të tij zyrtare.

Dokumenti duhet të përshkruajë me hollësi detyrat e sekretarit, në varësi të specifikave të punës. Sa më të detajuara të jenë këto detyra, aq më e lehtë do të jetë zgjidhja e konflikteve paraprake dhe gjyqësore midis punëmarrësit dhe punëdhënësit.

Pse keni nevojë për një përshkrim pune

Gjatë përpilimit këtë dokument, personi përgjegjës duhet të mbështetet në normat e nivelit aktual federal, rajonal dhe lokal. Kreu i ndërmarrjes, si personi përgjegjës për menaxhimin korrekt të dokumenteve, duhet të kontrollojë këtë përputhshmëri. Për më tepër, menaxheri i personelit duhet të jetë gjithashtu i vetëdijshëm për përputhjen e udhëzimit me legjislacionin aktual.

Ai përpilohet ose për një grup pozicionesh identike, ose për një pozicion specifik individual. Punonjësi duhet të njihet me dokumentin kundrejt nënshkrimit. Ju duhet ta bëni këtë kur aplikoni për një punë. Nëse nuk është hartuar saktë, atëherë punonjësi dhe menaxheri me siguri do të kenë mosmarrëveshje dhe situatat e konfliktit në lidhje me ndarjen e punës dhe funksionet që kryen punëmarrësi.

Me përgatitjen e saktë të përshkrimeve të punës, menaxhmenti duhet të ndjekë qëllime specifike dhe të zgjidhë detyrat e mëposhtme:

ndarjen e duhur të përgjegjësive të punës ndërmjet punonjësve të pozicioneve të ngjashme. Është e nevojshme të koordinohen qartë veprimet e tyre për të arritur rezultatin më të dobishëm;
përmirësim klima psikologjike në ekip, duke përmirësuar situatën. Është e nevojshme të minimizohet përqindja e gjasave të konflikteve;
të përcaktojë qartë të drejtat dhe detyrimet e specialistëve të të njëjtit nivel, të japë specifika mbi kompetencat e tyre, të përcaktojë qartë përgjegjësinë e secilit. Nëse është e nevojshme, mund të fokusohet veçmas në sanksionet disiplinore që mund të zbatohen ndaj një specialisti në formën e përgjegjësisë për neglizhencën e detyrave të dikujt;
për të kryer shkarkime psikologjike dhe zyrtare të punonjësve që detyrohen të kombinojnë disa pozicione. Nuk mjafton vetëm shkarkimi i tyre, kjo ngarkesë duhet të shpërndahet në mënyrë korrekte dhe të barabartë;
të krijojë një sistem stimujsh dhe motivimi psikologjik dhe financiar;
shpërndarja e duhur e përgjegjësive ndërmjet menaxherëve.

Me ndihmën e përshkrimit të punës, menaxhmenti i ndërmarrjes zbaton të gjitha aspektet e ndërveprimit ndërmjet aparatit drejtues dhe personelit. Por nuk është gjithmonë e mundur të arrihet rezultati maksimal i mundshëm. Prandaj, është e nevojshme të zgjidhet dhe të caktohet saktë një person që do të jetë përgjegjës për përpilimin e përshkrimeve të punës.

Varësisht nga madhësia e kompanisë dhe numri i punonjësve, atëherë udhëzim standard përpiluar për një grup pozicionesh identike. Nëse është e nevojshme, mund të bëni rregullime për një pozicion specifik. Nëse kompania është e vogël, ka vetëm 25-50 persona, atëherë dokumenti hartohet për secilin pozicion veç e veç. Përgjegjës është një anëtar i Departamentit të Burimeve Njerëzore.

Rregullat bazë për përpilimin e përshkrimit të punës së një sekretari

Nuk ka asnjë të zhvilluar formë e unifikuar Përshkrimi i punës. Prandaj, çdo ndërmarrje ka të drejtë të zgjedhë se si të hartojë një dokument.

Gjatë përpilimit të dokumentit, zyrtari përgjegjës duhet të kujtojë se është e nevojshme të merren parasysh specifikat e aktiviteteve të një ndërmarrje të caktuar. Në firmat e drejtimeve të ndryshme, sekretarët mund të kryejnë funksione dhe detyra të ndryshme. Kjo duhet të merret parasysh gjatë hartimit.

