Menaxhimi i të dhënave të personelit në një organizatë ose ndërmarrje - mbajtja e të dhënave të personelit dhe rrjedhës së dokumenteve. Të dhënat e personelit

Personeli i çdo ndërmarrje është vlera kryesore dhe burimi kryesor i saj. Prandaj, organizimi i një procesi të kontabilitetit të personelit kompetent është një komponent i rëndësishëm i punës, i cili kërkon kompetencë dhe njohuri të thelluara të legjislacionit aktual të Federatës Ruse.

Punonjësit e departamentit të BNJ të përzgjedhur siç duhet do të garantojnë që gabimet të reduktohen në zero dhe të drejtat e të gjithë ekipit mbrohen. Lexoni për të mësuar më shumë rreth veçorive të mbajtjes së të dhënave të personelit dhe gabimeve kryesore të bëra nga punëdhënësit.

Koncepti i të dhënave të personelit

Kontabiliteti i personelit është një kompleks procesesh dhe masash që lidhen me rregullimin marrëdhëniet e punës ndërmjet punëdhënësit dhe punëmarrësit. Ky mekanizëm është domosdoshmërisht i pranishëm në çdo kompani, pavarësisht nga madhësia e stafit dhe forma ligjore.

Në përgjithësi, të dhënat e personelit përfshijnë aktivitetet e mëposhtme:

• formimi i dosjeve personale të punonjësve;
• llogaritja dhe pagesat e tjera;
• përpilimi dhe regjistrimi i orarit të punës;
• regjistrimi i pushimeve të sëmundjes, aplikimeve dhe certifikatave në vendin e kërkesës;
• paraqitjen e raporteve periodike pranë organeve tatimore;
• hartimi dhe monitorimi i përputhshmërisë;
• përgatitja e urdhrave të personelit;
• mbajtja e dokumentacionit përkatës;
• puna dhe vlerësimi i punonjësve;
• respektimin e rregullave të mosshpërndarjes së të dhënave personale të punonjësve të kompanisë.

Në përputhje me Kodin e Punës të Federatës Ruse, çdo organizatë duhet të ketë dokumentacionin e mëposhtëm:

• Orari i personelit.
• Kartat personale të punonjësve.
• Të burgosurit dhe marrëveshje shtesë ndaj tyre.
• Orari i pushimeve.
• Rregullore për procedurën e mbrojtjes dhe përpunimit të informacionit personal (personal) të punonjësve.
• Urdhrat dhe deklaratat e punonjësve (rreth, dispozita, etj.).
• Rregulloret e punës (brenda organizatës).
• Të dhënat e punës së të gjithë punonjësve.

Organizimi i të dhënave të personelit

Mënyrat më të zakonshme të mbajtjes së të dhënave të personelit në një organizatë janë:

Krijimi i një departamenti të burimeve njerëzore ose punësimi i një specialisti të burimeve njerëzore (menaxher i burimeve njerëzore)

Avantazhi kryesor i kësaj metode të menaxhimit të të dhënave të personelit është aftësia për t'u organizuar në përputhje me parimet dhe kërkesat e saj, kështu që punonjësi është drejtpërdrejt në kompani.

Caktimi i përgjegjësive për mbajtjen e të dhënave të personelit tek një sekretar ose kontabilist

Në kohë krize dhe nevojë për të kursyer para, shpesh ndodh një situatë kur një punonjës kombinon detyrat e një sekretari, kontabilist, Specialist i HR madje edhe një avokat. Një punonjës i tillë, si rregull, specializohet në një fushë, dhe, në përputhje me rrethanat, nuk është plotësisht kompetent në të tjerat.

Dhe kjo është e mbushur me gabime të mundshme dhe përgjegjësi të menaxhmentit të kompanisë, gjë që çon në kosto të panevojshme - kohë dhe material.

Transferimi i funksioneve të burimeve njerëzore në një kompani outsourcing

Punë organizative, menaxhimi i personelit, trajnimi dhe përzgjedhja menaxhohen nga një kompani e jashtme e palëve të treta, e cila është specialiste në fushën e saj. Ka shumë staf profesional dhe organizatat me të cilat është lidhur marrëveshje për ofrimin e shërbimeve përkatëse të kontabilitetit të personelit.

Secila nga opsionet e mësipërme ka të mirat dhe të këqijat e saj. Se si do të mbahen saktësisht të dhënat e personelit dhe kush do të merret drejtpërdrejt me to vendoset nga menaxhmenti i organizatës, duke marrë parasysh numrin e personelit, qarkullimin dhe qarkullimin e tij dhe politikën e brendshme.

Karakteristikat e menaxhimit

Ndonjëherë punonjësit duhet të marrin një kopje të fletës së tyre të kohës. Në përputhje me Kodin e Punës, punëdhënësi është i detyruar të lëshojë një dokument të tillë, por në përputhje me ligjet për mbrojtjen e të dhënave personale, një kopje e plotë mund të lëshohet vetëm me pëlqimin e të gjithë punonjësve të regjistruar atje. Prandaj, lëshohet një ekstrakt nga kartela e raportit, i cili jep vetëm informacione për aplikantin

Gabimet kryesore që bëjnë punëdhënësit dhe punonjësit e burimeve njerëzore

Në procesin e mbajtjes së të dhënave të personelit, mund të bëhen gabime që do të çojnë tek autoritetet e inspektimit. Gabimet tipike të dhënat e personelit janë:

Gabimet kur punoni me dosje personale

Dosja personale e çdo punonjësi formohet nga momenti i marrjes në punë deri në shkarkimin e tij. Gabimet më të zakonshme gjatë menaxhimit të punëve personale janë:

• nuk ka dokumente të kërkuara në dosjen personale;
• renditja e dokumenteve është e prishur;
• nuk ka dosje personale (të pa dokumentuara);
• pajtimi nuk kryhet në kohën e duhur;
• plotësuar në vend të një fletë regjistrimi personal të personelit;
• çështja përfshin dokumente që nuk duhet të jenë pjesë e tij;
• punonjësit shërbimi i personelit nuk respektojnë procedurën për transferimin e dosjeve personale te palët dhe organizatat e treta.

Formimi i saktë i dosjeve të personelit mundëson siguri më të mirë të dokumenteve dhe akses të shpejtë në to.

