Shembull i planit të punës për departamentin e prokurimit për vitin. Procedura standarde e prokurimit. Si të kurseni para për të punuar me furnitorët: një rast i lezetshëm nga një kompani e njohur

REKOMANDIME PËR PËRMIRËSIMIN E PUNËS SË DEPARTAMENTIT BLERJE TË ELEKTROPRIBOR LLC

Situata e tregut sot detyron të gjitha kompanitë, edhe ato më të suksesshmet, të kursejnë dhe optimizojnë çdo aktivitet në sipërmarrje. Mos optimizimi i aktiviteteve të prokurimit sot është një krim kundër biznesin e vet, prandaj, përshkrova një sërë aktivitetesh që do të ndihmojnë kompaninë Elektropribor të përmirësojë efikasitetin e prokurimit dhe punën e zyrës së MTS.

1. Një nga masat për përmirësimin e punës së departamentit të prokurimit janë propozimet për futjen e një sistemi motivimi për punonjësit e BMTS.

Qëllimet e sistemit të motivimit. Zbatimi i një sistemi stimulues në prokurim ka këto synime kryesore:

· ofrimin e një stimuli shtesë për blerësit individualë për të organizuar prokurime më efikase;

· stimulimi i zhvillimit të departamentit të blerjeve në tërësi dhe arritja e tij në një nivel të ri cilësor të pajisjes së ndërmarrjes me lëndë të para dhe lëndë të para;

· rritja e transparencës së prokurimit.

· bonus mujor (i llogaritur në bazë të rezultateve të një analize të përqindjes së përmbushjes nga blerësi të kërkesave që përcaktojnë marrjen e bonusit);

· pagesë bonus një herë (paguhet si nxitje për kryerjen e veprimeve të caktuara që nuk përfshihen në listën ditore të detyrave dhe përshkrimi i punës);

· pjesëmarrja në fitimet e kompanisë (e parashikuar për departamentin e blerjeve në tërësi bazuar në numrin e përmbledhur të treguesve që ndikuan në rritjen e fitimeve të kompanisë);

· stimuj jo-materialë (të parashikuara për punonjësit premtues veçanërisht të dalluar bazuar në rezultatet e tyre aktivitetet profesionale për një periudhë të caktuar kohore, si për shembull një çerek ose gjysmë viti).

3. Përshkrim i shkurtër i metodave të promovimit.

1. Bonus mujor. Sistemi i mëposhtëm i pikëve për vlerësimin e performancës së blerësit në fund të muajit është propozuar për ta inkurajuar më tej atë.

Tabela 3.1 - Sistemi për vlerësimin e aktiviteteve të blerësit*

	Treguesi që po vlerësohet		Numri i pikëve
	Inventari	Disponueshmëria në ditën e 25 të muajit aktual në magazinat e bilanceve standarde të lëndëve të para të grupit të produkteve të blerësit	Balancat korrespondojnë me standardin për 60-75% të pozicioneve - 3 pikë. Nga 75 në 95% të pozicioneve - 4 pikë. Bilancet korrespondojnë me ato normative për të gjitha pozicionet - 5 pikë. Shënim: nëse të paktën një artikull nuk ka një bilanc minimal, pikët nuk do të jepen.
	Çmimi i mallrave të blera	Çmimi i çdo grupi mallrash të sapokontraktuar duhet të krahasohet me çmimin e blerjes së mëparshme. Një rritje çmimi duhet të justifikohet, një ulje kërkon marrjen e pikëve bonus	Ulje çmimi për çdo artikull produkti: · nga 1 deri në 5% e blerjes së mëparshme - 3 pikë; · nga 5 deri në 10% të blerjes së mëparshme - 5 pikë; · nga 10 deri në 15% e blerjes së mëparshme - 6 pikë; · nga 15 në 25% të blerjes së mëparshme - 7 pikë; · nga 25% në 50% të blerjes së mëparshme - 8 pikë
	Stabiliteti i furnizimeve	Nuk ka ndërprerje të furnizimit, nuk ka mbyllje të centraleve për shkak të mungesës së lëndëve të para	Pajtueshmëria me këto kërkesa në fund të muajit - 3 pikë. Shënim: nëse të paktën një dërgesë dështon, pikët nuk do të jepen.
	Kushtet e pagesës		Transferimi i mallrave "të parapaguar" në kategorinë "pagesë pas dorëzimit" - 5 pikë. Rritja e periudhës së shtyrë të pagesës për mallrat e dorëzuara -- 3 pikë për çdo 5 ditë bankare shtesë
	Planifikimi		Disponueshmëria plan i gatshëm-- 3 pikë
	Disponueshmëria e ankesave	Prania ose mungesa e pretendimeve të marrësit për cilësinë ose dokumentacionin mallrat e pranuara nga data 25 e muajit paraardhës deri në datën 25 të muajit aktual	Mungesa e plotë e ankesave - 5 pikë. Deri në 2 pretendime - 3 pikë. 3 ose më shumë pretendime - 0 pikë
	Trajtimi i ankesave		Të gjitha ankesat e pranuara janë zgjidhur, për të gjitha janë marrë masa dhe vendime - 5 pika. Për më shumë se 60% të kërkesave janë marrë vendime dhe masa - 2 pikë. Më pak se 60% e pretendimeve janë "të mbyllura" -- 0 pikë
	Struktura e furnizuesit, sistemi i vlerësimit të furnitorëve	Vlerësimi i rregullt i furnitorëve (mirëmbajtja e dosjeve, kontrolli i cilësisë, etj.), zvogëlimi i numrit të ndërmjetësve dhe rritja e numrit të prodhuesve dhe importuesve të drejtpërdrejtë në strukturën e furnitorëve.	Statusi i sistemit të vlerësimit të furnitorëve në datën 25 të muajit aktual: · shkëlqyeshëm - 5 pikë; · e kënaqshme - 3 pikë; · Nuk është kryer asnjë punë për një muaj - 0 pikë
	Rrjedha e dokumentit	Raportimi në kohë (përqindja e disponueshmërisë së dokumenteve të kontabilitetit dhe dërgesave të verifikuara në ditën e 25 të muajit aktual)	Puna është më pak se 60% e kryer - 0 pikë. Puna është 60-75% e kryer - 3 pikë, Puna është bërë më shumë se 75% -- 5 pikë
	Qëndrimi ndaj punës, disiplina, dëshira për të optimizuar prokurimin	Bazuar në rezultatet e muajit (vlerësimi i drejtuesit të grupit blerës)	Punë aktive - 5 pikë. Ka një dëshirë, por pak rezultate - 3 pikë. Puna me gjysmë zemre - 0 pikë

*Burimi

Pas analizimit të punës së blerësit, pikët përmblidhen dhe "përkthehen" në një përqindje bonus sipas tabelës së mëposhtme.

Tabela 3.2 - Përputhja e numrit të pikëve me përqindjen e bonusit*

*Burimi

2. Pagesë bonus një herë. Një pagesë bonus në shumën e një ose më shumë pagave mujore mund t'i jepet një punonjësi të departamentit të prokurimit për arritjet e mëposhtme:

· lidhjen e një marrëveshjeje furnizimi drejtpërdrejt me prodhuesin të nevojshme për kompaninë mallra me një ulje përkatëse në çmimin e blerjes;

· përfundimi kontratë afatgjatë dërgesat me një furnizues të lëndëve të para nga një grup "strategjik" mallrash me një përmirësim të ndjeshëm të kushteve për blerësin (për shembull, dorëzimi në depon e marrësit në vend të marrjes, shtyrje në vend të parapagimit, sigurimi i një zbritjeje kumulative nga çmimi të mallrave, sigurimi i shtesës shërbim falas etj.);

· lidhjen e kontratës direkte të importit për furnizimin e mallrave;

· blerje emergjente, e cila parandaloi ndërprerjen e prodhimit për shkak të mungesës së lëndëve të para, nëse kjo ishte pasojë e forcës madhore ose neglizhencës së punonjësve të departamenteve të tjera të kompanisë (jo blerësit!).

