Përshkrimi i punës së një specialisti të mbështetjes së dokumentacionit. Përgjegjësitë e punës së një specialisti të menaxhimit të dokumenteve. Koordinimi dhe miratimi
Sekretari i njësisë strukturore
- 1. Pjesa e përgjithshme
- 1.1. Sekretari i njësisë strukturore (në tekstin e mëtejmë sekretari) është punonjës i njësisë; Detyra kryesore e veprimtarisë së saj është shërbimi i dokumentacionit për njësinë.
- 1.2. Sekretari i përket kategorisë së specialistëve të SHA.
- 1.3. Në detyrën e sekretarit pranohet një person me arsim të mesëm dhe përvojë pune të paktën një vit në zyrë.
- 1.4. Sekretari punësohet dhe shkarkohet me urdhër Drejtori i Përgjithshëm me rekomandimin e titullarit të njësisë strukturore.
- 1.5. Sekretari në aktivitetet e tij udhëhiqet nga dokumentet administrative të OJSC, rregulloret e brendshme të punës, udhëzimet e drejtuesit të njësisë strukturore, dokumentet aktuale rregullatore dhe metodologjike shtetërore për punën në zyrë, standardet shtetërore që rregullojnë përgatitjen e dokumenteve, udhëzimet për punën në zyrë. të OJSC dhe këtë përshkrim të punës.
- 1.6. Sekretari duhet të dijë: strukturën e SHA, fushat e veprimtarisë së divizionit, emrat dhe shpërndarjen e përgjegjësive midis punonjësve të divizionit, rregulloret e brendshme të punës së SHA, rregullat për hartimin dhe përpunimin e dokumenteve, sigurinë. rregullat kur punoni në pajisjet organizative; udhëzimet e përdorimit mjete teknike, standardet e mirësjelljes së zyrës.
- 1.7. Sekretari duhet të jetë në gjendje të punojë në një kompjuter në një mjedis Windows, të kryejë punë kopjimi dhe dublikimi, të hartojë dokumente zyrtare, të marrë dhe transmetojë dokumente me faks.
- 2. Funksionet
Për të kryer detyrën e tij kryesore, sekretari kryen këto funksione:
- 2.1. Dorëzimi ditor i dokumenteve në departament nga ekspedita dhe sekretaria në kohë.
- 2.2. Marrja dhe dërgimi i dokumenteve me faks dhe komunikim kompjuterik.
- 2.3. Futja e të dhënave të regjistrimit në kompjuter për dokumentet e pranuara, të brendshme dhe të dërguara.
- 2.4. Sigurimi i shqyrtimit në kohë të dokumenteve të marra nga titullari i njësisë strukturore.
- 2.5. Prodhimi i teksteve të dokumenteve zyrtare, redaktimi dhe printimi i tyre, kryerja e punëve të shkrimit dhe kopjimit.
- 2.6. Monitorimi i korrektësisë së dokumenteve të dërguara nga njësia, transferimi i dokumenteve në ekspeditë për dërgim me postë.
- 2.7. Monitorimi ditor i afateve për ekzekutimin e dokumenteve në departament.
- 2.8. Regjistrimi i dokumenteve të ekzekutuara në dosje në përputhje me listën e rasteve të divizionit, duke siguruar sigurinë e dokumenteve.
- 2.9. Marrja e kopjeve të urdhrave dhe udhëzimeve nga Drejtori i Përgjithshëm nga sekretariati dhe vënia në kohë e tyre në vëmendje të drejtuesve dhe punonjësve të divizionit.
- 2.10. Pritja dhe transmetimi i informacionit me telefon tek drejtuesi dhe punonjësit e departamentit.
- 2.11. Mbajtja e procesverbaleve të mbledhjeve dhe konferencave të mbajtura nga titullari i një njësie strukturore, zbatimi i tyre dhe organizimi i ruajtjes.
- 2.12. Sigurimi i punonjësve të departamentit artikuj shkrimi, si dhe vendin e punës së menaxherit me të gjithë aksesorët e nevojshëm për punë.
- 2.13. Shërbim pa dokumente për shefin e departamentit ( bisedat telefonike, rutinë takimet e biznesit dhe negociatat), zbatimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të tij.
- 3. Përgjegjësitë
Për kryerjen e funksioneve të përcaktuara në udhëzime, sekretari është i detyruar të:
- 3.1. Ruani konfidencialitetin e informacionit të pronarit.
- 3.2. Siguroni sigurinë e dokumenteve zyrtare.
- 3.3. Ndiqni udhëzimet dhe urdhrat e drejtuesit të njësisë strukturore.
- 3.4. Ndiqni rregullat për përgatitjen e dokumentit.
- 3.5. Respektoni afatet për përpunimin, dorëzimin, regjistrimin, transferimin e dokumenteve, përmbushjen e detyrave dhe udhëzimeve nga drejtuesi i departamentit.
- 3.6. Ndiqni rregullat e funksionimit të kompjuterit dhe siguroni sigurinë e informacionit të futur.
- 3.7. Monitoroni gjendjen e pajisjeve organizative dhe pajisjeve të komunikimit të instaluara në njësinë strukturore, ndiqni rregullat për funksionimin e tyre.
- 3.8. Pajtohuni me zinxhirin e vendosur komandues dhe rregullat komunikimi i biznesit, standardet e mirësjelljes së zyrës.
- 4.4. Kthejini interpretuesve dokumentet e ekzekutuara në kundërshtim me rregullat dhe afatet e përcaktuara.
- 5. Përgjegjësia
Sekretari përgjigjet për cilësinë dhe afatin e përmbushjes së detyrave që i ngarkohen nga përshkrimi i punës, si dhe për mospërdorimin e të drejtave të dhëna dhe shkeljen e vartësisë zyrtare.
6. Marrëdhëniet
Sekretari ndërvepron:
- 6.1. Me sekretariatin dhe divizionet e tjera strukturore të SH.A. për çështjet e përgatitjes, ekzekutimit dhe ekzekutimit të dokumenteve.
- 6.2. Me menaxherin e zyrës për pajisjen e punonjësve të departamentit me formularë, letra dhe shkrimi.
- 6.3. ME departamenti i informacionit- për pyetje mirëmbajtjen pajisje organizative dhe kompjuterike të instaluara në departament.
- 6.4. Me arkivin për çështjet e sigurimit të dokumenteve, zhvillimin e një nomenklature të dosjeve të departamentit, ekzaminimin e vlerës së dokumenteve, përgatitjen e tyre për paraqitje në arkiv.
kokë inicialet e nënshkrimit personal të sekretarisë, mbiemri
Unë i kam lexuar udhëzimet
Inicialet e nënshkrimit personal të sekretarit, mbiemri
SHTOJCA 6
GOST R 51141-98
- Më pas janë ndarjet.
- Të drejtat Sekretari ka të drejtë: 4.1. Raportoni tek drejtuesi i njësisë strukturore çdo mangësi të identifikuar brenda kompetencës suaj. 4.2. Kontaktoni sekretariatin e SH.A. për këshilla mbi rregullat për hartimin dhe përpunimin e dokumenteve dhe kryerjen e punëve në zyrë. 4.3. Bëni sugjerime për përmirësimin e punës me dokumente.
Parashikon që aktivitetet e menaxhimit të të dhënave në një organizatë duhet të bazohen në "krijimin, zbatimin dhe shpërndarjen e udhëzimeve dhe rregulloreve për menaxhimin e të dhënave". Udhëzimet dhe rregulloret do të thotë dokumentet rregullatore, vendosja e rregullave për punën me dokumentet: rregulla për dokumentimin, organizimin e rrjedhës së dokumenteve, ruajtjen e dokumenteve dhe përdorimin e tyre, mbrojtjen e informacionit të dokumentuar, etj. Në punën e zyrës shtëpiake, dokumenti kryesor i organizatës, vendosja e procedurës për të punuar me dokumentet gjatë gjithë tyre. cikli jetësor, është një udhëzim për mbështetjen e dokumentacionit për menaxhim (punë zyre).
Kush i zhvillon udhëzimet?
Zhvillimi i udhëzimeve për institucionet arsimore parashkollore është funksion i shërbimit mbështetës të dokumentacionit. Në organizatat që nuk kanë shërbim të institucionit arsimor parashkollor, zhvillimi i këtij dokumenti kryhet nga punonjësi përgjegjës për organizimin e punës me dokumente. Përcaktohen udhëzimet për institucionet arsimore parashkollore rregulla uniforme puna me dokumente në një organizatë, duke përfshirë dokumentimin e aktiviteteve, menaxhimin e dokumenteve, regjistrimin, monitorimin e ekzekutimit dhe ruajtjen e dokumenteve. Udhëzimi është një dokument rregullator i organizatës, i miratuar nga titullari i institucionit dhe është i detyrueshëm për të gjithë punonjësit.
Në organizatat që kanë organizata vartëse (degë, departamente), këshillohet të zhvillohen udhëzime për institucionet arsimore parashkollore në mënyrë që ato të mund të përdoren në organizatat vartëse, pasi kjo do të lejojë që puna në zyrë të kryhet në parime uniforme dhe do të lehtësojë më tej shkëmbimi i informacionit ndërmjet organizatave të të njëjtit sistem.
Udhëzimet zhvillohen në bazë të akteve legjislative dhe akteve të tjera rregullatore ligjore që rregullojnë fushën e informacionit dhe dokumentacionit. Në të njëjtën kohë, udhëzimet pasqyrojnë veçoritë specifike të punës me dokumente karakteristike të një organizate të caktuar.
Autoritetet federale dega ekzekutive dhe organet territoriale të autoriteteve ekzekutive federale po zhvillojnë udhëzimet e tyre për institucionet arsimore parashkollore bazuar në Udhëzime standarde për punën e zyrës në autoritetet ekzekutive federale, miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005, nr. 536. Organizatat e tjera mund të përdorin gjithashtu udhëzimet standarde të specifikuara në masën që ato nuk bien ndesh me veçoritë e punës me dokumente në këtë organizatë.
Udhëzimet për edukimin parashkollor janë të destinuara jo vetëm dhe jo aq për shërbimet parashkollore, por për punonjësit e njësive organizative që punojnë me dokumente.
Procedura për zhvillimin e udhëzimeve mund të ndahet në disa faza:
Mbledhja dhe analiza e materialit;
Hartimi i një projekt-udhëzimi, koordinimi dhe miratimi i tij;
Zbatimi i udhëzimeve në organizatë.
Faza përgatitore
Zhvilluesit e udhëzimeve bazohen në dokumente rregullatore që rregullojnë aktivitetet e organizatës dhe çështjet e punës me dokumente. Përveç udhëzimeve standarde të specifikuara për punën e zyrës në organet ekzekutive federale, është e nevojshme të përdoren dispozitat e standardeve kombëtare, veçanërisht GOST R 6.30-2003 "Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. ”
Gjatë zhvillimit të udhëzimeve, udhëzimet për menaxhimin e zyrës së organizatave të tjera mund të përdoren nëse ato nuk bien ndesh me dispozitat e legjislacionit në fushën e informacionit dhe dokumentacionit.
Pas studimit të dokumenteve rregullatore, shqyrtohet mbështetja e dokumentacionit të organizatës, përkatësisht:
Struktura organizative (bazuar në strukturën, nivelet e personelit dhe personelin);
Struktura e aparatit të menaxhimit dhe shpërndarja e përgjegjësive ndërmjet menaxhmentit (bazuar në urdhrin për shpërndarjen e përgjegjësive ndërmjet menaxhmentit dhe dokumenteve të tjera organizative, ligjore dhe administrative);
Funksionet e organizatës në tërësi (bazuar në statutin e organizatës ose rregulloret për themelimin, rregulloret për divizionet, rregulloret për specialistët kryesorë dhe kryesorë);
Funksionet organet individuale menaxhmenti (kolegjiumi, këshilli, bordi, etj.) (bazuar në dokumentet organizative dhe ligjore që rregullojnë aktivitetet e tyre (dispozitat, rregulloret, udhëzimet, etj.));
Përgjegjësitë funksionale punëtorët individualë(bazuar në përshkrimet e punës);
Përbërja e dokumenteve (sipas llojit, adresuesit, temës) të depozituara në dosjet e organizatës;
Organizimi i punës për marrjen dhe dërgimin e dokumenteve;
Një sistem regjistrimi dhe kontabiliteti dokumentesh, nëse organizata ka një të tillë (sipas formularëve të regjistrimit dhe kontabilitetit: revista, kabinete manuale ose të automatizuara);
Organizimi i kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve, nëse ai mirëmbahet (bazuar në ditar, dosje të kartave të përdorura për të kontrolluar ekzekutimin);
Një sistem për ruajtjen e dokumenteve dhe dosjeve në departamentet e organizatës (bazuar në nomenklaturën e rasteve, nëse ka, dhe metodën e analizës së drejtpërdrejtë të rasteve në departamente);
Organizimi i punës së interpretuesve me dokumente;
Procedura e përdorimit, regjistrimit dhe ruajtjes së vulave, vulave, formularëve të dokumenteve, procedura e dhënies së tyre personave përgjegjës për punë, procedura e asgjësimit;
Organizimi i punës për dërgimin dhe pranimin e dokumenteve me faks;
Procedura për përdorimin e emailit.
Burimet kryesore të informacionit në lidhje me organizimin e punës me dokumente janë dokumentet rregullatore, metodologjike, informacioni dhe referencë. Por të dhënat e marra nga dokumentet mund të mos jenë të mjaftueshme, veçanërisht nëse organizata nuk punon me dokumente. Prandaj, pas studimit të materialit të mbledhur, këshillohet që të kryhet një studim i menaxherëve dhe punonjësve të departamenteve që janë drejtpërdrejt përgjegjës për punën me dokumentet.
Gjatë mbledhjes së materialit vëmendje të veçantë duhet të adresohen pyetjet e mëposhtme:
Kompetenca e drejtuesve (drejtuesi i organizatës, zëvendësit e tij, drejtuesit e departamenteve, veçanërisht në lidhje me vendimmarrjen dhe lëshimin e dokumenteve);
Llojet e dokumenteve të lëshuara nga menaxhmenti (kreu i organizatës, nënkryetarët, drejtuesit e departamenteve);
Llojet e formularëve të dokumenteve të përdorura në organizatë;
Procedura e miratimit (vizitimit) të dokumenteve;
Procedura për nënshkrimin e dokumenteve;
Llojet e dokumenteve të miratuara nga menaxheri;
Llojet dhe llojet e dokumenteve të vërtetuara me vulën e organizatës;
Vendi i ruajtjes së vulës (ose vulave, nëse ka disa prej tyre); personi përgjegjës për ruajtjen dhe përdorimin e vulave;
Vendet e regjistrimit të dokumenteve dhe formularëve të regjistrimit (revista, dosje, baza të të dhënave) të përdorura për këtë;
Dokumentet e regjistruara dhe të paregjistruara;
Organizatat nga të cilat merren dokumentet (eprore, vartëse, etj.).
Struktura e udhëzimeve të punës në zyrë
Hapi tjetër në zhvillimin e një udhëzimi është përcaktimi i strukturës së tij, ose planit të funksionimit, për udhëzimin. Përbërja e seksioneve të Udhëzimit, sekuenca e tyre dhe prania e aplikacioneve përcaktohen nga zhvilluesit e tij, por është e nevojshme që dispozitat e udhëzimeve të pasqyrojnë vazhdimisht të gjitha fazat e punës me dokumentet (nga krijimi ose marrja e tyre deri në ekzekutimin, dërgimi ose transferimi në arkiv).
Si rregull, seksionet kryesore të Udhëzimeve janë "Dokumentacioni aktivitetet e menaxhimit" dhe "Organizimi i punës me dokumente." Udhëzimet paraprihen nga seksioni " Dispozitat e përgjithshme“, në fund ka aplikime të natyrës informative dhe referuese.
Në seksionin "Dispozitat e Përgjithshme" Zakonisht jepen udhëzime:
Qëllimi dhe qëllimet e udhëzimeve;
Baza rregullatore e udhëzimeve;
Llojet e dokumenteve dhe proceseve të mbuluara nga udhëzimet;
Parimet e përgjithshme të punës me dokumente;
Aktet rregullatore të zbatuara së bashku me udhëzimet;
Përgjegjësia e departamenteve, zyrtarëve dhe punonjësve të organizatës për respektimin e dispozitave të udhëzimeve.
Qëllimi i udhëzimeve për edukimin parashkollor është të vendosë rend uniform duke punuar me dokumente në organizatë. Qëllimi i udhëzimeve është të përmirësojë punën me dokumentet, të përmirësojë cilësinë e përgatitjes së dokumenteve, të thjeshtojë rrjedhën e dokumenteve, të optimizojë punën e menaxhimit dhe të rrisë efikasitetin e aktiviteteve të menaxhimit në përgjithësi.
Seksioni "Dispozitat e Përgjithshme" gjithashtu thekson se mbajtja e të dhënave në përgjithësi, kontrolli mbi zbatimin e menaxhimit të të dhënave në ndarjet strukturore dhe organizatat vartëse caktohen në shërbimin mbështetës të dokumentacionit dhe përgjegjësia për mbajtjen e të dhënave në njësitë strukturore u caktohet drejtuesve të departamenteve. Për të organizuar punën në zyrë në departamente, menaxheri emëron punonjësit përgjegjës për punën e zyrës në departamente.
Seksioni "Dispozitat e Përgjithshme" vë në dukje gjithashtu se punonjësit e organizatës mbajnë përgjegjësi personale për përmbushjen e kërkesave të udhëzimeve, shqyrtimin në kohë dhe ekzekutimin e dokumenteve, dizajn i saktë dhe sigurinë.
Ky seksion duhet të listojë ato dokumente rregullatore që përdoren në organizatë së bashku me udhëzimet për arsimin parashkollor dhe së bashku përbëjnë kuadri rregullator duke punuar me dokumente në organizatë. Kjo mund të jetë, për shembull, udhëzime për të punuar me dokumente që përmbajnë informacion konfidencial, Rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve, etj.
Tek seksioni "Dokumentimi i aktiviteteve të menaxhimit"Është e këshillueshme që të përfshihen nënseksionet e mëposhtme:
Kërkesat e përgjithshme për dokumente;
Format e dokumenteve;
Regjistrimi i detajeve të përdorura në përgatitjen e dokumenteve;
Karakteristikat e projektimit specie individuale ose grupe dokumentesh;
Rregullat për prodhimin e dokumenteve duke përdorur teknologjinë kompjuterike.
Përgatitja e dokumenteve administrative (dekretet, urdhrat, urdhrat, udhëzimet);
Përgatitja e dokumenteve organizative dhe ligjore (rregullore, rregulla, udhëzime);
Përgatitja e dokumenteve planifikuese dhe raportuese (plane, programe, raporte);
Hartimi dhe realizimi i procesverbaleve të mbledhjeve të organeve kolegjiale (borde, komisione, mbledhje, mbledhje, këshilla, borde etj.);
Kryerja e korrespondencës së biznesit;
Hartimi dhe ekzekutimi i informacionit të brendshëm dhe dokumenteve referuese (memorandume, certifikata, shkresa, lista, akte, etj.);
Përgatitja dhe ekzekutimi i kontratave.
Kapitulli "Organizimi i punës me dokumente" duhet të përmbajë dispozita që pasqyrojnë të gjitha fazat e punës me dokumentet e marra dhe të krijuara në organizatë: nga menaxhimi i dokumenteve deri te transferimi i dokumenteve për ruajtje në arkiv.
Ky seksion duhet të pasqyrojë punën jo vetëm me dokumentet e marra me postë, por edhe me dokumentet e marra përmes kanaleve të telekomunikacionit (telegraf, telefaks, e-mail); me dokumentet e marra dhe dërguar organizatave, si dhe ato të marra nga qytetarët (apele qytetare).
Meqenëse kur punoni me dokumente, përdoren vula (për të vërtetuar dokumente), vula (për të bërë shenja zyrtare në marrjen e dokumenteve, kontroll, etj.), Organizata duhet të vendosë një procedurë për të punuar me vula dhe vula, si dhe një procedura për regjistrimin, ruajtjen dhe përdorimin e tyre. Nëse një organizatë përdor formularët e dokumenteve të prodhuara me printim, atëherë është e nevojshme të rregullohet procedura për regjistrimin e formularëve. Në seksionin "Organizimi i punës me dokumente" është gjithashtu e nevojshme të përcaktohet procedura për kopjimin dhe riprodhimin e dokumenteve në organizatë në mënyrë që të merren parasysh kopjet e dokumenteve që bëhen dhe të zvogëlohet kopjimi dhe përsëritja e dokumenteve të pajustifikuara nga nevoja e biznesit. .
Ky seksion i udhëzimeve rregullon në fakt teknologjinë e punës me dokumente, duke përfshirë organizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe ruajtjen e dokumenteve, veçoritë e përdorimit të vulave, vulave, etj. Struktura e këtij seksioni mund të jetë si më poshtë:
Organizimi i rrjedhës së dokumenteve;
Pranimi, përpunimi dhe kalimi i dokumenteve hyrëse;
Regjistrimi dhe kontabilizimi i dokumenteve hyrëse;
Organizimi i punës me dokumentet e dërguara;
Regjistrimi dhe kalimi i dokumenteve të brendshme;
Kontabiliteti për vëllimet e rrjedhës së dokumenteve;
Kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve;
Organizimi i punës me apelet e qytetarëve;
Përdorimi i komunikimeve me faks;
Fotokopjimi dhe dublikimi i dokumenteve;
Organizimi i ruajtjes së dokumenteve;
Hartimi dhe mbajtja e listës së rasteve;
Formimi i rasteve;
Regjistrimi i rasteve;
Ruajtja e shpejtë e skedarëve;
Transferimi i lëndëve në ruajtje arkivore;
Puna e interpretuesit me dokumente;
Prodhimi, kontabiliteti, përdorimi dhe ruajtja e vulave, vulave dhe formularëve;
Organizimi i punës me dokumentet e marra me faks;
Organizimi i punës me dokumentet e marra me e-mail;
Kopjimi dhe përsëritja e dokumenteve;
Struktura e propozuar e udhëzimeve është e përafërt. Në një organizatë specifike, në varësi të specifikave të saj, struktura organizative, procedurat e vendimmarrjes, radha e përpunimit të dokumenteve, prania e zonave të veçanta të përpunimit të dokumenteve, pajisjet teknike dhe automatizimi të përdorura, si dhe faktorë të tjerë, mund të plotësohen me seksione të tjera. Për shembull, nëse organizata ka një organ kolegjial, udhëzimet mund të përfshijnë një seksion "Dokumentimi i punës së organit kolegjial (kolegjiumi, bordi i drejtorëve, këshilli akademik, etj.)"; nëse organizata korrespondon me korrespondentë të huaj - seksioni "Formatizimi i letrave të dërguara jashtë vendit"; nëse organizata pranon ankesa nga qytetarët - rubrika "Organizimi i punës me ankesat e qytetarëve" etj.
Kur shkruani tekstin e udhëzimeve, duhet të përdorni dokumentet rregullatore të treguara në fillim të artikullit. Ndihmë serioze në këtë punë mund të ofrohet nga udhëzimet për menaxhimin e zyrës së organizatave të tjera, trajnime dhe literaturë metodologjike për mbështetjen e dokumentacionit. Vlera e madhe Për organizimin e duhur puna me dokumente ka një sistem për regjistrimin dhe kontabilizimin e dokumenteve, kështu që pjesëve të udhëzimeve që përcaktojnë procedurën për regjistrimin e dokumenteve duhet t'i kushtohet vëmendje e veçantë. Udhëzimet për institucionin arsimor parashkollor duhet të përcaktojnë qartë se cilat dokumente janë të regjistruara në shërbimin e institucionit arsimor parashkollor dhe cilat në sektorët strukturorë. Në këtë rast, është e nevojshme të përcaktohet struktura e numrit të regjistrimit për grupe të ndryshme dokumentesh të regjistruara.
Dispozitat rregullatore të udhëzimeve janë plotësuar aplikacionet. Në shtojcat e udhëzimeve, si rregull, ato përfshijnë:
Mostrat e formularëve të dokumenteve;
Shembuj të regjistrimit të llojeve kryesore të dokumenteve (urdhër, udhëzim, protokoll, letër biznesi etj.);
Lista e dokumenteve të paregjistruara;
Lista e dokumenteve të miratuara;
Lista e dokumenteve të vërtetuara me vulën e organizatës;
Format e ditarëve dhe kartave të përdorura për regjistrimin dhe kontabilizimin e dokumenteve, kryerjen e punës referuese në dokumente;
Formulari i nomenklaturës së lëndëve, modeli i modelit të kapakut të lëndës, formularët e inventarizimit të lëndëve, etj.
Disa dispozita të udhëzimeve për institucionet arsimore parashkollore mund të plotësohen dhe specifikohen në udhëzime, rregulla, rregullore, rregullore të tjera që i kushtohen fushave të caktuara të punës me dokumente.
Koordinimi dhe miratimi
Teksti i përgatitur i udhëzimeve është dakorduar me krerët e divizioneve strukturore dhe nënkryetarët e organizatës. Rëndësia më e madhe në procedurën e miratimit të udhëzimeve i kushtohet koordinimit me shërbimin ligjor, arkivin e organizatës ose punonjësin përgjegjës për arkivin, kontabilitetin, shërbimin e personelit dhe departamentet më të rëndësishme funksionale nga pikëpamja e veprimtarisë së organizatës. . Pasi bien dakord dhe finalizohen udhëzimet në bazë të komenteve, menaxheri e miraton atë. Udhëzimet për institucionet arsimore parashkollore mund të miratohen si standard organizimi.
Udhëzimi miratohet me urdhër të drejtuesit të organizatës. Urdhri duhet të përmbajë pika zbatimi në të cilat jepen udhëzimet e duhura për shërbimin e institucionit arsimor parashkollor dhe drejtuesit e sektorëve të tjerë strukturorë.
Udhëzimet duhet t'i komunikohen çdo punonjësi të organizatës. Shërbimi i institucionit arsimor parashkollor duhet të trajnojë punonjësit përgjegjës për punën në zyrë në departamente për rregullat e reja të punës me dokumente. Në këto klasa, zhvilluesit e udhëzimeve shpjegojnë përmbajtjen e udhëzimeve, duke i kushtuar vëmendje dispozitave më të rëndësishme, themelore. Në të ardhmen, detyra e shërbimit të institucionit arsimor parashkollor është të monitorojë respektimin e dispozitave të udhëzimeve në punën aktuale.
1. DISPOZITA TË PËRGJITHSHME
1.1. Ky përshkrim i punës përcakton përgjegjësitë funksionale, të drejtat dhe përgjegjësitë e menaxherit të dokumenteve.
1.2. Një specialist i dokumenteve emërohet në një pozicion dhe shkarkohet nga pozicioni i përcaktuar nga aktuali legjislacioni i punës urdhër me urdhër të drejtorit të ndërmarrjes.
1.3. Menaxheri i dokumenteve raporton drejtpërdrejt te _________________.
1.4. Një person që ka:
Dokumentologu: më lart arsimi profesional pa asnjë kërkesë për përvojë pune.
1.5. Specialisti i dokumenteve duhet të dijë:
Legjislativ dhe rregullator aktet juridike, rezolutat, udhëzimet, urdhrat, dokumentet e tjera drejtuese dhe rregullatore të autoriteteve më të larta në lidhje me dokumentacionin sigurimin e menaxhimit;
Procedura për planifikimin, projektimin dhe teknologjinë e punës në bazë të teknologjisë organizative dhe kompjuterike për shërbimet mbështetëse të dokumentacionit të menaxhimit;
Metodat e hulumtimit, analizës, projektimit dhe zhvillimit të sistemeve të dokumentacionit;
Procedura e regjistrimit, klasifikimit, ruajtjes, ekzaminimit të vlerës së dokumenteve;
Organizimi i punëve arkivore;
Dokumentet rregullatore dhe metodologjike për projektimin dhe funksionimin e automatizuar sistemet e informacionit menaxhimi;
Bazat e Programimit;
Metodat për dizajnimin dhe përditësimin e bazave të të dhënave dhe bankave të të dhënave;
Bazat e ergonomisë, psikologjisë sociale, sociologjisë;
Dokumentacioni;
Vendase dhe përvojë e huaj në fushën e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim;
Bazat e ekonomisë, organizimit dhe menaxhimit të punës;
legjislacioni i punës;
Rregulloret e brendshme të punës;
Rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës.
1.6. Gjatë periudhës së mungesës së përkohshme të Menaxherit të Dokumenteve, detyrat e tij i caktohen __________________________.
2. PËRGJEGJËSITË FUNKSIONALE
2.1. Përgjegjësitë funksionale të Menaxherit të Dokumenteve përcaktohen në bazë dhe në masën e karakteristikave të kualifikimit për pozicionin e Menaxherit të Dokumenteve dhe mund të plotësohen dhe sqarohen gjatë përgatitjes. përshkrimi i punës bazuar në rrethana specifike.
2.2. Specialisti i dokumenteve:
2.2.1. Zhvillon dhe zbaton proceset teknologjike puna me dokumente dhe informacione dokumentare të bazuara në përdorimin e teknologjisë organizative dhe kompjuterike (kontabiliteti, kontrolli i ekzekutimit, ruajtje operacionale, punë referimi).
2.2.2. Merr pjesë në planifikimin, organizimin dhe përmirësimin e aktiviteteve të shërbimit mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit dhe monitoron gjendjen e punës së zyrës.
2.2.3. Përgatit propozime për sigurimin e kushteve ergonomike të punës, racionalizimin e vendeve të punës të punonjësve të shërbimit mbështetës të dokumentacionit drejtues.
2.2.4. Zhvillon sisteme të unifikuara dokumentacioni dhe fletë kohore për qëllime të ndryshme dhe niveli i menaxhimit,klasifikuesit e informacionit të dokumentit.
2.2.5. Organizon zbatimin e sistemeve të dokumentacionit.
2.2.6. Merr masa për të përmirësuar përbërjen e dokumenteve dhe treguesve të informacionit, për të zvogëluar numrin e tyre dhe për të optimizuar rrjedhat e dokumenteve.
2.2.7. Merr pjesë në përzgjedhjen e dokumenteve të transferuara për ruajtje shtetërore, organizimin e ruajtjes dhe ekzaminimin e vlerës së dokumenteve.
2.2.8. Merr pjesë në vendosjen e detyrave, projektimin, funksionimin dhe përmirësimin (përsa i përket mbështetjes së informacionit) sistemet e automatizuara të informacionit dhe sistemet e kontrollit, si dhe në zhvillimin e më të fundit teknologjia e informacionit(përfshirë pa letra), bazuar në përdorimin e teknologjisë kompjuterike dhe mikroprocesore, dizajnimin dhe përditësimin e bazave të të dhënave dhe të bankave të të dhënave.
2.2.9. Studion dhe përmbledh përvojën e avancuar vendase dhe të huaj në fushën e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin, zhvillon dokumente normative dhe metodologjike për çështjet e mbështetjes së dokumentacionit.
2.2.10. Merr pjesë në përzgjedhjen, vendosjen dhe trajnimin e avancuar të personelit për shërbimin e mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit.
3. TË DREJTAT
3.1. Specialisti i dokumenteve ka të drejtë:
3.1.1. Bëni propozime për të përmirësuar organizimin e rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjes, racionalizimin e tij në përputhje me standardet e vendosura.
3.1.2. Kërkoni nga shërbimet e ndërmarrjes dhe punonjësit që përgatisin dokumentacionin në përputhje me standardet dhe kërkesat e vendosura.
3.1.3. Zhvilloni dhe zbatoni sisteme të unifikuara dokumentacioni, fletë kohore të dokumenteve për qëllime dhe nivele të ndryshme menaxheriale, klasifikues të informacionit të dokumenteve.
4. PËRGJEGJËSIA
4.1. Specialisti i dokumenteve është përgjegjës për:
4.1.1. Mospërmbushja e detyrave funksionale.
4.1.2. Informacione të pasakta për statusin e përmbushjes së detyrave dhe udhëzimeve të marra, shkelje të afateve për ekzekutimin e tyre.
4.1.3. Mosrespektimi i urdhrave, udhëzimeve të drejtorit të ndërmarrjes, udhëzimeve dhe detyrave të drejtuesit të departamentit.
4.1.4. Shkelje e rregulloreve, rregullave të brendshme të punës siguria nga zjarri dhe masat paraprake të sigurisë të instaluara në ndërmarrje.
5. KUSHTET E PUNËS
5.1. Orari i punës i menaxherit të dokumenteve përcaktohet në përputhje me rregulloret e brendshme të punës të vendosura në ndërmarrje.
5.2. Për shkak të nevojave të prodhimit, Menaxheri i Dokumenteve mund të dërgohet në udhëtime pune (përfshirë ato lokale).
Udhëzime të tjera në seksion:
-
Ky përshkrim i punës është zhvilluar në përputhje me dispozitat e Kodit të Punës Federata Ruse bazuar në Standard profesional 07.002 “Specialist i mbështetjes organizative dhe dokumentative për menaxhimin e organizatës” (kodi B, niveli i kualifikimit - 6), miratuar me Urdhër të Ministrisë së Punës dhe mbrojtjes sociale Federata Ruse e datës 6 maj 2015 N 276n.
Nga 1 korriku 2016, organizatat do të duhet të zbatojnë standardet profesionale nëse kodi i punës, të tjerët ligjet federale, akte të tjera rregullatore ligjore përcaktojnë kërkesat për kualifikimet e nevojshme për një punonjës për të kryer një funksion të caktuar pune (Pjesa 1 e nenit 195.3 të Kodit të Punës të Federatës Ruse të ndryshuar, në fuqi nga 1 korriku 2016).
Titulli i mundshëm i punës:
Nëpunës
Funksionet e punës:
Mbështetja e dokumentacionit për aktivitetet e organizatës:
— organizimi i punës me dokumente;
— organizimi i ruajtjes aktuale të dokumenteve;
— organizimi i përpunimit të rasteve për ruajtje të mëvonshme.
Kërkesat për arsim:
Arsimi i mesëm profesional - programe trajnimi për punëtorë dhe punonjës të kualifikuar
Kërkesat për përvojë pune: Nr.
Shënim:
Punonjësi që ka qenë i punësuar më parë dhe nuk plotëson kërkesat e standardit profesional për pozicionin që zë nuk mund të shkarkohet. Në rast se niveli i arsimimit të tij është më i ulët se sa kërkohet, ai duhet të vazhdojë arsimin dhe të zhvillohet program individual trajnimi.
Në rast se një punonjës refuzon të përmirësojë kualifikimet e tij ose të marrë arsimim shtesë, ai mund të shkarkohet në bazë të rezultateve të certifikimit. Kjo mund të bëhet nëse pëlqimi i tij nuk është marrë ose punëdhënësi nuk ka mundësinë t'i ofrojë atij një vend të lirë pune që korrespondon me specialitetin dhe kualifikimet e tij (klauzola 3 e pjesës së parë të nenit 81 të Kodit të Punës të Federatës Ruse).
Vini re se nëse një punonjës e përmbush me ndërgjegje të tijën përgjegjësitë e punës, dhe sidomos nëse ka kaluar certifikimin, punëdhënësi nuk ka arsye ta pushojë.
E MIRATUA
Drejtori i Përgjithshëm i Sh.A. "AAA"
_____________ A. A. Ivanov
"___"_______________ 2017
PËRSHKRIMI I PUNËS
nëpunës
1. DISPOZITA TË PËRGJITHSHME
1.1. Ky përshkrim i punës përcakton detyrat funksionale, të drejtat dhe përgjegjësitë e nëpunësit të AAA CJSC (në tekstin e mëtejmë “Organizata”).
1.2. Nëpunësi i përket kategorisë së specialistëve.
1.3. Nëpunësi emërohet në detyrë dhe shkarkohet nga detyra në mënyrën e përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës me urdhër të drejtuesit të Organizatës.
1.3. Nëpunësi i raporton drejtpërdrejt (drejtuesit të departamentit të burimeve njerëzore, drejtuesit të një njësie strukturore që është pjesë e departamentit të burimeve njerëzore; organizatës tjetër zyrtare)________________.
1.4. Një person me arsim të mesëm profesional në programe trajnimi për specialistë të nivelit të mesëm, arsim profesional shtesë në programe të veçanta, pa paraqitur kerkesa per eksperience pune.
1.5. Në veprimtarinë e tij, nëpunësi udhëhiqet nga legjislacionin aktual RF, Karta e organizatës, ky përshkrim i punës, rregulloret, urdhrat dhe udhëzimet e menaxhmentit më të lartë të organizatës.
1.6. Nëpunësi duhet të dijë:
— legjislacioni i punës dhe aktet e tjera që përmbajnë norma ligji i punës;
- bazat e legjislacionit arkivor dhe akteve ligjore rregullatore të Federatës Ruse në lidhje me mirëmbajtjen e dokumentacionit të personelit;
- legjislacioni i Federatës Ruse për të dhënat personale;
— struktura e organizatës, menaxhimi i divizioneve strukturore;
— teknologjitë moderne të informacionit për të punuar me dokumente;
— procedura e punës me dokumente;
— diagramet e rrjedhës së dokumenteve;
— rregullat për të punuar me hyrje, dalje dhe dokumentet e brendshme;
— rregullat e organizimit dhe format e kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve në organizatë;
— afatet tipike për ekzekutimin e dokumenteve;
— parimet e punës me skedarët e kartës së kohës;
— qëllimi dhe teknologjia e monitorimit aktual dhe parandalues;
— rregullat për hartimin e raporteve analitike për organizimin e punës me dokumente dhe monitorimin e ekzekutimit të dokumenteve;
— rregullat për mbështetjen e dokumenteve të aktiviteteve të organizatës;
— llojet e dokumenteve, qëllimi i tyre;
— kërkesat për dokumente në përputhje me rregulloret dhe standardet shtetërore;
— rregullat për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve të informacionit, referencës, organizimit dhe menaxhimit;
— rregullat për krijimin dhe mirëmbajtjen e bazave të të dhënave të dokumenteve zyrtare në organizatë;
- sistemet menaxhimi elektronik i dokumenteve;
— rregullat dhe afatet për dërgimin e dokumenteve dalëse;
— kërkesat për mbrojtjen e punës;
— aktet rregullatore ligjore, dokumentet normative dhe metodologjike, standardet shtetërore që përcaktojnë procedurën për mbështetjen e dokumenteve të menaxhimit;
- llojet e nomenklaturës, kërkesat e përgjithshme për nomenklaturën, metodat e përpilimit dhe hartimit të saj;
— rregullat për bashkërendimin e nomenklaturës së lëndëve me arkivat e departamenteve dhe komisionin e ekspertëve;
— procedura për formimin dhe regjistrimin e çështjeve, specifikat e formimit të kategorive të caktuara të çështjeve;
— rregullat për ruajtjen e skedarëve, duke përfshirë dokumentet me akses të kufizuar;
— rregullat për lëshimin dhe përdorimin e dokumenteve nga rastet e krijuara;
— kriteret për ndarjen e dokumenteve në grupe në përputhje me vlerën e informacionit që përmbahet në to;
— procedurën e përdorimit të listave standarde ose të departamenteve të dokumenteve, për përcaktimin e periudhave të ruajtjes gjatë ekzaminimit të vlerës së dokumenteve;
— procedura për krijimin, organizimin dhe dokumentimin e punës së komisionit të ekspertëve;
- rregullat për hartimin dhe miratimin e protokollit të punës së komisionit të ekspertëve;
— rregullat për hartimin dhe miratimin e një akti për ndarjen e dokumenteve që nuk janë objekt i ruajtjes;
— rregullat për përpunimin teknik dhe regjistrimin e plotë të dosjeve me periudha të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme;
— rregullat për përpilimin e një inventari të dosjeve për periudha të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme në përputhje me dokumentet aktuale rregullatore dhe metodologjike;
— rregullat për transferimin e rasteve në arkivat e organizatës;
— ……… (dokumente të tjera, materiale, etj.)
1.6. Nëpunësi duhet të jetë në gjendje të:
— punoni me të gjithë grupin e burimeve të informacionit dhe dokumentacionit të organizatës;
— përdorni bazat e të dhënave, duke përfshirë ato në distancë;
— përdorimi i sistemeve referuese dhe ligjore;
- përdorni sisteme të automatizuara sistemet e kontabilitetit, regjistrimit, kontrollit dhe informacionit dhe referencës kur punoni me dokumentet e organizatës;
— të aplikojnë teknologjitë moderne të informacionit dhe komunikimit për të punuar me dokumente, duke përfshirë optimizimin e tyre dhe rritjen e efikasitetit;
— të organizojë punën për regjistrimin, ruajtjen dhe transferimin e dokumenteve aktuale të zyrës në njësinë përkatëse strukturore;
— të kryejë menaxhimin metodologjik të punës së zyrës në organizatë, të kontrollojë formimin, ruajtjen dhe dërgimin e saktë të dosjeve në arkiv;
— të hartojë një listë të rasteve për një njësi strukturore;
- të përdorë nomenklaturën e rasteve kur studion strukturën e organizatës, përpilon inventarin e rasteve;
- të organizojë punën për formimin e çështjeve në përputhje me nomenklaturën e miratuar të çështjeve të organizatës;
— të përgatisë saktë dhe në kohë dokumentet për rastet, duke marrë parasysh specifikat e tyre;
— sistematizon dokumentet brenda rastit;
— të sigurojë sigurinë dhe mbrojtjen e dokumenteve të organizatës;
- të përdorë listat e dokumenteve dhe të analizojë përmbajtjen aktuale të dokumenteve në dosje gjatë përcaktimit të periudhave të ruajtjes së tyre;
- harton dokumente për komisionin e ekspertëve;
— projektimi i kapakut të skedarëve për periudha të përhershme dhe të përkohshme të ruajtjes në përputhje me kërkesat standardet shtetërore;
— prodhojnë sistematizimin kronologjik dhe strukturor të rasteve;
— të kryejë përpunimin teknik dhe regjistrimin e plotë të dosjeve për periudha të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme;
— të hartojë një inventar të dosjeve për periudhat e ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme në përputhje me dokumentet aktuale rregullatore dhe metodologjike;
— ……… (aftësi dhe aftësi të tjera)