Gabime gjatë hartimit të një kontrate pune

Gabimet e bëra nga punëdhënësi gjatë procesit shpesh çojnë në pasoja të rënda në procesin e zgjidhjes. mosmarrëveshjet e punës. Gabimet tipike në këtë rast janë:

• kontrata e punës është lidhur në një kopje;
• kontrata e punës nuk është e regjistruar, nuk ka datë regjistrimi;
• nuk ka nënshkrime në kontratat e punës;
• i pa regjistruar informacion i detyrueshëm dhe/ose kushtet;
• nuk ka kontrata pune me shkrim me punonjësit;
  një kopje kontrata e punës nuk është marrë personalisht nga punonjësi, ose
• nuk ka asnjë shenjë dëftese;
• kushtet e kontratës nuk janë të përcaktuara;
• kushtet për punësim me, nëse ka, nuk janë të specifikuara;
• asnjë vlerë specifike nuk është specifikuar pagat punonjësi, kushtet e pagesës dhe vendi i marrjes së pagës, orari i punës dhe kohëzgjatja e pushimit nuk përcaktohen.

Gabime në mbajtjen e të dhënave të punës

Këtu pjesa më e madhe e gabimeve lidhen me procedurën e plotësimit të librit të punës. Gabimet më të zakonshme:

• një faturë nuk është lëshuar kur ka marrë një libër pune nga një punonjës i kompanisë;
• urdhri nuk cakton një person përgjegjës për mbajtjen, regjistrimin, lëshimin dhe ruajtjen të dhënat e punës;
• seksioni i informacionit të punonjësve nuk plotësohet kur punonjësi merr një nivel arsimor më të lartë;
• numërimi sekuencial i të dhënave është i pasaktë;
• jo të gjitha të dhënat e punës (përfshirë përkthimet) janë të përfshira;
• refuzimi i lëshimit të të dhënave të punës për studentët që kombinojnë punën dhe studimin;
• kur lëshohet një dublikatë, shenja "kopjuese" nuk bëhet;
• janë bërë korrigjime të pasakta në seksionin e informacionit të punës;
• libri që evidenton lëvizjen e librave të punës dhe në to nuk mbahet siç duhet ose nuk ka libër;
• seksioni i informacionit të punonjësve nuk u plotësua gjatë plotësimit të insertit;
• nënshkrimi i punonjësit mungon në seksionin e informacionit të punonjësit;
• seksioni i informacionit të punës nuk përmban emrin e plotë të punëdhënësit;
• punonjësit të larguar nga puna i dërgohet një libër pune me postë pa një deklaratë me shkrim nga punonjësi për një kërkesë të tillë.

Libri i punës është dokumenti kryesor i çdo punonjësi, që pasqyron përvojën e tij të punës në të gjithë aktivitetet profesionale. Prandaj, është e nevojshme të minimizohet shfaqja e gabimeve dhe shkeljeve të mundshme gjatë regjistrimit dhe mirëmbajtjes të këtij dokumenti.

Secili nga gabimet mund të ketë një ndikim jashtëzakonisht negativ në menaxhimin e organizatës dhe të çojë në pasoja të rënda. Prandaj, rekomandohet t'i besoni funksionet e kontabilitetit të personelit specialistëve kompetentë dhe kompetentë, të cilët janë të përgatitur mirë në legjislacionin aktual dhe kërkesat e organeve të inspektimit, ose besoni kompanitë profesionale të outsourcing.

Administrimi i burimeve njerëzore nga e para: udhëzues hap pas hapi 2019

HR PUNA NGA ZERO:

një udhëzues i shkurtër i përafërt hap pas hapi për vendosjen e të dhënave të burimeve njerëzore në një kompani të sapohapur

(nëse doni të rregulloni gjërat në një fushatë tashmë në zhvillim, atëherë një udhëzues tjetër hap pas hapi do të jetë më i përshtatshëm për ju - restaurimi i të dhënave të personelit >>)

Nëse jeni caktuar të dorëzoni në një kompani të sapohapur Administrimi i burimeve njerëzore nga e para, dhe keni pak përvojë në këtë fushë (ndoshta jeni themeluesi, menaxheri dhe deri tani i vetmi punonjës i një kompanie të re, një oficer fillestar i burimeve njerëzore, ose edhe një kontabilist ose menaxher zyre që i është caktuar HR, ose një sipërmarrës fillestar ), atëherë udhëzuesi ynë me siguri do t'ju ndihmojë. Është përpiluar thjesht dhe i arritshëm, veçanërisht për fillestarët në biznesin e personelit.

Dhe sigurisht Rezervat e pasura të faqes sonë do t'ju ndihmojnë :

• bazë të dhënash referimi falas për menaxhimin e të dhënave të personelit: 25 procedura kryesore hap pas hapi (punësimi, pushimi, shkarkimi, etj.), 200 mostra të dokumenteve të personelit, blloku "Librat e punës" (mostrat e plotësimit dhe konsultimeve), 5 manuale mbi të dhënat e personelit, konsultimet, artikujt mbi personelin) dhe shumë më tepër;
• një bazë të dhënash e madhe referimi e disponueshme për abonentët e revistës "Personeli i praktikuar i personelit" (çmimi është i përballueshëm për të gjithë >>): 140 udhëzime hap pas hapi mbi punën e personelit, më shumë se 1000 mostra të dokumenteve të personelit, kosha konsultimesh dhe artikujsh, një kurs mbi bazat e menaxhimit të të dhënave të personelit, një raft librash, etj.;
• librat tanë më të mirë mbi administrimin e burimeve njerëzore.

Pra, ju është caktuar personel. Ku të fillojmë?

1. Le të grumbullojmë ligjet e nevojshme, literaturën dhe programet e veçanta. E gjithë kjo do t'ju duhet në punën tuaj.

• E nevojshme Shkelja e ligjeve të punës mund të rezultojë në gjobë e madhe. Prandaj, njohja dhe respektimi i ligjeve të punës duhet të trajtohen me përgjegjësi.
• Nga literatura e specializuar, ne kemi kënaqësinë t'ju ofrojmë manuale (mund t'i shkarkoni falas) dhe librat tanë më të mirë mbi administrimin e burimeve njerëzore. Depot e bazës së të dhënave të referencës të faqes do të jenë gjithashtu të dobishme.
• Vendosni me menaxhmentin çështjen e blerjes së një programi në të cilin do të zhvilloni të dhënat e personelit. Ka shumë programe të tilla, dhe shumë janë të specializuara dhe shumë, shumë të përshtatshme. Disa anashkalojnë funksionalitetin e 1C në disa mënyra. Por shumica e kompanive tradicionalisht mbajnë të dhënat e personelit në 1C. Fakti është se ka shumë specialistë të mbështetjes 1C në çdo qytet, por specialistë në mbështetje të programeve të tjera nuk do të gjeni kudo.