3. Pjesëmarrja në fitimet e kompanisë. Ky lloj stimujt ofrohen si motivim grupor për të gjithë departamentin e blerjeve. Ai konsiston në faktin se, bazuar në rezultatet e analizës së aktiviteteve të grupit të ofruara nga drejtuesi i tij, menaxher i përgjithshëm merr një vendim për shpërndarjen midis blerësve si një bonus i një përqindje të caktuar të fitimit të marrë të kompanisë për një periudhë të caktuar (periudha më e përshtatshme është një tremujor).

Përveçse është një metodë nxitëse në grup, ajo ndryshon nga një bonus mujor në dy mënyra të tjera:

a) jo të gjithë treguesit e miratuar për të vlerësuar aktivitetet e blerësit janë marrë parasysh; por vetëm më e rëndësishmja për aktivitetet e kompanisë;

b) shuma e nxitjes nuk është e lidhur me pagat zyrtare punonjësit, pasi llogaritet në bazë të fitimit të kompanisë.

Për të vlerësuar aktivitetet e një grupi blerës që pretendon të marrë pjesë në fitimet e kompanisë, më të rëndësishmit zgjidhen nga një listë treguesish standardë. Për t'u përfshirë në listën e aplikantëve për të marrë një përqindje të fitimeve, duhet të plotësoni kërkesat minimale, të cilat tregohen në tabelën e mëposhtme.

Tabela 3.3 - Kërkesat për aplikantët për të marrë interes mbi fitimet*

	Treguesi që po vlerësohet		Niveli minimal i kërkuar
	Inventari	Disponueshmëria e bilanceve standarde të lëndëve të para në magazina në datën 25 të çdo muaji	Balancat korrespondojnë me standardin për të paktën 75% të pozicioneve. Nuk ka “mbipaketim” të pajustifikuar të mallrave
	Çmimet e mallrave të blera	Çmimi i çdo grupi mallrash të sapokontraktuar duhet të krahasohet me çmimin e blerjes së mëparshme. Rritjet e çmimeve ndodhin vetëm nëse ka arsyetime serioze	Asnjë rritje e vetme e pajustifikuar e çmimit gjatë periudhës së analizuar. Mesatarisht, kur analizohet kurba e çmimeve të përgjithshme për të gjitha grupet e mallrave, mund të shihet ose stabiliteti i çmimeve me luhatje të vogla, ose një prirje drejt uljes së kostove të lëndëve të para.
	Stabiliteti i furnizimeve	Nuk ka ndërprerje të furnizimit ose mbyllje të centraleve për shkak të mungesës së lëndëve të para	Pajtueshmëria me këto kërkesa bazuar në rezultatet e periudhës
	Kushtet e pagesës	Ulja e përqindjes së parapagimeve, rritja e periudhës së shtyrë të pagesës për mallrat e dorëzuara	Kur analizohen statistikat e detyrimeve kontraktuale të pagesave për periudhën, vihet re një tendencë drejt rritjes së kohës që i duhet kompanisë për të përmbushur detyrimet e pagesës.
	Planifikimi	Disponueshmëria e një plani furnizimi dhe pagese për muajin e ardhshëm më 25 të muajit aktual	Disponueshmëria e një plani pagese dhe dërgese jo më vonë se dita 1 e çdo muaji. Devijimet e dërgesave dhe pagesave aktuale nga ato të planifikuara me jo më shumë se 20%
	Trajtimi i ankesave	Përgjigja e blerësit ndaj ankesave, hetimi dhe komunikimi i tyre me furnitorët, ndërmarrja e veprimeve për ankesat (zbritje, kthime, ulje çmimi, zëvendësim, kërkime shtesë, etj.)	Për më shumë se 60% të ankesave janë marrë vendime dhe masa
	Dokumenti	Ekzekutimi dhe kontrolli në kohë i raportimit	Në ditën e 25-të të çdo muaji, u kontrolluan më shumë se 60% e të gjitha furnizimeve të lëndëve të para të pasqyruara në 1C, më shumë se 60% e dokumenteve u siguruan për kontabilitet

*Burimi

4. Inkurajimi jomaterial.

Stimujt jo-financiare përdoren për blerësit që demonstrojnë profesionalizmin e tyre në maksimum, përballen mirë me shumicën e kërkesave shtesë dhe demonstrojnë perspektiva më të mëdha në drejtim të rritjes profesionale.

Para së gjithash, drejtuesit e lartë të kompanisë duhet të jenë të interesuar për këtë lloj stimulimi: ai synon jo vetëm të rrisë motivimin e blerësve, por edhe të përmirësojë kualifikimet e personelit të disponueshëm në kompani dhe, si pasojë, nivelin e përgjithshëm të prokurimit.

Ky lloj sistemi motivimi mund të përfshijë masa nxitëse si:

praktikë në një kompani partnere (përfshirë jashtë vendit);

trajnimi (trajnimi i avancuar) në një prestigjioz institucioni arsimor, përfundimi i çdo trajnimi sipas zgjedhjes suaj - me shpenzimet e punëdhënësit;

udhëtim në një ekspozitë të huaj të specializuar, seminar, konferencë, etj.

Për këtë lloj nxitjeje, pjesëmarrja e blerësit në çdo ngjarje profesionale që është ose prestigjioze për industrinë ose do ta ndihmojë atë të fitojë njohuri dhe aftësi të reja dhe të përmirësojë nivelin e tij profesional është e përshtatshme.

Ky sistem motivimi duhet të ndihmojë në përmirësimin e cilësisë së punës së BMTS të ndërmarrjes Elektropribor.

2. Skema e ndarjes gamën e produkteve midis ekonomistëve në MTS. Puna midis punonjësve të departamentit të blerjeve ndahet sipas furnizuesit: disa furnizues - për një, të tjerët - për një tjetër, të tjerë - për një të tretë, etj. Sidoqoftë, në rastin e porositjes së artikujve të njëjtë (analogë, të ndryshëm në çmim, cilësi, markë - të cilat, në parim, zëvendësojnë njëri-tjetrin në mungesë të njërit prej tyre) nga furnitorë të ndryshëm, kjo praktikë nuk ka gjithmonë një efekt të mirë. për rezultatet e punës së departamentit, me përgjegjësi kolektive, kur të gjithë janë përgjegjës, rezultati është se askush nuk mban përgjegjësi.

Për të optimizuar kërkimin për furnitorë, unë sugjeroj që puna të ndahet midis punonjësve jo sipas furnitorëve, por sipas grupeve të produkteve. Dhe nëse vetëm një person është përgjegjës për porositjen e secilit grup produktesh, atëherë nuk do të ketë mbivendosje. Në këtë mënyrë, çdo menaxher blerjesh ka të përcaktuar qartë përgjegjësinë për artikujt nga pjesa e tij e bazës së produktit.