Ju mund të mbështeteni në një model të pranuar përgjithësisht. Çdo përshkrim i punës duhet të përfshijë sa vijon:

Nëse është e nevojshme, seksione shtesë mund të shtohen në përshkrimin e punës së sekretarit:

"Kushtet e punës". Këtu mund t'i referoheni rregulloreve të brendshme për të përcaktuar mënyrën e funksionimit të sekretarit. Nëse ka nevojë për të shoqëruar menaxherin në udhëtime pune, kjo nuancë mund të pasqyrohet edhe këtu;
"e drejta për të nënshkruar". Sekretari mund të nënshkruajë dokumente në kuadër të kompetencave të tij.

Përshkrimi i punës, i hartuar nga punonjësi përgjegjës i departamentit të personelit, duhet të kalojë në procedurën e koordinimit me drejtuesin. shërbimi i personelit. Përveç kësaj, vetë sekretari duhet të njihet me të kundër nënshkrimit.

Hartimi i një përshkrimi të punës për një sekretare

Dokumenti përpilohet në një kopje të vetme. Ai nënshkruhet nga vetë sekretari pasi e lexon dhe studion me kujdes. Nëse ndërmarrja ka disa sekretarë nga shteti, atëherë mund të printoni disa kopje, duke bërë ndryshimet e duhura për secilin veç e veç, në varësi të pozicionit të drejtuesit në të cilin sekretari është "i lidhur".

Nëse vetë sekretari ka nevojë për një kopje shtesë për përdorim personal, ai mund të bëjë një kopje të përshkrimit të punës të nënshkruar tashmë prej tij. Nuk është e ndaluar!

Për të hartuar siç duhet një dokument, duhet të ndiqni disa rregulla. Në veçanti, një "kokë" duhet të projektohet në këndin e sipërm të djathtë. Ky është vendi për miratimin e udhëzimeve nga drejtuesi i të gjithë ndërmarrjes. Këtu ju duhet të plotësoni disa rreshta:

duhet të jetë fjala "Unë miratoj";
pasuar nga pozicioni i liderit. Për shembull, "menaxher i përgjithshëm" ose "drejtor";
Emri i plotë i kokës;
nënshkrimi i udhëheqësit.

Pastaj në mes të fletës, duhet të specifikoni emrin e dokumentit. Ky është përshkrimi i punës së sekretarit. Vetëm pas kësaj regjistrohen të gjitha pikat kryesore.

Seksionet nga të cilat duhet të përbëhet udhëzimi i sekretarit janë përmendur më sipër. Ato përshkruhen në përputhje me rregulloret e detyrave të kryera. Për shembull, detyrat funksionale të sekretarit të drejtuesit të departamentit mund të jenë disi "më të ngushta" sesa detyrat e ndihmësit të drejtuesit të të gjithë ndërmarrjes.

Pas hartimit të udhëzimit, ai duhet të bihet dakord me punonjësin që është përgjegjës për sekretariatin. Ky mund të jetë drejtuesi i njësisë strukturore përkatëse. Nëse nuk ka një person të tillë në shtet, atëherë me drejtuesin e shërbimit të personelit ose punonjës tjetër, detyrat e të cilit përfshijnë një koordinim të tillë.

Shenja e miratimit vendoset në fund të dokumentit. Ju duhet të plotësoni disa rreshta:

sigurohuni që të tregoni fjalën "dakord";
përgjegjësia e pozicionit të personit;
emri i kompanisë në një version të shkurtuar;
Emri i këtij punonjësi;
data kalendarike për miratim;
nënshkrimi i personit që miratoi udhëzimin.

Pas kësaj, duhet t'ia jepni dokumentin për shqyrtim vetë sekretarit. Ju gjithashtu duhet të plotësoni disa rreshta:

është e detyrueshme të tregohet shprehja "Jam njohur me udhëzimet";
pozicioni i sekretarit siç përcaktohet në personelin;
emri i kompanisë në një version të shkurtuar;
Emri i këtij punonjësi;
detajet e pasaportës. Nëse është e nevojshme, mund të bëni një kopje të faqes së pasaportës ku tregohen të dhënat personale të sekretarit. Bashkangjitni një kopje me udhëzimet si konfirmim të të dhënave të specifikuara;
data kalendarike për miratim;
nënshkrimi i punonjësit, i cili konfirmon se ai e ka lexuar vërtet përshkrimin e punës së tij.

Mos e “lëvizni” dokumentin pa e lexuar me kujdes. Njohja e kujdesshme është një garanci që ai do të përmbushë me besnikëri detyrat e tij dhe nuk do të bëjë punë për punonjësit e tjerë. Nëse sekretari tërhiqet nga e tija detyrat funksionale ose nuk do t'i zbatojë ato, ai do të mbajë përgjegjësi.