2. Ne marrim kopje nga menaxhmenti dokumentet përbërëse organizatat dhe studiojini ato me kujdes.

Dokumentet e personelit do të duhet të jenë në përputhje me dokumentet përbërëse të kompanisë dhe të mos i kundërshtojnë ato në asnjë mënyrë. Lexoni në Kartë procedurën për punësimin e një drejtori (ju do ta punësoni atë) dhe procedurën për caktimin e pagës së tij, periudhën për të cilën mund të lidhet një kontratë pune me të - disa veçori mund të përshkruhen në Kartë. Ndonjëherë Karta përshkruan procedurën për punësimin e punonjësve kryesorë të menaxhimit dhe vendosjen e sistemeve të shpërblimit për ta (për shembull, me miratim paraprak mbledhjen e përgjithshme themeluesit), madje edhe procedurën për miratimin e tabelës së personelit.

3. Ne përcaktojmë listën e dokumenteve që duhet të jenë në zonën e punës së personelit dhe që do të hartojmë.

Është e qartë se ju do të hartoni dokumentet e kërkuara nga ligji në çdo rast. Kontrolloni me menaxhmentin se cilin nga dokumentet opsionale do të hartoni për kompaninë. Ju gjithashtu mund të kontrolloni paraprakisht me drejtorin se çfarë kushte të veçanta ai dëshiron ta shohë atë në rregulloret e brendshme të punës, rregulloret e tjera vendore dhe në formularët e kontratave të punës.

Nëse kompania juaj është një mikro-ndërmarrje, atëherë, sipas 309.2 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, mund të mos keni nevojë të hartoni disa dokumente:

“Punëdhënësi është subjekt i biznesit të vogël që klasifikohet si mikrondërmarrje, ka të drejtë të refuzojë, tërësisht ose pjesërisht, miratimin e rregulloreve vendore , që përmban norma ligji i punës(rregulloret e brendshme të punës, rregulloret për shpërblimin, rregulloret për shpërblimet, orarin e turneve dhe të tjera). Në të njëjtën kohë, për të rregulluar marrëdhëniet e punës dhe marrëdhëniet e tjera të lidhura drejtpërdrejt me to, punëdhënësi - një subjekt biznesi i vogël, i cili klasifikohet si mikrondërmarrje, duhet të përfshijë në kontratat e punës me punonjësit kushte që rregullojnë çështjet që, në përputhje me me legjislacionin e punës dhe rregullat e tjera aktet juridike, që përmbajnë standarde të ligjit të punës, duhet të rregullohen nga vendorët rregulloret..."

4. Regjistrojmë drejtorin

Kontrolloni nëse drejtori është i regjistruar ( menaxher i përgjithshëm) siç duhet. Nëse jo, atëherë para së gjithash regjistrojmë një drejtor. Ai është punonjësi i parë! Dokumentet duhet të tregojnë se nga cila datë ka punuar drejtori. Një procedurë hap pas hapi për aplikimin për punën e drejtorit është e disponueshme në një bazë të dhënash të madhe referimi dhe në "Paketën e Burimeve Njerëzore", dokumentet e nevojshme të mostrës dhe konsultimet tematike janë gjithashtu aty.

5. Kompozoni tavolina e personelit, rregulloret e brendshme të punës, rregullore të tjera lokale (shih tabelën nga paragrafi 3).

Me siguri kompania nuk ka ende një tabelë personeli, rregullore të brendshme të punës ose rregullore të tjera lokale. Le t'i përpilojmë ato. Të gjitha këto dokumente i koordinojmë me drejtorin. Ne marrim parasysh komentet dhe dëshirat e drejtorit dhe kontrollojmë nëse ato bien në kundërshtim me ligjin. Opsione të gatshme Këto dokumente bien dakord në përputhje me procedurën e përcaktuar me ligj (nëse është e nevojshme, duke marrë parasysh mendimin e organit përfaqësues të punonjësve), atëherë drejtuesi i kompanisë i miraton ato. Ne kemi shumë shembuj të dokumenteve të tilla të disponueshme falas në faqen tonë të internetit. Ka shumë më tepër mostra të tilla dhe komente tematike mbi to, procedurat hap pas hapi deklaratat e tyre janë në një bazë të dhënash të madhe referimi dhe në “Paketën e Burimeve Njerëzore”. Në faqen tonë të internetit mund të lexoni lirisht një artikull të ri të dobishëm " Stafi: forma dhe përmbajtja"Ne rekomandojmë që abonentët e revistës HR Practitioner të lexojnë artikullin: " Ne hartojmë rregullore të brendshme të punës: ligjore, të menduara dhe të dobishme për punëdhënësin." dhe shikoni shabllonet e rregulloreve lokale.

6. Jemi duke zhvilluar një formë standarde të kontratës së punës që do të lidhet me punonjësit.

Për abonentët e revistës HR Practitioner, ne rekomandojmë manualin e mëposhtëm: "Ne punësojmë një punonjës: çështje të personelit". Nga ajo do të mësoni, ndër të tjera, se cilat kushte janë të dobishme për punëdhënësin që të përfshijë në një kontratë pune dhe cilat kushte, përkundrazi, janë të padëshirueshme dhe të rrezikshme.

7. Ne jemi duke përgatitur dokumente të tjera që do të na nevojiten për të kryer punën e personelit në të ardhmen:

Përgatisim libra kontabël, regjistrat e regjistrimit, fletë kohore, formularë porosish, kontrata për detyrimi financiar etj.

8. Ne vendosim me menaxhmentin se kush do të mbajë evidencë pune .

Nëse punonjësit nuk janë punësuar ende, atëherë drejtuesi i organizatës (drejtori) së pari duhet të mbajë të dhënat e punës. Për këtë lëshohet një urdhër. Në faqen tonë të internetit ekziston një urdhër mostër që drejtuesi i organizatës të marrë përgjegjësinë për mirëmbajtjen, ruajtjen, regjistrimin dhe lëshimin e librave të punës. Një urdhër i tillë është i detyrueshëm; Nëse nuk është, punëdhënësi mund të përballet me një gjobë. Më pas, drejtori mund t'ia kalojë këto kompetenca punonjësit të personelit të pranuar, edhe me urdhër. Në faqen tonë të internetit ekziston një formular porosie për emërimin e përgjegjësve për mbajtjen, ruajtjen, regjistrimin dhe lëshimin e librave të punës >>

9. Regjistrojmë punonjësit për punë.

Atëherë punonjësit do të fillojnë të punojnë për punonjës personeli do të vijë faza e punës së përditshme, do t'ju duhet të mbani një fletë kohore, të hartoni një orar pushimesh, të organizoni pushime, të aplikoni stimuj dhe ndëshkime, udhëtime pune, punë me kohë të pjesshme, pushime nga puna dhe shumë më tepër... Burimet tona faqja do t'ju ndihmojë me të gjitha këto.

Sot, çështja e mbajtjes së dokumentacionit të personelit është një çështje mjaft e mprehtë. Ekziston një legjislacion i veçantë në territorin e Federatës Ruse, në përputhje me të cilin do të jetë e nevojshme të mbahen shënime të tilla.

Të nderuar lexues! Artikulli flet për zgjidhje tipike çështje juridike, por çdo rast është individual. Nëse doni të dini se si zgjidhni saktësisht problemin tuaj- kontaktoni një konsulent:

APLIKACIONET DHE Thirrjet pranohen 24/7 dhe 7 ditë në javë.

Është i shpejtë dhe FALAS!

Për më tepër, shkelja e kësaj mund të çojë në telashe mjaft të rëndësishme.

Ekzistojnë disa veçori të mbajtjes së të dhënave të tilla në varësi të një numri faktorësh të ndryshëm. Një nga ato themelore është e drejtë statusi juridik organizate specifike.

Për shembull, mbajtja e të dhënave të personelit në një kompani me përgjegjësi e kufizuar duhet të kryhet në përputhje me një numër të dokumentet rregullatore.

Kjo është arsyeja pse zgjidhja optimale do të ishte punësimi i një specialisti që ka një përvojë në mbajtjen e të dhënave të tilla. Kjo do të bëjë të mundur shmangien e gjobave nga inspektorati i punës.

Pikat kryesore

Në çdo lloj ndërmarrje, pavarësisht nga numri i të punësuarve, është rreptësisht e nevojshme të ruhen të dhënat e personelit. Ka një sërë përgjegjësish të punëdhënësit për të mbajtur të tilla.

Më vete, duhet të theksohet se një kontabilitet i tillë ka një numër karakteristikash në varësi të llojit të vetë organizatës. dhe duhet të kryhet me reflektim në një kontabilitet të tillë.

Orari i punës përfshin mbajtjen e librave të punës në përputhje me disa hollësi dhe veçori të procedurës.

Ka shumë urdhra të ndryshëm që duhet të ekzekutohen siç duhet gjatë kryerjes së transaksioneve të caktuara brenda një organizate.

Përsëri, do të ishte më mirë të merreshim me këto paraprakisht. Vetëm në këtë mënyrë mund të shmangen shumë vështirësi dhe vështirësi.

Çfarë është ajo

Të dhënat e personelit nënkuptojnë dokumentimin e procedurave të ndryshme në lidhje me pritjen dhe punën e punonjësve të punësuar zyrtarisht.

Për më tepër, të dhënat e tilla duhet të mbahen jo vetëm në ndërmarrje, por edhe tek sipërmarrësi individual.

Sot, pikat e mëposhtme duhet të pasqyrohen siç duhet në të dhënat e personelit:

• dokumentacioni i pritjes;
• lëvizja e punonjësve midis pozicioneve brenda organizatës;
• shkarkimi nga puna;
• tjera.

Të dhënat e tilla duhet të mbahen në bazë të dokumentacionit parësor të personelit, si dhe standardeve të veçanta të punës.

Për të mbajtur shënime pa gabime, do t'ju duhet një grup mjaft i gjerë njohurish. Para së gjithash, kjo ka të bëjë me njohuritë e ligjit të punës, si dhe formatet e dokumenteve të ndryshme të personelit dhe të tjera.

Në mungesë të përvojës së këtij lloji, do të jetë e nevojshme të detyrueshme punësoni një specialist të kualifikuar.

Duke qenë se pamundësia për të mbajtur dokumentacionin e personelit mund të çojë në vendosjen e gjobave të mëdha. Kjo është veçanërisht e vërtetë.

Këto duhet të pasqyrojnë domosdoshmërisht aspekte të ndryshme që lidhen drejtpërdrejt me shkarkimin. Është krijuar një algoritëm i caktuar për përpilimin dhe mirëmbajtjen e librave të tillë.

Për çfarë qëllimi kryhet?

Të dhënat e personelit si të tilla mbahen për qëllime të ndryshme. Në këtë mënyrë, do të jetë e mundur të zgjidhet një listë mjaft e gjerë e problemeve të ndryshme.

Detyrat kryesore që mund të zgjidhen me ndihmën e punës së personelit të kualifikuar janë si më poshtë:

Përveç detyrave kryesore që zgjidh shërbimi i personelit, ka edhe një sërë fushash të ndryshme shtesë në të cilat do të kryhet edhe puna.

Këto zona sot përfshijnë si më poshtë:

Në të njëjtën kohë detyrat Departamenti i Burimeve Njerëzore mund të ndryshojnë mjaft ndjeshëm në varësi të shumë nuancave të ndryshme dhe specifikave të vetë ndërmarrjes.

Përveç detyrës kryesore në lidhje me mbajtjen e të dhënave të personelit, kjo njësi mund të kryejë edhe udhëzime të tjera nga menaxhmenti.

Në secilin rast, gjithçka është thjesht individuale. Por është e rëndësishme të mbani mend se lista e të drejtave dhe përgjegjësive duhet të përfshijë detyrat e caktuara nga menaxhmenti.

Ka një sërë kufizimesh që vendosen për kryerjen e këtij lloj aktiviteti. Ju patjetër do të duhet të njiheni me të gjitha paraprakisht. Kjo do të parandalojë shumë situata problematike në të ardhmen.

Ky dokument përfshin një listë të gjerë të artikujve brenda të cilëve duhet të mbahet kontabiliteti.

Është e rëndësishme të theksohet se ky proces nënkupton jo vetëm pajtueshmërinë me normat e Kodit të Punës të Federatës Ruse, por edhe një numër dokumentesh të tjera rregullatore. Për shembull, procesi i regjistrimit të një libri pune rregullohet nga një PNV e veçantë.

Në shumicën e ndërmarrjeve, detyra kryesore që punonjësit e burimeve njerëzore duhet të zgjidhin është pikërisht.

Në mënyrë tipike, kjo kërkohet në rastet kur një punonjës punësohet ose pushohet nga puna.

PNV-ja kryesore, në kuadrin e të cilit duhet të plotësohen të dhënat e punës, është Ai përfshin të gjitha aspektet e mbajtjes së të dhënave.

Më vete, duhet të theksohet se legjislacioni i punës nënkupton formimin e një numri dokumentesh mjaft specifike.

Para së gjithash, kjo vlen, si dhe shumë letra të tjera.

Më vete, duhet të theksohet se përveç plotësimit të saktë, dokumentet e tilla duhet të ruhen për një periudhë të caktuar kohore. Ky proces ka shumë karakteristika të ndryshme.

Për më tepër, njohja e legjislacionit të punës është e nevojshme jo vetëm për vetë punonjësin e personelit, por edhe për një punonjës të zakonshëm që aplikon për një vend pune.

Meqenëse në këtë mënyrë do të jetë e mundur të monitoroni në mënyrë të pavarur respektimin e të drejtave tuaja.

Nëse një qytetar beson se i shkelen të drejtat në çfarëdo mënyre, atëherë ai duhet ose inspektimi i punës. Ligjet e punësimit janë të gjera dhe ia vlen të merrni këshilla ligjore nëse është e nevojshme.

Si të mbani të dhënat e personelit në një LLC nga e para

Procesi i mbajtjes së pavarur të të dhënave të personelit në një shoqëri me përgjegjësi të kufizuar shoqërohet me disa specifika.

Ka mjaftueshëm numër i madh hollësi të ndryshme, pika të rëndësishme specifike.

Për më tepër, nëse për ndonjë arsye nuk ka përvojë në ruajtjen e të dhënave të tilla, atëherë është më mirë t'i drejtoheni specialistëve. Meqenëse, për shembull, gabimet gjatë plotësimit të librave të punës nuk lejohen.

Prandaj, plotësimi i dokumenteve të tjera që lidhen me çështjen e personelit, lidhet edhe me specifika të caktuara.

Situata është e ngjashme me. Dokumentet e tilla duhet të hartohen në kuadrin e Kodit të Punës të Federatës Ruse.

Nëse për ndonjë arsye nuk ka mundësi për të punësuar një punonjës të kualifikuar të personelit, atëherë së pari do t'ju duhet të merrni parasysh pyetjet e mëposhtme:

• ku të filloni;
• udhëzime hap pas hapi;
• shkresa;
• cilat revista përdoren në punën e zyrës;
• nuanca për sipërmarrësit individualë.

Ku të filloni

Të dhënat e personelit mund të mbahen në mënyra të ndryshme. Për momentin, ka shumë pika të ndryshme që lidhen drejtpërdrejt me këtë procedurë.

Ekzistojnë disa opsione për këtë lloj:

• krijimi i një shërbimi personeli, punësimi i një specialisti të kualifikuar;
• transferimi i menaxhimit të të dhënave të personelit tek një sekretar ose kontabilist;
• bashkëpunim me .

Mbajtja e të dhënave të personelit vetë është shpesh e vështirë. Nëse planifikoni të ruani vetë të dhënat e personelit, duhet të filloni patjetër me planifikimin.

Kështu, do të jetë e nevojshme të përcaktohen një numër pikash të rëndësishme për organizatën:

• sa punonjës dhe çfarë kualifikimesh duhet të punësohen;
• janë vendosur kërkesa të caktuara për kategori të ndryshme punonjësish;
• si për të tërhequr punonjës të rinj;
• çfarë shpenzimesh do të kërkohen?

Pasi të jenë përcaktuar të gjitha pikat e mësipërme, do të jetë e nevojshme të filloni të njiheni me procedurën e kontabilitetit, si dhe listën e dokumenteve të kërkuara në këtë rast.

Kësaj të fundit duhet t'i kushtohet vëmendje e veçantë. Meqenëse prania e gabimeve mund të shkaktojë shumë momente të vështira.

Udhëzime hap pas hapi

Ju do të duhet të filloni duke organizuar rrjedhën e dokumenteve në përputhje me rrethanat. Kjo ka të bëjë kryesisht me sa vijon:

rregulloret lokale:

1. Rregullat për mirëmbajtjen e rregulloreve të brendshme në ndërmarrje.
2. Dispozitat themelore për punën.
3. për çdo kategori punonjësish.
4. Rregulloret për mbrojtjen e punës.
5. Të tjera.

• hartohet një tabelë e personelit për secilin punonjës veç e veç;
• përpilohet personeli;
• hartohen formularë standardë për përfundime me punonjësit;
• kartat personale të punonjësve lëshohen në formularin nr. T2;
• urdhra standarde.

Në fakt, të dhënat e personelit në çdo ndërmarrje bazohen në listën e mësipërme të dokumenteve. Dhe jo vetëm në LLC, por edhe në lloje të tjera.

Kjo vlen edhe për sipërmarrësit individualë. Kërkesat për të tilla nuk janë aq serioze, por ato janë gjithashtu të përcaktuara.

Nëse është e mundur, duhet të shmangni gabimet tipike në këtë rast. Meqenëse kjo mund të çojë në telashe dhe pyetje të rëndësishme nga inspektorati i punës.

shkresa

Të gjitha dokumentet që duhet të hartohen për të dhënat e personelit mund të ndahen në dy lloje sipas llojit të regjistrimit:

Është gjithashtu e rëndësishme të theksohet se lloji i dytë i dokumentit mund të ketë kërkesa për përmbajtje.

Video: si të regjistroni një punonjës

Përsëri, është e domosdoshme të kryhet një shqyrtim paraprak i dokumenteve legjislative që rregullojnë këtë moment. Kjo do të parandalojë shkeljet dhe do të shmangë probleme të tjera.

Cilat revista përdoren në punën në zyrë?

Revista speciale duhet të përdoren në punën e zyrës.

Një listë standarde e këtyre do të përfshijë sa vijon:

• kontabiliteti i dokumenteve hyrëse dhe dalëse;
• informacioni i dërguar;
• korrespondencë hyrëse dhe dalëse;
• tjera.

Lista e plotë e revistave të përdorura mund të ndryshojë në varësi të fushës së veprimtarisë së ndërmarrjes, si dhe një sërë faktorësh të tjerë.

Ju do të duhet të njiheni me të gjitha paraprakisht. Kjo do t'ju lejojë të shmangni shumë vështirësi dhe vështirësi.

Nuancat për sipërmarrësit individualë

Marrja e një pune në organizim i ri, mund të përballeni me nevojën për të krijuar shpejt të dhënat e personelit. Është mirë nëse specialisti i mëparshëm i lë pas dokumentet në rregull. Por ka edhe raste kur puna e personelit duhet të fillojë praktikisht nga e para. Cilat dokumente rregullojnë çështjet kryesore të punës së personelit? Si të kontrolloni nëse ka rregullore të mjaftueshme lokale në kompani? Pse është më mirë të merren mostra për hartimin e vendimeve të personelit nga Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 5 janar 2004 Nr. 1.