3. Zbatimi i ndërveprimit ndërmjet departamenteve të ndërmarrjes. Departamenti BMTS duhet të monitorojë informacionin në treg dhe të informojë departamentin e prodhimit (ose departamentin e shitjeve, nëse është e nevojshme). kompani tregtare) për produkte të reja me veti të përmirësuara dhe vlerë më të madhe konsumatore që ofrojnë furnitorët. Kolegët nga departamentet e tjera mund të mos dinë për produkte të tilla dhe për këtë arsye nuk mund t'i porosisin ato. Nga rruga, kjo është veçanërisht e rëndësishme për kompani prodhuese, që synon zhvillimin teknologjik. Kështu, furnitorët, në komunikimin me furnitorët, do të marrin informacion për teknologjitë dhe produktet e reja, dhe falë komunikimit me teknologët, ata do të kenë një ide për vlerën e tyre dhe teknologët do të fillojnë të marrin parasysh faktorët e çmimeve të raportuara. nga furnitorët në kërkesat e tyre.

4. Përdorimi i prokurimit mbi baza konkurruese. Sot, prokurimi mbi baza konkurruese mund të sjellë përfitime të konsiderueshme për një kompani, pasi i lejon ata të identifikojnë ofertat më të mira furnizuesit. Bazuar në metodat e zhvillimit të garave, ato mund të ndahen në disa lloje:

· Konkursi “Letër”. Ky është një tender në të cilin furnitorët paraqesin propozime për një ose më shumë produkte në zarfe të mbyllura. Si rregull, përpara një tenderi, furnizuesit kontrollohen sipas një numri kriteresh formale (për të cilat atyre u kërkohet të paraqesin një pyetësor të detajuar me një shtojcë dokumente të ndryshme dhe certifikatat). Përparësitë e rëndësishme të një procedure të tillë: qëndrueshmëria, rregullimi, kolegjialiteti, formaliteti; furnitorët janë në dijeni të afateve për paraqitjen e propozimeve dhe mbylljen e tenderit. Ka edhe disa disavantazhe: kompleksiteti i dërgimit të ftesave, analizimi i pyetësorëve, krahasimi i ofertave të ndryshme.

· Korporata platformë tregtare. Konkursi mbahet në formë elektronike në faqen speciale të kësaj kompanie. Përparësitë e kësaj metode: e bën më të lehtë për furnitorët paraqitjen e propozimeve, dërgimin e njoftimeve dhe një listë konkurruese. Disavantazhet - kosto të konsiderueshme financiare dhe kohore për zbatimin, varësia nga zhvilluesit e jashtëm.

· Platforma ndërkorporative. Ju mund të postoni informacione për konkurset tuaja në portalet speciale të internetit. Kur zgjidhni një platformë të tillë, duhet t'i kushtoni vëmendje reputacionit të saj, rishikimeve në lidhje me të, si dhe lehtësisë së punës me portalin dhe aftësive të tij teknike. Sigurohuni që të analizoni skemat e propozuara të pagesave për shërbimet.

Kështu, zbatimi i të gjitha masave të propozuara do t'i lejojë ndërmarrjes LLC MNPP Elektropribor të përmirësojë punën e zyrës së logjistikës dhe të përmirësojë organizimin e aktiviteteve të prokurimit.

Departamenti (shërbimi) i prokurimit është funksional një ndarje më vete firma dhe hallka hyrëse në zinxhirin/sistemin logjistik, kështu që duhet të krijojë marrëdhënie të caktuara me të tjerët ndarjet strukturore kompanitë për organizimi racional procesi i logjistikës. Funksionet kryesore të departamentit të blerjeve:

1. Përcaktimi i nevojës për burime materiale. Për ta bërë këtë, departamenti i blerjeve merr informacion nga departamenti i marketingut, departamenti i prodhimit, shërbime logjistike, departamenti operativ dhe analitik. Llogaritja e fondeve për blerjen e burimeve materiale. Për llogaritjet, të dhënat nga kontabiliteti dhe departamenti i financave disponueshmëria kapital qarkullues.

2. Kërkimi, analiza e të dhënave, përzgjedhja e furnitorëve. Ky funksion i rëndësishëm i departamentit të blerjeve përfshin një kërkim të plotë të tregut të furnitorëve për produktet me interes, kërkimin e furnitorëve më të kualifikuar, ofrimin e shërbimet e nevojshme para dhe pas shitjes. Si rezultat i analizës, përzgjidhen furnizuesit më të pranueshëm. Përcaktimi i kushteve të dorëzimit dhe pagesës: negociata me furnitorët për të diskutuar kushtet e dorëzimit, format e pagesës, mundësinë e marrjes së pagesave të shtyra, etj.

3. Lidhja e kontratave dhe kontrolli i ekzekutimit. Ky funksion i departamentit të blerjeve kryhet në bashkëpunim të ngushtë me departamentin ligjor, pasi është e rëndësishme që në kontratë të respektohen të gjitha interesat e shoqërisë. Veprimet në rast të shkeljes së kushteve të dorëzimit. Sanksionet ndaj një furnizuesi që ka shkelur kushtet e dorëzimit mund të jenë të një natyre të ndryshme: nga një paralajmërim i thjeshtë ose një gjobë e vogël deri në përfundimin e kontratës me të.

4. Marrja e burimeve materiale. Përpunimi i flukseve hyrëse të burimeve materiale, identifikimi i produkteve, sqarimi i sasive, përgatitja e raporteve dhe lëvizja e lëndëve të para në vendin e përdorimit dhe ruajtjes së tyre.

5. Kontrollimi i produkteve në hyrje dhe konfirmimi i cilësisë. Kontrollimi dhe konfirmimi që lëndët e para, materialet dhe shërbimet e ardhura plotësojnë kërkesat, d.m.th. në përputhje me kontratën dhe vërtetimin.

6. Për të funksionuar në mënyrë efektive, departamenti i prokurimit duhet të ketë autoritet vendimmarrës kur bën blerje në fushat e mëposhtme:

Zgjedhja e një furnizuesi. Departamenti i blerjeve duhet të ketë përvojë në përcaktimin se kush prodhon produktet e duhura dhe si të analizojë besueshmërinë e furnizuesit

Metoda e çmimit. Përcaktimi i kostos totale të blerjes për të formuluar çmimin dhe kushtet e kontratës. Kjo është një nga fushat kryesore të ekspertizës për departamentin e prokurimit. Duhet të ketë hapësirë ​​për manovrim nëse është e nevojshme të arrihen çmimet minimale dhe kostoja totale e blerjes së burimeve materiale

Certifikimi

Kontroll mbi kontaktet me furnitorët. Departamenti i blerjeve duhet të mbajë marrëdhënie me furnitorët e mundshëm. Nëse punonjësit e kompanisë (departamenti i prodhimit) punojnë drejtpërdrejt me vetë furnitorët pa njoftuar departamentin e blerjeve, kjo do të lehtësojë shitjet e "derrës së pasme", kur furnizuesi i mundshëm do të ndikojë në specifikimet produkte të gatshme në mënyrë që të bëhet burimi i vetëm i furnizimit. Nëse stafi teknik Nëse furnizuesi duhet të takohet drejtpërdrejt me inxhinierët e kompanisë blerëse, departamenti i blerjeve do të organizojë takime të tilla.

Lista e mësipërme e detyrave është një nga opsionet për përcaktimin e kompetencave të punonjësve në departamentin e blerjeve të një ndërmarrje prodhuese. Në çdo kompani, departamenti i blerjeve/furnizimit do të ketë fushëveprimin e vet të autoritetit, i cili do të varet nga struktura organizative kompanitë dhe sistemi logjistik përgjithësisht.