1.7. Gjatë periudhës së mungesës së përkohshme të nëpunësit, detyrat e tij i caktohen ___________________________.
2. PËRGJEGJËSITË FUNKSIONALE
Nëpunësit i janë caktuar funksionet e mëposhtme:
2.1. Organizimi i punës me dokumente.
2.2. Organizimi i ruajtjes aktuale të dokumenteve.
2.3. Organizimi i përpunimit të rastit për ruajtjen e mëvonshme.
2.4. Përgatitni raporte të përshkruara.
3. PËRGJEGJËSITË E PUNËS
Për të kryer funksionet që i janë caktuar, nëpunësi është i detyruar të:
3.1. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i punës me dokumente:
- merr dhe përpunimi primar dokumentet hyrëse;
— kryen shqyrtimin paraprak dhe klasifikimin e dokumenteve në të regjistruara dhe të paregjistruara;
— përgatit dokumentet hyrëse për shqyrtim nga menaxheri;
— regjistron dokumentet hyrëse;
— organizon dorëzimin e dokumenteve tek interpretuesit;
— mban një bazë të dhënash të dokumenteve të organizatës;
— kryen punë informative dhe referuese;
— përpunon dhe dërgon dokumente dalëse;
— organizimi i punës për regjistrimin, kontabilitetin, ruajtjen dhe transferimin e dokumenteve aktuale të punës së zyrës në njësitë strukturore përkatëse;
— monitoron ekzekutimin e dokumenteve në organizatë;
3.2 Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i ruajtjes aktuale të dokumenteve:
- zhvillon një nomenklaturë të punëve të organizatës;
— kontrollon korrektësinë e dokumenteve dhe bën shënime për ekzekutimin e tyre përpara se ato të përpilohen në një dosje për ruajtje të mëvonshme;
— formulon titujt e lëndëve dhe përcakton periudhat e ruajtjes së tyre;
- krijon raste;
— monitoron shpërndarjen dhe depozitimin korrekt dhe në kohë të dokumenteve në dosje;
3.3. Si pjesë e funksionit të punës, organizimi i përpunimit të rasteve për ruajtjen e mëvonshme:
- kontrollon periudhat e ruajtjes së dokumenteve, harton një protokoll të punës së komisionit të ekspertëve për përgatitjen e dokumenteve për ruajtje, një akt për ndarjen për shkatërrimin e dokumenteve që nuk janë objekt i ruajtjes;
— përpilon një inventar të brendshëm dosjesh për dokumente veçanërisht me vlerë;
— kryen regjistrimin e dosjeve për periudha të ruajtjes së përhershme dhe afatgjatë;
— harton kapakun e skedarëve për ruajtje të përhershme dhe afatgjatë;
- përpilon një inventar të skedarëve të ruajtjes së përhershme dhe afatgjatë;
— transferon çështjet në arkivat e organizatës;
3.4. Si pjesë e përmbushjes së saj funksionet e punës kryen udhëzimet nga mbikëqyrësi i tij i drejtpërdrejtë.
3.5. ……… (detyra të tjera)
4. TË DREJTAT
Nëpunësi ka të drejtë:
4.1. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të ndërmarrjes në lidhje me aktivitetet e saj.
4.2. Paraqisni për shqyrtimin e menaxhmentit propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këto udhëzime.
4.3. Të marrë informacione dhe dokumente nga drejtues të sektorëve strukturorë, specialistë për çështje që janë në kompetencën e tij.
4.4. Përfshini specialistë nga të gjitha divizionet strukturore të ndërmarrjes për të zgjidhur përgjegjësitë që i janë caktuar (nëse kjo parashikohet nga rregulloret për ndarjet strukturore, nëse jo, me lejen e drejtuesit të ndërmarrjes).
4.5. Hyni në marrëdhënie me departamentet e institucioneve dhe organizatave të palëve të treta për të zgjidhur çështjet operative aktivitetet prodhuese, që është në kompetencën e nëpunësit.
4.6. Përfaqëson interesat e Organizatës në organizata të palëve të treta për çështje që lidhen me aktivitetet e tij profesionale.
4.7. Kërkojnë nga menaxhmenti i ndërmarrjes që të ofrojë ndihmë në kryerjen e detyrave dhe të drejtave të tyre zyrtare.
5. PËRGJEGJËSIA
Nëpunësi është përgjegjës për:
5.1. Për mospërputhje ( ekzekutimi jo i duhur) përgjegjësitë e tyre të punës të parashikuara nga ky përshkrim i punës, brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni i punës i Federatës Ruse.
5.2. Për veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.
5.3. Për shkaktimin dëme materiale- brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni i punës, penal dhe civil i Federatës Ruse.
5.4. Mosrespektimi i urdhrave, udhëzimeve dhe udhëzimeve nga drejtuesi i Organizatës.
5.5. Për shkelje të rregulloreve të brendshme të punës, rregullave të sigurisë nga zjarri, rregulloreve të sigurisë, standardeve të mbrojtjes së punës të vendosura në Organizatë.
5.6. Për zbulimin e informacionit që përmban të dhëna personale të punonjësve dhe informacione konfidenciale (që përbëjnë sekret tregtar).
6. KUSHTET E PUNËS
6.1. Orari i punës së nëpunësit përcaktohet në përputhje me Rregulloren e Brendshme të Punës të vendosur në Organizatë.
6.2. Për shkak të nevojave të prodhimit, nëpunësi kërkohet të shkojë në udhëtime pune (përfshirë ato lokale).
6.3. Vlerësimi i punës:
- i rregullt - kryhet nga mbikëqyrësi i menjëhershëm në procesin e nëpunësit që kryen funksionet e punës;
— __________________________________________________________________________.
(tregoni procedurën dhe bazat për llojet e tjera të vlerësimit të performancës)
7. E DREJTA E NËNSHKRIMIT
7.1. Për të siguruar veprimtarinë e tij, nëpunësit i jepet e drejta të nënshkruajë dokumente organizative dhe administrative për çështjet e përfshira në përgjegjësitë e tij funksionale.
