Si të shkruani një memorandum saktë mostër. Hartimi i një memorandumi të brendshëm: dokumenti mostër dhe rregullat për hartim

Memorandum. Teksti, përpilimi. Shembull, shabllon, mostër. Shkrimi. Si të kompozoni, shkruani?

Këshilla për të shkruar memorandume. Rregullat, struktura, shembuj. Si të shkruani saktë një raport? (10+)

Memorandum. Shembull, shabllon, mostër

Emri "Memorandum" vjen nga fjala "raport", domethënë për të komunikuar informacion. Struktura dhe përmbajtja e tij përcaktohen nga kjo konsideratë.

Qëllimet e hartimit të një dokumenti të tillë:

• Korrigjoni situatën. Jeni të vetëdijshëm për disa fakte që nuk ju shqetësojnë personalisht, por sipas mendimit tuaj ndërhyjnë në punë, ulin efikasitetin dhe shërbejnë si burime rreziqesh. Ju i raportoni ato te menaxhmenti në mënyrë që ata të analizojnë informacionin dhe të ndërmarrin veprime.
• Rritni efikasitetin tuaj të punës. Kryerja e dobët e detyrave të tyre nga departamentet ose kolegët e lidhur redukton efektivitetin e punës suaj. Ju sugjeroni të bëni rregullime.
• Mbroni veten. Po trajtoheni në mënyrë të padrejtë. Memo është një përpjekje për të zgjidhur në mënyrë paqësore situatën. Më pas mund të paraqisni një ankesë pranë autoriteteve kompetente ose gjykatës, por ju sugjeroni ta zgjidhni atë brenda kompanisë pa i larë rrobat tuaja të ndotura në publik.
• Heq përgjegjësinë. Ju keni dhënë informacionin e nevojshëm njerëzve me autoritetin e nevojshëm. Atëherë nuk jeni më përgjegjës për korrigjimin e situatës. Asnjë pretendim nuk mund të bëhet kundër jush.

Teksti i memorandumit duhet të jetë në një stil biznesi.

Shkrimi i një memo ka shumë të përbashkëta me shkrimin e një ankese.

Lexoni gjithashtu:

• Teknologjitë për Prosperitet
  • Karriera
  • Këshilla për menaxherin
  • Suksesi dhe harmonia personale
• Koha e lirë aktive

Memorandum

Marrësi

Personi të cilit i dërgohet raporti, pozicioni i tij dhe emri i plotë.

Shembull. Drejtori i Përgjithshëm LLC "Foma dhe Erema", Foma Evgenievich Somov.

Ju duhet t'i dërgoni një memorandum një personi, kompetenca e të cilit përfshin zgjidhjen e çështjes që po ngrini, kështu që përpara se të hartoni dokumentin duhet të njiheni me struktura organizative kompania dhe shpërndarja e kompetencave.

Të drejtat, përgjegjësitë dhe fushat e kompetencës zakonisht formulohen në rregulloret e njësisë.

Thelbi i problemit

Tregoni shkurt thelbin e informacionit që dëshironi të përcillni. Nga ky seksion, marrësi duhet të kuptojë seriozitetin e problemit dhe të inkurajohet të lexojë me kujdes pjesën tjetër të tekstit.

Shembulli 1. Arkëtari është rregullisht vonë për në punë. Derisa të hapet arka, puna është e paralizuar. Po humbasim klientët dhe të ardhurat.

Shembulli 2. Të huajt shfaqen në dhomën e arkivit që përmban dokumente konfidenciale.

Shembulli 3. Jam i diskriminuar për shkak të bindjeve të mia fetare. Unë jam një ateist dhe mbikëqyrësi im i menjëhershëm është një besimtar fanatik. Ai më bën presion.

Përshkrimi i detajuar i situatës

Shembulli 1. Procedura e shërbimit ndaj klientit në kompaninë tonë përfshin pagesën direkte te arkëtari. Ne fillojmë punën nga ora 8:00, pasi shumica e klientëve janë të interesuar të marrin shërbimet tona para fillimit të ditës së tyre të punës, në mënyrë që më pas të arrijnë në punë në kohë. Megjithatë, bileta është e mbyllur deri në 9:00 - 9:30. Klientët janë të detyruar të presin. Na kanë kontaktuar me shpresë se do të jenë në kohë në punë, por për shkak të kasës janë vonuar. Vizitorë të tillë ose refuzojnë fare shërbimet tona dhe largohen menjëherë, duke anuluar porosinë e tyre, ose nuk na kontaktojnë më.