Përkundrazi, nëse ai mbahet përgjegjës për një mospërmbushje të pretenduar, ai gjithmonë mund t'i referohet udhëzimit dhe të kundërshtojë urdhrin e menaxhmentit për emërimin. masa disiplinore. Do të ndihmojë gjithashtu kur paraqisni një ankesë në inspektoratin e punës ose kur bëni një padi në gjykatë. Prandaj, duhet të keni kujdes!

Detyrat e punës së sekretarit

Çdo organizatë ka nevojë për një sekretar. Prandaj, përshkrimi i punës së një punonjësi të tillë është i dobishëm për çdo kompani. Sekretari mund të jetë edhe drejtuesi i ndërmarrjes edhe drejtuesi i njësisë strukturore. Ky është funksioni i sekretarit.

Detyrat e sekretarit përfshijnë:

pranimi dhe renditja e korrespondencës së marrë për kreun;
kryerja e punës në zyrë në kuadër të veprimtarive të një departamenti ose njësie strukturore;
pranimi i deklaratave personale nga punonjësit për nënshkrimin e drejtuesit;
përgatitja e dokumenteve dhe materialeve që i nevojiten shefit për të punuar;
punë me kompjuter, fotokopjues dhe pajisje të tjera zyre;
mbajtja e dosjes së kontrollit dhe regjistrimit;
printimi i dokumenteve që janë të nevojshme për të punuar shefi;
kryerja e punës për përgatitjen e takimeve të ndryshme, takimeve dhe takimeve të tjera;
përgatitjen dhe printimin e dokumenteve të nevojshme për takime të tilla;
organizimi i pritjes së vizitorëve;
mbajtja e regjistrit të dokumenteve hyrëse dhe dalëse;
komunikim i sjellshëm në telefon;
detyra të tjera që varen nga specifikat e veprimtarive të departamentit ose njësisë strukturore.

Përshkrimi i punës së sekretarit të titullarit

Sekretari i menaxherit ka gjithashtu një përshkrim të punës. Përgjegjësitë e Sekretarit Ekzekutiv përfshijnë:

kryejnë punën e organizimit mbeshtetje teknike aktivitetet e menaxherit;
pranoni dhe renditni të gjithë korrespondencën që vjen në emër të kreut;
nëse ekziston një nevojë e tillë, atëherë renditni të gjithë korrespondencën sipas divizioneve strukturore dhe organizoni dërgimin e kësaj korrespondence në divizionet strukturore përkatëse;
organizimi i bisedave telefonike të drejtuesit;
pranimi dhe regjistrimi i informacionit të ardhur gjatë mungesës së drejtuesit;
punë me pajisje zyre;
organizimi i takimeve, takimeve dhe takimeve;
përgatitja dhe shtypja e materialeve të nevojshme për takime;
ekzekutimi i udhëzimeve individuale të kreut.

Shkarko

Ju mund të shkarkoni një shembull përshkrimi të punës së një sekretari në formatin .doc

Sekretariçdo organizatë ka nevojë, dhe për këtë arsye, përshkrimi i punës së një sekretari është i dobishëm për çdo kompani. Është e rëndësishme të përcaktohen qartë përgjegjësitë e punës së sekretarit, të cilat nuk kufizohen vetëm në marrjen e telefonatave dhe buzëqeshjen e ëmbël. Ne ju ofrojmë një shembull përshkrimi të punës për sekretarin e titullarit - drejtori i përgjithshëm, drejtuesi i departamentit, drejtori i degës, etj.

Përshkrimi i punës së sekretarit

MIRATOJE
CEO
Mbiemri I.O. ________________
"________"____________ ____ G.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
1.2. Sekretari emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Sekretari raporton drejtpërdrejt te drejtori i përgjithshëm/përgjegjësi i sektorit strukturor të shoqërisë.
1.4. Gjatë mungesës së sekretarit, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një zyrtari tjetër, i cili shpallet në urdhrin për organizatën.
1.5. Në postin e sekretarit emërohet një person që plotëson këto kushte: arsim - i lartë, i paplotë i lartë ose i mesëm i specializuar, përvojë pune të ngjashme prej gjashtë muajsh, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer), programet Microsoft Office. (Word, Excel).
1.6. Sekretari në aktivitetet e tij udhëhiqet nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
- statutin e shoqërisë, Rregulloren e Brendshme të Punës, akte të tjera rregullatore të shoqërisë;
- urdhrat dhe direktivat e menaxhmentit;
- ky përshkrim i punës.

2. Detyrat e sekretarit

3. Të drejtat e sekretarit

4. Përgjegjësia e sekretarit

Të njohura në kategori: