Si të përgatisni një letër zyrtare me një bashkëngjitje të mostrës. Shembull i letrës për një organizatë. Krijimi i një forme me duart tuaja: video

1. Letra printohet në letër të bardhë ose letër me ngjyrë të çelur në formatin A4 (210 x 297 mm) ose A5 (148 x 210 mm).

2. Fleta duhet të ketë fusha të paktën:

20 mm - majtas;

10 mm - djathtas;

20 mm - sipër;

20 mm - më e ulët.

Data e letrës është data kur është nënshkruar. Data shkruhet me numra arabë në rendin: dita e muajit, muaji, viti. Dita e muajit dhe muaji hartohen në dy çifte Numrat arabë, e ndarë me një pikë; viti - katër numra arabë.

4. Numri në dalje.

Numri i regjistrimit (dalës) i letrës përbëhet nga numri i tij serial, i cili mund të plotësohet sipas gjykimit tuaj me një indeks (për shembull, inicialet e kreut të drejtimit). Numri i regjistrimit të një letre të përpiluar bashkërisht nga dy ose më shumë departamente përbëhet nga numrat e regjistrimit të shkronjës së secilit prej këtyre departamenteve, të ndarë me një të pjerrët.

6. Adresuesi

Përfituesit mund të jenë organizata, divizionet e tyre strukturore, zyrtarë ose individë. Kur i drejtohet një letre një zyrtari, inicialet tregohen PARA mbiemrit. Emri i organizatës dhe ajo njësi strukturore tregohet në rasën emërore.

Për shembull:

LLC "Emri i Kompanisë"

Departamenti i planifikimit

Pozicioni i personit të cilit i drejtohet letra tregohet në rasën dhanore, Për shembull:

Drejtori i Përgjithshëm

LLC "Emri i Kompanisë"

A.A. Ivanov

LLC "Emri i Kompanisë"

Departamenti i planifikimit

B.B. Petrov

Letra nuk duhet të përmbajë më shumë se katër adresues. Fjala "Kopje" nuk tregohet para adresuesve të dytë, të tretë, të katërt. Nëse numri i marrësve është më i madh, krijohet një listë postimesh.

Kërkesa "Adresuesi" mund të përfshijë adresa postare. Elementet e adresës postare tregohen në sekuencën e përcaktuar nga rregullat për ofrimin e shërbimeve postare.

Kur i drejtoni një letër një organizate, tregoni emrin e saj, pastaj adresën postare, Për shembull:

LLC "Emri i Kompanisë"

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Kur i drejtoni një letër një individi, tregoni mbiemrin dhe inicialet e marrësit, pastaj adresën postare, Për shembull:

Sidorov V.V.

rr. Svobody, 5, apt. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Teksti i letrës

Teksti i letrës është hartuar në formën e një tabele, teksti koherent ose një kombinim i këtyre strukturave.

Kolonat dhe rreshtat e tabelës duhet të kenë titujt e shprehur me një emër në rasën emërore. Nëntitujt e kolonave dhe rreshtave duhet të jenë në përputhje me titujt. Nëse tabela printohet në më shumë se një faqe, kolonat e tabelës duhet të numërohen dhe vetëm numrat e këtyre kolonave duhet të shtypen në faqet pasuese.

Një tekst i lidhur zakonisht përbëhet nga dy pjesë. Pjesa e parë tregon arsyet, arsyet, qëllimet e shkrimit të letrës, e dyta (përfundimtare) - vendime, përfundime, kërkesa, propozime, rekomandime. Teksti mund të përmbajë një pjesë përfundimtare (për shembull, një kërkesë pa shpjegim).

Në tekstin e një letre të përgatitur në bazë të dokumenteve të organizatave të tjera, tregohen detajet e tyre: emri i dokumentit, emri i organizatës - autori i dokumentit, data e dokumentit, numri i regjistrimit të dokumentit, titulli i dokumentit. tekstin.

Në letër përdoren format e mëposhtme të prezantimit:

Veta e parë shumës ( "ju lutem dërgoni", "dërgoni për shqyrtim");

Personi i parë njëjës ("Unë e konsideroj të nevojshme", "ju lutem nënvizoni");

Veta e tretë njëjës ( “Shoqëria nuk kundërshton”, e konsideron të mundur “Name” LLC”).

8. Aplikimi

Lëshohet një shënim që tregon praninë e shtojcës së përmendur në tekstin e letrës si më poshtë:

Aplikimi: për 5 l. në 2 kopje.

Nëse letra ka një bashkëngjitje që nuk përmendet në tekst, atëherë tregoni emrin e saj, numrin e fletëve dhe numrin e kopjeve; nëse ka disa aplikacione, ato janë të numëruara, Për shembull:

Shtojca: 1. Marrëveshje qiraje për 5 l. në 2 kopje.

2. Certifikatë transferimi dhe pranimi për 1 litër. në 2 kopje.

Nëse aplikacionet janë të lidhura, atëherë numri i fletëve nuk tregohet.

Nëse letrës i bashkëngjitet një dokument tjetër, i cili gjithashtu ka një bashkëngjitje, lëshohet një shënim që tregon praninë e bashkëngjitjes. si më poshtë:

Shtojca: letra e Ministrisë së Punëve të Brendshme të Federatës Ruse e datës 05.05.2007 N 02-6/172 dhe një shtojcë e saj, vetëm 3 faqe.

Nëse aplikacioni nuk dërgohet në të gjitha adresat e specifikuara në dokument, atëherë lëshohet një shënim që tregon disponueshmërinë e tij si më poshtë:

Aplikimi: për 3 l. në 5 kopje. vetëm në adresën e parë.

9. Nënshkrimi

Detaji i "Nënshkrimit" përfshin: titullin e pozicionit të personit që ka nënshkruar letrën (i plotë nëse letra nuk është hartuar në një kokë letre, dhe shkurtuar për një letër të hartuar në një kokë letre) dhe një transkript të nënshkrimit ( inicialet, mbiemri), Për shembull:

Kur një letër nënshkruhet nga disa zyrtarë, nënshkrimet e tyre vendosen njëra poshtë tjetrës në sekuencën që korrespondon me pozicionin e mbajtur. Për shembull:

Kur nënshkruhet një dokument nga disa persona me pozicione të barabarta, nënshkrimet e tyre vendosen në të njëjtin nivel, Për shembull:

10. Shtyp

Përshtypja e vulës vërteton vërtetësinë e nënshkrimit zyrtare mbi dokumentet që vërtetojnë të drejtat e personave që regjistrojnë fakte lidhur me ME MJETE FINANCIARE, si dhe në dokumente të tjera që ofrojnë vërtetimin e një firme origjinale.

11. Interpretues

Shenja për ekzekutuesin përfshin inicialet dhe mbiemrin e ekzekutuesit të dokumentit dhe numrin e tij të telefonit. Një shenjë për interpretuesin vendoset në anën e përparme ose të pasme të fletës së fundit të dokumentit në këndin e poshtëm të majtë, Për shembull:

Shkruani thjesht.
Shkruani në mënyrë të tillë që të mbahet mend.
Shkruajeni ashtu siç dëshironi Unë do të doja të hedh një sy.
Shkruani që njerëzit t'ju lexojnëdo të ishte interesante.

Burnet Leo

Shumë shpesh, kontakti i parë i biznesit është një letër, dhe nëse nuk i kushtoni vëmendje etiketimit të një letre biznesi, atëherë njohja mund të mos ndodhë dhe mund të humbni një klient dhe partner biznesi.

Është shumë e rëndësishme të jeni në gjendje të shkruani letrat e biznesit në mënyrë korrekte, gjë që do të krijojë një përshtypje të favorshme për ju personalisht dhe për kompaninë në tërësi.

Rregullat e përpilimit korrespondencë biznesi dhe korrespondencë e formuar më shumë se 150 vjet më parë. Në përgjithësi pranohet se ato u prezantuan për herë të parë në Angli. Kur hartoni letra biznesi për partnerët e huaj dhe vendas, ia vlen të merren parasysh disa veçori. të cilat do të diskutohen më poshtë.

Por pavarësisht dallimeve, ka edhe rregullat e përgjithshme, të cilat janë karakteristike për mirësjelljen e letrave të biznesit rus dhe të huaj.

Së pari, para se të filloni të shkruani një letër partner biznesi, ia vlen të vendosni për pikat e mëposhtme:

1. Lloji i letrës (letër përcjellëse, letër porosie, letër njoftimi, letër porosie, letër rikujtuese, letër prezantimi, letër refuzimi, letër garancie etj.).

2. A pritet të marrë një letër përgjigje? Në disa situata, nuk kërkohet një përgjigje, siç është një letër prezantimi.

3. A do të kuptohet qartë dhe saktë përmbajtja e letrës nga adresuesi juaj? A do të ketë ndonjë konfuzion në lidhje me çështjen e korrespondencës?

4. A jeni i sigurt se një letër e dërguar me postë do të arrijë në kohë? Nëse jo, atëherë është më mirë të përdorni faks, shërbime postare të shprehura ( DHL , UPS etj.) ose dërgoni një email.

Së dyti, toni i letrës duhet të jetë i saktë, edhe nëse është një letër ankese. Paraqitja e sjellshme dhe e thjeshtë e çështjes tingëllon bindës dhe, si rregull, eliminon korrespondencën e panevojshme. Gjithashtu duhet të shmangni pasaktësitë dhe paqartësitë në formulim, përdorimin e tepruar të termave profesionale dhe shkurtesat e panevojshme, pasi kjo mund të çojë në nevojën për sqarime të mëvonshme dhe, në fund, në korrespodencë të zgjatur.

Së treti, një letër biznesi duhet të shkruhet vetëm në kokën e letrës së organizatës në të cilën jeni punonjës. Një shkronjë e kompanisë është një lloj kartëvizita kompania, prandaj letra duhet trajtuar me vëmendje të veçantë.

Së katërti, letra duhet të përbëhet nga disa paragrafë, secili prej të cilëve shpreh një mendim të plotë. Paragrafët nuk duhet të jenë shumë të gjatë në mënyrë që teksti të jetë i lehtë për t'u lexuar. Ju mund të ndiqni rregullin: paragrafët e parë dhe të fundit nuk janë më shumë se katër rreshta të shtypur, dhe të gjithë të tjerët nuk janë më shumë se tetë. Nuk është e përshtatshme të zhvendoset një paragraf që përmban më pak se katër rreshta në faqen tjetër. Në një letër biznesi, është më mirë të shmangni ndarjen me vizë.

Letra duhet të shtypet në madhësinë e shkronjave Times New Roman Cyr 12 (për dizajnimin e materialeve tabelare), 13, 14, 15 dhe Times DL madhësia 12, 13, 14 me hapësirë ​​1-2 rreshtash.

Kur shkruani letra biznesi, numri i faqes tregohet në këndin e poshtëm të djathtë, dhe në dokumentet e tjera të biznesit - në krye në mes të faqes.

Në vendin tonë është e rregulluar procedura e përpunimit të dokumenteve dokumentet rregullatore, dhe para së gjithash GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion."

GOST vendos dy formate standarde për format e dokumenteve: A4 (210 x 297 mm) dhe A5 (148 x 210 mm).

Çdo dokument, i shkruar ose në një formular ose thjesht në një fletë letre, duhet të ketë margjina (të paktën): majtas - 20 mm; djathtas - 10 mm, sipër - 20 mm, poshtë - 20 mm.

Kërkesa të tilla për përgatitjen e dokumenteve janë fikse Legjislacioni rus, por mund t'i ndiqni edhe kur shkruani letra biznesi për partnerët e huaj.

Në varësi të marrëdhënies tuaj me marrësin, adresa mund të fillojë me fjalët "e dashur" plus mbiemrin (emri, patronimi) ose "i dashur" plus emrin dhe patronimin (emri i parë) dhe të përfundojë me fjalë mirënjohjeje për bashkëpunimin tuaj. Para nënshkrimit është zakon të shkruani "Sinqerisht, ..." ose "Sinqerisht juaji, ...".

Kur drejtoheni në një letër, fjalët si "i dashur", "zotëri", "zonjë", "zëvendësdrejtor", "shef departamenti" etj. duhet të shkruhen të plota. Përndryshe, marrësi mund të mendojë se ju nuk e respektoni atë shumë. Nuk duhet të shkruani “Uv. Zoti drejtor”. Ky shkurtim është i papërshtatshëm dhe tingëllon si mosrespektim.

Në letrat zyrtare nuk është e zakonshme t'i drejtoheni adresuesit në bazë të emrit, edhe nëse e njihni njëri-tjetrin mjaft nga afër dhe keni jo vetëm biznes, por edhe marrëdhënie miqësore me këtë person.

Shembull nga jeta
Për Alexey, zakoni amerikan për t'iu drejtuar vetes si "ti" i kushtoi atij humbjen e tij punë me pagesë të lartë. Pasi ka punuar në Shtetet e Bashkuara për një kohë mjaft të gjatë dhe duke u mësuar t'i drejtohet shefit të tij amerikan thjesht si "Johnny", Alexey, në një letër drejtuar një punëdhënësi të mundshëm rus, iu drejtua atij në bazë të emrit: "I dashur Nikolai! ” Një kokë e tillë përshëndetjeje Kompani ruse e perceptoi atë si të njohur dhe të njohur. Në Rusi, thirrja me emër dhe patronim është një shenjë respekti dhe një mënyrë për të mbajtur një distancë dhe nënshtrim të caktuar. Pas marrjes së letrës, nuk pati kontakt të mëtejshëm nga punëdhënësi dhe aplikanti kaloi një kohë të gjatë duke menduar se cili ishte problemi.

Kur shkruani një letër biznesi për një partner rus, është e rëndësishme të ndiqni disa rregulla të tjera.

Pozicioni i personit të cilit i drejtohet dokumenti tregohet në rastin dativ, për shembull:

Drejtori i Përgjithshëm
OJSC "AlfaJuvelir"
V. A. Lagunina

SHA "BetaJuvelir-Holding"
llogaritari kryesor
V. M. Kochetov

Nëse përdorni shkurtesat "Mr.", "Ms.", atëherë fillimisht duhet të shkruani mbiemrin, pas inicialeve të marrësit.

Dokumenti duhet t'u drejtohet jo më shumë se katër marrësve. Fjala "kopje" nuk shkruhet para adresuesve të dytë, të tretë, të katërt. Nëse numri i marrësve është më i madh, krijoni një listë të shpërndarjes së dokumenteve.

Kur dërgoni një letër te një person juridik, në adresën e një organizate, tregoni emrin e saj, pastaj adresën e saj postare.

LLC "GammaJeweler"

Rruga Profsoyuznaya, 82, Moskë,

Kur i dërgoni një dokument një individi, fillimisht tregoni mbiemrin dhe inicialet e marrësit, më pas adresën postare.

Obraztsova O.P.
rr. Sadovaya, 5, apt. 12,
Lipki, rrethi Kireyevsky,
Rajoni i Tulës, 301264

Një shënim në lidhje me shtojcën e përmendur në tekstin e letrës është formatuar si më poshtë.

Aplikimi: për 5 l. në 2 kopje .

Nëse letra përmban një shtojcë që nuk përmendet në tekst, atëherë tregoni emrin e saj, numrin e fletëve dhe numrin e kopjeve; Nëse ka disa aplikacione, ato janë të numëruara.

Aplikimi:

1. Rregullore për mbajtjen e evidencave të brendshme për 5 l. në 1 kopje.

2. Rregulla për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve të departamentit të shitjeve për 7 faqe. në 2 kopje.

Nëse aplikacionet janë të lidhura, atëherë numri i fletëve nuk tregohet.

Nëse aplikacioni nuk dërgohet në të gjitha adresat e specifikuara në dokument, atëherë lëshohet një shënim për disponueshmërinë e tij si më poshtë:

Aplikimi: për 3 l. në 5 kopje. – vetëm në adresën e parë.

Kushtet e "nënshkrimit" përfshijnë:

Tregimi i pozitës së personit që ka nënshkruar dokumentin: i plotë - nëse dokumenti nuk është ekzekutuar në letrën e kompanisë, i shkurtuar - nëse dokumenti është ekzekutuar në letrën zyrtare të kompanisë;

Nënshkrimi personal;

Shpjegimi i nënshkrimit (mbiemri, inicialet).

Drejtor i përgjithshëm

Gamma-Jeweler LLC Nënshkrimi personal A. A. Borisov

Në letrën e kompanisë:

Drejtori i Përgjithshëm Nënshkrimi personal A. A. Borisov

Aktiv kërkesë me shkrim duhet të përgjigjet brenda 10 ditëve nga marrja.

Mesazhet e marra me faks dhe email duhet t'u përgjigjen brenda 48 orëve, duke përjashtuar fundjavat.

Në aktivitetet tregtare dhe civile, shpesh është e nevojshme të kontaktoni zyrtarët.

Çdo kërkesë duhet të jetë me shkrim. Letrat zyrtare dërgohen në një sërë rastesh. Kjo mund të jetë: një kërkesë për të bërë pagesë, një kërkesë për të ofruar produkte pa pagesë, një kërkesë për shlyerjen e borxhit, etj.

Formularët e veçantë nuk zbatohen për kërkesat zyrtare. Legjislacioni Federata Ruse supozon shkrim të lirë. Por përveç kësaj, ka norma përgjithësisht të pranuara. Përdorimi i tyre bën të mundur aplikimin në shkronja statusi juridik. Mungesa kushtet e nevojshme dhe atributet nuk lejojnë që ato të konsiderohen si korrespondencë zyrtare.

Prandaj, përpara se të kontaktoni zyrtarisht marrësin, duhet të njiheni me mostrat dhe shembujt falas. Ato mund të merren duke përdorur lidhjet e mëposhtme të këtij publikimi. Ky artikull shpjegues mund të shërbejë si një ndihmë e mirë kur shkruani.

Struktura dhe atributet e letrave zyrtare

Korrespondenca zyrtare kryhet në fletë A4. Për më tepër, për kompanitë ( personat juridikë) përdoret letra me letra. Ai tashmë supozon praninë e informacionit identifikues të regjistrimit.

Kjo kërkesë nuk eliminon nevojën për një "kapak". Është shkruar në sektorin e sipërm djathtas të fletës. Ai tregon emrin e organizatës marrëse dhe zyrtarit. Është gjithashtu e mundur të shkruani në të emrin e ndërmarrjes, departamentit, menaxherit, dërguesit.

Përballë në të majtë është një vend për të bërë shenja dalëse/hyrëse. Ato përmbajnë numrin, datën dhe qytetin. Prandaj, ajo dalëse vendoset nga dërguesi, dhe ajo hyrëse - nga marrësi. Për marrësin kërkesë e nevojshmeështë një tregues i pozicionit dhe personit që regjistron dokumentin.

Tjetra (më poshtë) është vetë teksti. Për disa shkronja është e mundur të shkruhet një titull (opsionale). Nën tekst duhet të shënoni emrin e plotë të pozicionit të personit të autorizuar, Mbiemrin e tij, Emrin, Patronimin, numrin e telefonit të kontaktit, detajet e interpretuesit (nëse pritet). Përballë këtyre të dhënave vendoset nënshkrimi i personit të autorizuar. Kjo nënshkrim vërtetohet me vulën e organizatës dërguese.

Fjalimi dhe mënyra e të shkruarit të letrave

Meqenëse është korrespondenca zyrtare që po shqyrtohet, fjalimi supozohet të jetë biznesi. Domethënë, teksti nuk duhet të përmbajë asnjë shprehje letrare (krahasime, metafora, alegori). Duhet të kuptohet se personi që ka marrë mesazhin ka shumë të ngjarë të mos ketë kohë të mjaftueshme për të lexuar fraza të panevojshme letrare.

Struktura e tekstit të një letre zyrtare konsiderohet si më poshtë: në fillim është një pjesë informuese. Ai përshkruan marrëdhënien midis dërguesit dhe marrësit. Më tej në tekst është e nevojshme të përshkruhet thelbi i problemit.

Përshkrimi duhet të jetë konciz dhe i mbështetur nga datat e përfundimit, shifrat dhe dëshmitë.

Pas kësaj, është e nevojshme të propozohet zhvillimi i dëshiruar i ngjarjeve që synojnë zgjidhjen e problemit.

Më poshtë është një formular standard dhe një mostër e një letre zyrtare, një version i së cilës mund të shkarkohet falas.

Çdo organizatë, qoftë ajo një fabrikë shtetërore, dyqan i vogël ose një pronë e madhe, herët a vonë lind nevoja për të hyrë në korrespondencë. Për ta bërë këtë, duhet të jeni në gjendje të shkruani, formatoni dhe dërgoni saktë një letër biznesi. Në këtë artikull, ne do të analizojmë llojet e letrave të biznesit dhe do të flasim për mënyrën e përgatitjes së detajeve themelore të këtij dokumenti.

Së pari, le të përcaktojmë se çfarë lloje të letrave të biznesit ekzistojnë. Në fund të fundit, në varësi të kësaj, rregullat për të shkruar letra ndryshojnë: çfarë të shkruani, si të shkruani, kujt t'i shkruani, etj.

Ju mund të listoni disa dhjetëra lloje të letrave të biznesit, por më të zakonshmet janë:

• letër informacioni;
• letër motivuese;
• letër garancie;
• letër falënderimi;
• ankesa;
• pretendim;
• ofertë (jo komerciale);
• oferta komerciale;
• ftesë;
• urim;
• falje;
• mesazh;
• deklaratë;
• konfirmim;
• paralajmërim;
• njoftimi;
• kujtesë;
• rekomandim;
• refuzimi;
• porosisë;
• kërkesë;
• referencë;
• kërkesë;
• ofertë pune.

Ka një tjetër kategori më vete letrat janë letra gjyqësore. Ne nuk do t'i konsiderojmë ato, pasi vetëm avokatët merren me letra të tilla, dhe ata dinë shumë për shkrimin e tyre. Gjithçka që duhet të dinë të gjithë punonjësit e tjerë të organizatës, veçanërisht ata që punojnë me postë: nëse hasni në një letër të tillë (është e shënuar "gjyqësore"), ruani si zarfin ashtu edhe letrën.

Letra e biznesit: struktura

Letër biznesi, ndër të tjera, ndryshon nga shkrimi i zakonshëm në atë që ka një strukturë të qartë, e cila përbëhet nga pjesët e mëposhtme:

1. Destinacioni.
2. Subjekti i letrës.
3. Titulli ose apeli.
4. Pjesa hyrëse.
5. Pjesa kryesore.
6. Pjesa e fundit.
7. Aplikimi (nëse është i disponueshëm).
8. Nënshkrimi.
9. Ekzekutues.

Ky është formati më i zakonshëm për letrat e biznesit, por, sigurisht, disa pika mund të ndryshohen.

Destinacioni

Ky është ai të cilit po i shkruajmë një letër. Këtu mund të tregoni emrin e kompanisë, drejtorin e saj ose zyrtarin me të cilin korrespondoni aktualisht. Në rastin kur një letër biznesi i dërgohet një organizate për herë të parë, adresuesi është drejtor i përgjithshëm. Letra gjithashtu mund të dërgohet tek një person i zakonshëm- ndaj një individi. Mund të ketë disa marrës, por është më mirë të mos vendosni më shumë se pesë. Në këtë rast, do të ishte më e saktë të bëhej.

Në varësi të kujt ia dërgojmë letrën, i formatojmë ndryshe detajet nëse adresuesi është drejtuesi i një ndërmarrjeje, fillimisht duhet të tregoni pozicionin e tij, pastaj emrin e ndërmarrjes dhe inicialet me mbiemrin dhe të gjitha. nga sa më sipër duhet të jetë në rasën dhanore.

Drejtori i Përgjithshëm

LLC "Energotras"

O.R. Zazublin

Nëse letra i drejtohet një personi specifik në ndërmarrje, së pari duhet të shkruani emrin e organizatës në rastin nominativ, pastaj pozicionin e personit, inicialet dhe mbiemrin, por në rastin dhanor:

CJSC "Butil-Express"

Shef i prodhimit

R.N. Taburetkin

Nëse letra do t'i dërgohet një organizate pa një adresues specifik, atëherë tregoni emrin e organizatës në rastin nominal:

OJSC "Mystic Pro"

Nëse një letër biznesi është e destinuar për një individ, atëherë së pari shkruani mbiemrin në rastin dativ, pastaj inicialet dhe në rreshtat e mëposhtëm - adresën postare në të cilën do të dërgohet letra. Nëse adresa postare është e panjohur dhe dokumenti planifikohet të transferohet në ndonjë mënyrë tjetër, ne lëmë vetëm mbiemrin dhe inicialet:

Komarova S.V.

rr. Polevaya, 5, apt. 457,

Moskë, 123456

Nuk ka nevojë të vendosni një pikë në fund ose të ndryshoni fontin, ai duhet të jetë i njëjtë me tekstin e letrës. Teksti i atributit "Adresuesi" është rreshtuar në të djathtë.

Subjekti i letrës

Kjo përmbledhje letra. Duhet ta shkruani sipër tekstit kryesor.

Ka disa dokumente në të cilat nuk keni nevojë të tregoni temën e letrës, përkatësisht: njoftim, ankesë, pretendim, urime, letër garancie ose paralajmërim. Në të gjitha dokumentet e listuara, lloji i letrës duhet të përfshihet në titull, i vetmi përjashtim është për urimet.

Teksti i temës nuk duhet të kalojë 50 karaktere, ju duhet të shkruani shumë shkurt, por në të njëjtën kohë të kuptoni qartë se për çfarë po flisni këtë dokument. Shpesh tema mund të shprehet me 2-3 fjalë, për shembull "Kërkesë për informacion" ose të fillojë me parafjalën "rreth" dhe të shkruhet në rasën parafjalore.

Fonti i temës mund të jetë një madhësi më i vogël se fonti kryesor i tekstit, por jo më shumë, dhe kjo nuk kërkohet. Align duhet të lihet.

Për shembull:

Për koordinimin e procedurave që organizatat të veprojnë në situata emergjente

Kërkoni informacion

Drejtimi ose adresa e adresuesit

Titulli ose ankesa shkruhet në qendër, një rresht bosh nga tema e letrës.

Ky mund të jetë titulli i letrës, i cili në thelb zëvendëson rreshtin e temës. Në pjesën më të madhe, kjo vlen për ankesat, pretendimet, letrat e garancisë, deklarata, paralajmërime ose njoftime. Mund të jetë gjithashtu një apel personal për adresuesin e letrës.

Nëse shkruani një titull, është më mirë ta shkruani me shkronja të mëdha dhe ta vendosni në qendër. Nuk ka nevojë të theksohet titulli me një font më të madh, ai duhet të jetë saktësisht i njëjtë me tekstin kryesor. Ju mund ta bëni fontin të trashë:

NJOFTIM

PRETENDIM

Sa i përket adresave, duhet të filloni me fjalën "I dashur", pastaj emrin dhe patronimin e adresuesit:

E dashur Galina Viktorovna!

I dashur Evgeniy Borisovich!

Nëse i pari dhe patronimik individuale të panjohura, ato nuk zëvendësohen me inicialet, por janë shkruar kështu:

I nderuar zoti Petrov!

E nderuara zonja Lisitsyna!

Nëse një letër biznesi i dërgohet një organizate, as mbiemri, as emri ose patronimi i kreut të së cilës nuk ju dihet, shkruani në mënyrë neutrale "Të dashur kolegë" ose "Të nderuar zotërinj". Mos harroni të vendosni një pikëçuditëse në fund, por vetëm një, nuk keni nevojë t'i vendosni tre ose më shumë herë, duke treguar respektin tuaj, do të duket krejtësisht fëminore.

Teksti i letrës

Teksti i letrës është i ndarë në tre pjesë: hyrje, pjesa kryesore dhe përfundimi. Nuk duhet të jenë tre paragrafë, ndoshta më shumë. Çdo pjesë e tekstit kalon pa probleme në njëra-tjetrën. Nëse organizata juaj nuk ka një font të korporatës për të shkruar trupin e letrës, është më mirë të zgjidhni fontin Arial ose TimesNewRoman, zgjidhni një madhësi 12 ose 14. Ju duhet të filloni të shkruani nga vija e kuqe, duke e përafruar atë në gjerësi. Teksti duhet të përafrohet në gjerësi. Mund të përbëhet nga fjali të thjeshta ose komplekse, dhe secila prej tyre duhet të ketë një lloj mendimi dhe të mos jetë bosh. Pa "ujë" stili i biznesit nuk e duron dot fjalimin. Çdo paragraf fillon me një vijë të kuqe.

Hyrje

Me prezantimin tuaj, ju mund të tregoni një letër nga adresuesi që ka mbërritur më herët, së cilës po i shkruani një përgjigje, ose të raportoni se keni rënë dakord më parë me adresuesin që do të dërgonit një letër. Nëse një letër i shkruhet një personi për herë të parë dhe nuk ka pasur marrëveshje, mund ta kaloni prezantimin.

Një hyrje është një fjali apo edhe një pjesë e saj.

Për shembull:

Për referencën tuaj. Nr 175-8/3-15 date 25.05.2015 ju njoftojme si me poshte

Sipas marrëveshjes sonë...

Pjesa kryesore

Kjo është pjesa e letrës ku shkruhet gjëja kryesore, pra thelbi i problemit. Në mënyrë konvencionale, ajo mund të ndahet në dy pjesë: "justifikim" dhe "kërkesë". Arsyeja tregon arsyen e shkrimit të letrës, "kërkesa" tregon se çfarë doni të arrini nga marrësi i letrës.

"Kërkesë" duhet të shkruhet nga një paragraf i ri dhe nga një vijë e kuqe.

Për shembull:

Ju dërgojmë për shqyrtim një paketë dokumentesh për mirëmbajtjen ekonomike të kompleksit tregtar Kometa dhe territorit ngjitur për muajin qershor 2015.