Çfarë rregullash duhet të dini?

Në shumicën e organizatave, puna e një punonjësi të burimeve njerëzore nuk kufizohet në nevojën për të kryer të dhënat e personelit (regjistrimi i pranimit, transferimi, pushimi nga puna, pushimet, udhëtimet e biznesit, etj.). Shpesh, oficerët e personelit duhet të marrin pjesë drejtpërdrejt në zhvillimin e rregulloreve lokale që rregullojnë marrëdhëniet e punës midis punonjësit dhe punëdhënësit. Për më tepër, oficerit të personelit shpesh i besohet përgjegjësia e përgatitjes për inspektime nga organe të ndryshme (inspektimi shtetëror i punës, prokuroria, zyra e regjistrimit dhe regjistrimit ushtarak, Roskomnadzor, Fondi i Pensionit, etj.). Në këtë drejtim, ai duhet të njohë jo vetëm Kodin e Punës, por edhe një sërë rregulloresh që lidhen drejtpërdrejt ose tërthorazi me punën e personelit.

Të gjitha këto akte mund të ndahen në grupe të caktuara(tabela më poshtë). Shumica e tyre janë të detyrueshme për të gjitha organizatat, pavarësisht nga forma e tyre ligjore apo forma e pronësisë. Për shkeljen e tyre, punëdhënësi mund të mbajë përgjegjësi administrative.

Lista e rregulloreve në të cilat bazohet puna e personelit

Fushëveprimi i rregullores	Emri i aktit normativ
Pyetje të përgjithshme ligji i punës
Rregullat dhe parimet themelore për rregullimin e marrëdhënieve të punës midis një punonjësi dhe një punëdhënësi, procedura për formalizimin e procedurave të personelit, dhënien e garancive, kompensimin, duke përfshirë kategori individuale punonjësit
	Krijimi i një arkivi në organizatë në përputhje me rregullat e kontabilitetit, ruajtjes, blerjes dhe përdorimit dokumente arkivore
Pushim mjekësor
Procedura e plotësimit të fletës së paaftësisë së përkohshme për punë, regjistrimi pushimi i lehonisë
Ndërveprimi me fondin pensional të Rusisë
Procedura dhe shumat për llogaritjen e kontributeve të sigurimit në fondin pensional si të detyrueshme sigurimi pensional punëtorët
Kontrollet
Procedura për kryerjen e inspektimeve nga autoritetet shtetërore dhe komunale	Për më tepër, ligji thotë drejtpërdrejt se është e detyrueshme që punëdhënësi të hartojë akte lokale për çështjet e shpërblimit (pjesa e dytë e nenit 135 të Kodit të Punës të Federatës Ruse), të përpunojë të dhënat personale të punonjësve (neni 87 i Kodit të Punës). i Federatës Ruse) dhe miraton udhëzimet për mbrojtjen e punës (paragrafi 23 i Kodit të Punës të Federatës Ruse) 212 të nenit të dytë të Kodit të Punës të Federatës Ruse. Nëse është e nevojshme, kompania duhet të ketë akte që vendosin listën e punonjësve me orar të parregullt (neni 101 i Kodit të Punës të Federatës Ruse), procedurën për ndarjen e ditës së punës në pjesë (neni 105 i Kodit të Punës të Federatës Ruse) , si dhe kushtet që punonjësit të marrin shtesë arsimi profesional(Pjesa e dytë e nenit 196 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Çdo kompani përcakton në mënyrë të pavarur një listë specifike të dokumenteve rregullatore lokale (diagrami më poshtë). Lista e akteve të dhëna në diagram nuk është shteruese. Specifikat e organizatës mund të sugjerojnë praninë e të tjerëve dokumentet lokale. Si rregull, lista e akteve miratohet me urdhër. Aktet vendore mund të quhen ndryshe: rregullore, udhëzime, rregulla, rregullore etj. Gjëja kryesore është që normat e këtyre akteve të mos bien ndesh me normat aktuale. legjislacioni i punës dhe nuk e përkeqësoi gjendjen e punëtorëve. Për më tepër, është e rëndësishme të ndiqet procedura për miratimin e tyre (pjesa e dytë, e tretë e nenit 8 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Përndryshe, dokumente të tilla nuk i nënshtrohen aplikimit (pjesa e katërt e nenit 8 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Ndryshimet në aktin rregullator vendor bëhen në të njëjtën mënyrë në të cilën është miratuar. Është më mirë që zhvillimi i akteve vendore t'i besohet jo një punonjësi, por një grupi pune. Përbërja e grupit dhe kompetencat e tij duhet të fiksohen sipas renditjes (shembulli më poshtë). Punonjësit duhet të njihen me dokumentin kundër nënshkrimit (paragrafi 10, pjesa e dytë, neni 22 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Ku të filloni auditimin e akteve lokale të kompanisë Së pari, duhet të kontrolloni nëse gjithçka është dokumentet e kërkuara janë në dispozicion dhe bëni një listë të tyre. Nëse kompania nuk ka as rregullore të detyrueshme lokale, atëherë ato duhet të zhvillohen së pari. Së dyti, është e rëndësishme t'i kushtohet vëmendje korrektësisë së përgatitjes së dokumenteve nga pikëpamja e punës në zyrë dhe pajtueshmërisë me legjislacionin aktual. Së treti, është e nevojshme të kontrollohet nëse është ndjekur procedura për miratimin e një akti vendor. Pra, nëse kompania ka një organizatë sindikale, atëherë dokumenti duhet të ketë një shenjë në marrëveshje (duke marrë parasysh mendimet) me sindikatat (neni 372 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Së katërti, duhet të zbuloni se cilat dokumente mungojnë. Përcaktimi i akteve të tilla është shumë i thjeshtë nëse së pari hartoni dhe miratoni me urdhër një listë të dokumenteve të kërkuara për një organizatë të caktuar. Jo vetëm rregulloret, udhëzimet dhe urdhrat i nënshtrohen verifikimit, por edhe të gjitha dokumentet mbi të dhënat e personelit dhe menaxhimin e personelit. Vlerësohet disponueshmëria dhe pajtueshmëria me ligjin e kontratave të punës, korrektësia e mbajtjes së dosjeve personale të punonjësve, plotësimi i librave të punës dhe inserteve në to, regjistrat e urdhrave të BNj, etj. Ju nuk duhet të përpiqeni të mbuloni të gjithë fushën e punës menjëherë. Duhet të vendosni prioritete dhe të veproni në mënyrë progresive. Për lehtësi, rekomandohet të gruponi dokumente standarde në dosje elektronike dhe në letër.