Shembulli 2. Për shkak të një orari fleksibël të punës, vij rregullisht në punë para fillimit të orarit të punës për pjesën tjetër të punonjësve. Vura re se në këtë kohë ambientet e arkivit po pastroheshin. Pastruesja është vetëm atje. Dollapët e dosjeve janë të kyçura, por këto janë kabinete të zakonshme zyrash që nuk kanë asnjë klasë sigurie. Ato janë të lehta për t'u hapur.

Shembulli 3. Mbikëqyrësi im vazhdimisht më kujton se nuk marr pjesë në ngjarjet e kishës dhe nuk martohem me gruan time. Ai tërheq vëmendjen e kolegëve të tij për faktin se unë nuk mbaj agjërime dhe nuk kremtoj festat e kishës dhe deklaron se jobesimtarët nuk mund t'u besohen, pasi atyre u mungon thelbi moral. Përsa i përket vlerësimit të punës sime dhe shpërblimeve financiare, ai tregon edhe njëanshmëri.

Dëme/probleme të mundshme

Shembulli 1. Performanca e dobët e kasës anulon gjithçka tonën avantazhet konkurruese, bazuar në një orar të përshtatshëm pune. Pagesë shtesë për punonjësit e tjerë për shtesë orari i punës në orët e mëngjesit rezulton të jetë një humbje parash. Ne po humbasim klientët e vjetër besnikë dhe nuk mund të tërheqim të rinj.

Shembulli 2. Zbulimi i informacionit nga arkivi ynë mund të shkaktojë humbje, të shkaktojë padi nga klientët dhe të minojë autoritetin e kompanisë sonë. Qasja relativisht e lirë në arkiv mund të shkaktojë probleme për vetë pastruesin. Nëse dikush bëhet i vetëdijshëm se pastruesi ka mundësinë të njihet me dokumentet tona konfidenciale, kjo mund të shkaktojë presion kriminal mbi të.

Shembulli 3. Qëndrimi i përshkruar ndaj meje zvogëlon performancën time, shkakton stres të vazhdueshëm dhe çon në një përkeqësim të shëndetit tim. Cilësia e punës sime është në rënie, produktiviteti po bie, gjë që sjell humbje direkte për kompaninë. Në ekip krijohet një situatë nervore, e cila gjithashtu nuk është e favorshme për punë produktive.

Lista e dokumenteve rregullatore - bazat

Në disa raste, situata e përshkruar nuk cenon asnjë dokumentet rregullatore, por përmban rrezik ose shkakton dëme. Pastaj ne e heqim këtë pjesë.

Shembulli 1. Kompania ka miratuar një orar pune, sipas të cilit dita e punës fillon në orën 8:00.

Shembulli 2. Kompania ka miratuar një deklaratë konfidencialiteti që përshkruan procedurën e ruajtjes dhe punës me dokumente konfidenciale. Praktika aktuale bie ndesh me këtë dispozitë.

Shembulli 3. Shteti ynë është laik. Liria e besimit është e garantuar me Kushtetutë. Më duket se diskriminimi mbi baza fetare është i papranueshëm.

Ofertat

Shembulli 1. Kërkoj nga ju që të detyroni arkëtarin të hapë arkën në kohë.

Shembulli 2. Ju kërkoj të jepni një urdhër për instalimin e një sistemi video survejimi në ambientet e arkivit.

Shembulli 3. Ju kërkoj të kryeni punë shpjeguese me eprorin tim të menjëhershëm, t'i vini në dukje se veprimet e tij janë në kundërshtim me ligjin dhe dëmtojnë klimën e punës në ekip, efikasitetin e punës, imazhin e kompanisë, përkohësisht (derisa situata të stabilizohet) të marrë kontrollin personal mbi vlerësimin e punës sime dhe stimujt financiarë. Shpresoj për mirëkuptimin tuaj.

konkluzioni

Lista e dokumenteve të bashkangjitura

Informacion në lidhje me datat e dërgimit të dokumentit, nëse ai dërgohet përsëri.

Pozicioni, mbiemri, emri, patronimi i përpiluesit

Data, nënshkrimi

Lexoni gjithashtu:

• Teknologjitë për sukses - si të jeni të suksesshëm në të gjitha përpjekjet tuaja, duke përfshirë:
  • Karriera - si të bëni një karrierë, të avanconi në karrierën tuaj
  • Këshilla për një udhëheqës - si të jesh një udhëheqës i suksesshëm
  • Suksesi dhe harmonia personale - si të keni sukses në komunikim dhe bindje, të shmangni konfliktet, të menaxhoni gjithçka dhe të mos lodheni
• Koha e lirë aktive - si dhe ku ta kaloni kohën tuaj të lirë me përfitim dhe kënaqësi

Një memo (kodi 0286041 sipas OKUD*) është një dokument informacioni dhe referimi drejtuar menaxherit, drejtuesit të departamentit dhe personave të tjerë të autorizuar. Ai përcakton në detaje çdo çështje me konkluzionet dhe propozimet e përpiluesit dhe synon të nxisë menaxhmentin të marrë një vendim të caktuar.

Në legjislacion nuk ekziston një përkufizim i “memorandumit” si koncept i pavarur.

Memorandumi hartohet si me udhëzimet me shkrim ose me gojë të menaxherit, ashtu edhe me iniciativën e vetë punonjësve (për shembull, në rastet kur, për të zgjidhur ndonjë prodhim ose çështje ekonomike ka nevojë për paraqitjen e informacionit në me shkrim menaxhmenti i lartë). Duke përdorur një dokument të tillë, ju mund të bëni një propozim për përmirësim anën teknike proceset e prodhimit, shprehni mosmarrëveshje me vendimin e marrë nga një menaxher epror dhe gjithashtu shprehni këndvështrimin tuaj nëse lindin mosmarrëveshje me kolegët. Prandaj, kur përgatit një memorandum, para së gjithash është e rëndësishme që autori të formulojë qartë qëndrimin e tij dhe më pas të japë argumente bindëse në favor të tij.

Llojet

Llojet e memorandumeve

Memorandumet kanë disa ndarje.

Sipas përmbajtjes, raportet ndahen në informative, raportuese dhe iniciative. Një raport informativ është një dokument që përfshin informacion në lidhje me detajet dhe metodat e kryerjes së punës. Shënimet e këtij lloji përpilohen periodikisht Një raport raportues informon shefin për rezultatet e punës së kryer dhe një raport iniciativë inkurajon një epror të marrë një vendim. Në të, autori mund të paraqesë rekomandimet dhe sugjerimet e tij.

Gjithashtu, memorandumet ndahen në varësi të adresuesit të tyre:

shënim i brendshëm - një dokument drejtuar drejtorit të organizatës;

një shënim i jashtëm i drejtohet një personi jashtë ndërmarrjes.

Mostra

Shembull i memorandumit mbi bonuset

Departamenti i furnizimit

Drejtori i Përgjithshëm
LLC "Magnit"
Semenova Irina Grigorievna

RAPORTI

2013-04-10-CN datë 10/04/2013

Rreth bonuseve

Unë ju kërkoj të shpërbleni menaxherin e shitjeve Alexander Olegovich Krasnov me një bonus parash në shumën prej 8,000 rubla për zgjerim bazën e klientit nga 30 në 50 pikat e shitjes me pakicë dhe një rritje në shitjet totale të produkteve me 2 herë në bazë të rezultateve të tremujorit të tretë 2013.

Shefi i Departamentit të Furnizimit Egorov V. A. Egorov

Kur shkruani një memo për mospërmbushje ose përmbushje të pahijshme përgjegjësitë e punës përdorni detajet e mëposhtme:

Emri njësi strukturore;

emri i dokumentit - Raporti;

data e përgatitjes së dokumentit, numri i origjinës;

adresuesi - pozicioni, mbiemri dhe inicialet në rasën dhanore;

titulli i dokumentit - “Rreth...”, “Në lidhje me...”;

teksti i shënimit - së pari përshkruhet fakti i mospërmbushjes ose kryerjes së pahijshme të detyrave të punës, pastaj shprehet një kërkesë specifike;

nënshkrimi - pozicioni i përpiluesit, nënshkrimi i tij dhe transkripti i nënshkrimit: mbiemri dhe inicialet.

Shembull memo për mospërmbushjen e detyrave zyrtare

Departamenti i Transportit

Drejtori i Përgjithshëm
LLC "Sverdlovsk"
S. S. Morozov

RAPORTI
04.10.2013 № 6

Mospërmbushja e detyrave zyrtare

Unë do të doja të sjell në vëmendjen tuaj se shoferi i spedicionit Ivan Igorevich Sokolov nuk e prezantoi makinën që i ishte caktuar (numri shtetëror C 042 MK 83) për të planifikuar inspektimi teknik, e cila ka shkelur dispozitat përshkrimi i punës nga 06.10.2010

Në lidhje me shkeljen, unë propozoj të qortoj I.I.