Ju lutemi rishikoni dokumentet, nënshkruani ato, vërtetoni nënshkrimet me vula dhe dërgoni një grup dokumentesh te Cleaning-Systems LLC.

konkluzioni

Letra duhet të përfundojë me një formulë të sjellshme që rrjedh pa probleme në nënshkrim, për shembull:

Sinqerisht,

Me mirënjohje të thellë

Urimet më të mira

Prania ose mungesa e një fraze përfundimtare varet nga sa afër jeni me marrësin dhe më shumë kulturën e korporatës autorin dhe përmbajtjen e letrës. Nëse marrim, për shembull, organizatat fetare, ato i përfundojnë letrat e tyre me fraza mjaft të gjata dhe emocionale. Por nëse shkruani "Me respekt" në ankesën tuaj, nuk do të duket e përshtatshme. Prandaj, duhet të mendoni nëse një frazë e tillë është e nevojshme.

Në varësi të situatës, llojit dhe tekstit të letrës, fraza përfundimtare ose do të jetë aty ose jo. Meqenëse kjo frazë do të pasohet nga një nënshkrim, duhet të përdorni një presje dhe jo një pikë. Një përjashtim është nëse autori i letrës ka arritur të formulojë formulën përfundimtare në formën e një fjalie të shkurtër por të plotë. Më pas në fund vendoset pikë ose pasthirrmë.

Ju nuk duhet të ndryshoni fontin, ai duhet të jetë i njëjtë si në trupin e letrës. Formula e mirësjelljes është shkruar në vijën e kuqe. Ju duhet të devijoni nga pjesa kryesore ose lista e aplikacioneve me 2-3 rreshta, dhe gjithashtu ta rreshtoni atë në gjerësi.

Nënshkrimi

Vija e kuqe nuk jepet këtu. Pozicioni është shkruar në të majtë. Nëse është shumë e gjatë, është më mirë ta ndani në dy rreshta. Vendosim inicialet dhe mbiemrin në të djathtë, të rreshtuar përgjatë skajit. Si rezultat, midis pozicionit dhe emrit të plotë kemi një hapësirë ​​të lirë për nënshkrim.

Për shembull:

Arkitekti kryesor i Stroy-City OJSC A.D. Semenet

Shefi i Departamentit të Klientit

mbështetja e Telekontakt LLC A.V. Gavrilenko

Aplikimi

Aplikimet mund të jenë dokumente që janë plotësisht të pavarura dhe përmbajnë informacione të caktuara që nevojiten në punë. Është e domosdoshme të tregoni të gjitha bashkëngjitjet në këtë letër, t'i numëroni ato, të tregoni numrin e faqeve dhe kopjeve.

Nëse një letër biznesi ka bashkëngjitje, ato shkruhen pas pjesës kryesore të letrës, përmes një rreshti bosh të rreshtit. Fjala "Aplikacion" ose "Aplikime" tregohet në vijën e kuqe, e ndjekur nga një dy pika. Nëse ka më shumë se një aplikacion, atëherë secili prej tyre shkruhet në një rresht të ri dhe numërohet. Në shtojcë, titulli vjen i pari, i ndjekur nga numri i fletëve dhe i kopjeve. Asgjë nuk ndryshon në dizajnin e tekstit i njëjti font, madhësia dhe shtrirja e gjerësisë.

Për shembull:

Shtojcë: Aplikim për pjesëmarrje në festival për 1 fletë. në 2 kopje.

Aplikimet:

1. Shkalla dhe kriteret e vlerësimit skedarët e zërit për 3 l. në 1 kopje.
2. Plani i trajnimit “Menaxhimi situatat e konfliktit» për 2 l. në 2 kopje.

Ekzekutues

Përkundër faktit se çdo letër biznesi nënshkruhet nga drejtuesi i kompanisë ose zyrtarët e tij të autorizuar, vetë korrespondenca kryhet nga një punonjës i zakonshëm i zakonshëm, d.m.th. ekzekutues. Është emri i tij dhe të dhënat e kontaktit që ne tregojmë në këtë pjesë.

Informacioni për artistin gjendet gjithmonë në fund të letrës, në rreshtat e fundit. Shkruhet emri i plotë, patronimi dhe mbiemri i punonjësit, me numrin e telefonit të kontaktit të tij në një linjë të re, dhe edhe më poshtë - adresën email. E lëmë fontin të njëjtë.

Për shembull:

Sp.: Anton Solomonovich Leprikov

Kur letra të jetë plotësisht gati, shtypeni në kokë dhe regjistrojeni, pas së cilës mund ta dërgoni.