Blerja e mallrave ndërmarrje ose organizata tregtare- faza më problematike e skemës së mbështetjes burimet materiale. Në artikullin në lidhje me zgjedhjen e skemës optimale për sigurimin e një ndërmarrje me burime materiale, ne përshkruam vizionin tonë për idenë e organizimit të kontabilitetit, koncept i përgjithshëm. Për të minimizuar kostot e magazinimit të mallrave dhe materialeve, por në të njëjtën kohë garanton furnizimin me materiale për procesin e prodhimit ose tregtimit, është e nevojshme që një pjesë e blerjeve të mallrave dhe materialeve të kryhen drejtpërdrejt (duhet -› blerë) , dhe pjesërisht - për të rimbushur stoqet që mund të përdoren shpejt, duke reduktuar varësinë nga vonesat e mundshme të dorëzimit (ne duhet -› të marrim nga stoku në magazinë -› të blejmë -› të rimbushim stokun).

Në këtë proces, hallka e dobët më së shpeshti është prokurimi i mallrave, punëve dhe shërbimeve. Le të flasim tani për blerjen e mallrave, por blerja e punëve dhe shërbimeve meriton një diskutim më vete. Ndonjëherë nga arsye objektive mallrat blihen me vonesë, ndonjëherë me blerje mallra individuale bëhet e pamundur (për shembull, produkti i kërkuar nuk prodhohet më). Dhe për ata që janë përgjegjës për prokurimin (furnizuesit), prania e arsyeve të tilla bëhet një justifikim edhe kur problemet e prokurimit shkaktohen nga arsye krejtësisht të ndryshme, më të parëndësishme, për shembull, neglizhenca e zakonshme.

Minimizimi i këtyre rreziqeve është një detyrë jashtëzakonisht e rëndësishme.

Është e këshillueshme që të përshkruhet dhe sistematizohet procesi i blerjes së mallrave në detaje, të thjeshtohet dhe automatizohet nëse është e mundur, të rekomandohen/imponohen rregulla të qarta të lojës (rregullore) për interpretuesit dhe të organizohet një skemë kontrolli efektive.

Për të thjeshtuar këtë detyrë, le të përpiqemi të identifikojmë se nga cilat pjesë përbëhet procesi i blerjes së mallrave dhe të shqyrtojmë rregulloret e thjeshtuara për blerjen e mallrave. Vendosja e gjërave në mënyrë sekuenciale në disa procese të ndara, megjithëse të ndërlidhura, është gjithmonë më e lehtë sesa të marrësh gjithçka menjëherë.

DIAGRAM I PROCESIT TË PROKURIMIT TË MALLRAVE

• Shumica e veprimeve (fazave) që kryhen gjatë blerjes së artikujve të inventarit janë të të njëjtit lloj: llogaritja e nevojës për mallra dhe materiale për të siguruar procesi i prodhimit
• planifikimi i nevojës totale për blerjen e inventarëve (mallra, lëndë të para, materiale, pajisje) për çdo klient individual (për ndërmarrjet industriale më shpesh, departamentet e vetë ndërmarrjes veprojnë si klientë, por në një kuptim më të gjerë, veçanërisht për ndërmarrjet tregtare, aplikacioni mund të synojë të kënaqë nevojat e klientëve të jashtëm - klientët tanë);
• planifikimi gjithëpërfshirës i furnizimeve (blerjeve) për ndërmarrjen në tërësi;
• përzgjedhja e furnitorëve, procedurat e tenderit;
• furnizimi i mallrave dhe materialeve (regjistrimi, kontrolli i pajtueshmërisë me kushtet e dorëzimit, kapitalizimi, ...);
• kontrollimi i cilësisë së mallrave të marra (me komision pas pranimit ose gjatë inspektimit, testimit, certifikimit shtesë, i cili mund të kryhet ose nga vetë ndërmarrja ose nga organizata të jashtme certifikuese).

Por edhe kur vetë blerja e mallrave ka përfunduar, kjo është ende larg përfundimit të procesit të furnizimit. Në fund të fundit, është ende e nevojshme të organizohet lëvizja e mallrave te marrësi përfundimtar (për shembull, nga një magazinë në një depo, dhe nga depoja te një kryepunëtor ose kryepunëtor që do të kryejë punën). Do të ishte mirë të informohen klientët për mallrat e pranuara, të kontrollohet efikasiteti i marrjes, dorëzimit dhe fazat e ardhshme- efikasiteti i përdorimit.

ORGANIZIMI I PROCESIT TË PROKURIMIT TË MALLRAVE

Më shpesh, këto faza të procesit të prokurimit kryhen në mënyrë sekuenciale. Por mund të ketë një rikthim në ndonjë prej tyre. Për shembull, nëse ka probleme me furnizimin, mund t'ju duhet të kërkoni përsëri një furnizues. Për më tepër, në çdo moment mund të lindë diçka që nuk mund të parashikohej, për shembull, një emergjencë. Kjo do të thotë që ju duhet të përgatiteni për ndryshime urgjente në të gjitha planet (prokurime, furnizime/blerje), zgjedhje urgjente të një furnizuesi dhe blerje të paplanifikuara të mallrave dhe materialeve.

Secila prej këtyre fazave është jashtëzakonisht e rëndësishme në skemën e përgjithshme dhe ka specifikat e veta. Çdo fazë duhet të jetë e automatizuar në mënyrë që i gjithë procesi i prokurimit të funksionojë si një njësi e vetme.

1. PLANIFIKIMI I FURNIZIMIT

Të planifikosh mbështetjen materiale të një ndërmarrjeje do të thotë të vendosësh paraprakisht se çfarë mallrash dhe materialesh do të na duhen dhe në çfarë vëllimesh. Mënyra më e mirë (ndoshta edhe e vetmja) për të planifikuar sigurimin e burimeve materiale është të mendojmë paraprakisht se çfarë do të bëjmë (prodhojmë, prodhojmë) dhe çfarë nevoje për materiale është e mjaftueshme për ne.

Është racionimi i inventarëve që lejon jo vetëm thjeshtimin e procesit të planifikimit të burimeve për sigurimin dhe blerjen e mallrave, por edhe sigurimin e mekanizmave logjikë për kontrollin e inventarëve (inventarët aktualë - për qarkullim, inventarët emergjent - për fizibilitetin dhe disponueshmërinë). Ndërton përdorimin e racionimit në skemën e sigurimit të një ndërmarrje me burime materiale mbështetje metodologjike planifikimi në procesin e përgjithshëm më efikas.

Për të regjistruar nevojën ekzistuese për mallra dhe materiale, ne përdorim "porosi" - dokumente elektronike, me të cilin konsumatorët fundorë porosisin mallrat dhe materialet që u nevojiten. Kur bëni porosi, është jashtëzakonisht e rëndësishme të vendosni për, d.m.th. nga ku do të marrim mallrat dhe materialet e nevojshme. Në praktikën tonë ne përdorim. Përveç blerjes, kjo është gjithashtu një rezervë adrese, prodhim vetanak dhe dy lloje stoqesh - stoku aktual dhe stoku emergjent. Më shumë detaje rreth skemës sonë të rekomanduar për planifikimin e nevojës për materiale dhe porositjen e artikujve të inventarit mund të gjenden në artikull.

Më vete, vlen të përmendet roli më i rëndësishëm i porosive nëse ndërmarrja mban shënime të automatizuara të të gjithë punës së kryer dhe e përdor atë në mënyrë aktive për planifikim software. Janë porositë (të cilat përveç materialeve mund të përshkruajnë edhe punën) në këtë rast luajnë rolin më të rëndësishëm në planifikimin e punës dhe monitorimin e zbatimit të saj. Sidoqoftë, planifikimi dhe kontabiliteti i punës është një temë më vete e madhe, e prekur pjesërisht edhe në artikujt tanë.