Shefi i departamentit të transportit Shubov O. F. Shubov

Shkelje e disiplinës së punës

Në lidhje me sjelljen e turpshme të një punonjësi

Në anën e djathtë të formularit shënohet emri i plotë i personit të cilit i është dërguar raporti dhe pozicioni i tij i saktë. Më poshtë shkruhet emri i plotë i punonjësit që harton memorandumin. Këtu, në krye, shkruhet emri i njësisë strukturore ku u zbulua sjellja e keqe e punonjësit dhe tregohet data e lëshimit të dokumentit.

Teksti duhet të përshkruajë në detaje atë që ndodhi dhe të tregojë se në çfarë saktësisht përbëhej sjellja e mjerë e punonjësit. Nisur nga sa më sipër, bëhet kërkesa për shqyrtimin e çështjes së masës disiplinore ndaj punonjësit. Masa disiplinore vendoset me urdhër të drejtuesit.

Është e rëndësishme të identifikohet arsyeja e kësaj sjelljeje të punonjësit, është e rëndësishme të merret një shënim shpjegues nga fajtori, i cili duhet t'i bashkëngjitet formularit të raportit.

E brendshme

Memorandumi është një dokument që i drejtohet drejtuesit të një institucioni të caktuar ose më të lartë dhe që e informon atë për situatën aktuale, një fenomen a fakt që ka ndodhur, për punën e kryer, si dhe përmban përfundimet dhe propozimet e autorit. Memorandumi përgatitet si me iniciativën e vetë punonjësit ashtu edhe me udhëzimet e menaxherit. Qëllimi i memorandumit të iniciativës është të inkurajojë menaxherin të marrë vendimin më të mirë. Prandaj, teksti i tij ndahet qartë në dy pjesë. I pari, konstatues (përshkrues), parashtron faktet e ndodhura ose përshkruan situatën, i dyti parashtron propozime dhe kërkesa; Raportet informojnë menaxherin për ecurinë e punës. Shënime të tilla dorëzohen rregullisht.

Teksti i memorandumit duhet të paraprihet nga një titull që fillon me parafjalën "o" ("rreth"). Ashtu si ekzekutimi i certifikatave, ekzekutimi i këtij lloji të dokumentit varet nga adresuesi. Memorandumet (të brendshme) nuk hartohen në një copë letre të thjeshtë. Të dhënat e formularit riprodhohen në formë të shtypur: emri i njësisë strukturore, lloji i dokumentit (memorandumi), data. Prodhuesi nënshkruan memorandumin e brendshëm.

Një shembull i një memorandumi të brendshëm.

Departamenti i Përgjithshëm

Memo për Drejtorin e Përgjithshëm të Shoqatës

05.10.99 Nr 36 Ivanov N.K.

Kaluga

Rreth zëvendësimit të makinave të shkrimit.

Ju njoftoj se makineria aktualisht eshte e pajisur makinat e shkrimit të vjetëruara, shumë prej të cilave kanë performancë jo të besueshme.

Ju kërkoj të merrni parasysh çështjen e shtimit të gjashtë makinave të reja dhe një kompjuteri me një printer.

Shefi i byrosë së makinerive Nënshkruar nga G.N.

Një formalitet që kërkon kohë dhe përpjekje - kjo është mënyra se si shumë njerëz i trajtojnë raportet, shënimet zyrtare dhe shpjeguese dhe shpesh nuk shohin dallimin mes tyre. Në përgjithësi pranohet që raportet dhe shënimet shpjeguese lidhen me zbatimin e sanksioneve disiplinore. Në fakt, ato përdoren jo vetëm për këtë. Ne do t'ju tregojmë në cilën situatë është e përshtatshme të hartoni një shënim të veçantë dhe si ta bëni atë në mënyrë korrekte.

Pse nevojiten shënimet?

Para së gjithash, të gjitha shënimet janë informacione dhe dokumente referimi për menaxhimin operacional. Me ndihmën e tyre, informacioni shkëmbehet brenda kompanisë (për shembull, midis departamenteve të ndryshme ose midis degëve, zyrave përfaqësuese dhe selisë qendrore). Informacioni në shënime nuk përmban urdhra, por mund të bëhet bazë për miratimin e disave vendimi i menaxhmentit, por mund të merret vetëm parasysh.