8. DISPOZITAT PËRFUNDIMTARE
8.1. Ky përshkrim i punës është zhvilluar në bazë të Standardit Profesional "Specialist në mbështetjen organizative dhe dokumentuese për menaxhimin e një organizate", miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Punës dhe Mbrojtjes Sociale të Federatës Ruse të datës 6 maj 2015 N 276n , duke marrë parasysh ……… (detajet e rregulloreve lokale të organizatës)
8.2. Punonjësi njihet me këtë përshkrim të punës me rastin e punësimit (para nënshkrimit të kontratës së punës).
Fakti që punonjësi është njohur me këtë përshkrim të punës konfirmohet nga ……… (me nënshkrim në fletën e njohjes, e cila është pjesë përbërëse e këtij udhëzimi (në ditarin e njohjes me përshkrimet e punës); në një kopje të përshkrimi i punës i mbajtur nga punëdhënësi në një mënyrë tjetër;
8.3. ……… (dispozita të tjera përfundimtare).
__________________________ ______________ ______________________
(pozicioni i menaxherit) (nënshkrimi) (emri i plotë)
"___"____________ ____ G.
PAKONI:
Këshilltar Ligjor _________________ ______________________
(nënshkrimi) (emri i plotë)
"___"___________ ____ G.
Kam lexuar udhëzimet ________________ ___________________
(nënshkrimi) (emri i plotë)
I. Dispozitat e përgjithshme
1. Specialisti i dokumenteve i përket kategorisë së specialistëve.
2. Për pozicionin:
Specialisti i dokumenteve emërohet nga një person që ka një arsim të lartë profesional pa paraqitur kërkesa për përvojë pune;
3. Bëhet emërimi në pozicionin e menaxherit të dokumenteve dhe shkarkimi nga ai
4. Një specialist i dokumenteve duhet të dijë:
4.1. Rezolutat, udhëzimet, urdhrat, dokumentet e tjera drejtuese dhe rregullatore të autoriteteve më të larta në lidhje me mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit.
4.2. Procedura për planifikimin, projektimin dhe teknologjinë e punës në bazë të teknologjisë organizative dhe kompjuterike për shërbimet mbështetëse të dokumentacionit të menaxhimit.
4.3. Metodat e kërkimit, analizës, projektimit dhe zhvillimit të sistemeve të dokumentacionit.
4.4. Procedura e regjistrimit, klasifikimit, ruajtjes, ekzaminimit të vlerës së dokumenteve.
4.5. Organizimi i punëve arkivore.
4.6. Dokumentet rregullatore dhe metodologjike mbi projektimin dhe funksionimin e sistemeve të automatizuara të menaxhimit të informacionit.
4.7. Bazat e programimit.
4.8. Metodat për hartimin dhe përditësimin e bazave të të dhënave dhe bankave të të dhënave.
4.9. Bazat e kontrollit, ergonomia, psikologji sociale, sociologji.
4.10. Dokumentacioni.
4.12. Eksperiencë vendase dhe të huaja në fushën e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim.
4.13. Bazat e ekonomisë, organizimit dhe menaxhimit të punës.
4.14. Legjislacioni i punës.
4.15. Rregulloret e brendshme të punës.
4.16. Rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës.
6. Gjatë mungesës së menaxherit të dokumenteve (pushime, sëmundje etj.), detyrat e tij i kryen një person i caktuar me urdhër të drejtorit të ndërmarrjes, i cili fiton të drejtat përkatëse dhe është përgjegjës për kryerjen e duhur të detyrave. i caktuar atij.
Specialisti i dokumenteve:
1. Zhvillon dhe zbaton procese teknologjike për punën me dokumente dhe informacione dokumentare bazuar në përdorimin e teknologjisë organizative dhe kompjuterike (kontabilitet, kontroll ekzekutimi, ruajtje operacionale, punë referimi).
2. Merr pjesë në planifikimin, organizimin dhe përmirësimin e veprimtarive të departamentit të menaxhimit të mbështetjes së dokumentacionit.
3. Monitoron gjendjen e punës.
4. Përgatit propozime për sigurimin e kushteve ergonomike të punës, racionalizimin e vendit të punës të punonjësve të departamentit të mbështetjes së dokumentacionit.
5. Zhvillon sisteme të unifikuara dokumentacioni dhe fletë kohore të dokumenteve për qëllime dhe nivele të ndryshme menaxheriale, klasifikues të informacionit të dokumenteve.
6. Organizon zbatimin e sistemeve të dokumentacionit.
7. Merr masa për të përmirësuar përbërjen e dokumenteve dhe treguesve të informacionit, për të zvogëluar numrin e tyre dhe për të optimizuar flukset e dokumenteve.
8. Merr pjesë në përzgjedhjen e dokumenteve të transferuara për ruajtje shtetërore, organizimin e ruajtjes dhe ekzaminimin e vlerës së dokumenteve.
9. Merr pjesë në përcaktimin e objektivave, projektimin, funksionimin dhe përmirësimin (në drejtim të mbështetje informacioni) sistemet e automatizuara të informacionit dhe sistemet e menaxhimit, si dhe në zhvillimin e teknologjive më të fundit të informacionit (përfshirë ato pa letra), bazuar në përdorimin e teknologjisë kompjuterike dhe mikroprocesore, projektimin dhe përditësimin e bazave të të dhënave dhe të bankave të të dhënave.
10. Studion dhe përmbledh përvojën e avancuar vendase dhe të huaj në fushën e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin, harton dokumente normative dhe metodologjike për çështjet e mbështetjes së dokumentacionit.
11. Merr pjesë në përzgjedhjen, vendosjen dhe formimin e avancuar të personelit në departamentin e mbështetjes së dokumentacionit.
12. Kryen detyra zyrtare individuale të eprorit të tij të drejtpërdrejtë.
III. Të drejtat
Specialisti i dokumenteve ka të drejtë:
1. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të ndërmarrjes në lidhje me aktivitetet e saj.
2. Të bëjë propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këto udhëzime.
3. Në kuadër të kompetencave tuaja, informoni mbikëqyrësin tuaj të menjëhershëm për të gjitha mangësitë në aktivitetet e ndërmarrjes (njësia strukturore, punonjësit individualë) të identifikuara në procesin e përmbushjes së tyre. të drejtat zyrtare dhe përgjegjësitë dhe të bëjë propozime për eliminimin e tyre.
4. Të kërkojë personalisht ose në emër të mbikëqyrësit të menjëhershëm nga drejtuesit e departamenteve dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për kryerjen e detyrave të tij të punës.
5. Përfshini specialistë nga të gjitha divizionet strukturore (individuale) në zgjidhjen e detyrave që i janë caktuar (nëse kjo parashikohet nga rregulloret për ndarjet strukturore, nëse jo, atëherë me lejen e drejtuesit të organizatës).
6. Kërkoni nga menaxhmenti i ndërmarrjes, mbikëqyrësi juaj i menjëhershëm, që të ndihmojë në kryerjen e detyrave të parashikuara në këtë përshkrim të punës.
IV. Përgjegjësia
Specialisti i dokumenteve është përgjegjës për:
1. Për kryerjen e pahijshme ose mospërmbushjen e detyrave të punës të parashikuara në këtë përshkrim të punës - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës i Federatës Ruse.
2. Për veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.
3. Për shkaktimin e dëmit material - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës dhe civil i Federatës Ruse.