2. DORËZIMI I APLIKACIONIT PËR BLERJE

Një pjesë e konsiderueshme e mallrave dhe materialeve të nevojshme për ndërmarrjen (lëndët e para ose furnizimet për prodhimin e diçkaje, për shembull, për punë riparimi) mund të mungojnë, që do të thotë se duhet të blihet. Kur planifikoni nevojën për inventar dhe materiale (kur vendosni porosi), këshillohet që të ndani materiale të tilla, duke treguar blerjen si burim furnizimi. Artikujt e tillë të inventarit (ato për të cilët prokurimi do të jetë burimi i kolateralit në porosi) duhet të përfshihen më pas në kërkesën për blerje dhe blerja do të planifikohet dhe kryhet në bazë të tyre.

Përfitimet e përpunimit të veçantë të porosive dhe aplikacioneve do t'i shikojmë në detaje pak më vonë. Këtu janë disa nga përfitimet:

• Menaxhimi i pamohueshëm përfiton nga një kuptim i qartë se pse kërkohen mallra dhe materiale të caktuara të blera;
• aftësia për të shmangur ngarkesat e pikut me planifikimin tremujor ose mujor të prokurimit, sepse Nevoja për materialet e blera përcaktohet nga kontraktorët gjatë vendosjes së porosive, d.m.th. vazhdimisht, dhe jo një herë në periudhë;
• lehtësinë e kontrollit të buxhetit të prokurimit në kontekstin e departamenteve individuale të klientëve (qendrat e përgjegjësisë financiare);
• minimizimi i kostove të punës për përgatitjen, kontrollimin dhe miratimin e kërkesave për blerje.

Kërkesa për blerje është gjithashtu jashtëzakonisht e rëndësishme për vlerësimin e efektivitetit të organizatës dhe kryerjen e prokurimit (krahasimi i planit dhe furnizimit aktual).

Në këtë rast, kontrolli mbi zbatimin e aplikacionit mund të kryhet pa vështirësi nga vetë klienti, d.m.th. divizioni që ka paraqitur kërkesë për blerje mallrash dhe materialesh. Por është pikërisht kontrolli i blerjeve nga klienti/konsumatori, d.m.th. një person që varet nga disponueshmëria e artikujve të inventarit të kërkuar është shpesh më efektivi. Thjesht duhet t'i jepni këtij personi mundësinë që të shohë menjëherë problemet e prokurimit dhe t'i vlerësojë ato në mënyrë objektive.

Në kuadër të strukturës organizative të ndërmarrjeve, kërkesat për blerje zakonisht paraqiten nga departamentet që luajnë rolin e klientëve në procesin e prokurimit.

3. PLANIFIKIMI I BLERJES DHE DORGIMIT

Ndonjëherë është e përshtatshme të ndash planifikimin e furnizimit dhe planifikimin e prokurimit të mallrave. Për shembull, nga një plan furnizimi ne e konsiderojmë planin në formën e "kohës së dorëzimit + vëllimit të dorëzimit", dhe nga një plan prokurimi është i përshtatshëm për të kuptuar një thelb më të gjerë - një plan furnizimi plus para (kostoja e mallrave dhe kushtet e pritshme të marrëveshjet e ndërsjella). Sidoqoftë, këto koncepte shpesh përdoren në mënyrë të ndërsjellë.

Në çdo rast, kërkesat për blerje nga departamente të shumta të klientëve shpesh përmbajnë të njëjtat artikuj. A është i nevojshëm informacioni për klientin për blerjen dhe dorëzimin e mallrave? Ndoshta kur bini dakord për një zëvendësim për analogët e mundshëm ose kur sqaroni vetitë dhe karakteristikat e një produkti kur zgjidhni një furnizues. Në të gjitha fazat e tjera të blerjes së mallrave, është e rëndësishme vetëm që furnizuesi të dijë se çfarë dhe në çfarë vëllimi duhet të blihet.

Plani i prokurimit për burimet e inventarit është një “udhëzim për veprim” për shërbimin tregtar të ndërmarrjes përgjegjëse për blerjen e mallrave dhe materialeve. Është gjithashtu e nevojshme dhe e përshtatshme për monitorimin e blerjeve të kryera nga shërbimi tregtar ose ekzekutorët individualë përgjegjës (furnizuesit), sepse Është shumë e lehtë për të marrë statistika për zbatimin e tij, për të marrë artikuj që nuk janë blerë ose nuk janë blerë plotësisht.

Theksimi i planit të prokurimit në skemën e prokurimit të inventarit siguron shumë përfitime të tjera, për shembull, aftësinë për të organizuar kontroll automatik mbi postimin e artikujve të padeklaruar për blerje, d.m.th. për të parandaluar "aktivitetet e pavarura" të furnitorëve gjatë prokurimit, kur ata blejnë "jo tamam" atë që nevojitet (ose aspak), ose kur blerja e mallrave kryhet në një vëllim të fryrë.

4. ZGJEDHJA E FURNIZUESVE DHE LINDJA E KONTRATAVE TË DORGIMIT

Pavarësisht se kush është përgjegjës për zgjedhjen e një furnizuesi, qoftë vetë ekonomisti i furnizimit apo një përfaqësues ndarje e veçantë ose organizata përgjegjëse për kryerjen e tenderit të prokurimit, është jashtëzakonisht e rëndësishme të kontrollohet koha e përzgjedhjes së furnitorëve.

Mungesa e kontrollit mbi kohën e përzgjedhjes së furnitorëve mund të çojë në faktin se arsyetimi për vonesën në dorëzimin e mallrave dhe materialeve do t'i atribuohet vazhdimisht problemeve në gjetjen e një furnizuesi.

Prandaj, është e dëshirueshme që të ketë mekanizma të qartë dhe efektivë për analizimin e vonesave në burim.

Në praktikë, ne përdorim një version grafik të analitikës, i cili duket mjaft i përshtatshëm dhe më vizual - një grafik që shfaq në të njëjtën kohë numrin e pozicioneve për të cilat presim të marrim vendime për furnizuesit e zgjedhur, si dhe numrin e pozicioneve për të cilat ne në fakt kemi vendime të tilla.

5. DORGIMI I MALLRAVE (DORGIMI, SHKARKIMI, PRANIMI, REGJISTRIMI)

Organizimi efektiv i furnizimeve është një temë për një diskutim të veçantë. Procesi i furnizimit të mallrave (lëndëve të para, pajisjeve, furnizimeve) është në vetvete shumëfazor, ka specifikat e veta dhe problemet tipike që mund të identifikohen veçmas për të gjitha fazat e dorëzimit: dorëzim, pranim, regjistrim i mallrave të pranuara. Për shembull, gjatë fazës së dorëzimit shpesh është e dobishme të gjurmoni vendndodhjen aktuale të ngarkesës, veçanërisht nëse ajo është duke kaluar zhdoganimi

Regjistrimi i mallrave të blera është gjithashtu, në shikim të parë, një operacion mjaft i thjeshtë. Po sikur të përpiqeni të siguroni mundësinë e përpunimit të dorëzimit në kohën më të shkurtër të mundshme, dhe në të njëjtën kohë të arrini kontrollin maksimal mbi dërgesën (përputhshmërinë e mallrave dhe materialeve të sjella me ato të nevojshme, korrektësinë e dokumenteve shoqëruese, etj.)?