Por shkrimi i tyre nuk është aspak i lehtë. Në fund të fundit, në normativ nuk ka as përkufizime të koncepteve dhe as rregulla për përpilimin e shënimeve aktet juridike. Le të përpiqemi t'i formulojmë ato vetë.

Si ndryshojnë notat nga njëra-tjetra?

Për qartësi, ne tregojmë dallimet kryesore në tabelë.

Për qëllime tatimore, të gjitha llojet e shënimeve janë të rëndësishme.

Në disa raste, një shënim, së bashku me dokumente të tjera, mund të veprojë si një dokument parësor për vërtetimin dhe dokumentimin e shpenzimeve në kontabilitetin tatimor. klauzola 1 neni. 252 Kodi Tatimor i Federatës Ruse, Për shembull:

• memo shërbimi i vet reklamues, sipas të cilit periudha e përdorimit aktual të videove reklamuese nuk i kalonte 12 muaj, e ndihmoi kompaninë të provonte se videot nuk janë asete jo-materiale dhe të fshinte shpenzimet si një shumë e përgjithshme Rezoluta e Shërbimit Federal Antimonopol të Rajonit të Moskës, datë 16 mars 2012 Nr. A40-100845/10-4-498;
• për të konfirmuar kilometrazhin e makinës duke përdorur leximet e navigatorit GPS (në vend të odometrit) dhe duke njohur kostot e karburantit, ju duhet memo për shefin e departamentit të transportit nga kryepunëtor se inspektimi para udhëtimit tregoi një mosfunksionim të odometrit dhe klauzola 1 neni. 252, nën. 5 fq 1 art. 254 Kodi Tatimor i Federatës Ruse. Bazuar në këtë raport (ose dokument tjetër), do të lëshohet një urdhër për nevojën për të përdorur makinën me navigatorin të ndezur dhe regjistrimin e leximeve të saj në faturën e rrugës. Letra e Shërbimit Federal të Taksave e datës 16 korrik 2010 Nr. ШС-37-3/6848;
• shënim shpjegues mund të jetë i dobishëm:

• <или>për të marrë një zbritje të tatimit mbi të ardhurat personale për një fëmijë nënp. 4 paragrafët 1 art. 218 Kodi Tatimor i Federatës Ruse, nëse nuk ka certifikatë 2-NDFL nga vendi juaj i mëparshëm i punës. Kur një person nuk ka punuar për një kohë të gjatë dhe merr një punë përsëri, ai ka nevojë për një deklaratë shpjeguese për mungesën e të ardhurave, libri i punës dhe një kërkesë me shkrim për zbritje Letra e Shërbimit Federal të Taksave e datës 30 korrik 2009 Nr. 3-5-04/1133@;
• <или>për të zgjidhur çështjen e pagesës së kostos së udhëtimit me pushime. Nëse një punonjës e kryen atë në disa vende ose kalon nëpër pika ndalimi gjatë kalimit, kërkohet një shënim shpjegues nga punonjësi dhe dokumentet e tij të udhëtimit. Letër e Ministrisë së Shëndetësisë dhe Zhvillimit Social datë 20 Shkurt 2009 Nr. 194-13.

Është e qartë se nëse shënimi është dokument primar, atëherë duhet të përmbajë të gjitha detajet e një dokumenti të tillë klauzola 2 neni. 9 i Ligjit të 21 Nëntorit 1996 Nr. 129-FZ.

Si të shkruani saktë shënimet

Shumë punonjës e kanë të vështirë të shkruajnë shënime, sepse kjo është një punë e pazakontë për ta. Për ta bërë detyrën më të lehtë, jepni rregullat e hartimit, si dhe formularët e shënimeve në lokal akt normativ, për shembull, në udhëzimet e menaxhimit të zyrës dhe familjarizoni punonjësit me të. Një fragment i një udhëzimi mund të duket kështu, për shembull.