Dokumentet e personelit nga e para për një LLC janë një listë specifike e dokumenteve që duhet të hartohen në ndërmarrje që nga momenti i krijimit të saj. Ne do t'ju tregojmë se çfarë është kjo listë, cilat letra janë përfshirë në të dhe si ta plotësoni atë në artikullin tonë.

Dokumentet e personelit (kontabiliteti) nga e para: llojet

Menaxhimi i të dhënave të personelit është mbajtja e dokumentacionit të personelit, pra rregullimi dhe legjitimimi i marrëdhënieve të punës ndërmjet punonjësit dhe punëdhënësit. Mirëmbajtja e dokumentacionit të specifikuar në ndërmarrje i besohet departamentit të personelit ose një personi të posaçëm të autorizuar për ta bërë këtë me urdhër të veçantë dhe që ka njohuri të veçanta në këtë fushë.

Të dhënat e mëposhtme zakonisht quhen të dhëna të personelit:

1. Hartimi i marrëveshjeve të punës, kontratave dhe anekseve të tyre.
2. Lëshimi dhe regjistrimi i urdhrave të ndryshëm të menaxhimit, si urdhra për punësim ose shkarkim.
3. Regjistrimi dhe kontabilizimi i kartave personale për punonjësit.
4. Përgatitja dhe mirëmbajtja e fletëve kohore.
5. Përgatitja dhe mirëmbajtja e dokumentacionit të ndryshëm që përmban informacione të përgjithshme, për shembull revista, regjistra.

Për të filluar saktë përgatitjen e dokumentacionit të personelit në ndërmarrje, para së gjithash është e nevojshme të njiheni me dokumentacionin tjetër që duhet të jetë në ndërmarrje. Këto përfshijnë:

1. Një vendim ose protokoll që thotë se një ndërmarrje është krijuar.
2. Karta e LLC.
3. Përfundim, letra informacioni nga autoritetet që ushtrojnë kontroll mbi aktivitetet e SH.PK.
4. Dokumentet që konfirmojnë faktin e regjistrimit të LLC.
5. Dokumentet që shërbejnë si konfirmim se SH.PK e specifikuar zotëron disa prona.
6. Rregullore për krijimin e degëve dhe divizioneve.
7. Lista e filialeve.
8. Protokollet, vendimet e themeluesve (pjesëmarrësve) të SH.PK.

Njohja me dokumentacionin bazë do t'i japë zyrtarit të burimeve njerëzore një ide për dokumentet specifike që duhet të përgatiten.

Llojet e dokumentacionit të personelit

Dokumentacioni i personelit zakonisht ndahet në dy grupe:

1. Dokumentet, qëllimi kryesor i të cilave është të rregullojnë kushtet e punës në kompani, si dhe metodat e menaxhimit të personelit, për shembull, rregulloret mbi njësi strukturore, rregulloret e brendshme të punës.
2. Dokumentacioni që synon llogaritjen e personelit të ndërmarrjes, për shembull, urdhrat për punësim, dhënien e pushimeve, dërgimin në udhëtime pune, etj.

Një klasifikim tjetër i dokumenteve të personelit përfshin ndarjen e tyre në nëngrupet e mëposhtme:

1. Dokumentacioni rregullues veprimtaria e punës ndërmarrjet:
   • kontrata e punës;
   • anekset e kontratës së punës;
   • libër pune;
   • dosjen personale të punonjësit;
   • dokumente të tjera.
2. Dokumentacion me karakter administrativ. Kjo mund të përfshijë urdhra për personelin dhe udhëzime të tjera. Ju mund të mësoni se si t'i përgatisni këto dokumente nga artikulli "Urdhërat për personelin - cilat janë këto urdhra?"
3. Korrespondencë e brendshme zyrtare.
4. Dokumentacion të ndryshëm në lidhje me kontabilitetin dhe regjistrimin, për shembull, një regjistër i urdhrave për personelin. Ju mund të mësoni rreth rregullave për regjistrimin e tij në artikullin "Si të mbani siç duhet një regjistër personeli".
5. Dokumentacioni që përmban informacion informativ dhe kontabël, për shembull, një fletë kohore.

Dokumentet e nevojshme për të dhënat e personelit: grupi 1

Lista e dokumenteve që lidhen me grupin e parë (rregullimi i veprimtarisë së punës):

1. Ditari i formave kontabël të librave të punës dhe inserteve për to. Mund të mësoni më shumë rreth tij nga artikulli "Shembull i plotësimit të një libri të të dhënave të punës - shkarkim".
2. Rregulloret e brendshme të punës (nenet 189, 190 të Kodit të Punës të Federatës Ruse).
3. Rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale (nenet 87, 88 të Kodit të Punës të Federatës Ruse).
4. Urdhra dhe fletë për njohjen me rregulloret vendore, udhëzimet, etj.
5. Revista të ndryshme të kontabilitetit, për shembull, një ditar i kontratave të punës ose lëvizjes së librave të punës.
6. Dokumentacioni në lidhje me vlerësim i veçantë punë.
7. Dokumentacioni në lidhje me mbrojtjen e punës. Këtu përfshihen udhëzime, rregullore, akte dhe urdhra të ndryshëm.

Dokumentet e nevojshme për të dhënat e personelit: grupi 2

Grupi i dytë, përgjegjës për kontabilitetin për personelin e LLC, përfshin dokumentet e mëposhtme:

1. Libri i punës. Dizajni i tij përshkruhet në artikullin "Shembull i plotësimit të një libri pune në 2016".
2. Orari i personelit. Ju mund të mësoni se si ta hartoni atë nga artikulli "Përgatitja e një tabele të personelit për një LLC në 2015 (shembull)."
3. Kartat personale për punonjësit në formën T-2.
4. Orari i pushimeve. Për procedurën e dhënies së tyre mund të mësoni nga artikulli “Procedura e dhënies së pushimeve sipas Kodit të Punës.
5. Marrëveshjet e punës me anekset e tyre. Procedura për lidhjen e një kontrate pune përshkruhet në artikull.
6. Direktivat dhe urdhrat, si dhe dokumentet që i mbështesin ato, si memorandume, akte etj.