Është e rëndësishme që kamionët të mos qëndrojnë të shkarkuar për ditë të tëra dhe dokumentet gjatë transferimit të artikujve të inventarit nuk kërkojnë orë të tëra për t'u përgatitur. Kjo është arsyeja pse ne rekomandojmë "përgatitjen" e dorëzimit paraprakisht, duke e përshkruar atë në fazën e marrëveshjes për dorëzimin me furnizuesin. Kjo lejon, për shembull, të kontrollohet paraprakisht përputhshmëria e dorëzimit me planin e furnizimit, për të minimizuar kohën që duhet për të regjistruar marrjen e mallrave kur do të bëhet pranimi i menjëhershëm i tyre.

6. KONTROLLI I CILËSISË TË ARTIKUJVE TË BLERE

Shumë grupe mallrash nuk dërgohen pa kontroll të cilësisë. Për shembull, për ndërmarrjet industriale, artikuj të tillë të inventarit mund të përfshijnë shumicën e llojeve të lëndëve të para ( xeheror, kimikatet), elektroda, kushineta, valvola mbyllëse.

Për disa lloje të artikujve të inventarit, kontrolli i cilësisë kryhet drejtpërdrejt në momentin e pranimit (shkarkimit), dhe ndonjëherë kërkon një sërë analizash dhe matjesh, gjë që kërkon kohë shtesë. Për më tepër, një kontroll i tillë i cilësisë mund të kryhet nga një ndarje e brendshme e veçantë e ndërmarrjes që ka një licencë (për shembull, një laborator i departamentit kontroll teknik), dhe ndoshta një organizatë e jashtme.

Si të gjitha fazat e tjera, edhe faza e kontrollit të cilësisë (certifikimit) kërkon kontroll. Përndryshe, materialet që janë jashtëzakonisht të nevojshme për prodhim mund të qëndrojnë në një magazinë për javë të tëra, të padisponueshme për dorëzim për shkak të kontrollit jo të plotë të cilësisë.

Nëse synoni kontroll total inventari, përpiquni të keni informacion në çdo kohë se pse dhe pse ndonjë artikull i inventarit është në magazinë, atëherë organizimi i kontabilitetit të inventarit dhe koha e kontrollit të cilësisë bëhet pjesë e detyrueshme. skema e përgjithshme kontabiliteti i artikujve të inventarit në ndërmarrje.

Përveç avantazheve të përshkruara, në fazën e kontrollit të cilësisë, me një studim të plotë metodologjik të diagramit të procesit, është e mundur të thjeshtohet ndjeshëm aktivizimi i problemeve të identifikuara të cilësisë.

7. SHPËRNDARJA E TË ARDHURAVE

A blejmë gjithmonë sasinë e mallrave dhe materialeve që kërkohen? Jo gjithmonë. A blihet gjithmonë një lloj inventari për një klient të brendshëm? Jo, as gjithmonë. Mund të ketë një situatë ku disa departamente kanë nevojë për një çekiç ose syze sigurie në të njëjtën kohë. Një situatë e ngjashme me shembullin e mësipërm mund të ndodhë me lëndët e para, pajisjet dhe materialet.

Çfarë duhet të bëjmë kur kemi blerë më pak se sa kemi nevojë? Kush duhet të vendosë se kujt t'i japë mallrat dhe materialet e blera në radhë të parë?

Në skemën e automatizimit që përdorim, ne japim dërgesa jo të plota që kërkojnë shpërndarje tek ofruesit e shërbimeve teknike që janë përgjegjës për prodhimin. Janë ata, dhe jo furnitorët apo kompjuteri (programi), që duhet të marrin vendimin e vështirë për ofrimin e përparësisë në situata të vështira.

PËRGJIGJE E SHPEJTË NDAJ NDRYSHIMEVE NË PLANET E BLERJES DHE TË DËRGIMIT

Duhet mbajtur mend se sado ideale të jetë skema e planifikimit, gjithmonë do të ketë faktorë që kërkojnë përgjigje urgjente dhe prokurim të paplanifikuar. Për shembull, situata emergjente ose gabime të interpretuesit.

Të njëjtat gabime të interpretuesve, refuzim projektet investuese ose faktorë të tjerë mund të çojnë në ndryshime të kundërta - një ulje të kërkesës dhe, si pasojë, nevojën për një refuzim urgjent të mallrave dhe materialeve të deklaruara për blerje, një reduktim të planit të furnizimit. Përndryshe, ne rrezikojmë të blejmë artikuj të inventarit që nuk kërkohen më, të cilët do të qëndrojnë si peshë e vdekur në magazinat tona.

Prania e situatave që nuk mund të planifikohen nuk do të thotë që vendimet kur bien dakord për kërkesa shtesë për blerje ose rregullime të planit të furnizimit mund të zbatohen në një situatë të tillë pa kuptuar pasojat.

Është thelbësore të keni informacion të plotë për atë që çoi në nevojën për të bërë ndryshime në planet e dakorduara dhe se si vendimi do të ndikojë në faktorë të tjerë jeta ekonomike ndërmarrjeve. Për shembull, për sa i përket buxhetit, është e nevojshme të kuptohet qartë se si kostot shtesë do të ndikojnë në koston e prodhimit.

Ideja e një analize dhe kontrolli të tillë është paraqitur në artikullin "Përgjigja e shpejtë ndaj devijimeve nga shpenzimet e planifikuara buxhetore".

Pra, a është i thjeshtë procesi i blerjes së mallrave? E gjitha varet nga sa e rëndësishme është ta menaxhosh atë në mënyrë efektive! Nëse ka nevojë ose dëshirë për të blerë mallra me efikasitet maksimal, skema e kontabilitetit e përshkruar më sipër dhe rekomandimet për krijimin e saj mund të ndihmojnë për të arritur rezultate më shpejt kur përpiqeni të zbatoni një kontabilitet dhe kontroll të tillë të detajuar në çdo ndërmarrje: prodhuese, industriale, tregtare.

Kontrolli

Rregullat

Kushtet

Pyetje kyçe

Si të justifikoni një buxhet prokurimi?

Si të zgjidhni një furnizues?

Si të bëhet një inventar i bilanceve në magazinat dhe zonat e prodhimit?

Si t'i kundërviheni ryshfetit?

Si të vendoset ndërveprimi ndërmjet departamenteve brenda një kompanie?

Cilat forma raportimi duhet të përdoren për të analizuar punën e departamentit të furnizimit?

Kompanitë humbasin çdo vit qindra mijëra rubla për shkak të abuzimit dhe përmbushjes së pandershme të tyre përgjegjësitë e punës punonjësit. Normat e menaxhimit dhe kontabiliteti financiar mos lejoni që raste të tilla të zbulohen në kohën e duhur. Për të mbrojtur në mënyrë të besueshme dhe për të shfrytëzuar sa më efikase asetet e tyre, ndërmarrjet po zbatojnë një sistem të kontrollit të brendshëm (audit), i cili, natyrisht, ka karakteristikat e veta në varësi të fushës së veprimtarisë dhe qëllimeve strategjike.

Planifikimi i prokurimit. Menaxherët e paskrupullt të furnizimit blejnë lëndë të para dhe materiale nga ndërmarrjet "korrekte" në sasi që tejkalojnë vëllimet e nevojshme për të përmbushur programin e prodhimit. Prandaj, kur planifikoni blerjet, është e rëndësishme të merren parasysh jo vetëm treguesit sasiorë të planifikuar (numri i tonëve çimento, metra kabllo, etj.), por edhe shumat e destinuara për blerjen e këtyre vëllimeve të lëndëve të para dhe furnizimeve. dmth duhet të hartohet një buxhet prokurimi.

E rëndësishme!

Për të parandaluar abuzimin nga menaxherët e blerjeve, ndërmarrja duhet të miratojë një buxhet blerjeje të justifikuar ekonomikisht që korrespondon me programin e prodhimit.