Miratuar me porosi për Alpha LLC
datë 27 dhjetor 2011 Nr.123

Udhëzime për menaxhimin e zyrës së Alpha LLC

4.10. Shënime (raporte, zyrtare, shpjeguese)

4.10.4. Çdo shënim është hartuar duke treguar detajet e mëposhtme:

• emri i njësisë strukturore - autori i shënimit;
• emri i llojit të dokumentit - raport, shënim zyrtar ose shpjegues;
• data e dokumentit - data e nënshkrimit ( Numrat arabë në sekuencë: ditë, muaj, vit);
• adresues - f. Dhe. O. dhe pozita e personit të cilit i drejtohet shënimi (në rasën dhanore);
• titulli i tekstit, i cili duhet të fillojë me parafjalën “O” ose “Rreth”;
• një shënim në lidhje me praninë e aplikacionit (nëse ka), për shembull: “Shtojca: 1 kopje. për 3 l.”;
• nënshkrimi i përpiluesit (pozicioni i përpiluesit; nënshkrimi personal dhe transkripti i tij (emri i plotë)).

4.10.5. Teksti është shkruar në vetën e parë njëjës.

Teksti i shënimit nuk duhet të përmbajë përshëndetje ose dëshira të fundit.

4.10.6. Formularët e raporteve, shënimet zyrtare dhe shpjeguese janë dhënë në shtojcat nr. 15, 16, 17 të udhëzimeve.

Kur një punonjës duhet të shkruajë një shënim, jepini atij formë e gatshme, A mostër më të mirë. Le të japim shembuj të dizajnit të shënimeve të ndryshme.

Shoqëria me përgjegjësi të kufizuar "Alfa"

Kontabiliteti

Drejtori i Përgjithshëm
Alpha LLC
I.I. Stasov

Shef i Departamentit të Burimeve Njerëzore
S.V. Klimova
Arsyet e specifikuara në shënimin shpjegues
të konsiderohet si mosrespektim.
Aplikoni masa disiplinore
në formën e një komenti për T.I. Bogdanova

Kryekontabilist
FERRI. Zharova
Merrni masa për të rivendosur motorin e turbinës me gaz

30.08.2012

SHËNIM SHPJEGUES
datë 30.08.2012 Nr 12

Për arsyet e humbjes së deklaratës origjinale doganore të gazit

Humbja më 29.08.2012 e deklaratës doganore origjinale për furnizimin me bizele të njoma sipas kontratës me Bonduelle, Francë, datë 20.04.2012 Nr. 0007/5 ( Postë doganore Gatchinsky) ndodhi gjatë fotokopjimit të këtij dokumenti.

Një fotokopjues zyre nuk është projektuar për kopjimin automatik të dokumenteve me densitet të lehtë letre. GTD origjinale, me një densitet letre gjurmuese, kopjohej automatikisht së bashku me dokumente të tjera me një densitet më të lartë letre. Si rezultat, ndodhi një bllokim dhe motori origjinal i turbinës me gaz u bllokua midis rrotullave të fotokopjimit. Gjatë përpjekjes për ta nxjerrë, dokumenti u gris në pjesë të vogla, të pazëvendësueshme dhe të palexueshme.

Më poshtë janë njohur me dokumentin:

30.08.2012

Shumë njerëz i trajtojnë memorandumet si një formalitet që kërkon kohë dhe nerva. Por ka situata kur ky formalitet mund të mbrojë punonjësin nga pretendimet e padrejta nga menaxhmenti. Kërkesat e dokumentuara do t'ju mbrojnë nga telashet në çdo kohë, gjë që nuk mund të thuhet për kërkesat e bëra gojarisht, të cilave jo gjithmonë u kushtohet rëndësi. Kështu, këto dokumente konfirmojnë faktin e marrëdhënies dhe regjistrohen si dokumentacion dalës.

Shkrimi i një memo

Çfarë është një memo?

Një memo është një dokument i rëndësishëm i komunikimit të brendshëm., asnjë institucion i vetëm me ndikim nuk mund të bëjë pa të. Për funksionimin normal Në një organizatë, një memorandum mostër duhet të jetë në dispozicion për pothuajse të gjithë punonjësit. Dallimi i tij nga një memo është se ai ka një orientim hierarkik, domethënë, ai gjithmonë vjen nga një menaxhim vartës në atë më të lartë. Një shënim është një dokument informativ, i cili shkruhet për të informuar menjëherë autoritetet e një autoriteti më të lartë ose të tjerë departamenti strukturor për ngjarjet që ndikojnë në stabilitetin e sistemit të menaxhimit në ndërmarrje.