Ne përgatisim dokumente nga e para

Për të filluar siç duhet përgatitjen e dokumentacionit të personelit në një ndërmarrje nga e para, duhet të plotësoni hapat e mëposhtëm:

1. Mblidhni literaturën e nevojshme, si dhe materialet e referencës, të cilat do të thjeshtojnë shumë përgatitjen e disa dokumenteve të personelit. Sisteme të ndryshme ligjore mund të ndihmojnë me këtë.
2. Studioni dokumentacionin e statutit të LLC.
3. Identifikoni dhe përpiloni një listë të dokumenteve që duhet të jenë të pranishme në ndërmarrje, duke marrë parasysh specifikat e aktiviteteve të saj.
4. Bazuar në vendimin e pjesëmarrësve të kompanisë për të lidhur një kontratë pune me drejtorin e SH.PK.
5. Krijoni një orar të personelit. Ju mund të mësoni se si ta bëni këtë nga artikulli "Përpilimi i një tavoline të personelit për një LLC në 2016".
6. Hartoni dhe miratoni një formular standard të marrëveshjes së punës, i cili do të përdoret më pas gjatë regjistrimit të punonjësve të rinj. Ju mund të lexoni në lidhje me procedurën e lidhjes së kontratave në artikullin "Procedura e përgjithshme për lidhjen e një kontrate pune sipas Kodit të Punës të Federatës Ruse".
7. Zgjidheni çështjen se kush do të hartojë dhe mbajë librat e punës në SH.PK. Ju mund të mësoni se si bëhet kjo nga artikulli "Udhëzime për plotësimin dhe mirëmbajtjen e librave të punës".
8. Regjistroni punonjësit e LLC për punë në mënyrën e duhur. Për atë se cilat dokumente kërkohen në këtë rast, shihni artikullin "Cilat dokumente nevojiten kur aplikoni për një punë".

Karakteristikat e të dhënave të personelit për mikro-ndërmarrjet

Koncepti dhe statusi i një mikrondërmarrjeje shpaloset në ligjin “Për zhvillimin e ndërmarrjeve të vogla dhe të mesme në Federata Ruse» datë 24 korrik 2007 Nr 209-FZ.

Në përputhje me këtë ligj, një mikrondërmarrje ka këto karakteristika karakteristike:

1. Numri i punonjësve është deri në 15 persona (Pjesa 2 e nenit 4 të ligjit nr. 209-FZ datë 24 korrik 2007).
2. Të ardhurat e marra nga të gjitha llojet e aktiviteteve të një ndërmarrje të tillë nuk kalojnë 120 milion rubla. (klauzola 1, pjesa 1.1, neni 4 i ligjit të datës 24 korrik 2007 Nr. 209-FZ).

Kodi i Punës i Federatës Ruse është plotësuar me Ch. 48.1, i cili përmban specifikat e rregullimit të punës së bizneseve të vogla, si dhe të mikrondërmarrjeve (ligji “Për ndryshimet në Kodi i Punës i Federatës Ruse në lidhje me veçoritë e rregullimit të punës së personave që punojnë për punëdhënësit - bizneset e vogla që klasifikohen si mikro-ndërmarrje" datë 3 korrik 2016 Nr. 348-FZ). Ai hyn në fuqi më 01.01.2017.

Kështu, sipas kushteve të këtij kapitulli, mikrondërmarrjet do të kenë të drejtë të refuzojnë të lëshojnë dokumentet e mëposhtme të personelit (neni 309.2 i ligjit nr. 348-FZ datë 3 korrik 2016):

1. Orari i ndërrimit.
2. Dispozitat e pagave.
3. Rregulloret e brendshme të punës.
4. Dispozitat e bonusit.

Në të njëjtën kohë, punëdhënësi do të jetë i detyruar që në kontratën e punës të përfshijë disa kushte që në organizatat e tjera rregullohen me aktet ligjore rregullatore lokale të specifikuara. Nga data 01/01/2017, mikro-ndërmarrjet do të duhet të lidhin kontrata pune në formën e miratuar me Dekretin e Qeverisë së Federatës Ruse, datë 27.08.2016 Nr. 858.

Lista e dokumenteve që bëhen të detyrueshme në rrethana të caktuara

Disa dokumentacion të personelit dhe kontabilitetit mund të bëhen të detyrueshëm në një SH.PK nëse është i disponueshëm kushte të caktuara, Për shembull:

1. Kontrata kolektive. Mund të bëhet i detyrueshëm nëse për përfundimin e tij shprehet vullneti nga të paktën njëra nga palët në marrëdhënien e punës. Neni "Marrëveshja kolektive - e detyrueshme apo jo?" /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ do t'ju ndihmojë të kuptoni këtë çështje.
2. Rregullore mbi procedurën e bonusit. Ai bëhet i detyrueshëm nëse asnjë akt tjetër, si dhe kontrata e punës, nuk përmbajnë kushte për procedurën e llogaritjes së shpërblimeve dhe pagesave shtesë.
3. Orari i ndërrimit. Bëhet i detyrueshëm nëse organizata operon me turne. Ju mund të mësoni më shumë rreth kësaj nga artikulli "Çfarë është orari i turneve punoni sipas Kodit të Punës të Federatës Ruse.”(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Rregullore për mbajtjen e sekreteve tregtare. Duhet të përdoret nëse marrëveshje pune Kushtet përshkruhen me punonjësin, si dhe një listë udhëzimesh që përfshihen në sekretin tregtar.
5. Dokumentacioni në lidhje me punëtorët e huaj, si dhe rregullat për pritjen e tyre. Nëse ka punonjës të tillë, dokumentet e mëposhtme duhet të jenë të pranishme:
   • njoftimi për lidhjen e kontratës së punës me një shtetas të huaj (Klauzola 8, neni 13 i ligjit “Për statusi juridik shtetas të huaj në Federatën Ruse" datë 25 korrik 2002 Nr. 115-FZ);
   • libri i punës i formës së përcaktuar (pjesa 1 e nenit 66 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);
   • dokumente arsimore;
   • dokumente që konfirmojnë ligjshmërinë e pranisë së një personi të tillë në territorin e Federatës Ruse;
   • dokumente që konfirmojnë ligjshmërinë e veprimtarisë së punës;
   • letra të tjera të kërkuara për shkak të specifikave të aktiviteteve të ndërmarrjes.

Hartimi i dokumenteve të personelit nga e para për një SH.PK kërkon një analizë të dokumenteve përbërëse, si dhe aktiviteteve në të cilat organizata synon të angazhohet, si dhe kontigjentit të punëtorëve që janë planifikuar të punësohen. Që nga viti 2017, të dhënat e personelit në mikro-ndërmarrjet janë bërë veçanërisht specifike.