Zgjedhja e një furnizuesi. Fillojmë me formimin e lotit, domethënë përcaktojmë se çfarë saktësisht do të blihet dhe në cilat tufa. Rregullat për formimin e loteve duhet të parandalojnë mundësinë e ndarjes së loteve relativisht të mëdha në disa të vogla. Edhe nëse, kur blini produkte heterogjene, çmimet e disa furnitorëve rezultojnë të jenë më të ulëta se çmimet e furnizuesit kryesor, duhet t'i përmbaheni loteve të formuara për lloj specifik mallrat - një fitim i lehtë në çmimin e mallrave mund të rezultojë në kosto të konsiderueshme të dorëzimit.

Komisioni duhet të miratojë listën e furnitorëve mes të cilëve do të bëhet përzgjedhja (Fig. 1).

Oriz. 1. Përbërja e komitetit të përzgjedhjes së furnitorëve

Komisioni miraton listën përfundimtare të furnitorëve më premtues. Bazuar në listën e miratuar, menaxheri i departamentit të blerjeve dërgon kërkesa identike për të eliminuar mundësinë e marrjes së një liste çmimesh për shitjet me pakicë, dhe nga tjetra - me shumicë.

Propozimet tregtare nga furnitorët duhet të sillen në një formë të vetme, duhet të hartohet e ashtuquajtura listë e alternativave. Për ta bërë këtë, çmimi i produktit rillogaritet duke marrë parasysh dorëzimin, dhe të gjitha kushtet për pagesën e shtyrë janë të standardizuara (për shembull, përcaktohet se pagesa bëhet me dorëzim në të njëjtën ditë).

E rëndësishme!

Vendimi për përzgjedhjen e furnitorëve duhet të merret kolektivisht dhe të miratohet nga menaxhmenti i lartë.

Furnizuesi në ndryshim. Asgjë nuk mund të sigurohet me një garanci 100%, dërgesat nuk bëjnë përjashtim. Për raste të tilla, të gjitha procedurat dhe procedurat për menaxherët duhet të përshkruhen paraprakisht. Dërgesat “emergjente” ofrojnë mundësi të shumta për parregullsi nga ana e menaxherëve të blerjeve. Në këtë drejtim, vendimet për zëvendësimin e një furnizuesi që nuk ka përmbushur kushtet e kontratës duhet të merren në nivelin e drejtorit tregtar ose të përgjithshëm.

Lufta kundër shantazheve. Sektori i furnizimit është një "minierë ari" për menaxherët e paskrupullt. Në marrëveshjet e ndërsjella ndërmjet personat juridikë Kostoja e një produkti të blerë ose të shitur ndikohet jo vetëm nga kushtet aktuale të tregut, por edhe nga madhësia e "kthimit". Po, vendimi përfundimtar për zgjedhjen e një furnizuesi zakonisht merret nga drejtuesit e lartë të kompanisë (pronari, CEO ose drejtori financiar), por menaxherët janë përgjegjës për pjesët përgatitore, analitike dhe organizative. “Falë” përpjekjeve të këtyre të fundit, vetëm ata që tregojnë gatishmëri për të ofruar “interes” mund të përfshihen në listën e furnitorëve të rekomanduar dhe personi që merr vendimin përfundimtar do të drejtohet ngadalë por me siguri në zgjedhjen e “ drejtë” furnizues.

Nëse shuma e "shantazhit" nuk ndikon në çmimin e blerjes së mallrave ose shërbimeve, atëherë nuk do të ketë pasoja negative për kompaninë. Është shumë më keq nëse "shantazhi" ndikon në çmimin e blerjes së mallrave, veçanërisht nëse shuma e transaksionit është e madhe ose po flasim për zgjedhjen e një furnizuesi strategjik.

Në çdo kompani që respekton veten, menaxhmenti i lartë i kushton vëmendje anës së shpenzimeve të buxhetit dhe shpesh kontrollon personalisht transaksione të tilla. Por një kontroll i tillë kryhet, si rregull, sipas një numri treguesish. Ky informacion përgatitet nga menaxherët e blerjeve dhe mund të paraqitet në çdo dritë. Është e pamundur të kontrollosh personalisht detajet e të gjitha transaksioneve, ashtu siç është e pamundur të jesh ekspert në të gjitha fushat.

Masat për të luftuar ryshfetet (motivimi i punonjësve, futja e procedurave me shumë faza për kontroll shtesë) nuk përjashtojnë marrëveshjet e fshehta brenda ekipit. Prandaj, ne mund të propozojmë një skemë që mbështetet në shërbimet e organizatave të palëve të treta dhe përfshin dy faza (Fig. 2).

Ne i kundërpërgjigjemi shantazheve
Çfarë po bëjmë?		Çfarë po kontrollojmë?
Monitorimi i tregut		Nëse dyshoni se furnizuesit marrin ryshfete, duhet të udhëzoni një punonjës nga një shërbim tjetër (siguria, auditimi i brendshëm ose departamenti financiar) kryejnë një auditim blitz të kushteve të prokurimit. Për shembull, krahasoni çmimet tuaja të prokurimit me ato publike ose kërkoni një propozim për mallrat ose shërbimet kryesore të blera në emër të një kompanie fiktive (ose një kompanie tjetër në pronësi, nëse furnizuesi nuk ka dijeni për marrëdhëniet e kompanive). Në procesin e një kërkimi të tillë, ju mund të zbuloni jo vetëm çmimet reale të furnizuesit, por edhe të merrni një ide për metodat e lobimit për interesat e tyre nga punonjësit e departamentit të furnizimit. E njëjta punë mund t'i besohet një kompanie të pavarur që do të monitorojë tregun sipas një liste të rënë dakord të produkteve ose shërbimeve me karakteristika të përcaktuara cilësore (përfshirë vetë furnitorët). Rezultatet e monitorimit dërgohen periodikisht në formën e një liste çmimesh të përgjithësuar tek kompania që ka urdhëruar monitorimin
Ne kontrollojmë kontratat		Çmimet në kontratat e lidhura me furnizuesin, urdhër blerjet e lëshuara ose kërkesat për pagesë krahasohen me të dhënat e marra nga rezultatet e monitorimit (auditimit). Kur menaxherët përpiqen të lidhin një marrëveshje ose vendosin një porosi në të cilën kostoja e një artikulli specifik produkti tejkalon një devijim të specifikuar nga mesatarja e tregut ose çmimi minimal, dokumenti bllokohet dhe dërgohet për miratim tek menaxhmenti i lartë ( drejtor financiar, pronari, etj.). Përdorimi sistemi i informacionit në këtë rast, do të lejojë të identifikohen automatikisht mospërputhjet në çmime

Oriz. 2. Skema kundër shantazhit

FYI

Kjo qasje na lejon të identifikojmë tejkalimin e çmimeve të blerjes mbi mesataren ose minimumin e tregut si në momentin e vendosjes së një porosie ashtu edhe në fazën e lidhjes së një kontrate.

Detyra kryesore e departamentit të furnizimit— të sigurojë dhe të mbajë një nivel optimal të inventarëve, i cili do të ndihmojë në minimizimin e kostove që lidhen me prokurimin dhe ruajtjen e tyre. Inventari i pakontrolluar dhe i pashfrytëzuar në një magazinë është një shenjë e një procesi furnizimi të pakontrolluar dhe joefektiv. Arsyeja sasi e madhe aktivet jolikuide mund të jenë:

anulimi i projekteve për të cilat janë blerë këto furnizime, materiale, pjesë këmbimi, pajisje;

kalimi në një gamë tjetër produktesh;

vjetërsimi i aktiveve jolikuide;

mospërputhje në punën e departamentit të furnizimit dhe shërbimeve të tjera, njoftimi i parakohshëm i shërbimit të prokurimit për anulimin ose reduktimin e programit të prodhimit sipas llojit të produktit, etj.