Raporti ka fuqi ligjore, sepse qëllimi i tij nuk është vetëm të informojë menaxhmentin e organizatës, por edhe t'i inkurajojë ata të marrin një vendim të caktuar për situatën e shpallur. Dokumenti përpilohet me iniciativën personale të punonjësit ose me kërkesë të menaxherit. Kodi i shënimit sipas klasifikuesit të dokumentacionit të menaxhimit është 0286041 sipas OKUD. Dokumenti duhet të përshkruajë qartë problemin që ka lindur dhe duke qenë se ka fuqi ligjore, duhet të jetë pa gabime drejtshkrimore dhe ligjore.

Përkufizimi i një memo

Dokumenti jo vetëm që përshkruan në detaje incidentin, por gjithashtu shkruan një përfundim që përshkruan opsionet për zgjidhjen e situatës. Pas kësaj, menaxheri është i detyruar të studiojë dokumentin dhe të vendosë zgjidhjen e tij. Më pas, kjo rezolutë shërben si bazë për miratimin dhe zbatimin e masave të ndryshme (caktimi i gjobave, dhënia e stimujve etj.). Kështu, një memorandum është një element reagimet midis një drejtuesi dhe një vartësi.

Qëllimet e memorandumeve

Qëllimet kryesore të ndjekura në formimin e këtij dokumenti:

• Rritja e efikasitetit të performancës personale. Kur diçka shqetëson një punonjës, dhe ai sugjeron mënyra për të zgjidhur këtë problem.
• Korrigjoni situatën. Kur një punonjës di disa fakte që nuk e shqetësojnë personalisht, por, sipas mendimit të tij, ndërhyjnë në stabile dhe punë efikase. Një raport i shkruhet menaxhmentit në mënyrë që situata të zgjidhet sa më shpejt të jetë e mundur.
• Heq përgjegjësinë. Nëse një punonjës ka përcjellë disa informacione tek eprorët dhe dëshiron të shkarkojë veten nga përgjegjësia për korrigjimin e incidentit. Pas kësaj, nuk duhet të ketë ankesa kundër përpiluesit.
• Mbroni veten kur shkelen të drejtat. Këtu shënimi është një përpjekje për të zgjidhur në mënyrë paqësore incidentin.

Një nga qëllimet e memorandumit është të lirojë veten nga përgjegjësia

Llojet e memorandumeve

Ato vijnë në dy lloje:

1. E brendshme- shkruar me kërkesë të punonjësit ose shefit të tij për të rritur efikasitetin e kompanisë. Autori firmos këtu. Meqenëse dokumenti konsiderohet i brendshëm, atëherë regjistrimi kryhet në letër A4.
2. E jashtme- dërguar autoriteteve më të larta. Ky lloj firmoset vetëm nga drejtuesi i kompanisë dhe printohet në të kokë letrash.

Në të dyja rastet, data caktohet në ditën e shkrimit dhe nënshkrimit.

• Informacion - Si rregull, ato përpilohen rregullisht, ato ofrojnë informacion të detajuar për metodat dhe veçoritë e punës. Ato mund të përdoren gjithashtu për të përcjellë idetë për përmirësimin e procesit të punës tek menaxhmenti.
• Raportimi- raportoni rezultatet e urdhrit të ekzekutuar në një periudhë të caktuar. Ata zakonisht përbëhen nga punonjës të nivelit më të ulët.
• Iniciativa - ato ku punonjësi i propozon menaxhmentit të marrë një vendim të caktuar në lidhje me ngjarje specifike - shkelje, kohë joproduktive, etj.

Memo e brendshme

Shpesh, në mesin e raporteve, ju duhet t'u shkruani eprorëve tuaj shënime "shtypëse", duke i quajtur punonjësit si budallenj dhe dembelë. Ato duhet të hartohen veçanërisht me kujdes, sepse edhe e meta më e vogël mund të çojë në telashe në të ardhmen. Shkelja e disiplinës është arsye për ndëshkime financiare vetëm për këtë qëllim, në dokument duhet të jepen argumente bindëse. Një dokument i formuluar gabimisht mund të paraqitet në gjykatë, duke u ankuar se menaxhimi po shkel me qëllim të keq të drejtat e një specialisti. Prandaj, është e rëndësishme të dini se si të shkruani saktë një memo.

Struktura e dokumentit

Memorandumi përfshin dy ose tre seksione semantike:

1. Aktual pjesa ku theksohen arsyet e incidentit që shkaktoi formimin e tij, me deklarim të detajuar të rrethanave shoqëruese.
2. analitike - paraqet një analizë të situatës me pasojat e mundshme incidente dhe opsione të ndryshme për zgjidhjen e problemit.
3. Duke përmbledhur pjesa ku folësi përshkruan mendimin e tij, jep argumente bindëse dhe rekomandon marrjen e disa veprimeve specifike për zgjidhjen e incidentit. Dhe pastaj vetë udhëheqësi vendos se çfarë sanksionesh të marrë. Meqenëse autoritetet nuk kanë kohë për hetime, më shpesh ata pajtohen me propozimet e autorit pa u thelluar në detaje.

Memo e jashtme

Ju mund të hartoni një memorandum në formatin tekst dhe tabelor. Seksioni analitik në dokument mund të mungojë në varësi të llojit të çështjes. Në këtë rast dokumenti ka vetëm pjesën faktike dhe përfundimin me zgjidhje të problemit. Duke e përdorur atë, ju mund të bëni jo vetëm propozime për përmirësimin e disa proceseve të prodhimit, por edhe të shprehni pakënaqësinë tuaj me masat e marra. Para se të filloni të shkruani një raport, duhet të formuloni qartë problemin ose këndvështrimin tuaj dhe vetëm atëherë të filloni ta paraqisni atë në letër.

Memo është një dokument që hartohet për të informuar menaxhmentin e një kompanie ose njësie strukturore për situatën aktuale, faktet që kanë ndodhur etj. dhe ju inkurajojmë të merrni një vendim. Sipas klasifikuesit të dokumentacionit drejtues, raporti ka kodin 0286041 sipas OKUD.

Memorandumi mund të jetë vetëm për qëllime informative. Në këtë rast, shënimet përmbajnë informacion për ecurinë e çdo pune ose aktiviteti. Raporti raporton për zbatimin e detyrave, planeve, udhëzimeve dhe punës. Kjo siguron lidhjen e objekteve të kontrollit në nivelin vertikal - nga poshtë lart, dhe drejtohet nga një zyrtar vartës në një zyrtar më të lartë.

Në varësi të marrësit memorandume mund të jetë:

• I brendshëm - i dërgohet drejtuesit të një njësie ose organizate strukturore;
• E jashtme - drejtuar autoriteteve më të larta ose strukturave qeverisëse.

Siç u përmend, një memo është një dokument që i drejtohet drejtuesit të një organizate ose drejtuesit të një njësie strukturore. Memo parashtron në detaje çdo çështje ose situatë me përfundimet dhe propozimet e hartuesit. Nga ana tjetër, përmbajtja e memorandumit synon të inkurajojë menaxhmentin për të marrë një vendim të caktuar. Nëse raportet janë të natyrës informative për ecurinë e punës që po kryhet, atëherë ato mund të hartohen rregullisht.

Memorandumet drejtuar kreut të organizatës hartohen, ashtu si dokumentet e tjera të brendshme dhe mund të hartohen në një fletë standarde letre A4. Shënimet e dërguara autoriteteve më të larta janë dokumente të jashtme dhe duhet të lëshohen në letrën e organizatës.
Përmbajtja e parashtresës përbëhet nga dy ose tre pjesë semantike. Pjesa e parë - pjesa deklaruese - përcakton arsyet, faktet dhe ngjarjet që shërbyen si arsye për shkrimin e saj. Pjesa e dytë - ajo analizuese - përmban një analizë të situatës aktuale dhe opsionet e mundshme për zgjidhjen e saj. Pjesa e tretë - përmbledhja - përfshin përfundime dhe propozime për veprime specifike që duhet të ndërmerren për të zgjidhur situatën aktuale. Në memorandum mund të mos ketë pjesë analizuese në këtë rast, memorandumi përbëhet vetëm nga përshkrimi i situatës, përfundimet dhe propozimet e përpiluesit të memorandumit.

Në përgjithësi, një memo përbëhet nga elementët e mëposhtëm:

Raporti përmban detajet e mëposhtme:

• Adresa - emri i plotë i zyrtarit të cilit i drejtohet shënimi;
• Data e përgatitjes dhe numri i regjistrimit të dokumentit;
• Vendi i përpilimit (adresa gjeografike ose emri i njësisë strukturore);
• Emri aktual i dokumentit është Memorandum;
• Nëntitulli i tekstit të dokumentit (zakonisht fillon me fjalët "Rreth...", "Në lidhje me...");
• Vetë teksti i memorandumit;
• Të dhënat personale të përpiluesit (pozicioni, mbiemri, inicialet);
• Nënshkrimi i autorit - përpiluesit.