Inventari do të ndihmojë në identifikimin e stokut jolikuid ose inventarit të tepërt. Zakonisht në fabrikë prodhuese Përveç magazinës qendrore, ka depo të punishtes dhe të rrethit, përveç kësaj, materialet dhe furnizimet e tjera mund të ruhen nga kryepunëtorët. Departamenti i furnizimit mund të monitorojë vetëm depon qendrore, dhe gjithçka tjetër, si rregull, është e pakontrolluar. Një inventar i përgjithshëm do të ndihmojë në identifikimin e madhësisë reale të stoqeve dhe optimizimin e blerjeve të mëvonshme. Për efikasitet më të madh një inventar i tillë duhet të kryhet periodikisht me përfshirjen e punonjësve të një shërbimi të pavarur të auditimit të brendshëm ose organizatave të palëve të treta.

Vendosja e ndërveprimit ndërmjet departamenteve brenda kompanisë. Departamenti i furnizimit duhet të monitorojë tregun dhe të informojë departamentet e prodhimit (ose departamentin e shitjeve, nëse është një kompani tregtare) për produktet e reja me veti të përmirësuara dhe vlerë më të madhe konsumatore që ofrojnë furnitorët. Kolegët nga departamentet e tjera mund të mos dinë për produkte të tilla dhe për këtë arsye nuk mund t'i porosisin ato. Kjo është veçanërisht e rëndësishme për një kompani prodhuese të fokusuar në zhvillimin teknologjik: furnitorët do të marrin informacion për teknologjitë dhe produktet e reja nga furnitorët, teknologët do të marrin informacion për vlerën e tyre dhe teknologët do të marrin parasysh faktorët e çmimeve të raportuara nga furnitorët në kërkesat e tyre dhe kur hartojnë. rritja e buxheteve për periudhat e ardhshme.

E rëndësishme!

Për një proces furnizimi efektiv, është e nevojshme të vendoset ndërveprimi ndërmjet departamenteve të kompanisë.

Formularët e raportimit të departamentit të prokurimit ju lejojnë të kontrolloni procesin e prokurimit. Prej tyre mund të merrni informacione për ndryshimet e çmimeve, cilësinë e produkteve të furnizuara dhe përmbushjen e afateve të prokurimit (Tabela 1).

Tabela 1. Analiza e punës së departamentit të prokurimit sipas çmimit

Menaxheri	Çmimi, fshij/kg		Njësia matëse	Blerë, kg		Ndryshimi i çmimit		Shuma e blerjes, fshij.
	janar 2015	shkurt 2015
Menaxheri Sukhorukov M.I.
Miell premium
Miell i klasës së parë
Miell i klasës së dytë
Menaxheri Loginov V.M.
Miell premium
Gjithsej për departamentin:

Menaxheri i blerjeve, çmimet e të cilit rriten më shpejt se të tjerët pavarësisht vëllimeve të konsiderueshme të blerjeve, duhet të monitorohet shtesë.

Departamentet e blerjeve e bazojnë punën e tyre në një argument të hekurt - çmimi i lëndëve të para të blera. E bleva më lirë - bëra mirë. E keni blerë shtrenjtë - është keq, nuk dini si të punoni. Çfarë ndodh më pas në prodhim, në shërbimin e kontrollit teknik dhe shitjet nuk është më problem për departamentin e furnizimit. Prandaj, kur bëni dërgesa, është shumë e rëndësishme të kontrolloni cilësinë e produkteve të furnizuara, nga të cilat varen cilësitë e konsumatorit të produkteve të prodhuara në ndërmarrje.

Ne rekomandojmë mbajtjen e statistikave të problemeve me lëndët e para të blera gjatë inspektimit në hyrje, gjatë ruajtjes dhe gjatë përdorimit në prodhim. Mbajtja e shënimeve nuk është e vështirë: baza krijohet nga llogaritja e çdo problemi të vetëm në furnizimin e lëndëve të para. Për çdo problem, ne hartojmë një raport në të cilin shkruajmë se kush, kur dhe në çfarë forme i ka furnizuar lëndët e para/përbërësit problematikë. Kombinoni të gjitha këto akte në formën e raporteve me aftësinë për të renditur në programin 1C ose një skedar të thjeshtë Excel - dhe baza e të dhënave është gati (Tabela 2).

Tabela 2. Analiza e punës së departamentit të furnizimit në aspektin cilësor

Emri i furnizuesit	Data e dorëzimit	Numri i kontratës	Sasia e mallit të furnizuar, kg	Lloji i moskonformitetit
Rostock LLC		Nr.25 datë 25.12.2014		Gjatë procesit të pranimit dhe inspektimit në hyrje, u zbulua se përmbajtja e lagështisë së miellit ishte 18% (norma është 15%).
OJSC "Agrobiznes"		Nr 20 nga 20.12.2014		Gjatë procesit të pranimit dhe inspektimit në hyrje, u zbulua se përmbajtja e hirit të miellit premium në këtë grumbull është 0.6% (norma është 0.55%).
LLC "Zernotorg"		Nr 18 nga 15.12.2015		Gjatë procesit të pranimit dhe inspektimit në hyrje, në miellin e kësaj grumbulli u zbulua një erë myku.

Bazuar në këto të dhëna, merret një vendim nëse do të vazhdojë bashkëpunimi me furnitorët problematikë.

Në mënyrë që programi i prodhimit të përfundojë në kohë, të gjithë komponentët e nevojshëm duhet të dorëzohen në kohë. Formulari i mëposhtëm ju lejon të analizoni faktorët që pengojnë dorëzimin në kohë (Tabela 3).

Tabela 3. Analiza e punës së departamentit të furnizimit në respektimin e afateve të dorëzimit

Emri i plotë menaxher blerjesh	Ekzekutimi i planit për emrat e produkteve (artikuj)		Mosrespektimi i afateve të dorëzimit
			Numri i herëve
Sukhorukov M.I.
				mungesa e financimit
				aksident në një vendkalim hekurudhor
Loginov V. M.				të pafavorshme kushtet e motit(Dëbora rrjedh në rrugë, akulli)
				mungesa e financimit
				greva e punëtorëve në ndërmarrjen e furnizuesit
Gjithsej sipas departamenteve

Kjo formë raportimi bën të mundur analizimin e arsyeve të "dështimeve" në kohën e dorëzimit, për të identifikuar se cilat prej tyre varen nga faktorët e jashtëm(pandershmëria e furnitorëve, faktorët natyrorë, forca madhore, etj.), dhe cilat janë të brendshme (për shembull, mungesa e financimit në kohë) dhe marrin masa për të parandaluar këto situata në të ardhmen.

konkluzione

• Sistemi i auditimit të brendshëm është efektiv vetëm nëse rregullat dhe rekomandimet e hartuara ndiqen nga punonjësit e kompanisë.
• Punonjësit duhet të kërkojnë ofertat më të mira, opsionet për të marrë zbritje të konsiderueshme, të kontrollojnë menjëherë bilancet e aksioneve dhe të marrin parasysh luhatjet e pritshme të rëndësishme të çmimeve për mallrat e furnizuara.
• Funksionet e punonjësve të kompanisë duhet të përcaktohen qartë.
• Nevojiten mekanizma efektivë për monitorimin e performancës së departamentit të furnizimit.